Onthaalteam in de kijker

Het onthaalteam vormt hét gezicht en eerste aanspreekpunt van het gemeentehuis. De medewerkers verwelkomen je als je binnenkomt en maken je wegwijs of helpen je met een aanvraag. Eva Faes leidt het team en juicht de uitgebreide digitale dienstverlening van de gemeente Merelbeke toe. Tegelijk benadrukt ze dat het fysiek contact met de inwoners heel belangrijk blijft bij een kwalitatief onthaal. Ook wie minder digitaal vaardig is, helpt het team met de glimlach verder.

SINDS 1 FEBRUARI IS HET SNELLOKET IN HET GEMEENTEHUIS UITGEBREID. WAARVOOR KUN JE ER TERECHT?

Eva Faes: Voor het afhalen van een rijbewijs of reispas kon je al een hele tijd terecht bij het snelloket. Voor de aanvraag moet je uiteraard wel een afspraak maken, maar eens je rijbewijs of reispas klaar is, kun je die gewoon tijdens de ruimere openingsuren van het onthaal en dus zonder afspraak afhalen aan het snelloket. Zo moet je niet wachten en verlies je geen tijd. Sinds 1 februari kun je ook bij het snelloket terecht voor een adreswijziging op je identiteitskaart en voor het afhalen en activeren van de PIN- en PUK-codes van je identiteitskaart. Het lokaal bestuur wil dienstverlening op maat van elke burger aanbieden. Dat betekent concreet dat we blijven nadenken over hoe we de dienstverlening zo toegankelijk mogelijk kunnen maken, nu en in de toekomst.

HOE WERKT HET SNELLOKET PRECIES?

Eva: Je krijgt via e-mail of brief een bericht als je aangevraagde product klaar is. Ben je bijvoorbeeld je PINen PUK-codes van je identiteitskaart verloren of vergeten, dan kun je die via het e-loket aanvragen. We verwittigen je dat je codes aangekomen zijn en je kiest zelf wanneer je de codes komt activeren. Dat kan elke werkdag tussen 9 en 12 uur en van 14 tot 17 uur. Op woensdag kun je bij het snelloket zelfs terecht tot 19.30 uur.

EEN AANVRAAG VOOR EEN RIJBEWIJS OF REISPAS MOET WEL NOG ALTIJD OP AFSPRAAK?

Eva: Dat klopt, alle gemeentelijke diensten werken op afspraak. Online kun je onmiddellijk zien wanneer je een afspraak kunt inplannen. Dat kan via www.merelbeke.be/afspraak of je kunt ons bellen op 09 210 32 11 en dan reserveren we voor jou onmiddellijk een afspraak bij de juiste dienst.

WAAROM WERKT HET LOKAAL BESTUUR ENKEL OP AFSPRAAK?

Eva: Zowel voor de inwoners als voor onze medewerkers biedt het enkel voordelen. Je hoeft niet te wachten, de medewerker is beter voorbereid op je komst en kan de nodige tijd voor je uittrekken. En je kunt zelf je agenda beter plannen omdat je geen tijd verliest in de wachtrij. Elke dienst probeert de afspraak zo snel mogelijk in te plannen. In de meeste gevallen krijg je een voorstel binnen de week.

EIGENLIJK KUN JE OOK HEEL WAT DOCUMENTEN VAN THUIS UIT AANVRAGEN?

Eva: Dat klopt, veel attesten kun je digitaal via ons e-loket aanvragen. Een geboorteakte bijvoorbeeld. Daarvoor hoef je zelfs helemaal niet langs te komen in het gemeentehuis.

WAT ALS IK GEEN PC, TABLET, LAPTOP OF TOEGANG TOT HET INTERNET HEB?

Eva: Wie minder digitaal vaardig is of geen computer heeft, is altijd welkom aan onze onthaalbalie. Dat kan zonder afspraak tijdens de ruimere openingsuren. Een onthaalmedewerker helpt je dan om een aanvraag correct in te dienen.

WAARVOOR KAN IK NOG ALLEMAAL TERECHT BIJ HET ONTHAAL?

Eva: Naast het snelloket en de digitale ondersteuning, maken we je ook wegwijs in de dienstverlening bij de gemeente. Heb je een vraag of probleem en weet je niet bij welke dienst je terecht kunt? Dan helpt onze onthaalmedewerker je graag verder. Je kunt ook vuilniszakken, UiTPASSEN, streekproducten, boeken, wandelkaarten en visvergunningen aankopen aan onze onthaalbalie. Het team registreert ook je vraag, suggestie of melding voor het bestuur. Klachten en meldingen kun je ook online via de website aan ons bezorgen. Zo verbeteren we stelselmatig onze dienstverlening.