Side 1
GWS – Brukerveiledning
Opplæring og brukerveiledning, Gurusoft Webshop Standard
Postadresse: Postboks 2024, 3202 Sandefjord, Besøksadresse: Østre Kullerød 5, 3241 Sandefjord, Telefon: +47 92 44 09 99, Fax: 33 29 31 01, E-post: post@gurusoft.no, Nettsider: www.gurusoft.no
Side 2
GWS – Brukerveiledning
Innledning For å hjelpe deg å administrere din Gurusoft Webshop Standard (GWS) har Gurusoft utarbeidet denne brukerveiledningen. Brukerveiledningen inneholder det du trenger for å komme i gang med webshopen din, og mye av innholdet blir gjennomgått i standard opplæring. Når du er kjent med temaene i denne brukerveiledningen er du klar til å åpne og drive butikken din på nettet. Etter å ha gjennomgått dette dokumentet vil du kunne administrere egen webshop og vil bl.a. være kjent med administrasjon av: Produkter og kategorier Kunder og brukere Ordre og betaling Publisering og bannere I tillegg vil vi gi deg nyttige tips underveis, spesielt med tanke på mersalg.
Revisjonshistorikk Brukerveiledningen vil oppdateres etter hvert som vi mottar tilbakemeldinger fra kunder og / eller Gurusoft Webshop Standard kommer i ny versjon. Nedenfor vises revisjonshistorikken for versjon GWS 4.5 (Elton) og til dags dato. Versjon
Dato
Hvem
Endring
4.5-1
11/10/2010
Hilde Strøm Larsen
Basert på Elton 4.5.
4.5-2
29/01/2011
Hilde Strøm Larsen
SEO utdypning, samt nytt Infosenter.
4.5-3
21/02/2011
Hilde Strøm Larsen
Bildestørrelser Infosenter.
4.5-4
03/05/2011
Hilde Strøm Larsen
Oppbygging av kategorisider, inkludert forsiden.
Postadresse: Postboks 2024, 3202 Sandefjord, Besøksadresse: Østre Kullerød 5, 3241 Sandefjord, Telefon: +47 92 44 09 99, Fax: 33 29 31 01, E-post: post@gurusoft.no, Nettsider: www.gurusoft.no
Side 3
GWS – Brukerveiledning
Innholdsfortegnelse Innledning ............................................................................................................................ 2 Revisjonshistorikk ................................................................................................................ 2 Innholdsfortegnelse ............................................................................................................. 3 Generell informasjon ............................................................................................................ 4 Integrasjon ................................................................................................................................ 4 Tilgang til administrasjonsverktøy ............................................................................................... 4 Prinsipper og navigasjon i Gurusoft Webshop Admin .................................................................... 4 Produkter og kategorier ....................................................................................................... 6 Hvordan fungerer kategorier og produkter ................................................................................... 6 Administrasjon av kategorier....................................................................................................... 6 Opprette kategori ................................................................................................................... 7 Endre kategori ........................................................................................................................ 8 Slette kategori ........................................................................................................................ 8 Navigere i kategorier ............................................................................................................... 8 Legge kategorier i en kategori ................................................................................................. 9 Legge produkter i en kategori .................................................................................................10 Legge fokusprodukter i en kategori .........................................................................................11 Bygge opp en standard forside ...............................................................................................11 Bygge opp en standard kategori .............................................................................................13 Vedlikehold av produktinformasjon .............................................................................................15 Grunndata .............................................................................................................................15 Generell informasjon ..............................................................................................................15 Visning, Status og systemkategorier........................................................................................16 Salgstekster ..........................................................................................................................18 Priser ....................................................................................................................................19 Egenskaper ...........................................................................................................................19 Multimedia ................................................................................................................................20 Mersalg ....................................................................................................................................22 Kunder og brukere .............................................................................................................. 25 B2B eller B2C ............................................................................................................................25 Lag ny kunde ............................................................................................................................25 Endre kundenummer .................................................................................................................26 Lag ny bruker ...........................................................................................................................27 Adresser ...................................................................................................................................28 Ordre og betaling................................................................................................................ 30 Ordre via kundekortet ...............................................................................................................30 Ordre via hovedmenyen ............................................................................................................30 Eksempel på betaling og vanlige feilkilder ...................................................................................31 Andre verktøy ..................................................................................................................... 32 Søkemotoroptimalisering (SEO)..................................................................................................32 Produsenter ..............................................................................................................................32 Banner .....................................................................................................................................33 Publisering ................................................................................................................................35 Infosenter .............................................................................................................................35 Footer ...................................................................................................................................38 Produkttyper og attributter ........................................................................................................39 Variantprodukter .......................................................................................................................40 Avslutning ........................................................................................................................... 41 Postadresse: Postboks 2024, 3202 Sandefjord, Besøksadresse: Østre Kullerød 5, 3241 Sandefjord, Telefon: +47 92 44 09 99, Fax: 33 29 31 01, E-post: post@gurusoft.no, Nettsider: www.gurusoft.no
Side 4
GWS – Brukerveiledning
Generell informasjon I dette dokumentet vil vi gjennomgå de enkle, basis funksjonene for webshop administrasjon. I tillegg vil vi gi deg tips om mer avanserte funksjoner som vil være nyttig for deg etter hvert som du ønsker å videreutvikle webshopen din.
Integrasjon Brukerveiledningen for GWS forutsetter at løsningen er integrert med et ERP-system og en betalingsløsning. Dersom dette ikke er tilfelle for din installasjon, ser du bare bort fra henvisningen til disse systemene videre i brukerveiledningen. Brukerveiledningen vil kun inneholde generelle henvisninger til ERP-system og betalingsløsning. For detaljert informasjon om ERP- og betalingsløsning henvises det til leverandør for de ulike systemene.
Tilgang til administrasjonsverktøy Du vil motta egen informasjon som gir deg webadressen og brukernavn for tilgang til administratorgrensesnittet. NB! Pass på å skifte passord på administratorbrukeren din umiddelbart og oppbevar brukernavn og passord på et sikkert sted. Vær bevisst på sikkerheten i passordet ditt. Husk at dette er nøkkelen til butikken din! Hvis du er inne i både Admin og Frontend samtidig, anbefaler vi at du benytter to forskjellige nettlesere. Du må også passe på å ha to forskjellige brukere, en som fungerer som administrator i admin og en annen du tester med i Frontend. Du vil ikke kunne teste Frontend riktig med administratorbrukeren din.
Prinsipper og navigasjon i Gurusoft Webshop Admin Dersom bedriften din består av flere store avdelinger som jobber med hver sin type produkter, vil sannsynligvis compartment være tatt i bruk for å skille de ulike avdelingene i webshopen. Dette er gjort for å forenkle navigasjon og struktur. All administrasjon foregår i den enkelte compartment, sannsynligvis med unntak av banner for en felles forside. Du navigerer mellom compartments øverst til høyre i Admin, se figuren nedenfor.
Postadresse: Postboks 2024, 3202 Sandefjord, Besøksadresse: Østre Kullerød 5, 3241 Sandefjord, Telefon: +47 92 44 09 99, Fax: 33 29 31 01, E-post: post@gurusoft.no, Nettsider: www.gurusoft.no
Side 5
GWS – Brukerveiledning
Prinsipper for navigasjon og aksjonsknapper i Admin: Du vil alltid finne søkefunksjon øverst til høyre i skjermbildet. Det vil være tydelig visning av hvor du står og hvilke funksjoner som er tilgjengelig, ved hjelp av ikon og aksjonsknapper. Kategorier er vist med tydelig mappeikon og navnet på valgt kategori. Du finner hurtigknapper for de mest vanlige funksjonene i menyen på det området du har valgt. I eksempelet ovenfor er hurtigknappen for ”Legg til produkt” lett tilgjengelig. I eksempelet vil produktet bli lagt til i kategorien ”Øyenskygge”. Videre er det arkfaner der ulike data og funksjoner er gruppert. I eksempelet over er det fem ulike arkfaner, ”Produkter”, ”Fokusprodukter”, ”Kategoriegenskaper”, ”Multimedia” og ”Plassering av kategori”. Dersom du holder musepekeren over spørsmålstegn ved siden av ledetekst i skjermbilde får du opp hjelpeinformasjon for utfylling av dette felt. ”Trekantene” ved overskriftene i listene er for å velge sortering i stigende eller synkende rekkefølge. NB! Vær oppmerksom på at du vil kunne ha tilgang til funksjoner i admin som ikke vises i standardgrensesnittet i Frontend.
Postadresse: Postboks 2024, 3202 Sandefjord, Besøksadresse: Østre Kullerød 5, 3241 Sandefjord, Telefon: +47 92 44 09 99, Fax: 33 29 31 01, E-post: post@gurusoft.no, Nettsider: www.gurusoft.no
Side 6
GWS – Brukerveiledning
Produkter og kategorier Det du sannsynligvis vil jobbe mest med i webshopen din er produkter og kategorier, ikke fordi det er så mye jobb, men fordi mulighetene er så store. Alle basisfunksjoner blir gjennomgått i dette kapittelet, og du vil i tillegg finne tips og forslag om flere avanserte funksjoner.
Hvordan fungerer kategorier og produkter Alle produkter ligger i en eller flere kategorier som tilsvarer menyene i webshopen din. Du bestemmer hvordan du ønsker å kategorisere dem, og innlegging av produkter i kategorier kan være en engangsjobb. Det er likevel ingenting i veien for å legge til, endre eller omorganisere kategorier etter hvert. Aktiv bruk av kategorier er en viktig funksjon i forhold til mersalg. Du har her friheten til å presentere data i en helt annen og mer brukervennlig menystruktur enn du selv jobber med i ERP systemet. Det finnes to typer kategorier; systemkategorier og vanlige kategorier. Vanlige kategorier: Vedlikeholdes av deg som webshop-administrator. Benyttes for standard navigasjon i webshop. Inneholder produkter som kan ligge i en eller flere kategorier. Kan ligge som underkategori av et ubegrenset antall kategorier. Produkter vil kun være plassert på nederste kategorinivå. Systemkategorier: Systemkategoriene er opprettet av Gurusoft og disse kan du ikke slette eller endre. De vil ha en litt annen farge enn de vanlige kategoriene og du vil finne dem øverst i kategoritreet under produkter. ”Forsiden” er den eneste forhåndsdefinerte faste kategorien, og denne er merket i grått. I tillegg vil du ha noen røde kategorier som viser statusen på produktet og hvor i arbeidsflyten produktet befinner seg. (Disse blir beskrevet nærmere senere i brukerveiledningen). Se eksempler på systemkategorier nedenfor.
Dersom du har behov for å filtrere kategorier og produkter på en spesiell måte, avtales dette spesifikt, og du vil finne dine spesialbehov dekket under arkfanen ”Filter” vist ovenfor.
Administrasjon av kategorier Kategorier er det dine kunder vil oppleve som menyen når de er i webshopen.
Postadresse: Postboks 2024, 3202 Sandefjord, Besøksadresse: Østre Kullerød 5, 3241 Sandefjord, Telefon: +47 92 44 09 99, Fax: 33 29 31 01, E-post: post@gurusoft.no, Nettsider: www.gurusoft.no
Side 7
GWS – Brukerveiledning Opprette kategori
Stå på kategorien der du ønsker å opprette en underkategori. Dersom du ønsker kategori på nivå 1 som ”Kosmetikk”, eller ”Klær”, velger du avdelingssymbolet som merket av i figuren nedenfor. Velg hurtigknapp for å opprette ny kategori til høyre – ”Lag ny kategori”.
Når du skal lage en kategori trenger du kun å gi kategorien et nummer og et navn. (Begge deler må inneholde minst to tegn, det vil si bokstaver eller tall). Nummeret henger ofte sammen med ERP-systemet ditt, så sjekk om dere har en standard på hvordan nummer skal benyttes. Dette er sannsynligvis gjennomgått i forbindelse med mappingdokumentet som er utarbeidet i prosjektet.
Kall kategorien det navnet du ønsker.
Dersom du skal importere produkter som automatisk skal legges i denne kategorien må du kjenne til følgende: o o o o
Vær klar over at en kategori kan enten bestå av produkter eller andre kategorier, ikke begge deler. Det betyr at produkter kun skal legges på nederste nivå. Systemet sjekker feltet kategorinummer og importerer produkter basert på nummeret i dette feltet. Dersom du skal hente produkter fra en annen ERP kategori legger du dette nummeret inn i feltet ”Import mapping”. Dersom du skal hente produkter fra flere ERP kategorier legger du inn data som følger: |203010|204010|101570|. Tallene legges inn med tegnet ”|” (pipe) for å skille kategoriene fra hverandre.
Postadresse: Postboks 2024, 3202 Sandefjord, Besøksadresse: Østre Kullerød 5, 3241 Sandefjord, Telefon: +47 92 44 09 99, Fax: 33 29 31 01, E-post: post@gurusoft.no, Nettsider: www.gurusoft.no
Side 8
GWS – Brukerveiledning
Rull nedover på siden og trykk Lagre.
Dersom du ikke umiddelbart ser kategorien i kategoritreet på venstre side etter at du opprettet det, kan du trykke på menyvalget ”Produkter” for å oppdatere kategoritreet. Det samme gjelder dersom du har slettet en kategori, og den ikke umiddelbart forsvinner fra menyen til venstre. Endre kategori Hvis du senere vil endre en kategori henter du den opp igjen ved å velge den i menyen/kategoritreet til venstre på produkter. Du går inn på kategoriegenskaper, foretar endringen, og trykker lagre. Slette kategori NB! Du kan kun slette en kategori dersom den ikke har produkter eller underkategorier. I praksis betyr det at funksjonen ”Slett kategori” vil være inaktiv til du har en tom produktkategori. For en tom produktkategori blir valget ”Slett kategori” tilgjengelig som vist i figuren nedenfor. Under ”Velg funksjon” i menyen på kategori velges ”Slett kategori” i nedtrekksmenyen og du klikker på Ok knappen for å iverksette. Du vil bli bedt om å gi en bekreftelse på at du virkelig ønsker å slette.
Navigere i kategorier Når du navigerer i kategorier vil den kategorien du trykker på åpnes og vise neste nivå av kategorier, mens alle andre kategorier lukkes. I eksempelet nedenfor har vi klikket på kategorien ”Klær”, og dermed åpnes første nivå med underkategorier.
Postadresse: Postboks 2024, 3202 Sandefjord, Besøksadresse: Østre Kullerød 5, 3241 Sandefjord, Telefon: +47 92 44 09 99, Fax: 33 29 31 01, E-post: post@gurusoft.no, Nettsider: www.gurusoft.no
Side 9
GWS – Brukerveiledning
Når vi så klikker på ”Kosmetikk” i stedet ser vi følgende:
Her åpnes kategoriene under ”Kosmetikk” og viser første nivå av underkategorier. Tallene i parentes viser hvor mange produkter som ligger i denne kategorien. En kategori kan inneholde enten produkter eller underkategorier. Det at kategorien ”Øyne” ikke viser tall tyder på at denne kategorien har underkategorier. Dette får man bekreftet ved å klikke på kategorien ”Øyne”. Siden alle kategorier nå har tall som viser antall produkter i kategorien, vet vi at vi er på nederste nivå i kategoristrukturen.
Etter hvert som du bygger opp kategorier med underkategorier i webshopen vil du kunne finne funksjonene ”Collapse”, ”Shrink” og ”Expand” viktig for å forenkle navigeringen.
”Collapse” vil lukke alle underkategorier, sånn at du kun ser hovedkategoriene. ”Expand” vil vise alle kategorier med underkategorier. ”Shrink” vil vise kategoriene sånn de så ut før du trykket ”Expand”.
Legge kategorier i en kategori Du kan veldig enkelt vise en kategori flere ulike steder i menyen, for å forenkle kunders navigering. Dette gjør du ved å velge kategorien du ønsker å legge flere steder, velge arkfanen ”Plassering av kategori”, og finn deretter den kategorien du ønsker å legge den inn under. I eksempelet nedenfor ser vi at kategorien ”Båtalarmer” finnes både under ”Elektronikk” og ”Sikkerhet” i kategoritreet. Dette betyr at dine brukere vil finne Kategorien ”Båtalarmer” og deres produkter både ved å gå via ”Elektronikk” og ”Sikkerhet” i Frontend av webshopen din. Postadresse: Postboks 2024, 3202 Sandefjord, Besøksadresse: Østre Kullerød 5, 3241 Sandefjord, Telefon: +47 92 44 09 99, Fax: 33 29 31 01, E-post: post@gurusoft.no, Nettsider: www.gurusoft.no
Side 10
GWS – Brukerveiledning
Legge produkter i en kategori Produkter må legges på nederste kategorinivå. Dette betyr at en kategori kan enten inneholde produkter eller underkategorier, ikke begge deler. Det er likevel mulig å vise begge deler, det vil si både produkter og kategorier, i Frontend. Dette gjøres ved funksjonen fokusprodukter beskrevet litt senere. Normalt vil prosessen med å legge produkter i en eller flere kategorier være automatisert basert på hva som er avtalt i mappingdiskusjoner, men nedenfor er likevel en beskrivelse av hvordan du kan gjøre det manuelt. For å legge et produkt i en kategori kan du ta utgangspunkt i Kategorien eller Produktet. Kategorinavigering: Velg kategorien der du ønsker å legge til et produkt. Velg hurtigknappen legg til produkt (for å legge til et eksisterende produkt), eller lag nytt produkt dersom produktet ikke er opprettet. (Deretter legger du det til). Under listen over produkter som allerede finnes i kategorien, vil du få opp en kopi av kategorilisten. (Dersom det ser ut som om det ikke skjer noe, rull nedover på skjermen og se nedenfor produktlisten). Velg hvilken kategori produktet du skal hente ligger i ved å klikke på riktig kategori i denne nye kategorilisten. På høyre siden av skjermen din vil du nå ha fått opp en liste over produkter som ligger i valgt kategori. Klikk på det grønne plusstegnet foran de produktene du ønsker å legge i kategorien. Du ser nå at de legger seg i den vanlige produktlisten. Dersom du skal fjerne et produkt igjen, velger du bare det røde minustegnet helt til høyre i denne listen. Produktnavigering: Velg produktet og gå inn på produktdetaljer. Velg arkfanen ”Plassering i kategori”. Høyre del av skjermen blir nå tredelt (merket i rødt nedenfor), øverst har du en liste over kategorier dette produktet befinner seg i, nederst til venstre har du kategorilisten og nederst til høyre har du kategorien du valgte på venstre siden, samt underliggende produkter. Velg det grønne plusstegnet for å legge til kategorien i kategorilisten. Du ser nå at produktet ligger i to ulike kategorier i eksempelet nedenfor. Dersom du skal fjerne et produkt fra en kategori igjen, velger du bare det røde minustegnet helt til høyre i denne listen.
Postadresse: Postboks 2024, 3202 Sandefjord, Besøksadresse: Østre Kullerød 5, 3241 Sandefjord, Telefon: +47 92 44 09 99, Fax: 33 29 31 01, E-post: post@gurusoft.no, Nettsider: www.gurusoft.no
Side 11
GWS – Brukerveiledning
Legge fokusprodukter i en kategori En ypperlig funksjon med tanke på mersalg er fokusprodukter. Denne funksjonen kan du benytte til å vise produkter du ønsker spesiell fokus på hvor du vil i webshopen din. Fokusprodukter trenger ikke nødvendigvis henge sammen med kategorien kundene dine har navigert til. Jobb deg nedover i kategoristrukturen for å legge til fokusprodukter der du ønsker. Fokusprodukter kan selvsagt legges til og endres så ofte du vil. Det er ikke nødvendig at en kategori har fokusprodukter, men vi anbefaler aktiv bruk av denne funksjonen med tanke på mersalg. For å legge inn fokusprodukter, velger du en kategori og deretter fanen ”Fokusprodukter”. Velg så ”Legg til fokusprodukt” og finn og legg til de produktene du ønsker å fremme som fokusprodukter. På ”Kategoriegenskaper” bestemmer du hvordan du ønsker at fokusproduktene skal presenteres. Du kan velge å sortere på navn, nummer eller tilfeldig. Dersom du har andre behov for sortering og / eller visning avtaler vi dette. Bygge opp en standard forside Alle kategorisider, inkludert forsiden, har en fleksibilitet som gjør at du kan velge ulike visninger for ulike kategorier. Forsiden er bygget opp som følger:
Postadresse: Postboks 2024, 3202 Sandefjord, Besøksadresse: Østre Kullerød 5, 3241 Sandefjord, Telefon: +47 92 44 09 99, Fax: 33 29 31 01, E-post: post@gurusoft.no, Nettsider: www.gurusoft.no
Side 12
GWS – Brukerveiledning
Alle elementer utover global topp og bunn er valgfrie å benytte. Det betyr at du kan velge å bruke alle eller deler av disse elementene for å bygge opp din forside. Opplasting av bannere gjennomgås senere i brukerveiledningen, men hvis du ønsker å bruke en eller to bannere på forsiden velger du dem som vist nedenfor:
Du kan også legge opp til bannersekvenser, selv om du bør være oppmerksom på at det gjør forsiden litt tyngre å laste. Kanskje du bare av og til ønsker å ta i bruk banner 2. Da kan du for eksempel bruke en smal banner som sier at i dag er alt fraktfritt, eller presentere dagens / ukens supertilbud (bla. for å få folk innom ofte), eller som informasjon om en nyhetsartikkel eller hva som helst annet. Produktlistene, fokusprodukter og vanlig produktliste, kan du også velge om du vil bruke eller ikke. Du kan velge om du vil ha listen horisontal eller vertikal, og hvor mange produkter du ønsker å vise. I tillegg kan du velge sortering. Et tips er at hvis du bruker random sortering og legger opp flere fokusprodukter i admin enn du velger å vise i frontend, så vil siden oppdatere seg og forandre seg for hver som er innom. Her kan du prøve deg frem med hva som passer for din butikk. I eksempelet nedenfor har jeg valgt å vise fokusproduktene i en horisontal liste med 3 produkter i hver rad, og siden totalantall er 6 viser jeg dermed 2 rader. Denne listen er sortert på produktnavnet. I tillegg har jeg lagt opp en vertikal produktliste med 5 produkter som vises random. (De andre feltene nedenfor avtaler vi spesifikt hvis du skal ta i bruk).
Postadresse: Postboks 2024, 3202 Sandefjord, Besøksadresse: Østre Kullerød 5, 3241 Sandefjord, Telefon: +47 92 44 09 99, Fax: 33 29 31 01, E-post: post@gurusoft.no, Nettsider: www.gurusoft.no
Side 13
GWS – Brukerveiledning
Dersom du ønsker å legge inn link til dokumenter på forsiden gjør du det under fanen relasjoner. Velg ”Hent opp dokument” og velg fra dokumentkategoriene som da vises nede til venstre.
NB! Dokumentet du velger må være satt til godkjent før du velger det. Hvis ikke vil det bli problemer med forsiden din. Se mer om dokumenter under Publisering senere i brukerveiledningen. Bygge opp en standard kategori Alle andre kategorisider, unntatt forsiden, kan du bygge opp basert på følgende mal:
Postadresse: Postboks 2024, 3202 Sandefjord, Besøksadresse: Østre Kullerød 5, 3241 Sandefjord, Telefon: +47 92 44 09 99, Fax: 33 29 31 01, E-post: post@gurusoft.no, Nettsider: www.gurusoft.no
Side 14
GWS – Brukerveiledning
Venstremenyen viser de kategoriene og underkategoriene du har lagt opp. På høyre siden kan du velge om du vil bruke en eller flere av mulighetene vi har lagt opp i GWS Standard. Du kan laste opp ulike bannere til å vise på de ulike kategorisidene dine, og kan for eksempel her laste opp en banner som er spesiallaget for kategorien man står på. Dersom du vil ha inn en kategorioverskrift og / eller en kategoritekst fyller du inn disse feltene i admin:
Deretter kan du legge opp en liste med fokusprodukter. Alle kategorier som inneholder produkter vil i tillegg vise en produktliste. Det vil si at hvis du ikke gjør noe annet med kategorisiden er det kun denne listen som vil vises.
Postadresse: Postboks 2024, 3202 Sandefjord, Besøksadresse: Østre Kullerød 5, 3241 Sandefjord, Telefon: +47 92 44 09 99, Fax: 33 29 31 01, E-post: post@gurusoft.no, Nettsider: www.gurusoft.no
Side 15
GWS – Brukerveiledning Vedlikehold av produktinformasjon Det er viktig at du beslutter hvilken produktinformasjon du skal vedlikeholde i ERP-systemet og hvilken du skal vedlikeholde i webshopen. I de aller fleste tilfeller vil alle produkter og basis produktinformasjon være hentet fra ERP-systemet, og basis informasjonen vedlikeholdes der. I Gurusoft Webshop Standard finnes det en mengde muligheter for håndtering av produkter. Nedenfor gjennomgår vi basis produktinformasjon, multimedia og mersalgsfunksjoner. Vær oppmerksom på at ikke alle feltene du ser i admin er i bruk i GWS standard. Noen av feltene under produkt er laget for spesielle funksjoner. Disse er ikke kommentert videre nedenfor. Grunndata Et produkt må som et minimum inneholde varenummer, varenavn og en utsalgspris. I tillegg anbefaler vi at du benytter andre tekstfelt, multimedia, mersalgsfunksjoner og eventuelt også produktattributter (tilleggsfunksjon), men i første omgang ser vi videre på de feltene som ligger under ”Grunndata” på produktet. Alle produkter ligger i en eller flere kategorier. Hvis de ikke ligger i en vanlig kategori vil de ligge i systemkategorien ”uncategorized”. Finn frem til produktet ved å velge det fra en kategori eller ved å søke det opp. Du vil deretter få opp en produktliste der du klikker på nummer eller navn for å komme inn på selve produktinformasjonen. Nedenfor er et eksempel på et produkts grunndata. Generell informasjon De første feltene under grunndata omhandler den generelle informasjonen.
Nummer og navn må være fylt inn. Produsent kan velges her. (Bruk av produsent diskuteres ved gjennomgang av mappingdokumentet). I feltet Produktgruppe trenger du ikke gjøre noe med mindre det er avtalt spesielt. Feltet for intern kommentar kan benyttes til nettopp det. Det vil ikke være synlig for dine kunder. Url alias lages på bakgrunn av navnet på produktet, men du kan endre det hvis du ønsker. Postadresse: Postboks 2024, 3202 Sandefjord, Besøksadresse: Østre Kullerød 5, 3241 Sandefjord, Telefon: +47 92 44 09 99, Fax: 33 29 31 01, E-post: post@gurusoft.no, Nettsider: www.gurusoft.no
Side 16
GWS – Brukerveiledning
Visning, Status og systemkategorier Det er viktig å velge arbeidsflyt under Visning. Det, sammen med ERP status på produktet, vil avgjøre om produktet skal vises på web eller ikke. Nedenfor vises de ulike valgene for arbeidsflyt:
Visningsstatus er lagt opp for å hjelpe deg med arbeidsflyten for produkter. Du kan selv velge hvordan du ønsker å benytte de ulike visningsstatusene, men vi har lagt opp til følgende bruk: Arbeidsflyt
Kommentarer til bruk
Vises i Frontend Nei
Ny
Brukes om produkter som er opprettet i webshopen, før man jobber videre med dem.
Importert
Brukes om produkter som er importert fra ERP systemet, før man jobber videre med dem.
Nei
Under arbeid
Brukes om produkter man holder på å jobbe med.
Nei
Godkjent og publisert
Brukes om produkter som skal tilbys for salg og vises på webshopen.
Ja *
* NB – Dette må sees i sammenheng med Status fra ERP systemet. Visning i Frontend forutsetter i tillegg en ERP status som sier at produktet er tilgjengelig for salg i nettbutikk. Statusfeltet fra ERP systemet finner du helt nederst i skjemaet for Grunndata, men siden det henger sammen med produktvising presenterer vi det her.
Feltet produktstatus ERP overføres fra ERP systemet. Hvordan dette gjøres diskuteres i mappingmøtene. I utgangspunktet skal du ikke endre denne statusen direkte i Webshopen. For at et produkt skal vises i Frontend, må altså arbeidsflyt være ”Godkjent og publisert” OG Produktstatus ERP må være ”Tilgjengelig for salg i nettbutikk”. Alle andre kombinasjoner av statuser vil føre til at produktet ikke synes i Frontend av webshopen din.
Postadresse: Postboks 2024, 3202 Sandefjord, Besøksadresse: Østre Kullerød 5, 3241 Sandefjord, Telefon: +47 92 44 09 99, Fax: 33 29 31 01, E-post: post@gurusoft.no, Nettsider: www.gurusoft.no
Side 17
GWS – Brukerveiledning
Du ser også at produktet ikke vises i Frontend, når det får dette symbolet foran produktnavnet på produktdetaljen i Admin:
Dersom produktet har ERP Status tilgjengelig og arbeidsflyten er godkjent og publisert, men du av en eller annen grunn ønsker å fjerne produktet fra å vises i webshopen huker du av for ”Ikke aktivt”. Da fjernes produktet umiddelbart fra Frontend. Hvis du ønsker å sperre produktet mer permanent, anbefaler vi at du gjør endringer i ERP systemet sånn at Produktstatus ERP endres ved neste oppdatering.
Statusen et produkt har under Visning / Arbeidsflyt og Produktstatus ERP avgjør hvilke systemkategorier som vises i webshopen din. Figur nedenfor viser eksempler på hvilke systemkategorier som finnes.
Postadresse: Postboks 2024, 3202 Sandefjord, Besøksadresse: Østre Kullerød 5, 3241 Sandefjord, Telefon: +47 92 44 09 99, Fax: 33 29 31 01, E-post: post@gurusoft.no, Nettsider: www.gurusoft.no
Side 18
GWS – Brukerveiledning
Systemkategorier
ERP Status
Arbeids-flyt
Tilgjengelig
Tilbaketrukket
Utfaset
Ny
WORKFLOW NEW N/A
WORKFLOW NEW STATUS WITHDRAWN
WORKFLOW NEW STATUS TERMINATED
Importert
WORKFLOW IMPORTED WORKFLOW IMPORTED WORKFLOW IMPORTED N/A STATUS WITHDRAWN STATUS TERMINATED
Under arbeid
WORKFLOW WORKING N/A
WORKFLOW WORKING STATUS WITHDRAWN
WORKFLOW WORKING STATUS TERMINATED
Godkjent og publisert
N/A N/A
N/A STATUS WITHDRAWN
N/A STATUS TERMINATED
Dersom et produkt får statusene Arbeidsflyt = Ny og ERP Status = Tilbaketrukket, vil webshopen opprette to systemkategorier som vist i rødt nedenfor. Hensikten med systemkategoriene er å gi deg et raskt overblikk over status på produktene. I tillegg vil de gi deg en snarvei for å jobbe med produkter med samme status, men som ikke nødvendigvis ligger i samme kategori.
Salgstekster De feltene du kommer til etter Visning av arbeidsflyt gjelder oppdatering av salgstekster. Disse benyttes for å gjøre produktet ditt mer attraktivt og selgende.
Tittel - dersom dette feltet er utfylt vil det benyttes i presentasjoner i stedet for feltet ”Navn”. Salgstekst er hovedbudskapet for hvorfor noen skal kjøpe akkurat dette produktet. Pristekst kan tas i bruk for produktpresentasjon der man ønsker å markedsføre en ’Fra pris’ på en spesiell måte, eksempel; Fra kr. 99,-. Presentasjon av dette feltet i Frontend avtales spesifikt. Produktbeskrivelse - består av en wysiwyg-editor (What You See Is What You Get) der du kan skrive hva du vil om produktet. Vi har et par anbefalinger i forhold til bruken for at presentasjonen skal bli best mulig i Frontend. Dersom du kopierer informasjon fra et annet sted anbefaler vi at du bruker knappen for å lime inn som ren tekst, merket i rødt nedenfor. For aller best resultat limer du teksten først inn i Windows Notepad og deretter kopierer du fra Notepad og inn i wysiwygeditoren. Hvis du ønsker å vise overskrifter, bruker du de ferdige definerte formatene for å formatere teksten. Du kan for eksempel bruke Tittel 2 på hovedoverskriften, Tittel 3 på neste nivås overskrift osv.
Postadresse: Postboks 2024, 3202 Sandefjord, Besøksadresse: Østre Kullerød 5, 3241 Sandefjord, Telefon: +47 92 44 09 99, Fax: 33 29 31 01, E-post: post@gurusoft.no, Nettsider: www.gurusoft.no
Side 19
GWS – Brukerveiledning
Priser Priser og prislogikk importeres sannsynligvis fra ERP-systemet. Produktet blir også lagt inn i riktig avgiftsgruppe basert på ERP-systemet. Nedenfor ser du den delen av produktdetaljene der du kan oppdatere pris. Det er ikke noe i veien for å oppdatere prisen direkte i webshopen, men sjekk interne rutiner for ERP / webshop oppdatering.
NB! Det finnes en egen fane for pris, men denne skal du ikke bruke. Den er kun for systemberegninger. Under priser vil du ha et felt for lagerstatus. Dette feltet er sannsynligvis også hentet fra ERPsystemet. Egenskaper Produktet kan i tillegg ha ulike egenskaper, som vist nedenfor. Bruken av flere av disse egenskapene er diskutert i mappingmøtene dersom de skal tas i bruk. De dere kanskje vil ta i bruk i første omgang er ”Nyhet” og ”Kampanjeprodukt”. Ved å huke av på en av disse vil produktet merkes spesielt i Frontend.
Postadresse: Postboks 2024, 3202 Sandefjord, Besøksadresse: Østre Kullerød 5, 3241 Sandefjord, Telefon: +47 92 44 09 99, Fax: 33 29 31 01, E-post: post@gurusoft.no, Nettsider: www.gurusoft.no
Side 20
GWS – Brukerveiledning
Multimedia Vi anbefaler at du legger inn bilder av produktene dine da det erfaringsmessig vil øke salget, spesielt dersom du selger til forbrukere. Du kan laste opp bilder i Multimediabanken ved å gå til arkfanen ”Multimedia” når du står på produktet. Du kan her enkelt legge til bilder, vedlegg, linker eller lydfiler. Se figuren nedenfor. (Når det gjelder presentasjon av lydfiler, avtales dette spesifikt.) Ut fra bildet som lastes opp blir det automatisk generert de størrelsene som er avtalt for bruk i webdesignet til nettbutikken. Du trenger kun å tenke på hvilke produktbilder som skal vises hvor og ikke hvilke bildestørrelser det er snakk om. Dette håndterer Gurusoft Webshop automatisk for deg. Vi anbefaler at du i utgangspunktet laster opp et bilde av god kvalitet på minst 500 x 500 piksler. NB! Dette forutsetter at bildene skal ha samme ratio / forholdstall.
Postadresse: Postboks 2024, 3202 Sandefjord, Besøksadresse: Østre Kullerød 5, 3241 Sandefjord, Telefon: +47 92 44 09 99, Fax: 33 29 31 01, E-post: post@gurusoft.no, Nettsider: www.gurusoft.no
Side 21
GWS – Brukerveiledning
Hvordan laste opp et bilde: Inne på produktet laster du opp bilder på vanlig måte. Det betyr at du velger Browse, finner filen og laster den opp. Legg også inn en beskrivelse da du kan bruke teksten i dette feltet til å søke opp bildet senere. Bildet blir presentert i en rad med overskrifter/kolonner for de ulike visningsalternativene som finnes for bildet i webshopen. NB! Ikke alle visningsalternativer vil være aktuell for alle kunder. Du velger bruk av bilde gjennom å klikke på aktuelt bilde i det enkelte visningsalternativ. Endringen lagres direkte. Default/Standard velges for det enkelte produkt som vist i figuren ovenfor. Det kan også lastes opp lenker til eksterne videoer som Youtube. Disse blir vist som egne objekter i Multimediabanken. Bilder har en begrensning på 1 MB. Dersom du prøver med større bilder eller et korrupt bilde, virker ikke opplasting av bilder. Husk at bilder som benyttes på web skal være i jpg format, med RGB colorspace (ikke CMYK). NB! I Gurusoft Webshop Standard må du kun bruke tegnene; bokstaver, _ (”underscore”, ”understrekning”), eller – (”minus”) i alle filnavn. Årsaken er at filnavnet vil inngå i en URL. Postadresse: Postboks 2024, 3202 Sandefjord, Besøksadresse: Østre Kullerød 5, 3241 Sandefjord, Telefon: +47 92 44 09 99, Fax: 33 29 31 01, E-post: post@gurusoft.no, Nettsider: www.gurusoft.no
Side 22
GWS – Brukerveiledning For å fjerne et bilde fra produktet må du først klikke på bildet for å fjerne den grønne rammen som tilsier at produktet er valgt, deretter klikker du på det røde minustegnet for ”delete” til høyre for bildet. Hvordan linke opp en YouTube video Dersom du skal linke opp en video fra YouTube må du ta utgangspunkt i feltet Embed som du finner til høyre i bildet nedenfor.
Når du kopierer ut feltet ser det sånn ut: <object width="560" height="340"><param name="movie" value="http://www.youtube.com/v/uiH4BFTELME&hl=en_US&fs=1&"></param><param name="allowFullScreen" value="true"></param><param name="allowscriptaccess" value="always"></param><embed src="http://www.youtube.com/v/uiH4BFTELME&hl=en_US&fs=1&" type="application/x-shockwaveflash" allowscriptaccess="always" allowfullscreen="true" width="560" height="340"></embed></object> Du kopierer linken som følger etter “src” (”source”) og som er merket i gult ovenfor. Denne URL’en limer du inn som en link i multimedia-fanen i webshopen. Tips når det gjelder søk i multimedia Når du søker i multimediafiler vil resultatet vises nedenfor søkefeltet etter hvert som du skriver minimum tre tegn i søkeordet. Du trenger ikke å trykke Enter etter å ha fylt inn søkefeltet. Dersom du gjør det, vil du i stedet komme tilbake til førstesiden av webshopen.
Mersalg Under arkfanen mersalg har vi samlet funksjoner som gjør at du kan koble produkter sammen. Dette gjør at kunder som er interessert i et produkt blir presentert for andre produkter du ønsker å koble sammen med hovedproduktet. På denne måten kan du hjelpe din kunde med å finne det han trenger og samtidig øke salget ditt.
Postadresse: Postboks 2024, 3202 Sandefjord, Besøksadresse: Østre Kullerød 5, 3241 Sandefjord, Telefon: +47 92 44 09 99, Fax: 33 29 31 01, E-post: post@gurusoft.no, Nettsider: www.gurusoft.no
Side 23
GWS – Brukerveiledning Disse funksjonene brukes flittig av de største og mest suksessrike webshopene, og selv om det kan virke som om det krever litt arbeid i første omgang anbefaler vi at du tar deg tid til dette. Husk at du må ikke ta alle produktene med en gang, men begynn for eksempel med de mest populære produktene dine. Du kan velge mellom tre forskjellige koblinger: Tilbehørsprodukter – dette er produkter som naturlig hører sammen med hovedproduktet og som en kjøper sannsynligvis vil være interessert i dersom han kjøper hovedproduktet.
Alternative produkter – dette er ofte tilsvarende produkter som kunden din ser på. Det vil si produkter som han trolig kan være interessert i og som øker sjansen for at han handler et av disse produktene. Her kan du for eksempel linke sammen dyrere eller billigere varianter, større eller mindre pakninger av produktet, eller andre produsenter med tilsvarende produkt.
Anbefalte produkter – brukes for å fremheve de produktene du ønsker å anbefale. Disse produktene trenger ikke å henge sammen med hovedproduktet. Hvis du har et spesielt produkt du anbefaler, kan du koble det opp til ett eller flere produkter i webshopen din om du ønsker.
Et eksempel; hvis man selger PC utstyr og en potensiell kunde klikker seg inn på en bærbar PC kan man ha linket opp følgende:
Tilbehørsprodukter – bæreveske, programvare og trådløs mus.
Alternative produkter – litt dyrere og bedre modell og litt rimeligere modell, eller konkurrerende produkt fra annen produsent.
Anbefalte produkter – Husk dette kan være hva som helst. Kanskje du anbefaler alle dine kunder antivirus, de som kjøper PC’er blir anbefalt en backupløsning, og de som kjøper bærbare PC’er blir anbefalt en printer.
Hvor mye det er naturlig å linke sammen produkter til dine kunder vet du best. Alternativt et det bare å prøve deg litt frem. Det er
veldig enkelt å linke sammen produkter ved hjelp av denne mersalgsfunksjonen: Velg det produktet du ønsker å linke sammen med andre produkter Velg arkfanen ”Mersalg” Velg arkfanen ”Tilbehørsprodukter”, ”Alternative produkter” eller ”Anbefalte produkter” avhengig av hvilken type linking du skal utføre. Høyresiden av skjermen blir nå tredelt nederst til venstre velger du en kategori som inneholder produktet du skal linke opp, nederst til høyre velger du produktet du skal linke opp, og øverst har du en liste over produkter etter hvert som du linker dem. Bruk grønne pluss (+) tegn og / eller røde minus (–) tegn på vanlig måte.
Postadresse: Postboks 2024, 3202 Sandefjord, Besøksadresse: Østre Kullerød 5, 3241 Sandefjord, Telefon: +47 92 44 09 99, Fax: 33 29 31 01, E-post: post@gurusoft.no, Nettsider: www.gurusoft.no
Side 24
GWS – Brukerveiledning
Postadresse: Postboks 2024, 3202 Sandefjord, Besøksadresse: Østre Kullerød 5, 3241 Sandefjord, Telefon: +47 92 44 09 99, Fax: 33 29 31 01, E-post: post@gurusoft.no, Nettsider: www.gurusoft.no
Side 25
GWS – Brukerveiledning
Kunder og brukere B2B eller B2C Håndtering av brukere kan være litt forskjellig, avhengig av om dine kunder er andre bedrifter (B2B) eller forbrukere (B2C). (Forkortelsene står for Business-to-Business og Business-to-Consumer). Gurusoft Webshop Standard er lagt opp til at alle dine kunder skal kunne ha flere brukere. Hver kunde kan i tillegg ha sin egen administrator som håndterer egen bedrifts brukere. Dette avtales i tilfelle spesifikt. Når du velger menyen for Kunder i webshopen din vil du komme til et bilde som ser omtrent sånn ut:
Du vil her finne en meny på venstresiden og lister på høyresiden. Legg merke til at din webshop kan håndtere både B2B kunder og B2C kunder i samme Admin skjermbilde. Du velger enkelt om du skal se videre på alle-, B2B-, B2C- eller interne-kunder. Klikk på navn eller nummer for å gå inn og se nærmere på kundeinformasjonen.
Lag ny kunde Sannsynligvis vil kundene dine enten være opprettet i ERP systemet eller opprette seg selv i Frontend av webshopen, men du har mulighet til å opprette bedriftskunder eller privatkunder i Admin hvis du ønsker. Velg blant hurtigvalgene ”lag ny bedriftskunde” eller ”lag ny privatkunde” avhengig av hvilken type bruker du skal opprette. Fyll inn informasjonen i kundekortet som vist nedenfor, og trykk på Lagre. Det er kun Nummer og Navn som må være fylt inn. Resten kan du fylle inn dersom du ønsker.
Postadresse: Postboks 2024, 3202 Sandefjord, Besøksadresse: Østre Kullerød 5, 3241 Sandefjord, Telefon: +47 92 44 09 99, Fax: 33 29 31 01, E-post: post@gurusoft.no, Nettsider: www.gurusoft.no
Side 26
GWS – Brukerveiledning
Etter å ha lagret vil du få opp nye felt for egenskaper og statuser, finansiering, betaling og levering. Flesteparten av disse feltene skal overføres fra ERP systemet og vil avtales i forbindelse med mappingdiskusjoner. Bruk av disse feltene gjennomgås derfor i hvert enkelt tilfelle. Dersom kunden har en rød sirkel øverst til venstre ved siden av firmanavnet, er det et signal om at kunden ikke er godkjent for å kunne handle i webshopen din. Dersom en kunde melder om problemer med å få logget på eller å handle kan dette være verdt å sjekke. Forsøk å lagre kunden med en annen status og sjekk at den røde sirkelen forsvinner. Generelt må arbeidsflyt være godkjent og status være aktiv for at kunden skal kunne handle.
Endre kundenummer Dersom kunden din har opprettet seg selv i Frontend og du har rutiner som gjør at du ønsker å endre kundenummeret på kunden før overføring til ERP har du mulighet til det.
Postadresse: Postboks 2024, 3202 Sandefjord, Besøksadresse: Østre Kullerød 5, 3241 Sandefjord, Telefon: +47 92 44 09 99, Fax: 33 29 31 01, E-post: post@gurusoft.no, Nettsider: www.gurusoft.no
Side 27
GWS – Brukerveiledning
Velg endre kundenummer på kundekortet. Legg inn det nye kundenummeret, skriv antall ordre du vil endre for og trykk endre. Deretter må du sannsynligvis endre arbeidsflyt på kunden for at ordren skal overføres til ERP systemet. Eksport av kunder avtales i mappingdiskusjonene.
Lag ny bruker Velg fliken Brukere inne på Kunden. Du vil da få opp brukerkortet.
Velg Lag ny bruker, fyll inn informasjonen og lagre. Vær oppmerksom på at Gurusoft Webshop foreslår et brukernavn som tilsvarer Nummeret. I GWS standard har vi lagt opp til at e-postadressen er brukernavnet. Husk derfor på å legge dette inn på brukernavnet.
Postadresse: Postboks 2024, 3202 Sandefjord, Besøksadresse: Østre Kullerød 5, 3241 Sandefjord, Telefon: +47 92 44 09 99, Fax: 33 29 31 01, E-post: post@gurusoft.no, Nettsider: www.gurusoft.no
Side 28
GWS – Brukerveiledning
Øverst til venstre vises det at du er på kunden Gurusoft. Trykk på kundenavnet for å gå tilbake til kundekortet. Hver kunde kan ha et ubegrenset antall brukere. NB! Oppretting av nye administratorbrukere må gjøres av Gurusoft. Det vil si at du kan opprette selve brukeren, og deretter melde fra til Gurusoft om at brukeren skal ha administratorrettigheter.
Adresser Adresser opprettes på kundekortet og velges på brukerkortet. Muligens hentes Kundens adresse fra ERP systemet, men sannsynligvis vil kunden selv vedlikeholde adresseinformasjonen sin i webshopen. Nedenfor har vi likevel beskrevet hvordan du oppretter adresser i webshopen. Velg kunden og fliken ”Adresser”. Klikk så ”Lag ny adresse” øverst til høyre, fyll ut feltene og gi adressen et navn dersom du ønsker. Du kan deretter huke av for hvilken type adresse det er.
Postadresse: Postboks 2024, 3202 Sandefjord, Besøksadresse: Østre Kullerød 5, 3241 Sandefjord, Telefon: +47 92 44 09 99, Fax: 33 29 31 01, E-post: post@gurusoft.no, Nettsider: www.gurusoft.no
Side 29
GWS – Brukerveiledning
Etter å ha lagt til to ulike adresser på kunden ser det sånn ut:
Du kan gå inn på de ulike brukerne tilknyttet kunden og styre hvilke adresser som eventuelt skal skjules og hvilken som er standard. Nå er alt klart til at brukeren kan logge på og bestille varer i webshopen din.
Postadresse: Postboks 2024, 3202 Sandefjord, Besøksadresse: Østre Kullerød 5, 3241 Sandefjord, Telefon: +47 92 44 09 99, Fax: 33 29 31 01, E-post: post@gurusoft.no, Nettsider: www.gurusoft.no
Side 30
GWS – Brukerveiledning
Ordre og betaling Når en bruker har registrert sin ordre vil denne raskt oversendes til ERP-systemet. I arbeidet med mappingdokumentet i prosjektet har vi avtalt hvordan ordrene overføres. Du vil stort sett følge opp ordre i ERP-systemet. Det er likevel noen ting du bør kjenne til, blant annet for å kunne gjennomføre enkel feilsøking. Det er flere måter å finne en ordre på, enten ved å velge Ordremenyen i Admin, eller å gå via Kunden. Du kan i tillegg søke på et ordrenummer.
Ordre via kundekortet Dersom du leter opp en ordre ved å gå via Kunden vil du få opp en liste som vist nedenfor. Du kan herfra klikke deg inn for å se på mer detaljert informasjon om ordren.
Ordre via hovedmenyen Dersom du går via hovedmenyen og velger Ordre vil skjermbildet ditt se omtrent sånn ut:
Under nye ordre kan du følge med på ordrene som legges i webshopen din. Spesielt kan det være lurt å følge med på status på ordren. Dersom status er ”ERP betalt kort” (dersom du er tilknyttet en betalingsløsning), er ordren registrert, betaling er i orden og ordren er overført til ERP-systemet ditt. Ved en betalingsløsning vil kun betalte ordre fra webshop importeres til ERP-systemet. Gurusoft Webshop legger inn et flagg som forteller at betaling er godkjent fra betalingsleverandøren. Godkjenning kommer i form av kvittering som oversendes på startet betalingsoppdrag.
Postadresse: Postboks 2024, 3202 Sandefjord, Besøksadresse: Østre Kullerød 5, 3241 Sandefjord, Telefon: +47 92 44 09 99, Fax: 33 29 31 01, E-post: post@gurusoft.no, Nettsider: www.gurusoft.no
Side 31
GWS – Brukerveiledning Eksempel på betaling og vanlige feilkilder Nedenfor er vist et eksempel på en betaling som har gått via Netaxept. Det vil være tilsvarende for andre betalingsløsninger.
Hvis ikke kunden får meldingen om at betaling er godkjent etter å ha registrert ordren og betalt via betalingsleverandøren, vil en av følgende ting skje og vises i webshopen: Ordren ligger under fanen ”Nye ordre” men har status ”blank” – Netaxept har blitt avbrutt på ”uautorisert måte”, det vil si for eksempel ved å trykke back i nettleseren, ved å lukke nettleseren eller ved heng på maskinen som gjør at nettleser stenges. (Det kan være lurt å ha en bevisst policy på hvordan følge opp denne type ordre). Ordren ligger under fanen ”Kundeslettede ordre” – kunden har selv slettet en uferdig ordre. Ordren ligger under fanen ”Slettemerkede ordre” – operasjonen hos Netaxept er avbrutt ved å velge funksjonen avbryt.
Postadresse: Postboks 2024, 3202 Sandefjord, Besøksadresse: Østre Kullerød 5, 3241 Sandefjord, Telefon: +47 92 44 09 99, Fax: 33 29 31 01, E-post: post@gurusoft.no, Nettsider: www.gurusoft.no
Side 32
GWS – Brukerveiledning
Andre verktøy Nedenfor er en kort beskrivelse av de mer avanserte funksjonene i Gurusoft Webshop standard. Dersom du ønsker å ta i bruk noen av funksjonene i din webshop, kan du ta kontakt for en nærmere gjennomgang.
Søkemotoroptimalisering (SEO) Definisjon av søkemotoroptimalisering i følge Wikipedia: Søkemotoroptimalisering er å benytte metoder som gjør slik at en nettside eller flere oppnår en bedre synlighet eller «ranking» på søkemotorens resultatsider. Dersom du har en webside fra før med god søkemotoroptimalisering ønsker du å ta med deg ratingen fra disse over i ny løsning. Dersom du ikke er kjent med SEO er dette noe som er naturlig å sette seg inn i for å skaffe flest mulig kunder til sidene dine. SEO er et eget fagområde og diskuteres muligens i leveranseprosjektet. Men du har egne SEO faner på produktkategorier, produkt, dokumentkategorier og dokument som du kan fylle inn dersom du ønsker. Nedenfor er informasjon om de noen av viktigste feltene i SEO arkfanen: Page Title Her bør du legge inn tittel og eventuelt noen få nøkkelord som beskriver websiden. Denne teksten vil være tilgjengelig for søkemotorene og vil i tillegg være synlig i nettleseren til dine potensielle kunder når de surfer på sidene dine. ALIAS Et alias brukes dersom man ikke er fornøyd med automatisk generert URL og ønsker en enda mer SEO vennlig URL. Alias er implementert på 'compartments', ' productcategories', ' documentcategories' , 'products' og 'documents'. Et alias må alltid være unikt. I GWS går jobben 'buildurlmappings' gjør følgende: Hvis et produkt mangler alias (dvs. produktet er nytt) så genereres automatisk et alias etter prettyname prinsippet. Eksempelvis: 'Økonomi og ledelse' -> okonomi-og-ledelse. Hvis det allerede finnes et alias med samme navn så får det ett suffix bil_2, bil_3 osv. Et alias kan redigeres i admin, da oppdateres to systemtabeller , '*info' tabellen der alias er lagrat, og 'urlmappings'. CANONICAL Canonical brukes som indikator til søkemotor på at innhold er duplikert. Hvis man har to url med samme (eller nesten likt) innehold kan man med 'canonical' peke mot det 'viktigste' og på den måten risikerer man ikke at SE tror man dupliserer material for økt synlighet. OLDURL I feltet old url kan url fra et tidligere system legges in, sånn at 'site.no/TheOldUrl/Bil.asp' redirektes til ny url 'site.no/bil' med status 301 'Moved Permanently'.
Produsenter Dersom du ønsker å markedsføre produsenten av produktene dine har vi tilrettelagt for dette ved at du kan knytte produkter til en produsent. Produsenten kan enten hentes fra ERP systemet, eller opprettes manuelt.
Postadresse: Postboks 2024, 3202 Sandefjord, Besøksadresse: Østre Kullerød 5, 3241 Sandefjord, Telefon: +47 92 44 09 99, Fax: 33 29 31 01, E-post: post@gurusoft.no, Nettsider: www.gurusoft.no
Side 33
GWS – Brukerveiledning Hvis du
skal opprette produsenten manuelt, gjør du følgende: Velg ”produsent” i menyen Velg så ”lag ny produsent” Fyll inn et nummer og navn Trykk ”Lagre” Du kan deretter velge å laste opp en multimediafil som for eksempel logoen
For å koble et produkt til produsenten, gå inn på produktets grunndata og velg riktig produsent under Generell informasjon.
Banner For å presentere webshopen din best mulig anbefaler vi bruk av bannere. Bannerne lages i andre verktøy og importeres så i Gurusoft Webshop. Du kan laste opp forskjellige type bannere og presentere en på hver kategori om du ønsker. I Gurusoft Webshop Standard er det lagt opp til to ulike bredder på bannere, en for forsidebanner på 970 piksler og en for ”alle andre” sider på 728 piksler. Dere står fritt til å velge høyde på bannerne selv, men vi anbefaler at dere går for en standard høyde for å få et best mulig design. I Gurusofts egen demoversjon bruker vi 250 piksler som standard høyde. Dersom du har en banner du ønsker å presentere i Webshopen gjøres det i to hovedsteg. Først laster du den opp i Webshopen under fanen Banner i Admin. Deretter går du inn på selve kategorien og velger banneret. Prosessen er forklart litt mer detaljert nedenfor. Når du skal laste opp en banner velger du fanen Banner og deretter ”lag ny banner”. Du vil da få opp feltene vist nedenfor:
Gi banneret et nummer og et navn. Hvis ikke du har en egen nummerserie du ønsker å benytte kan du bare la det foreslåtte nummeret stå. Legg inn en URL, det vil si adressen som sier hvor brukeren skal sendes når han klikker på banneret. Husk at alle produkter og alle dokumenter i Gurusoft Webshop har en URL. Tittel kan fylles inn hvis du ønsker.
Postadresse: Postboks 2024, 3202 Sandefjord, Besøksadresse: Østre Kullerød 5, 3241 Sandefjord, Telefon: +47 92 44 09 99, Fax: 33 29 31 01, E-post: post@gurusoft.no, Nettsider: www.gurusoft.no
Side 34
GWS – Brukerveiledning Feltet ”Vises fra” vil foreslå dagens dato, og du kan ikke sette en tidligere dato enn dagens. ”Vises til” foreslår en dato tre måneder frem i tid. Disse datoene kan du endre dersom du ønsker å vise en banner i en spesiell periode. Feltet visningstid er ikke lenger i bruk, så bare la 30 stå. Deretter lagrer du og ser at du får opp to nye arkfaner, en for multimedia og en for bannersekvens. Gå så til multimediafanen og last opp bildet på vanlig måte. Husk å merke banneret sånn at bilde får en grønn ramme og deleteknappen blir grå, som vist nedenfor.
Dersom du ønsker å lage en bannersekvens, går du til hovedsiden under Banner og velger ”Lag ny bannersekvens”. Fyll inn nummer og navn, og lagre. Deretter går du tilbake til et av bannerne du ønsker skal inngå i denne sekvensen, velger fanen ”Plasser i sekvens”, og velger hvilken sekvens den skal inngå i. Dette gjentar du for hver banner som skal inngå i bannersekvensen. Under Bannermenyen har du nå to faner; Bannere og Bannersekvenser, som vist nedenfor. Under bannersekvenser ser du de bannerne som inngår i sekvensen.
Tips – Dersom du savner et banner i sekvensen, som du er sikker på at du har lagt inn i sekvensen, så sjekk om visningsdatoen på banneret fortsatt er gyldig. Nå er alt klargjort for presentasjon av banneret eller bannersekvensen i Frontend. For å presentere banneret går du på hovedvalget Produkter, velger en kategori og fanen ”kategoriegenskaper”. Deretter velger du feltet Banner 1 og hvilket banner du vil vise i denne kategorien. Legg merke til at alle sekvenser vises med S- og kommer først i listen, og vanlige bannere starter med B-. Dersom du har behov for visning av flere bannere i samme kategori avtales det spesifikt og kan i tilfelle legges opp under Banner 2.
Postadresse: Postboks 2024, 3202 Sandefjord, Besøksadresse: Østre Kullerød 5, 3241 Sandefjord, Telefon: +47 92 44 09 99, Fax: 33 29 31 01, E-post: post@gurusoft.no, Nettsider: www.gurusoft.no
Side 35
GWS – Brukerveiledning Husk så å lagre. Vær oppmerksom på at det kan gå 10 minutter fra banneren blir lastet opp i Admin til den vises i Frontend.
Publisering I tillegg til produktinformasjon, vil det være naturlig å presentere noen generelle artikler med informasjon til dine kunder. Dette gjør du under fanen Publisering i admin. Prøv deg litt frem med kategorier og dokumenter under publisering, men være obs på at noen adminfunksjoner kanskje krever litt tilpasning av frontend. Dersom du har behov for tilpasninger av Infosenter eller ”Footer” så avtaler vi det. Hvis du bruker GWS standarddesign er det to dokumenter vi har lagt opp allerede der du må fylle inn informasjon. Ellers står du fritt til å lage de dokumentkategorier og artikler du ønsker. De to dokumentene du må fylle inn i er ”Kontakt oss” og ”Kjøpsbetingelser”. Begge disse dokumentene finner du under ”Systemdocuments”. Grunnen til at ”Kontakt oss” må fylles ut er at det er en link til dette dokumentet i toppen av det globale designet. Dette fordi det skal være så enkelt som mulig for kundene deres å finne informasjon om hvordan de kan komme i kontakt med dere. Det andre dokumentet, ”Kjøpsbetingelser”, vises i handleprosessen. Det er et dokument dine kunder må kvittere på at de har lest, så i dette dokumentet må du passe på å få med alle dine betingelser. Utover disse dokumentene kan du lage hvilke som helst kategorier og artikler/dokumenter du ønsker å presentere. Vi anbefaler at du legger ut all nyttig informasjon sånn at dine kunder finner det de måtte lure på. For eksempel kan du legge ut informasjon om hvordan bli kunde, hvordan kunder kan handle hos dere, hvilke forventninger de skal ha til ordreprosessen og utsending av varer, hvordan betale, hva med reklamasjoner, informasjon om angreretten hvis dere selger til privatpersoner og generelle spørsmål og svar. Du bør bruke infosenteret aktivt for å kunne avlaste egen organisasjon med spørsmål som ofte går igjen. Du vil se at Infosenter består av en blå kategori som heter Infosenter, og en grønn kategori som heter Footer. Disse blir forklart nærmere nedenfor.
Infosenter Alle kategorier og dokumenter du legger under den blå hovedkategorien Infosenter vil presenteres under Infosenter i Frontend. Link til Infosenter ligger i det globale designet og tar deg til hovedsiden for Infosenter, det vil si til selve kategorien Infosenter. I GWS Standard er det lagt opp til at du på hver kategori kan legge inn nummer og navn på kategorien, i tillegg til en overskrift og et wysiwygfelt samt mulighet for å laste opp et bilde som du ønsker å presentere på kategorien. Dette gjør du under kategoriegenskaper. Postadresse: Postboks 2024, 3202 Sandefjord, Besøksadresse: Østre Kullerød 5, 3241 Sandefjord, Telefon: +47 92 44 09 99, Fax: 33 29 31 01, E-post: post@gurusoft.no, Nettsider: www.gurusoft.no
Side 36
GWS – Brukerveiledning Når du lager et dokument har du feltene nummer, navn, overskrift, ingress og et wysiwygfelt for brødtekst. I tillegg kan du her laste opp et bilde til artikkelen i GWS Standard. Administrasjon av dokumenter fungerer mye på samme måte som for produkter. For å gjøre endringer velger du fanen Publisering i Admin. Du kan du legge til nye dokumenter i eksisterende kategorier og endre rekkefølge på dem. Rekkefølgen styres av dokumentnummer. Du kan også endre navn på kategorier og legge til eller fjerne dokumenter fra kategorier, på samme måte som du ville gjort med et produkt i en produktkategori. Her er et dokuments grunndata:
Dersom du kopierer inn tekst fra en annen kilde må du bruke funksjonen for å lime inn ren tekst, merket med den lille røde rundingen. Når du får spørsmålet: ”Do you want to allow this webpage to access your Clipboard” (hvis du har engelsk Internet Explorer), svarer du ”Don’t allow”. Du vil da få opp et eget vindu der du limer inn teksten. Alternativet er å kopiere inn tekst via Notepad som beskrevet under produkter. Begge metodene kan brukes, men det er viktig å bli kvitt alle formateringer fra andre kilder. Spesielt Word har mye formateringer som fort kan lage problemer for designet ditt. Som ved produkter anbefaler vi også her at du benytter ferdig definerte format for å fremheve informasjon, for eksempel ved behov for overskrifter. Dersom du skal legge inn linker merker du først teksten du ønsker å linke. Deretter velger du ikonet for linking, se den røde pilen i figuren ovenfor. Legg merke til at alle produkter og alle dokumenter i webshopen har sin egen URL som presenteres under den generelle dokumentasjonen. Det betyr at du enkelt kan linke opp til produkter eller dokumenter. Du kan selvsagt også linke til hvilke som helst andre URL’er du ønsker. Dokumentene har også statuser, tilsvarende arbeidsflyten for produkter. Dokumentet må ha status ”Godkjent og publisert” for å vises i Frontend. Hvilke av statusene du ønsker å ta i bruk er helt opp til deg. Postadresse: Postboks 2024, 3202 Sandefjord, Besøksadresse: Østre Kullerød 5, 3241 Sandefjord, Telefon: +47 92 44 09 99, Fax: 33 29 31 01, E-post: post@gurusoft.no, Nettsider: www.gurusoft.no
Side 37
GWS – Brukerveiledning NB - Dersom du ønsker å vise venstremenyen i Infosenteret når du viser dokumentet må du huke av for ”Infosenter dokument” som vist nedenfor.
Infosenter i GWS Standard ser ut omtrent som dette:
Postadresse: Postboks 2024, 3202 Sandefjord, Besøksadresse: Østre Kullerød 5, 3241 Sandefjord, Telefon: +47 92 44 09 99, Fax: 33 29 31 01, E-post: post@gurusoft.no, Nettsider: www.gurusoft.no
Side 38
GWS – Brukerveiledning
Bildestørrelser Standard bildestørrelser er satt opp for dokumentkategorien, artikkellisten og selve artikkelen/dokumentet. Alle har en ratio på 2,9, dvs bredde = høyde *2,9 og høyde = bredde / 2,9. Størrelsene er: Hovedbilde dokumentkategori = 722 * 250 piksler. Hovedbilde artikkel = 722 * 250 piksler. Bilde i artikkelliste = 320 * 110 piksler. Footer Du har en global ”footer” / bunntekst kategori der du kan velge å presentere den viktigste informasjonen din. Et eksempel er vist nedenfor. I feltet helt til venstre presenteres informasjonen du legger inn på den grønne kategorien ”footer” under publisering. Her kan du lage tre underkategorier som du kaller hva du vil, og så legge inn de dokumentene du ønsker å vise.
Postadresse: Postboks 2024, 3202 Sandefjord, Besøksadresse: Østre Kullerød 5, 3241 Sandefjord, Telefon: +47 92 44 09 99, Fax: 33 29 31 01, E-post: post@gurusoft.no, Nettsider: www.gurusoft.no
Side 39
GWS – Brukerveiledning
Produkttyper og attributter Gurusoft har inkludert en meget kraftig funksjon for å håndtere attributter på produkter. Fordelen med å ta i bruk attributter er store og fører til uante muligheter når det gjelder presentasjon av produktet, for eksempel i forhold til filtrering, sammenligningsfunksjoner eller variantprodukter som du kan lese om nedenfor. Et produktattributt er en egenskap knyttet til produktet som enkelt kan settes opp i listeform og som gir kunden din nyttig sammenlignbar informasjon. Samtidig vil bruk av attributter føre til økt kvalitet på informasjon og vil forenkle jobben til dem som jobber med produktinformasjon. For å forklare bruk av attributter har vi lagt inn noen eksempler nedenfor. Finn.no bruker attributter aktivt for at du enkelt skal kunne finne nødvendig informasjon. De sikrer også at all informasjon blir registrert på samme måte og gir deg dermed muligheter for sammenligning. Nedenfor er et eksempel på attributter tilknyttet en bil på finn.no:
Postadresse: Postboks 2024, 3202 Sandefjord, Besøksadresse: Østre Kullerød 5, 3241 Sandefjord, Telefon: +47 92 44 09 99, Fax: 33 29 31 01, E-post: post@gurusoft.no, Nettsider: www.gurusoft.no
Side 40
GWS – Brukerveiledning Også Vinmonopolet bruker attributter på sine produkter:
NB! Dersom attributter og variantprodukter er aktuelt å ta i bruk avtaler vi en egen opplæring og gjennomgang av dette.
Variantprodukter Variantprodukter er en effektiv måte å presentere tilsvarende produkter med kun små forskjeller. Det brukes veldig ofte på klær, der attributter som farge og størrelse vil variere. Du ønsker som regel ikke å presentere alle alternative farger og størrelser på en gang i Webshopen din. Nedenfor er et eksempel på et produkt som finnes i ulike farger og størrelser. Hvis alle alternativene ble presentert som hvert sitt produkt ville kunden din kanskje se 15 forskjellige produkter i en liste. I stedet presenterer du ett hovedprodukt i lister. Inne på selve produktdetaljen kan kunden velge farge og størrelse og får etter det lagt riktig produkt i handlekurven.
Postadresse: Postboks 2024, 3202 Sandefjord, Besøksadresse: Østre Kullerød 5, 3241 Sandefjord, Telefon: +47 92 44 09 99, Fax: 33 29 31 01, E-post: post@gurusoft.no, Nettsider: www.gurusoft.no
Side 41
GWS – Brukerveiledning
Avslutning Etter å ha gjennomgått brukerveiledningen og opplæringen skal du forhåpentligvis være godt kjent med hvordan navigere i administrasjonsverktøyet, jobbe med produkter og kategorier, sjekke om kunder er aktive, foreta endringer ved behov, følge med på ordrene dine og foreta enkel feilsøking. I tillegg har du forhåpentligvis fått noen tips som vil inspirere deg. Uansett skal du være godt rustet til å drive din egen webshop. Vi anbefaler at du tar deg tid til å undersøke hvordan dine kunder opplever webshopen ved å gjøre som de vil gjøre i webshopen din. Jo bedre du kjenner løsningen sett fra dine kunders ståsted, jo lettere vil du kunne hjelpe dem dersom de skulle stå fast. Du vil også få et annet perspektiv på egen webshop og kan få tips og ideer til forbedringsområder. Ta gjerne kontakt med oss i Gurusoft for ytterligere kurs, rådgivning, veiledning eller tilbud på nye løsninger. Lykke til med salg fra din nye webshop!
Postadresse: Postboks 2024, 3202 Sandefjord, Besøksadresse: Østre Kullerød 5, 3241 Sandefjord, Telefon: +47 92 44 09 99, Fax: 33 29 31 01, E-post: post@gurusoft.no, Nettsider: www.gurusoft.no