Protocolo socio organizativos 2016 by Lobsang Cordon

Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres –CONREDSecretaría Ejecutiva

GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE PROTOCOLO POR EVENTOS SOCIO ORGANIZATIVO

Para contar con este documento en formato digital, por favor descargar la Guía para elaboración del protocolo por eventos socio-organizativos www.conred.gob.gt/planes. Esta Guía para la elaboración del protocolo por eventos socio-organizativos, ha sido desarrollada por la Dirección de Respuesta, con el apoyo técnico de la Dirección de Preparación de la Coordinadora Nacional para Reducción de Desastres de Guatemala. Si usted necesita más información o ayuda por favor comuníquese con la Dirección de Respuesta llamando al 2324-0800.

Guía para la elaboración del Protocolo por eventos socio organizativos [2016]

Contenido 1. Presentación 2. Objetivo de la Guía 3. Consideraciones generales 4. Pasos para elaborar el protocolo por eventos socio-organizativos Paso 1. Conforme un grupo de personas que serán las responsables de la elaboración del Protocolo por eventos socio-organizativos. Tabla No.1. Responsable del evento socio-organizativo. Tabla No.2. Responsables de coordinación del evento socio-organizativo. Tabla No.3. Responsables de la elaboración del protocolo por eventos socio-organizativos. Paso 2. Determine los objetivos del Protocolo por evento socio-organizativo. Paso 3. Describa la información del evento socio-organizativo. Tabla No.4. Del inmueble. Tabla No.5. Del evento. Paso 4. Evaluación de riesgos Tabla No.6. Descripción del terreno. Tabla No.7. Evaluación de amenazas. Tabla No.8. Responsable de la evaluación de riesgo. Tabla No.9. Resultado de la evaluación de eventos socio-organizativos según datos descritos en la NRD4. Planos o croquis del evento socio-organizativo. Paso 5. Organización por comisiones del evento socio-organizativos Figura 1. Organización de comisiones y funciones del evento socio-organizativo. Tabla 10. Distribución de roles, responsabilidades y contacto de comisiones para evento socio-organizativo. Paso 6. Tipos de alarma. Tabla No.11. Tipos de alarma, responsables y suplentes. Paso 7. Activación y desactivación en caso de emergencia y/o desastre por eventos socioorganizativos. Tabla No.12. Criterios básicos de activación y desactivación. Figura No. 2. Procedimiento básico de emergencia y/o desastres por evento socioorganizativo. Figura No. 3. Pasos de la comunicación de emergencia y/o desastre por evento socioorganizativo. Tabla No. 13. Mecanismos de comunicación interna. Tabla No. 14. Mecanismos de comunicación al público. Paso 8. Inventario de personas y recursos. Plano o croquis sobre la distribución del público Tabla No. 15. Ejemplo de acomodamiento. Tabla No. 16. Responsable acomodamiento. Tabla No. 17. Comisiones operativas y estado de fuerza. Plano o croquis sobre la ubicación del parqueo de vehículos. Tabla No. 18. Coordinación del tránsito vehicular. Tabla No. 19. Juegos Mecánicos. Tabla No. 20. Graderíos temporales. Tabla No. 21. Sonido. Paso 9. Diríjase a Anexos de la presente Guía. Paso 10. Instrucciones finales.

Guía para la elaboración del Protocolo por eventos socio organizativos [2016] 5. Anexos. Anexo 1: Carátula/Portada. Anexo 2: Índice. Anexo 3: Base legal.

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1. Presentación En la Constitución Política de la República de Guatemala se establecen las prioridades del Estado guatemalteco en lo relativo a la vida humana, por ello, en el “Artículo 1. Protección a la persona. El Estado de Guatemala se organiza para proteger a la persona y a la familia; su fin supremo es la realización del bien común” (Constuyente, 1985). Además en el “Artículo 2. Deberes del Estado. Es deber del Estado garantizarle a los habitantes de la República la vida, la libertad, la justicia, la seguridad, la paz y el desarrollo integral de la persona” (Constuyente, 1985). Y en el “Artículo 3. Derecho a la vida. El Estado garantiza y protege la vida humana desde su concepción así como la integridad y la seguridad de la persona” (Constuyente, 1985). Afianzando el punto anterior, en el Decreto 109-96 Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres Naturales o Provocados, en el Capítulo I, Artículo 3, Inciso a. dicta que la Coordinadora Nacional tendrá como finalidades “Establecer los mecanismos, procedimientos y normas que propicien la reducción de desastres, a través de la coordinación interinstitucional en todo el territorio Nacional” (SE-CONRED, 1996). Por ello, la Coordinadora Nacional para Reducción de Desastres Naturales o Provocados (SE-CONRED), consciente de la importancia de planificar acciones para todas las etapas de la Gestión Integral para la Reducción del Riesgo de Desastres presenta la Guía para la elaboración del Protocolo por eventos socioorganizativos, con el fin de orientar a los responsables y autoridades competentes de eventos de esta índole y brindar los lineamientos base para cumplir con las cuestiones establecidas en la Norma de Reducción de Desastres número cuatro (Normas mínimas de seguridad en eventos socio-organizativos). Además se pretende que se cuente con los formatos para elaborar el Protocolo y que se establezcan la información del evento, la evaluación de riesgo, la estructura organizativa, los sistemas de alarma o alerta, los mecanismos de activación o desactivación, el inventario de recursos y los documentos de respaldo para brindar operatividad al mismo, en virtud de responder a las necesidades que pudieran surgir ante la ocurrencia de una emergencia y/o desastres de manera eficiente y oportuna. Según el Acuerdo número 04-2015 “Norma de Reducción de Desastres Número Cuatro”, emitido el 18 de diciembre de 2015, por parte del Consejo Nacional para la Reducción de Desastres, los eventos comprendidos dentro de la consideración de “eventos socio-organizativos” están establecidos en el Artículo 6, que textualmente plantea: “La presente normativa es aplicable a todos los eventos socioorganizativos que involucren o tengan la capacidad de involucrar a por lo menos el número de personas indicadas en la tabla 1 de la norma, incluyendo organizadores, personal de apoyo, artistas o deportistas, participantes y público (…)”

2. Objetivo de la Guía El objetivo de la presente Guía es constituirse en la herramienta orientadora para la elaboración y llenado de formatos del Protocolo por Eventos Socio-Organizativos. Para ello se debe sensibilizar a los responsables (propietarios, arrendatarios, organizadores de eventos), y autoridades competentes acerca de la importancia de la planificación para la respuesta ante posibles incidentes, y las consecuencias legales y humanas de la inexistencia de estas.

3. Consideraciones generales Consideraciones antes de utilizar la Guía para la elaboración del Protocolo por Eventos Socio Organizativos –PES-: ¿Quién debe elaborar el Protocolo por eventos socio-organizativos? El Protocolo por eventos socio-organizativos debe ser elaborado por todos los Responsables para los eventos de las categorías B y C, consignadas en el Artículo 6, de la Norma para la Reducción de Reducción de Desastres Número Cuatro. Estas personas deberán integrar un grupo que estará conformado esencialmente por el Responsable del Evento, el Responsable de Coordinación del evento socioorganizativo, y el Responsable de la elaboración del Protocolo por eventos socio-organizativos. Estas tres personas deberán trabajar de forma conjunta en virtud de considerar y completar los detalles consignados en el presente guía, y en los formatos que integran el PES. ¿En cuánto tiempo se elabora el Protocolo por eventos socio-organizativos? En el tiempo que el grupo de personas que debe elaborar el Protocolo por eventos socio-organizativos considere oportuno, se recomienda, que por el tipo de información a consignar, consultar y gestionar, no

Guía para la elaboración del Protocolo por eventos socio organizativos [2016] sea menor de 15 días hábiles. Según el artículo 8 de la Norma para Reducción de Desastres Número Cuatro, la autoridad competente deberá evaluar los proyectos (de Protocolo por evento socioorganizativo) y si los considera ajustados a la presente normativa, los aprobará dentro el plazo de treinta (30) días siguientes a la fecha de presentación por medio de una Resolución de Aprobación. Por lo tanto, se deberá tomar en cuenta los días para la planificación del evento considerando estos plazos. ¿Cómo se presenta el Protocolo por eventos socio-organizativos? Se deberá entregar en formato físico a la autoridad competente; el mismo deberá integrar todos los apartados que conforman la presente guía, mismos que completan todos requisitos concernientes al Artículo 8, del Acuerdo Numero 04-2015, del Consejo Nacional para la Reducción de Desastres. ¿Solamente se debe de presentar el Protocolo de eventos socio-organizativos? No, además del Protocolo de eventos socio-organizativos debe adjuntarse: 1. Declaración jurada del cumplimiento de todos los requisitos descritos sobre el cumplimiento de lo establecido en la Norma para la Reducción de Desastres No. 4 –NRD4-y conocimiento de las penalidades por el incumplimiento de lo establecido en ella. 2. Copia de resolución de cumplimiento de la Norma para la Reducción de Desastres No.2 –NRD2otorgada por el departamento de Normas y Procedimientos de la SE-CONRED. 3. Copia del DPI de la persona que elaboro el protocolo por Eventos Socio-organizativos. 4. Copia del carné de colegiado activo y DPI del profesional que realizó la evaluación de Riesgos. 5. Carta de contratación/compromiso de la entidad que prestará el servicio de Primeros Auxilios, describiendo cantidad de personas, especialidad y vehículos con sus características. 6. Carta de contratación/compromiso de la entidad que prestará el servicio de seguridad personal, describiendo cantidad de personas, especialidad y vehículos con sus características. 7. Carta de contratación/compromiso de la entidad que prestará el servicio de tránsito vehicular, describiendo cantidad de personas, especialidad y vehículos con sus características. 8. Declaración jurada del buen funcionamiento de los Juegos Mecánicos (SI APLICA). 9. Declaración jurada del buen funcionamiento de los graderíos temporales (SI APLICA). 10. Copia de Licencia de Sonido otorgada por la municipalidad correspondiente o por el Ministerio de Cultura y Deportes. 11. Copia de los mensajes de medidas de seguridad para el público. 12. Planos o croquis dirigidos al público. 13. Póliza de responsabilidad civil, 14. Que hacer con eventos que se repitan o sean simultáneos (conciertos, obras de teatro, entre otros). Se tendrán dos actualizaciones por año. 15. Apoyo a personas con discapacidad, de acuerdo al Reglamento de la Ley de Atención a Personas con Discapacidad (decreto 135-96). 16. Corredores de seguridad para vehículos de emergencia, traslado a hospitales y rutas alternas cercanas al área del evento descrito en el presente protocolo. 17. Aviso a centros asistenciales. 18. Plan de Evacuación

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4. Pasos para elaborar el Protocolo por eventos socioorganizativos Instrucciones: En el presente apartado encontrará los pasos que deberá seguir, como un orden lógico,

para elaborar el Protocolo por eventos socio-organizativos, mismos que orientarán al grupo responsable de la presentación del proyecto, y brindarán los requisitos básicos a consignar.

Paso 1. Conforme un grupo de personas que serán las responsables de la elaboración del Protocolo por eventos socio-organizativos. Instrucciones: En este paso se deberá conformar un grupo o equipo de personas que deberán coordinar la elaboración del Protocolo por eventos socio-organizativos, el grupo tendrá al menos las siguientes responsabilidades:    

Realizar las convocatorias a los responsables de las comisiones y funciones de la estructura del evento socio-organizativo para el llenado de los formatos del Protocolo. Requerir información preliminar a los responsables de las comisiones y funciones de la estructura coordinadora del evento socio organizativo sobre los datos a consignar en los formatos del Protocolo. Integrar la información que cada uno de los responsables de las comisiones y funciones de la estructura coordinadora del evento socio-organizativo ha enviado. Llenar la información en los formatos del Protocolo por evento socio-organizativo consignados en la presente Guía.

Los responsables de la organización y desarrollo del evento compartirán la responsabilidad del mismo, de acuerdo a lo que dispone el Artículo 4 del Acuerdo Número 04-2011 del Consejo Nacional para la Reducción de Desastres Número Dos – NRD2-. Para el desarrollo de este paso, en la Tabla No. 1, deberá colocar los datos de los Responsables del Evento, en virtud de identificar el titular de la actividad con personería jurídica o individual. Si en un dado caso fuera una persona jurídica, deberá indicar los datos del representante.

Tabla No. 1 Responsable del evento socio-organizativo Detalles Nombre/Razón Social Titular de la actividad / Representante Dirección Correo electrónico Fax Números de teléfono Fuente: Dirección de Respuesta, SE-CONRED

Instrucciones: Para dar continuidad al paso 1, se deberá determinar en la Tabla No. 2, al Responsable del Protocolo por eventos socio-organizativos, que es quién coordinará el evento.

Tabla No. 2 Responsable de coordinación del evento socio-organizativo Detalles Responsable del protocolo de eventos socio organizativos Dirección Correo electrónico Fax Números de teléfono Fuente: Dirección de Respuesta, SE-CONRED

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Instrucciones: Para finalizar el presente paso, de debe llenar la Tabla No. 3, donde se deben indicar los

datos de la persona responsable de la elaboración del Protocolo por eventos socio-organizativos, en virtud de contar con una persona que represente al proceso, y que ante actualizaciones futuras, pueda brindar referencia sobre las acciones ejecutadas en el proceso de elaboración del mismo.

Tabla No. 3 Responsable de la elaboración del Protocolo por eventos socioorganizativos Detalles Nombre del responsable Profesión Dirección Correo electrónico Fax Números de teléfono Fuente: Dirección de Respuesta, SE-CONRED

Paso 2. Determine los objetivos del Protocolo por evento socioorganizativo Instrucciones: En este paso se deberán determinar los objetivos del Protocolo por eventos socio-

organizativos. Para facilitarlo, se incluyen algunos objetivos requeridos, sin embargo, podrá colocar algunos otros objetivos, si lo considera necesario en virtud de alcanzar los resultados que espera con la planificación del evento. El texto requerido es el siguiente:

Objetivos del Protocolo por eventos socio-organizativos

Generales 



Facilitar la prevención de los riesgos sobre las personas, los bienes y el medio ambiente, en todas aquellas actividades socio-organizativas en edificaciones, espacios, instalaciones, que puedan resultar afectadas por situaciones de emergencia. Prever todas las posibles situaciones de emergencia, brindando orientaciones para la respectiva atención y respuesta de las mismas.

Específicos: 

 

Elaborar un documento que consigne la descripción del establecimiento, sus instalaciones y los sectores o zonas de riesgo potenciales en un informe de riesgo, que propicie la organización de los recursos humanos, materiales y responsabilidades fortaleciendo la cultura de prevención ante la posible ocurrencia de un evento adverso, así como el establecimiento de los mecanismos de coordinación con el Sistema Público de Seguridad. Identificar, analizar y evaluar los riesgos internos y externos a través de la evaluación de riesgo, que permita la protección de los bienes y recursos existentes (humanos y materiales). Garantizar la fiabilidad de las instalaciones y de los medios de protección, la disponibilidad de personas preparadas para intervenir ante cualquier evento adverso, la evaluación, y la intervención de ayuda externa, de ser necesario, por parte del Sistema CONRED en sus diferentes niveles territoriales de coordinación interinstitucional.

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Paso 3. Describa la información del evento socio-organizativo Instrucciones: Inicie con la información del inmueble, ubicado en la Tabla No. 4, identificando los datos necesarios para la localización y ubicación del establecimiento o ubicación donde se desarrollará la actividad. En la tabla podrá encontrar los siguientes apartados que se explican a continuación:   



Carga de ocupación máxima: Es la capacidad máxima de un área para albergar dentro de sus límites físicos una determinada cantidad de personas, se deberá consignar en números y letras. Ubicación geográfica: Utilizando un dispositivo GPS deberá determinar el dato de la localización del evento socio-organizativo consignándolo en grados, minutos y segundos. No. De resolución de cumplimiento de la NRD2: En este apartado deberá colocar el número de resolución de la Norma para Reducción de Desastres Número Dos que le ha sido entregado por la Secretaría Ejecutiva de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres – SE-CONRED-. Fecha de actualización del Plan de Evacuación: En este apartado deberá colocar la fecha (día, mes, y año) en que se ha realizado la última actualización del Plan de Evaluación en el área dispuesta para la realización del evento socio-organizativo.

Tabla No. 4 Del Inmueble Detalles Carga de ocupación máxima Ubicación Geográfica (grados, minutos, segundos) No de Resolución de cumplimiento de la – NRD2Fecha de actualización del Plan de Evacuación Fuente: Dirección de Respuesta, SE-CONRED

Instrucciones: Al haber terminado de llenar la Tabla No. 4, diríjase a la Tabla No.52, en la que deberá colocar la información del evento, y donde deberá indicar los datos necesarios para la descripción de la actividad a realizar. En dicha tabla, encontrará los apartados que se explican a continuación: 

Denominación de la actividad: Según la Norma para Reducción de Desastres Número Cuatro, en el Artículo 6, los eventos comprendidos en las categorías B y C, que según el Artículo 8, son los que deberán presentar el Protocolo por eventos socio-organizativos son y se denominarán de la siguiente manera: o Espectáculos públicos: Conciertos, festivales musicales y otras formas de expresión musical para menos de 1,000 personas. o Espectáculos públicos: Funciones de cine y/o teatro que reúnan simultáneamente a menos de 1,000 personas. o Deportivos, dentro de instalaciones deportivas. o Culturales: ferias, festivales, exposiciones, exhibiciones, celebraciones cívicas. o Empresariales o institucionales: capacitaciones, talleres, exposiciones, exhibiciones, convenciones. o Religiosos: misas, servicios, profesiones de fe, vigilias, conciertos, congresos, para menos de 2,000 personas. o Reuniones y convenciones políticas de 500 personas o más. o Espectáculos públicos: Conciertos, festivales musicales y otras formas de expresión musical para 1,000 personas o más. o Espectáculos públicos: Funciones de cine y/o teatro que reúnan simultáneamente a 1,000 personas o más. o Espectáculos públicos: Circos.

Guía para la elaboración del Protocolo por eventos socio organizativos [2016] Espectáculos públicos: Espectáculos pirotécnicos. Deportivos, en la vía pública. Culturales en la vía pública: ferias, festivales, exposiciones, exhibiciones, celebraciones cívicas. o Municipales o comunales: Ferias patronales, bailes, desfiles, festivales. o Religiosos: Misas, servicios, profesiones de fe, vigilias, conciertos, congresos, para 2,000 personas o más. o Religiosos en la vía pública. o Visitas de personalidades, cumbres. o Manifestaciones y demostraciones estacionarias. o Manifestaciones y demostraciones en marcha. o Otros eventos masivos. Fecha del evento: La misma se debería consignar en día, mes, y año. Duración del evento: Es el tiempo, desde la llegada de la primera persona, hasta la salida de la última persona; el mismo se deberá colocar en horas y minutos. Cantidad de público esperado: Se deberá colocar el dato en números y letras. Cantidad de boletos en venta: Se deberá colocar el dato en números y letras. Tipo de alimentos que se ofrecerán en el evento: Se deberá colocar el tipo de servicio (comida rápida, ambulante, banquetes, entre otros), y la preparación de los mismos (artesanal, al vapor, frituras, empacados, entre otros). Tipo de bebidas que se ofrecerán en el evento: Alcohólicas y No alcohólicas. o o o

     

Tabla No. 5 Del evento Detalles Denominación de la actividad Fecha del evento Tipo de evento Duración del evento Perfil del público esperado Cantidad de público esperado Cantidad de boletos en venta Tipo de Alimentos que se ofrecerán en el evento (tipo de servicio y preparación) Tipo de bebidas que se ofrecerán en el evento (alcohólicas y no alcohólicas

Fuente: Dirección de Respuesta, SE-CONRED

Paso 4. Evaluación de riesgos Instrucciones: Este paso se enfoca en obtener información sobre la descripción del terreno, la

identificación de amenazas, sobre el responsable de la evaluación de riesgo, el resultado de la evaluación de eventos socio-organizativos según los datos de la Norma de Reducción de Desastres Número 4 – NRD-4, y los planos o croquis del evento. Lo primero que se debe completar es la Tabla No. 6 sobre la Descripción del terreno, en la que se deberán colocar los datos sobre límites, accidentes geográficos, altimetría, accidentes fluviales y otros que el grupo coordinador del evento socio-organizativo considere necesarios. Una breve descripción sobre la información a completar en la tabla se coloca a continuación: 

Límites: En este apartado se debe establecer los bordes con los que colinda el evento socio-organizativo (geográficamente con qué colinda).

Guía para la elaboración del Protocolo por eventos socio organizativos [2016]    

Accidentes geográficos: Se deben colocar las montañas, riscos, volcanes, fallas, pendientes, entre otros, que se encuentran dentro del límite del área donde se desarrollará el evento socio-organizativo. Altimetría: En este apartado se debe colocar una breve caracterización del relieve del terreno; por ejemplo, plano, montañoso, inclinado, entre otros. Accidente fluviales: En este punto se debe colocar los diferentes ríos, lagos, y accesos al mar que estén dentro del límite del área donde se desarrollará el evento socioorganizativo. Otros: Algunos que no estén representados en los anteriores que considere necesario consignar el grupo coordinador del Protocolo por eventos socio-organizativos.

Tabla No. 6 Descripción del terreno Detalles Límites Accidentes geográficos Altimetría Accidentes fluviales Otros Fuente: Dirección de Respuesta, SE-CONRED

Instrucciones: Seguido del punto anterior, se encuentra la Tabla No. 7, sobre la Identificación de

amenazas, donde se deben describir, en orden de prioridad, las amenazas internas y externas a las que está expuesto el evento socio-organizativo. Siendo el evento socio-organizativo, en sí mismo una amenaza (p.ej. actos de vandalismo, terrorismo, amenaza de bomba, toma de rehenes, entre otros), lo que debe de hacerse en este punto, es identificar las otras amenazas a las que está expuesto el público, organizadores y personas de apoyo de los eventos socio-organizativos, como se orienta a continuación:  Identificación de amenazas a las que se encuentra expuesto el evento: Se deberá colocar el tipo de amenaza a las que está expuesto el evento socio-organizativo, estas pueden ser de origen hidrometeorológico (fuertes lluvias, inundaciones, entre otros), geológico (actividad volcánica, sismos, entre otros), sanitario (epidemias, contaminación de fuentes de agua), químico (derrame de fluidos y gases, manejo de materiales peligros, entre otros).  Identificación de posibles daños personales y materiales: Para este apartado se deberá cuantificar los posibles daños al momento de presentarse una situación adversa que desencadene en emergencia o desastre, y colocar la cantidad de personas en números y letras, y la cantidad de materiales en números y letras.  Identificación de medidas de mitigación ya existentes: En este apartado se deberán colocar las obras mitigación que existen en el sitio donde se desarrollará el evento socioorganizativo. El propósito de la mitigación es la reducción de la vulnerabilidad, es decir el reforzamiento, reparación o remplazo de algunos componente defectuosos o dañados de la infraestructura, los bienes que servirán para el desarrollo del evento socio-organizativo; estas obras son de infraestructura o bioingeniería.  Medidas adicionales que se debería implementar para mitigar los riesgos: Además de las identificadas anteriormente, se pueden colocar otras medidas de mitigación, según los riesgos que se hayan identificado en esta tabla; consigne información en este apartado de ser necesario.

Tabla No. 7 Identificación de amenazas Identificación de amenazas a la que se encuentra expuesto el evento

Identificación de los posibles daños personales y materiales

Identificación de medidas de mitigación ya existentes

Medidas adicionales que se deberían implementar para mitigar los riesgos

Guía para la elaboración del Protocolo por eventos socio organizativos [2016] Fuente: Dirección de Respuesta, SE-CONRED

Instrucciones: Además de la información que se debe consignar en la Tabla No. 7, se deberá llenar la información de la Tabla No. 8, con respecto al Responsable de la evaluación de riesgo, donde se deberán colocar los siguientes datos:  Nombre del Responsable: Nombre completo de la persona que ha realizado la descripción del terreno y la identificación de amenazas.  Profesión: Colocar el grado profesional y título que sustentan las calidades para haber realizado la evaluación de riesgo.  Dirección: Consignar la dirección física de la persona responsable de la evaluación de riesgo, colocando la calle o avenida, el número de inmueble, la zona, municipio y departamento respectivamente.  Correo electrónico: Colocar el correo electrónico donde se puede localizar al responsable de la evaluación de riesgo, colocando los datos y el dominio respectivo. P.ej. resposable@evriesgoNRD4.com  Fax: Si contara con un número de fax para enviar información, colocarlo en este apartado.  Números de teléfono: Colocar el número o números de teléfono donde se puede localizar al responsable de la evaluación de riesgo, los mismos deben ser de ocho dígitos, y en caso de ser una persona que no reside en el país, se debe de colocar el código de País y Área.

Tabla No. 8 Responsable de la evaluación de Riesgo Detalles Nombre del responsable Profesión Dirección Correo electrónico Fax Números de teléfono Fuente: Dirección de Respuesta, SE-CONRED

Instrucciones: Después de haber finalizado la Tabla No. 8, se debe pasar a la Tabla No. 9 donde se debe

colocar el Resultado de la evaluación por eventos socio-organizativos según los datos descritos en la Norma para Reducción de Desastres Número Cuatro – NRD4-. Para llenar esta tabla será necesario tener a la mano los Anexos dispuesto en dicha norma; es necesario realizar previamente el ejercicio de llenado de tablas según la Norma, para luego consignar la información en la siguiente tabla. A continuación se enlistan las tablas de la Norma Para Reducción de Desastres Número Cuatro – NRD4- en las que deberá trabajar previamente:             

Tabla número 4 – Tipo de Evento, Tabla número 5 – Lugar del evento, Tabla número 6 – Por acomodaciones, Tabla número 7 – Perfil del público, Tabla número 8 – Historial del evento, Tabla número 9 – número de participantes, Tabla número 10 – Colas esperadas, Tabla número 11 – Época del año, Tabla número 12 – Distancia a hospitales con servicios de emergencia en funciones, Tabla número 13 – Perfil del hospital más cercano, Tabla número 14 – Peligros especiales, Tabla número 15 – Capacidades disponibles en el lugar del evento, y Tabla número 16 Recursos con los que deberá contar el evento (Y sus respectivas tablas de apoyo, Ambulancias, Kits de primeros auxilios, y Sistema de desfibrilador externo automático).

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Tabla No. 9 Resultado de la evaluación de eventos socio-organizativos según datos descritos en la NRD4 Identificar la Categoría del Evento:

Calificación del Evento

Ambulancia

Médicos TUM

B_____, o C_______

Enfermeros

Kit´s de Primeros Auxilios

Sistemas de DEA

Fuente: Dirección de Respuesta, SE-CONRED

Instrucciones: Luego, para finalizar este paso, en el formato que se le haga más explícito, se deberán colocar a continuación, los planos o croquis del evento, mismos que deberán especificar las áreas que se dispondrán para la PC (Puesto de Comando), AC (Área de Concentración de Víctimas), E (Área de Espera), la ubicación del personal de seguridad, la ubicación del personal de primeros auxilios, la ubicación de los puestos de venta de alimentos, y los lugares donde se instalarán los servicios sanitarios. Para la realización del Croquis, se sugiere que pueda utilizar imágenes satelitales, fotografías, o dibujos detallados de los planos.

Planos o Croquis del evento socio-organizativo

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Paso 5. Organización por comisiones del evento socio-organizativo Instrucciones: En este paso deberá definir las personas e instituciones que integrarán las comisiones y funciones para la organización y desarrollo del evento socio-organizativo e informará sobre las responsabilidades que ha dispuesto para las mismas según los requerimientos de coordinación del evento. En virtud de constituir de forma básica la estructura organizativa del evento socio-organizativo, se requiere el establecimiento las siguientes responsabilidades o atribuciones según cada comisión:



Coordinador del evento:  Coordinación de la organización y desarrollo del evento socio-organizativo.  Coordinación con las autoridades competentes y la Coordinadora Municipal y Departamental para la Reducción de Desastres, las acciones a llevar a cabo en caso de una emergencia.  Gestión de recursos en caso de implementar una obra de mitigación en el sitio donde se desarrollará el evento socio-organizativo.  Convocatoria y organización de las comisiones y funciones del evento socioorganizativo para la planificación de acciones antes, durante y después del evento.  Aprobación de los planes de trabajo según las responsabilidades y atribuciones asignadas a las diferentes comisiones y funciones del evento socio-organizativo.  Representación del evento socio-organizativo ante la Coordinadora Municipal y/o Departamental para la Reducción de Desastres.  Supervisión las acciones contempladas en los planes de trabajo de las comisiones y funciones del evento socio-organizativo.  Delegación tareas y acciones a los encargados y responsables de las comisiones y funciones del evento socio-organizativo.  Elaboración de distintivos para la identificación de los encargados y responsables para cada una de las comisiones y funciones del evento socio-organizativo.



Encargado de Información Pública:  Realización del inventario de la presencia institucional en el evento socioorganizativo.  Recopilación y sistematización de la información generada por las distintas comisiones y funciones del evento socio-organizativo.  Generación de información sobre las distintas eventualidades que puedan presentarse en el sitio, antes, durante y después del evento socio-organizativo.  Elaboración de informes sobre la organización y desarrollo del evento socioorganizativo.  Divulgación de la información recopilada antes, durante y después del evento socio-organizativo con las autoridades competentes y la Coordinadora Municipal y/o Departamental para la Reducción de Desastres.  Socialización de los mensajes sobre seguridad, rutas de evacuación, acomodamiento, y acciones durante una emergencia o desastre, antes, durante y después del evento socio-organizativo.



Encargado de Logística:  Promoción de acciones de monitoreo e identificación de amenazas y análisis de vulnerabilidades antes, durante y después del evento socio-organizativo.  Formulación de recomendaciones ante amenazas identificadas.  Supervisión de las vías de ecuación y su respectiva señalización en el evento socio-organizativo.  Identificación de lugares seguros para utilizarlos en caso de emergencia o desastres en el evento socio-organizativo.  Mantener informado al Coordinador del evento socio-organizativo sobre todas las situaciones de seguridad y acomodamiento que se susciten antes, durante y después del evento socio-organizativo.



Encargado de Servicios de Emergencia:

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   

Establecimiento de la organización, coordinación y procedimientos que favorezcan la eficacia y eficiencia de la ejecución de acciones de respuesta en casos de emergencias o desastres. Coordinación de lo estipulado en el Plan de Evacuación. Coordinación de acciones de primeros auxilios. Coordinación de acciones de control y extinción de conato de incendio que se produzcan en el sitio donde se desarrolla el evento socio-organizativo.



Responsable de Seguridad:  Seguimiento a las responsabilidades y funciones de seguridad del evento socioorganizativo.  Vela por el cumplimiento de los principios de seguridad establecidos en la Norma para Reducción de Desastres Número Cuatro – NRD4 -, en lo referente a eventos socio-organizativos.  Coordinación de la elaboración de un diagnóstico sobre las amenazas y vulnerabilidades en el sitio donde se desarrollará el evento socio-organizativo.  Resguardo de la vida de los asistentes, organizadores y personal de apoyo del evento socio-organizativo.



Responsable de Acomodamiento:  Supervisión del acceso y salida de personas no autorizadas y autorizadas, antes, durante y después del evento socio-organizativo.  Retiro de personas que no tengan una responsabilidad, función o sean participantes del evento socio-organizativo.  Supervisión y control sobre la colocación de personas, recursos, vehículos y coordinación vehicular, antes durante y después del desarrollo del evento socioorganizativo.



Responsable Evacuación:  Cumplimiento del Plan de Evacuación del evento socio-organizativo.  Divulgación del Plan de Evacuación del evento socio-organizativo con el Coordinador del mismo, para que sea trasladado a los asistentas, organizadores y personal de apoyo.  Identificación del recurso humano que está presente en el evento socioorganizativo para la cuantificación del mismo.  Coordinación de la guía y movilización de personas, en forma ordenada y rápida, a las zonas de seguridad asignadas, evitando que se provoque pánico en el evento socio-organizativo, y asegurándose que todas las personas sean evacuadas ante una emergencia y/o desastre.



Responsable Primeros Auxilios:  Elaboración de plan de primeros auxilios para la atención eficiente de emergencias y/o desastres en el evento socio-organizativo.  Coordinación del traslado de personas afectadas por emergencia y/o desastre en el evento socio-organizativo.  Gestión con instituciones de emergencia, los apoyos a requerir en caso de emergencia y/o desastre en el evento socio-organizativo.



Responsable de Conato de Incendios:  Coordinación de monitoreos a las áreas propensas a incendio en el sitio donde se desarrolla el evento socio-organizativo.  Coordinación del control y extinción de conato de incendios en el sitio donde se desarrolla el evento socio-organizativo.  Coordinación de actividades de control y extinción de incendios con autoridades competentes, la Coordinadora Municipal y Departamental para la Reducción de Desastres.  Gestión con instituciones de emergencia sobre los apoyos a requerir en caso de suscitarse un incendio que pueda ocasionar una emergencia y/o desastre en el sitio donde se desarrolla el evento socio-organizativo.

Instrucciones: En la Figura No. 1, deberá colocar los nombres completos de las personas que integrarán cada una de las comisiones dispuestas en el modelo de organización básico presentado a continuación.

Guía para la elaboración del Protocolo por eventos socio organizativos [2016] Esta estructura puede ser ampliada o reducida de acuerdo a las características, necesidades y capacidades de cada evento socio-organizativo, siempre y cuando se defina una responsabilidad que propicie su ampliación o reducción respectiva.

Figura 1 Organización de comisiones y funciones del evento socio-organizativo

Coordinador del evento Encargado de información pública Encargado de Servicios de emergencia

Encargado de logística

Responsable seguridad

Responsable acomodamiento

Responsable evacuación

Responsable Primeros Auxilios

Responsable de Conato de Incendios

Fuente: Dirección de Preparación, SE-CONRED

Instrucciones: Al haber llenado la Figura No. 1, se deberá pasar a la Tabla No. 10, Distribución de roles,

responsabilidades y contacto de comisiones para el evento socio-organizativo, donde se deberán colocar, según las comisiones identificadas dentro de la estructura organizativa del evento socio-organizativo, la persona que ha quedado a cargo, la institución o empresa a la que pertenece, otras responsabilidades o atribuciones que tiene a cargo de la respectiva comisión o función, según lo defina el Coordinador del evento socio-organizativo. A continuación se detalla brevemente la información que se debe colocar:   



Persona a cargo: Se debe colocar el nombre completo de la persona a cargo de la comisión o función, recordando que el dato de Coordinador del evento socio-organizativo ya se consignó en la Tabla No. 2. Institución/Empresa: Se deberá colocar a la institución o empresa que la persona que se ha nombrado a cargo pertenece, p.ej. Cruz Roja, Municipalidad, Gobernación, entre otras. Otras responsabilidades o atribuciones: En este apartado se deberán colocar las responsabilidades y atribuciones requeridas anteriormente, pudiendo agregar o prescindir de algunas otras, según las características, necesidades y capacidades del evento socioorganizativo. Teléfono de contacto: Colocar el número o números de teléfono donde se puede localizar a quien está a cargo de una comisión o función, esto para establecer un medio de

Guía para la elaboración del Protocolo por eventos socio organizativos [2016] comunicación y localización ante cualquier situación que requiera coordinación y trabajo conjunto, los mismos deben ser de ocho dígitos.

Tabla No. 10 Distribución de roles, responsabilidades y contacto de comisiones para evento socio-organizativo Comisión

Persona a cargo

Institución/empres a

Otras Responsabilidades o atribuciones

Teléfono de contacto

Coordinador del evento socioorganizativo Información pública Logística Servicios de emergencia Seguridad Acomodamient o Evacuación Primeros auxilios Conato de Incendios Otros (agregue aquí otras funciones que se desarrollarán en el evento y no están descritas en esta tabla) Fuente: Dirección de Respuesta, SE-CONRED

Paso 6. Tipos de alarma Instrucciones: En este paso, se establecerá todo lo concerniente a los sistemas de alarma que se utilizarán durante el evento socio-organizativo, en virtud de esclarecer los canales y medios emisores que permitirán a los asistentes, organizadores y personal de apoyo accionar ente la ocurrencia de una emergencia y/o desastres y las acciones a seguir. En el Tabla No. 11, de establecerán los tipos de alarma (aparato emisor del código de alarma), y la persona titular y suplente para la activación de los mismos. Las orientaciones para colocar la información en esta tabla, se presentan a continuación:  

Tipos de alarma: Se deberá colocar el tipo de alarma (aparato emisor del código de alarma), entiéndase sirena, audio ambiental, bocinas, entre otros; antes durante y después y durante una situación de emergencia y/o desastre. Responsable: Se deberá colocar el nombre completo de la persona responsable y suplente de activar la alarma, antes, durante, después y durante una situación de emergencia y/o desastre.

Guía para la elaboración del Protocolo por eventos socio organizativos [2016]

Tabla No. 11 Tipos de alarma, responsables y suplentes Tipos de alarma (aparato emisor del código de alarma) Antes del evento Tipo de alarma: Durante el evento Tipo de alarma: Después del evento Tipo de alarma: Durante una situación –REDTipo de alarma:

Responsable 1.Titular 2.Suplente 1. Tirular 2. Suplente 1. Titular 2. Suplente 1. Titular 2. Suplente

Fuente: Dirección de Respuesta, SE-CONRED

Paso 7. Activación y desactivación en caso de emergencia y/o desastre por eventos socio-organizativos Instrucciones: Al momento de planificarse un evento socio-organizativo, se debe de contemplar la activación y desactivación de los procedimientos en caso de emergencia y/o desastre, por lo que deben tomarse las medidas necesarias para que el mismo pueda opertivizarse, hasta que el evento concluya o sea tomado el mando del mismo por la autoridad competente, la Coordinadora Municipal o Departamental para la Reducción de Desastres.

Los Criterios para activación y desactivación se establecen en la Tabla No. 12, ante la ocurrencia súbita de un evento, y la desactivación que tiene que llevarse a cabo al culminar la situación de emergencia y/o desastre. Los criterios básicos se consignan en la tabla, aunque se podrán agregar más según las características, necesidades y capacidades del evento socio-organizativo, y manejarse por a través de los canales de comunicación, y medios de alerta que se hayan establecido.

Tabla No. 12 Criterios básicos de activación y desactivación Criterios generales de activación y desactivación (Activación) Ocurrencia súbita

Desactivación

Definición Cuando un evento o fenómeno se manifiesta de manera abrupta y sin existir avisos previos y el tiempo de monitoreo no es suficiente, p.ej. turba enardecida, manifestación, amenaza de bomba, entre otros. Cuando la situación del evento socio-organizativo ha disminuido se desactiva parcial o totalmente el procedimiento en casos de emergencia y/o desastre para eventos socio-organizativos. Se deberá tomar en cuenta que algunas responsabilidades pueden continuar según la necesidad del coordinador del mismo, y ante el requerimiento de la autoridad competente, la Coordinadora Municipal y/o Departamental para la Reducción de Desastres.

Fuente: Dirección de Preparación, SE-CONRED

Instrucciones: En la Figura No. 2, se establece el procedimiento básico de emergencia y/o desastre por un evento socio-organizativo. El mismo responde a las necesidades de activación o desactivación de las comisiones y funciones de la estructura organizativa del evento organizativo presentada en el Paso 5 de la presente Guía.

Guía para la elaboración del Protocolo por eventos socio organizativos [2016] Este procedimiento básico por un evento socio-organizativo podrá ampliarse o reducirse de acuerdo a las características, necesidades y capacidades, siempre y cuando se defina una responsabilidad que propicie su ampliación o reducción respectiva. El mismo se presente a continuación:

Figura No. 2 Procedimiento básico de emergencia y/o desastres por evento socioorganizativo

Fuente: Dirección de Preparación, SE-CONRED

Instrucciones: En este apartado se visualizará la información concerniente a las comunicaciones antes, durante, después, y durante una situación de emergencia y/o desastres, por ello se deberán colocar los mecanismos para transmitir instrucciones a asistentes, organizadores y personal de apoyo.

Los pasos básicos de comunicación se representan en la Figura No. 3, Pasos de la comunicación de emergencia y/o desastre por evento socio-organizativo, estos son orientativos, y permiten establecer una línea común de comunicación entre comisiones y funciones de la estructura y comisiones establecidas para esta situación, estos deberán colocarse tal cual están dispuestos, y podrán ampliarse según las características, necesidades y capacidades del evento socio-organizativo.

Figura No. 3 Pasos de la comunicación de emergencia y/o desastre por evento socio-organizativo

Guía para la elaboración del Protocolo por eventos socio organizativos [2016]

Información sobre situación de emergencia y/o desastre latente

Se informa al responsable de la comisión (Servicios de emergencia – Logística)

Se informa al Coordinador del evento socioorganizativo

Se activan las comisiones y funciones del evento socioorganizativo

Se informa al público por medio del responsable de información pública

Fuente: Dirección de Preparación, SE-CONRED

Instrucciones: En la Tabla No.13, mecanismos de comunicación, deberá vaciar a los responsables de la

comunicación antes, durante, después, y durante una situación de emergencia y/o desastre, dentro de la estructura del evento socio-organizativo; el medio que utilizarán para comunicar la información a la misma, y los períodos en los que harán efectivo el mecanismo. A continuación se hace una breve descripción de la información que se debe llenar: 

 

Responsable de la comunicación: Deberá colocar el nombre completo de la persona que estará a cargo de la comunicación en cada momento del desarrollo del evento socioorganizativo. Esta persona deberá ser prioritariamente el Coordinador, o en su defecto, el Encargado de Información Pública, pero según las características, necesidades y capacidades del evento socio-organizativo, esto podrá cambiar. Medio utilizado: En este apartado deberá colocar el medio que utilizará (radios, walkietalkies, altoparlantes, audio ambiental, entre otros). Períodos: En este punto se deberán colocar los períodos, en horas, minutos y segundos, en los que se trasladará información sobre la situación de emergencia y/o desastre a la estructura organizativa del evento socio-organizativo.

Tabla No. 13 Mecanismos de comunicación interna Responsable de la comunicación

Medio utilizado

Periodos

Antes del evento (Desde veinticuatro horas antes hasta una hora antes del evento) Nombre: Durante el evento (Desde una hora antes hasta una hora después del evento) Nombre: Después del evento (Desde una hora después del evento hasta 24 horas después el evento) Nombre: Durante una situación Emergencia/desastre (En cualquier momento que se presente antes, durante o después del evento) Nombre:

Fuente: Dirección de Respuesta, SE-CONRED

Instrucciones: Además de la información anterior, el responsable de Información Pública del evento socio-organizativo, deberá establecer los medios para comunicar la información de las medidas de seguridad al público en general (asistentes del evento), tomando en cuenta que dicha información debe ser trasmitida en varios períodos y por diversos canales de comunicación durante el evento.

Guía para la elaboración del Protocolo por eventos socio organizativos [2016] En la Tabla No. 14, se deberá vaciar la información relativa a la comunicación de medidas de seguridad al público en general, a continuación se presentan algunas breves instrucciones sobre la forma en que se debe llenar la tabla. 

Responsable: Se deberá colocar el nombre completo de la persona, que el responsable de Información pública (si no fuera él mismo), ha designado para comunicar en ese momento del desarrollo del evento socio-organizativo.



Mensaje a enviar: En este apartado se deberá transcribir literalmente el mensaje a enviar durante el momento en que se desarrolla el evento socio-organizativo, por ejemplo, de ser el minuto de seguridad se deberá consignar cada una de las palabras que integran el mensaje del video y audio. P. ej. Mensaje de minuto de seguridad a descargarse en: https://www.facebook.com/conredgt/videos/10153791473595349/



Recurso a utilizar: Como está caracterizado en la tabla, se deberá colocar si el mismo se transmitirá por medio de audio, video, escrito, entre otros.



Cantidad y período de los mensajes: Se deberá colocar la cantidad de veces que se repetirá el mensaje en números y letras, y los períodos entre el traslado del mensaje en horas, minutos y segundos, respectivamente.

Tabla No. 14 Mecanismos de comunicación al público Momento

Responsable

Mensaje a enviar

Recurso a utilizar (Audio/audiovisual/ escrito/otro)

Cantidad y periodo de mensajes

Ingreso del público asistente (desde la entrada del primero) Durante el evento (transcurso de la actividad) Egreso del público asistente (hasta salir el último espectador) Fuente: Dirección de Respuesta, SE-CONRED

Paso 8. Inventario de personas y recursos. Instrucciones: En este paso se deberá llenar toda la información relativa al acomodamiento del público, la descripción gráfica de los ambientes a utilizar, los criterios básicos de acomodamiento, sectores y responsabilidades, las comisiones operativas y el estado de fuerza de las mismas, el manejo de vehículos, y la coordinación del tránsito vehicular. Mismas que deberán ser responsabilidad del Responsable de Acodamiento, como se caracterizó anteriormente y en este apartado deberá reflejarse la información respectiva. Como primer punto de este paso, en este apartado deberá hacerse un plano o croquis sobre la distribución del público (asistentes, organizadores y personal de apoyo), y la cantidad de acomodadores y personal de seguridad que estará a cargo en el evento socio-organizativo; así como los ambientes que se utilizarán.

Plano o croquis sobre la distribución del público

Guía para la elaboración del Protocolo por eventos socio organizativos [2016]

Instrucciones: A continuación, en la Tabla No. 14, se encontrará una breve ejemplificación sobre la cantidad de personas y sanitarios que deben colocarse en un evento socio-organizativo; el número de personal de orden para interiores y exteriores según el tipo de evento socio-organizativo. En este apartado no es necesario que coloque ninguna información, y que únicamente sirve de referencia.

Tabla No. 15 Ejemplo acomodamiento Descripción Cantidad de sanitarios en eventos socioorganizativos en exteriores.

Detalles Hasta 50 personas de aforo autorizado: 2 cabinas (baños portátiles).   

Entre 51 a 150 personas de aforo autorizado: 4 cabinas. Entre 151 y 300 personas de aforo autorizado: 6 cabinas. Entre 301 y 500 personas de aforo autorizado: 8 cabinas.



Cada 200 personas mas proporcionar

Eventos Comprendidos

Número de personal de orden y seguridad en interiores

Número de personal de orden y seguridad en exteriores

Espectáculos públicos

100 personas aforo=4 personas de orden y seguridad 200 personas aforo=6 personas de orden y seguridad

500 personas aforo=6 personas de orden y seguridad 500 personas aforo=8 personas de orden y seguridad

Eventos deportivos

Guía para la elaboración del Protocolo por eventos socio organizativos [2016] Eventos sociales Eventos religiosos Reuniones y convenciones políticas Manifestaciones estacionarias Manifestaciones en marcha Otros eventos masivos Personal de Orden y seguridad, (a partir de 100 personas de aforo extra a lo mencionado)

100 personas aforo=4 y seguridad 500 personas aforo=4 y seguridad 100 personas aforo=6 y seguridad 100 personas aforo=4 y seguridad ...........

personas de orden personas de orden personas de orden personas de orden

200 personas aforo=6 personas de orden y seguridad 2 personas de seguridad y orden (privado).

500 personas aforo=6 personas de orden y seguridad 1000 personas aforo=6 personas de orden y seguridad 500 personas aforo=10 personas de orden y seguridad 500 personas aforo=10 personas de orden y seguridad 100 personas aforo=6 personas de orden y seguridad 500 personas aforo=10 personas de orden y seguridad

Fuente: Dirección de Respuesta, SE-CONRED

Instrucciones: De acuerdo a la información producto del plano o croquis, y de la Tabla No. 15, deberá llenar la Tabla No. 16, con respecto al acomodamiento, en la misma se deberá vaciar la información sobre el sector asignado, el responsable y la cantidad de personas para el monitoreo y atención en dicho sector. A continuación se hace una breve descripción de los puntos que deben llenarse: 

 

Sector asignado: Consiste, según el plano o croquis, en el área o número de áreas en que se dividirá el evento socio-organizativos, para su control, seguridad y acomodamiento; Se deben numerar del número 1 en adelante, como se estipuló en la información de respaldo. Responsable: Se deberá colocar el nombre completo de la persona que ha sido asignada al acomodamiento del sector, según el plano o croquis que se elaboró para el respaldo. Cantidad de personas para monitorio y atención del sector: Se deberá colocar la cantidad de personas que apoyarán al responsable, siempre considerando lo estipulado en la Tabla No. 15, y otras consideraciones que pueda tomar en cuenta según las características, necesidades y capacidades del evento socio-organizativo.

Tabla No. 16 Responsables acomodamiento Sector Asignado

Responsable

Fuente: Dirección de Respuesta, SE-CONRED

Cantidad de personas para monitoreo y atención del sector

Guía para la elaboración del Protocolo por eventos socio organizativos [2016]

Instrucciones: Según las comisiones y funciones estipuladas dentro de la estructura organizativa del

evento socio-organizativo; en la Tabla No. 17, Comisiones operativas y estado de fuerza, se deberá llenar la información relativa a los recursos (estado de fuerza) con que cuentan las mismas para la atención de cualquier situación de emergencia y/o desastre por evento; y la forma en que se representarán se explica a continuación: 

 

Institución/empresa responsable: Es la instancia que será responsable de cada una de las comisiones y/o funciones del evento socio-organizativo. La misma no solo es responsable porque aporta recursos, sino también porque tiene atribuciones establecidas en la estructura organizativa del evento. Se deberá colocar el nombre completo de la institución/empresa responsable. Recurso a utilizar: En este apartado se deberá hacer una breve caracterización de los recursos a utilizar, así por ejemplo en la función de primeros auxilios se puede colocar vehículos, botiquines, kit de primeros auxilios, entre otros. Cantidad: Según los recursos caracterizados anteriormente, se deberá colocar en números y letras la cantidad de los mismos con los que se cuenta según comisión o función.

Tabla No. 17 Comisiones operativas y Estado de Fuerza Función

Institución/empresa responsable

Recurso a utilizar

Cantidad

Coordinación general Información pública Logística Servicios de emergencia Seguridad Acomodamiento Evacuación Primeros auxilios Conato de incendios Otras que considere necesarias Fuente: Dirección de Respuesta, SE-CONRED

Instrucciones: Para el siguiente punto del paso número 8, se recomienda la elaboración de un plano o croquis sobre la ubicación del parqueo de vehículos incluyendo la cantidad de estos que se espera, la ruta de ingreso y egreso, y las rutas vehiculares de emergencia.

Plano o croquis sobre la ubicación del parqueo de vehículos

Guía para la elaboración del Protocolo por eventos socio organizativos [2016]

Instrucciones: Como siguiente punto habrá que realizar alguna breve caracterización de

responsabilidades sobre la coordinación del tránsito vehicular, en la Tabla No. 18 ajunte la información sobre la persona, institución/empresa responsable de la coordinación del tránsito vehicular. Una breve descripción de los datos a consignar se coloca a continuación:       

Responsable de la coordinación del tránsito vehicular: Colocar el nombre completo de la persona que se encargará de esta tarea, y que estará bajo el mando del Responsable de Acomodamiento. Institución/empresa: Colocar el nombre completo de la institución/empresa a la que pertenece la persona responsable de la coordinación del tránsito vehicular. Puesto: Colocar el nombre del puesto, como aparece en el contrato, del responsable de la coordinación del tránsito vehicular. Jefe inmediato: Colocar el nombre completo del jefe inmediato dentro de la institución/empresa de la persona responsable de la coordinación del tránsito vehicular. Correo electrónico: Colocar el correo electrónico donde se puede localizar al responsable, colocando los datos y el dominio respectivo. P.ej. resposable@evriesgoNRD4.com Fax: Si contara con un número de fax para enviar información, colocarlo en este apartado. Números de teléfono: Colocar el número o números de teléfono donde se puede localizar al responsable de la coordinación vehicular, los mismos deben ser de ocho dígitos, y en caso de ser una persona que no reside en el país, se debe de colocar el código de País y Área.

Tabla No. 18 Coordinación de Tránsito Vehicular

Guía para la elaboración del Protocolo por eventos socio organizativos [2016] Información del Responsable Responsable de la coordinación del tránsito vehicular Institución/empresa Puesto Jefe Inmediato Correo electrónico Fax Números de Teléfono

Detalles

Fuente: Dirección de Respuesta, SE-CONRED

Instrucciones: De realizarse algún evento socio-organizativo que requiera la instalación de juegos mecánicos, se deberá llenar la información de la Tabla No.19 (Si su evento no cuenta con juegos mecánicos, por favor indique en detalles “No se tendrán juegos mecánicos en este evento”), donde se deberá caracterizar el nombre del profesional que avala la instalación de los mismos, su profesión, el número de colegiado activo de dicha persona, su dirección física de residencia, su correo electrónico, número de fax y teléfonos de contacto. A continuación se hace una breve explicación sobre cada apartado:       

Nombre del profesional: Se deberá colocar el nombre completo del profesional responsable del aval de la instalación y que certifica el buen funcionamiento de los juegos mecánicos instalados en el evento socio-organizativo. Profesión: Se deberá colocar la profesión que certifica el grado del responsable de la certificación del buen funcionamiento de los juegos mecánicos. No. De colegiado activo: Se deberá colocar el número de colegiado activo del profesional y el Colegio Profesional al que pertenece el responsable de la certificación del buen funcionamiento de los juegos mecánicos. Dirección: Consignar la dirección física de la persona responsable, colocando la calle o avenida, el número de inmueble, la zona, municipio y departamento respectivamente. Correo electrónico: Colocar el correo electrónico donde se puede localizar al responsable, colocando los datos y el dominio respectivo. P.ej. resposable@evriesgoNRD4.com Fax: Si contara con un número de fax para enviar información, colocarlo en este apartado. Números de teléfono: Colocar el número o números de teléfono donde se puede localizar al responsable, los mismos deben ser de ocho dígitos, y en caso de ser una persona que no reside en el país, se debe de colocar el código de País y Área.

Tabla No. 19 Juegos Mecánicos Información del Profesional que certifica el funcionamiento Nombre del Profesional

Detalles

Profesión No. de Colegiado activo Dirección Correo electrónico Fax Teléfonos Fuente: Dirección de Respuesta, SE-CONRED

Instrucciones: En este apartado, adjunte al cuadro la información del profesional que certifica el buen funcionamiento del (los) graderíos instalados para la actividad. Si su evento no contara con graderíos temporales por favor indique en detalles “No se tendrán graderíos temporales en el evento”. A continuación se hace una breve descripción de la información a llenar en la Tabla No. 20:

Guía para la elaboración del Protocolo por eventos socio organizativos [2016]       

Nombre del profesional: Se deberá colocar el nombre completo del profesional responsable del aval de la instalación y que certifica el buen funcionamiento de los graderíos temporales instalados en el evento socio-organizativo. Profesión: Se deberá colocar la profesión que certifica el grado del responsable de la certificación del buen funcionamiento de los graderíos temporales. No. De colegiado activo: Se deberá colocar el número de colegiado activo del profesional y el Colegio Profesional al que pertenece el responsable de la certificación del buen funcionamiento de los graderíos temporales. Dirección: Consignar la dirección física de la persona responsable, colocando la calle o avenida, el número de inmueble, la zona, municipio y departamento respectivamente. Correo electrónico: Colocar el correo electrónico donde se puede localizar al responsable, colocando los datos y el dominio respectivo. P.ej. resposable@evriesgoNRD4.com Fax: Si contara con un número de fax para enviar información, colocarlo en este apartado. Números de teléfono: Colocar el número o números de teléfono donde se puede localizar al responsable, los mismos deben ser de ocho dígitos, y en caso de ser una persona que no reside en el país, se debe de colocar el código de País y Área.

Tabla No. 20 Graderíos temporales Información del Profesional que certifica el funcionamiento Nombre del Profesional

Detalles

Profesión No. de Colegiado activo Dirección Correo electrónico Fax Teléfonos Fuente: Dirección de Respuesta, SE-CONRED

Instrucciones: En este apartado ajunte la información de la persona e institución/empresa que otorgó la licencia de sonido para el evento socio-organizativo. A continuación se hace una breve descripción de la información a llenar en la Tabla No. 21:       

Tabla No. 21 Sonido Información del Profesional que certifica el

Detalles

Guía para la elaboración del Protocolo por eventos socio organizativos [2016] funcionamiento Nombre del Profesional Profesión No. de Colegiado activo Dirección Correo electrónico Fax Teléfonos Fuente: Dirección de Respuesta, SE-CONRED

Paso 9. Diríjase a Anexos de la presente Guía. Instrucciones: En los Anexos de la presente Guía encontrará:   

Anexo 1: Carátula/Portada. Anexo 2: Índice. Anexo 3: Base legal.

Deberá llenar la información que se solicita en los mismos e imprimirla para la presentación del Proyecto de Protocolo por eventos socio-organizativos.

Paso 10. Instrucciones finales. Instrucciones: Después de haber impreso los Anexos, con la información que se solicita en el documento; y haber llenado cada una de las tablas, figuras, elaborado los planos, croquis y demás requerimientos de la presente Guía; proceda a borrar las instrucciones y dejar únicamente las tablas, figuras, planos, croquis y demás requerimientos. Esto conjuntamente con los Anexos del presente documento deberá entregarlos a la autoridad competente y constituirán el Protocolo por evento socio-organizativo.

¡Gracias por su atención!

Guía para la elaboración del Protocolo por eventos socio organizativos [2016]

Anexos Anexo 1 1.1. Carátula/Portada [INSERTE SU LOGOTIPO]

[Su nombre] [Su puesto] [Nombre de la Empresa] [Dirección] [Teléfono] [Correo electrónico]

[Nombre de la Empresa] Protocolo por eventos socioorganizativos –PESPreparado: [Fecha de elaboración]

Identificación Número de referencia [Ej. PES-1.0]

Nombre del Evento [Descripción del nombre del evento]

Persona Responsable [Ej. C. López]

Fecha de elaboración [Día/Mes/Año]

Estrategia de divulgación Puesto [Ej. Gerente de Seguridad Industrial]

Tipo de distribución [Ej. Presentación, correo electrónico]

Persona Responsable [Ej. C. López]

Fecha de realización [Ej. 30 días antes del evento, dirigido a todos los involucrados.]

GuĂa para la elaboraciĂłn del Protocolo por eventos socio organizativos [2016]

[Nombre de la Empresa] Protocolo por eventos socio organizativos [AĂ&#x2018;O]

Anexo 2 1.2. Ă?ndice [En este espacio, coloque el Ăndice del protocolo de eventos socio-organizativos.]

Guía para la elaboración del Protocolo por eventos socio organizativos [2016]

Anexo 3 1.3. Base Legal 1.3.1. Constitución Política de la República de Guatemala  Artículo 1. Protección a la persona. El Estado de Guatemala se organiza para proteger a la persona y a la familia; su fin supremo es la realización del bien común.  Artículo 2. Deberes del Estado. Es deber del Estado garantizarle a los habitantes de la República la vida, la libertad, la justicia, la seguridad, la paz y el desarrollo integral de la persona.  Artículo 3. Derecho a la vida. El Estado garantiza y protege la vida humana desde su concepción así como la integridad y la seguridad de la persona. 1.3.2. Decreto 109-96 Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres  Artículo 2. Integración. La Coordinadora Nacional estará integrada por dependencias y entidades del sector público y del sector privado.  Artículo 3. Finalidades. La Coordinadora Nacional tendrá como finalidades las siguientes: a. Establecer los mecanismos, procedimientos y normas que propicien la reducción de desastres, a través de la coordinación interinstitucional en todo el territorio Nacional; b. Organizar, capacitar y supervisar a nivel nacional, regional, departamental, municipal y local a las comunidades, para establecer una cultura en reducción de desastres, con acciones claras antes, durante y después de su ocurrencia, a través de la implementación de programas de organización, capacitación, educación, información, divulgación y otros que se consideren necesarios: c. Implementar en las instituciones públicas su organización, políticas y acciones para mejorarla capacidad de su coordinación interinstitucional en las áreas afines a la reducción de desastres de su conocimiento y competencia e instar a las privadas a perseguir idénticos fines: d. Elaborar planes de emergencia de acuerdo a la ocurrencia y presencia de fenómenos naturales o provocados y su incidencia en el territorio nacional: e. Elaborar planes y estrategias en forma coordinada con las instituciones responsables para garantizar el restablecimiento y la calidad de los servicios públicos y línea vitales en casos de desastres: f. Impulsar y coadyuvar al desarrollo de los estudios multidisciplinarios, científicos, técnicos y operativos sobre la amenaza, vulnerabilidad y riesgo para la reducción de los efectos de los desastres con la participación de las Universidades, Instituciones y personas de reconocido prestigio: g. La Junta Ejecutiva podrá: Declarar de Alto Riesgo cualquier región o sector del país con base en estudios y evaluación científica y técnica de vulnerabilidad y riesgo para el bienestar de vida individual o colectiva. No podrá desarrollarse ni apoyarse ningún tipo de proyecto público ni privado en el sector, hasta que la declaratoria sea emitida en base a dictámenes técnicos y científicos de que la amenaza o ocurrencia ha desaparecido; h. Elaborar el reglamento de la presente ley. 



Artículo 4. Obligación de colaborar. Para los efectos de la presente ley, todos los ciudadanos están obligados a colaborar, salvo impedimento debidamente comprobado. Los Organismos del Estado, las entidades autónomas y descentralizadas de este y en general los funcionarios y autoridades de la administración pública, quedan obligados a participar en todas aquellas acciones que se anticipen a la ocurrencia de los desastres. Las personas naturales o jurídicas, entidades particulares y de servicio lo realizaran conforme su competencia y especialidad. En el proceso de atención de los efectos de los desastres, todas las instituciones antes indicadas deben prestar la colaboración que de acuerdo con esta ley les sea requerida. Artículo 20. Las acciones y omisiones que constituyen infracciones a la presente ley o su reglamento serán sancionadas de acuerdo a lo establecido para el efecto en el citado cuerpo reglamentario, sin prejuicio de que, si la acción u omisión sea constitutiva de delito o falta, se certifique lo conducente al tribunal competente, para lo que conforme la ley sea procedente. El incumplimiento de las obligaciones que esta ley y su reglamento imponen, la renuencia, atraso o negligencia en su colaboración y función de todo

Guía para la elaboración del Protocolo por eventos socio organizativos [2016] funcionario o empleado público, derivadas de la aplicación de las indicadas normas, dan lugar a la aplicación de las sanciones respectivas 1.3.3.

Acuerdo Gubernativo 49-2012 Reglamento de la Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres  Artículo 60. Coordinación Interinstitucional. Para la consecución de las finalidades que la ley establece la CONRED constituye, en materia de desastres naturales o provocados, el centro de interrelación institucional con los órganos, entidades autónomas y descentralizadas del Estado, con organismos internacionales y con las instituciones de naturaleza privada que operan a nivel nacional. En su relación con entidades regionales, departamentales, municipales y locales, la comunicación se establecerá a través de procedimientos intermediados por las correspondientes coordinadoras, excepto cuando por situaciones de emergencia sea necesario hacerlo directamente.  Artículo 61. Metodología para la Coordinación. La coordinación de todas las actividades de preparación, prevención, mitigación, respuesta y recuperación, se efectuará de conformidad con lo establecido en los planes y manuales que se establezcan para el efecto, aprobados y difundidos por la Secretaria Ejecutiva.  Artículo 62. Funciones y Responsabilidades de los integrantes. Las funciones y responsabilidades de todas las instituciones, organizaciones, entidades y personas que integran los niveles de la CONRED, serán establecidas en un plan específico.  Artículo 63. Información. Todas las instituciones, entidades, organizaciones y personas que integran los diferentes niveles de la CONRED están obligadas a proporcionar toda la información relevante para el cumplimiento de sus finalidades, de acuerdo al nivel que les corresponda. Toda la información deberá ser almacenada en una base de datos apropiada.  Artículo 73. Designación de enlaces. Los órganos, entidades públicas y privadas, instituciones y personas que forman parte de los Niveles de CONRED deberán designar un funcionario titular y un funcionario suplente, con capacidad técnico profesional y poder de decisión, por medio de acuerdo o acta, según el caso, que formará el sistema técnico de reducción de desastres. Asimismo, podrá pedirse como colaboración a Ministerios, entidades e instituciones no integrantes de CONRED, la designación de un enlace. Previo a su designación como enlace, los funcionarios deberán contar con la capacitación y certificación correspondiente por parte de la Secretaria Ejecutiva  Artículo 97. Centros de operaciones de Emergencia. Se instituyen los Centros de Operaciones de Emergencia –COEs- como un sistema operativo de las Coordinadoras Regionales, Departamentales, Municipales y Locales, que deberán funcionar a nivel técnico, formados por funcionarios de enlace interinstitucionales, coordinados por el Presidente de la Coordinadora que corresponda.

1.3.4.

Decreto 17-73 del Congreso de la República: Capítulo III De los Delitos Cometidos por Funcionarios o por Empleados Públicos.  Artículo 419. Incumplimiento de deberes. El funcionario o empleado público que omitiere, rehusare hacer o retardare algún acto propio de su función o cargo será sancionado con prisión de uno a tres años.  Artículo 420. Desobediencia. El funcionario o empleado público que se negare a dar el debido cumplimiento a sentencias, resoluciones u órdenes de autoridad superior, dictadas dentro de los límites de su respectiva competencia y revestidas de las formalidades legales, será sancionado con prisión de uno a tres años y una multa de doscientos a dos mil quetzales.

GuĂa para la elaboraciĂłn del Protocolo por eventos socio organizativos [2016]