“Evaluación del Desempeño” Retroalimentación y Mejora Continua
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OBJETIVO DE LA EVALUACION DEL DESEMPEÑO Objetivo: Proporcionar retroalimentación sobre el desempeño profesional respecto a los requerimientos del puesto y a las expectativas del jefe y la organización.
DEFINICION DE EVALUACION DEL DESEMPEÑO Es un proceso de comunicación y mejora continua que proporciona retroalimentación sobre el desempeño de un colaborador considerando los requerimientos del puesto ( funciones, objetivos, estándares, responsabilidades ), las expectativas del jefe inmediato ( actitudes, cambios, desempeño, eficiencia, colaboración, etc. ) y de la organización ( que contribuyen a la misión, visión, valores, política de calidad, objetivos de calidad, etc. ).
IMPORTANCIA DE LA EVALUACION DEL DESEMPEÑO Debido al alto nivel de competencia, el tener un proceso de Evaluación de Desempeño es vital para tener mejores índices de Calidad y Productividad generales. “ Lo que no se mide no se puede mejorar “.
Proporciona a los involucrados una nueva y mejor perspectiva de su trabajo, volviéndolos más maduros hacia el mismo y preparándolos para diferentes herramientas que requieren de elevados niveles de madurez en el personal. Instalación de nuevos sistemas de calidad, procesos de evaluación 3600, reingeniería de procesos, etc.
CONDICIONES PARA DAR RESULTADOS
QUE
COMO
CON QUIEN
SEPA
INSTITUCION
JEFE
PUESTO
QUIERA
RESULTADOS
AMBIENTE
REMUNERACION
TENGA CON QUE
TECNOLOGIA
INFORMACION
CONDICIONES PARA DAR RESULTADOS ( explicación ). A ) que SEPA QUE va a hacer y PARA QUE.
1.
Que va a hacer: descripción de puesto, objetivos de trabajo, etc.
2.
Como lo va a hacer: procedimientos, políticas, instrucciones, formatos, etc.
3.
Con quien lo va a hacer: miembros del equipo de trabajo, relaciones internas y externas comunes y razones de las mismas, departamentos de apoyo en la empresa, etc.
CONDICIONES PARA DAR RESULTADOS ( explicación ). B ) QUE QUIERA hacer las cosas. 1.
Que se identifique con la empresa: que la conozca; su historia, dueños, directivos, productos y servicios, mercado, visión, misión, valores, etc.
2.
Que sienta apoyo y confianza de parte de su jefe inmediato: que haya buena comunicación, que de apoyo y asesoría, que desarrolle, etc.
3.
Que le guste su puesto: que desempeñe funciones que vayan de acuerdo con sus expectativas, que se le de confianza, que haya oportunidad de capacitarse y desarrollarse.
4.
Que el ambiente sea favorable: que no exista mucho antagonismo, ni politiquería, que exista respeto.
5.
Que la remuneración sea justa: que se gane realmente por lo que se hace, que se premie el esfuerzo y se castigue la falta de profesionalismo, que haya congruencia entre los sueldos y puestos/funciones.
CONDICIONES PARA DAR RESULTADOS ( explicación ). C ) que tenga CON QUE hacer las cosas. 1.
Que se le proporcione la tecnología para poder hacer su trabajo: que cuente con el equipo y herramientas de trabajo necesarias, no quiere decir que se le den los mas caros o novedosos, sino los que se ocupan realmente.
2.
Que se le proporcione la información para tomar decisiones: que existan los sistemas de información adecuados para poder trabajar y tomar decisiones efectivas tanto en forma como en tiempo.
LA EVALUACION DEL DESEMPEÑO COMO ELEMENTO GENERADOR DE CAMBIOS La evaluación del desempeño permite fundamentar acciones de mejora, basada en las Competencias Organizacionales Estratégicas y las del Puesto de Trabajo, motivando con ello una serie de cambios en todos los involucrados, evaluados y evaluadores, fomentando una sinergia muy especial por la consecución de mejores resultados.
La evaluación del desempeño es una es una decisión que tiene que ser auspiciada por la Alta Gerencia para que sea efectiva.
LA EVALUACION DEL DESEMPEÑO COMO DESAROLLADOR DE EFECTIVIDAD GERENCIAL
Una evaluación del desempeño, proporciona retroalimentación sobre la capacidad de los Gerentes para involucrar y desarrollar a su gente. Es decir, cuando una persona obtiene de forma constante calificaciones deficientes, puede ser también falta de liderazgo, asesoría, soporte, capacitación, comunicación, etc. por parte del jefe inmediato.
CONDICIONES NECESARIAS PARA LOGRAR ÉXITO EN UNA EVALUACION DEL DESEMPEÑO 1.- Total y absoluto apoyo de la alta dirección. 2.- Comprensión absoluta del proceso / objetivos, por parte de las gerencias. 3.- Compromiso total por hacer cambios derivados de los resultados. 4.- Definir y aceptar un RESPONSABLE de coordinar el proceso. 5.- Difusión oportuna y clara a todos los involucrados. 6.- Programa definido de seguimiento.
ETAPAS PRINCIPALES DEL PROCESO DE EVALUACION DEL DESEMPEÑO. Proceso básico de una evaluación del desempeño:
sistema
de
Acuerdos iniciales y planeación (definición de alcance y objetivos ).
Diseño o selección de instrumentos para la evaluación.
Comunicación del proyecto.
Aplicación de evaluaciones.
Retroalimentación.
Compromisos de mejora y seguimiento personales.
Seguimiento a las acciones de mejora.
FACTORES O ASPECTOS QUE SE MIDEN EN UNA EVALUACION DEL DESEMPEÑO. En las evaluaciones de este tipo, se busca obtener información de todos los aspectos que conforman el ambiente laboral para la realización del trabajo, entre los topicos más comunes estan: Conocimiento del puesto. Calidad del trabajo. Productividad. Confiabilidad. Adaptabilidad. Estabilidad. Salud / Apariencia. Iniciativa / Seguridad. Cuidado del equipo. Actitud hacia terceros. Actitud hacia supervisión. Orden y limpieza. Asistencia. Puntualidad. Métodos y procedimientos. Trabajo en equipo. Manejo de información.
CUMPLIMIENTO DE OBJETIVOS Normalmente en los procesos de Evaluación del Desempeño se consideran 2 condiciones del trabajo, la eficiencia ( forma de trabajar y apegarse a las normas y procedimientos establecidos ) y efectividad ( cumplimiento de objetivos.
ASPECTOS A CONSIDERAR PARA INICIAR CON UNA EVALUACION DEL DESEMPEÑO 1.- Determinar el tipo de evaluación. 2.- Definir el alcance de la aplicación ( a todos, a un área, a un nivel, etc. ).
3.- Definir periodicidad ( cada cuando se debe de hacer ). 4.- Sensibilizar con anticipación a los involucrados sobre los objetivos y beneficios.
5.- Mostrar el plan de seguimiento que habrá, con compromisos de ambas partes. 6.- Procurar ofrecer un ambiente tranquilo y agradable para la realización de cada evaluación.
IMPORTANCIA DEL SEGUIMIENTO Y LA MEJORA CONTINUA
El proceso de Evaluación del Desempeño, es normalmente conducido por el área de Recursos Humanos. Sin embargo, las etapas de seguimiento y mejora continua a partir de los resultados obtenidos, es una RESPONSABILIDAD DE TODA LA ORGANIZACION, encabezada por la alta dirección y absolutamente TODAS las GERENCIAS y DIRECCIONES.
EJEMPLO DE FORMATO DE SEGUIMIENTO Y COMPROMISOS Nombre: Puesto:
Nombre / Evaluado Agustin Monroy Acosta Gerente de ventas. Departamento
Fecha: 15 de septiembre de 2002 Fecha próxima seguimiento:
Comercialización y Marketing.
15 de diciembre de 2002
Resultado global de la evaluación Puntuación obtenida:
Factor Conocimiento
Actual 4
Meta 5
4
5
Productividad
4
5
Confiabilidad.
4
5
Adaptabilidad.
4
5
Estabilidad
4
5
Salud / Apariencia
4
5
Iniciativa y
4
5
del trabajo Calidad del
Resultado objetivo y tiempo estimado. Objetivo: Tiempo estimado: Asistentes / Involucrados / Responsables Evaluado y evaluador.
80 puntos.
85 puntos 6 meses.
Expectativa Jefe Inmediato Compromisos Que es para el jefe un BUEN o EXCELENTE conocimiento Que acciones tomará el evaluado para lograr esa calificación meta y las del trabajo. Que se debe hacer, tener, lograr.
expectativas del jefe inmediato.
trabajo
seguridad. RECIBIDO POR: Evaluador / Jefe Evaluado Rec. Humanos
Fecha
Nombre
Firma
Principales causas del desempeño NO efectivo. Políticas y prácticas de la empresa Persona equivocada para el puesto. Entrenamiento insuficiente. Tolerancia en el cumplimiento y estándares. Dirección demasiado estricta. Falta de atención a las necesidades del ocupante. Mal clima organizacional. Aspectos del puesto / funciones Confusiones de y en la comunicación. Requisitos del puesto poco claro o inexistente. Aburrimiento o monotonía en el puesto. Falta de oportunidad de crecimiento. Conflictos entre dirección y empleados. Problemas con compañeros. Condiciones de trabajo inseguras. Falta de equipo y/o materiales. Demasiada carga de trabajo. Incapacidad para llevar a cabo el trabajo. Falta de competencia.
Principales causas del desempeño NO efectivo. Problemas personales Problemas conyugales. Preocupaciones financieras. Desordenes emocionales / psicológicos. Limitaciones físicas. Poca ética profesional. Problemas de salud. Falta de esfuerzo. Falta de madurez para el trabajo. Factores externos. Bajas en la industria o demasiada competencia. Limitaciones legales. Conflicto entre lineamientos éticos y exigencias del trabajo. Conflictos entre la dirección y el sindicato. Tomado de Administración de los Recursos Humanos, de Sherman Jr. Y Bohlander. Edit. Iberoamericana. Año 2000
LA RETROALIMENTACION EFECTIVA. En la etapa de Retroalimentación se deben analizar objetivamente los errores, las oportunidades, las necesidades que existan y sobre todo, la mejor forma de mejorar. Una retroalimentación deficiente afecta la confianza y puede crear resentimientos y desmotivar. Para que sea efectiva tiene que ser en forma continua.
RECOMENDACIONES PARA UNA RETROALIMENTACION EFECTIVA.
Para las personas que recibiran retroalimentación (los evaluados), estas son algunas recomendaciones:
1.- Escuchar lo que se te dice atentamente, si algo no queda claro pedir que se te repita o explique.
2.- Entender lo que se te dice, no prejuzgar, ni estar a la defensiva. Si no lo entiendes pide explicación nuevamente o ejemplos.
3.- No atacar al evaluador. 4.- Ante las diferencias hacer propuestas, ofrecer soluciones. 5.- Pedir a tu evaluador que expectativas tiene (muy especificas) para demostrar en una siguiente evaluación las mejoras correspondientes.
6.- Si en algún aspecto no depende de ti el dar un resultado, explicarlo claramente. Ejm. Políticas establecidas, labor de equipo, proveedores, etc.
7.- Definir compromisos tuyos y pedir a tu evaluador los de él en cuanto a sus expectativas ( que quede todo muy claro ).
8.- Darse la oportunidad de conocerse mejor y encontrar puntos de acuerdo por la mejora continua.
9.- Agradecer los comentarios y el tiempo.
RECOMENDACIONES PARA UNA RETROALIMENTACION EFECTIVA. Para las personas que darán retroalimentación (los evaluadores), éstas son algunas recomendaciones: 1.- Describir NO EVALUAR. Si no evalúas, la otra persona no necesita defenderse de ti. Ejm. Es diferente decir “siempre haces las cosas mal”, a decir “ en esta operación de armado, no revisaste adecuadamente tu check list y fallaste en el 3er y 4to.paso”. 2.- Especificar, no ser general. Hablar de hechos concretos. Ejm. “es que eres muy impuntual”, no es lo mismo que “este mes el día 12 llegaste 10 min tarde, y el martes 19 20 min. después de la hora, me parece extraño y te hace ver como impuntual”. 3.- Usar palabras claras y entendibles.
RECOMENDACIONES PARA UNA RETROALIMENTACION EFECTIVA. Recomendaciones para los evaluadores: 4.- Verificar que el receptor haya recibido el mensaje correctamente, pidiéndole que lo repita ( muy necesario ) o de su opinión al respecto. Ejem. Toño, tu desarrollo de procedimientos es muy bueno, sin embargo me parece que haciendo un esfuerzo mayor por actualizarte en ISO 9000 (2000), tendrás mucho mejores resultados. Para ello, cuentas con todo mi apoyo, busca opciones esta semana y definimos lo más adecuado. ¿Qué opinas?
RECOMENDACIONES PARA UNA RETROALIMENTACION EFECTIVA.
5.- Verificar con otros miembros del grupo nuestra percepción. No está de más pedir otras opiniones sobre el evaluado. 6.- Tomar en cuenta los 3 aspectos del dar resultados: sabe hacerlo, quiere hacerlo, tiene con que hacerlo. 7.- Promover en todo momento su mejora, sus fuerzas, no solo juzgar. La función principal de ustedes es la de DESARROLLAR a su gente, no de frustrarla, ni desmotivarla. Den ejemplos continuamente, aclaren, impulsen. 8.- Definir tus expectativas ( para mi lograr una calificación excelente representa estos esfuerzos específicos, alcanzar estos objetivos, hacer estos cambios, etc.). 9.- Escuchar y ENTENDER muy claramente a tu evaluado, manejar la empatia y la inteligencia emocional.
NIVELES DE LA RETROALIMENTACION ( UN EJEMPLO ).
1.- Eres un inútil !.- Critica personalizada que acaba con la autoestima y la confianza, en decremento del desempeño futuro y la comunicación.
2.- Este reporte no sirve !.- Este comentario de criterio esta dirigido al reporte, no a la persona. También daña la autoestima y el desempeño, y lo que es peor, no provee información acerca de cómo se puede corregir o mejorar.
3.- El contenido de tu reporte fue claro y conciso, pero el flujo y la presentación fue enviado a las personas menos indicadas. – Este comentario desde luego, evita la critica y provee alguna información, pero no genera responsabilidad ni aclara varios aspectos.
4.- Como te sientes con tu reporte ? Consideras que le servirá a quien se lo proporcionaste ? Ahora el ejecutor tiene la responsabilidad de dar su comentario, pero puede emitir una respuesta vaga o no esperada.
NIVELES DE LA RETROALIMENTACION UN EJEMPLO. 5.- Qué es lo más esencial en tu reporte ? A quién crees que este dirigido ? Qué aspectos consideras que necesitan ser enfatizados ? Con qué periodicidad se debe elaborar y analizar ?. – El ejecutor ahora no solo puede emitir comentarios centrados, sino que racionaliza, aprende indirectamente y está siendo asesorado para lograr su desarrollo profesional y personal. QUE MEJOR NO CREES !