UW ADMINISTRATIE
ALTIJD UP-TO-DATE DOOR SNEL EN EENVOUDIG ONLINE SAMENWERKEN
Verschillende gebruikers aan het woord
Welkom
Salaris
HRM
Personeel
Koppelingen
INHOUD /04
Salaris Salarisverwerking op maat Rob Bouten - Shoes Unlimited
/08 HRM
Effectieve oplossing bij HRM-vraagstukken Aad Meijer - CONO Kaasmakers
/12
Personeel Duurzaam en efficiënt communiceren met medewerkers Linda van Berkel - CVB Ecologistics
/16
Koppelingen Belangrijkste schakel in ons informatiemanagement Matthijn Vermoolen - PGA Nederland
02
Disclaimer: “deze brochure is een productbrochure en de geïnterviewde personen zijn willekeurige gebruikers van de online applicatie.”
WELKOM Beste ondernemer,
Bent u veel tijd kwijt aan uw personeels- en salarisadminstratie?
Met de slimme toepassing van Loket bespaart u kosten en tijd! In Loket is uw salarisadministratie overzichtelijk en altijd en overal online toegankelijk. Loon- en kostenoverzichten staan geordend bij elkaar, salarisstroken zijn digitaal te raadplegen en personeelsdossiers kunnen digitaal verwerkt worden in het systeem.
Doordat u op ieder moment beschikt over up-to-date managementinformatie krijgt u meer inzicht in de salarisontwikkeling, de werknemerskosten, maar ook verzuim, verlof en opleidingen. Dit maakt sturing een stuk eenvoudiger en effectiever.
Syntaks helpt u bij het opzetten en verwerken van uw personeels- en salarisadministratie in Loket, zodat het programma naadloos aansluit op uw specifieke situatie. De personeel- en salarisadministratie kost zo minder tijd, waardoor u meer ondersteuning kunt geven aan uw werknemers en kunt meedenken over hun persoonlijke ontwikkeling. Meer tijd en aandacht, dat is aantrekkelijk werkgeverschap! Benieuwd naar de mogelijkheden voor uw specifieke situatie? Wij gaan graag met u in gesprek.
Met vriendelijke groet, Jeannette Stolwijk
Welkom
Salaris
HRM
Personeel
Koppelingen
03
04
“Loket.nl biedt ons salarisverwerking op maat”
Met loket.nl werken wij samen met u in één online omgeving en dit heeft tal van voordelen. Zo kunt u bepalen wat u zelf doet wat uitbesteedt aan ons. Deze manier van samenwerken is flexibel, efficiënt en minder foutgevoelig. Bovendien beschikt u altijd en overal over de meest actuele salaris- en personeelsinformatie.
Rob Bouten - Shoes Unlimited
Welkom
Salaris
HRM
Personeel
Koppelingen
05
R
ob Bouten is controller bij schoenengroothandel Shoes Unlimited in Waalwijk en heeft ook de salarisadministratie onder zijn hoede.
De onderneming werkt sinds 2012 met loket.nl. Efficiënter en minder foutgevoelig Shoes Unlimited koos ervoor mutaties zelf in de applicatie in te voeren. “Voorheen verzamelde ik de mutaties van de gehele maand. Deze verstuurde ik vervolgens naar de salarisadministrateur”, zegt Bouten. “Dat er een schakel tussenuit is, maakt de werkwijze efficiënter en minder foutgevoelig. Bovendien kan ik de mutaties invoeren, waar en wanneer ik maar wil.” “Als een nieuwe medewerker in dienst is getreden, zet ik zijn of haar gegevens direct in loket.nl. Dan heb ik dat meteen afgehandeld.” Bovendien gaan de loonstroken tegenwoordig rechtstreeks naar het personeel via het werknemerloket.
06
Rob Bouten - Shoes Unlimited
Gebruikersvriendelijk en snel
Of het nu gaat om de loonkostenontwikkeling
De applicatie is gebruiksvriendelijk, betrouw-
per afdeling, verlofoverzichten of kind- en part-
baar en snel. Bouten: “De verwerkingssnelheid
nergegevens van medewerkers: al deze data
is heel hoog. Ik zie binnen enkele seconden
zijn beschikbaar in loket.nl.
welk effect een doorgevoerde mutatie heeft op de loonoutput.” Verder wordt de loonaangifte automatisch afgehandeld. Bron van personeelsinformatie Naast de module voor salarisverwerking maakt Shoes Unlimited maakt gebruik van de verlofmodule en diverse HRM-functionaliteiten van loket.nl. Door de inzet van deze verschillende modules en functionaliteiten is de applicatie een belangrijke bron van personeelsinformatie.
Bent u geïnteresseerd in wat wij voor u kunnen betekenen? Of wilt u graag meer informatie ontvangen?
Neem dan contact met ons op
07
08
“Loket.nl biedt
ons een effectieve oplossing bij HRMvraagstukken” Loket.nl vormt het fundament onder uw personeelsbeleid. Geen papieren dossiers meer, maar een digitale omgeving waarin u belangrijke informatie vastlegt en desgewenst deelt met medewerkers. Denk aan contracten, verstrekkingen, gespreksverslagen of diploma’s. Loopt een overeenkomst ten einde? Loket.nl geeft tijdig een waarschuwing.
Aad Meijer - CONO Kaasmakers
Welkom
Salaris
HRM
Personeel
Koppelingen
09
A
ad Meijer werkt als personeelsfunctionaris en salarisadministrateur bij CONO Kaasmakers in Noord-Holland. Het bedrijf is bekend van de ambachtelijke Beemsterkaas en heeft ongeveer 170
werknemers in dienst. “Ik maak volop gebruik van de HRM-modules van loket.nl”, zegt Meijer. “Het werkt allemaal heel eenvoudig.” Opleidingsplan De module opleidingen, waarin diploma’s en certificaten van werknemers worden bijgehouden, blijkt een handig hulpmiddel bij het opstellen van een opleidingsplan. Meijer: “We zijn bezig met bouw van een nieuwe kaasmakerij, waarin de modernste technieken worden toegepast. In loket.nl kunnen we precies nagaan welke personeelsleden de vereiste diploma’s al hebben om met die technieken te werken.” Ziekteverzuimrapportages Aan de hand van actuele rapportages in loket.nl bespreekt Meijer wekelijks met leidinggevenden het
10
Het verhaal van Aad Meijer - CONO Kaasmakers
ziekteverzuim in de organisatie. “Samen beslui-
Ook informatie die voor alle medewerkers
ten we dan of we actie moeten ondernemen.”
gelijk is, zoals hygiëneregels, stelt hij digitaal beschikbaar. “Al dit soort documenten zijn
Signaal
voor onze medewerkers heel eenvoudig op te
Met loket.nl is Meijer altijd up to date. Geen
roepen. Het werknemerloket is heel overzich-
contract verloopt en geen medewerker jubileert
telijk”, zegt Meijer.
zonder dat Meijer ruim van tevoren op de hoogte wordt gesteld. De applicatie geeft in zulke gevallen automatisch een signaal. Hij kan signalen ook zelf instellen, zo veel hij maar wil. “Ik krijg nu bijvoorbeeld een halfjaar voordat een leasecontract afloopt een melding.” Werknemerloket Sommige informatie deelt Meijer ook met het personeel. Via het werknemerloket hebben medewerkers toegang tot hun personeelsdossier en hun actuele verlofsaldo.
Bent u geïnteresseerd in wat wij voor u kunnen betekenen? Of wilt u graag meer informatie ontvangen?
Neem dan contact met ons op
11
Tevreden medewerker van CVB Ecologistics
12
“Met loket.nl
communiceren we duurzaam en efficiënt met onze medewerkers” Loket.nl is niet alleen handig voor u, maar ook voor uw medewerkers. Loonstroken, jaaropgaven, verlofoverzichten, hun personeelsdossier: als u uw medewerkers toegang geeft tot het werknemerloket, kunnen ze alles online inzien. Waar en wanneer ze willen, op hun pc of smartphone. Ook verlof aanvragen behoort tot de mogelijkheden.
Linda van Berkel - CVB Ecologistics
Welkom
Salaris
HRM
Personeel
Koppelingen
13
L
inda van Berkel is directielid van CVB Ecologistics in Tilburg, dat wereldwijd handelt in recyclebare materialen als papier en plastic. CVB Ecologistics heeft in
Nederland 65 medewerkers verspreid over verschillende vestigingen. Van Berkel is erg te spreken over loket.nl. “Het is een ideale applicatie: gebruikersvriendelijk en helemaal van deze tijd.” Geen zoekgeraakte loonstroken meer De medewerkers hebben via een gebruikersnaam en wachtwoord toegang tot het werknemerloket. Als een nieuwe loonstrook beschikbaar is in de applicatie, krijgen ze een melding. Voorheen kreeg elke vestiging maandelijks een enveloppe met salarisoverzichten, die dan werden uitgedeeld. Van Berkel: “Nu ontvangen alle medewerkers de salarisstroken in hun persoonlijke online omgeving, wat ten goede komt aan de vertrouwelijkheid.” Bovendien zijn telefoontjes over zoekgeraakte loonstroken en jaaropgaven verleden tijd.
14
Linda van Berkel - CVB Ecologistics
Overal inzage in personeelsdossier
groot voorstander van automatisering. Met een
CVB Ecologistics legt ook personeelsgegevens
knipoog: “Alhoewel het verdwijnen van de pa-
vast in loket.nl. Via het werknemerloket is veel
pieren loonstrook onze business natuurlijk geen
van deze informatie direct beschikbaar voor de
goed doet.”
werknemer. Overal waar ze internettoegang hebben, kunnen medewerkers hun actuele verlofsaldo of jaaropgaven bekijken of bijvoorbeeld hun contract inzien. Van Berkel: “Werkgevers zijn verplicht werknemers in-zage te geven in hun dossier. Dat is met loket.nl makkelijk in praktijk te brengen.” Vernieuwingen stapsgewijs doorvoeren Van Berkel vindt het prettig dat loket.nl zo’n flexibel systeem is. “Doordat we zelf bepalen welke modules we gebruiken, kunnen we de vernieuwingen stapsgewijs invoeren. Hierdoor raakt de organisatie geleidelijk aan vertrouwd met de digitalisering.” Zelf is Van Berkel een Bent u geïnteresseerd in wat wij voor u kunnen betekenen? Of wilt u graag meer informatie ontvangen?
Neem dan contact met ons op
15
16
“Loket.nl belangrijkste
schakel in ons informatiemanagement” Loket.nl is eenvoudig te koppelen aan applicaties voor bijvoorbeeld financiële administratie, verzuim- of urenregistratie. Op deze manier bieden wij u een integrale oplossing voor uw complete administratie. Het grote voordeel is dat gegevens maar één keer ingevoerd moeten worden. Vanzelfsprekend kiest u voor een koppeling met applicaties die het beste passen bij uw organisatie. Matthijn Vermoolen - PGA Nederland
Welkom
Salaris
HRM
Personeel
Koppelingen
17
E
en bedrijf dat op deze manier werkt, is PGA Nederland in Veenendaal. Onder deze overkoepelende organisatie vallen een reeks gerenommeerde auto-
dealers en enkele aanverwante ondernemingen. Arbodienst meteen op de hoogte PGA heeft loket.nl onder meer gekoppeld aan Absentiemanager, een applicatie voor het verwerken van verzuimgegevens. “Het prettige daarvan is dat de arbodienst ook meteen op de hoogte is als een medewerker zich ziek heeft gemeld bij zijn leidinggevende”, zegt Matthijn Vermoolen, human resources manager bij PGA Nederland. Solide basis onder ons personeelsbeleid “Loket.nl is de solide basis onder ons integrale personeelsbeleid”, zegt Vermoolen. Omdat de personeelsadministratie moet kloppen, is deze bij uitstek geschikt voor een koppeling met andere applicaties. Bovendien kun je er veel gegevens uithalen die interessant zijn voor andere programma’s.
18
Matthijn Vermoolen - PGA Nederland
BI-tool gekoppeld aan loket.nl
Door die verregaande automatisering hoeft de
Sinds kort heeft PGA ook een business intelli-
directeur zich niet meer bezig te houden met
gence tool (BI-tool) gekoppeld aan loket.nl. Die
details. Hij kan zich richten op zijn corebusiness:
tool vertaalt allerlei door loket.nl gegenereerde
ondernemen.
personeelsgegevens en daaraan gekoppelde financiële data naar handige managementinfo. “Bonussen, overwerk, leeftijdsopbouw, de kosten van afvloeiingsregelingen: we kunnen het er allemaal uithalen. We krijgen precies wat we nodig hebben”, zegt Vermoolen. Handig als je het management van dealerbedrijven wil voorzien van stuurinformatie. “Een directeur ziet in één oogopslag dat zijn inspanningen om overuren te beperken resultaat hebben gehad.”
Bent u geïnteresseerd in wat wij voor u kunnen betekenen? Of wilt u graag meer informatie ontvangen?
Neem dan contact met ons op
19
Wij stellen ons graag aan u voor!
20
Syntaks- Alles wat uw personeel verdient !
Personeel is het menselijk kapitaal van uw bedrijf. Dit kapitaal verdient aandacht, moet gemotiveerd en scherp gehouden worden en de kans krijgen om te groeien!
Syntaks kan u hierin ondersteunen. Op de achtergrond zorgen we er voor dat de totale administratieve last van uw personeelsadministratie, van loonstrook tot personeelsdossier, door ons wordt uitgevoerd,
Contactpersoon
eventueel in wisselwerking met de medewerkers van uw eigen personele
Jorg Rotman
administratie. We staan naast u als mede-ondernemer in werving- en
06 55 78 41 60
selectietrajecten, kunnen talent- en motivatieanalyses uitvoeren, maar
jorg.rotman@syntaks.nl
weten ook dat arbeidsovereenkomsten soms opgezegd moeten worden.
www.syntaks.nl
Wij ondersteunen u graag totdat u zo ver gegroeid bent, dat u ons
Zeefbaan 22
niet meer nodig heeft‌ Maar tot die tijd zijn we er voor u: proactief,
9672 BN Windschoten
dienstverlenend en nuchter.
Met vriendelijke groet, Jorg Rotman
21
Wilt u weten wat we voor u kunnen betekenen?
We komen graag eens bij u op de koffie.
Stuur ons een mail