Ensayo sobre: “Importancia de la comunicación en el equipo” 2 Introducción Uno de los mayores problemas que se presentan en todas las empresas es el reunir a un grupo de personas para que cumplan con un propósito organizacional. Todas ellas posen necesidades, intereses, conocimientos, experiencias, expectativas y otra serie de motivaciones diferentes. La función del administrador es consolidar esta variedad de expectaciones en una misma de bien común y amalgamarlos en un equipo que sienta y viva el mismo horizonte soportado en un mecanismo de comunicación que fluya e irrigue todas las fibras del grupo.
Todas las empresas están formadas de equipos de trabajos de acuerdo a las responsabilidades de cada miembro, de su recurso humano asignado a desempeñar funciones, de acuerdo a sus conocimientos y habilidades. Así se encontrarán varios grupos, como es todo el recurso humano de la empresa, integrado y bajo la conducción de un liderazgo participativo, proactivo, motivador que hace que la empresa sea operativa, exitosa. Sin embargo, uno de los serios problemas que afrontan muchos jefes a la hora de responsabilizarse con un liderazgo proactivo, motivador, participativo y conducir eficientemente un equipo de trabajo, es la comunicación. Debido a que, muchos no la saben manejar, se crea muchas veces la desmotivación, poca participación, conflictos que afectan seriamente el comportamiento del grupo, en especial, cuando todos requieren estar informados de las decisiones que se toman y en participar en los planes, objetivos de la empresa establecidos. A continuación se mencionan el concepto de equipo. Concepto de equipo Por equipo se designa al grupo de personas que se unen y organizan para lograr algún objetivo en común. Un equipo pretende alcanzar unas metas comunes. El equipo se forma con la convicción de que las metas propuestas pueden ser conseguidas poniendo en juego los conocimientos, capacidades, habilidades, información y, en general, las
competencias, de las distintas personas que lo integran. El término que se asocia con esta combinación de conocimientos, talentos y habilidades de los miembros del equipo en un esfuerzo común, es sinergia, significa que el resultado alcanzado por el trabajo de varias personas es superior a la simple suma de las aportaciones de cada una de ellas. Este es el objetivo del trabajo en equipo. Un equipo no es casual pero si es causal. Los equipos a diferencia de los grupos son creados con el concepto de efectividad, y no sólo de eficiencia. Para que el equipo sea efectivo, debe asegurarse que cada elemento trabaje a su capacidad óptima y que cada uno colabore para lograr la sinergia que elevará su proyecto desde la plataforma de lanzamiento a su realización exitosa. Para cambiar el concepto de grupo a equipo, deberá cambiarse la actitud de las personas. Cuando el administrador actúa como facilitador, no como jefe, las personas empiezan a sentirse y luego a actuar como miembros del equipo. La integración del equipo requiere planeación cuidadosa. Ningún equipo puede surgir por sí mismo; se debe trabajar con los empleados para comunicar y explicar algunos factores: cómo espera que trabajen, en que difiere el nuevo método de funcionamiento respecto al que estaban acostumbrados, dónde pueden solicitar ayuda, cómo funcionará el nuevo equipo al trabajo. Concepto de equipo de trabajo Se designa con el concepto de equipo de trabajo a aquel grupo de trabajadores dirigidos por un gerente, el cual trabajará en pos de la consecución de los objetivos de la organización en la cual se desempeñan laboralmente el y sus dirigidos. Como sucede con todo tipo de iniciativa o proyecto en el cual se encuentran comprometidas varias
personas, el buen funcionamiento del mismo dependerá de la buena relación que puedan construir éstos como ser y además que todos los integrantes del equipo deben estar orientados hacia el mismo fin u objetivo. Otra condición, dentro de un equipo de estas características será la solidaridad, esto implica que jamás deberá haber de parte de alguno de los miembros una tendencia personalista o egoísta que impulse el lucimiento personal o propio, ni competencia interna entre los integrantes, porque directamente una situación de este tipo atentará contra el objetivo que pretende la organización que es que todos consigan el objetivo. Para lograr que cada cual aporte lo suyo, aquello en lo que es bueno y por lo cual se destaca, será decisiva la participación del gerente o quien haya asumido el rol de líder del equipo del trabajo, ya que éste será quien deberá detectar aquellos méritos individuales que cada cual posee, pero de una manera en la cual no se susciten competencias tontas entre los miembros del equipo, sino por el contrario, deberá incentivar a cada uno para que se involucre en una sana competencia con
el otro, de la cual se puedan sacar las mejores ideas e iniciativas que contribuyan a satisfacer el objetivo deseado. Existen tres condiciones básicas que un equipo de trabajo deberá observar si quiere funcionar: efectiva y eficazmente: valoración y motivación, confianza y empatía, comunicación y compromiso. Lo anterior plantea una nueva manera de manejar las relaciones y los problemas conforme ocurran. En lugar de tomar decisiones arbitrarias, se anima a los miembros del equipo a buscar soluciones a los problemas y a ejecutar soluciones. Comunicar, guiar y facilitar, no sólo dirigir el trabajo del equipo Características de los equipos: Los equipos eficientes presentan una serie de propiedades, que se presentan a continuación: Mutua interacción o mancomunidad con un reconocimiento mutuo integral Metas y motivos comunes que permite aunar esfuerzos Conformación de normas de comportamiento que establece límites de interacción para sus relaciones personales y laborales que permita contribuir el logro de los objetivos; Establecimiento de roles que posibilita diversos patrones de liderazgo entre sus miembros de acuerdo a las características personales y profesionales de cada uno. Conforme a las condiciones actuales de competitividad en las organizaciones en un mundo globalizado, los equipos de trabajo presentan las siguientes ventajas que se pueden adicionar a las características anteriores: Genera motivación en los colaboradores que lo hacen más comprometido con la organización; Incrementa los niveles de productividad gracias a la sinergia aportadas por sus colaboradores y sus competencias individuales; Aumento de la satisfacción de los colaboradores gracias a que la interacción personal facilita el logro de la necesidad de afiliación de los miembros; Facilita la comunicación dado que se crean dependencias interpersonales por funciones y sus responsabilidades; Se desarrollan habilidades de trabajo múltiple debido a que se compartes entrenamientos y prácticas en el mismo espacio físico o virtual; Permite la flexibilidad organizacional ya que los equipos se enfocan en los procesos con una visión holística de la empresa. Trabajar en equipo no es fácil. Tampoco lo es dirigirlo. Generalmente es necesario contar con un asesor externo al equipo que ayude a éste y a sus componentes a desplegar las habilidades y técnicas necesarias para alcanzar las metas. Un elemento fundamental es el conocimiento de las fases por las que atraviesa un equipo de trabajo. Hace varias décadas, un buen número de investigadores y
expertos en dinámica de grupos describieron y explicaron cómo se desarrollan y maduran los grupos. En años posteriores, varios autores han sugerido modelos que planteaban la existencia de distintos niveles o fases de desarrollo de los grupos. Formación. Durante esta primera fase, los componentes del grupo "tantean" las normas del equipo e intentan definir los límites de sus tareas. Agitación. En esta segunda etapa, aparecen fricciones y maniobras para situar la posición que cada uno tendrá en el equipo, lo que provocará respuestas emocionales. Normalización. El tercer momento representa un momento para el cambio en el que se desarrolla la interdependencia dentro del grupo, mostrando los miembros buena voluntad para expresar sus opiniones e ideas constructivamente. Realización. En la etapa final, el grupo comienza a aplicar su sentido de unidad en la ejecución de las tareas, desarrollando soluciones y efectuando progresos reales. Las investigaciones revelaron que todos los miembros de un equipo directivo desempeñan un rol doble. Por una parte, está el rol funcional que la persona desempeña como miembro del equipo: director de ventas, jefe de producción, contador, financiero, o cualquier otro. Pero, el segundo rol es el importante en lo referente a eficacia, el que cada miembro adopta y que determina la forma en que el equipo funciona, el rol de equipo, en lugar del rol por el contenido del trabajo que realiza. Cuando observamos el funcionamiento de un equipo vemos como unos miembros siempre aportan ideas, mientras otros tienen tendencia a decidir y actuar, otros a integrar ideas, otros a resumir, entre otros comportamientos. De sus investigaciones sobre el funcionamiento de equipos de trabajo, Belbin identificó ocho roles que pueden resumirse en lo siguiente: Coordinador: Coordina los esfuerzos de todos para alcanzar metas, aunque no ocupe el cargo de líder. Impulsor: Está lleno de energía; y de lo que se encarga es de empujar a los demás para avanzar en el trabajo. Creador: Es la persona llena de ideas, fuente de propuestas y sugerencias originales, que va a permitir que hayan varias propuestas de las cuales el grupo elegirá la más conveniente. Evaluador: Analiza las ideas presentadas, valora sus pros y sus contras y proporciona instrumentos de análisis para que el equipo pueda decidirse por la alternativa más adecuada. Realizador: Es el organizador práctico que transforma las decisiones y estrategias en tareas definidas y realizables, que los miembros del equipo puedan manejar. Investigador: El que aporta ideas del “exterior” de la organización, su papel principal es evitar que el equipo se quede estancado. A veces se confunde con el
creador pero, a diferencia de este, no aporta ideas originales, sino conocidas por sus lecturas, observaciones, u otras fuentes externas, las cuales por la experiencia podrían serle de mucha utilidad al equipo. Comunicador: El más sensible para identificar necesidades e inquietudes de los demás miembros.. Su instinto lo lleva a crear ideas en los demás, sirve de puente en el manejo de conflictos. Rematador: Se preocupa por lo que puede estar mal hecho, se preocupa por los detalles para asegurarse de que se ha hecho todo y nada se ha pasado por alto; es el meticuloso del equipo, el que vela por no dejar nada que hacer. ESTABLECIMIENTO DE METAS EN EQUIPO Uno de los estilos de administración participativa moderna, donde se busca incrementar el compromiso y la mayor responsabilidad en el momento de alcanzar resultados, es la del empoderamiento. Este enfoque plantea el hecho de que los miembros de un equipo de trabajo propongan y desarrollen los planes de trabajo que los afecta directamente, a su vez ejecutarán los procedimientos de control necesarios para el alcance de las metas. Para lograr efectividad en éste proceso, se sugiere: Participar con todos los miembros de su equipo desde las primeras etapas del proceso de planeación; Explicar los principales puntos del plan general; Asignar los aspectos particulares del plan a los integrantes que más conocen o que más experiencia tienen para que lideren la labor; Solicitar que cada persona describa como encaja en el plan general; Ofrecer la oportunidad a que cada persona realice un comentario sobre cada etapa del plan; Comunicar al equipo sus expectativas de logro y el alcance del trabajo; Comunicar las expectativas de la dirección general sobre la actuación del equipo; Definir conjuntamente los medios y tiempos de comunicación a utilizar.
Es de vital importancia, preocuparse por saber comunicar, guiar y facilitar, no solamente concretarse en dirigir el trabajo de su equipo. La comunicación en la organización, juega el papel de la sangre en el cuerpo humano, viaja y deja su información en cada célula de la empresa. Al respecto, comenta Paz Quiñónez, que son frecuentes los problemas de comunicación que se presentan en un equipo de trabajo, generalmente debido a la personalidad y emotividad de cada uno de sus integrantes. Estas dificultades individuales y grupales deben ser identificadas por el líder y analizadas por todos oportunamente de manera seria y responsable. Hay aspectos de actitudes y
comportamientos de comunicación que generan entropía al interior del grupo como son: el infantilismo, el sentimentalismo la histeria, el egocentrismo. La gerencia debe estar atenta en la forma como se está comunicando, que realmente se logra de ella, como incide en el comportamiento del equipo de trabajo, como percibe el grupo la comunicación.
Para poder comunicarse efectivamente es necesario aprender a escuchar a los demás desde la realidad de ellos y no desde la nuestra. Aprender a comunicarse conlleva a aprender más sobre nosotros mismo ya que nos permite reconocer la naturaleza de nuestros pensamientos en la medida que intercambiamos ideas con los otros. La comunicación es esencial en cualquier campo de interacción humana. Por medio de la comunicación ya sea oral o escrita podemos transmitir y compartir conocimientos, conceptos, sentimientos, ideas, emociones, estados de amino etc. La comunicación es la única actividad que todo el mundo comparte. Los beneficios de la comunicación son demasiados como para poder enumerarlos, ya que mejoran todos los aspectos de la vida, tanto los personales como los profesionales. La capacidad para comunicar es vital para el éxito de cualquier empeño. Según Freire, "La educación es comunicación, es diálogo, en la medida en que no es la transferencia del saber, sino un encuentro de sujetos interlocutores, que buscan la significación de los significados." Según él, "la comunicación no es la transferencia o transmisión de conocimientos de un sujeto a otro, sino su coparticipación en el acto de comprender la significación de los significados. Es una comunicación que se hace críticamente". Para Freire la comunicación y la educación son una misma cosa, es decir, no puede existir una sin la otra, pues para él, el proceso docente educativo es un proceso comunicativo donde el profesor y el alumno participan activamente en la solución de las tareas y en la adquisición de nuevos conocimientos. Por tanto, aprenden unos de otros durante el proceso. Conclusión La
comunicación
es
la
clave
Si no hay buena comunicación en el equipo, pueden generarse problemas como: Confusión en Falta de Reducción de las posibilidades de Poca motivación respecto al Desconocimiento por parte del jefe acerca del Escasa generación de ideas o
las
tareas. compromiso. crecimiento del equipo. logro de resultados. esfuerzo de cada integrante. propuestas de mejora.
Todas esas actitudes van reforzando el miedo al éxito por temor a que otros nos dañen, y llegan a truncar carreras exitosas, el desarrollo de planes ambiciosos o la asertividad en la toma de decisiones; el costo es alto. Como conclusión obtenemos que la mejor manera de trabajar en equipo seria que los integrantes tengan una buena comunicación, conocerse mejor, planear y hablar sobre la forma de trabajar y de esa manera obtener un mejor resultado para el equipo. De esta forma se aprende a trabajar en equipo.
Bibliografía
Carlos Mora Venegas. Artículo: “La importancia y alcance de la comunicación en los equipos de trabajo”