ciclo de tesoreria by Mario Medina

MODULO 4

CICLO DE TESORERIA Introducción

El ciclo de tesorería de una empresa incluye aquellas funciones que tratan sobre la estructura y rendimiento de capital. Las funciones del ciclo de Tesorería se inician con el reconocimiento de las necesidades de efectivo, continúan con la distribución del efectivo disponible a las operaciones productivas y otros usos y se terminan con la devolución del efectivo a los inversionistas y a los acreedores. La mayor parte de las funciones relacionadas con un ciclo de Tesorería pueden efectuarse en la Tesorería de la empresa. Sin embargo, la Dirección Financiera, la Contraloría, Personal, por ejemplo, también pueden tener participación. Es frecuente que algunas funciones de la alta dirección estén encaminadas a la planeación y control financiero.

Funciones típicas. Las funciones típicas de un ciclo de Tesorería podrían ser:          

Relaciones con sociedades financieras y de crédito. Relaciones con accionistas. Administración del efectivo. Acumulación, cobro y pago de intereses y dividendos. Custodia física del efectivo y los valores. Administración de monedas extranjeras incluyendo riesgos cambiarios. Administración y vigilancia de la deuda (principal e intereses). Operaciones de inversión y financiamiento. Administración financiero de planes de beneficio a empleados. Administración de seguros.

Asientos contables comunes. Dentro del ciclo de Tesorería podíamos distinguir los siguientes asientos contables comunes:    

 

Obtención y pago de financiamiento. Emisión y retiro de acciones. Compra y venta de inversiones en valores. Acumulaciones, cobros y pagos de intereses y dividendos. Amortización de descuentos, gastos y primas diferidos, en relación con deudas e inversiones. Cambios en los valores según libros de inversiones y deuda. Compra y venta de moneda extranjera.

Formas y documentos importantes. Algunos ejemplos de formas y documentos importantes del ciclo de tesorería podrían ser: Certificados provisionales de acciones. Acciones emitidas. Obligaciones, bonos, papel comercial. Acciones, bonos y otros instrumentos adquiridos como inversiones. Títulos de crédito como cheques, pagarés, cartas de crédito etc. Contratos de cambio de moneda extranjera para entrega futura. Fideicomiso o Convenios para el plan de beneficios a empleados. Pólizas de seguro. Bases usuales de datos Las bases usuales de datos están representadas por archivos, catálogos, listas auxiliares, etc. Que contienen aquella información necesaria para poder procesar las transacciones dentro de un ciclo o bien información que se produce como resultado del proceso de las transacciones. Estas bases de datos de acuerdo con el uso que se les dan se pueden clasificar como sigue: a.

Bases de referencia- representadas por información que se utiliza para el proceso de las transacciones. b. Bases dinámicas- Representadas por información resultante del proceso de las transacciones y que como tal sé están modificando constantemente. Las bases usuales de datos para el ciclo de tesorería podrían ser las siguientes: Bases de Referencia.   

Archivo maestro de accionistas. Cédulas de trabajo de intereses y dividendos. Libro de registro de accionistas y utilidades.



Cuestionario de cumplimiento de estipulaciones de préstamos.

Bases Dinámicas   

Saldos de las cuentas bancarias. Cartera de inversiones. Saldos de mayores auxiliares de inversiones y acreedores.

Los sistemas que se utilizan para procesar las transacciones del ciclo de tesorería varían de una empresa a otra. Pueden usarse procedimientos detallados para manejar transacciones voluminosas y rutinarias como en el caso de distribución de dividendos e intereses, ventas y redenciones de papel comercial, y compras y ventas de inversiones. Existen otras transacciones que son tan esporádicas que no son necesarios procedimientos estandarizados para procesarlas, por ejemplo una oferta de acciones al público o una colocación privada de bonos u obligaciones que podrían registrarse directamente en el mayor general, por medio de uno o más asientos contables diseñados para ello. Enlaces con otros ciclos Los ingresos y desembolsos de efectivo no se han incluido entre las funciones del ciclo de tesorería mencionadas anteriormente. Esto se debe a que se recibe o desembolsa efectivo para cerrar las transacciones del ciclo de tesorería, pero la entrada de efectivo también cierra actividades del ciclo de ingresos y el desembolso de efectivo cierra actividades del ciclo de compras. Por ello surge una duda sobre si la función de los ingresos y egresos de efectivo es parte del ciclo de tesorería, del ciclo de ingresos o del ciclo de compras. Muchas empresas crean específicamente una función de ingresos de efectivo y otra función de desembolsos de efectivo. En algún momento, tanto los ingresos del ciclo de Tesorería como del ciclo de ingresos se unen para procesarse. También, de modo semejante, tanto los desembolsos del ciclo de Tesorería y del ciclo de compras van unidos. En tales casos, una función común de ingresos de efectivo puede identificarse bien con el ciclo de Tesorería o con el de ingreso, como también una función común de desembolso de efectivo puede identificarse bien con el ciclo de Tesorería o con el de compras. Una forma práctica para decidir donde situar una función común es considerar el volumen de las transacciones que se originan en cada uno de los ciclos que hacen aportación a esa función común. En otras empresas, ciertos tipos de ingresos o desembolsos de Tesorería, o ambos, se procesan mediante de sistemas singulares y nunca se unen a transacciones semejantes de otros ciclos para procesarse conjuntamente. En estos casos, es práctico identificar la función en ambos ciclos con el propósito de evaluar los controles internos. Dentro del ciclo de tesorería podríamos distinguir lo siguientes enlaces normales con otros ciclos:    

Desembolsos de efectivo con el ciclo de compras. Ingresos de efectivos con el ciclo de ingresos. Conciliaciones de efectivo o valores con los ciclos de compras e ingresos. Beneficios al personal como bonos o prestaciones adicionales con el ciclo de nóminas.

Métodos y procedimientos de control. Objetivos Para efectos de este ciclo se han identificado 24 objetivos específicos del control interno, los cuales han sido clasificados den cuatro clases como sigue:    

De autorización. De procesamiento y clasificación de transacciones. De verificación y evaluación. De salvaguarda física Objetivos de autorización

Los objetivos de autorización tratan todos aquellos controles que deben establecerse para asegurarse de que se estén cumpliéndolas políticas y criterios establecidos por la administración. Estos objetivos para este ciclo son: 1.

Las fuentes de inversión y financiamiento deben autorizarse de acuerdo con políticas establecidas por a administración. 2. Los importes, momentos y condiciones de las transacciones de deuda y capital deben autorizarse de acuerdo con políticas establecidas por la administración. 3. Los importes, momentos y entidades en que se invierte y las condiciones de las inversiones en valores deben autorizarse de acuerdo con políticas establecidas por la administración 4. Los ajustes a las cuentas de inversión en valores, créditos bancarios, intereses por pagar, dividendos por pagar, capital social, gastos, primas, diferidos y la distribución contable deben autorizarse de acuerdo con políticas establecidas por la administración. Objetivos de procesamiento y clasificación de transacciones Estos objetivos tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para asegurarse del correcto reconocimiento, procesamiento, clasificación, registro e informe de las transacciones ocurridas en una empresa, así como los ajustes a éstas. Estos objetivos de Tesorería son: 5.

Los procedimientos de proceso del ciclo de tesorería deben de estar de acuerdo con políticas establecidas por la administración. 6. Sólo deben aprobarse aquellas solicitudes de obtención o entrega de recursos que se ajusten a las políticas establecidas por la administración. 7. Sólo deben aprobarse aquellas solicitudes de compra - venta de inversiones que se ajusten a las políticas establecidas por la administración. 8. Los recursos obtenidos de inversionistas y acreedores deben informarse con exactitud y en forma oportuna.

Los gastos financieros de los recursos de capital y las entregas de recursos a inversionistas y acreedores deben informarse con exactitud y en forma oportuna. 10. Las compras y ventas de inversiones deben informarse con exactitud y en forma oportuna 11. Los productos de las inversiones en valores deben informarse con exactitud y en forma oportuna. 12. Las cantidades adeudadas a, o por inversionistas y acreedores, así como la distribución contable de dichos adeudos deben calcularse con exactitud y registrarse como activos o pasivos en forma oportuna. 13. Las cantidades adeudadas a, o por entidades en que se invierte, corredores y otros, así como la distribución contable de dichos adeudos deben calcularse con exactitud y registrarse como activos o pasivos en forma oportuna. 14. Cuando los principios de contabilidad generalmente aceptados requieren que se efectúen cambios a los valores de las inversiones, estos cambios deben calcularse con exactitud y registrarse en forma oportuna. 15. Las cantidades adeudadas a inversionistas, acreedores, entidades en que se invierte, corredores, y otros, y los ajustes relativos deben clasificarse, concentrarse e informarse correcta y oportunamente. 16. Las cantidades adeudadas por inversionistas, deudores, corredores, entidades que invirtieron en la empresa, y otros, y los ajustes relativos deben clasificarse, concentrarse e informarse, correcta y oportunamente. 17. Los recursos obtenidos, los productos de esos recursos (intereses y dividendos), las entregas de los mismos y los ajustes relativos, deben aplicarse correcta y oportunamente a las cuentas apropiadas de cada inversionista y acreedor. 18. Las compras y ventas de inversiones, los productos de las inversiones y los ajustes relativos deben aplicarse correcta y oportunamente a las cuentas apropiadas de cada una de las entidades en que se invierte. 19. Deben prepararse asientos contables por las cantidades que se adeudan, o a cobrar de, inversionistas, acreedores, entidades en que se invierte, corredores y otros, y por los ajustes relativos. 20. Los asientos contables de Tesorería deben concentrar y clasificar las transacciones, de acuerdo con políticas establecidas por la administración. Objetivos de verificación y evaluación Estos objetivos tratan de todos aquellos controles relativos a la verificación y evaluación periódica de los saldos que se informan, así como de la integridad de los sistemas de procesamiento. Estos objetivos para el ciclo de Tesorería son: 21. La información para determinar bases de impuestos derivados de las actividades de tesorería deben producirse correcta y oportunamente.

Objetivos de salvaguarda física Estos objetivos tratan de aquellos controles relativos al acceso a los activos, registros, formas importantes, lugares de proceso y procedimientos de proceso. Estos objetivos para este ciclo son: 22. Deben verificarse y evaluarse en forma periódica los saldos registrados de efectivo, inversiones, financiamientos y capital y las actividades de transacciones relativas. 23. El acceso al efectivo y los valores debe permitirse únicamente de acuerdo con políticas establecidas por la administración. 24. El acceso a los registros de accionistas, de tenedores de deuda y de inversiones, así como a las formas importantes, lugares y procedimientos de proceso debe permitirse únicamente de acuerdo con políticas establecidas por la administración.

Conciliación bancaria. Métodos y procedimientos para elaborar una conciliación bancaria En el mundo empresarial el efectivo es visto como la parte más importante y delicada en cuanto a la manipulación, uso y preservación del mismo, es por ello que en toda empresa nunca debe faltar buenas directrices que garanticen el buen aprovechamiento del este activo. 1. Introducción Dicha importancia radica en que el efectivo es el medio por el cual se logran obtener bienes o servicios, útiles para el objetivo general de una empresa y que generalmente se maneja por medio de la tenencia del mismo en cuentas bancarias. En la mayoría de los casos el saldo del estado de cuenta bancaria al final de cada mes y el saldo que aparece en los libros del depositante, no coinciden, en estos casos es necesario efectuar una conciliación mensual con cada uno de los bancos en los cuales se tengan cuentas corrientes, de esta forma determinan las diferencias existentes y se consigue el saldo correcto. La conciliación bancaria no es un registro contable, sino una herramienta de control interno del efectivo. El presente documento trata sobre el procedimiento, métodos y las reglas de presentación para elaborar una conciliación bancaria.

2. Procedimiento contable previo para la elaboración de una conciliación bancaria Uno de los mayores problemas que se presentan a la hora de elaborar una conciliación, es que a veces NO se sabe qué hacer con los ajustes hechos el mes anterior, a continuación se presentan algunos pasos o recomendaciones anteriores al estudio de los libros para proceder con la conciliación del mes correspondiente. PARTIDA O

PROCEDIMIENTO

CAUSA EMPRESA

BANCO

PARTIDAS NO

Verificar que

REGISTRADAS

los cheques en

EN EL BANCO

Tránsito (del mes pasado) aparezcan en el Estado de cuenta enviado por Banco.

Verificar que

los Depósitos en Tránsito (del mes pasado) aparezcan en el estado de cuenta enviado por Banco. PARTIDAS NO ·Revisar que las REGISTRADAS Notas de Débito o EN LA

Cheques omitidos

EMPRESA

(del mes pasado) estén reflejadas en el libro mayor de Banco. Revisar que las Notas de Crédito o Depósitos omitidos (del mes pasado) estén reflejadas en el libro mayor de Banco.

ERRORES

Comprobar

que se hayan

Comprobar

que se hayan

asentado todos los asentado todos los errores (del mes

errores (del mes

pasado) en los

pasado) en el

libros de la empresa estado de cuenta (libro mayor de

bancario, ya sean

Banco) ya sean por por diferencias, mal diferencias, mal

ubicación, omisión

ubicación, omisión o partidas que no o prescripción de

corresponden a la

cheques.

empresa.

Importante: de NO encontrar los ajustes de los errores asentados en los libros y/o estado de cuenta bancario (actuales) estas se deben tomar en cuenta para la conciliación actual o si estuviesen pero con diferencia en cantidad o mal ubicados, de igual forma se tomará en cuenta para su correspondiente ajuste en la conciliación actual de darse el caso contrario en que SI se encuentren tales partidas ya registradas en los libros y/o estado de cuenta bancario (actuales) con y con montos compatibles las mismas no se toman en cuenta para ningún tipo de ajuste. 3. Normas para la elaboración del documento Luego de realizar dichas revisiones se procede a la inspección de los libros de la empresa conjuntamente con el estado de cuenta enviado por el banco y así detectar cuales son las discrepancias que existen entre los dos para poder ajustarlas. Al cotejar y detectar todas las diferencias y/o equivocaciones que puedan tener dichos registros se debe elaborar el documento que avale la elaboración de la conciliación, esto respetando algunas normas de presentación que se demuestran a continuación: · Encabezado.- el encabezado debe poseer como requisitos básicos: · Nombre de la empresa o razón social. · Nombre del documento “Conciliación Bancaria”. · Fecha a la cual se está elaborando el documento. · Nombre del Banco y número de la cuenta a conciliar. · Nombre de la persona que elabora el documento. · Tipo de método a utilizar (opcional). · Cuerpo.- la estructura del cuerpo va a depender del método que se valla a utilizar para realizar la conciliación. · Saldos correctos. (cuatro o dos columnas) · Saldos encontrados. (una sola columna)

En esta parte de es donde se mostraran todas las diferencias que puedan existir entre los dos saldos, y es igual para los dos métodos el orden que explicaré en el numeral posterior. Lo único que varia en la presentación de los métodos es en el número de columnas y el signo (positivo o negativo) que se le asigna a las partidas que causan discrepancia entre los saldos. · Pie del documento.- independientemente del método que se utilice al final deben aparecer las rúbricas del autor de la conciliación, la persona que la conforma y las necesarias para mantener un eficiente control interno en la empresa. 4. Métodos para elaborar una conciliación bancaria 4.1. Saldos correctos A tales efectos me primero me centraré en el método Saldos Correctos por ser el método más utilizado y didáctico en cuanto a su aprendizaje para la elaboración de una conciliación y que en sí para efectos de lo que a continuación explicaré será igual para los dos métodos. Lo cual consiste en comparar el estado de cuenta enviado por el banco con los registros asentados en el libro mayor de banco de la empresa, para luego proceder a ajustar las diferencias hasta lograr que los dos saldos sean iguales. Para empezar a preparar dicho documento por dicho método, es de suma importancia que se conozcan las normas de presentación y estructuración del cuerpo del mismo: 1) Primero, se presentan las “Partidas no registradas en el Banco”, donde se incluyen las partidas no asentadas por parte del banco y solo se toman en cuenta en este renglón los: 1)a). Cheques en Tránsito: o cheques pendientes, son aquellos que a consecuencia de haberse emitido un cheque pero a la fecha de realizar la conciliación, el mismo no ha sido cobrado por el beneficiario en el banco, por lo que aparecerá Abonado el los libros de la empresa y no estará Cargado en el estado de cuenta bancario hasta que sea cobrado. 1)b). Depósitos en Tránsito: son aquellos depósitos que se por lo general se envían al final de mes y estos no son Acreditados en el banco por lo que estarán Cargados en los libros de la empresa pero no en estado de cuenta del mes. 2) Segundo, se presentan las “Partidas no registradas en Libros” donde se incluyen las partidas no asentadas u omitidas por parte de empresa donde se encuentran:

2)a). Notas de Crédito: son todos los abonos efectuados por parte del banco por concepto de: descuentos de giros, pignoraciones, pagares, intereses a favor de la empresa, entre otros, pero que no se han cargado en nuestros libros. 2)b). Notas de Débitos: Son cargos efectuados por el banco a la empresa por concepto de: cobro de intereses, comisiones, efectos descontados devueltos, entre otros, que por no haberse recibido la información respectiva del mismo no se ha abonado en los libros de la empresa. 2)c). Cheques Omitidos ó no Registrados: son los cheques que se emitieron realmente pero que nunca fueron asentados en los libros de la empresa. 2)d). Depósitos Omitidos ó no Registrados: son los depósitos que se realizaron pero no se hizo su correspondiente registro. 3) Tercero, se deben presentar los “Errores”, donde se reflejan todos los ajustes por concepto de equivocaciones que puedan tener los dos documentos cotejados: 3)a). Errores de la Empresa: es donde se incluyen los ajustes de todas los errores y equivocaciones por parte de la empresa, entre las cuales tenemos: Cheques de diferentes cantidades: son los cheques que se abonan con un monto por encima o por debajo del monto de emisión. Depósitos de diferentes cantidades: son los depósitos que se cargan con un monto por encima o por debajo del monto de emisión. Cheques mal ubicados: son aquellos que en vez de abonarlos se cargaron. Depósitos mal ubicados: son aquellos en vez de ser cargados fueron abonados en los libros de la empresa. Notas de Débito y Crédito mal ubicadas: son aquellos que por error se cargan en vez de abonarse y viceversa. Depósitos ó Cheques de otros bancos: son aquellos que por error se cagan o abonan en los libros, pero que no corresponden a esa cuenta o banco, ya que se pueden tener diversas cuentas en diversos bancos. Cheques Caducados: son aquellos cheques a los cuales llega su fecha de vencimiento y todavía no se han ido a cobrar en el banco, por lo que hay que desincorporarlos haciéndoles un cargo por el monto del mismo. 3)b). Errores del Banco: aunque no son muy comunes, aquí se incluyen los ajustes de todas las omisiones, errores y equivocaciones por parte del Banco, entre las cuales tenemos: Cheques de diferentes cantidades: son los cheques que se cargan con un monto por encima o por debajo del monto de emisión. Depósitos de diferentes cantidades: son los depósitos que se abonan con un monto por encima o por debajo del monto de emisión. Cheques Omitidos ó no registrados: son los cheques que se emitieron realmente pero no fueron asentados en el estado de cuenta bancario.

Depósitos Omitidos ó no registrados: son los depósitos que se emitieron realmente pero no fueron asentados en el banco. Cheques mal ubicados: son aquellos que en vez de cargarlos se abonaron. Depósitos mal ubicados: son aquellos en vez de abonarlos fueron cargados en el estado de cuenta bancario. Notas de Débito y Crédito mal ubicadas: son aquellos que por error se cargan en vez de abonarse y viceversa. Depósitos ó Cheques de otras Empresas: son aquellos que por error se cagan o abonan en el banco, pero que no corresponden a esa cuenta, puesto que un banco posee diversos clientes. Importante: el orden del 1) al 3) se deben presentar tal cual se mostró aquí, contrario a sus numerales o desgloses cuyo orden puede ser cualquiera, lo primordial es que se plasmen todos los ajustes necesarios para lograr los saldos correctos o encontrados. Ejemplo de una conciliación elaborada por el método saldos correctos: El siguiente documento refleja los movimientos del mes de julio en el libro mayor de banco Bolívar Fuerte perteneciente a El Trébol C.A.:

LIBRO MAYOR DE BANCO BOLÍVAR FUERTE

CTA. CORRIENTE Nº 5698-22356-96

CODIGO DE CUENTA Nº: 1.1.02.01.02 MOVIMIENTOS JULIO DE 2006 FECHA

CONCEPTO

DEBE

HABER

01/07/06 Saldo 01/07/06 Corrección del Depósito

SALDO 230.000,00

166.500,00

396.500,00

Nº 1956 01/07/06 Corrección del Cheque Nº

122.600,00 273.900,00

4505 02/07/06 Cheque Nº 4508 04/07/06 Depósito Nº 3984

47.700,00

226.200,00

180.000,00

406.200,00

06/07/06 N.C. Efectos descontados 100.000,00

506.200,00

14/07/06 Cheque Nº 4509

55.000,00

451.200,00

20/07/06 Cheque Nº 4510

52.000,00

399.200,00

25/07/06 Depósito Nº 4866

130.000,00

28/07/06 Cheque Nº 4511 30/07/06 Depósito Nº 5698

65.500,00 78.000,00

28/07/06 Cheque Nº 4512 31/07/06 Depósito Nº 6892

529.200,00 541.700,00 15.800,00

40.000,00

463.700,00 525.900,00 565.900,00

Este es el estado de cuenta enviado por el banco al 31 de julio de 2006:

BANCO BOLÍVAR FUERTE S.A.C.A.

CONTROL Nº 3377233

Capital Bs. 280.000.000,00

EL TRÉBOL C.A.

ESTADO DE CUENTA

Código de cuenta Nº 569822356-96

DESDE 01/07/2006 HASTA 31/07/2006 FECHA CONCEPTOS

PÁG. 1/1 CARGOS

ABONOS

SALDOS

JULIO

Saldo

185.900,00

Depósito Nº 2365

Cheque Nº 4508

Depósito Nº 3984

180.000,00 472.000,00

N.C. Efectos descontados

100.000,00 572.000,00

N.D. Gastos de cobranza 5.000,00

567.000,00

Cheque Nº 4506

25.000,00

542.000,00

Cheque Nº 4510

25.000,00

517.000,00

Depósito Nº 4866

130.000,00 647.000,00

Depósito Nº 5698

78.000,00

153.800,00 339.700,00 47.700,00

292.000,00

725.000,00

Ahora veremos la conciliación que se realizó el mes pasado para ajustar los saldos, véase que ya traen un saldo distinto desde el principio, 230.000,00 Dr. según libros y 185.900,00 según banco Cr.

EL TRÉBOL C.A. CONCILIACIÓN BANCARIA BANCO BOLÍVAR FUERTE AL 30/06/06 CORRIENTE Nº 5698-22356- MÉTODO: SALDOS CORRECTOS 96 DESCRIPCIÓN

PARCIAL

Saldos al 30/06/06

LIBROS

BANCO

230.000,00 -185.900,00

CHEQUES EN TRÁNSITO 17/06/06 Cheque Nº 4506

25.000,00

20/06/06 Cheque Nº 4507

40.800,00

65.800,00

DEPÓSITOS EN TRANSITO 30/06/06 Deposito Nº 2365 153.800,00

-153.800,00

ERRORES DE EMPRESA Deposito Nº 1956 registrado 18.500,00 Deposito Nº 1956 correcto

185.000,00 166.500,00

Cheque Nº 4505 mal ubicado 61.300,00

-122.600,00

SALDOS CORRECTOS AL 30/06/06

273.900,00 -273.900,00

Como se puede notar en la conciliación anterior se ajustaron los saldos de los libros y el banco hasta que los mismos se igualaron, lo cual resulta ser el fin de la conciliación. Ahora elaboraré la conciliación del mes de julio con el mismo método para demostrar cuales son las diferencias entre los dos a y así llegar a los “saldos correctos” que deberían tener ambos. Como ya se explicó en la primera parte primero se deben cotejar las partidas que fueron ajustadas en la conciliación pasada, a lo que se debe inspeccionar si dichas partidas ya fueron asentadas, de lo contrario se deberían tomar en cuenta para la conciliación actual. De tal forma se puede notar el cheque Nº 4506 ya fue cobrado por su beneficiario el 15 julio, contrario del Nº 4507 el cual todavía no aparece en el estado de cuenta como cobrado, por lo que si el cheque no tiene fecha de vencimiento éste se considera que todavía esta en tránsito.

También véase que el depósito Nº 2365 fue asentado en los libros del banco al valor que se registró en libros, de haber alguna diferencia en los depósitos o cheques en tránsito, se procede a determinar de quien es el error, porque de darse tal caso, ya sea por omisión o diferencia en cantidad, el ajuste de dichas partidas se debe reflejar en la conciliación del mes de julio. Los errores de empresa también fueron asentados en el libro mayor de Banco, por lo que no se tomarán en cuenta para ajustar. Ahora, se revisan cuales son las diferencias que surgieron como consecuencia de las operaciones realizadas en el mes de julio, por lo que se coteja partida por partida, en este ejemplo se encuentran los siguientes: como cheques en tránsito están en Nº 4507 del mes pasado, y el Nº 4509, 4511 y 4512 de este mes, como depósitos en tránsito tenemos solo el Nº 6892, existe una Nota de Debito por gastos de cobranza de los efectos descontados que no se registró, y finalmente encontramos una diferencia en el cheque Nº 4510 el cual se registró en libros por Bs. 52.000,00 y aparece cobrado por Bs. 25.000,00, con un análisis de los soportes encontrados se dedujo que error fue de la empresa. Al encontrar las partidas que se van a ajustar se procede a realizar el documento de control interno:

EL TRÉBOL C.A. CONCILIACIÓN BANCARIA BANCO BOLÍVAR FUERTE AL 31/07/06 CORRIENTE Nº 5698-22356-96 MÉTODO: SALDOS CORRECTOS DESCRIPCIÓN

PARCIAL

Saldos al 31/07/06

LIBROS

BANCO

565.900,00 725.000,0 0

CHEQUES EN TRÁNSITO 20/06/06 Cheque Nº 4507

40.800,00

14/07/06 Cheque Nº 4509

55.000,00

28/07/06 Cheque Nº 4511

65.500,00

28/07/06 Cheque Nº 4512

15.800,00

177.100,0 0

DEPÓSITOS EN TRANSITO 31/07/06 Deposito Nº 6892

40.000,00

NOTAS DE DEBITO 06/07/06 Gastos de Cobranza 5.000,00

-5.000,00

ERRORES DE EMPRESA Cheque Nº 4510 registrado

52.000,00

Cheque Nº 4510 correcto

25.000,00

SALDOS CORRECTOS AL 31/07/06

27.000,00 587.900,00 587.900,0 0

Ahora veamos el mismo documento pero elaborado con cuatro columnas:

EL TRÉBOL C.A. CONCILIACIÓN BANCARIA BANCO BOLÍVAR FUERTE AL 31/07/06 CORRIENTE Nº 5698-22356-96 MÉTODO: SALDOS CORRECTOS DESCRIPCIÓN

LIBROS DEBE

Saldos al 31/07/06

BANCO HABER

DEBE

565.900,00

HABER 725.000,00

CHEQUES EN TRÁNSITO 20/06/06 Cheque Nº 4507

40.800,00

14/07/06 Cheque Nº 4509

55.000,00

28/07/06 Cheque Nº 4511

65.500,00

28/07/06 Cheque Nº 4512

15.800,00

DEPÓSITOS EN TRANSITO 31/07/06 Deposito Nº 6892

40.000,00

NOTAS DE DEBITO 06/07/06 Gastos de Cobranza

5.000,00

ERRORES DE EMPRESA Corrección del Cheque Nº 4510 27.000,00 SUBTOTALES

592.900,00 5.000,00 177.100,00 765.000,00

SALDOS CORRECTOS AL

587.900,00

31/07/06

Donde como se observa, los ajustes se realizan en por cuatro columnas sin colocar ningún signo negativo porque de esta forma en completamente innecesario, se realiza la sub-totalización donde se suma verticalmente todas las columnas para luego extraer el saldo definitivo a través de la diferencia de ambos, tanto en libros como en banco.

4.2. Saldos encontrados Este método se basa en la elaboración la conciliación empezando con alguno de los dos saldos, (el de Banco o el de la Empresa), para luego reflejar en una sola columna las diferencias, depósitos o cheques que compensen las discrepancias entre ambos, para que al final se encuentre en saldo contrario, lo cual resulta ser la finalidad de éste método. Para ejemplificar tomaremos en cuenta el anterior, por lo que señalaré la presentación del documento:

EL TRÉBOL C.A. CONCILIACIÓN BANCARIA BANCO BOLÍVAR FUERTE AL 31/07/06 CORRIENTE Nº 5698-22356-96

MÉTODO: SALDOS ENCONTRADOS

DESCRIPCIÓN

PARCIAL

SALDO SEGÚN BANCO AL 31/07/06

TOTAL 725.000,00

CHEQUES EN TRÁNSITO 20/06/06 Cheque Nº 4507

40.800,00

14/07/06 Cheque Nº 4509

55.000,00

28/07/06 Cheque Nº 4511

65.500,00

28/07/06 Cheque Nº 4512

15.800,00

-177.100,00

40.000,00

5.000,00

DEPÓSITOS EN TRANSITO 31/07/06 Deposito Nº 6892 NOTAS DE DEBITO 06/07/06 Gastos de Cobranza ERRORES DE EMPRESA Cheque Nº 4510 registrado

52.000,00

Cheque Nº 4510 correcto

25.000,00

SALDO SEGÚN LIBROS AL 31/07/06

-27.000,00 565.900,00

Nótese que en este caso se comenzó con el saldo del estado de cuenta (Bs. 725.000,00 Dr.), luego se reflejaron todos los ajustes al igual que el método anterior, pero en una sola columna, hasta que al final se “encontró” el saldo del mayor de Banco (Bs. 565.900,00 Cr.).

Fondo de caja chica. A). Ingresos de caja: Todos los comprobantes de ingresos deben ser pre-numerados en original y dos copias, el original será archivado con el recibo de ingreso de caja, la primera copia será archivada en el control de documentos de cada Programa o Proyecto afectado y la segunda copia será entregada al depositante en ese instante. Todos los cheques que se reciban deben ser girados a nombre institucional. No se aceptarán cheques posfechados. Todo cheque ingresado por caja debe ser inmediatamente cruzado y endosado mediante una leyenda que explique a qué cuenta será depositado, de qué Banco y el nombre del titular de la cuenta. No se permitirá al Cajero recibir dinero o valores en custodia, que no hayan sido previamente autorizados por el Director Ejecutivo. B). Egresos de caja: Todos los fondos ingresados a Caja por cualquier concepto deben ser depositados en las cuentas bancarias el mismo día que ocurre la operación. La persona encargada de realizar los depósitos bancarios debe verificar los datos de la papeleta de depósito y firmar en ella en señal de haber recibido a satisfacción los valores que se mencionan en ella. Las copias de las papeletas de depósito con el sello del recibidor del Banco, deben ser entregadas el mismo día del depósito al Cajero, para sustentar los asientos contables por el egreso de fondos. Los egresos de todas las operaciones realizadas por caja deben ser pagadas con cheque, para facilitar el control interno. Los pagos con cheques se efectuarán en los siguientes casos: Las facturas, Notas de Venta y Comprobantes de liquidación de compras y prestación de servicios presentados por los Proveedores, que sean presentados cumpliendo con lo señalado en los numerales anteriores. La documentación correspondiente al pago de proveedores de be ser entregado al departamento de Contabilidad al día siguiente para su registro y archivo correspondiente. La reposición o reembolso de compras efectuadas por el personal, referente a materiales, útiles de oficina, de aseo, etc. que estén debidamente autorizados. Las reposiciones o reembolsos de los gastos de viaje en el País o fuera de él y los gastos de representación que sean autorizados debidamente por el Director Ejecutivo.

Las reposiciones del fondo de Caja Chica; el Cajero adjuntará la planilla de liquidación y reposición del fondo de Caja Chica sustentada con los documentos de gastos. Los pagos de servicios de electricidad, teléfonos, agua, retenciones fiscales, tributos, impuestos municipales, etc. serán cancelados en las fechas de su vencimiento. C). Cierre de caja: El Cajero debe registrar todos los movimientos de Caja efectuados durante el día en el parte diario de ingresos y en el parte diario de pagos, en este último formato se establecerá el saldo de Caja. El cierre de Caja tendrá definida una hora específica, toda operación de ingreso y/o egreso de Caja, posterior al horario establecido de cierre, serán considerados como operaciones fuera de hora y con fecha de registro del día siguiente. D). Control de giro de cheques: El Cajero llevará un control de la adquisición de las chequeras y verificará la numeración correlativa y la cantidad de los cheques. Se girarán los cheques atendiendo el orden correlativo de los mismos, en caso de anulación de un cheque, se debe registrar en el parte diario de Caja con la palabra ANULADO, en la cual debe incluirse el cheque original que lleve un sello de ANULADO y será perforado para mayor seguridad. Todo cheque será emitido con un Comprobante Contable de Pago o Egreso, el mismo que en forma obligatoria se llenará los datos requeridos en el formato. E). Normas generales de caja: Todo documento y comprobante que haya sido cancelado por el Cajero, debe ser sellado inmediatamente con la palabra PAGADO o CANCELADO. El Departamento de Contabilidad podrá realizar arqueos de caja en forma sorpresiva y periódica, cuando lo considere conveniente. Cualquier diferencia en el arqueo de caja que sea detectado, será notificado inmediatamente al Director Ejecutivo para la toma de medidas convenientes en coordinación del Departamento de Contabilidad, para que se efectúen los asientos de ajuste respectivos.

F). Conciliación de fondos: Cada fin de mes se debe efectuar la conciliación de fondos en moneda extranjera, esta conciliación comprenderá todas las disponibilidades que tiene la Institución, los cuales se compararán con los saldos que figuran en los Libros y Registros contables oficiales, de esta manera se determinarán las diferencias por ajuste no efectuado del tipo de cambio. La conciliación de saldos en necesaria para evitar diferencias al fin de cada período del Proyecto o Programa. Los ajustes que sean realizados serán firmados por el Director Ejecutivo, al mismo que se adjuntarán todos los papeles de trabajo que motivaron las diferencias en la conciliación, para que a su vez los Auditores de las Agencias Donantes tengan el material que de consistencia a los ajustes efectuados. Control Interno De Fondos Para Caja Chica Según la publicación titulada Administración Contable y Control Interno los fondos en efectivo administrados mediante la Caja Chica, deben regularse de manera precisa con el fin de evitar el mal uso de estos recursos, en tal virtud, se hacen las siguientes observaciones: El fondo de Caja Chica es aquel que está constituido por un importe fijo de dinero en efectivo, cuyos montos son autorizados de acuerdo con los requerimientos de la Institución, su uso está destinado exclusivamente para realizar gastos menores e imprevistos, los cuales no han sido considerados para las emisiones de las órdenes de compra por reducido valor; sin embargo estos gastos son considerados dentro de los presupuestos aprobados por las entidades donatarias. El Cajero o la Secretaria General, serán los únicos responsables de administrar correctamente el Fondo de Caja Chica, racionalizando el buen uso del dinero en efectivo. La apertura del Fondo de Caja Chica, así como los incrementos del fondo se efectuarán previa aprobación del Director Ejecutivo. Cada egreso realizado con este fondo debe ser sustentado mediante comprobantes válidos que reúnan los requisitos fiscales y tributarios. Sólo se atenderán desembolsos en efectivo cuando se trate de adquisiciones de importes menores cuyo monto máximo de cada pago no exceda al previamente fijado. Estos desembolsos en efectivo serán realizados para cubrir conceptos varios tales como movilización local, peajes, refrigerios, materiales de oficina, útiles de aseo y limpieza, etc.

La autorización para la adquisición de un bien o servicio corresponde a la máxima autoridad administrativa. El encargado, para efectuar los pagos con fondos de Caja Chica debe verificar que todos los documentos tengan la firma de los funcionarios autorizados. La rendición documentada del fondo de Caja Chica debe ejecutarse con la sustentación de los comprobantes de pago que en ella se adjuntan. No se debe aceptar comprobantes justificativos que en su contenido sólo describan conceptos generales como "por consumo" o "por ventas varias" o "servicios diversos". El Cajero o Secretaria General al presentar su rendición del gasto en efectivo, llenarán la Planilla de Caja Chica especialmente diseñada para este fin, en forma detallada. El formato de Planilla para Liquidación del Fondo de Caja Chica debe confeccionarse en original y copia, el original y los documentos justificativos de los gastos para ser entregados al Departamento de Contabilidad para su registro contable y la copia para su archivo y control correlativo. La reposición del fondo de Caja Chica consiste en girar en forma oportuna un cheque a nombre del Cajero, quien es el único responsable del manejo de los fondos, por un valor igual al valor total gastado, previamente el Departamento de Contabilidad debe verificar la suma y si los documentos que se acompañan reúne los requisitos necesarios tanto fiscales como tributarios, y que en cada documento tenga el sello de cancelado o pagado. Cuando se tenga utilizado un aproximado al 70% del fondo de la Caja Chica, se debe pedir su reposición para evitar quedar sin dinero mientras se realiza el trámite de reintegro de fondos. Las autorizaciones escritas que modifiquen los montos asignados para Caja Chica debido a incrementos o reducciones deben ser archivadas y con la copia de las mismas se contabilizarán en el momento que se produzca esta variación, dando consistencia y validez al asiento contable realizado. Los arqueos que el Departamento de Contabilidad realice deben efectuarse en forma sorpresiva y periódica, cualquier anormalidad debe ser comunicada por escrito al Director Financiero para tomar medidas correctivas administrativas y contables.

Arqueo de caja. El Arqueo de Caja consiste en el análisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el Saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo que se encuentra físicamente en Caja en dinero efectivo, cheques o vales. Sirve también para saber si los controles internos se están llevando adecuadamente. Esta

operación

realizada

diariamente

por

Cajero.

Los auditores o ejecutivos asignados para ello, suelen efectuar arqueos de caja en fechas no previstas por el Cajero. Es frecuente que en los arqueos de caja aparezcan faltantes o sobrantes, con respecto a la cuenta de control del libro mayor. Estas diferencias se contabilizan generalmente en una cuenta denominada “Diferencias de Caja”. Se le cargan los faltantes como pérdidas y se abonan los sobrantes como ingresos. Si no se subsanan estas diferencias, al cierre del ejercicio, la cuenta “Diferencias de Caja” se deberá cancelar contra la de “Pérdidas y Ganancias”. Los procedimientos de control que se hagan al disponible son la herramienta que tienen los auditores para evaluar la correcta aplicación de los programas de auditoría que existen dentro de la empresa. Muchos de los problemas que se presentan en el interior de la empresa por el manejo del disponible son ocasionados por la mala implementación de los controles que se hacen sobre los activos de mayor liquidez, a continuación se presentan algunos de los procedimientos que deben en cuenta los auditores para realizar la evaluación de este rubro.