Presentaci贸n
Manejo del Tiempo Prof. Carlos E. Zerpa
1. El tiempo: características – reflexiones
¿Qué es el tiempo? Como DIMENSIÓN FÍSICA, es la magnitud que mide la duración o separación de acontecimientos sujetos a cambio, de los sistemas sujetos a observación; esto es, el período que transcurre entre el estado del sistema cuando éste aparentaba un estado X y el instante en el que X registra una variación perceptible para un observador (o aparato de medida). Permite ordenar los sucesos en secuencias, estableciendo un pasado, un presente y un futuro, y da lugar al principio de causalidad, uno de los axiomas del método científico.
1. El tiempo: características – reflexiones
¿Qué es el tiempo? Como DIMENSIÓN PSICOLÓGICA, el tiempo es un factor de impacto y estrés en la vida cotidiana, pues las personas tienden a desear disponer de más tiempo para vivir, para trabajar o para divertirse. "Nadie o casi nadie desea la cercanía de la muerte, pero todos saben que tarde o temprano su tiempo se agotará". Por eso recomienda un uso racional y significativo del tiempo, pues estima que así se aprende a vivir de una manera más intensa, haciendo lo que es realmente importante, con menos ansiedad y culpa, y con una mayor contribución a la sociedad
1. El tiempo: características – reflexiones
¿Qué es el tiempo? El tiempo biológico: “Para la flor que extiende sus pétalos al amanecer, para los gansos que vuelan al sur en otoño, para las langostas que se asocian en enjambres cada 17 años, e incluso para los mohos del suelo que esporulan en ciclos diarios, la sincronización lo es todo” El tiempo mental: “nuestra experiencia del paso del tiempo y nuestra organización cronológica del mismo. A pesar del continuo tic-tac del reloj, el paso del tiempo puede parecer rápido o lento, corto o largo” El tiempo cultural: “En Brasil, una hora de retraso no es causa de censura; en Nueva York, cinco o diez minutos requieren una explicación” El tiempo en música: “El compás de tres tiempos” (en un vals de Johann Strauss, por ejemplo) El tiempo en la poesía
1. El tiempo: características – reflexiones
Mi problema con el tiempo es: 1.- Siento que se me va el tiempo, me siento abrumado (a), paralizado (a). 2.- Pasa el día y no hago nada de lo que debía. 3.- Siento que de haber tenido más tiempo lo hubiese hecho mejor. 4.- Por más que quiero, siempre salen cosas urgentes que solucionar. 5.- Dejo todo para el final, no tengo ánimo.
1. El tiempo: características – reflexiones
Características Equitativo: Tal vez el único recurso repartido de modo equitativo; cada persona recibe 24 horas en cada día.
Inelástico:
recuperar.
Recurso que NO se puede: ahorrar, acumular, pedirse prestado o
Indispensable: No hay acción o pensamiento que se pueda realizar SIN asignarle tiempo.
Inexorable: Todo lo que se sabe del tiempo es que fluye inexorablemente, en un sólo
sentido. No se conoce como cambiar el sentido, ni la velocidad de este flujo. Sólo se puede cambiar la forma de utilizarlo (mejor o peor)
Insustituible: a diferencia de otros recursos, NO se puede prescindir de él.
1. El tiempo: características – reflexiones
Leyes Básicas Ley de Pareto: Regla 80/20, el 20% de los clientes, actividades o TIEMPO , genera el 80% de los beneficios y resultados.
Ley Parkinson:
Las cosas llevan mas tiempo del que deberían “todo trabajo se tarda indefinidamente hasta ocupar todo el tiempo disponible pare su completa realización”
Ley de Murphy:
1er Ley: “Nada es tan sencillo como parece al principio”, 2da. Ley: Todo lleva más tiempo de lo que se pensaba al principio”. 3er. “Si algo puede ir mal, irá mal”.
Ley de Acosta: 1er. El tiempo que requiere una tarea AUMENTA cuando la interrumpimos y
luego la reanudamos. 2da. Para una tarea corta siempre hay un minuto, para una larga NUNCA hay Tiempo. 3er. Lo perfecto rara vez es rentable. Valor Eficiencia Deficiente
Perfeccionismo
Tiempo
1. El tiempo: características – reflexiones
Los Enemigos del Tiempo 1) Planeación deficiente (falta de claridad de objetivos o fallas en su distribución) 2) Jerarquización insuficiente de prioridades 3) Incapacidad para decir NO (lo que ocasiona múltiples interferencias extrañas) 4) Escasa habilidad para manejas las interferencias (Madrigal, 2002)
1. El tiempo: características – reflexiones
Los Enemigos del Tiempo 5) Incapacidad para delegar en forma adecuada o resistencia a hacerlo 6) Falta de motivación y disciplina tanto del gerente como de su equipo 7) Empeño en hacer demasiadas cosas al mismo tiempo (abarcar mucho y apretar poco)
8) Ineficiente apoyo secretarial (Madrigal, 2002)
1. El tiempo: características – reflexiones
Mitos sobre el Tiempo 1) Activismo: “el ejecutivo con màs trabajo es el màs eficiente” 2) Centralismo: “cuanto mas alto sea el nivel en que se manejan los asuntos, mucho mejor” 3) Datos completos: “hay que aplazar las decisiones hasta haber obtenido toda la información” 4) Energía en el desempeño laboral: “los resultados son directamente proporcionales al volumen de trabajo invertido” (Rodriguez, 1999)
1. El tiempo: características – reflexiones
Mitos sobre el Tiempo 5) Solución de problemas: “hay que analizar el empeño y esfuerzo para encontrar soluciones a los problemas que ya conocemos” 6) Simplificación: “Hay que ahorrar tiempo a través de soluciones sencillas y fáciles” 7) Tiempo enemigo: “el tiempo presiona al ejecutivo; es un objeto del cual hay que defenderse” 8) Puerta abierta: “el ejecutivo, jefe, directivo, debe estar siempre disponible, listo para hablar con todo el mundo” (Rodriguez, 1999)
2. Herramientas para la administraci贸n
Herramientas para la administraci贸n del tiempo
2. Herramientas para la administración
Las 4 generaciones sobre el manejo del tiempo… 1. Elaborar notas y listas de tareas. 2. Manejo de agendas, intento de mirar hacia adelante … 3. Las anteriores + PRIORIZAR según valores y principios para evaluar las actividades, además de establece objetivos (corto, mediano y largo plazo). 4. En vez de centrarse en las cosas y el tiempo, se centra en preservar y realzar las relaciones y alcanzar resultados.
2. Herramientas para la administración
Roles: los diferentes papeles que desempeñamos en diversos ámbitos de nuestra vida: padre/madre; ciudadano; empleado; esposo/a; líder, etc.
Hábitos: intersección entre conocimiento (qué hacer y por qué), capacidad (cómo hacer) y deseo (motivación para hacer).
Principios: directrices de conducta que tienen valor duradero, permanente y universal; indiscutibles, evidentes por si mismos.
Paradigmas: Modo en que vemos el mundo (como lo percibimos, comprendemos e interpretamos); una suerte de mapa o modelo guía para entender las cosas.
Objetivos: resultados anticipados en el tiempo que son medibles y verificables.
2. Herramientas para la administraci贸n
H谩bitos que debemos observar y re-direccionar de ser necesarios. Eficiencia: hacer bien lo que se hace y al menor costo posible. Eficacia: ante todo hacer lo que se debe hacer, tener en mente los resultados que se desean alcanzar y hacer todo lo necesario para alcanzarlos. Planeaci贸n: Consiste en establecer previsiones, de cara a alcanzar los objetivos deseados en lugar de limitarse simplemente a reaccionar ante los sucesos o las circunstancias que se vayan presentando.
2. Herramientas para la administración
Hábitos que debemos observar y re-direccionar de ser necesarios.
Programación: Decidir cuándo realizar las actividades, implica la asignación de recursos entre ellos el tiempo, programe las actividades con flexibilidad suficiente. Registrar en que emplea su tiempo le ayuda a evaluar las cosas inesperadas que le suceden al día. Planes a largo plazo: A partir de los planes y objetivos de largo plazo se establecen otros intermedios, y para alcanzar estos últimos serán necesario actividades de corto plazo.
2. Herramientas para la administración
Los hábitos : Son patrones de comportamientos aprendidos Resultan de la intersección de tres elementos: conocimiento, habilidad y deseo
pero no somos nuestros hábitos… podemos CAMBIAR !!! *Franklin Covey Co. Síntesis y adaptación para uso docente: María Itriago C. 2006
2. Herramientas para la administración
PRINCIPIOS servicio honestidad integridad calidad excelencia Leyes naturales que gobiernan la conducta humana. Guías para la acción cuyo valor permanece a través del tiempo. Esenciales, evidentes, autosuficientes.
PARADIGMAS La efectividad se debe a dos cosas: P: lo producido CP: la capacidad de producción La efectividad descansa en el balance o equilibrio.
P / CP Cuando la persona se concentra en las cosas que puede influenciar (balance, P/CP, cuenta emocional con los demas) expande se conocimiento y experiencia y crea confianza y su círculo de influencia crece
El uso del tiempo adquiere importancia cuando una vez que has aclarado Tus roles, logras definir y ordenar objetivos.
Los Objetivos deben ser:
• Propios. • Concretos y específicos. • Pocos pero muy importantes. • Compatibles entre sí. • Alcanzable, pero con cierta dificultad. •Medibles.
Además deben incluir:
ROLES Jerarquizar OBJETIVOS
• Tiempo – plazas de ejecución: • Escritos, de fácil acceso, ya que conforman una brújula que continuamente hay que revisar considerando los roles definidos.
2. Herramientas para la administración
6 pasos para planificar tu manejo del tiempo… 1. Partir de tu declaración de Misión Personal
¿Qué es para ti lo más importante?, ¿Qué quieres ser y hacer en tu vida?
2. Identifica y revisa tus roles.
¿Cuáles roles te permitirían lograr un equilibrio y un sentido de plenitud en tu vida?
3. Formula e Identifica tus Objetivos.
¿Qué es lo más importante que podrías lograr esta semana?, ¿con cuál rol está conectado?
4. Fija las prioridades.
¿ En cuales actividades del cuadrante II necesitas hacer énfasis? (planificar, construcción de relaciones, desarrollo personal y académico).
5. Ejerce tu integridad.
¿Estas seguro (a) de que colocaste de primero lo primero?.
6. Evalúa semanalmente.
¿Qué funcionó y que tengo que modificar para alcanzar mis metas?
Urgente
Las cosas se crean dos veces: primero en la mente y después en los actos.
Baja
Importante
Alta
Alta
Baja
1
2
Crisis Quejas de los Clientes Problemas apremiantes Proyectos cuyas fechas vencen.
Oportunidades de desarrollo Innovación Planeación Nuevas oportunidades, recreación
3
4
Correo Teléfono sonando Interrupciones no programadas
Escapes Rutinas Discusiones
Urgente
Las cosas se crean dos veces: primero en la mente y después en los actos.
Alta Baja
Importante
Alta
1 Resultados • Estrés • Agotamiento • Administración de crisis • Siempre apagando fuegos 3
Baja
2
4
Urgente
Las cosas se crean dos veces: primero en la mente y después en los actos.
Alta
Importante
Baja
Alta
Baja
1
2
3 Resultados • Concentración a corto plazo
4
• Administración de crisis • Carácter de camaleón, atento a la reputación. • Considera que objetivos y planes no valen la pena • Se siente impotente, excluido, sin control • Relaciones muy frégiles. Fin 2
2. Herramientas para la administración
Cuadrante II • Coherencia: Armonía entre principios, misión, roles, objetivos. • Equilibrio: analizar los roles y mantenerlos presentes (el éxito en unas áreas no necesariamente compensa el fracaso de otras) • Centrarse en el cuadrante II: utiliza herramientas que te motiven a desarrollarte en este cuadrante, organízate por semana. • Dimensión Humana: No analizar sólo el tiempo sino lo humano. • Flexibilidad: para abordar la complejidad diaria. • Portable: La herramienta debes tenerla visual mente cerca.
2. Herramientas para la administración
Manejo Eficiente del Tiempo • Invertir tiempo en lo importante no en lo urgente. • Hacer énfasis en los resultados más que en los métodos usados • Tener capacidad para decir “NO”
Muchas gracias!!