EHBO(E): eerste hulp bij de organisatie van een evenement

Politie en brandweer zorgen samen met de gemeentediensten voor een vlot en veilig verloop van elk evenement. Het jaarlijkse carnaval is één van de grootste uitdagingen. Maar ook bij kleinere buurtfeesten, sportwedstrijden op het openbaar domein, kermissen, … bieden we ondersteuning. Zet je zelf je schouders onder een evenement of activiteit in Merelbeke? Met deze tips van onze experten verloopt dat vlot en veilig!

Sabine Van den Berghe is evenementencoördinator bij lokaal bestuur Merelbeke en behandelt alle aanvragen.

WAAR MOET IK ALS ORGANISATOR VAN EEN EVENEMENT REKENING MEE HOUDEN? HOE START IK?

Sabine Van den Berghe: Op www.merelbeke.be vind je onder ‘Ik organiseer een evenement’ een schat aan informatie. Belangrijk om te weten is dat je altijd een toelating of vergunning moet aanvragen als je een publieke activiteit organiseert. Zo vermijd je achteraf problemen. Neem je de openbare weg of een openbaar park, speelplein of parking in? Organiseer je een publieke activiteit (waar iedereen welkom is) op privédomein? Heb je een parkeerverbod of geluidsafwijking nodig? Dan moet je een aanvraag indienen. Privéfeesten zoals tuin-, communie- of familiefeesten mag je organiseren zonder toestemming.

MIJN EVENEMENTENFORMULIER IS INGEDIEND. WAT GEBEURT ER DAARNA?

Sabine: We vragen advies aan de politie, brandweer, dienst leefmilieu en dienst mobiliteit. Iedereen heeft er belang bij dat je evenement veilig kan doorgaan met respect voor alle inwoners. Eens alle adviezen verzameld, leggen we je dossier voor aan het college van burgemeester en schepenen.

WELKE TIP WIL JE ORGANISATOREN GRAAG MEEGEVEN?

Sabine: Vraag je evenement tijdig aan, voor kleine evenementen minstens zes weken en voor grote evenementen minstens 3 maand op voorhand.

Bij Wouter Van den Steen, verantwoordelijke van de gemeentelijke uitleendienst, kunnen verenigingen terecht voor de reservatie van allerlei materiaal.

Wouter Van den Steen: Verenigingen kunnen bepaalde locaties en gebouwen voor hun evenement reserveren bij het lokaal bestuur. Bij de uitleendienst kunnen ze terecht voor het reserveren van partytenten, podiumelementen, tafels en stoelen, spelmateriaal, verkeersborden, enz.

IS FINANCIËLE STEUN OOK MOGELIJK?

Sabine: Het lokaal bestuur voorziet een subsidie voor buurtinitiatieven, zoals een straatbarbecue, een buurtnieuwjaarsreceptie of een straatfeest. Die financiële steun kan oplopen tot 625 euro en kun je gebruiken om de kosten voor de huur van materiaal te betalen.

WELK ADVIES GEEF JE ORGANISATOREN VAN EVENEMENTEN GRAAG MEE?

Wouter: Vraag tijdig je materiaal aan. Dat kan al vanaf 3 maand voor het event. Baseer je aanvraag op vorige edities, zodat je niks te weinig, maar zeker ook niks te veel aanvraagt. Denk ook aan de veiligheid en vergeet niet om brandblussers en noodverlichting aan te vragen. Die zijn nodig op plaatsen waar die niet standaard voorzien zijn, bijvoorbeeld bij een event in een tent.

De grootste nachtmerrie van elke organisator is dat er iets fout loopt. Preventieadviseur en noodplanningscoördinator Evy Nachtergaele geeft organisatoren van grotere events veiligheidsadvies.

MET WELKE VEILIGHEIDSASPECTEN MOETEN ORGANISATOREN REKENING HOUDEN?

Evy Nachtergaele: Het allerbelangrijkste is dat de organisator een draaiboek of mini-scenario opstelt van het event. Daarin neem je op welke deelactiviteiten je organiseert, hoe het event verloopt en hoe de site ingericht is. Stel jezelf de vraag waar het eventueel fout kan lopen: brandgevaar, overlast voor de buren, enz. Daarna neem je maatregelen om de risico’s te verkleinen of weg te nemen. Je vindt op onze website een vragenlijst die als leidraad kan dienen.

BIJ GROTE, RISICOVOLLE EVENTS IS EEN VEILIGHEIDSOVERLEG NOODZAKELIJK.

Evy: Afhankelijk van de grootte en de risico-inschatting van een event kan een veiligheidsoverleg plaatsvinden met de burgemeester, politie, brandweer en noodplanningscoördinator. Soms organiseren we zo’n overleg ook op expliciete vraag van de organisator. Naast een veiligheidsdossier vragen we ook een inplantingsplan. Tijdens het overleg stellen we vragen aan de organisator en geven we extra tips om het event veiliger te maken.

Onderofficier Marc Bogaert van Brandweerzone Centrum staat organisatoren met raad en daad bij over brandveiligheid.

WAT ZIJN DE MEEST FREQUENTE FOUTEN OP HET VLAK VAN BRANDVEILIGHEID BIJ EVENTS?

Marc Bogaert: Het gebruik van brandbare materialen o.a. voor versiering is het grootste aandachtspunt. Slingers, doeken of houten paletten zijn vaak niet behandeld en vormen een risico

ZIJN ER GOEDE VOORBEELDEN DIE ZONDER EEN DURE KOSTPRIJS JE EVENT VEEL BRANDVEILIGER MAKEN?

Marc: Veel materiaal kun je bij de gemeentelijke uitleendienst of de provincie ontlenen aan economische prijzen. Dat materiaal is behandeld, kreeg een attest van de brandweer en is brandveilig.

JE KUNT NIET ALTIJD OP VOORHAND ALLE RISICO’S VOORZIEN OF AFDEKKEN. WAT ALS HET TOCH FOUT LOOPT EN ER BRAND ONTSTAAT?

Marc: Het is belangrijk om als organisator vooraf goed na te denken en een noodplan te hebben. Lijst de noodnummers op en zorg dat de evacuatie-uitgangen altijd vrij blijven. Als je die denkoefening vooraf maakt, kun je daarop terugvallen en vermijd je paniek. Volg het advies van de brandweer. Dan ben je goed bezig. Als dat advies niet gevolgd is en loopt er toch iets fout, dan ben je als organisator aansprakelijk. Gebruik je bijvoorbeeld gas om voedsel op te warmen en vermeldde je dat niet in je aanvraag? Dan ben je in overtreding.

Directeur Bestuurlijke Politie van politiezone Regio Rhode & Schelde, Wim De Jaeger, is dé mobiliteitsexpert bij evenementen. Omloop het Nieuwsblad en Carnaval 2023 worden zijn laatste grote events, daarna gaat hij met pensioen.

ORGANISATOREN DIE DE OPENBARE WEG INNEMEN, ZORGEN SOMS VOOR ERGERNIS. HOE RIJM JE DE BELANGEN VAN ORGANISATOREN EN INWONERS?

Wim: Ik analyseer grondig de aanvraag van de organisatoren. Dringen er zich verkeersmaatregelen op? Dan zorgen we voor een gedegen wegomlegging. Bij ernstige incidenten moeten de veiligheidsdiensten ook snel ter plaatse kunnen zijn. Organisatoren zijn verplicht om tijdig een bewonersbrief te bezorgen met uitleg over het event, de hinder en een gsmnummer van de verantwoordelijke. Ons einddoel is een tof en veilig, vergund evenement met een zo normaal mogelijk verloop van het leven van de buurtbewoners.

WAARMEE HOUDEN ORGANISATOREN DIE GEBRUIK MAKEN VAN HET OPENBAAR DOMEIN BEST REKENING?

Wim: Doe een vooronderzoek! Is er geen ander evenement op hetzelfde tijdstip? Informeer vooraf bij de gemeente. Welke alternatieve, veilige route kan er uitgestippeld worden als je de rijweg inneemt? Hou rekening met brandweerhydranten en nutsvoorzieningen op het feestterrein: het valrisico moet nul zijn. Zorg voor een goede signalisatie zodat bezoekers én hulpdiensten vlot hun weg vinden.

www.merelbeke.be/ik-organiseer-een-evenement/