La gestión del conocimiento en la Red SIDA Perú by Ernesto Com

gesti贸n del conocimiento La

en la Red SIDA Per煤

Red Sida Perú

Pasaje. Capri 140 Lima 13 - Perú T (51-1) 476-0523

Centro para la Migración Internacional y Desarrollo -Cooperación Técnica AlemanaCIM Frankfurt E-mail: cim@gtz.de Tel.: +49 (0) 69-719121-0 Autor: Guillermo Diller Editores: Red Sida Perú CIM Revisión de texto: Claudia Saravia Diseño y diagramación e impresión: LuzAzul gráfica s.a.c.

Hecho el Depósito Legal en la Biblioteca Nacional del Perú Nº 2009-04259 Tiraje: 1000 ejemplares 1ra edición, 2009

agradecimientos

A la Comisión Técnica de Gestión del Conocimiento de la Red SIDA Perú por su dedicación y esfuerzos por llevar adelante esta experiencia. A la Lic. Marie Francoise Sprungli por sus valiosos aportes técnicos.

Contenido Presentación de la Red SIDA Perú...................................................................................................... n Breve reseña...................................................................................................................................................................... n Misión . ....................................................................................................................................................................................... n Visión . ......................................................................................................................................................................................... n Principales objetivos............................................................................................................................................

7 7 8 8 9

1. La gestión del conocimiento............................................................................................................ n. Introducción.......................................................................................................................................................... n. Definición de gestión del conocimiento. ................................................................ n. Datos, información y conocimiento................................................................................. n. Pirámide del conocimiento........................................................................................................... n. Características del conocimiento......................................................................................... n. Tipos y formas de transmisión y . transformación del conocimiento...................................................................................... n. Proceso de conversión y creación del conocimiento.......................... n. Ciclo de conversión y generación de conocimiento . en una organización................................................................................................................................. n. Pasos claves de la gestión del conocimiento. .................................................. n. Del conocimiento individual al interorganizacional............................. n. Utilidad de la gestión del conocimiento.................................................................. n. Costo de la gestión del conocimiento......................................................................... n. Factores facilitadores y obstaculizadores...............................................................

11 11 12 13 14 15

2. La gestión del conocimiento en la Red SIDA Perú..................................... n. Introducción.......................................................................................................................................................... n. Organización de la gestión del conocimiento . en la Red SIDA Perú.................................................................................................................................... n. El modelo de gestión del conocimiento de la Red SIDA Perú. ........ l. Los componentes del modelo. ..................................................................................... l. Elementos constitutivos del modelo. ................................................................... n. Experiencias de gestión del conocimiento de . la Red SIDA Perú..............................................................................................................................................

33 33

16 18 21 22 26 27 28 29

33 37 38 43 45

3. Lecciones aprendidas.................................................................................................................................... 49 Referencias bibliográficas................................................................................................................................ 53

Presentación de

la Red

SIDA Perú

Breve reseña La Red SIDA Perú (RSP) es una red de 14 organizaciones no gubernamentales que se han comprometido a trabajar solidariamente para contribuir con la respuesta a la epidemia del VIH/Sida en el país y en la región. Ante las características multifacéticas de la epidemia del VIH, cuya respuesta requiere del compromiso de todos los sectores de la sociedad, las organizaciones que integran la Red Sida Perú constataron que trabajar en Red permitía potenciar los recursos, desarrollar propuestas que como organizaciones individuales no podían realizar, aprender a partir del intercambio de experiencias, no duplicar esfuerzos y ampliar el impacto de sus acciones. De esta manera se crearon las condiciones para convertirse en un referente técnico y un interlocutor válido ante entidades públicas y privadas, nacionales e internacionales, influir en las políticas públicas y en la conciencia y acción ciudadana en el tema VIH/Sida, promoviendo el respeto a los derechos humanos y la equidad de género. Las consideraciones anteriores y a la vez el deseo de un trabajo articulado y al mismo tiempo articulador a nivel del país fue lo que en 1997 motivó a las diferentes organizaciones a unirse para conformar una red.

Misión La razón de ser de la Red SIDA Perú ha sido plasmada en su misión, que es la referencia y guía en todo su accionar: “Somos una red de organizaciones comprometidas en contribuir a disminuir el impacto de la epidemia, el estigma y la discriminación asociadas al VIH y sida a nivel de las personas afectadas y vulnerables en particular, así como de la población en general. Para ello desarrollamos modelos de intervención, estrategias de comunicación, así como propuestas de incidencia y vigilancia social, utilizando como herramienta la gestión del conocimiento y de recursos. Articulamos la sociedad civil con otras organizaciones y medios de comunicación como parte de una respuesta nacional, basados en el ejercicio y respeto a los derechos humanos, la equidad de género y la diversidad”.

Visión Con la finalidad de contribuir cada día más y mejor a la lucha contra el VIH/Sida, la Red SIDA Perú se ha trazado un norte que fue definido en su visión, la que expresa cómo sus integrantes quieren verla en el futuro: “La Red Sida Perú será reconocida como actor y promotor político de la respuesta nacional, regional y local frente al VIH y sida por sus capacidades de asesoría en el diseño e implementación de políticas públicas. Lo llevará a cabo desde espacios como la Coordinadora Nacional Multisectorial de Salud (CONAMUSA), el Congreso y las redes nacionales, latinoamericanas y del Caribe. También se propone desarrollar alianzas con empresas privadas que ejerzan responsabilidad social, insertando la problemática del VIH y sida en su estructura y la de los colaboradores”.

Principales objetivos de la Red SIDA Perú Para lograr sus objetivos, la Red SIDA Perú ha desarrollado un Plan Estratégico, a través del cual se busca: n.

Promover iniciativas de incidencia política e incidencia pública

Promover la vigilancia social

Promover la incorporación de buenas prácticas en VIH/Sida y temas relacionados en las instituciones del Estado y de la sociedad civil

Impulsar la multisectorialidad, constituyéndose en referente técnico para todas las instituciones interesadas en la temática. Es así que la RSP es, por ejemplo, miembro de la Coordinadora Nacional Multisectorial de Salud (CONAMUSA) del Perú

Promover la coordinación regional en la respuesta al VIH/Sida

Para poder realizar las actividades aquí mencionadas teniendo en cuenta el estado del arte en cada uno de los temas considerados, aprender de su propia experiencia y poner esta a disposición de otras organizaciones que trabajan la misma temática, se requiere una intensa gestión del conocimiento en la materia. Es por esta razón, que la Red SIDA Perú comenzó tempranamente a desarrollar la correspondiente herramienta que será tema de esta publicación.

1. La Gestión del

Conocimiento

Introducción En el transcurso de su existencia, toda organización acumula múltiples conocimientos, de los cuales, solamente aquellos que se utilizan de manera habitual están disponibles sin necesidad de realizar mayores esfuerzos. Con mayor razón, le será difícil disponer de los conocimientos acumulados por otras organizaciones. La situación planteada se acentúa cuando una organización se torna compleja y se organiza por áreas. Simultáneamente a la subdivisión de la estructura organizacional se producirá también la subdivisión del conocimiento, haciendo que no todos los miembros de la organización sepan qué hace la organización en su conjunto. Las consecuencias de la no disponibilidad del conocimiento en el lugar y el tiempo oportuno y el desconocimiento acerca de quien pudiera poseerlo tienen varios efectos adversos, como por ejemplo, el comenzar una experiencia sin disponer el conocimiento previo que existe al respecto, lo que lleva a “reinventar” aquello que ya ha sido trabajado, con la consiguiente pérdida de tiempo y dinero. Esto significa a su vez una pérdida para la organización y por lo tanto también para el país y para la sociedad toda, que no contará con las innovaciones necesarias para poder progresar en un determinado tema. Para evitar esto es necesario disponer de un mecanismo que permita conocer en todo momento qué es lo que la organización sabe sobre el tema que interesa y cómo puede aprender de aquello que ya conoce. Este mecanismo es la gestión del conocimiento.

Definición de gestión del conocimiento Teniendo en cuenta lo mencionado en el punto anterior, se entiende que la gestión del conocimiento es un proceso a través del cual el conocimiento experimenta transformaciones que permitirán que crezca, que esté accesible y pueda ser utilizado en el momento en que sea requerido. Siendo la gestión del conocimiento un proceso complejo no sorprende que las múltiples definiciones enfaticen aspectos diferentes. Presentamos aquí dos definiciones con las que la Red SIDA Perú ha trabajado mayormente: 1. Definición según Malhotra:

Gestión del conocimiento es la sinergia entre datos, información, sistemas de información y la capacidad creativa e innovadora de seres humanos. 1

2. Definición según Belly: .

Gestión del conocimiento es comprender, crear, incorporar, representar, mantener, transformar, consolidar, organizar, proteger, transferir y divulgar el conocimiento dentro de una organización.2

Del análisis de las definiciones anteriores se deduce que la gestión del conocimiento es un proceso integrado por diferentes componentes relacionados entre si, que afectan y modifican al elemento central, es decir, el conocimiento, teniendo cada uno de ellos su propia importancia y su propio objetivo. La interrelación sistemática entre estos componentes asegura la gestión del conocimiento, dando como resultado que la organización sea consciente del conocimiento que ha acumulado, que conozca lo que han acumulado otras organizaciones, que lo utilice y con todo ello genere nuevo conocimiento. Para entender mejor el concepto de gestión del conocimiento es importante revisar algunos temas que se presentan en los acápites siguientes.

1 Malhotra, Y. “Current Business Concerns and Knowledge Management”, Interview with Times of India. Octubre 1997. http:// www.brint.com/interview/times.htm (consultado, 16 de septiembre de 2008) 2 Belly, P. Documento de trabajo para el taller “Gestión del Conocimiento y Capital Intelectual”. Red SIDA Perú. Lima 2003.

Datos, información y conocimiento El concepto de “conocimiento” está estrechamente vinculado con los conceptos de “datos” e “información”, que constituyen la base sobre la que se desarrolla el conocimiento. n

Datos: Son los elementos que describen hechos, eventos o entidades, que por sí solos no dan razón del porqué de las cosas. Ejemplos: Registros de un establecimiento de salud, notas de música sueltas (Fig. 1) Información: Son datos que al asociarse y analizarse en un determinado contexto adquieren significado constituyéndose así en materia prima del conocimiento. Ejemplos: Datos de los registros de un establecimiento de salud adecuadamente procesados, una partitura (Fig. 2) Conocimiento: Cuando a la información se agrega sabiduría, es decir, inteligencia, experiencia, cultura, capacidad de análisis e intuición, obtenemos conocimiento. De aquí se deduce que el conocimiento requiere de una persona que identifica, estructura y utiliza la información. Ejemplo: La información de un establecimiento de salud analizada por el responsable del mismo, aplicando su experiencia, considerando el contexto, etc; o una partitura interpretada por un pianista (Fig. 3)

Fig. 1 Ejemplo de datos: Notas sueltas

Fig. 2 Ejemplo de información: partitura

Fig. 3 Ejemplo de conocimiento: una partitura ejecutada por un pianista

Pirámide del conocimiento Teniendo en cuenta la relación entre los tres elementos mencionados en el punto anterior, se puede construir lo que se ha denominado la Pirámide del Conocimiento (Fig. 4), cuya base está representada por los datos, el cuerpo intermedio por la información y el vértice superior representa el conocimiento resultante.

CONOCIMIENTO

INFORMACIÓN

DATOS

Fig. 4: Pirámide del conocimiento

Características del conocimiento n

El conocimiento es intangible ya que es un proceso que se da al interior de las personas y se desarrolla por aprendizaje. Como consecuencia, una organización solo aprende si sus recursos humanos lo hacen y la dinámica del aprendizaje dependerá de la capacidad de esas personas para aprender. De igual forma, siendo el conocimiento un proceso intrínseco de las personas, este evoluciona en el tiempo en función de los cambios que se dan en ellas y dependerá de los factores anteriormente mencionados como cultura, experiencia, capacidad intuitiva, entorno, etc. Una propiedad importante del conocimiento es que, a diferencia de los bienes tangibles, este se transfiere sin perderse. Es decir, al compartirse el conocimiento, este no se divide sino que se multiplica por el número de personas con las que se comparte. Para la creación de nuevo conocimiento es fundamental el intercambio de conocimiento con otras personas. El intercambio y la transferencia del conocimiento, no son procesos naturales, solamente se dan en un contexto favorable, que debe ser creado y mantenido por la organización a la que pertenece la persona. El conocimiento solamente es útil si se convierte en acción, es decir si se lo utiliza y aplica.

Tipos y formas de transmisión y transformación del conocimiento Para poder hablar de gestión del conocimiento es importante conocer los tipos de conocimiento que existen y de qué manera estos pueden transformarse e intercambiarse.

Tipos de conocimiento: n

Conocimiento tácito o implícito: Es aquel que es inherente a la persona y por lo tanto no puede ser representado por medios externos a la misma. Está determinado por información, instrucción, creencias, cultura, valores, sabiduría, capacidad creativa, experiencia previa y la capacidad física y mental de quienes lo poseen. Por su naturaleza este conocimiento se comparte y desarrolla a través del intercambio personal.

Conocimiento explícito: Es el que puede ser representado fuera de la persona y es por lo tanto codificado, articulado, accesible y transferible a otras personas sin mediar un intercambio personal. Ejemplos: n Documentos n Libros n Planos técnicos n Presentaciones n Vídeos, etc. n

A diferencia del conocimiento implícito o tácito que es dinámico y evoluciona en función de la persona, el conocimiento explícito es estático y debe ser interiorizado por otra persona para que pueda continuar desarrollándose.

Transmisión y transformación del conocimiento El conocimiento puede transformarse cuando una persona lo transmite a otra, cuando lo codifica o cuando es decodificado por otra persona. En total son cuatro las variantes de transformación del conocimiento (Fig. 5): 1. Socialización: En este caso el conocimiento tácito de una persona se convierte en conocimiento tácito de otra. La transmisión se hace por interacción directa a través de las palabras, la observación, la imitación o la práctica: Ejemplos: reuniones de trabajo, congresos, capacitaciones, aprendiz que observa a su maestro, estudiante de medicina en prácticas hospitalarias, etc.

2. Externalización: Es la transformación del conocimiento tácito en conocimiento explícito. En este caso se expresan ideas e imágenes interiores en palabras, gráficos u otras representaciones bajo la forma de un libro, de un artículo de revista, una presentación, etc. 3. Internalización: Es el proceso inverso a la externalización, es decir, es el paso de conocimiento explícito a tácito. El conocimiento llega como mensaje elaborado (por ejemplo un libro) que es necesario decodificar para su interiorización por parte de quien se apropia del mismo. Para que esto suceda se requiere de pautas de aprendizaje. 4. Combinación: Se refiere al paso de conocimiento explícito a explícito. Para lograrlo, el conocimiento explícito habrá sido interiorizado por una persona pasando a tácito, allí es combinado con otros conocimientos que posee esa persona creando nuevo conocimiento tácito, el cual luego es transformado en explícito. Como se ve aqui, el conocimiento sufre una transformación en el período que se mantiene en el interior de la persona que lleva a cabo este proceso. Un ejemplo sería la elaboración de una presentación utilizando como referencia otras presentaciones y textos.

Tipos de Conocimiento

A Tácito

A Explícito

De Tácito

Socialización

Externalización

De Explícito

Internalización

Combinación

Fig. 5: Variantes de transformación del conocimiento

Proceso de conversión y creación del conocimiento El conocimiento, sometido a un proceso de conversión o cambios sucesivos, trae aparejado, según sus características, una multiplicación del número de personas depositarias del mismo y/o la generación de nuevo conocimiento. El ciclo así determinado puede ser representado de la siguiente manera:

EXPLÍCITO

III COMBINACIÓN

EXTERIORIZACIÓN

TÁCITO

EXPLÍCITO

INTERIORIZACIÓN

SOCIALIZACIÓN TÁCITO Fig. 6: Ciclo de transformación y creación sucesiva del conocimiento

A continuación se describen las diferentes fases o momentos del ciclo representado en la Fig. 6: Fase I: En esta fase consideramos que una persona portadora de un cierto conocimiento tácito lo comparte con otra, por lo que estamos frente a una socialización del conocimiento. Esto puede darse por ejemplo en el marco de una discusión en un grupo de trabajo. Como consecuencia de esta discusión muy probablemente se generen nuevas ideas, nuevos conceptos, con lo que se habrá generado nuevo conocimiento tácito.

Fase II: Las ideas o conceptos nuevos generados en el momento I, pueden ser documentados, con lo cual el conocimiento tácito de la fase I se habrá exteriorizado o externalizado y transformado en conocimiento explícito y estará disponible, por ejemplo, a través de una publicación o una página web.

Fase III: El conocimiento explícito generado en la fase II podrá ser accesado por una persona que desee hacer un estudio sobre el tema. Para ello consultará también otros documentos (conocimiento explícito) disponibles en la temática. El resultado de su estudio lo plasmará en un nuevo documento (conocimiento explícito). Se habrá realizado así una transformación del conocimiento llamada combinación y nuevamente se habrá generado conocimiento explícito.

Fase IV: Este documento, accesible por ejemplo en una página web, será leído e interiorizado o internalizado por alguien generándose conocimiento tácito que luego lo podrá aplicar en un proyecto (aplicación del conocimiento) o socializar en una reunión de trabajo, con lo cual se estará reiniciando el ciclo.

Como se notará, al completarse el ciclo anterior (que puede tener múltiples características diferentes) hubo varios momentos en los que se generó nuevo conocimiento. Este proceso de ampliación del conocimiento se repetirá en los ciclos sucesivos. Representando este crecimiento del conocimiento sobre un eje de coordenadas se obtiene la figura de una espiral, la Espiral del Conocimiento.3

Fig. 7: Espiral del conocimiento

3 Nonaka, I. y Takeuchi, H. The knowledge creating company: How Japanese companies create the dynamics of innovation. .

Nonaka, I. y Takeuchi, H Oxford University Press. Londres, 1995.

De lo anterior se deduce que la generación de conocimiento, tanto en cantidad como en calidad, dependerá de las características del proceso de transformación e intercambio del conocimiento disponible. El conocimiento resultante dependerá entonces del conocimiento inicial que se posea, de la capacidad de las personas involucradas, así como del contexto, factor importante del que dependerá que se den las condiciones para que este proceso sea promovido o no.

Ciclo de conversiรณn y generaciรณn de conocimiento en una organizaciรณn El ciclo de conversiรณn y generaciรณn de conocimiento presentado en el punto anterior (Fig. 6), ha tomado como referencias a personas individuales. Un proceso similar se puede dar al interior de las organizaciones, tal como se representa en la siguiente figura:

Conocimiento Explรญcito

Distribuciรณn Internalizaciรณn

Codificaciรณn

ciรณn tribu nto s i d imie y c e o j n a l co cen n de Alma รณ i c a ner y ge n รณ i ac Aplic

Aplicaciรณn

Sistematizaciรณn Grupos de discusiรณn

Conocimiento Tร cito

Fig. 8: Ciclo de transformaciรณn y generaciรณn de conocimiento en una organizaciรณn

Como se ha mencionado anteriormente, las personas integrantes de una organización son los portadores del conocimiento (tácito) de la misma. Éstos pueden reunirse en grupos de discusión o grupos de trabajo, donde intercambiarán conocimiento. El resultado de este proceso será que todos los integrantes del grupo compartan el mismo saber y generen al mismo tiempo nuevo conocimiento. De acuerdo a las características de la reunión dominará la socialización o la generación del conocimiento. EL conocimiento generado en este grupo de trabajo podrá hacerse accesible ya sea de esta manera virtual o impresa, dando lugar a la generación de conocimiento explícito, que puede fácilmente ser distribuido a toda la organización. El conocimiento así generado y distribuido solo será de utilidad si los miembros de la organización lo interiorizan o internalizan y posteriormente lo aplican en el trabajo de la organización. Por otro lado, las experiencias que se hagan como resultado de su aplicación generarán nuevo conocimiento tácito, el cual se discutirá en las reuniones de trabajo, reiniciándose así el ciclo. Este ejemplo demuestra cómo la organización, procediendo de esta manera, habrá aprendido de su propia experiencia e irá ampliando de forma continua el caudal de su conocimiento organizacional.

Pasos claves de la gestión del conocimiento Profundizando el análisis del gráfico anterior se puede apreciar que la mitad inferior del ciclo corresponde a la fase de aplicación y creación de conocimiento, mientras que la superior es la fase de almacenamiento y distribución del mismo. De esta forma se reconocen los cuatros pasos claves de la gestión del conocimiento de una organización: creación o adquisición, organización y almacenaje, distribución y aplicación del conocimiento. Estos pueden ser representados esquemáticamente de la siguiente manera:

2 3

Organización y amacenaje

1 Creación o adquisIción

Distribución

4 Aplicación

Retro

alimentación

Fig. 9: Pasos claves de la gestión del conocimiento en una organización

Este gráfico, que resalta el carácter cíclico de la gestión del conocimiento en una organización, señala también la necesidad de establecer un correcto sistema de retroalimentación que garantice que las experiencias ganadas a través de la aplicación del conocimiento fluyan de forma continua y natural al espacio donde puedan ser utilizadas para la creación de nuevo conocimiento. Solamente procediendo de esta forma estaremos frente a una organización que aprende de su propia experiencia. Tal como se mencionó y se aprecia en la figura 9, son cuatro los pasos claves de la gestión del conocimiento, que se describen a continuación:

1. Creación o adquisición del conocimiento: Una organización puede aumentar su nivel de conocimiento ya sea producto de su propia creación o adquiriéndolo de terceros: I. Creación del conocimiento: Este es un proceso interno de la organización. Para ser efectiva requiere de ciertas condiciones, como: n

Una correcta transmisión del conocimiento dentro de la organización. Para lograrlo se requiere de canales claros de comunicación que aseguren que el conocimiento esté disponible en el momento y lugar oportuno. Animando e incentivando a los miembros de la organización a transmitir y recibir conocimiento. El intercambio del conocimiento puede ser promovido, por ejemplo, fijando las remuneraciones no solo en base al conocimiento que la persona posea, sino también por su disposición y habilidad para compartirlo. Incentivando la innovación. Por ejemplo, a través de premios, bonificaciones, menciones, etc. Creando condiciones que faciliten el aprendizaje. Esto puede lograrse a través de la creación de espacios y tiempos de discusión e intercambio de conocimiento al interior de la organización. Promoviendo la aplicación del nuevo conocimiento. Asegurando que en el diseño de proyectos y en la planificación de los mismos se tome en cuenta el conocimiento ya generado. Procediendo de esta forma se generarán nuevas experiencias que se traducirán en nuevo conocimiento.

Todas estas condiciones contribuyen a generar una cultura organizacional inteligente.

II. Adquisición del conocimiento: Se trata de conocimiento disponible fuera de la organización y que esta puede adquirir a través de:

Compra de asesoría

Compra de conocimiento escrito (libros, revistas)

Benchmarking4

Congresos

Cursos de capacitación

Ilegalmente (a través del espionaje empresarial u organizacional)

2. Organización y almacenaje del conocimiento: Puede hacerse de forma física, como en bibliotecas, o de manera virtual en una base de datos.

3. Distribución del conocimiento: Se puede realizar de diferentes maneras, entre ellas se cuentan: n

Página web

Correo electrónico.

Publicación de libros y artículos en revistas

Presentaciones en eventos como congresos

Capacitaciones

4. Aplicación del conocimiento: Este paso es fundamental para que la gestión del conocimiento sea de utilidad y para validar el conocimiento creado o adquirido. Solamente aplicando el conocimiento se podrán ganar experiencias que permitirán generar nuevo conocimiento. 4 Benchmarking: es un proceso de aprendizaje resultante de comparar los procesos de la propia organización con los de otras consideradas las mejores de su clase.

Del conocimiento individual al interorganizacional Como se ha visto anteriormente, tanto a nivel individual como organizacional, el elemento clave para la generación de conocimiento es su intercambio y su transformación. Si este proceso se da en una persona se tendrá un conocimiento individual; si el conocimiento es compartido por un grupo de personas, se hablará de conocimiento grupal; y si lo comparte toda la organización, de conocimiento organizacional. Si este se comparte con otras organizaciones, dará origen al conocimiento interorganizacional y finalmente al conocimiento país. Se comprende que al ir ampliando el número de personas y organizaciones que poseen y aplican el conocimiento, tendrá lugar una expansión del mismo cuya representación gráfica llamaremos Cono del Conocimiento. En el mismo también se aprecia que, a medida que aumenta el conocimiento explícito, es decir cuando el conocimiento es documentado y se hace accesible a toda la organización, se reduce proporcionalmente el conocimiento tácito, es decir aquel conocimiento que solo es inherente a las personas y por lo tanto no de conocimiento general de la organización.

o Explícit

Tácito Individual Fig. 10: Cono del conocimiento

Grupal

Organizacional

Interorganizacional

Utilidad de la gestión del conocimiento Frente a la creciente abundancia y complejidad del conocimiento relacionado con diferentes temas, como por ejemplo el del VIH/Sida, es necesario una adecuada gestión del mismo para asegurar que esté disponible en el lugar y en el momento oportuno. Solo así se podrá asegurar un trabajo acorde con los estándares del momento y evitar duplicar esfuerzos “reinventando” lo que ya existe. Procediendo de esta manera se obtendrán múltiples beneficios tanto organizacionales como económicos y sociales, entre los que se pueden mencionar: n

n n

. Mejora en la toma de decisiones, las que estarán basadas en informaciones actuales y fidedignas. . Mejora en la comunicación dentro de la organización y a nivel interorganizacional. . Mejora en la planificación estratégica y operativa, acortando simultáneamente los tiempos requeridos para ella. . Facilitación de la innovación. La disponibilidad de conocimiento actualizado contribuye a la generación de nuevas ideas. . Optimización de los procesos, incrementando la productividad. . Mejora de la efectividad y eficiencia de las capacitaciones, asegurando que éstas respondan a las necesidades reales de los capacitandos y de la organización. Se contribuirá así al aprendizaje tanto individual como organizacional.

. Mejora en la competitividad de la organización, asegurando que los productos generados por la misma respondan a las necesidades de sus clientes. En el caso de proyectos de cooperación, esto se refiere tanto a las necesidades de los grupos meta como de los comitentes que financian la experiencia. . Aumenta la versatilidad de los recursos humanos de la organización con los consiguientes beneficios para ella y también para el personal. Este último mejorará su propio capital humano y por ende su potencial de empleo. En general, promueve la reducción de costos y riesgos.

Costo de la gestión del conocimiento La gestión del conocimiento, como todo proceso, tiene su costo. Sin embargo el reconocimiento de las ventajas competitivas generadas por la misma ha llevado a muchas organizaciones y empresas a aumentar su inversión en este rubro. Al introducir la gestión del conocimiento en una organización es importante tener en cuenta que las utilidades resultantes no son inmediatas, estimándose que recién después de dos años se comienza a recuperar lo invertido. Los diferentes pasos claves de la gestión del conocimiento, representados en la figura 9, no son iguales en relación a costos y beneficios. Es así que los pasos de generación o adquisición del conocimiento, su organización y almacenamiento, así como la distribución del mismo requieren de inversión económica. Recién cuando el conocimiento es aplicado a las actividades de la organización comenzará a dar utilidades que se manifestarán, entre otros, a través del tiempo ahorrado, la reducción de costos por falta de duplicidades y la mejora de la calidad del producto final.

Teniendo en cuenta que las utilidades se dan a partir del momento en que el conocimiento gestionado es aplicado, se comprende que la gestión del conocimiento que se limita a uno o todos los pasos anteriores a la aplicación (creación, almacenamiento y distribución del conocimiento), generará gastos sin producir mayores utilidades.

Factores facilitadores y obstaculizadores Existen diversos factores que facilitan u obstaculizan el desarrollo de la gestión del conocimiento al interior de una organización: Entre los factores facilitadores se destacan: n

Que el proyecto para la introducción de la gestión del conocimiento sea liderado por la dirección. Solamente cuando los líderes de la organización han asumido el compromiso y están personalmente implicados en el desarrollo de la gestión del conocimiento, esta tiene posibilidades de desarrollarse efectivamente. La existencia de un proyecto específico. Esto asegurará el desarrollo sistemático de la gestión del conocimiento en un determinado marco temporal y presupuestal. Clima laboral favorable. Este se tiene cuando el personal cuenta con estabilidad laboral, está motivado, acostumbrado a trabajar en equipo y tiene identidad corporativa.

La integración de la gestión del conocimiento en los procesos claves o como tema transversal. Esta condición es fundamental para asegurar que la gestión del conocimiento no sea un sistema paralelo sino que forme parte de todos los procesos de la organización. Promoción del intercambio del conocimiento. Esta debe ser una política de la organización, la cual debe crear las condiciones necesarias para ello, incluyendo su consideración en la retribución al personal. La existencia de una cultura organizacional que promueva la enseñanza, asegurando que aquellos miembros de la organización con mayor experiencia orienten y formen a quienes aun no la poseen. La promoción de la innovación. Esta, además de ser un factor de por sí importante para asegurar la competitividad de la organización, genera también la necesidad de contar con una óptima gestión del conocimiento.

Factores que obstaculizan el desarrollo de la gestión del conocimiento Entre estos, se cuentan, además de la no satisfacción de las condiciones facilitadoras anteriormente mencionadas, los siguientes: n

Ausencia de cultura de cambio. La rigidez organizacional es un claro obstáculo a la introducción de toda medida innovativa, como la gestión del conocimiento, en una institución o empresa. La frecuentemente mencionada “falta de tiempo”. Esta es a veces resultado de una percepción real y otras veces subjetiva, pero en ambos casos deben ser adecuadamente tratados ya que pueden poner en peligro la introducción de la innovación. Falta de articulación de las diferentes áreas de la organización. Este factor dificulta o impide la introducción de un tema transversal como la gestión del conocimiento.

Desconfianza entre el personal. Es un impedimento importante ya que no favorece el intercambio del conocimiento, que es esencial para una buena gestión del mismo. Ausencia de autocrítica. La autocrítica es fundamental para poder aprender de la propia experiencia. Considerar o restringir la gestión del conocimiento a la tecnología. Este es un error corriente, resultado de considerar que mejorar el acceso a la información a través del desarrollo de una adecuada tecnología como una base de datos, es suficiente para asegurar la gestión del conocimiento, olvidando que los recursos humanos, con su potencial de creatividad e innovación son tanto o más importantes. Mala organización de la introducción de la gestión del conocimiento en la organización.

2. La Gestión del Conocimiento en la Red SIDA Perú Introducción La Red SIDA Perú (RSP), es una organización que se ha comprometido con la lucha para reducir la epidemia del VIH/Sida y los efectos asociados a ella, como son el estigma y la discriminación. Para lograrlo de manera efectiva y eficiente debe contar con información oportuna y actualizada. Esto se alcanzará a través de una adecuada gestión del conocimiento, que permita organizar de manera sistemática la captación del conocimiento, su almacenamiento, su distribución y su aplicación. Con esta finalidad, la RSP ha comenzado a implementar su propio sistema de gestión del conocimiento, diseñando el modelo que se describirá en este capítulo.

Organización de la gestión del conocimiento en la Red SIDA Perú La Red SIDA Perú comenzó a incorporar de manera sistemática la gestión del conocimiento en su organización en el año 2001, es decir, a solo cuatro años de su creación. Los pasos fundamentales que permitieron llevar adelante esta experiencia fueron: 1. Sensibilización de los líderes de la Red. Estos, en el marco de reuniones informativas llevadas a cabo con el apoyo de

técnicos externos a la organización, comprendieron rápidamente los beneficios que traería a la misma contar con esta potente herramienta de gestión que permitiría el ahorro de costos, y de tiempo y la mejora en la calidad del trabajo. Fue en este marco que se tomó la decisión de iniciar el largo proceso que permitiría dotar a la Red de un moderno sistema de gestión del conocimiento. 2. Sensibilización de todas las organizaciones integrantes de la Red. Esto se logró a través de tres talleres realizados en el marco de una consultoría desarrollada con el apoyo de la Cooperación Alemana al Desarrollo (GTZ) y ONUSIDA: I. Taller de Sensibilización. Se realizó en febrero de 2002 con representantes de todas las organizaciones integrantes de la Red. Su propósito fue introducir el tema y crear las condiciones para poder comenzar a manejar conceptos comunes. Los temas incluidos fueron: n

Concepto de conocimiento y su gestión.

Análisis y discusión de las implicancias de la gestión del conocimiento en una red.

Beneficios y compromisos.

Identificación de las organizaciones integrantes de la Red que deseaban iniciar la experiencia.

II. Taller de consolidación y renovación de compromisos, realizado en agosto de 2002. III. Taller de profundización de la temática y generación de nuevos impulsos. Se realizó en septiembre de 2003 y permitió identificar de manera participativa algunas de las carencias del trabajo realizado hasta ese momento en el tema, viéndose la necesidad de elaborar un modelo de gestión del conocimiento que tuviera en cuenta las particularidades de la Red, en especial el hecho de estar constituida por organizaciones sin fines de lucro. En el taller, esta particularidad se puso de manifiesto en muchas ocasiones debido a que la experiencia de la organización que facilitaba el mismo estaba basada principalmente en organizaciones con fines de lucro.

3. Diagnóstico inicial. Un paso importante del proceso de introducción de la gestión del conocimiento fue el diagnóstico inicial de la situación en la que se encontraba cada una de las organizaciones integrantes de la Red en relación con la gestión del conocimiento. Este diagnóstico se realizó empleando las siguientes técnicas: I. Encuesta: A través de un cuestionario se recogió información relevante para conocer el grado de desarrollo de la gestión del conocimiento al interior de cada organización. II. Mapeo del Conocimiento de las organizaciones integrantes de la Red. Este se realizó con la finalidad de: n

n n

Identificar el conocimiento que cada organización había hecho explícito. Hacer un diagnóstico de los recursos informáticos con los que cada organización contaba. Identificar los recursos humanos disponibles. Identificar la circulación de la información al interior de las organizaciones y de la Red y los mecanismos que facilitaban los procesos de aprendizaje interinstitucional.

La información así recogida fue un insumo importante para el diseño del modelo de gestión del conocimiento de la Red.

4. Constitución de la Comisión Técnica “Gestión del Conocimiento”, la cual impulsaría el desarrollo del sistema de gestión del conocimiento de la Red. 5. Incorporación del tema Gestión del Conocimiento en VIH/Sida como objetivo estratégico en el Plan Estratégico de la Red, 2002 – 2005. De esta forma se institucionalizó el tema comprometiendo a todas las organizaciones a contribuir con su desarrollo. 6. Diseño del Modelo de Gestión del Conocimiento de la Red. En base a los modelos teóricos analizados, la información recogida en el diagnóstico inicial y la experiencia acumulada hasta ese momento, se diseñó entre el 2005 y 2006, un modelo adaptado a las necesidades y características de la organización. Este model facilitó a la Red la operativización de la gestión del conocimiento. 7. Desarrollo de una base de datos. Parte importante de un sistema de gestión del conocimiento es el desarrollo de un espacio de fácil accesibilidad para almacenar toda la información y el conocimiento de la organización. Para ello se diseñó y puso en funcionamiento una base de datos y página web, tal como se describe en el acápite correspondiente. 8. Creación de una comisión técnica encargada del mantenimiento de la base de datos y de la página web. Integrada por: I. Web Master: Técnico en informática que administra la página web y es el encargado de subir a la base de datos los aportes que recibe de los Web Juniors. II. Web Juniors: Representantes de cada organización de la Red. Su función es recopilar la información y el conocimiento de su organización para su envío al Web Master. Para que el Web Junior pueda cumplir su función, es necesario que todos los miembros de una organización se comprometan a proveerle de información y conocimiento. 9. La gestión del conocimiento en el segundo Plan Estratégico, 2005 – 2008. En este plan estratégico la gestión del conocimiento fue considerada como un tema transversal, debido al grado de desarrollo ya alcanzado. Esta decisión fue un paso fundamental que derivó también en cambios organizacionales, como el cierre de la Comisión de Gestión del Conocimiento, cuyo objetivo había sido el desarrollo del sistema.

El modelo de gestión del conocimiento de la Red SIDA Perú El modelo de gestión del conocimiento de la Red SIDA Perú ha sido diseñado de manera participativa por el grupo de trabajo “Gestión del Conocimiento”. El modelo resultante, aprobado por las correspondientes instancias de la RSP, es el representado en la Fig. 11, siendo sus componentes los que se describen en el siguiente punto.

Página web

Boletín

Mesas de Trabajo

Contribuciones

Base de Datos Red SIDA Perú Líneas de Trabajo Lineamientos y normas generales Conocimiento creado Conocimiento adquirido Otros Pa r

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As e ip

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Gestión y Contribuciones

Eventos nacionales e internacionales

Proyectos Implementados en la RSP

n ió ac a rí so rt Pa Ase p ici

Experiencia de otras organizaciones

Técnicos Publicaciones

Capacitaciones

Fig. 11: El modelo de gestión del conocimiento de la Red SIDA Perú

Los componentes del modelo Analizando el modelo (Fig. 11) y comparándolo con el ciclo que representa los pasos claves de la gestión del conocimiento (ver Fig. 9), se observará que todos los componentes allí señalados están presentes en el mismo. A continuación se describe cada uno de estos componentes del modelo y en las Fig. 12, 13, 14 y 15, se resaltan en blanco los elementos constitutivos de cada uno de ellos. Para facilitar la comprensión, se presentan en cada caso en paralelo el esquema teórico de la figura 9, resaltando también allí, con el mismo color, el componente en mención.

1. Componente “Creación y Adquisición del Conocimiento” 2 Organización y almacenaje

3 Distribución

1 Creación o adquisIción 4

Aplicación

troa limentación

Esquema de figura 9.

Como se comprenderá, al interior de la Red se genera conocimiento como resultado de la implementación de sus diferentes actividades. Las experiencias así generadas, son interiorizadas por los técnicos y luego analizadas y discutidas en las mesas o grupos de trabajo. Además, los técnicos a través de su participación en diferentes eventos nacionales e internaciones, así como en capacitaciones, adquieren conocimiento externo que luego será integrado al conocimiento de la propia organización. Otra forma que permite a la Red y sus organizaciones captar conocimiento es a través de la contratación de consultores especializados en ciertos temas.

Página web

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Base de Datos Red SIDA Perú Líneas de Trabajo Lineamientos y normas generales Conocimiento creado Conocimiento adquirido Otros Pa r

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Proyectos Implementados en la RSP

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Experiencia de otras organizaciones

Eventos nacionales e internacionales

Técnicos Publicaciones

Capacitaciones

Fig. 12: El componente “Creación y Adquisición del Conocimiento” (color blanco) en el modelo de gestión del conocimiento de la Red SIDA Perú y su relación con el correspondiente paso clave del esquema de la fig. 9

2. Componente “Organización y Almacenaje del Conocimiento”

El almacenaje del conocimiento de la Red SIDA Perú en su mayor parte se realiza de manera virtual, en su base de datos. Teniendo en cuenta que la Red es una organización integrada por varias organizaciones, se ha considerado en la base de datos un espacio para la Red en su conjunto y uno para cada una de sus organizaciones miembros. En la base de datos se almacenan documentos

y otras informaciones que son de relevancia tanto para la Red como para el público general que trabaja el tema VIH. Entre estos se cuentan: publicaciones, directorios, novedades, calendario de actividades, leyes relacionadas con el tema, etc.

2 Organización y almacenaje

3 Distribución

1 Creación o adquisIción

Aplicación

troa limentación

Esquema de figura 9.

Página web

Evidentemente la base de datos de una organización solamente es de utilidad si se actualiza periódicamente. Esta actualización, tal como se ha mencionado, está a cargo de la correspondiente comisión técnica. Boletín

Mesas de Trabajo

Líneas de Trabajo Lineamientos y normas generales

Contribuciones

Base de Datos Red SIDA Perú

Conocimiento creado Conocimiento adquirido Otros Pa r

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Gestión y Contribuciones

Eventos nacionales e internacionales

Proyectos Implementados en la RSP

n ió ac a p rí ci rti so Pa Ase Experiencia de otras organizaciones

Técnicos Publicaciones

Capacitaciones

Fig. 13: El componente “Organización y Almacenaje del conocimiento” (color blanco) en el modelo de gestión del conocimiento de la Red SIDA Perú y su relación con el correspondiente paso clave del esquema de la fig. 9

3. Componente “Distribución del Conocimiento”

La distribución o difusión de la información y del conocimiento que posee la Red SIDA Perú se realiza de manera personal a través de la participación de los técnicos en eventos nacionales e internacionales, ya sean estos congresos, talleres, capacitaciones, etc., o en forma escrita, a través de publicaciones, boletines, correos informativos y otros. Un medio que permite la difusión masiva de información y conocimiento codificado es la página web (www.redsidaperu.org.pe)queesdeaccesouniversal. Página web

2 Organización y almacenaje

1 Creación o adquisIción 4

Re troa lim

Aplicación

entación

Líneas de Trabajo Lineamientos y normas generales Conocimiento creado Conocimiento adquirido

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Otros

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Gestión y Contribuciones

Eventos nacionales e internacionales

Esquema de figura 9.

Boletín Contribuciones

Mesas de Trabajo

3 Distribución

Base de Datos Red SIDA Perú Contribuciones

Proyectos Implementados en la RSP

n ió ac a p rí ci rti so Pa Ase Experiencia de otras organizaciones

Técnicos Publicaciones

Capacitaciones

Fig. 14: El componente “Distribución del conocimiento” (color blanco) en el modelo de gestión del conocimiento de la Red SIDA Perú y su relación con el correspondiente paso clave del esquema de la fig. 9

4. Componente “Aplicación del Conocimiento”

2 Organización y almacenaje

Distribución 1 Creación o adquisIción 4

Aplicación

troa limentación

Este componente es de especial relevancia, ya que el crear, almacenar y distribuir el conocimiento solamente adquiere valor si este conocimiento es utilizado o aplicado. Caso contrario, el proceso de gestión del conocimiento implementado solo habrá generado costos pero no ganancias.

Esquema de figura 9.

Página web

Boletín

Mesas de Trabajo

Contribuciones

Base de Datos Red SIDA Perú Líneas de Trabajo Lineamientos y normas generales Conocimiento creado Conocimiento adquirido

Pa r

Otros

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Gestión y Contribuciones

Eventos nacionales e internacionales

Proyectos Implementados en la RSP

n ió ac a rí so rt Pa Ase p ici

Experiencia de otras organizaciones

Técnicos Publicaciones

Capacitaciones

Fig. 15: El componente “Aplicación del conocimiento” (color celeste) en el modelo de gestión del conocimiento de la Red SIDA Perú y su relación con el correspondiente paso clave del esquema de la fig. 9

Para asegurar la utilización del conocimiento es aconsejable contar con mecanismos que verifiquen si en la planificación de proyectos se incorporaron los conocimientos adquiridos en experiencias anteriores. Procediendo de esta manera se evitarán duplicidades, se evitará incurrir en errores cometidos anteriormente y se obtendrán resultados de mejor calidad.

Durante la aplicación del conocimiento, por ejemplo durante la implementación de un proyecto, es necesario contar con un adecuado sistema de monitoreo y evaluación que permita darle seguimiento a las actividades, reconocer los factores facilitadores y los obstaculizadores y con ellos retroalimentar los espacios de reflexión. Allí, con el insumo de las experiencias acumuladas, se generará nuevo conocimiento.

Elementos constitutivos del modelo de gestión del conocimiento de la Red SIDA Perú Analizando el modelo de gestión del conocimiento de la Red SIDA Perú, (Fig. 11) se puede apreciar que el mismo no se basa solamente en las personas y tampoco solamente en la tecnología, sino que busca una solución híbrida entre ambas. De ahí que los dos elementos fundamentales del sistema serán: . las personas, representadas por los técnicos n . la tecnología, representada por la base de datos. n

Otros elementos del modelo son: n

. Las mesas de trabajo: Estos son los espacios en los que los técnicos intercambian conocimiento, adquirido a través de la experiencia del trabajo por ellos realizado o por su participación en eventos científicos o de capacitación. Este intercambio permite la transferencia del conocimiento de cada uno de los integrantes de la mesa a todo el grupo de técnicos y también la generación de nuevo conocimiento a través de las discusiones y sistematizaciones que se realicen en esos espacios. El conocimiento así generado puede ser codificado y almacenado en la base de datos, haciéndolo así accesible a toda la organización y al público interesado en general. . Proyectos implementados en la RSP: La RSP y cada una de las organizaciones que la integran realiza diferentes actividades que, en muchas ocasiones, son parte de diversos proyectos de desarrollo relacionados con el VIH/Sida. Cuando el sistema de gestión del conocimiento funciona adecuadamente se asegura que en estos proyectos se aplique el conocimiento obtenido en experiencias anteriores o adquirido fuera de la organización. Al mismo tiempo, la experiencia que allí se genere permitirá la creación de nuevo conocimiento y de esta forma se asegura que la RSP sea una organización en continuo aprendizaje. . Página web (www.redsidaperu.org.pe): A través de ella los miembros de la Red y el público interesado en general puede acceder a la información y al conocimiento explícito, creado por la Red u obtenido de terceros. De esta forma, la organización contribuye al trabajo de todos los que están comprometidos con la lucha contra la epidemia. . Boletines y publicaciones: A estos puede accederse desde el centro de documentación de la página web. En algunos casos también están disponibles en versión impresa. . Capacitaciones, congresos, talleres: Es aquí donde los técnicos de la Red comparten sus conocimientos con miembros de otras organizaciones a nivel nacional e internacional, adquiriendo al mismo tiempo, conocimiento de ellos.

Se comprende fácilmente que a través de la integración de estos componentes del modelo descrito, se ha logrado crear en la RSP un sistema que permite generar conocimiento de manera sistemática, organizarlo, almacenarlo, difundirlo, aplicarlo y finalmente, utilizar la experiencia ganada para generar nuevo conocimiento. Esto ha contribuido a que la RSP y el conjunto de organizaciones que la integran, sea un actor cada vez más activo e innovador en la construcción de la respuesta nacional al VIH/Sida.

Experiencias de gestión del conocimiento de la Red SIDA Perú La RSP ha realizado varias actividades que pueden ser consideradas específicas de gestión del conocimiento. Entre estas se puede mencionar: n

. Recopilación de las buenas prácticas en VIH/Sida en el Perú El objetivo de esta experiencia está en consonancia con el propósito de ONUSIDA de contribuir al “fortalecimiento de la capacidad para identificar, documentar, intercambiar, promover, usar y adaptar las mejores prácticas como lecciones aprendidas dentro de un país o entre países como una manera de expandir la respuesta al VIH/Sida”.

La RSP, utilizando instrumentos especialmente diseñados con esta finalidad, recogió las experiencias en el tema VIH realizadas por diversas instituciones y organizaciones, tanto del Estado como de la sociedad civil. Estas experiencias fueron clasificadas y finalmente puestas a disposición de todos los interesados a través de una publicación, disponible en versión impresa5 y en la página web de la Red. . Elaboración de un directorio de las instituciones peruanas que intervienen en VIH/Sida Este directorio es un importante aporte para todas las organizaciones que trabajan el tema de VIH/ Sida en el Perú. La primera versión fue publicada en versión impresa6. Las actualizaciones se publican en la página web de la RSP. n

. Gestión del conocimiento en el marco de la Conferencia Internacional de VIH/Sida, Bangkok, 2004 Los participantes de la RSP en la Conferencia Internacional de Sida en Bangkok, 2004, además de difundir en la misma el conocimiento generado en el Perú, captaron otros conocimientos allí vertidos para su posterior difusión en el país. Simultáneamente a la difusión, se realizó un análisis de la aplicabilidad al trabajo local del nuevo conocimiento adquirido. Esto se llevó a cabo en el marco de un evento especialmente organizado con esta finalidad.

. Organización de réplicas de los aportes llevados por participantes peruanos al Foro Latinoamericano de VIH/Sida en Buenos Aires, 2007 Las réplicas de presentaciones de expositores peruanos en Buenos Aires, tuvieron lugar en tres eventos públicos en la ciudad de Lima. Esto permitió a los técnicos peruanos que no participaron del Foro, acceder y discutir trabajos presentados en ese evento. 5 Red SIDA Perú y GTZ. Buenas Prácticas en la respuesta peruana al VIH y sida. Lima, 2004. 6 Red SIDA Perú y GTZ. Instituciones peruanas que intervienen en VIH y sida. Lima, 2004.

. Réplica y análisis de resultados de la Conferencia Internacional de Sida, México, 2008 Con la finalidad de organizar la gestión del conocimiento en relación con la Conferencia Internacional de Sida realizada en México en el 2008, se organizaron reuniones preparatorias a la conferencia y posteriormente se organizaron cuatro eventos: tres para la réplica de trabajos peruanos presentados en México y uno para la discusión de temas de la conferencia relevantes para el país y la presentación de posters exhibidos en México.

3. Lecciones

Aprendidas A través de los logros y las dificultades encontradas durante el desarrollo de la experiencia de incorporación de la gestión del conocimiento en la Red SIDA Perú, se identificaron varios factores que facilitaron u obstaculizaron este proceso y que presentamos aquí como “lecciones aprendidas”: 1. El reconocimiento por parte de los líderes de la organización de la necesidad de contar con un sistema de gestión del conocimiento. Este es un factor determinante del éxito de la experiencia y en el caso de la Red, organización integrada por varias organizaciones, fue también importante que los líderes de cada una de ellas reconociesen esta necesidad y manifestasen su compromiso personal al respecto. 2. La “presión externa” induce a las organizaciones a desarrollar su sistema de gestión del conocimiento. La mayoría de las organizaciones donantes han comenzado a demandar productos que requieren que las organizaciones nacionales cuenten con un sistema de gestión del conocimiento. Esto obviamente constituye una importante “razón” para impulsar el desarrollo de este sistema en cada organización. 3. Es necesario involucrar desde el comienzo a todos los estamentos de la organización. En la experiencia de la Red, si bien en sus inicios se sensibilizó a todos los colaboradores, durante la

implementación el trabajo se restringió, en muchas ocasiones, a la “Comisión de Gestión del Conocimiento”. Esto trajo aparejado dificultades al iniciarse la transversalización de la experiencia, es decir, al tratar que todos los departamentos de la organización utilizasen esta herramienta. 4. Es necesario vencer la resistencia al cambio. Esta siempre se presenta cuando se introducen innovaciones en una organización y requieren un intenso trabajo de sensibilización y de motivación para vencerla. Una de las causas de la resistencia al cambio es el temor a no poder satisfacer los nuevos requerimientos de la organización. En parte, este temor puede ser neutralizado a través de adecuadas capacitaciones. 5. La organización debe poner a disposición de sus colaboradores el tiempo necesario para la introducción de la innovación. Esta es la única manera de contrarrestar el frecuente argumento de la falta de tiempo. 6. No confundir a la gestión del conocimiento con una página web o pretender restringirla a esta. Esta es una confusión muy común. También en la Red fue necesario insistir, durante la implementación del sistema, en que la base de datos y la página web son solamente un eslabón dentro del ciclo de la gestión del conocimiento. Si no se desarrolla el ciclo completo muchos de los beneficios que podría brindar el sistema quedarán ausentes causando más de una frustración. 7. Advertir desde el comienzo que los beneficios para la organización se manifestarán recién después de cierto tiempo. El desarrollo del sistema puede requerir dos o más años durante los cuales será necesario invertir dinero y tiempo. Considerar este aspecto desde el comienzo evitará desmotivaciones que pueden poner en peligro la experiencia. 8. Es importante asegurar el mantenimiento de la página web. En la experiencia de la Red se vio que era más fácil diseñar una página web que luego mantenerla actualizada. El mantenimiento de la misma debe quedar asegurado antes de su lanzamiento. Si esto no sucede, los usuarios de la página la encontrarán desactualizada y si esto se repite en más de una oportunidad, dejarán de acceder a ella. Esta situación luego es difícil de revertir.

9. Considerar la gestión del conocimiento en la planificación y el monitoreo de la organización. Esto debe suceder tanto en lo que se refiere a la utilización de experiencias anteriores relacionadas con el tema que se trabajará, así como en relación al recojo, documentación, almacenaje y difusión de las experiencias ganadas durante su implementación. De esta forma se asegura el aprendizaje continuo en la organización.

Referencias

Bibliográficas Malhotra,Y. “Current Business Concerns and Knowledge Management”, Interview with Times of India. Octubre 1997. http://www.brint.com/ interview/times.htm (consultado, 16 de septiembre de 2008). Belly, P. Documento de trabajo para el taller “Gestión del Conocimiento y Capital Intelectual”. Red SIDA Perú. Lima 2003. Nonaka, I. y Takeuchi, H. The knowledge creating company: How Japanese companies create the dynamics of innovation. Oxford University Press. Londres, 1995. Red SIDA Perú y Cooperación Alemana al Desarrollo-GTZ. Buenas Prácticas en la respuesta peruana al VIH y sida. Lima, 2004. Red SIDA Perú y Cooperación Alemana al Desarrollo-GTZ. Instituciones peruanas que intervienen en VIH y sida. Lima, 2004.