TITULO: CONDUCTA DE LOS EMPLEADOS 3.2
POLÍTICA
Rev. julio 2023
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OBJETIVO Y ÁMBITO DE APLICACIÓN Esta política describe las expectativas de Kokua en cuanto a la conducta apropiada de los empleados en el lugar de trabajo. Como miembro integral del equipo de Kokua, se espera que los empleados acepten ciertas responsabilidades, se adhieran a principios empresariales aceptables en cuestiones de conducta personal y muestren un alto grado de integridad personal en todo momento. Esto no sólo implica un respeto sincero por los derechos y sentimientos de los demás, sino que también se refiere al comportamiento que podría ser perjudicial para ellos mismos, sus compañeros de trabajo y/o Kokua, o que podría ser visto como desfavorable por los clientes actuales o potenciales o por el público en general. Esta organización espera que los empleados se comporten de manera profesional. Los empleados deben utilizar el buen juicio y recordar que deben comportarse de la forma que mejor represente a la agencia. Kokua espera que todos los empleados observen ciertas normas de comportamiento mientras estén en el trabajo y en eventos patrocinados por la empresa. Estas normas no pretenden restringir a los empleados, sino garantizar una aplicación coherente de las políticas y procedimientos para todos los empleados. A.
COMPORTAMIENTO Y PROFESIONALIDAD DE LOS EMPLEADOS Se espera que los empleados de Kokua se dirijan a los demás con respeto y mantengan una conducta profesional mientras estén en el trabajo. Se espera que los empleados observen los más altos estándares de profesionalidad en todo momento. Los tipos de comportamiento y conducta que Kokua considera inaceptables incluyen, entre otros, los siguientes: a. Falsificar registros de empleo u otros registros de la agencia. b. Violación de la política de no discriminación de Kokua. c. Solicitar o aceptar gratificaciones de clientes. d. Absentismo o impuntualidad excesivos. e. Uso excesivo, innecesario o no autorizado de los suministros de la agencia (especialmente para fines personales). f. Presentarse al trabajo en estado de embriaguez o bajo los efectos de medicamentos no recetados, así como la fabricación, posesión, consumo, venta, distribución o transporte ilegal de drogas. g. Traer o consumir bebidas alcohólicas en la propiedad de la agencia o del cliente o consumir bebidas alcohólicas mientras se realizan actividades de la agencia fuera de esta propiedad. h. Pelearse o utilizar lenguaje o gestos obscenos, abusivos o amenazantes. i. Robo de bienes de compañeros de trabajo, clientes o de la organización. j. Hacer caso omiso de las normas de seguridad o salud, incluida la notificación de incidentes. k. Insubordinación.
l. No mantener la confidencialidad o la información Kokua o del cliente. m. Dormir durante el trabajo. n. Descortesía hacia clientes, familiares de clientes, compañeros de trabajo u otras personas. o. Fumar infringiendo la política. p. Represalias contra un compañero de trabajo o un cliente por cualquier motivo.
B.
VESTIMENTA Y ASEO DE LOS EMPLEADOS Los empleados que prestan atención directa a los clientes pueden vestir de manera informal; sin embargo, la ropa debe estar limpia, ser modesta y estar en buen estado. Ejemplos de vestimenta inapropiada incluirían, pero no se limitarían a, ropa rasgada, vientre descubierto, camisas o blusas transparentes o ropa que muestre declaraciones lascivas o despectivas. Las faldas y los pantalones cortos deben tener como mínimo la longitud de la mitad del muslo. Los empleados deben tener una buena higiene personal y deben evitar los perfumes, aftershaves o colonias fuertes. Por motivos de seguridad, se ruega a los empleados que prestan atención directa que no lleven chanclas, tacones altos ni pantalones que arrastren por el suelo, ya que constituyen un peligro de tropiezo. Se deben llevar zapatos en todo momento durante el turno de trabajo y zapatos cerrados en los domicilios en todo momento.
C.
NO TOLERANCIA DEL ACOSO SEXUAL Es política de Kokua proporcionar a los empleados un entorno laboral libre de acoso sexual. Las quejas de acoso sexual se presentarán al Coordinador de Recursos Humanos lo antes posible después del incidente para asegurar una respuesta oportuna. El acoso sexual se define como las insinuaciones sexuales no deseadas; las peticiones de favores sexuales y cualquier otra conducta verbal o física cuando: 1. La sumisión a tal conducta se hace explícita o implícitamente como término o condición del empleo de un individuo. 2. La sumisión o el rechazo de tal conducta por parte de un individuo se utiliza como base para las decisiones de empleo que afectan a dichos individuos, o 3. Dicha conducta tiene el propósito o el efecto de interferir injustificadamente en el rendimiento laboral de un empleado o de crear un entorno de trabajo intimidatorio, hostil u ofensivo. Por ejemplo, lenguaje ofensivo, comentarios despectivos, calumnias, chistes subidos de tono, caricaturas o material impreso inapropiados. Además, están prohibidas la intimidación física, los tocamientos, el bloqueo de movimientos o la interferencia en el trabajo. 4. Una conducta no deseada es aquella que una persona no solicita ni incita y que una persona razonable consideraría indeseable u ofensiva. 5. Incurrir en acoso sexual en el lugar de trabajo dará lugar a medidas disciplinarias que pueden llegar al despido. 6. Todos los nuevos empleados recibirán formación sobre prevención y denuncia del acoso sexual. 7. Cualquier empleado que considere que puede estar sufriendo acoso sexual en el lugar de trabajo o que haya observado que otros son acosados debe informar de sus preocupaciones al Coordinador de Recursos Humanos lo antes posible. El Coordinador de Recursos Humanos tomará medidas inmediatas para resolver la situación, incluido el inicio de una investigación sobre las acusaciones. Se procurará que la investigación sea lo más confidencial posible. 8. Todos los empleados están obligados a cooperar plenamente con cualquier investigación de acoso sexual. 9. Las represalias contra una denuncia de cualquier tipo están prohibidas. 10. Los empleados a los que se descubra que han acusado voluntaria y falsamente o han hecho declaraciones falsas serán objeto de medidas disciplinarias.
11. El Coordinador de Recursos Humanos informará al denunciante de los resultados de la investigación y le indicará los pasos a seguir para garantizar el cese efectivo del acoso. 12. Cualquier denuncia de acoso sexual presentada contra el Director Ejecutivo deberá ser comunicada a la Junta Directiva de Kokua. La Junta tomará medidas inmediatas para resolver la situación, incluido el inicio de una investigación. D.
ALCOHOL Y DROGAS Kokua se compromete a mantener un entorno de trabajo seguro tanto para los clientes como para los empleados. Contar con una plantilla de trabajadores no impedidos es la máxima prioridad. Cualquier empleado cuyo puesto de trabajo incluya la atención directa a los clientes o el manejo de un vehículo a motor debe notificar al Coordinador de Recursos Humanos la toma de cualquier medicamento que pueda perjudicar el rendimiento laboral. Si es posible, se le podrá asignar temporalmente un trabajo ligero. Los empleados que beban alcohol o consuman drogas en el trabajo o acudan al trabajo bajo los efectos del alcohol o las drogas se enfrentarán a medidas disciplinarias, que pueden llegar al despido. Cualquier empleado que sospeche que un compañero se encuentra bajo los efectos del alcohol o las drogas mientras está en el trabajo debe utilizar el sistema de llamada Kokua para notificar el problema a la dirección. Si existe un motivo razonable para sospechar que el empleado se encuentra bajo los efectos del alcohol o las drogas mientras está en el trabajo, el supervisor que responda al incidente exigirá al empleado que abandone el lugar de trabajo y podrá exigirle que se someta a una prueba de drogas o alcohol en un laboratorio elegido por Kokua. Cuando se exija a un empleado que se someta a las pruebas de drogas y alcohol, éste será conducido hasta y desde el centro de pruebas por un supervisor de Kokua. Los empleados pueden ser suspendidos sin sueldo a la espera de los resultados de las pruebas. Todo empleado que se niegue a someterse a las pruebas o que se descubra que las ha manipulado será despedido.
E.
ESPACIOS PARA FUMADORES No se permite a los empleados fumar en la oficina de Kokua ni en los vehículos de Kokua. Los empleados en la oficina deben estar a 25 pies de distancia de todas las puertas de la oficina cuando fumen. Todas las colillas deben desecharse en los receptáculos designados por seguridad. No se permite a los empleados fumar en las casas o garajes de los clientes.
F.
Cuando sea posible: Intente respetar la directriz de los 25 pies a menos que comprometa la salud y seguridad del cliente hacerlo, por ejemplo, si los clientes necesitan ser controlados visualmente por seguridad Siempre que sea posible, fume en el patio trasero o en una zona donde no esté a la vista de los vecinos No se permite a los empleados fumar junto a los clientes, pero deben fumar durante sus períodos de descanso Todas las colillas deben desecharse en los receptáculos designados por seguridad. Si dos miembros del personal trabajan juntos en un hogar, uno de ellos debe permanecer con los clientes para vigilar su salud y seguridad. COMIDAS Y BEBIDAS PERSONALES Los empleados no pueden comer ningún alimento comprado por los clientes. Los empleados deben traer su propia comida y bebidas no alcohólicas. La preparación de las comidas debe reducirse al mínimo. No debe intercambiarse comida entre el personal y los clientes. La única excepción a esta norma sería cuando uno o varios clientes organicen una fiesta a la que hayan sido invitados los miembros del personal y en la que se sirva comida. Kokua proporcionará algo de comida al personal para emergencias o turnos inesperados, los responsables de las
residencias deberán informar a su coordinador del programa de clientes cuando el suministro de comida sea escaso para su reposición. G.
REGALOS No deben aceptarse regalos de los clientes. Se desaconseja hacer regalos a los clientes, pero puede ser apropiado en Navidad o en los cumpleaños. Todos los regalos entregados deben indicar "de parte del personal" y no de ningún individuo. Todas las donaciones para los clientes se realizan de forma anónima. Los donativos para los clientes deben llevarse a la oficina de Kokua. El personal de la oficina se encargará de que los clientes reciban los artículos donados. Se podrá entregar un recibo al donante a efectos fiscales.
H.
TELÉFONO DEL CLIENTE Los teléfonos de los domicilios pertenecen a los clientes y a ellos se les factura el servicio telefónico. Se debe animar a los clientes a que contesten cuando suene. El sentimiento de propiedad del cliente debe ser lo primero en la mente del empleado. La DDA no paga las llamadas telefónicas de larga distancia del cliente. Estos gastos corren a cargo del cliente. Los gastos telefónicos de larga distancia deben ser pagados por el cliente que realizó la llamada. Los teléfonos no son para uso personal del personal. Los empleados están autorizados a utilizar el teléfono de los clientes para llamadas personales sólo en caso de emergencia, y el empleado siempre debe obtener primero el permiso del cliente. En las raras ocasiones en que el teléfono sea utilizado por el personal, deberá respetarse un límite de dos minutos. Los empleados no deben dar el número de teléfono del cliente a familiares, amigos o empresas. Utilice el teléfono de la oficina como su teléfono de trabajo. El personal de la oficina retransmitirá los mensajes recibidos en su nombre. Si el personal debe realizar una llamada personal de emergencia que sea de larga distancia, el empleado deberá facturar las llamadas a su propio teléfono o invertir los cargos.
I.
TELÉFONOS MÓVILES PERSONALES Los teléfonos móviles personales no deben utilizarse por motivos personales durante el horario de trabajo; esto incluye tanto las llamadas telefónicas como el uso de Internet. Los mensajes del móvil pueden consultarse durante el tiempo de descanso. La contestación de llamadas privadas por teléfono móvil debe hacerse fuera del domicilio del cliente. Es importante que las necesidades de los empleados no invadan el espacio personal del cliente.
J.
BIENES PERSONALES EN EL LUGAR DE TRABAJO Los empleados no deben llevar al lugar de trabajo objetos personales que no sean su comida y los productos de cuidado personal necesarios. Esto incluye, entre otros, ordenadores personales, dispositivos de juego, CD, vídeos, instrumentos musicales o animales domésticos. Durante su turno de trabajo, las necesidades del cliente deben ser el foco principal de atención. La única excepción a esta regla sería un miembro del personal de guardia que trajera un libro o un dispositivo que le ayudara a mantenerse alerta y despierto mientras los clientes duermen. El libro o el dispositivo nunca deben utilizarse cuando un cliente esté despierto.
K.
TURNOS PROGRAMADOS Se espera de todos los empleados que acudan al trabajo con puntualidad y que trabajen todo su turno. Si no se puede trabajar un turno por enfermedad o emergencia familiar, el empleado avisará al responsable de la residencia o a la persona de guardia con la mayor antelación posible. Los empleados son responsables de cubrir sus propios turnos de tiempo libre previsto. Los empleados que busquen a otros empleados para que trabajen para ellos son responsables de tener un Formulario de Cambio de Horario Temporal rellenado completamente y aprobado por escrito por el Director Residencial. En caso de emergencia, el personal de guardia de Kokua ayudará a encontrar trabajadores de sustitución. Después de que el "Formulario de Cambio
Temporal de Horario" haya sido firmado por ambas partes, el empleado que acepta trabajar se convierte entonces en la parte responsable de asegurar que se cubra el turno. Si los empleados no pueden acudir al trabajo para firmar el "Formulario de cambio de horario temporal", ambos empleados deben llamar a la oficina para que el personal de la oficina sea testigo del acuerdo y cumplimente el formulario de cambio de horario en su nombre. El incumplimiento reiterado de este procedimiento puede dar lugar a medidas disciplinarias. L.
RELIGIÓN Kokua es una agencia sin ánimo de lucro y sin afiliación religiosa. El personal no puede iniciar la oración personal con los clientes. Está prohibido hacer proselitismo o enseñar cualquier doctrina confesional específica a los clientes. Los clientes son libres de participar en los servicios eclesiásticos de su elección. Se puede pedir a los empleados que ayuden a los clientes a asistir a los servicios religiosos y a las actividades de la iglesia.
M.
RELACIONES CON LOS CLIENTES La relación entre un miembro del personal y un cliente es una relación profesional. Las acciones del miembro del personal deben estar siempre motivadas por los mejores intereses del cliente. La relación entre el personal y el cliente debe caracterizarse por la confianza, el respeto y la buena voluntad. Es importante reconocer que esta intimidad no equivale a amistad. Debe advertirse al personal que no trate a los clientes como parte de su familia. Cuando se produce la rotación de personal, la pérdida acumulada puede ser devastadora para el cliente. Se desaconseja al personal que lleve a los clientes a su casa. Es responsabilidad del personal ayudar a los clientes a entablar relaciones duraderas y no remuneradas con otros miembros de la comunidad.
N.
VOLUNTARIOS Cualquier persona no empleada que desee donar tiempo o servicios en beneficio de los clientes debe ponerse en contacto con la oficina para solicitar el estatus formal de voluntario. Los voluntarios deben rellenar un formulario de solicitud, una declaración de confidencialidad y un formulario de solicitud de antecedentes penales. Las comprobaciones de antecedentes deben renovarse en el mismo calendario que las de los empleados regulares.
Política Kokua 3.2: CONDUCTA DE LOS EMPLEADOS Anexo A
Código ético El código ético de Kokua refleja la cultura que pretendemos mantener, así como el compromiso con nuestra misión de proporcionar a las personas con discapacidad el apoyo necesario para llevar una vida plena y significativa. La cultura: Pondré de mi parte para crear una cultura que respete y valore las diferencias de los demás, que promueva la dignidad, la igualdad y la diversidad. Compromiso con el cuidado:
Me comprometo a mantenerme informado sobre todas las necesidades de atención relacionadas con el cliente para asegurarme de que trabajo desde el conocimiento. Además, buscaré orientación cuando no esté seguro sobre cualquier proceso, procedimiento o tarea. Informes obligatorios: Entiendo que todos los empleados de Kokua son informadores obligatorios y mantendré mi responsabilidad y entiendo que los demás deberán mantener la suya. Retroalimentación y responsabilidad: Permaneceré abierto a los comentarios y me esforzaré de buena fe por aprender nuevas habilidades para mejorar los servicios a los clientes. Responsabilidad personal: Me comprometo a llevar a cabo todas las directivas que me den mi supervisor/personas autorizadas de manera oportuna. Si cuestiono o siento que no puedo seguir alguna directiva dada, hablaré con el individuo para encontrar una solución. Mantendré una dinámica de equipo positiva resolviendo los problemas con los compañeros de trabajo de forma profesional y absteniéndome de chismorreos. Apoyaré a mis compañeros en todas las áreas del trabajo y me comprometo a ser un buen miembro del equipo para mantener la calidad de los servicios al cliente. Informaré de cualquier conducta indebida que pudiera comprometer la salud y la seguridad de los clientes o crear una responsabilidad para la agencia a mi supervisor directo, al sistema de guardia de Kokua, a CPD, a ED o a RRHH. Iniciativa: El cuidado respetuoso se demuestra a través de la iniciativa. Me exijo a mí mismo un alto nivel y animo a mis compañeros a hacer lo mismo por el objetivo común de mejorar la vida de las personas a las que Kokua presta asistencia. Nombre en letra de imprenta: ___________________________________________ Firma: ____________________________________________ Fecha: _________________________