UNIVERSIDAD PANAMERICANA Facultad de Ciencias Económicas Licenciatura en Contaduría Pública y Auditoría Metodología de la Investigación
“FACTORES QUE DIFICULTAN EL FUNCIONAMIENTO ENTRE LOS DEPARTAMENTOS DE CONTABILIDAD Y COMPRAS DE LA EMPRESA EL FARO,S.A. DURANTE EL AÑO 2,013”
Lucrecia Patzan Quib
Los ÁlamosSan Miguel Petapa, Guatemala 30 de Abril 2,014.
“FACTORES QUE DIFICULTAN EL FUNCIONAMIENTO ENTRE LOS DEPARTAMENTOS DE CONTABILIDAD Y COMPRAS DE LA EMPRESA EL FARO,S.A. DURANTE EL AÑO 2,013
Lucrecia PatzanQuib Licenciado Marvin Ramírez
Los ÁlamosSan Miguel Petapa, Guatemala 30 de Abril 2,014.
Contenido Página Introducción Capítulo 1 Marco Conceptual
1
1.1 Planteamiento del problema 1.2 Formulación del problema
2
1.3 Objetivos 1.4 Justificación
3
1.5 Limitaciones
4
Capítulo 2 Marco Teórico
5
2.1 Antecedentes 2.2 Bases Teóricas
6
2.2.1 Concepto de Trabajo en Equipo 2.2.2 Variables Relacionadas con el Trabajo en Equipo
7
2.2.2.1 Diversidad de Personalidades 2.2.2.2 Participación Oportuna de los Lideres
8
2.2.2.3 Participación de todos los miembros del Equipo de Trabajo 2.2.2.4 Determinación de Objetivos Claros 2.2.2.5 Capacidades y Competencias de los miembros del Equipo de
9
Trabajo 2.3 Definición de Términos Básicos 2.4 Hipótesis11 2.5 Sistema de Variables
10
Página Capítulo 3 Marco Metodológico
12
3.1 Nivel de la Investigación 3.1.1 Investigación Explicativa 3.2 Diseño de la Investigación 3.2.1 Investigación de Campo 3.3 Población y Muestra 3.3.1 Población 3.3.2 Muestra 3.4 Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos
13
3.5 Técnicas de Procesamiento y Análisis de Datos Capítulo 4 Marco Operativo
16
4.1 Recursos 4.2 Cronograma Capítulo 5 Análisis de Información
17
Capítulo 6 Conclusiones
19
Anexos
23
Introducción
En un mundo de cambios, donde la adaptación a los nuevos mercados, la innovación y el aprendizaje son continuos y vitales, es imprescindible que las empresas sean inteligentes, que sepan aprovechar todas las capacidades de sus colaboradores, que es uno de los recursos más importantes en todas las organizaciones, debido a que toda la creatividad que surja de los esfuerzos compartidos llevara a la empresa a alcanzar el éxito. Por tanto diremos que las empresas no buscan contratar a gente superdotada, sino se trata de hacer que el conjunto funcione integralmente, es decir, se trata de conseguir que un grupo de personas ordinarias produzca resultados extraordinarios, este objetivo no se puede lograr si no se aprende y se tiene la cultura de trabajar en equipo de modo, que los diferentes departamentos comprendan como su trabajo afecta al resto.
1 Capítulo 1:
1.1
Marco Conceptual
Planteamiento del problema Como parte fundamental de cualquier diagnostico administrativo a una empresa, se debe evaluar las relaciones que se dan entre los diferentes departamentos, debido a que su éxito se encuentra influenciado en gran manera por el servicio al llamado cliente interno, los estudios muestran que un error muy común en las empresas, es precisamente no entender que el cliente interno es tan importante como el externo, porque de la unidad de los departamentos, del resultado del trabajo en equipo, se logra mantener la correcta secuencia entre cada proceso. El análisis incluye la revisión de la coordinación, comunicación y dependencia que existe entre los integrantes de la organización, entre los niveles jerárquicos, entre el personal en general y entre las funciones y los puestos de trabajo, es decir, entre los departamentos que tienen dependencia de otra área. Dentro de las todas las organizaciones, cada uno de los procesos llevan una secuencia, donde se requiere de la participación de los distintos departamentos, por ejemplo, necesitamos que el departamento de Comercialización, incremente sus ventas, para ello puede pensar en lanzar una oferta al público consumidor, para lo cual requiere que Producción elabore y tenga disponibles los productos para la venta, que a su vez lograra si el departamento de Compras, apoya oportunamente con la disponibilidad de las materias primas, siempre y cuando el departamento de Finanzas supla las necesidades de dinero para el pago a proveedores por la adquisición de dichos insumos.
2 Por lo que es una cadena, donde interactúan todos los departamentos, en resumen la Comunicación y apoyo entre todas las áreas es indispensable. Los departamentos de Contabilidad y Compras tienen mucha participación dentro del proceso productivo, por tanto, son de los de mayor conflicto y la integración de ambos es necesaria para llegar al objetivo exitosamente. 1.2
Formulación del problema “Factores que dificultan el funcionamiento entre los departamentos de Contabilidad y Compras de la Empresa El Faro,S.A. durante el año 2,013”
Objetivos
1.3
General: Conocer los factores que influyen en el mal funcionamiento de los Departamentos de Contabilidad y Compras para la empresa El Faro, S.A.
Específicos: I.
Determinar cuáles son las debilidades de los departamentos de Contabilidad y Compras de la empresa El Faro, S.A. durante el año 2,013.
II.
Establecer que factores son desfavorables para el buen funcionamiento de los departamentos de Contabilidad y Compras de la empresa El Faro,S.A. durante el año 2,013.
3 1.4
Justificación Se considera importante realizar una investigación puesto que las organizaciones al conocer los factores que influyen en el mal funcionamiento entre sus colaboradores, pueden tomar decisiones acerca de cómo mejorar sus debilidades, lo cual le traerá beneficios a la empresa al volverse más dinámica, eficiente y por ende productiva. En las organizaciones, la falta de coordinación y comunicación entre los departamentos de Contabilidad y Compras es un problema serio, puesto que ocasiona a menudopérdida de clientes, debido a las deficiencias se reflejan en la falta de atención, en el incumplimiento de los pedidos del cliente. Las fallas se generan por diversas causas, por ejemplo, son comunes en el departamento de Contabilidad, el no administrar adecuadamente los fondos de la empresa, el cálculo incorrecto de costos de producción, la falta de programación en el pago a proveedores que puede provocar la revocación de los créditos aprobados, y en el departamento de Compras se dan problemas como la compratardía de los insumos necesarios para la producción que provoca el incumpliento a los requerimientos del cliente,la falta de negociación con proveedores y obtención de los mejores precios limita la competitividad de toda la organización. También se considera relevante, porque la investigación puede ser un medio de motivación, un punto de partida para otros estudios, ya que actualmente las empresas han entendido cuanto afecta este tema a su productividad y luchan por mejorar y optimizar la comunicación y colaboración de todos los departamentos, se trabaja en promover la unidad por medio del trabajo en equipo y en la búsqueda del recurso humano idóneo, conocer los factores que dificultan el buen funcionamiento, podrá aportar al crecimiento de la organización que a su vez representara el crecimiento personal de sus colaboradores.
4 1.5
Limitaciones Dentro de las limitaciones se puede encontrar la resistencia de los colaboradores con mayor antig眉edad dentro de la organizaci贸n.
5 Capítulo 2:
Marco Teórico
2.1Antecedentes En un estudio realizado por The Economistintelligence entre 394 ejecutivos, donde participo una empresa de publicidad llamada Unit7 se identificó que antes de adoptar la estrategia de colaboración, existían problemas entre los gerentes de cuentas, el personal creativo, además la empresa enfrentaba dificultad para conseguir nuevos clientes y mantener los existentes, las tensiones entre los departamentos provocaban cada vez menos comunicación, por otro lado crecía el resentimiento entre los líderes de cada área, decaía el estado de ánimo en general y esto provocaba una terrible ineficiencia en la atención a los clientes. La alta gerencia al comprender que si esto no cambiaba se vería reflejado en sus ingresos, decidió contratar a una antropóloga empresarial para que analizara la situación y propusiera cambios, quien para su sorpresa no hizo más que recomendar que la manera en que los colaboradores se comunicaban y colaboraban debía cambiar, identifico puntos clave, como que el personal creativo debía involucrarse más en la toma de decisiones, así mismo se realizaron cambios físicos, por ejemplo se modificaron los espacios de reuniones y puestos de trabajo, haciéndolos más cómodos y agradables, con espacios amplios donde los funcionarios podían conversar, inclusive se creó un puesto nuevo llamado “Director de Colaboración” y era la persona encargada de reunir a los grupos de trabajo y dar seguimiento a sus avances. El resultado fue sorprendente, ahora los colaboradores participan con entusiasmo, incluyeron en las reuniones de toma de decisiones a personal que anteriormente no participaba pero que con el cambio, lograron que aportaran ideas, ahora los
colaboradores comprenden mejor las necesidades de la empresa y de sus clientes, el cambio del trabajo en equipo no solo permitió que esta empresa obtuviera más
6 Ganancias, sino que sus trabajos fueran de mayor calidad y rapidez, el prestigio de la empresa se fortaleció, se tradujo en más oportunidades de negocio y nuevas oportunidades, grandes empresas como una compañía de tarjetas de crédito y otra de servicios médicos renovaron contrato con esta empresa de publicidad, impresionados por su amplio arsenal de ideas derivado de su formidable trabajo en equipo. Este progreso se obtuvo debido al compromiso de la alta gerencia en fomentar y motivar a sus colaboradores, para tener un solo objetivo, este concepto, a menor escala, puede ser aplicado a este estudio, puesto que al lograr que los departamentos de Contabilidad y Compras se comprometan y comprendan como cada una de sus tareas influye en la cadena y se logre avanzar en equipo, podrá alcanzarse el resultado deseado.
2.2Bases Teóricas 2.2.1 Concepto de Trabajo en Equipo Trabajo en equipo es la habilidad de realizar una tarea en conjunto. (Robbins 1999) Un grupo de trabajo, es un conjunto de personas asignadas o auto asignadas de acuerdo a sus habilidades, conocimientos y competencias específicas para cumplir con determinada meta bajo la conducción de un coordinador. Michael Astle (2010)
La comunicación es la transmisión de información, ideas, emociones, habilitades, etc. a través de símbolos, palabras, imágenes, figuras, sonidos, etc., la comunicación es para una organización lo que el torrente sanguíneo es para una persona. Bernard Berelson (2010)
7 2.2.2 Variables relacionadas con el Trabajo en Equipo 2.2.2.1 Diversidad de Personalidades Los equipos de trabajo están conformados por personas de diversas edades, conocimientos, habilidades y destrezas, por lo que el planteamiento que han hecho varios estudios es ¿Podemos esperar que todos los tipos de diversidad influyan igualmente? siendo la respuesta clara que no, por eso se debe analizar cada uno de los aspectos en los que los trabajadores difieren, para comprender las implicaciones reales de la diversidad y entender como organización como aprovecharlo de la mejor manera. Cox (1993) En base al trabajo de estos autores podemos agrupar las consecuencias de la diversidad en: a) Cognitivos b) Afectivos c) Sobre la comunicación
De hecho se ha demostrado que las diferencias en los miembros de un grupo de trabajo en cuanto a valores o conocimientos provoca mejoras sustanciales para la empresa en distintos aspectos: La eficacia de las decisiones que resultan de mayor calidad y más adecuadas a los problemas que se pretenden abordar. Cox (1993) La eficiencia de las soluciones, que se toman con menores costos o a mayor velocidad que en grupos homogéneos. Knight (1999)
La creatividad o el grado de novedad de las soluciones que se plantean. Rosenzweig (1998)
8 2.2.2.2Participación oportuna de los líderes Las relaciones entre líderes de áreas, siempre generan conflictos, que son necesarios para crecer, sin embargo, el error de muchos líderes es el temor a estos conflictos, que van generando resentimientos y no permiten tener el valor para discutir sinceramente los problemas, se prefiere no opinar antes que crear discordia, se evita afrontar cada problema, la solución es reconocer que los conflictos son constructivos, y que manejándolos de la manera correcta, lejos de crear resentimientos, son productivos, generan nuevas ideas, dan puntos de vista diferentes que permiten tomar la mejor decisión. Por tanto que las buenas relaciones entre las áreas se den, son en gran parte responsabilidad de cada líder. Koontz-Weirich (2004) 2.2.2.3 Participación de todos los miembros del equipo Un aspecto muy importante que debe considerarse es que en la medida que los todos los colaboradores participen en las reuniones, se les comparta de las decisiones, ellos reaccionaran con entusiasmo, y este es generador de nuevas ideas, un error muy común es menospreciar la capacidad de los colabores de todos los niveles de aportar ideas útiles, innovadoras que mejorar la calidad de la empresa. Hay casos donde las ideas que revolucionan el negocio y le dan ventaja ante la competencia, no vienen precisamente de las gerencias, o del departamento creativo, sino de la colaboración de la gente de áreas que consideramos menos importantes. (Robbins 1999) 2.2.2.4 Determinación de objetivos claros
Para que el equipo de trabajo alcance los objetivos, es indispensable definir la función y las acciones concretas que deben hacer, se debe encontrar el grado de esfuerzo y exigencia que cada miembro esté dispuesto a desempeñar, tratando
9 siempre de ser equitativos en la repartición de labores para evitar roces entre los miembros del equipo de trabajo, se debe conocer el alcance y la finalidad de cada tarea, no trabajar automáticamente, sino tener claro, para que sirve y como afecta el trabajo de cada uno, en las demás áreas, y quién es el beneficiario de todo el esfuerzo, se debe generar la visión del grupo, de que alcanzar las metas y objetivos, no beneficia solamente a la empresa sino a todos, el simple hecho de tener el objetivo claro, puede convertir al grupo en una unidad de alto rendimiento. Cox, Soluciones ese Problema, Deusto (1995) 2.2.2.5 Capacidades y Competencia de los miembros del equipo de trabajo Para que los equipos de trabajo se desarrollen exitosamente es indispensable evaluar las capacidades y competencias de cada miembro, garantizar que sean las idóneas para el puesto que desempeñan, adicional a los conocimientos básicos de la profesión, las capacidades de aplicar los conocimientos a la práctica, de aprender nuevos, de adapartarse a nuevas situaciones y cambios, de crítica y autocritica, de comunicación con otras personas no expertas en el tema, de análisis y síntesis, de generación de nuevas ideas, así como las competencias especificas, inclusive las habilidades interpersonales, costumbres y culturas dependen en gran medida de grado de preparación académica de los miembros del equipo. “Como crear un Equipo de Alto Rendimiento en su Empresa” (Editorial Atlantida, Buenos Aires, 1992)
2.3 Definición de Términos Básicos El término “competencias” en un estudio de trabajo en equipo entre departamentos de una organización significa la capacidad efectiva de llevar a cabo exitosamente
una actividad laboral plenamente identificada. Las competencias son el conjunto de conocimientos y actitudes combinados, coordinados e integrados en la acción adquiridos a través de la experiencia formativa y no formativa que permite al
10 Individuo resolver problemas específicos de forma autónoma y flexible en contextos singulares (OTI, 2000). El término “liderazgo” es la relación de influencia que ocurre entre los líderes y sus seguidores, mediante la cual las dos partes pretenden llegar a cambios y resultados reales que reflejen los propósitos que comparten. (Thompson 2006). El término “líder” es el conjunto de habilidades gerenciales o directivas que un individuo tiene para influir en la forma de ser de las personas o grupo de personas haciendo que estos lleguen al objetivo deseado. (Diccionario Virtual) El término “responsabilidad” es reconocer y responder a las propias inquietudes y las de los demás, mejorar sin límites los rendimientos en tiempo y los recursos propios del cargo que se tiene, reportando oportunamente las anomalías que se generan de manera voluntaria involuntaria, planear en tiempo y forma las diferentes acciones que conforman la actividad general, asumir las consecuencias de las omisiones, obras, expresiones y sentimientos que generan en la persona, el entorno, la vida de los demás y los recursos asignados al cargo que desempeña, promover principios y practicas saludables para producir, manejar y usar las herramientas y materiales de la organización. (Diccionario Virtual) El término “objetivo” se refiere a la finalidad hacia la cual se dirigen los recursos y esfuerzos para dar cumplimiento a la misión de la organización. Virtual)
(Diccionario
11 2.4Hipótesis El principal motivo que dificulta el óptimo funcionamiento entre los departamentos de Contabilidad y Compras es la falta de comunicación entre los líderes de cada departamento, la falta de metas claras, la rivalidad entre los miembros, la desmotivación de los integrantes, la falta de participación, la resistencia al cambio y el bajo nivel de especialización de los integrantes.
2.5 Sistema de Variables
Variables
Personalidades
Dimensiones
Indicadores
Estabilidad emocional
Nivel de autoestima, de ansiedad, depresión e ira.
Responsabilidad
Grado de autodisciplina, control de impulsos, rasgos de organización. Sociabilidad, acertividad, expresión emocional.
Extroversión
Cognitivas Capacidades y Competencias Tecnológicas Académicas
Pensamiento analítico, reflexivo, lógico, critico, creativo, practico, organización del tiempo, toma de decisiones, planificación. Manejo de herramientas de trabajo. Grado de preparación.
12 Capítulo 3:
Marco Metodológico
3.1 Nivel de Investigación 3.1.1 Investigación Explicativa La investigación es explicativa, debido a que el objetivo es identificar las causas que dificultan el funcionamiento entre los departamentos de Contabilidad y Compras de la empresa El Faro, S.A. y analizar los efectos que representan para toda la organización.
3.2 Diseño de la Investigación 3.2.1 Investigación de Campo La investigación es de campo, puesto que se realizara a través de una encuesta donde se consultara a los colaboradores que conforman los departamentos de Contabilidad y Compras acerca de los factores que dificultan el funcionamiento de los mismos.
3.3Población y Muestra 3.3.1Población Los colaboradores que conforman los departamentos de Contabilidad y Compras de la empresa El Faro, S.A.
3.3.2 Muestra
En la muestra se considerara a los 8 colaboradores que conforman el departamento de Contabilidad y 5 que componen el Departamento de Compras, a nivel de Jefaturas y operarios y que integran el 100% de la población.
13 3.4 Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos a) EntrevistasEscritas:
Con el objeto de conocer la percepción de los colaboradores hacia sus líderes, su grado de motivación, conocer su nivel de pertenencia e identificación hacia la organización, medir su conocimiento acerca de los objetivos de la empresa, medir su capacidad de aceptar críticas y su capacidad de escuchar. b) Observación:
A través de la observación, se busca poder identificar el grado de rivalidad entre los miembros, si existen roces o tensiones fuertes y como se manejan, así como las habilidades de cada miembro.
3.5 Técnicas de Procesamiento y Análisis de Datos La entrevista consta de un cuestionario de 17 preguntas, donde los colaboradores de la Empresa El Faro,S.A. responderán acerca de la percepción de sus jefes de departamento, del grado de conocimiento de sus responsabilidades y funciones y de su relación con sus compañeros de trabajo. La entrevista se realizara al 100% de los colaboradores. Una vez obtenidos los datos se procederá con la tabulación de la totalidad de la información, en la siguiente tabla:
14 Colaboradores Pregunta 1 Pregunta 2 Pregunta 3 Pregunta 4 Pregunta 5 Pregunta 6 Pregunta 7 Pregunta 8 Pregunta 9 Pregunta 10 Pregunta 11 Pregunta 12 Pregunta 13 Pregunta 14 Pregunta 15
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 Subtotal Subtotal SI NO SI NO SI NO SI NO SI NO SI NO SI NO SI NO SI NO SI NO SI NO SI NO SI NO SI NO 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 6 7 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 2 11 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 5 8 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 6 7 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 2 11 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 5 8 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 2 11 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 9 4 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 9 4 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 9 4 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 9 4 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 6 7 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 9 4 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 5 8 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 6 7
% SI 46.2 15.4 38.5 46.2 15.4 38.5 15.4 69.2 69.2 69.2 69.2 46.2 69.2 38.5 46.2
46.2
% Total general NO 53.8 13 84.6 13 61.5 13 53.8 13 84.6 13 61.5 13 84.6 13 30.8 13 30.8 13 30.8 13 30.8 13 53.8 13 30.8 13 61.5 13 53.8 13
53.8
Donde se describen de manera vertical las preguntas realizadas y de forma vertical el número de colaboradores entrevistados, considerando como SI las respuestas positivas, es decir, donde los colaboradores tienen claridad sobre sus funciones, se identifican con la organización y tienen una relación adecuada con sus compañeros de trabajo, por el contrario, se considera NO para las respuestas negativas, cuando los empleados desconocen las tareas que deben realizar y no se encuentran integrados con los procesos de la empresa, realizando un cálculo global reflejando en porcentajes el grado de respuestas positivas y negativas, acompañado de la correspondiente grafica por cada pregunta.
15 La observación se realizara simultáneamente con la entrevista, solicitando al final de la misma, una opinión verbal, donde se podrá conocer mejor el grado de compromiso y relaciones que los colaboradores poseen y la percepción que sienten acerca de sus jefes y de la organización en general, como parte de la observación,
= 100%
se analizaran los expedientes de cada colaborador, con el objeto de determinar el grado académico con el que cuentan, sus capacidades y competencias.
Como
resultado final se presenta el siguiente cuadro, donde se muestran los aspectos que se evaluaron en la entrevista, el resultado obtenido y se sugieren los recursos necesarios para eliminar las debilidades, también se define quienes son las personas responsables de la ejecución y supervisión del proyecto, así como su tiempo de implementación.
PLAN DE ACCION Porcentaje Descripcion de los datos obtenidos (negativo/positivo)
Recursos
Ejecuta
Supervisa
Duracion
Pregunta 1
Jefe de Area
Gerencia de
1 mes
Pregunta 2
Jefe de Area
Gerencia de
5 meses
Pregunta 3
Jefe de Area
Gerencia de
1 mes
Pregunta 4
Jefe de Area
Gerencia de
5 meses
Pregunta 5
Jefe de Area
Gerencia de
1 mes
Pregunta 6
Jefe de Area
Gerencia de
5 meses
Pregunta 7
Jefe de Area
Gerencia de
1 mes
Pregunta 8
Jefe de Area
Gerencia de
5 meses
Pregunta 9
Jefe de Area
Gerencia de
1 mes
Pregunta 10
Jefe de Area
Gerencia de
5 meses
Pregunta 11
Jefe de Area
Gerencia de
1 mes
Pregunta 12
Jefe de Area
Gerencia de
1 mes
Pregunta 13
Jefe de Area
Gerencia de
1 mes
Pregunta 14
Jefe de Area
Gerencia de
1 mes
Pregunta 15
Jefe de Area
Gerencia de
1 mes
16 Capítulo 4: 4.1 Recursos
Marco Operativo
Recursos Humanos Durante esta investigación se requerirá solamente de la participación de una persona, quien elaborara la investigación completa, realizara el trabajo de campo, aplicara las técnicas de procesamiento de información y analizara los datos obtenidos.
Recursos Materiales Se requerirá la utilización de una computadora, una impresora, un escritorio, así como de insumos de tinta y papel.
4.2 Cronograma
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES - PROYECTO DE INVESTIGACION
ACTIVIDAD Lluvia de ideas para definir tema Comprension de la teoria del marco conceptual Lectura de material teorico Elaboracion del marco conceptual Comprension de la teoria del marco teorico Elaboracion del marco teorico Comprension de la teoria del marco metodologico Elaboracion del marco metodologico Revision preliminar del proyecto Elaboracion de instrumentos Comprension de la teoria del marco operativo Elaboracion del marco operativo Revision preliminar del proyecto Recoleccion de datos Procesamiento de datos Analisis e interpretacion de datos Revision final Presentacion de resultados - Trabajo final
4TA. SEMANA DE FEBRERO
1ER. SEMANA DE MARZO
2DA. SEMANA DE MARZO
3ER. SEMANA DE MARZO
4TA. SEMANA DE MARZO
1RA. SEMANA DE ABRIL
2DA. SEMANA DE ABRIL
3ER. SEMANA DE ABRIL
17 Capítulo 5: Análisis de Datos 5.1 Situación laboral de los Departamentos de Contabilidad y Finanzas de la Empresa El Faro,S.A.
Actualmente la Empresa El Faro,S.A. está experimentando fallas en su administración que se ven reflejadas en su atención a clientes tanto internos como externos, así como en resultados monetarios, ocasionados por la pérdida de clientes actuales, la perdida de nuevas oportunidades de negocio, así como en gastos innecesarios en los cuales se está incurriendo debido a la falta de organización y comunicación entre sus departamentos de Contabilidad y Compras. La revisión de los factores que influyen en el mal funcionamiento de estos importantes departamentos es oportuna, dado que las decisiones se están tomando prematuramente dando resultados negativos, la responsabilidad es ambigua, es compartida y no se tiene claro finalmente que persona es la que tiene a su cargo dar el resultado final. En los departamentos existe el “ganar o perder” , cuando se presentan los problemas y se buscan soluciones, las alternativas no son juzgadas con objetividad, se trata solamente de quien gana y quien pierde, el dominio de algunos integrantes de los grupos representa un freno para el resto del equipo.
5.2 Explicación de los Datos Se llevo a cabo la entrevista a los 13 miembros de los Departamentos de Contabilidad y Compras de la Empresa El Faro, S.A. Se procedió a la tabulación del la totalidad de entrevistas y se determino que un 46.2% de los colaboradores proporcionaron una respuesta positiva y un 67.2% una respuesta negativa.
18
A continuación se muestra el resultado de la tabulación de la información:
Colaboradores Pregunta 1 Pregunta 2 Pregunta 3 Pregunta 4 Pregunta 5 Pregunta 6 Pregunta 7 Pregunta 8 Pregunta 9 Pregunta 10 Pregunta 11 Pregunta 12 Pregunta 13 Pregunta 14 Pregunta 15 Pregunta 16 Pregunta 17
1 SI NO 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
2 SI NO 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
3 SI NO 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
4 SI NO 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
5 SI NO 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
6 SI NO 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
7 SI NO 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
8 SI NO 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
9 SI NO 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
10 SI NO 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
11 SI NO 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
12 SI NO 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
13 Subtotal Subtotal SI NO SI NO 1 2 11 1 2 11 1 10 3 1 12 1 1 5 8 1 4 9 1 1 12 1 6 7 1 0 13 1 3 10 1 12 1 1 7 6 1 9 4 1 2 11 1 1 12 1 2 11 1 12 1
% % Total general SI NO 15.4 84.6 13 15.4 84.6 13 76.9 23.1 13 92.3 7.7 13 38.5 61.5 13 30.8 69.2 13 7.7 92.3 13 46.2 53.8 13 0.0 100.0 13 23.1 76.9 13 92.3 7.7 13 53.8 46.2 13 69.2 30.8 13 15.4 84.6 13 7.7 92.3 13 15.4 84.6 13 92.3 7.7 13
46.2
Observaciones Femenino=SI Masculino=NO Jefatura = SI Operativo = NO Entre 1 y 2 = SI Mas de 5=NO Diversificado/Pensum Cerrado=SI Licenciatura=NO
Mas del 50%=SI Menos del 50%=NO Positivas=SI Negativas=NO Positivas=SI Negativas=NO Positivas=SI Negativas=NO Positivas=SI Negativas=NO Positivas=SI Negativas=NO Positivas=SI Negativas=NO Positivas=SI Negativas=NO Mas del 50%=SI Menos del 50%=NO Positivas=SI Negativas=NO Positivas=SI Negativas=NO Positivas=SI Negativas=NO Positivas=SI Negativas=NO
67.2 = 100%
19 Capítulo 6: Conclusiones Se observó que la mayoría de integrantes de la organización está dirigiendo sus esfuerzos al trabajo individual, sin entender como cada una de sus acciones y decisiones, afecta el trabajo de los demás miembros, se demostró que aunque la empresa ha invertido recursos en colocar la misión y visión en un lugar visible los colaboradores no la identifican y no poseen sentido de pertenencia. Aunque los factores que facilitan el trabajo en equipo como son tener clara la misión, visión, valores y metas comunes existen, el desfase inicia porque la alta gerencia no se ha tomado la responsabilidad que le corresponde de compartir las mismas y están haciendo falta otros factores igualmente importantes como son el buen liderazgo, el tiempo disponible para compartir, la coherencia entre lo que se dice y lo que se hace, y no se está
permitiendo la participación a todo nivel, sino las decisiones están manejándose de manera hermética únicamente para las Jefaturas y Gerencias. También se observó, que los integrantes de la empresa, presentan problemas como falta de participación, negativismo, resistencia al cambio, los integrantes en su mayoría se encuentran desmotivados, existe rivalidad entre los miembros, hay tendencia de acaparar la palabra y no permitir la opinión de todos, en general se logra comprobar la hipótesis de que existe una escasa comunicación y participación que es el principal factor que influye en el funcionamiento de los Departamentos de Contabilidad y Finanzas de la Empresa El Faro,S.A., sin embargo, también se identificaron diversos factores que también deben atenderse.
El trabajo en equipo otorga oportunidad de aprendizaje mutuo, favorece la identidad de las personas con su organización, agiliza los planes y programas, ahorra tiempo, permite acciones más asertivas, eficaces, creativas, la visión puede verse desde distintos ángulos.
20 Después de este análisis, se concluye que existen la necesidad inmediata, de que todo el equipo se integre e inicie un programa que fomente en los colaboradores la participación y comunicación, las Gerencias deben invertir recursos en la capacitación tanto de los Jefes de Área como del personal operativo, con la idea de que todos cuenten con la guía adecuada y juntos logren alcanzar los objetivos de la organización. Se sugieren inicialmente, cinco principios básicos sobre los cuales el trabajo en equipo es funcional: a) Todo el equipo debe conocer y aceptar los objetivos
De esta forma cada quien puede encontrar diversas formas de alcanzarlos y no estar atados a cierta manera de hacer las cosas, además, todo el equipo debe saber cuál es
la responsabilidad que como grupo deben alcanzar y no de un solo individuo del equipo. b) Todo integrante del equipo debe tener claro el trabajo que le fue asignado
Básicamente significa que cada integrante debe saber claramente cuál es su tarea individual para alcanzar el resultado del grupo, se trata de que si alguno necesita la colaboración de otro, se tenga la libertad de pedir ayuda, pero sin olvidar cual es la tarea propia. c) Todos deben cooperar
Cada miembro del equipo debe estar comprometido con lo que se está haciendo en conjunto, el liderazgo no es de uno solo, es compartido, todos deben tener la capacidad de relevar a otro, todos deben estar dispuestos a dar y recibir ayuda.
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d) Información compartida
En el equipo debe existir buena comunicación, debe mantenerse en contacto constante, asegurarse de que exista un ambiente de trabajo que fomente la participación de todos los integrantes, con libertad de expresar las opiniones sin temor a burlas. e) Recompensar y no castigar
Los líderes deben identificar para cada individuo que sistema de recompensa utilizar, para algunos colaboradores, la motivación viene de una felicitación, una
palmada, otros requieren una felicitación pública, otros prefieren las recompensas en dinero, otros aprecian la confianza ganada, por lo que debe tenerse claro que aplica para cada caso, y por el contrario cuando algo sale mal, se debe explicar claramente porque motivo no dio el resultado deseado, se debe brindar la oportunidad de crecer, corrigiendo los errores y aprendiendo de ellos.
22 Capítulo 7: Recomendaciones Se presenta a la Gerencia el siguiente plan de acción, que muestra globalmente las tareas que se requieren, en base a los resultados obtenidos e incluyendo los recursos y personas encargadas de llevar a cabo la implementación del mismo.
PLAN DE ACCION Porcentaje Descripción de los datos obtenidos (negativo/positivo) Pregunta 5
Conocimiento de los colaboradores acerca de sus responsabilidad Negativo
Pregunta 6
Delimitación de responsabilidades Negativo
Pregunta 7
Medición de logros obtenidos Negativo
Pregunta 9
Pregunta 16
Ejecuta
Revisión de los manuales y descriptores de puestos vigentes, se requiere su actualización y publicación Jefaturas Se recomienda reuniones quincenales entre los jefes de área y sus equipos para la discutir las delimitaciones Jefaturas Se recomienda reuniones quincenales entre los jefes de área y sus equipos para la medición de los logros obtenidos Jefaturas
Negativo
Organizar una actividad mensual con el objeto de fomentar la comunicación y trabajo en equipo de los colaboradores, se sugiere para iniciar un torneo de boliche formando equipos con diversos integrantes de ambos departamentos Jefaturas Se recomienda organizar actividades que fomenten en los colaboradores la Misión, Visión y Valores de la organización Jefaturas
Negativo
Se recomienda la creación de un plan de capacitación, en temas de liderazgo a jefaturas y de trabajo en equipo para todos los colaboradores Jefaturas
Actividades para fomentar el trabajo en equipo
Negativo
Pregunta 12
Recursos
Publicar Misión, Visión y Valores de la Organización
Plan de Capacitaciones
Supervisa
Duración Implementación
Gerencia Financiera 1 mes
Gerencia Financiera 1 mes
Gerencia Financiera 1 mes
Gerencia Financiera 1 mes
Gerencia Financiera 1 semana
Gerencia Financiera 3 meses
23 Anexos
MATRIZ DE FUENTES DE INFORMACION
INFORMACION DE FUENTES PROYECTO INVESTIGACION: FACTORES QUE DIFICULTAN EL FUNCIONAMIENTO ENTRE DEPARTAMENTOS DE CONTABILIDAD Y COMPRAS
Autor
Enlace electronico
Titulo del documento o texto
Idea central
Varios / Sitio Web Koontz-Weirich (2004)
https://www.google.com.gt/search?q=relacion+del+departamento+contable+y+el+departamento+de+compras Relación entre departamentos de contabilidad Relación y compras entre departamentos de contabilidad y compras Equipos de trabajo Equipos de trabajo Participacion oportuna de los lideres
Varios / Sitio Web Varios / Sitio Web
http://revistacontable.dev.nuatt.es/noticias_base/el-control-interno-operativo-del-%C3%A1rea-de-compras Problemas de aprovisionamiento / Controles Equilibrio internos entre departamentos de contabilidad y compras http://pyme.lavoztx.com/cules-son-las-funciones-del-departamento-de-compras-de-una-organizacin-4273.html Trabajo administrativo y contabilidad Funciones de cada departamento
Rosenzweig (1998)
Equipos de trabajo
Varios / Sitio Web
Equipos de trabajo Creatividad en los equipos de trabajo http://www.monografias.com/trabajos32/gerencia-produccion/gerencia-produccion.shtml Funciones de cada departamento Funciones principales de cada departamento http://platea.pntic.mec.es/lvillala/competencias/DEFINICIONESDECOMPETENCIAS.pdf Elementos que componen el circuito operativo Funciones compartidas de cada departamento
Rebeca Lemus Hernandez
La investigacion en la comunicación organizacional La investigación en la comunicación organizacional Investigación acerca de la comunicación organizacional
Varios / Sitio Web
Angie Katherin Monroy / Irma Juliana Comunicación Restrepo Organizacional
Comunicación Organizacional
Investigación acerca de la comunicación organizacional
marisol Gomez Aguilar
La comunicación en las organizaciones mejora La comunicación la productividad en las organizaciones mejora Uso delamedios productividad como fuente de información
Alvaro Rolando Rivas
Diagnostico de la Comunicación estrategica Diagnostico de la Comunicación estratégica Investigación acerca de la comunicación organizacional en el Salvador
Varios / Sitio Web Michael Astle (2010)
<http://www.infoamerica.org/teoria/mills1.htm>. Equipos de trabajo
Formación de equipos de trabajo/roles Habilidades, competencia de los grupos de trabajo
Varios / Sitio Web
Grupos de trabajo Grupos de trabajo http://www.biblioteca.uma.es/bbldoc/tesisuma/17672697.pdf Comunicación interna
Comunicación entre los departamentos http://ciaf.edu.co/CIEM/proyectos/comunicacion_organizacional.pdf Comunicación Organizacional Comunicación efectiva Diversidad de personalidades en los equiposDiversidad de trabajode personalidades en los equipos de trabajo de la diversidad: cognitivos, afectivos, sobre la comunicación Consecuencias
Varios / Sitio Web Cox (1993) Varios / Sitio Web Editorial Atlantida Varios / Sitio Web (Robbins 1999)
http://www.uca.edu.sv/facultad/maco/media/archivo/010db6_tesisdiagnosticodelacomunicacionestrategicaenlasempresassalvadorenasdistribuidorasdep.pdf Comunicación Organizacional Comunicación entre los departamentos Como crear un Equipo de Alto Rendimiento Como en su Empresa crear un Equipo de Alto Rendimiento en su Empresa Capacidades y competencia de los miembros : http://www.monografias.com/trabajos86/estudio-trabajo-equipo/estudio-trabajo-equipo.shtml#ixzz2xmdEiiG2 Trabajo en equipo Como se eligen los integrantes de los grupos de trabajo Conceptos de trabajo en equipo Conceptos de trabajo en equipo http://www.monografias.com/trabajos3/investcomun/investcomun.shtml Comunicación Organizacional
Que significa trabajo en equipo
Varios / Sitio Web Varios / Sitio Web Bernard Berelson (2010)
http://es.wikipedia.org/wiki/Comunicaci%C3%B3n_organizacional Comunicación Organizacional Que es la Comunicación Que es la Comunicación
Tipos de comunicación
Varios / Sitio Web
http://es.wikipedia.org/wiki/Grupo_de_trabajo Equipos de trabajo http://es.wikipedia.org/wiki/Colaboraci%C3%B3n Grupos de trabajo
Motivación en los equipos de trabajo
Varios / Sitio Web
Herramientas para la comunicación efectiva Conceptos de comunicación organizacional Colaboración entre los grupos de trabajo
24 UNIVERSIDAD PANAMERICANA Facultad de Ciencias Económicas Licenciatura en Contaduría Pública y Auditoría Metodología de la Investigación
ENTREVISTA Con el objetivo de determinar cuáles son los factores que dificultan el funcionamiento entre los departamentos de Contabilidad y Compras de la Empresa El Faro,S.A., a continuación se detallan 17 preguntas y solicitamos su colaboración para responderlas tratando de hacerlo con la mayor sinceridad y objetividad posibles. 1. Género:
Masculino
Femenino
2. Puesto que desempeña: _________________________________________________________________________ 3. ¿Cuánto tiempo ha laborado en la organización?
Menos de 1 año
Más de 5 años
Más de 2 años
Más de 10 años
4. ¿Cuál es su preparación académica?
Diversificado
Licenciatura
Pensum Cerrado
Maestría
5. En cuanto a las funciones y responsabilidades de su puesto, se le presentan una serie de enunciados por favor responda cuales conoce mejor. Para Departamento de Contabilidad y Finanzas
Procedimiento para Registros Bancarios
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Procedimientos para Cuentas por Cobrar Procedimiento para Inventarios Procedimiento para Registro de Ingresos e Informes de Caja Procedimiento para Cuentas por Pagar Procedimiento para Planilla de Sueldos y Pasivos Laborales Para Departamento de Compras
Procedimiento para Órdenes de Compra Procedimiento para Cotizaciones Procedimiento para Compras Locales Procedimiento para Compras al Exterior Procedimiento para Informes de Presupuesto 6. ¿Considera que sus responsabilidades están bien establecidas y delimitadas?
SI
NO
ALGUNAS
7. ¿El logro de sus objetivos es medido periódicamente?
Mensualmente
Anualmente
Semestralmente
Nunca
8. ¿Su jefe inmediato se interesa por escuchar sus opiniones?
SI
NO
OCASIONALMENTE
9. ¿En su departamento se realiza alguna actividad para fomentar el trabajo en equipo?
Mensualmente
Anualmente
Semestralmente
Nunca
26 10. ¿Cuándo solicita colaboración al Departamento de Compras/Contabilidad obtiene respuesta oportunamente?
SI
NO
OCASIONALMENTE
11. De los enunciados que se le presentan a continuación ¿Cómo considera que es su relación con sus compañeros de trabajo?
Cordial
Antipática
Respetuosa
Cómoda
Desagradable
Irrespetuosa
12. ¿Considera que ha cumplido con sus objetivos de trabajo? De los enunciados que se le presentan responda con cuales se siente identificado.
Siempre hago lo que se me solicita Podría mejorar Constantemente aporto ideas y opiniones para mejorar He mejorado considerablemente mis objetivos 13. A continuación se le presentan una serie de enunciados, por favor responda ¿Con cuál o cuáles de ellos usted se identifica?
Misión y Visión De la Organización
Productos
Principios y Valores
Marcas
14. ¿De los siguientes planteamientos, cuáles considera como debilidades de su departamento?
Falta de Comunicación
Falta de participación
Falta de Metas Claras
Desmotivación
Rivalidad entre los miembros del equipo
Falta de preparación académica
Desconocimiento de las gestiones
Falta de experiencia
27 15. De los enunciados que se le presentan a continuación, ¿Cuáles considera que lo hacen sentir parte de la organización?
Le comunican acerca de nuevos productos Le invitan a promociones y eventos Le proporcionan muestras de productos Desconoce los productos y marcas 16. ¿La Empresa cuenta con programas de capacitación?
Mensualmente Semestralmente
Anualmente No existe ningún programa de capacitación 17. ¿Cuenta usted con los insumos y equipos necesarios para realizar su trabajo?
Suministros de librería Equipo de Computo Iluminación e instalaciones
Gracias por su colaboración