Banco Progreso by Leidy Mendez

MISION Somos un banco que ayuda a dar soluciones financieras a las personas de bajos ingresos, ofreciendo servicios para un mejor vivir.

VISION En el año 2015 seremos la mejor entidad financiera que brinde ayuda a las personas de bajos ingresos.

CORREO: banco_progreso@hotmail.com CELULAR: 3202583152 – 6543822 CRA 33 NO. 54-32 CAÑAVERAL

RESEÑA HISTORICA Buscando brindar una ayuda y una transformación económica a las personas de bajos recursos para estar más cerca de las personas de bajos recursos y apoyando la economía productiva en el país; nace BANCO PROGRESO en la ciudad de Bucaramanga en abril de

1996. En año 1998 el BANCO PROGRESO se fortaleció gracias al apoyo de las personas de bajos recursos, especialmente las personas que tienen negocios como tiendas, ventas de catálogos, y también las personas que venden productos en las plazas de mercado, puerta a puerta. Y para dueños de micro mercados. La proyección de la empresa BANCO PROGRESO, y conforme a las evoluciones que tienen las necesidades de los clientes de bajos recursos, se está ofreciendo un portafolio de servicios financieros más especializado e innovador que compensó sus requerimientos de financiación, de acuerdo a las necesidades de nuestros clientes se crearon créditos largo y corto. Para el año 2012, las perspectivas del BANCO AGROPRESO son lograr ofrecer a los microempresarios CORREO: banco_progreso@hotmail.com CELULAR: 3202583152 – 6543822 CRA 33 NO. 54-32 CAÑAVERAL

colombianos un sector financiero más incluyente, que brinde no sólo una amplia gama de sistemas de financiamiento, sino que a la vez, facilite la posibilidad de

Acceder a servicios financieros que abarquen soluciones en materia de protección, ahorro y servicios agregados. Es así, como seguiremos siendo una empresa líder en el sector financiero con ofreciendo servicios a las poblaciones más vulnerables a nivel nacional y así poder llegar con productos que funcionen para la mayoría de la población, especialmente a las poblaciones donde ninguna entidad financiera a podido llegar.

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PRINCIPIOS INSTITUCIONALES Son directrices que orientan el quehacer de la institución y

consolidan su cultura. COMPROMISO CON LAS PERSONAS DE BAJOS INGRESOS: BANCO PROGRESO está comprometida en impulsar el liderazgo de las personas de bajos ingresos, facilitando el acceso a productos y servicios micro financieros, con el objetivo de lograr un impacto significativo en la expansión de sus activos, su participación como empresarias y agentes de la economía. 5

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RESPONSABILIDAD SOCIAL: BANCO POGRESO está comprometida con el desarrollo, el bienestar y el mejoramiento de la calidad de vida de los colaboradores, sus familias y la comunidad en general; por ello funciona dentro del marco social, aportando a cada actor y medio con justicia y pertinencia.

INTEGRALIDAD EN VALORES: BANCO POGRESO actúa en correspondencia con la integración de valores éticos, que promovidos en cada uno de sus colaboradores, se complementan para generar un impacto positivo.

COMPROMISO CON LA CALIDAD: El personal del BANCO POGRESO está comprometido con el logro de los mejores resultados a través de la gestión efectiva de los procesos y recursos.

EXCELENCIA EN SERVICIO: El personal del BANCO POGRESO mantiene una destacada actitud de servicio frente a sus clientes internos y externos, buscando soluciones eficaces a 6

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sus necesidades y construyendo relaciones de largo

plazo.

VALORES CORPORATIVOS Los valores corporativos son creencias compartidas sobre lo que es apropiado para nuestra organización; con ellos el actuar de la entidad se enmarca dentro una ética social que facilita el logro de los objetivos. HONESTIDAD: Hablar y obrar en coherencia con lo que se piensa en respeto a la verdad, logrando transparencia en nuestras relaciones con los demás.

RESPETO: Reconocer el valor de las personas y aceptar la variedad de pensamiento. Este valor es la base para una convivencia sana y pacífica.

LEALTAD: Firmeza con

que

nos

identificamos

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comprometemos con BACO adhiriéndonos a sus principios.

POGRESO,

RESPONSABILIDAD: Desempeñar nuestro rol con diligencia, seriedad y prudencia, asumiendo los objetivos de BANCO POGRESO como propios.

POLITICAS ORGANIZACIONALES  Brindar trato justo y esmerado a todos los clientes, en sus solicitudes y reclamos considerando que el fin de la empresa es el servicio a la comunidad.  Atender al cliente es responsabilidad de todos los integrantes de la empresa, para lo cual deberán conocer los procedimientos a fin de orientarlos.

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 Todos los integrantes de la empresa deben mantener un Comportamiento ético.

 Los puestos de trabajo en la empresa son de carácter poli funcional; ningún trabajador podrá negarse a cumplir una actividad para la que esté debidamente capacitado.  Alcanzar un servicio rápido y eficiente, siempre cuidando cada paso del proceso, los modales y comportamiento para con el cliente

 El banco mantiene políticas con respecto a todas las tareas o funciones que se le han encomendado. CORREO: banco_progreso@hotmail.com CELULAR: 3202583152 – 6543822 CRA 33 NO. 54-32 CAÑAVERAL

PROCEDIMIENTO DE ENVIO DE CORRESPONDENCIA  OBJETIVO: Permitir a la empresa la organización de los pasos a seguir en el proceso de envío de correspondencia, así como las tareas a realizar, a efecto de guiar en el desarrollo de las mismas y evitar la duplicidad de Los documentos.  ALCANCE: Aplica para todas las dependencias o áreas de la empresa.  RESPONSABLES: Oficina de correspondencia, Auxiliar Administrativo y mensajería externa.  PROVEEDORES: Las dependencias interesadas de enviar correspondencia.  ENTRADAS: Documentos, revistas, folletos, periódicos. 10

 SALIDAS: CORREO: banco_progreso@hotmail.com CELULAR: 3202583152 – 6543822 CRA 33 NO. 54-32 CAÑAVERAL

 Registro de correspondencia. Donde el destinatario firma el recibido de la correspondencia.  Cuando se da respuesta a los documentos deben quedar copia del documento a enviar y este debe ser radicado en el área de correspondencia, donde se lleva el control de la correspondencia.  Documento copia de la correspondencia enviada con el numero de radicado como recibido.

 Guía de entrega con la empresa de mensajería cuando es enviada por empresa ajena a la Institución.  Factura mensual del servicio de mensajería externa a la empresa. (servientrega, envía, deprisa)=

ACTIVIDADES DEL PROCESO:  Entregar a la oficina de documentos para radicarlos.

correspondencia

los

 Recibir los documentos en original y copia, colocar un numero consecutivo y registra en Excel la fecha de envío, remitente, destinatario, dependencia o área a la cual pertenece, anexos, destinos, medio de envío,

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numero de radicado para respuesta y entrega.

 Esta documentación es recibida en las oficinas de correspondencia personalmente, para luego ser distribuidas al área o dependencia la cual pertenecen para dar el respectivo trámite del documento.

 El destinatario recibe correspondencia en original y firma la copia de recibido con el mensajero.  Recepción de copia de la correspondencia recibida y entrega a dependencia interesada.

 La dependencia a la cual pertenece los documentos se encarga de dar respuesta y archivarla. CORREO: banco_progreso@hotmail.com CELULAR: 3202583152 – 6543822 CRA 33 NO. 54-32 CAÑAVERAL

 El área de correspondencia lleva control de entrega de la misma, en un registro de correspondencia.  Entrega a la oficia de correspondencia documentos para ser radicados.

los

 Se recepciona la correspondencia en original y copia, sella con numero consecutivo y registra en Excel la fecha de envío, remitente, destinatario, dependencias o aéreas, anexos, destinos, medio de envío, numero de radicado para respuesta y entrega.  Entrega personal. SI.  El destinatario recibe correspondencia en original y copia, firma, sella y devolución de copia al mensajero

 Recepción de copia de la correspondencia recibida y entrega a dependencia interesada  Recibe copia de correspondencia sellada y firmada 13

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 Archivo.  Entrega personal NO.  La empresa de mensajería recibe correspondencia del día antes de la 500P:M.  Genera y entrega guía semanal

CLIENTES: Todas las dependencias o áreas que conforman la empresa Empresas externas a la Institución.

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PROCEDIMIENTO DE RECIBO DE CORRESPONDENCIA  OBJETIVO: Proporcionar al Fondo el marco procedimental que servirá de guía para el desarrollo en forma integrada e interrelacionada de las actividades que con lleva el proceso de recibo de correspondencia, a efecto de guiar en el desarrollo de los mismos y evitar la duplicidad de las acciones.  ALCANCE: Aplica para todas las dependencias de la empresa  RESPONSABLES: Unidad de correspondencia, Gerencia General y la dependencia interesada.  PROVEEDORES: Empresas de mensajería y las dependencias de la empresa  ENTRADAS:

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Correspondencia

recibida

por

empresa.

ACTIVIDADES DEL PROCESO:  Recibo de correspondencia e impresión del reloj radicador de la hora, fecha y consecutivo.  Registro de la información a tabla de Excel con numero de radicado, fecha, procedencia, asunto, nombre del remitente, numero de anexos, responsable del asunto, tiempo de respuestas, deja espacio para firma del destinatario y entrega a la Gerencia con formato de instrucción de correspondencia adjunto.

 Revisión del asunto que trata la correspondencia, en el formato de instrucción, designa a quien se debe entregar la correspondencia y devuelve a Recepción. 16

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 Registro en el cuadro de Excel el control de correspondencia y entrega a cada dependencia que debe dar trámite al documento.  Cada área o dependencia recibe la correspondencia que va dirigida para ellas y deben firmar la planilla de control para dejar constancia de recibido.  Dar respuesta a la comunicación.  Archivo.

SALIDAS: Documento respuesta de la correspondencia recibida.

 Recibo de correspondencia e impresión del reloj radicador de la hora, fecha y consecutivo.  Registro de la información a tabla de Excel con numero de radicado, fecha ,procedencia ,asunto, nombre del remitente, número de anexos, responsable del asunto, tiempo de respuestas, deja espacio para CORREO: banco_progreso@hotmail.com CELULAR: 3202583152 – 6543822 CRA 33 NO. 54-32 CAÑAVERAL

firma del destinatario y entrega al a Gerencia con formato de instrucción de correspondencia adjunto  Revisión del asunto que trátala correspondencia si no tiene asunto, se debe leer la correspondencia para sacarlo, en el formato de instrucción, designa a quien se debe entregar la correspondencia. Esta es distribuida para el área a la cual se le debe dar trámite. El destinatario debe dar respuesta.  Registro en el cuadro de Excel el control de correspondencia y entrega a cada dependencia designada.  Cada dependencia recibe la correspondencia y firma la planilla de control para dejar constancia de recibido  Da respuesta a la comunicación  Archivo.

CLIENTES: Todas las dependencias o áreas de la empresa

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PROCEDIMIENTO DE TRANSALADO DE DOCUMENTOS

o OBJETIVOS: Definir las actividades y personas que intervienen en el traslado de documentos de la entidad bancar a sus dependencias

o ALCANCE: Este procedimiento les compete a todos los funcionarios de la entidad encargados de dichos documentos o RESPONSABLE:  Coordinador de gestión de comunicaciones/grupo de archivo y correspondencia  Secretaria recepcionista 20

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o PROVEEDORES: Empresa o persona encargada del traslado del documento

o ENTRADAS: Comunicaciones oficiales débito, tarjetas crédito)

internas

(cheques,

tarjetas

Vouchers de envío de correspondencia ACTIVIDADES DEL PROCESO: RECIBIR SOLICITUD : Recibe solicitud de traslado mediante comunicación oficial, la cual debe suministrar los siguientes datos; VERIFICAR  Nombre del contacto  División

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     

Teléfono Si requiere o no empaque Lugar de destinatario Fecha de entrega Valor Contenido del paquete

SOLUCITAR SERVICIO DE TRASLADO : Se llama a la empresa encargada del traslado del documento o del paquete solicitando el servicio de acuerdo a los datos anteriormente mencionados en la comunicación oficial RECIBIR CONFIRMACION DEL SERVICIO: Se recibe una llamada o un correo electrónico en donde se confirma la fecha de recogida del paquete o documentos y su respectivo código de seguimiento

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ENTREGA

PAQUETE

PARA

TRASLADO

Al realizarse la entrega del paquete o documento se firma un comprobante de entrega en el cual esta especificados una serie de ítems que corresponden a información de entrega del paquete o documento DILIGENCIAR VOUCHERS DE ENVIO : Se diligencia el comprobante de envío suministrando la información requerida:  Nombre del remitente  Teléfono  Nombre del destinatario  Teléfono y dirección  Dependencia  Fecha de entrega  Firma de la persona que recibe el paquete o documento CONFIRMAR RECIBIDO : Se realiza una llamada para confirmar el recibo del paquete o del documento CORREO: banco_progreso@hotmail.com CELULAR: 3202583152 – 6543822 CRA 33 NO. 54-32 CAÑAVERAL

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PROCEDIMIENTO DOCUMENTALES

PARA

LAS

TRANSFERENCIAS

 OBJETIVOS: Administrar eficientemente los archivos de la empresa

 ALCANCE: Este procedimiento está dirigido a todas las dependencias o área de la empresa .abarca las actividades de elaboración.

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Situación de las transferencias documentales, consultas documentales y eliminación documental.

 RESPONSABLE GRUPO DE ARCHIVO Y UNIDAD DE CORRESPONDENCIA, COMITÉ DE ARCHIVO, DEPENDENCIAS PRODUCTORAS, RESPONSABLES DE PREPARAR LA TRANSFERENCIA, CORDINADOR DE GESTION DE ARCHIVOS, JEFE.  PROVEEDORES:

las

dependencias

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 ENTRADAS: inventarios y los documentos que van en la caja con los procesos técnicos para la conservación de los documentos

ACTIVIDADES DEL PROCESO DESCRIPCION Firmar la resolución de aprobación de las fechas de las transferencias documentales Preparar las transferencias consolida el material a transferir preparar para el procedimiento Entregar transferencias documentales , entrega el material a transferir junto con las dos copias del formato Formato de acta de transferencia documental y formato único de inventario documental

Recibir transferencias documentales , verificar q en el formato único y de inventario documental CORREO: banco_progreso@hotmail.com CELULAR: 3202583152 – 6543822 CRA 33 NO. 54-32 CAÑAVERAL

las existencias físicas de los documentos en caso de q exista faltantes o sobrantes devuelve toda las transferencias para q sea corregida en caso de q todo este esté conforme , recibe la transferencia y entrega las dos copias de los formatos Firma de actas : se dan dos copias del formato de acta de transferencia documental conceda una y devuelve la otra a la dependencia que transfiere Incorporar la transferencia del archivo central ingresar los documentos a la base de datos del inventario documental Asignar grupo consecutivo: verificar el ultimo numero consecutivo asignado en las cajas contenedoras de archivo , y se le asigna el siguiente a la nueva caja de archivo q se incorpora al archivo central

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Rotular: pegar el rotulo de datos al formato de rotulo de cajas del archivo central a la caja correspondiente con el código de la unidad productora fondo al q pertenece (archivo central), dependencia , número de unidades documentales y numero de la caja Asignar ubicación física en el archivo central: ubica en las estanterías del archivo central , y q se conserven en el orden establecido Archivar: archivar el formato de acta de transferencia documental y el formato único de inventario documental

PREPARACION DE DOCUMENTOS TRANSFERENCIA DOCUMENTAL

PARA

MATERIAL A TRANSFERIR : revisar los documentos a transferir , personal disponible , el

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volumen documental y plazos establecidos para las transferencias documentales Definir plan de trabajo: preparar un plan de trabajo de acuerdo con la valoración efectuada de acuerdo con la consideración del responsable de la dependencia Clasificar: clasificar el material a transferir de acuerdo con las actividades de ordenación Ordenar y organizar : ordenar la tipologías documentales en el principio básico de procedencia y el orden natural de cada una de las unidades documentales Supervisar : hacer seguimiento permanente de sus actividades Foliar: llevar la foliación de los documentos ordenados y organizados Inventariar: diligenciar el formato único inventario documental con la información requerida de la documentación a transferir Proyectar documentos de trasferencia : proyectar el acta de transferencia documental para la firma del funcionario 30

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Aprobar y firmar : aprobar y firmar el acta de transferencia documental Transferir: transferir formalmente al área de archivo y a la unidad de correspondencia en los plazos establecidos.

LAS COMUNICACIONES  En correspondencia se maneja correspondencia interna enviada, correspondencia interna recibida, correspondencia externa enviada y correspondencia externa recibida. Las comunicaciones que se manejan son cartas, memorandos y circulares. También boletines, periódicos etc.

 Para las transferencias documentales se envía una comunicación a todas las áreas o dependencias de la empresa aquí lo hacemos por medio de una circular CORREO: banco_progreso@hotmail.com CELULAR: 3202583152 – 6543822 CRA 33 NO. 54-32 CAÑAVERAL

en donde especifica todo esto el día, y los pasos a seguir para las transferencias. Esto lo enviamos con 2 meses de anticipación ya que las transferencias quitan mucho tiempo.

 Traslado de documento son las mismas transferencias que se pasan los documento que ya han cumplió su tiempo de vigencia en el archivo gestión y se transfieren al archivo central. Para el traslado o inventario de transferencia se utiliza un inventario que se llama inventario de transferencias documentales.  El área de Gestión Documental envía cronograma de transferencias en este figura la fecha en que se hará la transferencia documental. Recuerde que para las transferencias documentales se deben hacer los procesos técnicos para la conservación de los documentos que consiste en quitar ganchos de cosedora, papeles adhesivos al documento. Después de que se haya hecho esto se procede a colocar los documentos en legajos y foliarlos en la parte superior derecha. Esto se hace a lápiz. Todo lo que se transfiere al archivo central debe ir en cajas y bien marcadas. CORREO: banco_progreso@hotmail.com CELULAR: 3202583152 – 6543822 CRA 33 NO. 54-32 CAÑAVERAL

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