El avance de las nuevas tecnologías propicia el desarrollo e integración de los sistemas de información.
Abogado. Kenna. C. Abdool. R
Lcda. ELIANA GUERRA Para cubrir todas las necesidades información del administrador Recursos Humanos de la empresa recomienda contar con un sistema información que integre en operatividad de almacenamiento, procesamiento y la generación salidas en todas las áreas.
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EQUIPO EDITORIAL
Maestrantes: Abogado. Kenna. C. Abdool. R Lcda. Eliana Guerra Lcda. Anny Calvo Lcda. Mariannys Tocuyo
Asesor Editorial: Ing. Juan Hernández UNIVERSIDAD NORORIENTAL PRIVADA “GRAN MARISCAL DE AYACUCHO” VICE-RECTORADO ACADÉMICO COORDINACIÓN DE POSTGRADO NÚCLEO ANACO-ESTADO ANZOÁTEGUI ÁREA DE RECURSOS HUMANOS CATEDRA: SISTEMA DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN
Servir como medio de comunicación formal de la investigación científica en el área gerencial, valorando la disciplina y la novedad de las ideas para así garantizar una lectura de nivel y apoyar la investigación y la teoría
ARTÍCULOS Sistemas de información gerencial como elemento fundamental para el cambio y desarrollo organizacional. Pág. 3 Sistemas de información gerencial como elemento fundamental para los procesos de recursos humanos. Pág. 7 Influencia de los sistemas de información como elementos fundamentales dentro de una organización para su desarrollo. Pág. 14
EDITORIAL
La sociedad está basada fundamentalmente en organizaciones y nuestras mayores actividades las realizamos en esa dirección. En la
SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL COMO ELEMENTO FUNDAMENTAL PARA EL CAMBIO Y DESARROLLO ORGANIZACIONAL ARTICULO ELABORADO EN LA UNIVERSIDAD NORORIENTAL “GRAN MARISCAL DE AYACUCHO”. DECANATO DE POSTGRADO. Maestría en Ciencias Gerenciales, Mención: Recursos Humanos. Abogado. Kenna. C. Abdool. R Anaco, 16 de Febrero de 2017
actualidad, las organizaciones se enfrentan a una incertidumbre
Resumen:
económica, que requiere de información actualizada y oportuna, con
El avance de las nuevas tecnologías propicia el desarrollo e integración de los sistemas de información en una organización privada o pública, con el propósito de optimizar la gestión mediante una adecuada toma de decisiones. El presente artículo se pretende establecer la distinción entre diseñar un sistema de información para adecuarse a los cambios tecnológicos o concebirlo como una herramienta de gestión. Descriptores: Sistemas de información, control de gestión, indicadores de gestión, sector público. Adecuación a los cambios tecnológicos o herramienta de gestión. Se ha realizado una investigación documental sobre la caracterización de los sistemas de información y la formulación de indicadores de gestión. Se manifiesta una desconexión entre quién diseña el sistema (técnico) y quién utiliza la información (decisor), ya que durante el desarrollo del sistema los fines no logran ser compartidos, y prevalece la búsqueda de objetivos individuales. El técnico posee información clave para el diseño y tiende a crear relaciones de superioridad tecnológica. Se concluye que una actualización tecnológica, en el caso de instituciones públicas, requiere adecuación a sus requerimientos específicos, siendo una responsabilidad conjunta del técnico y el gerente, como actores clave en el desarrollo de un sistema. De esta manera, la capacidad del sistema de información y sus resultados contribuyen al uso como
el propósito de lograr sus objetivos y poder satisfacer con sus bienes y servicios a sus clientes y ser el soporte del bienestar del ser humano. La importancia de la información, es cada día más creciente en la gerencia de las organizaciones, y tiene dentro de sus objetivos básicos, mantenerse y perdurar en el mercado. La diferencia entre las organizaciones exitosas, respecto a las que se han mantenido estancadas y sin posibilidades de desarrollo, es sin duda alguna la información. Esta información obtenida dentro o fuera de las organizaciones, nos sitúa o condiciona a un real avance gerencial o empresarial. Por ello la necesidad de información debe ser compartida por todos los miembros de la organización
herramienta de gestión, tanto para los decisores como para los beneficiarios de la organización. Cuando una empresa u organización decide incursionar en el mundo de las tecnologías de información, existen diversas alternativas de productos: ofrecidos en el mercado, facilitados por empresas o desarrollados internamente en la organización. Por ello, debe realizarse un análisis sobre las opciones disponibles y determinar aquella que pueda satisfacer los requerimientos iniciales establecidos, a fin de cubrir las expectativas y ofrecer flexibilidad para adaptaciones futuras de la plataforma tecnológica adquirida. Se pretende que dicha adquisición permita alinear la estrategia de rediseño organizacional con la estrategia de modernización informática. En este sentido, el diseño de un SI puede responder a los siguientes fines: a) aumentar la productividad, b) adaptar la organización a cambios tecnológicos que permitan su sobrevivencia, c) mejorar la gestión y efectividad en la toma de decisiones; y d) mejorar la calidad del producto o servicio. Para Stair y Reynolds la capacidad para aplicar la tecnología de información al aumento de la productividad es lo que distingue a las empresas de éxito de las fracasadas; lo cual, en el caso de los servicios públicos, no puede reducirse a la eficiencia porque la gestión debe responder también a criterios de eficacia, efectividad, calidad y equidad. Se requiere que el sistema aporte información válida para la formulación, control y evaluación de políticas y planes, así como aquella que propicie un mayor conocimiento de los servicios disponibles, su gestión y acceso. Un SI eficaz requiere la definición, cálculo y comparación de indicadores que permitan controlar la gestión; de esta manera, se percibe al sistema no sólo como recolector y procesador de datos, sino como generador de la información necesaria para la toma de decisiones dentro de la organización. De no ser así, el producto final del sistema podría no estar estructurado de acuerdo a los requerimientos de los decisores y limitar sus proyecciones futuras. Los SI representan un problema para los sistemas de control de gestión, ya que la mayoría sólo emite información parcial, caracterizada por ser superficial o global de una determinada
situación, sin profundizar en sus implicaciones; generalmente, los sistemas en sí no realizan análisis sobre el rendimiento de las actividades, se concentran en medir tareas y recursos por departamentos, pero resultan ineficaces para evaluar si el desempeño individual o por unidad contribuye o no al desempeño de la organización, y si éste responde a los criterios y estándares de gestión establecidos. Los sistemas de gestión tradicionales están basados en el control y la predicción (con base en el comportamiento histórico) de determinados hechos de la organización, atendiendo más a los resultados que al desempeño, o bien, analizando separadamente las funciones empresariales, lo cual ocasiona una fragmentación en la información. Las nuevas perspectivas plantean la integración de la información, considerando su generación, análisis, toma de decisiones y realización del trabajo. Se establece así, que los requerimientos de información estarán determinados por: a) la concepción de los resultados, clasificando los datos para producir sólo lo que se necesita; b) los fines para los cuales se destina la información procesada; c) el sujeto, quién define los requerimientos y los utilizará, siendo lo ideal que sea la misma persona o equipo de trabajo; y d) el uso, de modo que permita evaluar el desempeño de las actividades, en función de las metas previstas para los diferentes criterios de gestión asumidos. La incapacidad de los sistemas de información gerencial para satisfacer las especificaciones anteriores, puede relacionarse con la responsabilidad del personal técnico y gerentes en el desarrollo de los SI; a pesar de los adelantos tecnológicos, sus acciones incluyendo: los métodos que utilizan, el dominio de las actividades a sistematizar y su interrelación, son factores determinantes en la conformación del sistema; pero además, aun cuando se pretendan simular cursos de acción con sistemas expertos, las decisiones siempre dependerán de quien las toma. Éstas constituyen una capacidad intuitiva (5) del gerente. Tal como lo expresa Schumacher las mejores decisiones seguirán estando basadas en los juicios de los cerebros maduros no electrónicos, cuyos dueños son los hombres que han seguido observando la situación con firmeza y calma y la han visto en su
totalidad. O como afirma Drucker, sin quién tome la decisión, nunca se resolverá nada, esto sólo enfatiza la exigencia de un sujeto responsable y capacitado para la toma de decisiones. La toma de decisiones como función gerencial, se debe principalmente al concepto de recursos escasos para administrar una organización, lo cual requiere una adecuada coordinación para asignarlos de manera óptima y lograr los fines organizacionales. Las organizaciones, generalmente, presentan una escasez de recursos o la exigencia de una optimización de recursos a partir del concepto de eficiencia, pero ésta es sólo un ápice del cúmulo de decisiones con las cuales se involucra un gerente y su respectivo manejo de la información. La implantación, modificación o cambio de un SI automatizado en una organización puede tener un impacto positivo o negativo, dependiendo de la aceptación o rechazo de sus operadores, lo cual estará determinado por los siguientes factores: a) grado de satisfacción de las necesidades de información; b) oportunidad y pertinencia de la información resultante; c) facilidad de uso mediante la interfaz; d) posibilidad de integración de las bases de datos, lo cual dependerá de la forma como se desarrolle el SI; y e) costo del sistema. Desde la perspectiva empresarial, cuando se habla de SI se asocia a una herramienta que puede apoyar la gestión de la organización, aumentar la productividad y, por ende, la rentabilidad. La inversión requerida estará soportada por un estudio técnico, con el cual será necesario decidir entre la compra de paquetes de aplicación, el desarrollo interno del sistema o el desarrollo externo, mediante la tercerización. Ahora bien, el enfoque en las instituciones públicas comienza por la diferencia esencial entre los fines empresariales y los del sector público, cuestión que plantea necesidades de información no consideradas por el sector privado, y que se relacionan con criterios de gestión intrínsecos a la naturaleza de cada Estado de acuerdo a sus prioridades y beneficiarios.
SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL COMO ELEMENTO FUNDAMENTAL PARA LOS PROCESOS DE RECURSOS HUMANOS Ensayo elaborado en la Universidad Nororiental “Gran Mariscal de Ayacucho”. Decanato de Postgrado. Maestría en Ciencias Gerenciales, Mención: Recursos Humanos. Autora: Lcda. ELIANA GUERRA
Resumen El objetivo de esta investigación es dar a conocer como los Sistemas de Información Gerencial sirven como método de poner a disposición de los gerentes la información confiable y oportuna que se necesite para facilitar el proceso de toma de decisiones y permitir que las funciones de planeación, ejecución y control se realicen eficazmente en la organización. Teniendo en cuenta el proceso de Gestión de Recursos Humanos como principal factor del desarrollo empresarial. Todo ello desarrollado en el nivel táctico, para proporcionar los elementos fundamentales de los datos de fuentes internas y externas, así como un entorno generalizado de informática y de comunicaciones que puede ser aplicado a un conjunto diverso de situaciones laborales. A su vez, ayudan a hacer pronósticos de tendencias e identifican oportunidades, al mismo tiempo, ayudan a detectar problemas en la ejecución de los procesos establecidos y. facilitan el seguimiento del desempeño organizacional e incrementan el control de los diferentes niveles de dirección para apoyar que la toma de decisiones sea coordinada en sus elementos. Palabras claves: Sistema de Información, Gerencia, Recursos Humanos, Procesos, funciones y Toma de Decisiones. INTRODUCCIÓN
La administración o gestión de personal dentro de la empresa supone en la actualidad una labor cada vez más compleja, dotada de mayores desafíos para quien está a cargo de tal función. En búsqueda de que la empresa sea eficaz y eficiente en sus propósitos, organizar adecuadamente el departamento de personal se vuelve una imperiosa necesidad. En tal sentido, disponer de información precisa referida al manejo de personal de la empresa constituye una herramienta de primer orden. Para cubrir todas las necesidades de información del administrador de Recursos Humanos de la empresa se recomienda contar con un sistema de información que integre en su operatividad de almacenamiento, el procesamiento y la generación de salidas en todas las áreas. Esto hace que la Administración de Recursos Humanos de una empresa no solo debe contemplar sus contenidos temáticos sino también sus aspectos presupuestales. Sistemas de Información de Recursos Humanos En la actualidad, nos hemos visto en la necesidad para poder estar en un mundo globalizado en la utilización de los sistemas, estos a su vez ayudan a dar respuestas más efectivas a nuestros clientes. Un sistema de información gerencial de Recursos Humanos se planea para unir, procesar, almacenar, y difundir información de modo que permita a los gerentes tomar decisiones eficaces. El sistema de información se relaciona con la tecnología de la información e implica la presencia de una computadora, además de programas específicos para procesar datos e información. El banco de datos es un sistema para almacenar y acumular datos debidamente codificados y disponibles para el procesamiento y obtención de información. En realidad, el banco de datos es un conjunto de archivos relacionados de forma lógica, organizados de modo que facilitan el acceso y eliminan la redundancia. En el área de Recursos Humanos, los diversos bancos de datos vinculados entre si permiten obtener y almacenar datos respecto a diferentes niveles de complejidad, entre ellos se pueden mencionar:
1. Datos personales sobre cada empleado para formar un inventario de personal. 2. Datos sobre los ocupantes de cada puesto para formar un registro de puestos. 3. Datos sobre los empleados de cada área, departamento o división, para formar un registro por áreas. • Datos sobre los sueldos e incentivos salariales para formar un registro de remuneración. • Datos sobre las prestaciones y la seguridad social para formar un registro de prestaciones. • Datos sobre candidatos, cursos y actividades de capacitación. Sistemas de información de recursos humanos. Finalidad del Sistema en el Proceso Gerencial El área de Recursos Humanos (RH) debe delimitar y abastecer a los departamentos de línea la información pertinente sobre el personal, esto con el fin de que los gerentes administren a sus subalternos. La preparación del sistema de información de RH requiere del análisis y la evaluación de la organización o sus subsistemas y sus respectivas necesidades de información. La planeación de un sistema de información y las fuentes de datos son los elementos provistos por: • Banco de datos • Reclutamiento y selección del personal • Capacitación y desarrollo del personal • Evaluación del desempeño • Administración de sueldos y salarios • Higiene y Seguridad ¿QUÉ ES Y PARA QUÉ SIRVE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN DE RECURSOS HUMANOS? Es imprescindible que una empresa disponga de un Sistema de Información de Recursos Humanos que pueda acumular información actualizada y que le permita tomar decisiones gerenciales en esta área, también es vital que una empresa cuente con ello como soporte de gestión de personal. Informatizar el procesamiento de la información sistematizada de Recursos Humanos de la empresa permitiendo acumular en un mismo
software una serie de insumos atinentes al manejo del personal y a su modo de organizarlo en función de las metas y objetivos que la empresa se haya trazado. Dicho software de manejo de personal opera en conjunto a una base de datos del personal con toda la información referida a los empleados de que dispone la empresa en todos sus niveles organizacionales. Un Sistema de Información de Recursos Humanos es un software donde se obtienen datos entregados por los empleados, del ambiente interno y externo de la organización, y del complejo y multifacético entorno que afecta la actividad empresarial de dicha organización. Su finalidad es la de facilitar a la gerencia de la empresa información procesada y actualizada en formato electrónico a aplicar en instancias de evaluación y diagnóstico de su fuerza de trabajo, de sus fortalezas y debilidades en cuanto al modo en que están organizados los empleados, y de las características del mercado laboral al cual acudir en situaciones de búsqueda de nuevo personal. Se trata de una herramienta que sirva de soporte en la toma de las mejores decisiones posibles a nivel de la gestión de Recursos Humanos de la empresa. ELEMENTOS DE LOS MODELOS DE GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS Definir políticas de recursos humanos Fortalecer la gestión del Área Formación de equipo de gestión multidisciplinario Capacitación a los directivos del sistema Rediseñar el marco normativo Relaciones contractuales Sistema de remuneración Estructura funcional y orgánica VENTAJAS Y LIMITACIONES DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN DE RRHH El uso adecuado de un sistema de tales características tiene como ventajas fundamentales: a) una gestión integral del personal con el que cuenta la empresa, enfatizando en aspectos de eficacia, eficiencia y rentabilidad.
b) un mayor compromiso y motivación del persones su persona y su rol en el funcionamiento de la empresa. c) una actualización permanente de todo lo relacionado con el manejo de los Recursos Humanos de la empresa, con respaldo informático y minimizando al máximo el material impreso. Esta rica herramienta puede presentar limitaciones, y por tanto no alcanzar sus cometidos, si se cometen errores como los que mencionamos a continuación: • Escasa comunicación entre Recursos Humanos y Sistema de Información. • Metas y objetivos pocos claros. • Resolución de problemas equivocados. • Escaso involucramiento del usuario. • Falta de expertos en informática. • Expectativas poco realistas. • Falta de flexibilidad y adaptabilidad. LAS PRINCIPALES FUENTES DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN DE RRHH Un sistema de Información de Recursos Humanos utiliza, como fuentes de datos internas, elementos suministrados por: • Bancos de Datos de Recursos Humanos • Reclutamiento y selección de personal • Entrenamiento y desarrollo de personal • Evaluación del desempeño • Administrador de salarios • Registros y controles de personal, respecto de fallas, atrasos, disciplina, etc. • Estadísticas de personal • Higiene y seguridad LOS PRINCIPALES CONTENIDOS DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN DE RRHH Un sistema de tales características ingresa datos de variadas fuentes internas y externas, las procesa y hace su tratamiento informatizado correspondiente, y produce salidas de información (outputs) relacionadas con distintos contenidos fundamentales sobre los que gira dicho sistema. Tales salidas de información
constituyen listados, documentados, estadísticas, índices, informes, y demás insumos, con los que el departamento de RRHH de la empresa podrá orientar con mayor grado de certeza el proceso de toma de decisiones atinentes al manejo integral de su personal. Los contenidos principales sobre los que el sistema opera y procesa información son: - Reclutamiento y selección de personal - Trámites administrativos de personal - Descripción y análisis de cargos - Evaluación de desempeño CARACTERÍSTICAS QUE DEBE TENER UN SISTEMA DE INFORMACIÓN DE RRHH 1. Debe cubrir todas las necesidades de información del administrador de Recurso Humanos de la empresa formación un buen sistema de información de RRHH debe integrar en su operativa de almacenamiento, procesamiento y generación de salidas todas las áreas que hacen a la Administración de Recursos Humanos de una empresa. No solo debe contemplar sus contenidos temáticos sino también sus aspectos presupuestales. 2. Debe ser totalmente integrado Esto significa que sus distintos módulos temáticos deben estar interconectados entre sí, de modo que la variación en uno de ellos provoca modificaciones automáticas en los restantes. Supongamos por ejemplo, que la empresa incorpora un nuevo empleado. Este ingreso ya genera la incorporación automática de este nuevo empleado a la planilla de personal de la empresa y a la de trámites administrativos del personal, implica variantes en la descripción de cargos (cada empleado tiene sus características personales, su formación académica y profesional, competencias, destrezas y habilidades desarrolladas distintas a la de otros empleados de la empresa, etc.) supone sumar un nuevo caso al listado de quienes son sujeto de evaluación de desempeño y procesar los resultados de la inducción del empleado a tal instancia de evaluación, así como incorporar las necesidades de capacitación y desarrollo profesional que el nuevo empleado trae consigo. 3. Debe ser flexible
Debe permitir consultas de distinto tipo, y que procesar la información rica y variada en distintos módulos del sistema no implique una tarea inaccesible para la gerencia o personal administrativo de la empresa. 4. Debe ser modular Si bien es importante que exista la posibilidad de interrelacionar las distintas áreas operativas del sistema, también es valioso que exista independencia de cada uno de los módulos que constituyen el sistema. El software de manejo de personal que la empresa adquiera debe dar la posibilidad de incorporar los módulos de modo independiente. 5. Debe ser seguro El sistema debe ser seguro en términos de usuarios, de integralidad de los datos y de acceso a la base de datos. Por ejemplo, debe permitir definir a qué módulos del sistema y a realizar qué clase de operaciones tienen derecho los distintos usuarios. Debe contener los procedimientos internos de control y auditoria del sistema. Este aspecto de la seguridad del sistema es clave, fundamentalmente porque hoy en día tales sistemas de información son procesados por un mayor número de usuarios desde terminales informáticas diferentes, y al mismo tiempo. CONCLUSIÓN Corresponde precisar que el éxito en los sistemas de información de Recursos Humanos depende de la adecuada planificación del sistema, que requerirá una correcta comunicación entre usuarios y personal informático. BIBLIOGRAFIA Rocha Luz Marina. (2007). Sistemas de información. Piotet (2006) “Las consecuencias de las Nuevas Formas de Empleo en la Vida Familiar y en la Organización Social. Villasmil (2003) en su investigación “Las Nuevas Tendencias de la Relación de Trabajo en el Mundo Globalizado. Lanz, R. (2001). Organizaciones transcomplejas. Caracas. IPOSUOCONICIT.
SISTEMA DE INFORMACIÓN, EVOLUCION Y SUS CAMBIOS TECNOLOGICOS DENTRO DE LA ORGANIZACIÓN GERENCIAL Ensayo elaborado en la Universidad Nororiental “Gran Mariscal de Ayacucho”. Decanato de Postgrado. Maestría en Ciencias Gerenciales, Mención: Recursos Humanos. Licenciada: Tocuyo M, Marianny A. Materia: Sistema de Información Anaco 16 Febrero 2017
Resumen Los avances tecnológicos han sido el factor fundamental para la implementación de diversos sistemas de información los cuales contribuyen con los cambios que acarrea en el desarrollo organizacional, Hoy en día, en Venezuela, son diversos los sistemas de información que brindan un sin fin de beneficios dentro de las organizaciones para su crecimiento y evolución, el presente trabajo tiene como finalidad establecer la distinción entre diseñar un sistemas de información para adecuarse a los cambios tecnológicos o convertirlo como una herramienta de gestión para las organizaciones gerenciales. Por esta razón, el cambio y desarrollo de las organizaciones gracias a los sistemas de información está enmarcado en el uso de la tecnología y sus beneficios, la cual brinda la posibilidad de conectar a las grandes empresas con todas sus filiales, sucursales y agencias bien sea dentro del país, o fuera de ellas, y para ello ha surgido la necesidad de crear gerencias especializadas que administran y dirigen a los sistemas de información. Descriptores: sistemas, evolución, cambios tecnológicos. Los Sistemas de información han ido evolucionando durante los últimos años hasta constituir los denominados sistemas de información estratégicos. Primeramente los Sistemas de Información empresariales eran considerados como un instrumento simplificador de las distintas actividades de la empresa, una
herramienta con la cual se facilitaban los tramites y reducía la burocracia. Su finalidad era básicamente llevar la contabilidad y el procesamiento de los documentos que a nivel operativo. Posteriormente el desarrollo de la informática3 y las telecomunicaciones permitieron incrementar la eficacia en la realización de las tareas, ahorrar tiempo en el desarrollo de las actividades y almacenar la mayor cantidad de información en el menor espacio posible, lo cual aumentó en las organizaciones el interés en los sistemas de información. Con el transcurrir del tiempo las empresas fueron observando como las tecnologías y sistemas de información permitían a la empresa obtener mejores resultados que sus competidores, constituyéndose por sí mismas como una fuente de ventaja competitiva y una poderosa arma que permitía diferenciarse de sus competidores y obtener mejores resultados que estos. De este modo los sistemas de información se constituyeron como una de las cuestiones estratégicas de la empresa, que ha de considerarse siempre en todo proceso de planificación empresarial. Dada la clasificación de K y J Laudon, los primeros sistemas de información en desarrollarse fueron los Sistemas de Procesamiento de operaciones. Con el transcurrir del tiempo, fueron apareciendo en primer lugar los sistemas de información para la administración y finalmente los sistemas de apoyo a las decisiones así como los sistemas estratégicos. Se produjo un desarrollo vertical de los sistemas de información, partiendo de los niveles inferiores de la organización hasta abarcar al equipo directivo de la empresa. El primer ordenador fue construido en 1946 por Mauchly y Eckert en la Universidad de Pennsylvania, el denominado ENIAC (Electronic Numerical Integrator and Computer). A partir de ahí con el desarrollo de los transistores, circuitos integrados, miniaturización de equipos, aumento de la velocidad de proceso y sobre todo el desarrollo del microprocesador en 1971 por parte de Intel permitió a la empresa disponer de equipos más veloces, con mayor capacidad de almacenamiento y procesamiento ocupando un menor espacio. Para ampliación de información ver Navas López, J.E., 1994. Para Stair y Reynolds (2000: 65) la capacidad para aplicar la tecnología de información al aumento de la productividad es lo que
distingue a las empresas de éxito de las fracasadas; lo cual, en el caso de los servicios públicos, no puede reducirse a la eficiencia porque la gestión debe responder también a criterios de eficacia, efectividad, calidad y equidad. Se requiere que el sistema aporte información válida para la formulación, control y evaluación de políticas y planes, así como aquella que propicie un mayor conocimiento de los servicios disponibles, su gestión y acceso. El diseño de un Sistema de Información puede responder a los siguientes fines: a) aumentar la productividad, b) adaptar la organización a cambios tecnológicos que permitan su sobrevivencia, c) mejorar la gestión y efectividad en la toma de decisiones; y d) mejorar la calidad del producto o servicio. Frecuentemente al utilizar el término Sistema de Información se tiende a su asociación con una adecuada informatización de diversas funciones y/o procedimientos administrativos. Sin embargo aunque ambos conceptos son en modo algunos sinónimos, cada aplicación independiente puede ofrecer un buen servicio a diferentes funciones dentro de la organización, pero una falta de integración y coordinación de las informaciones que cada uno genera por sí misma y procesa impedirían la construcción de la pirámide del sistema de información. Los elementos esenciales para el éxito empresarial lo constituye el desarrollo de: (Cubillo, 1993).
Una capacidad de percepción de los factores externos. Una capacidad de percepción de los factores internos. Una capacidad para anticipar las probabilidades de escenarios, la evolución de problemas y de las soluciones asociadas. Partiendo de la idea de que la tecnología en su contexto social, constituye la acumulación, ordenamiento y registro de los conocimientos disponibles sobre procesos, procedimientos y productos, y que por lo tanto, la innovación tecnológica es la materialización de los avances que se derivan de este conocimiento acumulado y se concentran en la creación, introducción o venta y difusión de nuevos y mejores procesos, procedimientos y productos en la sociedad, es un elemento de suma importancia que las empresas comiencen a monitorear estratégicamente cuestiones relevantes de su ambiente de negocio, y una de estas cuestiones es
la tecnología considerada, por el papel crucial que desempeñan en la competitividad de las empresas. Según F, Suárez las empresas de éxito de hoy poseen determinadas características, que se resumen en: Liderazgo y gestión corporativa. Administración de los procesos. Administración de los recursos humanos. Desde este punto de vista los sistemas de información que brindan inteligencia reducen los costos, desarrollan nuevos productos y servicios y aseguran el flujo de información útil, donde la inteligencia es la capacidad y la función de reunir, analizar y diseminar datos que permitan obtener de manera sistemática y organizada información relevante sobre el ambiente externo y las condiciones internas de la organización para la toma de decisiones y la orientación estratégica. Las organizaciones están viviendo un cambio en el paradigma de desarrollo de sus sistemas de información: de los datos a los procesos. La finalidad que se persigue con ello es enfatizar los procesos de negocio para conseguir arquitecturas más ágiles y flexibles adaptables a los continuos cambios que se producen en los mercados en los que las organizaciones desarrollan su negocio. El complejo mundo empresarial, caracterizado por una serie de cambios de diversa índole, produce transformaciones en la concepción de los negocios, con el fin de que éstos puedan adaptarse o adecuarse, para enfrentar con éxito los desafíos que impone el entorno globalizado y la búsqueda de posiciones competitivas en el mercado. En este sentido, señalan Cohen y Asín (2000: 89) que las telecomunicaciones juegan un papel fundamental para los negocios de la “Era de la Información”, incrementando la eficiencia empresarial, mediante el perfeccionamiento de los mecanismos de comunicación en la organización y la facilidad para la distribución de la información en la empresa. Asimismo, señalan Hammer y Champy (1996: 95) que “el poder real de la tecnología no está en que pueda hacer funcionar mejor los viejos procesos, sino, en que le permita a las organizaciones romper las reglas y crear nuevas maneras de trabajar, es decir, rediseñar.
las empresas, entre ellas mayor facilidad y velocidad para el procesamiento y difusión de la información. Sin embargo, es conveniente aclarar que no todas las empresas cuentan con sistemas de información automatizados, principalmente las pequeñas y medianas. En el caso venezolano, aún subsisten organizaciones con procesos manuales; otras se han visto en la necesidad de implementar sistemas de información después de haber sido sancionadas por diversos organismos reguladores, y en algunos casos, sólo tienen SI para cumplir con requisitos legales, pero no han vislumbrado la potencialidad que tienen los SI y las TIC para lograr ventajas competitivas. Hoy en día, los líderes de las organizaciones deben procurar una adecuada articulación entre los Sistemas de Información, las Tecnologías de Información disponibles y las estrategias empresariales, ya que al contar con sistemas apoyados en TI que suministren información veraz, pertinente y oportuna, estarán en mejores condiciones para responder los desafíos de un mercado globalizado y tomar decisiones adecuadas, lo cual proporcionaría a las empresas una ventaja sobre sus competidores. Al respecto, señala OBrien (2001:545-546) que los sistemas de información, mediante el uso de las tecnologías de información y comunicaciones, pueden ayudar a desarrollar armas competitivas que permitan enfrentar los desafíos del entorno. En consecuencia, es necesario que las empresas cuenten con una estrategia de TI, lo cual implica “determinar la forma en que han de desarrollarse las aplicaciones, y cómo se van a adquirir, utilizar, controlar y gestionar los recursos tecnológicos y humanos necesarios para satisfacer las necesidades de la empresa” (Edwards et al., 1998: 34). Referencias Bibliografías Kenneth c. y Laudon Jane .P Sistema de información Gerencial, decimosegunda edición México 2012 http://coachtecnologico.blogspot.com/2007/09/el-cambiotecnolgico-un-reto-que.html
El rápido avance de las tecnologías de información ha permitido el desarrollo de sistemas que proporcionan una serie de ventajas para http://www.monografias.com/trabajos87/cambio-enorganizaciones/cambio-en-organizaciones.shtml#ixzz4X0Nq5kuD
INFLUENCIA DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN COMO ELEMENTOS FUNDAMENTALES DENTRO DE UNA ORGANIZACIÓN PARA SU DESARROLLO Ensayo elaborado en la Universidad Nororiental “Gran Mariscal de Ayacucho”. Decanato de Postgrado. Maestría en Ciencias Gerenciales, Mención: Recursos Humanos. Lcda. Anny Calvo
Los sistemas de información gerenciales son una necesidad hoy en día, ya que las organizaciones manejan grandes cantidades de datos los cuales pueden ser analizados, de tal manera que se pueda encontrar información relevante para tomar diferentes decisiones dentro de la organización. Actualmente son conocidos como Business intelligent (Inteligencia de negocios), esto es debido a que influyen en la toma de decisiones, debido a que estos forman parte de las estrategias corporativas, ya que la comunicación e información son de gran valor en las organizaciones. Por definición se entiende como Sistema de Información Gerencial al método de poner a disposición de los gerentes la información confiable y oportuna que se necesite para facilitar el proceso de toma de decisiones y permitir que las funciones de planeación, control y operaciones se realicen eficazmente en la organización.
Actualmente las organizaciones cuentan con un sistema formal de información, el cual se basa en la informática; aunque también existe un sistema informal de información el que por ser informal tampoco deja de ser relevante. Las redes y los nuevos enfoques para almacenar y acceder datos hoy en día han evolucionado, permitiéndose de manera más sencilla el uso de los mismos debido a que son más fáciles de entender. En resumen, los sistemas de información ayudan a los gerentes y empleados con dificultades dentro de la organización que ocurren generalmente a nivel táctico y le proporcionan datos de fuentes internas y externas. Ayudan a hacer pronósticos e identifican oportunidades, al mismo tiempo que ayudan a detectar problemas en la ejecución de los procesos establecidos. Facilitan el seguimiento del desempeño organizacional e incrementan el control de los diferentes niveles para apoyar que la toma de decisiones sea coordinada ya que para los gerentes es imprescindible que los hechos comunicados sean un fiel reflejo de la realidad planteada. Bueno y Morcillo (1994) la definen como: el dominio y control por parte de una empresa de una característica, habilidad, recursos o conocimiento que incrementa su eficiencia y le permite distanciarse de los competidores. Dicha posición de superioridad sobre los competidores ha de ser sostenible en el tiempo, pues solo así se lograrán los resultados para la organización. La ventaja competitiva de una empresa se entiende como aquella característica de una empresa que la diferencia del resto de competidores colocándola en una posición relativa superior para competir. Los sistemas de información cambian las metas, operaciones, productos o relaciones con el entorno de las organizaciones para ayudarlas a ganar una ventaja sobre la competencia. Con la implantación de ellos se busca un cambio en la organización así como
en los productos, servicios y procedimientos internos, llevándola a nuevos patrones de comportamiento. Tales cambios con frecuencia requieren de nuevos administradores, una nueva mano de obra y una relación más estrecha con los clientes y proveedores Algunas ventajas que pueden mencionarse incluyen el aumento de la eficiencia de los comercios debido a la mejora del control de inventario, reducción del personal operativo en las cajas, mejora en el proceso de compras de mercancías y un mejor servicio a los clientes La introducción de la tecnología de computadores ha conllevado a que los diversos sistemas de información se conviertan en elementos de importancia en la organización y por eso en la actualidad la empresa que no informatice un sistema de información no se considera que esté a la vanguardia de la información y se encontrará en clara desventaja con respecto a sus competidores. Los sistemas de información constituyen uno de los aspectos estratégicos claves para el desarrollo de la empresa por ello es necesario que toda la organización esté concientizada de su utilidad, tanto por parte de la alta dirección, la que debe tenerlos en cuenta al realizar la planificación estratégica, como por parte de los distintos usuarios de la empresa. Para que un sistema de información estratégico entregue resultados esperados, debe existir una política de información y motivación dentro de la empresa; debe contar con un personal capacitado para el manejo del mismo así la empresa logrará superar a sus competidores, y a su vez lograr la denominada ventaja competitiva sostenible en el tiempo. El proceso de desarrollo de los sistemas de información estratégicos afectará en gran medida al éxito o fracaso de la organización; las organizaciones tendrán que adecuar dichos sistemas a sus recursos de capital y las necesidades de la organización, cuando la organización cuenta con los computadores más avanzados, los mejores programas y la mejor red de telecomunicaciones, no necesariamente tendrá un mejor sistema de información, pues en
ocasiones puede que con tecnologías de información más modestas se satisfagan de igual manera las necesidades de la organización. Las organizaciones que han incorporado con éxito la tecnología, lo han hecho apoyando el modelo de negocios y tomando los elementos para cumplir sus objetivos, incorporando la tecnología para apoyar la estrategia del negocio ya que es un medio para conseguir los objetivos. Aquellas organizaciones que simplemente adquieren tecnologías de información sin tener en cuenta las necesidades existentes en la empresa fracasarán, poniendo en peligro la supervivencia de esta. La finalidad de implementar un plan de sistemas de información dentro de cualquier organización, es asegurar la adecuación entre los objetivos estratégicos de la misma y la información. Por ende toda organización debe considerar los sistemas de información como un todo, un elemento más de su política de gestión de negocios. BIBLIOGRAFIA LAUDON C. Keneth (1996): Administración de los Sistemas de Información Organización y Tecnología. Editorial Prentice Hall. BRIEN A. James (2001): Sistemas de Información Gerencial. Editorial McGraw-Hill. OLSOR H. Margrethe (1989): Sistemas de Información Gerencial. Editorial McGraw-Hill. LAN R. Tricker (1996): Sistemas de Información Control Gerencial. Editorial Continental, S.A. de CV México. http://www.fing.edu.uy/catedras/adming/Temas/Tema_5Sistemas_de_Informacion_y_Control_v0f.doc http://www.gestiopolis.com/canales7/mkt/sistemas-deinformacion-estrategica.htm http://www.monografias.com/trabajos11/teosis/teosis.shtml#CON CEP http://es.wikipedia.org/wiki/Informaci%C3%B3n http://www.monografias.com/trabajos40/ventajaestrategica/ventaja-estrategica.shtml