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Sentido y direcci贸n en la empresa Marzo 2014
El poder de la contabilidad
Si usted es malo para las matemáticas, odia los números y los análisis financieros le parecen aburridos, este breve libro es para usted. El profesor Lawrence D. Lewis ayuda a las personas a entender y apreciar lo importante, informativa y hermosa que puede ser la contabilidad. Explica la manera como los gerentes toman decisiones estratégicas con base en la información que les proporciona la contabilidad; incluye resúmenes y ejercicios de fácil lectura al final de cada breve capítulo; y sus inteligentes citas y graciosas referencias hacen que el deber y el haber sean casi divertidos. Se recomienda este manual básico sobre el lenguaje de la contabilidad a los estudiantes, a los nuevos gerentes y a cualquiera que busque el saber contable.
El poder de la contabilidad
¿Qué aprenderá? En este resumen usted aprenderá: 1) Por qué la contabilidad no es tan precisa como parece; 2) Cuáles son los elementos básicos que comprende y 3) Cómo usar los datos contables para tomar decisiones operativas y estratégicas.
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La contabilidad como arte y como ciencia La contabilidad trata con números, fórmulas y coeficientes. Sus resultados son estimaciones y aproximaciones razonables de eventos económicos del mundo real. El vocabulario y los significados de la contabilidad varían según quien los use y con qué propósito. La contabilidad tiene dos formas: la financiera, para los usuarios externos, y la administrativa, para los usuarios internos. La contabilidad financiera se refiere a la recolección y el informe de datos a los usuarios externos a una empresa, como los banqueros o inversionistas. Los árbitros del lenguaje de la contabilidad financiera que se usa en EE.UU. son la Securities and Exchange Commission (SEC) y la Financial Accounting Standards Board (FASB), que establecen los principios de contabilidad que las empresas deben adoptar en sus informes financieros a los usuarios externos. El personal de una empresa depende de la contabilidad administrativa confidencial para obtener la información cotidiana para dirigir la empresa y planear sus estrategias. La contabilidad administrativa no depende de un solo lenguaje: las diferentes empresas usan diferentes convenciones para obtener los datos necesarios; por ejemplo: los fabricantes y banqueros miden aspectos diferentes de sus cuentas.
“El marco de trabajo básico de la contabilidad es un sorprendente sistema de registros, verificación, resumen e informe de las transacciones empresariales. Es realmente algo bello”. Lo básico Entender la contabilidad es crucial por cinco razones: 1. Las empresas la usan para llevar las cuentas – La contabilidad le dice lo bien o mal que va la empresa. 2. Atrae la atención hacia los problemas y oportunidades – La interpretación de los números señala los problemas de manera oportuna. 3. Proporciona información necesaria para controlar los costos – Un buen sistema contable le indica cuáles son sus gastos, cuáles deberían ser y de dónde provienen.
4. Proporciona información necesaria para la planeación – Antes de tomar decisiones sobre el futuro, necesita entender la manera como afectan a sus finanzas, y viceversa. 5. Brinda información para la toma de decisiones – Constituye una base para tomar decisiones estratégicas; por ejemplo: decidir fabricar un producto o subcontratarlo. La contabilidad empieza con un marco de trabajo simple: toda transacción que su empresa emprende tiene acomodo en una cuenta específica y eso le proporciona una herramienta para que organice las cuestiones que desea rastrear. La contabilidad comprende cinco tipos de cuentas fundamentales:
“Todo el propósito de la contabilidad administrativa es proporcionar información útil a la gerencia para la planeación, organización, control, dirección y toma de decisiones”.
“Los números de la contabilidad, como los ingresos netos y el activo total, son el resultado de un conjunto de estimaciones, atribuciones y diferentes convenciones contables, todas ellas arbitrarias”.
1. Ingresos – El efectivo que ingresa, el aumento o disminución de cualquier otro activo o una liquidación de pasivos resultante de la venta de bienes y servicios. 2. Gastos – El efectivo que sale, la disminución de los activos o el aumento de los pasivos resultantes del desempeño de las operaciones principales de una empresa. 3. Activo – Las fuentes reales e intangibles de beneficios económicos futuros.
4. Pasivo – Los compromisos por pagar, mover activos o prestar servicios a otra entidad. 5. Capital contable – La cuenta de capital y las ganancias retenidas que muestra los intereses de los propietarios en los activos netos – es decir, el activo menos el pasivo de una empresa. Los registros que usted hace en esos conjuntos de cuentas dependen de si usa una contabilidad acumulada – en la que el ingreso se registra cuando se devenga, no cuando se recibe el pago – o una contabilidad corriente – en la que se usa el recibo o el gasto de efectivo para denotar el ingreso o el gasto.
“Hay una gran diferencia entre las ganancias y la rentabilidad”. Los estados fundamentales La igualación de los ingresos significa que las utilidades, o ingresos netos, son el resultado de los ingresos menos los gastos.
“Para que los sistemas de contabilidad proporcionen información útil, deben ser capaces de reaccionar rápidamente a los cambios del entorno”. El estado de ingresos muestra las actividades durante un período: lista el total de ingresos, los gastos de la fabricación y venta, más los costos, como el alquiler y los seguros. La igualación del balance significa que el total del activo debe ser igual al pasivo más el capital contable; todo activo debe tener su financiamiento en un pasivo, como préstamos o cuentas por pagar, o en las cuentas de capital de la empresa. El balance es un registro de las finanzas de la empresa en una fecha en particular;
lista los activos, empezando por los activos corrien- “No se puede tomar tes más líquidos: el efectivo, las cuentas por cobrar buenas decisiones y el inventario; luego viene la propiedad, la planta constantemente sin y el equipo ajustados por la depreciación, seguidos una información de los activos de largo plazo o intangibles de la empertinente y presa, como las patentes o los derechos de autor; confiable; y la enseguida están el pasivo y el capital contable. El función más pasivo corriente incluye las cuentas y salarios por pagar o los préstamos de corto plazo por pagar an- importante de todo tes de un año. El pasivo de largo plazo, como los sistema contable es préstamos, se extiende a más de un año. proporcionar esa La estructura de una empresa determina la cominformación”. plejidad de las cuentas de capital contable, ya se trate de una corporación, una sociedad o de un propietario único. En los dos últimos casos, se requiere una contabilidad sencilla, pero las cuentas de capital social de una corporación son más complejas: consisten en acciones comunes, preferenciales y capital aportado, así como las ganancias retenidas.
“Un estado de ingresos … puede compararse a una película: narra una historia sobre las actividades de la empresa durante cierto lapso de tiempo”.
El pasivo corriente financia el activo corriente, mientras que el pasivo de largo plazo y el capital contable financian el activo de largo plazo. El balance y los estados de ingresos no indican la situación del efectivo; para ello, use el estado del movimiento de caja, que le indica la manera como su empresa genera dinero y si otros aspectos – como el inventario o las cuentas por pagar – afectan al movimiento de fondos. El estado del movimiento de caja, conocido también como la fuente y uso del estado de los fondos, cubre un lapso fijo y deriva datos del estado de ingresos y el balance.
Los costos Al decidir sobre las operaciones corrientes o los planes futuros, distinga entre estos tipos de costos: • Costos vencidos – Pagan algo que ya ocurrió. Es un gasto que se hizo en el pasado, como el pago del alquiler del mes anterior o la campaña publicitaria del año anterior. • Costos no vencidos – Muchos activos son gastos por “Si el estado de ocurrir. Éstos se reducen en los libros con la depreciaingresos se puede ción. comparar con una • Costos variables – Cambian de acuerdo con la propelícula, el balance ducción: cuanto más produzca mayores serán sus cosse puede comparar tos por suministros. con una fotografía. • Costos fijos – Estos gastos, como el alquiler o el seguro, permanecen sin cambio en relación con su producción. • Costos mixtos – Contienen elementos fijos y variables; por ejemplo: el contrato de un teléfono celular podría implicar un cargo fijo y una tarifa de uso que cambia de un mes a otro. • Costos discrecionales – Junto con su ritmo, son costos que controlan varios gerentes; por ejemplo: publicidad, capacitación de los empleados e investigación y desarrollo. “La diferencia • Costos perdidos – Costos que van y vienen fundamental entre y que nunca recuperará. No permita que inlas decisiones de fluyan en sus decisiones futuras. corto plazo y las de • Costos de producto – Las empresas no reconocen los gastos que implica la creación largo plazo reside de un producto, como la mano de obra, hasta en el hecho de que que se vende el producto. el dinero posee un • Costos por período – Aparecen en los estavalor de tiempo que dos de cuenta como gastos cuando ocurren. se puede ignorar • Costos directos – Estos se atribuyen directen el corto plazo, amente al ítem al que pertenece cada cual, pero no en el largo como el costo de la madera en la fabricación plazo”. de sillas.
• Costos indirectos – Estos no se atribuyen exactamente a un producto o servicio en particular. Determine qué proporción de esos costos debe atribuir a un producto dado. • Costos de oportunidad – Aunque las empresas nunca registran estos costos en los estados contables, existen y son un factor de su planeación estratégica y operativa. Son un sacrificio o “el valor perdido de la mejor alternativa” que usted no eligió. La toma de decisiones con la contabilidad Los datos contables deben ayudarle a tomar decisiones administrativas. La FASB afirma que los datos deben ser “oportunos y proféticos, proporcionar retroalimentación y ser verificables y objetivos”. Los buenos datos contables varían entre opciones; por ejemplo: el salario fijo de un operario no es pertinente para decidir qué equipo comprar, pero el consumo energético de la máquina hace que los costos esperados de la electricidad lo sean. Las empresas contrastan los datos contables para poder tomar mejores decisiones. Al pensar en inversiones de largo plazo, reflexione en el impacto del tiempo en el dinero: la inflación, los riesgos y los intereses hacen que el efectivo que se recibe ahora sea más valioso que el que se prevé para el futuro. Examine sus gastos de capital futuros desde tres perspectivas:
“Como gerente, mucho de su tiempo implica probablemente cuatro actividades principales: planeación, organización, control y dirección; y la contabilidad desempeña una función central en cada una de ellas”.
1. Valor neto presente – El valor calculado de los movimientos de caja futuros. 2. Tasa de rendimiento interna – El rendimiento de un proyecto comparado con el costo de capital de su empresa. 3. Período de recuperación – El tiempo necesario para recuperar su inversión inicial mediante los movimientos de caja del proyecto. Los presupuestos de planeación y control Un buen presupuesto implica metas que no sean tan exigentes que puedan desanimar a los empleados ni tan modestas que puedan sofocar la productividad. La elaboración del presupuesto debe proporcionar la información necesaria sobre los recursos y metas, y empieza con un pronóstico del mercado. Después, el presupuesto recae en los grupos operativos para obtener sus aportaciones y colaboración. Para elaborar estados financieros que incluyan pronósticos, consulte a tantas personas de tantas áreas como sea posible. El control operativo cotidiano requiere presupuestos que incluyan los resultados obtenidos. Una vez predeterminados los ingresos y los costos en el presupuesto estático, los resultados variables requieren presupuestos flexibles para propósitos de control. Las discrepancias de los resultados esperados llevan a “análisis de varianza” que le alertan sobre los posibles problemas. Algunas varianzas pueden ser aceptables en un presupuesto flexible, como las causadas por la fluctuación de los costos de las materias primas, pero las grandes varianzas pueden ser indicio de problemas.
“Tanto los gerentes como los inversionistas y acreedores pueden mejorar su comprensión y el desempeño de las operaciones y prospectos de una empresa mediante el desarrollo de su capacidad para analizar y entender los estados financieros”.
La atribución La atribución, el proceso de cargar un ítem o un grupo de ítems de ingresos o costos a uno o más objetos, actividades, procesos, operaciones o productos, exige juicio y discreción. Piense en cómo atribuir el costo de un edificio de la empresa:
su depreciación resulta en un costo por año, que debe “Los movimientos prorratearse entre cada división, así como entre cada de caja son la producto fabricado u ofrecido por las divisiones. Cada parte vital de toda paso representa una atribución arbitraria de costos que empresa”. podría afectar a las ganancias. El cálculo de la atribución de la mano de obra directa y de los costos directos de los materiales a un producto es relativamente fácil, pero la atribución de las proporciones de los costos indirectos es un reto, en especial en el campo de la tecnología, donde representan entre el 60 y el 70% de los costos de un producto. La contabilidad tradicional de los costos indirectos los combina todos en una suma que los contadores dividen por un indicador dado, como las horas por máquina. Ese método de atribución igualitaria distribuye los costos indirectos uniformemente, pero supone que aumentan con la producción y no indica si la asignación fue razonable en primer lugar. Para lograr el control administrativo óptimo, haga que sus contadores se entrevisten con el personal y observen qué actividades añaden valor a un producto terminado y después incluyan sólo los costos de los factores que los clientes no considerarían útiles. Esto capta las actividades que influyen en el producto, determina qué genera los costos y atribuye éstos de una manera precisa, para que los gerentes tomen mejores decisiones.
“La contabilidad afirma que es exacta; pero no es así”.
Para recordar: • La contabilidad es más un arte que una ciencia: se basa en estimaciones o aproximaciones razonables de eventos económicos del mundo real. • La contabilidad financiera prepara datos para usuarios externos, mientras que la contabilidad administrativa compila datos confidenciales que ayudan a los ejecutivos y a los gerentes a dirigir una empresa. • Revela el estado de las operaciones corrientes y señala los posibles problemas. • Proporciona a los gerentes datos para la planeación y la toma de decisiones.
• Los cinco tipos de cuentas son: ingresos, gastos, activo, pasivo y capital contable. • La igualación de los ingresos indica las ganancias como resultado de los ingresos menos los gastos. • Los costos afectan de manera significativa a su empresa, por lo que necesita saber en qué consisten y cómo surgen. • La contabilidad facilita las decisiones que las empresas toman sobre las operaciones cotidianas y los proyectos de capital de largo plazo. • Los presupuestos son un “plan de acción cuantificado” y su varianza señala los problemas que surgen. • Las asignaciones son cruciales para reflejar el estado financiero de una empresa.
Sobre el autor: Lawrence D. Lewis es escritor, consultor y profesor de contabilidad en la Universidad de Pórtland.