HP. ERPs Agroalimentarios by Pablo Caraballo

ERPs Agroalimentarios

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La Tecnología es la respuesta Estamos en un momento en el que la calidad y la seguridad de los alimentos se han convertido en aspectos esenciales en el proceso de gestión de la confianza de los consumidores. El mercado demanda garantía de calidad en los productos y exige que sean saludables y seguros. Las empresas del sector agroalimentario deben dar respuesta a estas exigencias adaptando las soluciones de tecnología idóneas. Estas compañías necesitan una tecnología capaz de identificar, registrar y transmitir los datos precisos para garantizar la adecuada trazabilidad de los productos que llegan al consumidor final, así como la información necesaria para gestionar adecuadamente d d t su negocio. i

Para facilitar esa completa información del producto y de los procesos, maat Gknowledge ha irrumpido en el mundo de la gestión agroalimentaria con una plataforma de servicios que satisface las necesidades de cada eslabón de la cadena alimentaria gracias a su fácil adaptación a los requisitos de cada usuario. La Tecnología ASP permitirá ver en tiempo real lo que está sucediendo en cada escenario de su proceso productivo, aumentando la l transparencia de las l empresas y facilitando la creación de un nuevo canal de comunicación con los clientes. Esta tecnología vía web que ofrece a las empresas nuevas oportunidades de negocio y de eficiencia, ya que reduce las distancias con los proveedores, transformadores y distribuidores, a los que las compañías del sector agroalimentario se ponen en contacto a través de una herramienta que optimiza la gestión de la cadena de valor y las relaciones entre todos los recursos implicados.

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ERPs. Infraestructura, Soluciiones y Servicios Agrarios maat Gknowledge realiza el ofrecim miento de sus servicios tecnológicos de cara al sector agroalimentario a través de una oferta gradual de cinco niveles de servicio.

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Niveles de Servicio

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La Tecnología es la respuestaa El ERP planteado para esta tipologgía de empresa estaría compuesto por los siguientes módulos: • • • • • • • • • • • •

Gestión comercial Gestión de ventas Gestión de compras Gestión de almacén Gestión de tesorería y finanzzas Gestión contable Gestión de producción. TRAZABILIDAD Gestión de precios Gestión de envases Gestión de almacén Gestión de las expediciones Gestión del transporte

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Gestión comercial COBERTURA COMPLETA DEL CICLO COMERCIAL

FUNCIONES

Mediante el módulo de Gestión Comercial, cada empresa puede gestionar sus acciones comerciales, accediendo a la información disponible en los distintos módulos de gestión. Podremos acceder a los movimientos de almacén, ventas, creación de escandallos o la producción de cada ejercicio detallada por la aportación de los proveedores.

Se dispondrá de distintas funcionalidades las cuales facilitan el trabajo a la hora de crear o administrar nuestros ejercicios contables, tales como duplicarlas, eliminarlas o cerrarlas.

CREACIÓN Y COMERCIAL

MANTENIMIENTO DEL

CONTROL DE ARTÍCULOS Gestión de control de artículos, conectado con la gestión de compras y de ventas.

EJERCICIO

Creación del ejercicio comercial, al cual vamos a asociar todos los movimientos generados dentro de su periodo. Este ejercicio vamos a poder modificar sus atributos en cualquier momento, así como realizar el cierre, generándose internamente todos los procesos que esto implica.

MODELOS Generación de los modelos necesarios por la empresa dependiendo de los requerimientos de los ejercicios, como pueden ser el Modelo 500 y el documento de acompañamiento.

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Gestión de ventas Control de partidas ya terminadas, clientes, pedidos, picking, así como el histórico de lo facturado esta temporada. MOVIMIENTOS

ALBARANES

Alta y mantenimiento de los movimientos producidos en cada uno de los almacenes.

Creación de albaranes por ventas con la posibilidad de importar o exportar albaranes que se hayan creado en lugares remotos.

ÓRDENES DE SALIDA Mantenimiento de las salidas de producto efectuadas por cada almacén. almacén

Almacenamiento en el diario de facturación de todos los movimientos realizados.

CLIENTES Alta y mantenimiento de los clientes y preclientes de la empresa. PEDIDOS Gestión pedido.

DIARIO DE FACTURACIÓN

pedidos.

Trazabilidad

del

LISTADOS Listados prefijados por el administrador de la empresa en los que puede ver cualquier tipo de información relacionada con las ventas de la empresa (pedidos, partidas, facturas, estados, etc)

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Gestión de compras Control de la gestión de compras, lanzando alertas que eviten las compras innecesarias ni excesivas. Informes y estadísticas de compras. GESTIÓN DE PEDIDOS

GESTIÓN DE ALBARANES

• Alta y mantenimiento de pedidos a los proveedores. • Gestión de pedidos pendientes de recibir. • Gestión de pedidos automáticos.

• Recepción de proveedores. • Historial de los movimientos realizados, relacionados con la fecha, artículos y cantidades. GESTIÓN DE FACTURAS

GESTIÓN DE PROVEEDORES Y ACREEDORES • Alta y mantenimiento de los proveedores. Relación de facturas y albaranes. • Alta y mantenimiento de los acreedores. Relación de facturas y albaranes.

• Gestión de facturas de los proveedores. • Control de facturas a partir de los albaranes.

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Gestión de almacén PRODUCTOS Almacén: Relación de los almacenes definidos en la gestión comercial con la actividad agraria. Productos: Alta y mantenimiento de los distintos productos que pueda generar, generar así como cualquier dato relacionado con este. Agrupamiento por familias y subfamilias. Envases: Alta y mantenimiento de los distintos envases que se utilizan en la cooperativa. Estadísticas y Listados: Listados y estadísticas prefijados por el administrador de la empresa en los que puede ver cualquier tipo de información del módulo. Índices de Corrección: Definición de valores de bonificación o penalización sobre productos de la empresa. APORTACIONES Aportaciones: Alta y mantenimiento y las aportaciones realizadas por los socios (cooperativas) en el ejercicio actual. Informes de Aportaciones: Generador de listados e informes predefinidos por el administrador sobre las aportaciones realizadas en el ejercicio o ejercicios que se deseen.

Liquidaciones: Mediante este proceso, la cooperativa puede realizar un anticipo a cuenta o una liquidación de productos, definiendo las condiciones de liquidación. Las liquidaciones se pueden hacer por: • Anticipo o liquidación por el total. total • Liquidación por entrada • Liquidación por partes • Liquidación con descuentos de anticipos • Liquidación por rendimientos CERTIFICADOS Y DOCUMENTOS Certificados: Generador de certificados demandados por la empresa (o por el socio). Recepción del producto: Documento de entradas de productos en la empresa. Salida Productos: Documento de salidas de los distintos productos que genera la empresa Resumen Mensual: Documento con el resumen mensual de las distintas actuaciones ocurridas en la cooperativa. Contabilidad Existencias: Control de existencias de productos y envases, teniendo la posibilidad de generar documentos y activar alertas.

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Gestión de tesorería y finanzas Proporciona información actualizada, relativa a la posición en tesorería en la fecha valor, facilitando la toma de decisiones que optimizan el resultado financiero.

RIESGOS Definición de riesgos, los cuales pueden ser de los tipos: • Riesgos Agrícolas (valoración del producto entregado a la empresa)

Gestión de tareas que ayuden a simplificar y agilizar la gestión financiera diaria:

• Riesgos Contables (saldo deudor en su cuenta contable)

Entrada de previsiones contables Realización de cobros y pagos Consulta de resultados automática Multidivisa Simulaciones de traspasos e informes de previsiones • Edición de email/cartas/fax • • • • •

• Riesgos Personales (asignar a un socio una cantidad fija) • Riesgos por Producto (asignar una cantidad por producto) Todos estos riesgos se definen contra: • Albaranes • Facturas sin contabilizar • Facturas contabilizadas

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Gestión contable Cada empresa tendrá la posibilidad de gestionar su propia contabilidad, obteniendo los distintos informes que se requieran, tanto por la administración pública, como por la propia empresa. Esta información puede ser procesada por la propia empresa, o enviada a un proveedor externo de servicios. Para ello dispone de un proceso mediante el cual, el proveedor recibe la petición por parte de la empresa y el acceso a todos sus datos contables para su proceso. Una vez realizados, el proveedor devolverá la confirmación fi ió a la l empresa que su contabilidad t bilid d ha sido procesada.

Este módulo, está totalmente integrado con el resto de módulos, de tal forma que cualquier movimiento que se produzca en tanto en las gestiones agrarias, como la gestión comercial o en la de carburantes, se verán reflejados en la contabilidad en el momento y en la medida que el usuario desee.

No sólo es posible enviar la información de la contabilidad, también se puede importar cualquier tipo de datos contables o exportar, facilitando de este modo el acceso a la información por parte de todos los usuarios.

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Creación y mantenimiento del ejercicio contable Relaciones contables Funciones del ejercicio contable Cuentas contables Diario Balances IVA Vencimientos, Retenciones e Intereses Cuadernos Bancarios Modelos Oficiales Inmovilizado Cierre

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Gestión de producción. TRAZAB BILIDAD TRAZABILIDAD A partir de cada descarga que se efectúa en la empresa, podemos controlar porque procesos pasa, en que días se efectúan, incluso que empleados han intervenido en el proceso. Para ello, ll debemos d b conectar t todos t d sus dispositivos di iti al sistema (básculas, analizadores…) y completar la información con los datos que no controlen dichos dispositivos. Todo esto, facilitado por un entorno sencillo y amigable, que permita al usuario su rápido uso y conexión desde cualquier lugar, vía PDA o PC convencional. DATOS DE LA EMPRESA Definición de los datos propios de la empresa (dirección, marcas que distribuyen, clientes…) PARAMETRIZACIÓN Definición de los elementos de producción así como de d la l cantidad tid d de d estos t que dispone di l la empresa en su proceso de producción: Descargaderos, básculas, tolvas, líneas de producción, envasados, procesos de limpieza, decantadores, depósitos, filtrados, etc.

PRODUCCIÓN Una línea de producción es aquella en la cual no podemos distinguir entre las descargas de varios proveedores. A partir de esta descarga, el sistema ya puede controlar todo el proceso por ell cuall va pasando d ell producto, d t hasta h t que está preparado para su salida. Entre otras tareas podremos: • Registrar la entrada del producto • Registrar todo el proceso que producción • Registro de materias primas y envases • Registro de productos no agrarios • Identificación Id tifi ió del d l producto d t mediante di t código de barras y/o código de trazabilidad • Costes de producción por producto • Simulación de órdenes • Informes de trazabilidad, tanto internos como para el consumidor final por medio de una página Web o desde el móvil. Con esta gestión, lograremos conocer en todo momento y de cualquier producto, su trazabilidad hacia delante y su trazabilidad hacia detrás.

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Gestión de precios POLÍTICA DE PRECIOS Para realizar una buena política de precios debemos tener en cuenta: • Tener una estrategia de precios. precios Para ello debemos involucrar a los procesos y a la misma organización. • Un sistema de costes basados en actividad. • Entender que cada cliente es distinto, dadas sus necesidades y actitudes, por lo tanto debemos tener unos precios distintos. • Tener muy clara la percepción de valor por parte de los clientes y el diferencial (positivo o negativo) frente al resto de competidores y a los precios que ofrecen.

Bajo estas premisas, las cuales tenemos que tener muy en cuenta en una gestión de precios, las herramientas que nos van a permitir su gestión son: • Identificación de costes por producto (terminado y semiterminado) y costes globales. • Identificación de costes directos e indirectos. • Cálculo de precio de venta, venta basado en costes y en mercado

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Gestión de envases

Gestión de almacén

ENVASES Alta y mantenimiento de los envases utilizados por la empresa en la comercialización de sus artículos, así como su uso en producción.

Definición y mantenimiento de los distintos almacenes que dispone la empresa y en los cuales puede manufacturar sus productos. Relación de los registros básicos del almacén, con los generados en otros módulos como clientes, proveedores, familias de productos, entradas y salidas, caja, vencimiento de cobros y pagos, recibos y letras, facturas a clientes y facturas de proveedores.

ESCANDALLOS Control del coste final del artículo, dependiendo del escandallo de cada uno de estos (caja, botella, tapón, etiqueta…)

PRODUCTOS Alta y mantenimiento de los diferentes productos d t que la l empresa produce, d asíí como su relación con el resto de módulos de gestión. Control de entradas, movimientos internos y salidas del producto. ESTADÍSTICAS Y LISTADOS Estadísticas de los resultados obtenidos en el actual ejercicio comercial, comparando ventas, compras, producción, seguimiento de producto y todo esto por periodos de tiempo, almacenes, tipos de agrarias… Listados prefijados por el administrador de la empresa en los que puede ver cualquier tipo de información relacionada con su producción.

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Gestión de las expediciones

Gestión del transporte

La gestión del almacén se verá completada con una dinámica gestión de Expediciones, que incluye una serie de utilidades para mejorar la eficacia:

La gestión de transportes nos permitirá además de tener controlado en todo momento donde se encuentran nuestros productos, ampliar la gestión de su trazabilidad Las herramientas de las trazabilidad. dispondremos son:

Creación de expediciones Cumplimiento automática de CMR. Seguimiento de mercancías procedentes de albaranes, pedidos y distintos almacenes. Identificación de los transportistas responsables de las expediciones. Consultas de bultos no expedidos. Declaración automática de expediciones (SOIVRE) Contabilización automática del coste.

Gestión de camiones y tipos de camiones. Gestión de rutas (optimización por tiempo y costes) Gestión de contrataciones y gestión automática de precios por agencia. Conexión con el módulo de precios para su cálculo final.

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