Agora Különszám by Krisztina Stang

AEGEE-Budapest

AGORA - Különszám

SZERKESZTŐ LEVELE Kedves Olvasó, AEGEE-s, leendő Core Team tag! Most, hogy tekintetedet és figyelmedet a képernyőre szegezted, engedd meg, hogy a következő pár oldallal elkalauzoljunk 2012 februárjába, a nem is olyan távoli jövőbe, egy AEGEE-s Agorával teli életébe! Néhány hónappal ezelőtt AEGEE-Budapest benyújtotta több, mint harminc oldalas pályázatát, hogy elnyerhesse az Agora szervezési jogát. Az azóta eltelt hetek - a CD-vel való folyamatos levelezés mellett- a tervezgetésből, ötletelésből és a jövendőbeli Főszervezői csapat ideális tagjainak megleléséből álltak. Érdemes továbblapoznod, ha csak egy percig eltöprengtél már azon, hogy szívesen benne lennél az elmúlt 15 AEGEE-s év (és valószínűleg az elkövetkezendő 15-nek is) legnagyobb, legizgalmasabb rendezvényének szervezői csapatában! De természetesen azoknak is tartogatunk érdekességeket, akik már az első pillanattól fogva tudták, hogy nélkülük nem lesz Core Team! Minden egyes pozíció feladatai részletesen bemutatásra kerülnek egy-egy board tag és a főszervező tollából (billentyűzetéből), az ismertetésen túl igyekeztünk arra is kitérni, hogy milyen előnyökkel járhat az adott feladatkör ellátása valamint, hogy melyek azok a képességek, amelyek nélkülözhetetlenek az adott pozícióhoz. Jó olvasást kívánunk és buzdítunk, hogy jelentkezz a februári Közgyűlésen Core Team tagnak! Békés Karácsonyt és sikeres Agorában gazdag Új Évet kívánunk! Stang Kriszta, a Board nevében

FŐSZERVEZŐI KÖSZÖNTŐ ÉS BEMUTATKOZÓ DEMETER MÁRTON - FŐSZERVEZŐ

KEDVES AEGEE-SEK! 1991 és 1995 után újra Budapestre jön az AEGEE legnagyobb eseménye, az Agora! 1991-ben a semmiből szerveztek meg elődeink egy olyan Agorát, amelyet utána még hosszú évekig emlegetett az egész network. Az előző 17 évben senki sem próbálta meg azt, senki sem tette meg azt a lépést, amelyet mi most az előző hónapokban – eddig sikerrel – megtettünk. A 2012-es budapesti Agora az AEGEE történetének 54. Agorája lesz. Egy olyan Agora, amely teli lesz újszerű megoldásokkal, fiatalos lendülettel, kreativitással és európaisággal. 700 AEGEE-st várunk szerte Európából, 700 fiatalt, akik részt akarnak venni a nagycsalád jövőjének tervezésében, Európa jövőjének tervezésében. Mi mint szervezők, nem tehetünk mást, mint hogy minden tudásunkkal, energiánkkal és lelkesedésünkkel AEGEE- Europe mögé állva minden tőlünk telhetőt megteszünk azért, hogy a budapesti Agora az AEGEE és Európa jövőjének sikerességét szolgálja. 2006-ban léptem be az AEGEE-be, gyakorlatilag „… nem szabad a kisebb véletlenül. Fiatal gólyaként hallgattam a kihívásoktól, falaktól vagy bevonóban az előadást az Agoráról, de igazság szerint, konfliktusoktól nem is értettem miről volt szó. Pár hónappal meghátrálnunk, mert meg később, amikor nyári fogjuk csinálni!” egyetemre mentem, és mindenki a következő Agoráról beszélt, már én is be voltam zsongva. Nem sokkal később, amikor kiutaztam a ljubljanai Agorára, végig az volt bennem, hogy ezt mi is meg tudjuk csinálni, és egyszer meg is fogjuk. Sosem jutottunk el korábban eddig a pontig, pedig többször próbálkoztunk. Éjszakákon át terveztem, gondolkodtam és ötleteltem, de leginkább álmodoztam. Egy kis szerencse (vagy szerencsétlen baleset?:) ), egy kis szabadidő és egy kis kitartás, és most itt vagyunk az Agora előszobájában. Nehéz volt beindítani, és még nehezebb lesz végigvinni, de nem szabad a kisebb kihívásoktól, falaktól vagy konfliktusoktól meghátrálnunk, mert meg fogjuk csinálni, mert mi vagyunk AEGEE-Budapest, Kelet-Közép-Európa legöregebb és legnagyobb antennája, az ország elitegyetemének egyik legnagyobb diákszervezete. Rengeteg feladattal és kihívással teli, de mégis kalandos út áll előttünk, ebben a formában szeretnélek titeket meghívni, gyertek, tartsatok velem erre az izgalmas utazásra, higgyétek el, megéri!

2011 nyarán Demeter Marci benyújtja a budapesti Agora megvalósíthatósági tanulmányát a Board számára. 2011. október 13 Rendkívüli Közgyűlést hív

össze AEGEE- Budapest Boardja, hogy szavazásra bocsássa az Agora megrendezési jogára való pályázat benyújtását. 2011. október 13 : A Rendkívüli Közgyűlés egyhangúan megszavazza a pályázat

Kellemes ünnepeket! HAJRÁ AEGEE, HAJRÁ AGORA!

benyújtását illetve Demeter Marci

Demeter Márton főszervezőnek.

December 24, 2011 Agora Különszám

Comité Directeur

Kezdjük a legelején, ki is az a CD és hogyan jelenik meg az Agorán illetve a Core Team tagok életében? CD- A TÖRZSFŐNÖK AEGEE-Europe végrehajtó szerve a Comité Directeur vagy másik nevén European board of directors. A CD irányítja és képviseli a szervezetet, és összefogja annak

Raising), de őket nem közvetlenül ezekre a pozíciókra választják meg. A CD-t több féleképpen is elérheted: írhatsz nekik a

munkáját. Napi munkáját AEGEE-Europe belső és külső

headoffice@aegee.org email címre, vagy bármelyik

ügyeinek vezetése jelenti. A főhadiszálllás, ahova a

tag személyes címére; ezen kívül írhatsz nekik a

tagok 1 évre költöznek, Brüsszelben, Belgium

különböző online felületeken, chaten, skypeon és akár

fővárosában található.

facebookon is.

A CD legfeljebb hét tagú lehet, és a network

Érdemes tudni, hogy bármikor, amikor Brüsszelben

választja a tavaszi Agorán egy évre. A megválasztott

jársz benézhetsz a CD-házba, ahol egy vacsoráért

tagok csak szeptember 1-én kezdik meg munkájukat,

cserébe akár ott is töltheted az éjszakát!:-)

amit egy egy hónapos tudástranszfer előz meg a régi CD-vel. A CD tagjainak minden statutory eseményen (Agora, EBM) be kell számolniuk munkájukról egy úgynevezett Activity Reportban. A CD-ben legalább 4 nemzetiségnek kell képviselve lennie, és nem több mint 3 ember lehet ugyanabból az országból. AEGEE-Europe elnöke a döntéshozatalért és egyesület problémamentes működéséért felel. Az elnök képviseli a szervezetet kifelé és jogi ügyekben egyaránt. A Secretary General (főtitkár) a belső kommunikációért felel. Ő készíti el a CD megbeszéléseinek jegyzőkönyveit, és a CD-házban felmerülő minden adminisztrációs feladat is hozzá tartozik. A pénzügyi vezető (Financial Director), az elnökkel együtt, a szervezet pénzügyi kérdéseiért felel. Az alelnököt a CD választja a többi tagja közül. Az alelnök az elnöknek segít feladatai ellátásában. Továbbá átveszi az elnök munkáját, amennyiben az elnök nem tudja ellátni feladatait. Az általános CD tagok (legfeljebb 4) felosztják egymás között a különböző feladatokat (Network development, European Institutions, Public Relations, External Relations, Projects, Human Resources és Fund

Comité Directeur 2011 szeptemberétől 2012 szeptemberéig hivatalban

Ofice phone: +32 2 246 0324

lévő CD tagjai és elérhetőségei:

GSM: +32 483 676 470

PRESIDENT: Alfredo Sellitti (AEGEE-Salerno)

INTERNAL RELATIONS DIRECTOR:

E-mail: president@aegee.org

Jüri Kirpu (AEGEE-Tallinn)

Ofice phone: +32 2 246 0327

Email: internal.relations@aegee.org Ofice phone: +32 2

GSM: +32 487 641 465

246 0326 GSM: +32 483 676 475

SECRETARY GENERAL: Alma Mozgovaja (AEGEE-Riga)

PROJECTS DIRECTOR:

Email: alma.mozgovaja@aegee.orgOffice phone: +32 2

Gizem Karslı (AEGEE-Ankara)

246 0320

E-mail: gizem.karsli@aegee.org

GSM: +32 483 676 474

Ofice phone: +32 2 246 0325 GSM: +32 483 676 473

FINANCIAL DIRECTOR: Elena Antova (AEGEE-Sofia)

HUMAN RESOURCES DIRECTOR:

E-mail: treasurer@aegee.org

Guillermo García Tabarés (AEGEE-Barcelona)

Office phone: +32 2 246 0321

Email: guillermo.garcia.tabares@aegee.org

GSM: +32 483 676 471

Ofice phone: +32 2 246 0323 GSM: +32 483 676 472

VICE PRESIDENT AND EXTERNAL RELATIONS DIRECTOR: Marko Grdošić (AEGEE-Zagreb) E-mail: marko.grdosic@aegee.org

MARKO GRDOŠIĆALMA - VICE PRESIDENT & EXTERNAL RELATIONS DIRECTOR, ALMA MOZGOVAJA - SECRETARY GENERAL, JÜRI KIRPU - INTERNAL RELATIONS DIRECTOR , GIZEM KARSLI -PROJECTS DIRECTOR, ALFREDO SELLITTI- PRESIDENT, ELENA ANTOVA FINANCIAL DIRECTOR, GUILLERMO GARCÍA TABARÉS- HUMAN RESOURCES DIRECTOR

CORE TEAM VICE COORDINATOR 2

VICE COORDINATOR 1

AGORA Különszám

A Core Teamről röviden A Core Teamen belül a pozíciók két csoportra vannak különítve: konkrét pozíciók és általános Core Team tagság. Tehát amikor pályázol, vagy egy konkrét pozícióra pályázhatsz, vagy egy általános tagságra.

PR, IT. Miután a Core Team felállt, az általános Core Team tagságra megválasztottak között kiosztják az általános pozíciókat, amelyek a következőek: incoming responsible, logistics

CORE TEAM 

A Core Team az Agora főszervezői csapata. A Core Team a Preparatory

Team után folytatja az Agora szervezést.

A konkrét pozíciók: vice coordinator, pénzügyes, HR, FR,

responsible, catering responsible és event manager.

A pályázatban mindenképpen meg kell jelölni, hogy milyen pozícióra szól a pályázat. A pályázat bemutatkozásból, motivációs levélből és egy rövid munkatervből áll, mindezt az open callban lévő linkről elérhető online felületen keresztül kell beadni. A jelentkezőknek röviden prezentálniuk kell jelentkezésüket a Közgyűlésen.

VICE COORDINATOR 2 AEGEE-Budapest elnöke Mivel a szervezet teljes működéséért a Board felel, ezért minden projektet a Board egy tagja felügyel. Az Agoránál ez a tag a szervezetért jogi felelősséget vállaló elnök. A Core Teamen belül a második

Vice-Coordinator pozíciót tölti majd be, legfontosabb feladata a Board és a Core Team közötti kapcsolattartás lesz. Ő lesz az, akin keresztül az információk a két csapat között áramolnak és a szervezetben ő

lesz az egyedüli, aki teljesen átlátja majd mind az Agora szervezést, mind a szervezet teljes működését. Ahhoz, hogy ezt a munkáját el tudja látni, részt fog venni a Core Team gyűlésein és olykor

beszámolókat is kérhet majd mind a szervezőktől, mind a Board többi tagjától. Emellett az elnök fogja természetesen aláírni a szerződéseket. Összességében az elnöknek a

kapcsolattartáson kívül más konkrét feladata nem lesz a Core Teamen belül, hiszen többet már nem fog tudni vállalni egyéb teendői mellé. Erre a pozícióra a következő

közgyűlésen nem lehet indulni, csupán a májusi Tisztújító Közgyűlésen lesz erre ismét lehetőség.

AEGEE-Europe vezetőségével, azaz a CD-vel, valamint az Agora tartalmi részéért és levezetéséért felelős Chair Teammel. Ezen kívül ő fogja vezetni a Core Team gyűléseinek jegyzőkönyveit, amely az egész csapat koordinálását és hatékony, határidőkre elvégzett munkáját elősegítő egyik legfontosabb eszköz. Emellett végig a főszervező segítségére lesz, az ő munkáját fogja támogatni, amikor csak szükséges. Minden jó vezető mögött áll valaki, az Agora esetében ez a ViceCoordinator lesz!

• szükség esetén még Te magad is képes lennél elvezetni azt,

VICE COORDINATOR 1 A jobbkéz Az Agora szervezés során a főszervező (Main Coordinator) jobb keze a Vice-Coordinator lesz. Ő lesz az a személy, aki szükség esetén bármelyik pillanatban be tud majd ugrani és helyettesíteni tudja a főszervezőt. Ebből következik, hogy a Vice-Coordinatornak is teljes egészében át kell látnia az Agora szervezés folyamatát és nem csupán egy területet. Továbbá képesnek kell lennie ellátnia a főszervező feladatait is, szükség esetén például tudnia kell koordinálni és képviselni egy csapatot, motiválni a Core Team tagjait, továbbá egyszerre kell tudnia átlátni a teljes szervezést és egyben odafigyelnie a részletekre. A főszervező esetleges helyettesítésén túl feladata lesz a kapcsolattartás

Ha úgy érzed, hogy: • át tudod látni a teljes Agora szervezését,

• rendelkezel a megfelelő vezetői képességekkel, amik a csapat esetleges koordinálásához szükségesek, • szívesen segítenéd a főszervező munkáját és vennél részt a csapatmunka elősegítésében jegyzőkönyvek vezetésével , akkor jelentkezz erre a pozícióra! A szerep és feladatkör betöltésével igen értékes projektmenedzsment tapasztalatra tehetsz szert és megtanulhatsz csapatban hatékonyan együtt dolgozni.

AGORA- Pénzügyes

Pénz! Nyugalom! Egészség! Ebben a sorrendben! Az Agora pénzügyesére az a felelősségteljes feladat hárul, hogy elkészítse a rendezvény költségvetését, és folyamatosan figyelje, hogy ez hogyan teljesül. A kifizetések intézése során szorosan együtt kell működnie majd a Board Pénzügyesével, mivel az Agorának nem lesz saját számlája, és a pénzeket csak az Elnök a Board Pénzügyesével együtt kezelheti. Ez némileg meg fogja nehezíteni ugyan a CT munkáját, viszont megfelelő kontrollt helyez az Agora pénzügyeire, valamint segít az ideiglenes likviditási gondok kiegyenlítésére. A felmerülő számlák adminisztrálása lesz az egyik olyan teendő, amely heti odafigyelést igényel, hiszen fontos, hogy folyamatos képet kapjunk a tervezett költségvetés állásáról. Ezen kívül figyelemmel kell kísérje a rendezvény likviditását, hogy mindig legyen mindenre elegendő pénz. Szoros kapcsolatban kell lennie a Core Team összes tagjával, hogy mindenki tartja-e az előre kijelölt költségterveket, ehhez az összes szerződést olvasnia és véleményeznie kell, hogy azok az adott pénzügyi kondíciókkal aláírhatóak-e. Folyamatosan kommunikálnia kell a CT tagok felé a pénzügyi helyzetet, hogy időben értesüljön és ha szükséges lépéseket tegyen a költségvetést érintő megfelelő módosításokra. A pénzügyesnek egy nagyon precíz és türelmes embernek kell lennie, akit nem zavar a sok adminisztráció és otthonosan mozog az Excel táblázatainak rengetegében. Erre azért van hatalmas szükség, mert ha egy függvényt rosszul alkalmaz, vagy egy számlát nem adminisztrál le, akkor máris nem kapunk reális képet az Agora pénzügyi helyzetéről és akár az egész szervezet likviditási problémákba ütközhet. Ezért olyan emberek jelentkezését várjuk, akik felelősségteljesek és nem ijednek meg egy ekkora kihívástól. Érdemes tudni még, hogy a pénzügyes munkája a rendezvény befejeződésével nem ér véget, még novemberben, sőt valószínűleg decemberben is sok dolga lesz a beszámolók, valamint végső elszámolások elkészítésével. történetét.

„A pénzügyesnek egy nagyon precíz és türelmes embernek kell lennie, akit nem zavar a sok adminisztráció és otthonosan mozog az Excel táblázatainak rengetegében.”

AGORA FR-es A siker napról-napra megismételt kis igyekezetek összessége.

Te vagy az aki sosem elégszik meg a közepessel? Akinek mindig mindenből a legtöbb és legjobb kell és ezért képes vagy újra és újra próbálkozni, ha kudarc ér bármikor felállsz és tovább próbálkozol? Ha ezen tulajdonságok birtokában vagy akkor már minden esélyed meg lehet arra, hogy jó Agora- Fr-es legyél! Az Agora FundRaising tevékenysége nagy kihívást jelentő feladat. Több millió forintról kell majd tárgyalni, számtalan céget megkeresni, próbálkozni és még többször próbálkozni, végül a sikert elkönyvelni. :)

●

terméktámogatásokat

szerezni

(élelmiszer, ajándéktárgy, papír és írószerek, Budapest-kiadványok,

● Kapcsolati hálót

egyéb)

●

● pénzbeli támogatást szerezni

előkészítési tapasztalatot

● lehetséges támogatókkal tárgyalni

● Időmenedzsment tapasztalatot

vagy a tárgyalásokat előkészíteni

● Sikerélményt

● a Study Fair céges megjelenéseit

Az Agora után bármikor tudod majd,

intézni

hogyan kell támogatókat találni egy

● partnerekkel a kapcsolatot tartani

projekthez vagy a saját

Az Agora FR-es szerepköre ( ki

Vállalkozásodhoz,

bátran

elmész

jelentkezhet Agora FResnek?) :

majd tárgyalni, rengeteg

üzleti

● Az Agora FR-esének szerepe

kapcsolattal rendelkezel majd.

elsősorban koordináló jellegű, Először is, mik lesznek az Agora FR-es feladatai? ● az Agora FR koncepcióját kitalálni, az elérendő célokat meghatározni, időbeosztást tervezni ●

szervezni, kialakítani,

munkacsoportot a

feladatköröket

tréningeket

tartani vagy ● a támogatók szintjeit és az ahhoz

tartózó

szerződéscsomagot összeállítani, árakat kijelölni az

feladatokat kialakítania és kiosztania a csoporton belül, az FR csapat tréningjeit megszerveznie, ötletelni, tárgyalásokat

előkészíteni,

tárgyalásra alkalmas embereket

Agora

főszponzorait

megtalálni, velük tárgyalni, a velük kötendő szerződéseket összeállítani

neki

személyesen

kell

tárgyalnia

vagy telefonálgatnia ●

nem

szükséges

hozzá

“előképzettség”, a Board FResétől

szervezni

●

az FR csoportot kell vezetnie, a

Megkeresni, azaz nem feltétlenül

És Te mit kapsz ebből?

bármikor kérhet tanácsokat ●

ötletelés,

szerződések

összeállítása szintén a csoporttal közösen fog történni ● régi és új tag egyaránt, ● kezdő vagy vérprofi ●

akinek

elképzelései,

már

vannak

vagy

csoportja ötleteire

aki

kiforrott nyitott

Tárgyalási

és

tárgyalás-

AGORA PR-os

A Z A G O R A A R C U L ATA Mint ahogy az alcímben is olvashattátok az AGORA PR-osa felel a budapesti Agora teljes arculatért, az egyes média vagy egyéb megjelenések formáiért. Tömören Ő az, aki ontja magából az ötleteket, a látványos és szép dizájn megoldásokat, kommunikál a médiával és a helyi PR munkacsoporttal szükség esetén. Feladatai között szerepel, hogy az Agora előtt és után is folyamatosan tartja a kapcsolatot Networkkel, a különböző nemzetközi munkacsoportokat való közös munkát támogatja. Felel a honlap tartalmának igényes feltöltéséért, a web kettő nyújtotta lehetőségek kihasználásáért, illetve a különböző médiumokban való megjelenésért. Az Agora logójának, pólóinak, programfüzeteinek, badge-inek tervezése mellett még gondoskodik arról, hogy az Agorán minden perc dokumentálásra kerüljön valamilyen formában. Tehát jó fotoriportéként (vagy külön csapattal) folyamatosan fényképezi és videózza a résztvevőket, rendezvényeket, bulikat! Mindemellett nem szabad megfeledkezni arról sem, hogy az Agora PR-sa találja ki az Agora marketingkampányának tervét, az egyes akciókhoz rendeli a megfelelő tevékenységeket ezzel alakítva ki a hatékonyan és jól kommunikált Agora-arculatot! Igazán jó megmérettetés és gyakoroló pálya, ha érdekel a marketing, a különböző események online megjelenítése!

T-ogether E-everyone A-chieves M-ore!

Agora HR-es

T-ogether E-everyone A-chieves M-ore! Az Agora Human Resources (HR) felelősének lenni központi jelentőségű és hálás feladat, ugyanis a HR-esnek a címben rejlő szemlélet fenntartását kell megvalósítania – és ez az a gondolat, ami az Agora szervezését is igazán élvezetessé és sikeressé teheti! Fő felelősségi körébe tartozik az AEGEE-Budapest tagjaival való kapcsolattartás, hogy mindenki megtalálja a hozzá leginkább illő feladatkört az Agora és az Agoraszervezés mindennapjai során. Az Agora HR-ese tehát minden éppen megoldandó feladattal kapcsolatban képben van, és szuperképességével, ami a MOTIVÁLÁS, minden feladatra talál legalább egy AEGEE-st. Továbbá ahhoz hogy ez a CSAPAT(!) jól tudjon együtt dolgozni, szintén az Agora HR-esére van szükség. Ő fog ugyanis a csapatszellemet fejlesztő, motiváló, energiával teli programokat szervezni a következő félév folyamán. Ő fogja segíteni a főszervezőt a csapat KOHÉZIÓjának megteremtésében azzal, hogy odafigyel minden szervezőre, különös tekintettel a Core Teamre. Ehhez összerázó hétvégék rendezésére is szükség lesz, amelyek programjáért az Agora HR-es lesz felelős, hiszen ő rendelkezik majd azokkal az ismeretekkel, amelyek szükségesek egy ilyen szervezői program összeállításához – igazodva tehát a csapat igényeihez. TRÉNINGEK, ELŐADÁSOK és WORSHOPOK fogják majd a csapatot átlendíteni a nehézségeken, amelyeknek megszervezéséhez szintén az Agora HR-esére számítunk. Az Agoránk sikeréhez járul hozzá a szervezők összeszokottsága, a feladatok összehangoltsága, az hogy a csapattagok mennyire élvezik a munkájukat. Ezeknek a tényezőknek a megteremtése, vagyis egy őrült TEAMBUILDING az Agora HResének fő feladata. Ha érzed magadban azt az energiát, ami hozzásegíti majd az Agorát a sikerhez; ha jó kommunikációs képességgel és magas érzelmi intelligenciával rendelkezel, és a szervezés egész ideje alatt tudnád bátorító, pozitív hozzáállásoddal segíteni az Agora szervezését, JELENTKEZZ! .

INCOMING RESPONSIBLE

Az Incoming felelőse már a legelején ,,bejön’’ mindenkinek, ha jól csinálja a munkáját.

Ugyanis az incomingos az első kontaktja az Agora résztvevőinek, mert a jelentkezési periódus végén ő az, aki a CD és a Chair Team szelekciójának eredményéről értesíti a jelentkezőket, a szervezőket, ezt követően felel a résztvevők időben való megérkezéséért. Tehát ő az, aki a vízumot és esetlegesen a meghívó leveleket intézi a keletebbi országokból érkezőknek (Ukrajna, Oroszország Grúzia, Azerbajdzsán stb.). Illetve tartja a kapcsolatot az Agora előtti és utáni rendezvények – rendszerint környező antennák szervezik – szervezőivel, hogy onnan is időben szállítsák át a néptömeget. Ezenkívül a pénzügyessel együtt koordinálja a felmerülő pénzügyi tranzakciókat és megszervezi a regisztráció folyamatát. Legfőbb erőssége a jó kommunikációs képesség illetve a gyors olvasás és a lényeg kiragadásának képessége, hiszen rohamos email rengetegre számíthat az Agora előtti néhány hónapban. Cserébe ő az első, akit meghívnak az ukránok egy vodkára kovászos uborkával! Mik az előnyei az ,,Incoming Responsible'' Core Team tag feladatkörének? Sok-sok ismeretségre teszel szert (te látod át legjobban a résztvevői listát), fejlődik a koordinációs képességed, továbbá viszonylag kötetlen a munkaidőd a többi CT-taghoz képest kivéve az utolsó 2-3 hónapot!

Agora Logisztikus Egy, aki mindent visz! Sőt, gyakorlatilag mindenkit visz! A logisztikus az a Core Team tag, aki azzal fog foglalkozni, hogy minden és mindenki akkor és ott legyen, úgy, ahogy a nagykönyvben meg van írva. Hogy ki írja a nagykönyvet? Az Agora Bibliáját? Persze, hogy a logisztikus! Ennek az embernek meg kell majd terveznie, hogy 800 ember el jusson A-ból B-be, az Egyetemtől a szállásra, a szállásról a buliba, és vissza? Igen-Igen! Ha van otthon néhány csuklósbuszod elfekvőben, bátran hozd be őket a suliba, maximum elfoglalod a Rektor parkolóhelyét!:-) A logisztikus feladatai közé tartozik még a trash management és a takarítás megszervezése is. Külön ki kell emelni, az Agora egyik legfontosabb alapelvét, hogy minden biztonsági előírást, tűzvédelmi szabályt szigorúan be kell tartanunk, és be is fogunk tartani! A logisztikusnak ezt a kérdést a főszervezővel közösen a legfontosabbak között kell számon tartania. A tervezésben benne van, hogy készíteni kell majd egy percről perce mindent és mindenkit beosztó forgatókönyvet, amit majd persze be is kell tartani és tartatni. Nem kis feladat, hogy megtervezd, majd átlásd és irányítsd az összes szervező, résztvevő és az összes kellék mozgását. Nem kell izgulni, hisz az egész főszervezői csapat segíteni fog ebben, és ahogy lenni szokott, az utolsó pillanatban úgyis megváltozik A-tól Z-ig minden!:-)

CATERING RESPONSIBLE Szervező, rendező, intézkedő, kitaláló megoldó „vendéglátós” Sokatok számára ismerős maga a catering szó, lehet, hogy már voltatok is Bevonón vagy LTC-n a cateringes csapatban, és gondoljátok, hogy az Agorán is valami hasonlót kell csinálni. Érdemes elolvasnatok ezt a kis leírást, mert az Agora Catering feladata teljesen más, csak a célja ugyanaz, hogy mindenki finom étellel tömje tele a hasát. Mivel az Agorán körülbelül 800 fő étkeztetéséről (800x13=10400 adag) kell gondoskodni, ezért nagy valószínűség szerint egyikőnk sem lenne alkalmas ennyi emberre főzni, ezért van szükség a Catering felelősre, aki már előre szerződést köt különböző cégekkel, hogy a legolcsóbb és legfinomabb ételekkel kápráztathassuk el az ideérkezőket. Gondoskodni kell: ● 3 napon keresztül reggeliről, ebédről, vacsoráról (külön figyelemmel azokra, akik étel érzékenyek, vegetáriánusok...) ● a nyitó ceremónián welcome-drinkről és dinnerről ● kávészünetekről ● étellel a partnereknek a Study/Career Fairen ● és természetesen minden étkezéshez biztosítani kell a helyszínt, és figyelni, hogy mindig minden időben az asztalra kerüljön. Mivel az a célunk, hogy minél jobb és több ételt tudjunk szolgáltatni, viszont nagyon szűkös a költségvetésünk ezért arra kell törekedni, hogy minél több mindent tudjunk partneri kapcsolatokon keresztül olcsóbban vagy akár ingyen szerezni. Olyanok jelentkezését várjuk, akik kitartóak - hiszen rengeteg ajánlatot kell kérni és céget megkeresni, hogy a legjobbat megtaláljuk - , talpraesettek és nem pánikolnak be ha valami az utolsó pillanatban rosszul sül el, hanem azonnal előáll egy jó megoldással. Mindenképpen érdemes jelentkezni, mert nagyon sokat tanulhattok egy ekkora feladatból arról, hogyan oszd be a saját és mások idejét. Kipróbálhatod magad egy vezetői szerepben. De ami legfontosabb átélheted azt a sikerélményt, hogy hibátlanul jóllakattál 800 embert 5 napon keresztül.

EVENT MANAGER Te vagy az, aki ha baráti összejövetelről van szó előre lefoglalod az asztalt? Mindenhol ott vagy időben és mindenkire kétszer rátelefonálsz, hogy eljöjjön? Nos ez nem rossz kezdésnek, de képzeld el a következő szituációt és teszteld le mennyire neked való az Event Manager szerepe! Baráti társaság érkezik hozzád, te hetekkel korábban erre délutánra készülsz, az egész lakás kitakarítva, poharak előkészítve, film/társasjáték kirakva, italok behűtve, meghívók megtervezve és kiküldve, barátok egyedi igényei feltérképezve, after buli helyszín (legalább 3) kitalálva és asztal foglalva. Egy szóval minden készen áll! kirángatnod a sütő ajtaját…

A szervezés az, amit azelőtt csinálsz, mielőtt csinálni kezdesz valamit, hogy amikor csinálod, ne zavarodj össze. Nos, mit tennél? Ha erre az a válaszod, hogy nem esel kétségbe és azonnal kinyitod az összes ablakot, kiszellőztetsz, a pogácsákat eltünteted, megkeresed a legközelebbi pizza futár telefonszámát és közben mosolyogva ajtót nyitsz, közlöd a többiekkel, hogy pont időben érkeztek, mert már rendeled a pizzát, na akkor az alapvető képességek birtokában vagy ahhoz, hogy Event Manager legyél! Mert Ő az, aki gondoskodik az Agora alatt minden rendezvény önálló megszervezésről. Mire gondolj? Amikor a kezébe veszi a Participant az Agora program füzetét és elolvassa, hogy milyen programok lesznek az adott napon, azok hánykor kezdődnek, hol és kik vesznek részt rajta- na ezt mind az Event Responsible rakja és szervezi össze! Kezdve az Ünnepélyes Megnyitótól (Openning Ceremony), ahol bemutatkozik majd a szervező csapat, kisebb kulturális bemutatkozást produkál egy néptánccsoport, folytatva azzal, hogy egyes estéken hol fognak bulizni, és milyen tematikája lesz az éjszakának, egészen addig, hogy milyen záró rendezvénye lesz a budapesti Agorának! De mindezek mellett, ő foglalkozik az Agorákon megszokott Career/Study/AEGEE Fair lebonyolításával is, ezek a programok általában egy délutános elfoglaltságot jelentenek a résztvevők számára, azonban a szervezésük ennél jóval nagyobb munka! Mint minden AEGEE-s rendezvényen az Agorán is megrendezésre kerül a European Night , ahol a több 100 nemzetiségből álló résztvevői csapat mutatja be nemzeti italait, ételeit. Ennek az estének a megszervezése is az ER feladata, aki saját ötleteivel és kreativitásával feldobhatja az estét. A rendezvények önálló szervezése mellett nagyon fontos, hogy az ER – nek gondoskodnia kell arról is, hogy a számos résztvevő számára minden egyes helyszínen megfelelő biztonsági intézkedéseket elvégezzék, és ezt be is tartsák! A pozíció betöltése, óriási feladat azonban nem egyedül kell véghez vinnie, hanem egy csapattal közösen így lehetséges az is, hogy a rendezvényeket külön-külön más emberre bízva szervezi, meg ő pedig felügyeli, hogy minden rendben menjen!

AGORA

IT-s „ A w e b s i t e , a m i t n e m l á t n a k a k e r e s ő k , p o n t a n n y i t é r, m i n t a s z ek rény mögé cs ús zott méregdrága k at alógus. ” (L. Tiny) Szívesen töltöd a szabadidődet weblapszerkesztéssel? Minden érdekel, ami informatika, modern technika és kihívást jelent? Ezekhez még társul is némi tárgyi tudás és végre szeretnél valami olyat tenni, amiben megmutathatod, hogy „kockának” lenni igenis menő?! Akkor ne habozz, mutasd meg, hogy képes vagy majdnem 1000 embert 4 napon keresztül a technika minden vívmányával elkápráztatni! Először is foglaljuk, egybe milyen feladatai vannak az Agora IT-snak! ● informatikai eszközök beszerzése, karbantartása ● internet elérést biztosítani a helyszíneken ● PR Felelős segítése, elsősorban az online ● kommunikáció területén ● holnapkészítés és domain fenntartása ● elektronikus szavazás ● walky-talky, mobiltelefon a szervezőknek a szervezés hatékonyságának érdekében ● Live Stream és egyéb netes tudósítás a PR Felelőssel együtt illetve a Plenárisokon biztosítani a közvetítést két terem esetén ● világítás és hangtechnika ● Szervező kiscsapat kialakítása Ahogy olvasható, nagyon szorosan együtt kell működnie a PR Felelőssel, az online kommunikáció hatékonyságában nagy segítséget tud nyújtani, emellett megjelennek a szokásos IT-s teendők is, mint a honlapkészítés, eszközök beszerzése (itt elsősorban mikrofonra és egyéb hangeszközökre kell gondolni) és a hangtechnika megfelelő beállítása. A legutóbbi Agorán (Macedónia) is probléma volt, hogy nem volt elektronikus szavazás, ami miatt rengeteg idő ment el fölöslegesen. Ezért prioritás egy egyszerű, de zökkenőmentesen működő elektronikus szavazófelület létrehozása. Amit még kiemelnék, az a Live Stream. Bár csak kb. 1000 ember van egy Agorán, azonban ilyenkor az egész AEGEE központjában ez a rendezvény áll, és nagyon sokan szeretnék követni az eseményeket, lehetőleg videóban, élőképpel. Kihívás, de ebből nagyon sokat lehet tanulni. Természetesen a Board IT-sától bármikor kérhet segítséget, de ajánlatos szervező csapatot verbuválnia maga köré, hogy hatékonyabban tudják a munkát végezni, és az ne nehezedjen túl sok teher a vállára. Hogy mit kaphattok Agora IT-sként? ● weblapkezelési, fejlesztési ismereteket ● webdesignban tapasztalatot ● egyéb számítástechnikai ismereteket ● online kommunikációs és -marketing tudást ● munkacsoport esetén menedzsment tapasztalatot és sok-sok sikerélményt :)

Fontos tudnivalók!

AGORA FÓRUM Miért éri meg AEGEE-Budapestnek egy 1000 fős rendezvény megszervezése? Nos, nekünk erre több ezernyi érvünk van. Gyere el február 9-én, csütörtökön 18 órakor az Agora Fórumra, ahol hallhatsz ezek közül néhányat, továbbá értesülhetsz a projekt állásáról, miközben a torkunkon csúszik lefelé a forralt bor. :) Sok szeretettel várunk Téged is a tavaszi félév első AEGEE-Budapest programján!

AGORA CAFÉ Szeretnéd megtudni hány liter teáról kell a Catering Teamnek gondoskodnia minden reggel? Szeretnél részt venni az Agora logójának megtervezésében? Szeretnél vezetői pozíciót megpályázni a Core Teamben? Akkor feltétlenül gyere el február 18-án, csütörtökön 18 órakor az Agora Caféra, ahol választ kaphatsz a különböző pozíciókkal és feladatokkal kapcsolatos kérdéseidre!

Dátumok amikre érdemes

odafigyelni 2012-ben!

Február - Agora Forum Február - Agora Café Februári Közgyűlés – Várhatóan február végén kerül megválasztásra a Core Team

Május 1-6 - Enschede-i Agora - a szervező csapat feltételezhetően kiutazik Május vége- tavaszi Tisztújító Közgyűlés várható időpontja, melyen első körben számolnak be munkájukról a Core Team tagok Október 31- november 4.- budapesti Agora

AEGEE-Budapest

Agora Különszám

Készítették Board

Agora Főszervező:

Németh Annamari

Demeter Márton

Nagy Boglárka Szabó Szabolcs Fábián Béla Szafonov Olga Pólya Beatrix Tóth Bálint Szerkesztő: Stang Kriszta Kiadja: AEGEE-Budapest

1093; Budapest, Fővám tér 8. www.aegee-budapest.hu