Issuu on Google+

Ejercicio paso a paso

Project 2007

Ejercicio Paso a Paso

1

Marina Portabella


Ejercicio paso a paso

Project 2007

INTRODUCCIÓN A MICROSOFT PROJECT

El programa Microsoft Project es un programa de software de propósito específico, que se utiliza para la administración de proyectos. DEFINICIONES PRELIMINARES. Antes de empezar a trabajar con Ms. Project, es necesario realizar las siguientes modificaciones en el menú Herramientas / Opciones. En la pestaña VISTA: Campo fecha: elegir un formato de fecha más corto. Por ejemplo, 28 ene ’02. Por la cantidad de información que se debe visualizar, el ancho de las columnas de las tablas es crítico. Opciones de moneda: definir el € como símbolo de la moneda, elegir posición como 1 € y 2 decimales. La apariencia de la pestaña VISTA sería la siguiente:

En la pestaña GENERAL: Revise que la tasa de coste de los recursos, corresponde con lo que ha programado. Por predefinición, esta tasa está definida en €/hora.

En la pestaña EDICIÓN: Cambiar las opciones de vista de las unidades de tiempo, eligiendo las abreviaturas más cortas:

2

Marina Portabella


Ejercicio paso a paso

Project 2007

Para que la modificación sea permanente, haga clic en el botón Predeterminar

En la pestaña PROGRAMACIÓN: Mostrar las unidades de asignación cómo: seleccionar Valores decimales. Es más cómodo para la asignación de unidades de recurso. Opciones de programación: en este campo, defina las opciones de programación para el proyecto: Las nuevas tareas: Seleccione Comienzan en la fecha del proyecto si desea que Microsoft Project sitúe las nuevas tareas (antes de que se vinculen a otra tarea) en la fecha de inicio del proyecto, o la opción Comienzan en la fecha de hoy si desea que estas, en el diagrama de Gantt, queden ubicadas en la fecha de hoy. Mostrar duración en: seleccione la unidad de tiempo en que ha estimado la duración de las actividades. La unidad que aquí seleccione será la que use Microsoft Project cuando cree las actividades en el diagrama de Gantt. Tipo de tarea predeterminado: seleccione la opción Duración fija y quite la marca del campo Las tareas nuevas están condicionadas por el esfuerzo. Esto facilita el proceso de asignación de recursos a las tareas, y evita que, al agregar un recurso a una tarea se modifique su duración (esto ocurre cuando está fijada la opción Unidades fijas). Más adelante, en el capítulo Costes y Recursos, se discute ampliamente esta situación. Para que la modificación sea permanente, haga clic en el botón Predeterminar La vista programación debe tener la apariencia

3

Marina Portabella


Ejercicio paso a paso

Project 2007

INTRODUCCIÓN DE TAREAS Y DURACIONES EN EL PROGRAMA. Para mostrar la introducción de tareas y duraciones en el programa Microsoft Project, se utilizará el ejemplo Instalación de Tubería. La tabla contiene la secuencia de ejecución de actividades y las duraciones de las mismas. TABLA DE PRECEDENCIAS INMEDIATAS Y DURACIONES

4

COD

ACTIVIDAD

PRECEDIDA INMED. POR

DURACIÓN

01

Compra de tubería nueva

Ninguna

8

02

Contratación de obreros

Ninguna

1

03

Excavación de zanja

02

3

04

Retiro de tubería vieja

03

2

05

Tendido de tubería nueva

01 , 04

4

06

Relleno de zanja

05

3

07

Prueba y desinfección

05

2

08

Limpieza lugar de la obra

06 , 07

2

09

Puesta en servicio

07

1

Marina Portabella


Ejercicio paso a paso

Project 2007

Con los datos de la Tabla de Precedencias y Duraciones, se elaborará el diagrama de Gantt en Microsoft Project. Cuando se abre el programa:

En la columna “Nombre de tarea”, se escriben las tareas del proyecto, en el orden numérico en el que aparecen en la tabla de secuencias y las duraciones en la columna correspondiente. Inmediatamente se despliega las barras del Diagrama de Gantt en la “Escala Temporal”, como se observa en la siguiente.

5

Marina Portabella


Ejercicio paso a paso

Project 2007

VINCULACIÓN DE LAS TAREAS. Una vez que se han ingresado las tareas y sus duraciones, se procede a la vinculación de las tareas según lo que se indica en la tabla de secuencias. Para hacerlo hay que tener en cuenta que las actividades “Contratación de Obreros” y “Compra de Tubería Nueva” no tienen predecesoras, por lo que son actividades iniciales. Para vincular las tareas se procede así: 1) Según la secuencia: a la actividad 02 le sigue la actividad 03. Para establecer esta secuencia (o “vinculación”) seleccionamos las actividades Contratación de Obreros y Excavación de Zanjas y las vinculamos haciendo clic con el icono

“Vincular tareas”

2) Se repite el procedimiento para las actividades Excavación de zanja y Retiro de tubería vieja y las actividades Retiro de tubería vieja y Tendido de Tubería Nueva. 3) Ahora deben vincularse las actividades Compra de tubería nueva y Tendido de Tubería Nueva. Como se observa son dos actividades que no están contiguas. Para seleccionarlas, haga clic en la celda de la tarea Retiro de tubería vieja y luego manteniendo pulsada la tecla CTRL, haga clic izquierdo en la actividad Tendido de Tubería Nueva. A continuación haga clic izquierdo en el botón “Vincular tareas“.

6

Marina Portabella


Ejercicio paso a paso

Project 2007

4) Vincule luego las tareas Tendido de tubería nueva y Prueba y desinfección como se señaló anteriormente en el punto 1) 5) A continuación, vincule las actividades Tendido de tubería nueva y Prueba y desinfección que no son contiguas. Use el procedimiento descrito en el punto 3) Del mismo modo debe proceder después con las actividades: Prueba y desinfección y Puesta en servicio. 6) El proceso concluye al vincular las actividades Prueba y desinfección y Puesta en servicio con Limpieza lugar de la obra. Advierta que la actividad Limpieza lugar de la obra, está precedida por dos actividades. Una situación semejante a la de la actividad 05. El resultado de la vinculación de actividades se observa en la tabla

Un paso adicional: se pueden colocar los hitos de inicio y de finalización del proyecto, como se hizo en el Diagrama de la Red Pert en el Capítulo 2 de la Parte 1. Para hacerlo, siga los siguientes pasos:

7

Marina Portabella


Ejercicio paso a paso

Project 2007

1) Lleve el cursor a la fila 1 (Contratación de Obreros) y pulse la tecla INSERT. 2) En la columna “Nombre de tarea” Escriba la palabra INICIO. 3) En la columna “Duración” escriba 0 días (recuerde que los hitos o eventos tienen duración 0) El símbolo del hito es un rombo, compuesto por dos triángulos. Cuando los hitos tienen holgura, los dos triángulos se muestran separados. En caso contrario (como es el del INICIO) se muestran como un rombo. Coloque el hito de FIN del proyecto en la fila 11. Use el mismo procedimiento en la fila 11. Para finalizar, hay que enlazar el hito INICIO con las actividades iniciales, Contratación de Obreros y Compra de Tubería Nueva, y las actividades finales Puesta en servicio y Limpieza del lugar de la obra con el hito FIN. El resultado será el de la ¡Error! No se encuentra el origen de la referencia.:

OBSERVACIONES: 1) Para enlazar actividades según una determinada secuencia, pulse primero en la actividad predecesora (por ejemplo Retiro de tubería vieja) y después en la que le sigue (Tendido de tubería nueva) En caso contrario la secuencia se establecerá exactamente al revés 2) Use los hitos para establecer sucesos importantes de la red. Por lo menos dos fundamentales: el inicio y el final del proyecto. Estos nos dan fácilmente las fechas de inicio y finalización del proyecto. 3) Para insertar una tarea pulse la tecla INSERTar. Para eliminar una tarea, pulse la tecla SUPRimir.

PROCEDIMIENTOS ALTERNATIVOS Las tareas se pueden también vincular de una manera “objetiva”. 1) Coloque el cursor sobre la barra de la tarea precedente y pulse el botón izquierdo del ratón. 2) Mantenga pulsado el botón izquierdo del ratón, y arrastre el cursor hasta la actividad siguiente. Advierta cómo aparece un símbolo de enlace.

8

Marina Portabella


Ejercicio paso a paso

Project 2007

3) Cuando esté el cursor sobre la actividad siguiente, libere el botón izquierdo del ratón. Las tareas quedarán enlazadas. Guarde el archivo con el nombre Instalación de Tubería. VISUALIZACIÓN DE LA RUTA CRÍTICA Para que en el Diagrama de Gantt se visualice la ruta crítica, use el Asistente del Diagrama de Gantt. Puede hacerlo desde el menú Formato / Asistente del Diagrama de Gantt, o haciendo clic en el icono

1) Al hacerlo se despliega el cuadro de diálogo del Asistente. Haga clic en el botón Siguiente. 2) En el cuadro que aparece, marque la opción Ruta crítica y haga clic en Siguiente. 3) Marque la opción Recursos y Fechas. El diagrama de Gantt mostrará los nombres de los recursos en las tareas y las fechas en los hitos. Haga clic en Siguiente. 4) En el siguiente cuadro, deje marcada la opción Si, para mostrar los vínculos entre las tareas y haga clic en Siguiente. 5) Haga clic en el botón Dar formato y luego en Salir del Asistente. El diagrama de Gantt se visualizará como en la ¡Error! No se encuentra el origen de la referencia.

EL DIAGRAMA DE RED Tan pronto como se termina de hacer el diagrama de Gantt, el programa genera el diagrama de red (en realidad Roy, o diagrama de bloques) El diagrama de red se puede visualizar seleccionando el icono correspondiente en la Barra de Vistas (la barra que aparece en la parte izquierda de la pantalla) o desde el Menú: Ver / Diagrama de red. Se puede observar el gráfico de la red, una vez que la ubicación física de las diversas actividades se ha modificado, desplazando los bloques que las representan con el puntero del ratón.

9

Marina Portabella


Ejercicio paso a paso

Project 2007

SUGERENCIA: Para cambiar la posición de un cuadro en el diagrama de red, habilite primero la opción de colocación manual de cuadros. Para hacerlo, seleccione el menú Formato / Diseño, con lo que se despliega el cuadro de diálogo Diseño. En este cuadro marque las opciones: - Permitir colocación manual de los cuadros: y - En el área Estilos de líneas de vínculo, seleccione la opción Directas. Cierre el cuadro de diálogo Diseño, haciendo clic en Aceptar. El resultado debe ser el que aparece en la ¡Error! No se encuentra el origen de la referencia. Para mover un cuadro del diagrama de red, coloque el cursor del ratón sobre uno de los bordes del cuadro en cuestión, hasta que se haga una cruz de cuatro flechas. Entonces, mientras mantiene pulsado el botón izquierdo del ratón, arrástrelo a la posición deseada.

10

Marina Portabella


Ejercicio paso a paso

Project 2007

FORMATO DEL DIAGRAMA DE RED. El formato de los cuadros del diagrama de red pueden modificarse desde el menú Formato, y usando las opciones Estilos de Cuadro y Estilos de Texto, según se desee cambiar la apariencia del cuadro o de los textos. MODIFICACIÓN DE LOS CUADROS: Para cambiar la presentación de los cuadros del Diagrama de red realice lo siguiente: 1) Seleccione Menú / Estilos de cuadro. 2) Haga clic en el botón Más plantillas y pulse en el botón Nueva. Aparece el cuadro de diálogo Definición de plantilla de datos, desde el que puede modificar todo lo relacionado con los cuadros de la red. 3) Haga clic en el botón Diseño de celdas y realice las siguientes definiciones: a) b) c) d)

Número de filas: 3 Número de columnas: 2 Ancho de celda: 50% Marque la opción Combinar celdas en blanco con las de su izquierda.

4) Haga clic en Aceptar. Con esto regresa al cuadro de diálogo Definición de plantilla de datos. 5) Seleccione un identificador de tarea, por ejemplo el de la tarea 2, en la opción Mostrar datos de la tarea con el identificador

11

Marina Portabella


Ejercicio paso a paso

Project 2007

6) Haga clic en la celda superior izquierda del área Elija las celdas, y cuando se muestre la flecha de selección de campos, seleccione el campo “Nombre” para que se visualice el nombre de la actividad1. En el cuadro que está encima de Elija la celdas, aparecerá “Compra de tubería nueva”. 7) Coloque el cursor debajo de Nombre y seleccione “Comienzo”, para colocar la fecha de inicio de la tarea. 8) Coloque el cursor a la derecha de “Comienzo”, y seleccione “Fin” para colocar la fecha de finalización de la tarea. 9) Coloque el cursor debajo de Comienzo y seleccione “Duración”, para que aparezca la duración de la tarea. 10) Coloque el cursor debajo de Fin y seleccione “Margen de demora total”, para que aparezca la holgura. 11) Como las dos celdas del final, que contiene valores en días, no se diferencia, conviene agregar una etiqueta a la celda inferior derecha que contiene la holgura. Seleccione la opción Mostrar etiqueta en la celda, y escriba “Holgura: “ Antes de cerrar el cuadro de diálogo, escriba un nombre para la plantilla. Por ejemplo: Red del proyecto. El cuadro de Diálogo debe tener la apariencia del de la ¡Error! No se encuentra el origen de la referencia.anterior. Haga clic en Aceptar y luego en Cerrar, para ir al cuadro de diálogo Estilos de cuadro. Realice lo siguiente: 1) En el área de opciones Configuración de estilos para: seleccione Tareas Criticas y a continuación en la opción Plantilla de datos seleccione la plantilla, Red del Proyecto recién creada. 2) Marque la opción Mostrar líneas de cuadrícula verticales. Repita esta operación para las Tareas no críticas y para los Hitos críticos y no críticos.

1 Para seleccionar un campo, basta con escribir las primeras letras del nombre del campo.

12

Marina Portabella


Ejercicio paso a paso

Project 2007

El diagrama de red, con estas modificaciones, debe tener la apariencia de la

INFORMACIÓN DEL PROYECTO La información del proyecto se muestra en el menú Proyecto / Información del proyecto, que se muestra en:

13

Marina Portabella


Ejercicio paso a paso

Project 2007

En este cuadro se visualiza información sobre las fechas de inicio y de finalización del proyecto. Para obtener más información, haga clic en el botón Estadísticas. El resultado se puede observar en la DEPENDENCIA ENTRE TAREAS En la programación inicial se ha establecido relaciones de dependencia fin a comienzo para las tareas. Esta relación implica que una tarea no puede comenzar si es que la actividad predecesora no ha concluido. Según los requerimientos de la programación se pueden establecer los siguientes tipos de dependencias:

14

Marina Portabella


Ejercicio paso a paso

Project 2007

Fin a comienzo (FC): la actividad sucesora B no puede comenzar si no ha finalizado la actividad predecesora A.

A B

Esta es la relación de dependencia que Microsoft Project usa por predefinición.

Fin a fin (FF): la actividad B no puede finalizar si no ha finalizado la actividad predecesora A.

A B

Comienzo a comienzo (CF): la actividad sucesora B no puede comenzar si no ha comenzado la actividad predecesora A.

A B

Comienzo a fin (CF): la actividad sucesora B no puede finalizar si no ha comenzado la actividad predecesora. A

A B

Además, estas relaciones entre las actividades pueden darse con días de adelanto o retraso. Esto se denomina posposición. Así por ejemplo una actividad puede comenzar, 2 días después de que hubiere finalizado la actividad predecesora. Ejemplo: Para realizar estos ejercicios, copie o guarde con otro nombre el ejercicio Instalación de tubería creado anteriormente, para que con este formato pueda ser utilizado con posterioridad. Supongamos lo siguiente: 1) Que la actividad Retiro de tubería vieja (actividad No. 5) puede iniciarse dos días después de que se haya iniciado la Excavación de zanja (No. 4) Esto supone introducir una relación Comienzo a Comienzo entre las dos actividades. Se procede así: a) Haga clic dos veces en la línea de vínculo entre las actividades 3 y 4. Se presenta el cuadro de diálogo Dependencia entre tareas.

b) Pulse la flecha hacia abajo del cuatro Tipo. Se presenta una lista de tipos de dependencias.

15

Marina Portabella


Ejercicio paso a paso

Project 2007

c) Seleccione Comienzo a Comienzo. d) Escriba 2d en el cuadro Posposición y pulse Aceptar. La tarea 4 empezará dos días después de iniciada la actividad 3. El resultado se observa :

ADELANTO Y POSPOSICIÓN EN LA EJECUCIÓN DE LAS TAREAS. Según los requerimientos de programación del proyecto, las actividades vinculadas a otra u otras precedentes, pueden adelantarse o posponerse en su ejecución. Vamos a ilustrar esto con un ejemplo: Suponga que se requiere por razones sanitarias que la puesta en servicio se realice 2 días después de que finalice la Prueba y desinfección. Un método sería fijar una fecha específica de inicio de la actividad Puesta en servicio, pero causaría problemas al hacer el seguimiento de la ejecución del proyecto, o en caso de modificarse las duraciones de la actividad precedente, porque habría que estar pendiente del inicio de la actividad. Para solucionar el problema se recurre a la posposición del inicio de la actividad, de la siguiente manera. 1) Haga doble clic veces en la línea de vínculo entre las actividades de las filas 7 y 9. Se presenta el cuadro de diálogo Dependencia entre tareas. 2) En el campo tipo, mantenga la relación de dependencia Fin a Comienzo. 3) Escriba 2d en el cuadro Posposición y Aceptar.

16

Marina Portabella


Ejercicio paso a paso

Project 2007

La tarea 9 empezará dos días después de que finalice la actividad 7.

Advierta que como resultado de esta modificación, la actividad 9 se vuelve crítica. También se pueden establecer relaciones de adelanto entre tareas. Suponga, la tubería nueva no se entrega en su totalidad al finalizar la actividad de compra, sino que se realizan entregas parciales. De acuerdo con esto, la tarea Tendido de la tubería nueva, puede iniciarse 3 días antes de que finalice la actividad Compra de Tubería Nueva. En este caso, tiene que establecer un adelanto del inicio de la actividad, de la siguiente manera. 1) Haga clic dos veces en la línea de vínculo entre las actividades de las filas 7 y 9. Se presenta el cuadro de diálogo Dependencia entre tareas. 2) En el campo tipo, mantenga la relación de dependencia Fin a Comienzo. 3) Escriba -3d (menos tres días) en el cuadro Posposición.

17

Marina Portabella


Ejercicio paso a paso

4)

Project 2007

Pulse Aceptar para completar el proceso.

La tarea 6 empezará tres días antes de que finalice la actividad 7.

Advierta cómo, por efecto de esta modificación, se han hecho críticas todas las actividades del proyecto. ESQUEMAS La creación de un esquema jerárquico organiza la lista de tareas del proyecto en grupos de tareas. Cada grupo de tareas es tiene asociada una “tarea de resumen”, que representa la incidencia que tiene el conjunto de tareas incluidas en el grupo. Para crear y mostrar el esquema se usan los botones de esquema que se encuentran en la parte izquierda de la barra de herramientas Formato, y son los que se muestran en la siguiente figura

Estos botones están disponibles en las vistas Diagrama de Gantt, Hoja de tareas y Uso de tareas. La acción de los botones se muestra en la ¡Error! No se encuentra el origen de la referencia.

18

Marina Portabella


Ejercicio paso a paso

Botón Nombre

Project 2007

Acción

Anular Sangría

Promueve la tarea a un nivel superior

Aplicar Sangría

Aplica sangría a una tarea y la convierte en una tarea de nivel inferior. La tarea por encima se convierte en tarea de resumen.

Mostrar subtareas

Expande la tarea de resumen para mostrar las subtareas.

Ocultar subtareas

Contrae la tarea de resumen para ocultar la subtareas.

Ocultar asignaciones

En las vistas Uso de Recursos y Uso de tareas, muestra las asignaciones de recursos con sangrías similares a las de las subtareas.

Mostrar todas las subtareas

Muestra todas las subtareas del esquema.

TAREAS DE RESUMEN Una tarea se convierte en una tarea resumen cuando se aplica una sangría a una tarea o a un conjunto de tareas situadas debajo de ella. La tarea sangrada se convierte entonces en una subtarea de la tarea de resumen. La duración, fechas de comienzo y fin y la información de coste son las del conjunto de las subtareas actuando como un todo. Así por ejemplo: la fecha de inicio de la tarea de resumen será la fecha de inicio de la subtarea que primero comience; y la última fecha de la tarea de resumen, será la fecha de fin de la subtarea que más tarde termine. El coste de una tarea de resumen totaliza los costes de cada subtarea. Si se elimina una tarea de resumen, las subtareas que se encuentran debajo de ella también se eliminan. CREACIÓN DE UNA TAREA DE RESUMEN. Vamos a suponer que en la planificación de nuestro ejemplo, se ha decidido dividir al proyecto en tres fases: 1) Trabajos preliminares, que comprende las actividades: a) b) c) d)

Contratación de obreros Excavación de zanja Retiro de tubería vieja Compra de tubería nueva.

2) Instalación de tubería, que comprende las actividades: a) Tendido de tubería nueva. b) Prueba y desinfección. c) Relleno de la zanja.

19

Marina Portabella


Ejercicio paso a paso

Project 2007

3) Puesta en servicio, que comprende las actividades: a) Puesta en servicio b) Limpieza del lugar de la obra. INCLUSIÓN DE UNA TAREA DE RESUMEN.

El ejercicio consiste en insertar la tarea Trabajos preliminares, como una tarea de resumen. Realícelo en el archivo original del proyecto Instalación de Tubería. 1) Seleccione la actividad Compra de tubería nueva, y pulse la tecla INSERT para insertar una nueva tarea. 2) En la tarea insertada Introduzca TRABAJOS PRELIMINARES y pulse la tecla INTRO. 3) Seleccione las actividades de la 3 a la 6, arrastrando el cursor del ratón. 4) En la barra de herramientas Formato, haga clic en el botón

Aplicar Sangría.

Las tareas seleccionadas sangran un nivel dentro del esquema, y la tarea Trabajos preliminares se pone en negrita y aparece frente a ella una barra que representa a la actividad y engloba a las subtareas, como se puede observar

Con igual procedimiento cree las otras dos tareas de resumen. Note que cuando crea la tarea INSTALACIÓN DE TUBERÍA, esta queda “sangrada” al mismo nivel que la actividad anterior. Por tanto, debe sacarla hacia fuera con el botón Anular sangría. El resultado será

20

Marina Portabella


Ejercicio paso a paso

Project 2007

MOSTRAR U OCULTAR LAS SUBTAREAS Se pueden ocultar o mostrar todas las subtareas de una tarea de resumen. Para hacerlo, pulse el símbolo de esquema Menos (-) situado a la izquierda del nombre de la tarea de resumen. Para mostrar las subtareas de la tarea de resumen, pulse el símbolo de esquema más (+) que aparece a la izquierda del nombre de la tarea de resumen. Para ocultar todas las subtareas, pulse en el botón Mostrar de la barra de herramientas formato, y seleccione Nivel de esquema 1. Para mostrar todas las subtareas, haga clic en el botón Mostrar de la barra de Herramientas Formato y seleccione la opción Todas las subtareas. El aspecto del diagrama de Gantt con todas las subtareas ocultas es ¡Error! No se encuentra el origen de la referencia.

PRESENTACIÓN DE NÚMEROS DE ESQUEMA DE TAREAS Microsoft Project asigna automática un número de esquema a cada tarea cuando se esquematiza la programación, y lo hace usando la denominada numeración legal. Cada número indica la posición de la tarea dentro de la jerarquía del esquema. Las tareas de primer nivel llevan un solo número, en tanto las que subtareas del nivel siguiente se identifican con dos números separados por un punto. Así, la segunda tarea de primer nivel tiene asignado el 2, y la primera subtarea de esta el número 2.1 Para activar la presentación de números de esquema de tareas, en el menú Herramientas, haga clic en

21

Marina Portabella


Ejercicio paso a paso

Project 2007

Opciones y, a continuación, en la ficha Vista. En Opciones de esquema para, active la casilla de verificación Mostrar números de esquema.

La secuencia de ejecución de las tareas, se establece determinando las tareas deben hacerse en forma previa, cuáles de manera simultánea y cuáles después que haya terminado la actividad que se analiza. Para facilitar la definición de la secuencia, primero suele hacerse una tabla denominada tabla de carácter general que se constituye en una primera aproximación a la definición. Mediante esta tabla, para cada actividad analizada, se identifica aquellas actividades que, en forma razonable, son anteriores a la actividad que se analiza, las que se pueden ejecutar simultáneamente y las que, razonablemente, son posteriores a la actividad en cuestión. Para el caso de nuestro ejemplo, la tabla de carácter general sería: TABLA DE CARÁCTER GENERAL

COD

ACTIVIDAD

ANTERIOR

SIMULTANEA

POSTERIOR

01

Compra de tubería nueva

-

02

05

02

Contratación de técnicos

-

01

03

03

Excavación de zanjas

02

-

04

04

Retiro de tubería vieja

02 , 03

-

05

05

Tendido de tubería nueva

01 , 04

-

06 , 07

06

Relleno de zanja

05

07

08

07

Desinfección de tubería

05

06

09

08

Limpieza lugar de la obra

06 , 07

09

-

09

Puesta en servicio

07

08

-

22

Marina Portabella


Ejercicio paso a paso

Project 2007

De esta tabla se pasa a otra que contiene solamente las actividades inmediatas precedentes, o las actividades inmediatas siguientes a la actividad que se analiza. Esto equivale a elegir solo una de las respectivas columnas de la tabla general. La tabla específica responde a un análisis más riguroso. En ella tiene que definirse con precisión la precedencia o secuencia de las actividades. En todo caso y con mucho rigor, la tabla específica debe llevar a que solamente consten las actividades inmediatas siguientes o las actividades inmediatas precedentes, según el caso. Advierta que en la tabla general pueden aparecer todas las actividades que consideramos en forma razonable que son anteriores o posteriores. Corresponde a quien programa el proceso, decidir si usará para el efecto la definición de actividades precedentes o de actividades siguientes. Para el efecto puede tenerse en cuenta que el programa Microsoft Project, muestra en forma directa las actividades inmediatas precedentes de la actividad, por lo que sería aconsejable utilizar esta columna. El formato que puede aplicarse a la tabla específica de secuencias se presenta a continuación: TABLA ESPECÍFICA DE SECUENCIAS

COD

ACTIVIDAD

PRECEDIDA INMED. POR

01

Compra de tubería nueva

Ninguna

02

Contratación de técnicos

Ninguna

03

Excavación de zanja

02

04

Retiro de tubería vieja

03

05

Tendido de tubería nueva

01 , 04

06

Relleno de zanja

05

07

Desinfección de tubería

05

08

Limpieza lugar de la obra

06 , 07

09

Puesta en servicio

07

Las actividades que no tienen precedentes (como la 02 y la 01), son las actividades iniciales del proyecto. Por su parte, las actividades que no constan en la columna de las actividades precedentes, como es el caso de las actividades 08 y 09, son las actividades finales. En ocasiones suele utilizarse una matriz de doble entrada, conocida con el nombre de Matriz de Precedencias, en la que se registran todas las actividades en filas y columnas con las correspondientes marcas que indiquen la precedencia inmediata en cada una de ellas, como se muestra en la siguiente tabla.

23

Marina Portabella


Ejercicio paso a paso

Project 2007

Para la lectura de la matriz de secuencias, se siguen dos reglas generales: 

Si se analiza una fila de la matriz de precedencias, todas las actividades que están sobre las marcas de dicha fila, serán actividades que convergen a la flecha que representa a la actividad que corresponde a esa fila.

Si se analiza una columna de la matriz de precedencias, todas las actividades que están frente de las marcas de dicha columna, serán actividades cuyas flechas empiezan al final de la flecha que representa a la actividad que corresponde a esa columna.

RECURSOS DEL PROYECTO PROGRAMACIÓN DE RECURSOS Los recursos, en general, corresponden al personal, equipamiento y suministros utilizados para completar las tareas de un proyecto. Programar un proyecto usando recursos facilita el control de la terminación de las diversas tareas y del trabajo necesario para realizar una tarea específica, así como el costo de este trabajo y el progreso del proyecto. La programación de recursos se realiza después de haber realizado la lista de tareas y de establecer la secuencia de las mismas. Entonces se debe crear una lista de recursos y realizar las asignaciones de recursos a cada tarea del proyecto. Es necesario también disponer de información de costes y detalles para cada recurso. En el caso de nuestro ejemplo, los recursos a emplearse en el proyecto, con el número de unidades disponibles de cada uno de ellos son los siguientes: 

El recurso técnicos. Se dispone de un total de 7 técnicos.

El recurso administrativos. Se dispone de 1 administrativo.

El recurso excavadora. Se dispone de una excavadora.

Estos recursos deben ser asignados a las diversas actividades de acuerdo a lo que se indica en la ¡Error! No se encuentra el origen de la referencia., ya que así se ha previsto su requerimiento en la programación efectuada. La tabla muestra los recursos que se requieren para realizar cada una de las tareas, del total que se tiene de ellos, del costo por hora del recurso, y de los costes fijos de cada una de las actividades. Este valor será usado más adelante.

24

Marina Portabella


Ejercicio paso a paso

Project 2007 RECURSOS

COD

ACTIVIDAD

DURACIÓN

01

Compra tubería nueva

02

TECN.

ADMIN.

EXCAV.

8

-

1

-

Contratación técnicos

1

-

1

-

03

Excavación de zanjas

3

7

-

1

04

Retiro tubería vieja

2

3

-

1

05

Tendido tubería nueva

4

5

-

1

06

Relleno de zanja

3

7

-

1

07

Desinfección de tubería

2

2

1

-

08

Limpieza lugar de obra

2

3

-

-

09

Puesta en servicio

1

-

1

-

7

1

1

TOTAL DE RECURSOS COSTES POR HORA (euros.)

8

10

60

Project permite introducir recursos desde varias vistas. Dos son las maneras más usuales: 1) Desde el cuadro de diálogo Asignar recursos, sitio en el que solo es posible introducir nombres de recursos y asignar recursos a las tareas. 2) Desde la Hoja de recursos, en la que se puede introducir nombres de recursos, capacidad máxima (cantidad total del recurso) y el costo de los recursos por unidad de tiempo.

Introducción en el Cuadro de diálogo Asignar recursos Vamos a realizar la asignación de recursos usando el cuadro de diálogo Asignar recursos. Antes de hacerlo, recupere el archivo Instalación de Tubería Original que fue creado en el capítulo anterior. 1) En la barra de Herramientas Estándar, pulse el botón cuadro de diálogo Asignar recursos.

Asignar recursos. Al hacerlo se abre el

2) Escriba Técnicos y pulse INTRO. El nombre del recurso queda introducido y la selección se desplaza a la fila siguiente

25

Marina Portabella


Ejercicio paso a paso

Project 2007

3) Introduzca Administrativo y pulse INTRO. El cuadro de diálogo contiene ahora dos recursos. 4) Pulse Cerrar, para cerrar el cuadro de diálogo.

Introducción de recursos en la Hoja de recursos. Al recurso restante lo vamos a añadir en la Hoja de recursos. 1) En la Barra de Vistas, pulse la flecha hacia abajo, y cuando sea visible, pulse el icono Hoja de Recursos. 2) Los recursos introducidos con el Cuadro de diálogo se muestran en la Hoja de recursos. La Hoja de recursos debe tener la apariencia:

3) Pulse en el campo Nombre del recurso, debajo de la palabra Administrativo. 4) Escriba Excavadora y pulse INTRO. Se introduce el nombre del recurso y la información por omisión. 5) Guarde el archivo sin línea base.

Establecer la cantidad de recursos Para ingresar la información de la cantidad de recursos disponibles, seleccione la vista Hoja de recursos. En ella verá que en el campo capacidad máxima de cada uno de los recursos

26

Marina Portabella


Ejercicio paso a paso

Project 2007

Esto es, que dispone de solamente una unidad de cada uno de los recursos.2 Esta información debe modificarla según lo señalado en la ¡Error! No se encuentra el origen de la referencia.. Así, para el recurso técnicos escriba 7, que es la cantidad de Técnicos disponibles. A continuación, en el campo Tasa estándar, ingrese los costes por hora de cada uno de los recursos, según lo que consta en la tabla antes señalada. Esto es: 8 para el recurso «Técnicos» 10 para el recurso «Administrativos» 60 para el recurso excavadora. Esto completa el ingreso de información en la Vista de Hoja de Recursos. ASIGNACIÓN DE RECURSOS A UNA TAREA. Procedemos a asignar recursos a las tareas. 1)

Seleccione el diagrama de Gantt. Puede hacerlo desde la Barra de vistas o desde el menú Ver / Diagrama de Gantt.

2)

Haga clic en la tarea 2 Contratación de técnicos.

3)

Pulse el botón

4)

En la columna Nombre seleccione «Administrativo»y pulse INTRO.

Asignar recursos, para abrir el cuadro de diálogo Asignar recursos.

El recurso es asignado a la tarea. Se coloca una marca de verificación junto al nombre del recurso y el valor 1 en el campo Unidades. El nombre del recurso aparece junto a la barra de Gantt de la tarea 2

2 Esto es en el caso en que las unidades de asignación se muestran en valores decimales. Por predefinición, Ms Project muestra las unidades de asignación en forma de porcentaje. Para cambiarla vaya al menú Herramientas / Opciones / Programación, y en el campo Mostrar las unidades de asignación como, seleccione Valores decimales

27

Marina Portabella


Ejercicio paso a paso

5)

Project 2007

Guarde el archivo sin línea base.

Con el cuadro de diálogo asignar recursos, puede quitar asignaciones ya realizadas o reemplazarlas. RESOLUCIÓN DE CONFLICTO DE RECURSOS Concluida la Asignación de recursos, al mirar la Vista Hoja de recursos, se observan dos signos de advertencia en el campo de información, en la fila de los recursos Técnicos y Administrativo. Enfrente del recurso Excavadora no hay el signo de advertencia.

La advertencia significa que el recurso en cuestión, está «sobreasignado», esto es, que para cumplir con la programación efectuada se requieren más recursos de los que efectivamente se tienen. Este problema se identifica como conflicto en el uso de recursos. Para resolverlo puede ser necesario incrementar el número de recursos, o reprogramar la tarea para efectuarla cuando el recurso esté disponible, o cambiar la cantidad de tiempo que el recurso trabaja en las tareas en las que se produce el conflicto. El método que emplee para reducir las sobreasignaciones por lo general dependerá de las limitaciones

28

Marina Portabella


Ejercicio paso a paso

Project 2007

impuestas en el proyecto en general, como puede ser: el presupuesto, la disponibilidad de los recursos y la flexibilidad de las tareas que componen la programación. Debe tener en cuenta que los casos de sobreasignación irrelevantes, por ejemplo menos de una hora al día o de un día a la semana, pueden no ser suficientemente importantes como para tratar de resolverlos y, además, suelen ser inevitables. Para ver la información sobre conflictos de recursos, abra la Vista Uso de recursos en el menú Ver. El resultado es el de la ¡Error! No se encuentra el origen de la referencia.: En esta vista puede observar lo siguiente: 1) La tabla muestra en la parte izquierda la lista de los recursos, con la indicación de las tareas a la que están asignados. 2) En la parte derecha, y para cada día del proyecto se muestra la cantidad de horas que trabaja el recurso en cada tarea. Así por ejemplo el día martes de Semana 1, el recurso Técnicos “trabaja“ 56h en la tarea Excavación de zanja (recuerde que se asignaron 7 técnicos para que trabajen 8 horas diarias) 3) En la columna trabajo aparece el total de horas que trabaja el recurso en el proyecto, y las horas de trabajo de una tarea determinada. Por ejemplo, el recurso Técnicos trabaja 624 horas en el proyecto y, por ejemplo, 32 horas en la tarea «Desinfección de tubería». 4) Los recursos que están sobreasignados se muestran en rojo. Además, en la columna información presenta el signo de advertencia. Es el caso de recurso Técnicos y el recurso Administrativo. 5) En la Escala temporal (parte derecha de la pantalla), se destacan con rojo los días en los que se ha producido la sobre asignación de recursos. En el caso del recurso Administrativo, esto ocurre el día lunes de la primera semana.

Para establecer el conflicto de recursos se puede recurrir también a la Vista Gráfico de Recursos del menú Formato.

29

Marina Portabella


Ejercicio paso a paso

Project 2007

Para el caso del recurso Administrativo. El gráfico muestra -mediante una línea horizontal-, la cantidad de recursos que se dispone (en este caso 1), y la información de uso de recursos en cada unidad de tiempo. La asignación que no excede la cantidad disponible se muestra en azul y la sobreasignación en rojo. Observe que la pantalla tiene dos barras de navegación horizontales: la de la izquierda se usa para seleccionar el recurso. La de la derecha para examinar todo el período de programación. En este gráfico también se observa que el conflicto de para este recurso se presenta el día lunes de la semana 1.

Métodos para tratar la sobreasignación de recursos. Para resolver los conflictos de recursos, debe analizarse cada situación concreta. En general pueden emplearse las siguientes opciones: 1) Quitar un recurso sobreasignado de una tarea en un momento de sobreasignación. Esto solo es posible si la tarea puede realizarse con los recursos restantes. 2) Reducir la cantidad de trabajo asignada a un recurso sobreasignado. Si un recurso está sobreasignado y no desea reprogramar ninguna de las tareas ni prescindir del recurso y además no puede aumentar la duración de la tarea, todavía existe otra opción. Puede reducir la cantidad de trabajo del recurso sobreasignado durante el período de conflicto reduciendo o eliminando la sobreasignación. Aplicable en el caso de que se establezca que el recurso puede cumplir con su trabajo asignado a la tarea, con una dedicación de esfuerzo menor a la establecida originalmente.

30

Marina Portabella


Ejercicio paso a paso

Project 2007

3) Cambiar el calendario de trabajo de un recurso sobreasignado de modo que pueda disponer de más horas de trabajo. Esto es, permitir que el recurso trabaje horas extras. En el campo Tasa horas extra se pone el valor a pagarse por horas extras. 4) Disminuir la cantidad de trabajo asignando el recurso para que trabaje a tiempo parcial en una tarea. Como en el caso del apartado 2), si un recurso está sobreasignado y no desea reprogramar ninguna de las tareas a las que está asignado ni quitar el recurso de las tareas, puede asignar el recurso para que trabaje a tiempo parcial en cada una de las tareas que se deban realizar durante el período de sobreasignación. Es aplicable en el caso de que se haya establecido que la tarea puede realizarse con una menor cantidad de trabajo asignado. 5) Retrasar una tarea asignada a un recurso sobreasignado hasta que éste tenga tiempo para trabajar en ella. Esta es una de las formas más sencillas de resolver una sobreasignación de recursos. En este caso, se puede agregar un tiempo de retraso a la tarea, observar el efecto en la asignación del recurso y, a continuación, ajustar aún más el retraso, si fuera necesario. Al retrasar una tarea también se retrasan las fechas de comienzo de sus sucesoras, lo que puede afectar a la fecha de fin de la programación. Para que esto no ocurra, se retrasan primero las tareas con margen de demora (las tareas no críticas) y sólo hasta la cantidad de demora disponible para cada tarea. 6) Dividir una tarea asignada a un recurso de modo que éste pueda trabajar en la misma tarea más adelante. Dependiendo del tipo de tarea, se la puede dividir de forma que se interrumpa y se reanude más adelante en la programación. Diferir la ejecución de una parte de la tarea, puede permitir que el recurso trabaje en un período para el que no hay sobre asignación. Ejemplo: En nuestro proyecto de Instalación de Tubería, existe conflicto en la asignación de los recursos Administrativo y Técnico. A continuación se muestra como se puede resolver el problema de la sobreasignación en cada uno de ellos: Recurso Administrativo: El recurso Administrativo presenta solo un conflicto el día del inicio del proyecto. Hay un solo administrativo y se le han asignado dos tareas: Contratar técnicos y Comprar la Tubería, estableciéndose que tiene que trabajar en ellas todo el día. En la realidad, el administrativo no requiere trabajar a tiempo completo en ninguna de las dos

31

Marina Portabella


Ejercicio paso a paso

Project 2007

actividades. Por tanto, se puede disminuir la cantidad de trabajo asignando el recurso para que trabaje a tiempo parcial en cada una de estas tareas. Se ha previsto que el Administrativo dedique cuatro horas a la tarea de Contratación de técnicos, en tanto que para la tarea Compra de Tubería su dedicación será la siguiente: - Cuatro horas el primer día, para realizar la adquisición. - Dos horas el quinto día para hacer un seguimiento de la adquisición; y, - Cuatro horas el último día, para la recepción de la tubería. Para ajustar el trabajo del administrativo a esta previsión, proceda así: Contratación de Técnicos: 1) En la Barra de vistas, haga clic en Uso de recursos. Recuerde que en esta vista, las tareas aparecen listadas debajo de los recursos a los que están asignadas y que los recursos sobreasignados se resaltan en rojo y se muestran con un icono de alerta en el campo Indicadores. 2) En el campo Nombre del recurso, y de entre las actividades del recurso administrativo, seleccione la tarea Contratación de Técnicos, y a continuación, haga doble clic en la tarea. Alternativamente pude hacer clic en Información de la asignación, de la Barra Estándar. 3) Haga clic en la ficha General y, en el cuadro Trabajo, escriba 4h, tiempo que el recurso debe trabajar en la tarea. Otro procedimiento sería escribir directamente 4h en la columna trabajo de la vista Uso de recursos. Compra de Tubería: Para el caso de la tarea Compra de tubería nueva, es necesario realizar la modificación en la escala temporal. Antes de hacerlo, asegúrese de que se visualizan los datos de “trabajo” en la escala temporal. Si este no fuere el caso, haga clic derecho en la parte gráfica de la escala temporal y seleccione Trabajo. Puede quitar la marca de selección de la variable que se visualizaba. Proceda de la siguiente manera: 1) En la Barra de vistas, haga clic en Uso de recursos. 2) En el grupo de actividades del recurso Administrativo, seleccione la tarea Compra de tubería nueva. 3) Desplácese a través de la escala temporal hasta que observe el día que corresponde al inicio de la compra de la tubería. 4) Cambie el valor de 8h que allí aparece, por el de 4h. Al hacerlo, aparece en la columna de información un icono con el mensaje: “Este trabajo de asignación se ha modificado”, que en realidad debe leerse como “La asignación de trabajo se ha modificado”. Esto ocurre siempre que se modifica la asignación de trabajo en la escala temporal.

32

Marina Portabella


Ejercicio paso a paso

Project 2007

A continuación, para los tres días siguientes escriba 0h y para el día cinco escriba 2h. Luego para los días 6 y 7 escriba 0 y para el día 8 4 horas. Esto tiene que dar como resultado un trabajo total de 10 horas del administración para esta actividad. Considere también el hecho de que la actividad “Desinfección de la tubería” dura dos días, y que en este proceso el administrativo realizará una labor de supervisión: 1 hora diaria. Para hacer esta modificación, en la columna Trabajo, escriba 2h, puesto que dos días dura la tarea. Note que al hacerlo, Microsoft Project distribuye automáticamente las dos horas, a razón de una hora en cada día. Finalmente, para la actividad Puesta en servicio, escriba 2h que es el tiempo que el administrativo dedicará a la misma. Estos cambios reducen el trabajo total del administrativo en el proyecto a 18h. RECUERDE: Cuando se reducen las unidades en una tarea, Microsoft Project aumenta (de forma predeterminada) la duración. Para evitarlo, haga clic en Diagrama de Gantt en la Barra de vistas, seleccione la tarea cuyo tipo desea cambiar y, a continuación, haga clic en Información de la tarea. Haga clic en la ficha Avanzado y luego elija Duración fija en el cuadro Tipo de tarea. Con esta operación disminuirá el trabajo de la asignación.

OBSERVE: La cantidad asignada del recurso, se mantiene constante para todos los días en que trabaja el recurso en esta tarea. El resultado debe ser:

Recursos Técnicos: El recurso Técnicos presenta sobreasignación de recursos los días martes y jueves de la semana 3. Solo disponemos de 7 técnicos y en esos días, por la programación efectuada, se requieren 9 técnicos: 2 para la Desinfección de tubería y 7 para el Relleno de la zanja. En este caso se puede disminuir la cantidad de recursos asignados a la tarea y alargar el tiempo de ejecución de las mismas, por efecto de la reducción. Si 2 técnicos realizan la Desinfección de tubería en 2 días, 1 técnico lo hará en 4 días (recuerde que la relación es inversa: a menor cantidad de recursos, mayor tiempo de ejecución)

33

Marina Portabella


Ejercicio paso a paso

Project 2007

De igual manera, si 7 técnicos realizan el Relleno de la zanja en 3 días, 6 técnicos lo harán en 3,5 días. Estos son los cambios que se realizarán. Observe que la actividad Relleno de la zanja es una actividad crítica por lo que el incremento de 0,5 días en su duración, hará que la duración del proyecto pase de 17 días a 17,5. Como todas las tareas del proyecto han sido programadas para que realicen con duración fija, en forma previa se debe cambiar esta opción a Unidades fijas. Proceda así:

1) En la Vista del Diagrama de Gantt seleccione la tarea Desinfección de tubería y haga doble clic para presentar el cuadro de diálogo Información de la tarea.

2) Seleccione la Ficha Avanzado. 3) En el cuadro Tipo de Tarea, seleccione Unidades Fijas y pulse aceptar. Repita el procedimiento para la tarea Relleno de zanja. Una vez realizado este cambio, haga lo siguiente: 1) En la Barra de vistas, haga clic en Uso de recursos. Recuerde que en esta vista, las tareas se muestran debajo de los recursos a los que están asignadas y que los recursos sobreasignados se resaltan en rojo y se muestran con un icono de alerta en el campo Indicadores. 2) En el campo Nombre del recurso, seleccione la tarea Desinfección de tubería, y a continuación, haga doble clic en la tarea. Alternativamente pude hacer clic en Información de la asignación, de la Barra Estándar. 3) Haga clic en la ficha General y, en el cuadro Unidades, reemplace el valor 2 por 1, para indicar que solo 1 técnico trabajará en la tarea. 4) Repita los pasos 2 y 3 para la tarea Relleno de zanja, asignando 6 unidades del recurso Técnico a la tarea. El resultado debe ser:

Observe cómo:

34

Marina Portabella


Ejercicio paso a paso

Project 2007

1) El trabajo total se mantiene (32h y 168h para las actividades Desinfección de tubería y Relleno de zanja, respectivamente)

2) La duración de la actividad aumenta. La actividad Desinfección de tubería tiene ahora una duración de 4 días, y es 3,5 días la duración de la actividad Relleno de zanja.

3) La cantidad de horas de trabajo por día se ha reducido en razón de que la cantidad total de trabajo se distribuye en más días. VISUALIZACIÓN DE LAS ASIGNACIONES A LAS TAREAS. Para ver la asignación de los recursos a las tareas seleccione la Vista Uso de tareas. Puede hacerlo desde la opción Uso de tareas del menú Ver o seleccionando la Uso de tareas desde la barra de vistas. La vista Uso de tareas muestra las tareas del proyecto y, agrupados debajo de ellas, los recursos que tienen asignados. La vista Uso de tareas también se puede utilizar para:

1) Asignar personal y otros recursos a las tareas. 2) Escribir y modificar conjuntamente información acerca de las tareas y los recursos, como trabajo, fechas de comienzo y de fin, costo, asignación de trabajo y disponibilidad para el trabajo.

3) Distribuir las asignaciones de tareas de forma más equitativa entre los recursos. 4) Ver el número de horas que está programado que trabaje cada uno de los recursos en tareas específicas. En nuestro ejemplo la vista corresponde a:

Para que la vista Uso de tareas se adapte exactamente a la medida de sus necesidades, puede personalizarla o crear una nueva versión personalizada. Al guardar el proyecto, la vista personalizada quedará guardada con el archivo del proyecto. Para personalizar la vista Uso de tareas, puede:

35

Marina Portabella


Ejercicio paso a paso

Project 2007

1) Mostrar información diferente acerca de las tareas. 2) Dar formato a información específica para resaltarla. Por ejemplo, puede dar formato de negrita a una tarea importante.

3) Aplicar formato a una categoría de información para distinguirla del resto. Por ejemplo, puede aplicar formato de cursiva a todas las tareas de la ruta crítica e incrementar el tamaño de todos los títulos de columnas. En este caso, seleccione la opción Estilos de texto del menú Formato. En el cuadro Cambiar seleccione Tareas Críticas y dele el formato Negrita cursiva.

4) Cambiar las unidades de tiempo que se muestran en pantalla para ver el proyecto al nivel de detalle que necesite.

5) Ver información acerca del uso durante un período de tiempo determinado. PREDETERMINACIÓN DEL TIPO DE TAREA. El tipo de tarea predeterminado está relacionado con el tratamiento que Microsoft Project da a la asignación de recursos a una tarea, y como recalcula los tres campos relacionados (Trabajo, Duración y Unidades) cuando uno de ellos se modifica. Las tareas pueden requerir una cantidad de tiempo fija para completarse. Este es el caso de Duración fija. También puede requerir de una cantidad específica de recursos (Unidades fijas) o de una cantidad específica de trabajo que realizar, o sea de horas de recursos, lo que se denomina como Trabajo fijo. El parámetro predeterminado por Microsoft Project es Unidades fijas. Tipos de tareas. Duración fija:

Se define la tarea como de Duración fija cuando se desea que su duración permanezca constante, independientemente de si se modifican las unidades de asignación o el trabajo de la tarea.

Cuando se predefine una tarea como de duración fija ocurre lo siguiente:   

Si cambia las unidades de asignación, Microsoft Project actualizará el trabajo. Si cambia la duración en la tarea fija, Project actualizará el trabajo. Si cambia el volumen de trabajo, Project actualizará las unidades.

Unidades fijas:

Se define las tareas como de Unidades fijas cuando se requiere que el número de unidades de asignación permanezca constante, independientemente de si se modifica la duración o el trabajo de la tarea. Ésta es la opción predeterminada.

Cuando se define una tarea como de unidades fijas:

36

Marina Portabella


Ejercicio paso a paso

  

Project 2007

Si modifica las unidades de asignación, Microsoft Project actualizará la duración. Si modifica la duración, Project actualizará el trabajo. Si cambia el volumen de trabajo, Project actualizará la duración.

Trabajo fijo:

Se define una tarea como de Trabajo fijo cuando se desea que la cantidad de trabajo permanezca constante, independientemente de si se modifican la duración o las unidades de asignación de recursos de la tarea. Por predefinición, las tareas de trabajo fijo están condicionadas por el esfuerzo. Por esta razón la casilla de verificación Condicionada por el esfuerzo se activa automáticamente para dichas tareas.

Para tareas de trabajo fijo:   

Si cambia las unidades, Project actualizará la duración. Si cambia la duración, Project actualizará las unidades. Si modifica el volumen de trabajo en una tarea de trabajo fijo, Project actualizará la duración.

El cambio del tipo de tarea afecta solamente a las actividades que se creen posteriormente. Las actividades existentes conservan la definición que tuvieron al momento de su creación. Sin embargo, siempre es posible cambiar el tipo de tarea para una tarea y un grupo de tareas específicas. Es recomendable cambiar la definición del tipo de tarea al inicio del proyecto, para poner aquella con la que se va a trabajar. Así, para cambiar el tipo de tarea a Duración fija y establecer que las nuevas tareas no estén condicionadas por el esfuerzo, realice lo siguiente: 1)

Selección en el menú Herramientas la opción Opciones. Se abrirá el cuadro de diálogo Opciones.

2)

Seleccione la ficha Programación.

3)

En el cuadro de selección Tipo de tarea predeterminado seleccione la opción Duración fija.

4)

Desactive la casilla de verificación, Las tareas nuevas están condicionadas por el esfuerzo.

5)

Si desea que esta sea la situación permanente en su equipo, haga clic en el botón Predeterminar.

6)

Salga pulsando Aceptar.

Programación condicionada por el esfuerzo. Por predefinición, Microsoft Project tiene activada la programación condicionada por el esfuerzo. Esto significa que, cuando varía la cantidad de recursos asignados a una tarea, Ms Project amplía o reduce su duración para adaptarla al mayor o menor número de recursos, manteniendo constante el trabajo total de la tarea. Esta es la característica esencial de la opción. Así por ejemplo, si para realizar la tarea A que dura 2 días es necesario un Administrativo, el trabajo total de la tarea será de 16 horas. Por consiguiente, si a esa tarea se asignan 2 Administrativos, la duración de la tarea se reducirá a 1 día, manteniéndose el total de 16 horas.

37

Marina Portabella


Ejercicio paso a paso

Project 2007

Este procedimiento se denomina programación condicionada por el esfuerzo y es el método que, por omisión, utiliza Microsoft Project para asignar recursos: aunque se agreguen recursos a una tarea, el trabajo total permanece inalterado. Sin embargo, sí cambia la cantidad de trabajo que se distribuirá entre los recursos asignados a la tarea. Cuando se trabaja con la programación condicionada por el esfuerzo, debe tenerse en cuenta lo siguiente: 

Los cálculos condicionados por el esfuerzo solo se realizan después de asignar el primer recurso a la tarea. Una vez que se aplica un recurso a una tarea, el valor del trabajo no cambiará con la asignación de nuevos recursos ni con la reducción de éstos.

Los cálculos condicionados por el esfuerzo no se aplican a la asignación simultánea de varios recursos cuando éstos sean las primeras asignaciones en una tarea. No obstante, tras esta asignación inicial de diversos recursos, el valor del trabajo no cambiará al asignar nuevos recursos ni al quitarlos.

Si el tipo de tarea asignado es Unidades fijas, la asignación de recursos adicionales reducirá la duración de la tarea.

Si el tipo de tarea asignado es Duración fija, la asignación de recursos adicionales reducirá los valores unitarios individuales de los recursos.

Si el tipo de tarea asignado es Trabajo fijo, la asignación de recursos adicionales reducirá la duración de la tarea.

La opción condicionada por el esfuerzo no puede estar activada para las tareas de resumen ni para los proyectos insertados.

Esta situación se presenta desde la versión 98 de Microsoft Project. Versiones anteriores tratan los recursos como si estuviese desactivada la programación condicionada por el esfuerzo. Entonces al agregar asignaciones de recursos se incrementa el trabajo, pero no se altera la duración de la tarea. Durante la fase de asignación de recursos, conviene trabajar con Duración Fija como Tipo de tarea predeterminado, y sin que la programación esté condicionada por el esfuerzo. La modificación de estas opciones se realiza, de la siguiente manera: 1) Abra el menú Herramientas / Opciones 2) En el cuadro de diálogo Opciones que se muestra, seleccione Programación. 3) En “Tipo de tarea predeterminado” elija Duración fija 4) Quite la marca de selección de la opción “Las nuevas tareas están condicionadas por el esfuerzo. Advierta que esta modificación tiene que realizarla antes de crear el proyecto. No tiene efecto cuando ya se han generado las actividades. La tabla siguiente contiene un resumen de las relaciones que se establecen entre el Tipo de tarea predeterminado y si están o no condicionadas por el esfuerzo.

Asignación de varias unidades de recurso.

38

Marina Portabella


Ejercicio paso a paso

Project 2007

En el ejercicio anterior, la asignación del recurso Administrativo se realizó de manera automática. Por esta razón se asignó 1 administrativo. Según los datos, para la actividad Excavación de zanja hay que asignar 7 técnicos y 1 excavadora. Si no ha empezado el proyecto, con el Tipo de tarea como Duración Fija y la Programación condicionada por el esfuerzo desactivada, conviene que la desactive para todas las tares, antes de continuar con la asignación de recursos. Para hacerlo proceda así: 1) Seleccione con el cursor todas las tareas del proyecto. Haga clic con el ratón en la tarea 1 y arrastre el cursor hasta la tarea 10. 2) En la barra Estándar pulse en el botón de Información de tareas múltiples.

Información de la tarea. Se despliega el Cuadro de diálogo

3) Seleccione la ficha Avanzado. 4) En el campo Tipo de Tarea, seleccione Duración Fija. 5) Pulse el control Condicionada por el esfuerzo, para deshabilitarlo. El resultado tiene que ser:

Una vez realizada la modificación puede realizar la asignación de los recursos. Se ilustrará el caso con la actividad Excavación de zanjas que requiere 7 técnicos y 1 excavadora. 1) Haga clic en la actividad 3 Excavación de zanjas. 2) Pulse el botón

Asignar recursos, para abrir el cuadro de diálogo Asignar recursos.

3) En la columna Nombre seleccione «Técnicos» y pulse Asignar. 4) Cambie el valor unidades a 7. 5) Seleccione Excavadora y pulse Asignar.

39

Marina Portabella


Ejercicio paso a paso

Project 2007

Los recursos son asignados a la tarea y sus nombres del recurso aparecen junto a la barra de Gantt de la tarea 3.

A continuación, complete la asignación de todos los recursos a las diversas tareas.

Guarde el archivo sin línea base. ASIGNACIÓN DE COSTES En la gestión de proyectos se tienen dos tipos de costes: los denominados costes fijos y los costes de recursos. Costes fijos Los costes fijos corresponden a los costes asociados a la ejecución de las tareas y que no están incluidos

40

Marina Portabella


Ejercicio paso a paso

Project 2007

en los costes de recursos. Por ejemplo, tratándose de la actividad Pintura de una pared, existirá un costo de recurso (el del pintor) y un costo fijo que será el de la pintura, rodillos, lijas, brochas, etc. y que no están incluidos en el coste/hora del recurso pintor. En este caso, los costes se combinan para darnos el costo total de la tarea. También puede ser el caso de una tarea que sea realizada por un recurso de precio fijo. Entonces se puede introducir ese valor como costo fijo para la tarea. Para nuestro proyecto Instalación de tubería se han previsto costes fijos para la realización de las actividades, los mismos que son adicionales a los costes de recursos. La información se muestra en la ¡Error! No se encuentra el origen de la referencia.. Como se observa es la misma tabla del Capítulo 2, a la que se le ha agregado una columna con los costes fijos. Para clarificar el concepto de costo fijo observe la actividad Compra de tubería nueva. El valor de 300 euros que allí figura corresponde al valor de la tubería. Pero esta actividad tiene asociado otro costo: el valor del trabajo del Administrativo que realiza la compra de la tubería.

RECURSOS COD

ACTIVIDAD

DURACIÓN

01

Compra tubería nueva

02

COSTES FIJOS

TECN.

ADMIN

EXCAV

8

-

1

-

300

Contratación técnicos

1

-

1

-

-

03

Excavación de zanjas

3

7

-

1

190

04

Retiro tubería vieja

2

3

-

1

150

05

Tendido tubería nueva

4

5

-

1

300

06

Relleno de zanja

3

7

-

1

150

07

Desinfección de tubería

2

2

1

-

60

08

Limpieza lugar de obra

2

3

-

-

-

09

Puesta en servicio

1

-

1

-

30

7

1

1

TOTAL DE RECURSOS COSTES POR HORA )

8

10

60

Introducción del costo fijo para una tarea. Antes de hacerlo, tiene que fijarse el método de acumulación de costes fijos de las tareas. El programa incluye tres opciones: el prorrateo de costes fijos o que se acumulen al principio o al finalizar la tarea. Por predefinición, Microsoft Project usa el prorrateo como método de acumulación predeterminada de

41

Marina Portabella


Ejercicio paso a paso

Project 2007

costes fijos. Esta predefinición puede modificarse siguiente los siguientes pasos: 1) Abra el menú Herramientas / Opciones y seleccione la vista Cálculo. 2) Vaya a la opción «Acumulación predeterminada de costes fijos» y seleccione la opción deseada. Como ocurre normalmente con las predefiniciones del menú Herramientas / Opciones, estas tiene efecto para las nuevas actividades. No se modifica el estado de las actividades ya creadas. En nuestro ejemplo supondremos que los pagos ocurrirán cuando se termine la tarea. Esto es, los costes fijos se acumularán a la finalización de la tarea. Como el cambio de predefinición no se ha realizado al momento de crear el proyecto, es necesario cambiar la forma de acumulación para todas las tareas, en forma individual. Para hacerlo, proceda así: Abra el archivo Instalación de Tubería Original y seleccione la vista Diagrama de Gantt. 1) En el menú Ver, haga clic en la opción Tabla y seleccione Costo. Observe que el Diagrama de Gantt muestra la columna de Costo Fijo, y a la derecha, la columna de Acumulación de costes fijos. 2) Vaya a la columna de Acumulación de costos fijos y en la primera fila seleccione la opción Fin. 3) Seleccione todas las celdas de la columna Acumulación de costos fijos, haga clic derecho y haga clic izquierdo en Rellenar hacia abajo. Al hacerlo, todas las celdas tiene la opción Fin. A continuación, ingrese los valores de los costos fijos para cada una de las tareas.

COSTES DE RECURSOS La Hoja de recursos permite introducir los costes por unidad de tiempo de los recursos, como se mostró al momento de hacer la asignación de recursos.

42

Marina Portabella


Ejercicio paso a paso

Project 2007

En los costes de los recursos, también se puede introducir costes por el uso del recurso, los mismos que son costes asociados a un recurso o a una tarea, que se cargan al proyecto una sola vez y no están incluidos en el costo del recurso. Por ejemplo, es el caso de los costes de pedido y transporte de la maquinaria o de los equipos que se alquilan. En una forma más avanzada, se pueden utilizar tasas variables de recursos, para registrar la variabilidad que pueden tener las tasas de costo de los recursos a lo largo del proyecto, como es el caso de un incremento de salarios, o diferentes tasas base en tablas de tasas de costo. Con nuestro proyecto Instalación de tubería mostramos la Asignación de Tablas de Costo. Asignación de Tablas de Costo. El recurso Técnicos trabaja con una tasa estándar de 8 euros/hora. Para quienes trabajen en la tarea Desinfección de tubería, por el riesgo y la responsabilidad que tienen, se ha previsto pagar a una tasa estándar de 10 euros/hora. Para proceder realice lo siguiente: En la vista Uso de recursos seleccione la tabla Costos. El costo del recurso Técnicos asignado a la tarea Desinfección de tubería es 256 euros. Este valor incrementará, una vez que se realice el incremento de la Tasa estándar por hora para la tarea indicada. Creación de la nueva tabla de costes. 1) Seleccione la vista Uso de recursos (verifique que esté seleccionada la tabla Costos con la opción Tabla del menú Ver) 2) Haga doble clic en los recursos Técnicos. Se despliega el Cuadro de diálogo Información del recurso. Seleccione la ficha Costos. 3) En el área Tablas de tasas de costo pulse la ficha

43

Marina Portabella


Ejercicio paso a paso

Project 2007

4) En el campo Tasa Estándar escriba 10 y pulse INTRO. 5) Haga clic en la ficha A (predeterminada) para verificar que el valor original de 8 euros/h no se ha modificado. 6) Pulse Aceptar y guarde el archivo sin línea base.

Aplicación de la tabla de costos a la tarea Para aplicar la Tabla de costos B a la tarea Desinfección de tubería, realice lo siguiente. 1) En la Barra de Vistas seleccione la vista Uso de Recursos. 2) Lleve el curso al recurso Técnicos y seleccione la tarea Desinfección de tubería 3) En la barra de herramientas Estándar, pulse el botón Ir a la tarea seleccionada. Con esto la Escala temporal se desplaza para que pueda observar los valores del trabajo del recurso Técnicos para la tarea Desinfección de tubería. 4) En la barra de herramientas Estándar, pulse el botón Notas de Asignación. 5) Seleccione la ficha General y en el cuadro Tabla de tasas de costo seleccione B. Observe que el costo es 256 euros.

44

Marina Portabella


Ejercicio paso a paso

Project 2007

6) Haga clic en Aceptar. La nueva tasa de costo por hora de uso del recurso Técnicos, se asigna a la tarea Desinfección de tubería. El nuevo costo para la tarea Prueba y Desinfección es de 320 €, valor que corresponde exactamente al incremento del 25% de la Tasa Estándar en la tabla B. CALENDARIO ESPECÍFICO PARA RECURSOS. El calendario de recursos especifica el período laborable y no laborable de un recurso determinado. El calendario de recursos por ser específico, difiere del calendario base del proyecto, que especifica el período laborable y no laborable para más de un recurso. En general, los calendarios de recursos se usan para definir excepciones específicas de recursos particulares, como vacaciones, días de trabajo distintos o jornadas laborables diferentes. Por predefinición, el calendario del proyecto se aplica a todos los recursos del proyecto. Esto significa que los días laborables y no laborables definidos en el calendario del proyecto son los días laborables y no laborables de cada recurso. Si todos los recursos tienen el mismo calendario laboral, no se necesita modificar el modificar el calendario para cada recurso. Si alguno de ellos tiene un calendario especial, puede modificarlo procediendo de la siguiente manera: 1) En el menú Herramientas, haga clic en Cambiar calendario laboral. 2) Haga clic en el cuadro Para. Note que junto con los calendarios se despliega también la lista de recursos. Seleccione el recurso cuyo calendario desee cambiar. 3) En el calendario, seleccione los días que desee cambiar. Para cambiar un día de la semana en todo el calendario, seleccione el nombre del día que aparece en la parte superior del calendario. Con esto se selecciona toda la columna.

45

Marina Portabella


Ejercicio paso a paso

Project 2007

4) Haga clic en Predeterminado, Período no laborable o Período laborable. 5) Si el cambio realiza en Período laborable, escriba en el cuadro Desde la hora en las que desea que el trabajo comience, y en el cuadro Hasta la hora en la que desea que el trabajo termine. INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN CON EXCEL. Ms Project permite el intercambio de información con los programas Word y EXCEL. Por ejemplo una lista de tareas puede ser copiada de Word o EXCEL y pegada en Microsoft Project. Sin embargo, la aplicación más importante que tiene esta posibilidad de intercambio de información, es la de poder exportar archivos a EXCEL o importar archivos desde este programa, ya que en Hoja Electrónica se pueden fácilmente hacer operaciones que impliquen cálculos complejos y devolver a Project los archivos modificados. Se mostrará el procedimiento con nuestro proyecto Instalación de Tubería Original, para exportar los datos de Costes Fijos, convertirlos a Euros en EXCEL e importar los datos a Project. Para hacerlo abra el proyecto Instalación de Tubería Original en la vista que desee y realice lo siguiente: 1) En el menú Archivo pulse en Guardar Cómo… Se abre el Cuadro de diálogo Guardar Archivo. 2) Haga clic en la flecha abajo del cuadro «Guardar como tipo:» Se despliega una lista de tipos de formato en los que se puede guardar el archivo. 3) Seleccione la opción Libros de Microsoft EXCEL (*.xls). El nombre del archivo cambia a «Instalación de Tubería Original.xls». 4) Seleccione la carpeta en la que desea guardar el archivo. 5) Pulse el botón Guardar. Se muestra el Cuadro de diálogo Formato de Exportación. Aparece un listado de varias plantillas de exportación de datos.

46

Marina Portabella


Ejercicio paso a paso

Project 2007

6) Seleccione la opción Datos de costo por tareas y pulse Guardar. Con esto se ha creado el archivo de datos en EXCEL. Recuperación de la tabla en EXCEL. 1) Abra el programa EXCEL y recupere el archivo. 2) Realice la conversión a euros del valor de la columna Costo Fijo, 3) Guarde el archivo con las modificaciones.

Importación de datos desde EXCEL.

Se realizará la importación de los datos de Costo Fijo modificados, usando la opción copiar y pegar. 1) Abra el Programa Microsoft Project y recupere el archivo Instalación de tubería original. 2) Seleccione la vista Diagrama de Gantt 3) En el menú Ver vaya a Tabla y seleccione Costo. En esta tabla la primera columna visible es la de Costo Fijo. 4) Vaya al archivo de EXCEL. Modifique los valores de coste fijo, por ejemplo incrementándolos en un porcentaje. En la columna de Costo fijo seleccione todos los valores de la columna y cópielos.

47

Marina Portabella


Ejercicio paso a paso

Project 2007

5) Regrese a Microsoft Project, coloque el cursor al inicio de los datos de la columna Costo Fijo. 6) Pegue los datos copiados de EXCEL. Los costos fijos están ahora modificados. Recuerde que solo se han cambiado los costos fijos. SEGUIMIENTO DEL PROGRESO DEL PROYECTO. El seguimiento del proyecto es el proceso de recoger y registrar en la programación, la información real del avance de las tareas, y analizar y establecer las implicaciones que tiene sobre la ejecución de las tareas futuras. La información se refiere a las fechas reales de comienzo y finalización de las tareas, costes fijos reales, trabajo real de los recursos, tasas de coste por unidad de tiempo real de los recursos, entre otras. En Project se usan tres tipos de fechas para el seguimiento de las tareas: actuales, reales y previstas, como se indica en la siguiente tabla:

Fecha

Descripción Se aplica a tareas que aún no han comenzado o que se están en ejecutando.

Actual

Las «fechas actuales» corresponden a la programación inicial, y cambian a medida que progresa el proyecto. Cuando se registran las «fechas reales», estas sustituyen a las «fechas actuales», y se recalculan las de las actividades que aún no se ejecutan. Se aplica a las tareas que se están ejecutando o que han terminado.

Real

Las «fechas reales» sustituyen a las fechas actuales y no cambian una vez realizado el seguimiento, a menos que se lo haga manualmente.

Previstas

Corresponde a las fechas planificadas originalmente y solo se registran cuando el proyecto se guarda con línea de base.

(Línea de base)

Las «fechas previstas» son útiles para comparar la planificación original con el resultado de la ejecución real. Las «fechas previstas» no cambian, a menos que se vuelva a guardar el archivo con línea de base.

En la fase de programación del proyecto, existen solamente las denominadas fechas actuales. Cuando se guarda el proyecto con línea de base, las fechas actuales se registran como fechas previstas. Conforme avanza el proyecto y se registra en el proyecto los valores reales, las fechas actuales y las fechas reales van coincidiendo y, cuando termina el proyecto, coincidirán todas las fechas actuales y las fechas reales. Los cambios en el progreso del proyecto se visualizan en el diagrama de Gantt: aparece una línea obscura proporcional al porcentaje de avance de la misma. Cuando una tarea crítica concluye pierde la apariencia

48

Marina Portabella


Ejercicio paso a paso

Project 2007

de actividad crítica, ya que deja de determinar en la duración total del proyecto. Así, la ruta crítica se recalcula automáticamente a medida que se introducen los datos del seguimiento del proyecto. Definir el plan de la línea de base. Antes de continuar, es necesario guardar el proyecto con línea de base. Realice lo siguiente: 1) Recupere el proyecto Instalación de Tubería y seleccione una de las vistas. 2) En el menú Herramientas, seleccione Seguimiento y, a continuación, haga clic en Guardar línea de base. 3) Haga clic en la opción Proyecto completo. Note que también tiene la opción Tareas seleccionadas, que se usa cuando se han creado nuevas tareas y se desea agregar su información a una línea de base existente. Tenga en cuenta que si desea crear un presupuesto, toda la información de asignación de recursos y de tasas se debe guardar en una línea de base. Esta información no se puede guardar en un plan provisional. Después de guardar una línea de base, tienen la opción de guardar hasta diez planes provisionales para comparar los métodos de planificación o como puntos de control durante el progreso real del proyecto. Datos de simulación del progreso real. Para simular el control de la ejecución del proyecto, supondremos que un día determinado se ha realizado una evaluación del trabajo y que se ha establecido el siguiente avance de la ejecución de la obra:

CÓD.

ACTIVIDAD

DURACIÓN REAL

% DE COSTES AVANCE REALES

02

Contratación de obreros

1 día

100%

---

03

Excavación de zanjas

5 días

100%

240

04

Retiro de tubería vieja

4 días

100%

210

05

Compra de tubería nueva

4 días

100%

300

06

Tendido de tubería nueva

1 día

15%

---

FIJOS

Introducción de una fecha real de finalización. Recupere el archivo Instalación de Tubería Original. Seleccione la vista Diagrama de Gantt. Suponga que la fecha real de fin de la tarea Contratación de Obreros es una fecha determinada (como 25

49

Marina Portabella


Ejercicio paso a paso

Project 2007

de febrero de 2003). 1) Seleccione la tarea 2 Contratación de obreros. 2) En el menú Herramientas seleccione Seguimiento y haga clic en Actualizar tareas. Se presenta el Cuadro de diálogo Actualizar tareas

3) En la sección Estado real, haga clic en la flecha abajo del cuadro Fin 4) Haga clic en la fecha que corresponda y haga clic en Aceptar. En la columna indicadores, aparece una marca de verificación, y el diagrama de Gantt muestra la barra de progreso, como se observa en la ¡Error! No se encuentra el origen de la referencia..

Para ver los cálculos realizados por Microsoft Project, en el menú Herramientas selección Seguimiento y luego haga clic en Actualizar tareas. Los datos reales se han actualizado como puede verse

50

Marina Portabella


Ejercicio paso a paso

Project 2007

Si en el diagrama de Gantt sitúa el puntero del ratón sobre el indicador de la tarea, se presentará un mensaje: “Esta tarea se completó el 1/S05”. Guarde el archivo. Note como una vez guardada la línea de base, no se presenta la opción de guardar el archivo con línea de base. Introducción de duraciones reales. En este ejercicio se introducirá la duración completa real y la duración restante de una tarea. La tarea 5 lleva 4 días ejecutándose y concluirá en un día más. 1) Seleccione la actividad 5, Compra de tubería nueva. 2) En el menú Herramientas, seleccione Seguimiento y luego haga clic en Actualizar tareas. 3) Haga clic en el botón superior en el cuadro Duración real, hasta que aparezca 4d. 4) Haga clic en el botón inferior del cuadro Duración restante hasta mostrar 1d y haga clic en Aceptar. Para ver los cálculos realizados por Ms. Project, en el menú Herramientas seleccione Seguimiento y luego haga clic en Actualizar tareas. Los datos reales se han actualizado como puede verse

Introducción de tarea completada en un tiempo mayor.

51

Marina Portabella


Ejercicio paso a paso

Project 2007

La tarea 3 Excavación de zanja ha tardado 4 días en ejecutarse. 1) Seleccione la actividad 3, Excavación de zanja. 2) En el menú Herramientas, seleccione Seguimiento y luego haga clic en Actualizar tareas. 3) Haga clic en el botón superior en el cuadro Duración real, hasta que aparezca 4d. 4) Haga clic en el botón inferior del cuadro Duración restante hasta mostrar 0d y seleccione Aceptar. Alternativamente puede escribir 100% en el cuadro % completado y pulsar Aceptar. Para ver los cálculos realizados por Ms. Project, en el menú Herramientas seleccione Seguimiento y luego haga clic en Actualizar tareas. Los datos reales se han actualizado como puede verse

Introducción de un porcentaje de avance. Con este ejercicio se ilustrará el uso de la Tabla Seguimiento y la Barra de herramientas Seguimiento. La tarea 4 Retiro de la tubería vieja ha avanzado un 50%. 1) En el cuadro Vistas seleccione Hoja de tareas y luego haga clic en Aplicar. 2) En el menú Ver seleccione Tabla y luego haga clic en Seguimiento. 3) Haga clic derecho con el ratón en el área de la Barra de Herramientas y seleccione Seguimiento. 4) Seleccione la tarea 4 Retiro de tubería vieja 5) En la barra de Seguimiento, haga clic en el botón 50% completado. La fecha de Comienzo Actual es introducida como fecha de Comienzo Real. Las duraciones real y restante son actualizadas de acuerdo con la programación. Igual ocurre con el Costo Real y el Trabajo Real. El resultado se muestra

52

Marina Portabella


Ejercicio paso a paso

Project 2007

El resultado gráfico del seguimiento del proyecto realizado hasta el momento se puede ver en el Diagrama de Gantt que se muestra. Observe cómo el programa ha colocado la barra de ejecución de las tareas en negro, dentro de las barras de la programación de tareas.

ACTUALIZACIÓN DEL PROYECTO A continuación se muestra la forma de realizar la actualización de las restantes tareas del proyecto según la programación previamente efectuada. Se usará el cuadro de diálogo Actualizar Proyecto que se selecciona desde el menú Herramientas / Seguimiento / Actualizar proyecto, y cuya presentación es

53

Marina Portabella


Ejercicio paso a paso

Project 2007

Como se observa, este cuadro de diálogo permite actualizar las tareas en relación con el porcentaje completado o solo al 0% o al 50%, tomando como base la fecha introducida o la fecha actual. 

Cuando se usa la opción Por porcentaje completado, Project establece un avance de las tareas en una escala de 0% a 100%. Las tareas que aún no han comenzado se evalúan con un porcentaje de 0%; Las que ya han concluido con un porcentaje del 100%. Si una tarea está en curso el programa calcula el porcentaje que se ha completado y usa ese valor.

Cuando se usa la opción Sólo al 0% o al 100%, Microsoft Project actualiza solamente las tareas que se hubieren completado al 100%. Todas las otras tareas permanecen con valor 0%, independientemente de que hayan comenzado o no.

Observe que actualización puede hacer para todas las tareas del proyecto, o para un grupo de tareas previamente seleccionadas. Como alternativa se puede utilizar el botón Actualizar según programación de la Barra de herramientas Seguimiento. En este caso, las tareas son actualizadas automáticamente según las condiciones de “Sólo al 0% o al 100%”. La actualización se basa en la fecha actual establecida en el cuadro de diálogo Información del Proyecto (menú Proyecto, Información del Proyecto), la misma que, si no la ha modificado manualmente, corresponde a la fecha del día en el que se abre el programa. APLICACIÓN DE ACTUALIZACIÓN DEL PROYECTO. Si tiene varias tareas en el proyecto que se están realizando o ya se completaron según la programación, puede actualizar rápidamente el progreso de las tareas, o incluso todo el proyecto, de una sola vez. Se procederá a efectuar la actualización de las restantes tareas del proyecto, según la programación que se ha realizado. En forma previa, debe elegir una fecha de actualización. Por ejemplo 20 de febrero de 2003. 1) En el menú Herramientas, coloque el cursor en Seguimiento y luego haga clic en Actualizar proyecto. Con esto se abre el cuadro de diálogo Actualizar proyecto descrito anteriormente.

54

Marina Portabella


Ejercicio paso a paso

Project 2007

2) Haga clic en la opción «Actualizar trabajo completado al». 3) Haga clic en la flecha hacia abajo y seleccione el 2 de febrero de 2001, para actualizar la programación a esta fecha. 4) Seleccione la opción Por porcentaje completado, para que se incluyan en la actualización las actividades que se han iniciado y no se han completado. 5) Seleccione la opción Proyecto completo, y haga clic en Aceptar. Todas las tareas programadas para comenzar el 2 de febrero o en una fecha anterior son actualizadas según la programación. El resultado de esto es que al actualizarse todas las tareas que comienzan antes del 2 de febrero, estas figuran como ya completadas al 100%. ESTADÍSTICAS DEL PROYECTO. El cuadro de diálogo que contiene las estadísticas del proyecto, puede ser abierto así. 1) En el menú Proyecto, haga clic en Información del proyecto. Esto abre el cuadro de diálogo Información del proyecto. 2) Haga clic en el botón Estadísticas. Se abren las estadísticas del proyecto, que para nuestro caso presenta el aspecto

55

Marina Portabella


Project