20 ASTUCES DE SURVIE Premiers soins en cas de pEpi’ ns au bureau
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THAN SORRY
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INDEX
Prêt pour l’aventure ? Vous voulez vous lancer un défi ? Communiquer avec plus de force ? Collaborer avec plus d’efficacité ? Mieux organiser votre travail ? Découvrir de nouveaux outils de communication ? Déployer
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pleinement vos talents ? Dans ce cas, il vous faut de l’aide. Un ami qui vous prend par la main. Un compagnon de route qui vous aide à franchir les obstacles les plus ardus. Une personne de confiance qui vous pilote tout au long de l’aventure. Ce guide de survie contient de nombreux conseils pratiques qui vous aideront à rester en
Comment tourner le feedback négatif en expérience positive Maniez l’e-mail avec la politesse des rois Copion pour toute présentation Partez au bon moment Les 5 commandements d’une négociation réussie S’arrêter, c’est reculer Réunions uniquement en cas de besoin Travailler plus vite ? Les bases d’abord Des présentations irrésistibles ?
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vie au bureau. Ne le rangez pas dans un tiroir, gardez-le à portée de main. Il vous sera utile, c’est plus que certain. Non seulement pour déployer vos talents, mais aussi pour booster votre carrière. Je vous souhaite une belle aventure et d’y trouver de l’inspiration, Tomek Joos, product manager Kluwer Formations
__ Exceller en Excel __ La facilité, c’est tout bon __ Un problème ? Quel problème ? __ Prêtez main forte à vos collègues __ Lisez plus vite que votre ombre __ Pimentez vos workshops __ Osez la détente au boulot __ Ne vous frottez pas aux mots qui piquent __ Choisissez vos batailles __ Maîtrisez le langage du corps __ Abordez votre projet comme un pro
COMMENT TOURNER LE FEEDBACK NEGATIF EN EXPERIENCE POSITIVE
EN SAVOIR PLUS ? WWW.KLU.BE/PARLER
Évitez de pointer du doigt DON’T : « tu es bordélique » DO : « je constate pas mal de désordre sur ton bureau »
astuce de survie
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Tenez-vous en aux faits DON’T : « tu es toujours en retard » DO : « j’ai vu qu’hier, tu n’es arrivé qu’à 11 heures »
Attachez-vous au comportement, pas à la personne DON’T : « espèce de colporteur » DO: « hier, je t’ai entendu parler de moi à Pierre »
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MANIEZ L’E-MAIL AVEC LA POLITESSE DES ROIS
(pas d’objet) c’est impoli
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astuce de survie
N’ÉCRIVEZ JAMAIS EN MAJUSCULES L’impératif ce n’est pas malin ! Préférez les hyperliens aux annexes
EN SAVOIR PLUS ? WWW.KLU.BE/ECRIRE
1 e-mail = 1 sujet
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(dEchirez ici)
ast de surucveie
COPION POUR TOUTE PRESENTATION
MESSAGE
Faites-vous suffisamment référence à votre idée clé ? Illustrez-vous votre propos par des exemples ? Utilisez-vous suffisamment d’images ?
CONCLUSION
PRÉSENTER COMME UN PRO ? WWW.KLU.BE/PRESENTER 10
INTRODUCTION
Avez-vous commencé par l’idée clé ? Votre présentation est-elle structurée clairement ? Tenez-vous compte de votre public ?
Connaissez-vous votre phrase de conclusion par cœur ? Soulignez-vous votre conclusion ? Faites-vous référence à votre introduction ?
astuce de survie
PARTEZ AU BON MOMENT
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Démarrer en retard n’est généralement pas une bonne idée. Sauf si vous cherchez à obtenir quelque chose. Laissez toujours votre partenaire formuler ses arguments en premier.
ASTUCE
Quand vous négociez votre salaire, ne soyez pas le premier à annoncer un montant. Réagissez à la proposition que l’on vous fait.
W W EN SA W.K VOI LU. R P BE/ LUS PEK ? ARF B
Cela vous donnera l’occasion de les déjouer.
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LES 5 COMMANDEMENTS D’UNE NEGOCIATION REUSSIE Les arguments de ton opposant tu connaîtras. Une bonne préparation, c’est déjà la moitié du travail. De toi, jamais tu ne douteras. Celui qui croit en lui rayonne de confiance. Au long terme, toujours tu penseras. Un bon négociateur choisit ses billes en chemin. Aucune interruption tu ne tolèreras. Celui qui est sous pression perd le fil de son exposé. De l’humour tu te serviras. L’humour crée un climat de confiance. 14
EN SAVOIR PLUS ? WWW.KLU.BE/NEGOCIER
astuce de survie
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astuce # de survie
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S’ARRETER, C’EST RECULER
ENTRAÎNER VOS COLLÈGUES ? WWW.KLU.BE/CHANGFB
Comment garder le rythme et conserver une longueur d’avance sur la concurrence ?
BIEN MIEUX
: APPRENDRE DE SES PROPRES ERREURS : APPRENDRE DES ERREURS DES AUTRES
Dans la course à la présidence des États-Unis, le candidat républicain Jeb Bush oublia de se créer une adresse web. Son concurrent Donald Trump en a profité. Résultat, en surfant sur JebBush.com, on arrivait sur le site de Trump. Oups ! Des projets ambitieux pour l’avenir ? Pensez à enregistrer votre nom de domaine avant qu’un autre ne le fasse à votre place. 16
astuce de survie
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Vous avez bien défini le problème ? NON OUI
Vous avez besoin d’un avis extérieur avant de poursuivre ?
Vous avez besoin d’une réponse en urgence ? NON OUI
NON OUI
EN SAVOIR PLUS WWW.KLU.BE/VERGAFB
REUNIONS UNIQUEMENT EN CAS DE BESOIN
NON OUI
Envoyez un e-mail
Continuez à potasser le sujet Travaillez-y vousmême encore un peu
Chattez ou téléphonez
Planifiez une réunion 18
Vous avez besoin d’information venant de l’extérieur
TRAVAILLER PLUS VITE ? LES BASES D’ABORD ! CTRL + C + X + V CTRL + Y + Z CTRL + F Alt + Tab Windowskey + Search
EN SAVOIR PLUS WWW.KLU.BE/BUREAU
Copier, couper, coller Répète la dernière action ou l’annule Recherche dans cette page ou ce fichier Navigation rapide d’un écran à l’autre Recherche rapide d’un programme ou fichier
Y
astuce de survie
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Ctrl
Ctrl
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DES PRESENTATIONS IRRESISTIBLES ? Faire
(Ne pas faire)
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structure claire simple et limpide peu de texte images parlantes
astuce de survie
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style confus animations intempestives texte continu mise en page trop chargée
EN SAVOIR PLUS ? WWW.KLU.BE/PRESENTER 22
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EXCELLER EN EXCEL
astuce de survie Déjà essayé de copier un tableau Excel en Word ? Alors, vous connaissez la chanson : le tableau se décale, la mise en page ne ressemble plus à rien, etc.
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Un secret ? Voici comment faire : Sélectionnez le tableau en Excel. Dans votre document Word, pointez l’endroit précis où il doit se trouver et en haut à gauche dans le menu cliquez sur collage spécial et sélectionnez l’option ‘Bitmap’ ou ‘Image’.
EN SAVOIR PLUS ? WWW.KLU.BE/MSEXCEL 24
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LA FACILITE, C’EST TOUT BON (AVEC CES OUTILS GRATUITS)
astuce de survie
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Présentez avec Prezi Avec Prezi, vous composez des présentations dynamiques facilement et rapidement.
Google, c’est magique Google comme machine à calculer ? Saisissez votre calcul dans la barre de recherche et le tour est joué !
Envoyez avec WeTransfer Utilisez WeTransfer pour envoyer vos fichiers volumineux, c’est bien plus efficace.
Convertissez avec Zamzar Fichier illisible ? Format inconnu ? Pas de panique, avec Zamzar, vous ouvrez tous les fichiers.
IL EXISTE UNE KYRIELLE D’AUTRES OUTILS SUPER PRATIQUES. WWW.KLU.BE/TOOLSFB 26
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UN PROBLEME ? QUEL PROBLEME ? Un peu de créativité et tous les problèmes sont résolus
EN SAVOIR PLUS ? WWW.KLU.BE/PROBSFB
1 Reconnaissez le problème Un regard critique est le premier pas vers une solution. 2 Recherchez la cause Ne s’intéresser qu’aux conséquences, c’est tourner en rond. 3 Demandez de l’aide Ne soyez pas gêné de demander conseil. 4 Soyez créatif La solution la plus évidente n’est pas nécessairement la meilleure. 5 Concrétisez Qui fait quoi ? Et pour quand ? 6 Analysez et évaluez Prenez le temps de voir ce qui fonctionne et ce qui coince, apprenez de vos erreurs.
astuce de # survie
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Solution
Problème 29
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PRETEZ MAIN FORTE A VOS COLLEGUES, ILS EN FERONT AUTANT POUR VOUS 10 conseils malins pour créer une bonne ambiance de travail
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EN SAVOIR PLUS ? WWW.KLU.BE/TOSCNFB
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Soyez à l’écoute des besoins de vos collègues Concentrez-vous sur les émotions positives Soyez conscient de vos propres lacunes Envisagez toute situation de plusieurs points de vue Réagissez toujours calmement et argumentez Communiquez clairement et restez accessible Voyez chaque jour comme une nouvelle opportunité Donnez du feedback constructif Pensez ‘solution’ et pas ‘problème’ Célébrez chaque succès 31
Si vous voulez augmenter vrote pordcutitviét, apprenez à lrie puls viet. Il smelbe que l’odrre dnas lqeuel les letetrs sont éircets n’est pas si ipmotrant. Tant que la permèire et la drenirèe ltetre sont à la bnone palce, vuos airrevrez à lrie la pulprat des mtos snas porbèlme prace que vtore crevaeu ne lit pas les lteters spéarpément mias bein les mtos en etnier.
LISEZ PLUS VITE QUE VOTRE OMBRE
EN SAVOIR PLUS ? WWW.KLU.BE/TIMMAFB
astuce de survie
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PIMENTEZ VOS WORKSHOPS ! La règle d’or : AMUSEZVOUS
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EN SAVOIR PLUS ? WWW.KLU.BE/TVTEDFB
Présentez-vous rapidement, apprenez à connaître les autres, racontez une anecdote, faites une blague et surtout ne vous prenez pas trop au sérieux. Le plaisir, c’est contagieux. Une atmosphère ouverte et bienveillante encourage l’interaction au sein d’un groupe. Et c’est l’effet recherché, n’est-ce pas ?
OSEZ LA DETENTE AU BOULOT Sudoku – Rébus – mots croisés et autres sports cérébraux - …
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CHECK WWW.KLU.BE/WELLWORK
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ZEN ATTITUDE POUR COMMENCER LA JOURNÉE DE TRAVAIL ?
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ne vous frottez pas aux mots qui piquent
EN SAVOIR PLUS ? WWW.KLU.BE/ASSEMFB
TOUJOURS JAMAIS
Être assertif sans être arrogant ? Évitez ces 4 mots qui piquent ! Tu arrives TOUJOURS en retard. Toujours est presque toujours une exagération et n’est pas en rapport avec la réalité.
MAIS
DEVOIR
Ce n’est JAMAIS bon. Encore une de ces hyperboles. Essayez de nuancer. C’est du bon travail MAIS c’est un peu brouillon. Vous pouvez le tourner comme vous voulez, le ‘mais’ mettra l’accent sur le négatif. Tu DOIS travailler d’urgence à ta motivation. Personne n’aime devoir faire quelque chose. Vous non plus, n’est-ce pas ?
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astuce de survie
CHOISISSEZ VOS BATAILLES Planning efficace ? Voici comment ça marche ... Ordonnez vos tâches suivant leur impact et suivant l’effort nécessaire. Servez-vous du schéma ci-joint et planifiez votre journée ! Bonne chance !
AUGMENTER VOTRE PRODUCTIVITÉ ? WWW.KLU.BE/TIMMAFB
BAS
BAS IMPACT ÉLEVÉ
Certaines tâches prennent du temps et n’en valent que peu la peine. D’autres peuvent s’effectuer rapidement et rapporter gros.
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IMPACT
ÉLEVÉ
Vous venez d’arriver ? Concentrez-vous sur les tâches simples
En grande forme ? Attaquez les tâches plus ardues
Vous en avez plein la tête ? Terminez la journée avec des tâches plus faciles
Encore un peu de temps ? N’hésitez pas à vous jeter sur les tâches qui restent
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^ MAITRISEZ UN LANGAGE UNIVERSEL :
DISTANCE
ANGOISSE
FIERTÉ
LE LANGAGE DU CORPS
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# HONTE 42
CONFIANCE EN SOI
DONNER PLUS DE FORCE À VOS MOTS ? WWW.KLU.BE/LICHAFB
ABORDEZ VOTRE PROJET COMME UN PRO
EN SAVOIR PLUS ? WWW.KLU.BE/PMBWBFB
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Deux règles de base pour aborder vos projets de manière professionnelle : 1 Entourez-vous des bonnes personnes Y-a-t-il autour de vous tous les talents nécessaires pour mener votre projet à bien ? 2 Créez-vous un réseau de support Êtes-vous sûr que suffisamment de personnes sont derrière vous ? Vous avez répondu OUI deux fois ? GO !
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KLUWER FORMATIONS RENFORCE VOS AMBITIONS Kluwer Formations aide les professionnels à développer leurs talents et les entreprises à se renforcer dans leur domaine d’activité. La raison ? Nous sommes convaincus que la force des collaborateurs fait la force des organisations. Chaque année, 25 000 professionnels participent à plus de 1 500
formations. Nous proposons des formations et du coaching, ainsi que des conseils et des programmes d’apprentissage sur mesure. Grâce à l’expertise de nos 800 formateurs et consultants en learning, nous sommes en mesure de garantir des connaissances actuelles, des séances d’apprentissage
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surtout au travail. C’est pourquoi Kluwer Formations est plus qu’un spécialiste des séminaires et des formations inter-entreprises. Nous sommes un spécialiste de l’apprentissage, quelle que soit sa forme. Présentez-nous vos projets. Nous - ou plus précisément Kluwer Learning - pourront également vous
proposer des conseils, des services de coaching et des formations sur mesure organisées en interne. Kluwer Learning se compose d’une équipe d’experts qui traduiront votre stratégie en programmes d’apprentissage concrets parfaitement adaptés à la réalité de votre entreprise et de votre secteur, ainsi
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Éditeur responsable : Johan De Meyer, Motstraat 30, 2800 Mechelen K12 – PRSQQFB – NJ16