Eindverslag Solar Weekend Festival by Robin Leenders

P r o j e c t

c r o s s m e d i a

E i n d v e r s l a g

Arjan van Dokkum Niki van Santen Teodora Kralcheva

Leroy Brood Jaap Takema Robin Leenders

I n h o u d s o p g a v e 1. Inleiding 2. Onderzoeksfase 2.1 Onderzoeksplan 2.2 onderzoeksresultaten 2.2.1 Resultaten uit de enquĂŞtes 2.2.2 Resultaten uit de interviews 2.2.3 Resultaten uit deskresearch 3. Conceptfase 3.1 Brainstorm 3.2 Verwerking tussentijdse feedback van opdrachtgever 3.3 Definitieve conceptverhaal 4. Ontwerp â&#x20AC;&#x201C;en realisatiefase 4.1 Productbeschrijving 4.2 Styleguide 5. Extra informatie 5.1 Spelregels stoelendans 5.2 Guinness World Records 5.3 Persbericht 5.4 Inzamelingsactie stoelen

03 04

30 32

I n l e i d i n g Wat is er nou mooier dan een succesvol evenement organiseren, waar je tevreden op terug kunt kijken? Dit is het geval bij onze opdrachtgever Solar Weekend Festival. Na al drie jaar op rij uitverkocht te zijn, staat dit festival duidelijk op de kaart en wordt het steeds populairder. Dit creatieve drie dagen durende evenement staat in het teken van het vakantiegevoel en de ontdekkingsreis. Naast de brede muzikale programmering is er ook een hele hoop te doen op het terrein. Samen met de bezoekers wordt er gebouwd, gekliederd, geschilderd en natuurlijk gefeest! Nu is het natuurlijk erg mooi dat het festival al drie jaar op rij uitverkocht is, maar de organisatie wil meer! Volgens hen mag de communicatielijn in festivalland wel wat vernieuwender. Ze willen hier als een van de eersten mee bezig gaan en schakelen ons in. Het is de bedoeling dat wij, met onze projectgroep, op een crossmediale manier het festival vernieuwend gaan presenteren. Op deze manier kan het festival nog eerder uitverkocht zijn en worden meer mensen geprikkeld om een bezoek te brengen aan dit driedaags festival. De daadwerkelijke vraag die Solar Weekend Festival ons hierbij gesteld heeft is als volgt: Hoe kan Solar festival zich in de marketing en communicatie op een vernieuwende manier presenteren aan haar doelgroep? Daarnaast wil de organisatie ook haar gewenste doelgroep wat meer oproepen om naar het festival te komen. Op dit moment is er namelijk een nogal brede doelgroep van 18 t/m 35-jarigen die op het evenement afkomen. Uiteraard is dit geen probleem, maar in ons achterhoofd moeten wij de gewenste doelgroep wel in het achterhoofd houden. In dit eindverslag zijn onze bevindingen van het gevoerde onderzoek te vinden en daarnaast hebben wij een nieuw concept bedacht. Dit laatste is uiteraard, naast de eisen en wensen van de opdrachtgever, gebaseerd op de uitkomsten van het onderzoek. Naast het conceptverhaal schrijven, zijn wij ook bezig geweest met onderzoek naar praktische zaken die bij ons idee om de hoek komen kijken.

O n d e r z o e k s f a s e 2.1 Onderzoeksplan 5W : Wie, wat, waar, wanneer en waarom zijn handige hulpvragen om inzicht in het onderwerp te krijgen. Hoe zorgen we ervoor dat het thema ‘experiment’ tijdens het solar Festival in augustus 2013 bekend wordt bij de doelgroep? Hoe zorgt het team van Bots ervoor dat er via off- en online media op een nieuwe unieke en uitdagende manier het Solar festival gepromoot wordt en het thema ‘experiment’ centraal komt te staan. Wie? Solar Weekend Festival Extrema Wat? Concept ter promotie van het festival Nieuwe, unieke, uitdagende manier van communicatie naar de bezoekers en geïnteresseerden van het festival om deze zo te triggeren om naar het festival te komen en daar iets nieuws en unieks te beleven. Dit gaan wij doen door het ‘experiment’ centraal te stellen en dit te brengen naar de doelgroep. Waar? On- en offline media in Nederland Wanneer? In de aanloop naar het festival 2,3,4 augustus 2013 Waarom? De bezoekers een extra ervaring meegeven tijdens het Solar weekend festival. Hoe? Het ‘experiment’ centraal stellen wat in 2013 het thema is. Probleemstelling Hoe kan Bots het Solar Weekend Festival helpen met het promoten van het festival, zowel tijdens als in de aanloop naar het festival d.m.v. de bezoekers en geïnteresseerden een ‘experimentele’, nieuwe maar vooral unieke ervaring te laten beleven? Onderzoeksvragen • Hoe gaan wij de doelgroep benaderen? • Hoe gaan wij nieuwe geïnteresseerden werven met onze promotie? • Hoe benaderen we de nieuwe geïnteresseerden?

• • • • • •

Hoe gaan wij het ‘experiment’ centraal stellen? Gaan we de doelgroep betrekken bij de promotie? Waarbij gaan we de doelgroep / geïnteresseerden betrekken? Hoe zorgen we ervoor dat tijdens de promotie het ‘experiment’ centraal staat? Wat zijn goede promotie campagnes? Hoe benadert de concurrentie de doelgroep?

Deelvragen Doelgroep: • Wie is de doelgroep • Waar bevind de doelgroep zich? • Waar is de doelgroep in geïnteresseerd? • Welke andere festivals bezoeken de doelgroep? - Welke social media gebruikt de doelgroep? Nieuwe geïnteresseerden: • Hoe gaan we deze benaderen? • Waar bevinden deze zich? • Welke social media gebruiken ze? Thema ‘experiment’: • Laten we dit duidelijk aanwezig zijn? • Hoe laten we de doelgroep meedoen in het experiment? • Hoe komt het ‘experiment’ terug op het festival • Wat is de meerwaarde om de doelgroep / geïnteresseerden te betrekken bij het • ‘experiment’? Hypothese Bots gaat in samenwerking met Solar een gerichte promotie starten voor de doelgroep en geïnteresseerden van het festival, om deze zo te betrekken bij het ‘experiment’ dat centraal staat bij Solar Weekend Festival 2013. Voorspelling Als Bots in samenwerking met Extrema een gerichte promotie start voor de doelgroep en geïnteresseerden van het Solar Weekend Festival, om deze zo te betrekken bij het ‘experiment’ dat centraal staat bij Solar Weekend Festival 2013, dan krijgen de bezoekers van Solar Weekend Festival een nieuwe, unieke ervaring die ze niet snel zullen vergeten omdat ze bij het hele traject zijn betrokken en een meerwaarde hebben kunnen leveren in het proces en het uiteindelijke resultaat. Informatie verzamelen We gaan de volgende kanalen om informatie te zoeken voor het onderzoek wat nodig is voor het concept voor Solar Weekend Festival 2013. Interviews: • Interviews afleggen bij mensen die naar het Solar Weekend Festival zijn ge-

weest in voorgaande jaren • Interviews afleggen bij mensen die festivals bezoeken • Interviews afleggen bij mensen die geen festivals bezoeken om zo achter te komen hoe we deze juist kunnen triggeren (er achter komen wat zij missen). Enquêtes: • Enquêtes afleggen bij mensen die bij het Solar Weekend Festival zijn gewees • Enquêtes afleggen bij mensen die andere festivals bezoeken • Enquêtes afleggen bij mensen waarom ze naar festivals gaan Deskresearch: • Onderzoeken • Onderzoeken • Onderzoeken • Onderzoeken • Onderzoeken • Onderzoeken

wat wat wat wat wat hoe

de concurrent doet voor de doelgroep het Solar Weeken Festival nog mist nieuwe trends zijn (kan heel divers zijn) Solar Weekend Festival doet ter promotie (valt van te leren) de doelgroep bezig houdt we de doelgroep / geïnteresseerden naar het festival trekken

Planning Week 38 (17-09 t/m 23-09): WAT Onderzoek om de onderzoeksvragen en de deelvragen te kunnen beantwoorden WIE Hele team • Interview Jaap, Robin • Enquête Leroy, Arjan • Deskresearch Niki, Teodora

2.2 Onderzoeksresultaten We hebben geprobeerd de onderzoeksresultaten zo compact en overzichtelijk mogelijk te maken. Later in dit document gaan we dieper in op de resultaten die gebruikt zijn om tot een concept te komen. 2.2.1 Enquêtes Op onze enquêtes hebben we 28 reacties gekregen, die ons goed hebben geholpen. Er komen namelijk duidelijk meningen naar voren die door veel van de ondervraagden worden gedeeld. Zo konden we dus weer makkelijker conclusies trekken. 06

Op de volgende paginaâ&#x20AC;&#x2122;s staan de resultaten van de open vragen van de enquĂŞtes.

Wat is je Favoriete Festival? En waarom? • Concert at Sea - Het ligt aan zee, ik ben fan van Blof en er is van alles te doen. De sfeer is goed en aan de dijk kan je over alle mensen heen kijken. • Lowlands - Sfeer,line up,vrienden. • Lowlands - Geweldige sfeer, goede, diverse programmering en goede eetgelegenheden. • Lowlands - Laatste festival waar ik was, leuke sfeer, leuke mensen, leuke muziek • Smeerboel/ next monday’s hangover/ - Kleinschalig, veel andere activiteiten en daardoor veel sfeer. • Appelpop - Mehr P! • Lief – dgf • Melt - Beste muziek • Awakenings Festival - Goed georganiseerd. Nooit wachtrijen, voldoende kluisjes, muntverkoop, eten en drinken. En het allerbelangrijkste: de beste line-up, aankleding en sfeer van allemaal! • Dour - Heel veel verschillende soorten muziek. Het festival duurt 4 dagen maar met camping erbij kun je een kleine week weg zijn. Het feest gaat 24 uur door. • Lowlands - Omdat daar vaak toffe bands komen en het is gezellig • Graspop Metal Meeting - De muziek, en de mensen. • Heineken Balatonsound - Omdat dat het beste festival is waar ik ooit geweest ben, er is overdag genoeg te doen en het is lekker weer in Hongarije. • Pinkpop - Leuke line-up, ook bekend als je de kaarten koopt. Goede sfeer! • Soenda - goed opgezet, goede line up, goede sfeer. Helaas wordt het steeds commerciëler en te groot. zo groot dat je elkaar niet meer terug vindt. • Free You’re Mind - Is het enige festival waar ik ooit ben geweest • Mysteryland - geweldige muziek, sfeer en mensen • Awakenings - Het festival is goed georganiseerd, goede muziek, goede eet en drinkgelegenheden, goed terrein, goede sfeer • Voltt loves Summer - Goede muziek, goede DJ’s en fantastisch publiek • Hard Classics on the beach - Kleiner festival met enorm goede sfeer met goede DJ lineup, niet al te druk en een heerlijk feest. • Sziget - Het is niet duur, er is veel te zien, het eten is lekker. • Pinkpop - Goede artiesten en vooral een hele goede sfeer • Concert at Sea - Leuke locatie, leuke Nederlandse artiesten, fan van hoofdgroep Blof, je kunt er een vakantieweekendje van maken • Sziget - Vanwege de sfeer • Woodstock Scheveningen - Is niet massaal en hangt een hele relaxte sfeer. Overdag vooral chillen en ‘s avonds komen er live bands. • Smeerboel - Muziek, aankleding en sfeer

Wat kan jou anders of nog meer overhalen om naar een Festival te gaan? • Goede aanbiedingen. Onbekende muziek vooraf delen met toekomstige festivalgangers • Leuke bezigheden voor een normale prijs • Een goede line-up • De muziek • Meet en greets • Mooie vrouwen • Prijs • Gratis toegang • Vrienden Wat mis je nog op een Festival? • • • • • • • • • • • • • • • •

Loungeplekken Chill plekken waar je de muziek ook nog goed hoort Soms een zonnetje Dat het iets minder massaal zou zijn (minder mensen). Schone toiletten Dat het kleiner wordt gehouden of ze moeten een telefoonpaal neerzetten. Interactiviteit met de bands zou erg vet zijn. Of een vind je vrienden app. Helemaal pro is een app waar je bier kan bestellen en dat ze het klaarzetten voor je. Betalen met google wallet of iets van bapple en direct afhalen bij een loket waar ze een nummertje neer zetten of iets. Geen wisselgeld gezeur meer Schoon water Ruimte om te feesten bij de eindshow (drukte) Comfort, hygiëne Extra activiteiten en betere geluidskwaliteit Meer mogelijkheid tot kopen van poncho’s ivm regen of zitkussentjes enz Schone WC’s Echte chill-stands met zitzakken enzo Kunst

Kun je wat meer delen over Solar? • Via een leuke creatieve stijl wordt er gecommuniceerd naar de doelgroep, wel vaak TE druk en onoverzichtelijk waardoor informatie verloren gaat. Verder doet het me denken aan Het festival smeerboel. 1 minpunt, de website is enorm onoverzichtelijk.. • Het leuke aan Solar is sfeer op de camping. Iedereen is creatief en komt telkens met originele ideeën. De camping is ook meteen het minpunt van Solar. Ik ben er twee jaar geleden geweest (ik weet niet hoe het afgelopen jaar was), toen stond de camping ontzettend vol. Mensen moesten hun tentjes op schuine hellingen neerzetten of konden hem niet meer kwijt. Daarnaast mag Solar van mij best een nachtje langer duren en iets langer doorgaan in de nacht.

• Ik ben een keer bijna naar solar geweest, maar ik ben er eigenlijk een beetje klaar met die festivals. Ik heb mijn kaartje doorverkocht. Wat vind je belangrijk op een Festival? • Dat de muziek goed is en er meer te doen is dan alleen een podium met muziek • De sfeer en vooral leuke nieuwe bands! • Dat mensen gezellig blijven en voor de muziek komen en niet om herrie te schoppen • Een goede sfeer • Een goede sfeer, een normale prijs voor eten en drinken, geen gedoe met je geld moeten wisselen voor muntjes, naast muziek ook entertainment als cabaret en dergelijke, niet 3 uur in de rij hoeven te staan voor de wc, voldoende ruimte om te dansen, bewegen en ademen • Vrienden, lekker weer als het buiten is. • Gezelligheid, show, omgeving, • Dat je de muziek goed hoort • Muziek • Dat er een goede sfeer hangt, dat er genoeg gekke dingen gebeuren. Dat iedereen doet waar hij zin in heeft op een leuke manier. • Dat het geluid goed is en je elk instrument kan horen. • De muziek en het weer • Kosten, sfeer en faciliteiten • Dat het overzichtelijk is, korte rijen bij de wc’s, gratis water, en natuurlijk goede muziek. • Dat er meer te doen is dan alleen luisteren. Je ook af en toe ff rustig kan chillen met wat vrienden. • Voldoende ruimte, meerdere muziekstijlen, schone toiletten gezellige mensen. • De sfeer, de muziek, de beleving (bijv. de verschillende stages en de versiering op Mysteryland, overal is iets te zien) • De sfeer is het belangrijkst. • Goed publiek, echte liefhebbers • Een goede sfeer, er moet goed gedraaid worden, hoge kwaliteit geluid en afgestemd en natuurlijk een lekker weertje. • Er is leuke muziek, het is lekker weer, je kunt er iets te eten en drinken krijgen voor niet teveel geld. Een klein beetje comfort, ik voel me veilig. • Een goede sfeer en goed geluid • Makkelijk drank kunnen krijgen en goede opzet en beveiliging voor goede sfeer • Hetzelfde antwoord als bij wat vind je het leukst op een festival • Dat de sfeer goed is en iedereen daar met dezelfde intentie is. • Goed geluid, aankleding en gevoel van vrijheid.

2.2.2 Interviews Jaap en Robin hebben allebei een iets andere manier gebruikt voor het opstellen van de interviews. Waar Jaap heeft gekozen voor een vragenlijst met daarbij de resultaten, heeft Robin de antwoorden van zijn geïnterviewden in een verhaaltje verwerkt. Fleur, 23 jaar Wat voor festivals bezoek je zoal? Kleine festivals Waarom kies je voor deze festivals? Omdat ik niet van al die massale toestanden houden. Waarom houd je daar niet van? Ik vind het leuk om mensen tegen te komen. Ga je graag op een festivalcamping staan? Om bijvoorbeeld nog meer de sfeer te proeven. Zou ik niet zo heel snel doen omdat ik vieze verhalen heb gehoord over vieze wc’s en douches. Wanneer het regent sta je in de modder. De sanitaire voorzieningen zijn gewoon vies. Kamperen lijkt me wel leuk maar wanneer ik niet lekker kan douchen ben ik niet vrolijk. Ben je bereid iets te ‘doen’ om vervolgens korting of iets leuks te krijgen (voorbeeld: volle vuilniszak inleveren, sleutelhanger ontvangen)? Ja hoor wanneer het niet te veel moeite kost. Maak je gebruik van social media als je informatie over een festival wilt? Ja, via Facebook. Ben je bereid om veel geld neer te leggen voor een festivalkaartje? Eigenlijk niet, zo min mogelijk het liefst. Niet meer dan vijftig euro voor een dag. Zijn er bepaalde dingen die je absoluut terug wilt zien op ieder festival? Geen idee, nee geen bijzondere dingen. Dingen die ik terug wil zien zijn er al. Lasershows bijvoorbeeld zijn wel cool maar niet echt nodig. Vind je het fijn om van tevoren veel informatie te hebben over een festival? Ja want dan weet je waar je aan toe bent. Op wat voor manieren kom jij in contact met festivals? Waar kom je informatie tegen? Internet, via social media. Je ziet waar andere mensen heen gaan en dan lijkt het mij ook wel leuk. Heb jij graag iets in handen? Dat wil zeggen, vind je het belangrijk om een gadget te ontvangen? Nee, met een zonnebril zou ik gelukkig zijn, wanneer het warm is een ventilatortje. In ieder geval een object waar je wat aan hebt, nuttige dingen. Zoals een poncho wanneer het regent. Rogier, 23 jaar

Wat voor festivals bezoek je zoal? Mainstream festivals waar ik van gehoord heb via facebook. Zoals Open Air, Smeerboel. Waarom kies je voor deze festivals? Welke dingen zorgen ervoor dat je daadwerkelijk voor dat festival kiest? Meestal kiezen mijn vrienden de festivals uit omdat ik zelf niet heel veel naar house luister. Ga je graag op een festivalcamping staan? Om bijvoorbeeld nog meer de sfeer te proeven. Zou me erg leuk lijken mits het mooi weer is. Ben je bereid iets te ‘doen’ om vervolgens korting of iets leuks te krijgen (voorbeeld: volle vuilniszak inleveren, sleutelhanger ontvangen)? Wanneer het niet te veel moeite kost zou ik er zeker voor open staan. Het ligt er ook een beetje aan hoe erg zoiets aan slaat. Wanneer je het iedereen ziet doen ben ik zelf ook eerder geneigd om mee te doen. Maak je gebruik van social media als je informatie over een festival wilt? Ja via Facebook kijk ik altijd wel op de pagina van het festival om informatie te winnen. Ben je bereid om veel geld neer te leggen voor een festivalkaartje? Ik ga tot de 55 euro daarboven moet het wel een heel bruut festival zijn. Zijn er bepaalde dingen die je absoluut terug wilt zien op ieder festival? Ik heb tot dusver nog niet iets meegemaakt wat echt extreem bijzonder is. Vind je het fijn om van tevoren veel informatie te hebben over een festival? Nee het interesseert mij niet heel veel wie er draait. Op wat voor manieren kom jij in contact met festivals? Waar kom je informatie tegen? Via Facebook. Heb jij graag iets in handen? Dat wil zeggen, vind je het belangrijk om een gadget te ontvangen? Wanneer het iets praktisch is en het niet te veel moeite kost om mee te sjouwen graag. Ik wil alleen wel mijn handen vrij hebben om te dansen. Niels, 21 jaar Wat voor festivals bezoek je zoal? Festivals waar ook nederlandse hiphop artiesten optreden. Waarom kies je voor deze festivals? Welke dingen zorgen ervoor dat je daadwerkelijk voor dat festival kiest? Ik hou wel van house maar ik vind het heerlijk wanneer er op een stage hiphop gedraaid wordt. Ga je graag op een festivalcamping staan? Om bijvoorbeeld nog meer de sfeer te proeven. Nee dit lijkt me nou helemaal niks. Vieze wc’s enzo. Niks voor mij Ben je bereid iets te ‘doen’ om vervolgens korting of iets leuks te krijgen (voorbeeld: volle vuilniszak inleveren, sleutelhanger ontvangen)? Ik zeg nu wel ja maar waarschijnlijk zou ik weinig moeite doen tenzij het echt om

een fikse korting gaat. Maak je gebruik van social media als je informatie over een festival wilt? Ja via Facebook of posters aan de weg. Ben je bereid om veel geld neer te leggen voor een festivalkaartje? Ik heb niet heel veel geld om te besteden dus extreem grote festivals zitten er voor mij niet in. Zijn er bepaalde dingen die je absoluut terug wilt zien op ieder festival? Niet dat ik me kan herinneren nee. Vind je het fijn om van tevoren veel informatie te hebben over een festival? Ja het lijkt me wel handig om te weten naar wie je gaat kijken natuurlijk. Op wat voor manieren kom jij in contact met festivals? Waar kom je informatie tegen? Wat ik al eerder noemde, via facebook of posters. Heb jij graag iets in handen? Dat wil zeggen, vind je het belangrijk om een gadget te ontvangen? Nee interesseert me niet heel veel. Sebastiaan, 21 jaar Wat voor festivals bezoek je zoal? Geen lowlands en pinkpop enzo, gewoon house en techno. Waarom kies je voor deze festivals? Welke dingen zorgen ervoor dat je daadwerkelijk voor dat festival kiest? De lineup speelt mee en de aankleding. Ga je graag op een festivalcamping staan? Om bijvoorbeeld nog meer de sfeer te proeven. Ja, gezelligheid en de ervaring met heel veel mensen. Ben je bereid iets te â&#x20AC;&#x2DC;doenâ&#x20AC;&#x2122; om vervolgens korting of iets leuks te krijgen (voorbeeld: volle vuilniszak inleveren, sleutelhanger ontvangen)? Ja hoor. Maak je gebruik van social media als je informatie over een festival wilt? Facebook. Ben je bereid om veel geld neer te leggen voor een festivalkaartje? Ja, een goeie lineup is zeker het geld waard. Zijn er bepaalde dingen die je absoluut terug wilt zien op ieder festival? Op smeerboel werd er geverfd, dat vond ik wel heel vet. Vind je het fijn om van tevoren veel informatie te hebben over een festival? Heel belangrijk. Op wat voor manieren kom jij in contact met festivals? Waar kom je informatie tegen? Via internet. Heb jij graag iets in handen? Dat wil zeggen, vind je het belangrijk om een gadget te ontvangen? Leuke dingen zoals een waterpistool. Jenna, 25 jaar

Wat voor festivals bezoek je zoal? Festivals die redelijk in de buurt liggen van mn huis. Ik vind het arelaxed om ’s avonds moeilijk te moeten doen om hoe ik thuis kom. Waarom kies je voor deze festivals? Welke dingen zorgen ervoor dat je daadwerkelijk voor dat festival kiest? Het zijn over het al gemeen de wat kleinere en goedkopere festivals. Ik houd niet zo van dat massale gedoe. Ga je graag op een festivalcamping staan? Om bijvoorbeeld nog meer de sfeer te proeven. Zou me erg leuk lijken maar ik heb nog nooit een meerdaags festival gepakt. Ben je bereid iets te ‘doen’ om vervolgens korting of iets leuks te krijgen (voorbeeld: volle vuilniszak inleveren, sleutelhanger ontvangen)? Ja hoor zolang het niet te veel moeite kost. Maak je gebruik van social media als je informatie over een festival wilt? Ik kreeg meestal te horen van vrienden wie er draait en of de locatie een beetje vet is. Maar ik check altijd wel even via google of ze een site hebben. Ben je bereid om veel geld neer te leggen voor een festivalkaartje? Tja ik ben student dus heel veel geld heb ik niet te besteden. Grote festivals als Mysteryland zijn dan ook zeker niks voor mij. Zijn er bepaalde dingen die je absoluut terug wilt zien op ieder festival? In ieder geval geen moshpits daar heb ik echt een hekel aan. Wat ik wel wil terugzien zijn videobeelden naast de muziek. Vind je het fijn om van tevoren veel informatie te hebben over een festival? Ik vind het eerlijk gezegd leuker om een beetje verrast te worden. Op wat voor manieren kom jij in contact met festivals? Waar kom je informatie tegen? Via vrienden krijg ik meestal te horen naar welke feestjes we moeten gaan. Heb jij graag iets in handen? Dat wil zeggen, vind je het belangrijk om een gadget te ontvangen? Nee niet echt dat beperkt nogal de mogelijkheid om je moves te tonen. Martijn Leenders Geslacht: man Leeftijd: 22 jaar Studie: Rechten Status: samenwonend Geen festivalganger Martijn geeft aan wel van stappen te houden, hij is dan ook wel actief bij zijn vereniging. Hij geeft duidelijk aan dat hij niet van festivals houdt: “de drukte is verschrikkelijk, ik lijk wel gek als ik tussen al die lui ga staan”, aldus Martijn. Hij is ook niet zo zeer nieuwsgierig naar een groot festival. “Ik ben vroeger weleens naar Appelpop geweest, maar ook dat vond ik niet zo’n spektakel”. Concerten bezoekt hij ook niet, terwijl hij wel een hoop muziek

luistert. “Vaak luister ik Armin van Buuren of juist iets heel rustigs, fijn voor tijdens de studie”. Toen ik vroeg of het niet naar festivals gaan iets te maken had met zijn relatie, keek Martijn mij gek aan: “Nee, natuurlijk heeft dat er niets mee te maken. Ik houd gewoon niet van al die herrie en drukte op zo’n terrein”. Later bedacht hij nog wel dat hij in Amersfoort naar Torenpop was geweest, maar dat was meer omdat zijn vrienden dat graag wilden. Hij had zich alleen wel vermaakt, maar het was allemaal niet zo immens groot. De faciliteiten interesseren hem niet zozeer, aangezien hij duidelijk aangeeft toch niet snel naar een festival te gaan. De conclusie die ik na afloop van ons gesprek kon trekken, is dat Martijn niet graag naar festivals gaat vanwege de drukte en de kosten. Toen ik vertelde wat je gemiddeld voor een festivalkaartje betaalt, vond hij dit “ronduit belachelijk”. Verder vertelde Martijn dat hij geen fan is van een bepaalde artiest, behalve dan Armin van Buuren. Dit is voor hem ook een reden om niet naar festivals te gaan, aangezien hij de meeste artiesten toch niet kent. Michiel Steunebrink Geslacht: man Leeftijd: 20 Studie: Informatiekunde Status: op kamers Bezoeker van festivals in het algemeen Zolang een festival gratis is, wil Michiel wel van de partij zijn. Bij hem in de stad is bijvoorbeeld ieder het festival Appelpop, waar hij samen met zijn vrienden naartoe gaat. Daarnaast is hij weleens naar Parkpop geweest, wat ook een gratis festival is. “Wanneer ik niet hoef te betalen voor een festival, is de drempel erg laag om te gaan”, aldus Michiel. Toen ik vroeg waarom hij niet naar betaalde festivals ging, antwoorde hij dat hij het meestal zijn geld niet waard vond. Dit hangt ook samen met zijn rug: hij kan niet lang staan of rondslenteren, aangezien hij dan snel last krijgt. Dit is ook de reden waarom hij het lastig vindt om op een festivalcamping te slapen. Hij vindt het wel erg leuk, vanwege de sfeer en gezelligheid, maar krijgt ook hier weer last van zijn rug. Een slaapplek op de camping met bed zou voor hem dus een echte uitkomst zijn. Hij heeft weleens op een festivalcamping gestaan, namelijk bij het culturele festival Oerol. Michiel gaf wel aan om iets te willen doen voor een festival, als er iets leuks tegenover stond. Zo vond hij het idee van Solar met de sleutelhanger erg sterk. Hij gaf aan dat “als zij iets aanbieden, ik erg graag iets voor terug wil doen”. Informatie over een festival haalt hij meestal van de officiele website, aangezien hij dit makkelijk en fijn vindt. Michiel wil graag veel informatie

van tevoren hebben over een festival en wil ook weten wat er naast de muziek te vinden is. Dit laatste vindt hij namelijk erg belangrijk: “er moeten ook andere leuke dingen te doen zijn naast het luisteren naar artiesten”. Social media speelt bij hem niet zo’n grote rol: Twitter gebruikt hij sowieso niet en met Facebook doet hij ook niet geweldig veel. Daarnaast zegt hij graag informatie van vrienden te krijgen. Dat wil zeggen, hij vindt het fijn om gewoon met vrienden te praten over een festival en geeft dan ook aan dat mond op mond reclame voor hem de beste manier is om naar een festival gelokt te worden. Verder vindt hij het leuk als hij een gadget ontvangt op het festival. Dit moet volgens hem wel iets zijn waar je aan hebt, maar de festivalnaam moet wel aanwezig zijn op het gadget. Hij gaf zelf het voorbeeld van een USB-stick met het logo van een festival erop. Wouter van Os Geslacht: man Leeftijd: 19 Studie: Geneeskunde Status: thuiswonend Bezoeker van festivals in het algemeen Wouter is van de creatieve festivals en is dan ook graag aanwezig bij Smeerboel, Kleurenblind en meer van deze dingen. Hij gaat natuurlijk voor de muziek en gezelligheid, maar ook voor alle leuke dingen eromheen. Zo vond hij Kleurenblind helemaal te gek, omdat ze hier enorm veel dingen doen met verf. “Het is niet alleen leuk, maar ook enorm grappig om elkaar zo onder de verf te zien”, aldus een enthousiaste Wouter. Het festival Solar kent hij, maar helaas had hij dit jaar geen tijd om hier naartoe te gaan. “Ik moest keuzes maken in verband met mijn vakanties, waardoor ik Solar helaas misliep”. Volgend jaar wil hij wel van de partij zijn, want ook dit festival lijkt hem helemaal te gek. Hij heeft wat beelden gezien van de aftermovie en hoorde al goede verhalen vanuit zijn vereniging Triton. Wouter kijkt bij festivals niet zozeer naar geld voor een ticket: “Als het een mooi festival is, dan wil ik daar best wat geld voor neertellen”. Meestal gaat hij wel maar één dag, aangezien hij erg druk is met zijn studie en andere dingen. “Voor mij is zo’n dag ook gewoon even lekker niets aan je hoofd hebben en genieten”. Hij geeft aan dat een hele dag ook genoeg is, daarna kan hij weer vol aan de slag met de normale dingen in zijn leven. Hij maakt vooral gebruik van Facebook en vrienden voor het vergaren van informatie over festivals. Dit laatste klinkt een beetje gek, maar hij bedoelt natuurlijk dat hij via zijn vrienden een hoop informatie krijgt. Naast informatie vindt hij het ook belangrijk om een beetje inzicht te krijgen naar wat er meer te doen is en hoe het terrein eruit ziet. Beetje een idee krijgen van hoeveel wc’s er zijn, waar je wat te drinken kunt krijgen etc.

Lydia Sprengers Geslacht: vrouw Leeftijd: 20 Studie: Communicatie Status: thuiswonend Bezoeker van festivals in het algemeen Lydia is een fervent bezoeker van Appelpop en is dit jaar naar Sziget geweest, wat zij helemaal geweldig vond. “De sfeer, de muziek en de mensen waren er fantastisch”, aldus Lydia. Ze vond het zo leuk dat alles kon en mocht. “Iedereen deed chill tegen elkaar en ik heb geen enkele vechtpartij of ruzie gezien, wist niet dat zoiets kon op een festival”. Ze geeft aan het prima te vinden om op een festivalcamping te staan, indien het festival wat langer duurt en het verder weg van huis is. Zolang een festival in de buurt is, reist ze liever heen en weer. Met Appelpop is dat voor haar dus het geval: ze gaat meestal beide dagen, maar reist dan gewoon twee keer heen en weer. Toen ik vroeg of ze bereid was iets te ‘doen’ om vervolgens korting te krijgen op een volgend festival, zei ze bedenkelijk “ja”. Ze had alleen weinig zin om vuilniszakken op te ruimen, toen ik het voorbeeld gaf van Solar met de sleutelhanger-actie. Het ontvangen van een gadget vond ze dan ook niet zo belangrijk, maar wel leuk. Volgens haar moest het wel echt heel leuk zijn of iets nuttigs, anders kon je het beter laten. Verder gaf ze aan gebruik te maken van Facebook voor het verkrijgen van informatie en zei ze nog dat festivalkaartjes niet te duur moeten zijn. Qua informatie heeft ze weinig behoefte, als ze een beetje weet wie er optreden en op welke podia deze artiesten staan, is het voor haal wel voldoende. Om even terug te komen op Facebook, dit was voor haar ook een van de meest voorkomende media om in contact te komen met festivals en uiteraard gold voor Lydia ook dat vrienden haar informeerden, waardoor mond-totmondreclame wederom populair is. Maren Slootweg Geslacht: vrouw Leeftijd: 24 Studie: Leisure Management Status: op kamers Bezoeker van festivals in het algemeen Maren gaat graag naar festivals van een dag, lekker genieten van het mooie weer, muziek en haar vrienden en vriendinnen om haar heen. Van Soenda, tot kleine Utrechtse festivalletjes, naar Appelpop. Allerlei festivals in eigen

land vindt zij helemaal geweldig, “Zolang er maar een mooi feestje te vieren is”. Aangezien ze net klaar is met studeren en nu alleen nog maar een beetje in de horeca werkt, heeft ze veel tijd, maar ook genoeg geld voor kaartjes. Naar prijzen kijkt ze dan ook niet zoveel, als ze maar een leuke tijd kan hebben. Korting is volgens haar natuurlijk altijd welkom, maar er iets voor doen, dat is niks voor haar. Net als iets doen voor een gadget, dat hoeft voor haar niet. “Als ik een gadget wil hebben, koop ik het gewoon liever”, aldus Maren. Via Twitter en Facebook komt ze vooral aan informatie over festivals, “En een beetje via de TV, want als ik een coole commercial van bijvoorbeeld Valtifest zie, wil ik daar dus echt wel heen”. Uiteraard zijn er ook genoeg vrienden die haar wijzen op verschillende festivals. Informatie over festivals die ze gaat bezoeken, vindt ze wel belangrijk, maar niet broodnodig. “Ik laat mij graag verrassen en hoor van vrienden wel wat er allemaal te doen en zien is”. 2.2.3 Deskresearch Magneet festival - ‘Het idee’ Dit is een ‘crowdsourcing’ strategie. Via hun website kan iedereen zijn/haar eigen idee delen voor het festival en de ideeën met de meeste stemmen worden uitgekozen om uitgevoerd te worden. Maar de persoon achter het idee moet het dan ook zelf uitvoeren. Het is een manier om het publiek te betrekken en hun creativiteit in het podiumlicht te zetten. Op deze manier trekken ze de aandacht van velen die hun eigen visie hebben op wat een leuke belevenis zou kunnen zijn op zo’n festival en winnen ze deze mensen meteen over als bezoekers. Magneet festival geeft ook het gevoel aan hun publiek dat ze op een of andere manier het festival zelf creeëren. Als ze hun eigen idee in het echt kunnen beleven en ook delen met de andere bezoekers, wordt het voor deze mensen een ervaring als geen ander. Een belangrijk uitgangspunt voor de organisatoren is: ‘De mening van het publiek telt mee’. http://www.marketingfacts.nl/berichten/jesse-limmen-magneetfestival-het-publiek-is-onze-artiest ‘The Burning Man’ Het is een project dat het publiek uitnodigt om het festival op hun eigen manier te beleven. Iedereen is vrij om to doen wat ze willen tijdens het festival, zolang ze de regels voor veiligheid niet overtreden. De hele gemeenschap rond het festival en het vieren ervan door al de jaren heen zijn onstaan – dit allemaal creeërt een zelfstandige cultuur eromheen. Iedereen die er ooit bij betrokken is geweest, voelt zich een deel van een geheel dat de grootte heeft van een hele stad. En in de rest van het jaar terwijl ze wachten op het volgende ‘Burning Man’ festival worden er

mini-evenementen organiseert, zodat mensen een beetje hetzelfde gevoel opnieuw kunnen beleven. http://www.burningman.com/whatisburningman/ ‘Foobie’, een regelmatig festivalbezoeker deelt in haar online blog hoe belangrijk het is om je goed voor te bereiden als je naar een festival gaat. Haar lijstje van belangrijke onderdelen bestaat uit het meenemen van: 1. Een tent 2. Een goed slaapmatje 3. Slaapzak 4. Koffer op wielen 5. Genoeg geld 6. Voedsel 7. Oordoppen 8. EHBO reiskist 9. Poncho 10. Een goede mood behouden Uit het lijstje kunnen er wat conclusies getrokken worden wat voor irritaties er allemaal voorkomen tijdens het festival. Dit zijn zeker dingen die mensen anders (of beter) zouden willen hebben. http://artikelen.foobie.nl/vrije-tijd/festivals-tips-top-10-top-tien/ Volgens de gezondheids website “e-gezondheid.be” zijn er wat risico’s die opgelopen kunnen worden tijdens de zomerfestivals. Hygiëne wordt vaak, zeggen ze, gewoon genegeerd of er zijn geen voorzieningen en geen mogelijkheid om je hygiëne goed bij te houden. Er zijn dingen die je beter kunt voorkomen dan genezen; zoals een opblaasbaar matras, waterafstotende wandelschoenen, extra trui, weerberichten voor de komende dagen. De harde muziek kan gevaarlijk zijn voor de oren en daarom raden ze aan om oordopjes mee te nemen. Festivalsfeer leidt vaak tot sexuele contacten die tot soa’s kunnen leiden – daarom is het goed om condooms mee te nemen. Sigaretten, alcohol en drugs maken een beetje een standaard deel uit van zo’n festival. Goed oppassen voor drugs vooral! http://www.e-gezondheid.be/de-zomerfestivals-vanuit-uw-gezondheid-bekeken/ actueel/469 Zoals gezien op de facebookpagina en andere sites, zijn mensen altijd erg benieuwd om zichzelf op de officiële fotos of videos van het festival te zien. Misschien daar iets mee verzinnen, het idee uitbreiden. Niet alleen mensen een manier geven om hun foto’s en video’s waar ze zelf op staan makkelijk terug te

vinden, maar daar ook iets meer mee doen – meer kansen geven om op de foto/ video te staan, een grotere rol spelen etc. Ook is men altijd opgewonden als er acties zijn of andere manieren om aan gratis entreekaartjes te komen. Heel veel mensen zijn ook op het laatste moment nog steeds wanhopig opzoek naar entréekaartjes. De manier waarop ze met elkaar hierover communiceren is gewoon via posts te plaatsen op de muur van de facebookpagina van Solar. Het is ook lastig om zo iedereens berichten te zien en alles goed te volgen. Zeker als je op zoek bent naar een ticket en graag de berichten bij wil houden in het geval dat iemand iets heeft. Dit is misschien een aanleiding om een beter systeem te ontwikkelen waar Solar fans beter met elkaar kunnen communiceren. De bands/artiesten die er op het festival spelen, hebben een belangrijke rol in het besluit van bezoekers of ze er naartoe willen gaan of niet. Het gebeurt dat er bij kleinere festivals fans soms niet tevreden zijn met de selectie artiesten en daardoor beslissen om niet te komen. Sommige festival liefhebbers hebben al hun eigen gezin. Dan krijgen ze wel een probleem – wat moeten ze met de kinderen doen. Het is misschien een idee om bij het festival een apart gedeelte voor kinderen te organiseren waar ze kunnen verblijven terwijl hun papa en mama relaxen en genieten van het feest. Mensen zijn ook vaak benieuwd naar specifieke nummers die gedraaid werden tijdens het festival. Misschien kan er een official soundtrack gemaakt worden of tenminste een lijstje beschikbaar gemaakt worden van alle nummers. https://www.facebook.com/SolarWeekend Technologische ontwikkelingen die interessant kunnen zijn voor Solar Weekend Festival 2013 WeWatt Een half uurtje fietsen zorgt ervoor dat je “plugged-in” devices kunnen worden opgeladen. http://wewatt.be/ Toepasbaar op Solar Fietsen / roeien / schommelen / etc. om je telefoon / camera etc. op te laden (wat vaak een probleem is). Please bring me Iemand vragen om wat mee te brengen naar het land van bestemming en te ruilen / geven / verkopen aan iemand van dat land en vice versa.

http://pleasebringme.com/ Toepasbaar op Solar Online community oprichten (site / app) en mensen dingen laten ruilen op het festival om zo juist interactie te krijgen tussen de bezoekers. “Bezoekers moeten specifieke dingen meenemen en ruilen met andere groepen om zo een “opdracht” te kunnen voltooien.” Coachella festival Coachella festival in Amerika doet veel voor het milieu en heeft genoeg initiatieven voor het verbeteren van het milieu. http://www.coachella.com/ http://www.coachella.com/festival-passes/about-wristbands https://groupme.com/coachella Een goed voorbeeld hiervan is de Starters DJ booth die helemaal draait op groene stroom die gegenereerd wordt door de bezoeker van het festival. Willen zij muziek horen van de DJ dan moeten zei voor stroom zorgen in de vorm van bepaalde activiteiten, namelijk fietsen, rennen in een rad, schommelen en ga zo maar door. Dit is een goed initiatief om de bezoeker te betrekken met het milieu maar ook met de DJ. Toepasbaar op Solar Hetzelfde soort concept waarbij de bezoeker stroom moet genereren om muziek te horen. Dealer Chic http://trendwatching.com/trends/dealerchic/ Coca-Cola Like Village http://www.youtube.com/watch?v=SSZ9v8oUaRY

C o n c e p t f a s e 3.1 Brainstorm Meerdere keren hebben wij om de tafel gezeten om te brainstormen en iedere keer hebben wij fotoâ&#x20AC;&#x2122;s gemaakt van onze mindmaps en dergelijke. Bij iedere foto hieronder staat een korte toelichting waarin we vertellen in welke fase van het project de brainstormsessie was.

Dit was onze eerste brainstormsessie, waarbij we vooral zijn gaan focussen op het experiment. Hierbij zijn we erg breed gaan kijken, wat later voor problemen zorgde. Door te breed denken, kwamen we op veel teveel verschillende concepten. Deze hebben we geprobeerd onder te brengen onder een concept, maar dit ging niet helemaal zoals gepland. Op de volgende pagina is de volgende brainstormsessie zichtbaar, waarbij we uiteindelijk gekozen hebben voor het thema â&#x20AC;&#x2DC;kleurâ&#x20AC;&#x2122;. Dit wilden we gebruiken als een paraplu om vervolgens andere concepten aan op te hangen.

Tijdens deze brainstormsessie hebben we bedacht om aan ons kernwoord ‘kleur’ allerlei concepten te koppelen, die ervoor zorgen dat we mensen samenbrengen. Daarnaast werd ook het woord ‘comfort’ belangrijk, aangezien uit de onderzoeken bleek dat mensen graag schone faciliteiten willen zien op het terrein. Niet alleen dat, maar ook een fijne slaapplek werd als fijn bevonden. Veel mensen vonden het kamperen maar niets, omdat ze dan niet even lekker konden douchen, hun tanden poetsen of iets dergelijks.

Na de feedback van de klant zijn we wederom met elkaar om de tafel gaan zitten. We hadden namelijk wel een aantal vette ideeën, maar moesten dit niet onder het kernwoord ‘kleur’ scharen. Daarnaast kregen we te horen dat het verstandiger was om een enkel idee te pakken, dan meerdere concepten. De heren van Solar waren zelf nogal positief over de stoelendans. Zij ging hier zelf dan ook enorm op door, waarna wij besloten iets nieuws te verzinnen. Wij vonden het namelijk nogal flauw en niet leuk om alles voorgeschoteld te krijgen.

Na wederom met de klant om te tafel te hebben gezeten en nog steeds meerdere concepten hadden, kwamen we met elkaar toch tot de conclusie dat we te moeilijk deden en teveel ideeën hadden bedacht om uit te voeren. Weliswaar hadden we het nu meer op ‘comfort’ gegooid, maar het aantal concepten bleeft te groot. Vervolgens zijn wij toch meegegaan met de wens van de klant om de stoelendans verder uit te werken. Hierop hebben wij nogmaals om de tafel gezeten om duidelijk voor onszelf te krijgen hoe we dat aan gingen pakken.

3.2 Verwerking tussentijdse feedback van opdrachtgever Zoals hierboven al uitgelegd, hebben wij een aantal grote veranderingen doorgevoerd na het contact met de klant. In plaats van het focussen op ‘kleur’ en dit gebruiken als paraplu om concepten op te hangen, zijn wij veel minder breed gaan denken. Dit heeft wel even geduurd, want na onze eerste feedback zijn we nog wel verder gegaan met een reeks aan concepten. Verschil was alleen dat we het nu onderbrachten onder het kernwoord ‘comfort’. Het idee was om een soort woonkamer te creëeren als guerrilla in het openbaar en op andere festivals. Mensen zouden, tussen al hun dagelijkse drukke bezigheden heen, even rustig kunnen zitten en genieten. Zo waren we van plan om bij Amsterdam Centraal te gaan staan en drukke mensen uit te nodigen even te zitten. Daarbij wilden we dan voorwerpen in de woonkamer plaatsen, die vervolgens symbool stonden voor wereldrecords. Dat wil zeggen, we wilden de grootste stoelendans ooit verzorgen en

de grootste lichtgevende dansvloer bouwen, waarbij de festivalgangers dus hulp konden bieden. Na de tweede keer feedback te hebben ontvangen, kwamen we erachter dat we nog steeds te breed aan het denken waren. Vervolgens hebben we een knoop doorgehakt en zijn aan de slag gegaan met de stoelendans. Een laatste brainstormsessie gedaan en dingen duidelijk voor onszelf opgeschreven. Vooral de wie, wat en waar vragen hebben ons erg geholpen. Wij hebben ook besloten om ons niet alleen te focussen op activiteiten voor en tijdens het festival, maar ook erna. In ons conceptverhaal is precies terug te lezen wat onze ideeën zijn en hoe we de stoelendans gaan organiseren.

3.3 Definitieve conceptverhaal Stoelendans op Solar Hoe kunnen mensen inhaken op ons concept • Wij houden guerrilla acties op verschillende scholen, waarbij mensen stoelen kunnen versieren. • Alle leden van de Solar Facebookpagina worden op de hoogte gesteld van ons concept. • Bij iedere guerrilla actie worden polsbandjes uitgedeeld, waarop het Solar logo zichtbaar staat afgebeeld. Dit zorgt voor mond-tot-mond reclame. • Eén maand voordat het festival plaats vindt is er op 22tracks.com een Solar playlist te beluisteren. Deze playlist hoor je ook terug tijdens de stoelendans. • Op verschillende creatieve opleidingen laten wij studenten onze stoelen versieren. • Wij vragen alle kunstenaars die hun werk op het Solar festival tonen om ieder een stoel te laten versieren. Concept In samenwerking met het weekend festival Solar gaan wij het wereldrecord stoelendans verbreken. Door de (potentiële) bezoekers zelf stoelen te laten creëren en te beschilderen proberen wij deze bezoekers samen te brengen. Het wereldrecord verbreken en de bijbehorende interactie tussen de mensen staat centraal voor het Solar experiment. Voor Voor dat het Solar festival daadwerkelijk plaatsvindt, brengen wij de bezoekers en potentiële bezoekers op de hoogte van ons concept stoelendans via verschillende entrypoints (deze staan bij de productbeschrijving genoemd). Met behulp van marktplaats en overige websites zullen wij een groot aantal verschillende stoelen verzamelen. Hier bevinden zich mogelijk ook sponsormogelijkheden. Wij moedigen mensen aan om hun creatieve geest de vrije loop te geven en zelf hun eigen stoelen te creëren. Wij vragen ze deze stoelen mee te nemen naar het festival. Op verschillende opleidingen benaderen wij mensen om stoelen die wij meegebracht hebben te versieren. Deze stoelen zullen onderdeel vormen van de stoelendans

op het festival. Tijdens deze â&#x20AC;&#x2DC;guerrillaâ&#x20AC;&#x2122; acties krijgen de mensen een polsbandje uitgedeeld met hierop het logo van het festival. Om mensen alvast lekker te maken voor het festival komt er anderhalve maand voordat het festival begint een Solar playlist online. Deze zal te beluisteren zijn op de website 22tracks.com. De nummers uit deze playlist worden ook weer gedraaid tijdens het uitvoeren van de stoelendans. Tijdens Op het festival zullen de stoelen die mensen gecreĂŤerd en versierd hebben gebruikt worden om het wereldrecord stoelendans te verbreken. Naast de ingezamelde stoelen zullen er op het festival zelf ook mogelijkheden zijn om stoelen te versieren. Gereedschap voor deze versieringen zullen aanwezig zijn op het festival. Indien mogelijk zal er bij inlevering van jouw stoel korting worden gegeven op het Solar kaartje voor volgend jaar. Tijdens het weekend zal er pers aanwezig zijn om de stoelendans vast te leggen. Na Om te benadrukken dat het Solar festival duurzaam is zullen de stoelen na het weekend worden geveild via een website. De opbrengsten van deze veiling zullen worden gedoneerd aan een goed doel. De stoelen die tijdens het festival door de kunstenaars gemaakt zijn, zullen uiteraard voor een hogere prijs geveild worden.

O n t w e r p -

e n

r e a l i s a t i e f a s e

4.1 Productbeschrijving Stoelen versieren Wij hebben er voor gekozen om weinig media uitingen in te zetten omdat we milieuvriendelijk willen zijn en ook omdat we zo weinig mogelijk kosten daaraan willen verbruiken. Daarom staat een guerrilla-actie met stoelen versieren door studenten bij ons centraal. Bij faculteiten krijgen studenten de kans om zelf een stoel te versieren die ze later terug kunnen vinden op het festival zelf. Het is de bedoeling je stoel te personaliseren en je deze gaat ‘zoeken; tijdens de stoelendans op Solar Weekend Festival en je eigen plekje te bemachtigen. Flyers Wij hebben flyers gemaakt die uitgedeeld gaan worden op de scholen zodat ze de aandacht van meerdere mensen trekken. De flyers zullen van ecologisch papier gemaakt worden. Polsbandjes De mensen zijn bezig met de stoelen te versieren, maar hoe krijgen zij extra informatie wat ze aanspoort tot kaarten kopen? En wat zorgt ervoor dat zij onthouden dat de guerrilla actie van Solar Weekend Festival is? De deelnemers en kijkers krijgen een polsbandje, zoals ze deze kennen van festivals, met daarop het logo van Solar Weekend Festival. Het polsbandje dient dus als middel om te onthouden waaraan ze hebben meegedaan / gekeken maar ook voor mond tot mond reclame. Mond tot mond Natuurlijk wordt er in deze moderne tijd ook nog gepraat dus moeten we hier ook rekening mee houden. Als iemand een positieve ervaring heeft gehad tijdens onze campagne zou hij/zij dit doorvertellen. Dit gaat dan van één persoon binnen de doelgroep naar een ander en zo gaat het steeds verder, het kan dus een krachtig middel zijn om de campagne, of eigenlijk Solar Weekend Festival, te promoten. Website Verder hebben we een prototype gemaakt van de website voor de stoelendans. Daar komt informatie te staan over de sponsors zoals o.a. ‘22tracks’, de inzamel actie, er staan ook foto’s, filmpjes etc. van de campagne en dit kan uiteraard weer gedeeld worden via Social Media (doelgroep promoten het festival). Natuurlijk is er ook informatie aanwezig voor het kopen van een kaartje voor het festival waar het uiteindelijk allemaal om draait. Er staat een link voor de veiling pagina en daarop kunnen mensen bieden voor hun favoriete stoel. Social Media Tijdens de promotie campagne wordt er beeldmateriaal verzameld dat te verkrijgen is op de campagne website van Solar. Het is de bedoeling dat de desbetreffende persoon zichzelf b.v. ‘tagt’ in het beeldmateriaal en zo weer deelt via Social Media en dit zo weer aan het licht brengt bij zijn/haar vrienden groep. Dit is goed

omdat je meteen een impressie geeft aan het festival en die deel je meteen met je vrienden(innen). Daarnaast kunnen mensen via Facebook of Twitter aangeven dat ze meedoen met het wereldrecord van de grootste stoelendans ter wereld. Pers Bij zo’n grootschalig evenement als een grootste stoelendans moet natuurlijk pers aanwezig zijn om dit vast te leggen. Niet alleen ‘Guinness Book of World Records’ zal aanwezig zijn maar er moet ook pers aanwezig zijn om dit verhaal te vertellen van Solar Weekend Festival en het behalen van de grootste stoelendans. Veiling van stoelen (pagina op de website) Na het festival is het ook de bedoeling om mensen in aanraking te laten komen met Solar Weekend Festival. We willen dat ze erachter komen wat er allemaal gedaan is op Solar, maar dit geldt natuurlijk ook voor de mensen die op het festival zijn geweest. Die geven we zo een herinnering mee over hoe tof ze het wel niet hebben gehad. Nu zijn er een groot aantal stoelen versierd door bezoekers van het festival, maar ook door echte kunstenaars die op Solar te vinden zijn. De mooiste worden uitgekozen en deze worden geveild op de website van Solar Weekend Festival. Met de opbrengsten van deze veiling wil Solar het opgehaalde bedrag sponsoren aan een goed doel. Hieraan kan natuurlijk weer de pers gekoppeld worden voor een groter bereik van deze actie. CD’tje met foto’s Na afloop van het festival willen we een CD’tje maken met alle foto’s van de stoelendans. Vervolgens worden deze een aantal weken verzonden naar alle mensen die meegedaan hebben aan de stoelendans.

4.2 Styleguide Bij ons concept hebben we rekening gehouden met de styleguide van Solar Weekend Festival zelf. We hebben vooral een beetje het design van vorig jaar gepakt en hierop een nieuwe styleguide gebaseerd. In eerste instantie was het de bedoeling om dit zelf te doen, maar in overleg met de klant is er dus afgesproken de nieuwe styleguide af te wachten. Wel hebben we een kort overzicht gemaakt van de gebruikte kleuren en lettertypen. Deze is te vinden op de volgende pagina.

Arial

Broodtekst

C: 85 M: 0 Y: 0 K: 0 C: 20 M: 40 Y: 100 K: 0

C: 65 M: 25 Y: 0 K: 0

C: 0 M: 35 Y: 100 K: 0

C: 5 M: 5 Y: 15 K: 0

C: 0 M: 80 Y: 100 K: 0

C: 80 M: 0 Y: 100 K: 0

C: 25 M: 85 Y: 25 K: 0

Secundaire kleuren

C: 100 M: 0 Y: 100 K: 0

C: 0 M: 0 Y: 100 K: 0

C: 0 M: 90 Y: 0 K: 0

Primaire kleuren

Kleurgebruik

ChInEsE rOcKs

Koptekst

Typografie

C: 50 M: 65 Y: 80 K: 55

C: 55 M: 0 Y: 0 K: 0

C: 65 M: 25 Y: 100 K: 0

C: 30 M: 0 Y: 0 K: 0

C: 30 M: 0 Y: 20 K: 0 C: 80 M: 45 Y: 20 K: 0

E x t r a

i n f o r m a t i e

5.1 Spelregels stoelendans • We bouwen rondjes van ongeveer 29 stoelen, wat resulteert in 50 rondjes met stoelen. • 1 á 2 vrijwilligers per rondje die erop toezien dat alles eerlijk verloopt. • Als je af bent, krijg je of een Solarstempel op je wang of een bandje om je arm. • Na iedere pauze wordt er bij elk rondje een stoel weggehaald. • Wanneer er minder dan 10 stoelen overblijven worden de rondjes gefuseerd naar 20 á 25 rondjes. (pauze tussendoor om de stoelen te rangschikken) • Winnaars van deze cirkels zullen samen in een laatste cirkel de finale spelen. (ook hiervoor pauze om stoelen te rangschikken) • Logisch dat wanneer de muziek uitgaat dat je zo snel mogelijk op een stoel moet zitten. • Winnaar krijgt een prijs, eventueel op een podium. Wanneer de rondjes teveel ruimte innemen kunnen de stoelen eventueel ook in rijen worden geplaatst met een hoek eromheen, zodat de mensen als een slang om de rijen stoelen heen dansen en via de hoek terug bij het begin komen. (in dit geval per rij elke ronde 1 stoel weghalen, scheelt ook pauzes). Dan op elk uiteinde van de rij een toezichthouder en bij de laatste rondes de stoelen in 1 cirkel zetten?

5.2 Guinnes World Records Dear Arjan, Niki, Robin, Teodora, Leroy and Jaap, Thank you for contacting Guinness World Records. There are different options when you apply to set or break a record, but in most circumstances you must submit an application through our website www.guinnessworldrecords.com in order to receive the guidelines and rules from the records management team. Applying for a record http://member.guinnessworldrecords.com/register/login. aspx On the website you will be asked to provide details about yourself and about the record you want to set or break. Once we’ve received your application, it will be reviewed by one of our specialist researchers within 4-6 weeks. If it is accepted as a new category or if you intend to break an existing record, we’ll contact you by e-mail with the corresponding rules and regulations that must strictly be adhered to. If we reject your idea, we’ll reply to you detailing why it is not acceptable. Once guidelines have been received and the record has been attempted, you will send required evidence to our headquarters for expert review. Once the evidence is received, it takes approximately 6-8 weeks to be reviewed and to confirm the success or failure of your record attempt. This Standard application process is free of charge. You can also make a Fast track application through which we guarantee an answer within 3 working days. Costs start at $700. Adjudication Once your application has been registered, it is possible to hire an adjudicator to verify your attempt on site. Guinness World Records have created three distinct adjudications packages: gold, silver, and bronze (pricing starts at $7,500). Depending on your needs and requirements, our team of experts would be more than happy to work with you outlining what our different offerings entail. Should one of these predetermined packages not suit your exact needs, our team can also discuss bespoke packages customizable to your event, no matter how large or small. Please be aware our pricing starts at $7,500 for a bronze adjudication. If you would like an account managed service, comprehensive record breaking support and advice on what records would work better for you in order to achieve your objectives and goals, then you may apply for the silver package. The gold package

includes all benefits of the silver package, in addition to an enhanced logo and trademark licensing that will help promote your event and potentially celebrate it afterward. Please enquire for specific pricing on silver and gold packages. For more information on our Adjudications service please contact us: adjudication@guinnessworldrecords.com Online record breaking Challengers http://challengers.guinnessworldrecords.com/?sid=gwr is an online community for record fans, where you can attempt, break and rate real Guinness World Record titles, as well as interact and make friends with other fans, and tell us what new records you want to see. Simply undertake and record your attempt at home and then submit the video for official verification. Challengers can either: 路 Pick a Challenge from the vault of existing Guinness World Records titles. Every week new records will be uploaded, ensuring record fans can always access and attempt new, exciting record challenges OR 路 Submit a Challenge to showcase your amazing talents that you think should be world records. Videos will be assessed and adjudicated by Guinness World Records officials, with new record titles announced daily. For more information on record breaking and to join our online community please join us on Facebook https://www.facebook.com/GuinnessWorldRecords We look forward to hearing from you soon Guinness World Records ** NOTE: This message is sent from an unmonitored email address. ** Replies will be discarded. Please DO NOT REPLY VIA EMAIL.

5.3 Persbericht Om ervoor te zorgen dat de pers, naast Guinness World Records, aanwezig is op het festival tijdens de stoelendans, moet er contact opgenomen worden met de pers om ze uit te nodigen op het festival aanwezig te zijn. Aangezien onze doelgroep vooral de Spits en Metro leest, lijkt dit ons een goede krant om uit te nodigen op het festival. Lowlands heeft het al eerder gedaan met het watergevecht evenement, waaronder het NRC handelsblad. Wanneer je de pers niet uitnodigt en verwacht dat ze wel komen, zullen zij waarschijnlijk van niks weten. NRC heeft ook heel veel opgepikt via de oproep van Lowlands via Twitter. http://www.nrc.nl/lowlands/2012/08/17/bezoekers-maken-zich-op-voor-watergevecht/ Het is dus misschien heel handig om niet alleen de pers uit te nodigen, maar ook de mensen/festivalgangers op te roepen voor de stoelendans via Facebook en/of Twitter. Met de kranten Spits en de Metro kunnen via hun website of telefoon contact opgenomen worden. Op deze manier kunnen we ze uitnodigen, of op zâ&#x20AC;&#x2122;n minst laten weten van het evenement. Spits: http://www.spitsnieuws.nl/contact/redactie Metro: http://www.metronieuws.nl/contact/index.xml (Eventueel) NRC Handelsblad: http://www.nrc.nl/php/contactform/?utm_campaign=footer&utm_source=nrc.nl Ook de lokale pers (regio) kunnen worden ingelicht en uitgenodigd. Ook kunnen we misschien eerder adverteren in regio Roermond om mensen te lokken voor het wereldrecord, aangezien die dichtbij wonen en misschien sneller ergens naar toe willen in hun buurt, waar een wereldrecord verbroken wordt. Dit alles uiteraard naast het oproepen via Facebook en Twitter. Dagblad de Limburger contact: http://www.limburger.nl/article/99999999/COLOFON/70710015 ROERMOND Stichting VVV Midden-Limburg, Markt 17, 0475-335847 Adverteren in Limburg: http://www.limburgadverteren.nl/

Wanneer je de pers uitnodigt is het heel belangrijk dat je het kort houdt met alle informatie, maar vooral ook de pers onmisbaar moeten laten voelen voor dit evenement. Wanneer het belangrijk overkomt en groots verspreid wordt, zoals met Lowlands, is de pers sneller geneigd om aanwezig te zijn. Ook moeten er een uitnodigingslijst gemaakt worden en herinneringsmails verstuurt moeten worden. Er zijn genoeg tips te vinden wat er belangrijk is om de pers op te roepen. http://draaiboek.net/tips-organiseren-evenement/uitnodigen/ Tijd besteden aan de uitnodigingslijst Het samenstellen van een lijst met genodigden neemt veel tijd in beslag. Vooral omdat het een zorgvuldige klus is. Iemand vergeten wordt niet in dank afgenomen. Vraag bij het samenstellen van de uitnodigingslijst dan ook hulp aan anderen. Vergeet bij een intern bedrijfsevenement naast de personeelsleden niet de gepensioneerden, commissarissen, parttimers en oud-medewerkers uit te nodigen. Bij een extern evenement kunt u naast uw (zakelijke) relaties ook afgevaardigden van gemeentelijke, provinciale en landelijke overheden of zelfs leden van het Koninklijk Huis uitnodigen. Wellicht is het passend om ook uw toeleveranciers, omwonenden en klanten van het bedrijf voor (een onderdeel van) het evenement uit te nodigen. Bedenk ook of er pers tijdens uw evenement gewenst is. Lokale en nationale publiciteit zorgt voor een grotere naamsbekendheid. Een evenement is veelal een positieve aanleiding om journalisten en persfotografen uit te nodigen. Als de lijst met genodigden is samengesteld, dan is het verstandig om deze lijst nogmaals te controleren of er echt niemand is vergeten. Als de lijst van genodigden compleet is, dan kunnen de adresgegevens van alle genodigden worden verzameld. Controleer altijd of de namen goed geschreven zijn, of de titels kloppen en of het geslacht klopt. Dit soort kleine foutjes kunnen voor mensen al een reden zijn om niet te komen. Eén belletje naar een secretaresse ter controle van naam-adres-woonplaats-gegevens van uw genodigden kan echt geen kwaad. Wie de pers wil uitnodigen doet er goed aan de uitnodiging voor het evenement niet naar slechts één journalist te sturen maar naar een redactie. Profiel maken van genodigden Uitnodigen is een spel van verleiden; u moet de genodigden overtuigen van de onmisbaarheid van hun aanwezigheid. De overtuigingskracht zit ‘m in de juiste emotionele en rationele argumenten. U kunt uw argumenten echter pas verwoorden en vertalen naar vorm, kleur, stijl en dergelijke als u de genodigden kent. Maak daarom een profiel van de groep die u voor uw evenement wilt uitnodigen. Een groep vertegenwoordigers moet u immers anders benaderen dan een groep directeuren van multinationals. U moet elke groep uiteraard met weer andere argumenten verleiden. Je kunt een goed profiel maken van de genodigden als je antwoord kunt geven op de volgende vragen: Verplaats u in uw gasten Als u denkt dat uw gasten overstelpt worden met uitnodigingen, dan moet u ervoor zorgen dat de envelop waarin uw uitnodiging zit er direct uitspringt. Naast

inhoud van de uitnodiging spelen vooral ook vorm en kleurgebruik een belangrijke rol om de aandacht van de druk bezette doelgroep te trekken. Hoe druk bezet is uw gast? Sommige doelgroepen plannen hun agenda ver vooruit. Geldt dit ook voor uw genodigden, stuur dan voorafgaand aan de uitnodiging een vooraankondiging. De genodigden kunnen het tijdstip waarop uw evenement plaatsvindt vrijhouden. Waarom zou uw gast zijn tijd aan uw evenement besteden? De een komt alleen als een autoriteit op zijn vakgebied een lezing houdt. De ander is gevoelig voor de komst van een bekende artiest, terwijl een derde uw evenement alleen bezoekt als hij zeker weet dat hij nieuwe contacten kan opdoen. Verplaats uzelf in uw gast en bedenk wat de redenen kunnen zijn om tijd vrij te maken voor het evenement. Welke stijl past bij uw gasten? De vormgeving van de uitnodiging moet uw gast aanspreken. Voor boetiekhouders bijvoorbeeld zal deze uitbundiger moeten zijn dan voor een groep burgemeesters. Ook de stijl van de tekst moet bij uw doelgroep passen. Een burgemeester moet formeel worden aangesproken, terwijl een kapper informeel en vlot taalgebruik op prijs stelt. Zorg voor een strak uitnodigingsbeleid De grootste nachtmerrie van een evenementenorganisator is dat ondanks de vele toezeggingen de gasten toch niet komen opdagen. Een strak uitnodigingsbeleid kan veel van deze teleurstelling wegnemen. Let daarom op de volgende zaken: • Zorg voor een korte uitnodigingstekst. Vermeld informatie als datum, tijd, plaats, evenement, dress-code, locatie en wel of niet responderen. • Zorg ervoor dat uw uitnodiging tijdig wordt verstuurd, zodat de genodigde de datum van het evenement vrij kan houden. Het moment van versturen van de uitnodiging is ongeveer zes weken voor het evenement. De aandacht voor het evenement neemt toe als u na twee weken een herinnering stuurt die bij de stijl van de uitnodiging past. • Stuur een antwoordkaart/-fax mee zodat de genodigde direct en op een gemakkelijke manier zijn aan- of afwezigheid aan u kenbaar kan maken. • Maak van uw evenement een spektakel door de media erbij te betrekken. U kunt dat doen door het plaatsen van een advertentie. U kunt ook proberen een (regionale) dagbladjournalist te overtuigen van de nieuwswaarde van uw evenement. Dat kan bijvoorbeeld door het sturen van een persbericht, liefst met foto. De genodigden zijn bij het lezen van de advertentie of het artikel nog meer gevleid dat zij uw gast mogen zijn. • Stuur een bevestigingsbrief nadat u de antwoordkaart of -fax hebt ontvangen. Hoe vaker de genodigde herinnerd wordt aan uw evenement, hoe meer hij erbij betrokken wordt, hoe groter de kans is dat hij aanwezig zal zijn. • Maak het responderen voor de genodigde zo gemakkelijk mogelijk. Print gegevens van de genodigde voor en beperk het invulwerk tot een minimum. • Zorg er ook voor dat de antwoordkaart weer enthousiasme opwekt bij degene die hem invult. Herhaal de boodschap in de antwoordfax. De ervaring leert dat de antwoordkaart vaak beter gelezen wordt dan de uitnodiging zelf. • Bel genodigden die nog niet gereageerd hebben twee weken van te voren op. • Vraag uw medewerkers de genodigden ook persoonlijk uit te nodigen. Door op

informele wijze te informeren naar de komst van de genodigden, weten zij dat u rekent op hun komst. Geef uw genodigden het gevoel dat u en uw medewerkers uitzien naar hun komst. Uitnodigen per e-mail Steeds vaker worden uitnodigingen per e-mail verstuurd. Dit heeft voor- en nadelen. De bekende voordelen zijn onder andere; dat het weinig tijd kost, het is goedkoop en een mail komt direct bij de juiste persoon aan. Een nadeel is dat het weinig onderscheidend is en alleen werkt als alle genodigden beschikken over een emailadres. Vooral bij evenementen waarbij de partners worden verwacht, blijft een schriftelijke uitnodiging op de deurmat nog steeds het hoogste opkomstpercentage te garanderen. Bij uitnodigen per e-mail is het tevens belangrijk dat de genodigden regelmatig hun mail bekijken en doorgaans niet overstelpt worden met diverse mails. Omdat dit laatste nog steeds vaak een probleem geeft is het verstandig om mail in te zetten als ondersteuning van het uitnodigingstraject, bijvoorbeeld voor de vooraankondiging en ter herinnering voor diverse acties. Bijvoorbeeld om de naderende sluitingstermijn aan te geven. Doorgaans wordt ook vaak een speciale website ontwikkeld voor een evenement. Op deze site is dan informatie te vinden over het evenement en kan eventueel aangemeld worden. Wilt u op een eenvoudige manier professionele uitnodigingen versturen, maak dan gebruik van de volgende online dienst. aanmelder.nl

5.4 Inzamelingsactie stoelen Om op het festival de stoelendans te kunnen uitvoeren moeten er minimaal 1500 stoelen ingezameld worden om een record te verbreken. Om deze stoelen te bemachtigen wordt er een inzamelingsactie gehouden binnen Solar. Het uiteraard ook mogelijk om een stoel mee te brengen naar Solar Weekend zelf. Een klein team van Solar gaat door heel Nederland stoelen ophalen. Er zijn namelijk veel gratis stoelen af te halen bij huishoudens die hun oude stoelen niet meer nodig hebben. Deze stoelen worden dan online gratis aangeboden, het is dus alleen nodig deze stoelen op te halen. Er zal dan een grote bus en een klein team verhuizers nodig zijn die voor een aantal dagen stoelen verzameld. Ook zal er een klein administratief team nodig zijn om al deze huishoudens in kaart te brengen. Enkele voorbeelden van de websites waar gratis stoelen aangeboden worden: • • • • •

marktplaats.nl gratisaftehalen.nl allesgratisafhalen.nl haalgratisaf.nl helemaal-gratis.nl

Op het festival is het mogelijk om de stoelen die ingezameld zijn te versieren,

echter is het ook mogelijk om op het festival extra stoelen te maken. Deze stoelen kunnen dan zelf in elkaar gezet worden met materialen als tape, lijm en hout. Waarna de stoelen weer versierd kunnen worden. Er zal dus gedurende langere tijd stoelen ingezameld moeten worden om het aantal stoelen te bereiken wat nodig is voor de stoelendans. Hier is dan ook ruimte voor een het inspringen van een sponsor. De inzamelingscampagne wordt gehouden onder het motto duurzaamheid en de versierde stoelen worden geveild. Het geld van de internetveiling wordt vervolgens ingezameld voor een goed doel. Op het festival zullen er verschillende kunstenaars rondlopen die ook gevraagd worden een stoel te versieren. De stoelen versiert door een kunstenaar zullen voor een hogere prijs geveild worden en een speciaal plekje krijgen op de veilingwebsite.