GUIDE DES MINI-ENTREPRISES
RĂ©alisation graphiqueâ: dbcreation.be Textesâ: Les Jeunes Entreprises Tous droits de reproduction, dâadaptation ou de traduction, par quelque procĂ©dĂ© que ce soit, rĂ©servĂ©s pour tout pays sans autorisation Ă©crite de lâĂ©diteur ou de ses ayants droit. «âMini-Entrepriseâ» est une marque dĂ©posĂ©e de lâASBL Les Jeunes Entreprises.
GUIDE DES MINI-ENTREPRISES TABLE DES MATIĂRES
Fiche introductive La Mini-Entreprise
TOUS â 02 â 03 â 04 â 05 â 06
Constitution
08 â 09 â 10
Organigramme
12
AG Constitutive
01
07
11
Brainstorming Etudes de faisabilitĂ© Inscriptions Choix de lâactivitĂ© lections aux fonctions de direction E et changement
Les actions Economie Sociale et Solidaire (ESS) Ă©minaires de formation S et RDV dâexperts
Permanences comptables
14 â 15 â 16 â 17 â 18 â 13
Rencontre de mi-exercice CongrĂšs Rapport de gestion AG de ClĂŽture Concours Certificat du Jeune Entrepreneur
ADMINISTRATEUR DĂLĂGUĂ â 20 â 21 â 22 â 23 â 24 â 25 â 19
RĂ©unions Ăquipe Analyse SWOT Objectifs StratĂ©gies Indices QualitĂ© DĂ©veloppement Durable
DĂPARTEMENT RHC 26
28 â 29 â 30 â 31 â 32 â 33 â 34 â 35 â 27
ommunication interne C Compte-rendu des réunions Teambuilding Réseaux et médias sociaux Site Web EWB Registre des actionnaires Convocation des actionnaires Registre de présences Salaires Déclaration ONSS et PP
DĂPARTEMENT FINANCIER â 37 â 38 â 39 â 40 â 41 â 42 â 43 â 36
La caisse Le compte bancaire Prix de revient et seuil de rentabilité T VA Renseignements statistiques Comptabilité Déclaration de TVA ilan comptable B et dossier de liquidation
DĂPARTEMENT COMMERCIAL & MARKETING â 44 â 45 â 46 â 47 â 48 â 49 â 50
Info Etude de marché Etude quantitative Etude qualitative Charte graphique Lieux de vente Stand de vente Campagne publicitaire
DĂPARTEMENT TECHNIQUE â 52 â 53 â 54 â 55 â 51
Etude technique Cahier des charges Commandes Production et Sécurité Stocks
GUIDE DES MINI-ENTREPRISES FICHE INTRODUCTIVE Bienvenue Ă vous, Jeunes Entrepreneursâ! En recevant ce guide, vous officialisez votre participation au programme Mini-Entreprise. Dans ces pages, vous trouverez toutes les informations et les conseils utiles qui vous permettront de mener Ă bien votre mission, en individuel et en Ă©quipe. En consultant ces fiches sans relĂąche, ainsi que le plan MĂ©tro et les fiches ressources (sur CD Rom), vous vous offrez lâopportunitĂ© de vivre un parcours passionnant et ascensionnel. Nâoubliez pas que votre coordinateur, votre conseiller et le secrĂ©tariat de LJE restent Ă votre disposition pour toute question. Que cette expĂ©rience vous apporte les meilleurs succĂšs et apprentissagesâ!
LâĂQUIPE LJE â COORDINATEUR
SECRĂTAIRE
Nomâ:
Nomâ:
PrĂ©nomâ:
PrĂ©nomâ:
GSMâ:
TĂ©l.â: 02 245 13 80
E-mailâ:
E-mailâ: info@lje.be ou prenom@lje.be
CONSEILLER â Nomâ: â PrĂ©nomâ: â GSMâ: â E-mailâ:
GUIDE DES MINI-ENTREPRISES LA MINI-ENTREPRISE DĂFINITION
POUR QUI ?
COMMENT ?
Programme proposant Ă un groupe de jeunes de se tester sans risque Ă la crĂ©ation et la gestion dâune entreprise de petite taille en quelques mois.
Classe ou groupe de jeunes Ă partir de 16 ans.
Le modĂšle dâentreprise sâapparente Ă celui de la sociĂ©tĂ© coopĂ©rative (capital souscrit par vente dâactions) et invite chaque participant Ă occuper un poste, soit de direction soit dâexĂ©cution au sein des dĂ©partements Financier, Ressources Humaines et Communication, Technique, Commercial, soit dâAdministrateur DĂ©lĂ©guĂ©.
Se dĂ©couvrir et dĂ©velopper des compĂ©tences diversesâ: esprit dâĂ©quipe, sens des responsabilitĂ©s, confiance en soi, crĂ©ativitĂ©, sens des responsabilitĂ©s, persĂ©vĂ©rance, indĂ©pendance, motivation, communicationâŠ
Etape par Ă©tape, le groupe vit le dĂ©marrage de lâentreprise jusquâĂ sa liquidationâ: constitution de lâĂ©quipe, attribution des fonctions, brainstorming, Ă©tude de faisabilitĂ©, choix de lâactivitĂ© (produit/service/ Ă©vĂ©nementâŠ), recherche et information des actionnaires, calcul du prix de vente et de revient, du seuil de rentabilitĂ©, de la marge bĂ©nĂ©ficiaire, recherche de fournisseurs, apprentissage de techniques de vente, de la promotion, paiement des salaires, gestion de la comptabilitĂ©âŠ
Lâobjet de lâactivitĂ© repose, au choix, sur lâĂ©laboration dâun produit, dâun service ou la mise sur pied dâune activitĂ© autre (sportive, culturelle, Ă©vĂ©nementielleâŠ).
BUT
DĂ©couvrir la vie dâentreprise de lâintĂ©rieur en occupant un poste assurant son bon fonctionnement, comme dans la rĂ©alitĂ©. â Se confirmer dans un choix dâĂ©tudes, voire un mĂ©tier. â SâĂ©panouir Ă travers un projet Ă responsabilitĂ©s.
En plus dâun encadrement professionnel (coordinateurs, conseillers, secrĂ©tariat), lâĂ©quipe bĂ©nĂ©ficie dâune sĂ©rie dâoutils pratiques (plan mĂ©tro, fiches techniques, applications comptablesâŠ) et dâactivitĂ©s destinĂ©es Ă booster la mini-entreprise (sĂ©minaires de formation, journĂ©es de vente, concoursâŠ).
CONSEILS
BON Ă SAVOIR
Avant toute dĂ©cision, il faut voir grandâ!
Il nâest pas toujours Ă©vident de savoir quelle fonction nous convient le mieux, dâautant si lâon nâa jamais pratiquĂ© un mĂ©tier. La fiche ressource n°102 (CD Rom) renvoie vers des exercices pratiques de connaissance de soi. NâhĂ©sitez pas Ă la consulterâ!
En Ă©largissant votre point de vue et vos champs dâaction, vous vous offrez lâopportunitĂ© de porter votre choix sur un projet original, crĂ©atif et -pourquoi pas ?- durable. Pour dĂ©cider du projet de la Mini-Entreprise, prenez le temps dâappliquer une ou plusieurs des techniques de crĂ©ativitĂ© proposĂ©es dans la phase Brainstorming. Le champ des possibles ne doit pas nĂ©cessairement sâarrĂȘter Ă la fabrication ou lâachat/vente dâun produit. Pensez Ă chercher du cĂŽtĂ© des services qui font actuellement dĂ©faut ou Ă une activitĂ©, un Ă©vĂ©nement que vous pourriez organiser. Pour vous aider Ă©galement Ă faire le bon choix, nâhĂ©sitez pas Ă consulter les fiches DĂ©veloppement Durable n°25 et Economie Sociale et Solidaire n°9. Cela peut vous aider Ă dessiner ensemble un projet durable et responsable.
Chaque fiche se rapporte Ă une rubrique du CD ROM
01
TOUS
CONSTITUTION DĂFINITION
BUT
PremiĂšre rĂ©union des membres fondateurs dâune entreprise au cours de laquelle ils Ă©tablissent les statuts et nomment les administrateurs, le secrĂ©taire, le trĂ©sorier et le prĂ©sident.
Officialiser le démarrage du projet et créer rapidement une dynamique de travail au sein du groupe.
DANS LE CONTEXTE DE LA MINI-ENTREPRISE
Lors de la premiĂšre rencontre des membres de la mini-entreprise.
PremiĂšre rencontre entre toutes les parties prenantes du projetâ: jeunes, conseillers, coordinateur. Au cours de cette rĂ©union, les dĂ©cisions administratives propres Ă son dĂ©marrage et fonctionnement sont prises par les membres.
QUAND ?
COMMENT ? 1
Constitution dâun groupe de 10 Ă 12 personnes
2
PrĂ©sentation individuelleâ: jeunes, conseiller(s) et coordinateur
3
DĂ©cision des jour, heure et lieu de rĂ©union â une rĂ©union hebdomadaire au minimum
4
Information sur la procĂ©dure dâinscription Ă suivre
CONSEILS 1
Nombre de participantsâ: minimum 5 â maximum 24. En de ça et au-delĂ , une dĂ©rogation sera demandĂ©e au coordinateur
2
Pour la prĂ©sentation, le focus sera mis sur les objectifs personnels de chacun par rapport Ă lâexpĂ©rience et ses compĂ©tences (je suis bon en ⊠) ; cet exercice aidera Ă lâaffectation de chacun Ă un poste
3
Pour sâassurer de la prĂ©sence de tous (conseillers et coordinateur compris), mieux vaut dĂ©cider dâune rĂ©union Ă jour et heure fixes.
4
Il est prĂ©fĂ©rable de mandater une seule et mĂȘme personne en charge de la vĂ©rification des inscriptions.
02
BRAINSTORMING DĂFINITION
COMMENT ?
Technique de résolution créative de problÚmes.
Il existe diffĂ©rentes techniques de brainstorming. En rĂšgle gĂ©nĂ©rale, la mĂ©thode est la suivanteâ:
BUT Trouver des idĂ©es de produits, services ou dâautres types dâactivitĂ©s (Ă©vĂšnement, concours, film, expositionâŠ).
QUAND ? DÚs la création de la mini-entreprise.
Donner un maximum dâidĂ©es â Trier, expliquer les idĂ©es puis Ă©liminer celles qui ne font pas lâunanimitĂ©, en retenir 3 Ă 5 â RĂ©partir les membres autour des idĂ©es retenues (par prĂ©fĂ©rence) et demander Ă chaque groupe de rĂ©aliser une Ă©tude de faisabilitĂ©.
TOUS RĂ UES DE C TECHNIQ
R VOIR F ICHE
ATIVITĂ,
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N° 101
TIO PRODUC
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N° 137a
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N° 137b SABAM,
RE S S VOIR F ICHE
N° 138
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S S OUR C E
N° c1o3tip9s.be
www.e
BON Ă SAVOIR â Il ne faut refuser aucune idĂ©e. Une idĂ©e peut paraitre farfelue et pourtant dĂ©boucher sur un concept original. â Lâorganisation dâĂ©vĂ©nements tels les concerts, les compĂ©titions sportives⊠fait lâobjet de rĂšgles spĂ©cifiques quâil convient de consulter.
Seront dâoffice refusĂ©s : â Les produits dangereux â Les boissons alcoolisĂ©es â Les produits illicites â La fabrication de produits alimentaires sauf pour les mini-entreprises issues de la filiĂšre hĂŽteliĂšre ou agricole. Ces derniĂšres doivent demander lâautorisation Ă LJE en envoyant un dossier complet sur le respect des normes HACCP et AFSCA
LJE (ou son reprĂ©sentant) sâoctroie le droit de refuser un produit, un service ou un autre type dâactivitĂ© mĂȘme si celui-ci nâest pas repris dans la liste ci-dessus.
03
TOUS
LES ĂTUDES DE FAISABILITĂ DĂFINITION Ătude visant Ă dĂ©terminer les conditions dans lesquelles une idĂ©e, un produit, une technique et/ou un projet peuvent ĂȘtre concrĂ©tisĂ©s ainsi quâĂ dĂ©terminer les difficultĂ©s Ă surmonter pour mener le tout Ă bien.
DANS LE CONTEXTE DE LA MINI-ENTREPRISE LâĂ©tude de faisabilitĂ© sâapplique Ă une idĂ©e-produit, service ou autre activitĂ©. Le choix sâappliquera en fonction de la mission et des objectifs dĂ©finis par lâĂ©quipe.
BUT VĂ©rifier que le choix portĂ© sur un produit x, un service y ou une autre activitĂ© est Ă la fois cohĂ©rent (en adĂ©quation avec un besoin, une cibleâŠ) et rĂ©alisable (faisabilitĂ© technique, viabilitĂ© financiĂšreâŠ).
QUAND ? AprĂšs le brainstorming.
COMMENT ? â CrĂ©ation dâun groupe par idĂ©e retenue â Collecte dâun maximum dâinformations sur base de 3 approchesâ: â APPROCHE TECHNIQUEâ: â Quelles sont les matiĂšres premiĂšres qui composent le produit ? â Qui sont les fournisseurs potentiels (pages jaunes, internet, âŠ) ? Quid de leur service dâapprovisionnement, des dĂ©lais de livraison, des prix⊠? â Quid de la rĂ©alisation dâun ou plusieurs prototypes ? â APPROCHE COMMERCIALEâ: â RĂ©alisation dâune mini-Ă©tude de marchĂ© auprĂšs dâune quinzaine de personnesâ: â Quel prix ĂȘtes-vous prĂȘt Ă payer pour le produit/service ?
Que pensez-vous de lâidĂ©e ? â Quelles sont vos suggestions dâamĂ©lioration du produit ? â ENQUĂTE AUPRĂS DE LA CONCURRENCEâ: â Quâest-ce qui se fait dĂ©jĂ ? â Quels sont les prix pratiquĂ©s par la concurrence ? â Comment se diffĂ©rencier de la concurrence ? Ă TU D E T
E, ECHNIQU
RE S S VOIR F ICHE
N° 115
RE VOIR F ICHE
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S S OUR C E
N° c1o3tip9s.be
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APPROCHE FINANCIĂREâ: â Quels sont les prix des matiĂšres premiĂšres et les frais de livraison ? â Quel sont les prix de revient et de vente (voir tableau ci-aprĂšs) â Quelle est la diffĂ©rence entre le prix de vente obtenu et le prix attendu par les clients (voir approche commerciale ci-contre).
CONSEILS â Afin dâavoir tous les Ă©lĂ©ments dĂ©cisifs en main, il est nĂ©cessaire de disposer des rĂ©sultats de toutes les Ă©tudes de faisabilitĂ© avant dâopter pour lâune ou lâautre activitĂ© â Plus lâĂ©tude de faisabilitĂ© est minutieuse, plus lâanalyse de ses rĂ©sultats porte ses fruits et moins le projet choisi comporte de risques â Lors de lâenquĂȘte commerciale, diversifier les cibles de son Ă©chantillon assure la pertinence du projet (Ăąge, genre, situation sociale/financiĂšreâŠ).
BON Ă SAVOIR â Dans le calcul du prix de revient, il est toujours question de prix hors TVA. Une mini-entreprise qui se fournit dans une grande surface doit ĂŽter la TVA de son prix. Comment ? En divisant le prix par 1,06 (taux de TVA Ă 6%) ou par 1,21 (taux de TVA Ă 21%)
Pour les aliments ou les textiles, Ă©tudiez la faisabilitĂ© du bio ou de lâĂ©quitable !
MATIĂRES PREMIĂRES
Le prix de revient tel que calculĂ© selon le schĂ©ma ci-contre reste une estimation, il sera dĂ©taillĂ© pour lâAG Constitutive (applications comptablesâ: «âRENTABâ», voir CD ROM).
ECOTIPS Avez-vous Ă©tudiĂ© lâimpact environnemental de vos matiĂšres premiĂšres ? â Le transport des matiĂšres est trĂšs polluant. Demandez Ă votre fournisseur dâoĂč viennent leurs produits â PrĂ©fĂ©rez les matĂ©riaux naturels et recyclables â Pour le carton, le papier et le bois, il est facile de les trouver 100% recyclĂ©s ou FSC et PEFC
TOTALâ: CHARGES DIVERSES (ENTRE 1,50 ET 3,00 ⏠SELON LA DIFFICULTĂ DE PRODUCTION) TOTAL DES COĂTS (PRIX DE REVIENT)â: MARGE BĂNĂFICIAIRE (MINIMUM 15 Ă 20%)â: TOTAL HTVAâ: TVAâ: TOTAL TVACâ:
PRIX (HTVA)/PIĂCE
04
TOUS
INSCRIPTIONS AU PROGRAMME MINI-ENTREPRISE DĂFINITION
QUAND ?
Enregistrement des donnĂ©es de chaque jeune participant au programme et perception dâune cotisation faisant office dâassurance individuelle.
DĂšs le choix de lâactivitĂ© et lâĂ©lection des directeurs.
BUT â Officialiser la participation du jeune au programme et donc, a fortiori, le responsabiliser de son engagement vis-Ă vis de ses pairs et de LJE â RĂ©colter ses donnĂ©es en interne (en vue des Ă©changes de courriers, de la rĂ©alisation de statistiquesâŠ) â Le prĂ©munir en cas dâaccident par la perception dâun droit dâinscription (assurance).
COMMENT ? â Suivi de la procĂ©dure dâinscription en ligne sur www.lje.be
CONSEILS â Parmi les membres du groupe, un responsable se chargera du suivi de la procĂ©dure dâinscription â Le conseiller peut se charger de rĂ©colter lâargent des inscriptions et les feuilles dâengagement afin dâenvoyer le tout Ă LJE
Acquittement du droit dâinscription de 7 âŹ
Se mettre en ordre dâinscription, câest se prĂ©munir en cas dâaccidentâ!
Envoi Ă LJE de la feuille dâengagement complĂ©tĂ©e et signĂ©e et/ou de lâacceptation du rĂšglement LJE
Mieux vaut Ă©lire le siĂšge social de la minientreprise au domicile de lâAdministrateur DĂ©lĂ©guĂ©.
Versement des droits dâinscriptions sur le compte de LJE au plus tard trois semaines aprĂšs la crĂ©ation de la mini-entreprise sur le compte BNP PARIBAS Fortis n° BE66 2100 4390 1343 (communication = n° de la mini-entreprise).
BON à SAVOIR Le secrétariat de LJE (02/ 245 13 80, info@lje.be) répond à toutes les questions sur les démarches administratives.
05
TOUS
CHOIX DE LâACTIVITĂ DĂFINITION DANS LE CONTEXTE DE LA MINI-ENTREPRISE Etape qui consiste, par le biais de diffĂ©rentes techniques, dâenquĂȘtes et de sondages, Ă la sĂ©lection, par la majoritĂ©, du produit, service ou dâune autre activitĂ© que la mini-entreprise souhaite crĂ©er/rĂ©aliser/ fabriquer, transformer et vendre Ă une clientĂšle dĂ©terminĂ©e.
BUT Mettre en commun toutes les informations reçues lors des diffĂ©rentes Ă©tudes commerciale, technique et financiĂšre afin de dĂ©cider dâune activitĂ© dont on sait quâune cible dĂ©terminĂ©e sera acheteuse et dâun prix de vente permettant Ă la mini-entreprise dâĂȘtre rentable.
QUAND ?
Analyse du résultat
De préférence, une à deux semaines aprÚs le brainstorming.
Choix définitif (majorité des voix, abstentions non comptées)
COMMENT ?
Fiche Ă complĂ©ter sur le site www.lje.be (page dâaccueil, menu de droiteâ: inscription MINI)
PrĂ©sentation par groupe de travail des rĂ©sultats des recherches â Compilation des informations dans un tableau (colonnesâ: type dâ activitĂ©, caractĂ©ristiques, remarques et apprĂ©ciation de lâĂ©chantillonâŠ) â Mise Ă lâĂ©crit dans chaque colonne (1 par type dâactivitĂ©)â: â Des rĂ©sultats de la faisabilitĂ© financiĂšre
CONSEILS â PrivilĂ©gier les critĂšres suivantsâ: diffĂ©renciation*, innovation et originalitĂ©â! â SâĂ©couter les uns les autres â ProtĂ©ger vos idĂ©es et Ă©viter le plagiat (images, noms, produitsâŠ)
D es rĂ©sultats de lâĂ©tude commerciale â De la faisabilitĂ© techniqueâ: processus, Ă©valuation (simple, compliquĂ©)...
* l a différenciation (en matiÚre de produit)= se montrer différent des concurrents au niveau du choix des matiÚres premiÚres, du concept,
du procĂ©dĂ© de fabrication, de la cible, du packaging,⊠afin dâĂ©viter dâentrer en trop forte concurrence avec ce qui se fait dĂ©jĂ ailleurs. Les risques encourus par le choix dâun produit « commun » et donc peu concurrentielâ: la chute des ventes, la baisse des prix de vente, la chute du prix de revient et⊠la faillite.
TĂ INT PROPRIĂ
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R VOIR F ICHE
,
E S S OUR C E
N° 114
BON Ă SAVOIR Une idĂ©e qui nâest pas choisie nâest pas mauvaise en soiâ; elle ne rĂ©pond simplement pas aux attentes du groupe et de la cible.
POUR TOUTE ACTIVITà «âAUTREâ», TYPE ĂVĂNEMENTâ: â DĂ©partement Production, voir fiche ressource n°137a â DĂ©partement Artistique, voir fiche ressource n° 137b â SABAM, voir fiche ressource n°138
06
TOUS
ELECTIONS AUX FONCTIONS DE DIRECTION & CHANGEMENT DĂFINITION
BUT
Processus dĂ©mocratique par lequel lâon attribue/dĂ©lĂšgue la responsabilitĂ© des postes des dĂ©partements nĂ©cessaires Ă la gestion et au dĂ©veloppement dâune entreprise.
Responsabiliser un membre de la mini-entreprise de lâensemble de son dĂ©partement et faciliter les concertations, les prises de dĂ©cision et leur exĂ©cution en matiĂšres structurelle, de management et de gestion.
DANS LE CONTEXTE DE LA MINI-ENTREPRISE Les postes (et dĂ©partements)-clĂ©s Ă pourvoir sont prĂ©dĂ©finisâ: Administrateur DĂ©lĂ©guĂ© â Directeurs RHC, Financier, Commercial et Technique. Il appartient toutefois Ă la mini-entreprise de se gĂ©rer de maniĂšre diffĂ©renciĂ©e (direction bicĂ©phale, organisation matricielleâŠ).
QUAND ? DĂšs le choix de lâactivitĂ©.
COMMENT ? â Ălaboration de la liste des postes Ă pourvoir â Tour de table pour connaĂźtre la motivation de chacun aux postes-clĂ©s requis/ prĂ©dĂ©finis â Ălectionsâ: â Par vote secretâ: sur base des candidatures et informations reçues lors du tour de table, de maniĂšre individuelle, chacun rĂ©alise, sur papier, lâorganigramme idĂ©al pour le bon fonction-
nement de la mini-entreprise. Ce vote doit rester secret. Le comptage est effectuĂ© et selon les suffrages exprimĂ©s Ă la majoritĂ© (abstentions non comptĂ©es), les postes sont attribuĂ©s. â Par consensusâ: les candidats se retirent. Les membres examinent les avantages et les inconvĂ©nients de chaque candidature, puis prennent une dĂ©cision. Un porte parole est chargĂ© de prĂ©senter aux candidats lâorganigramme qui a Ă©tĂ© Ă©tabli Ă la majoritĂ©. NOUS CONSEILLONS DE VOUS RĂFĂRER AUX POSTES DĂCRITS CI-APRĂSâ: ADMINISTRATEUR DĂLĂGUĂâ: â Coordonne les diffĂ©rents dĂ©partements â PrĂ©side lâAssemblĂ©e GĂ©nĂ©rale, le Conseil dâAdministration et le ComitĂ© de Direction â Encourage, suggĂšre, planifie, dĂ©lĂšgue, contrĂŽle et Ă©value â Est le porte-parole du groupe vis-Ă -vis de lâextĂ©rieur et de LJE
Est le moteur et premier responsable de la mini-entreprise â Doit faire preuve de talent dâanimateur, de communicateur et savoir motiver son Ă©quipe DIRECTEUR RHC (RESSOURCES HUMAINES ET COMMUNICATION)â:
Se montre passionnĂ© des relations humaines, conciliant, bon gestionnaire des conflits, diplomate â Au niveau administratif, fait preuve de soin, de minutie, dâattention et de bonnes capacitĂ©s rĂ©dactionnelles. DIRECTEUR COMMERCIALâ:
Assure le secrétariat des réunions
Coordonne et gÚre les études de marché
Rédige les procÚs-verbaux et complÚte la feuille des présences
Coordonne et gĂšre lâĂ©laboration de la politique commerciale en matiĂšre deâ: prĂ©sentation du produit, prix, publicitĂ© et choix des canaux de distribution
Avec lâaide de son dĂ©partement, propose les Ă©chelles barĂ©miques au Conseil dâAdministration et calcule mensuellement les rĂ©munĂ©rations de chaque membre â Avec lâAD, motive lâĂ©quipe, gĂšre le personnel et sa rĂ©partition dans lâorganigramme â Sâassure de la bonne communication avec LJE â Assure la prĂ©paration des assemblĂ©es gĂ©nĂ©rales â Fait rĂ©gner une ambiance de travail bonne et efficace
Coordonne et gĂšre lâenvoi comptables Ă LJE
des piĂšces
Coordonne et gĂšre lâĂ©tude financiĂšreâ: calcul du prix de revient, du seuil de rentabilité⊠â Se forme Ă la comptabilitĂ© (sĂ©minaire LJE), aime les chiffres â Fait preuve dâhonnĂȘtetĂ© et de rigueur. DIRECTEUR TECHNIQUEâ: â Coordonne et gĂšre lâĂ©tude de faisabilitĂ© technique du produit/ service
R echerche des lieux de vente et organise les ventes
Dirige et coordonne le processus de réalisation/fabrication du produit
Aime le contact avec la clientĂšle, fait preuve dâun grand sens des affaires, de dynamisme, de crĂ©ativitĂ©, est capable de communiquer son enthousiasme Ă son Ă©quipe de vente.
Veille à la sécurité du travail et à la qualité de la production
DIRECTEUR FINANCIERâ: â Coordonne et gĂšre la comptabilitĂ© et la trĂ©sorerie
Sâassure de la bonne gestion des stocks â Est responsable des achats, du choix des fournisseurs â Fait preuve de mĂ©thodologie, de rigueur, dâun bon sens de la nĂ©gociation.
06
ELECTIONS AUX FONCTIONS DE DIRECTION & CHANGEMENT CONSEILS â Lâorganisation telle que proposĂ©e ci-contre est une base. Elle peut ĂȘtre modifiĂ©e ou complĂ©tĂ©e par dâautres fonctions. â Mieux vaut dĂ©marrer le vote lorsque chaque poste-clĂ© a reçu au moins une candidature â En cas dâĂ©galitĂ©, lâon procĂ©dera Ă un second tour. A lâissue de celui-ci, sâil y a toujours Ă©galitĂ©â: dĂ©signer le candidat le plus jeune â Nommer les futurs successeurs aux postes de direction pour la 2Ăšme partie de lâexercice.
TOUS
LE CHANGEMENT DE FONCTIONS DANS LE CONTEXTE DE LA MINI-ENTREPRISE Procédé par lequel il est proposé aux membres de changer de fonction, notamment en renouvelant le Comité de Direction.
BUT â AmĂ©liorer sa connaissance pratique du monde de lâentreprise par la prise en charge dâune nouvelle fonction â Dissoudre certaines tensions â Amener un nouveau dynamisme, un autre regard Ă la mini-entreprise.
QUAND ? â A mi-parcours â Quand la situation lâexige.
COMMENT ? En dressant le bilan de la premiĂšre moitiĂ© de lâexercice, chacun tire ses conclusions, Ă titre individuel mais Ă©galement pour le groupe. Sâil ressort de cette Ă©valuation des dysfonctionnements dans la rĂ©partition et lâattribution des tĂąches, lâon procĂšde Ă un tour de table pour un Ă©ventuel changement de poste. Le vote secret nâest pas obligatoire mais conseillĂ©.
BON Ă SAVOIR â Le changement des fonctions peut faire lâobjet dâune demande dâun seul membre â Les comptes de la premiĂšre partie de lâexercice restent sous la responsabilitĂ© du directeur financier en fonction pendant cette pĂ©riode â Il nâest pas nĂ©cessaire dâopĂ©rer au changement de toutes les fonctions.
07
TOUS
ORGANIGRAMME DĂFINITION
QUAND ?
ReprĂ©sentation schĂ©matique des liens fonctionnels, organisationnels et hiĂ©rarchiques dâune entreprise.
DĂšs lâĂ©lection des directeurs.
BUT Donner une vue claire de la rĂ©partition des tĂąches au sein de lâentreprise, des postes Ă pourvoir et des relations de commandement existantes.
COMMENT ? Choix dâun schĂ©ma-type dâorganigramme (matriciel, hiĂ©rarchico-fonctionnel, horizontalâŠ) DĂ©finition et attribution des postes inhĂ©rents Ă chaque dĂ©partement Distribution de lâorganigramme Ă chaque membre
EXEMPLE
DâORGAN
VOIR F ICHE
IGR AMM
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RE S S OUR C E
N° 103
ME DĂPARTE
UCTIO NT PROD
RE S S VOIR F ICHE
N,
OUR C E
N° 137a
ME DĂPARTE
TIQUE, NT ARTIS
VOIR F ICHE
RE S S OUR C E
N° 137b
E SANCE D CONNAIS
R VOIR F ICHE
SOI,
E S S OUR C E
N° 102
BON Ă SAVOIR â Libre Ă la mini-entreprise de concevoir son propre organigramme â En attribuant un poste et donc des tĂąches et responsabilitĂ©s prĂ©cises Ă chaque membre de la mini-entreprise, lâon se prĂ©munit de nombreuses nĂ©gligences. Se dĂ©cider pour une fonction, quelle quâelle soit, relĂšve parfois du challenge. Qui se connaĂźt suffisamment bien pour dĂ©cider de ce dont il est capable ou ce quâil aime rĂ©ellement ? Il existe des mĂ©thodes permettant dâapprendre Ă se connaĂźtre (voir fiche ressource n°102). â GĂ©nĂ©ralement, dans la rĂ©alitĂ©, lâorganisation de lâentreprise se divise comme suitâ: â Le comitĂ© de direction constituĂ© de lâensemble des directeurs â Le conseil dâadministration constituĂ© des administrateurs de lâentreprise
LâAssemblĂ©e GĂ©nĂ©rale dâactionnaires constituĂ©e de lâensemble des actionnaires de lâentreprise Chacune de ces structures ayant sa propre organisation (tempo des rĂ©unions, etc.) â Dans le contexte des mini-entreprises lâorganisation gĂ©nĂ©rale se divise comme suitâ: â Le comitĂ© de direction est constituĂ© de lâensemble des directeurs et se rĂ©unit au moins une fois par semaine â LâAssemblĂ©e GĂ©nĂ©rale des actionnaires est constituĂ©e de lâensemble des actionnaires de la mini-entreprise. Elle se rĂ©unit au minimum deux fois par an (une fois pour la constitution et une fois pour la clĂŽture)
08
TOUS
LES ACTIONS DĂFINITION Titre de propriĂ©tĂ© qui correspond Ă une part de capital de la sociĂ©tĂ©. Son dĂ©tenteur, appelĂ© actionnaire, a plusieurs droits en contrepartie du capital investi dans la sociĂ©tĂ© (droit Ă la rĂ©munĂ©ration (dividende), droit de participation et de vote aux AG).
BUT RĂ©unir le capital de lâentreprise afin de lui permettre de lancer son activitĂ©.
QUAND ? â DĂšs le choix de lâactivitĂ© â Au plus tard, trois semaines avant lâAG Constitutive
COMMENT ? â LJE remet Ă chaque jeune entrepreneur 9 reçus dâactions*â; le jeune achĂšte 1 action et vend les 8 autres Ă des personnes diffĂ©rentes â Une preuve de paiement (grande souche du reçu dâaction) est remise Ă lâactionnaire sur laquelle apparaitront ses nom, prĂ©nom, adresse complĂšte ainsi que la date et la signature du vendeur â DĂšs quâune action est vendue, lâargent et les coupons sont remis au responsable de la caisse â LJE demande Ă ce que chaque actionnaire soit porteur dâune et une seule action. * d Ă©rogation auprĂšs du coordinateur peut ĂȘtre faite pour un nombre supĂ©rieur.
DE EXEMPLE
CTION, REĂU DâA
VOIR F ICHE
RE S S OUR C E
N° 104
âACTION, TIFICAT D R E C E D E EXEMPL
R VOIR F ICHE
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N° 105
BON Ă SAVOIR Le nombre dâactions «âĂ placer» par jeune entrepreneur (entre 8 et 15) est Ă fixer en fonction du nombre de membres de la mini-entreprise, de maniĂšre Ă obtenir un capital raisonnable (en gĂ©nĂ©ral un total de 120 Ă 200 actions).
CONSEILS â Il est utile de dresser la liste des numĂ©ros des reçus dâaction remis Ă chaque membre â Ălaborer les certificats dâactions nominatives (CD Rom/ Applications comptables/ Application RHC/ Registre des actionnaires). A remettre aux actionnaires lors de lâAG Constitutive (pour les absentsâ: envoi par courrier)
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TOUS
ĂCONOMIE SOCIALE ET SOLIDAIRE (ESS) ENTREPRENDRE AUTREMENTâ!
DĂFINITION Entreprendre autrement, câest dâabord entreprendreâ! Lâentrepreneur social a aussi besoin de toutes les qualitĂ©s nĂ©cessaires pour crĂ©er un projet Ă©conomiqueâ: lâesprit dâinitiative, le goĂ»t du risque, la recherche de lâinnovation alliĂ©e Ă la viabilitĂ© de lâactivitĂ©. Tout en rĂ©pondant aux principes du dĂ©veloppement durable, lâinnovation de lâĂ©conomie sociale et solidaire se traduit Ă traversâ: 1
Sa finalitĂ© sociale, la recherche dâun intĂ©rĂȘt collectif ou dâune utilitĂ© sociale Ă lâactivitĂ©â: â RĂ©pondre Ă des besoins sociauxâ: santĂ©, Ă©ducation, culture, transports, Ă©nergie, environnement â Contribuer Ă lutter contre lâexclusion, la pauvretĂ©, la prĂ©caritĂ©
2
Son mode de gestion participatif et dĂ©mocratiqueâ: â Les dĂ©cisions stratĂ©giques de lâentreprise sont prises en AssemblĂ©e gĂ©nĂ©rale (AG), organe souverain â Tous les travailleurs de lâentreprise ont la possibilitĂ© dâĂȘtre membres de lâAG et donc de participer activement Ă lâĂ©tablissement des politiques et Ă la prise de dĂ©cisions â Les membres de lâAG ont des droits de vote Ă©gaux en vertu de la rĂšgle «âune personne, une voixâ».
BUT Mettre sa motivation et ses compĂ©tences au service dâun projet collectif Ă©conomiquement viable, socialement innovant et gĂ©rĂ© dĂ©mocratiquement.
Les principes fondamentaux de lâĂ©conomie sociale et solidaireâ: SOLIDARITĂ
ĂGALITĂ ENTRE LES MEMBRESâ:
INNOVATION
CO-RESPONSABILITĂ
1 PERSONNE = 1 VOIX
VIABILITĂ
UTILITĂ SOCIALEâ: POUR LES MEMBRES ET/OU LA COLLECTIVITĂ BĂNĂFICES FINANCENT LE PROJET SOCIAL
AUTONOMIE DE GESTION
QUALIT INDICES
VOIR F ICHE
ĂS,
RE S S OUR C E
N° 110
MENT ER ĂGALE CONSULT
F ICHE N°T 2D5URABLE
PEMEN DĂVELOP
QUAND ?
La participation des travailleurs peut ĂȘtre dĂ©clinĂ©e sous de multiples formes. Faites preuve dâoriginalitĂ© pour impliquer un maximum des membres de la mini-entreprise dans les prises de dĂ©cisions importantes (tour de table, vote secret, Ă©lection sans candidatâŠ). Une multitude dâoutils et de mĂ©thodes sont possibles. DĂ©crivez les divers outils/mĂ©thodes employĂ©s dans le dossier.
Lors de la constitution de la mini-entreprise (avant lâAG Constitutive), dĂ©battre de lâopportunitĂ© de donner une finalitĂ© sociale Ă lâactivitĂ©.
COMMENT ? 1
D ĂFINIR LE PROJET SOCIAL ET LâACTIVITĂ PERMETTANT DE LE RĂALISER : â Ă qui lâactivitĂ© va-t-elle bĂ©nĂ©ficier ? membres de la mini-entrepriseâ; Ă©lĂšves (de la classe, de lâĂ©cole, du quartier, etc.)â; jeunes en gĂ©nĂ©ralâ; personnes sans emploiâ; personnes handicapĂ©esâ; personnes ĂągĂ©es⊠â Quelle activitĂ© permettra de rĂ©aliser le projet social ?
Exemples dâactivitĂ©s/secteursâ: construction, Ă©lectricitĂ©, production et distribution de produits dâagriculture biologique, promotion de jeunes artistes, production et distribution de produits du commerce Ă©quitable (du Nord ou du Sud), horticulture, contribution Ă la protection de lâenvironnement, service de proximitĂ©/aux personnes, rĂ©cupĂ©ration/recyclage, cinĂ©ma... 2
DĂFINIR UN MODE DE GESTION PARTICIPATIF
3
D ĂFINIR LES DIFFĂRENTES AFFECTATIONS DES BĂNĂFICES Ă VENIR. CritĂšres Ă respecter : â RĂ©munĂ©ration du capital inexistante ou limitĂ©e (maximum 6%) â Investissements pour le dĂ©veloppement du projet social â Affectation Ă un ou plusieurs autres projets Ă finalitĂ© sociale (au minimum 1/3). â Limitation de lâĂ©cart salarial (entre le plus haut et le plus bas salaire)
BONUSâ: â AmĂ©lioration des conditions de travail des salariĂ©s (rĂ©munĂ©ration, avantagesâŠ)
Pour faire valider votre dossier en ESS, jusitifiez les critĂšres ci-dessus et envoyez-le Ă info@lje.be
BON Ă SAVOIR 1
U n conseiller Autre Terre peut vous guider Ă chaque Ă©tape du projet. Contactez-nousâ: as.reynders@terre.be TĂ©l.â: 04/240.58.63
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A ssurez-vous de faire ratifier vos choix par lâAssemblĂ©e gĂ©nĂ©rale.
3
Q uelques sites Internet sur les entreprises dâĂ©conomie sociale et solidaireâ: â FĂ©dĂ©ration pluraliste dâentreprises dâĂ©conomie sociale (SAW-B) â www.saw-b.be â Plate-forme de Concertation des organisations reprĂ©sentatives de lâĂ©conomie sociale (Concertes) â www.concertes.be â RĂ©seau dâEntreprises Sociales (RES) â www.resasbl.be â Groupe Terreâ: www.entreprendreautrement.be www.terre.be
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TOUS
SĂMINAIRES DE FORMATION & RDV DâEXPERTS DĂFINITION DANS LE CONTEXTE DE LA MINI-ENTREPRISE SĂ©ances formatives et/ou dâexpertise, gĂ©nĂ©ralement centralisĂ©es, dâune demi Ă une journĂ©e, destinĂ©es aux membres des mini-entreprises.
BUT â Permettre aux membres dâacquĂ©rir de nouvelles connaissances ou de les approfondir dans les matiĂšres inhĂ©rentes Ă leurs fonction/ tĂąches, ceci afin dâaugmenter leur performance et donc dâassurer la bonne gestion et Ă©volution de lâentreprise â Confronter le projet de chaque mini-entreprise au regard dâexperts dans des domaines variĂ©sâ: Ă©tude de marchĂ©, commerce extĂ©rieur, stratĂ©gie commerciale, promotion, comptabilitĂ©, managementâŠ
QUAND ? Selon les régions, de mi-octobre à mi-novembre et/ou en janvier.
CONSEILS â Communiquer les dates Ă tous les membres â Veiller Ă ce quâau moins un membre assiste Ă chaque type de sĂ©minaire â Avoir une bonne prise de notes â Avoir une liste de questions Ă poser au confĂ©rencier/formateur/Ă lâexpert â DĂ©briefer avec les membres du groupe et partager les informations rapidement â RĂ©flĂ©chir Ă comment intĂ©grer les nouvelles informations dans la gestion des dĂ©partements et des tĂąches.
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TOUS
AG CONSTITUTIVE (AGC) DĂFINITION Obligation lĂ©gale dâune entreprise par laquelle les fondateurs sont tenus de convoquer et rassembler les souscripteurs (actionnaires). LâAGC constate que le capital social est entiĂšrement souscrit et que les actions sont libĂ©rĂ©es du montant exigible. Elle se prononce sur les statuts de la sociĂ©tĂ© et dĂ©signe un ou plusieurs commissaires aux comptes.
DANS LE CONTEXTE DE LA MINI-ENTREPRISE LâAGC est Ă©galement le moment oĂč le comitĂ© de direction prĂ©sente les rĂ©sultats des Ă©tudes financiĂšre, comptable et de faisabilitĂ©, de mĂȘme quâun prototype du produit/service choisi. Le montant de lâaction escomptĂ© au terme du projet est annoncĂ© aux actionnaires.
BUT Informer les souscripteurs du projet de la minientreprise, de ses objectifs (humains, financiers âŠ) et des rĂ©sultats escomptĂ©s.
QUAND ? â Dans la deuxiĂšme quinzaine de novembre. â Date fixĂ©e par le coordinateur ou avec son accord.
COMMENT ? IL EST CONSEILLĂ DE SâY PRĂPARER TROIS SEMAINES Ă LâAVANCEâ: â Finalisation de la vente dâactions â PrĂ©paration du registre dâactionnaires â Envoi des convocations aux actionnaires par courrier ou email â Prise de parole par chaque responsable de dĂ©partement CHAQUE DĂPARTEMENT VEILLERA Ă LA RĂALISATION DE CES TĂCHESâ: DĂPARTEMENT RHCâ: â Inscription de la mini-entreprise auprĂšs de LJE â Mise Ă lâĂ©crit et distribution des comptes rendus de rĂ©union
RĂ©alisation et distribution de lâorganigramme â CrĂ©ation du registre dâactionnaires â Convocation des actionnaires â StratĂ©gie de motivation du personnel et de communication DĂPARTEMENT COMMERCIALâ: â RĂ©alisation de lâĂ©tude de marchĂ© â RĂ©flexion sur la prĂ©sentation du produit, la publicitĂ© et les lieux de ventes potentiels DĂPARTEMENT FINANCIERâ: â StratĂ©gie de gestion de la caisse (livre de caisse) â Ouverture du compte bancaire â Calcul des prix de revient et de vente du produit, du seuil de rentabilitĂ© â Estimation du bĂ©nĂ©fice distribuable, de la valeur escomptĂ©e de lâaction
DĂPARTEMENT TECHNIQUEâ: â Recherche des fournisseurs â Organisation des premiĂšres productions LES DISCOURS DE LâAGC COMPRENDRONTâ: ADMINISTRATEUR DĂLĂGUĂâ: â Mot de bienvenue â Provenance des membres (Ă©cole, annĂ©e dâĂ©tudes) â Mission et objectifs de la mini-entreprise â Produit/service commercialisĂ© et stratĂ©gies Ă mettre en place â Conclusions DĂPARTEMENT RHC : â Organigramme â StratĂ©gie de communication â Politique de gestion du personnel DĂPARTEMENT COMMERCIALâ: â Principales conclusions de lâĂ©tude de marchĂ©
Charte graphique et projets de communication/promotion (affiches, logo, flyers âŠ) â StratĂ©gie commerciale â Lieux de vente DĂPARTEMENT FINANCIERâ: â Prix de revient, prix de vente â Seuil de rentabilitĂ© â BĂ©nĂ©fice distribuable, valeur escomptĂ©e de lâaction DĂPARTEMENT TECHNIQUEâ: â PrĂ©sentation dĂ©taillĂ©e du produit et de son procĂ©dĂ© de rĂ©alisation/ fabrication
CONSEILS â 10 minutes de prĂ©sentation pour lâensemble du projet â Des rĂ©pĂ©titions sont nĂ©cessaires â Ordre de passage conseillĂ©â: 1. AD, 2. RHC, 3.Technique, 4. Commercial, 5. Financier, 6. AD
LâAGC est une occasion de vendre les produits dĂ©jĂ rĂ©alisĂ©s (stand de vente) â Sâaider dâune prĂ©sentation (PowerPoint, Prezi,⊠)
visuelle
Se prĂ©parer aux questions, remarques ou suggestions des actionnaires / du public â Lister les diffĂ©rents points qui nĂ©cessitent un vote des actionnaires (ex : finalitĂ© sociale) â Lâhabit ne fait pas le moine⊠mais quand-mĂȘmeâ! â Respecter les autres mini-entreprises qui passent dans la mĂȘme sĂ©anceâ!
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TOUS
PERMANENCES COMPTABLES DANS LE CONTEXTE DE LA MINI-ENTREPRISE Rencontre organisée par LJE au cours de laquelle chaque mini-entreprise a la possibilité de présenter sa comptabilité à un tiers en vue de la faire vérifier et approuver. Sont principalement concernés les responsables des départements RHC et financier.
BUT Permettre Ă la mini-entreprise dâassurer sa viabilitĂ© financiĂšre et sa bonne gestion.
QUAND ? â Ă la mi-exercice â Avant lâAG de ClĂŽture.
COMMENT ? PrĂ©paration des documents Ă apporter : papiers (notamment les factures) et fichiers (comptabilitĂ© et calcul des salaires) DĂPARTEMENT RHCâ: â Calcul des salaires â Registre dâactionnaires DĂPARTEMENT FINANCIERâ: â ComptabilitĂ© (journaux achats et ventes, livres de caisse et banque) â PiĂšces justificatives PrĂ©sentation des documents comptables et administratifs Corrections, si nĂ©cessaires, selon les conseils
donnés Elaboration du bilan et du compte de résultats Enregistrement des corrections et des documents réalisés sur clé USB.
CONSEILS â PrĂ©parer et vĂ©rifier tous les documents/ fichiers nĂ©cessaires â Ăcouter les consignes du coordinateur/ conseiller/⊠â Ces sĂ©ances sont une bonne occasion pour remplir les dĂ©clarations (TVA, statistiques...)
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RENCONTRE DE MI-EXERCICE DANS LE CONTEXTE DE LA MINI-ENTREPRISE Rencontre programmée au cours de laquelle il est procédé, par le coordinateur (et/ou un expert en entreprise), à une évaluation des résultats obtenus, à mi-parcours, par le groupe.
BUT Dresser un premier bilan du projet et, sur cette base, dispenser les conseils qui permettront Ă la mini-entreprise soit de rectifier le tir (en matiĂšre dâobjectifs, de calculs, de stratĂ©gies..), soit de progresser dans un mĂȘme (et bon) sens.
QUAND ? A mi-parcours.
COMMENT ? A voir avec le coordinateur. Il conviendra de prĂ©parer la rencontre : â En apportant tous les documents jugĂ©s utiles, ainsi queâ: â Les publicitĂ©s rĂ©alisĂ©es â La comptabilitĂ© (ventes, achats, livre de caisse, livre de banque, journaux des salaires, bilan et compte de rĂ©sultats, inventaire des stocks, âŠ) â Les certificats dâIndices qualitĂ© â Un exemplaire du produit â En rĂ©pĂ©tant la prĂ©sentation afin dâĂ©viter contradictions et doublons â En dĂ©briefant, avec le conseiller sâil Ă©tait prĂ©sent, juste aprĂšs la rĂ©union dâĂ©valuation.
TOUS
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TOUS
LE CONGRES DANS LE CONTEXTE DE LA MINI-ENTREPRISE Il sâagit dâun week-end organisĂ© par LJE qui rassemble toutes les mini-entreprises de Bruxelles et de Wallonie en un ou plusieurs lieux de maniĂšre Ă favoriser un esprit dâappartenance et de groupe au programme mini-entreprise. Câest un moment-clĂ© pour les jeunes entrepreneursâ! La participation Ă cet Ă©vĂ©nement est facultative et payante.
BUT
PROGRAMME
Permettre Ă tous les membres des mini-entreprises de vivre une expĂ©rience unique en vue deâ:
SAMEDI 1er FĂVRIERâ:
Faire connaissance avec dâautres jeunes participant au programme â Partager leurs avis, leurs expĂ©riences, leurs idĂ©es â Participer Ă diffĂ©rents concours en se montrant motivĂ©s et performants â Convaincre des jurys â Vendre leurs produits/services â dĂ©velopper leurs techniques de vente â Sâamuser !
QUAND ? Les 1er et 2 février 2014.
JournĂ©e expo/venteâ: stands des mini-entreprises dans des centres commerciaux â Concoursâ: Ă©valuation par des jurys, prix Ă la clĂ© â SoirĂ©e dansante rassemblant 800 jeunes entrepreneurs â Logement en auberge de jeunesse DIMANCHE 2 FĂVRIERâ: â Concours «â3 minutes pour convaincreâ» â Spectacle sympa et original â Remise de prix.
COMMENT ? â Une information prĂ©cise sur le congrĂšs sera envoyĂ©e par email par LJE et rappelĂ©e par le coordinateur â Toutes ces informations sont Ă communiquer Ă tous les membres â Les inscriptions ne seront enregistrĂ©es quâune fois le paiement effectuĂ© sur le compte LJE.
BON Ă SAVOIR â Câest un des plus chouettes moments dans lâexpĂ©rience mini-entreprise (dixit les anciens) â Toute inscription Ă©tant due, il vaut mieux sâassurer dâĂȘtre libre Ă ces dates â Respect des consignes sur place â Une mini-entreprise peut dĂ©cider de prendre en charge une partie des inscriptions de ses membres. N°compte LJEâ: 210-0439013-43 IBANâ: BE66 2100 4390 1343
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TOUS
RAPPORT DE GESTION DĂFINITION
COMMENT ?
Document reprenant les commentaires et analyses sur les performances dâune entreprise et ses rĂ©sultats financiers.
Faire un brainstorming sur les réalisations, prix obtenus et performances de la minientreprise (contenu du rapport)
La rĂ©alisation (et lâenvoi Ă LJE) du rapport de gestion est obligatoire.
Structurer les idées
BUT Informer les actionnaires sur lâĂ©tat de leur investissement et de lâentreprise.
QUAND ? A rĂ©diger pour lâassemblĂ©e gĂ©nĂ©rale de clĂŽture.
Décider de la présentation du rapport (forme)
BON Ă SAVOIR â Le rapport fait partie intĂ©grante du dossier de liquidation â La sĂ©lection au concours Mini-Entreprise se fait sur base de lâĂ©valuation du rapport de gestion par un jury.
CONSEILS Il convient de viser une présentation globale de la mini-entreprise et non une suite de résumés répétitifs de chacun des départements.
FORME â Ne pas excĂ©der 10 pages A4 (couvertures non comprises) â CaractĂšre utilisĂ©â: de taille 12. â FOND â Sur la couverture : nom et n° de la minientreprise â PremiĂšre page, rĂ©sumĂ© dans lequel seront repris : â le nom de la mini-entreprise â la description du produit/ service â un rĂ©sumĂ© des rĂ©sultats financiers â un rĂ©sumĂ© des performances â une table des matiĂšres. â Ne pas oublier les comptes annuels (bilan et compte de rĂ©sultats) arrĂȘtĂ©s Ă la fin de la mini-entreprise ou au 31 mars (au plus tard). , GESTION PORT DE P A R E D E EXEMPL
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N° 106
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TOUS
AG DE CLOTURE DĂFINITION
BUT
Obligation lĂ©gale de la SC (SociĂ©tĂ© CoopĂ©rative) par laquelle les fondateurs sont tenus de convoquer et rassembler les souscripteurs (actionnaires) en vue de leur faire approuver les comptes et le rapport de gestion Ă la fin de lâexercice.
Informer les actionnaires de tous les rĂ©sultats obtenus pendant lâexercice de la minientreprise.
DANS LE CONTEXTE DE LA MINI-ENTREPRISE Vu quâil sâagit de clĂŽturer dĂ©finitivement le projetâ: le comitĂ© de direction annonce aux actionnaires la valeur finale de lâaction, les bĂ©nĂ©fices engrangĂ©s ou pertes encouruesâ; chaque membre a la possibilitĂ© dâĂ©valuer son travail, ses apprentissages, de partager son avis sur lâexpĂ©rience mini-entreprise.
QUAND ? â Avant le congĂ© de printemps â Ă voir avec le coordinateur
COMMENT ? IL EST CONSEILLĂ DE SâY PRĂPARER TROIS SEMAINES Ă LâAVANCEâ: â Liquidation des stocks â PrĂ©paration du registre dâactionnaires â Envoi des convocations aux actionnaires par courrier ou email â Prise de parole par chaque responsable de dĂ©partement
CHAQUE DĂPARTEMENT VEILLERA Ă LA RĂALISATION DE CES TĂCHESâ: DĂPARTEMENT RHCâ: â Calcul des salaires â DĂ©claration ONSS et PrĂ©compte Professionnel â VĂ©rification du registre dâactionnaires â Participation Ă la permanence comptable â Convocation des actionnaires â Ălaboration du dossier de liquidation avec le DĂ©partement Financier â Ălaboration du rapport de gestion avec le reste de lâĂ©quipe DĂPARTEMENT COMMERCIALâ: â Organisation des derniĂšres ventes pour liquider les stocks DĂPARTEMENT FINANCIER : â Participation Ă la permanence comptable â ClĂŽture du compte bancaire â ClĂŽture de la comptabilitĂ© â Estimation du bĂ©nĂ©fice distribuable,
de la valeur escomptĂ©e de lâaction â Ălaboration du dossier de liquidation avec le DĂ©partement RHC DĂPARTEMENT TECHNIQUEâ: â VĂ©rification de lâinventaire des stocks LES DISCOURS DE LâAG DE CLĂTURE COMPRENDRONT : ADMINISTRATEUR DĂLĂGUĂ : â Mot de bienvenue â Provenance des membres (Ă©cole, annĂ©e dâĂ©tudes) â Introduction aux autres dĂ©partements â Conclusions sur les apports de lâexpĂ©rience (niveau individuel et du groupe) DĂPARTEMENT RHC : â Organigramme â Rappel des stratĂ©gies menĂ©es en communication et de la politique de gestion du personnel
DĂPARTEMENT COMMERCIAL : â Rappel des stratĂ©gies commerciales mises en Ćuvre (affiches, logos, campagne mediaâŠ) â PrĂ©sentation des rĂ©sultats des ventes DĂPARTEMENT FINANCIER : â PrĂ©sentation du bilan, compte de rĂ©sultats et de la valeur finale de lâaction DĂPARTEMENT TECHNIQUE â Rappel du/des procĂ©dĂ©s de rĂ©alisation/ fabrication du produit et prĂ©sentation des changements opĂ©rĂ©s
CONSEILS â 10 minutes de prĂ©sentation pour lâensemble du projet â Des rĂ©pĂ©titions sont nĂ©cessaires â Ordre de passage conseillĂ©â: 1.âAD, 2.âRHC, 3.âTechnique, 4.âCommercial, 5.âFinancier, 6.âAD â Sâaider dâune prĂ©sentation visuelle (Power Point, Prezi,⊠) â Se prĂ©parer aux questions, remarques des actionnaires/ du public â Lister les diffĂ©rents points qui nĂ©cessitent un vote des actionnaires (exâ: finalitĂ© sociale) â Lâhabit ne fait pas le moine ⊠mais quandmĂȘmeâ! â Faire signer le registre des actionnaires â Respecter les autres mini-entreprises qui passent dans la mĂȘme sĂ©ance que vousâ!
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TOUS
CONCOURS DĂFINITION Concours organisĂ© par LJE rĂ©compensant la mini-entreprise qui au terme de plusieurs sĂ©lections et aux yeux de diffĂ©rents jurys a fait le plus preuve de professionnalisme, de compĂ©tences pour lâensemble de son activitĂ© (en terme de dĂ©cisions stratĂ©giques, de management, de gestion, dâinnovation, de durabilitĂ©âŠ). La participation au Concours est facultative.
BUT Susciter une Ă©mulation parmi les mini-entreprises, les aider Ă garder le cap et leur donner lâenvie de performer.
QUAND ? â Envoi des rapportsâ: 7 avril 2014
1
Préparer une présentation orale de 8 minutes (avec un visuel adapté)
2
Se prĂ©parer aux questions du jury (constituĂ© de personnes issues du monde de lâentreprise)
3
Préparer un stand de présentation de la mini-entreprise
Demi-finalesâ: 14 mai 2014 â Finaleâ: 23 mai 2014
COMMENT ? â LE CONCOURS SE DĂROULE EN 3 PHASESâ: 1
2
3
La sĂ©lection de 8 Ă 24 mini-entreprises sur base des rapports de gestion remis lors de lâAG de clĂŽture â La sĂ©lection en demi-finales des minientreprises sĂ©lectionnĂ©es â La sĂ©lection en finale de la Mini-Entreprise de lâannĂ©e
POUR LES DEMI-FINALES ET LA FINALE, IL CONVIENT DEâ:
BON Ă SAVOIR â Le concours est dotĂ© de prix importantsâ: 750 ⏠pour les gagnants et 250 ⏠pour les autres mini-entreprises finalistes. â La mini-entreprise gagnante reprĂ©sente la Belgique francophone en juillet, lors de la finale europĂ©enne.
OURS, DU CONC T N E M E L RĂG
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CONSEILS â Ce concours entend rĂ©compenser une mini-entreprise sur lâensemble de son parcours et non celle qui dĂ©tient le plus gros bĂ©nĂ©fice ou chiffre dâaffaires â Le respect des consignes et du rĂšglement est important! Tout manquement entraĂźne une Ă©limination directe â Chaque prestation doit ĂȘtre soignĂ©e
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TOUS
CERTIFICAT DU JEUNE ENTREPRENEUR DĂFINITION
QUAND ?
Document attestant de la participation du jeune au programme Mini-Entreprise. Le certificat est reconnu par le monde des entreprises.
Au premier trimestre de lâannĂ©e acadĂ©mique suivante (via e-mail).
BUT (Faire) ReconnaĂźtre le travail effectuĂ© par le jeune pendant lâexpĂ©rience Mini-Entreprise et son acquisition de compĂ©tences entrepreneuriales.
BON Ă SAVOIR â POUR OBTENIR LE CERTIFICAT, IL FAUT RĂPONDRE Ă TROIS CRITĂRESâ: 1
Avoir été présent au moins aux deux tiers des réunions
2
Recevoir un avis favorable des conseillers et du coordinateur
3
Dossier de liquidation de la mini-entreprise en ordre.
EXEMPLE
DE CERTIF
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ICAT,
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ADMINISTRATEUR DĂLĂGUĂ
RĂUNIONS DĂFINITION
QUAND ?
Moment oĂč tous les membres dâune entreprise se retrouvent pour discuter des orientations Ă prendre pour faire Ă©voluer celle-ci.
Chaque semaine ou quand lâactualitĂ© le nĂ©cessite.
BUT Faire le point, au sein de chaque dĂ©partement, de lâĂ©tat dâavancement des dossiers et distribuer les tĂąches respectives.
COMMENT ?
ANIMATION - CONTENU 1
Respect du timingâ! Maximum 1h30 (pour garder lâattention)
2
RĂ©daction de lâordre du jour au tableau ou sur feuille
3
Relecture et/ou approbation du PV précédent par le département RHC
4
Ălection dâun gardien du tempsâ; idĂ©alement, chaque point ne devrait prendre plus de 5 Ă 7 minutes
5
Introduction de chaque sujet en cédant la parole aux membres concernés
6
ClĂŽture des rĂ©unions par un point diversâ; chacun peut sây exprimer.
PLANIFICATION 1
Identification des sujets à aborder et donc des membres concernés
2
Programmation Ă jour et heure fixes
PRĂPARATION 1
Ăchanges dâinformation avec les diffĂ©rents dĂ©partements sur lâĂ©tat dâavancement de leurs activitĂ©s
2
Sur base des informations reçues, Ă©laboration dâun ordre du jour en 5 Ă 7 points maximum
3
Collecte de toute documentation/tout élément utile pour alimenter le débat.
TEâ DE COMP EXEMPLE N, IO N E R ĂU RE N D U D
VOIR F ICHE
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CONSEILS â Ă RĂALISERâ: un calendrier de la mini-entreprise avec congĂ©s, examens, activitĂ©s LJE (ventes, sĂ©minaires, permanence comptable, CongrĂšsâŠ)
P ar sa fonction, un AD a Ă©galement le pouvoir dâexiger dâun Ă©lĂ©ment perturbateur quâil sorte de la rĂ©union. Câest un droit dont il faut savoir userâŠ
I l nâest pas aisĂ© de mener une rĂ©union, certains parlent en mĂȘme temps, dâautres nâĂ©coutent pas⊠Quelques petits trucs pour se faire entendre/ capter lâattentionâ:
I l existe des outils gratuits de partage dâagendas sur internet (Google agenda, par exemple) ou de planification dâĂ©vĂ©nement (doodle.com, par exemple)
B aisser le ton, voire se taire et attendre â I maginer un moyen sympa pour la prise de parole de chacun â D onner deux - trois minutes au groupe pour se relĂącher, faire un tour, crier avant de reprendre le cours de la rĂ©unionâŠ
BON Ă SAVOIR : Lâadministrateur dĂ©lĂ©guĂ© nâa pas pouvoir de dĂ©cision. La mini-entreprise est un travail collĂ©gial, de ce fait, les dĂ©cisions se prennent ensembleâ! En cas dâindĂ©cision du groupe, il est nĂ©cessaire de procĂ©der Ă un vote Ă majoritĂ© (secret ou main levĂ©e). En cas dâex-ĂŠquo, lâAD tranchera.
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ADMINISTRATEUR DĂLĂGUĂ
GESTION DâUNE ĂQUIPE DĂFINITION
QUAND ?
Groupe de personnes ayant le mĂȘme but ou devant rĂ©aliser un travail commun.
Tout au long de la vie de la mini-entreprise.
BUT FĂ©dĂ©rer les compĂ©tences de chacun afin dâoptimiser lâatteinte des objectifs. Notion de motivation.
COMMENT ? â D Ă©finition claire des rĂŽles de chacun dans lâĂ©quipe => organigramme â DĂ©finition claire des objectifs de chacun â D escription des tĂąches et des dĂ©lais pour chaque dĂ©partement â S uivi de lâaccomplissement des tĂąches auprĂšs des dĂ©partements â Rappel Ă lâordre en cas de manquement â D Ă©tection et gestion des conflits (en parler, les rĂ©sorber) et consultation du Directeur RHC â O rganisation rĂ©guliĂšre dâactivitĂ©s de Teambuilding
ORGANIG
R A M ME ,
RE S S VOIR F ICHE
N° 103
TE A M B U
VOIR F ICHE
OUR C E
ILDING,
RE S S OUR C E
N° 112
MENT ER ĂGALE CONSULT
F ICHE N°D2IN7G IL TEAMBU
CONSEILS â Un organigramme clair et prĂ©cis â E n cas de dĂ©saccord, un AD nâa pas pouvoir de dĂ©cision â U n conflit Ă propos de la non rĂ©alisation dâune tĂąche par un membre? Pour rappeler Ă lâordreâ: 1
Baisser le ton, voire se taire et attendre
2
I nutile de sermonner la personne devant lâĂ©quipe, un apartĂ© est bien plus sain
3
L ui demander ses raisonsâ; les comprendre, les Ă©valuer objectivement
4
P roposer une deadline pour la réalisation de la tùche
5
E n cas de mauvaise foi ou de refus, lui rappeler son engagement.
P as de solution ? Evoquer le problĂšme en rĂ©union et dĂ©cider dâune Ă©ventuelle sanction.
BON Ă SAVOIR : On a tous droit Ă lâerreur â Nul nâest parfait.
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ADMINISTRATEUR DĂLĂGUĂ
SAVOIR SUSCITER LA MOTIVATION DĂFINITION
BUT
Ensemble des facteurs dĂ©terminant lâaction et le comportement dâun individu pour atteindre un objectif ou rĂ©aliser une activitĂ©. Câest la combinaison de lâensemble des raisons conscientes ou non, collectives et individuelles, qui incitent lâindividu Ă agir au sein dâune Ă©quipe. Câest lâun des enjeux de la fonction managĂ©riale.
Permettre Ă lâĂ©quipe dâatteindre les objectifs opĂ©rationnels dĂ©rivĂ©s de la mission de lâentreprise en travaillant sur lâindividu, sur son bien-ĂȘtre, sur son sentiment dâutilitĂ© et dâintĂ©gration au sein du groupe.
QUAND ? Tout au long de la vie de la mini-entreprise. Surtout dans les moments creux (pĂ©riodes post-examen, post-congrĂšsâŠ).
COMMENT ? â M OTIVER SON ĂQUIPE REQUIERT UN ĂQUILIBRE ENTRE PLUSIEURS SAVOIRFAIREâ; 1
SAVOIR FAIRE CONFIANCE
Laisser aux collaborateurs leur propre espace dâaction, pour lequel ils savent quâils bĂ©nĂ©ficient de votre confiance. Tout collaborateur doit connaĂźtre clairement la mission qui lui incombe et les objectifs qui y sont associĂ©s. Sauf problĂšme avĂ©rĂ©, lâAD doit veiller Ă nâintervenir dans leur mission que par des «âpoints de contrĂŽleâ» prĂ©dĂ©terminĂ©s dans le planning (exempleâ: topo du DF sur la situtation financiĂšre et la trĂ©sorerie toutes les 2 semaines).
TE A M B U
ILDING,
R VOIR F ICHE
E S S OUR C E
N° 112
La confiance se gagne Ă©galement sur le terrain des relations humainesâ: se faire confiance implique une marque de respect de part et dâautre. 2
SAVOIR RESPONSABILISER
Accorder Ă ses directeurs un pouvoir dĂ©cisionnel au sein de leur dĂ©partement permet Ă lâĂ©quipe dâatteindre des degrĂ©s supplĂ©mentaires de satisfaction, si les objectifs sont atteints. CETTE STRATĂGIE PERMETâ: â D âaugmenter le degrĂ© dâimplication de chacun â D e dĂ©velopper la capacitĂ© dâinnovation des membres en les incitant Ă mettre en Ćuvre leurs idĂ©es â De transmettre sa propre motivation â Dâaugmenter les compĂ©tences de lâĂ©quipe â En favorisant lâautonomie des membres, de permettre la gestion de situations dĂ©licates.
3
SAVOIR ORCHESTRER
4
SAVOIR SOIGNER LâAMBIANCE
Câest Ă©viter un travail routinier qui risque de baisser la motivation de lâĂ©quipe.
La motivation de votre Ă©quipe est Ă©troitement liĂ©e Ă lâenvironnement de travail.
LâAD, tel un chef dâorchestre, doit savoir transmettre des impulsions Ă ses directeurs/ employĂ©s, en lançant de temps en temps des projets novateurs ou des «âprojets dĂ©fisâ».
LâAD ou le DRH devra donc ĂȘtre attentif Ă lâambiance de son Ă©quipe ou de son service, en apprenant Ă connaĂźtre chaque membre et en agissant sur les problĂšmes capables de perturber leur niveau de motivation.
Ces impulsions permettent de galvaniser les troupes, Ă condition que la rĂ©ussite des projets soit clairement associĂ©e Ă une rĂ©compense (prime, journĂ©e de repos, soirĂ©e, repas...). Attention toutefois Ă ne pas tomber dans lâexcĂšs, en enchaĂźnant dĂ©fi sur dĂ©fi. Une telle stratĂ©gie risque de dĂ©cupler audelĂ du raisonnable lâesprit de compĂ©tition entre les collaborateurs.
Cette logique implique, bien entendu, le fait dâorganiser rĂ©guliĂšrement des activitĂ©s fĂ©dĂ©ratrices (rĂ©unions, sĂ©minaires, formations, teambuilding...).
AUTRE DANGERâ: les collaborateurs ne sâintĂ©ressent plus quâaux «âprojets dĂ©fisâ» et Ă la gestion des urgences, en laissant de cĂŽtĂ© les tĂąches de fond.
21
ADMINISTRATEUR DĂLĂGUĂ
ANALYSE SWOT DĂFINITION
FORCES
BUT
Lâanalyse SWOT (Strengths â Weaknesses â Opportunities â Threats) ou AFOM (Atouts (forces) â Faiblesses â OpportunitĂ©s â Menaces) est un outil dâanalyse stratĂ©gique qui combine lâĂ©tude des forces et des faiblesses dâune entreprise avec celle des opportunitĂ©s et des menaces de son environnement.
Aspects positifs internes que contrĂŽle lâentreprise et sur lesquels on peut bĂątir dans le futur
Aider Ă la dĂ©finition dâune stratĂ©gie de dĂ©veloppement.
FAIBLESSES Aspects nĂ©gatifs internes mais contrĂŽlĂ©s par lâentreprise, pour lesquels des marges dâamĂ©lioration importantes existent
Fournir une base pour la prise de décisions et la résolution de problÚmes
QUAND ? Au démarrage de la mini-entreprise.
OPPORTUNITĂS PossibilitĂ©s extĂ©rieures positives dont on peut Ă©ventuellement tirer parti, dans le contexte des forces et des faiblesses actuelles
MENACES ProblĂšmes, obstacles ou limitations extĂ©rieures qui peuvent empĂȘcher ou limiter le dĂ©veloppement de lâentreprise ou le dĂ©partement.
EXEMPLE
ANALYSE
R VOIR F ICHE
SWOT,
E S S OUR C E
N° 113
COMMENT ? â C haque dĂ©partement procĂšde Ă lâanalyse SWOT des activitĂ©s de son dĂ©partement
CONSEIL Il est indiquĂ© de procĂ©der Ă lâanalyse SWOT sous forme de tableauâ:
(organisationelle)
S uivi des activitĂ©s de lâentreprise en fonction de lâanalyse SWOT de chacun des dĂ©partements
(origine = environnement)
Analyse SWOT gĂ©nĂ©rale de lâentreprise
ORIGINE EXTERNE ORIGINE INTERNE
D ébriefing de ces analyses et mise en commun idées
POSITIF
NĂGATIF
(pour atteindre lâobjectif)
(pour atteindre lâobjectif)
FORCES
FAIBLESSES
STRENGTHS WEAKNESSES OPPORTUNITĂS MENACES OPPORTUNITIES
THREATS
22
OBJECTIFS (DĂFINITION DES) DĂFINITION
QUAND ?
RĂ©sultat(s) prĂ©cis Ă atteindre dans un dĂ©lai dĂ©terminĂ© que lâon se fixe.
DĂšs le choix de lâactivitĂ© et lâĂ©lection du comitĂ© de direction.
BUT
COMMENT ?
Se donner une vision claire de ce que chacun doit faire pour arriver Ă un rĂ©sultat et dĂ©finir les stratĂ©gies (voir fiche 23 de ce guide) Ă mettre en place pour parvenir Ă lâobjectif fixĂ©.
DĂ©finition des objectifs Ă terme de la mini-entreprise
«âIl est nĂ©cessaire de travailler ensemble Ă la rĂ©alisation dâobjectifs communs (et dâĂ©viter la poursuite dâintĂ©rĂȘts divergents Ă tous les niveaux de lâorganisation) afin dâatteindre lâexcellence en termes dâefficacitĂ© et dâaccomplissement.â» Dave Packard (cofondateur de HP).
Débriefing des objectifs déterminés par chaque département
Définition des objectifs de et par chaque département (AD inclus)
Communication sur les objectifs (notamment vers les actionnaires) â Suivi des actions mises en Ćuvre pour atteindre les objectifs.
ADMINISTRATEUR DĂLĂGUĂ
23
STRATĂGIES DĂFINITION
QUAND ?
Selon Michael Porter (professeur de stratĂ©gie dâentreprise de lâUniversitĂ© de Harvard)â: «âla rĂ©alisation des choix dâallocation de ressources (financiĂšres, humaines, technologiques, etc.) qui engagent lâentreprise dans le long terme et la dotent dâun avantage concurrentiel durable, dĂ©cisif et dĂ©fendableâ»
DĂšs lâĂ©lection du comitĂ© de direction
BUT Envisager et dĂ©cider du «âcomment faireâ» pour quâune entreprise atteigne ses objectifs.
COMMENT ? â Il existe diffĂ©rents types de stratĂ©gieâ: 1
StratĂ©gie de gestion dâĂ©quipe
2
Stratégie de la communication
3
Stratégie SWOT (voir fiche 21)
Chaque dĂ©partement (AD inclus) dĂ©termine la maniĂšre dont il va/veut atteindre ses objectifs â Analyse des stratĂ©gies dĂ©terminĂ©es par les dĂ©partements â Analyse de la progression des rĂ©sultats et modification/ adaptation des stratĂ©gies si nĂ©cessaire â Communication sur les stratĂ©gies (notamment vers les actionnaires).
ADMINISTRATEUR DĂLĂGUĂ
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ADMINISTRATEUR DĂLĂGUĂ
INDICES QUALITĂ (IQ) DĂFINITION Normes dont lâinformation permet dâidentifier lâĂ©volution (ou la dĂ©gradation) dâune entreprise en regard des objectifs qualitĂ©s quâelle sâest fixĂ©s.
DANS LE CONTEXTE DE LA MINI-ENTREPRISEâ: Lâon rĂ©pertorie trois IQ et donc trois niveauxâ:â â N IVEAU 1â: 7 critĂšres portant sur la pĂ©riode de dĂ©marrage, en particulier sur les dĂ©marches administratives â N IVEAU 2â: 8 critĂšres portant notamment sur la gestion financiĂšre, comptable de la mini-entreprise, sur les stratĂ©gies commerciales et promotionnelles mises en place â N IVEAU 3â: 12 critĂšres portant notamment sur lâĂ©mulation du groupe, sur sa motivation et donc sur une vision plus ambitieuse des objectifs Ă atteindre (participation au congrĂšs, concours, au programme EwBâŠ)
QUAND ? â P AR LâOBTENTION DE CES IQ,â LA MINI-ENTREPRISE SâASSURE DE/DUâ: 1
Lâobtention de certificats de qualitĂ©
2
Droit de faire mention du niveau atteint, de reproduire le logo de lâIQ sur tout support
Lâacquisition des IQ favorise Ă©galement sa prĂ©-sĂ©lection au concours de la Mini-Entreprise de lâannĂ©e.
BUT â C rĂ©er en interne une dynamique dâĂ©volution positive et qualitative. â F aire reconnaitre le travail de la minientreprise par ses pairs et par le monde extĂ©rieur (Ă©cole, parents, actionnaires, clients, fournisseurs, mediaâŠ). â Obtenir des avantages financiers.
D Ăšs que les critĂšres dâun niveau sont remplis et validĂ©s par LJE, obtention dâun IQ â A vant le 12 mars 2014 (date limite de lâenvoi des dossiers).
COMMENT ? â L ecture et comprĂ©hension des critĂšres Ă respecter â Respect des rĂšglesâ: â Le passage dâun IQ Ă lâautre se fait dans lâordre numĂ©rique croissant â Pour accĂ©der Ă un niveau supĂ©rieur, le prĂ©cĂ©dent doit ĂȘtre franchi selon le pourcentage fixĂ© ĂS AUX RE DâACC , U D Ă C O PR QUALITĂ INDICES
RE S S VOIR F ICHE
N° 110
OUR C E
Collecte des preuves â C onstitution dâun dossier dĂ©crivant chaque rĂ©alisation par type de critĂšre avec preuves en annexe â E nvoi du dossier Ă LJE par e-mail info@lje.be ou par courrier â V Ă©rification, validation et accord de LJE par mail de retour.
CONSEILS Nâattendez pas lâobtention officielle dâun niveau pour entamer la procĂ©dure suivante.
BON Ă SAVOIR â I l appartient Ă la mini-entreprise de faire les recherches, solliciter les attestations, rĂ©aliser les copies, collecter les preuves nĂ©cessaires et photos pour rĂ©pondre aux diffĂ©rents critĂšres (voir dĂ©tail pour chaque critĂšre)â; exemples de preuvesâ: documents, photos, ticket de caisse. â I l est interdit dâutiliser le logo IQ ou de faire Ă©tat dâun niveau atteint avant rĂ©ception officielle de lâavis de validation dudit niveau â L a mini-entreprise se verra notifier lâoctroi ou le retrait de son IQ par mail ainsi que le certificat dâobtention du niveau par le secrĂ©tariat de LJE.
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ADMINISTRATEUR DĂLĂGUĂ
INDICES QUALITĂ (IQ) CRITĂRES DâĂVALUATION PAR NIVEAU NIVEAU 1
NIVEAU 2
REMPLIR 7 CRITĂRES
REMPLIR AU MINIMUM 7 CRITĂRES SUR LES 8
1
CrĂ©er une carte dâidentitĂ© pour la mini + organigramme
RĂ©pondre aux critĂšres de lâIQ 1
2
Enregistrer la Mini-Entreprise ainsi que les jeunes sur la plateforme LJE (www.lje.be), envoi des autorisations et paiement des frais dâassurance
1
L ancer une publicité (moyen quelconque de promotion)
3
Rechercher activement des souscripteurs au capital
2
Organiser un Ă©vĂ©nement suscitant la motivation de lâĂ©quipe
4
Mettre en place les outils dâune bonne gestion financiĂšre
3
Participer à 2 ventes supplémentaires
5
Joindre lâĂ©tude de marchĂ© initiale, justifier tout changement
4
Actualiser le seuil de rentabilité et le prix de revient
6
RĂ©diger un rapport pour la 1Ăšre AG
5
Eviter les amendes
7
Avoir participé à 1 vente
6
Participer aux séminaires organisés par LJE, minimum 4 participants
7
RĂ©diger des procĂšs-verbaux
8
Payer lâONSS, prĂ©compte et TVA
NIVEAU 3 REMPLIR AU MINIMUM 9 CRITĂRES SUR LES 12 RĂ©pondre aux critĂšres de lâIQ2 1
Utiliser un mĂ©dia pour promotion (pas journal scolaireâ!)
2
Créer une page ou un site Internet
3
Participation au concours 3â pour convaincre
4
Participer au congrĂšs
5
Trouver «4» lieux de vente (autres que ceux de lâASBL LJE)
6
Organiser un 2Ăšme Ă©vĂ©nement suscitant la motivation de lâĂ©quipe
7
Entreprendre une dĂ©marche internationale (congrĂšs, vente, partenariat, EWBâŠ)
8
Avoir 80% des jeunes de la mini prĂ©sents durant lâannĂ©e
9
Actualiser seuil de rentabilité et le prix de revient
10
Parité homme / femme dans le comité de direction
11
Avoir menĂ© une collaboration avec une mini-entreprise issue dâune Ă©cole diffĂ©rente. Moyen de preuveâ: invitations + photos. PrĂ©ciser le type de collaboration (date, attestation du conseiller prĂ©sent Ă lâĂ©vĂ©nement).
12
Avoir consultĂ© un professionnel du monde de lâentreprise (un commercial, un responsable technique, un responsable de management, un financier⊠Moyen de preuveâ: carte de visite, compte-rendu sur la rencontre, photo(s)âŠ
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ADMINISTRATEUR DĂLĂGUĂ
DĂVELOPPEMENT DURABLE Devenez des entrepreneurs responsablesâ!
DĂFINITION Mode de dĂ©veloppement qui permet aux populations actuelles de subvenir Ă tous leurs besoins fondamentaux sans empĂȘcher les gĂ©nĂ©rations futures de pouvoir rĂ©pondre aux leurs.
Si on lâa en tĂȘte, il est possible de rĂ©flĂ©chir chacun de nos gestes ou de nos choixâ:
Le dĂ©veloppement durable cherche Ă prendre en compte simultanĂ©ment lâĂ©quitĂ© sociale (1), lâefficacitĂ© Ă©conomique (2) et la qualitĂ© environnementale (3).
P ermet-il Ă dâautres humains de vivre dignement ?
1
2
3
Assurer une gestion saine et durable, sans prĂ©judice pour la planĂšte et lâHommeâ; â Satisfaire les besoins essentiels de lâhumanitĂ© en logement, alimentation, santĂ© et Ă©ducation, en rĂ©duisant les inĂ©galitĂ©s entre les individus, dans le respect de leurs culturesâ; â PrĂ©server les ressources naturelles Ă long terme, en maintenant les grands Ă©quilibres Ă©cologiques et en limitant des impacts environnementaux.
G aspille-t-il des ressources de lâenvironnement ?
POUR QUI ? Tout le mondeâ! Les Ă©lus, les industriels, les agriculteurs, les banquiers... et tous les citoyens. Chacun Ă son niveau doit faire de son mieux pour contribuer Ă un dĂ©veloppement plus durable. Un jeune (entrepreneur) aussi, alors ? Oui, le schĂ©ma au dĂ©veloppement durable nâest pas quâun dessin. On est tous dedansâ!
P ousse-t-il les gens Ă trop consommer par rapport Ă leurs vrais besoins ? PAR EXEMPLE, si tu achĂštes des baskets fabriquĂ©es au Vietnam, lâĂ©nergie quâil faut pour les importer en Europe a un impact sur lâenvironnement, et ton achat peut influencer les conditions de vie des ouvriers qui les ont fabriquĂ©es. MENT ER ĂGALE CONSULT
F ICHE NS°O0C9IALE
IE ĂCONOMLIDAIRE & SO
Tous nos gestes, mĂȘme Ă petite Ă©chelle, ont un impact sur lâensemble de la planĂšteâ! Bonne nouvelle, nous pouvons changer çaâ! EXEMPLEâ: une mini-entreprise vend des tee-shirts en coton biologique Ă©quitable, imprimĂ©s Ă base dâencre Ă eau.
ĂQUITABLE DONC PERMET Ă DES PERSONNES DU SUD DE VIVRE DIGNEMENT DE LEUR TRAVAIL
COTON BIOLOGIQUE ET ENCRE Ă EAUâ: MOINS DE POLLUTION DANS LA PRODUCTION DU PRODUIT
PERMET DE DĂVELOPPER UNE ACTIVITĂ ĂCONOMIQUE VALORISANT DES PRODUITS ĂTHIQUES
BUT Il en existe diffĂ©rents mais tous sont complĂ©mentaires â M ettre en valeur les rĂ©percussions positives que la mini-entreprise peut avoir pour la sociĂ©tĂ© en gĂ©nĂ©ral â D Ă©velopper un potentiel de diffĂ©renciation du produit et/ou service par rapport Ă la concurrence et attirer une nouvelle clientĂšle sensible Ă une dĂ©marche responsable â S aisir lâopportunitĂ© dâĂȘtre innovant: apporter une rĂ©ponse inĂ©dite Ă un besoin issu des enjeux de dĂ©veloppement durable â P ersonnaliser le projetâ: il reflĂšte les valeurs et stimule la motivation de la mini-entreprise.
QUAND ? 1
Lors du brainstorming et lorsque la question de lâactivitĂ© est abordĂ©eâ: quelles sont lâĂ©thique et les valeurs vĂ©hiculĂ©es par la mini-entreprise ?
2
Lors de lâĂ©tude technique et la recherche de fournisseursâ: quels critĂšres de dĂ©veloppement durable et dâĂ©colabel prendre en compte dans les stratĂ©gies ?
3
Tout au long du projet, en remettant en question les choix et modes de fonctionnement conventionnels pour faire Ă©voluer le projet continuellement.
4
Lors de la constitution des dossiers «âindices-qualitĂ©â».
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ADMINISTRATEUR DĂLĂGUĂ
DĂVELOPPEMENT DURABLE COMMENT ? â I L EXISTE DEUX PORTES DâENTRĂES POUVANT ĂTRE FRANCHIES INDĂPENDAMMENT, ET DONT LA COMPLĂMENTARITĂ FAIT LA FORCEâ: â En amont du projet de la mini-entreprise. Lorsque la dimension durable est abordĂ©e dĂšs la naissance de lâidĂ©e du projet, celle-ci nâen est que mieux intĂ©grĂ©e. DĂšs le dĂ©but du projet, choisir un produit ou un service dont le core-business est par essence durable (aspect social et/ou environnemental). EXEMPLESâ: â RĂ©cupĂ©ration de papiers comme matiĂšre premiĂšre pour la fabrication dâallumefeux et utilisation dâune colle naturelle pour aider Ă leur compactage â Fabrication de produits nettoyant multiusage Ă partir de produits naturels â CrĂ©ation de cosmĂ©tiques Ă partir de produits bio
Fabrication dâun chargeur solaire pour lecteur MP3 et IPhone â Dans la gestion du projet de la minientreprise. Pour rĂ©pondre aux enjeux du DD, des choix peuvent ĂȘtre faits au niveau de la gestion quotidienne de la mini-entreprise, notamment en visant une dĂ©marche responsableâ: veiller Ă la provenance des produits et de leurs conditions de production, rĂ©flĂ©chir Ă la consommation Ă©nergĂ©tique, minimiser la quantitĂ© de dĂ©chets gĂ©nĂ©rĂ©e par la mini-entreprise... MĂȘme avec des amĂ©liorations minimes, lâimportant est de lancer la dĂ©marche par un aspect qui motive lâĂ©quipe, qui a du sens par rapport Ă lâactivitĂ© de la mini et de sâamĂ©liorer de maniĂšre continue. EXEMPLESâ: â Opter pour lâachat de matiĂšres premiĂšres au niveau local plutĂŽt quâen provenance dâun pays qui nĂ©cessite le transport en avion â Opter pour un produit rĂ©alisĂ© dans un pays oĂč lâon sait que la main dâĆuvre nâest pas exploitĂ©e.
Collaborer avec un centre de tri pour soit recycler les chutes, les excĂ©dents de matiĂšres utilisĂ©es pour la rĂ©alisation dâun produit ,soit trouver un sous-produit/ une utilitĂ© Ă partir de ces «âdĂ©chetsâ». â La certification via les Ecolabelsâ: au mĂȘme titre que la finalitĂ© sociale, ces certifications sont de belles opportunitĂ©s pour mettre les efforts de dĂ©veloppement durable en valeur, de maniĂšre objective, face au jury. OĂ SE PLACENT LES GRANDES ĂTAPES DE DĂCISIONS CLĂS DU DD SUR LE PARCOURS DE VOTRE MINI ? ĂSâ RE DâACC PROCĂDU ABELS, L AUX ECO
VOIR F ICHE
RE S S OUR C E
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R VOIR F ICHE
E S S OUR C E
N° c1o3tip9s.be
www.e
ĂTAPES CLĂS
CHOIX
FICHES
CHOIX FINALITĂ
GESTION DE LA CERTIFICATIONS CHOIX ACTIVITĂ MINI-ENTREPRISE
FINALITĂ SOCIALE
S UIVI COMPLET OU PARTIEL DES CONSEILS ECOTIPS
P RODUIT / FINALITĂ CLASSIQUE SERVICE DURABLE F INALITĂ ARTISTIQUE
P RODUIT / SERVICE CLASSIQUE
FICHES GĂNĂRALES
F ICHES RESSOURCES ECOLABELS
DD ET EES
MINI-ENTREPRISE DâECONOMIE SOCIALE ECOLABEL
GESTION SANS SUIVI ECOLABEL + DD PARTICULIER A UCUN LABEL F ICHES RESSOURCES F ICHES RESSOURCES ECOLABELS ET ECOLABELS ECOTIPS
EXEMPLES DE PARCOURS POSSIBLESâ: FinalitĂ© sociale
produit durable
suivi Ecotips
obtention Ă©colabel + DD et valorisation du statut dâĂ©conomie sociale
Finalité classique
produit durable
suivi Ecotips
obtention de lâEcolabel
Finalité classique
produit non durable
non suivi Ecotips
aucun label
Finalité classique
produit durable
non suivi Ecotips
obtention de lâEcolabel
DĂPARTEMENT RHC COMMUNICATION INTERNE DĂFINITION La communication interne regroupe lâensemble des actions de communication au sein dâune entreprise ou organisation Ă destination de ses salariĂ©s. La communication interne sâinspire de plus en plus souvent des techniques de communication marketing et publicitaire, le but Ă©tant de «âvendreâ» aux salariĂ©s les objectifs et stratĂ©gies de la direction.
QUAND ? â A u quotidien, au travers des Ă©changes opĂ©rationnels â Ă moyen terme, par exemple sur lâorganisation et les prioritĂ©s Ă venir du dĂ©partement â Ă long terme, sur la stratĂ©gie globale de lâentreprise
COMMENT ? â Communication verticale, descendante et montante, afin de permettre aux collaborateurs de sâexprimer auprĂšs de la hiĂ©rarchie et vice et versa â Communication horizontale entre collaborateurs au sein dâun ou plusieurs dĂ©partements Tous les canaux de communication interne peuvent ĂȘtre explorĂ©sâ: rĂ©union, lettre dâinformation, intranet, blog, entretien individuel, conversation informelle.
BON Ă SAVOIR La communication est Ă la base de toute stratĂ©gie motivationnelleâ!
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DĂPARTEMENT RHC
COMPTE-RENDU DES RĂUNIONS DĂFINITION
QUAND ?
BON Ă SAVOIR
Acte Ă©crit (approuvĂ© et signĂ©, sâil sâagit dâun PV), retranscrivant officiellement les propos tenus au cours dâune sĂ©ance, dâune assemblĂ©e, dâune rĂ©union.
A établir pour chaque réunion organisée.
Les interventions individuelles nây sont rapportĂ©es que sur demande expresse.
BUT
Il est rédigé par le département RHC (ou une personne désignée à cet effet)
T Ă©moigner fidĂšlement des dĂ©bats et dĂ©cisions, et de servir de rĂ©fĂ©rence, voire dâarchive â I nformer ou (re)prĂ©ciser lâĂ©tat dâavancement du projetâ: «âqui - fait quoi - pour quand ?â».
COMMENT ? â Il comprend : â La date et lâheure de dĂ©but et de fin de la rĂ©union â Lâordre du jour (affichĂ©, communiquĂ© au prĂ©alable ou distribuĂ© par lâAdministrateur dĂ©lĂ©guĂ©)
CONSEILS â Ă communiquer au plus vite, Ă tous les membres du groupe et au conseiller â Ă publier sur internet via Google, Facebook,⊠de maniĂšre Ă le partager facilement avec les membres et Ă le rendre accessible Ă tout moment.
Les décisions prises et les personnes désignées pour certaines tùches.
S DE CO EXEMPLE
MPTE-RE
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NDU,
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DĂPARTEMENT RHC
TEAMBUILDING (ACTIVITĂS DE) DĂFINITION
COMMENT ?
ECOTIPS 229 (CD ROM)
Ensemble des activitĂ©s ludiques propices Ă la cohĂ©sion dâun groupe et donc Ă lâamĂ©lioration de ses performances.
DiffĂ©rents types dâactivitĂ©s de teambuilding existent. Certaines sont simples Ă rĂ©aliser, dâautres nĂ©cessitent des moyens financiers et humains plus consĂ©quents.
Pourquoi pas organiser un Ă©vĂšnement ZĂ©ro DĂ©chet ou Carboneutre ou Ăcoresponsable ?
BUT â Apprendre Ă mieux se connaĂźtre â F avoriser la motivation de groupe â C rĂ©er une bonne cohĂ©sion, entente, Ă©nergie de groupe â S usciter un bon esprit dâĂ©quipe â R Ă©vĂ©ler les compĂ©tences de chacun en vue dâatteindre les objectifs fixĂ©s par la mini-entreprise.
QUAND ? â Au dĂ©marrage de la mini-entreprise â En cours dâannĂ©e.
Un dĂ©briefing de lâactivitĂ© et de ce quâelle a pu rĂ©vĂ©ler est primordial. Il permettra notamment dâassainir les tensions, Ă chacun de sâexprimer de maniĂšre dĂ©tendue, de repĂ©rer les capacitĂ©s de lâun ou lâautre pour la prise de fonction au sein de lâorganigramme.
CONSEILS
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ILDING,
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Il est nĂ©cessaire de fixer au prĂ©alable les objectifs Ă atteindre (par exempleâ: crĂ©er une cohĂ©sion de groupe, relancer la motivation de la mini-entreprise, rĂ©vĂ©ler les compĂ©tences de chacunâŠ), puis seulement dâenvisager lâactivitĂ© de teambuilding la plus appropriĂ©e par rapport au but recherchĂ©.
VOIR F ICHE
LâidĂ©al Ă©tant que tout le groupe soit prĂ©sent,â il convient dâutiliser un outil de planification (type doodle.com) pour fixer la date de lâactivitĂ©.
R VOIR F ICHE
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N° c1o3tip9s.be
www.e
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DĂPARTEMENT RHC
RĂSEAUX ET MĂDIAS SOCIAUX DĂFINITIONS
BUT
RĂSEAUX SOCIAUXâ: communautĂ©s dâindividus ou dâorganisations en relation directe ou indirecte, rassemblĂ©es en fonction de centres dâintĂ©rĂȘts communs, comme par exemple les goĂ»ts musicaux, les passions ou encore la vie professionnelle. Sur Internet, de nombreux sites sont Ă la source de la crĂ©ation de ces rĂ©seaux.
Permettre de communiquer en interne (actionnaires, professionnels,âŠ) et en externe (se faire (re)connaĂźtre vis-Ă -vis de lâextĂ©rieur).
MĂDIAS SOCIAUXâ: ensemble des sites internet permettant une mise en contact entre individus partageant des intĂ©rĂȘts sociaux et/ou professionnels communs. Ces media fournissent Ă leurs membres des outils et interfaces dâinteractions, de prĂ©sentation et de communication.
T out au long de lâactivitĂ© de la mini-entreprise.
QUAND ? â DĂšs que le nom de la mini-entreprise est connu
COMMENT ? Le responsable TIC (Technologies de lâInformation de Communication) se charge de la mise Ă jour des informations Ă©manant des dĂ©partements RHC et Commercial. â EN COMMUNICATION EXTERNEâ: â C rĂ©ation dâune page publique â Envoi dâinvitation Ă se connecter Ă un maximum de personnes â Alimentation rĂ©guliĂšre et attractive des pages de la communautĂ©
EN COMMUNICATION INTERNEâ: â CrĂ©ation dâun groupe privĂ© via le menu «âGroupesâ» du profil â Envoi dâinvitation Ă se connecter Ă tous les membres, au conseiller et au coordinateur â Alimentation rĂ©guliĂšre des pages du groupe. â EXEMPLES DE RĂSEAUX SOCIAUXâ:
FacebookÂź TwitterÂź LinkedInÂź YoutubeÂź FoursquareÂź âŠ
L JE A ĂGALEMENT SES RĂSEAUX SOCIAUX, DĂVELOPPEZ VOTRE NOTORIĂTĂ Ă TRAVERS EUXâ:
FacebookÂź (Groupe + Page) TwitterÂź LinkedInÂź YoutubeÂź
RESPONSABLE (N)TIC Il est amenĂ© Ă gĂ©rer les techniques utilisĂ©es au sein de lâentreprise dans le traitement et la transmission des informations, principalement de lâinformatique, de lâInternet et des tĂ©lĂ©communications. DANS LE CONTEXTE DES MINI-ENTREPRISES, il nâest pas rare de voir le responsable TIC mettre ses connaissances au service de la crĂ©ation dâun groupe/dâune page sur les rĂ©seaux sociaux, dâun support visuel, tel PowerPoint ou PreziâŠ
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DĂPARTEMENT RHC
SITE WEB DĂFINITION Ensemble de documents structurĂ©s, nommĂ©s «âpages webâ» stockĂ©s (hĂ©bergĂ©s) sur un ordinateur (serveur) connectĂ© au rĂ©seau mondial (Internet). Une page web contient essentiellement du texte, et est souvent enrichie dâimages, de sons, de vidĂ©os et de liens vers dâautres pages web.
BUT Les objectifs peuvent ĂȘtre multiples : â S e faire connaĂźtre et/ou faire connaĂźtre ses compĂ©tences
P rĂ©senter lâactivitĂ© de son entreprise â AmĂ©liorer son image de marque et sa notoriĂ©tĂ© â Diffuser des conseils ou proposer des services â Diffuser des informations sur ses produits â ConquĂ©rir de nouveaux clients et marchĂ©s â Vendre ses produits en ligne â âŠ
QUAND ? DÚs que les stratégies de votre mini-entreprise ont été établies.
COMMENT ? â SĂ©lection de la personne en charge de lâĂ©laboration du site (en interne (TIC) ou en externe) â DĂ©finition du graphisme et du contenu du futur site (avec les dĂ©partements RHC et Commercial) â RĂ©alisation de tests de fonctionnement du site.
CONSEILS â L âachat dâun nom de domaine permet dâĂ©viter une adresse web trop longue â L a crĂ©ation dâun site est aussi importante que la mise Ă jour des informations qui y figurent â L a rĂšgle des 3 clics reste dâapplication (accĂšs rapide Ă lâinformation)
BON Ă SAVOIR â Il existe des hĂ©bergeurs gratuits, de mĂȘme que des outils de crĂ©ation de site (avec version mobile pour Smartphones et tablettes (exempleâ: weebly) â Les mini-entreprises qui ont leur site internet rĂ©fĂ©rencĂ© sur www.lje.be participent automatiquement au concours du meilleur site internet. â Un jury spĂ©cialement constituĂ© de professionnels dĂ©terminera les trois meilleurs sites.
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ENTERPRISE WITHOUT BORDERS DĂFINITION Programme qui propose une mise en rĂ©seau des mini-entreprises europĂ©ennes afin de leur permettre de rĂ©aliser des partenariats de tout type (joint-venture) tels : Ă©change dâinformations, de conseils, dâidĂ©es sur les projets respectifs, rencontre dâune minientreprise partenaire, Ă©change ou import/ export de produits /services/matiĂšres premiĂšresâŠ
BUT Appréhender les notions propres au commerce international dans un environnement socio-économique différent.
DĂPARTEMENT RHC
WWW.EWB.JA-YE.ORG
QUAND ? â D Ăšs que le nom de la mini-entreprise est connu â D e prĂ©fĂ©rence avant fin janvier (laps de temps nĂ©cessaire Ă la concrĂ©tisation dâun partenariat).
COMMENT ? â En guise de facilitateur dâĂ©changes et de visibilitĂ©, la plateforme www.ewb.ja-ye.org est dĂ©diĂ©e Ă toutes les mini-entreprises â Chaque mini-entreprise peut sây enregistrer â Une fois inscrite, chaque mini-entreprise dispose dâune messagerie accessible via son compte EwB â La communication se fait en anglais (langue du commerce international) ou dans une langue commune vĂ©hiculĂ©e au sein des deux Ă©quipes.
CONSEILS â I l est prĂ©fĂ©rable de choisir une mini-entreprise partenaire en fonction dâaffinitĂ©s ou objectifs communsâ: produit similaire ou complĂ©mentaire, dĂ©couverte culturelle, voyage scolaire, prix des matiĂšres premiĂšres⊠â U ne fois prĂ©inscrit (login et mot de passe), il est nĂ©cessaire de complĂ©ter rapidement la deuxiĂšme partie de lâenregistrement afin de cumuler un maximum de points et devenir Ă©ligible au concours EwB (voir aussi fiche Indices QualitĂ©) â I l est plus simple dâĂ©lire un(e) responsable des relations internationales au sein du dĂ©partement RHC. Disposant de notions de base en anglais, il/elle assure la promotion de la mini-entreprise sur le site et communique sur les demandes et offres de partenariats. R PROCĂDU
RIPTION E DâINSC
VOIR F ICHE
,
RE S S OUR C E
N° 116
BON Ă SAVOIR â L es mini-entreprises participantes dĂ©pendent dâorganisations-membres de Junior Achievement (JA-YE), comme LJE, situĂ©es en Europe, en Afrique et aux USA (voir liste complĂšte sur la page dâaccueil) â L a compĂ©tition EwB rĂ©compense le meilleur partenariat lors de la finale europĂ©enne de la Mini-Entreprise de lâannĂ©e â P our toute question, sâadresser Ă Fabienne au 02 245 13 80â ou Ă fabienne@lje.be
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DĂPARTEMENT RHC
REGISTRE DES ACTIONNAIRES DĂFINITION Document lĂ©gal dans lequel sont reprises toutes les donnĂ©es concernant les actionnaires de lâentreprise (noms, prĂ©noms, adresses) ainsi que leur signature. Celui-ci doit ĂȘtre disponible lors des AssemblĂ©es GĂ©nĂ©rales.
BUT â S avoir qui est actionnaire dâune entreprise â L e/la tenir informĂ©/e Ă propos de lâĂ©volution et la gestion de lâentreprise (convocation, rĂ©sultat, changement, envoi dâun rapport de gestionâŠ)
QUAND ?
CONSEILS
D Ús la clÎture de la vente des actions, édition et vérification du registre
I l est nĂ©cessaire dâutiliser le fichier fourni par LJE et de veiller Ă sa mise Ă jour
L ors de chaque assemblée, signature du registre
I l est important dâavoir toutes les coordonnĂ©es complĂštes de tous les actionnaires, notamment en prĂ©vision du remboursement des actions.
A vant la fin novembre, envoi du registre Ă LJE â U ne semaine avant lâAG de ClĂŽture, vĂ©rification et envoi des modifications du registre Ă LJE.
COMMENT ? â E n rĂ©cupĂ©rant tous les coupons des reçus dâaction â E n encodant toutes les coordonnĂ©es des actionnaires dans le fichier prĂ©vu (CD Rom/ Applications comptables/ Application RHC/ Registre des actionnaires) EXEMPLE
TR E , DE REGIS
RE VOIR F ICHE
S S OUR C E
N° 117
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DĂPARTEMENT RHC
CONVOCATION DES ACTIONNAIRES DĂFINITION
QUAND ?
Invitation officielle envoyĂ©e aux actionnaires dâune entreprise les informant de la date, de lâheure, du lieu et de lâordre du jour de leur assemblĂ©e gĂ©nĂ©rale.
2 Ă 3 semaines avant lâAssemblĂ©e
BUT â P ermettre aux actionnaires dâĂȘtre tenus au courant des dĂ©cisions et dispositions prises par le conseil dâadministration dâune entreprise â P ermettre aux actionnaires de voter les mesures, dispositions et comptes annuels.
COMMENT ? â R echerche du lieu oĂč se dĂ©roulera lâAssemblĂ©e GĂ©nĂ©rale (Ă voir avec le coordinateur) â Mise Ă jour du registre dâactionnaires â D Ă©finition de lâordre du jour de lâAssemblĂ©e GĂ©nĂ©rale â RĂ©daction de la lettre de convocation â E nvoi des convocations aux actionnaires, par lettre ou email.
OCATION DE CONV TIVE, U EXEMPLE IT T CONS POUR AG
VOIR F ICHE
RE S S OUR C E
N° 118
OCATION DE CONV U RE , EXEMPLE DE CLĂT POUR AG
VOIR F ICHE
RE S S OUR C E
N° 119
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DĂPARTEMENT RHC
REGISTRE DES PRĂSENCES DĂFINITION
QUAND ?
Document dans lequel sont repris les prĂ©sences et absences des membres du personnel dâune entreprise sur le lieu de travail, lors des rĂ©unions ou dâassemblĂ©es.
Lors de chaque réunion ou activité de la mini-entreprise.
DANS LE CONTEXTE DE LA MINI-ENTREPRISE
Sur base des comptes rendus des rĂ©unions, lâon indiquera, dans les colonnes adĂ©quates, les prĂ©sences de chaque membre de la minientreprise ainsi que la durĂ©e de la prĂ©sence.
T oute participation Ă une activitĂ© de la mini-entreprise dâun ou plusieurs membres doit faire lâobjet dâune mention dâau minimum une heure de prestation dans le registre
CONSEILS
L e registre de prĂ©sence fait foi en matiĂšre dâassurance (jeunes et conseillers).
Ce registre permet notamment Ă LJE de vĂ©rifier si le membre a participĂ© Ă au moins 2/3 des rĂ©unions (condition requise pour lâobtention du Certificat du Jeune Entrepreneur).
BUT
COMMENT ?
BON Ă SAVOIR â U n membre absent Ă plus de trois rĂ©unions consĂ©cutives peut ĂȘtre considĂ©rĂ© comme jeune entrepreneur dĂ©missionnaire par le conseil dâadministration
A noter également, la présence du(des) conseiller(s).
Permettre dâĂ©tablir le calcul des salaires des travailleurs. T R Eâ DE REGIS EXEMPLE ENCE, DE PRĂS
VOIR F ICHE
RE S S OUR C E
N° 120
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DĂPARTEMENT RHC
SALAIRES DĂFINITION
QUAND ?
COMMENT ?
Somme dâargent versĂ©e Ă un salariĂ© en contrepartie de son travail.
P our le 20 janvier (présences de septembre à décembre)
U tilisation de lâapplication RHC du CD ROM fourni par LJE
BUT
P our le 20 mars (présences des mois de janvier et février)
M ise à jour du registre des présences (voir fiche n°33)
Permettre à tout travailleur de financer ses activités et obligations privées.
Ă la clĂŽture de la mini-entreprise pour tous les autres mois.
R espect du barĂšme de salaires minimum (2,50 âŹ/h pour les heures de production et les employĂ©sâ; 3,00 âŹ/h pour les directeurs et AD)
Lâ DE CALCU EXEMPLE , E IR DE SAL A
VOIR F ICHE
RE S S OUR C E
N° 120
BON Ă SAVOIR â I l y a obligation de comptabiliser au moins une heure de travail rĂ©munĂ©rĂ© par semaine pour tout jeune actif dans la mini-entreprise, sauf sâil nây a eu aucune activitĂ© ou si le membre nâa pas travaillĂ© pour la mini-entreprise â L es taux de cotisation ONSS applicables dans les mini-entreprises sont calquĂ©s sur ceux en vigueur dans de nombreuses entreprisesâ: 13,07% du brut pour le travailleurâ; 40% pour lâemployeur â D ans le calcul du prĂ©compte professionnel, on applique un taux adaptĂ© aux mini-entreprisesâ: 20%. â l es paiements sâeffectuent en mĂȘme temps que le calcul, de prĂ©fĂ©rence via compte bancaire â l es salaires nets qui nâont pas Ă©tĂ© versĂ©s aux jeunes entrepreneurs exclus de la mini-entreprise ou dĂ©missionnaires restent acquis Ă la mini-entreprise â dans les entreprises rĂ©elles, les salaires
nets doivent ĂȘtre payĂ©s pour une date fixĂ©e dans une convention collective de travail, un rĂšglement de travail ou, Ă dĂ©faut, pour le 4e jour ouvrable qui suit la pĂ©riode de travail. Les mini-entreprises qui le souhaitent, peuvent Ă©tablir une convention collective dans laquelle seront reprises les dates de paiement des salaires â QUELQUES TERMESâ: â SĂCURITĂ SOCIALE Toute personne qui travaille en Belgique est soit salariĂ©e du secteur privĂ©, salariĂ©e du secteur public (statut de fonctionnaire), soit indĂ©pendante. Elle bĂ©nĂ©ficie dâune sĂ©curitĂ© sociale, sur le principe de lâassurance et de la solidaritĂ©, alimentĂ© par les cotisations des travailleurs et des employeurs. â O NSSâ (OFFICE NATIONAL DE SECURITE SOCIALE) LâONSS perçoit et gĂšre les cotisations sociales patronales et personnelles par lesquelles il finance les diffĂ©rentes
branches de la sĂ©curitĂ© sociale. Il rĂ©colte et distribue les donnĂ©es de base administratives Ă lâusage des autres institutions de sĂ©curitĂ© sociale â PRĂCOMPTE PROFESSIONNEL Paiement anticipĂ© des impĂŽts des personnes physiques. Il se calcule sur base du salaire imposable.
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DĂPARTEMENT RHC
DĂCLARATIONS ONSS ET PRĂCOMPTE PROFESSIONNEL DĂFINITION Documents Ă©tablis pĂ©riodiquement qui permettent de communiquer Ă lâEtat les montants (et calculs) dâONSS et PrĂ©compte Professionnel dus.
BUT Permettre Ă lâEtat de connaĂźtre les sommes dues par les entreprises en ONSS et PrĂ©compte Professionnel.
QUAND ? â P our le 20 janvier (mois de septembre Ă dĂ©cembre) â P our le 20 mars (mois de janvier et fĂ©vrier) â Ă la clĂŽture de la mini-entreprise (pour tous les autres mois).
COMMENT ? â C alcul des salaires Ă lâaide de lâapplication RHC du CD ROM â R echerche du tableau des dĂ©clarations dans cette mĂȘme application â S ur le site www.lje.be, rubrique «âMiniEntrepriseâ» => «âDĂ©claration Ă lâONSSâ» ou «âPrĂ©compte Professionnelâ», il convient de complĂ©ter les zones nĂ©cessaires et dâenvoyer le formulaire.
BON Ă SAVOIR â P our tout envoi tardif ou absence de dĂ©claration, LJE peut infliger une amende de minimum 10,00⏠â D ans les entreprises rĂ©elles, les choses se passent diffĂ©remmentâ: â S auf exception et selon la taille de lâentreprise, le prĂ©compte professionnel doit ĂȘtre payĂ© pour le 15 du mois ou du trimestre qui suit â LâONSS doit ĂȘtre payĂ© pour le dernier jour du mois qui suit le trimestreâ; certaines entreprises doivent Ă©galement payer des provisions pour le 5 de chaque mois.
IONSâ ĂCL AR AT D E D E L E X EM P PP, ONSS ET
VOIR F ICHE
RE S S OUR C E
122 N° 121 & N°
N°compte LJEâ: 210-0439013-43â IBANâ: BE66 2100 4390 1343
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DĂPARTEMENT FINANCIER
LA CAISSE DĂFINITION â CAISSEâ: espĂšces que lâentreprise dĂ©tient. â FONDS DE CAISSEâ: liquiditĂ© permettant de rendre la monnaie Ă lâacheteur lors dâune vente de produits/services. â GESTION DE LA CAISSEâ: comptabilitĂ© en partie simple permettant lâenregistrement des entrĂ©es et sorties dâargent rĂ©alisĂ©es dans lâinstant.
V ENTES SPĂCIFIQUES (MARCHĂ DE NOĂL, VENTE Ă LâĂCOLE âŠ)
BUT VĂ©rifier, en un regard, la nature des flux de la caisse et donc Ă©viter les pertes, les abus ou les vols Ă©ventuels.
QUAND ? 1
DÚs le démarrage de la mini-entreprise
2
Ă chaque entrĂ©e ou sortie dâargent, quel que soit le montant
COMMENT ? Ecriture de tous les mouvements dâargent dans un carnet ou sur les feuilles fournies sur le CD ROM (en PDF). Les colonnes Ă remplir portent les intitulĂ©s suivantâ: â VENTES GĂNĂRALES
Date de la vente Type de mouvement (ce que câest) Colonne + (entrĂ©e dâargent) Colonne - (sortie dâargent).
D ate de la vente â Montant du fonds de caisse â Liste des ventes avec type de produit, nom du vendeur, nombre de produit(s), total des entrĂ©es dâargent â DĂ©penses Ă©ventuelles dans le cadre de la prĂ©paration de cette vente â VĂ©rification du solde de la caisse (fond de caisse + ventes - dĂ©penses) â Report du montant dans le livre de caisse gĂ©nĂ©ral. Pour toute entrĂ©e dâargent, remise dâun reçu dont on garde copie.
LIVRE CA
Ă ISSE GĂN
R VOIR F ICHE
R AL ,
E S S OUR C E
N° 125
E CAISSE FEUILLE D PĂCIALE, NTE S P O UR VE
VOIR F ICHE
RE S S OUR C E
N° 126
CONSEILS Il est prĂ©fĂ©rable de dĂ©lĂ©guer la responsabilitĂ© de la caisse Ă une seule et mĂȘme personne. Il/elle vĂ©rifiera rĂ©guliĂšrement si le montant rĂ©el et les mouvements notifiĂ©s correspondent. Mieux vaut privilĂ©gier lâusage du compte bancaire de la mini. Trop dâargent en caisse = risque de perte consĂ©quente en cas dâoubli ou de vol de la caisse. Toute sortie dâargent fera lâobjet dâune facture, note de frais ou dâun reçu signĂ©.
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DĂPARTEMENT FINANCIER
LE COMPTE BANCAIRE DĂFINITION Compte crĂ©Ă© et tenu par une banque afin de donner la possibilitĂ© Ă chacun dâeffectuer des opĂ©rations de dĂ©pĂŽt et de retrait dâargent, dâĂ©pargner, de rĂ©aliser des paiements, des placements...
BUT Eviter les pertes dâargent et mettre les liquiditĂ©s de lâentreprise en sĂ©curitĂ©. Permettre de retracer les mouvements financiers au sein dâune entreprise.
DANS LE CONTEXTE DE LA MINI-ENTREPRISE â VIA LE COMPTE BANCAIRE, IL EST UNIQUEMENT POSSIBLE DEâ: â DĂ©poser de lâargent â Effectuer des paiements (achats, salaires, etc.) â Retirer de lâargent
QUAND ? 1
Ouverture du compte dÚs la création de la mini-entreprise (voir procédure)
2
Utilisation Ă tout momentâ: retraits et dĂ©pĂŽts dâargent, paiements (fournisseurs, salaires, etc.)
3
2
Uniquement par le mandataire qui a la charge de la carte bancaire en utilisant lâappareil «âCash Depositâ» de lâespace Self dâune agence BNP Paribas Fortis. 3
ClĂŽture du compte Ă la fin de la minientreprise
OUVERTURE DU COMPTE
Prise de rendez-vous par tĂ©lĂ©phone exclusivement au numĂ©ro central suivant de la BNP Paribas Fortisâ: 02/433 41 75, pour trois membres de votre groupe (appelĂ©s aussi mandataires). Mieux vaut prĂ©ciser lâobjet de la rencontre lors de lâappel. Les mandataires recevront une carte bancaire, un lecteur de carte et un contrat PC banking. Voir la procĂ©dure dâouverture dans le document explicatif du fonctionnement du compte bancaire.
RETRAITS DâARGENT â E n cas de retrait de moins de 125,00 âŹâ: le mandataire qui a la charge de la carte bancaire se rend dans un espace Self et effectue le retrait. Montant maximum du retrait par jourâ: 125,00 âŹ. Montant maximum du retrait par semaineâ: 250,00 âŹ
COMMENT ? 1
VERSEMENTS DâARGENT
E n cas de retrait de + de 125,00âŹâ: deux des trois mandataires passent Ă lâagence, munis de la carte bancaire, du numĂ©ro de compte de la mini et de leurs cartes dâidentitĂ©. 4
PAIEMENTS
Uniquement par le mandataire qui a la charge de la carte bancaire via le PC Banking en utilisant le lecteur de carte. Les
montants maximums des ordres en cas de retraits sâappliquent aussi aux paiements. 5
E XTRAITS DE COMPTEâ DEUX POSSIBILITĂS : â I nsĂ©rer la carte bancaire dans un appareil qui dĂ©livre les extraits de compte, gĂ©nĂ©ralement situĂ© dans lâespace Self dâune agence BNP PF. â I mprimer via PC Banking les extraits de compte
6
C LĂTURE DU COMPTE BANCAIREâ DEUX DES TROIS MANDATAIRES : â DĂ©posent la totalitĂ© de lâargent de la caisse â Veillent Ă ce que lâagence ait effectuĂ©/effectueâ: â Le paiement des salaires sur les comptes des jeunes entrepreneurs
Le paiement de la TVA, ONSS et PrĂ©compte professionnel sur le compte de LJE â Le paiement des achats non encore payĂ©s ou remboursĂ©s sur le compte des fournisseurs (ou des jeunes entrepreneurs) â Le transfert de la totalitĂ© du solde du compte de la mini-entreprise sur le compte de LJE.
CONSEILS Mieux vaut effectuer les versements le plus rapidement possible sur le compte de la mini-entreprise. La mise Ă jour de la comptabilitĂ© requiert lâimpression rĂ©guliĂšre des extraits de compte.
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DĂPARTEMENT FINANCIER
PRIX DE REVIENT ET SEUIL DE RENTABILITE PRIX DE REVIENT DĂFINITION
MARGE BENEFICIAIRE BRUTE DĂFINITION
Somme des coĂ»ts supportĂ©s pour la production et la distribution dâun bien ou dâun service.
DiffĂ©rence, HTVA, entre le prix de vente et le prix de revient de biens ou de services. Par extension, diffĂ©rence entre le chiffres dâaffaires et tous les coĂ»ts de revient au cours dâun exercice comptable.
IL TIENT COMPTE DES : â CoĂ»ts variablesâ: charges qui varient en fonction de la production ou de la vente (par exempleâ: matiĂšres premiĂšres, Ă©nergie, commissions aux vendeurs)â; â CoĂ»ts fixesâ: charges qui ne varient pas en fonction de la production ou de la vente (par exempleâ: amortissements, salaires du personnel administratif, loyers).
BUT Ăviter la vente Ă perte et adapter la stratĂ©gie marketing Ă la clientĂšle-cible.
COMMENT ? Se calcule en retranchant le prix de vente (HTVA) du coût de revient (HTVA).
SEUIL DE RENTABILITE DĂFINITION Niveau dâactivitĂ© minimum Ă partir duquel une entreprise devient rentable pour ellemĂȘme par ses Ă©conomies dâĂ©chelle, câest-Ă dire lorsquâelle cesse de perdre de lâargent sur cette activitĂ©. Il est exprimĂ© en chiffre dâaffaires et/ou nombre de produits.
BUT Savoir avec exactitude Ă partir de quel niveau de chiffre dâaffaires lâentreprise assure son Ă©quilibre financier.
QUAND ? â Avant de commencer toute production et mise sur le marchĂ© â Pendant lâactivitĂ© de la mini-entreprise et/ou lors du changement dâun des paramĂštres â Lors de la clĂŽture de la mini-entreprise afin de comparer prĂ©visionnel et rĂ©alisĂ©.
EXEMPLE
DE CALCU
R VOIR F ICHE
L,
E S S OUR C E
N° 127
COMMENT Le seuil de rentabilitĂ© est obtenu lorsque la marge entre le chiffre dâaffaires de lâentreprise et les coĂ»ts variables qui lui incombent devient supĂ©rieure Ă la somme des frais fixes immobilisĂ©s pour le produire.
ETAPES Ă SUIVRE
7
Calcul du seuil de rentabilité
BON Ă SAVOIR â Les coĂ»ts variables seront chiffrĂ©s unitairement alors que les coĂ»ts fixes forment un montant global Ă rĂ©partir selon les objectifs de vente tels que dĂ©finis dans lâĂ©tude de marchĂ©.
1
Prise de décision commune sur un objectif de vente (voir fiche n°44)
LE PRIX DE VENTE SERA FIXĂ DE MANIĂRE Ă CE QUEâ:
2
Calcul du taux de marge bénéficiaire
1
3
Calcul du taux de TVA applicable aux matiĂšres premiĂšres et au produit fini
Le prix de vente TVAC soit inférieur ou égal au prix maximum acceptable par le marché
2
4
Identification du prix des matiĂšres premiĂšres (HTVA) et des autres charges variables pour la production dâ1 unitĂ©
Le prix de vente HTVA soit supérieur au prix de revient en incluant une marge bénéficiaire suffisante (idéalement au minimum 20%).
5
Identification des charges fixes applicables Ă la mini-entreprise pour lâannĂ©e entiĂšre
6
Evaluation des prix de revient et de vente du produit
Toute autre situation est dangereuse et malsaine pour la mini-entreprise.
39
DĂPARTEMENT FINANCIER
TVA (TAXE SUR LA VALEUR AJOUTĂE) DĂFINITION La TVA est un impĂŽt sur les biens et les services qui est supportĂ© par le consommateur finalâ; il est perçu par Ă©tapes successives, Ă savoir Ă chaque Ă©tape dans le processus de production et de distribution.
BUT La TVA, en tant que recette du budget gĂ©nĂ©ral de lâĂtat, contribue au financement de la collectivitĂ©.
DANS LE CONTEXTE DE LA MINI-ENTREPRISE Cette contribution prend la forme dâune participation financiĂšre quasi-totale de LJE dans les activitĂ©s proposĂ©es Ă la communautĂ© des mini-entreprises telles le CongrĂšs, les RDV dâexperts, les sĂ©minaires de formation, lâorganisation de concours, de ventes gĂ©nĂ©ralesâŠ
et 2 (appareils mĂ©nagers Ă©lectriques, parfumerieâŠ).
COMMENT ? 1
2
La mini-entreprise majore son prix de vente du montant de la TVA quâelle facture Ă son client et quâelle reverse Ă LJE aprĂšs dĂ©duction des montants de TVA quâelle a dĂ» payer Ă ses fournisseurs lors de ses achats. â Le montant de la taxe est proportionnel au prix de vente hors taxe. Trois taux sont dâapplication selon la nature des biens et services produitsâ: â 6% sur les biens de premiĂšre nĂ©cessitĂ© et les prestations de service Ă caractĂšre socialâ: la majoritĂ© des produits alimentaires, le transport de personnes, les services agricoles. Diversâ: fleurs, plantes. â 12% sur les biens/services qui dâun point de vue Ă©conomique ou social sont importants (comme par exempleâ: le charbon, la margarine, la nourriture servie Ă table, etc.) â 21% sur tous les biens/services qui nâentrent pas dans les catĂ©gories 1
Dans une grande majorité des cas, les minientreprises doivent appliquer un taux de TVA à 21%.
BON Ă SAVOIR 1
Dans ce mĂ©canisme, LJE joue le rĂŽle de lâEtatâ: â Les mini-entreprises effectuent les versements de la TVA sur son compte â LJE effectue les Ă©ventuels remboursements sur le compte de la mini-entreprise. L A T VA LCUL DE A C E D E EXEMPL ACHATS, SUR LES
VOIR F ICHE
RE S S OUR C E
N° 128
E L A T VA ALCUL D C E D E L E X EM P VENTES, SUR LES
VOIR F ICHE
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N° 129
2
3
Si la mini-entreprise est crĂ©anciĂšre de LJE au niveau de la TVA, le solde est reportĂ© sur la pĂ©riode suivante ; la rĂ©gularisation dĂ©finitive se faisant, au besoin, lors de la liquidation de la mini-entreprise. â Ni LJE (ASBL), ni les mini-entreprises ne sont assujetties Ă la TVA (dĂ©cision de lâadministration de la TVA n° E.T. 60.276 du 20 dĂ©cembre 1989). Pour Ă©viter toute distorsion de concurrence ainsi que tout dĂ©calage par rapport Ă la vie Ă©conomique rĂ©elle, les mini-entreprises calculent une TVA fictive, et sont Ă©galement tenues dâĂ©tablir une dĂ©claration TVA Ă pĂ©riodes rĂ©guliĂšres.
4
Vente Ă des professionnels (dĂ©taillant, grossiste,âŠ)â: les entreprises qui passent commande auprĂšs dâune mini-entreprise ne peuvent pas rĂ©cupĂ©rer de TVA (contrairement Ă la rĂ©alitĂ© Ă©conomique). Le prix Ă leur facturer sera donc majorĂ© dâun montant fictif correspondant Ă la TVA.
5
Lors des ventes nĂ©cessitant lâĂ©criture et remise dâune facture (exempleâ: ventes Ă des professionnels), il faut veiller Ă remettre le volet C au client (voir application «âFactureâ» sous Excel sur le CD ROM).
6
Bien que non assujetties Ă la TVA, les mini-entreprises doivent payer la TVA sur leurs achats. Sây soustraire serait illĂ©gal.
7
Dans la rĂ©alitĂ©, la TVA doit ĂȘtre payĂ©e pour le 20 de chaque mois. Les entreprises tenues au dĂ©pĂŽt dâune dĂ©claration trimestrielle versent des acomptes mensuels
8
La TVA sur les achats nâest normalement pas rĂ©cupĂ©rable sur prĂ©sentation dâun simple ticket de caisse ; il faut prĂ©senter une facture. Toutefois, pour faciliter les transactions des mini-entreprises et ne pas leur faire perdre dâargent, LJE accepte que le ticket de caisse fasse office de facture.
40
DĂPARTEMENT FINANCIER RENSEIGNEMENTS STATISTIQUES (DĂCLARATION DES) DĂFINITION
QUAND ?
Déclaration propre à LJE dans laquelle chaque mini-entreprise présente le calcul de ses prix de revient, de vente et son seuil de rentabilité.
Pour le 20 novembre au plus tard.
BUT
Une fois le prix de revient , de vente et le seuil de rentabilitĂ© connus, il conviendra dâenvoyer le fichier RENTAB (CD Rom) complĂ©tĂ© Ă info@lje.be, en mentionnant votre numĂ©ro de mini-entreprise.
Renseigner LJE sur les donnĂ©es de base de la mini-entreprise (taux de TVA appliquĂ© sur le produit, la marge bĂ©nĂ©ficiaire, le prix de revient, le seuil de rentabilitĂ©, etc.) et ainsi prĂ©munir les mini-entreprises dâune banqueroute.
COMMENT ?
BON Ă SAVOIR Pour tout envoi tardif ou toute absence de dĂ©claration, LJE se rĂ©serve le droit dâinfliger une amende de minimum 10,00 âŹ.
41
DĂPARTEMENT FINANCIER
COMPTABILITĂ DĂFINITION
QUAND ?
Discipline consistant Ă rĂ©pertorier et enregistrer les donnĂ©es chiffrĂ©es permettant de reflĂ©ter et de qualifier aussi bien lâampleur de lâactivitĂ© Ă©conomique dâune entreprise que ses consĂ©quences sur lâinventaire de son patrimoine.
Au fur et Ă mesure de lâactivitĂ© de la mini-entreprise mais surtout :
BUT â Faire connaitre le montant et lâorigine des rĂ©sultats
Pour le 20 janvier (mois de septembre Ă dĂ©cembre) â Pour le 20 mars (mois de janvier et fĂ©vrier) â Ă la clĂŽture de la mini-entreprise pour tous les autres mois
COMMENT ?
Vérifier le bien-fondé des décisions prises (outil concourant à la gestion et à la prévision)
LE DĂPARTEMENT VEILLERA Ă SUIVRE LES RĂGLES DE BASE :
Faire connaĂźtre la valeur du patrimoine concernĂ© et lâampleur de ses engagements vis-Ă -vis des tiers.
La tenue correcte de la caisse (notifier toutes les entrĂ©es et sorties dans le livre de caisse) â La conservation de tous les justificatifs des dĂ©penses (tickets et factures) â La notification de tous les achats et toutes les ventes dans les journaux dâachats et de ventes
Le report de toutes les opérations bancaires dans le livre de banque.
CONSEILS â Ă chaque dĂ©pense son justificatif â Veiller Ă lâĂ©volution de la caisse et donc Ă la correspondance entre ce qui est calculĂ© et les liquiditĂ©s rĂ©ellement disponibles â Informer rĂ©guliĂšrement (toutes les deux rĂ©unions) les membres de lâĂ©tat financier de la mini-entreprise Ă©quivaut Ă (re)fixer des objectifs Ă court terme pour chacun, notamment en matiĂšre de stratĂ©gie commerciale et donc Ă soutenir la motivation et lâimplication de tous.
NCIERâ UM FINA ILITĂ), A D D END AB T P E DE COM (EXEMPL
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DĂPARTEMENT FINANCIER
DĂCLARATION DE TVA DĂFINITION
COMMENT ?
Document, Ă©tabli pĂ©riodiquement, par lequel lâassujetti fait notamment connaĂźtre Ă lâadministrationâ:
Dans ce contexte, les mini-entreprises introduisent via internet leur(s) dĂ©claration(s) TVA telle(s) quâĂ©ditĂ©e (s) par lâapplication Excel du CD ROM ou du logiciel SAGE.
l e montant des opĂ©rations effectuĂ©es avec la clientĂšle (opĂ©rations Ă la sortie) et la TVA due sur ces opĂ©rations â l e montant des opĂ©rations rĂ©alisĂ©es avec les fournisseurs (opĂ©rations Ă lâentrĂ©e) et la TVA due et dĂ©ductible sur ces opĂ©rations.
BUT Dégager la différence entre les taxes dues et les taxes déductibles.
QUAND ? â Le 20 janvier pour les opĂ©rations du premier trimestre (septembre Ă dĂ©cembre). â Le 20 mars pour les opĂ©rations de janvier et fĂ©vrier â Ă la clĂŽture de la mini-entreprise pour les opĂ©rations des derniers mois dâactivitĂ©.
BON Ă SAVOIR â MĂȘme sâil nây a pas eu dâopĂ©rations, la dĂ©claration reste obligatoire. Il conviendra dâinscrire «â0,00 âŹâ» dans les cases vides. â Les paiements de la TVA due seront effectuĂ©s sur le compte de LJE aux mĂȘmes dates que celles des dĂ©clarations. â Dans les entreprises rĂ©elles, les dĂ©clarations TVA doivent ĂȘtre dĂ©posĂ©es le 20 du mois qui suit le mois ou le trimestre des opĂ©rations ; les entreprises Ă©tablissent des dĂ©clarations mensuelles ou trimestrielles selon lâimportance de leur chiffre dâaffaires â Pour tout envoi tardif ou toute absence de dĂ©claration, LJE se rĂ©serve le droit dâinfliger Ă la mini-entreprise une amende de minimum 10,00âŹ. R ATION DE DĂCL A EXEMPLE DE T VA ,
VOIR F ICHE
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N° 130
N°compte LJEâ: 210-0439013-43â IBANâ: BE66 2100 4390 1343
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DĂPARTEMENT FINANCIER
BILAN COMPTABLE & DOSSIER DE LIQUIDATION BILAN COMPTABLE DĂFINITION Photographie de la situation financiĂšre dâune entreprise Ă un instant «âtâ». Le bilan se compose de deux colonnesâ: Ă gauche, celle de lâactifâ; Ă droite, celle du passif. Le total de chaque colonne doit ĂȘtre rigoureusement identique pour que le bilan soit juste.
COMPOSITION â Tableau rĂ©capitulatif â Compte de rĂ©sultats â Bilan â Liste des crĂ©anciers restant Ă payer â Liste des actionnaires â T otalitĂ© de lâargent de la mini-entreprise (Ă verser Ă lâASBL LJE)
BUT RĂ©aliser lâĂ©valuation de lâentreprise, et plus prĂ©cisĂ©ment savoir aprĂšs retraitement combien elle vaut et si elle est solvable.
DANS LE CONTEXTE DE LA MINI-ENTREPRISE Permettre la publication des comptes auprĂšs des actionnaires lors de la clĂŽture.
DOSSIER DE LIQUIDATION DĂFINITION Ensemble des documents comptables, financiers, des rapports Ă produire et remplir par lâentreprise en vue de sa liquidation/clĂŽture forcĂ©e.
DANS LE CONTEXTE DE LA MINI-ENTREPRISE La liquidation sâapparente Ă une cessation dâactivitĂ©s anticipĂ©e et programmĂ©e Ă une date prĂ©cise, connue de tous.
BUT â RĂ©aliser lâĂ©valuation comptable de lâentreprise â Ătablir les comptes finaux de la mini-entreprise â ConnaĂźtre la valeur finale de lâaction â Permettre Ă LJE de clĂŽturer le dossier de la mini-entreprise. IERâ DE DOSS EXEMPLE N ATIO , DE LIQUID
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QUAND ? Au moins deux semaines avant lâAssemblĂ©e GĂ©nĂ©rale de ClĂŽture.
COMMENT ? UNE PROCĂDURE EN PLUSIEURS ĂTAPESâ: 1
L a liquidation des stocks (au besoin en bradant les prix, en offrant des promotions les derniĂšres semaines). Lâinvendu est comptabilisĂ© Ă 0 âŹ
2
L âamortissement des Ă©ventuelles immobilisations et lâapplication des rĂ©ductions de valeur sur les crĂ©ances commerciales (rare dans le cadre des mini-entreprises)
3
E tablissement du bilan et du compte de résultats
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V ersement de lâargent liquide sur le compte bancaire de la mini-entreprise
5
C lĂŽture du compte bancaire de la minientreprise et versement de lâargent sur le compte de LJE
N°compte LJEâ: 210-0439013-43
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Envois Ă LJEâ: â Factures et tickets des achats (sans quoi la TVA est non dĂ©ductible) â Bilan et compte de rĂ©sultats â Formulaire de liquidation â Tableau rĂ©capitulatif â La comptabilitĂ© â Les documents relatifs aux calculs des salaires (registre des prĂ©sences et journaux de paie) â Une copie du registre dâactionnaires (corrigĂ© et Ă jourâ!)
BON Ă SAVOIR â LâimpĂŽt sur le bĂ©nĂ©fice est de 33,99%. Exceptionâ: 24,9775% lorsque le coĂ»t (ONSS employeur compris) des rĂ©munĂ©rations attribuĂ©es aux jeunes entrepreneurs au cours de lâannĂ©e, augmentĂ©es des tantiĂšmes Ă©ventuels, dĂ©passe 60 âŹ, multipliĂ© par le nombre de jeunes. A dĂ©faut dâune dĂ©cision commune, le solde sera investi dans lâorganisation du programme MiniEntreprise.
Si le solde de la valeur de lâaction est infĂ©rieur Ă 3,50 âŹ, le remboursement individuel des actionnaires nâest pas effectuĂ© (coĂ»ts de remboursement trop Ă©levĂ©s). Il est possible de dĂ©cider dĂšs la premiĂšre AG de lâaction sociale ou humanitaire Ă laquelle le solde de liquidation pourrait ĂȘtre versĂ© (Ă notifier sur le formulaire de liquidation). A dĂ©faut dâune dĂ©cision commune, le solde servira Ă doter les prix des concours de lâannĂ©e suivante.
CONSEILS IntĂ©grer dans le dossier les frais de photocopies du rapport Ă remettre aux actionnaires le jour de lâassemblĂ©e.
ECOTIPS 247 (CD ROM) Vous avez fait des bĂ©nĂ©fices ? Pourquoi ne pas compenser vos Ă©missions de CO2 ? Compenser 1 tonne de C02 ne coĂ»te quâenviron 30ââŹâ! Lâargent investi dans un projet de rĂ©duction des Ă©missions de CO2, ailleurs dans le monde, compensera celles Ă©mises par les activitĂ©s de la mini.
DĂPARTEMENT COMMERCIAL & MARKETING INFO COMMUNICATION INSTITUTIONNELLE OU DâENTREPRISE DĂFINITION Ensemble des actions de communication qui visent Ă promouvoir lâimage de lâentreprise vis-Ă -vis de ses clients et diffĂ©rents partenaires. La communication dâentreprise se distingue classiquement de la communication de marque dans la mesure oĂč câest lâorganisation qui est promue et non directement ses produits ou services.
COMMUNICATION EXTERNE DĂFINITION
MARKETING DĂFINITION
La communication externe regroupe lâensemble des formes et processus de communication dâune organisation envers le monde extĂ©rieur et les groupes cibles. Quelle que soit la taille de lâentreprise, la communication externe joue un rĂŽle fondamental pour son image et sa notoriĂ©tĂ©. Câest suite Ă des actions de communication externe que les partenaires, les clients et les prospects forgent leur opinion et leur attitude vis-Ă -vis de lâentreprise.
Science qui consiste Ă concevoir lâoffre dâun produit en fonction de lâanalyse des attentes des consommateurs (consumer marketing), et en tenant compte des capacitĂ©s de lâentreprise ainsi que de toutes les contraintes de lâenvironnement (sociodĂ©mographique, concurrentiel, lĂ©gal, culturelâŠ) dans lequel elle Ă©volue.
Outil de construction de la notoriĂ©tĂ© de lâentreprise, le plan de communication donne sens et cohĂ©rence Ă la multiplicitĂ© des actions de communication externeâ: lobbying et relations publiques, relations mĂ©dias, Ă©vĂ©nementiel, sponsoring, mĂ©cĂ©nat, site Internet, e-communication, publicitĂ©, promotion des ventes, marketing direct. Les supports de communication sont nombreuxâ: vidĂ©o, CD-Rom, DVD, newsletter, site internet, rĂ©seaux sociauxâŠ
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Le marketing est une aide à la décision, il permet de définir la combinaison (mix) optimale des caractéristiques du produit, pouvant répondre à ces attentes des consommateurs, de la maniÚre la plus profitable possible. Il favorise enfin le contrÎle des résultats au regard des objectifs initiaux.
BON Ă SAVOIR La diffusion de CommuniquĂ©s de presse aux moments-clĂ©s de la Mini-Entreprise peut sâavĂ©rer utile et booster ses activitĂ©s. our dĂ©marcher des sponsors potentiels, rien P de tel quâun bon dossier de sponsoring. Attention, seul le sponsoring en nature est autorisĂ© pour tousâ; le sponsoring financier Ă©tant uniquement acceptĂ© pour les activitĂ©s «âautresâ» (type Ă©vĂ©nement).
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DĂPARTEMENT COMMERCIAL & MARKETING
ĂTUDE DE MARCHĂ DĂFINITION
COMMENT ?
Travail dâexploration en vue de mesurer, analyser et comprendre le fonctionnement rĂ©el dâun marchĂ©.
RECHERCHE DES INFORMATIONS DISPONIBLESâ:
BUT Analyser le milieu extérieur pour mieux adapter les politiques de marketing (prix, produit, promotion, place).
QUAND ? â Avant de lancer un nouveau produit â Pour analyser une chute inattendue des ventes â âŠ
Les informations internes (exemplesâ: budgets, prix de revient, fichiers clients, rapports des vendeursâŠ) â Les informations externes â Les Ă©tudes quantitatives (voir fiche n°45)â: â Les objectifs de lâĂ©tude â LâĂ©chantillon reprĂ©sentatif â Le questionnaire â Exploitation du questionnaire â Les Ă©tudes qualitatives Analyse des informations disponibles, projets dâactions commerciales Tests des 4P pour les mini-entreprisesâ: Prix, Produit, Promotion, Place.
DĂPARTEMENT COMMERCIAL & MARKETING ĂTUDES QUANTITATIVESâ: SONDAGES ET ENQUĂTES 45
DĂFINITION
QUAND ?
Etude rĂ©alisĂ©e Ă travers un questionnaire auprĂšs dâun Ă©chantillon dâindividus appartenant au marchĂ© qui intĂ©resse lâentreprise afin dâobtenir leur avis sur un produit, un service, ou plus gĂ©nĂ©ralement connaĂźtre leurs attentes, leurs habitudes, leur Ă©tat dâesprit Ă un moment donnĂ©.
Lorsquâon souhaite disposer dâinformations statistiques fiables.
DANS LE CONTEXTE DE LA MINI-ENTREPRISE Lâon prĂ©conise un Ă©chantillon dâindividus de +/- 100 personnes.
BUT Mesurer des phĂ©nomĂšnes de marchĂ©. Leur rĂ©sultat est donnĂ© en chiffres, gĂ©nĂ©ralement en pourcentages. Ces enquĂȘtes permettent de rĂ©partir les consommateurs en groupes homogĂšnesâ: par tranche dâĂąge, catĂ©gorie socioprofessionnelle, consommateur occasionnel ou rĂ©gulier, adepte de telle ou telle marque, lieu dâachat, frĂ©quence dâachat, budget moyen consacrĂ© Ă cette dĂ©penseâŠ
COMMENT ? DĂFINITION DES OBJECTIFS DE LâĂTUDE. EXEMPLE, OBTENIR DES INFORMATIONS SURâ: â Les attentes sur le prix â Le produit/ le service â Lâemballage du produit â La promotion â Lâimage/ le positionnement du produit/ service â Le(s) mode(s) de livraison â Les produits/services dĂ©rivĂ©s â Les lieux de vente â Les habitudes dâachat â Les raisons de lâachat (ou refus) â âŠ
SĂLECTION DâUN ĂCHANTILLON REPRĂSENTATIF DE LA POPULATIONâ: la population est «âlâensemble des personnes possĂ©dant les informations dĂ©sirĂ©es pour rĂ©pondre aux objectifs dâune Ă©tudeâ» â SĂ©lection dâun Ă©chantillon dâenviron 100 personnes dans lâentourage, dans la rue, via le net⊠ELABORATION DâUN QUESTIONNAIREâ: â Liste de lâensemble des Ă©lĂ©ments que lâon souhaite mesurer â Traduction en questions â Organisation du questionnaire.
NNAIRE E QUESTIO TITATIVE, D LE P M E EX Ă QUAN E MARCH DâĂTUDE D
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MODE DâEXPLOITATION DU QUESTIONNAIREâ: â Face Ă face (dans la rue, par tĂ©lĂ©phone) â Auto-administrĂ© (par la poste, dans les magasins, Internet) EXPLOITATION DES RĂSULTATSâ: â DĂ©gagement des statistiques exprimĂ©es en pourcentages â Prise de dĂ©cisions stratĂ©giques en lien avec lâanalyse des rĂ©sultats
CONSEILS COMMENT ABORDER LâINDIVIDU INTERROGĂ ? EXPLIQUERâ: â Le but du questionnaire â La durĂ©e â Lâanonymat ou non du questionnaire â Le mode de remplissage â Stipuler quâil nây a ni bonnes ni mauvaises rĂ©ponses.
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DĂPARTEMENT COMMERCIAL & MARKETING
ĂTUDES QUALITATIVES DĂFINITION Collecte dâinformations permettant de comprendre lâattitude et les motivations des individus dâune population. Elle repose le plus souvent sur des entretiens individuels ou sur des entretiens de groupe (10-15 personnes).
BUT â Ătudier les comportements et motivations dâun groupe restreint de consommateurs. â Comprendre les attitudes et sentiments, sans extrapolation des rĂ©sultats obtenus Ă lâensemble de la population.
QUAND ? â Recherche dâidĂ©es nouvelles pour le produit/service â Recherche de message Ă vĂ©hiculer â Test de message publicitaire ou de prototype produit
Connaissance des comportements de consommateurs â Recherche de nouveaux modes de consommation
COMMENT ?
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ENTRETIEN INDIVIDUEL Comme leur nom lâindique, les entretiens individuels se passent entre un consommateur et le chargĂ© de lâĂ©tude. Ce dernier suit un guide dâentretien pour diriger la discussion, mais il ne doit en aucun cas influencer lâinterviewĂ©.
Une Ă©tude qualitative est le plus souvent rĂ©alisĂ©e par des entretiens collectifs ou individuels. TROIS PROCĂDĂSâ: 1
RĂUNION DE GROUPE Egalement appelĂ©es focus group, ces Ă©tudes sont des animations sous forme de discussion dirigĂ©e regroupant au plus une dizaine de consommateurs. Le chargĂ© dâĂ©tude a pour rĂŽle dâanimer le dĂ©bat en visant Ă rĂ©colter le plus dâidĂ©es.
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OBSERVATION Ce type dâĂ©tude consiste Ă suivre et Ă©tudier de façon mĂ©thodique les comportements des consommateurs dans leur environnement (Ă un stand, par exemple) Lâobservation doit se faire de façon invisible. Câest-Ă -dire que le consommateur ne sait pas quâil est observĂ© car cela fausserait lâĂ©tude.
Une fois lâanimation terminĂ©e, on se penche sur lâanalyse des rĂ©sultats afin de tirer les recommandations par rapport au produit/service et/ ou aux autres sujets en questionnement.
ECOTIPS 255 (CD ROM) Connaissez-vous la perception du dĂ©veloppement durable de votre clientĂšle ? Cela peut pourtant vous aider dans votre stratĂ©gie de venteâ!
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DĂPARTEMENT COMMERCIAL & MARKETING
CHARTE GRAPHIQUE (RECHERCHE DâUNE) DĂFINITION
COMMENT ?
Ensemble de documents de rĂ©fĂ©rence qui pose les rĂšgles de mise en page et dĂ©finit lâaspect graphique des documents et supports (internes et externes) dâune entreprise.
DĂFINITION â Logo â Polices de caractĂšre â Couleurs â Illustrations
QUAND ? Lorsque le produit est choisi, le public ciblé et la stratégie commerciale définie.
BUT Le but de la charte graphique est de conserver une cohĂ©rence graphique dans les rĂ©alisations graphiques dâun mĂȘme projet ou dâune entreprise.
EXEMPLE DE SUPPORTS â Cartes de visite â Signature Ă©lectronique â Papier Ă lettre â Site web â Stand â Template de PPT â Affiches/ flyers â Tenue de travail â âŠ
CONSEILS â La charte graphique est un guide de reprĂ©sentation visuelle de lâentreprise. Plus elle sera intĂ©grĂ©e par chacun de ses membres et au sein de chaque dĂ©partement, plus lâentreprise sera (re)connue de ses publicscibles. â ProtĂ©gez vos idĂ©es et Ă©vitez le plagiat (logos, slogans, code couleurs,âŠ).
TĂ PROPRIĂ
INTĂLECT
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DĂPARTEMENT COMMERCIAL & MARKETING LIEUX DE VENTE (RECHERCHE ET PLANIFICATION DES) 48
DĂFINITION
COMMENT ?
ECOTIPS 114 (CD ROM)
Lieu de commercialisation de biens et/ou de services.
Recherche de lieux de vente en adéquation avec le produit et le public cible :
BUT
MarchĂ©s, shopping, ventes Ă domicile (type rĂ©union Tupperware), dĂ©pĂŽt vente en boutiqueâŠ
Le transport est une activitĂ© trĂšs polluanteâ! Pensez Ă choisir un emplacement facilement accessible en transport en commun.
Réaliser toutes les opérations de promotion et de vente associées.
QUAND ? â DĂšs la mise sur marchĂ© du produit (idĂ©alement avant fin novembre dans le cadre dâune mini-entreprise classique)
Planification des ventes en coordination avec le département Production pour la gestion des stocks et avec le département RHC pour le planning des présences aux ventes.
Non seulement cela facilitera vos déplacements, mais également celui de vos fournisseurs/clients/partenaires.
JusquâĂ la clĂŽture.
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DĂPARTEMENT COMMERCIAL & MARKETING
STAND DE VENTE (RĂALISATION DâUN) DĂFINITION
QUAND ?
Lieu de commercialisation temporaire de biens et/ou de services.
ĂGLE DES 5Bâ: le Bon produit au Bon endroit R en Bonne quantitĂ© au Bon moment avec la Bonne information.
DĂ©coration du standâ: respect de la charte graphique et des couleurs de la mini-entreprise
COMMENT ?
Mise en évidence du produit par un éclairage adéquat, des couleurs, un décor, une mise en scÚne
BUT Garantir une bonne visibilitĂ© sur un produit/ service en vue dâaugmenter ses ventes.
PrĂ©sence marquĂ©e pour attirer lâattention des passants â Influence sur leur progression et leur curiositĂ© â Invitation au stand en leur facilitant lâaccĂšs
CONSEILS
Code vestimentaire homogĂšne â Planification du tour de rĂŽle Ă la vente â Sourire, aller vers le chaland, ne pas sâassoir ni manger derriĂšre le stand.
Interactions pour susciter leurs questions sur le produit ou lâactivitĂ©.
ION DâU RĂALISAT
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DĂPARTEMENT COMMERCIAL CAMPAGNE PUBLICITAIRE (MISE SUR PIED DâUNE) DĂFINITION
QUAND ?
Ensemble cohĂ©rent dâactions publicitaires visant Ă promouvoir un produit ou un service.
Le plus tĂŽt possible aprĂšs lâĂ©tude de marchĂ©.
BUT Fixer lâattention du consommateur afin de lâinciter Ă adopter un comportement souhaitĂ©. EXEMPLEâ: achat du produit/ service.
COMMENT ? DĂMARCHE GĂNĂRALE : â DĂFINITION DE LA STRATĂGIE PUBLICITAIRE : â Ciblesâ: qui sont les personnes concernĂ©es ? (Voir fiche n°44) â Objectifsâ: augmenter la notoriĂ©tĂ© ? amĂ©liorer lâimage ? vendre ?⊠â ĂLABORATION DU CONTENU DU MESSAGEâ: â Trouver un thĂšme, un axe, une idĂ©e de nature Ă motiver la cible visĂ©e â Quel message dĂ©livrer au public ? Quels arguments prĂ©senter ? â RĂDACTION DE LA STRATĂGIE CRĂATIVEâ: â Elaboration du plan mediaâ: Ă©tudes mĂ©dias/supports, sĂ©lection, plan mĂ©dia et planning â LANCEMENT
BON Ă SAVOIR â Lâannonce publicitaire se compose de plusieurs Ă©lĂ©ments qui peuvent ĂȘtre visuels, Ă©crits ou sonores â Les principaux Ă©lĂ©ments sontâ: lâaccroche (jingle qui annonce la pub), les titres, le texte, le slogan, la marque, le logo et la signature publicitaire â S upports mĂ©diatiquesâ: tĂ©lĂ©vision, radio, presse Ă©crite, Internet â S upports non-mĂ©diatiquesâ: affichage, publipostage, distribution de prospectus, catalogues, Ă©chantillons et cadeaux promotionnels, annonces sonores, caravanes publicitaires, stades, salles de sport, maillots sportifs, peopleâŠ
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ĂTUDE TECHNIQUE DĂFINITION
QUAND ?
Mise au point du procédé de fabrication ou de transformation du produit.
Avant le lancement de la production et la mise sur le marché.
BUT
COMMENT ?
Concevoir et/ou spĂ©cifier ce qui doit ĂȘtre rĂ©alisĂ© ou fabriquĂ© pour crĂ©er le produit final câest Ă dire les Ă©tapes du processus de crĂ©ation dâun produit/ service et les moyens matĂ©riels et humains nĂ©cessaires Ă cette mise en Ćuvre (on rĂ©dige Ă©ventuellement un cahier des charges).
CrĂ©ation dâun prototype â Recensement de toutes les matiĂšres premiĂšres nĂ©cessaires Ă la crĂ©ation du produit et/ou des compĂ©tences sâil sâagit dâun service â Recherche des fournisseurs â Mise au point dâun procĂ©dĂ© de fabrication.
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DĂPARTEMENT TECHNIQUE
CAHIER DES CHARGES DĂFINITION
QUAND ?
ECOTIPS 103 (CD ROM)
Document dĂ©finissant de façon complĂšte les spĂ©cifications de base dâun produit ou dâun service Ă rĂ©aliser.
avant le lancement de la production et de la mise sur le marché.
Avez-vous rĂ©flĂ©chi Ă lâimpact environnemental de vos matiĂšres premiĂšres ?
BUT Sert Ă formaliser les objectifs, les besoins et les Ă©chĂ©ances et Ă les exprimer de maniĂšre claire et simple aux diffĂ©rents acteurs afin de sâassurer que tout le monde soit dâaccord sur la mise en Ćuvre.
COMMENT ? LE CAHIER EST COMPOSĂ DE PLUSIEURS ĂLĂMENTS CORRESPONDANT AUX DIFFĂRENTS ASPECTS DU PROJETâ: â La description du projet et ses objectifs â L es modalitĂ©s dâexĂ©cution du projet (les dessins techniques, les fiches de fabrication,âŠ)
PrĂ©fĂ©rez les matĂ©riaux naturels recyclables comme le bois, le mĂ©tal, le carton et le papier 100% recyclĂ© â Pour le carton, le papier et le bois, il est facile dâacheter des matiĂšres labellisĂ©es FSC et PEFCâ! â Pour les aliments, pensez aux produits locaux, voire aux labels bio ou Ă©quitable !
L es ressources et le nombre de personnes Ă mobiliser pour sa rĂ©alisation ; â Le planningâ: lâĂ©chĂ©ance souhaitĂ©e par le maĂźtre dâĆuvre ainsi que les Ă©tapes Ă respecterâ; â L es contraintes techniquesâ: Ă©conomiques (budget), environnementales, humaines (contraintes particuliĂšres dans le cas dâun objet pour enfant...), industrielles et matĂ©rielles.
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DĂPARTEMENT TECHNIQUE
COMMANDES DĂFINITION Ordre de demande de marchandises ou de services auprĂšs dâun fournisseur dans un dĂ©lai dĂ©terminĂ©.
BUT Sâapprovisionner en matiĂšres premiĂšres, se fournir en Ă©quipement...
QUAND ? AprĂšs avoir Ă©tudiĂ© les diffĂ©rentes offres des fournisseurs et effectuĂ© un choix tenant compte des critĂšres suivants : AU NIVEAU DU PRODUIT/ DE LA MATIĂRE PREMIĂRE â Prix â QualitĂ© â Empreinte Ă©cologique â QuantitĂ©
AU NIVEAU DE LâENTREPRISE/ DU FOURNISSEUR â RapiditĂ© de rĂ©ponse â DegrĂ© de confiance â CaractĂšre durable (Ă©conomie sociale, produit/matiĂšre durableâŠ) â Mode et dĂ©lais de livraison â Reprise de marchandise non utilisĂ©e = service aprĂšs vente ? â Situation gĂ©ographique (droit de douane, empreinte Ă©cologiqueâŠ) â ...
COMMENT ? La recherche des fournisseurs sâeffectue via internet, les pages jaunes, les chambres de commerce, les informations rĂ©coltĂ©es via les entreprises complĂ©mentaires/concurrentes, lâentourage, nos sponsors, les anciens minientrepreneurs... Le directeur technique veille Ă consigner par Ă©crit les accords quâil conclut avec les fournisseurs.
BON Ă SAVOIR â F ournisseurs hors U.E. ? Valider le fournisseur en envoyant une «âcharte Ă©thique dâentrepriseâ» au secrĂ©tariat LJE avant la premiĂšre commande â T oute commande de plus de 125 ⏠(TVA comprise) non payĂ©e dâavance, doit ĂȘtre passĂ©e via le bon de commande ad hoc (jamais celui du fournisseur) et doit ĂȘtre signĂ©e au prĂ©alable par un conseiller. Interdiction dâengager une commande dâune valeur supĂ©rieure au disponible de la mini-entreprise, toutes dettes et engagements dĂ©duits.
DE BO NS EXEMPLE ANDE , M DE COM
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DĂPARTEMENT TECHNIQUE
PRODUCTION (ORGANISATION DE LA) DĂFINITION Ensemble des moyens qui aboutissent Ă une transformation des ressources en biens ou en services.
BUT Permettre la planification de la production en fonction des ressources en personnel, en matiĂšres premiĂšres, en machines et en fonction du temps, par rapport Ă un besoin en prĂ©vision dâune date de vente/ de livraison ou dâun besoin de stock.
RĂ©alisation dâun procĂ©dĂ© de fabrication â D Ă©finition dâune cadence de production impliquant tous les jeunes entrepreneursââ: «âqui - fait quoi - oĂč et (pour) quand ?â» â Veille Ă la bonne sĂ©curitĂ© du travail â P lanification des commandes (journĂ©es de vente, commandes de particuliers...) â ContrĂŽle de la qualitĂ© des produits â Suivi rigoureux.
QUAND ?
BON Ă SAVOIR
DÚs que le prototype est validé et que les fournisseurs sont identifiés.
Pour se différencier des concurrents, les entreprises développent de plus en plus des services associés aux biens produits, afin de satisfaire les besoins de leurs clients.
COMMENT ? Pour produire, lâentreprise consomme des biens (matiĂšres premiĂšres, fournitures), emploie de la main dâĆuvre (ouvriers) et utilise des Ă©quipements.
EXEMPLESâ: la maintenance du produit vendu (SAVâ: service aprĂšs-vente), la prĂ©sence dâune hot-line (assistance tĂ©lĂ©phonique)âŠ
HYGIĂNE ET SĂCURITĂ â Port de gants, charlotte et tablier lors de la manipulation de denrĂ©es alimentaires â Respect de la chaĂźne du froid depuis lâachat des matiĂšres premiĂšres jusquâĂ la livraison auprĂšs du client â Port de gants, casque et lunettes de sĂ©curitĂ© lors de lâutilisation des machines fixes et portatives (coupe de bois, mĂ©tal etc). â EnlĂšvement de tout objet pouvant sâaccrocher Ă une machine en marcheâ: montres, bijoux, fils dâĂ©couteurs, Ă©charpes etc. Les manches longues doivent ĂȘtre enroulĂ©es, les cheveux longs attachĂ©s.
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Travail ordonnĂ©, dans un environnement adaptĂ©. Avant de quitter lâatelier, rangez votre table de travail et les outilsâ; mettre les dĂ©chets dans les containers appropriĂ©s. â Travail en prĂ©sence dâune autre personne afin dâĂȘtre assistĂ© en cas dâincident ou dâaccident. â Demande de conseils ou dâassistance auprĂšs de professionnels Pour plus dâinfosâ: http://www.espace.cfwb.be/sippt/portail.htm.
ECOTIPS 23 (CD ROM) Comment rĂ©duire ses dĂ©chets ? Optez pour les 3 R, par ordre de prioritĂ©â: â RĂ©duction de la production de dĂ©chetsâ: Ă©vitez les mini-portions, le suremballage, les emballages non-consignĂ©s, les gobelets Ă usage unique. â RĂ©emploiâ: prĂ©fĂ©rez les produits rĂ©utilisables aux produits jetables â Recyclageâ: achetez de prĂ©fĂ©rence des matĂ©riaux recyclables et assurez-vous quâils sont triĂ©s et recyclĂ©sâ!
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DĂPARTEMENT TECHNIQUE
STOCKS (GESTION DES) DĂFINITION
COMMENT ?
ECOTIPS 163 (CD ROM)
Ensemble des marchandises, des matiĂšres premiĂšres, des produits semi-ouvrĂ©s, des produits finis et des emballages commerciaux qui sont la propriĂ©tĂ© de lâentreprise
Le directeur technique ouvre un livre dâinventaire pour chaque type de stock (matiĂšres premiĂšres, fournitures, produits finisâŠ). Il contrĂŽle et note les entrĂ©es et sorties des matiĂšres et des produits finis dans cet inventaire, son principal outil de gestion.
Si vous appliquez le principe First-In, First-Out (premier acheté, premier utilisé) au stock, vous pourrez éviter, ou en tout cas limiter, le gaspillage de produits. Vous pouvez aussi limiter les produits qui ont une date de durabilité relativement courte.
BUT La «âbonneâ» gestion des stocks permet de disposer des quantitĂ©s suffisantes pour honorer les commandes de la clientĂšle, sans tomber dans lâexcĂšs pour Ă©viter des frais (de production, de main dâĆuvreâŠ) qui peuvent peser lourd dans la balance.
QUAND ? DĂšs la premiĂšre commande auprĂšs dâun fournisseur.
N LORISATIO ES DE VA ), P D O M P H , T Ă O M (LILO, FIF S K C O T DES S
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GUIDE DES MINI-ENTREPRISES BLOC-NOTES
Les Jeunes Entreprises asbl Rue Dr. Elie Lambotte 10 - 1030 Bruxelles TĂ©l.â: +32 (0)2 245 13 80 - Faxâ: +32 (0)2 245 01 87 info@lje.be - www.lje.be Retrouvez-nous surâ:
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