ARQUITETURA DA INFORMAÇÃO
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idealmente direcionado pela estratégia informacional da empresa. Esse setor pode envolver tipos particulares de dados, como clientes, produtos ou concorrentes; uma unidade, uma função, um projeto ou um processo, ou até mesmo um período ou uma localização determinados. Acrescente detalhes à medida que o mapa for utilizado. Obviamente, existe um grande número de informações em todas as empresas, e um mapa cheio de detalhes poderia tornar-se rapidamente desatualizado. Não entre em muitos pormenores até que haja alguma indicação da necessidade desse tipo de mapa e das informações associadas a ele. Os fornecedores de informação devem começar com uma carta rudimentar, fazer com que ela circule entre os usuários e desenvolvê-la somente quando, e se, isso for preciso. Utilize fontes institucionais. Uma vez que muitas das informações existentes em uma organização residem na mente humana e nos arquivos individuais, os gerentes podem sentir-se tentados a mapear essas informações. No entanto, o mapeamento nesse nível levanta uma série de dificuldades em relação à propriedade dos dados e ao direito de uso. Quem é dono, por exemplo, de informações trazidas por determinada pessoa de uma outra empresa onde tenha trabalhado? Os mapas devem se restringir a fontes, serviços e sistemas no âmbito institucional — ao menos até que essas dificuldades sejam resolvidas. Na verdade, as provações pelas quais Myrna Rae Johnston passou ao elaborar o mapa da American Express mostram como a propriedade institucional de informações pode ser complicada até mesmo dentro de uma mesma organização. Planeje revisões freqüentes. Classificações, fontes e usos da informação mudam a todo momento. Em conseqüência, os fornecedores precisam revisar os mapas, para que sejam úteis. Mais uma vez, a atualização deve ser dirigida pelo uso: não há por que atualizar um mapa que ninguém utiliza. Mais importante ainda: como um mapa desse tipo exige revisões constantes, também requer um 'lar' institucional estável — isto é, um proprietário com responsabilidade e recursos para mantê-lo.
Considere a automação, mas com moderação. Os mapas informacionais não tratam somente de computadores e dados automatizados. Essas ferramentas, no entanto, podem ser empregadas de modo útil pelos arquitetos que vão criar a carta. Um simples catálogo pode ser mais facilmente revisado e atualizado se estiver no formato de um banco de dados. E, como já observamos, listas e mapas com