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Lumic Consultoria Ajudamos sua pequena ou média empresa a escolher e implantar um sistema integrado de gestão
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SÉRIE Escolhendo um sistema integrado de gestão para uma pequena ou média empresa
Serviços de imobiliárias e administradoras de condomínios
Você precisa escolher um sistema integrado de gestão para a sua pequena ou média empresa? Nós podemos ajudar.
Lumic Consultoria Somos uma consultoria independente voltada para sistemas integrados de gestão (ERP) para pequenas e médias empresas. Apoiamos o trabalho de empresários e executivos no desafio de diagnosticar necessidades, escolher e implantar um sistema integrado de gestão eficaz para suas empresas de distribuição, varejo, serviços ou indústria. Produzimos esta série “Escolhendo um sistema integrado de gestão para uma pequena ou média empresa” para ajudar você a alinhar os principais requisitos no processo de escolha de um sistema integrado de gestão para sua empresa.
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Sistemas Integrados de Gestão para Serviços de Assistência Técnica
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O que saber antes de comprar um sistema integrado de gestão
Vamos começar falando de cuidados em geral na escolha de um sistema para empresas de qualquer ramo de atividade:
O artigo a seguir “O que saber antes de comprar um sistema integrado de gestão”, escrito em 2011, sugere ao empresário ou executivo alguns pontos de reflexão no momento de tomar decisões relativas a aquisição de um sistema integrado de gestão.
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Sistemas Integrados de Gestão para Serviços de Assistência Técnica
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O que saber antes de comprar um sistema integrado de gestão (parte I)
Verifique em outras empresas se o fornecedor de ERP costuma cumprir o cronograma de implantação apresentado. Há alguns que ultrapassam em mais de 100%, habitualmente, o número de horas de consultoria estimado na proposta comercial. Nesse caso, o cliente não tem como reagir, pois o contrato de prestação de serviços protege estes fornecedores.
Preste atenção se, na negociação, o fornecedor de ERP concedeu descontos significativos para fechar o negócio. Não há “milagre” neste ramo, assim como não existe em outras áreas de negócios. O desconto, frequentemente, é ‘compensado’ na diferença entre as horas planejadas de consultoria de implantação e as que são efetivamente realizadas. Ou seja, o ERP, aparentemente mais barato, fica mais caro com o excesso de horas de implantação no cliente.
Pesquise se as funcionalidades necessárias para atender as expectativas de sua empresa estão realmente presentes no sistema ofertado. Deficiências técnicas e inadequação do software, em alguns negócios, são sanadas com custos adicionais para o cliente.
Descubra se o contrato de manutenção mensal proposto cobre tanto o suporte ao cliente como as atualizações tecnológicas. Muitas vezes, o cliente tem de optar por suporte ou atualização, mas isso não fica claro no contrato. Novamente, há um custo embutido não declarado. www.lumic.com.br
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O que saber antes de comprar um sistema integrado de gestão (parte II) Avalie, também, se o contrato de manutenção cobre as atualizações fiscais, ou seja, novos impostos e taxas, ao menos no âmbito da União e Estado. A Nota Fiscal Eletrônica é um exemplo do que deveria ser fornecido ao cliente sem desembolso adicional. Informe-se se o suporte telefônico ao cliente tem alguma limitação de horas mensais de utilização. Em alguns contratos, há um teto mensal de horas para este suporte. Excedida a franquia, as horas adicionais são cobradas. O cliente corre o risco, então, de gastar mais mensalmente do que havia projetado. Pesquise também se o suporte telefônico tem alguma limitação de tempo por chamada. Por que, nestes casos, excedido este tempo, um consultor visitará o cliente e cobrará tanto o tempo de deslocamento como o tempo mínimo da visita. Mais custos não previstos.
Verifique se são utilizados majoritariamente métodos modernos de suporte ao cliente, como o acesso remoto via web. Muitas empresas preferem forçar visitas presenciais faturáveis.
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O que saber antes de comprar um sistema integrado de gestão (parte III) Cheque se os consultores enviados para a implantação são experientes. Alguns enviam profissional júnior, que leva mais tempo para realizar as tarefas. O cliente somente deve aceitar pessoal júnior ou em treinamento se estiver acompanhado de um consultor experiente. E só deve pagar as horas de trabalho do profissional sênior. Verifique se a linguagem de programação utilizada no desenvolvimento do ERP é tecnologicamente moderna. Alguns utilizam linguagens ultrapassadas, que restringem o desempenho e aumentam os custos. O ERP deve funcionar em qualquer plataforma tecnológica, sistema operacional e banco de dados de mercado.
Pesquise se estão disponíveis ferramentas de integração e automatização “nativas” no ERP selecionado. Não aceite improvisações em seu ERP. O cliente deve procurar um sistema que disponha do ferramental “nativo” e que permita integração com qualquer outro, independentemente de sua plataforma, sistema operacional ou banco de dados. Flexibilidade para integração e automatização é essencial, pois não se sabe hoje quais serão os futuros desafios da empresa.
Descubra se as funcionalidades para atendimento de exigências fiscais são do próprio ERP ou solução de terceiros. O cliente deve ficar atento para não ter que discutir com dois fornecedores, simultaneamente, se houver dúvida ou problema. www.lumic.com.br
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O que saber antes de comprar um sistema integrado de gestão (parte IV)
Confirme se, pelo menos, as funcionalidades básicas do ERP são do mesmo fornecedor. Soluções de terceiros agregadas ao produto, às vezes, não têm suporte nem garantia. O cliente deve ficar atento para não ficar “órfão” se houver problemas técnicos.
Verifique se a base instalada do fornecedor de ERP é significativa o suficiente para assegurar longevidade do produto. O cliente também deve observar se as outras empresas adquiriram realmente um ERP completo ou só uma pequena parte dele (por exemplo, o módulo de Folha de Pagamento), mas que são contados como base instalada.
Apure se o fornecedor do ERP tem razoável vivência no mercado brasileiro. Falta de amadurecimento pode afetar, por exemplo, o atendimento às questões fiscais e tributárias.
Descubra se o porte fornecedor do ERP é compatível com o de sua empresa. Nada pior do que ser apenas um número na lista de clientes de seu fornecedor. Escolha quem possa dar um tratamento mais personalizado, se possível. Lembre-se de que será uma relação de longo prazo.
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O que saber antes de comprar um sistema integrado de gestão (parte V) Investigue se há recursos amigáveis para a emissão de relatórios de saída do sistema. O sistema deve ter um gerador de relatórios de fácil operação e que exija somente breve treinamento do usuário. Também deve propiciar fácil pesquisa de dados e a sua exportação em editores de texto e planilhas de cálculo. Confirme se há facilidades para processo de ensino-aprendizagem, tanto para os funcionários do fornecedor como para seus clientes.
Atente também para facilidades via Web para ministrar treinamentos e informações completas sobre os módulos que compõem o ERP, minimizando, assim, os custos de contratação de consultores. O cliente deve lembrar que sua própria equipe crescerá, mudará e que haverá custos para treiná-la permanentemente.
Confirme se os valores de investimentos apresentados já incluem todos os impostos e taxas. Verifique também se tais valores consideram uma previsão das horas e despesas de deslocamento de consultores ou outros custos extras. O cliente pode usar como variação aceitável dos investimentos em consultoria algo em torno de 20% em relação ao valor estimado. www.lumic.com.br
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O que saber antes de comprar um sistema integrado de gestão (parte VI) Pense sobre a real necessidade de proceder a customizações. Procure selecionar um ERP altamente parametrizável, o que evitará customizações, quase sempre caras e insatisfatórias. O cliente deve evitá-las e tentar se adaptar ao padrão do ERP selecionado. Verifique a frequência e a metodologia de atualizações rotineiras do sistema. Devem-se procurar sistemas que permitam a atualização pelos próprios usuários, após breve treinamento. Planeje a aquisição de um ERP considerando uma vida útil mínima de cinco anos. Os investimentos e o desconforto durante o processo de implantação são consideráveis, mas os resultados podem ser satisfatórios desde que tudo seja planejado e executado com cautela.
O artigo “O que saber antes de comprar um sistema integrado de gestão “ foi publicado em 2011 e é da autoria de Jaime Sender, consultor na área de sistemas de gestão. Os direitos estão reservados na forma da lei.
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Sistemas integrados de gestão para serviços de Imobiliárias e Administradoras de Condomínios
Vamos falar agora de sistemas integrados de gestão especificamente para empresas de serviços de Imobiliárias e Administradoras de Condomínios:
Público-alvo
Benefícios esperados
Características desejáveis em geral
Características desejáveis no acesso remoto
Características desejáveis na emissão de relatórios
Macroprocessos para serviços de imobiliárias e de administração de condomínios comerciais, industriais e residenciais
Próximas etapas
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Sistemas integrados de gestão para serviços de Imobiliárias e Administradoras de Condomínios PÚBLICO-ALVO Investidores
e locadores de ativos imobiliários; Administradoras de condomínios residenciais, industriais e comerciais; Administradoras de imóveis em geral; Condomínios residenciais, industriais e comerciais de médio e grande portes, com autoadministração; Construtoras e Incorporadoras; Empreiteiros .
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Sistemas integrados de gestão para serviços de Imobiliárias e Administradoras de Condomínios BENEFÍCIOS ESPERADOS: Gerenciar integralmente empresas Imobiliárias e Administradoras de Condomínios. Controlar
contratos de locação, incorporação, condomínios, prestação de serviços próprios e de terceiros; Administrar compras e estoques, individualmente ou em grupo, de obras e condomínios; Integração completa com bancos para cobrança, pagamento e conciliação automática de extratos; Permitir interatividade através da Internet com condôminos, locadores, locatários e clientes em geral; Gerenciar os serviços internos e externos condominiais e de projetos, manutenção predial, fiscalização, engenharia, obras e montagens; Facilitar o planejamento, distribuição e acompanhamento das atividades, orçamento, execução e cobrança; Permitir comparação entre o orçado e o real tanto dos custos como dos tempos, por atividade, por profissional/empresa envolvido e por fase do serviço de manutenção ou obra.
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Sistemas integrados de gestão para serviços de Imobiliárias e Administradoras de Condomínios CARACTERÍSTICAS DESEJÁVEIS:
Administração de contratos de locação, compra e venda, condominiais e serviços;
Emite e controla toda a documentação de pagamento e cobrança;
Apresenta fluxo de caixa planejado e real, por obra ou condomínio ou consolidado;
Emite relatórios de prestação de contas e de progresso personalizados;
Permite contabilização individualizada por condomínio, incorporação, SCP e consórcios;
Gerencia com orçamento, emissão e controle de ordem de serviço;
Separa a ordem de serviço em itens, materiais e atividades;
Administra o relacionamento com locadores, locatários, investidores e adquirentes;
Gerencia calendário de atividades por empregado, profissional ou empresa;
Permite acompanhar o histórico de serviços executados por obra ou condomínio;
Organiza as atividades e sua sequência de execução (workflow);
Administra acompanhamentos por eventos, enviando e-mails automaticamente www.lumic.com.br
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Sistemas integrados de gestão para serviços de Imobiliárias e Administradoras de Condomínios CARACTERÍSTICAS DESEJÁVEIS NO ACESSO REMOTO
Apontamentos de tempos de serviço e materiais aplicados são enviados diretamente das obras e condomínios, através da Internet, para o sistema de gestão integrado;
Novas ordens de serviço ou suas alterações geradas no sistema de gestão integrado são acessadas nas obras ou condomínios, através do telefone celular ou notebook pelo profissional envolvido;
Administradores, investidores, locadores, locatários e síndicos também podem acessar remotamente todas as informações via um website integrado;
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Sistemas integrados de gestão para serviços de Imobiliárias e Administradoras de Condomínios CARACTERÍSTICAS DESEJÁVEIS NA EMISSÃO DE RELATÓRIOS
Permitir gerar relatórios personalizados em qualquer editor de texto de mercado (Exemplo: Word);
Permitir gerar relatórios personalizados em qualquer planilha de cálculo de mercado (Exemplo: Excel) e usar a totalidade de seus recursos tais como as tabelas dinâmicas;
Disponibilizar um gerador de relatórios personalizados de fácil operação pelos próprios usuários.
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Sistemas integrados de gestão para serviços de Imobiliárias e Administradoras de Condomínios MACROPROCESSOS
"Macroprocesso é a expressão literal que define, engloba e explica as principais funções da empresa ou, no caso de um levantamento mais setorial, de cada um de seus departamentos." fonte: Dicionário Informal
No ramo de serviços de imobiliárias e de administração de condomínios comerciais, industriais e residenciais, identificamos estes macroprocessos:
FINANÇAS, VENDAS, COMPRAS, ESTOQUES, OPERAÇÕES, CONTRATOS, FISCAL & TRIBUTÁRIO
Vamos ver agora detalhadamente cada um destes macroprocessos
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Sistemas integrados de gestão para serviços de Imobiliárias e Administradoras de Condomínios MACROPROCESSO: FINANÇAS
Cheques pré-datados e devolvidos;
Controle e acompanhamento de previsões;
Gerenciamento de Comissões;
Retenções de impostos e contribuições;
EDI bancário (CNAB e FEBRABAN) para
Unificação de pagamentos e recebimentos;
Controle de adiantamentos a fornecedores, representantes e clientes;
Cálculo de juros, multas, descontos, variação monetária, etc.;
Controle de verbas por conta contábil e gerencial integrado ao Planejamento Financeiro;
Diário auxiliar e posição de clientes e fornecedores.
Contas a pagar e receber; Controle de caixa e bancos;
cobrança, pagamento e custódia de cheques; Emissão de cheques e ordens de pagamento; Pagamentos e recebimentos totais e parciais; Fluxo financeiro diário, semanal, agenda e gráfico; Síntese financeira por conta financeira, contábil e gerencial; Inversão e interpolação gerencial; Controle de crédito por cliente;
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Sistemas integrados de gestão para serviços de Imobiliárias e Administradoras de Condomínios MACROPROCESSO: VENDAS
Previsão financeira; Acompanhamento da margem de venda e aluguel por unidade imobiliária; Controles e limites de preços de venda e de aluguéis e descontos; Gerencia da aprovação de crédito direta ou remota; Certificados de vistoria de imóvel e inspeção de obras; Efetivações parciais, totais ou em lote dos pedidos; Controle de saldos por itens e clientes
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Controle de saldos de unidades imobiliárias e disponibilidade de entrega;
Controles múltiplos de comissões;
Cálculo automático dos impostos;
Tabela de preço padrão ou por cliente;
Mapas de faturamento;
Sistema de informação gerencial de pedidos e faturamento.
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Sistemas integrados de gestão para serviços de Imobiliárias e Administradoras de Condomínios MACROPROCESSO: COMPRAS
Gerencia limites de verbas de compras; Controle completo do processo de aprovação de compras; Emissão de solicitações, cotações e ordens de compras; Controle e envio personalizado de solicitação e ordem de compra; Previsão financeira; Alocação das compras por diversos centros de custos; Efetivações parciais e totais de ordens de compras, mantendo controle de saldos por itens e fornecedores; Emissão automatizada da notas de entradas e financeiro; Tabela de preços de compras; www.lumic.com.br
Emissão automatizada da notas de entradas e financeiro;
Controle da disponibilidade de estoque de produtos comprados;
Gerenciamento de materiais por lotes, validade, grade, número de série;
Cálculo automático dos impostos; Cálculo de preços de custo e médio.
Tabela de preços de compras;
Controle da disponibilidade de estoque de produtos comprados;
Gerenciamento de materiais por lotes, validade, grade, número de série;
Cálculo automático dos impostos;
Cálculo de preços de custo e médio.
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Sistemas integrados de gestão para serviços de Imobiliárias e Administradoras de Condomínios MACROPROCESSO: ESTOQUES
Estoque físico e financeiro;
Controle por unidade de negócio, centros de armazenagem, característica, lotes, grades, número de série, embalagens, etc.;
Controle de ordens e demandas (encomendas e reservas), disponibilidade ao longo do tempo;
Endereçamento de locais de armazenagem;
Registro de inventário em qualquer período;
Demonstração da evolução do custo médio e estoque físico;
Parametrização de regras de custo envolvendo impostos por espécie de movimento;
Composição de 'kits';
Integração contábil da movimentação de estoque por conta gerencial;
Contagem cíclica;
Automatização da geração de código inteligente.
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Sistemas integrados de gestão para serviços de Imobiliárias e Administradoras de Condomínios MACROPROCESSO: OPERAÇÕES
Gerenciamento de prestação de serviços de imobiliárias e administração de condomínios;
Administração de contratos de locação, compra e venda, condominiais e serviços;
Emite e controla toda a documentação de pagamento e cobrança;
Apresenta fluxo de caixa planejado e real, por obra ou condomínio ou consolidado;
Emite relatórios de prestação de contas e de progresso personalizados;
Permite contabilização individualizada por condomínio, incorporação, SCP e consórcios;
Gerencia com orçamento, emissão e controle de ordem de serviço;
Separa a ordem de serviço em itens, materiais e atividades;
Administra o relacionamento com locadores, locatários, investidores e adquirentes;
Gerencia calendário de atividades por empregado, profissional ou empresa;
Permite acompanhar o histórico de serviços executados por obra ou condomínio;
Organiza as atividades e sua sequência de execução (workflow);
Administra acompanhamentos por eventos, enviando e-mails automaticamente.
Permite o controle de múltiplas empresas, filiais, unidades de negócio e centros de custo;
Permite o controle de locação de múltiplas unidades residenciais, industriais ou comerciais;
Permite o controle de múltiplos condomínios, consórcios e sociedades em conta de participação;
Permite a alocação automática de despesas, por diferentes critérios e para diferentes unidades condominiais;
Permite anexar qualquer documento digitalizado a cada processo de pagamento ou cobrança, facilitando o controle das despesas e receitas e a prestação de contas. www.lumic.com.br
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MACROPROCESSO: CONTRATOS
Controle financeiro de contratos de manutenção, cobrança e de pagamentos;
Reajuste de valores;
Controle histórico de adendos e alterações;
Faturamento de contratos por período;
Pré-formatação das regras, observações do faturamento;
Gerencia contratos com terceiros e vinculados;
Inclusão de itens de quantidade variável (billing);
Controle dos objetos e produtos de contrato.
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MACROPROCESSO: FISCAL & TRIBUTÁRIO
Emissão de livros de registros de entrada, saída e apurações dos impostos;
Trata todas as formas de retenção previstas na legislação brasileira;
Gera todas as informações fiscais a nível municipal, estadual e federal, especialmente nos diversos formatos eletrônicos regulados pelas normas;
Legislação: ISS; PIS/COFINS; IN86; Sintegra; ATOs COTEPE, etc..
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Próximas etapas Agora você já tem alguma ideia sobre requisitos básicos para um sistema de gestão integrado para o seu ramo de atividade.
Vamos ver as próximas etapas : Diagnóstico de necessidades Seleção de um sistema integrado de gestão Gerenciamento da implantação
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Sistemas integrados de gestão para serviços de Imobiliárias e Administradoras de Condomínios Diagnóstico de necessidades
O objetivo desta etapa da metodologia é identificar os anseios e necessidades da empresa.
Aqui se procura identificar quais os pontos críticos e qual a rota a seguir. A ideia básica é assegurar que todos os passos estejam sendo seguidos e que todos os anseios e necessidades da empresa estejam sendo corretamente compreendidos e listados. Isto é feito colocando-se ênfase nos macroprocessos
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Sistemas integrados de gestão para serviços de Imobiliárias e Administradoras de Condomínios Seleção de um sistema integrado de gestão
O objetivo desta etapa é identificar a melhor solução de sistema integrado de gestão e selecionar o fornecedor certo.
A ideia básica é assegurar que todos os passos estejam sendo seguidos, considerando a descrição de uma solução que atenda os anseios e necessidade definidos no passo anterior.
Inclui-se aqui a seleção de uma lista de fornecedores de sistemas integrados de gestão e consistente com a solução buscada, assim como a produção de um questionário de requisitos.
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Sistemas integrados de gestão para serviços de Imobiliárias e Administradoras de Condomínios Gerenciamento da implantação
O objetivo desta etapa é colocar a solução escolhida de sistema de gestão em produção.
Aqui se procura orientar os usuários quanto ao caminho a percorrer, assegurando que todos os passos da implantação estão sendo cumpridos, em linha com as definições das etapas anteriores.
É importante identificar novas situações de risco e que se desviam do planejamento, propondo correções de rota.
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Esperamos que as informações aqui expostas tenham sido de utilidade para você. Receba gratuitamente mais informações sobre como escolher um sistema de gestão para sua empresa. Acesse nosso website aqui, vá até a seção CONTATO, preencha o formulário e nos ajude com algumas informações sobre sua empresa. Se preferir, envie um e-mail para info@lumic.com.br
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