Forretningsetikk og leverandørkontroll

GOD FORRETNINGSETIKK, STYRING OG KONTROLL INTERNT

ANSTENDIG ARBEID OG ØKONOMISK VEKST

BDO er en pådriver for anstendig arbeid og økonomisk vekst

• Vi etterlever krav til arbeidsforhold, korrupsjon og menneskerettigheter i vår verdikjede, og bidrar med rådgivning slik at våre kunder blir bedre i stand til å gjøre det samme.

Hvorfor temaet er vesentlig for BDO

Revisor er samfunnets tillitperson, og som revisjonsselskap er vi helt avhengig av at omverdenen har tillit til oss. Gjennom det daglige kundearbeidet er ansatte i BDO direkte involvert i våre kunders forretningsdrift og etterlevelse av lover og regler. BDO er underlagt kontroll fra det norske Finanstilsynet, som blant annet har som sitt samfunnsoppdrag å verne investorer og forbrukere, forhindre og avdekke kriminalitet, samt sikre solide og likvide finansforetak. Finanstilsynet har også de siste årene hatt et sterkt fokus på revisjonsbransjens etterlevelse av hvitvaskingsloven, inkludert kundekontroll. BDO jobber kontinuerlig med å forbedre våre rutiner for å bidra i kampen mot hvitvasking og terrorfinansiering.

Hvordan vi forplikter oss og tar ansvar

Styret har det overordnede ansvaret for kvalitet i BDO. Administrerende direktør rapporterer direkte til styret og legger frem en oversikt over virksomhetens utvikling og de viktigste målene fremover. I tillegg har vi en egen avdeling, Quality Risk Management (QRM), som har ansvar for overordnet kvalitetsarbeid, risikostyring og kontroll av etterlevelse. Leder for QRM er ansvarlig for utforming og iverksetting av selskapets kvalitetsog risikostyringssystem, og den interne QRM-manualen er tilgjengelig for alle ansatte. Manualen omhandler en rekke retningslinjer for temaer innen forretningsetikk, intern styring og kontroll.

Forpliktelser og retningslinjer oppdateres løpende. Etiske retningslinjer som fastsettes av styret kommuniseres til alle ansatte og bekreftes lest og forstått, via en årlig prosedyre. QRM-avdelingen arbeider kontinuerlig med å forbedre og oppdatere interne prosedyrer, rutiner, kurs med mer. Ledere for QRM og Fagavdelingen holder administrerende direktør og styret løpende orientert om viktige saker. Med over 70 kontorer fordelt over hele landet må vi alltid jobbe med å sikre etterlevelse av nasjonale retningslinjer og policyer.

Vår forpliktelse til etiske retningslinjer

BDO har ikke en egen Code of Conduct (rammeverk for etikk) per 2021. Vi har imidlertid etiske retningslinjer som gjelder for alle ansatte, styremedlemmer og andre som representerer BDO. Retningslinjene er fastsatt av styret. De etiske retningslinjene ligger i selskapets QRM-manual som er tilgjengelig for alle ansatte. Retningslinjene er skrevet for interne formål og er per i dag ikke vurdert om de skal være offentlig tilgjengelig. Retningslinjene sendes ut til alle ansatte hvert år for gjennomgang, hvor de skal bekrefte at de har lest og er kjent med innholdet. Retningslinjene henviser ikke til due diligence i denne sammenhengen, eller til forsiktighetsprinsippet. Vi ser vi kan forbedre våre etiske retningslinjer slik at de større grad støtter opp om forsiktighetsprinsippet.

BDO har i 2021 avgitt en egen erklæring på at selskapet følger følgende ILO konvensjoner5:

• ILO konvensjon 87: Om foreningsfrihet og vern av organisasjonsretten • ILO konvensjon 98: Om retten til å organisere seg til å føre kollektive forhandlinger • ILO konvensjon 29 og 105: Om forbud og avskaffelse av tvangsarbeid • ILO konvensjon 138: Om minstealder for adgang til sysselsetting • ILO konvensjon 182: Forbud mot og umiddelbare tiltak for å avskaffe de verste former for barnearbeid

Erklæringen er signert av administrerende direktør Martin Aasen. Det arbeides også systematisk med at våre underleverandører innfrir kravene.

QRM-avdelingen disponerer dedikerte team som tilhører selskapets interne stab, og jobber strategisk og operativt ut mot hele organisasjonen. Dette sikrer at BDO operer innenfor de krav og forventninger som stilles til selskapet som leverandør av tjenester innen rådgivning, revisjon og regnskap. Dette arbeidet skjer parallelt langs tre dimensjoner; forebyggende aktiviteter, løpende bistand og rådgivning i enkeltsaker og kontroll og oppfølging av etterlevelse.

5. ILO står for Den internasjonale arbeidsorganisasjonen.

#SiFra

BDO har en egen kanal kalt #SiFra på Intranettet som alle ansatte har tilgang til, der alle typer avvik og kritikkverdige forhold kan meldes inn.

Hvordan vi måler og evaluerer effekten av arbeidet vårt

BDO er underlagt kontroller av både BDO Global og det norske Finanstilsynet. I tillegg har BDO egen intern kvalitetskontroll. Denne gjennomføres årlig for alle forretningsområder, og resultatene behandles av et kvalitetskontrollutvalg. Resultatet av de samlede kontrollene rapporteres til styret og administrerende direktør. Leder for QRM holder styret og administrerende direktør løpende orientert om andre aktuelle utførte kontroller av kvalitet og etterlevelse, samt resultatene av disse.

Funn fra interne og eksterne kvalitetskontroller gir oss grunnlaget for å fastsette nødvendig kursing og annen opplæring for ansatte.

Hvordan vi kommuniserer om temaet

BDO avgir årlig en åpenhetsrapport der våre interessenter kan lese om vårt arbeid med kvalitet, etikk, styring og kontroll. Ved påpeking av eventuelle mangler og kritikkverdige forhold etter eksterne kontroller, gis det skriftlig tilbakemelding som beskriver tiltakene som BDO har iverksatt for å forbedre de påpekte forholdene. Les mer om dette i åpenhetsrapporten vår. Internt har BDO har en egen varslingskanal – #SiFra – som alle ansatte har tilgang til, der alle typer avvik og kritikkverdige forhold kan meldes inn. Avvik er av BDO definert som «en uønsket hendelse som kan føre til skade på mennesker, miljø eller materiell, eller som kan føre til at personopplysninger eller andre informasjonsverdier kommer på avveie».

Varslingskanalen er kjent for de ansatte, men antall varsler som kommer inn via denne er såpass få at vi antar at det er en underrapportering. I 2021 ble det registrert til sammen to varsler gjennom varslingskanalen vår. Enkelte «varsler» gjøres antagelig via andre kanaler, og blir ikke formelt registrert. Det kan derfor være krevende å ha fullstendige tall. BDO ønsker å være en god arbeidsplass og en pålitelig samarbeidspartner for våre kunder. Det er svært viktig for BDO at alle avvik og kritikkverdige forhold rapporteres, slik at de kan følges opp. Avviksrapporter sendes til en postboks som betjenes av ansatte i QRM, som deretter følger opp avvikene videre. Det innhentes også løpende tilbakemeldinger fra ansatte fra for eksempel kursevalueringer og årlig undersøkelse om medarbeidertilfredshet.

Siden BDO er et revisjonsselskap som reviderer revisjonspliktige foretak av allmenn interesse, har vi minst hver tredje år kontroll fra Finanstilsynet - et såkalt selskapstilsyn. I 2021 ble BDO ilagt et gebyr av det norske Finanstilsynet for overtredelse av §§ 7, 8, 9, 13, 14, 30, 35 og 36 i lov om tiltak mot hvitvasking jf. §49, jf. §50. Gebyret var på NOK 2 200 000 og vedtaket er datert. 15.03.2021. BDO har i løpet av året 2021 lagt ned en vesentlig innsats i forbedring av selskapets rutiner for å etterleve lov om tiltak mot hvitvasking.

Håndtering av interessekonflikter i BDO

BDO har regler for etiske krav og uavhengighet, som omhandler ansattes og partneres muligheter til styreverv og investeringer. Du kan lese mer om disse reglene i vår åpenhetsrapport for 2021.

BDOs rutiner for aksept av kunder og oppdrag omfatter konfliktsøk, både nasjonalt og hvis aktuelt internasjonalt, for å avdekke mulige interessekonflikter med andre kunder og oppdrag.

BDO har ingen formell prosess for å rapportere eventuelle avdekkede interessekonflikter til eksterne interessenter. Styret i BDO har det overordnede ansvaret for kvalitet, og leder av QRM rapporterer løpende til styret og administrerende direktør på viktige saker, inkludert eventuelle avdekkede interessekonflikter.

LEVERANDØRKRAV OG OPPFØLGING AV ETTERLEVELSE

ANSTENDIG ARBEID OG ØKONOMISK VEKST STOPPE KLIMAENDRINGENE

BDO er en pådriver for anstendig arbeid, økonomisk vekst og for å stoppe klimaendringene

• Vi etterlever krav til arbeidsforhold, korrupsjon og menneskerettigheter i vår verdikjede, og bidrar med rådgivning slik at våre kunder blir bedre i stand til å gjøre det samme.

• Vi er klimanøytrale innen 2028 både i egen drift og i vår leverandørkjede.

• Vi oppfordrer våre kunder og leverandører til å redusere eget klimaavtrykk, og vi hjelper dem i prosessen.

Hvorfor temaet er vesentlig for BDO

I BDO har vi besluttet at er bærekraftsmål nummer 8 er et av våre prioriterte bærekraftsmål. Vi skal være en pådriver for anstendig arbeid og økonomisk vekst. Dette innebærer at vi som selskap skal etterleve krav til arbeidsforhold, korrupsjon og menneskerettigheter i hele vår verdikjede, og bidra med rådgivning slik at våre kunder blir bedre i stand til å gjøre det samme. Det er en målsetting at BDO skal være klimanøytrale innen 2028 både i egen drift og i vår leverandørkjede. Vi oppfordrer derfor våre leverandører til å redusere sitt klimaavtrykk.

Hvordan vi forplikter oss og tar ansvar

I valg av leverandører er det et viktig premiss for BDO at innkjøpene skal være miljøvennlige og bærekraftige, med fokus på produktenes levetid og gjenvinning. BDO setter krav til en ansvarlig leverandørkjede hvor leverandørene skal dokumentere etterlevelse av lovverk og samfunnsansvar.

Vi opplever at det kan være utfordrende å ha full kontroll på dette hos eksisterende leverandører. BDO arbeider i 2022 med en revidert innkjøpspolicy hvor bærekraft er forankret i en langt større grad enn tidligere. Vi jobber også med nye leverandørkrav, hvor det legges betydelig mer vekt på en bærekraftig og ansvarlig leverandørkjede. Vi har igangsatt et større prosjekt som skal ivareta en helhetlig tilnærming til innkjøpsrutiner og leverandøroppfølging i BDO. Dette prosjektet innebærer også at vi vil utarbeide nye og oppdaterte leverandørkrav. Prosjektet er planlagt ferdigstilt høsten 2022.

Ansatte med ansvar for innkjøp vil i kjølvannet av dette arbeidet få opplæring i selskapets nye innkjøpspolicy, hvor bærekraftsarbeidet settes særlig i fokus.