Samarbejdets psykologi

Stine Reintoft

SAMARBEJDETS PSYKOLOGI

Ledelse af relationer i organisationer

SAMARBEJDETS PSYKOLOGI

STINE REINTOFT

SAMARBEJDETS PSYKOLOGI

LEDELSE AF RELATIONER I ORGANISATIONER

AKADEMISK FORLAG

Samarbejdets psykologi. Ledelse af relationer i organisationer

Stine Reintoft

© 2024 Akademisk Forlag, København

– et forlag under Lindhardt og Ringhof Forlag A/S, et selskab i Egmont

Denne bog er beskyttet i henhold til gældende dansk lov om ophavsret. Kopiering må kun ske i overensstemmelse med loven. Det betyder for eksempel, at kopiering til undervisningsbrug kun må ske efter aftale med Copydan Tekst og Node, se: www.tekstognode. dk/undervisning.

Forlagsredaktion: Sidsel Fabech

Omslag: Harvey Macauley | Imperiet

Sats: Demuth Grafisk

Figurer: Jakob Brandt-Pedersen

Bogen er sat med Lava og Glober

Tryk: Livonia Print

1. udgave, 1. oplag, 2024

ISBN: 978-87-500-6484-8 akademisk.dk

Akademisk Forlag støtter børn og unge

Akademisk Forlag er en del af Egmont, der som Danmarks største mediekoncern har bragt historier til live i mere end 100 år. Egmont er en dansk fond, som hvert år uddeler næsten 100 millioner kroner til børn og unge, der har det svært.

Når teamet træffer beslutninger ..................... 139

Del 2 • Praktisk ledelse af samarbejde ... 143

Kapitel 8 • Tillid, roller og det gode samarbejde 147

Tillid på arbejdet er ikke bare tillid ................... 148

Rolletillidsmodellen............................... 152

Afklaring af rollen – et ledelsesgreb .................. 153

Rolleafklaringsmodellen – et ledelsesværktøj .......... 155

Kapitel 9 • Professionel generøsitet ............ 161

Model for professionel generøsitet ................... 162

Professionel generøsitet ved afstemning af forventninger til roller og ansvar ................................ 163

Professionel generøsitet i omgangstone og omgangsform 166

Professionel generøsitet i ledelse af teammøder eller afdelingsmøder .................................. 169

Professionel generøsitet i ledelse af faglige fora/læringsfora.................................. 178

Professionel generøsitet i ledelseskommunikation –når møder foregår online .......................... 180

Kapitel 10 • Leders adfærd og egen refleksion ... 191

Ro, refleksion og sunde grænser ..................... 191 Tre regenerative principper for organisationen ......... 194

Kapitel 11 • Samarbejde bygger på forskellighed ................................ 201

Når teams bliver for homogene ...................... 201 Hvordan lede forskelle og uenighed? ................. 203

INDLEDNING

Fællesskaber er en vigtig brik i det moderne menneskes sociale liv. I en organisatorisk kontekst må vi derfor kigge på de fællesskaber, som vi i moderne tid hvæsser os på og slibes af, og som er funderet på vores forskelligheder. Gør vi os ikke umage her, risikerer vi at skabe mere stress og ubalance for den enkelte, for organisationen og for samfundet. Arbejdende fællesskaber kan nemlig både lægge til stressfaktorerne, hvis miljøet er usundt – og de kan modsat være et positivt rygstød, der fungerer som en buffer mod stress og mistrivsel for den enkelte.

I denne bog vil jeg pege på, hvordan vi skaber så sunde team- og gruppemiljøer som muligt i arbejdssammenhæng. Og jeg vil beskrive, hvad der sker, hvis vi ikke i tide får rettet op på adfærd, der trækker i den forkerte retning.

I mange organisationer kræver det en stor mængde mental energi at finde ud af, hvor rollen og ansvarsområderne går fra og til, det vil sige hvad der egentlig kræves for at lykkes i jobbet. Både opgaver, roller og ansvar er konstant i bevægelse, og visse former for strukturer er blevet umoderne. Mange steder taler man om frisættelse og selvledelse som en slags modfortælling til strukturer, fælles procedurer og aftaler. Det nye er, at man som medarbejder skal opsøge ansvar, fordi den nye fortælling om ledelse er, at ledelse er overalt i organisationen. Og selvledelse er in. Det betyder, at vi suger mere ansvar til os, end vi kan bære på vores skuldre.

De løbende og konstante forandringer er en uvished, som man dagligt skal navigere i. Læg dertil status- og magtspil, der udspiller sig i teamet eller afdelingen. Disse “trækkelege” kan være krævende at være en del af og tage tid at gennemskue. Dermed bliver det en gåde, hvad der skal til for at få indfriet sin drøm om at udleve sine potentialer, samtidig med at man føler sig på sikker grund.

Den enkeltes tryghed og det gode arbejdsmiljø

Som organisationspsykolog har jeg set det ske mange gange for ledere: Den enkelte medarbejders behov for tryghed og anerkendelse imødekommes med så stor en kraft, at balancen tipper, så fællesskabet lider nød. Der er en risiko for, at ledelsens bestræbelse efter at skabe tryghed for den enkelte kommer til at sætte det gode arbejdsmiljø over styr. I denne bog stiller jeg spørgsmålet, hvordan ledere kan påvirke arbejdende fællesskaber, så gruppen – stor eller lille – kommer i ro, og så forventninger bliver mere entydige. Dette samtidig med, at gruppen bliver i stand til at bruge de evner og den dyrebare viden, som er til stede, så man arbejder for reelt at kvalificere den opgave, som organisationen er sat i verden for at varetage. Her bliver gruppedynamikker af og til vanskelige, og mange ledere oplever dem som benspænd for opgaveløsningen.

I bogen vil jeg diskutere, hvordan vi sætter sunde grænser op for os selv og hinanden, så vi hjælpes ad med at fremme rummelige samarbejdsmiljøer, hvor vi bliver gode til at være med de forskelligheder, der er på spil, når vi arbejder sammen. Det handler ikke kun om at udvikle den enkelte.

Det handler også om, hvordan vi er med de begrænsninger, der tilhører ethvert arbejdsliv og ethvert fællesskab; begrænsninger, som reelt gør det trygt at gå på arbejde.

Erkendelsen af, at opgaven og vores rolle i varetagelsen af den er begrænset, kan være en lise for nutidens medarbejder. For hele ens identitet kan drages i tvivl, når man ikke ved, hvor ansvaret går fra og til. Hvad der er inden for og uden for éns arbejdsområde. Og gruppens identitet kan drages i tvivl, når dens medlemmer ikke ved, hvad der regnes for godt medarbejderskab – og det modsatte.

Enkelhed i en overophedet tid

Dette er altså ikke en bog om, hvordan man opbygger ubegrænset tryghed og samtidig sikrer spændende udvikling. I en “overophedet tid” er der brug for perspektiver, der “nedkøler”, som Stefan Hermann efterlyser det i sin bog En varm tid (2022). Det vil sige en stemme, der sætter ord på de problemstillinger og dobbelttydigheder, der opstår, når man ikke får skelnet mellem forskellige roller, forskellige opgaver, forskellige arbejdsformer og forskellige rum til forskellige dialoger. Når man får skabt mudder i relationerne på arbejdet eller bare mere uklarhed, fordi der er uvished om, hvad der sker, hvornår og hvorfor. Trivslen får nemlig trange kår, når organisationer (via lederstemmer) taler med to tunger: når vi blander roller, beføjelser, private indlæg og drømme om tryghed sammen med regulær magt i et hierarkisk opbygget system.

En klassisk problemstilling er i den forbindelse, hvordan et tilsyneladende fladt hierarki med distribueret ledelse eller

selvledelse i virkeligheden kun virker, når samarbejdet er præget af konsensus, eller der er klare aftaler for roller og beslutningskompetencer. For når uenigheden giver uklarhed på den store klinge, og panikken breder sig, ser man ofte, at hierarkiet pludselig virker på traditionel vis, hvor nogle få personer bestemmer over nogle andre og pludselig giver klare – og måske kommanderende – meldinger.

Stefan Hermann efterlyser “flere kølige ordninger til varme problemer” (2022). Jeg har ofte arbejdet med teams eller ledergrupper, hvor det at finde frem til gode konkrete aftaler er hjælpsomt: Det kan være opmærksomheder til mødeledelsen eller fælles samtalemodeller, når der holdes møder. I forlængelse af snakken om overophedning bliver refleksion og afklarende – og måske afgrænsende – samtaler vigtigere end nogensinde. I lederens sko handler det om at turde bevæge sig ud i begrænsningens kunst – og forenklingens kunst. I en tid, hvor alle taler om kompleksitet, kræver det mod at tale om enkelhed. Og at insistere på enkelhed, også i praksis. Frem for at reducere i opgavemængden og kompleksiteten efter en stresssygemelding så er appellen i denne bog at stå sammen og hjælpe hinanden med at forenkle og fokusere på det vigtige, mens alle er raske og ved godt mod.

Der er tegn i sol og måne på, at vi vil for meget, når vi går på arbejde. At vores forventninger overstiger det realiserbare. At drømmene tager fat i hele vores identitet, og vi mister jordforbindelsen og fornemmelsen for, hvor vores egne og hinandens grænser går. Denne bog kredser derfor om social bæredygtighed i organisationen forstået som langtidsholdbare relationer og et sundt kollegialt miljø på arbejdet.

Frem for modet til at være mere sårbar og lade mavefornemmelsen lede og følelserne styre samtalen er denne bog et modsvar. Frem for at implementere selvledelse bredt i organisationen uden meget grundige overvejelser og aftaler er denne bog en reminder om rollen som sund grænsedrager i en organisation.

Roller og definerede rammer for fællesskabet er til for at få mange mennesker til at fungere sammen. Vi skal holde øje med tendenser til yderligere individualisering i vores tid. Derfor tager denne bog fat i teampsykologien og bæredygtighedstanken og holder blikket rettet mod det reelt gode samarbejde, når mange mennesker skal lykkes sammen.

Store følelser kræver stærke samarbejdsevner I ledelsesretorikken og i de dominerende ledelsesteorier er der i de seneste årtier sket en humanisering. Der er et stigende fokus på at lede motiverende ved at lytte til, anerkende og inddrage medarbejderne, ligesom empati og nysgerrighed som begreber er blevet sat i spil og sat forrest. Ledere er i det store hele blevet gode til at se medarbejdere – ikke kun som ressourcer, men som mennesker med hele liv.

Humaniseringen i tilgangen til ledelse og idéen om det hele menneske er altså for længst rykket ind på ledelsesgangen og har dermed betydning for relationen mellem ledere og medarbejdere på arbejdet. Og vi går længere end det. For i det moderne arbejdsliv drømmer mange i disse år om tryghed, om fællesskab, om tillid og om at blive opfyldt af mening. Disse drømme om særlige tilstande og oplevelser ska-

ber nogle særlige psykologiske kår for ledere, som giver nye dilemmaer og nye blinde vinkler.

Jeg oplever et behov for at kigge nuanceret på, hvad der foregår, og hvad der ledelsesmæssigt kaldes på, når spørgsmål som disse er i spil:

• Hvilke konsekvenser har det, når hjerteblodet flyder? Og hvad skal vi holde øje med i samarbejdsmiljøet, når arbejdet i stigende grad er en del af vores identitet?

• Hvordan kan ledere håndtere de (af og til) store følelser, der er rykket med på arbejde? Og hvad gør man, når privatlivet fylder for den enkelte, og grænserne bliver uklare?

• Hvad bliver vigtigt fremadrettet for at håndtere teams og grupper i arbejdssammenhænge, som vi kræver leder sig selv i højere grad?

• Hvilke former for tryghed og tillid skal vi dyrke, nære og pleje for at skabe rammer for det gode samarbejde?

• Hvordan markerer vi sunde grænser i et overophedet eller undgående samarbejdsmiljø?

• Hvordan leder vi diversiteten, når spændet bliver stort og teamet sammensat?

Denne bog er en undersøgelse af, hvad der er vigtigt og bliver stadigt vigtigere for at skabe et godt samarbejdsmiljø – med fokus på de grænser, som i disse år er mere flydende end nogensinde, og med et blik på de emotionelle kræfter, der kan udfordre teamsamarbejdet.

Bogen er derfor bygget op omkring seks udfordringer – i bogen kaldet benspænd – som rigtig mange ledere af teams og teammedlemmer vil kunne genkende i denne tid. Derpå

vil jeg pege på veje at gå i retning af at skabe professionel generøsitet. Begrebet her favner både de strukturer, der skal samle, koordinere og lede det gode samarbejde, og så den generøsitet, som jeg ser som afgørende for ethvert samarbejdsmiljø. Generøsitet rummer den “ilt” og inspiration, som vi har så hårdt brug for, når vi går på arbejde og skal håndtere ofte svære problemstillinger eller dilemmafyldte opgaver.

Fremtiden fordrer samarbejdsevner

Fremtiden fordrer en skærpelse af vores samarbejdsevner –det konkluderer en undersøgelse lavet af Dansk Magisterforening (u.å.). Sammen med megatrends som bæredygtighed og grøn omstilling, ligestilling og diversitet, digitalisering og automatisering og fleksibilitet på flere niveauer er fokus på tværfaglighed og samarbejdsevne et pejlemærke for fremtidens organisation.

I denne bog vil jeg stille skarpt på, hvordan vi skaber god teamledelse, når ildsjælelogikken kommer i spil. Hvad bliver vigtigt i dagligdagen, når vi skal lede møder, hvor store følelser udspiller sig, enten skjult eller i det åbne? Hvordan tilgår vi de medarbejdere og ledere, der er (over)tændte, dem, der er brændt fast, og dem, der er i fare for at brænde ud?

Noget af det, som kan skabe rod i samarbejdet, er, når irrationelle adfærdsmønstre og tvetydig kommunikation spænder ben for samarbejdet. Netop dét har en usynlig karakter og kan være svært at forholde sig til i rollen som leder. Endelig stiller jeg skarpt på, hvad det kræver at lede forskelligheder, og hvordan man kan arbejde med det faciliterende lederskab som redskab til at fremme gode møder og samtaler, når diversiteten er stor.

Magt og sunde grænser i grupper

Magt- og statusspil er på færde i alle grupper, der skal arbejde sammen. Nogle gange virker de mere indirekte og kan være svære at få øje på i gruppens samspil, og nogle gange ser man magt- og statusspil udfolde sig direkte. Som leder kan det være et vigtigt værktøj at kunne spotte disse dynamikker for at blive i stand til at guide gruppen hen, hvor opgaven igen kommer i fokus. Det kan også være vigtigt at kunne se dynamikkerne for at få markeret sunde grænser i arbejdsmiljøet; det kan for eksempel være grænser for, hvilket sprog der bliver brugt under møder, eller grænser mellem forskellige roller og beføjelser i gruppen.

I bogen kommer jeg ind på, hvordan vi kan forny diskussionen om sunde grænser i en organisatorisk kontekst. Hvordan vi kan forstå og arbejde med nedkøling af overophedede hjerner og brændvarme arbejdsrelationer i en menings- og tryghedshungrende tid. Hvordan vi er med til at skabe rammer, som forhindrer ildsjælene i at brænde ud i deres (over)fleksible arbejdsliv – måske efterhånden udslukte og utilfredse i det grænseløse arbejdsliv.

Generøs og grænsesættende ledelse

Tiden kalder på en form for ledelse, der er generøs, men også grænsesættende. Tiden kalder på ledelse i den professionelle ramme og med medmenneskelig og demokratisk generøsitet for øje. Her kommer det faciliterende lederskab ind i billedet. Med god facilitering af møder, samtaler, hvor inddragelse er i højsædet, skabes gode præmisser for det formelle samarbejde. Når vi faciliterer samtaler på arbejdet, så klargør vi præ-

missen for samtalerne, både i forhold til indholdet (hvilke spørgsmål skal diskuteres) og i forhold til måden at samtale på. Ledelse med fokus på facilitering skaber rammer – og dermed grænser – for dialoger på arbejdet, men er samtidig et udtryk for generøsitet ved involvering, grundighed og samtale, der favner.

Jeg kommer også med bud på, hvordan tillidsbegrebet egentlig bør forstås i en professionel kontekst, og hvad tryghed er i en professionel ramme. Her introducerer jeg begrebet rolletillid, som kan være et mere brugbart begreb end nogle af de tryghedsbegreber, der er fremherskende i disse år. Begreber, som jeg oplever enten bliver misforstået i en praksissammenhæng eller bliver brugt på en måde, hvor det skaber udflydende grænser – med øget utryghed eller stress til følge.

Professionel generøsitet virker inden for fire områder, som jeg udfolder i kapitel 9. De fire områder dækker tilsammen det kollektive samarbejdsmiljø, man som leder skal have blik for i sin ledelse.

Områderne kommer rundt om samarbejdsmiljøets formelle såvel som uformelle arenaer:

1. Professionel generøsitet i omgangstone og omgangsform

2. Professionel generøsitet i afdækning af roller og ansvar

3. Professionel generøsitet i faglige fora

4. Professionel generøsitet på møder.

At arbejde med generøsitet i de fire områder kræver en bevidsthed om den dynamik, der foregår i teamet eller arbejdsgruppen, så man som leder kan stå vagt om den etiske

fordring i samarbejdsmiljøer, som man skal guide på vej. Denne fordring handler om at sikre værdighed og ordentlighed i relationerne; relationer som til tider og uvægerligt vil være under pres. I denne bog udfoldes problemstillinger i de fire arenaer, sådan at især ledere bliver klogere på, hvordan man som leder kan arbejde med at fremme et sundt og holdbart samarbejdsmiljø – til gavn for hele organisationen.

Sådan læser du bogen

Intentionen med bogen er at give et indblik i de sociale og psykologiske mekanismer, som er i spil, når forskellige mennesker skal samarbejde i en organisation. Bogen er organiseret omkring syv benspænd, som man kan støde på, når man samarbejder som et team, hvad enten det er i et lederteam, et medarbejderteam eller i mere flydende samarbejdskonstellationer. Jeg har valgt at kalde de syv udfordringer for benspænd, da de som usynlige snubletråde er indlejret i samarbejdets psykologi. Vi kan ikke bare fjerne dem, men vi kan blive klar over at de er der, så vi ikke får følelsen af at snuble hovedkulds i dem og stå afmægtige tilbage.

Min kongstanke i mit arbejde som erhvervspsykolog er, at samarbejde er svært i praksis. Det betyder, at der uundgåeligt og over tid vil være bump på vejen, som kalder på bevidst, modig og professionel ledelse. Denne bog er tænkt som en hjælp til både at sætte lup på den psykologiske del af samarbejdet – også når det går skævt – og til at give ord, begreber og konkrete metoder til at gribe ind, når samarbejdet skal hjælpes på vej.

I forbindelse med beskrivelserne af de syv benspænd vil

der være konkrete greb og råd til at lede samarbejdet på vej. Der vil endvidere være cases, som levendegør de enkelte benspænd og udfordringer. Disse cases stammer fra mit virke som erhvervspsykolog, men er alle fuldt anonymiseret og med improvisation i indholdsdelen, således at ingen cases kan spores 1:1 til de opgaver, som jeg har stået i for mine kunder.

I bogens anden del vil du få præsenteret et mere grundigt metodisk ledelsesredskab, som dels kan bruges analytisk og dels kan bruges til at lede samarbejdets forskellige delprocesser på vej. Ledelsesredskabet anskueliggøres ved modellen Professionel generøsitet, som indeholder fire ledelsesfelter. Redskabet er tænkt som en løftestang i arbejdet med at hjælpe det gode samarbejde på vej og skabe grobund for sunde arbejdsfællesskaber.

Hvem er bogen skrevet til?

Bogen er skrevet til dig, der gerne vil forstå samarbejdets psykologi med de benspænd, som er indlejret, når forskellige mennesker skal arbejde sammen i en større sags tjeneste. Når kulturen sætter individets oplevelser og følelser højt og besynger ildsjælene, sker der noget i arbejdende fællesskaber, som kan udfordre både teamet, den enkelte i teamet og lederen. Ildsjælelogikken er blot ét af de syv benspænd, som kan udfordre et samarbejde. Når du har læst om alle syv benspænd, vil du i højere grad kunne gennemskue, hvad der er på spil, når et team støder på vanskeligheder.

Bogens første del kan således bruges som et analytisk redskab til at gennemskue de af og til irrationelle adfærds-

mønstre, der udspiller sig, når mennesker arbejder sammen.

Bogen er også skrevet til dig, der enten skal lede et team, en afdeling eller en ledergruppe, hvor relationerne af og til kan være besværlige eller måske endda slå gnister. Når nu de syv benspænd er svære at komme uden om, hvad gør man så for ikke at snuble? Hvad griber man til for at skabe gode rammer for relationerne rundt om opgaven? Hvordan får man etableret gode samtaler og spændende møder, som giver samarbejdet så gunstige vilkår som muligt? Hvordan er man som leder både generøs og grænsesættende inden for den professionelle ramme – og hvordan kan det at bruge facilitering som redskab give på én gang trygge og frisættende dialoger?

Med bogens anden del etableres en guide til at agere i praksis i forhold til de forskellige benspænd. Der gives bud på modeller, der kan anskueliggøre vejene videre, så alle kommer helskindet igennem de uundgåelige bump på vejen –med værdigheden i behold.

Samarbejde er svært i praksis, og der vil altid være bump på vejen. Det kalder på ledelse, som kan hjælpe det gode samarbejde på vej.

SAMARBEJDETS PSYKOLOGI giver indblik i de mekanismer og kræfter, som er i spil, når forskellige mennesker skal arbejde sammen i en organisation. Bogen giver begreber, konkrete råd og metoder til at etablere sunde og holdbare arbejdsfællesskaber og facilitere gode dialoger og møder.

Første del præsenterer syv benspænd, som kan udfordre samarbejdet, når man arbejder i teams, og giver analytiske redskaber til at gennemskue de adfærdsmønstre, der udspiller sig, når mennesker indgår i arbejdsrelationer.

Anden del er en guide til praktisk at lede samarbejde, så alle deltager med værdigheden i behold. Her udfoldes begrebet professionel generøsitet som en vej til at praktisere ledelse, der sætter rammer, inddrager og skaber relationer.

SAMARBEJDETS PSYKOLOGI henvender sig til dig, der skal lede et team, en afdeling eller en ledergruppe, ligesom den henvender sig til studerende, der skal forstå de benspænd, der er indlejret, når mennesker arbejder sammen.