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MISIÓN COMERCIAL A HONG KONG
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ÍNDICE
INTRODUCCIÓN: �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 5 HONG KONG: UNA CULTURA Y UNA CIUDAD DISTINT �������������������������������������������������������������������� 6 DIEZ RAZONES PARA IR A HONG KONG ����������������������������������������������������������������������������������������� 8 ¿POR QUÉ ASISTIR A LA FERIA INTERNACIONAL DEL VINO DE HONG KONG? ���������������������������������10 PROGRAMA DEL VIAJE ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������12 PROGRAMA PARA ACOMPAÑANTES �������������������������������������������������������������������������������������������� 20 PREVIO A LA MISIÓN COMERCIAL ������������������������������������������������������������������������������������������������24 STAND EN LA FERIA DE HONG KONG ������������������������������������������������������������������������������������������ 28 ENVÍO MUESTRAS DE VINO ���������������������������������������������������������������������������������������������������������33 CURSO SOBRE CULTURA CHINA �������������������������������������������������������������������������������������������������� 34 RECIBIMIENTO EN HONG KONG �������������������������������������������������������������������������������������������������� 36 DEPARTAMENTO INTERNACIONAL DE EXITALIA �������������������������������������������������������������������������� 37 OPCIÓN C: EL GABINETE DE PRENSA ������������������������������������������������������������������������������������������� 39 PRESUPUESTO DE LA MISIÓN: ���������������������������������������������������������������������������������������������������� 40 PRESUPUESTO A: GASTOS DEL VIAJE ( 23 pax) ������������������������������������������������������������������������������41 PRESUPUESTO B: GASTOS DE LOGISTICA Y ORGANIZACIÓN DE LA VISITA ��������������������������������������42 PRESUPUESTO C: GABINETE COMUNICACIÓN Y ASISTENCIA ����������������������������������������������������������43 PRESUPUESTO TOTAL ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 44
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INTRODUCCIÓN: El presente proyecto desarrolla la misión comercial a la Región Administrativa Especial de Hong Kong por parte de la D.O. Manchuela. Tras un estudio de este mercado y de sus características, se presenta el momento actual como idóneo para una inmersión en el mismo. La misión comercial tendrá lugar de los días 2 al 8 de Noviembre de 2009, en el marco de la celebración de la “Feria Internacional de Vino y Licores” en Hong Kong. Al programa de la misión comercial, desde Exitalia de Eventos, se promueve además un programa paralelo de ocio y turismo para los/las acompañantes y un completo proyecto “llave en mano” con el objetivo de dar un servicio de calidad y excelencia a la D.O. Manchuela.
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HONG KONG: UNA CULTURA Y UNA CIUDAD DISTINTAS La Región Administrativa Especial de Hong Kong se encuentra situada en el sureste del continente asiático y de la República Popular China. Es una ciudad con un diseño muy especial: se encuentra distribuida en una península y un conglomerado de islas: Cantou, Hong Kong, Kowloon, Po Toi, Pok Liu Chow, Chengchan…. De las cuales la más conocida es la isla de Hong Kong, donde se encuentra el centro económico y turístico de esta región.
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Hong Kong tiene aproximadamente 7 millones de habitantes y, pese a la elevada densidad de población (6054,5 hab/km2) recoge amplias zonas verdes y playas para bienestar de sus habitantes y de sus visitantes. El ritmo de la ciudad es frenético, lo que le ha hecho posicionarse como uno de los centros financieros y logísticos del mundo. Toda una puerta abierta al mercado asiático desde una ciudad occidentalizada.
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DIEZ RAZONES PARA IR A HONG KONG 1- Es el centro económico de Asia y por decimoquinto año consecutivo, la economía más libre del mundo (EEUU, por ejemplo, ocupa el 6º lugar). Es el centro global de distribución y transporte, el mayor lugar intermediario para productores, compradores y distribuidores del vino en Asia. 2- Se han suprimido los impuestos de venta y aranceles en el sector delvino: El gobierno de Hong Kong tiene la intención de hacer de esta ciudad el centro neurálgico del mercado vinícola asiático, razón por la que ha suprimido cualquier tipo de impuestos en la importaciónexportación, compra y venta sobre este producto. 3- El mercado del vino crecerá un 8% anualmente: durante los próximos 5 años el crecimiento del mercado en Asia será de un 8% anual frente al 1% mundial. 4- La importación de vinos occidentales crecerá en un 33% para 2010: El consumo viene creciendo progresivamente desde 2005 avanlando la entrada de nuevos productos en el mercado.
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5- Es el lugar con mayor consumo de vino en Asia: con 3,3 litros per cápita, Hong Kong se ha convertido en el lugar de mayor consumo de vino, seguido de la R.P. China y Japón. 6- Junto con China, reúnen el 60% del consumo total asiático: Hong Kong, con sus más de 7 millones de habitantes y la R.P. China con sus 1300 millones (este país no es un mercado sino varios mercados a la vez) forman el 60% del total del consumo asiático de vino. 7- En la actualidad es el octavo mercado vinícola del mundo: Hong Kong es una de las potencias mundiales que importan un producto que no producen. 8- España 5º importador de vino en Asia tras Francia, Australia, Sudáfrica, y Chile: le siguen en presencia Italia y Argentina. 9- En 2017 se doblará el consumo de vino en Asia: las expectativas indican que en China & Hong Kong, llegarán a un consumo de 27 billones de dólares americanos. 10- Por los mayoristas de vino localizados en Hong Kong: Muchos de los vinos “Premium” almacenados en Londres (sobre 100 millones de cajas) pertenecen a estos inversores.
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¿POR QUÉ ASISTIR A LA FERIA INTERNACIONAL DEL VINO DE HONG KONG? 1- Es la Feria más significativa del sector: Junto a VINEXPO ASIA PACIFIC son las más importantes del sector. Sin embargo VINEXPO, organizada por la Cámara de Comercio de Burdeos, goza de menos prestigio entre los compradores asiáticos que esta feria. 2- Asistirán la mayoría de compradores de China, Hong Kong y Japón aproximadamente un 70% de los compradores potenciales asiáticos. 3- Es la segunda edición de la feria: estimandose desde la organización que se doblarán la presencia de expositores, compradores y de distribuidores. 4- Por la afluencia de público: cerca de 10.000 personas en la apertura al público en la pasada edición sirven de antesala a la celebración de esta segunda edición.
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5- Por el respaldo del gobierno de Hong Kong como organizador de la Muestra y por tanto mayor publicidad institucional entre los participantes locales. 6- Por el apoyo del gobierno de China ya que la Región Administrativa Especial de Hong Kong ha sido devuelta a este país, (aunque quedan varias décadas para su total fusión) y la R.P. China asume esta feria como un asunto propio. 7- Por que este año 2009 se celebra el “Año del Vino” en esta importante ciudad asiática.
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PROGRAMA DEL VIAJE DÍA 2 DE NOVIEMBRE. LUNES 06:00 h. RECOGIDA de la delegación de la D.O. Manchuela en sus respectivas localidades o puntos de encuentro a determinar. 07:00 h. SALIDA hacia Madrid – Barajas 10:30 h. CHECK – IN en Aeropuerto Madrid – Barajas. 13:15 h. VUELO Madrid –1 escala– Hong Kong ( Con una duración aproximada de 8 horas) * No existe vuelo directo de Madrid a Hong Kong
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DÍA 3 DE NOVIEMBRE, MARTES 10:00 h. LLEGADA A HONG KONG, recogida en aeropuerto por personal de Exitalia de Eventos y traslado en minibús a Hotel. 11:00 h. CHECK – IN en hotel, supervisado por Exitalia de Eventos 11:00 – 12:30 h. TIEMPO DE DESCANSO 12:30 h. COMIDA 14:00 h. PASEO TURÍSTICO por la ciudad de Hong Kong,centro comercial, bahía y lugares más destacados. 18:30 h. CENA en restaurante seleccionado para todas las cenas de la feria. 20:00 h. REGRESO AL HOTEL
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DÍA 4 DE NOVIEMBRE, MIÉRCOLES 07:30 h. DESAYUNO americano con buffet en el Hotel 08:45 h. SALIDA hacía la feria en autobús. 09:05 h. LLEGADA, acreditación, recepción y presentación del Stand. 10:00 h. APERTURA de la feria a compradores. 12:30 – 13:30 h. COMIDA en el restaurante del Recinto Ferial 19:30 h. REGRESO al hotel en autobús u opcionalmente, salida hacía el restaurante si se quiere realizar una cena de negocios con los contactos realizados en la Feria. 20:30 h. CENA 22:00 h. REGRESO al hotel.
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DÍA 5 DE NOVIEMBRE, JUEVES 07:30 h. DESAYUNO americano con buffet en el hotel 08:45 h. SALIDA hacía la feria desde el hotel en autobús. 09:05 h. LLEGADA a la feria, recepción. 10:00 h. APERTURA de la feria a compradores. 12:30 – 13:30 h. COMIDA en el restaurante de la feria 19:30 h. REGRESO al hotel en autobús (al igual que el día anterior, posibilidad de ir directamente con clientes al restaurante) 20:30 h. CENA 22:00 h. REGRESO al hotel.
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DÍA 6 DE NOVIEMBRE, VIERNES 07:30 h. DESAYUNO americano con buffet 08:45 h. SALIDA hacía la feria desde el hotel en autobús. 09:05 h. LLEGADA a la feria. 10:00 h. APERTURA de la feria a VISITANTES. 12:30 – 13:30 h. COMIDA en el restaurante de la feria 19:30 h. REGRESO al hotel en autobús o CENA CON CLIENTES 20:30 h. CENA 22:00 h. REGRESO al hotel
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DÍA 7 DE NOVIEMBRE, SÁBADO 09:00 h. DESAYUNO 10:30 h. Visita turística al Victoria´s Peak y cruce en Ferry a Kowloon. 13:00 h. Asistencia a la “Food District Promotion” - Con motivo del año del vino en Hong Kong se hacen degustaciones de comida local en este distrito. 17:00 h. Asistencia al “Soho Wine & Dine Carnaval Village on the Hill”, fiesta del vino y de la comida en el Soho, donde la presencia de trabajadores del sector también está asegurada. 20:00 h. Espectáculo de fuegos artificiales 20:30 h. Cena 22:00 h. Regreso al hotel
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DÍA 8 DE NOVIEMBRE, DOMINGO 09:00 h. DESAYUNO & Check-out del hotel 10:30 h. Visita a Macao, cruce en ferry desde la isla de Hong Kong. 11:30 h. Llegada a Macao, visita turística. 16:00 h. Regreso a Hong Kong. 18.30 h. Recogida maletas en hotel, café. 19:30 h. Salida hacia el aeropuerto. 20:30 h. Llegada al aeropuerto. 21:00 h. Check – In y cena. 23:25 h. Vuelo HKG – 1 escala – MAD.
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DÍA 9 DE NOVIEMBRE, LUNES 10:45 h. LLEGADA Madrid – Barajas 11:30 h. Salida en autobús hacía Albacete 15: 00 h. Llegada a destino.
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PROGRAMA PARA ACOMPAÑANTES DÍAS 2 Y 3 DE NOVIEMBRE: Igual que el programa descrito anteriormente. DÍA 4 DE NOVIEMBRE: 09:00 h. DESAYUNO americano con buffet en el Hotel 10:15 h. SALIDA Al centro comercial de Hong Kong en el Shuttle bus del hotel. 13:30 – 14:30 h. COMIDA en el centro de Hong Kong. 14:30 h. Visita al Centro Comercial “Pacific Center”. 17:30 h. Visita a la calle Nathan Road en Kowloon y al mercado de Temple Street. 20:30 h. CENA con asistentes a la feria. 22:00 h. REGRESO al hotel.
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DÍA 5 NOVIEMBRE: 09:00 h. DESAYUNO americano con buffet 10:15 h. Visita al Gran Buda en la Isla de Lantau. 13:00 – 14:00 h. COMIDA en la Isla de Lantau en merendero de playa con vistas al mar. 15:00 h. Traslado a Kowloon. Visita del templo el “Wong Tai Sin” 20:30 h. CENA con asistentes a la feria. 22:00 h. REGRESO al hotel.
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DÍA 6 DE NOVIEMBRE: 09:00 h. DESAYUNO americano con buffet 10:15 h. Visita a la zona de Aberdeen y al puerto de Hong Kong. 13:00 – 14:00 h. COMIDA en la zona del puerto. 14:00 h. Visita a “Repulse Bay”, una de las playas más famosas de la Isla. 18:30 h. Vuelta a la isla de Hong Kong, traslado al restaurante. 20:30 h. CENA 22:00 h. REGRESO al hotel.
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DÍAS 7, 8 y 9 DE NOVIEMBRE: Programa igual que los asistentes a la Feria. ( Ver pág. 17 y siguientes )
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PREVIO A LA MISIÓN COMERCIAL La asistencia a una feria internacional de la envergadura de la “Hong Kong Internacional Wine & Spirits Fair” requiere la preparación tanto de la delegación cómo de materiales promocionales. Éstos son algunos de los más relevantes: • Preparación del personal de la Delegación con un curso sobre la cultura asiática, su manera de entender los negocios, su gastronomía, costumbres etc. • Envío de muestras de las diferentes bodegas de la D.O. Manchuela a la feria garantizando la perfecta conservación del vino. •
Envío de catálogos y otros materiales promocionales a la Feria en inglés y chino.
•
Reserva y pago del alojamiento, revisión de la documentación a llevar ( pasaportes...)
• Edición de trípticos informativos sobre la D.O. Manchuela en los dos idiomas oficiales para tener un recurso más con el que vender nuestros vinos.
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•
Coordinación de los billetes de avión y del transporte local en España y Hong Kong.
• Contacto con los potenciales compradores y distribuidores con anterioridad a la feria para gestionar una posible agenda de contactos. • Envío de una circular a estos potenciales contactos con la información de la D.O. Manchuela y de la posición del Stand para facilitarles nuestro encuentro • Edición de tarjetas de presentación adaptadas al mercado asiático, información en inglés por un lado y en chino por el otro. • Edición de varios “displays” para el stand con imágenes de las bodegas, logos y productos, además de poster para decorar, según la normativa de la Feria.
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•
Producción de los materiales necesarios para la adecuación del stand.
•
Traducción del etiquetado de los vinos para un mejor entendimiento de los clientes.
•
Merchandising como regalo para los contactos que se hagan más interesantes.
•
Contactar con un cocinero/a para consultar el maridaje con los vinos.
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• Contratación de los traductores que estarán continuamente al servicio de la D.O. y sobretodo en la comercial de la misión, siendo opcional según las necesidades, el acompañamiento a las cenas. • Coordinación y contratación del personal auxiliar que al igual que los traductores estará a las órdenes de la D.O. para optimizar los resultados de la visita a la Feria. • Revisión de documentación a llevar: pasaportes, visados, DNI, información sobre lo que se permite llevar, horarios, teléfonos de contacto etc. • Coordinación de los seguros de viaje, responsabilidad civil y exigencia de cara a los proveedores de que cumplen los requisitos mínimos de garantía, seguridad y fiabilidad.
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STAND EN LA FERIA DE HONG KONG Anteriormente: Desde Exitalia de eventos una de sus personas se desplazará el día 31 de octubre, con el objetivo de supervisar toda la logística y puesta a punto del stand de D.O. Manchuela con la sufiente antelación como para solucionar cualquier imprevisto que surja. El chequeo de ubicaciones: Tras su llegada a Hong Kong, comprobará las reservas de hotel, supervisará el estado de las habitaciones asignadas al personal de la D.O. Manchuela, el desayuno, el restaurante donde está planeado realizar las cenas y el estado del minibús.
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Montaje del stand: •
Recibimiento de la mercancía
•
Decoración del Stand, material visual, tarjetero con toda la información etc.
•
Organización del almacén
•
Comprobación de la iluminación, copas, materiales promocionales....
•
Coordinación con las azafatas y traductores contratados para la Feria
•
Toma de contacto con el personal del Consulado, ICEX e IPEX de la feria
•
Chequeo de los diferentes espacios habilitados para la comida y los diferentes menús
•
Limpieza y puesta a punto del Stand con portátil e Internet.
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Nuestro stand tendrá como objetivos: •
Promocionar los vinos de la D.O. Manchuela
•
Facilitar un lugar de encuentro para distribuidores y comerciales
•
Trabajar preparando la misión inversa.
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¿Qué ofreceremos en el stand? •
Información sobre los vinos de la D.O.
•
Contactos para comprar/vender
•
Recogida de tarjetas de interesados en la misión inversa
•
Degustación de nuestros caldos.
•
Maridaje con productos asiáticos.
•
Atención personalizada tanto a la delegación como a los visitantes del stand
• Cruce de agendas para reunirse bien en el stand, o bien en pequeñas salas de encuentro si la organización de la Feria así las promueve.
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En la contratación del stand que ya se ha llevado a cabo se han gestionado también: •
200 catavinos facilitados por la organización de la Feria cada día.
•
Servicio de limpieza de los mismos 2 veces al día.
•
Dos taburetes para la barra
•
Una mesa circular con tres sillas
•
Seguridad (en la Feria)
•
Almacén
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ENVÍO MUESTRAS DE VINO La mercancía de muestras preparadas para la feria de las bodegas componentes de la D.O. Manchuela, se trasladarán por correo aéreo con al menos cinco días de antelación, habiendo sido cumplimentados todos lo documentos requeridos con una anterioridad de un mes y medio. Exitalia de Eventos supervisará esta operación de principio a fin. Se han estimado una cantidad de 240 botellas.
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CURSO SOBRE CULTURA CHINA Para una optimización de la misión comercial y de las relaciones con potenciales clientes asiáticos, Exitalia de Eventos propone en una charla previa al viaje asiático, en la que se dará toda la información necesaria a los asistentes a la feria: •
Cultura Asiática, gastronómia, saber estar, ...
•
Hong Kong ciudad, teléfonos y maneras de funcionar.
•
Decálogo sobre la forma de relacionarse y hacer negocios con esta cultura,
•
Vacunación, plazos, información a llevar, mercancías no permitidas etc.
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Además se hará hincapié en el apartado “negociar” con compradores orientales para favorecer el intercambio de negocios y una misión comercial fructífera para todas las bodegas que nos acompañen. La charla-curso tendrá una duración de una tarde y será en las oficinas de EXITALIA DE EVENTOS, no siendo obligada su asistencia pero si recomendable para todos aquellos que conformen la delegación a Hong Kong.
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RECIBIMIENTO EN HONG KONG DE LA DELEGACIÓN Desde cada uno de los puntos de encuentro, personal de EXITALIA DE EVENTOS acompañará a la delegación en el trayecto que les lleve desde Albacete a Madrid. Tras el vuelo a Hong Kong, la coordinadora de la misión comercial recibirá a la delegación en el aeropuerto y servirá como guía en todo momento, resolviendo cualquier duda. Así mismo se le entregará a la delegación un pack para Hong Kong en el que se incluirá un teléfono de pre-pago para todas aquellas llamadas que tengan que hacerse desde la ciudad asiática. El día 4 de noviembre, día de inicio de la feria, la Delegación llegará al stand con todo preparado, y con un espacio de tiempo de una hora para adecuarse a las instalaciones del recinto ferial .
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DEPARTAMENTO INTERNACIONAL DE EXITALIA El Departamento de Internacional de Exitalia de Eventos, es el encargado de la creación, gestión y desarrollo del presente proyecto, lo que supone: * Tareas administrativas: reserva stand, pagos, trámites, permisos etc. * Tareas de Logística: transporte, envíos, producción de material * Funciones de RRHH en la selección de personal: traductores, montadores, auxilares... * Contacto directo con el cliente; en este caso, contacto directo con D.O. Manchuela de manera continuada y las 24 horas durante los días de la Misión. * Supervisión de las actividades de la Misión Comercial * Traducción e interpretación.
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•
Chequeo de cada una de las ubicaciones y fases del viaje.
•
Coordinación de horarios, transportes, agendas ...
•
Envíos de información postal, email y contactos con distribuidores.
•
Revisión y puesta al día del material de la D.O. Manchuela
•
Evaluación del proyecto
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OPCIÓN C: EL GABINETE DE PRENSA La estrategia a nivel comunicativo es imprescindible para el rotundo éxito de una misión de esta índole. En este caso, la opción de gabinete de comunicación sirve como apoyo a toda la misión, algunas de sus labores serán: •
Diseñar y ejecutar la campaña de comunicación de la misión.
•
Redactar y difundir notas de prensa y dossier
•
Convocatorias de prensa
•
Clipping de los recortes de prensa
•
Gestión de entrevistas antes, durante y después de la misma
•
Servicio de atención e información a medios de comunicación
• Elaboración de un resumen-memoria para justificar el proyecto y presentar a socios, administraciones públicas, prensa etc.
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