d o s s i E r · t E c h n o l o g i E s / s y s t E m E s d ’ i n f o r m at i o n
alors qu’une technologie succède très rapidement à une autre, comment garantir la pérennité à très long terme des solutions d’archivage électronique?
VIncent KOLacZynsKI CoNsuLtaNt soLutioNs, DeparteMeNt sCaNNiNG CK
l’indEXAtion PouR un ARchivAgE oPtiMAl «Les solutions d’archivage ne peuvent être pérennes que si le travail d’archivage lui-même prend en compte, en amont, la manière de traiter les images et les données. C’est exactement notre préoccupation chez CK. Nous souhaitons apporter au client des archives qu’il puisse utiliser sur le long terme, quels que soient ses systèmes hardware. Aujourd’hui, l’archivage électronique des documents apparaît comme une impérieuse nécessité dans un nombre croissant d’entreprises. Les avantages sont évidents: suppression des espaces de stockage physique, vitesse d’accès à l’information, assurance de la continuité et cohérence du suivi, garantie de la disponibilité à long terme de données pertinentes, accès à l’information pour les entreprises multi-sites, diminution du risque d’erreur, gain de temps et donc de productivité, diminution du coût du traitement et sécurisation des données archivées. Le scanning, processus qui per-
met l’archivage électronique des documents, est la garantie d’une meilleure conservation et de l’optimisation des données et des coûts. Le principe que nous proposons chez CK Scanning est très simple. Nul besoin pour le client de mobiliser des ressources en interne, nous nous occupons de tout! Après une première phase de préparation des documents, ces derniers sont scannés et contrôlés. Puis, des logiciels adaptés nous permettent de réaliser une indexation, clé de voûte d’un archivage optimal, pour retrouver, en un instant, le document souhaité parmi un volume de plusieurs milliers d’informations. Une deuxième phase de vérification peut être assurée avant l’enregistrement des données. Et c’est là que tout se joue! Nos images et nos données sont enregistrées en format tiff.4, format neutre, qui permet au client de recourir à ses archives sur le long terme, quels que soient son système informatique et les logiciels utilisés».
gIuseppe cOntInO BrandS and partnerS manager i.r.i.s. Group
un gEstionnAiRE dE stocKAgE intElligEnt «L’archivage implique des moyens permettant de conserver les documents d’une manière fiable et de permettre leur restitution fidèle, même après une longue période (plusieurs années, voire plusieurs dizaines d’années). L’archivage légal implique que l’on ajoute à ces dispositions des précautions supplémentaires qui permettront d’authentifier le document et son auteur afin qu’il possède une valeur de preuve. Archiver une information et garantir son exploitation à long terme requiert l’utilisation d’une plateforme permettant la conversion de toutes les informations archivées vers un format normalisé tel que le PDF/A en associant un XML pour les méta-données et les informations de traçabilité. L’interopérabilité est également une notion importante à prendre en compte dans le choix d’une solution. La durée de vie d’une solution d’archivage dépassant presque toujours celle des autres outils en place, il est donc primor-
dial de s’attacher à sélectionner une solution ouverte permettant de communiquer avec différents outils et d’accéder aux documents archivés sans avoir à passer par l’application d’origine. Il faut prévoir une mise à niveau périodique des systèmes ainsi que le remplacement régulier des supports. Un des points-clés de l’architecture de la solution est la capacité de tourner sur plusieurs plateformes et d’avoir un gestionnaire de stockage intelligent permettant de connecter plusieurs types de supports et d’effectuer des opérations de transferts de manière transparente. En conclusion, pour garantir la pérennité d’une solution d’archivage électronique, nous recommandons de l’adhérence aux normes et standards reconnus couplés à une architecture multi-plateformes ouverte. Nous disposons d’une très large expérience dans l’implémentation de ce type de solution».
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