UNIVERSIDAD TÉCNICA ESTATAL DE QUEVEDO UNIDAD DE ESTUDIOS A DISTANCIA MODALIDAD SEMIPRESENCIAL CARRERA: SECRETARIADO EJECUTIVO EN TÉCNICAS INFORMÁTICAS TEMA: REORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS EN EL ÁREA DE FACTURACIÓN DE LA COMPAÑÍA DISOR S.A CANTÓN QUEVEDO, PROVINCIA DE LOS RIOS. INTEGRANTES: Aviles Vera Isabel Castro Ruz María Espinal Ibarra Letty TUTORA: Msc. LCDA. VERÓNICA OSORIO SÁNCHEZ.
AÑO: 2012-2013 QUEVEDO – LOS RÍOS – ECUADOR
INDICE
I.
INTRODUCCIÒN
Por lo general en los países latinoamericanos no existe una política precisa y sistemática que determine la organización de los archivos administrativos, si no que cada organismo utiliza su propio sistema basado en la normativa interna emanada del mismo. Uno de los mayores problemas de las empresas es no tener al día sus archivos. Muchos archivos, con una gestión ágil y eficaz y dedicándoles unos minutos diarios: solamente expurgando papeles obsoletos y eliminando duplicados podrían reducirse hasta en un 50% en cada una de las empresas de nuestro país.
2
Las empresas públicas y privadas realizan transacciones diversas, las cual originan registro en forma de cotización, facturas, pedidos y solicitudes diversos. Muchos de estos documentos requieren ser conservados de forma ordenada, sistemática, de forma tal que cuando haya necesidad de referirse a ellos o cualquier circunstancia, puedan ser localizados fácil y prontamente.
Hoy
en
día
muchos
trabajos,
no
los archivo como método de organización de
solo papeles
de oficina,
utilizan
importantes
y
no
importantes para la empresa. Las pequeñas
Empresas muy poco hacen por
tener
ordenado los
documentos, por el gasto que requiere el personal altamente capacitado. Algunas Empresas se preocupan por capacitar al personal y mejorar el servicio, en cambio otras hacen lo que pueden.
La Empresa Disor S.A., no cuenta con un sistema de archivos, y esto genera serio problemas en el área de facturación ya que su personal no se encuentra altamente capacitado acorde con los métodos actuales. Es por
esta razón que
el grupo
ha
presente trabajo investigativo.
3
considerado oportuno
realizar
el
I.1
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
En la Compañía Disor S.A. específicamente en el área de facturación tiene problema en la organización de los archivos, porque el personal desconoce de estas técnicas. La falta de capacitación de las Secretaria, en la organización de archivos, impide un buen desenvolvimiento en su trabajo. Las Secretarias no tienen suficiente experiencia de cómo llevar un orden adecuado y correcto de los documentos que se archivan diariamente. Por parte de los ejecutivos existe despreocupación y poco interés de ejercer periódicamente un sistema de archivos en la Empresa.
I.2
FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
¿En la Compañía Disor S.A. existe malestar por parte de los ejecutivos de ventas al momento de adquirir información, en cuanto al trámite de facturación porque no lo hacen con prontitud?
1.3 DELIMITACION DEL PROBLEMA El presente trabajo investigativo se realizará, en la Empresa Disor S.A., ubicada en el km. 4 ½ Vía Valencia, Cantón Quevedo, Provincia de Los Ríos (2012). 1.4
OBJETIVOS
Se emplearon los siguientes objetivos:
1.5
OBJETIVO GENERAL
4
Diseñar un sistema de archivo que ayude a la Secretaria a mejorar en
su desempeño y por ende brindar un mejor servicio al usuario.
1.6
OBJETIVOS ESPECIFICOS
Constatar de qué
manera se
está
llevando los
archivos en la
Empresa Disor S.A.
Detectar los problemas de los archivos que existen en la Empresa
antes mencionada.
Seleccionar el tipo de archivo que mejor convenga a los intereses de
la Institución.
Estructurar un sistema de archivo más acorde con las necesidades de
la Empresa. 1.7
Justificación Y Factibilidad
En la Compañía Disor S.A. presentan serio problemas en la organización de los
archivos en el área
de
facturación por lo que requieren un
asesoramiento de métodos fundamentales de archivología.
Con el sistema de archivo a implementar en la Empresa Disor S.A. se logrará
un mejor desenvolvimiento de sus Secretarias para la rápida
búsqueda de información, que es solicitada por sus interesados.
Para realizar el siguiente trabajo Investigativo, contamos con el apoyo del Sr. Gerente Jorge Casañas y las Secretarias de La Compañía Disor S.A.
5
Los beneficiarios son: el personal que labora en la Empresa Disor S.A. y los ejecutivos en ventas. II.
MARCO TEÓRICO
2.1 Kilcullen, (1996): EMPRESA Una empresa es
una organización, institución,
o industria,
dedicada
a
actividades o persecución de fines económicos o comerciales, para satisfacer las necesidades de bienes y/o servicios de los demandantes, a la par de asegurar la continuidad de la estructura productivo-comercial así como sus necesarias inversiones. Se ha notado que, en la práctica, se puede encontrar una variedad de definiciones del término.
2.2 Kilcullen, (1996) FUNCIONES DE LA EMPRESA
Es el proceso por el cual una o varias personas tratan de lograr los objetivos que la organización se ha marcado. Sus tareas son: planificación, organización y control.
2.2.1. Kilcullen, (1996)FUNCIÓN PRODUCTIVA Conocida también como función técnica. Incluye todo el conjunto de actividades a través de las cuales la empresa crea los productos o presta los servicios que son el objeto de su actividad.
2.2.2. Kilcullen, (1996) FUNCIÓN FINANCIERA Se ocupa de conseguir los recursos financieros FUNCIONES necesarios para que la actividad empresarial pueda desarrollarse.
2.2.3. Kilcullen, (1996) GESTIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS
6
Este departamento asume la gestión del personal encargándose de un conjunto de actividades, entre las que destacamos las siguientes: la selección, contratación, la formación del personal, ascensos, el trabajo de motivación… FUNCIÓN COMERCIAL Engloba dos grupos de actividades: Venta del producto o servicio que se realiza. Compra de los materiales necesarios.
2.2.4. Kilcullen, (1996) FUNCIÓN ADMINISTRATIVA
Se encarga de controlar toda la documentación de la empresa. 2.2.4.1. Herrera (1999) Objetivos de la empresa
Adquisición de los fondos necesarios para obtener los bienes de equipo, elementos básicos y servicios que necesita la empresa para poder funcionar; Con todos los bienes adquiridos, llegar a obtener una rentabilidad; ejercer un control de la gestión financiera para poder llegar a tener una independencia financiera y autonomía frente a terceros (acreedores, bancos, etc.). 2.2.4.2. Herrera ( 1999) Los elementos económicos. El elemento económico debe analizar toda la gama de bienes, derechos y obligaciones que aparecen en la empresa, tanto de los bienes que se adquieren y de los medios para su transformación y distribución como de los recursos financieros que lo hacen posible. Los elementos económicos tienen también otra función, que es la de implantar una estructura que además de dar resultados positivos, ayude a detectar situaciones externas que puedan influir en la empresa (nuevas políticas, tecnologías, y evolución del mercado, etc.) y detectar las amenazas del entorno para que no influyan negativamente en las llamadas debilidades del potencial de la empresa. En definitiva, la empresa debe poder elaborar unas estrategias ofensivas (aprovechar oportunidades del entorno) y defensivas (contrarrestar las amenazas).
7
Para obtener un beneficio y sacar el mejor provecho de la actividad empresarial, el funcionamiento de todos los elementos tiene que ser igualmente eficaz, porque el fallo de alguno de éstos afectaría al resultado final, que es el beneficio. Esto significa que debe existir una investigación constante, tanto de la parte interna de la empresa como de su entorno externo, que puede incidir directamente en sus resultados.
2.3 ¿QUE ES ARCHIVAR?
Aarón M.
(2000). Arte de
colocar y conservar en un mismo
orden,
clasificado correspondencia,
debidamente toda documentos
y otros papeles relacionados con un individuo o firma, con cierta división geográfica, o sobre determinado asunto, etc. De esta forma estarán protegidos contra deterioro destrucción o pérdida y que a la vez facilite su localización y manejo.
2.4. Aarón M. (2000). FUNCIONES DE UN ARCHIVO El Archivo General ejerce, entre otras, las siguientes funciones:
Planificar y promover la correcta gestión de los documentos y de
los archivos de la Universidad, proponiendo instrucciones, normas y procedimientos.
Asesorar a las unidades productoras y colaborar con ellas para la
organización y tratamiento uniforme de los documentos de los archivos de gestión. 8
Organizar las transferencias periódicas de documentos desde los
archivos de gestión al Archivo General.
Garantizar los servicios de consulta, préstamo y reproducción de
documentos, según la normativa específica en materia de acceso.
Diseñar actividades formativas en materia de archivos y
documentos.
Gestionar
organizando,
el
Archivo
describiendo
y
General,
custodiando,
haciendo
accesibles
instalando, sus
fondos
documentales.
2.5. Aarón M. (2000). ORGANIZACIÓN DE UN ARCHIVO
Una buena organización-clasificación te ahorra tiempo, separa lo importante de lo menos importante, evita quebraderos de cabeza y hace que te desgastes en las cosas que de verdad merecen la pena. Organizar bien los archivos de tu ordenador es como cuidar la presión de los neumáticos de tu coche. Un mal necesario que hace que lo demás vaya mejor.
2.6. Aarón M. (2000). OBJETIVOS PRIMORDIALES: 1- Proporcionar un lugar seguro y permanente para los documentos. 2- Conservar juntos, en un mismo lugar, todos los documentos relacionados con determinado asunto, lugar, individuo, firma o institución. 3- Localizar los documentos en el instante en que se solicitan.
9
2.7. Molina (2006), IMPORTANCIA DE LOS DOCUMENTOS Y NECESIDAD DE ARCHIVARLOS a) Para la empresa moderna, los documentos, cartas, etc., se relacionan con negocios. b) El respaldo de cualquier transacción, asunto, etc., lo constituye el acuerdo o constancia por escrito de la operación. c) Para referirnos a asuntos tramitados con anterioridad, debemos conservar información en los archivos.
2.8. Hansen (2008) TECNICAS PARA ORGANIZAR ARCHIVOS 2.8.1. Hansen (2008) Nomenclatura común consistente A la hora de poner el nombre a carpetas y ficheros sigue un patrón o unas pautas que tú mismo establezcas. Pero procura aplicarlo siempre en todos los rincones. Eso hará que tu sistema sea coherente y consistente, y que no se queden partes sin organizar o a medio ordenar (lo que te llevará a cierta confusión). Siéntate
con
lápiz
y
papel
y
define
tu
propia
nomenclatura. Hazlo sencillo, práctico y directo. Tiene que ser un complemento que te ayude, nunca una tarea pesada e incómoda. Comparto contigo algunas ideas que pueden ayudarte a la hora de crear un sistema eficaz de nombres:
1. Utiliza nombres cortos y breves. Son más manejables y directos. 2. Emplea abreviaturas o sufijos comunes para describir el contenido de la
carpeta/archivo. 3. Agrupa (nombra) por nombre de proyecto o cliente, o también por año.
10
4. Evita las carpetas con decenas o centenares de subcarpetas (cuanto
menos scroll y más directo, mejor). 5. Alterna MAYÚSCULAS_minúsculas para resaltar ciertas partes del
nombre. 6. Utiliza símbolos especiales o de puntuación para destacar o remarcar.
Por ejemplo: @Clientes, !mportante, _Revisar, *Borrar, —2010. 7. Una vez más: no lo compliques. Incluye éstas u otras ideas sólo si te
ayudan. 2.8.2 López, (2009), TIPOS DE ARCHIVOS Ordenar los documentos consiste en agruparlos por nombre, número, lugar geográfico o asunto.
fecha,
Es decir integrar los documentos de
acuerdo a las características y necesidades de cada persona o institución. Según los conceptos establecidos se procede a clasificar la documentación que ingresa al Departamento de Archivo para su guarda. Los expedientes se clasifican de acuerdo con los conceptos anteriores, a fin de que la persona indicada los coloque ordenadamente en el lugar correspondiente. La forma de clasificar y guardar escritos da lugar a que surjan diversos Sistemas de Archivo.
Los más usados son:
Alfabético, Cronológico, Geográfico, por
Asuntos y Numérico. 3. López, (2009), ARCHIVO ALFABÉTICO Se refiere a todo escrito que tiene relación con el nombre de una persona o institución. Su clasificación es alfabética según los apellidos o nombre de la empresa. Reglas a seguir: 1. El nombre de personas físicas se archiva iniciando con el apellido paterno, materno y nombre.
Ejemplos: Domínguez
Ramos Juan, Espíndola Reyes Roberto, Sotomayor Arroyo Leticia, etc. 2. En caso de que los apellidos lleven monosílabos deben tomarse como parte del mismo nombre.
Ejemplos:
De la Rosa Reyes Jorge, Del Moral
Hernández Julio, De los Monteros Espinosa Jorge. 3. Los nombres de personas morales se clasifican respetando su razón social o nombre. Ejemplos: Alarmas Panamericanas, Centro Serfín, Corsetería Francesa, Ópticas Devlin, etc. 11
3.1López, (2009), ARCHIVO CRONOLÓGICO Los expedientes se forman agrupando los documentos generados por fechas, indican año, mes y día. 3.2López, (2009), ARCHIVO GEOGRÁFICO Expedientes integrados con documentos clasificados según la Ciudad, Estado o País. 3.3López, (2009), ARCHIVO POR ASUNTOS Se integran expedientes de acuerdo al asunto tratado en el texto de cada documento. 3.4López, (2009), ARCHIVO NUMÉRICO Los expedientes se ordenan por número progresivo.
El número del
expediente se asignará a cada persona física o moral conforme se vayan "abriendo". Los Sistemas de Archivo pueden usarse combinados. Por ejemplo: Fecha.
Nombre y Fecha; Número Progresivo y Alfabético; Número y El sistema de archivo más común o utilizado por las instituciones es
el de Número progresivo y Alfabético, llamado también Alfa-numérico. 2. En caso de que los apellidos lleven monosílabos deben tomarse como parte del mismo nombre.
Ejemplos:
De la Rosa Reyes Jorge, Del Moral Hernández
Julio, De los Monteros Espinosa Jorge. 3. Los nombres de personas morales se clasifican respetando su razón social o nombre.
Ejemplos: Alarmas
Panamericanas, Centro Serfín, Corsetería Francesa, Ópticas Devlin, etc.
III.
MATERIALES Y MÉTODOS
El presente trabajo investigativo se lo realizó en la Compañía Disor S.A. y la investigación tuvo una duración de 60 días. 12
3.1. METODOS Se utilizaron los siguientes métodos. 3.1.1 Método Inductivo Deductivo Se realizaron Encuestas y entrevistas al Gerente a los Ejecutivos en ventas involucrados en la presente investigación. 3.1.2 Analítico - Sintético Se realizaron analices e interpretaciones de datos de los resultados obtenidos en el lugar de los hechos. 3.2 TÉCNICAS E INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN Las técnicas que se utilizaron fueron las siguientes. 3.2.1 ENCUESTAS Se realizaron 15 encuestas a los ejecutivos en ventas que labora en la Compañía S.A. 3.2.2 ENTREVISTAS Se realizó la entrevista al Sr. Gerente Ing. Jorge Casañas. 3.3. FUENTES Se emplearon las siguientes fuentes.
3.3.1 Fuentes Primarias
13
Fueron las
encuestas y entrevistas que se realizó en la Compañía
antes
mencionada. 3.3.2 Fuentes Secundaria Constituyeron todos los trabajos impresos, de las que nos apoyamos para realizar la presente investigación. 3.3.3 Población y muestra PERSONAS
CANTIDAD
EJECUTIVOS DE VENTAS
15
Total
15
Por no sobrepasar de 100 los extractos poblacionales la muestra se la considera de 15.
14
IV. RESULTADO ENCUESTAS REALIZADAS LOS EJECUTIVOS EN VENTAS DE LA COMPAÑÍA DISOR S.A. CUADRO1. ¿Al momento que usted solicita un archivo su entrega es?
INDICADORES
CANTIDAD
PORCENTAJE
INMEDIATA
6
40%
TARDIA
9
60%
TOTAL
15
100%
Fuente:
Personal de Empresa Disor S.A a los ejecutivos de ventas.
Integrantes:
Diana Mosquera, Tania Vecilla Narcisa Barcia, Edinso Figueroa, Arturo Palacios.
En el cuadro 1, los resultados de los encuestados fue muy desfavorable ya que un porcentaje muy elevado opinaron que lo hacen tardíamente al momento de entregar un documento, y un porcentaje muy infinito opina lo contrario. CUADRO 2. ¿SE hace periódicamente restructuración de los archivos de la empresa? INDICADORES
CANTIDAD
PORCENTAJE
SI
2
13%
NO
1
7%
AVECES
9
60%
NUNCA
3
20%
TOTAL
15
100%
Fuente: Personal a los ejecutivos de ventas. Integrantes: Diana Mosquera, Tania Vecilla Narcisa Barcia, Edinso Figueroa, Arturo Palacios.
En el cuadro 2, la mayoría de los encuestados piensan que no se ve una restructuración en los archivos permanentes ya que un porcentaje minoritario opinan que da una mala impresión al momento de ingresar al área de facturación.
15
CUADRO 3. ¿CONSIDERA USTED QUE LAS SECRETARIAS TIENE UNA BUENA TÉCNICA PARA ARCHIVAR? INDICADORES
CANTIDAD
PORCENTAJE
SI
6
40%
NO
9
60%
TOTAL
15
100 %
Fuente:
Personal de Empresa Disor S.A a los ejecutivos de ventas.
Integrantes:
Diana Mosquera, Tania Vecilla Narcisa Barcia, Edinso Figueroa, Arturo Palacios.
En el cuadro 3,la mayoría delos encuestados opinaron que las secretarias no tienen muchos conocimientos de archivo y
esto les proporciona una gran
desventaja para la empresa, y un grupo muy diminuto opina lo contrario.
CUADRO 4. ¿CÓMO CONSIDERA USTED QUE SE ESTA LLEVANDO LA DOCUMENTACION EN EL AREA DE FÁCTURAS? INDICADORES
CANTIDAD
PORCENTAJE
BUENA
5
34%
MUY BUENA
2
13%
REGULAR
6
40%
MALA
2
13%
TOTAL
15
100%
Fuente:
Personal de Empresa Disor S.A a los ejecutivos de ventas.
Integrantes:
Diana Mosquera, Tania Vecilla Narcisa Barcia, Edinso Figueroa, Arturo Palacios.
En el cuadro 4, los resultados de los encuestados indican que la documentación la lleva de forma regular mientras que una cantidad mínima de los encuestados opinan lo contrario. 16
CUADRO 5. ¿CREE NECESARIO ORDENAR TODO LOS ARCHIVOS DE LOS DEPARTAMENTOS? INDICADORES
CANTIDAD
PORCENTAJE
SI
10
66%
NO
5
34%
15
100%
TOTAL
Fuente:
Personal de Empresa Disor S.A a los ejecutivos de ventas.
Integrantes:
Diana Mosquera, Tania Vecilla Narcisa Barcia, Edinso Figueroa, Arturo Palacios.
En el cuadro 5, podemos apreciar que la mayoría de los encuestados de la Compañía DISOR S.A, opinaron que debería tener una área adecuada para sus archivos, y un grupo mínimo de encuestados expresaron lo contrario.
CUADRO 6.LOS ARCHIVOS DE LA OFICINA LUCEN: INDICADORES
CANTIDAD
PORCENTAJE
ORDENADOS
6
40%
DESORDENADOS
9
60%
TOTAL
15
100%
Fuente:
Personal de Empresa Disor S.A a los ejecutivos de ventas.
Integrantes:
Diana Mosquera, Tania Vecilla Narcisa Barcia, Edinso Figueroa, Arturo Palacios.
En el cuadro 6, la mayoría de los encuestados consideraron que los archivos lucen desordenados.
17
CUADRO 7.¿CONCIDERA USTED QUE SE DEBE REALIZAR UN PLAN DE CAPACITACIÓN DE ARCHIVOS? INDICADORES
CANTIDAD
PORCENTAJE
SI
11
73%
NO
4
27%
TOTAL
15
100%
Fuente:
Personal de Empresa Disor S.A a los ejecutivos de ventas.
Integrantes:
Diana Mosquera, Tania Vecilla Narcisa Barcia, Edinso Figueroa, Arturo Palacios.
En el cuadro 7, nos muestra que todos los encuestados están de acuerdo con que se den capacitaciones y consideran que es substancial la aplicación de capacitar; ya que gracias a las capacitaciones van a tener más conocimiento y esto le servirá para un futuro mejor de la Compañía.
CUADRO 8.CONSIDERA USTED QUE SE DEBE HACER UNA REORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS. INDICADORES
CANTIDAD
PORCENTAJE
SI
12
80%
NO
3
20%
TOTAL
15
100%
Fuente:
Personal de Empresa Disor S.A a los ejecutivos de ventas.
Integrantes:
Diana Mosquera, Tania Vecilla Narcisa Barcia, Edinso Figueroa, Arturo Palacios.
En el cuadro 8, después de ejecutar ésta pregunta, los encuestados opinaron que si se debe realizar una reorganización de los archivos.
18
ENTREVISTA RELIZADA AL SEÑOR GERENTE DE LA COMPAÑÍA DISOR S.A En conclusión a las respuestas de la entrevista, del gerente Ing. Jorge Casañas demuestra que la secretaria tiene dificultad en organización de los archivos. Ya que el considero factible la capacitación de las secretarias para que puedan desempeñarse mejor. PROPUESTA
IV.
Implantación del archivo Alfabético en la empresa DISOR S.A.
5.1 Misión Disor S.A es
una
Empresa de
diseño, producción y comercialización
de
bebidas, lácteos, víveres de primera necesidad etc. Que consiente del gran compromiso que tiene con sus proveedores, clientes, empleados y accionistas, busca a través de acciones administrativas una rentabilidad y un ambiente corporativo que le permita el continuo desarrollo del talento humano, el incremento de la productividad de sus operaciones,
la satisfacción de su
clientes, la permanencia en el mercado y la retribución adecuado de sus accionistas.
5.2 Visión Crecer sostenida y rentablemente durante los próximos años, para llegar hacer líderes del mercado, con un posicionamiento de marca y una diferenciación de nuestros productos a nivel nacional e iniciando la penetración de nuevos mercados en el exterior. 5.3 ¿cómo se encontraron los archivos? Los archivos en el departamento de la empresa DISORS.A lucen completamente desordenados, el personal carece de técnica de archivo por lo que la documentación, no es archivada correctamente y por lo tanto pudimos notar que el 19
escritorio luce lleno de papeles y hasta el piso, lo que brinda una mala imagen a la empresa, incluso la sección de cafetería también se encontraba en la misma área de trabajo.
5.4 Desarrollo del tema En la empresa antes mencionada aportamos con los implementos necesarios para poder organizar correctamente los archivos de facturación en la misma. Luego procedimos con la limpieza en el área que se maneja los archivos, se ordenó el escritorio, archivadores donde se colocó las carpetas con su respectivo orden, en la cual se implanto la técnica de ordenamiento alfabético que nos dirigimos con el módulo de redacción comercial.
5.5 MENU Lima Jackson E. Avilés Sandra S. Montalvo Jacqueline A. Ortiz Julio O. Cárdenas Byron R. Ibarra Jenny M. Guevara Araceli L. Escalona Lenin D. Auz Hernán M. Acosta María E. Barreiro Ana Lucia Barcos José Antonio Martínez Norma J 20
Aspiazu Rafael D. Lima Mónica A. Obando Iván L. Lima Mónica A. Bastidas Fausto O. Bayardo José Luis Coral Lidia C. Mora María A. Echeverría Evelin M. Castillo Lucia M. Echeverría Noemí A. Martínez Stalin E. Gamarra Lisbeth M. Farías Ana L. Bowen Carolina C. Herrera Carolina E. Meneses Clara E. Cadena Elba L. Falcones Luz M. Lima Jackson E. Hurtado Jenny T. Ibarra Jorge Castillo Pedro D. Eslao Norma B. MENÚ
A= 21
Auz Hernán M. Avilés Sandra S. Acosta María E. Aspiazu Rafael D. B= Bastidas Fausto O. Bayardo José Luis Barreiro Ana Lucia Barcos José Antonio Bowen Carolina C. C= Cadena Elba L. Castillo Pedro D. Coral Lidia C. Cárdenas Byron R. Castillo Lucia M. E= Eslao Norma B. Echeverria Evelin M. Echeverría Noemí A. Escalona Lenin D. F= Farías Ana L. Falcones Luz M. G= Guevara Araceli L. Gamarra Lisbeth M. 22
H= Herrera Carolina E. Hurtado Jenny T. I= Ibarra Jenny M. Ibarra Jorge E. L= Lima Jackson E. Lima Mónica A. M= Martínez Stalin E. Martínez Norma J. Meneses Clara E. Montalvo Jacqueline A. Mora María A. O= Obando Iván L. Ortiz Julio O.
23
V.
RECURSOS HUMANOS
PRESUPUESTO
CANTIDAD
Asesor
1
Investigadores
5
Secretarias
5
Ejecutivos de ventas
15
Valor unitario
Total
MUEBLES Escritorio
1
Silla
3 EQUIPO DE OFICINA
Computadora
2
Cรกmara digital
1
Archivadores
1
UTILES DE OFICINA Adhesivos
25
0.10
2.50
Carpeta Colgantes
25
0.35
8.75
Hojas A 4
60
0.01
0.60
Lapiceros
6
0.25
0.75
Rapidografo
1
0.50
0.50
24
tijeras
2
0.50
1.00
27
0.20
5.40
Borradores
3
0.15
0.45
Cd
1
0.80
0.80
Fotos
8
0.50
4.00
Copia
30
0.05
1.50
Movilización
5
20.00
60.00
Internet
3
4.00
12.00
Pestanas de cartulina
Subtotal
$98.25
Total
$98.25
VI. CONCLUSIONES
La secretaria no tiene un buen desempeño en su lugar de trabajo porque
no aplican técnicas de archivos.
La secretaria tiene poco conocimientos de archivo para mantener
ordenada la documentación.
El personal y los ejecutivos en ventas que elaboran en la empresa DISOR
S.A ubicada km. 4 ½ vía valencia del Cantón Quevedo, Provincia de los Ríos, considera que es necesario que tengan una capacitación las secretarias para que así puedan organizar y archivar bien los documentos.
Cuando solicitan una documentación su entrega es lenta.
La
reestructuración de los archivos no siempre se
acostumbra a
realizarse.
La documentación en el área de facturas no lo llevan de manera eficiente
o esto genera pérdida de tiempo. 25
VII. RECOMENDACIONES
se sugiere que al momento de organizar los archivos utilicen las
técnicas correspondientes, para que al momento de que soliciten un archivo sea localizado con prontitud.
Que se capacite a las secretarias para que ofrezcan un mejor
servicio al usuario en cuanto al manejo de la documentación.
Que se realice la restructuración de los archivos en el
departamento de facturación de la empresa DISOR S.A.
26
VIII. BIBLIOGRAFIA TEXTO •
VERONICA, OSORIO SANCHÉZ. MODULO COMERCIAL Y ARCHIVOLOGIA. UTEQ – UED. •
DERECHOS RESERVADOS. HABILIDADES.UTEQ. – UED.
DE REDACCION
DESARROLLO
DE
DISPONIBLE EN:
•
HTTP://WWW2.ING.PUC.CL/IIC1102/MATERIA/CAP10.HTM (2005)
•
HTTP://WWW.UADY.MX/SITIOS/MATEMATI (2005)
•
HTTP://COQUI.LCE.ORG/CADIAZ/CEDU5120V/CONTENIDO/ARCHEX T.HTM (2007) 27
MIS
•
HTTP://WWW.ITLP.EDU.M/PUBLICA/TUTORIALES/PASCAL/U8_8_8.H TML (2008).
•
TENENBAUM, MOSHE J. AUGENTEIN. PRIMERA EDICIÓN. (2000)
•
DISEÑO
Y ADMINISTRACIÓN DE BASE
DE
DATOS
HANSEN,
HANSEN, SEGUNDA EDICIÓN. (2003) •
DAVID LÓPEZ, SEGUNDO SEMESTRE U.N.I.R. (MARACAIBO). (2004).
IX ANEXOS LLEGANDO A LA EMPRESA DISOR S.A.
Edinso Figueroa,Artutro Palacios,Diana Mosquera, Tania Vecilla,Narcisa Barcia. 28
REALIZANDO LAS ENCUESTAS
ANTES
29
DURANTE
30
31
DESPUÈS
32
33
34