3.1
Verkkosisältöjen arkistointi
Verkkopalvelun uudistuksen yhteydessä on huomioitava myös verkkosivujen tallentaminen ja arkistointi. Arkistolaki edellyttää verkkoaineistojen arkistointia silloin, kun aineistot ovat viranomaisen asiakirjoja26. Sellaisissa tapauksissa, joissa keskeiset ja merkitykselliset tiedotteet, julkaisut tai muut aineistot ovat ainoastaan netissä, on ne myös tallennettava pysyvästi. Niissä tapauksissa, joissa verkossa olevat sisällöt löytyvät arkistoituina muita teitä, netissä olevaa sisältöä ei tarvitse erikseen arkistoida. Harkinnan mukaan kunnan on dokumentoitava kotisivunsa kehitystä ottamalla siitä pysyvään säilytykseen yksittäisiä näytteitä (tulosteita).27 Rajaus viranomaisen asiakirjan ja muun verkkoaineiston välillä tulee tehdä arkistonmuodostussuunnitelmassa, johon sivujen arkistoinnin periaatteet on sisällytettävä. Samassa yhteydessä on syytä ottaa kantaa myös siihen, missä muodossa sivut arkistoidaan ja milloin sivun tai sivuston voidaan katsoa muuttuneen niin paljon, että se on syytä arkistoida.28 Mikäli verkkosivut uudistetaan kokonaan, on hyvä huomioida arkistointivaatimukset hyvissä ajoin ennen vanhojen sivujen lopettamista. Pitkäaikaiseen säilytykseen pelkkä sähköinen varmuuskopio ei riitä. Pysyvästi säilytettävien sähköisten asiakirjojen arkistointi edellyttää arkistolaitoksen lupaa. Säilytykselle on asetettu tiettyjä teknisiä vaatimuksia, jotka koskevat käytettyjen tiedostojen tyyppiä, metatietojen sisältöä ja muotoa sekä tallennusvälineen tekniikkaa. Verkkoaineiston arkistoinnin yhteydessä on myös varmistettava, etteivät ulkopuoliset käyttäjät pääse vahingossa aktiivikäytöstä poistettuihin osioihin.
Uuden verkkosivun määritysvaiheessa on hyvä keskustella järjestelmän toimittajan kanssa sähköisestä säilyttämisestä, siinä käytetystä tekniikasta sekä varmuuskopioiden tallennusperiaatteista.
Yksittäisten sivujen sisällön tuottamisen yhteydessä on syytä pohtia heti alusta lähtien niiden säilyttämisen tarvetta edellä mainittujen periaatteiden mukaisesti. Sisältöjen päivittäjät tulee ohjeistaa toimimaan arkistoinnin periaatteiden mukaisesti. Verkkopalvelun varmuuskopiointi ja versionhallinnan turvaaminen on tärkeää myös mahdollisten ongelmatilanteiden varalta. Tiedot sisältyvät lakisääteiseen (ArkL 8§) arkistonmuodostussuunnitelmaan.
26 27 28 32
JHS 129 5.1.2 Arkistolaitoksen päätös 3.9.2001 KA 158/43/01 JHS 129, 5.1.2