Sistema de Administraci贸n para Agencias de Viaje y Turismo
Pág. 1. Introducción ------------------------------------------------------------------------------- 3 2. Objetivos ------------------------------------------------------------------------------- 4 3. Que es el sistema Msoft-Nasa -------------------------------------------------------- 5 4. Ingreso a Nasa ---------------------------------------------------------------------------- 6 5. Usuarios y contraseñas ----------------------------------------------------------------- 7 6. Calendarios ------------------------------------------------------------------------------- 10 7. Configuración ------------------------------------------------------------------------------ 12 7.1. Títulos -------------------------------- --------------------------------------------- 13 7.2. Numeración de documentos-------------------------------------------------- 15 7.3. Empleados y autorizaciones ------------------------------------------------- 16 7.4. Valores y tasas ------------------------------------------------------------------ 18 7.5. Configuración del sistema ---------------------------------------------------- 19 8. Accesorios -------------------------------------------------------------------------------- 20 8.1. Cartas ------------------------------------------------------------------------------ 21 8.2. Notas ------------------------------------------------------------------------------- 22 8.3. Guía telefónica ------------------------------------------------------------------- 23 8.4. Asistente de correo ------------------------------------------------------------- 24 8.5. Valores agregados a Nasa ----------------------------------------------------- 25 9. Datos principales ------------------------------------------------------------------------- 26 9.1. Clientes ---------------------------------------------------------------------------- 27 9.2. Proveedores ----------------------------------------------------------------------- 29 9.3. Hoteles ----------------------------------------------------------------------------- 31 9.4. Destinos ---------------------------------------------------------------------------- 33 10. Carpetas ----------------------------------------------------------------------------- 35 10.1. Carpeta Nueva ------------------------------------------------------------------- 36 10.2. Carpetas Allotment-------------------------------------------------------------- 41 10.3. Buscar ----------------------------------------------------------------------------- 45 10.4. Programación de transferencia ---------------------------------------------- 46 10.5. Factura cliente comercial------------------------------------------------------ 48 11. Asistente contable ---.------------------------------------------------------------------- 51 11.1 Factura del proveedor --------------------------------------------------------- 52 11.2. Caja ------------------------------------------------------------------------------- 55 11.3. Caja de cheques----------------------------------------------------------------- 59 11.4. Cheques para el pago -------------------------------------------------------- 60 11.5. Cliente comercial -------------------------------------------------------------- 61 12. Informes ---------------------------------------------------------------------------- 63 12.1 Clientes---------------------------------------------------------------------------- 64 12.2. Recibo de clientes ------------------------------------------------------------- 70 12.3. Informe de carpetas ---------------------------------------------------------- 71 12.4. Informe de proveedores ---------------------------------------------------- 73 12.5. Informe de impuestos -------------------------------------------------------- 74 13. Errores ------------------------------------------------------------------------------------ 75
El presente manual ayuda a conocer el funcionamiento y manejo del software para gesti贸n de agencias de viaje y turismo. El Sistema MSOFT- Nasa se presenta de la manera m谩s sencilla con un paso a paso en la operaci贸n del software y diagramas que facilitan su mejor entendimiento.
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Nuestro objetivo es el llegar a cada uno de los usuarios mostrandonles un pograma completamente dinámico y con un lenguaje sencillo, el cual dará soluciones ágiles a su agencia.
¿A QUIÉN VA DIRIGIDO ESTE MANUAL?: Va dirigido a los usuarios finales y quienes tengan conocimiento básico en turismo.
REQUERIMIENTOS DE HADWARE Y SOFTWARE
Como requerimientos mínimos del sistema son: -Hardware: procesador AMD Athlon (tm) 1.80 GHz Memoria RAM 3.00 GB o superior Sistema operativo de 32 – 64 bits Disco Duro de 1 GB -Servidor de correo: Protocolo de Oficina de Correo 3 POP3 Protocolo Simple de Transferencia SMTP Clave y contraseña
-Software Sistema operativo Windows XP o Windows 7,8, ultímate, profesional.
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El sistema Msoft-NASA se desarrollo en el 2004 como un sistema para gestionar los servicios en las agencias de viajes y turismo siendo una herramienta perfecta y fácil de usar. Beneficios de sistema: •
• •
Maneja la opción de realizar interfaz con sistemas externos: GDS, Sistemas de crédito, asistente contable, compañías de seguros médicos, etc. Exporta a correo electrónico, fax, impresora: publicidad, cotizaciones, vouchers, reservas, estados de cuenta, itinerario… Actualizaciones
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1. Ingreso a la aplicaci贸n Msoft - Nasa
Con este icono se ingresa a la aplicaci贸n Sistema Msoft - Nasa con el que podr谩 empezar a conocer las bondades y beneficios del software.
Mostrando su licencia y en que sucursal est谩 instalado.
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Nombre de empleado: seleccione su nombre; este aparecerĂĄ cuando el administrador lo haya creado en el sistema. ContraseĂąa: digite su clave y luego click en ingreso
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Con la tecla se pasa a ciertas características del software como son la definición del color según el gusto e idioma.
Se puede cambiar el color del fondo del menú y las ventanas del sistema. Una vez dada la opción guardar configuraciones el programa se cerrará y se deberá iniciar nuevamente la sesión.
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Para seleccionar el idioma, se despliega una lista donde el idioma predeterminado es definido por el administrador del sistema.
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Esta opci贸n permite adem谩s de ver el calendario, realizar seguimientos o alarmas para tener en cuenta.
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Detalles del mensaje: Puedes seleccionar Recordatorio pĂşblico: que es cuando nasa se encuentra en la red con varios usuarios y puedan ver el mensaje al mismo tiempo Recordatorio de pop- ups: cuando solo lo quieres ver en un computador Recordatorio sin anuncio: lo tienes como una nota y no se presenta el mensaje.
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Este menĂş permite configurar el tĂtulo de la aplicaciĂłn con el fin de adaptarlo a la empresa, enumerar los documentos, crear usuarios y asignar permisos, crear las divisas y asignar el idioma de la interfaz.
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Permite personalizar el título de la aplicación de acuerdo a la empresa, también para los diferentes encabezados de los documentos que se trabajan como son la factura, cotizaciones, recibos de caja, etc.
En título 1, centra el logo de la empresa y la información del e-mail, ciudad-país, teléfono, fax; con título 2 coloca la imagen al lado izquierdo y al lado derecho la demás información.
Este icono permite cargar el logo de la empresa, de acuerdo a la ubicación origen que se tenga.
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BOTÓN
DESCRIPCIÓN Se centra la imagen, cambiar el título y borrar marcos del titulo.
Esta opción permite configurar la cuenta de correo y el servidor para el envió de correos//esto únicamente se configura en la instalación. (uso exclusivo de Nasa).
Tenemos esta otra opción que es por la cual internamente se le da la licencia al programa y se configura el titulo de al agencia. (uso exclusivo de Nasa).
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Es la creaci贸n de la numeraci贸n consecutiva a los documentos que se trabajan para su funcionamiento y control contable, entre otros como son: Los diferentes comprobantes de vuelo, hoteles, paquete, visa, seguro, carpeta, facturas, etc.
Este solo se guarda una sola vez y no se deja modificar . (uso exclusivo de Nasa).
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Aqu铆 se crean los usuarios que manejaran la aplicaci贸n como sus diferentes permisos o accesos, dependiendo del administrador (perfil de los empleados).
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Agregar usuario: al hacer clic se despliega la siguiente pantalla donde se asigna el nombre del empleado, la clave, la fecha de creaci贸n o ingreso al sistema y las opciones que el nuevo usuario tendr谩 sobre la aplicaci贸n.
Eliminar un usuario: al seleccionar el usuario y darle clic el autom谩ticamente lo elimina de Nasa
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Se asignan las diferentes monedas con que la empresa trabaja, tales como; d贸lar, euro, pesos colombiano, entre otros, a la tasa de cambio para cada una de acuerdo a la moneda local. Esto se hace una sola vez puesto que el cambio de divisa se actualiza de manera autom谩tica.
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En esta ventana podrá establecer diferentes acciones para el uso del sistema como: * Parámetros Externos (uso exclusivo de nasa) * Configuración de la carpeta: podrá clasificar las carpetas dándoles algún nombre que identifique su producto para futuras estadísticas y controles de ventas. * Pie de pagina del documento: en ella se agregaran las condiciones generales o clausulas
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En este men煤 podemos acceder a varios servicios de comunicaci贸n e informaci贸n.
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Esta ventana dispone a realizar sus cartas mas formales. Tiene las características de un Word y puedes cambiar el color, fuente, tamaño y además agregarle un nombre. También ofrece opciones de: guardar, enviar por correo, fax, o adjuntar el archivo en el computador, imprimir o de eliminarla.
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Esta herramienta es una agenda diaria la cual le permitirรก utilizarse las veces que sea requerida (eliminar el uso de papeles y cuadernos).
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La guĂa telefĂłnica es su mejor alternativa a la hora de buscar telĂŠfonos, celulares o correos. Ofreciendo la posibilidad de agregar mas clientes o agregar mas datos para completar la base de datos
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Podemos enviar correos de publicidad, saludos, entre otros, de forma individual o grupal y también podrás adjuntar archivos.
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En la imagen de abajo podemos ver un ejemplo de cómo quedaría un correo de saludo con Msoft-NASA.
c
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c
Podemos visualizar el estado del clima en todas las ciudades y paĂses del mundo.
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Este menú nos permite ingresar las bases de datos: • Clientes • Proveedores • Hoteles • Destinos
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Cuando se selecciona básica de la persona.
se despliega el formulario con la información
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Botón para ingresar los datos de un cliente nuevo. Botón que guardara la información de los datos del cliente. Botón de búsqueda de clientes en la base de datos Botón que creará el cliente y agregará a la carpeta de trabajo Botón que eliminará el cliente de la bases de datos Botón para imprimir la información del cliente de la base de datos Botón que regresa a la carpeta principal
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A continuación encontrará una breve explicación de los campos a diligenciar para un cliente nuevo: Nuevo: informando la creación de un nuevo cliente y a su vez el conteo de los clientes creados. Documento de identidad ID: es el número de identificación del usuario particular o empresarial (NIT). Código: es un número que se asigna con el fin de establecer grupos de turistas o de clientes la cual facilita la búsqueda de información. Por ejemplo grupos de estudiantes de un colegio que van para una excursión, grupos de una cooperativa, etc. (es opcional para manejo de la agencia). Clave: Numero que será asignado por el departamento contable para su mejor control. (es opcional para manejo de la agencia y el contador). Nombre y tipo de cliente Tipo: se selecciona si es un cliente comercial o individual. Nombre: despliega el término de cortesía Mr. Mrs. Mss. CHD, INF seguido de este podrán agregar el nombre completo del cliente. iniciando con el apellido. N. padres: Si es un menor se debe llenar los datos completos de los padres o del tutor. F. Nacimiento: su orden es dd/mm/aaaa. El sistema automáticamente arroja la edad. Detalles del pasaporte Número: Digite el número del pasaporte del cliente que está registrando. Fecha de emisión: es la fecha de expedición del pasaporte en el formato dd/mm/aaaa Fecha de vencimiento: es la fecha de vencimiento del pasaporte en el formato dd/mm/aaaa Números de fax y teléfonos Móviles: Números de teléfonos móviles para contactar al cliente. Teléfonos: Números de teléfonos fijos para contactar al cliente. Fax: Numero de fax del contacto Dirección: Dirección del cliente Correos Electrónicos: Principal secundarios
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Al seleccionarse
muestra el siguiente formulario
Botón que permite ingresar un nuevo proveedor en la base de datos
Botón que guardará la información en la base de dato
Botón que guardará y agregará el proveedor a la carpeta de trabajo Botón que buscara los proveedores en la base de dato
Botón que eliminará un proveedor de la base de dato
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A continuación encontrará una breve explicación de los campos a diligenciar para un proveedor nuevo:
Nuevo: informando la creación de un nuevo cliente y a su vez el conteo de los proveedores creados. Documentos de identidad del proveedor Nit: Número de identificación de la empresa. Clave: Numero que será asignado por el departamento contable para su mejor control. (es opcional para manejo de la agencia y el contador). Código: es un número que se asigna con el fin de establecer grupos de turistas o de clientes la cual facilita la búsqueda de información. Por ejemplo grupos de estudiantes de un colegio que van para una excursión, grupos de una cooperativa, etc. (es opcional para manejo de la agencia). Información del proveedor Nombre o Razón social: Nombre de la empresa Tipo de serv: Se especifica que clase de servicio es el que ofrece el proveedor. Número de fax y teléfono Teléfonos: Números de teléfonos fijos para contactar al proveedor. Fax: Numero de fax del proveedor. Dirección: Dirección del proveedor. Ciudad: de ubicación de proveedor. Observaciones Campo para definir algún dato en especial. Detalles de la comisión (opción a predeterminar) Tarifa de comisión Calculo de IVA PLUS IVA Incluye IVA Sin IVA Correos Electrónicos Principal. Secundario. Al terminar de diligenciar la información del proveedor, se dará click en guardar.
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La siguiente opci贸n detallada del hotel.
es donde se registra la informaci贸n
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Ubicación del hotel: País: asignamos el país del hotel Área: ciudad de ubicación de hotel Información del hotel: Nombre: nombres completos de hotel Clase: según el grado de confort, 0-5 * Icono que despliega un nuevo formulario en el cual permite ingresar más países y ciudades, entre otras. Número de fax y teléfono: Teléfono: se ingresa la información de teléfonos de hotel fijos o celulares Fax: se ingresa la información de fax hotel Dirección: se agrega la dirección de hotel Detalles del proveedor Nombre: si el hotel pertenece a un proveedor en particular se agrega el nombre del proveedor. Asignaciones de habitaciones Asignación: Es el número de habitaciones que da el hotel a la agencia dentro del convenio de servicio. Habitaciones mínimas: Es el número de habitaciones de exigencias para vender Correos electrónicos: Principal Secundario Observaciones. Tarifas promocionales: Es una tabla en la cual, según la acomodación que ofrezca el hotel y la temporada, se ingresa el costo del servicio
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La última opción de este módulo es donde se agregan los países, ciudades, aeropuertos y aerolíneas de todo el mundo. Se muestra el siguiente formulario:
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Aeropuertos Código de aeropuerto Nombre de aeropuerto Botón que permite adicionar un aeropuerto Botón para eliminar un aeropuerto Líneas aéreas Código de línea aérea Nombre de línea aérea Haciendo clic en este botón, se confirma la creación de una aerolínea.
Permite eliminar una aerolínea. Destinos/Países País Destino Adicionar un país-destino. Eliminar un país-destino. En esta parte del formulario se presenta un resumen de lo que está cargado en el sistema con respecto a: Total de líneas aéreas Total de aeropuertos Total de destinos
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Esta parte de la aplicaciĂłn permite ingresar los servicios requeridos por el usuario a la agencia de viajes, como son los hoteles, aerolĂneas, asistencias medicas, planes turĂsticos, cruceros, etc.
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Esta opci贸n lo que permite, es crear el registro del cliente con respecto al servicio o los servicios que el cliente desee adquirir con la agencia de viajes, presentando la siguiente pantalla.
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Donde se observan 4 secciones así:
Crear servicio de hotel Crear nuevo servicio de paquete Crear nuevo servicio de visa Crear nuevo servicio de seguros médicos para el viajero Crear nuevo servicio de alquiler de autos Crear servicio de transporte por tierra Crear servicio de crucero Crear servicio programados
de
excursiones
Crear servicio de vuelo Crear otro servicio nuevo Crear servicios especiales según la venta o notas especiales.
Con las flechas puede cambiar el orden de importancia de la anotación. Importar PNR de los sistemas GDS Adjuntar archivo
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Agregar un pasajero de la base de datos Agregar pasajero manualmente. No recomendado; no queda almacenado en la base de datos. Importar pasajeros desde otra carpeta. Eliminar pasajero.
Desplazar pasajero arriba/abajo. Guardar ubicaci贸n de pasajeros.
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Nuevo recibo del cliente. Nuevo reembolso. Nueva factura . Nuevo saldo, transferencia de carpeta. Factura IVA Nuevo CrĂŠdito/Debito Desplazamiento arriba/abajo Guardar registro contable Eliminar registro contable
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Indica la fecha de creación de la carpeta y la fecha de salida del pasajero.
Podrás seleccionar el nombre que le dará a la carpeta .
Hace referencia al nombre del empleado que elaboró la carpeta.
Avanza las carpetas anterior y siguiente e indica el estado del mismo.
Crear una carpeta nueva individual / Crear una carpeta grupal para manejo de allotment.
Buscar o explorar carpetas/ enviar por correo itinerario , cotizaciones y estados de cuenta.
Imprimir el itinerario del pasajero / imprimir cotización y estado de cuenta.
Seleccionar cliente comercial y/o representante / selección cambio de empleado.
Nota - / documentos o remarks.
Abrir y/o Cerrar carpeta.
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Esta carpeta puede utilizarse cuando existen pre compras, para eso Vamos a la opci贸n G y decimos SI al siguiente cuadro de dialogo.
Le asignamos un nombre a esa carpeta de grupo y oprimimos OK
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En una carpeta grupal se crean primero los servicios y se agrega el allotment, según convenio con el proveedor, luego de haber creado el servicio se elabora una carpeta nueva – ver imagen inferior; para agregar pasajeros.
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Una vez creada la carpeta nueva , vamos hacia la parte del servicio dando click derecho se despliegan tres opciones. Usted deberá seleccionar. Agregar un servicio de carpeta grupal, y abrirá la siguiente imagen.
Aquí se selecciona el grupo.
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Se selecciona el servicio y nos une la carpeta nueva a la carpeta grupal
Deberรก agregar los pasajeros .
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Permite ubicar una carpeta por periodo // empleado // pasajero // carpetas activas etc.
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Esta opci贸n es para verificar las entradas y salidas de los pasajeros que viajan por tierra presentando un informe de los lugares de salida y llegada de los pasajeros como se muestra en el siguiente pantallazo.
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PodrĂĄs imprimir un reporte de los pasajeros con su fecha de partida y de regreso.
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Primero. Se seleccionar谩 el nombre del cliente comercial.
Luego ejecutamos la opci贸n FAC y damos clic en factura verde, generando una factura de venta.
Luego en la opci贸n factura cliente comercial buscamos el nombre de la cuenta comercial para visualizar el documento cuenta de cobro.
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Esta es la vista previa del documento.
Al oprimir la opci贸n Factura.
Aparece este cuadro en el cual le damos ejecutar.
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Luego para saber el saldo que tenemos con el proveedor vamos a asistente contable y damos click en
Nos mostrarรก esta otra ventana donde podrรกn ver la informaciรณn de los movimientos de la cuenta.
Al imprimir nos estado de cuenta.
muestra
el
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En este m贸dulo la agencia aprender谩 a administrar de mejor manera su empresa.
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1. Vamos a la opción factura del proveedor y allí nos abrirá este cuadro donde seleccionamos el proveedor y nos mostrará las carpetas para realizar los pagos.
2. Podrá seleccionar por segmentos las carpetas a pagar, como así mismo seleccionar todas. Una vez seleccionado se realizara la factura de comisión.
3. En esta imagen el nos muestra el valor a pagar del proveedor, la comisión y dado el caso ganancias directas.
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4. Se ejecuta la acción.
5.
Después de realizar la acción anterior nos trae la instrucción de pago con la que daremos orden a la respectiva deuda.
Imagen del documento instrucción de pago.
de
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V茅ase en informes de proveedores, con la opci贸n toda la contabilidad
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Esta opci贸n se encarga de verificar los dineros que ingresan a la agencia de las ventas que se realizan y los muestra en las monedas peso o d贸lar seg煤n la moneda que usan.
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En la opci贸n expensas de caja su funci贸n es para poder sacar dinero de la caja general y poder realizar pagos
Luego de dar el monto y los detalles damos finalizado donde nos muestra este documento
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El flujo de efectivo es donde nos muestra segĂşn con que moneda los movimientos que hayamos hecho en las expensas o el deposito bancario
Al seleccionar lo que queremos ver damos imprimir y nos arroja este documento
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Deposito bancario es cuando queramos depositar dinero en nuestro banco para poder realizar un pago
Al insertar el valor y los detalles damos clic en finalizado donde nos imprime el siguiente documento
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En esta opci贸n Nasa nos mostrar谩 los cheques que le hayamos realizado a nuestros clientes para poder tener un informe de ellos
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En los cheques para el pago vemos los cheques que hemos realizado a la hora de pagarle a los proveedores y el nos mostrar谩 una impresi贸n como se ve a continuaci贸n
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Esta otra opci贸n que nos da Nasa es para poder ver la contabilidad frente a los clientes comerciales y tener un registro de cuanto nos deben o en su defecto si ya nos cancelaron un servicio
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En esta opci贸n nos permite realizar informes de sus clientes, filtrarlos por fecha para poderles enviar correos de saludos y felicitaciones, informes de carpetas con sus ganancias, saldos y contabilidad previa frente al proveedor
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Al seleccionar todos los clientes y dando la fecha el nos arrojara un listado de los clientes que tengamos en la base de datos Clientes y la opci贸n de imprimir puedes seleccionar si quieres ver el correo, fecha de nacimiento, tel茅fonos/celulares y direcci贸n
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En la opci贸n Business clientes podr谩s imprimir el informe de todos los clientes comerciales que tengas ingresados al sistema
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Esta opci贸n nos permite sacar un informe de todas las carpetas que hemos creado con la informaci贸n de sus pasajeros y servicios solicitados. Se selecciona el periodo del mes y a帽o para que el sistema nos filtre solamente esas fechas.
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Esta otra opci贸n nos filtra solamente las fechas de los servicios que deseamos buscar y reportar las ventas de cada servicio en el mes o al a帽o.
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Acá para poder realizar un seguimiento de los cumpleaños de sus clientes y enviarles una felicitación esta es la opción los puede buscar por mes de nacimiento ingresando día / mes / año.
Y el sistema automáticamente te arrojara un informe de los clientes de ese mes
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Puedes buscarlos por día o por el mes de cumpleaños ingresando Día / Mes.
Te arroja un informe de las personas que cumplen años ese día o en el mes
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Este informe genera como tal verificar por empleado, por fecha los recibos que el programa ha realizado según por período, por carpeta, según si los recibos están cancelados o activos, y en la impresora genera una breve vista previa de los recibos realizados por que empleado y en que fecha
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Para poder ver sus saldos , ganancias de cada venta esta opciĂłn permite filtrar por carpeta ,perĂodo, cliente comercial, nĂşmero de carpeta, empleado y pasajero las ganancias y saldos correspondientes el genera un vista previa como la siguiente:
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Genera unas graficas para su gran ayuda de poder ver como esta la agencia
Y sus ganancias frente al proveedor.
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Podemos verificar el saldo frente a los proveedores para poder saldos pendientes. AdemĂĄs podemos ver los informes de las reservas abiertas cerradas, reservas de hoteles abiertas y cerradas
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Como 煤ltima opci贸n podemos ver que Nasa tiene la opci贸n de poder exportar un archivo plano para poder ser creado a su contador
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Cannot find file inforemark native error : 10305 Error en el cambio de la base de datos 1003 Failed to set data for ‘Mainbkclr0’ Clerksdata: cannot modify a read only dataset Dfile table cannot modify a read – only dataset Cannot retrieve record native error – 10026 End of SQL command expected but found at line 1, colum 37 – native error 20260 Info table: Cannot modify a read – only dataset
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