SECRETARÍA GENERAL
Secretaría General La Secretaría General se encarga de dirigir las actividades de admisión y control de estudios, prosecución y egreso de los estudiantes; custodiar y resguardar el archivo institucional; expedir y certificar los documentos emitidos por la universidad y ejercer la Secretaría del Consejo Universitario. En concreto, tiene a su cargo las siguientes tareas: • Verificar el cumplimiento de los reglamentos que rigen la inscripción de los alumnos nuevos, la reinscripción de los estudiantes y su permanencia en la UCAB • Administrar el proceso de reconocimiento de estudios para los estudiantes de la UCAB • Auditar y custodiar las actas de exámenes parciales, finales, diferidos y de reparación de todas las unidades académicas sedes de la institución • Programar, organizar y coordinar los actos de grado a nivel de Pregrado y Postgrado en todas las sedes de la universidad
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• Verificar el cumplimiento de todos los requisitos reglamentarios y legales para el otorgamiento de los títulos
• Validar y custodiar los libros de actas de otorgamiento de títulos • Validar y ajustar la información académica de los estudiantes • Procesar solicitudes y emitir constancias y certificaciones de los estudiantes y egresados para la firma de la Secretaria General y/o el Rector Oficina Central de Admisiones y Control de Estudios (OCACE) Se encarga de planificar, organizar y coordinar los procesos de preinscripciones, ingreso, traslados, inscripciones de nuevos estudiantes, reinscripción y reincorporación, además de las posteriores actividades de Control de Estudios. En cuanto a sus funciones de control, OCACE debe cumplir y hacer cumplir las normas y reglamentos de la Universidad, atender la consulta de los estudiantes e investigar situaciones académicas a solicitud de las autoridades. Oficina de Atención al Público de Secretaría General (OAP) Esta oficina, ubicada en planta baja del Módulo 4 (Edificio de Aulas), tiene como función concentrar todos los servicios que presta la Secretaría General a través de sus tres direcciones (Secretaría General, OCACE y Archivo
General) en cuanto a la atención de los estudiantes, egresados y público en general. En esta oficina se solicita la información general de los procesos de la universidad y se emiten los documentos y certificaciones emanadas de la Secretaría General. Asimismo, en los espacios de la OAP se realizan los procesos masivos de atención a aspirantes para la recepción de recaudos de preinscripción e inscripción en el CIU-UCAB y los procesos integrados de atención en inscripciones y reinscripciones de los estudiantes, tanto de Pregrado como de Postgrado. Dirección de Archivo General Esta unidad ofrece los servicios de consulta o préstamo de la documentación inactiva e histórica a las diferentes dependencias de la universidad y a los investigadores, así como digitalización de documentos de las unidades académicas y administrativas y atención al estudiante para apertura, actualización o consulta de sus expedientes.