Manual del usuario de agora 2009 by Kherian Soft, S.L.

PRÓLOGO Estimado usuario,

Gracias por adquirir ‘agora 2009’ para gestionar su centro. Un programa para la gestión de todo tipo de academias y centros de enseñanza que día tras día estará a su lado, ayudándole a realizar sus tareas administrativas, económicas y docentes de una forma más rápida y cómoda. Este software, seguramente, es totalmente nuevo para usted y como cualquier otra novedad requiere ser conocido y practicado. El presente manual está dirigido a todos los usuarios, quienes con un poco de tiempo y esfuerzo llegarán a dominar agora fácilmente. Este manual, es imprescindible para tener unas nociones mínimas y una idea general de cómo funciona agora antes de empezar a trabajar con él. Al mismo tiempo, puede ser de gran utilidad utilizar las “empresas de prueba” que vienen por defecto en el programa (sólo ediciones Profesional, Empresarial y Corporativo) para probar y practicar lo que en él se explica. También sé que ud. pensará “no tengo tiempo”. Claro que no. Hoy en día, ¿quién lo tiene? No se trata de que tenga o no tenga, se trata de que tiene que sacarlo de donde sea, ya que el aprendizaje del programa le permitirá ahorrar mucho tiempo en todo tipo de tareas habituales en su trabajo. Puesto que tiene que aprender agora, ¿no sería mejor hacerlo ahora? Ahora es el momento de ‘tener tiempo’. Al fin y al cabo, ya que ha leído hasta aquí, ¿por qué no seguir un poco más?

Disfrute del aprendizaje, Kherian Soft.

Contenido PRÓLOGO .............................................................................................. 3 Contenido ............................................................................................. 4 Recomendaciones Iniciales.......................................................................11 Capítulo Primero .....................................................................................13 1- Instalación del programa .....................................................................13 1. Requerimientos de hardware ................................................... 13 1.1. Mínimos .......................................................................... 13 1.2. Recomendados ................................................................ 13 2. Requerimientos de software ..................................................... 13 2.1. Mínimos .......................................................................... 13 2.2. Recomendados ................................................................ 13 3. Instalación............................................................................. 13 3.1. Desinstalar versiones anteriores de agora ........................... 13 3.2. Instalar agora .................................................................. 14 4. Clave de usuario administrador ................................................ 17 5. Registrar agora ...................................................................... 17 6. Actualizar agora ..................................................................... 18 7. Recomendaciones ................................................................... 19 7.1. Copias de seguridad periódicas .......................................... 19 7.2. Utilice el servicio técnico de Kherian Soft ............................ 19 8. Notas .................................................................................... 19 Capítulo Segundo ...................................................................................20 2- El interfaz del programa ......................................................................20 La pantalla principal de agora .................................................. 20 La cinta de opciones ............................................................... 21 Menús contextuales ................................................................ 25 Tipos de ventanas .................................................................. 25 4.1. Ventana de lista ............................................................... 25 4.2. Ventana de edición ........................................................... 26 4.3. Ventana de gestión centralizada......................................... 27 4.4. Ventana de consulta ......................................................... 29 4.5. Ventana de estadísticas .................................................... 29 5. Barras de botones .................................................................. 30 6. Convenciones de teclado ......................................................... 31 1. 2. 3. 4.

Capítulo Tercero .....................................................................................33 3- Procesamiento de datos.......................................................................33 1. Desplazamiento por los datos .................................................. 33 1.1. Desplazamiento por campos .............................................. 33 1.2. Desplazamiento por registros ............................................ 34 2. Manipulación de datos. ............................................................ 35 2.1. Añadir datos .................................................................... 35 2.2. Modificar datos ................................................................ 36 2.3. Eliminar datos ................................................................. 37 2.4. Vista en modo consulta ..................................................... 38 2.5. Guardar los cambios ......................................................... 38 2.6. Cancelar los cambios ........................................................ 39 3. Búsqueda y ordenación de datos .............................................. 39

Contenido | 5 3.1. Ordenar datos ................................................................. 40 3.2. Buscar datos ................................................................... 41 3.3. Localizar y vincular ........................................................... 42 4. Filtrar datos ........................................................................... 43 4.1. Añadir un nuevo filtro ....................................................... 43 5. Los impresos de agora ............................................................ 47 5.1. Tipos de impresos ............................................................ 47 5.2. El gestor de impresos ....................................................... 48 5.3. Personalización de impresos .............................................. 49 5.4. Plantillas de impresos ....................................................... 50 5.5. Utilizando Microsoft Word® ................................................ 51 Capítulo Cuarto ......................................................................................53 4- Conceptos básicos agora .....................................................................53 1. Grupos, matrículas y clases. .................................................... 53 1.1. Grupos y matrículas ......................................................... 53 1.2. Clases............................................................................. 55 2. Horarios y calendarios ............................................................. 56 3. Docencia impartida ................................................................. 58 4. Asistencia .............................................................................. 59 5. Tipos de liquidación ................................................................ 59 6. Periodicidad de importe y de liquidación .................................... 60 7. Tarifas y vencimientos ............................................................ 61 8. Adeudos, cobros y facturas. ..................................................... 61 8.1. Los adeudos .................................................................... 61 8.2. Los cobros ....................................................................... 62 8.3. Las facturas..................................................................... 62 Capítulo Quinto ......................................................................................64 5- Configuración del programa .................................................................64 1. Estructuración de datos en agora. Empresas .............................. 64 2. Creación de una nueva empresa ............................................... 64 3. Configurar el programa. Panel de control ................................... 66 3.1. Aspectos económicos ........................................................ 67 3.2. Valores predeterminados: ................................................. 69 3.3. Aspectos de presentación .................................................. 71 3.4. Aspectos de configuración ................................................. 72 3.5. Especiales ....................................................................... 72 3.6. Seguridad ....................................................................... 72 3.7. Ventanas de listas ............................................................ 72 4. Introducción de datos básicos. Baremos. ................................... 72 5. Ejemplo práctico..................................................................... 76 5.1. Cómo dar de alta una nueva empresa ................................. 77 5.2. Cómo configurar el programa ............................................ 78 Capítulo Sexto ........................................................................................81 6- Gestión académica. Definición de la oferta. ............................................81 1. Configurando la oferta académica ............................................. 81 2. Aulas. Definiendo la ubicación espacial ...................................... 82 2.1. Fichero de aulas. Alta de nueva aula ................................... 82 2.2. Gestión centralizada de aulas ............................................ 83 3. Asignaturas. Definiendo temarios ............................................. 84 4. Profesores. ............................................................................ 86 4.1. Fichero de Profesores. Alta de nuevo Profesor ...................... 86 4.2. Gestión centralizada de profesores ..................................... 88 5. Grupos. El núcleo de la oferta académica................................... 90

6 | Manual del Usuario de agora 5.1. Fichero de grupos. Alta de nuevo grupo .............................. 91 5.2. Gestión centralizada de grupos .......................................... 93 6. Clases. Complementos de información de los grupos................... 95 6.1. Altas de nuevas clases ...................................................... 96 6.2. Vinculando clases existentes a grupos ................................ 97 6.3. Horarios vinculados a una clase ......................................... 98 7. Gestor de plannings. La oferta académica de un modo visual. ...... 98 7.1. Crear la oferta académica desde el planning ...................... 102 7.2. Modificar la oferta académica desde el planning ................. 103 8. Automatización de la oferta académica.................................... 104 8.1. Generación automática de grupos. ................................... 104 8.2. Definir un aula ‘multimedia’ ............................................. 104 Capítulo Séptimo .................................................................................. 106 7- Gestión administrativa. Matrículas ...................................................... 106 1. Alumnos y clientes................................................................ 106 1.1. Fichero de alumnos. Alta de un nuevo alumno. .................. 106 1.2. Gestión centralizada de alumnos ...................................... 107 1.3. Fichero de clientes. Alta de nuevo cliente .......................... 110 1.4. Gestión centralizada de clientes ....................................... 111 2. El concepto de matrícula en agora .......................................... 113 3. Opciones de matriculación ..................................................... 114 4. Matrícula rápida ................................................................... 115 4.1. Alumno y cliente (obligatorios) ........................................ 116 4.2. Gastos de matriculación (opcional) ................................... 116 4.3. Descuentos y/o tarifas (opcional) ..................................... 116 4.4. Fechas de matrícula, comienzo y finalización ..................... 117 4.5. Tipo de liquidación (obligatorio) ....................................... 118 4.6. Serie de numeración de adeudos (obligatoria) ................... 120 4.7. Domiciliación bancaria (opcional) ..................................... 120 4.8. Pago con tarjeta (opcional) ............................................. 120 4.9. Concepto alternativo en adeudo (opcional) ........................ 120 4.10. Personal o comercial asociado (opcional) ......................... 121 4.11. Tipo de matrícula (opcional) .......................................... 121 4.12. Código de expediente (opcional) .................................... 121 4.13. Grupos en los que se matricula (obligatorio) .................... 121 4.14. Matriculación en bloque ................................................. 122 5. Visualizar y modificar los datos de una matrícula ...................... 124 6. Gestión de matrículas ........................................................... 128 6.1. Ver las matrículas realizadas ........................................... 129 6.2. Modificar una matrícula existente ..................................... 130 6.3. Finalizar (dar de baja) una matrícula existente .................. 131 Capítulo Octavo .................................................................................... 133 8- Gestión económica ............................................................................ 133 1. Bancos y formas de cobro ..................................................... 133 2. Generación e impresión de adeudos ........................................ 135 2.1. Generación automática de adeudos .................................. 135 2.2. Generación selectiva de adeudos...................................... 137 2.3. Impresión de adeudos y recibos ....................................... 138 3. Operaciones sobre adeudos ................................................... 141 3.1. Operaciones más habituales sobre adeudos ....................... 142 3.2. Cobro de adeudos .......................................................... 144 4. Diseño, visualización e impresión de adeudos .......................... 145 4.1. Utilizando el gestor de impresos....................................... 145 4.2. Utilizando Microsoft Word® .............................................. 147 5. Emisión e impresión de facturas ............................................. 147

Contenido | 7 6. Domiciliación de cobros. ........................................................ 150 7. Operaciones con Tarjeta. ....................................................... 153 8. Revisión y resumen de cobros. ............................................... 155 9. Gestión de gastos y pagos a profesores ................................... 156 10. Caja diaria ......................................................................... 158 11. Contabilidad ....................................................................... 160 11. Tareas para el inicio de nuevo año económico/contable. .......... 161 11.1. Reiniciar serie de numeración de adeudos ....................... 162 11.2. Reiniciar numeración de las facturas ............................... 162 Capítulo Noveno ................................................................................... 163 9- Consultas y estadísticas..................................................................... 163 1. 2. 3. 4. 5.

Modos de consulta y estadística en agora ................................ 163 Expedientes de alumno y profesor .......................................... 163 Consultas predefinidas .......................................................... 165 Estadísticas ......................................................................... 167 Totales ................................................................................ 168

Capítulo Décimo ................................................................................... 170 10- Utilidades avanzadas ....................................................................... 170 Control de docencia .............................................................. 170 Control de asistencia. ............................................................ 172 Calificaciones ....................................................................... 175 Impresos ............................................................................. 179 Procesos en bloque (automatizaciones) ................................... 181 Especiales ........................................................................... 183 6.1. Listas de espera. ............................................................ 183 6.2. Relaciones familiares ...................................................... 184 7. Correspondencia................................................................... 184 8. Exportación e importación ..................................................... 187 8.1. Importación................................................................... 187 8.2. Exportación ................................................................... 190 9. Migraciones entre Empresas .................................................. 190 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Capítulo Undécimo ................................................................................ 192 11- Seguridad ...................................................................................... 192 1. 2. 3. 4. 5.

Gestión de usuarios .............................................................. 192 Avisos entre usuarios y recordatorios ...................................... 193 Mantenimiento del programa. El proceso de actualizar .............. 194 Copias de seguridad.............................................................. 195 Compactar y reparar ............................................................. 196

Capítulo duodécimo .............................................................................. 197 12- Módulo de estudios reglados............................................................. 197 Introducción ........................................................................ 197 Glosario específico ................................................................ 198 El gestor de estudios............................................................. 199 Configuración del estudio ...................................................... 200 4.1. Panel de control ............................................................. 201 4.2. Baremos de estudios ...................................................... 202 5. Definiendo estudios y materias. La oferta académica ................ 203 5.1. Definición del estudio...................................................... 204 5.2. Definición de las materias del estudio ............................... 204 5.3. Definición de los grupos de las materias ............................ 206 6. Matriculación en estudios....................................................... 207 6.1. Matrícula ....................................................................... 207 1. 2. 3. 4.

8 | Manual del Usuario de agora 6.2. Matriculación automática y semi-automática...................... 208 7. Generación y gestión de actas ................................................ 209 8. Documentación específica. ..................................................... 211 Capítulo decimotercero .......................................................................... 212 13- Módulo de biblioteca: Gestión de materiales ....................................... 212 Introducción. conceptos básicos ............................................. 212 Los materiales ..................................................................... 214 Adquisiciones de material ...................................................... 216 Préstamos y venta de material ............................................... 218 4.1 Préstamos de material ..................................................... 218 4.2. Ventas de material ......................................................... 221 5. Gestión centralizada de biblioteca o materiales ........................ 222 6. Ejemplo práctico .................................................................. 225 1. 2. 3. 4.

Capítulo decimocuarto ........................................................................... 228 14- Módulo CRM. Gestión comercial ........................................................ 228 1. Introducción. Conceptos básicos ............................................. 228 2. Los baremos comerciales. ...................................................... 229 3. Gestión de personal o empleados ........................................... 230 3.1. Fichero de personal ........................................................ 230 3.2. Gestión centralizada de personal y gestión de comerciales .. 232 4. Gestión centralizada de clientes y alumnos .............................. 234 4.1. Direcciones y personas ................................................... 236 4.2. Presupuestos ................................................................. 237 4.2. Intereses ...................................................................... 239 5. Gestión de agendas .............................................................. 240 5.1. El interfaz de agenda y los eventos .................................. 241 5.2. Eventos con aviso .......................................................... 244 5.3. Agenda propia, de personas y completa ............................ 245 5.4. Listas de eventos ........................................................... 248 Capítulo decimoquinto ........................................................................... 250 15- Herramientas Empresarial ................................................................ 250 1. Cuadro de Herramientas Empresarial. ..................................... 250 2. Creación de subprogramas .................................................... 251 2.1. Definir subprogramas ..................................................... 251 2.2. Crear un subprograma .................................................... 252 2.3. Opciones de trabajo con los subprogramas ........................ 261 3. Creación de consultas ........................................................... 263 3.1. Definir una consulta. Tipos .............................................. 263 3.2. Crear una consulta de datos ............................................ 264 3.3. Crear una consulta de totales .......................................... 269 3.4. Crear una consulta jerárquica .......................................... 273 3.5. Crear una consulta directa (SQL) ..................................... 275 3.6. Opciones de trabajo con las consultas ............................... 276 4. Creación de estadísticas ........................................................ 278 4.1. Definir estadísticas. Tipos ................................................ 278 4.2. Crear estadísticas........................................................... 278 4.3. Opciones de trabajo con las estadísticas ........................... 283 5. Creación de documentos ....................................................... 284 5.1. Definir documentos ........................................................ 284 5.2. Crear un documento ....................................................... 284 5.3. Opciones de trabajo con los documentos ........................... 286 Apéndice A .......................................................................................... 289

Contenido | 9 Problemas más frecuentes ..................................................................... 289 1. Gestión económica ............................................................... 289 2. Gestión académica................................................................ 293 3. Otros .................................................................................. 294 Apéndice B .......................................................................................... 295 ¿Cómo… .............................................................................................. 295 Apéndice C .......................................................................................... 300 Importante .......................................................................................... 300 1. 2. 3. 4.

Alumnos .............................................................................. 300 Oferta académica ................................................................. 300 Módulos .............................................................................. 300 Económico ........................................................................... 300

Introducción

Recomendaciones Iniciales Para hacerle más llevadero el presente manual, aquí van algunas recomendaciones que le pueden ser útiles para empezar por lo que más le interese según sus particularidades, sin que por ello omita el resto del manual: •

Si ud. se ha decidido por la edición Estándar o la edición Profesional puede omitir los capítulos referentes a módulos (Gestiones Centralizadas, Gestión Comercial, Biblioteca y Estudios Reglados) y a Herramientas Empresarial. A no ser que haya adquirido alguno de los módulos, en cuyo caso debe incluirlos en su lectura.

•

Si es la primera vez que se pone a trabajar con agora, le recomendamos que empiece por entender bien los conceptos utilizados y qué significan en este programa, para ello puede ir al capítulo 4: Conceptos (pág. 50). Asegúrese de que los comprende perfectamente, de ello depende su rapidez de evolución en el manejo de agora. [Si ya está ud. trabajando en activo con agora, puede omitir la lectura de los 5 primeros capítulos. Aunque sería aconsejable su lectura si el manual que ud. leyó pertenece a versiones anteriores a ésta, ya que incorpora muchas novedades]

•

Si su centro utiliza alguna de las funcionalidades de Estudios Reglados (planes de estudios divididos en ciclos y cursos, actas, boletines, materias incompatibles, créditos o convocatorias, etc.), debe profundizar el capítulo referente al módulo de estudios reglados (pág. 190) antes de realizar cualquier tarea con el programa.

•

Si su centro oferta clases de informática o de repaso (dando diferentes clases a la vez en una misma aula) puede que le interese examinar el apartado ‘Definir un aula multimedia’ (pág. 101).

•

Sea cual sea su edición, es muy importante que conozca el tema de seguridad, capítulo 11 (pág. 185). “Más vale prevenir que curar”.

•

Por último, el presente manual tiene una estructura académica que permite al usuario ir siguiendo los “pasos” que tendríamos que dar para aprender agora, pero en cualquier caso, si usted está interesado en algún capítulo en concreto (como por ejemplo el económico o el de matrículas) no hay ningún problema en que se dirija a éste directamente y luego pase a los otros.

Aún queremos ayudarle más… Además de este MANUAL DEL USUARIO, sepa ud. que también dispone de la AYUDA “ON LINE” del programa, destinados a facilitarle aún más su aprendizaje de las posibilidades de agora. Toda la ayuda “on line”, a la que se puede acceder desde la pantalla principal en la solapa ‘Configuración’ en su apartado ‘Ayuda’, es accesible también de modo contextual en cada ventana pulsando sobre el botón correspondiente o la tecla [F1]. De este modo, el programa mostrará

12 | Manual del Usuario de agora automáticamente la ayuda relativa al tema con el que está trabajando el usuario. Al mismo tiempo cuenta con el respaldo del SERVICIO DE ASISTENCIA O SOPORTE (exclusivo para clientes con CONTRATO DE MANTENIMIENTO) donde aclararán gustosamente todas sus dudas: •

Por teléfono a España (+34) 902198551 o (+34) 964722346

•

Por teléfono a México (+52) 335 351-6015

•

Por teléfono a Argentina (+54) 116 632 2787

•

Por e-mail (agora@kherian.com)

•

A través de la página Web (www.kherian.com, zona de soporte: apartado de consultas, incidencias y sugerencias).

[Para ello, sería conveniente que nuestro personal pudiera contar con el CUESTIONARIO DE FUNCIONAMIENTO de su centro, debidamente rellenado].

Y si, a pesar de todo, aún necesita más ayuda, siempre cuenta con la posibilidad de CONTRATAR EL SERVICIO DE FORMACIÓN ON-LINE O EN SU PROPIO CENTRO a donde se desplazará rápidamente nuestro personal para ofrecerle una formación “a medida” (para ello sólo necesita pedir un presupuesto sin compromiso al Departamento de Asistencia Técnica).

¡Aprender a manejar agora es sencillo y necesario! ¡No dude en utilizar todo el soporte que ofrece Kherian Soft!

Capítulo Primero

1- Instalación del programa 1. Requerimientos de hardware 1.1. Mínimos •

Procesador Intel/AMD a 1 GHz

•

500 MB de RAM

•

200 MB libres disco duro.

•

Adaptador y monitor de vídeo Super VGA (1.024 × 768) de resolución mínima.

•

Disponer de una unidad lectora de CD-ROM o DVD

1.2. Recomendados •

Procesador Intel/AMD a 2 GHz

•

1 GB de RAM.

•

500 Mb libres disco duro.

•

Adaptador y monitor de vídeo Super VGA (1280 × 1024) o de mayor resolución.

2. Requerimientos de software 2.1. Mínimos •

S.O. Windows XP Professional + SP1, Windows XP Home + SP1, Windows 2000 + SP3, Windows 2003 Server, Windows Vista o Windows 2008 Server.

2.2. Recomendados •

Se recomienda encarecidamente el uso de los sistemas Windows XP, Windows 2003 Server, Windows Vista o Windows 2008 Server.

•

Microsoft Office 2000 o superior.

•

Microsoft Internet Explorer 6.0 (suministrado).

3. Instalación. 3.1. Desinstalar versiones anteriores de agora En el caso de que en el equipo exista una instalación de cualquier versión anterior a agora 2009 se tendrá que desinstalar antes de proceder a la instalación de la nueva versión.

14 | Manual del Usuario de agora

Nota: Si tiene datos que desea conservar de su instalación previa, deberá hacer antes una copia de seguridad de los mismos, bien desde la opción del menú del programa, bien copian la subcarpeta Datos en otra ubicación diferente. Para desinstalar deberá seguir los siguientes pasos: a)

Acceder a la utilidad “Agregar o Quitar programas” dentro del Panel de Control de Windows.

Hacer doble clic sobre “Agora” y seguir las instrucciones.

Eliminar el directorio “C:\Archivos de Programa\Agora” (NOTA: en el Windows Vista, debido al sistema de directorios del mismo, deberá haberse realizado la instalación en la ruta “C:\Agora”, por lo que deberemos buscar la carpeta en esta ruta para eliminarla) u otro directorio diferente que se hubiera especificado en la instalación de la instalación antigua (salvo que desee conservar los datos anteriores).

3.2. Instalar agora En el momento de la instalación es imprescindible salir de cualquier programa que esté abierto, inclusive algún antivirus u otros programas que se encuentren residente en memoria. En este sentido Kherian Soft ha chequeado el CD-ROM con los últimos antivirus del mercado. Ninguna de estas precauciones es necesaria en el posterior uso del programa, únicamente en el momento de la instalación. Este proceso puede ralentizarse en algún momento por la gran cantidad de comprobaciones que se realizan, necesitando, en determinados momentos, reiniciar el equipo a petición del proceso de instalación. Le rogamos tenga paciencia. 3.2.1. Instalación de agora Estándar, profesional y Empresarial Instalación de versión de más de un usuario concurrente: Al introducir el CD-ROM automáticamente aparecerá una ventana de presentación donde aparecerán dos opciones posibles: a) Instalar ‘agora’: Aparecerá una ventana con dos nuevas opciones: i. Servidor: Instalará la versión Servidor de ‘agora’. Se elegirá esa opción cuando se esté instalando ‘agora’ en el equipo central (el que contendrá los datos). La ruta de instalación por defecto será: “C:\Archivos de Programa\Agora”, pero podrá cambiarse si el usuario lo considerase oportuno. ii. Cliente: Instalará la versión Cliente de ‘agora’. La ruta de instalación por defecto será: “C:\Archivos de Programa\Agora”, pero podrá cambiarse si el usuario lo considerase oportuno. b) Manual: Manual del usuario en formato .doc y .pdf. Instalación de versión de un usuario concurrente: Al introducir el CD-ROM automáticamente aparecerá una ventana de presentación donde aparecerán dos opciones posibles: a) b)

Instalar ‘agora’: Instalará la versión de ‘agora’ adquirida. La ruta de instalación por defecto será: “C:\Archivos de Programa\Agora”, pero podrá cambiarse si el usuario lo considerase oportuno. Manual: Manual del usuario en formato .doc y .pdf

Capítulo 1 – Instalación del programa | 15

Nota para versiones de más de un usuario concurrente: La instalación del pack servidor instalará el directorio Datos que contendrá las bases de datos de la empresa/s con las que trabajaremos (en el programa se incluyen tres de prueba, y dentro del mismo pueden crearse las que el usuario considere necesarias), por lo cual es necesario recordar la ruta en la que instalemos el programa servidor. En la instalación del pack cliente, por su parte, se nos pedirá la primera vez que arranquemos, además del registro de la aplicación, la ruta de acceso a la base de datos común del servidor (por defecto “C:\Archivos de Programa\Agora\Datos\Comun.mdb” (“C:\Agora\Datos\ Comun.mdb” en Windows Vista), archivo situado en el ordenador servidor, aunque esta ruta cambiará dependiendo de la ruta en que hayamos instalado el programa). Es necesario, al instalar el cliente, hacerlo desde un usuario de Windows con permisos de administrador y, además, este usuario (y no otro) será el que podrá utilizar dicha instalación del programa. Por lo tanto, si se quiere utilizar agora en más de una cuenta de usuario en el mismo ordenador cliente, deberá ser instalado en cada una de las cuentas de usuario que quieran utilizar el programa (que, a su vez, deberán tener permisos de administrador, al menos durante el proceso de instalación. Después pueden ser retirados esos permisos de la forma habitual). Otra cosa a tener en cuenta en la instalación del software cliente es que el usuario de Windows que vaya a usar agora en ese equipo tenga permisos totales de red (escritura/lectura) sobre el directorio Datos del servidor mencionado anteriormente (¡OJO! No confundir con los permisos de administrador necesarios para la instalación).

Nota: (IMPORTANTE: SOLO PARA INSTALACIONES SOBRE MICROSOFT TERMINAL SERVER) No es necesario instalar el programa en cada una de las cuentas de usuario del servidor, dado que el mismo instalador se encargará de hacerlo de forma automática, y quedará disponible para todos los clientes remotos de Terminal Server que abran sesiones en el servidor. 3.2.2. Instalación de agora Corporativo Para la instalación de la edición agora Corporativo se requiere tener instalada y configurada una versión de MS SQL Server™ 2005 o superior, ya que este será el servidor de datos de la aplicación. Para esta edición de agora, hay que dejar claramente diferenciados dos conceptos: Por un lado el servidor local de ficheros, este servidor estará ubicado por defecto en aquel equipo de nuestra red (red local, intranet, VPN etc.) en el que instalemos el pack servidor de agora. Concretamente se trata de la ruta a una carpeta ‘Datos’ que se crea con dicho instalador en la ruta de instalación dada. Dentro de esta carpeta se crearán una serie de ficheros .mdb (Microsoft Access®) que el programa utilizará durante la primera

16 | Manual del Usuario de agora ejecución para crear las bases de datos reales en el servidor SQL Server. De cara al usuario sin embargo la utilidad de este servidor en el uso diario del programa se reduce a las carpetas “Plantillas Impresos” que se crearan dentro de cada carpeta de empresa “AgoraN” y cuya misión será albergar las plantillas del usuario para los impresos del programa. Por otro lado está el servidor de datos que es el servidor SQL Server™ en el que se almacenaran los datos que maneja la aplicación. Este servidor podrá estar ubicado en la propia red local o en una dirección IP remota accesible por internet y contendrá en él las bases de datos ‘Agora_Comun’, ‘Agora_Estructuras’, ‘Agora_Usuarios’, y ‘Agora1...AgoraN’ (una por cada empresa). El proceso de instalación de agora Corporativo es el mismo que se indica para las demás ediciones de la aplicación, pero de modo que el pack servidor se instalará en el equipo que vaya a hacer de servidor local de ficheros. Para los equipos cliente, se procederá a la instalación del pack cliente, del mismo modo que se hace para el resto de ediciones de más de un usuario concurrente. Una vez instalada la aplicación, cada vez que se inicie agora en un equipo con el pack de instalación cliente o servidor, se le pedirán al usuario los datos necesarios para conectar con el servidor de datos MS SQL Server™. Estos datos de conexión se pueden guardar si el usuario lo desea. De este modo no se tendrán que repetir los mismos cada vez que se arranque agora.

Ventana de inicio de sesión de agora Corporativo Nota: La primera vez que se ejecute agora Corporativo, una vez se indiquen los datos correctos de conexión con el servidor de MS SQL Server™, agora lanzará un mensajes de éxito en la conexión y creará en dicho servidor las bases de datos necesarias para trabajar con la aplicación.

Capítulo 1 – Instalación del programa | 17

4. Clave de usuario administrador Si la edición de agora que ha instalado es Profesional o superior, al iniciar el programa se requiere un usuario y una clave con la que nos identificamos para iniciar sesión en el programa. El usuario es ‘Administrador’ y la clave es ‘kherian’, aunque una vez dentro del programa pueden añadirse nuevos usuarios con sus contraseñas o modificar la clave del usuario Administrador.

Ventana de inicio de sesión de agora

5. Registrar agora La primera vez que inicie agora en el PC pedirá los datos de registro. Éstos se componen del nombre del cliente, el nombre de la empresa y la clave de registro. La clave de registro la encontrará en la carta de presentación que se le suministra con el paquete agora. Si tiene usted en su poder una versión de evaluación podrá ejecutar el programa durante 10 días desde la fecha de instalación sin necesidad de introducir la clave de registro. En su primera ejecución del programa, o cuando actualice su versión de agora, se detectará que no tiene fichero de licencia o que está obsoleto. Este fichero de licencia, este es un archivo con extensión “.lic” que le identifica unívocamente como usuario y que se podrá descargar de Internet de forma automática.

En el caso de una actualización, el fichero se descargará de modo automático, en el caso de una primera instalación se le pedirá el nombre de usuario y la clave de la zona de soporte que se le suministran con el paquete agora para poder descargar de modo automático la mencionada licencia.

18 | Manual del Usuario de agora

6. Actualizar agora Mientras tenga activo el servicio de mantenimiento de agora, podrá descargar de Internet las nuevas actualizaciones de la aplicación con todas las mejoras que incorporen, nada más salgan al mercado.

La propia aplicación le avisará de forma automática durante el arranque en cuanto haya una nueva versión disponible.

Capítulo 1 – Instalación del programa | 19 Podrá descargar el fichero ejecutable de la nueva actualización y se iniciará automáticamente el proceso de instalación del modo habitual.

7. Recomendaciones 7.1. Copias de seguridad periódicas Se recomienda realizar copias de seguridad periódicas de los datos ante posibles fallos del sistema como caídas de tensión, roturas del disco, etc.

7.2. Utilice el servicio técnico de Kherian Soft Ante cualquier problema en la instalación o posterior manejo de agora póngase en contacto con nosotros. Ver datos de contacto en la Web www.kherian.com.

8. Notas La aplicación agora está integrado con las herramientas de Microsoft Office®. Para un mejor aprovechamiento de estas prestaciones deberá tener instalado Microsoft Office 2000®, Microsoft Office XP®, Microsoft Office 2003® o Microsoft Office 2007®.

Capítulo Segundo

2- El interfaz del programa 1. La pantalla principal de agora Cuando arrancamos agora, tras las verificaciones iniciales, nos aparecerá siempre la pantalla principal del programa. Desde ella podremos acceder a todas las opciones y posibilidades de la aplicación. Se trata de una presentación semejante a la de algunas de las más recientes aplicaciones Windows® que pueda conocer el usuario, como Microsoft Word®.

Ventana Principal de agora Empresarial y Corporativo. Todas las opciones se encuentran disponibles directamente desde la cinta de opciones de la barra superior. Esta está dividida en varias solapas para facilitar la clasificación de tareas realizables en el programa en las facetas de la gestión de un centro docente. Además, agora incorpora un sistema rápido de búsqueda de acceso directo desde esta pantalla. Esta opción permite dirigirnos directamente a los datos seleccionados sin necesidad de entrar en menús ni ventanas previas. El sistema de búsqueda (situado en la parte derecha de la cinta de opciones en la solapa ‘Inicio’) se compone de varias partes: a la izquierda una lista desplegable donde escoger el criterio destinatario de dicha búsqueda (a elegir entre alumnos, clientes, profesores o grupos); a la derecha los diferentes botones de búsqueda, que determinarán qué campo utilizaremos para la búsqueda. Podremos elegir para la buscar por apellidos/nombre, teléfono, documento identificativo (D.N.I., N.I.F., C.I.F.,...), código numérico o mediante el uso de un lector de de Código de barras. Encima de ambos

Capítulo 2 – El interfaz del programa | 21 apartados tenemos el cuadro de texto destinado a escribir el valor a buscar utilizando los parámetros indicados. Una vez introducido y pulsando el botón de búsqueda correspondiente, nos mostrará por pantalla los resultados obtenidos, proporcionándonos fácil acceso a los mismos. En la zona inferior puede verse una barra de estado, con información de la Empresa y Usuario activo y fecha. Ocasionalmente también se mostrarán aquí mensajes sobre las operaciones que estemos realizando. Zona

Datos

Mensajes:

La Zona de Mensajes informa al usuario de las operaciones actualmente en curso, especialmente cuando éstas requieren un consumo considerable de tiempo de procesamiento.

Empresa:

La Zona de Empresa informa de la Empresa (conjunto de datos) actualmente activa y a la que se refieren los datos mostrados.

Usuario:

La Zona de Usuario muestra la identificación del usuario que en estos momentos está accediendo a los datos y al que se refieren los permisos de acceso.

Fecha:

Muestra la fecha actual del sistema, que es la que se utiliza en todas las operaciones de gestión como fecha actual.

2. La cinta de opciones La cinta de opciones es el “cuadro de mandos” de agora, todas las opciones y operaciones que podamos hacer con la aplicación son accesibles desde ella. Se encuentra dividida por categorías, siguiendo unos patrones de coherencia y facilidad en su manejo. Solapa

Descripción

Inicio

Reúne varias de las opciones albergadas en otras solapas, actuando como un resumen de las opciones de uso más habitual en el programa, facilitando así el acceso rápido a las mismas; desde el alta y modificación de alumnos, clientes y matrículas hasta la edición y cobro de adeudos, pasando por la creación de matrículas y demás opciones útiles. Contiene además un sistema de Búsqueda para localizar con facilidad datos concretos.

Académico

Gestiona todo lo relativo a la oferta académica ofrecida por nuestro centro: profesores que dan clases en el centro y su disponibilidad, los grupos que el centro pone a disposición de sus clientes, las clases que los componen, horarios en los que se imparten, aulas donde se imparten...

Administrativo

Permite gestionar todo lo relativo a la gestión de los alumnos del centro y todo lo relativo a ellos desde su entrada en el centro hasta que dejan el mismo: los alumnos que van a venir a clase en nuestro centro, la matriculación de los alumnos en grupos ofertados, las docencias y asistencias generadas por el día a día de los grupos, la organización de los alumnos en familias, calendarios de los cursos, impresos de partes de docencia, asistencia y horarios...

22 | Manual del Usuario de agora

Económico

Gestiona todo lo relativo a la gestión de las personas pagadoras (clientes) y todo lo relacionado a las mismas: los clientes que van a abonar la estancia en nuestro centro a los alumnos, la generación y cobro (mediante diversas posibilidades de cobro diferentes) de adeudos generados por dichas estancias o por otros conceptos diversos, los pagos al profesorado, emisión de facturas, contabilidad, gastos del centro...

Comercial

[Sólo con el módulo ‘Comercial (CRM)’ o edición Empresarial y Corporativo]. Gestiona aquellas opciones relativas a la gestión de contactos comerciales del centro: agenda detallada de eventos y contactos comerciales, clientes contactados, personal (comercial o no comercial), presupuestos...

Estudios

[Solo con el módulo de ‘Estudios Reglados’ o la edición Empresarial y Corporativo]. Gestiona opciones relativas a la gestión de estudios oficiales en el centro; es decir, estudios reglados que sigan una pauta de cursos y ciclos, comúnmente gestionados vía sistemas de créditos, con incompatibilidades entre asignaturas y demás particularidades exclusivas de los cursos reglados.

Biblioteca

[Solo con el módulo ‘Biblioteca’ o edición Empresarial y Corporativo]. Permite gestionar la compra/venta de material por el centro, permitiéndonos mantener un stock y llevar el control, tanto temporal como económico, de los préstamos y ventas tanto a alumnos como a profesores.

Configuración

En esta solapa podemos modificar opciones de configuración variadas relativas al programa, como los baremos para regular las variables del programa, las diferentes empresas que se puedan crear, controlar la migración de datos entre las diversas empresas que tenemos, y determinar los permisos para los usuarios (posible en todas las ediciones menos la Estándar).

Herramientas

Contiene varios procesos vitales para el manejo del programa, como la sincronización de los datos del programa (para que las cifras y campos calculados se recalculen a su valor correspondiente), la creación de nuevos impresos mediante la herramienta de creación de impresos personalizados de agora, la importación y exportación de datos del programa a diversos formatos, la elaboración de copias de seguridad de los datos, y un largo etcétera de funcionalidades y herramientas adicionales y útiles.

Visibilidad

Permite parametrizar qué es lo que permitimos que el programa nos muestre por pantalla. Podemos cribar los datos que deseemos visualizar acorde a una serie de parámetros definidos en el mismo. Principalmente gira en torno a mostrar aquello que está vigente en estos momentos (activo o no finalizado) o mostrarlo todo, pero ciertos casos requieren un enfoque más concreto.

Tabla de solapas de la cinta de opciones en pantalla principal

Capítulo 2 – El interfaz del programa | 23 Además, en la misma cinta de opciones disponemos de dos opciones adicionales: tenemos el botón agora y las opciones de interfaz. Descripción Botón ‘agora’

Reúne varias de las opciones albergadas en otras solapas para un acceso rápido a las mismas y otras de uso especial, como son la entrada a la zona de soporte web de Kherian Soft, la posibilidad de pedir asistenca remota o telemantenimiento, actualizar la aplicación o ver la pantalla de novedades de agora, donde se podrá informar de ofertas y servicios de Kherian Soft. Además ofrece un acceso rápido a los últimos elementos accedidos recientemente, por si nos interesa volver a acceder a ellos, y un botón para salir de la aplicación.

> Nuevo

Permite dar de alta con rapidez diversos elementos del programa, como alumnos, clientes, grupos o matrículas entre otros.

24 | Manual del Usuario de agora

> Panel de control

Permite acceso rápido al ‘Panel de control’ del programa (accesible desde el menú de configuración), así como a algunas de sus opciones más utilizadas.

> Kherian en Internet

Un acceso rápido a la página Web de Kherian Soft, donde podrá ver las últimas noticias y novedades de nuestro software.

> Soporte Web

Acceso rápido a su ‘Zona de soporte’ dentro de la web del programa. En esta zona personalizada podrá descargar las últimas versiones del programa, reportar incidencias, sugerencias sobre el programa y acceso a compra de packs de SMS si los tuviese habilitados. De aquí puede descargar en formato .pdf o .doc este manual si fuese necesario.

> Novedades de agora

Muestra una ventana en la interfaz del programa informando al usuario de las últimas novedades sobre el programa o de promociones especiales. Esta pantalla se muestra durante el arranque del programa, pero posteriormente puede accederse desde aquí.

> Acerca de agora

Muestra la carátula inicial del programa, donde se muestra la versión de su programa, el número de serie de su edición y el tipo de edición que posee, junto con el nombre de la persona y la empresa poseedoras de la licencia.

Tabla de contenidos del botón agora en la pantalla principal El menú ‘Opciones’, por su parte, situado en la esquina superior derecha de la ventana principal permite modificar el estilo de la ventana (variando entre los 4 posibles) y el tamaño de las fuentes e iconos. Para ver las opciones disponibles en su edición de agora seleccione una de las solapas de la cinta de opciones de la ventana principal del programa, para hacerlo bastará con que se sitúe sobre una de ellas y pulse el botón izquierdo del ratón. Aquellas opciones de que no disponga en su programa le aparecerán sombreadas, y no podrá seleccionarlas (aunque dejando el puntero del ratón por encima podrá ver un ‘tooltip’ que le indicará a qué está destinada esa opción por si le interesase). También podrá acceder al contenido de las solapas a través del teclado.

Capítulo 2 – El interfaz del programa | 25

3. Menús contextuales En casi todas las pantallas de la aplicación encontrará menús contextuales que se desplegarán al pulsar el botón derecho del ratón. De este modo podrá acceder rápidamente a las opciones disponibles para la ventana o el objeto con el que se encuentre trabajando. Generalmente se tratará de opciones disponibles también mediante el teclado o las barras de botones; no obstante, existen algunas excepciones en las que dichas opciones sólo se encontrarán disponibles a partir de estos menús contextuales, como en los casos de las fotografías de alumnos y profesores, por lo que convendrá tenerlos muy en cuenta. Recapitulando: A los menús contextuales puede accederse pulsando el botón derecho del ratón sobre casi cualquier pantalla del programa. El menú que aparecerá dependerá de en qué ventana estemos o sobre qué zona hayamos pulsado. Una vez desplegado el menú contextual podremos pulsar sobre la opción deseada (ahora preferentemente con el botón izquierdo del ratón) o fuera del menú si deseamos cancelar.

Casi cualquier operación importante del programa que podamos realizar sobre una ventana secundaria desplegada, sea del tipo que sea, tiene un menú contextual asociado que nos permite acceder a ella con un simple clic de ratón.

4. Tipos de ventanas El sistema agora cuenta con diversos tipos de ventanas en su aplicación según con que funciones estemos trabajando. Las más importantes son:

4.1. Ventana de lista Las ventanas de tipo lista son aquellas que muestran los datos organizados en filas y columnas. Se utilizan fundamentalmente para la presentación y manipulación masiva de datos. Desde este tipo de pantallas podemos realizar diversas operaciones sobre un conjunto de tablas o datos relacionados (como por ejemplo, alumnos, grupos, profesores, aulas, etc.). También puede realizarse un enlace de los datos con un potente sistema de mailings (envío masivo de SMS, de e-mail o enlace de correspondencia con MS Word®) utilizando asistentes. Asimismo, se puede filtrar, ordenar, buscar rápidamente cualquier registro, listar los registros mostrados (pulsando F11 se muestra otro tipo de listado) y exportar a MS Excel® (Ctrl+E). Las ventanas de lista especiales para las automatizaciones o procesos en bloque

26 | Manual del Usuario de agora de agora además, poseen la virtud de poder realizar selecciones múltiples de registros para realizar con ellos una operación en concreto. Así, pinchando sobre un registro, pulsando la tecla de “Mayúsculas” (para selección múltiple continúa) o “CTRL” (para selección múltiple discontinua) y sin soltarla seleccionando con el ratón otro registro, quedarán seleccionadas varias filas. El tamaño de las ventanas de lista puede agrandarse simplemente pinchando y arrastrando con el ratón sobre los bordes de la ventana.

Ventana de lista de alumnos

4.2. Ventana de edición Las ventanas de tipo edición son las que muestran de forma detallada los datos correspondientes a un mismo concepto o registro. Se utilizan fundamentalmente para la introducción y modificación de datos, aunque también sirven para una visualización detallada registro a registro. Según el modo de edición en que nos encontremos: ‘Altas’, ‘Modificación’ o ‘Consulta’, se activarán o desactivarán determinadas opciones (así, por ejemplo, en ‘Consulta’ se desactivarán los botones de ‘Aceptar’ y ‘Cancelar’, en ‘Altas’ se desactivarán, entre otros, los botones de ‘Listados’ e ‘Impresión’, en ‘Modificación’ se desactivarán los botones de navegación entre registros). Siempre podemos saber en qué modo de edición se ha abierto una ventana de este tipo, pues aparecerá indicado entre corchetes en la propia barra de título de la ventana. En este tipo de ventanas podemos encontrar botones de altas al lado de combos (campos desplegables) para crear nuevos baremos sin necesidad de salir de la propia ventana. Además, existen campos, como por ejemplo el usuario y máquina (que aparecen en todas las operaciones económicas como adeudos, cobros, domiciliaciones, etc.), que no son modificables y aparecen sombreados en una celda azul.

Capítulo 2 – El interfaz del programa | 27

Ventana de edición de alumnos

4.3. Ventana de gestión centralizada Las ventanas de tipo ‘Gestión centralizada’ son aquellas que muestran todos los datos relacionados de un modo global e intuitivo, permitiendo al usuario una visión de conjunto. Desde ellas se pueden efectuar también las mismas operaciones que en el resto de ventanas (matricular, cobrar, ver estadísticas, etc.). Existen 7 ventanas de ‘Gestiones centralizadas’ en agora: alumnos, clientes, profesores, personal, grupos, aulas y biblioteca. Este tipo de ventana está dividida en cuatro partes: 1)

Lista principal: situada en la zona izquierda. En esta lista seleccionamos el ítem del que queremos consultar los datos (alumno, cliente, profesor, etc.). Cuando este apartado está desplegado, el de Elementos Vinculados se oculta y viceversa.

Elementos vinculados: situados en la zona izquierda. Permite seleccionar los datos relacionados que aparecerán en pantalla de visualización. Según en qué ventana de gestión nos encontremos, visualizaremos unos iconos u otros (por ejemplo, en alumnos, visualizar los adeudos asociados al alumno seleccionado, matrículas, notas, asistencias,…). Cuando este apartado está desplegado, la Lista Principal se oculta y viceversa

Datos de visualización permanente: Está situada a la derecha de la lista principal y sobre la pantalla de visualización de datos. Son los datos básicos del ítem seleccionado en la lista principal. De esta manera, aunque vayamos cambiando de pantalla de visualización de datos, siempre tendremos presente los datos básicos del ítem escogido.

Pantalla de visualización de datos: situada en primer plano a la derecha de los iconos de selección de vistas. Permite visualizar los datos relacionados según el icono que hayamos escogido y realizar las operaciones pertinentes.

28 | Manual del Usuario de agora

Gestión centralizada de alumnos (elementos vinculados desplegado)

Gestión centralizada de alumnos (listado principal desplegado)

Cabe destacar un botón específico de las barras de botones de este tipo de ventana. Se trata del botón “Actualizar sincronización de datos”. La utilidad de este botón es para que, si modificamos algún dato de los que

Capítulo 2 – El interfaz del programa | 29 componen los Datos de visualización permanente, este cambio se actualice en el ítem correspondiente de la lista principal.

4.4. Ventana de consulta Las ventanas de consulta son aquellas que muestran los datos, resultado de la consulta seleccionada. Son un tipo especial de ventana de lista, diseñadas específicamente para mostrar Consultas de Datos Cruzados. No deben confundirse con el modo ‘Consulta’ (sólo lectura) que es particular de las ventanas de edición. No obstante, las ventanas del tipo que nos ocupa se utilizan exclusivamente para mostrar conjuntos de datos relacionados, por lo que en principio no es posible realizar operaciones de modificación ni introducción de datos. Sin embargo, podemos modificar los datos resultantes si marcamos la opción correspondiente en el ‘Panel de control’, con la consiguiente pérdida de rendimiento. Desde este tipo de ventanas puede realizarse un enlace de los datos con un potente sistema de mailing, utilizando asistentes (a partir de la edición Profesional).

Ventana de Consulta de Grupos por Alumno

4.5. Ventana de estadísticas Las ventanas de estadísticas son aquellas en las que podemos ver los totales de los datos seleccionados acompañados de una representación gráfica de los mismos. Las ventanas permiten una visualización rápida de datos comparativos y de totales. En una ventana de tipo estadística podemos encontrar tres áreas: 1)

Área de datos: Aparecen listados de modo detallado los datos globalizados que generan la estadística (zona izquierda). Mediante el menú contextual este apartado puede ocultarse para acomodar la visión de la gráfica).

Área gráfica: Se visualizan los datos en modo gráfico de modo que se pueda apreciar fácilmente las relaciones y proporciones (zona derecha).

Área de porcentajes y totales: Se visualizan en modo de porcentajes o totales un resumen de los datos anteriores (situado encima de las otras dos áreas).

30 | Manual del Usuario de agora Esta ventana puede maximizarse, permitiendo aumentar el tamaño visible de las gráficas, y las gráficas son configurables en color, leyendas, opciones de visibilidad por porcentajes, 2D/3D y un largo etc... Además podemos salvar la gráfica en cierto momento y volver a la gráfica salvada sin importar los cambios que le hayamos hecho.

Ventana de Estadísticas de Asistencia Media

5. Barras de botones Todas las pantallas de tratamiento de datos presentan su propia barra de botones. Sencillos iconos representan las tareas más comunes, haciendo que todas las ventanas presenten un aspecto funcional muy semejante, facilitando su utilización por el usuario. Además de esta representación gráfica, puede saberse que operaciones realiza un determinado botón simplemente dejando reposar el ratón sobre él, una etiqueta flotante nos identificará la acción que realiza.

Barra de botones en lista de alumnos

Barra de botones en lista de adeudos

Barra de botones en modificación de grupos.

Barra de botones genérica en modo consulta.

Barra de botones genérica en gestión centralizada.

Capítulo 2 – El interfaz del programa | 31 Aunque en agora cada pantalla tiene su propia barra de botones, existe mucha semejanza en aquellos casos en que coincide la funcionalidad. Así, una ventana que presenta listas de datos tendrá generalmente botones de altas, modificación, borrado, filtros, quitar filtros, listar datos en pantalla, listar datos por impresora, opciones para ordenar y buscar los datos, etc... Por el contrario una ventana que nos muestra unos datos a editar (añadir o consultar en detalle), tendrá botones para aceptar o cancelar los cambios, para desplazarse o buscar otros registros, etc... Ocasionalmente también pueden encontrarse botones sueltos, normalmente acompañando a un dato concreto, que permiten realizar algunas operaciones con él. Prácticamente todas las operaciones con datos del programa pueden realizarse desde estos botones.

6. Convenciones de teclado La aplicación ha sido especialmente diseñada para simplificar su utilización por parte del usuario, de modo que éste pueda acceder a todas las opciones de un modo rápido, eficaz, intuitivo y variable. Para ello se ha tratado de que todas las opciones se encuentren disponibles por medio del teclado. Un papel especial juegan, a este respecto, las denominadas teclas de acceso rápido, que a continuación se enumeran: Tecla

Descripción

[ctrl.] + P

Panel de control de agora

[Ctrl] + A

Gestión de Alumnos

[Ctrl] + C

Fichero de Clientes

[Ctrl] + G

Fichero de Grupos

[Ctrl] + M

Matrícula Rápida

[ctrl.] + X

Abandonar el Programa

Activa la ayuda contextual del Programa

Tabla de teclas de acceso rápido. Las Ventanas del tipo ‘Lista’ de datos poseen sus propias teclas de acceso rápido, que permiten acceder a la mayoría de sus opciones con una simple pulsación de teclado. A continuación se enumeran estas teclas: Teclas

Descripción

[Insert]

Añadir un nuevo registro (fila)

[Supr]

Eliminar registro (fila) activo

[F1]

Activa ayuda en línea de la ventana

[F5]

Consulta detallada del registro (fila) activo

[F7]

Editar el registro (fila) activo

32 | Manual del Usuario de agora

[F8]

Mostrar Listado

[F9]

Imprimir Listado

[Esc]

Cerrar la Ventana

[F12]

Se limita simplemente a mandar a impresora la ventana tal cual aparece en pantalla en esos momentos

[ctrl.+E]

Exporta a Excel los datos de la lista [A partir de la edición Profesional]

Tabla de teclas rápidas en listas de datos. También las teclas de cursor permiten desplazarse por los distintos registros de la ventana. Las ventanas del tipo ‘Edición’ (presentación detallada de datos) poseen estas teclas de acceso rápido y permiten acceder a la mayoría de sus opciones con una simple pulsación de teclado: Teclas

Descripción

[F1]

Activa ayuda de la ventana

[F3]

Buscar registro

[F8]

Mostrar listado (previsualizar)

[F9]

Imprimir listado

[F10]

Aceptar - Guardar los cambios

[ctrl...] + [Tab]

Se desplaza a la pestaña siguiente (si es el caso)

[ctrl…] + [Enter]

Aceptar - Guardar los cambios (igual que F10)

[Esc]

Cancela los cambios y cierra la ventana

Teclas de acceso rápido en ventanas de edición. También puede accederse directamente a los campos pulsando [ALT] y la tecla de aceleración (letra subrayada) definida en cada caso.

Capítulo Tercero

3- Procesamiento de datos 1. Desplazamiento por los datos Uno de los factores determinantes de la agilidad de una aplicación de gestión es la posibilidad de desplazamiento por los datos. A este respecto agora ofrece una gran variedad de posibilidades de desplazamiento, éste variará significativamente según estemos en una ventana de lista de datos o en una de edición de datos.

1.1. Desplazamiento por campos Este tipo de desplazamiento es dato a dato, por ejemplo, del nombre a los apellidos de un alumno. Existen diversas maneras de desplazarse por los campos en una ventana de edición: •

Utilizando las teclas de navegación entre campos. (Véase cuadro adjunto)

•

Posicionando el cursor del ratón sobre la zona de edición del campo deseado.

•

Haciendo uso de las teclas de aceleración.

Operación

Efecto

Disponible

Pulsar [TAB]

El foco pasa al campo siguiente

Siempre

Pulsar [MAY] + [TAB]

El foco pasa al campo anterior

Siempre

Pulsar [ENTER]

El foco pasa al campo siguiente

Si está activada la opción en el ‘Panel de control’ de agora

Pulsar [MAY] + [ENTER]

El foco pasa al campo anterior

Si está activada la opción en el ‘Panel de control’ de agora

Pulsar [Re Pág]

El foco pasa al campo anterior

Si está activada la opción en el ‘Panel de control’ de agora

Pulsar [Av Pág]

El foco pasa al campo siguiente

Si está activada la opción en el ‘Panel de control’ de agora

Clic de Ratón

El foco pasa al campo seleccionado

Siempre

Pulsar [ALT] + [tecla subrayada]

El foco pasa al campo seleccionado

Siempre que la etiqueta tenga un carácter de aceleración (subrayado).

Pulsar [Ctrl] + [TAB]

El foco pasa a la solapa (pestaña) siguiente

Cuando la ventana tenga solapas (pestañas).

Desplazamiento por campos.

34 | Manual del Usuario de agora

1.2. Desplazamiento por registros Se trata de un desplazamiento por conjuntos de datos, por ejemplo de los datos de un alumno a los de otro. agora ofrece distintas posibilidades de navegar entre registros. Según el tipo de ventana éstas pueden ser muy diferentes. En ventanas de tipo ‘Lista’: •

Con las teclas del cursor.

•

Con la barra de desplazamiento a la derecha de la ventana (disponible sólo si hay más registros de los que se pueden mostrar).

•

Con botón de navegación en ratón (sólo si el ratón dispone del dispositivo y software adecuados).

•

Mediante ordenación y búsqueda directa.

En ventanas de tipo ‘Edición’: •

Con los botones de desplazamiento. (Sólo disponible en modo Consulta)

•

Con la opción ‘Buscar’ o pulsando [F3]. (No disponible en modalidad de ‘Altas’)

Operación

Efecto

Tipo Ventana

Disponible

Botones de desplazamiento

Se desplazan al primer, al último, al siguiente o al anterior registro (dependiendo del botón pulsado).

Edición

Modo consulta o pantalla de gestión centralizada

Barra de desplazamiento lateral

Avanza registros en la dirección indicada

Lista

Siempre que haya más registros de los que se pueden mostrar

Botón de navegación del ratón

Simula pulsación de la barra de desplazamiento lateral

Lista

Si se tiene el dispositivo y se ha instalado el software adecuado.

Ordenación

Reorganiza los registros en función de un campo concreto

Lista

Siempre

Búsqueda

Localiza el primer registro que cumple o se aproxima al criterio de búsqueda para el campo seleccionado

Lista

Siempre

Buscar en edición o pulsar [F3]

Lista los registros disponibles y se desplaza al seleccionado

Edición

Modo consulta o modificar

Desplazamiento por Registros.

Capítulo 3 – Procesamiento de Datos | 35

2. Manipulación de datos. El objeto de un programa de gestión es la introducción y manipulación de datos (sin olvidar el tratamiento, presentación, consulta y operaciones posteriores). Los procesos de fundamentalmente tres:

introducción

•

Añadir datos

•

Modificar datos

•

Eliminar datos

manipulación

datos

son

A los que habremos de añadir tres conceptos para comprender adecuadamente la manipulación de datos: •

Vista en modo ‘Consulta’

•

Guardar los cambios

•

Cancelar los cambios

2.1. Añadir datos Al proceso de añadir datos se le denomina modalidad de ‘Altas’. Continuamente nos vemos en la necesidad de introducir nuevos datos (nuevos grupos, nuevas clases, nuevos alumnos, nuevas matrículas). Todos ellos son procesos de altas. En un alta lo que hacemos propiamente es añadir un nuevo registro (o fila) a una tabla (o lista de datos) dada. El modo más habitual de dar un alta será utilizando esta opción en la ventana de ‘Lista’ correspondiente (icono [+]); por ejemplo, en el ‘Fichero de alumnos’ si queremos dar de alta un nuevo alumno. También, si se trata de datos de contenido docente, podremos dar un alta directamente desde el apartado ‘Nuevo...’ del ‘botón agora’, seleccionando cualquiera de sus opciones según el nuevo registro a crear. Podemos acceder a cada alta también mediante la opción situada en la solapa correspondiente de la cinta de opciones (por ejemplo, para un nuevo alumno, accederemos a la opción ‘Nuevo alumno’ en la solapa ‘Administrativo’ de la cinta de opciones). En algunos casos es posible igualmente dar un alta desde otra ventana de edición; por ejemplo, un nuevo alumno desde la pantalla de alta de matrículas. Esta opción, sin embargo, no es aconsejable salvo por motivos de velocidad, para evitar tener que abandonar la ventana actual. Sea cual sea el modo escogido, al dar un alta nos aparecerá la ventana en modo de ‘Edición’ correspondiente con todos sus datos en blanco o con el valor por defecto predefinido. En ella deberemos cubrir, cuanto menos, los datos requeridos. Atención: cualquier modificación hecha en un alta no se guarda hasta que pulsamos el botón ‘Aceptar’ o realizamos un alta anidada (dentro de la propia alta) en un conjunto de datos vinculado; ya que si salimos por el icono de la ventana, cancela y no guarda los cambios. Si se tiene establecida la opción ‘Altas continuas’ en la opción ‘Preferencias’ del ‘Panel de control’ (solapa ‘Configuración’), al validar un alta

36 | Manual del Usuario de agora se generará una nueva automáticamente y así sucesivamente hasta que cancelemos o cerremos la ventana.

Operaciones

Tipo Ventana

Disponible

Botón ‘Altas’

Lista o edición mixta

Depende de permisos o de modalidad en el caso de ventana edición (distinta de consulta)

Pulsar [Insert]

Lista o edición mixta

Depende de permisos o de modalidad en el caso de ventana edición (distinta de consulta)

Menú contextual [Alta]

Lista o edición mixta

Depende de permisos o de modalidad en el caso de ventana edición (distinta de consulta)

Botón individual de ‘Alta’

Edición

Sólo en algunos casos muy concretos. (Matrículas, clases...)

Botón ‘Localizar’ (prismáticos)

Edición mixta

Modalidad ‘Altas’ o ‘Modificar’

Botón ‘Nuevo...’ en solapa correspondiente

Principal

Depende de permisos.

Opción ‘Nuevo...’ en botón agora

Principal

Depende de permisos.

Posibilidades alternativas de añadir datos.

2.2. Modificar datos Al proceso de modificar datos se le denomina modalidad de ‘Edición’. Es de lo más habitual que nos veamos obligados a modificar, añadir o corregir los datos que estamos manejando. Al modificar datos lo que propiamente hacemos es modificar un registro (o fila) de una tabla (o lista de datos) dada. El modo general de modificar un registro es activar en la ventana de ‘Lista’ la opción ‘Editar’ cuando está seleccionado el registro (o la fila) que queremos modificar. También podemos hacer doble clic sobre el registro (o la fila) en cuestión. Al modificar una fila nos aparecerá la ventana de ‘Edición’ correspondiente con los datos previos de la fila. Cualquier modificación que hagamos deberá cumplir los mismos requerimientos que el alta anterior. Además el programa verificará los vínculos actuales de la fila por si ésta no pudiera ser modificada. Cualquier variación de los datos no se guardará hasta que no pulsemos sobre el botón ‘Aceptar’. Si estamos trabajando en red y otro usuario está editando la misma fila, un mensaje nos advertirá de esta circunstancia, impidiéndonos modificar la fila hasta que el otro usuario concluya sus modificaciones.

Capítulo 3 – Procesamiento de Datos | 37

Operaciones

Tipo Ventana

Disponible

Botón ‘Editar’

Lista o edición mixta

Depende de permisos o de modalidad en el caso de ventana edición (distinta de consulta)

Pulsar [F7]

Lista o edición mixta

Depende de permisos o de modalidad en el caso de ventana edición (distinta de consulta)

Menú contextual [Modificaciones o Modificar]

Lista o edición mixta

Depende de permisos o de modalidad en el caso de ventana edición (distinta de consulta)

Doble clic

Lista o edición mixta

Depende de permisos o de modalidad en el caso de ventana edición (distinta de consulta)

Posibilidades alternativas de modificar datos.

2.3. Eliminar datos Al eliminar o borrar datos lo que hacemos propiamente es suprimir uno o varios registros (o filas) de una tabla (o lista de datos). La operación de eliminar filas no es reversible por lo que deberemos de estar muy seguros antes de dar este paso. Como medida de precaución el programa pedirá siempre al usuario que confirme su petición de borrado. Para borrar una fila concreta deberemos situarnos sobre ella en la ventana de lista correspondiente y accionar la opción de Eliminar [-]. En ciertas ocasiones no eliminamos el registro (fila) de la base de datos, sino el vínculo de un dato concreto, como por ejemplo un grupo en la matrícula. El dato seguirá existiendo en la base de datos, pero no estará vinculado con el dato desde el que estamos eliminando el vínculo. Si estamos trabajando en red y otro usuario tiene abierto la fila que queremos borrar se nos denegará el permiso. El programa también verificará los vínculos del registro actual por si tuviera registros secundarios vinculados y por tanto no debiera ser borrado en cuyo caso suspenderá la acción. Si intentamos acceder a un registro (fila) borrado por otro usuario el programa nos advertirá del error.

Operaciones

Tipo Ventana

Disponible

Botón ‘Eliminar’

Lista o edición mixta

Depende de permisos o de modalidad en el caso de ventana edición (distinta de consulta)

Pulsar [Supr]

Lista o edición mixta

Depende de permisos o de modalidad en el caso de ventana edición (distinta de consulta)

Menú contextual [Bajas]

Lista o edición mixta

Depende de permisos o de modalidad en el caso de ventana edición (distinta de consulta)

Posibilidades alternativas de eliminar datos.

38 | Manual del Usuario de agora

2.4. Vista en modo consulta Cuando queremos examinar en detalle los datos de un modo rápido y flexible, la mejor opción es la vista en modo ‘Consulta’. En esta modalidad pueden verse todos los datos, pero no modificarse. Para iniciar la consulta en un registro concreto basta con situarnos sobre él y activar la opción ‘Consulta’ en la ventana de lista correspondiente. Esta acción lanzará la ventana de edición correlativa en modalidad de sólo lectura. También puede iniciarse la consulta en cualquier registro y recorrerlos luego uno a uno o saltando entre ellos, etc...

Operaciones

Tipo Ventana

Disponible

Botón ‘Consulta’

Lista, edición mixta o consulta

Siempre

Menú contextual [modo consulta]

Lista o edición mixta

Siempre

Pulsar [F5]

Lista, edición mixta o consulta

Siempre

Posibilidades alternativas de vista en modo consulta.

2.5. Guardar los cambios Cada vez que realizamos una petición de guardar cambios el programa realiza una gran cantidad de verificaciones de todo tipo, los datos no se guardarán salvo que supere satisfactoriamente todas las verificaciones. Nº

Verificación

Verifica que el registro no esté siendo modificado simultáneamente por otro usuario (en instalaciones de red -multiusuario-).

Verifica que el registro sea realmente modificable en función de sus vínculos con otros registros.

Verifica que estén cumplimentados todos los datos que el programa estipula como ineludiblemente requeridos para un correcto funcionamiento.

Verifica, en la medida de los posible, que los datos sean coherentes; por ejemplo, que no se establezcan dos clases con el mismo profesor en distintas aulas y con el mismo horario. El programa permitirá al usuario realizar estas operaciones pero previamente le advertirá de la falta de coherencia y aconsejará cancelar; no obstante, la última decisión corresponde al usuario.

Actualiza y compagina registros vinculados si fuese el caso.

Realiza otras verificaciones específicas dependiendo del tipo de datos tratado.

Verificaciones al guardar los cambios.

Capítulo 3 – Procesamiento de Datos | 39

Para indicar al programa que debe guardar los cambios, podemos optar por uno de los siguientes medios: Operación

Tipo Ventana

Disponible

Botón ‘Aceptar’

Edición / Verificación

Sólo en modalidad de ‘Altas’ o ‘Edición’

Pulsar [F10] o [Ctrl] + [ENTER]

Edición

Sólo en modalidad de ‘Altas’ o ‘Edición’

Menú contextual [Aceptar]

Edición

Sólo en modalidad de ‘Altas’ o ‘Edición’

Posibilidades alternativas de guardar los cambios. Salvo en el caso de estar dando un alta y tener activadas Altas Continuas en ‘Panel de control > Preferencias’, la pulsación en aceptar y la posterior operación de guardar los datos concluye cerrando la ventana de edición desde la que se ha realizado la petición de guardar los cambios.

2.6. Cancelar los cambios Cancelar los cambios anula cualquier modificación hecha, no guardada con anterioridad en ‘Edición’, y no agrega el nuevo registro en el caso de ‘Altas’. Puesto que la opción de ‘Cancelar’ no es reversible se pide confirmación al usuario antes de proceder definitivamente a la cancelación (salvo que se esté en modalidad de Altas Continuas). También cerrar la ventana de edición correspondiente conlleva implícitamente una cancelación y viceversa, una cancelación conlleva cerrar la ventana. Cualquier proceso de cancelación o cierre de ventana puede ser útil para cancelar una operación en curso.

Operación

Tipo de Ventana

Disponible

Pulsar [Esc]

Edición / Verificación

Modalidad de ‘Altas’ o ‘Edición’

Botón Cancelar

Edición / Verificación

Modalidad de ‘Altas’ o ‘Edición’

Botón Cerrar

Edición / Verificación

Modalidad de ‘Altas’ o ‘Edición’

Menú Contextual [Cerrar] o [Cancelar]

Edición

Modalidad de ‘Altas’ o ‘Edición’

Posibilidades alternativas de cancelar los cambios.

3. Búsqueda y ordenación de datos La agilidad de una aplicación de gestión depende en buena medida de su capacidad para ordenar y buscar los datos en cualquier combinación posible y desde cualquier lugar. agora integra estas facilidades de forma sistemática e idéntica (para simplificar su uso) en todas sus pantallas de manipulación y consulta de datos. Tres son los conceptos implicados:

40 | Manual del Usuario de agora •

Ordenación

•

Búsqueda

•

Localización y vinculación

3.1. Ordenar datos Generalmente los datos se muestran ordenados, por defecto, por su código de entrada. Esta ordenación es casi siempre ascendente, salvo casos concretos como cobros, docencia, asistencia etc., en que es descendente. En las ventanas de tipo lista, se mantiene el último orden establecido para la próxima vez que se ejecute agora, siempre que esté activada la opción correspondiente en el ‘Panel de control’. Al mismo tiempo, cuando se accede a cualquier registro, al salir de éste se mantiene dicha selección, con lo que evita tener que volver a buscar el registro anteriormente marcado.

Ventana de lista ordenada por apellidos, ascendente, buscando por la r. Los conjuntos de datos se muestran siempre en ventanas de lista de datos (los conjuntos de datos aparecen como una serie de filas). Estas ventanas poseen una utilidad para reorganizar los datos por el campo que se desee de entre los que aparecen. En la ventana de lista de alumnos de arriba podríamos ordenar por nombre, apellidos, NIF, teléfono,etc… En la barra de botones de las ventanas de lista podemos encontrar una lista desplegable en la que figura el nombre del campo por el que están ordenados actualmente los datos. Seleccionando un nuevo campo en la lista el programa ordenará los campos por la nueva selección (en el ejemplo los datos han sido ordenados por alumno ascendente). La ordenación podrá ser en cualquier caso ascendente [ASC] (de menor a mayor) o descendente [DES] (de mayor a menor). Podrá visualizarse el modo de ordenación activo a la derecha del nombre del campo. En el ejemplo

Capítulo 3 – Procesamiento de Datos | 41 de arriba la lista está ordenada por el campo alumnos y la ordenación es descendente. Esto también puede hacerse de una manera más fácil con un simple clic del botón izquierdo del ratón sobre la cabecera de su columna correspondiente. De la misma manera, si mantenemos pulsada la tecla ALT a la vez que hacemos clic, ordenaremos la lista en sentido descendente. El campo por el que están ordenados los campos es también el campo al que se refiere el criterio de búsqueda en el cuadro de texto adjunto.

3.2. Buscar datos El programa ofrece cuatro sistemas básicos de búsqueda. Dependiendo el tipo de ventana en el que nos encontremos ejecutaremos uno u otro: 1)

En la ventana o pantalla principal, disponemos de un sistema rápido de búsqueda sin necesidad de entrar en menús ni ventanas (explicado en el capítulo 2, apartado 1).

En las solapas de la cinta de opciones, disponemos (en determinados apartados, como alumno, profesor, grupo, material, etc.) de una opción llamada ‘Buscar…’ el ítem que corresponda para cada caso. Muy útil para realizar prefiltros en las ventanas de lista (ya que solo aparecerán aquellos registros que cumplan la precondición de búsqueda introducida).

En las ventanas de lista y semejantes la búsqueda se encuentra estrechamente ligada a la ordenación. Los datos se encuentran siempre ordenados en función de un campo que aparece destacado en la lista desplegable de la ‘Barra de botones’. A la derecha de esta barra encontramos una caja de texto. Escribiendo en ella los primeros caracteres del registro buscado (siempre teniendo en cuenta el campo seleccionado en ordenación, que es por el que buscará el programa), nos posicionará inmediatamente en él, o más exactamente en el primero que cumpla con el criterio de búsqueda.También es posible introducir comodines (*) en el texto a buscar. Esto es, si por ejemplo hemos ordenado el campo por apellido descendente, pero no sabemos el apellido concreto (no recordamos si era Gómez, Ramírez,...), y ahora escribimos en la caja de texto el comodín (*) y las letras “ez” que sabemos incluidas en el apellido del alumno buscado, nos aparecerá seleccionado el primer registro que cumpla esa condición (en este caso, que acabe por las letras “ez”).

En las ventanas de edición, pulsando sobre el botón ‘Buscar’ [Prismáticos] (siempre que no estemos en modalidad ‘Altas’) nos aparecerá una nueva ventana, muy semejante a las de lista (como la que puede verse más abajo), en la que también podremos utilizar los métodos de búsqueda de este tipo de ventanas para localizar un registro concreto, una vez localizado bastará con que pulsemos sobre ‘Aceptar’ o hagamos ‘doble clic’ sobre él para que nos desplacemos a este registro.

42 | Manual del Usuario de agora

Ventana de localizar al pulsar sobre búsqueda.

3.3. Localizar y vincular Una modalidad sofisticada de búsqueda es aquella que sirve para localizar registros y vincularlos al registro activo. Funciona de modo muy semejante a la búsqueda en ventanas de edición, con la salvedad de que no nos desplazamos al registro seleccionado sino que lo vinculamos al registro activo, ya sea como tal registro, ya anexionando algunos de sus datos, ya creando un nuevo registro de vínculo. Un ejemplo es vincular una clase que ya existe a un grupo nuevo, con lo que dicha clase pasaría a estar relacionada con dicho grupo, junto a cualquier otro grupo que ya tuviese vinculado.

Ventana de edición de grupos.

Capítulo 3 – Procesamiento de Datos | 43 Estas operaciones de localizar y vincular pueden realizarse tanto desde el botón ‘Localizar’ en las ventanas de edición mixtas, que tienen una lista asociada (como puede verse en la ventana de grupos, más arriba, que vincula al grupo con las clases incluidas) como desde el botón individual de búsqueda (prismáticos pequeños), que vincula a un campo concreto, en aquellas pantallas en que aparece. Cuando realizamos una operación de localizar y vincular nos aparecerá una ventana idéntica a la que se nos muestra al pulsar el botón buscar, muy semejante a las ventanas de lista (véase más arriba ejemplo de localizar profesores), en la que tendremos que localizar y seleccionar el registro a vincular haciendo doble clic sobre él o pulsando ‘Aceptar’ (siempre en la ventana de búsqueda).

4. Filtrar datos En ocasiones, especialmente cuando el volumen de datos es considerable, puede ser especialmente útil Filtrar los Datos; esto es, pedir al programa que nos muestre sólo aquel conjunto de datos con el que queremos trabajar. agora nos permite filtrar a dos niveles: 1)

A un nivel funcional: El programa tiene predefinidos una serie de filtros útiles que se aplican simultáneamente a todas las opciones del programa y que pueden activarse y desactivarse con gran facilidad. Se trata de selecciones de interés general, como por ejemplo, visualizar sólo aquellos alumnos actualmente vigentes (que aún asisten a clases), los cobros del último año, los adeudos aún no pagados, los grupos aún ofertados, las matrículas no finalizadas, etc... Estos filtros funcionales se aplican en todo el programa y pueden activarse, de modo general o permanente, a través el apartado ‘Visibilidad’ del ‘Panel de control’ (en la solapa ‘Herramientas’), de modo ocasional o temporal (solo válido para la sesión en curso), desde los ítems de la solapa Visibilidad.

A un nivel local y configurable: Desde las ventanas de lista y semejantes es posible definir nuevos filtros que se aplicarán únicamente sobre el conjunto de datos para el que han sido definidos. Una vez creado el filtro se guardará y para volverlo a aplicar bastará con seleccionarlo desde la opción ‘Filtros’ de la barra de botones o del menú contextual.

En este caso podremos restringir el rango de valores para un campo concreto. Podremos añadir hasta 20 condiciones en cada filtro y no hay límite definido en el número de filtros consecutivos que podemos aplicar (aunque el total de condiciones impuestas a los filtros no puede ser superior a 255). Cuando se aplica un filtro sobre datos ya filtrados se suman los filtros, quedando sólo aquellos registros que cumplan con las condiciones exigidas por todos ellos.

4.1. Añadir un nuevo filtro Para cada tabla o conjunto de datos podemos definir de modo permanente todos los filtros que queramos por cualquier campo y bajo las condiciones que deseemos. Los filtros sólo pueden definirse desde Ventanas de Lista y semejantes. Seleccionando la opción ‘Filtro’ aparecerá la ventana de filtros correspondiente, con todos los filtros definidos para esa tabla.

44 | Manual del Usuario de agora

Ventana de lista de filtros. Si no aparece ningún filtro por defecto habrá que crearlo. Para ello, al pinchar sobre el icono, aparecerá la ventana para la descripción de filtros en la que podremos crear tantos y tan variados filtros como queramos. Así, pinchamos sobre el icono más [+] (Agregar nuevo filtro) y el Asistente nos va a guiar paso a paso en la generación de nuevos filtros. Por ejemplo, imaginemos que queremos saber los adeudos generados de un determinado mes. Pues bien, iríamos a la solapa ‘Económico', escogiendo la opción ‘Adeudos’. Aparecería la ventana de lista con todos los adeudos, y pincharíamos sobre el botón de filtro. Una vez comprobado que ese filtro no está ya creado, pinchamos sobre el botón de altas (símbolo +). Primero aparecerá una ventana para seleccionar el campo de datos por el que queramos filtrar los datos que estará en blanco, pinchando en la flecha de la derecha del espacio en blanco se desplegarán las opciones disponibles, elegimos una (para nuestro ejemplo: fecha de emisión del adeudo) y le damos a siguiente.

Capítulo 3 – Procesamiento de Datos | 45 En la siguiente ventana ya podemos observar como el dato elegido aparece en el cuadro inferior, que es el que vamos a ir configurando nosotros. Ahora se nos pide el criterio de comparación, en el que, desplegando las opciones podemos encontrar ‘contiene’, ‘diferente a’, ‘empieza por’, ‘entre’, ‘igual a’ (éste, si el campo seleccionado es texto, si fuera numérico, sería ‘mayor’ o ‘igual a’); elegiremos uno (para nuestro ejemplo: entre). Le damos a siguiente.

Ahora tenemos que escribir los valores de comparación; éstos pueden ser variables (indicaremos el valor cada vez que ejecutemos el filtro) o fijos (siempre que ejecutemos el filtro el valor de comparación será el mismo). Para definirlo variable deberemos escribir el valor entre los signos # y @, así cada vez que ejecutemos el filtro, se nos pedirá rellenarlo, (p.ej., si ponemos #fechainicio@, al ejecutar el filtro, se nos pedirá que rellenemos la fecha de inicio por la que vamos a filtrar los datos, en este caso también ponemos #fechafin@). Si ya tenemos claro cuál es la fecha, no hará falta escribirlo entre # y @ (filtro fijo), lo podemos hacer directamente (pero ya no nos servirá para poner otra fecha, lo cual no es muy práctico en este caso). Le damos a siguiente.

46 | Manual del Usuario de agora La siguiente ventana nos informará de que la actual condición se ha guardado, y nos preguntará si deseamos añadir más condiciones al filtro.

Si le decimos que sí, volveremos a empezar el proceso que se unirá al que ya tenemos. Si le decimos que no, iremos a la siguiente ventana donde señalaremos la vinculación de condiciones (se cumple al menos una condición o se cumplen todas las condiciones), la primera opción significa que de todas las condiciones que hayamos definido, al menos una se cumple, aunque no necesariamente todas; sin embargo, si escogemos que se cumplan todas, será necesario que realmente cumpla todas las condiciones definidas para realizar la selección, de manera que si cumple algunas, pero no todas, el programa no la tendrá en cuenta. Le damos a siguiente.

Aparecerá otra ventana para escribir la denominación del filtro, éste es el nombre con el que aparecerá en la ventana principal de filtros. Le damos a siguiente. Una ventana de información nos dirá que ya podemos generar el filtro y que pulsemos al botón ‘Terminar’, aceptaremos y pulsaremos ‘Terminar’.

Capítulo 3 – Procesamiento de Datos | 47

Ahora otra ventana nos informará de que el filtro ha sido creado con éxito. Aceptamos y nos aparece automáticamente la ventana principal de filtros con la descripción del filtro que hemos creado. Para ejecutarlo sólo tenemos que hacer doble clic sobre él, o bien pinchar sobre el icono de aceptar situado a la izquierda en la barra de botones (enviar datos seleccionados). Ya está, ahora nos aparecerán sólo los datos que queríamos ver (en caso de filtro fijo). Como hemos visto, también es posible realizar filtros parametrizados (variables). A la hora de hacerlo, si se pone en el valor de comparación los caracteres # y @ (por ejemplo, #valordecomparación@) cada vez que se ejecute el filtro pedirá el valor de comparación pudiendo utilizar ese filtro para acotaciones distintas.

5. Los impresos de agora Todos los datos de agora, en cualquier parte de la aplicación, pueden ser visualizados en forma de listados o impresos.

5.1. Tipos de impresos Existen varios tipos de impresos dependiendo desde donde los ejecutemos: a)

Impreso de datos. Es el tipo de impreso más frecuente, prácticamente todos los conjuntos de datos pueden presentarse en este formato. Distribuye los datos en filas y columnas. Es el que se lanza desde las ventanas de lista.

Impreso detallado. Es el impreso propio de las ventanas de edición; en él se muestran pormenorizadamente los datos del registro actual o del grupo de registros al que pertenece de forma secuencial y con una pequeña separación entre registros.

Impreso de consulta. Este impreso se lanza desde las ventanas de consulta; en él se muestran de forma agrupada todos los datos de la consulta.

48 | Manual del Usuario de agora d)

Impreso de estadística. Propia de las ventanas de estadística es muy semejante a un impreso de datos, con la particularidad de que muestra éstos también en formato gráfico.

Impreso expediente. Lista un único expediente por vez, su estructura es algo semejante a la del impreso de datos, pero muestra datos de varios tipos simultáneamente.

Impreso jerárquico. Disponible en las ventanas de consulta jerárquica. Permite visualizar todos los casos para una consulta dada.

Impreso especial. Son los impresos especiales administrativos (de asistencia, matrícula, partes docentes,…), académicos (boletines de notas,…), de adeudo, de recibo, de factura, etc… que se encuentran dispersos por la aplicación.

5.2. El gestor de impresos Los impresos de la aplicación se visualizan y modifican a través del ‘Gestor de impresos’ de agora. La ventana del gestor de impresos consta de dos solapas principales, la de ‘Vista de diseño’ y la de ‘Vista preliminar’ La solapa de ‘Vista de diseño’ nos permitirá modificar el diseño del impreso, ajustándolo a las necesidades de los usuarios de la aplicación. Esta solapa sólo podrá seleccionarse en la edición Profesional o superior de agora. Desde esta solapa podremos modificar opciones del impreso (como márgenes, tamaño de papel, etc…), añadir nuevos componentes (etiquetas, campos, campos check, imágenes, texto enriquecido,…), modificar el formato de los existentes (color, fuente, tamaño,…), organizarlos (alinear lados izquierdos, traer al frente, enviar al fondo,…),…

Gestor de impresos en vista de diseño

Capítulo 3 – Procesamiento de Datos | 49 La solapa de ‘Vista preliminar’ nos mostrará el impreso tal y como se mandaría a la impresora. Desde esta solapa, podremos exportar el impreso a varios formatos, como Word®, Excel®, Portable Document Format® (pdf),… También podremos imprimirlo, buscar un texto determinado dentro del mismo, navegar entre las diferentes páginas del documento,…

Gestor de impresos en vista preliminar

5.3. Personalización de impresos Los impresos presentan un alto grado de configuración y modificación por parte del usuario. Esto se realizará desde el ‘Gestor de impresos’, utilizando su pestaña de ‘Vista de diseño’ (sólo posible a partir de la edición Profesional). Mediante la vista de diseño podremos modificar el tipo, tamaño y color de letra, el texto de las etiquetas, añadir o quitar campos, arrastrar los elementos del informe (cambiándolos de posición), añadir imágenes, etc… De este modo, podemos diseñar el impreso a nuestro gusto. Estos impresos se pueden modificar y guardar con los cambios realizados sin ningún miedo, ya que el impreso original (que trae por defecto agora) no se pierde y siempre se puede volver al mismo si así lo deseamos. Podremos realizar tantos diseños para un mismo impreso como queramos. Estos se guardarán en una carpeta (directorio ‘Plantillas Impresos’), que a tal efecto utiliza agora, por cada una de las empresas dadas de alta en la aplicación. Una vez modificado el impreso y guardado en la carpeta que nos sugiere agora con el nombre que deseemos (aconsejamos que sea un nombre altamente identificativo), la aplicación nos preguntará si deseamos utilizar

50 | Manual del Usuario de agora este nuevo diseño como el predeterminado. Si contestamos con un sí, las siguientes veces que queramos ver este impreso se nos mostrará con nuestro nuevo diseño.

5.4. Plantillas de impresos Las plantillas de los impresos que vayamos creando (con extensión ‘.rpx’) se guardarán en una carpeta que a tal efecto reserva agora. Podremos guardar tantas plantillas como deseemos de cada uno de los impresos de la aplicación, pero sólo se podrá estar usando un diseño de modo predeterminado para cada tipo de impreso. Para escoger cual queremos utilizar existe una utilidad denominada ‘Plantillas de impresos’ en la solapa ‘Herramientas’. Esta utilidad nos lanzará una ventana de lista en la que aparecerán los impresos de la aplicación indicando que plantilla es la que estamos utilizando por defecto.

Listado de plantillas de impresos Si queremos cambiar la plantilla a utilizar o volver al diseño que trae agora por defecto sólo tenemos que posicionarnos sobre el impreso deseado y entrar con el botón de edición (en forma de lápiz).

Capítulo 3 – Procesamiento de Datos | 51

Ventana de edición de plantilla de impreso Una vez dentro de la ventana de edición de la plantilla escogida podremos buscar la plantilla personalizada que deseemos emplear marcando primero la casilla ‘Usar diseño del usuario’ (ya que si no se marca se utilizará la que viene predefinida por agora) y con el botón en forma de prismáticos buscaremos la plantilla personalizada que queramos emplear de entre las creadas.

5.5. Utilizando Microsoft Word® Con agora, a partir de la edición Profesional o superior, también existe la posibilidad de poder definir y personalizar los listados e informes utilizando MS Word®. Desde la opción ‘Informes Word’ del ‘Panel de control’ podremos definir si deseamos utilizar MS Word® para la creación y visualización de los listados e informes en ventanas de lista, edición y expedientes de las ventanas de gestión centralizada, diseñándolos a nuestro gusto. También se podrá diseñar tanto el impreso de adeudo como el de factura con MS Word®. Esto lo podremos hacer desde las opciones ‘Adeudos y cobros’ y ‘Opciones de facturación’ del ‘Panel de control’ de agora respectivamente.

52 | Manual del Usuario de agora Otro impreso también configurable con MS Word® es el de matrícula. Este se podrá personalizar desde la opción ‘Listados e informes’ del ‘Panel de control’. Nota: Aconsejamos el uso del ‘Gestor de impresos’ de agora en lugar de MS Word®, debido a su mayor velocidad de procesamiento (ya que está completamente integrado dentro de agora, formando parte de la aplicación) y su potente capacidad de diseño y personalización.

Capítulo Cuarto

4- Conceptos básicos agora 1. Grupos, matrículas y clases. Para comprender el funcionamiento de agora resulta de vital importancia comprender cómo la aplicación maneja los conceptos de clases, grupos y matrículas y abordarlos sin ideas preconcebidas que puedan estorbar la correcta intelección de los mismos.

1.1. Grupos y matrículas Un grupo, en agora, es aquello de lo que puede matricularse un alumno en nuestro centro. Los grupos conforman la base de lo que podríamos denominar como Oferta Académica, es decir, todos aquellos servicios académicos que un centro oferta a sus posibles clientes o alumnos. Podríamos verlos como el equivalente a los productos que vende una empresa industrial. Cada grupo es pues una unidad de oferta o servicio que el centro académico puede ofrecer o vender de forma separada a sus clientes, y que estos adquieren o reciben tras realizar lo que en agora se denomina una matrícula. El grupo contiene la definición de la oferta, número de plazas, precio, fechas de realización,… y opcionalmente clases incluidas y horarios (contenidos, profesores, aulas,…) Es muy importante tener en cuenta este concepto de grupo, ya que de no hacerlo puede ser origen de malentendidos y la noción de grupo en agora es tan central (a ella se debe parte de su flexibilidad) que no entenderla puede implicar no comprender el funcionamiento del programa. Como veremos más adelante las clases que opcionalmente puede incluir un grupo, son un importante complemento de información a los mismos. Un grupo puede incluir cualquier combinación de clases que se nos ocurra o deseemos. Desde ninguna, a una simple clase individual de una hora y un día concreto o incluso hasta un curso completo. Por ejemplo, “clase particular de inglés” puede ser un grupo con una sola clase vinculada; o “secretariado de dirección” que puede ser un grupo que incluye varias clases vinculadas como “contabilidad”, “mecanografía”, etc. (todas ellas de obligada realización al matricular al alumno en dicho grupo). Siempre hay que tener en cuenta que un alumno sólo se puede matricular en grupos, ya que son estos los que conforman la oferta académica de un centro. La matrícula en un grupo sería el equivalente a la venta de productos en una empresa industrial. Ésta lleva información económica (tipo de liquidación, serie de adeudo, …), fecha de inicio del servicio, el alumno que se “apunta” al mismo (que será el beneficiario del servicio, es decir, quien lo recibirá), el cliente (quien adquiere y en su caso paga el servicio académico ofertado), … En el caso de que estos grupos incluyan alguna clase (ya sea una o varias), al realizar la matrícula de un alumno en el mencionado grupo, lo

54 | Manual del Usuario de agora estaremos vinculando a su vez con las clases que están incluidas en el mismo. El hecho de que una clase pertenezca a un grupo no impide, en absoluto, que pueda ser incluida también en otros (si bien la capacidad del aula incidiría en el número máximo de plazas de ambos grupos). Por lo tanto el objeto del concepto de grupo es permitir al usuario que componga su oferta académica con entera libertad y el programa entienda con precisión lo que se ha definido. Ejemplo: Queremos matricular a la alumna Susana Rodríguez García en una grupo particular de inglés, que nos ha pedido como refuerzo. Este grupo incluirá una clase que se dará los lunes de 9 a 10h de la mañana. Como en la aplicación agora, los alumnos sólo se matriculan de grupos, tendremos que crearlo. Para ello daremos de alta un nuevo grupo con la clase de una hora de inglés al que llamamos “Inglés Particular L, 9-10”. Una vez dentro del grupo y tras indicar o poner otros datos, como por ejemplo el precio que vale la hora, crearemos su clase vinculada (aquí es donde se especifica la asignatura, el profesor que la dará, el día y la hora). Hecho esto, establecemos el máximo y mínimo número de alumnos a 1, puesto que será una clase particular. Ya está, tenemos un grupo de una sola clase en el que matricular o incluir a nuestra alumna Susana. Por otro lado, tenemos a varios alumnos universitarios que cursan primero de Administración y Dirección de Empresas y que están interesados en preparase de Contabilidad I, Matemáticas I, Economía de la Empresa y Derecho de la Empresa I. Podríamos crear un grupo llamado “Primero de ADEM” con todas sus clases necesarias (“Contabilidad I”, “Mateméticas I”, “Economía de la empresa”,…). Establecemos mínimo de alumnos al requerido para su rentabilidad (el programa puede hacer esto por nosotros) y máximo el que estimemos oportuno o la capacidad del aula. A la hora de hacer cada matrícula, matricularemos a todos estos alumnos del grupo “Primero de ADEM”, sabiendo que tendrá que dar las clases incluidas en el mismo. También ofertamos un master en “Bolsa y Mercados Financieros” en el que nuestros alumnos cursarán las clases de “Herramientas financieras”, “Introducción a la macroeconomía”, “Mercado de deuda, “Mercado de divisas”,… Crearemos todas estas clases incluidas dentro del grupo al igual que hicimos con el anterior ejemplo. Al introducir en el programa tanto las clases particulares o los cursos en el mismo formato (en nuestro concepto de grupos) permite que la aplicación sea flexible y coherente; y así mismo comprenda las intenciones del usuario. Aclaración: en el ejemplo de la clase particular hemos detallado en el nombre del grupo, el día y la hora, sin embargo en el grupo de Primero de ADEM no. El nombre del grupo es el que aparecerá a la hora de matricular al alumno, por lo que dependiendo de la información que nos interese ver, actuaremos de una manera u otra. Así pues, si sólo tenemos un grupo de Primero de ADEM, no será necesario indicar nada más en su nombre. Sin embargo, si no es así, será interesante indicar alguna diferencia en el nombre del mismo.

Capítulo 4 – Conceptos de agora | 55

1.2. Clases Se trata de un complemento de información de los grupos. Aunque muchas veces puede ser interesante que la denominación que le demos a nuestras clases y grupos que sea la misma (como por ejemplo, la clase particular de inglés del ejemplo anterior) tenemos que tener en cuenta las claras diferencias entre ambos conceptos. Mientras el grupo es obligatorio para poder matricular a un alumno en nuestro centro (y por consiguiente poder emitir adeudos, facturas,…), la clase es un elemento que complementa al grupo y no es obligatoria (pero sí imprescindible en el caso de querer saber que profesores, en que aulas, y a que horas se dan los grupos). Un grupo puede comprender una sola clase (como el de “Inglés Particular L, 9-10”), varias clases (como “Primero de ADEM” que podría tener por ejemplo 4 clases “Contabilidad I”, “Mateméticas I”, “Economía de la empresa” y “Derecho de la Empresa I”, cuando éstas sean de obligada matriculación en caso de escoger ese grupo) o incluso no tener ninguna clase. Así pues, las clases vienen definidas por unos horarios en los que un profesor imparte una determinada asignatura. Los horarios definen por completo su ubicación espacio-temporal, en ellos se indica el aula donde tendrá lugar, los días de la semana en que está prevista y las horas de comienzo y fin para cada día. Bien entendido que una clase no abarca necesariamente todos los horarios en que un determinado profesor imparte una asignatura concreta. Puede haber tantas clases definidas con un profesor y asignatura como queramos y la ubicación de horarios nos permita. El programa aceptará cualquier combinación que queramos realizar (siempre dentro de la lógica). Sin embargo agora nos avisará si intentamos situar dos clases a la misma hora en la misma aula o con el mismo profesor, o si el profesor no está disponible en ese horario, etc…

1. Tienen siempre un único profesor y una única asignatura. 2. Puede incluir varios horarios (días, horas, lugar o aula).

Clases:

3. No abarca necesariamente todos los horarios de ese profesor para esa asignatura. 4. Pueden crearse tantas clases como se desee. 5. Es un paquete o unidad de horarios mínima. 6. Una clase puede pertenecer a varios grupos simultáneamente. 1. No se trata de grupos de alumnos, aunque permite gestionarlos, sino de cada uno de los servicios académicos que un centro docente puede ofertar a sus clientes.

Grupos:

2. Un grupo puede incluir ninguna una o varias clases, de modo que podemos definir casi cualquier tipo de oferta, desde una clase individual a un curso entero. 3. Su comprensión es vital para el correcto funcionamiento y flexibilidad del programa. 4. Define cada una de las ofertas académicas del centro (precio, nº alumnos, etc...).

56 | Manual del Usuario de agora

Ejemplo: tenemos un profesor Federico López que imparte Física (Federico no es necesariamente el único profesor que imparte Física). Le ponemos una clase de una hora de repaso el martes; otra más avanzada para estudiantes universitarios que tiene dos días martes y miércoles, pero queremos tratarlas de modo independiente de modo que cada una de ellas es una clase distinta. Por otra parte, tenemos otra clase los lunes, miércoles y viernes enfocada a la preparación de selectividad y, como la ofertamos como un paquete, nos interesa que todas formen parte de la misma clase. En total este profesor da cuatro clases: “Física M, 8-9”, “Física Universitarios M”, “Física Universitarios Mi” y “Física Selectividad L, Mi y V”. Estas son las clases, pero ya sabemos que el alumno sólo se matricula de grupos, así que tendremos que “convertir” estas clases en grupos en los que matricular a nuestros alumnos.

2. Horarios y calendarios Aunque el control de horarios, al igual que el de las clases, es opcional, agora ofrece una eficaz herramienta para gestionar los horarios y la disponibilidad horaria. El programa siempre sabe cuándo debe tener lugar una clase según las previsiones, cuándo tal o cual alumno debe asistir a una o cuándo está disponible determinado profesor, etc... Los horarios los daremos de alta desde las clases y podremos indicar tantos como queramos dentro de las mismas. Con este sistema agora controla los horarios de todos los conceptos susceptibles de tenerlos (alumnos, grupos, clases, aulas, clientes, profesores,…) y nos puede mostrar un calendario en un entorno similar al del gestor de plannings (ver capítulo 6 apartado 7), con la diferencia de que los datos que se visualizan en este entorno de horario no son editables.

Calendario de alumno en vista de días laborales

Capítulo 4 – Conceptos de agora | 57 Por lo tanto con agora podremos visualizar los calendarios en modo tanto diario, como de semana laboral, semana natural o mensual e imprimirlos de forma cómoda y sencilla. Mediante los días de la semana y horas de comienzo y fin de las clases, el programa sólo necesita verificar las fechas de vigencia (rango del período matriculado, fechas de oferta de un grupo, bajas, calendario de festivos, etc...) para saber con precisión cada día que clases deberían haberse dado, que alumnos deberían haber asistido, etc... Puede ser, sin embargo, que tengamos alguna clase esporádica o puntual que no se repita de forma semanal, por ejemplo que se de una vez al mes. ¿Qué debemos hacer en este caso? A la hora de crear dicha clase, la ventana de altas nos pedirá, entre otros datos, la fecha de Inicio y la de Fin de Vigencia (hay que tener en cuenta que por lo general estas fechas no deben cubrirse si no se dan anomalías, ya que por defecto serán las que se indicaron en el grupo), estas fechas definirán la duración temporal de la clase, por lo que si, por ejemplo, va a darse la clase una vez al mes durante tres meses, pondremos la fecha de inicio correspondiente al primer mes, y la de fin correspondiente al último mes en que se va a impartir la clase. Una vez hecho esto, procederemos a añadir los horarios para esa clase (desde la parte derecha de la misma ventana).

Ventana de alta de horario con check limitado seleccionado Al pinchar sobre el icono [+] aparecerá una ventana donde definiremos el grupo de días (que anteriormente habremos definido en la opción ‘Baremos’ de la solapa ‘Configuración’); en este caso escogeremos sólo uno, puesto que en nuestro ejemplo la clase se dará una vez al mes, por ejemplo el ‘Jueves’. Rellenaremos también el espacio para el aula; le pondremos la hora de inicio y la hora de fin y seleccionaremos la opción Limitado con un clic (la opción de limitado la utilizaremos siempre que queramos limitar o acotar los horarios de dicha clase, especificaremos su duración para una determinada fecha, de manera que limitamos esa clase a esa fecha pero desde su horario y no desde la vigencia de la clase, porque la clase se va a dar más veces). Al hacer esto, surgirá una petición de información que antes permanecía oculta. Aquí es donde vamos a definir la fecha, por ejemplo el 20/11/2008, tanto para inicio como para fin en este ejemplo, porque la clase es sólo un día al mes. Después, para cada día de los dos meses restantes habrá que hacer la misma operación, definiendo el día de la semana, el aula, el horario y la

58 | Manual del Usuario de agora fecha en que será impartida. Por último, salimos aceptando para guardar los datos. Existen tres conceptos en torno a horarios y disponibilidad que conviene tener claros: • Los horarios marcan horas de ocupación real, implicando día, hora de inicio, hora de finalización y lugar. Profesor y asignatura también son elementos definitorios. • Disponibilidad horaria del profesor (incluida en la ficha del profesor) es el período de tiempo (qué horas y en qué días) un profesor dispone de tiempo que dedicar a labores docentes en el centro. • Disponibilidad de aulas marca el horario en que un aula está disponible para ser utilizada en un nuevo horario. Esto lo podremos ver tanto desde el los horarios (viendo los huecos libres) o desde el ‘Planning por aulas’. También es posible ver la ocupación de un aula concreta en un horario determinado obteniendo el número de alumnos que la ocupan, desde la solapa ‘Administrativo’ en su opción ‘Calendarios y disponibilidad > Ocupación’. El programa puede controlar de modo interno las incompatibilidades horarias de aulas y profesores, avisando al usuario de las mismas. De esta forma, por ejemplo, si por error (o de forma intencionada) un usuario intenta crear dos clases a la misma hora en una misma aula o para un mismo profesor a la misma hora en diferentes aulas, agora nos avisara de esto, aunque nos dejará continuar si así lo deseamos. Los calendarios pueden verse desde la solapa ‘Administrativo’, en la opción ‘Calendarios y disponibilidad’, además se podrán lanzar desde la barra de botones de la ventana de edición o de gestión centralizada del concepto susceptible de tener horario (la ventana de alumno, cliente, grupo, profesor,…). Mediante el ‘Gestor de plannings’, se permite ver un calendario especial filtrado según la opción escogida (ver capítulo 6 apartado 7). Este calendario a diferencia del resto es editable, de modo que podremos cambiar desde el mismo las clases de aula, día, etc…

3. Docencia impartida Una de las peculiaridades de agora es que le permite gestionar la docencia impartida conservando los datos asociados a la misma. En todas las ediciones es posible agregar, modificar y eliminar registros de docencia impartida, en los que consta toda la información requerida de las clases efectivamente impartidas. Así, el programa calcula diariamente (mediante la opción ‘Actualizar todo’ en la solapa ‘Herramientas’) aquellas clases que según sus propios horarios y vigencias deberían haberse impartido desde la última actualización. Posteriormente un proceso de ‘Verificación de docencia’ (‘Administrativo > Docencia > Verificación de docencia’) nos permitirá validar o descartar como efectivamente impartidas esas clases, también nos permitirá especificarlas

Capítulo 4 – Conceptos de agora | 59 como pospuestas (de manera que nos volverá a pedir confirmación en el próximo proceso de verificación docente), o añadir una clase no prevista inicialmente, o suprimir el registro, etc. Un correcto y sencillo seguimiento de la docencia impartida (sin apenas esfuerzo para el usuario) permitirá establecer con precisión lo adecuado a profesores que cobren por horas, permitirá tener un control sobre el proceso docente real, precisar el cobro a alumnos cuando éste sea estrictamente por horas dadas o asistidas, gestionar la asistencia vinculada y realizar estadísticas más fiables. En todo momento el programa es capaz de discernir entre ‘clases teóricas’ (entendiendo como tales a las que en función de los horarios se deberían impartir diariamente) y ‘clases reales’ (las que el usuario confirma como efectivamente impartidas).

4. Asistencia El software agora permite gestionar la asistencia a las clases y guardar los datos relativos de forma permanente. En todas las ediciones del programa es posible agregar, modificar y eliminar registros de asistencia, en los que consta toda la información requerida del alumno y las clases efectivamente asistidas, así como de sus ausencias. Así, el programa calcula diariamente (mediante la opción ‘Actualizar todo’ en la solapa ‘Herramientas’) aquellas clases que según sus propios horarios y vigencias deberían haberse impartido desde la última actualización, y vinculadas a ellas, la asistencia que habrían tenido en cada caso. Posteriormente, un proceso de ‘Verificación de asistencia’ (‘Administrativo > Asistencia > Verificación de asistencia’) permitirá validar o descartar como efectivamente asistidas esas clases por parte de cada alumno, o en su caso, como ausencias; también nos permitirá especificarlas como pospuestas (de manera que nos volverá a pedir confirmación en el próximo proceso de verificación de asistencia), o añadir una asistencia/ausencia no prevista inicialmente, o suprimir el registro, etc. También podemos especificar la causa de la ausencia. Un correcto y sencillo seguimiento de la asistencia (casi sin esfuerzo para el usuario) puede resultar de utilidad si quiere hacerse un estricto control de la misma para tenerlo en cuenta en estadísticas, sistemas de cobro que tengan en cuenta la asistencia real, etc. Es importante tener en cuenta que el control de asistencia depende en todo caso del control de docencia, sólo un correcto control de docencia puede permitir, en modo automatizado, un adecuado control de asistencia. En todo momento el programa es capaz de discernir entre asistencia teórica (la que en función de los horarios corresponde diariamente) y asistencia real (la que el usuario confirma como asistencia o ausencia).

5. Tipos de liquidación El programa cuenta con cinco conceptos distintos para especificar el tipo de liquidación en función de las necesidades y modo de funcionar de cada alumno o cliente. Estas nociones son: 1)

60 | Manual del Usuario de agora alumnos. Son periodos que define el usuario a su gusto (p.ej., mensual, trimestral, etc.) y que se repiten mientras dure el servicio que se les ofrece, es decir mientras dure la matrícula. 2)

‘Clases particulares Asistidas’: Esta modalidad de pago se refiere a los casos en los que el cliente nos pagará una cantidad determinada por cada hora de clase. En este caso, se cobrarán al alumno aquellas clases a las que realmente ha acudido, para ello se necesita controlar la asistencia (ver apartado anterior en este mismo capítulo).

‘Clases particulares Impartidas’: Esta modalidad de pago se refiere a los casos en los que el cliente nos pagará una cantidad determinada por cada hora de clase. En este caso, se cobrarán al alumno aquellas clases que el profesor imparta, aunque el alumno no haya asistido, para ello se necesita controlar la docencia (ver apartado 3 en este mismo capítulo).

‘Curso Completo’: Esta modalidad implica que el importe que se adeudará al cliente se refiere al servicio completo (curso completo). Este será abonado por el cliente con total independencia de duración del curso o formación en uno o varios vencimientos. Así pues, el usuario podrá fraccionar este importe en distintos pagos o vencimientos (ver apartado 7 en este mismo capítulo) especificando el nº de vencimientos, el importe de los mismos y las fechas en las que deberían ser abonados.

‘Horas Contratadas’: Esta modalidad funciona parecida a la de Curso Completo con la salvedad de que en ésta se especifica el nº de horas que el cliente contrata, finalizando la matrícula una vez consumidas esas horas. El importe global aparecerá al poner el nº de horas y elegir el grupo correspondiente (el programa multiplicará el precio del grupo por el nº de horas contratadas). Trabaja con vencimientos.

6. Periodicidad de importe y de liquidación La aplicación agora cuenta con dos conceptos para regular la forma en la que se generan los adeudos de tipo periódico (básicamente los generados con el tipo de liquidación de abono periódico). De este modo la aplicación se adaptará de manera flexible a las necesidades y modo de funcionar de cada usuario. Estas dos nociones son: a)

‘Periodicidad de Importe’: Marca el periodo al que se refiere la cantidad fijada en el campo “Precio por alumno (Periódico)” de la ficha de grupo (aunque este importe se podrá modificar para cada matrícula concreta si se desean establecer precios especiales para alumnos o clientes concretos). Esto es, a qué periodo de tiempo se aplica el importe fijado como periódico en la matrícula (habitualmente mensual, pero puede ser cualquier otro). Ejemplos de periodicidad de importe: un grupo cuesta 100 € al mes, otro 180 € al trimestre y un tercero 48 € a la semana.

‘Periodicidad de Liquidación’: Marca el período de adeudo al cliente; esto es, cada cuánto tiempo se le generará un derecho de cobro sobre el mismo. Indica cada cuanto se devenga la deuda a nuestros clientes. Aunque normalmente podría coincidir con la Periodicidad de Importe, en ocasiones no, y es en éstas cuando demuestra su eficacia, pues juntas permiten adaptarse a casi cualquier funcionamiento imaginable. Ejemplos de periodicidad de liquidación: emitimos adeudo a un cliente cada 3 meses, a otro cada mes, y a un tercero cada 2 semanas

Capítulo 4 – Conceptos de agora | 61 Las periodicidades de importe y liquidación se fijan por defecto en el ‘Panel de control’ (‘Valores por defecto’) accesible desde la solapa ‘Configuración’, pero pueden modificarse individualmente para cada matrícula en la ficha de matrícula correspondiente o durante el alta de la misma. Aclaración: Aclaremos un poco estas nociones ya que a ellas debe agora parte de su flexibilidad. Los importes que se cargan o adeudan a un cliente con Abono Periódico tienen en agora estas dos periodicidades. La periodicidad de importe designa el periodo al que se refiere el importe que ha de cargarse al cliente; así, por ejemplo, si hemos fijado un importe de 36,00 € y una periodicidad de importe semanal, significa que por cada semana de clases el cliente nos deberá 36,00 €. La periodicidad de liquidación lo que nos indica es cada cuánto tiempo vamos a emitir el adeudo a ese cliente; así, para este ejemplo, si establecemos una periodicidad de liquidación mensual, (el programa utiliza el año comercial para calcular periodicidades, por lo que una semana son siempre 7 días y un mes 30 días y un año 360 días), emitiremos cada mes un adeudo a ese cliente por valor de algo más de 150,25 € (el programa calcula estas cifras con exactitud milimétrica).

7. Tarifas y vencimientos En la aplicación se incorporan un par de utilidades o funcionalidades que la hacen más flexible, si cabe, dándonos nuevas posibilidades a la hora de definir todo el apartado económico de la oferta académica. a)

Las ‘Tarifas’ pueden usarse como complemento al precio fijado para cada grupo, permitiendo aumentar o disminuir la cantidad, tanto en importe como en porcentaje, y actuando, en consecuencia, como un descuento o una penalización; o sustituyendo directamente al precio como importe único periódico o por clases particulares. Se definen en la opción ‘Baremos > Matrículas > Tarifas’ de la solapa ‘Configuración’.

Los ‘Vencimientos’ nos permitirán cobrar uno o varios cursos (grupos) a un alumno en varios pagos distribuidos periódicamente según la periodicidad escogida. Los adeudos correspondientes a cada vencimiento se generarán de manera automática de la misma manera que los adeudos periódicos cuando llegue la fecha. Se definen en la opción ‘Baremos > Matrículas > Vencimientos’ de la solapa ‘Configuración’.

8. Adeudos, cobros y facturas. Para comprender la gestión económica de agora es preciso entender previamente las nociones que ésta maneja y muy especialmente las de adeudos y cobros.

8.1. Los adeudos Los adeudos son registros especiales que correspondiente a una deuda concreta que el nosotros (como centro docente) por los servicios ofrecido (por ejemplo, la mensualidad de Octubre

contienen la información cliente ha contraído con académicos que se le han de unas clases de inglés).

62 | Manual del Usuario de agora Básicamente son documentos de deuda. En alguna ocasión llamamos a esto, impropiamente, recibos, pues hacen el papel de aquellos recibos que se cubrían a mano antes de que venciera el mes para entregar a los clientes según iban pagando, normalmente en los primeros días del mes abonado. Los adeudos, por tanto, sólo informan de una deuda contraída por el cliente (o con él, si emitimos un adeudo negativo). Estos adeudos pueden generarse de forma automática (para todos los clientes del centro, para los de un grupo, los de matrículas no domiciliadas, los que van a ser domiciliados,…), o de forma selectiva (seleccionando al cliente concreto). Cuando los hayamos generado, de una forma o de otra, el programa ya no los volverá a generar nunca más (por ejemplo, con una periodicidad de liquidación mensual, hemos generado el adeudo de forma selectiva de un alumno, y a los dos días realizamos una ‘Generación automática de adeudos’, pues bien, el programa generará todos los adeudos pendientes excepto el que ya se hubiera generado con anterioridad para ese mes, de esa forma no tenemos adeudos duplicados; sin embargo, si hacemos una generación automática del siguiente periodo, ya volvería a estar incluido).

8.2. Los cobros Los cobros implican una entrada de dinero (o salida si el cobro es negativo), ya sea en metálico, con tarjeta, talón, domiciliación bancaria,… Cuando creamos un cobro estamos indicando al programa que efectivamente hemos cobrado total o parcialmente una deuda que el cliente había contraído con nosotros. Todo cobro en agora está vinculado necesariamente a un adeudo previo. Esto es, todo cobro lo es con respecto a un documento de deuda previo. El motivo de esta diferenciación es permitir por un lado la automatización de tareas por parte del programa y de otro, ser lo suficientemente flexible para adecuarse al funcionamiento de cualquier academia o centro docente. De estos cobros sí se emitirán o imprimirán los verdaderos recibos de cobro.

8.3. Las facturas La factura es considerada como el documento o justificante fiscal de la entrega de un producto o de la provisión de un servicio, que afecta tanto al vendedor o proveedor del servicio, como al comprador o receptor del mismo. La factura correctamente cumplimentada es el único justificante fiscal, que da al receptor el derecho de deducción de impuestos indirectos. Así pues, podemos considerar la factura como un documento que se expide para hacer constar una venta, en el que aparece la fecha de la operación, los nombres del comprador y vendedor, las condiciones convenidas, la cantidad, descripción, precio e importe total de lo vendido. En agora las facturas podrán agrupar varios adeudos de un mismo cliente (no necesariamente de un mismo alumno). Así, una vez generado uno o varios adeudos de un cliente, podemos seleccionar uno cualquiera de ellos, o todos, (desde Económico > Adeudos) y generar una factura (pulsando el botón correspondiente de la barra de botones). Una vez generada dicha factura, podremos emitir una copia de la misma, cobrarla o anularla (desde Económico > Facturas).

CapĂtulo 4 â&#x20AC;&#x201C; Conceptos de agora | 63

Factura emitida con agora de varios adeudos

Capítulo Quinto

5- Configuración del programa 1. Estructuración de datos en agora. Empresas Esta tarea es fundamental, pues gracias a ella podemos acoplar agora a nuestra forma de trabajo. Es por ello que conviene estudiar con detenimiento todas las decisiones de configuración y los valores introducidos. La aplicación organiza sus datos en lo que denominamos Empresas. Una Empresa, en este sentido, es un conjunto de datos que el programa trata de forma correlacionada. Se incluyen entre estos datos, tanto los auxiliares, como los administrativos, los docentes, los económicos o los contables. En las ediciones Profesional, Empresarial y Corporativo el proceso de instalación de agora instala también tres empresas de prueba (Kherian, Kherian Estudios y Kherian vacía). Estas empresas son muy útiles a la hora de aprender el funcionamiento del programa y como base sobre la que realizar pruebas sin ningún peligro en cualquier momento. No obstante, como es lógico, nosotros desearemos crear nuestra propia empresa o empresas para manejar nuestros datos. Normalmente una única Empresa es más que suficiente para gestionar el centro, sin embargo en ocasiones utilizar varias Empresas puede ser útil para distinguir, por ejemplo, distintos tipos de formación que se impartan en el centro: reglada, subvencionados de la Fundación Tripartita, idiomas, oposiciones, informática, particular, etc. Pero también para separar distintos ejercicios, distintos centros o módulos. Es el usuario quien decide qué uso quiere darle. No todas las versiones de agora contemplan esta posibilidad, sino sólo aquellas que soportan Multiempresa (ediciones Profesional, Empresarial y Corporativo); las demás organizan sus datos en torno a una única Empresa.

2. Creación de una nueva empresa Podemos crear una nueva Empresa desde la solapa ‘Configuración’, mediante el botón ‘Alta de nueva empresa’, o mediante la opción ‘Gestión de empresas’ y luego pulsando el botón de altas en la ventana con la lista de las Empresas disponibles que aparece. En el caso de que nuestra versión de agora no sea Multiempresa (disponible sólo en las ediciones Profesional, Empresarial y Corporativo), el programa nos presentará la pantalla de creación de Empresa al iniciar la aplicación por primera vez, para que podamos definir la configuración con la que vamos a trabajar. En todos los casos nos aparecerá una pantalla en la que se nos pide que rellenemos los datos de configuración. Los datos obligatorios de rellenar son: el Nombre (denominación bajo la que aparecerá la empresa en el programa), la Denominación Social y el Nombre Comercial del Centro (que figurarán en la documentación generada). Otro dato que debe ser cubierto obligatoriamente al crear una nueva empresa, puesto que posteriormente no

Capítulo 5 – Configuración del Programa | 65 nos dejará modificarlo, es el número de dígitos que utilizaremos para las subcuentas contables. Este dato es importante tan sólo en aquellas versiones que permiten la generación de asientos contables (contabilidad). Lo mismo pasará si queremos establecer el nº de dígitos para la numeración de los adeudos (sobre todo si es inferior a 6, que es el nº que va por defecto), aunque este nº luego se puede aumentar. Al aceptar la ventana nos aparecerá otra en la que tendremos que definir el tipo de moneda con el que se va a trabajar en dicha empresa. Podremos elegir Euros, Pesetas u otra moneda (en cuyo caso la definiremos). Esta configuración no se podrá modificar posteriormente, así que es muy importante elegir la selección adecuada en este instante. En el caso de las ediciones americanas del producto no se admite un funcionamiento multimoneda como el de la versión europea, por lo que el tipo de moneda vendrá ya predefinido. El resto de datos se pueden completar o modificar en cualquier momento desde la opción ‘Datos empresa activa’ de la solapa ‘Configuración’. Aquí podremos modificar los datos introducidos al crear la Empresa así como incluir otros datos de interés como el CIF (necesario para las domiciliaciones), el logotipo (para los listados) o crear una clave de empresa (independientemente de la clave por usuario), impidiendo entrar a la Empresa al que no introduzca la clave solicitada.

Ventana de creación de empresa En esa misma solapa podremos añadir el logotipo de nuestro Centro (formato bmp, jpg o gif). Bastará con hacer doble clic sobre el espacio reservado al efecto o pulsar con el botón derecho del ratón sobre el mismo. Aparecerá un cuadro de dialogo que nos pedirá la localización del fichero *.bmp, *.jpg o *.gif en el que previamente lo habremos guardado. No importa el tamaño del logotipo, agora lo transformará sin deformarlo al tamaño utilizado por la aplicación. El logotipo aparecerá en toda la documentación impresa generada por el programa, salvo que se desactive expresamente su inclusión (véase apartado 3. Panel de control, en este mismo capítulo). Pulsando el botón de aceptar el programa creará la Empresa y las bases de datos asociadas, será entonces cuando nos pregunte si queremos introducir los datos por defecto. Si le decimos que “sí”, el programa presentará una serie de datos por defecto en todos los baremos auxiliares que podremos ampliar y modificar posteriormente, como por ejemplo una

66 | Manual del Usuario de agora periodicidad mensual (equivalente a 1 mes), etc. Si respondemos “no” se creará una Empresa completamente en blanco. Una vez creada la Empresa podremos acceder a ella desde la solapa ‘Configuración’, seleccionando la opción ‘Cambiar de empresa’. Nos aparecerá una lista desplegable con las Empresas disponibles, si seleccionamos el nombre de la recién creada, ésta se convertirá en la empresa activa (podremos ver su nombre abajo en la barra de estado). Esta ventana de selección también aparecerá al iniciar el programa; cuando tengamos definida más de una Empresa siempre aparecerá, por defecto, la última con la que hemos trabajado. Por supuesto estas opciones sólo están disponibles para aquellas versiones en las que está habilitada la capacidad Multiempresa.

Ventana de selección de empresa

3. Configurar el programa. Panel de control Una vez creada la Empresa podremos modificar la configuración del programa mediante el ‘Panel de control’ de agora. Tenemos que ser conscientes de que esas modificaciones se refieren a la configuración de los datos de la Empresa, salvo algunos casos en que aluden a configuraciones de la máquina (equipo del usuario); por lo tanto, afectarán tan sólo a la empresa activa en una versión Multiempresa (al programa en general en las demás versiones) y la afectarán para todos sus usuarios.

Panel de control de agora Podremos acceder al ‘Panel de control’ de agora pulsando el botón correspondiente en la solapa ‘Configuración’ de la pantalla principal, o bien desde el apartado ‘Panel de control’ en el botón agora de la pantalla principal.

Capítulo 5 – Configuración del Programa | 67 Al hacerlo mostrará la ventana del ‘Panel de control’ de agora, en la que veremos un conjunto de iconos representando los distintos grupos de opciones de que disponemos. La composición de éstos variará conforme a la edición de agora con que estemos trabajando. Los principales se detallan en los siguientes apartados.

3.1. Aspectos económicos •

En ‘Monedas’ seleccionaremos la moneda con la que queremos trabajar y también la que queramos que figure en adeudos y facturas. Esta moneda puede ser Euros y Otra. La moneda ‘Otra’ es configurable por el usuario, es decir, podrá indicarse el nombre, su símbolo, si posee decimales y si es femenina o masculina. Si optamos por la moneda ‘Otra’, una vez creada la empresa ya no se podrá modificar, al igual que si elegimos ‘Euros’. La moneda escogida afectará a todo el programa, tanto a nivel numérico de operaciones matemáticas como en listados e informes.

•

En ‘Cajas’ configuraremos la que utilizará el programa por defecto a la hora de registrar salidas y entradas de dinero en metálico, ya que deberemos tenerla definida con anterioridad para poder seleccionarla como defecto.

•

En ‘Adeudos y cobros’ podemos establecer nuestras preferencias, como generar adeudos por adelantado, cobrar proporcionalmente al periodo o seleccionar el modelo de impreso de adeudo. También, para aquellos casos en que la entidad bancaria obliga a utilizar un sufijo concreto en la creación del disquete de domiciliación, se incluye la opción de indicarlo. Si no se hace, el programa pondrá como sufijo el identificador de empresa. A continuación se detallan algunas opciones:

Panel de control. Adeudos y cobros. a)

Si activamos la opción de ‘Cobro proporcional al periodo’, el programa generará los adeudos con un importe directamente proporcional al periodo de tiempo lectivo que haya disfrutado el alumno. Podemos escoger el tipo de cobro proporcional que deseamos aplicar. Tenemos 4 tipos diferentes: por días (divide el periodo –mes, año,…- en días. El programa generará un adeudo por el importe de los días que el alumno haya consumido); por cuarto

68 | Manual del Usuario de agora de periodo (divide el periodo en cuatro partes. Si el alumno viene a más de un cuarto de periodo, el programa generará un adeudo por el importe de dos cuartos de periodo; si viene a más de dos cuartos de periodo, generará un adeudo por el importe de tres, etc.); por medio periodo (divide el periodo en dos partes. Si el alumno empieza en la segunda parte del periodo, el programa generará un adeudo sólo por el importe de medio periodo. Hay que tener en cuenta que, por ejemplo, para un periodo mensual, dependiendo de si el mes en cuestión es de 30 ó 31 días, la segunda mitad del periodo empezará el día 16 ó 17 respectivamente, y no el día 15) y por horas de clase (divide el periodo en horas de clase. El programa generará un adeudo por el importe de las horas de clase que el alumno haya consumido). b)

También tenemos la posibilidad de ‘Generar adeudos por matrícula’, o en su defecto por grupo. Más adelante aprenderemos a matricular y veremos que en una misma matrícula podremos matricular a un determinado alumno en varios grupos (p.ej., en el de inglés y en el de francés). Una vez matriculado, cuando los grupos se inicien, el programa empezará a generar adeudos para la matrícula de este alumno. Si hemos decidido aplicar la misma periodicidad de liquidación para los dos grupos, (p.ej., mensual), entonces cada periodo (mes) el programa generará adeudos para ambos grupos. Pues bien, para estos casos el programa ofrece dos posibilidades, si activamos esta opción el programa generará cada mes un único adeudo para ambos grupos con la suma de ambos importes, en cambio si la desactivamos el programa generará cada mes dos adeudos separados, uno por cada grupo.

agora incluye (en las ediciones Profesional, Empresarial y Corporativo) la posibilidad de que el usuario cree su propio diseño de adeudo, bien desde agora (mediante el ‘Gestor de impresos’ en la solapa ‘Herramientas’) y luego seleccionándolo aquí, o utilizando un diseño de Word®, con lo que, al marcar esta opción, aparecerán otros campos donde configurar esa plantilla para después poder seleccionarla. Aconsejamos que se utilice el gestor de impresos de agora ya que con éste se gana mucho en velocidad de proceso.

•

En ‘Opciones de facturación’ se puede configurar cómo queremos que aparezca la numeración de facturas, desde que aparezca o no el año en la numeración, y en caso afirmativo, el número de dígitos, hasta si queremos que la primera factura empiece por un número distinto al 1 (una vez generada la primera factura en agora, este dígito se ignorará). También podremos definir un prefijo para la numeración y toda una serie de opciones más para configurar el aspecto y contenido de las facturas, como el número de la última factura, que puede cambiar la numeración de éstas, remunerándolas a partir del nº especificado; o la posibilidad de incluir al alumno en el concepto de la factura. Además, cabe la posibilidad de que, aparte de los dos diseños que incluye agora por defecto, el usuario cree su propio diseño de factura utilizando MS Word® o mediante el ‘Gestor de Impresos’ en la solapa ‘Herramientas. Recomendamos el uso de este último en detrimento de MS Word®, ya que se ganaría en cuanto a velocidad de proceso se refiere.

•

Otro aspecto económico a tener en cuenta son los descuentos. Lo referente a descuentos en el ‘Panel de control’ lo encontramos dentro de ‘Opciones’ (controlar las relaciones familiares para aplicar descuentos y aplicar los descuentos definidos de forma automática). Si queremos que aplique los descuentos definidos en Baremos, tendremos que marcar siempre esta opción, si además queremos que los aplique a las relaciones familiares, tendremos que marcar también la primera

Capítulo 5 – Configuración del Programa | 69 (controlar las relaciones familiares), esto es así porque cabe la posibilidad de controlar las relaciones familiares sin aplicar un descuento, con lo cual no marcaríamos esta opción, pero lo definiríamos desde la solapa ‘Administrativo’ mediante la opción ‘Familias’. •

En ‘Rentabilidad’ se definen los valores a tener en cuenta a la hora de realizar las consultas sobre rentabilidad (en el apartado ‘Estadísticas’ de la solapa ‘Económico’). Aquí podemos seleccionar que calcule la rentabilidad sólo para los grupos vigentes, o sólo para grupos definitivos, descartando al resto; o que incluya los gastos de matriculación o de otros ingresos. Pero también podemos exigir el porcentaje mínimo de rentabilidad para la apertura de grupos, éste lo encontramos dentro de ‘Valores por Defecto’.

•

En ‘Contabilidad’ se definen las cuentas contables que el programa utilizará por defecto; además de automatizar la asignación de subcuentas distintas para cada cliente o, por el contrario, utilizar por defecto una única subcuenta para todos. Si activamos la opción de ‘Generación de Apuntes Contables’ (dentro de ‘Opciones profesional’, sólo en las ediciones Profesional, Empresarial y Corporativo), el programa generará de manera automática los asientos contables derivados de la labor administrativa/contable gestionada con el mismo para, posteriormente, ser exportados a alguno de los programa de contabilidad con los que enlaza agora.

3.2. Valores predeterminados: •

En ‘Valores por defecto’ podremos seleccionar aquellos importes y sistemas de medidas que el programa utilizará de forma predeterminada. Esto nos ahorrará mucho trabajo en la mayoría de los casos. Entre los conceptos susceptibles de introducir un valor por defecto se encuentran los importes de grupo, importes de matrícula, periodicidad de liquidación y de importe, la serie de los adeudos, pago medio al profesor por hora, tiempo medio de duración de las clases, curso académico, tipo de liquidación o poner un literal para los adeudos de gastos de matriculación, etc. Siempre tendremos que tener en cuenta que son valores ‘por defecto’, y que por lo tanto son susceptibles de ser modificados de forma individual para aquellos casos que así lo requieran.

Panel de control. Valores por defecto. •

En ‘Opciones’ podemos indicar que se mantenga la ordenación realizada en las ventanas de lista (esto significa que, si por ejemplo entramos en la ventana de alumnos, ordenada por defecto por ‘código’, y

70 | Manual del Usuario de agora nosotros queremos ordenarla por ‘apellido’, para que la próxima vez que entremos salga la ordenación que hemos escogido tendremos que tener activada esta opción, sino volverá a aparecer ordenado por ‘código’, que es la ordenación que viene por defecto), que los datos obtenidos por consulta jerárquica sean modificables (esto es, que en lugar de tener los datos sólo a modo lectura desde el resultado de una consulta, que éstos sean susceptibles de ser modificados afectando, si modificamos por ejemplo algún dato de un alumno, a su ficha) o desactivar las actualizaciones automáticas al arrancar el programa. También podemos decirle al programa que tenga en cuenta la capacidad de las aulas (de manera que no incluya más alumnos que capacidad tiene el aula), de las clases, el máximo de alumnos por grupo o el mínimo para activarlo. Desde aquí podemos permitir el paso a grupos definitivos de forma automática; controlar las relaciones familiares para aplicar descuentos o aplicar los descuentos definidos de forma automática o incluso desactivar o activar que se rellene el código de expediente de forma automática.

Panel de control. Opciones. •

En ‘Opciones profesional’ si activamos las opciones de ‘Controlar Clases Impartidas y la Asistencia’, el programa generará registros automáticos de docencia y asistencia que deberán ser verificados. Desde aquí también podemos activar la opción de ‘generar automáticamente adeudos a su vencimiento’ (introduciendo el día de cobro, nosotros definimos el día que efectuará tal generación) normalmente no deseará utilizar esta opción ya que el programa le permite generarlos en el momento que desee con un simple clic de ratón; también podemos activar la opción de ‘generar apuntes contables’ y tener en cuenta la ‘Rentabilidad’ en la apertura de grupos nuevos (que en caso de estar activada no permitirá la apertura definitiva de grupos no rentables). También podemos configurar la posibilidad o no de mostrar los horarios aunque el grupo no sea definitivo con la opción ‘Incluir grupos no definitivos en horarios’, de esta manera podremos ver los horarios a pesar de que el grupo todavía no haya empezado.

•

En ‘Avisos’ podemos marcar si queremos que el programa nos avise de conflictos en horarios, en aulas, en grupos, de disponibilidad o cuando haya registros de docencia y de asistencia no confirmados. Los definimos cuando queremos que el programa nos envíe algún tipo de alerta.

•

En ‘Visibilidad de datos’ podemos definir los elementos visibles de la pantalla. Así, podemos marcar las opciones de mostrar sólo alumnos con

Capítulo 5 – Configuración del Programa | 71 matrículas vigentes o que no estén de baja; los profesores activos; las clases y grupos no finalizados; si queremos abrir la pantalla de secretaría siempre que se inicie el programa. En cuanto a temas económicos, podemos elegir la opción de mostrar sólo adeudos no cobrados; mostrar sólo los cobros del año, o año académico en curso; o mostrarlos todos; así como mostrar sólo los asientos contables no exportados. Todas estas opciones también pueden activarse/desactivarse de un modo temporal, y para el equipo que las modifica, desde la solapa ‘Visibilidad’, pero desde aquí mantiene las condiciones cada vez que se ejecute agora (para la empresa en la que estamos).

3.3. Aspectos de presentación •

En ‘Listados e informes’ configuraremos las distintas opciones de presentación de documentos, tales como mostrar el nombre y el logotipo de la empresa, la fecha y hora del listado o la numeración y el total de páginas o si se mostrarán totales económicos en los listados y los impresos. Además podemos configurar la distancia entre líneas de los informes de listado creados por agora, así como el tipo de letra. Podemos elegir el idioma o incluir el código de barras en el carné de estudiante. Aquí podemos escoger una serie de opciones referentes al impreso de matrícula: por ejemplo, que a la hora de realizar el alta lo emita siempre, nunca o que nos pregunte cada vez. Así como elegir el tipo de impreso a utilizar: el predefinido por agora (o a medida del usuario modificándolo con el gestor de impresos) o uno creado con Word®. Nos permitirá también, si tenemos varios impresos creados con el Gestor de Impresos que ofrece agora, gestionar cuáles se están utilizando para cada funcionalidad, sobre todo si tenemos varios impresos para una misma función, pudiendo aquí determinar cual se utilizará por defecto.

Panel de control. Listados e informes. •

En ‘Informes Word®’ podemos definir los distintos tipos de informes para las ventanas de lista, de edición o de gestión centralizada. Para crearlos, tan sólo pincharemos en el botón adyacente con el símbolo [+]. Con los otros dos botones podemos modificar una plantilla existente

72 | Manual del Usuario de agora [símbolo del lápiz] o buscar una plantilla existente [símbolo de los prismáticos].

Las plantillas son opcionales. Si no se especifica plantilla, el programa utilizará en cada caso la que incorpora como predefinida para el concepto dado.

3.4. Aspectos de configuración En ‘Preferencias’ podemos configurar las teclas para desplazarnos entre los campos, así como seleccionar la opción de altas anidadas, esto es, mostrar automáticamente la ventana de nueva alta cuando el usuario finalice la anterior. También podemos optar por que nos muestre un mensaje de advertencia cuando se introduzcan cantidades erróneas o fuera del intervalo. O, entre las más interesantes, Utilizar Microsoft Word® para enlaces de correspondencia y la posibilidad de usar Terminal Server (permitiendo múltiples instancias del programa en el equipo).

3.5. Especiales Las opciones de ‘Estudios’ sólo aparecen si se tiene este módulo o las ediciones Empresarial y Corporativo del programa. Para su explicación véase el capítulo: Módulo Estudios Oficiales, apartado 4.

3.6. Seguridad En ‘Localizar base de datos’, podemos definir cada cuánto tiempo se van a realizar las copias automáticas o, en su defecto, que nos lo recuerde. Esta opción no está disponible en la edición agora Corporativo, ya que las copias de seguridad se realizarán desde MS SQL Server™.

3.7. Ventanas de listas Aquí podemos definir el estilo para la visualización de las filas en las ventanas de lista. Recomendación: Si es la primera vez que utiliza agora, le recomendamos que entre en las distintas opciones disponibles en su edición, e inspeccione cada una de ellas hasta conseguir una óptima configuración, adaptada a sus necesidades. Si tiene dudas a este respecto puede consultar su caso con los técnicos de Kherian Soft que le asesorarán en todo momento atendiendo a las peculiaridades de su empresa.

4. Introducción de datos básicos. Baremos. Si al crear la Empresa escogimos la opción de introducir datos por defecto, tendremos ya una colección de datos básicos con los que comenzar a funcionar, a los que podremos añadir o modificar algunos según nuestras preferencias. Si no seleccionamos esta opción al crear la nueva Empresa (la

Capítulo 5 – Configuración del Programa | 73 nueva base de datos), tendremos que definir estos datos auxiliares o datos básicos antes de comenzar a trabajar con la aplicación. Todos estos datos auxiliares se encuentran localizados como opciones del apartado ‘Baremos’ en la solapa ‘Configuración’ y constituyen el sistema de medidas (la vara de medir) que utilizará el programa. Especialmente importantes son los siguientes: •

‘Baremos > Grupos > Tipos de grupo’. Este baremo nos permitirá clasificar los grupos que conforman la oferta académica de nuestro centro conforme a un criterio determinado. Este baremo resultará especialmente útil en el proceso de matrícula rápida, pues a la hora de elegir los grupos en los que se matricula el alumno el programa nos permitirá filtrar por tipo de grupo, agilizando así la tarea de buscar los grupos, sobre todo en aquellos centros que ofertan una gran cantidad de servicios. P.ej., Tipo de Grupo = idiomas (grupos = inglés I, inglés II,… francés, etc.); Tipo de Grupo = Informática (grupos = Excel, Access,…)

•

‘Baremos > Matrículas > Tarifas’. Si en su centro se aplica algún tipo de tarifa (véase a este respecto el cap.4 referente a conceptos, y el cap.7 referente a matrículas), entonces tendrá que acudir a este baremo para definir los importes o porcentajes a aplicar en cada caso. Se podrá sumar o restar ese importe o porcentaje cada vez que se aplique la tarifa en una matrícula, pero sólo una de ellos. Si existe un importe definido, el programa ignorará el porcentaje.

Ventana de definición de tarifas. •

‘Baremos > Matrículas > Vencimientos’. Tendremos que definir este baremo si queremos cobrar un curso completo a un alumno en varios pagos distribuidos periódicamente, independientemente del periodo lectivo del alumno (véase a este respecto el cap.4 referente a conceptos, y el cap.7 referente a matrículas). Seleccionaremos la periodicidad con la que deban generarse y el número total de vencimientos, y opcionalmente el día del mes en que deben generarse si queremos que éste sea fijo. También podemos diferenciar el primer y/o el último vencimiento de modo que sean diferentes de los demás. Como en el caso de las tarifas, podemos establecer para estos casos un importe o porcentaje distintos en una matrícula, pero sólo uno de ellos. Si hay un importe definido, el programa ignorará el porcentaje.

74 | Manual del Usuario de agora

Ventana de definición de vencimientos. •

‘Baremos > Periodicidades > Días’. Esenciales a la hora de definir la oferta académica si queremos incluir y controlar horarios (es decir, si queremos definir los grupos con sus clases y correspondientes horarios). agora incorpora por defecto los días y grupos de días más habituales, no obstante si en su centro existe algún horario que no se pueda definir con los días o grupos de días incluidos, deberá acudir a este baremo para definirlo.

Ventana de definición de días •

‘Baremos > Periodicidades > Periodos’. Esenciales a la hora de definir la oferta académica. El mantenimiento de periodos permite la definición de distintos espacios de tiempo indicando el tipo de periodo (mensual, trimestral, diario, semanal,...) y la cantidad de tiempo. agora incorpora por defecto las periodicidades más habituales, no obstante, si en su centro se utiliza alguna periodicidad de importe o liquidación especial deberá acudir a este baremo para definirlo.

•

‘Baremos > Periodicidades > Calendario de festivos’. Esenciales a la hora de controlar la Docencia y la Asistencia, de manera que el programa no pase cuenta de la asistencia de alumnos o docencia de profesores en un día festivo.

•

‘Baremos > Periodicidades > Definir rango de festivos’. Permite definir días festivos para periodos largos: semana de fiesta local, mes de vacaciones, periodo navideño, etc.

•

‘Baremos > Periodicidades > Franjas horarias’. Esenciales a la hora de definir el planning. Indica las franjas que conformarán dicho planning. (P.ej. de 8-9; 9-10; etc.).

Capítulo 5 – Configuración del Programa | 75 •

‘Baremos > Periodicidades > Definir Franjas horarias’. Permite definir franjas horarias a partir de un horario amplio que las abarca. (P.ej. 8-22h, dividiendo cada 60 minutos. Se puede intercalar una excepción, p.ej. la hora de comer, para la que no se creen dichas franjas).

•

‘Baremos > Económicos > Entidades bancarias’. Si su entidad bancaria no se encuentra entre las que incorpora agora en este baremo, deberá darla de alta indicando su identificación nominal y el código de la misma.

•

‘Baremos > Económicos > Bancos’. Aquí se deben definir todos los bancos con los que se vaya a trabajar, ya sea para domiciliaciones, transferencias,... Son las cuentas bancarias del centro. Para una misma sucursal bancaria podemos tener dos cuentas distintas, con lo que se podrán definir ambas si se quiere trabajar con las dos.

Ventana de definición de banco •

‘Baremos > Económicos > Formas de cobro’. Aquí se deben definir todas las posibles formas de cobro aplicables para cobrar los distintos adeudos de los alumnos. Imprescindibles serán la forma de cobro en metálico, al menos una forma de cobro de tipo domiciliación si queremos domiciliar los cobros de los alumnos (si trabajáramos con varios bancos podríamos definir varias formas de cobro de este tipo), y tal vez una forma de cobro de tipo tarjeta o talón. Evidentemente, para definir las formas de cobro por banco (de tipo domiciliación, talón, transferencia o tarjeta) es necesario definir primero al menos un banco en el baremo de bancos tal como se describe en el punto anterior.

Ventana forma de cobro •

‘Baremos > Económicos > Formas de pago’. Aquí se definen las posibles formas en las que nosotros vamos a pagar. Se aplicará en los

76 | Manual del Usuario de agora gastos y pagos a profesores y se definen exactamente igual que las formas de cobro diferenciándose en las subcuentas contables (reflejando un gasto). •

‘Baremos > Económicos > Series de adeudos’. En el caso de que se quiera generar adeudos con series de numeración diferente, se puede modificar ésta, añadir otras, etc. Totalmente configurable con caracteres alfanuméricos. Cada serie lleva su propia numeración consecutiva de adeudos.

•

‘Baremos > Académicos > Calificaciones’. Esenciales a la hora de evaluar a los alumnos. El mantenimiento de calificaciones permite la definición de las calificaciones (notas), su identificación nominal, su descripción y el valor numérico por defecto de la misma, así como el rango de variación de ese valor.

•

‘Baremos > Académicos > Cursos académicos’. Esenciales a la hora de mantener un histórico por cursos académicos. Se pueden dar los mismos grupos, pero en diferentes promociones y cursos académicos.

•

‘Baremos > Académicos > Causas de ausencia’. Esenciales a la hora de controlar y evaluar las ausencias de los alumnos (enfermedad, no justificada, etc.). Se pueden realizar consultas y estadísticas por este baremo.

•

‘Baremos > Otros > Tipos de descuentos’. Aquí definiremos los tipos de descuentos que queramos aplicar por familia (p.ej. descuento para hermanos,...), grupo (p.ej. descuento por matricularse en 2 o más grupos) o matrícula (tendrá en cuenta la cantidad de matrículas activas). (Véase a este respecto el cap.7 referente a matrículas).

•

‘Baremos > Otros > Tipos de documentos’. Aquí definiremos los tipos de documentos entre los que distinguiremos todos los documentos insertados en la gestión documental de las gestiones centralizadas de Alumnos, Clientes, Profesores y Grupos (p.ej., exámenes, trabajos, etc.).

5. Ejemplo práctico Tenemos un centro de idiomas llamado “Kherian” dedicado exclusivamente a la enseñanza de inglés. En este centro se dan clases de inglés de todos los niveles (“Principiante”, “First Certificate”,…) y también se hace especial hincapié en las clases de conversación. Además el alumno puede contratar clases individuales. Cobramos gastos de matriculación y normalmente las cuotas son mensuales, aunque a veces se dan casos diferentes (que quieran pagar trimestralmente o sólo por las horas particulares recibidas). Siempre cobramos a principios de mes. Aplicamos descuentos por hermanos y también a antiguos alumnos. Realizamos domiciliaciones bancarias con la norma 19 y nos gustaría llevar la contabilidad.

Capítulo 5 – Configuración del Programa | 77

Actualmente contamos con unos 650 alumnos y 15 profesores. Queremos controlar la asistencia de los alumnos y emitir boletines de notas, además de realizar mailings.

* Los ejemplos prácticos de este manual se basarán en las ediciones Empresarial y Corporativo del programa, de manera que podamos utilizar todas las funciones posibles. Se han de tener en cuenta las diferencias con respecto a las ediciones Profesional y Estándar (que intentarán indicarse a lo largo de los ejemplos). En este capítulo vamos a ver un ejemplo práctico de: 1.

Cómo dar de alta mi empresa.

Cómo configurar el programa con las características de mi centro.

5.1. Cómo dar de alta una nueva empresa Una vez abierto agora vamos al grupo de opciones ‘Empresa’ de la solapa ‘Configuración’ (este grupo no está habilitado en la edición Estándar. Ésta edición abrirá directamente la ventana de creación de la empresa tras su instalación, puesto que sólo puede disponer de una). Elegimos la opción de ‘Nueva Empresa’ (podemos crear tantas como queramos) y se abrirá la ventana de creación de empresas.

Ventana de creación de empresas Aquí rellenamos los datos correspondientes (tal y como se han explicado en el apartado 2 del presente capítulo) y aceptamos, ante lo cual el programa nos preguntará si queremos incluir datos por defecto. Nosotros sí queremos. Ahora nos aparecerá una ventana para la definición del tipo de moneda con el que trabajaremos. Seleccionaremos Euros en todas las opciones. Ya está creada la empresa. Para acceder a ella volvemos al menú Empresas y elegimos la opción ‘Cambiar de Empresa’, escogiendo la nuestra. Si al crear la empresa hemos definido una clave de empresa, nos la pedirá en este instante, teniéndola que introducir para poder entrar en ella.

78 | Manual del Usuario de agora Una vez en nuestra empresa, estamos preparados para el siguiente paso: configurar el programa con las características de nuestro centro.

5.2. Cómo configurar el programa [Para configurar el programa utilizaremos el ‘Panel de control’ de agora y los ‘Baremos’, ambas son opciones del grupo Personalización de la solapa ‘Configuración’]. Una vez en nuestra empresa, vamos al ‘Panel de control’, desde el ‘botón agora’ o desde la solapa ‘Configuración’.

Ventana del panel de control de agora Aquí, iremos entrando en los distintos iconos (explicados en el apartado 3 del presente capítulo) para marcar las distintas características y formas de trabajar de nuestro centro. Muchas de las características de trabajo más habituales en los centros, ya vienen marcadas por defecto, pero habrá cosas que nos interese cambiar o rellenar. En nuestro ejemplo, nos interesaría marcar: •

‘Generar adeudos por adelantado’ (ya marcado por defecto) (‘Adeudos y cobros’)

•

Marcar los valores por defecto. (‘Valores por defecto’)

•

‘Utilizar Microsoft Word® para los enlaces de Correspondencia’ (‘Preferencias’)

•

‘Indica si se deben controlar las relaciones familiares para aplicar descuentos’ (‘Opciones’)

•

‘Indica si se deben aplicar los descuentos definidos de forma automática’ (‘Opciones’)

•

‘Indica si deben de utilizarse siempre periodos naturales’ (‘Opciones’)

•

‘Generación de apuntes contables’ (‘Opciones profesional’) [La edición Estándar no dispone de esta opción]

Capítulo 5 – Configuración del Programa | 79 •

‘Controlar clases profesional’)

impartidas de los profesores’ (‘Opciones

•

‘Controlar asistencia a clases de los alumnos’ (‘Opciones profesional’)

Sólo nosotros sabemos cómo funciona realmente nuestro centro, agora pone todas las posibilidades de funcionamiento a su alcance, pero es a usted a quien le toca decidir cuáles desea utilizar. Por eso, es a usted a quien le corresponde entrar en cada uno de los iconos y decidir qué necesita y qué le resulta útil para su centro. Sepa que si en algún momento decide cambiar algún tipo de funcionamiento, siempre puede volver aquí y modificar opciones anteriormente escogidas. Una vez decididas las opciones a marcar (o desmarcar) en el ‘Panel de control’, nos iremos a la opción ‘Baremos’ del grupo ‘Personalización’ de la solapa ‘Configuración’.

Opción baremos El trabajo que corresponde aquí es el mismo que en el del ‘Panel de control’, vaya entrando en cada submenú uno por uno para ver cuál le interesa rellenar conforme a las características de su centro (los más importantes están explicados en el apartado 4 del presente capítulo). En nuestro ejemplo, nos interesaría marcar: •

‘Causas de Baja’ (‘Matrículas’). Crearíamos: cambio de domicilio, trabajo, descontento…

enfermedad,

•

‘Días’ y ‘Periodos’ al escoger al crear la empresa incluir valores por defecto ya están rellenados, pero modificaría el ‘Calendario de Festivos’ (‘Periodicidades’). Crearíamos el calendario del año en curso con las festividades de nuestra comunidad.

•

‘Bancos’ (‘Económicos’). Crearíamos el banco con el que vamos a trabajar para las domiciliaciones. Aquí también crearíamos ‘Formas de cobro’, una en metálico y otra de domiciliación.

•

‘Calificaciones’ (‘Académicos’). Pondríamos las notas por las que se rige el centro. También crearíamos los ‘Cursos Académicos’,

80 | Manual del Usuario de agora 2009-2010, etc. Y las ‘Causas de Ausencia’ como: enfermedad, sin justificar… •

‘Tipos de Descuentos’ (‘Otros descuento por hermanos.

baremos’).

Crearíamos

•

‘Tipos de Documentos’ (‘Otros baremos’). P.ej.: exámenes, trabajos…

Ya está. Ya hemos configurado el programa a nuestro gusto y necesidades.

Capítulo Sexto

6- Gestión académica. Definición de la oferta. 1. Configurando la oferta académica Una vez configurado el programa, es el momento de empezar a definir la oferta académica, es decir, vamos a aprender a definir todo aquello en lo que luego podrá matricularse el alumno. Recordemos que la oferta académica está conformada por grupos, que serían el equivalente a los productos de una empresa del sector industrial, es decir, aquello que vende la empresa. Cada centro acostumbra a tener su propia forma de funcionamiento, fruto de hábitos adquiridos a lo largo de los años, en los que el personal responsable de la administración ha tenido que valérselas como ha podido, con poca más ayuda que la de su imaginación. En ocasiones esta diversificación del funcionamiento es consecuencia del sector formativo al que se dirige cada centro (no es lo mismo un centro de idiomas, que otro dedicada a la preparación de selectividad, a la formación continua, etc.), o del origen de sus clientes (particulares, empresas o administración). El software agora es un producto muy flexible capaz de adaptarse a todas estas modalidades de funcionamiento. Para conseguirlo ha de permitir a sus usuarios actuar de forma muy diversa sobre el programa en función de sus necesidades e intereses. Esta parte del manual va a mostrar aquellas opciones más comunes, indicando a cada paso la utilidad e idoneidad de cada una de ellas. En este sentido, agora ofrece básicamente dos formas de funcionar: con o sin ‘Estudios Reglados’. ¿Qué quiere decir esto? Pues bien, si su centro oferta fundamentalmente formación de tipo oficial, con planes de estudio divididos en ciclos y cursos, estudios, actas, boletines, control de créditos, etc., entonces usted trabaja con Estudios Reglados. Si, por el contrario, su oferta no incluye todo lo anterior (la mayoría de las academias), usted trabaja sin Estudios Reglados. Nota: Si su centro oferta fundamentalmente formación de tipo oficial, con cursos, estudios, actas, boletines, créditos, etc... Deberá tener en cuenta de modo prioritario lo que se dice al respecto en el capítulo dedicado a la Gestión de Estudios Reglados. Sin embargo, cabe destacar que ambos tipos de oferta no son excluyentes entre sí. Es decir, si en su centro hay una parte de la oferta que se acopla al modelo de Estudios Oficiales y otra que no, podrá definir ambas sin ningún problema y trabajar luego con ellas de manera simultánea. A continuación pasamos a detallar los diversos concepto que hay que configurar en agora para la creación o definición de esta oferta académica. Aunque para dar de alta la oferta académica de nuestro centro no es imprescindible seguir el orden en el que se exponen en este capítulo los

82 | Manual del Usuario de agora diversos conceptos vinculados con la misma, sí es muy aconsejable que se tenga en cuenta el mencionado orden. La primera vez que se de de alta la oferta académica en el caso de querer controlar horarios, asistencias a clase, etc… es aconsejable realizar los siguientes pasos y en el siguiente orden: 1-

Definir las aulas de las que dispone el centro.

Dar de alta las asignaturas o materias que se imparten.

Añadir los profesores que darán las clases, indicando asignaturas que por su capacitación pueden impartir.

Por último crear o definir los grupos (servicios que ofrecemos a nuestros alumnos o clientes). Esto se podrá realizar desde la solapa ‘Académico’ en la opción del ‘Gestor de plannings’ (edición Profesional, Empresarial o Corporativo), o de una forma menos gráfica desde la opción ‘Fichero de grupos’ o ‘Gestión de grupos’.

las

2. Aulas. Definiendo la ubicación espacial Definir las aulas de que disponemos va a resultarnos especialmente útil si deseamos que el programa controle la ubicación espacio-temporal de alumnos y profesores, especialmente relevante en el cómputo de horarios y disponibilidades (e indirectamente en los cálculos automáticos de docencia impartida y asistencia), pero también va a permitir al programa llevar el control de los límites de disponibilidad de plazas en función de la capacidad de éstas. Si no estamos interesados en horarios, ni en control de asistencia, ni en los límites físicos del establecimiento, podremos ir directamente al siguiente apartado ‘Asignaturas. Definiendo temarios’, puesto que no precisaremos de aulas para los demás apartados de agora.

2.1. Fichero de aulas. Alta de nueva aula Para crear una nueva aula (esto es, para introducir información de una nueva Aula), lo podemos hacer desde la opción ‘Aulas’ o ‘Fichero de aulas’ de la solapa ‘Académico’, aparecerá una ventana con la lista de aulas definidas (ninguna si no las hemos definido con anterioridad), pulsaremos el botón del altas (símbolo [+]) y tendremos de nuevo la misma ventana de edición de Aulas. También se podría realizar el alta desde el ‘botón agora’ en ‘Nuevo…>Nueva aula’. En ambos casos nos aparecerá la pantalla de alta de aulas con los datos en blanco.

Alta de nueva aula

Capítulo 6 – Definición de la Oferta Académica | 83 El único dato obligatorio a cubrir es el nombre del aula. Una descripción identificativa que utilizaremos para referirnos a ella, por ejemplo ‘Aula 1’. A la derecha podremos indicar la capacidad (en nº de alumnos) del aula, si queremos que el programa la tenga en cuenta. Si dejamos ‘0’ para este valor, la aplicación simplemente ignorará este dato (0 en términos de capacidad, mínimos o máximos se interpreta siempre como ‘indefinido’). Si no deseamos que este aula aparezca en los plannings (véase capítulo 10, apartado 3: Horarios, plannings y disponibilidad) sólo tenemos que activar la casilla correspondiente. La ventana de aulas nos permite también añadir una breve descripción opcional, a título informativo, donde podremos introducir algún comentario sobre la dotación de que dispone, el local en que se encuentra, etc... Además también podemos indicar si queremos que el aula aparezca en el Planning del centro y si el aula es externa, es decir, si está ubicada fuera de las instalaciones del centro (por ejemplo, cuando se dan las clases en las oficinas de un ‘cliente empresa’ a sus empleados). En este caso podremos indicar la dirección, población y código postal de la misma. Una vez introducidos los datos, los validaremos pulsando sobre el botón de Aceptar. Si en el ‘Panel de control > Preferencias’, (véase capítulo 5), habíamos seleccionado ‘Altas Continuas’, tras confirmar los cambios nos volverá a aparecer la ventana de edición de aulas, de nuevo vacía, lista para la introducción de una nueva aula. Si no está habilitada, deberemos proceder del mismo modo a como hicimos con esta primera para crear una nueva aula.

2.2. Gestión centralizada de aulas Aún cabe otra posibilidad para dar de alta una nueva aula, hacerlo desde la ‘Gestión de aulas’ de la solapa ‘Académico’, también pulsando sobre el botón del altas (símbolo [+]). Esta vez nos aparecerán los datos generales (los mismos que al realizar el alta desde Nuevo o desde Fichero), pero contamos además con una visión global de todos los aspectos relacionados con el aula (alumnos que van a la misma, profesores que imparten clase en ella, clases que se dan en este aula, etc.)

Gestión centralizada de aulas La ventana de ‘Gestión centralizada de aulas’ [sólo disponible en la edición Empresarial o Corporativo del programa, aunque puede ser adquirido

84 | Manual del Usuario de agora en forma de módulo adicional para ediciones inferiores a ésta] permite consultar y manipular los datos íntegros de un aula determinada. Permite dar de alta nuevas aulas (tal y como hemos visto) y desplazarse entre las fichas de las distintas aulas del centro. Desde una sola pantalla es posible consultar todos los datos del aula, así como realizar las operaciones pertinentes según el icono seleccionado de los ‘Elementos vinculados’ (cuadro situado en la zona izquierda) [Véase Tipos de Ventanas, en el apartado 4, capítulo 2]. En la ventana de Gestión de aulas podemos encontrar los siguientes iconos de selección de vistas: •

Alumnos: Muestra los alumnos que acuden al aula seleccionada. Permite modificar, filtrar, consultar, listar e imprimir.

•

Asistencias de los alumnos: Muestra las asistencias de los alumnos que acuden al aula seleccionada, indicando si han asistido y si están confirmadas. Permite modificar, eliminar, filtrar, consultar, listar e imprimir.

•

Clases: Muestra las clases que se dan en al aula seleccionada. Permite modificar, filtrar, consultar, listar e imprimir.

•

Datos Generales: Muestra los datos generales del aula seleccionada. Permite modificar.

•

Docencias: Muestra las docencias de los profesores que dan clase en el aula seleccionada, indicando si han sido impartidas y si están confirmadas. Permite modificar, eliminar, filtrar, consultar, listar e imprimir.

•

Grupos: Muestra los grupos que contienen alguna clase que se da en el aula seleccionada. Permite modificar, filtrar, consultar, listar e imprimir.

•

Horarios: Muestra los horarios de las clases que se dan en el aula seleccionada. Permite filtrar, listar e imprimir.

•

Profesores: Muestra los profesores que dan clase en el aula seleccionada. Permite modificar, filtrar, consultar, listar e imprimir.

Una vez hemos definido todas las aulas de que disponemos (si más adelante ampliamos el local, podremos añadirlas después) podemos pasar al siguiente apartado.

3. Asignaturas. Definiendo temarios Para comprender la importancia de las asignaturas conviene no ir con ideas preconcebidas sobre su significado en agora, ya que esto podrá llevar a problemas para entender su concepto. Para agora una asignatura es simplemente un nombre que identifica un temario y opcionalmente también el programa (plan) de ese temario o asignatura. No debe, pues, confundirse con la oferta del centro, aunque ésta pueda estar vinculada a un temario o asignatura. Se

Capítulo 6 – Definición de la Oferta Académica | 85 ofertan grupos (incluso cursos si estamos en formación reglada), pero no temarios. Las asignaturas nos permitirán identificar a varios grupos (o clases) como relativos a un mismo temario. Necesitaremos definir asignaturas siempre que queramos definir horarios y disponibilidad, controlar asistencia o docencia reales, pagos a profesores, rentabilidad, editar programas, o identificar contenidos docentes. También son obligatorias en el caso de Estudios Reglados o si se desean utilizar algunas automatizaciones que simplifican la introducción y definición de datos, como la Generación automática de grupos. Si nada de todo esto es de su interés, puede avanzar directamente hasta el próximo apartado. Para crear una nueva asignatura lo haremos desde la opción ‘Asignaturas’ del grupo ‘Oferta académica’ de la solapa ‘Académico’, nos aparecerá una ventana con la lista de asignaturas definidas (ninguna si no las hemos definido con anterioridad), pulsaremos el botón del altas (símbolo [+]). Nos aparecerá la pantalla de edición de asignaturas. También podemos hacerlo desde el ‘botón agora’ en la opción ‘Nuevo…>Nueva asignatura’ y tendremos de nuevo la misma ventana de edición de asignaturas. El único dato obligatorio es el nombre identificativo de la asignatura o temario, que permitirá vincular entre sí a los grupos o clases que lo compartan, por ejemplo vamos a denominarla ‘Física y Química’ (o ‘inglés medio’, u ‘oposiciones administrativos’, etc.). Opcionalmente podremos añadir una descripción y también un programa detallado editado a color con el propio editor de agora o cualquier editor de textos que soporte ficheros [rtf]. Además, es posible asignar un color específico que se podrá trasladar a todas las clases que se impartan de esa asignatura. De este modo se identificarán las clases de forma más cómoda en el Planning (a partir de la edición Profesional). También será en esta ventana donde se asociarán si se desea diferentes conceptos a evaluar de la asignatura. De este modo se puede calificar diferentes conceptos (a partir de la edición Profesional) sobre una misma asignatura tales como, por ejemplo: comprensión oral, comprensión escrita, etc.

Alta de asignatura

86 | Manual del Usuario de agora Una vez introducidos los datos, los validaremos pulsando sobre el botón de Aceptar. Si en el ‘Panel de control > Preferencias’, (véase capítulo 5), habíamos seleccionado ‘Altas continuas’, tras confirmar los cambios nos volverá a aparecer la ventana de edición de asignaturas de nuevo vacía, lista para la introducción de una nueva asignatura. Si no está habilitada, deberemos proceder del mismo modo, como hicimos con esta primera, para crear una nueva asignatura. Una vez hemos definido todas las asignaturas que incluye nuestra oferta (con la posibilidad de que más adelante ampliemos ésta), estamos en condiciones de pasar al siguiente apartado.

4. Profesores. La ficha del profesor va a sernos de mucha utilidad, no sólo para almacenar los datos relativos a éste, sino también para otros muchos controles y posibilidades de agora como puedan ser los horarios y disponibilidades, el control de asistencia y docencia, cálculo de rentabilidad, pagos a profesores o control de gasto docente. Si ya ha definido aulas o asignaturas deberá introducir ahora su profesorado para continuar con la definición de su oferta formativa. Si no precisa nada de lo anterior y tampoco le interesa guardar los datos del personal docente puede pasar al siguiente apartado.

4.1. Fichero de Profesores. Alta de nuevo Profesor Para crear un nuevo profesor lo podemos hacer desde la opción de la solapa ‘Académico’ ‘Nuevo Profesor’ del grupo ‘Profesores’. También la opción ‘Fichero de profesores’, donde nos aparecerá una ventana con la lista de profesores definidos (ninguno si no lo hemos definido con anterioridad), pulsaremos el botón del altas (símbolo [+]) y tendremos de nuevo la misma ventana de edición de profesores. También podemos hacerlo desde el botón agora ‘Nuevo… > Nuevo profesor’. Nos aparecerá la pantalla de edición de profesores con las casillas en blanco.

Ventana de alta de profesores

Capítulo 6 – Definición de la Oferta Académica | 87 La ventana presenta, a la izquierda, varias solapas: 1)

La primera, bajo el título de ‘General’, agrupa los datos personales del profesor, como nombre, apellidos, dirección, teléfono, etc... Sólo nombre y apellidos son obligatorios. Más abajo tenemos la posibilidad de incluir la foto del profesor (que previamente tendremos que escanearla y guardarla en formato bmp, jpg o gif), para ello bastará con hacer doble clic sobre la casilla de la foto o pulsar sobre el botón derecho del ratón y seleccionar Nueva Foto; nos aparecerá un cuadro de diálogo que nos pedirá la ubicación del fichero bmp (una vez guardada con el programa podemos, si queremos, destruir el fichero bmp, ya que el programa guarda internamente la imagen). Además, es posible asignarle un color específico que se podrá trasladar a las clases que imparte para que estas aparezcan visualizadas con ese color en el planning (a partir de la edición Profesional).

La siguiente solapa, en la que pone ‘Interés’, contiene otros datos de interés como el NIF, la fecha de nacimiento, nacionalidad,… (éstos son todos opcionales).

La tercera y posiblemente la más interesante, desde el punto de vista administrativo es la titulada ‘Económicos’. Contiene, entre otros datos, el importe fijo mensual que percibe el profesor (si percibe alguno de este tipo) y los valores por defecto de lo que cobra el profesor a la hora de clase o el porcentaje por ingreso de alumnos si es el caso, o cualquier combinación de ellos (si el fijo por hora supera al porcentaje se aplicará siempre éste, en caso contrario se aplica el porcentaje, los valores no se suman). Estos valores pueden modificarse posteriormente para cada clase (aunque aparecerán como valores por defecto). El programa los tendrá en cuenta tanto en el cómputo de liquidaciones a profesores, como para calcular la rentabilidad de grupos, etc...

La última solapa está dedicada a las ‘Bajas’, tanto temporales como definitivas, al activar cualquiera de ellas aparecerán las fechas, editables, en las que se hacen efectivas. A la derecha, en la misma ventana, tenemos dos listas editables:

La superior, titulada ‘Asignaturas’, permite vincular al profesor que acabamos de crear con las asignaturas que está en disposición de impartir (sólo si hemos definido asignaturas). Este proceso sólo creará el vínculo entre profesor y asignatura, para lo que es preciso que la asignatura se haya generado con anterioridad.

La lista inferior, en cuyo epígrafe puede leerse ‘Horarios (disposición)’, permite vincular al profesor con un horario de disponibilidad. No se trata de su horario de clases, sino de aquel en que está disponible por, si surge la ocasión, impartir docencia. Aunque cubrir el horario de disposición es opcional, resulta muy útil cuando se trata de establecer el horario de una clase, pues nos advierte en caso de que estemos intentando ponerla en un horario en que no se encuentra disponible.

Una vez introducidos todos los datos, los validaremos pulsando sobre el botón de Aceptar. Si en el Panel de ‘Control > Preferencias’, (véase capítulo 5), habíamos seleccionado ‘Altas continuas’, tras confirmar los cambios nos volverá a aparecer la ventana de edición de profesores, de nuevo vacía, lista para la introducción de un nuevo profesor. Si no está habilitada, deberemos proceder del mismo modo, como hicimos con esta primera, para crear un nuevo profesor.

88 | Manual del Usuario de agora

4.2. Gestión centralizada de profesores Aún cabe otra posibilidad para dar de alta un nuevo profesor, hacerlo desde la ‘Gestión de profesores’, también pulsando sobre el botón del altas (símbolo [+]). Esta vez nos aparecerán los datos generales, pero contamos además con una visión global de todos los aspectos relacionados con el profesor.

Gestión centralizada de profesores La ventana de ‘Gestión centralizada de profesores’ (sólo disponible en la edición Empresarial o Corporativo del programa, aunque puede ser adquirido de forma adicional para ediciones inferiores a ésta) permite consultar y manipular los datos íntegros de un profesor determinado. Podemos acceder a esta ventana de gestión desde el botón ‘Gestión de profesores’ en la solapa ‘Académico’. Permite dar de alta nuevos profesores (tal y como hemos visto) y desplazarse entre las fichas de los distintos profesores del centro. Desde una sola pantalla es posible consultar todos los datos del profesor, así como realizar las operaciones pertinentes según el icono de ‘Elementos vinculados’ escogido (barra situada en la zona izquierda) [Véase Tipos de Ventanas, en el apartado 4, capítulo 2]. En la ventana de ‘Gestión de profesores’ podemos encontrar los siguientes iconos de selección de vistas o elementos vinculados (dependiendo de la edición del programa que tengamos o los módulos adquiridos se verán más o menos opciones): •

Datos Generales: Muestra los datos generales del profesor seleccionado. Permite modificar. En algunos campos permite dar altas, buscar o enviar un e-mail sin salir de la pantalla.

Capítulo 6 – Definición de la Oferta Académica | 89 •

Estadísticas: Muestra dos tipos de gráficos (totales comparativa entre lo pagado y el total a pagar mensual).

•

Notas: Muestra las calificaciones que ha puesto el profesor seleccionado. Permite modificar, eliminar, filtrar, consultar, listar e imprimir.

•

Docencias: Muestra la gestión de las clases del profesor seleccionado, indicando si han sido impartidas y si están confirmadas. Permite modificar, eliminar, filtrar, consultar, listar e imprimir.

•

Matrículas: Muestra las matrículas de los alumnos que tiene el profesor seleccionado. Permite modificar, filtrar, consultar, listar e imprimir.

•

Clientes: Muestra los clientes que tiene vinculados el profesor seleccionado. Permite modificar, filtrar, consultar, listar e imprimir.

•

Alumnos: Muestra los alumnos que tiene el profesor seleccionado. Permite modificar, filtrar, consultar, listar e imprimir.

•

Grupos: Muestra los grupos en los cuales da clase el profesor seleccionado. Permite modificar, filtrar, consultar, listar e imprimir.

•

Asignaturas: Muestra las asignaturas que puede impartir el profesor seleccionado. Permite, filtrar, consultar, listar, imprimir y añadir más vínculos de asignaturas que el profesor está capacitado para impartir.

•

Horarios: Muestra los horarios de las clases que da el profesor seleccionado. Permite filtrar, listar e imprimir.

•

Disponibilidad: Muestra los horarios en los cuales está disponible el profesor seleccionado. Permite añadir, modificar, eliminar, filtrar, consultar, listar e imprimir.

•

Pagos: Muestra los pagos que tiene el profesor seleccionado. Permite añadir, modificar, eliminar, filtrar, consultar, listar e imprimir.

•

Clases: Muestra las clases que imparte el profesor seleccionado. Permite modificar, filtrar, consultar, listar e imprimir.

•

Adeudos: Muestra los adeudos de los alumnos que tiene el profesor seleccionado. Permite cobrar el adeudo, modificar, eliminar, filtrar, emitir el adeudo (para imprimirlo), crear una factura o emitir una copia de la ya hecha, consultar, listar e imprimir.

•

Cobros: Muestra los cobros de los adeudos de los alumnos que tiene el profesor seleccionado. Permite anular el cobro, filtrar, consultar, listar e imprimir.

•

Responsable del grupo: Muestra todos los grupos del los que el profesor seleccionado es responsable o coordinador. Permite modificar, filtrar, consultar, listar e imprimir.

•

Gestión documental: [disponible a partir de la edición Profesional] Muestra los documentos vinculados al profesor

90 | Manual del Usuario de agora seleccionado. Permite añadir, modificar, eliminar, abrir el documento vinculado, filtrar, consultar, listar e imprimir. •

Test: Muestra los resultados de los test realizados sobre el profesor seleccionado.

•

Notas con conceptos: Muestra las calificaciones con conceptos que ha puesto el profesor seleccionado. Permite modificar, eliminar, filtrar, consultar, listar e imprimir.

•

Préstamos de Material: [disponible a partir de la edición Empresarial o con el módulo Biblioteca] Muestra los préstamos que tiene el profesor seleccionado. Permite dar de alta un préstamo, filtrar, consultar, listar, imprimir, imprimir el documento del préstamo y marcar una devolución.

•

Ventas de Material: [disponible a partir de la edición Empresarial o con el módulo Biblioteca] Muestra las compras de material que ha realizado el profesor seleccionado. Permite dar de alta una venta, eliminarla, filtrar, consultar, listar e imprimir.

Desde la opción ‘Buscar Profesor…’ del grupo ‘Profesores’ de la solapa ‘Académico’, es posible realizar un prefiltro para la ventana de lista. Una vez hayamos terminado de introducir toda la plantilla de profesores (con la posibilidad de posteriores ampliaciones o bajas) estaremos en condiciones de avanzar un paso más en la definición de la oferta académica.

5. Grupos. El núcleo de la oferta académica. Si la utilización de aulas, asignaturas o profesores dependía de la utilización que el usuario quisiera hacer de agora, pudiendo en cada caso prescindir de ellos, grupos o grupos simplificados son el único elemento inexcusable de la oferta académica y ello es así porque propiamente definen ésta. De hecho constituyen en sí la oferta académica del centro. Cuando hablamos de grupos simplificados y grupos, lo hacemos en realidad de una misma cosa, que admite dos presentaciones distintas. La única diferencia radica en que cada grupo simplificado no puede tener vinculada más de una clase (complemento de información de los primeros, véase el apartado 6), mientras que un grupo puede tener vinculadas cualquier número de clases. De este modo puede decirse que los grupos simplificados son un tipo de grupo (aquel que tiene vinculadas una o ninguna clases). Así pues, todos los grupos simplificados son, a su vez, grupos (la inversa, sin embargo, no es necesariamente cierta). El alta de nuevos grupos se puede realizar de varias formas. Desde el ‘Fichero de grupos’ (todas las ediciones), desde la ‘Gestión centralizada de grupos’ (para las ediciones Empresarial y Corporativo o edición inferior con el módulo de Gestiones Centralizadas) o de la forma más cómoda y visual desde el ‘Gestor de plannings’ (disponible a partir de la edición Profesional). La opción de dar el alta del grupo desde el ‘Gestor de plannings’ del grupo ‘Oferta académica’ de la solapa ‘Académico’ es la opción más recomendada (excepto para la edición Estándar de agora que no tiene habilitado este gestor), ya que permite dar de alta los grupos desde un entorno visual, pudiendo de este modo ir observando como va quedando la oferta académica y ocupación de las aulas de modo rápido y sencillo. El

Capítulo 6 – Definición de la Oferta Académica | 91 funcionamiento de este gestor se verá más adelante en el apartado 7 de este mismo capítulo. ¡Recuerda!: Hay que ver los grupos como aquello que ofertamos o vendemos a los alumnos. Serían pues, con matices, los equivalentes a los productos que comercializa una empresa industrial.

5.1. Fichero de grupos. Alta de nuevo grupo Veamos como crear un grupo desde el la opción de ‘Fichero de grupos’, situada en el grupo ‘Oferta académica’ de la solapa ‘Académico’. Nos aparecerá una ventana con la lista de grupos definidos (ninguno si no lo hemos definido con anterioridad), pulsaremos el botón del altas (símbolo [+]) y tendremos la ventana de grupos con las casillas en blanco. De este modo podremos introducir la información de un nuevo grupo. También llegaríamos a esta ventana desde el ‘botón agora’ en la a opción ‘Nuevo… > Nuevo grupo’.

Alta de grupos Para dar de alta un grupo, tan sólo tendremos que cubrir obligatoriamente su nombre o descripción (es cuanto se necesita para definir una oferta); pero seguramente querremos controlar otros aspectos de su oferta. Para ello debemos conocer el significado de los datos presentados en las diferentes solapas de esta ventana: 1)

La primera solapa contiene los datos sobre ‘Capacidad’, donde podemos especificar un nº máximo y/o mínimo de alumnos para el grupo en cuestión. Además, es posible asignarle un color específico con el que aparecerá visualizado en el Gestor de plannings (a partir de la edición profesional). Existe el botón de cálculo de número de horas, que recalcula el total de horas del grupo por si se ha añadido posteriormente al alta una clase nueva o se ha realizado alguna modificación en alguna de las ya asignadas.

92 | Manual del Usuario de agora 2)

La segunda solapa, ‘General’, incluye los datos más relevantes. El tipo de grupo, donde especificaremos a qué tipo pertenece el presente grupo, lo que nos servirá para ganar rapidez a la hora de matricular. El curso académico, donde escogeremos el curso académico correspondiente (interesante a la hora de guardar históricos). El precio por alumno, es decir, el importe que vale este grupo (que podrá modificarse para cada caso en la matrícula, como también el periodo o rango de fechas al que se refiere). También podremos definir la fecha de inicio y finalización del grupo (que el programa controlará de modo automático) o si no hay una finalización prevista del grupo, establecerlo como indefinido (marcando la casilla de verificación correspondiente, para que el programa tenga en cuenta esta circunstancia).

La tercera solapa, ‘Fundación Tripartita’, accede a las características específicas o al código de expediente del mismo (opcional).

A estos grupos podremos vincularles clases, [una en el caso de grupos simplificados y tantas como queramos en los demás casos]; siempre de un modo opcional. Podemos manejar grupos simplificados y/o grupos sin necesidad de definir clases; sin embargo, será preciso hacerlo cuando queramos controlar aspectos como la docencia y asistencia impartidas, los pagos a profesores, horarios, disponibilidades, distribución de aulas, estadísticas por asignaturas (temarios), etc... En el siguiente apartado hablaremos con mayor profundidad sobre este tema.

Atención: cuando se crea un grupo o grupo simplificado podemos crearlo como definitivo o como provisional. Una vez verificada la creación de un nuevo grupo, agora nos preguntará si queremos hacerlo definitivo o no. De todos modos, en el apartado de ‘Opciones’ del ‘Panel de control’ de agora podemos hacer que todos los grupos se creen como definitivos si así lo deseamos. En el caso de que el grupo lo creemos como provisional, cuando luego matriculemos a alumnos del mismo, la matrícula correspondiente se registrará como provisional, hasta que demos el grupo por definitivo o lo activemos como tal de modo automático al cumplir los criterios requeridos (como mínimo de alumnos, porcentaje de rentabilidad, etc.). Para establecer un grupo como definitivo, si no lo hemos indicado así en la propia alta de grupo, podremos hacerlo manualmente pulsando el botón correspondiente en la ventana de edición de grupo o de grupo simplificado, también desde la ventana de Lista que lanza la opción ‘Grupos’ o ‘Fichero de grupos’ de la solapa ‘Académico’ marcando la activación para un grupo seleccionado. También es posible dejar que sea el programa quien se encargue de discriminar de forma automática cuándo un grupo debe establecerse como definitivo. Para ello deberemos activar la casilla ‘Permitir el paso a grupos definitivos de forma automática’ en el ‘Panel de control > Opciones’ (véase capítulo 5). Esta acción hará que el programa tenga en cuenta los requisitos marcados para establecer un grupo como definitivo, como puedan ser ‘Requerir mínimo fijado de alumnos para activar grupo’ (‘Panel de control > Opciones’), o ‘Tener en cuenta la rentabilidad en la apertura de grupos nuevos’, en ‘Opciones profesional’. También es posible hacerlo de forma masiva y selectiva mediante la opción de ‘Procesos en Bloque > Pasar Grupos a Definitivos’ (o invertirlo con ‘Procesos en Bloque > Pasar Grupos a Provisionales’) de la solapa ‘Académico’.

Capítulo 6 – Definición de la Oferta Académica | 93

Nota: Para que una matrícula pueda generar adeudos, o pueda obtenerse el horario de un alumno, un profesor, etc., es preciso que los grupos a los que están vinculados sean definitivos y hayan comenzado en la fecha de valor propuesta. Una vez introducidos todos los datos, los validaremos pulsando sobre el botón de Aceptar. Si en el ‘Panel de control > Preferencias’, (véase capítulo 5), habíamos seleccionado ‘Altas Continuas’, tras confirmar los cambios nos volverá a aparecer la ventana de edición de grupos, de nuevo vacía, lista para la introducción de un nuevo grupo. Si no está habilitada, deberemos proceder del mismo modo, como hicimos con esta primera, para crear un nuevo grupo.

5.2. Gestión centralizada de grupos Aún cabe otra posibilidad para dar de alta un nuevo grupo, hacerlo desde la ‘Gestión de grupos’ accesible desde la solapa ‘Académico’, también pulsando sobre el botón del altas (símbolo [+]). Esta vez nos aparecerán los datos generales (los mismos que al realizar el alta desde Nuevo o desde Fichero), pero contamos además con una visión global de todos los aspectos relacionados con el grupo. La ventana de ‘Gestión centralizada de grupos’ [sólo disponible en la edición Empresarial o superior del programa, aunque puede ser adquirido de forma adicional como módulo para ediciones inferiores a ésta] permite consultar y manipular los datos íntegros de un grupo determinado. Permite dar de alta nuevos grupos y desplazarse entre las fichas de los distintos grupos del centro.

Gestión centralizada de grupos

94 | Manual del Usuario de agora

Desde una sola pantalla es posible consultar todos los datos del grupo, así como realizar las operaciones pertinentes según el icono de ‘Elementos vinculados’ escogido (barra situada en la zona izquierda) [Véase Tipos de Ventanas, en el apartado 4, capítulo 2]. En la ventana de ‘Gestión de grupos’ podemos encontrar los siguientes iconos de selección de vistas o elementos vinculados (dependiendo de la edición del programa que tengamos o los módulos adquiridos se verán más o menos opciones): •

Datos Generales: Muestra los datos generales del grupo seleccionado. Permite modificar. En algunos campos permite dar altas sin salir de la pantalla.

•

Estadísticas: Muestra dos tipos de gráficos (totales y comparativa entre el mínimo de alumnos, el máximo y el nº actual).

•

Clases del Grupo: Muestra las clases que se dan en el grupo seleccionado. Permite añadir, modificar, eliminar, localizar una clase existente para vincularla al grupo, filtrar, consultar, listar e imprimir.

•

Matrículas: Muestra las matrículas del grupo seleccionado. Permite modificar, filtrar, consultar, listar e imprimir.

•

Clientes: Muestra los clientes que tiene vinculados el grupo seleccionado. Permite modificar, filtrar, consultar, listar e imprimir.

•

Alumnos: Muestra los alumnos matriculados en el grupo seleccionado. Permite modificar, filtrar, consultar, listar e imprimir.

•

Horarios: Muestra los horarios del grupo seleccionado. Permite filtrar, listar e imprimir.

•

Adeudos: Muestra los adeudos de los alumnos matriculados en el grupo seleccionado. Permite cobrar el adeudo, modificar, eliminar, filtrar, emitir el adeudo (para imprimirlo), crear una factura o emitir una copia de la ya hecha, consultar, listar e imprimir.

•

Profesores: Muestra los profesores que imparten clase en el grupo seleccionado. Permite modificar, eliminar, filtrar, consultar, listar e imprimir.

•

Gastos: Muestra los gastos generados por el grupo seleccionado. Permite añadir, filtrar, consultar, listar e imprimir.

•

Asistencias: Muestra las asistencias de los alumnos que van a clase en el grupo seleccionado. Permite modificar, eliminar, filtrar, consultar, listar e imprimir.

•

Docencias: Muestra las docencias de los profesores que dan clase en el grupo seleccionado, indicando si han sido impartidas y si están confirmadas. Permite modificar, eliminar, filtrar, consultar, listar e imprimir.

•

Gestión Documental: [disponible a partir de la edición Profesional] Muestra los documentos vinculados al grupo

Capítulo 6 – Definición de la Oferta Académica | 95 seleccionado. Permite añadir, modificar, eliminar, abrir el documento vinculado, filtrar, consultar, listar e imprimir. •

Test: Muestra los resultados de los test realizados sobre el grupo seleccionado.

•

Ventas de material: [disponible a partir de las ediciones Empresarial y Corporativo o con el módulo Biblioteca] Muestra las ventas de material vinculadas al grupo documentos vinculados al grupo seleccionado. Permite añadir, modificar, eliminar, abrir el documento vinculado, filtrar, consultar, listar e imprimir.

•

Intereses: [disponible a partir de la edición Empresarial o con el módulo comercial o CRM]. Muestra un listado de todos los clientes que han estado interesados en un grupo. Permite modificar, filtrar, consultar, listar e imprimir.

•

Listas de espera: muestra la relación alumnos que se han intentado inscribir en el grupo y han quedado en lista de espera. Permite modificar, filtrar, consultar, listar e imprimir.

Desde el menú desplegable del botón ‘Grupos’ o ‘Gestión de grupos’ del grupo ‘Oferta académica’ de la solapa ‘Académico’, es posible Buscar grupo…, que realiza un prefiltro para lanzar ventana de lista de grupos. La siguiente figura muestra un diagrama de la relación existente entre los grupos, las clases y los horarios. Este diagrama ilustra la idea del grupo como contenedor de clases, y la de la clase como contenedora de horarios. La figura muestra también las principales propiedades de cada una de estas entidades.

6. Clases. Complementos de información de los grupos. Las clases en agora son un elemento opcional, que se convierte en esencial cuando queremos controlar aspectos docentes, como horarios, formación impartida, costes docentes, etc. Una clase es una “Unidad Organizativa Docente” que lleva información de una asignatura (temario), un profesor, un coste (por hora o porcentual), y opcionalmente también a un aula y un horario. Si queremos que la clase sea tenida en cuenta por el programa, debe de estar vinculada obligatoriamente a un grupo o grupo simplificado (esto es, a una determinada oferta académica). Al vincularse a un grupo las clases complementan la información del mismo.

96 | Manual del Usuario de agora

6.1. Altas de nuevas clases Aunque para crear una nueva clase podemos hacerlo desde la solapa ‘Académico’ en la opción ‘Clases’ del grupo ‘Oferta académica’ pulsando sobre el botón del altas (símbolo [+]) (si tenemos habilitada esta opción en el ‘Panel de control’), es aconsejable hacerlo desde la ventana de edición de grupos o grupos simplificados (también se podría hacer desde la gestión centralizada de grupos dentro del elemento vinculado ‘Clases’). Por lo tanto para proceder a dar el alta de una clase nos dirigiremos a la solapa ‘Académico’ en la opción ‘Fichero de grupos’ o ‘Grupos simplificados’ del grupo ‘Oferta académica’. Una vez dentro de la ficha del grupo podremos pulsar sobre el botón de alta de clases vinculadas (símbolo [+]). Esta es la manera más habitual de definir las clases puesto que tal como se apuntó antes para que sea tenida en cuenta por el programa una clase debe de estar vinculada a un grupo o grupo simplificado (esto es, a una determinada oferta académica).

Ventana de edición (altas) de clases desde lanzada desde la del grupo. Los datos obligatorios a cumplimentar son la denominación, la asignatura y el profesor. La asignatura (temario) podremos seleccionarla de entre las disponibles en la lista desplegable o crearla nueva pulsando sobre el botón [+] situado al lado de la misma. La lista desplegable de profesores estará en blanco mientras no hayamos seleccionado una asignatura. Cuando lo hagamos nos mostrará aquellos profesores a los que hemos definido como capaces de impartir la asignatura en cuestión. Si no hay ninguno o si preferimos otro distinto podremos darle de alta en la base de datos desde el botón [+] a la derecha de la lista desplegable. Pero también podría ser que tuviéramos un profesor dado de alta pero que no tiene asociada dicha asignatura, entonces tendríamos que ir a la ficha del profesor y asignarle la asignatura, al darla de alta, buscándola en el desplegable. Otro botón (con forma de lupa) nos permitirá visualizar la el calendario del profesor seleccionado a fin de que podamos tenerlo en cuenta al asignarle dicha clase.

Capítulo 6 – Definición de la Oferta Académica | 97 El programa creará una denominación por defecto para la clase a partir del nombre de la asignatura y los apellidos del profesor, que podremos modificar en cualquier momento por otro distinto si lo consideramos oportuno. Además, es posible asignarle un color específico con el que aparecerá visualizado en el planning (a partir de la edición profesional) y los calendarios. En coste docente por hora y porcentaje de coste (esto es, si el profesor cobra un porcentaje en función de los ingresos) aparecerán por defecto los atribuidos al profesor asociado, pudiéndose modificar en cualquier momento. Estos datos son opcionales pero importantes para el cómputo de rentabilidad y para que la aplicación pueda calcular pagos a profesores. Si se cubren ambas casillas (coste por hora y porcentaje) el programa tendrá en cuenta aquella que implique, en cada caso, un importe más elevado. Por lo general, las fechas de inicio de vigencia y fin de vigencia por defecto serán las mismas que se pusieron para el grupo desde el que estamos dando de alta la clase, si no son las mismas las podemos modificar a nuestro gusto. Las fechas de vigencia de las clases sirven para delimitar la caducidad de las mismas ante casos especiales o particulares, como cuando una clase se deja de dar por cualquier circunstancia o se produce la baja de un profesor. Ejemplos: Tenemos un grupo con dos clases vinculadas, una de inglés y una de francés, pero pasado un mes decidimos que la clase de francés ya no se va a dar más, entonces no finalizaremos la fecha del grupo (puesto que la clase de inglés continúa dándose), sino que finalizaríamos la vigencia de la clase de francés (hay que tener en cuenta que si finalizamos la vigencia de una clase, ésta ya no la podremos utilizar en un futuro, p.ej. para vincularla a un nuevo grupo, sino que tendríamos que dar de alta una nueva clase). Igualmente podemos tener una clase con un profesor que a mitad de curso se da de baja y que va a pasar a sustituirlo otro de los profesores del centro; en este caso, lo mejor es finalizar esa clase, ya que una clase en agora viene definida por la asignatura y el profesor, si cambiamos de profesor lo mejor es dar de alta una nueva clase (que incluirá la misma asignatura, pero diferente profesor). Todo esto se vuelve especialmente útil para la gestión de docencia y la de asistencia, de manera que, por ejemplo, no sigamos requiriendo asistencia para una clase que ya no se va a dar; o que sepamos lo que tenemos que pagar a un profesor en función del tiempo que ha dado esa clase. También podemos delimitar el número máximo de alumnos que puede soportar una clase (el programa tendrá este límite en cuenta, aunque la clase sea compartida por variaos grupos o grupos simplificados). Por defecto 0, que significa “ilimitado o indiferente”.

6.2. Vinculando clases existentes a grupos Además de dar de alta nuevas clases dentro de los grupos podemos vincular clases ya existentes a los mismos. Esto lo realizaremos desde la misma ventana en la que dábamos de alta las clases de un grupo, es decir, desde la ventana de edición de grupos o grupos simplificados o desde el elemento vinculado ‘Clases’ del interfaz de ‘Gestión centralizada de grupos’.

98 | Manual del Usuario de agora En este caso, en lugar de añadir una clase nueva (con el símbolo [+]) se haría ‘clic’ en el botón de localizar e insertar (botón con forma de lupa), ya que la clase ya existe. Si le volviésemos a dar al botón de añadir estaríamos volviendo a crear otra clase distinta, con lo que estaríamos duplicando información. Ejemplo: Tenemos un grupo con una clase de ‘contabilidad’ y otro con una de clase de ‘matemáticas financieras’. Decidimos crear una nueva clase de ‘tutorías’ que se realizarán por un mismo profesor y en una sola aula, a la que acudirán los alumnos de ambos grupos. En este caso crearemos una sola vez la clase, por ejemplo desde la ventana de edición del grupo de ‘contabilidad’. A continuación, para indicar que esa misma clase también se realiza en el grupo de ‘matemáticas financieras’, la vincularemos a este haciendo ‘clic’ sobre el botón ‘localizar e insertar clase incluida’ (con forma de lupa) de la ventana de edición del mismo.

6.3. Horarios vinculados a una clase Una vez establecidos los datos de la clase podemos vincularla, opcionalmente, a uno o varios horarios, esto es fundamental para todo tipo de cálculo de docencia impartida, asistencia, rentabilidad, etc. Para hacerlo pulsaremos sobre el botón de altas de la barra de botones en la zona de horarios (a la derecha de la ventana). Visualizaremos entonces la ventana de edición de horarios, en la que podremos seleccionar el grupo de días de las lista desplegable (las opciones disponibles las habremos definido en baremos), el aula en que se impartirá y la hora exacta de inicio y fin, repitiendo el proceso para cada horario que queramos añadir. La opción de limitado la utilizaremos siempre que queramos limitar o acotar los horarios de dicha clase, especificaremos su duración para una determinada fecha, de manera que limitamos esa clase a esa fecha pero desde su horario y no desde la vigencia de la clase, porque la clase se va a dar más veces. Al hacer esto, surgirá una petición de información que antes permanecía oculta. Aquí es donde vamos a definir la fecha. Con estos datos el programa ya puede hacer todo tipo de cálculos y generar calendarios personalizados para cada alumno, profesor, aula, asignatura, grupo, etc.

7. Gestor de plannings. La oferta académica de un modo visual. El ‘Gestor de plannings’ es una potente herramienta incluida en la edición Profesional y superiores a ésta de agora. Con el gestor de Plannings el alta de la oferta académica del centro se convierte en algo mucho más visual y por lo tanto más cómodo para el usuario final.

Capítulo 6 – Definición de la Oferta Académica | 99

Gestor de plannings. Opción de planning completo Al ‘Gestor de plannings’ se accede desde la solapa ‘Académico’, dentro del grupo ‘Oferta académica’. Con él podremos ver de un solo vistazo, la distribución de las clases que se imparten en nuestro centro e incluso, en modo comparativo, como se reparten entre las diferentes aulas del mismo. El ‘Gestor de plannings’ permite trabajar de dos formas, mediante el ‘Planning completo’ o con el ‘Planning de grupos en aula/s…’ La opción de ‘Planning completo’ nos mostrará en un calendario todos las clases de los grupos que se imparten en todas las aulas que hemos definido al crear nuestra oferta académica, pudiendo de este modo tener un vistazo general de toda la planificación docente de nuestra empresa. Con la opción ‘Planning de grupos en aula/s…’ a su vez se podrá ejecutar de dos modos diferentes. En modo agregado o en modo comparativo. Con el modo agregado podremos ver de un vistazo todas las clases de nuestra oferta académica (grupos) que se imparten en un aula determinada. De este modo podremos ver, de modo conjunto y en un mismo calendario, todo lo que se imparte, por ejemplo, en el ‘Aula 1’ y el ‘Aula 2’ o en el ‘Aula 2’ y el ‘Aula 5’. Como ya habrá deducido el lector, si en este modo agregado escogemos todas las aulas disponibles en el centro, veremos en pantalla lo mismo que nos mostraría la opción ‘Planning completo’.

Ventana de selección múltiple de aulas

100 | Manual del Usuario de agora Con el modo comparativo podremos ver los grupos que se imparten en cada una de las aulas en la misma pantalla, pero de un modo separado. Por cada día del calendario aparecerán tantas columnas como aulas se hayan seleccionado. De esta forma, se podrá comparar la ocupación de cada una de ellas de forma rápida y detectar “huecos” en los que poder incluir nuevos grupos con sus clases, para así terminar definiendo la oferta académica.

Gestor de plannings. Opción de planning en modo comparativo La ventana del Gestor de plannings tiene varias zonas claramente identificables, cada una de las cuales tienen una función determinada.

Zonas del gestor de plannigs

Capítulo 6 – Definición de la Oferta Académica | 101 - Cinta de título: En la parte izquierda aparecerá el título del Planning que hemos abierto y en la derecha las fechas de inicio y fin de entre todas las seleccionadas. - Cinta de opciones: En esta cinta se muestran todas las opciones de visualización que indicarán al Gestor de plannings como presentarnos la información en la zona de la ventana denominada Cuerpo del planning o Calendario. Podremos ver la información en un calendario semanal, laboral (dejando fuera el día o días que definamos en las opciones como no laborales), mensual o diario. Podremos decidir cual consideramos el horario lectivo o de jornada laboral, la escala de tiempo que nos divida cada franaja, etc… En esta cinta también están las herramientas de Gestión del planning, que nos permitirán dar de alta y/o modificar la oferta académica del centro.

Cinta de opciones del gestor de plannings

Ventana de opciones - Barra de calendario: Mediante esta útil barra podremos desplazarnos de forma rápida de unos días a otros con simples ‘clics’ de ratón, permitiendo seleccionar los días concretos que queremos visualizar en el cuerpo del planning o calendario. De este modo con el uso del ratón y la tecla <Ctrl> podremos seleccionar días salteados (los días 15, 17, 19 y 25 de septiembre por ejemlo) o con la ayuda de la tecla <Mayúsc> seleccionar un rango de días (del 13 al 22 de octubre por ejemplo).

Barra de calendario con días alternos seleccionados

102 | Manual del Usuario de agora - Cuerpo del planning o calendario: En esta zona, la más amplia de la ventana, se nos presentará la información de nuestra oferta académica de una forma visual, dependiendo en todo momento de las opciones seleccionadas tanto en la cinta de título, como en la barra de calendario (vista de calendario mensual, semanal, diario o laboral, escala de tiempo, zona horaria,…)

Cuerpo de calendario con varios días alternos seleccionados.

7.1. Crear la oferta académica desde el planning En el gestor de plannings podemos dar de alta toda la oferta académica de un modo ágil y visual. Para ello el gestor cuenta con una serie de herramientas muy útiles en su cinta de opciones, agrupadas bajo el nombre de ‘Gestión del Planning’.

Herramientas para la gestión de la oferta académica Para proceder a dar de alta un grupo, lo haremos posicionándonos en cualquier hora del día (en el caso de que estemos en vista diaria o laboral), o en el propio día (para vista semanal o mensual) en el que queramos que empiece el mismo. A continuación se hará clic en el botón ‘Nuevo Grupo’. Esto nos abrirá la ventana de edición para realizar su alta, con la fecha de inicio ya cubierta con la del día en el que estábamos posicionados (aunque se puede modificar si se desea). A continuación ya podremos rellenar todos sus datos y vincularle las clases y horarios pertinentes tal y como se indica en los apartados 5 y 6 de este mismo capítulo.

Capítulo 6 – Definición de la Oferta Académica | 103

Alta de grupo, sus clases y sus horarios desde el planning Una vez terminada el alta del grupo lo veremos automáticamente ‘pintado’ en la zona del calendario adecuada.

7.2. Modificar planning

oferta

académica

desde

El calendario del gestor de plannings nos muestra de un modo gráfico todas las clases vinculadas a nuestra oferta académica (grupos). Además de permitirnos crear o dar de alta nueva oferta académica, el gestor de plannings nos va a permitir modificar la ya existente de una forma rápida. Mediante de las herramientas “Gestión de Plannings” de la cinta de opciones, además de crear nuevos grupos, podremos añadir horarios a las clases seleccionadas, así como abrir el grupo la clases u horario seleccionado para realizar las modificaciones pertinentes. Para ello bastará sólo con pinchar sobre la clase que deseemos modificar y escoger la opción adecuada del la cinta de opciones (también podemos pinchar con el botón derecho y un menú contextual nos mostrará las opciones de que disponemos). Estas modificaciones se reflejaran de modo automático en el calendario una vez aceptemos los cambios en la ventana de edición en la que hayamos entrado (horario, clase o grupo).

Opciones sobre una clase con el menú contextual

104 | Manual del Usuario de agora

8. Automatización de la oferta académica. Ya hemos visto todos los componentes que intervienen en la definición de la oferta académica y el control docente correspondiente. Aunque lo más cómodo es realizar con el ‘Gestor de plannings’ o en el caso de la Edición agora Estándar desde el ‘Fichero de grupos’, en algunos casos deseamos crear de modo masivo parte de la oferta académica sin tener que dar de alta los grupos de uno en uno. Para ello agora cuenta con una serie de automatizaciones o procesos en bloque dentro de la cinta solapa ‘Académico’ de la cinta de opciones de la aplicación que nos facilitarán esta labor.

8.1. Generación automática de grupos. En la solapa ‘Académico’ con la opción ‘Procesos en bloque > Grupos > Generación automática de grupos’ se crearán de forma automática los grupos o grupos simplificados y sus clases vinculadas (sin horarios) con un mínimo de información. Lo que puede resultar especialmente útil en algunos casos (en el caso de Estudios Oficiales véase el capítulo dedicado a ellos). Nos aparecerá una ventana de diálogo en la que podremos seleccionar el profesor de una lista desplegable y luego las asignaturas que va a impartir (seleccionando la casilla de cada una de ellas), después indicaremos si el grupo o grupo simplificado va a ser indefinido y en su caso las fechas de inicio y finalización. Pulsando sobre el botón ‘Generar’, el programa creará, con los datos y opciones propuestos, para cada una de las asignaturas seleccionadas, un grupo y una clase asociada al mismo sin horarios (por lo que no aparecerá en los calendarios ni en el Gestor de plannings).

8.2. Definir un aula ‘multimedia’ Un aula multimedia es en agora aquella en la que podemos impartir diferentes asignaturas el mismo día y a la misma hora. Un aula multimedia muy común es la de informática, donde se puede estar dando a la vez clases de Word®, Excel®, Access®, etc. o también las de repaso con inglés, matemáticas, lenguaje, etc. Para crear un aula multimedia iremos a la solapa ‘Académico’ en la opción ‘Procesos en bloque > Definir aula multimedia’. Este proceso creará las clases, horarios y grupos de forma automática.

Ventana de definición de ‘aula multimedia’

Capítulo 6 – Definición de la Oferta Académica | 105 La ventana de alta de ‘aula multimedia’ se divide en dos partes: la parte superior ‘datos para la generación automática de clases por franja horaria’ y la parte inferior ‘datos para la generación automática de grupos’. Normalmente querremos utilizar las dos de forma conjunta, esto es, crear las clases y los grupos a la vez; pero también es posible crear sólo las clases de manera independiente (sin crear de momento los grupos correspondientes), dejándolo por ejemplo para el momento de la matrícula. Primero escogeremos el aula, que será la misma para todas las clases. El botón adyacente de altas permite dar una nueva alta sin necesidad de salir de la ventana actual. Escogeremos el grupo de días para los que se definirán las clases. (P.ej.: Martes y Jueves). La hora de inicio y la hora de fin se refieren al total del horario abarcado. A esto tendremos que especificarle los minutos por franja (que será la medida que tomará el programa para dividir el total del horario) y la excepción horaria (donde no se generarán franjas horarias de clase, p.ej, la hora de comer). Después especificaremos la asignatura y el profesor (o tutor) para las clases que se crearán. Así como el número máximo de alumnos permitido para esta aula (0 indica indefinido). Si deseamos que el programa aplique un sufijo automático a las clases deberemos marcar la casilla correspondiente (por defecto cogerá el día y la hora). El coste docente por hora o tanto por ciento, aparecerá al seleccionar al profesor, con los datos de su ficha.La casilla de práctica indicará que las clases generadas son prácticas o teóricas. La denominación automática indicará qué nombre cogerá el programa por defecto para la clase (el del aula, la asignatura, el profesor, la asignatura más el profesor o manual). Las fechas de inicio y fin de vigencia hacen referencia al periodo vigente de la clase. La casilla de generar grupos activada permitirá crear tales grupos, de lo contrario (desactivada), desaparecería dicha opción de la ventana. En el recuadro indicado para ello escribiremos los nombres de los grupos a crear separados por comas. Si deseamos que el programa aplique un sufijo automático a los grupos deberemos marcar la casilla correspondiente (por defecto cogerá el día y la hora). Si quisiéramos ponerlo manual sólo tendríamos que especificarlo una vez desactivada la opción anterior. Es posible especificar un prefijo al expediente de estos grupos. La casilla de definitivo permitirá establecer los grupos como definitivos desde el mismo momento de crearlos. El campo tipo de grupo nos permitirá agrupar éstos según el tipo seleccionado, lo que nos servirá para ganar rapidez a la hora de matricular (especialmente útil para aquellos centros que cuentan con una gran cantidad de grupos -oferta académica-). La casilla de indefinido marcará que los grupos estén siempre abiertos. Si por el contrario, además de la fecha de inicio, deseamos especificar una fecha de finalización desmarcaremos esta casilla para definirla. En el campo precio por alumno pondremos el importe a pagar (téngase en cuenta que este importe se aplicará a todos los grupos incluidos) Por último, podemos definir el curso académico para estos grupos. Hay que tener en cuenta que si se desea cambiar el aula, el profesor o el tipo de grupo, habrá que definir un nuevo ‘aula multimedia’.

Capítulo Séptimo

7- Gestión administrativa. Matrículas 1. Alumnos y clientes En agora se distingue entre alumno (quien recibe la formación) y cliente (quien abona los costes de la misma). El cliente puede ser el padre, una empresa, una institución, etc...; o incluso el propio alumno (en cuyo caso no será preciso volver a introducir sus datos personales).

1.1. Fichero de alumnos. Alta de un nuevo alumno. Podemos introducir nuevos alumnos desde las respectivas opciones de ‘Botón agora > Nuevo… > Nuevo alumno’, seleccionando también desde la solapa ‘Administrativo’ ‘Fichero de alumnos’ o desde la ventana de ‘Matrícula rápida’ (véase apartado 4). También, como veremos más adelante, es posible hacerlo desde la ventana de ‘Gestión centralizada de alumnos’. Para dar de alta un alumno no es preciso matricularlo, de este modo pueden archivarse también los datos de quienes simplemente vienen buscando información o del histórico de antiguos alumnos.

Ventana de edición de alumnos

Capítulo 7 – Gestión Administrativa. Matrículas | 107 La ventana de edición de alumnos se divide en cuatro pestañas: 1)

La primera contiene los datos generales, como nombre, dirección, N.I.F. (también los extranjeros), etc. Los únicos datos obligatorios son el nombre y los apellidos. También aparece un código de expediente, por defecto se cubre de modo automático por la aplicación, pero puede utilizarse para crear sus propios códigos de alumno alfanuméricos personalizados. El espacio para ‘Familia’ es interesante desde el punto de vista de los descuentos de este tipo (los descuentos se definirán en la solapa ‘Configuración’ dentro de la opción ‘Baremos > Otros > Tipos de descuentos’). Para indicar a qué familia pertenece el alumno se deberá dar de alta a la familia en la solapa ‘Administrativo’ dentro de la opción ‘Familias’. En el espacio para la fotografía del alumno, bastará con que hagamos doble clic sobre él, o pulsemos sobre el botón derecho del ratón, para que aparezca el menú desplegable que nos permite seleccionar el fichero que contiene la fotografía del alumno (que antes habremos capturado con un escáner o cámara digital), y que tendrá que estar en uno de estos cuatro formatos: *.bmp (recomendado), *.gif, *.jpg, o *.ksi. No importa el tamaño de la imagen original, el programa la adaptará al espacio disponible sin deformarla.

La segunda contiene datos de interés estadístico, como sexo, sector, nivel de estudios u origen de contacto, que se cubrirán según las opciones definidas en los respectivos ‘Baremos’, también aparecen los datos laborales del alumno especialmente relevantes para la formación continua.

La tercera pestaña nos permite guardar el historial laboral del alumno, siempre de forma opcional (interesante para bolsa de trabajo y formación continua, requerido para formación ocupacional).

La última pestaña contiene las anotaciones de interés que se quieran hacer sobre la ficha del alumno y los clientes vinculados a este alumno. Aquí contamos además con una opción interesante: “indica si el alumno está o estuvo matriculado en el centro”, de esta manera indicamos si el alumno es un exalumno o no. Esto resulta muy útil a la hora de empezar a trabajar con agora y, al pasar nuestra base de datos antigua, queremos marcar a esos alumnos como que pertenecieron al centro con independencia de estar o no matriculados en el programa (que es la manera en que el programa controla esto, ya que cuando se matricula a un alumno en agora, el programa selecciona automáticamente esta casilla). Así podemos saber en todo momento si se trata de un alumno nuevo o antiguo. Además en este apartado también tenemos la posibilidad de marcar la opción de excluir al alumno de los mailings masivos.

Dentro la opción de ‘Fichero de Alumnos’ de la solapa ‘Administrativo’ (entrando con el icono del lápiz, o haciendo doble clic en el alumno), disponemos en la barra de botones de un icono con la posibilidad de generar el Carnet de Estudiante, este carnet mostrará el curso académico, el nombre y apellidos del alumno, su fotografía y, si está matriculado en un estudio oficial, el nombre del mismo. Además incluye el logotipo y nombre de la empresa.

1.2. Gestión centralizada de alumnos Como ya hemos mencionado caben otras posibilidades para dar de alta un nuevo alumno, una de las más interesantes es desde la solapa ‘Administrativo’ en la opción ‘Gestión de alumnos’. Esta vez nos

108 | Manual del Usuario de agora aparecerán los datos generales (los mismos que al realizar el alta desde Nuevo o desde Fichero), pero contamos además con una visión global de todos los aspectos relacionados con el alumno. La ventana de ‘Gestión centralizada de alumnos’ permite consultar y manipular los datos íntegros de un alumno determinado, dar de alta nuevos alumnos y desplazarse entre las fichas de los distintos alumnos del centro.

Gestión centralizada de alumnos Desde una sola pantalla es posible consultar todos los datos del alumno, así como realizar las operaciones pertinentes según el icono de ‘Elementos vinculados” escogido (barra situada en la zona izquierda) [Véase tipos de ventanas, en el apartado 4, capítulo 2]. En la ventana de ‘Gestión de alumnos’ podemos encontrar los siguientes iconos de selección de vistas o elementos vinculados (dependiendo de la edición del programa que tengamos o los módulos adquiridos se verán más o menos opciones): •

Datos Generales: Muestra los datos generales del alumno seleccionado. Permite modificar. En algunos campos permite dar altas, buscar o enviar un e-mail sin salir de la pantalla.

•

Estadísticas: Muestra dos tipos de gráficos (totales y comparativa entre lo facturado, lo cobrado y lo pendiente).

•

Notas: Muestra las calificaciones del alumno seleccionado. Permite añadir, modificar, eliminar, filtrar, consultar, listar e imprimir.

•

Notas con Conceptos: Muestra las calificaciones sobre conceptos de asignaturas del alumno seleccionado. Permite añadir, modificar, eliminar, filtrar, consultar, listar e imprimir.

Capítulo 7 – Gestión Administrativa. Matrículas | 109 •

Asistencias: Muestra la gestión de las clases del alumno seleccionado, indicando si ha asistido y si están confirmadas. Permite añadir, modificar, eliminar, filtrar, consultar, listar e imprimir.

•

Matrículas: Muestra las matrículas del alumno seleccionado. Permite añadir, modificar, eliminar, generar un adeudo manual, generar el siguiente adeudo periódico, filtrar, consultar, listar e imprimir.

•

Adeudos: Muestra los adeudos generados para el alumno seleccionado. Permite cobrar, modificar, eliminar, filtrar, impimir el adeudo, crear una factura o emitir una copia de la ya hecha, consultar, listar e imprimir.

•

Clientes: Muestra los clientes que tiene vinculados el alumno seleccionado. Permite añadir, modificar, filtrar, consultar, listar e imprimir.

•

Profesores: Muestra los profesores que tiene el alumno seleccionado. Permite filtrar, consultar, listar e imprimir.

•

Grupos: Muestra los grupos en los que está matriculado el alumno seleccionado. Permite dar de baja al alumno en el grupo seleccionado (temporal o definitivamente), filtrar, listar e imprimir.

•

Horarios: Muestra los horarios de las clases del alumno seleccionado. Permite filtrar, listar e imprimir.

•

Cobros: Muestra todos los cobros efectuados al cliente vinculado al alumno seleccionado. Permite filtrar, anular el cobro seleccionado, consultar, listar e imprimir.

•

Curriculum: Muestra todas las notas que ha obtenido el alumno a través del ‘Módulo de Estudios’.

•

Clases: Muestra las clases que imparte el profesor seleccionado. Permite filtrar, consultar, listar e imprimir.

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Gestión Documental: Muestra los documentos vinculados al alumno seleccionado. Permite añadir, modificar, eliminar, abrir el documento vinculado, filtrar, consultar, listar e imprimir. Además permite la utilización de plantillas para crear documentos como contratos, cartas comerciales, circulares, faxes,… Estas plantillas se deben crear desde el “panel de control” de agora en su opción de “Informes Word”. Allí crearemos una nueva plantilla de expediente de alumno con los datos que nos convengan y daremos el formato que nos interese al documento (carta, circular, fax,…). Una vez creada la plantilla desde el botón “nuevo documento” escogeremos la plantilla que queramos y nos aparecerá el documento ya rellenado con los datos del alumno.

•

Test: Muestra los resultados de los test realizados sobre el alumno seleccionado.

•

Préstamos de Material: [Sólo las ediciones Empresarial y Corporativo o con módulo Biblioteca] Muestra los préstamos que tiene el alumno seleccionado. Permite dar de alta un préstamo, filtrar, emitir un adeudo por el importe del préstamo, consultar, listar, imprimir, imprimir el documento del préstamo y marcar una devolución.

•

Ventas de Material: [Sólo las ediciones Empresarial y Corporativo o con módulo Biblioteca] Muestra las compras de material que ha realizado el alumno seleccionado. Permite dar de alta una venta, eliminarla, filtrar, emitir un adeudo por el importe de la venta, consultar, listar e imprimir.

•

Eventos (todos): [Sólo las ediciones Empresarial y Corporativo o con módulo CRM]. Muestra todos los contactos o eventos realizados sobre el

110 | Manual del Usuario de agora alumno seleccionado. Permite consultar, listar e imprimir.

añadir,

modificar,

eliminar,

filtrar,

•

Eventos con Avisos: [Sólo las ediciones Empresarial y Corporativo o con módulo CRM]. Muestra los eventos que tienen marcado un aviso y están relacionados con el alumno seleccionado. Permite añadir, modificar, eliminar, filtrar, consultar, listar e imprimir.

•

Intereses: [Sólo a partir de edición Empresarial o con módulo CRM] Refleja el interés que ha mostrado el alumno seleccionado sobre la oferta académica del centro.

1.3. Fichero de clientes. Alta de nuevo cliente Podemos introducir nuevos clientes desde las respectivas opciones de ‘Botón agora > Nuevo… > Nuevo cliente, seleccionando también desde la solapa ‘Económico’ ‘Fichero de clientes’ o desde la ventana de ‘Matrícula rápida’ (véase apartado 4). También, como veremos más adelante, es posible hacerlo desde la ventana de ‘Gestión centralizada de clientes’.

La ficha del cliente es muy semejante a la del alumno. Consta de las siguientes pestañas: 1)

En la primera pestaña volvemos a encontrar los datos generales, permitiendo especificar si se trata de un particular o una empresa, el tipo de cliente (que antes habremos definido en Baremos), etc.

En la segunda solapa encontramos los datos más específicos del cliente, y que lo diferencian del alumno, éstos son los datos económicos como el número de subcuenta contable o los datos para la domiciliación bancaria. Además, se puede marcar un porcentaje de descuento para ese cliente que afectará tanto al importe de la matrícula de la que se hace cargo ese cliente, como de los grupos incluidos dentro de dicha matrícula. Es decir, si por ejemplo marcamos un 5% de descuento para ese cliente, este descuento se aplicará, tanto para los gastos de

Capítulo 7 – Gestión Administrativa. Matrículas | 111 matriculación como para cada grupo del que esté matriculado el alumno. El descuento lo aplicará por defecto, pero se podrá modificar. 3)

En la tercera solapa encontramos los datos de la empresa. Actividad, persona de contacto, número de trabajadores, etc. (para el caso de que el cliente sea una empresa) o bien anotar los datos de la empresa donde trabaja el cliente.

En la última solapa de notas pueden añadirse todo tipo de anotaciones y visualizarse la relación de alumnos vinculados.

1.4. Gestión centralizada de clientes Como ya hemos mencionado caben otras posibilidades para dar de alta un nuevo cliente, una de las más interesantes es desde la solapa ‘Económico’ en la opción ‘Gestión de clientes’. Esta vez nos aparecerán los datos generales (los mismos que al realizar el alta desde Nuevo o desde Fichero), pero contamos además con una visión global de todos los aspectos relacionados con el cliente.

Gestión centralizada de clientes La ventana de ‘Gestión centralizada de clientes’ [sólo disponible para la edición Profesional y superiores del programa, aunque puede ser adquirido de forma adicional para la edición Estándar] permite consultar y manipular los datos íntegros de un cliente determinado, dar de alta nuevos clientes y desplazarse entre las fichas de los distintos clientes del centro. Desde una sola pantalla es posible consultar todos los datos del cliente, así como realizar las operaciones pertinentes según el icono de ‘Elementos vinculados’ escogido (barra situada en la zona izquierda) [Véase Tipos de Ventanas, en el apartado 4, capítulo 2].

112 | Manual del Usuario de agora En la ventana de ‘Gestión de clientes’ podemos encontrar los siguientes iconos de selección de vistas o elementos vinculados (dependiendo de la edición del programa que tengamos o los módulos adquiridos se verán más o menos opciones): •

Datos Generales: Muestra los datos generales del cliente seleccionado. Permite modificar. En algunos campos permite dar altas, buscar o enviar un e-mail sin salir de la pantalla.

•

Estadísticas: Muestra dos tipos de gráficos (totales y comparativa entre lo facturado, lo cobrado y lo pendiente).

•

Facturas: Muestra todas las facturas realizadas al cliente seleccionado. Permite filtrar, emitir copia de la factura seleccionada, cobrar el importe pendiente de la factura seleccionada, anular la factura seleccionada, consultar, listar e imprimir.

•

Asistencias: Muestra la gestión de las clases de los alumnos vinculados al cliente seleccionado, indicando si han asistido y si están confirmadas. Permite añadir, modificar, eliminar, filtrar, consultar, listar e imprimir.

•

Matrículas: Muestra las matrículas de los alumnos vinculados al cliente seleccionado. Permite añadir, modificar, eliminar, generar un adeudo manual, generar el siguiente adeudo periódico, filtrar, consultar, listar e imprimir.

•

Adeudos: Muestra los adeudos o derechos de cobro sobre el cliente seleccionado. Permite cobrar el adeudo, modificar, eliminar, filtrar, imprimir el adeudo, crear una factura o emitir una copia de la ya hecha, consultar, listar e imprimir.

•

Alumnos: Muestra los alumnos que tiene vinculados el cliente seleccionado. Permite añadir, modificar, eliminar, filtrar, consultar, listar e imprimir.

•

Profesores: Muestra los profesores que tienen los alumnos vinculados al cliente seleccionado. Permite filtrar, consultar, listar e imprimir.

•

Grupos: Muestra los grupos en los que están matriculados los alumnos vinculados al cliente seleccionado. Permite dar de baja al alumno en el grupo seleccionado (temporal o definitivamente), filtrar, listar e imprimir.

•

Horarios: Muestra los horarios de las clases de los alumnos vinculados al cliente seleccionado. Permite filtrar, listar e imprimir.

•

Cobros: Muestra todos los cobros efectuados al cliente seleccionado. Permite filtrar, anular el cobro seleccionado, consultar, listar e imprimir.

•

Documentación: Esto es la denominada ‘Gestión documental’ de agora. Muestra los documentos vinculados al cliente seleccionado. Permite añadir, modificar, eliminar, abrir el documento vinculado, filtrar, consultar, listar e imprimir. Además permite la utilización de plantillas para crear documentos como contratos, cartas comerciales, circulares, faxes,… Estas plantillas se deben crear desde el “panel de control” de agora en su opción de “Informes Word”. Allí crearemos una nueva plantilla de expediente de cliente con los datos que nos convengan y daremos el formato que nos interese al documento (carta, circular, fax,…). Una vez creada la plantilla desde el botón “nuevo documento” escogeremos la plantilla que queramos y nos aparecerá el documento ya rellenado con los datos del cliente.

•

Test: Muestra los resultados de los test realizados sobre el cliente seleccionado.

Capítulo 7 – Gestión Administrativa. Matrículas | 113

•

Direcciones: [Sólo las ediciones Empresarial y Corporativo o con módulo CRM]. Muestra las direcciones del cliente seleccionado. Permite añadir, modificar, eliminar, filtrar, consultar, listar e imprimir.

•

Eventos (todos): [Sólo las ediciones Empresarial y Corporativo o con módulo CRM]. Muestra todos los contactos o eventos realizados sobre el cliente seleccionado. Permite añadir, modificar, eliminar, filtrar, consultar, listar e imprimir.

•

Eventos con Avisos: [Sólo las ediciones Empresarial y Corporativo o con módulo CRM]. Muestra los eventos que tienen marcado un aviso y están relacionados con el cliente seleccionado. Permite añadir, modificar, eliminar, filtrar, consultar, listar e imprimir.

•

Presupuestos: [Sólo a partir de edición Empresarial o con módulo CRM]. Muestra los presupuestos sobre grupos realizados al cliente seleccionado. Permite añadir, modificar, eliminar, filtrar, consultar, listar e imprimir.

•

Personas: [Sólo a partir de edición Empresarial o con módulo CRM]. Muestra las personas de contacto en las direcciones que tiene el cliente seleccionado. Permite filtrar, consultar, listar e imprimir.

•

Intereses: [Sólo a partir de edición Empresarial o con módulo CRM] Refleja el interés que ha mostrado el cliente seleccionado sobre los diferentes temas de la oferta académica del centro.

2. El concepto de matrícula en agora Para que un alumno adquiera derechos de formación y puedan cargarse las cuotas al cliente que las asume, es preciso matricular al alumno en esa oferta académica. Para funcionar correctamente con el programa es preciso inscribir a los alumnos en los grupos o grupos simplificados a los que van a asistir, a este proceso se denomina en agora matriculación. Las matrículas son el enlace entre las gestiones académica, administrativa y económica. Las matrículas vinculan los alumnos con la oferta académica. Permiten que la docencia se imparta (a efectos del programa) y emitan adeudos, se realicen cobros o emitan facturas. Una vez matriculado el alumno pocas son las tareas que tendrá que operar el usuario (algún que otro cobro manual, señalar el día de generación de adeudos, verificar la docencia, etc...), puesto que el programa las procesará automáticamente (el nivel de automatización dependerá de la edición de agora que se esté usando). Como para casi todo en agora, existen varias vías para efectuar una matrícula: no obstante, la más recomendable, por su sencillez, es la de ‘Matrícula rápida’, que trataremos en el apartado 4.

114 | Manual del Usuario de agora

Advertencia: Si se opera con ‘Estudios Reglados’, deberá de utilizarse el sistema de matriculación específico para éstos. Véase el capítulo dedicado a la gestión de estudios reglados.

3. Opciones de matriculación Antes de comenzar el proceso de matriculación será conveniente que definamos las opciones más habituales de matriculación una única vez; de este modo, nos ahorraremos el tener que estar introduciendo los mismos datos una y otra vez para cada nueva matrícula. Para ello tendremos que seleccionar ‘Valores por Defecto’ en el ‘Panel de control’ (véase el capítulo 5 referente a la configuración del programa) y cubrir los valores de las opciones de matriculación (éste puede ser un buen momento para cubrir los valores por defecto del resto de las opciones si no se ha hecho con anterioridad). En primer lugar tendremos que cubrir el Importe general de gastos de matriculación, con aquella cantidad que nuestros clientes suelan abonar en concepto de matrícula (si es el caso). Si hay distintos importes en función de la docencia contratada, continuidad, etc., póngase aquí la cantidad más frecuente; pues tan sólo se trata del importe que por defecto aparecerá al matricular y que podremos modificar en cada caso. También podemos especificar el tipo de liquidación más habitual (que suelen ser ‘Abono Periódico’ o ‘Curso Completo’), pero que en cualquier caso se puede modificar en el momento de realizar la matrícula, al igual que los demás datos. Posteriormente modificaremos los valores por defecto relativos a periodicidades. La ‘periodicidad de importe’ indica al programa el periodo de tiempo abarcado por el importe en que hemos tasado los grupos; esto es, si tenemos un grupo de Informática al que hemos puesto un precio periódico por alumno de 180,00 € ¿a qué periodo de tiempo se corresponde ese importe? ¿Son 180,00 € a la semana, al mes, al trimestre? Esto es lo que vamos a indicar con la ‘periodicidad del importe’. Señalemos aquella que habitualmente utilicemos (normalmente suele ser mensual en abonos periódicos).

Capítulo 7 – Gestión Administrativa. Matrículas | 115 Bien, ya tenemos establecida la periodicidad de importe; pero ¿cada cuánto tiempo han de abonarnos ese importe? Esta otra es la ‘periodicidad de liquidación’; esto es, la periodicidad con que pasaremos los adeudos a nuestros clientes. Así, en el ejemplo anterior, pongamos que la clase de informática tiene una periodicidad de importe mensual (vale 180 € al mes), pero que queremos cobrarla trimestralmente, la periodicidad de liquidación será trimestral. Lo más probable es que en la práctica tengamos varias periodicidades de liquidación según cada caso (unos que pagan al trimestre, otros mensual o anualmente, etc.), aquí deberemos poner la más frecuente y cambiarla en cada caso que así lo requiera al hacer la matrícula. Por último, tendremos que seleccionar una serie por defecto para los adeudos. Todos los adeudos se generan en agora con una numeración consecutiva pero relativa a la serie, con la que aparecerán los adeudos derivados de la matrícula. Aquí deberemos seleccionar aquella más utilizada, pudiéndose modificar en cualquier momento.

4. Matrícula rápida El método más habitual para crear una nueva matrícula será el de utilizar la opción de ‘Matrícula rápida’ de la solapa ‘Administrativo’. Al hacerlo nos aparecerá una ventana de edición pidiéndonos los datos concretos de la matrícula.

Ventana de matrícula rápida Vamos a describir cada uno de los datos (obligatorios y opcionales) que componen esta ventana y que hay que introducir para matricular a un alumno en nuestro centro.

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4.1. Alumno y cliente (obligatorios) En primer lugar nos pide los datos del alumno que recibirá la formación, cuya ficha podremos crear pulsando sobre el botón de altas de alumno, o vincular sus datos si ésta ya estaba creada, pulsando sobre el botón de búsqueda de alumno. A continuación nos pide el cliente. Si el alumno ya tenía algún cliente vinculado nos habrá aparecido en el momento de seleccionarlo. En caso contrario deberemos vincular uno (el programa distingue entre alumno — quien recibe la formación— y cliente —quien cubre sus costes—), dando siempre la opción de poderlo vincular con otro ya existente o crear uno nuevo. Si no está dado de alta como cliente tendremos que crearlo con el botón de altas de clientes; el programa nos preguntará si es el propio alumno, en cuyo caso no tendremos que volver a introducir sus datos, tan sólo los de tipo económico, como la cuenta bancaria en caso de que se le vaya a cobrar por banco.

4.2. Gastos de matriculación (opcional) Tras introducir al alumno y su correspondiente cliente, podremos especificar el Importe de gastos de matriculación, en caso de que lo haya. Si queremos podemos aplicar algún tipo de descuento exclusivamente para estos gastos de matriculación, introduciendo la cantidad o el porcentaje correspondiente.

4.3. Descuentos y/o tarifas (opcional) Sin embargo también podemos aplicar descuentos sobre el importe periódico sobre docencia. Si lo hacemos (definiéndolo previamente en la opción ‘Baremos > Otros baremos > Tipos de descuentos’ de la solapa ‘Configuración’, y activando la opción de aplicar los descuentos definidos de forma automática en el ‘Panel de control > Opciones’) afectará a los grupos incluidos en dicha matrícula según el requisito indicado (por familia, grupo o matrícula) de forma automática. Como hemos visto en el apartado 1 (alumnos y clientes), también es posible marcar un descuento para un cliente determinado. En caso de tener cubiertos los datos de descuento automático y también el de descuento por cliente, el programa aplicará el de mayor cantidad (de manera que no los sumará). También tenemos la opción de aplicar un descuento o aumento de forma particular para los grupos de la matrícula utilizando las Tarifas. Éstas se definirán en la opción ‘Baremos > Matrículas’ de la solapa ‘Configuración’ y tendremos tantas tarifas como conceptos trabajemos en el centro (por ejemplo, descuento para los que tengan el carnet de estudiante, etc.). Cada tarifa que definamos constará de un nombre descriptivo, un importe o un porcentaje, y un check llamado ‘restar tarifa al importe del grupo’, que indicará cómo debe aplicarse la tarifa, es decir, le dirá al programa si la tarifa debe restarse o sumarse al importe del grupo. Las tarifas podrán aplicarse en cualquiera de los distintos procesos de matriculación (incluida la matrícula de estudios). Si se selecciona la opción aplicar la tarifa seleccionada de manera global, la tarifa se aplicará a la matrícula en su conjunto, en caso contrario se aplicará a cada grupo por separado. Así pues, al tiempo que matriculamos a un alumno en un grupo podremos especificar si deseamos una tarifa sobre el precio del grupo, de manera que, si el grupo tiene definido un precio, la tarifa actuará como un descuento o penalización sobre éste, de no ser así, entonces la tarifa será el precio del grupo.

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Ventana de alta de una tarifa La principal diferencia entre descuentos y tarifas es que los primeros los puede controlar el programa y ejecutarlos de forma automática, mientras que las tarifas serán introducidas de forma manual cada vez. Si aplicamos conjuntamente descuentos y tarifas, el programa aplicará primero el descuento y después aplicará la tarifa sobre el resultado de ese descuento.

4.4. Fechas de matrícula, comienzo y finalización La fecha de matrícula (obligatoria), por defecto la del día, indica al programa la fecha en que se realizó la inscripción, sólo tiene utilidad informativa. La fecha de comienzo (obligatoria), también por defecto la del día, representa la fecha de inicio de facturación periódica; esto es, la fecha a partir de la cual se cobrará la formación (permite adoptar un periodo de prueba gratuito). En cualquier caso, si la fecha de comienzo de matrícula es anterior a la fecha de inicio de los grupos a los que el alumno se ha matriculado, el programa tendrá en cuenta esta última para la generación de adeudos. También existe la posibilidad de especificar la fecha de finalización si ya la sabemos, marcando la casilla de finalización Predeterminada (opcional), controlando así la finalización de la matrícula con independencia de la duración del grupo. Tiene utilidad principalmente en aquellos casos en los que el alumno finalizará su matrícula antes de que acabe el grupo en el que se matricula. Hay que tener en cuenta que la fecha de finalización predeterminada es el día en el que el alumno ya no asiste a clase. Así pues, si un alumno acude a clase por ejemplo desde el día 1 de febrero hasta el 31 de Julio, ambos incluidos incluido, como fecha de finalización habría que escoger aquella a partir de la que ya no asistirá, es decir, el día 1 de agosto. Este dato es importante a la hora de emitir adeudos de forma correcta el periodo que incluya ese último día si se usa la opción de cobro proporcional por días u horas de clase. Si pusiésemos 31 de julio como fecha de fin el programa supondría que ese día ya no se asiste al centro.

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4.5. Tipo de liquidación (obligatorio) Deberemos seleccionar el Tipo de Liquidación si es distinto del que se presenta por defecto: a)

‘Abono Periódico’: Es el tipo de liquidación más habitual en los centros de enseñanza junto a la de curso completo. Los clientes nos deben cada cierto tiempo un importe por la docencia recibida por parte de los alumnos. Son periodos que define el usuario a su gusto (p.ej., mensual, trimestral, etc.) y que se repiten mientras dure el servicio que se les ofrece, es decir mientras dure la matrícula.

Si en lugar de utilizar importes periódicos queremos utilizar la opción de ‘Curso Completo’ u ‘Horas Contratadas’ utilizaremos los ‘Vencimientos’ (véase el cap.4 referente a conceptos). Los definiremos desde la opción ‘Baremos > Matrículas’ de la solapa ‘Configuración’ y podrán aplicarse en cualquiera de los distintos procesos de matriculación. Cada tipo de vencimiento que definamos constará de un nombre descriptivo, una periodicidad, una cantidad numérica de vencimientos, un día del mes en el que se generarán el importe o porcentaje del total del primer vencimiento (sólo si éste tiene que ser diferente al resto), y por último, el importe o porcentaje del total del último vencimiento (sólo si éste tiene que ser diferente al resto).

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Ventana de alta de vencimientos Para ello en el momento de la matrícula, una vez elegido el grupo o grupos en los que matricular al alumno, escogeremos como tipo de liquidación ‘Curso Completo’. Entonces veremos aparecer el interfaz de definición de los vencimientos, en él escogeremos el tipo de vencimiento a aplicar de entre los definidos en el baremo correspondiente, introduciremos un importe total para el curso y por último la fecha en la que debe generarse el primer vencimiento, y a partir de la cual se generarán el resto. Hecho esto, una vez guardemos los cambios en la matrícula, el programa dividirá el importe total entre el número de vencimientos establecidos y generará automáticamente dichos vencimientos con el importe y las fechas correspondientes según la periodicidad definida.

Ventana de lista de vencimientos asociados Pero, si en lugar de ‘Curso Completo,’ escogemos ‘Horas contratadas’, veremos aparecer igualmente el interfaz de definición de los vencimientos, además del campo de nº de horas a contratar. Primero especificamos el nº de horas y luego elegimos el grupo o grupos en los que matricular al alumno,

120 | Manual del Usuario de agora de esta manera aparecerá el importe global a pagar por el cliente. Escogeremos el tipo de vencimiento a aplicar de entre los definidos en el baremo correspondiente, y por último la fecha en la que debe generarse el primer vencimiento, y a partir de la cual se generarán el resto (en caso de ser más de uno). Hecho esto, una vez guardemos los cambios en la matrícula, el programa dividirá el importe del curso entre el número de vencimientos establecidos y generará automáticamente dichos vencimientos con el importe y las fechas correspondientes según la periodicidad definida. Dichos vencimientos estarán accesibles para su consulta y modificación desde la matrícula correspondiente pulsando el icono de vencimientos en la barra de botones. Así podremos modificar el importe, fecha, etc. de cada uno de ellos, eliminarlo o añadir alguno más. Los adeudos correspondientes a cada vencimiento se generarán de manera automática de la misma manera que los adeudos periódicos cuando llegue la fecha.

4.6. Serie de numeración de adeudos (obligatoria) Por otra parte, es obligatorio escoger una Serie de numeración para los adeudos. En el caso de haber creado la empresa con valores por defecto, el programa incorpora su ‘serie por defecto’, en caso contrario, es decir, haber creado una empresa totalmente en blanco, no aparecerá ninguna y el usuario tendrá que crearla. En cualquiera de los dos caso siempre pueden crearse todas las que hagan falta (una serie para particulares, otra para empresas, etc.).

4.7. Domiciliación bancaria (opcional) Si queremos que las cuotas de la presente matrícula se abonen por banco bastará con que seleccionemos la casilla de verificación de ‘Domiciliación bancaria’. Si la hemos seleccionado y el cliente vinculado no tiene datos bancarios el programa nos advertirá de la necesidad de estos datos, pero nos permitirá concluir el proceso de matriculación; sin embargo, si al generar el fichero informático, conforme a la norma 19, estos datos siguen sin estar cubiertos, no se adjuntará su adeudo al fichero, aunque advertirá nuevamente de la anomalía. En el botón ‘detalles’ de este aviso aparecerán listados aquellos clientes que no tienen estos datos cubiertos.

4.8. Pago con tarjeta (opcional) Si queremos que las cuotas de la presente matrícula se abonen por el proceso de generación de remesa de tarjetas bastará con que seleccionemos la casilla de verificación de ‘Pago con tarjeta’. Si la hemos seleccionado y el cliente vinculado no tiene datos de tarjeta el programa nos advertirá de la necesidad de estos datos, pero nos permitirá concluir el proceso de matriculación; sin embargo, si al generar la remesa, estos datos siguen sin estar cubiertos, no se adjuntará su adeudo al proceso, aunque advertirá nuevamente de la anomalía. En el botón ‘detalles’ de este aviso aparecerán listados aquellos clientes que no tienen estos datos cubiertos.

4.9. Concepto alternativo en adeudo (opcional) Si queremos que el concepto de los adeudos que se generen derivados de esta matrícula no sean la combinación de los nombres de los grupos seleccionados, se introducirá en este campo la nomenclatura deseada.

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4.10. Personal o comercial asociado (opcional) Indicará el personal del centro que encargado de gestionar económica o administrativamente el grupo.

4.11. Tipo de matrícula (opcional) Baremo que servirá para poder realizar filtros y consultas posteriormente sobre las matrículas.

4.12. Código de expediente (opcional) Código identificador de la matrícula asignable por el usuario con independencia del que asigna el programa.

4.13. Grupos en los que se matricula (obligatorio) Finalmente, para terminar el proceso de matriculación es preciso que seleccionemos los grupos en los que queremos matricular al alumno (no hay límite), para ello bastará con seleccionar la casilla de verificación, que aparece a la izquierda de cada elemento de la oferta académica, de los grupos elegidos. Si fuese necesario, es posible dar un alta de grupo sin necesidad de salir de esta misma ventana (botoncito adyacente al nombre de ‘grupos’ con el símbolo +). Al final del nombre del grupo, entre corchetes, aparece (en caso de haber rellenado la capacidad del grupo) el número de plazas que quedan disponibles para ese grupo. De esta manera, cuando queremos matricular a un alumno en un grupo determinado, sabemos cuántas plazas quedan libres. Si pone [0] es que no quedan plazas, si pone un punto [.] significa que no se ha especificado capacidad para este grupo. Al finalizar matrículas en alguno de los grupos, el programa actualizará este número. Para facilitar la rapidez de la matrícula, disponemos en la casilla de ‘Grupos’ del baremo ‘Tipo de grupo’ (véase capítulo 5: Baremos y capítulo 6: Grupos). Esto resulta especialmente útil para aquellos centros que cuentan con una gran cantidad de grupos (oferta académica), de manera que se puedan agrupar éstos según los tipos de grupo seleccionado. Pero, si aún después de escoger los tipos de grupo, seguimos teniendo muchos, podemos utilizar el cuadro situado a la derecha del tipo de grupo para buscar. Poniendo la primera letra (o varias) del nombre del grupo buscado, el programa se posicionará en el primer grupo que cumpla tal requisito. Además, podemos realizar diferentes modificaciones si hace falta (para contemplar excepciones) sobre cualquiera de los grupos. Con sólo seleccionarlo y pinchar en el botón derecho del ratón, nos aparece un Menú contextual desde el que podemos modificar el importe, la tarifa, el periodo de liquidación, la periodicidad de importe, la fecha de comienzo, la fecha de finalización o el nº de horas contratadas para esta matrícula en concreto. Excepciones a tener en cuenta: la modificación del importe sólo afecta a los tipos de liquidación ‘Abono Periódico’ y ‘Clases Particulares’. Si la tarifa seleccionada se activa de modo global, no tendrá en cuenta la modificación sobre tarifa. Finalmente bastará con pulsar sobre el botón aceptar para concluir el proceso de matriculación.

122 | Manual del Usuario de agora El programa validará la matrícula y generará un registro de adeudo (documento interno de deuda) correspondiente a los gastos de matriculación (si se habían establecido). El programa mostrará un mensaje de matrícula efectuada con éxito. Ahora, dependiendo de la opción de impreso de matrícula marcada en el ‘Panel de control > Listados e informes’, nos preguntará si queremos imprimirlo (preguntar), lo sacará para imprimir directamente (siempre) o no hará nada (nunca) y cerrará la ventana a menos que tengamos seleccionada la opción de ‘Altas continuas’ (en el ‘Panel de control > Preferencias’), en cuyo caso nos encontraremos ante una nueva matrícula en blanco, en la que podremos repetir todo el proceso con un nuevo alumno.

4.14. Matriculación en bloque La ‘Matrícula rápida’ se utilizará siempre que queramos matricular a un alumno, bien sea nuevo o antiguo. Sin embargo, es posible una opción más. Quizás tenemos alumnos matriculados en un grupo y, aunque no se trate de estudios oficiales, deseamos matricularlos de algún otro grupo determinado (por ejemplo, matricular a los de Inglés I en Inglés II). Para ello contamos con unas automatizaciones (en la opción ‘Procesos en bloque > Matrículas > ‘Matricular en bloque’ ‘Matricular en bloque alumnos de un mismo cliente’ o ‘Copia masiva de matrículas’ de la solapa ‘Administrativo’) que nos permite seleccionar en bloque a los alumnos que deseamos matricular. El proceso de ‘Matricular en bloque’ nos advierte al iniciarlo que se crearán clientes nuevos a partir de los datos del alumno, es decir, esos mismos alumnos se pagarán las clases.

Inicio de matricular en bloque El proceso de ‘Matricular en bloque alumnos de un mismo cliente’ nos permitirá matricular a varios alumnos vinculados a un mismo cliente al grupo o grupos que deseemos. En ambos casos se nos permitirá escoger de entre un listado de alumnos aquellos que nos interese matricular en bloque y nos aparecerá la siguiente pantalla para completar el proceso masivo.

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Matricular en bloque o en bloque para alumnos de un mismo cliente Por otro lado la ‘Copia masiva de matrículas’ nos permitirá escoger una serie de matrículas y crear otras partiendo de las mismas. Se podrán escoger fechas de inicio, importe de matrícula, serie de adeudos y adeudos y fecha de primer vencimiento común a todas ellas. El proceso copia los datos económicos del primero de los grupos incluidos en la matrícula inicial. Por esta razón, si hay más de un grupo incluido en las matrículas de partida, el proceso deberá realizarse con mucho cuidado y teniendo muy claro lo que se desea realizar.

Menasaje inicial de la copia masiva de matrículas

Ventana de copia masiva de matrículas

124 | Manual del Usuario de agora

5. Visualizar y modificar los datos de una matrícula Seleccionando la opción ‘Matrículas’ de la solapa ‘Administrativo’ podremos acceder a los datos de matriculación. Veremos una lista con todas las matrículas o sólo con las vigentes (según se establezca la solapa ‘Visibilidad’ o en el ‘Panel de control’), en las que podremos ver datos generales como el total cobrado y total pendiente de cada una de ellas (para que reflejen la situación actual deberemos haber generado el proceso de ‘Actualizar todo’ de la solapa ‘Herramientas’ recientemente).

Ventana lista matrículas Para visualizar los datos concretos de una matrícula tendremos que editarla o entrar en consulta (haciendo doble clic sobre ella o pulsando sobre el icono del lápiz).

En la ventana de edición de matrícula tenemos tres partes muy diferenciadas: 1)

Para empezar, en la barra de botones tenemos algunas opciones relevantes, como el icono de finalización de matrícula (o en el caso de

Capítulo 7 – Gestión Administrativa. Matrículas | 125 tenerla ya finalizada, para volver a activarla), el icono de vencimientos (sólo para curso completo u horas contratadas), o el de crear el carnet de estudiante. 2)

A la izquierda, agrupados en varias solapas, tenemos los datos generales de la matrícula: los datos del alumno, del cliente, los datos económicos y el tipo de liquidación. Para las matrículas con ‘Curso Completo’ u ‘Horas Contratadas’, en la última solapa (‘Liquidación’) existe un botón para generar de nuevo los vencimientos asociados. Si ya existen vencimientos, no permitirá volver a generarlos, se utilizará en caso de que no los tuviera generados. De todas maneras, si los tenemos generados, pero nos habíamos equivocado, es posible eliminarlos y de esta manera volver a generarlos.

A la derecha, en forma de lista, los grupos incluidos en esta matrícula, aquellos de los que se ha matriculado el alumno. Es en esta sección donde tendremos que entrar para modificar los datos específicos de la matrícula, como el importe periódico por grupo, la periodicidad de liquidación, descuentos, fecha de inicio e, incluso, bajas temporales y definitivas.

Entrando en la ventana de edición de los grupos incluidos, nos aparecerá una ventana con cuatro pestañas: •

Una de ellas tiene los datos del ‘Grupo’. En ella podremos cambiar al alumno de grupo (precaución al utilizarla ya que podría afectar al histórico). Debe seleccionarse un grupo desde el botón de búsqueda adjunto, o añadir un nuevo grupo desde el botón de agregar, también adjunto; en este último caso aparecerá la ventana de edición de grupos con una nueva alta. Tras validarlo se vinculará automáticamente a la inscripción de grupos de la matrícula.

Pestaña ‘grupo’ del grupo incluido •

En la solapa de ‘Matrícula’, •

Las casillas de ‘Grupo definitivo’ y ‘Matrícula finalizada’ se ofrecen como datos de sólo lectura, actualizados en cada operación de actualización de datos.

•

La casilla de Sin derecho a calificación está pensada para el tema de Estudios, y más concretamente, para el tema de Actas. Seleccionando esta casilla, el alumno no tendrá derecho a

126 | Manual del Usuario de agora calificación en este grupo en concreto, de manera que no aparecerá en las actas de este grupo. •

‘Fecha de inicio’, marca el comienzo del periodo en que el alumno se inscribe en el grupo y también del período que debe abonar. Es el momento en que el alumno puede empezar a generar tanto datos económicos como docentes.

•

‘Finalización predeterminada’ indica que el alumno ya sabe cuándo va a finalizar este grupo (útil si es una fecha inferior a la de finalización del grupo, se entiende).

•

La ‘Fecha de última liquidación’ (si tenemos activado en el programa ‘generar adeudos por adelantado’, dentro de ‘Panel de control > Adeudos y cobros’) quiere decir que la fecha que pone aquí muestra la fecha a partir de la cual se generarán los siguientes adeudos. Por ejemplo, si en esta fecha pone 1/10/03, significa que el programa ya tiene generados los adeudos de Septiembre, y que los que va a hacer ahora (cuando se active la ‘Generación automática de adeudos’), serán los correspondientes a esta fecha, es decir, a Octubre. En el caso de altas, ésta es por defecto la misma de inicio, actualizándola el programa de forma automática en cada generación de adeudos periódicos, ya sea de modo individual o en generación automática. Sin embargo, si tenemos desactivada la opción anterior (la de ‘generar adeudos por adelantado’), significará que los siguientes adeudos se generarán hasta esa fecha. Atención: aunque el dato puede modificarse no es aconsejable hacerlo si no se está completamente seguro de lo que se está haciendo, puesto que si se retrasa la fecha, el programa volverá a emitir adeudos por períodos ya documentados (quizá incluso hasta cobrados) y si se adelanta, habrá períodos para los que no se generen los correspondientes adeudos.

•

La Fecha de ‘Próxima liquidación’ (si tenemos activado en el programa generar adeudos por adelantado, dentro de ‘Panel de control > Adeudos y cobros’) indica cuándo finaliza el próximo período a abonar, es decir, especifica la fecha hasta la cual se generará la última liquidación y el principio, es decir, a partir de la cual se generarán los próximos adeudos. El programa actualiza constantemente esta fecha en función de las liquidaciones practicadas. Por ejemplo, en el caso anterior, si tenemos puesta una periodicidad de liquidación ‘mensual’, y en última liquidación teníamos 1/10/03, la fecha que automáticamente pondrá el programa en próxima liquidación será la de 1/11/03, si por ejemplo fuera ‘trimestral’, pondría 1/1/04. Sin embargo, si tenemos desactivada la opción anterior (la de ‘generar adeudos por adelantado’), significará que los próximos adeudos, después de generar los de última liquidación, se generarán hasta esa fecha. Atención: aunque permite la modificación por parte del usuario, no es aconsejable realizar ningún cambio si no se está muy seguro de lo que se está haciendo, ya que podría dar lugar a contrariedades en los sistemas de automatización, semejantes a los que se advertían para la fecha de última liquidación.

Capítulo 7 – Gestión Administrativa. Matrículas | 127

Pestaña ‘matrícula’ del grupo incluido •

•

El ‘Periodo de liquidación’ establece cada cuánto el cliente debe abonar una cuota por los servicios docentes prestados. El importe de esta cuota se obtiene en función del importe periódico y la periodicidad de importe establecida. Así, por ejemplo, si tenemos un importe mensual de 90 € y una periodicidad de liquidación de dos meses cada cuota será de 180 €. Periodicidad de liquidación y periodicidad de importe permiten, en conjunción con las opciones del programa, aplicar prácticamente cualquier sistema de cuotas. Para comprender mejor como entiende agora estos conceptos véase Periodicidad de Importe y Periodicidad de Liquidación en el capítulo 3.

Otra pestaña titulada ‘Económicos’ nos permite fijar: •

El ‘Importe periódico’ que este cliente deberá abonar por la formación correspondiente a este grupo. El importe se refiere a su respectiva periodicidad de importe (puede seleccionarse por defecto para todas las matrículas en menú Archivo > Opciones); esto es, el importe se refiere siempre a un tramo temporal (aunque sea de una única clase), por ejemplo es lo que cuesta un mes de clases en el grupo “X”. Si indicamos el importe en el grupo, será este valor el que cogerá por defecto, por lo que tendremos que tenerlo en cuenta si seleccionamos en la matrícula tipo de liquidación: clases particulares, ya que en este caso, el programa entenderá que ese valor es el importe por hora.

•

Tanto ‘Periodicidad de importe’ como periodicidad de liquidación enlazan con la opción ‘Baremos > Periodicidades > Periodos’ de la solapa ‘Configuración’.

•

En el campo ‘Tarifa’ a aplicar se indicará la tarifa escogida a la hora de realizar la matrícula, pero también es posible modificarla o escogerla ahora si antes no lo hicimos.

•

‘Importe de descuento’ y ‘Porcentaje de descuento’ se actualizan mutuamente en función del importe, pero nunca modifican éste (aunque se aplicarán sobre él).

128 | Manual del Usuario de agora

Pestaña ‘económicos’ del grupo incluido •

La pestaña de ‘Bajas’ nos permite fijar, por un lado, la ‘Baja temporal’ del alumno en el grupo, ésta implica un período en el que el alumno no asistirá a clases (durante el periodo de baja no generará liquidaciones) y, por otro lado, la ‘Baja definitiva’, si el alumno abandona el grupo, es decir, que ya no sigue perteneciendo a ese grupo. En el caso de que finalice el periodo formativo del grupo no será necesario dar de baja a los alumnos ya que el programa lo hará automáticamente. Al activarse cualquier tipo de baja se muestran las fechas relacionadas para cubrir por el usuario. Para poder controlar estadísticamente el total de bajas realizadas en el centro y las causas de éstas se deberá rellenar el campo ‘Causa de baja’ al realizar la misma.

Pestaña ‘bajas’ del grupo incluido

6. Gestión de matrículas En un escenario ideal, tras matricular al alumno en una determinada oferta (grupos) tan solo tenemos que preocuparnos por cobrarle periódicamente hasta que el grupo finalice. Llegado este momento el programa finaliza automáticamente la matrícula en cuestión y deja de

Capítulo 7 – Gestión Administrativa. Matrículas | 129 generar adeudos para la misma, todo ello sin que apenas tengamos que intervenir nosotros. No obstante, en el mundo real esto no sucede siempre así, pues a menudo surgen contratiempos, se cometen errores, etc. Por ejemplo, podemos matricular a un alumno y al momento percatarnos de que nos hemos equivocado de grupo o se nos ha olvidado aplicarle el descuento de universitario (tarifa). También puede suceder que tras unos meses cobrándole mensualmente el cliente decida que ahora prefiere que lo hagamos de manera trimestral, o que a mitad de curso el alumno decida darse de baja (temporal o definitiva) en el grupo. Estos son solo algunos de los contratiempos que pueden surgir a lo largo del ciclo de vida de una matrícula. Sin embargo y afortunadamente para nosotros, agora se muestra muy flexible y nos otorga total libertad para intervenir sobre las matrículas realizadas y solucionar cualquier problema de este tipo que se nos presente. A continuación veremos algunas de las acciones más habituales que se pueden realizar sobre una matrícula de un alumno.

6.1. Ver las matrículas realizadas Desde la opción ‘Matrículas’ Desde la opción ‘Matrículas’ de la solapa ‘Administrativo’ podremos acceder a la ventana de gestión de matrículas en la que aparecerán listadas y ordenadas todas las matrículas realizadas que concuerden con el criterio seleccionado en la solapa ‘Visibilidad’ (todas o sólo las vigentes o en el ‘Panel de control > Visibilidad de datos’). Desde esta ventana podremos acceder a cada una de ellas para realizar cualquier consulta o modificación.

Desde la ‘Gestión centralizada de alumnos’ Desde la opción ‘Gestión de alumnos’ de a solapa ‘Administrativo’ podremos acceder a la ventana en la que aparecerán listados y ordenados en la barra de lista de la izquierda todos los alumnos que concuerden con el criterio seleccionado en la solapa ‘Visibilidad’ (todos, sin bajas, vigentes o vigentes sin bajas). Si nos posicionamos en cualquiera de los alumnos y seleccionamos de entre sus ‘Datos vinculados’ la opción ‘Matrículas’, aparecerá a la derecha una lista con todas las matrículas del alumno seleccionado. Desde esta lista podremos acceder a cada una de ellas para realizar cualquier consulta o modificación. También podremos incluso realizar una nueva matrícula pulsando el botón de altas que propiciará la aparición de la ventana de ‘Matrícula rápida’ con el alumno ya seleccionado. Desde la ‘Gestión centralizada de clientes’ Desde la opción ‘Gestión de clientes’ de la solapa ‘Académico’ podremos acceder a la ventana en la que aparecerán listados y ordenados en la barra de lista de la izquierda todos los clientes que concuerden con el criterio seleccionado en solapa ‘Visibilidad’ (todos o sólo los actuales). Si nos posicionamos en cualquiera de los clientes y seleccionamos de entre sus ‘Datos vinculados’ la opción ‘Matrículas’ aparecerá a la derecha una lista con todas las matrículas del cliente seleccionado. Desde esta lista podremos acceder a cada una de ellas para realizar cualquier consulta o modificación. También podremos incluso realizar una nueva matrícula pulsando el botón de

130 | Manual del Usuario de agora altas que propiciará la aparición de la ventana de ‘Matrícula rápida’ con el cliente ya seleccionado.

6.2. Modificar una matrícula existente Cambiar el alumno Para cambiar el alumno de una matrícula bastará con seleccionarla, entrar en modo edición (botón lápiz o doble clic) y elegir el nuevo alumno mediante el botón de búsqueda (prismáticos) situado en la solapa correspondiente (‘Alumno’), o al botón de altas (símbolo [+]). Cambiar el cliente Para cambiar el cliente de una matrícula bastará con seleccionarla, entrar en modo edición (botón lápiz o doble clic) y elegir el nuevo cliente mediante el botón de búsqueda (prismáticos) situado en la solapa correspondiente (‘Cliente’), o al botón de altas (símbolo [+]). Marcar la matrícula domiciliación bancaria

para

que

sea

incluida

Si queremos que los adeudos generados por una determinada matrícula puedan incluirse en el fichero de las domiciliaciones bancarias, tendremos que activar la opción de ‘Domiciliación’ de la matrícula. Si no lo hicimos en el momento de la matriculación (‘Matrícula rápida’) podemos hacerlo en cualquier momento de un modo muy sencillo: seleccionamos la matrícula, entramos en modo edición (botón lápiz o doble clic) y activamos la opción de ‘Domiciliación’ de la solapa ‘Económico’. Cambiar la serie para los próximos adeudos que genere la matrícula Para cambiar la serie de numeración de los próximos adeudos que genere una matrícula bastará con seleccionarla, entrar en modo edición (botón lápiz o doble clic) y elegir la nueva serie de entre las que aparezcan en la lista desplegable correspondiente de la pestaña ‘Económico’ de la matrícula. Cambiar el importe periódico de uno de los grupos incluidos Para cambiar el importe periódico que le cobramos al alumno por un grupo bastará con seleccionar la matrícula correspondiente, entrar en modo edición (botón lápiz o doble clic), seleccionar el grupo en cuestión de entre los que aparecen listados en la parte derecha de la ventana (‘Grupos Incluidos’), entrar en el mismo en modo edición (botón lápiz o doble clic) y actualizar el importe introduciendo el nuevo en el campo de ‘Importe periódico’ de la solapa ‘Económico’ de la ventana del ‘Grupo incluido’. Cambiar las periodicidades de importe y/o liquidación para alguno de los grupos incluidos Para cambiar la periodicidad de importe y/o liquidación con que le cobramos al alumno las cuotas de un grupo, bastará con seleccionar la matrícula correspondiente del alumno, entrar en modo edición (botón lápiz o doble clic), seleccionar el grupo en cuestión de entre los que aparecen listados en la parte derecha de la ventana (‘Grupos Incluidos’), entrar en éste en modo edición (botón lápiz o doble clic) y actualizar las periodicidades en las solapas ‘Matrícula’ y ‘Económico’ de la ventana del ‘Grupo incluido’.

Capítulo 7 – Gestión Administrativa. Matrículas | 131

6.3. Finalizar existente

(dar

baja)

una

matrícula

Por lo general, tras matricular a un alumno en un grupo no tendremos que hacer mucho más. Cuando el grupo en cuestión comience, el programa empezará a generar los adeudos correspondientes con la periodicidad indicada, empezará también a generar los registros de asistencia y docencia para que podamos gestionarlos, y todo esto lo realizará de una manera casi automática hasta que el grupo acabe, momento en el cual el programa finalizará automáticamente la matrícula y dejará de emitir adeudos para las misma. Todo esto lo hará el programa prácticamente sin necesidad de nuestra intervención. No obstante pude suceder que a mitad de curso el alumno decida darse de baja definitiva o temporalmente en el grupo, o que el grupo tenga fecha de finalización indefinida, en cuyo caso tendremos que comunicárselo al programa para que deje de generar adeudos, etc. La manera de hacerlo es muy sencilla, aunque variará según se trate de una baja definitiva o temporal y según tengamos uno o más grupos incluidos en la matrícula del alumno: Finalizar definitivamente toda la matrícula (e.d., finalizarla para todos los grupos incluidos) Si la matrícula del alumno sólo tiene un ‘Grupo Incluido’ (el grupo del que se quiere dar de baja) tenemos que proceder de la siguiente manera: seleccionamos la matrícula en cuestión, entramos en modo edición (botón lápiz o doble clic) y pulsamos el botón de ‘Finaliza definitivamente la matrícula’ que se encuentra en la barra de botones. Hay que tener en cuenta que haciéndolo de esta manera, el programa aplica automáticamente la fecha actual por defecto (la del sistema), sin que nosotros podamos modificarla. Por lo que si se da de baja a día 10, por ejemplo, el programa aún generará un adeudo por ese periodo (si tenemos seleccionado ‘cobro proporcional al periodo’ en ‘Panel de control’), o por todo el mes (si tenemos ‘periodos naturales’ seleccionado en ‘Panel de control’). Finalizar la matrícula para uno de los grupos incluidos en la misma Si en la matrícula del alumno donde se encuentra el grupo del que se quiere dar de baja incluye algún grupo más (porque marcamos varios grupos en la ‘Matrícula rápida’) tenemos que proceder de la siguiente manera: seleccionamos la matrícula en cuestión, entramos en modo edición (botón lápiz o doble clic), seleccionamos el grupo de entre los que aparecen listados en la parte derecha de la ventana (‘Grupos Incluidos’), entramos en el mismo en modo edición (botón lápiz o doble clic) y pulsamos el botón de ‘Finaliza la matrícula en el grupo actual’ que se encuentra en la barra de botones de la ventana del ‘Grupo Incluido’ en la matrícula. Con esto, aparecerá una opción que antes permanecía oculta en la pestaña ‘Bajas’ para introducir la ‘Fecha de baja’, por defecto la del día, pero que puede ser modificada. Si, por ejemplo, el alumno se da de baja el día 4 de octubre, el programa generará un adeudo por ese mes (si tenemos ‘periodos naturales’ seleccionado en el ‘Panel de control’), o por ese periodo, es decir 4 días (si tenemos seleccionado ‘cobro proporcional al periodo’ en el ‘Panel de control’). Si no queremos que esto ocurra, podemos modificar la fecha de baja y poner, en este ejemplo, el 30 de septiembre. Así, ya no se generá el adeudos por ese grupo. Es importante recalcar que hay que salir aceptando.

132 | Manual del Usuario de agora Dar de baja temporalmente al alumno en uno de los grupos Si queremos dar de baja al alumno de manera temporal (por un plazo de tiempo) en un grupo, tenemos que proceder de la siguiente manera: seleccionamos la matrícula del alumno, entramos en modo edición (botón lápiz o doble clic), seleccionamos el grupo de entre los que aparecen listados en la parte derecha de la ventana (‘Grupos Incluidos’), entramos en el mismo en modo edición (botón lápiz o doble clic), marcamos la casilla de ‘Baja Temporal’ en la pestaña ‘Bajas’ y por último introducimos las fechas de inicio y fin de la baja.

Capítulo Octavo

8- Gestión económica 1. Bancos y formas de cobro Una de las primeras tareas que se deben realizar con agora, para comenzar a adaptar la gestión económica que incluye la aplicación a nuestra forma de trabajar, es definir y personalizar las entidades bancarias, los bancos y las formas de cobro con las que vamos a operar. Para ello seleccionaremos la opción ‘Baremos > Económicos’ de la solapa ‘Configuración’. En la opción ‘Entidades bancarias’ aparecerán ya las entidades bancarias más habituales dadas de alta. Si lo deseamos podemos añadir o modificar las entidades bancarias a nuestro gusto.

Alta de entidad bancaria Añadiremos el nombre de la entidad y el código (4 dígitos) que la identifica en el sistema bancario. Mediante el alta de ‘Bancos’ podremos introducir la información de nuestras cuentas bancarias, que se podrán utilizar posteriormente al dar de alta las ‘Formas de cobro’. La correcta introducción de los datos de nuestras cuentas bancarias será imprescindible para realizar procesos como por ejemplo la domiciliación bancaria.

Alta de banco

134 | Manual del Usuario de agora

Finalmente, para el alta de ‘Formas de cobro’ seleccionaremos la opción ‘Baremos > Económicos > Formas de cobro’ de la solapa ‘Configuración’. Nos aparecerán las que tengamos definidas (ninguna si no las hemos definido con anterioridad). Pulsando sobre el botón de altas podremos definir tantas como vayamos a utilizar. Nos aparecerá la ventana de edición de ‘Formas de cobro’ con los datos en blanco (la subcuenta tendrá un valor por defecto, que habremos definido en el ‘Panel de control > Contabilidad’).

Ventana edición de formas de cobro En el campo ‘Descripción’ deberemos introducir la denominación bajo la que reconoceremos y seleccionaremos la forma de cobro. La ‘Subcuenta de forma de cobro’ es opcional, pero necesaria si se desea que el programa genere asientos contables de los mismos (el programa aplicará la genérica por defecto cuando relacionemos el tipo de tratamiento). El ‘Tipo de tratamiento’ es crucial a la hora de definir una forma de cobro, ya que será lo que indica al programa cómo debe de operar a todos los niveles (incluido el contable) con las cantidades cobradas por esa modalidad. Los tipos de tratamiento disponibles son ‘Metálico’ (no lleva gastos asociados y genera registro de caja), ‘Domiciliación’ (necesario para los adeudos a cobrar por domiciliación bancaria, tiene gastos bancarios asociados si se indican), ‘Tarjeta’, ‘Transferencia’, ‘Talones’ y ‘Otros’ (permiten definir gastos). Con cualquier tratamiento distinto de ‘Metálico’ se despliegan una serie de opciones a cubrir: ‘Importe del gasto’ y ‘Porcentaje del gasto’ (recogen los gastos ocasionados por el tratamiento). Pueden ser un importe fijo o un porcentaje o ambas cosas (en cuyo caso se aplicará el que resulte mayor), para tenerlos en cuenta a nivel de contabilidad. La ‘Subcuenta de gastos’ es también opcional, pero necesaria si se quiere que el programa genere adecuadamente los asientos contables pertinentes. El ‘Banco’ se refiere a nuestro propio banco, con el que realizaremos la gestión del tratamiento y que ya habremos introducido en la opción ‘Bancos’ antes mencionada. Una vez definidas las entidades bancarias, los bancos y las formas de cobro que vamos a utilizar estamos en condiciones de afrontar el resto de la gestión económica del centro.

Capítulo 8 – Gestión Económica | 135

2. Generación e impresión de adeudos Un elemento fundamental de la gestión económica en agora son los adeudos. Un adeudo en agora es el registro de una deuda contraída por el cliente con el centro. No deben de confundirse pues, con los adeudos impresos, que se suele emitir o imprimir una vez hemos cobrado del cliente, para dejar constancia de que hemos recibido una cantidad de dinero.

2.1. Generación automática de adeudos El programa nos permite generar los adeudos (los registros de las deudas que el cliente va adquiriendo con el centro en función de la formación recibida) de un modo automático. El programa contempla la ‘Generación automática de adeudos’, totalmente configurable en el ‘Panel de control’. La aplicación tendrá en cuenta si se desea cobrar o no por adelantado, el último día del período ya cobrado, si corresponde o no generar el adeudo y, en caso afirmativo, por qué período. Así mismo, si se ha establecido ‘Cobro proporcional’, tendrá en cuenta cuánto debería pagar si no ha consumido un periodo completo (por ejemplo, se inscribe a mitad de mes y el importe es mensual), también descontará períodos en que el alumno esté de baja temporal y, por supuesto, dejará de emitir adeudos con ese concepto cuando finalizasen las clases o el alumno se dé de baja definitiva. La periodicidad por la que se realiza el adeudo se establece como ‘Periodicidad de liquidación’ en la matrícula o también como ‘Periodicidad por defecto’ en el ‘Panel de control’. Si activamos la opción de ‘Generar automáticamente adeudos a su vencimiento’ (dentro de ‘Opciones profesional’ en el ‘Panel de control’), el programa realizará la ‘Generación automática de adeudos’ teniendo en cuenta el ‘Día de cobro’ que le pongamos (dentro de ‘Valores por defecto’ en el ‘Panel de control’). Si el ‘Día de cobro’ es 0 (valor por defecto) el programa no ejecutará por sí mismo la generación automática de adeudos. En cualquier caso puede activarse cuando se desee esta generación automática de adeudos, tantas veces como se quiera y sin miedo de duplicar adeudos, simplemente pulsando la correspondiente opción de ‘Generar adeudos’ de la solapa ‘Económico’.

136 | Manual del Usuario de agora Es muy recomendable que antes de realizar ninguna de las generaciones automáticas de adeudos se realice una simulación de la misma. El proceso de ‘Simular próximos adeudos’ realiza los mismos cálculos que el de ‘Generación automática de adeudos’, con la salvedad de que no emite en realidad ningún adeudo.

Este procedimiento sólo nos mostrará un listado con todos los adeudos que se emitirían en caso de realizar la verdadera generación automática. De este modo podremos detectar posibles errores en las cantidades o generación de los adeudos, casi siempre vinculados a un proceso de matriculación inadecuado o incorrecto.

Listado de adeudos a generar con la simulación de adeudos La opción ‘Generación automática de adeudos’ es la que lanzará el proceso real. Este proceso nos pedirá una fecha valor (fecha límite) hasta la que generará los adeudos pendientes de emitir. Repasará matrícula a matrícula los ‘Vencimientos’ pendientes de emitir (para matrículas de ‘Curso completo’ o similares) y las fechas de ‘Última liquidación’ (para matrículas por ‘Abono periódico’) y en base a esos datos irá generando los adeudos

Capítulo 8 – Gestión Económica | 137 pendientes, poniendo como fecha límite la que le hayamos indicado al inicio del procedimiento.

Una vez finalizado el mismo, el programa habrá generado todos los adeudos y mostrará un aviso indicando la cantidad de adeudos generados y un listado con el resultado del proceso de generación automática.

Este listado mostrará todos los adeudos que se han generado en el proceso. También se nos informará del montante total de la generación automática. Por último, estos adeudos ya aparecerán como nuevos registros en la ventana de lista de la opción ‘Edición y cobro de adeudos’ de la solapa ‘Económico’.

Si lo deseamos, también disponemos de la opción de generar los adeudos automáticamente por grupo, esto es, escogiendo de qué grupo concreto queremos generar los adeudos. También podremos generar automáticamente sólo los adeudos que no van a ser domiciliados o sólo aquellos que sí van a ser domiciliados bancariamente. Aquellas ediciones que tengan el módulo de ‘Estudios reglados’ además tendrán las posibilidades de ‘Generación automática por estudio, materia o curso’.

2.2. Generación selectiva de adeudos Con agora es posible generar los adeudos de modo selectivo, uno por uno. Para ello seleccionaremos la opción ‘Generación selectiva de adeudos’ de la solapa ‘Económico’. Nos aparecerá una ventana con el listado de todas las matrículas generadas. Seleccionando una cualquiera de ellas podremos crear nuevos adeudos periódicos con la fecha de valor que asignemos para esa matrícula concreta, pulsando sobre el botón de ‘Generar siguiente

138 | Manual del Usuario de agora adeudo periódico’ (segundo por la izquierda en la barra de botones). De este modo, podremos crear el siguiente adeudo e incluso los siguientes; por ejemplo, ante un cliente interesado en realizar un pago adelantado, (un padre que se va de vacaciones y deja pagados los meses de verano del hijo, etc.). Sin miedo a que se dupliquen en la próxima ‘Generación automática de adeudos’.

Generación selectiva de adeudos Pero mediante la generación selectiva de adeudos también podemos crear nuevos adeudos no periódicos por conceptos concretos como, por ejemplo, material, libros, etc... Para este tipo de adeudos pulsaremos el botón de ‘Generar un adeudo por concepto libre’ (primero por la izquierda en la barra de botones). Nos presentará la ventana de edición de adeudos, con los datos del adeudo en blanco. Tendremos que indicar el concepto y el importe. También opcionalmente, en el caso de que el concepto no esté exento de IVA, el tipo de IVA a aplicar.

2.3. Impresión de adeudos y recibos Bien, supongamos que ya hemos realizado la ‘Generación automática de adeudos’ (o la ‘Selectiva’), y queremos tener un documento impreso para entregar al cliente y que este tenga constancia de la deuda que tiene con el centro.

Para imprimir el adeudo y poder entregárselo al cliente o al alumno lo haremos desde la opción ‘Edición y cobro de adeudos’ de la solapa ‘Económico’. Se nos abrirá la ventana de lista de adeudos en la que podremos seleccionar un adeudo concreto y hacer ‘clic’ sobre el botón ‘Visualizar o imprimir adeudo’.

Capítulo 8 – Gestión Económica | 139

Ventana de lista adeudos A continuación se mostrará el impreso del adeudo seleccionado con el ‘Gestor de impresos’ de agora (o con MS Word® en el caso de que se haya escogido así en el ‘Panel de control’).

Modelo de adeudo con el gestor de impresos de agora No obstante, agora también contempla la posibilidad de imprimir todos los adeudos o los que cumplan una determinada condición desde la opción ‘Preimpresión de adeudos o recibos’ de la solapa ‘Económico’. Al seleccionar esta opción, y tras elegir las opciones de que disponemos (General /Por Fecha/ Por Grupo > no impresos domiciliados, no impresos sin domiciliar, pendientes de cobro sin domiciliar, todos los no impresos o todos los pendientes de cobro), agora nos preguntará si deseamos preimprimir

140 | Manual del Usuario de agora adeudos (documento que indica al cliente que nos debe una cantidad) o recibos (documento que indica al cliente que ha pagado una cantidad).

Aparecerá entonces una ventana para seleccionar los adeudos que deseemos imprimir de entre los que cumplen las condiciones anteriores. Nos saldrá el gestor de impresos con todos los adeudos preparados para imprimir (también podremos diseñar los recibos utilizando la herramienta MS Word® con lo que nos saldrían los adeudos en un documento de Word® en lugar de en el ‘Gestor de impresos’ de agora). [Véase “Diseño e impresión de adeudos/recibos” en este mismo capítulo]. El programa permite imprimir los recibos en el momento de cobro, precisamente como justificantes del abono realizado con la cantidad específica (ver también apartado 4). Una vez aceptado el cobro, el programa nos preguntará si queremos imprimir el recibo correspondiente.

No será necesario hacerlo ahora, podremos imprimir el recibo en cualquier momento desde el cobro concreto, en ‘Revisión de cobros’ de la opción ‘Gestión de cobros’ de la solapa ‘Económico’ haciendo clic sobre el botón ‘Imprimir Recibo’.

Capítulo 8 – Gestión Económica | 141 El número del recibo será el número del cobro seguido, entre corchetes, del número de adeudo al que está vinculado.

3. Operaciones sobre adeudos Una vez generados los adeudos, se pueden imprimir, modificar (importe, concepto, etc.), cobrar (total o parcialmente), eliminar, o emitir facturas a partir de ellos. Existen varias maneras, en agora, para el cobro y modificación de adeudos (como para casi todas las operaciones). Se pueden hacer operaciones sobre adeudos desde las ventanas de gestiones centralizadas de clientes, alumnos, profesores, grupos o de personal seleccionando el elemento vinculado ‘Adeudos’ dentro de esas ventanas. Otra forma (quizás más frecuente o adecuada cuando se quieran ver adeudos de más de un cliente, alumno, etc… en una misma pantalla) será a la que accedemos desde la opción ‘Edición y cobro de adeudos’ de la solapa ‘Económico’. Al seleccionarla nos aparecerá la ventana de lista de ‘Edición de adeudos’ (vista ya anteriormente) con todos los adeudos generados (o sólo los no cobrados si hemos seleccionado esta opción en la solapa ‘Visibilidad’) en la que además del número de adeudos, cliente y alumno podremos ver, por ejemplo, el importe total de cada uno de ellos y la cantidad que está pendiente de cobrar en cada caso. Seleccionando uno de ellos podremos cobrarlo o editarlo. En el último caso aparecerá la ventana de edición del

142 | Manual del Usuario de agora adeudo en la que podremos modificar el concepto, el importe, etc. Cualquier modificación sobre el importe afectará al importe pendiente de abonar que se actualizará dinámicamente. Ejemplo: si teníamos un adeudo por 60,00 € que ya había sido cobrado en su integridad y cambiamos el importe del mismo a 90,00 € el programa reflejará que el cliente tiene pendientes 30,00 € con respecto a este adeudo y lo mismo al revés, si lo cambiamos a 30,00 € (porque nos habíamos equivocado o porque queremos hacerle una rebaja). Veremos que ahora somos nosotros quienes debemos 30,00 € al cliente (indicará pendiente –30,00 €). A efectos de contabilidad cualquier modificación en el adeudo implicará la generación de un asiento negativo anulando el anterior y la generación de un nuevo asiento con el nuevo importe.

Ventana de edición de adeudos No puede modificarse ningún adeudo que tenga una factura asociada, para hacerlo anularemos primero la factura.

3.1. Operaciones más habituales sobre adeudos En resumen, las principales modificaciones que podemos hacer en un recibo son: •

Modificar el importe: Nos posicionamos sobre el adeudo a modificar y pulsamos el botón de edición. Se abrirá una ventana con los datos del adeudo dispuestos para ser modificados. Nos colocamos en el campo de importe total y escribimos el nuevo importe. Por último guardamos los cambios.

Capítulo 8 – Gestión Económica | 143 También es posible modificar el importe desde la opción ‘Procesos en bloque > Adeudos y cobros > Cambiar importes en adeudos’ de la solapa ‘Económico’, donde podemos seleccionar más de un adeudo a la vez para modificarlos, siempre que sea la misma cantidad a modificar para todos ellos. •

Modificar el importe de descuento: Nos posicionamos sobre el adeudo a modificar y pulsamos el botón de edición. Se abrirá una ventana con los datos del mismo dispuestos para se modificados. Nos colocamos en el campo de importe descuento y escribimos el nuevo importe. Al cambiar dicho importe se modificará automáticamente el importe total del adeudo, adecuándose al nuevo descuento. Por último guardamos los cambios.

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Modificar el concepto: Nos posicionamos sobre el adeudo a modificar y pulsamos el botón de edición. Se abrirá una ventana con los datos del mismo dispuestos para ser modificados. Nos colocamos en el campo del concepto y escribimos el nuevo concepto. Por último guardamos los cambios. También es posible modificar el importe desde la opción ‘Procesos en bloque > Adeudos y cobros > Cambiar el concepto en adeudos’ de la solapa ‘Económico’, donde podemos seleccionar más de un adeudo a la vez para modificarlos. Se modificara el concepto para todos los que seleccionemos poniendo el mismo para todos ellos. Esto se podrá realizar sólo sobre aquellos adeudos que no estén incluidos en ninguna factura.

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Modificar el tipo de I.V.A.: Nos posicionamos sobre el adeudo a modificar y pulsamos el botón de edición. Se abrirá una ventana con los datos del adeudo dispuestos para ser modificados. Nos colocamos en el campo de tipo de I.V.A. y seleccionamos el nuevo tipo. Por último guardamos los cambios.

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Modificar la fecha de emisión: Nos posicionamos sobre el adeudo a modificar y pulsamos el botón de edición. Se abrirá una ventana con los datos del mismo dispuestos para ser modificados. Nos colocamos en el campo correspondiente a la fecha de emisión e introducimos la nueva fecha. Por último guardamos los cambios.

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Eliminar adeudos: Es importante tener en cuenta que sólo podremos eliminar aquellos adeudos de los que no se halla realizado ningún cobro. En el momento que se efectúe el cobro (aunque sea parcial) sobre un adeudo, sólo será posible su eliminación si primero se elimina el cobro desde la opción ‘Procesos en bloque > Adeudos y cobros > Eliminación de cobros’ de la solapa ‘Económico’. Para eliminar un adeudo que cumpla con el requisito anterior de no tener vinculado ningún cobro, nos situaremos en la ventana de edición y cobro de adeudos y pincharemos sobre el icono de la barra de botones eliminar fila o registro (con el símbolo -). También es posible eliminar más de un adeudo a la vez desde la opción ‘Procesos en bloque > Adeudos y cobros > Eliminación masiva de adeudos’ de la solapa ‘Económico’ (sólo a partir de la edición profesional), donde podemos seleccionar más de un adeudo a la vez para eliminarlos. Recordad, que al igual que en la eliminación de adeudos uno a uno sólo, se podrán eliminar sólo aquellos sin cobros vinculados.

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Renumerar adeudos: Esta utilidad avanzada (sólo a partir de la edición profesional) se debe utilizar sólo en casos en que se considere imprescindible la renumeración, ya que podría modificar el número de

144 | Manual del Usuario de agora adeudos que ya han sido entregados a clientes o alumnos. Así pues, esta utilidad la usaremos sólo sabiendo muy bien las consecuencias que conlleva. Al seleccionar esta utilidad desde la opción ‘Procesos en bloque > Adeudos y cobros > Renumeración de adeudos’ de la solapa ‘Económico’. El programa nos advertirá de las posibles consecuencias y a continuación nos dejará escoger sobre que serie de adeudos queremos realizar la acción. A continuación podremos escoger a partir de que adeudo queremos renumerar y con que número comenzaremos a hacerlo. Tras volvernos a advertir y dejarnos cancelar por última vez agora, comenzará el proceso.

3.2. Cobro de adeudos Para cobrar, total o parcialmente, cualquiera de los adeudos listados en la ventana de ‘Edición y cobro de adeudos’, primero lo seleccionamos con un ‘clic’ de ratón y después bastará con que pulsemos sobre el botón de ‘Cobrar adeudo seleccionado’ (primero a la izquierda de la barra de botones). Nos aparecerá una ventana con los datos del cobro y el importe pendiente. También nos aparecerá la forma de pago que hayamos seleccionado por defecto, con la posibilidad de cambiarla por cualquiera de las disponibles (excepto las propias de domiciliación, que no aparecerán aquí). Pulsando sobre el botón aceptar confirmaremos el cobro y éste se computará. Antes de aceptar podremos modificar el importe del cobro (tal como hemos visto antes), de modo que se trate de un cobro parcial. Una vez aceptado el cobro el programa nos preguntará si queremos imprimir el recibo del cobro correspondiente. No será necesario hacerlo ahora, podremos imprimir el recibo en cualquier momento. Nota: Aunque en el cobro directo (por caja) de un adeudo, como el caso que presentamos, no permite la forma de cobro de domiciliaciones (ya que ésta es válida sólo cuando se genera el fichero bancario correspondiente), sí que aparecerán, en la lista de adeudos, aquellos cuya forma predeterminada es la de domiciliación bancaria (porque así se señaló en la matrícula); esto es así para permitir que un adeudo destinado a banco se pueda cobrar, si se da el caso, directamente en el centro. Una vez cobrado no se incluirá en el fichero informático para el banco o, si se da la circunstancia de que ha sido cobrado parcialmente, sólo se incluirá el importe pendiente. Éste es el modo más común de cobrar los adeudos según van siendo abonados (uno a uno), pero también hay otras maneras de efectuar cobros por bloques de adeudos. Una de ellas es la domiciliación bancaria (de la que hablaremos en el apartado 6), otra es el cobro por facturas (de la que hablaremos en el apartado 5) y otra, muy similar a la domiciliación es la de pago en bloque con tarjeta (de la que hablaremos en el apartado 7). Una vez efectuado un cobro, éste no podrá modificarse; si bien es posible emitir un cobro negativo por el mismo importe para anular el anterior, o con un importe de corrección para corregir un posible error.

Capítulo 8 – Gestión Económica | 145 También podemos: •

Ver los cobros realizados: Para visualizar los cobros efectuados hasta la fecha debemos ir a Procesos > Revisión de Cobros. Los cobros visualizados dependerán de lo seleccionado en el menú Ver o en el ‘Panel de control’.

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Anular cobros: Desde la ventana de Procesos > Revisión de Cobros además de visualizar los cobros podremos también anular dichos cobros. Para ello nos posicionaremos en el cobro que deseamos anular y pulsaremos el botón de anulación de cobro de la barra. Esta acción anulará el cobro en cuestión generando un cobro negativo que compense al anulado. Hecho esto, si volvemos a Procesos > Edición y Cobro de Adeudos veremos que el adeudo al que pertenecía el cobro anulado vuelve a estar pendiente de cobro. También puede realizarse en bloque desde el menú Utilidades > Automatizaciones.

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Cobro parcial de adeudos: Una vez generado un adeudo podemos cobrarlo total o parcialmente. Si deseamos hacer esto último, debemos ir a Procesos > Edición y Cobro de Adeudos, localizar el adeudo en cuestión, darle al botón de cobrar, y en la ventana que aparecerá para confirmar el cobro modificar la cantidad a cobrar cambiándola por una inferior. De esta manera el programa generará un cobro por la cantidad establecida y actualizará la cantidad pendiente de cobro del adeudo.

4. Diseño, adeudos

visualización

impresión

Desde prácticamente cualquier punto de la gestión económica del programa se podrá visualizar e imprimir un adeudo cualquiera. Bastará con seleccionar los datos de un adeudo y pulsar sobre el botón de ‘Visualizar o imprimir adeudo’ para que se imprima o visualice el mismo (el que los adeudos vayan directamente a la impresora o se visualicen en pantalla depende de lo que hayamos seleccionado en la configuración del programa). Por defecto, el programa presentará un formato de adeudo prediseñado en dos copias iguales para DIN A4, pero podrá cambiarse ese diseño de adeudo mediante el ‘Gestor de impresos’ de agora (a partir de la edición profesional). Podremos crear nuestros propios diseños de adeudos bien a través del ‘Gestor de impresos’ que proporciona la aplicación (recomendado), o bien utilizando MS Word®.

4.1. Utilizando el gestor de impresos. Mediante el ‘Gestor de impresos’ se podrá modificar el diseño del impreso de adeudo del mismo modo que se puede modificar el resto del diseño de los listados e impresos de la aplicación (a partir de la edición Profesional). Una vez se nos presenta el impreso de adeudo podremos pinchar en la pestaño de ‘Vista de diseño’ del mismo, mostrándonos en ese momento una ventana con los datos predefinidos para un adeudo, allí podremos quitar o incluir campos, modificar literales, cambiar tipos y tamaños de letra, cursivas, negritas, arrastrar la información hacia el lugar en que queramos que aparezca, añadir una imagen,….

146 | Manual del Usuario de agora

Vista de diseño del impreso de adeudo en el gestor de impresos Una vez diseñado a nuestro gusto el modelo de adeudo, podremos guardarlo en la carpeta adecuada que se nos selecciona por defecto (directorio ‘Plantillas Impresos’) y darle un nombre identificativo. Al guardarlo agora nos preguntará si queremos establecer la nueva plantilla de impreso de adeudo como la predeterminada en agora.

En el caso de responder afirmativamente, cada vez que deseemos imprimir o visualizar un adeudo nos saldrá nuestro diseño personalizado. Para volver a utilizar el diseño original o escoger cualquiera de los múltiples diseños que nos podamos crear acudiremos a la opción ‘Plantillas de impresos’ de la solapa ‘Herramientas’. Desde esta opción podremos escoger la plantilla que queremos usar por defecto, ya sea uno de los diseños realizados por el usuario o el diseño por defecto.

Capítulo 8 – Gestión Económica | 147

Ventana de plantillas de impresos

4.2. Utilizando Microsoft Word® Si tenemos instalado el programa MS Word® en nuestro equipo podremos aprovechar este editor para crear nuestros propios diseños de adeudo y recibo. Para ello debemos ir a la opción ‘Adeudos y cobros’ del ‘Panel de control’, activar la opción ‘Utilizar diseño de Word para los adeudos (recibos)’ y crear o seleccionar la plantilla de diseño a utilizar. Las plantillas de adeudos se crearán de la misma manera que las plantillas de correspondencia. Si seleccionamos está opción, todos los impresos de adeudo/recibo que se creen se generarán con dicha herramienta. Además, está la opción de que el programa, cada vez que se vaya a imprimir un adeudo, pida la plantilla de adeudo/recibo hecha con MS Word® que quiere utilizar el usuario, permitiendo más flexibilidad a la hora de imprimir los adeudos/recibos. Desde Kherian Soft recomendamos el uso del ‘Gestor de impresos’ de agora para la personalización de los documentos de adeudo y recibo, ya que al estar completamente integrado con el programa no nos causará ningún posible problema de enlace. Además, la velocidad de procesamiento será muy superior a la que se obtendría con el uso de la opción de diseño con MS Word®.

5. Emisión e impresión de facturas Al igual que sucede con los adeudos, pueden emitirse facturas desde varios puntos de la solapa ‘Económico’ de agora. No obstante, el lugar más habitual será probablemente la opción ‘Adeudos > Edición y cobro de adeudos’. Nos aparecerá la lista de los adeudos generados y pulsando sobre uno cualquiera de ellos (para marcarlo) y después sobre el botón de ‘Emitir factura’, en la barra de botones, entraremos en el proceso de generación de factura (siempre que el adeudo en cuestión no tuviera ya una factura asociada, en cuyo caso se limitará a imprimir una copia de la misma). Lo primero que hará el programa será presentarnos la lista de adeudos facturables del cliente (tenemos que recordar que agora distingue entre

148 | Manual del Usuario de agora alumno y cliente) al que pertenece el adeudo seleccionado (de los que no se ha emitido factura previa, que aparecerá marcado en la casilla de verificación que haya a su izquierda).

Procederemos a seleccionar aquellos adeudos que queremos que figuren en la factura (o todos dándole directamente al botón correspondiente) y tras aceptar, la aplicación generará una nueva factura (su numeración será consecutiva, aunque puede establecerse el número de la primera), que podremos visualizar antes de imprimir. La factura ya está generada y en los adeudos incluidos podemos ver que aparece el código de la factura vinculado a los mismos.

Otra manera de generar facturas de forma automática es través de la opción ‘Facturas > Generación automática de facturas’ de la solapa ‘Económico’. Esta automatización generará facturas para todos los adeudos no facturados y cuyas fechas de generación están comprendidas entre las

Capítulo 8 – Gestión Económica | 149 introducidas por el usuario. Además el programa creará una factura por adeudo o bien podrá crear una factura para cada cliente, agrupando los adeudos necesarios. Posteriormente podemos comprobar los datos de las facturas emitidas desde la opción ‘Facturas > Emisión de facturas’ de la solapa ‘Económico’. Nos aparecerá la lista de las facturas emitidas hasta el momento; desde ahí podremos imprimir, anular una factura concreta (se emitirá una nueva factura negativa), o efectuar el cobro correspondiente a los importes pendientes de la factura, así como cambiar la numeración de las facturas, situándonos sobre la factura en cuestión y pinchando en el icono de ‘Cambiar numeración de factura’ situado en la barra de botones, con lo que aparecerá una ventana pidiéndonos el nuevo número. Si el usuario cambia manualmente la numeración de las facturas, puede provocar un salto de numeración, por lo que este proceso es muy delicado y no debería realizarse salvo excepciones. Nota: La generación de asientos contables tiene en cuenta los adeudos, en tanto que la declaración de la deuda, a efectos de contabilidad. Puesto que las facturas como tales son opcionales y vinculadas directamente a los adeudos, por tanto no generan ningún nuevo asiento contable (ya que sería duplicado con respecto al adeudo correspondiente). No obstante, el usuario podrá organizarlo a su gusto cuando lo exporte a su programa de contabilidad favorito. En ‘Panel de control > Opciones de facturación’ podemos escoger el diseño de factura que prefiramos, Diseño 1 o Diseño 2, (además se podrán modificar mediante el ‘Gestor de impresos’ al igual que hacemos con el documento de adeudo) o crear nuestro propio modelo en MS Word®. También podemos habilitar la opción correspondiente para que se incluya el nombre del alumno en el concepto de la factura, ya que la factura siempre va dirigida al cliente. Además encontramos aquí un campo donde se puede introducir la leyenda del registro mercantil para la impresión de la factura.

Panel de control. Opciones de facturación

150 | Manual del Usuario de agora El programa incorpora por defecto un diseño predeterminado de factura que es el que utilizará mientras no se le indique lo contrario. Sin embargo, a partir de la edición Profesional, el programa nos ofrece la posibilidad de crear nuestros propios diseños personalizados de factura con el ‘Gestor de impresos’ de agora o con Microsoft Word®. Si tenemos instalado el Microsoft Word® en nuestro equipo podremos utilizar este editor para crear nuestros propios diseños de factura. Para ello debemos ir a la opción ‘Opciones de facturación’ del ‘Panel de control’, activar la opción de ‘Utilizar con Word®’ y crear o seleccionar la plantilla de diseño a utilizar. Con Microsoft Word® el usuario tendrá la opción de imprimir más de una factura a la vez (esto no es probable sin el uso de Word®). Lo podremos hacer desde la opción ‘Facturas > Preimpresión de facturas con Word®’. Una vez escojamos esta opción podremos filtrar los datos para imprimir de golpe sólo las facturas que cumplan unos requisitos concretos (entre fechas, entre números o por cliente) o todas ellas. A continuación el programa combinará con Word® todas las facturas que cumplan el criterio seleccionado guardando un documento en formato .doc con cada una de ellas de forma automática, y sólo si así lo deseamos, en la gestión documental del cliente (dentro de la gestión centralizada de clientes en el elemento vinculado ‘Documentación’). Pese a esta ventaja de poder imprimir más de una factura a la vez desde Kherian Soft recomendamos el uso del ‘Gestor de impresos’, debido a su completa integración con agora y a la velocidad de proceso que ofrece el mismo. Este proceso es costoso por lo que suele tardar tiempo. Finalmente obtendremos un documento de Word® con todas las facturas deseadas, el cual podremos guardar, imprimir, modificar,… Dependiendo de la versión de Word® que se esté usando puede que el documento resultante con todas las facturas tenga un salto de sección (página par) entre facturas. Si es así, para que imprima todas seguidas y no salgan páginas en blanco entre cada factura deberemos hacer lo siguiente: Pincharemos con ‘doble clic’ sobre cualquier salto de sección del documento, lo cual nos abrirá la ventana configurar página de Word®. Una vez allí en la pestaña Diseño, en la zona de Sección escogeremos Empezar sección en Página Nueva (en lugar de Página Par). También en esta misma pestaña, en la parte de vista previa, seleccionaremos aplicar a todo el documento y pincharemos sobre aceptar. Con esto las páginas ya se imprimirán de forma continua sin hojas en blanco entre ellas.

6. Domiciliación de cobros. Como ya hemos visto, cuando realizamos una matrícula, podemos especificar si el cobro de los adeudos que se generan vinculados a la misma se va a efectuar mediante domiciliación bancaria o no.

Capítulo 8 – Gestión Económica | 151

Para poder hacer domiciliaciones existen una serie de requisitos previos: 1 - Debe existir, en la opción ‘Baremos > Económicos’ de la solapa ‘Configuración’, al menos un ‘Banco’ con el que trabajemos y una ‘Forma de cobro’ con tipo de tratamiento ‘Domiciliación’. 2 - Además el cliente debe tener datos económicos (datos bancarios rellenados) 3 - Tener puesto el N.I.F. de nuestra empresa (en la opción ‘Datos de empresa’ de la solapa ‘Configuración’) 4 - Poner en el ‘Panel de control’ en ‘Adeudos y cobros’ el sufijo de la domiciliación que nos ha dado nuestra entidad bancaria (de no ser así, pone por defecto el número de empresa en el programa). Cubiertos estos requisitos podemos efectuar domiciliaciones con facilidad. Ahora vamos a ver qué es lo que hay que hacer para que esos adeudos, una vez generados (se generan como cualquier otro adeudo), se incluyan en un fichero, a efectos de que la entidad bancaria correspondiente los cargue a las cuentas de nuestros clientes. Para activar la domiciliación deberemos seleccionar la opción ‘Domiciliación bancaria > Domiciliación de cobros (CSB-19)’ de la solapa ‘Económico’. El programa nos pedirá entonces una ‘fecha de cargo’ para la domiciliación. Después nos preguntará si deseamos establecer condiciones para seleccionar los adeudos a domiciliar (por fecha de generación, por grupo o por serie). Si contestamos que sí, elegiremos la fecha, el grupo o la serie que servirá de criterio para la selección. Tras ello, nos mostrará los adeudos para domiciliar pendientes de cobro, éstos estarán ordenados alfabéticamente por los siguientes criterios: apellidos y nombre del cliente, código de cliente, alumno, código de adeudo y concepto del adeudo. Posteriormente seleccionaremos los que queramos domiciliar (seguramente todos) y elegiremos una forma de cobro (si la que aparece por defecto no nos satisface). Sólo aparecerán como seleccionables las formas de cobro cuyo tratamiento sea el de domiciliación.

152 | Manual del Usuario de agora Aceptaremos y el programa entonces nos permitirá crear el fichero y guardarlo en el disco duro o la ubicación que deseemos. Nos pedirá que demos un nombre al fichero que va a crearse y seguidamente un nombre a la remesa generada. (Esto servirá para que la domiciliación será recuperable en el caso de pérdida del fichero de domiciliación desde la opción ‘Domiciliación bancaria > Registro de domiciliaciones’ de la solapa ‘Económico’).

Tras aceptar, el programa generará el fichero y nos advertirá de que lo hagamos llegar a nuestra entidad bancaria (ya sea a través de Internet o físicamente) para que hagan efectivos los cobros. Después nos preguntará si queremos visualizar (e imprimir) el listado de los adeudos domiciliados.

Listado de adeudos domiciliados Más adelante nos preguntará también si queremos imprimir un extracto/resumen de la domiciliación. El programa permite agrupar

Capítulo 8 – Gestión Económica | 153 todos los adeudos de un mismo cliente (pendientes de cobrar) en un solo registro a la hora de realizar el fichero de la domiciliación. Esto hará que se generen menos registros en el fichero y, por tanto, se paguen menos comisiones al banco. Todos los adeudos domiciliados han sido automáticamente cobrados por el programa (esto es, los da por cobrados en su integridad). Ante una devolución deberemos anular el cobro correspondiente (para que en la siguiente domiciliación vuelva a incluir el adeudo o podamos cobrarlo por caja u otro medio) y si por cualquier causa ese adeudo no fuera a cobrarse (por ningún medio) deberemos también modificar el adeudo a importe 0 (CERO). Otra opción será eliminar el cobro mediante el ‘Proceso en bloque’ adecuado y posteriormente eliminar el adeudo. Para anular una domiciliación entera utilizaremos la utilidad para ‘Anular la domiciliación seleccionada’ de la barra de botones de la opción ‘Domiciliación bancaria > Registro de domiciliaciones’ de la solapa ‘Económico’. Para repetir el fichero de una domiciliación iremos a la opción ‘Domiciliación bancaria > Registro de domiciliaciones’ de la solapa ‘Económico’. Nos aparecerá una lista con todas las domiciliaciones practicadas, desde aquí podremos volver a listar el informe y resumen de la domiciliación seleccionada, repetir la domiciliación (siempre que no haya sido anulada) y anular la domiciliación seleccionada (de esta manera, se anulan los cobros pertenecientes a ese fichero que vuelven a quedar como pendientes y se puede volver a crear un nuevo fichero). Existe, a su vez, la posibilidad de enviar por e-mail, vía Internet, el fichero que se incluye en el disquete.

7. Operaciones con Tarjeta. Al igual que hacemos con el proceso de domiciliación, cuando realizamos una matrícula podemos especificar si el cobro de los importes periódicos que genere se efectuará mediante pago con tarjeta de crédito. Para poder hacer los pagos con tarjeta en bloque existen una serie de requisitos: 1 - Debe existir, en la opción ‘Baremos > Económicos’ de la solapa ‘Configuración’, al menos un banco con el que trabajemos y una forma de cobro de tipo tarjeta. 2 - Además el cliente debe tener datos económicos (datos de tarjeta rellenados). Cubiertos estos requisitos podemos efectuar los pagos con tarjeta con facilidad. Ahora vamos a ver qué es lo que hay que hacer para que esos adeudos, una vez generados (se generan como cualquier otro adeudo), se incluyan en la remesa del pago con tarjeta.

154 | Manual del Usuario de agora Para activar el pago con tarjeta en bloque deberemos seleccionar la opción ‘Gestión de cobros > Operaciones con tarjeta > Cobros en bloque con tarjeta’ de la solapa ‘Económico’. El programa nos pedirá entonces una fecha de cargo para la remesa. Después nos preguntará si deseamos establecer condiciones para seleccionar los adeudos a cobrar (por fecha de generación, por grupo o por serie). Si contestamos que sí, elegiremos la fecha, el grupo o la serie que servirá de criterio para la selección. Tras ello, nos mostrará los adeudos para incluir en la remesa pendientes de cobro, seleccionaremos los que queramos (seguramente todos) y seleccionaremos una forma de cobro (si la que aparece por defecto no nos satisface). Sólo aparecerán formas de cobro cuyo tratamiento sea el de tarjeta.

Aceptaremos y nos pedirá que demos un nombre a la remesa generada (esto permitirá anular más adelante, en caso necesario, la remesa generada). Tras aceptar, el programa cobrará los adeudos seleccionados con la forma de cobro seleccionada de con tipo de tratamiento ‘Tarjeta’. Después nos preguntará si queremos visualizar (e imprimir) el listado de los adeudos cobrados. Todos los adeudos incluidos en la remesa han sido automáticamente cobrados por el programa (esto es, los da por cobrados en su integridad). Ante una devolución deberemos anular el cobro correspondiente (para que en la siguiente remesa vuelva a incluir el adeudo o podamos cobrarlo por caja u otro medio) si por cualquier causa ese adeudo no fuera a cobrarse (por ningún medio) deberemos también modificar el adeudo a importe 0 (CERO). Otra opción será eliminar el cobro mediante el ‘Proceso en bloque’ adecuado y posteriormente eliminar el adeudo. Para anular una remesa entera utilizaremos la utilidad para Anular una Remesa ‘Gestión de cobros > Operaciones con tarjeta > Registro de operaciones con tarjeta’.

Capítulo 8 – Gestión Económica | 155 Para repetir el listado de una remesa iremos a la opción ‘Gestión de cobros > Operaciones con tarjeta > Registro de operaciones con tarjeta’. Nos aparecerá una lista con todas las remesas realizadas. Desde aquí podremos volver a listar el informe o anular la remesa seleccionada entre otras cosas Anulando la remesa, se anulan todos los cobros pertenecientes a ese fichero que vuelven a quedar como pendientes.

8. Revisión y resumen de cobros. Como hemos dicho anteriormente un cobro no puede modificarse, aunque sí puede anularse emitiendo un nuevo cobro negativo por el mismo concepto. Podemos visualizar todos los cobros efectuados, entre otras formas, seleccionando la opción ‘Gestión de cobros > Revisión de cobros’ de la solapa ‘Económico’, veremos una lista de los cobros efectuados y sus importes, pudiendo consultar cada uno de ellos en detalle, así como imprimir recibos (en el recibo además del código del adeudo, aparece en pequeño el número identificativo del cobro, especialmente útil cuando hay más de un cobro parcial de un adeudo). A través de esta opción sólo podremos consultar los cobros realizados, ya que un cobro nunca se puede modificar. Si se realiza un cobro por error o se introduce una cantidad errónea, éste no se puede modificar. Para subsanar este problema se realizará un cobro en negativo sobre el mismo adeudo. El importe será el total del cobro anterior o sólo por la parte equivocada, dejando la cantidad pendiente del adeudo a la correcta. De esta forma el usuario tiene en todo momento un historial del procedimiento seguido, además de estar reflejado en la contabilidad. Otra forma de solucionarlo sería eliminar el cobro mediante el uso del proceso en bloque de ‘Eliminación de cobros’ de la solapa ‘Económico’, pero este método dejaría asientos contables incorrectos que el usuario deberá eliminar por su cuenta.

Ventana de revisión de cobros Desde la opción ‘Gestión de cobros > Resumen de cobros’, también de la solapa ‘Económico’, podemos acceder a los totales cobrados en función de la forma de cobro utilizada y durante el periodo que definamos (y que se nos preguntará inicialmente). Aunque se trata de una herramienta de

156 | Manual del Usuario de agora carácter puramente estadístico, ofrece otra visión de los cobros, como también podemos ver otra en matrículas, donde, recordemos, nos aparece el total cobrado y pendiente para cada alumno.

Ventana de resumen de cobros

9. Gestión de gastos y pagos a profesores

El programa contempla también la posibilidad de llevar una pequeña gestión de gastos, especialmente útil para los cómputos estadísticos de rentabilidad. También genera los correspondientes asientos contables, para lo que será preciso haber definido subcuentas de gastos y de acreedores en ‘Baremos > Económicos’ de la solapa ‘Configuración’. La opción ‘Baremos > Económicos > Subcuentas de acreedores’ define las subcuentas contables de los distintos acreedores (mediante su descripción y la asignación de la subcuenta) que se utilizarán para la generación de los asientos contables susceptibles de exportar al programa de contabilidad con el que trabaje la empresa. La opción ‘Baremos > Económicos > Subcuentas de gastos’ define las subcuentas contables de los distintos tipos de gastos que pueda tener la empresa (también mediante su descripción y la asignación de la subcuenta). Al igual que sucede con las formas de cobro, tenemos un baremo para poder distinguir distintas formas de pago.

Capítulo 8 – Gestión Económica | 157

Ventana de baremo de formas de pago. La gestión de gastos permite llevar, de un modo ágil y sencillo, un registro de los gastos no docentes que se generan en el centro. Su utilidad radica fundamentalmente en conceptos estadísticos o de totales. A nivel contable, todos los gastos se computan con las cuentas contables que indica el usuario, diferenciando el tipo de gasto que se está señalando y el acreedor correspondiente. Además, si el gasto procede de un grupo, por ejemplo, fotocopias que se reparten a los alumnos de un grupo por labor docente, se indicará esto seleccionando el grupo en cuestión. Para acceder a esta gestión de gastos debe seleccionarse la opción ‘Gastos’ de la solapa ‘Económico’.

Ventana de alta de gasto La Gestión de Artículos permite tener un inventario claro y desglosado de las infraestructuras y equipamientos del Centro. Podemos acceder a esta gestión desde Archivo > Inventario. En la opción ‘Pagos a profesores’ podemos reflejar, como su nombre indica, los pagos a los profesores a modo informativo para, por ejemplo, las

158 | Manual del Usuario de agora consultas de liquidaciones o las estadísticas sobre gastos. La introducción de datos en esta opción no genera ningún asiento contable ni nómina.

10. Caja diaria El programa permite definir una o varias cajas, que tratarán de ser un reflejo de las cajas físicas del centro, donde se anotarán todas las operaciones de cobros y gastos en metálico. Una de ellas podrá ser seleccionada como caja por defecto en el ‘Panel de control’, en ella se anotarán también todos los cobros y gastos realizados en metálico. Podremos entrar en los datos de la caja desde la opción ‘Cajas’ de la solapa ‘Económico’. Allí visualizaremos las cajas disponibles, editando una de ellas pasaremos a ver sus apuntes (el diario) y el saldo actual. Podremos ver un resumen pulsando sobre el botón correspondiente. Nos pedirá las fechas entre las que queremos ver los totales y nos mostrará un resumen por conceptos. También permite realizar entradas o salidas manuales de caja, para aquellas operaciones de difícil adscripción a otros apartados del programa. Todas ellas se suponen que se realizan en metálico y generarán los respectivos apuntes en contabilidad, por ello no pueden ser eliminadas.

Ventana de edición de cajas La forma de introducir manualmente un nuevo apunte, ya sea por una entrada de dinero como una salida, será pulsando sobre los iconos de ‘Entrada manual de caja’ y ‘Salida manual de caja’ y se mostrará la ventana de edición pertinente: Entrada manual de caja: Pulsando este botón se introducirá manualmente un apunte de entrada de dinero en la caja. Se mostrará la ventana de edición de Entrada Manual de Caja donde se indicará el concepto de la entrada, el importe, la subcuenta contable, la fecha y si se desea una referencia.

Capítulo 8 – Gestión Económica | 159

Salida manual de caja: Pulsando este botón se introducirá manualmente un apunte de salida de dinero en la caja. Se mostrará la ventana de edición de Salida Manual de Caja exactamente igual a la ventana de Entrada pero cuya finalidad es reflejar las salidas de dinero.

Resumen de Caja: Pulsando sobre este botón podremos acceder a la ventana de ‘Resumen de Caja’ y obtener los totales dentro de un rango de fechas referentes a esta caja.

160 | Manual del Usuario de agora

11. Contabilidad En primer lugar hay que tener claro que agora no es un programa de contabilidad. Hecha esta advertencia, podemos decir que, sin embargo, puede ayudar y facilitar bastante a la gestión contable del centro.

De forma automática, siempre que tengamos seleccionada la opción de ‘Generar contabilidad’ en el ‘Panel de control’, el programa generará los asientos contables de todas las operaciones económicas que se realizan con el programa, sin que medie intervención alguna por parte del usuario. Los apuntes generados pueden verse desde la opción ‘Contabilidad’ de la solapa ‘Económico’. En esta ventana de lista se muestran todos los asientos contables que se generan durante el trabajo diario del programa. Los datos que mostrará son los comunes de cualquier programa de contabilidad excepto la última columna (‘sección’) que se referirá al número de exportación en la que ese asiento fue extraído al programa contable.

Ventana de lista de la gestión contable. Aquí, además de visualizar los apuntes generados por el programa, podremos, por ejemplo, entrar en ellos para modificarlos. Pinchando sobre el icono del lápiz en la barra de botones o haciendo doble clic sobre el apunte seleccionado, tendremos oportunidad de modificar el concepto, la fecha, el importe (si modificamos el importe, hay que tener en cuenta que esta modificación afecta sólo a este apunte, por lo que quedará descuadrado del otro apunte concerniente al mismo asiento, esto es, las cantidades correspondientes al ‘debe’ y al ‘haber’ serán diferentes).

Capítulo 8 – Gestión Económica | 161 También podemos añadir o eliminar apuntes. Para eliminar un apunte bastará con seleccionarlo y pinchar sobre el icono menos [-] en la barra de botones, el programa, tras eliminarlo con nuestra confirmación, nos preguntará si queremos eliminar el resto de apuntes del asiento, ya que si no lo hacemos el asiento quedará descuadrado provocando errores en la contabilidad, de la misma manera que sucedía al modificar el importe. Añadir un apunte es tan sencillo como situarse sobre el número de asiento para el que se generará un nuevo apunte y pinchar sobre el icono más [+], de esta manera, nos aparecerá la ventana con los campos en blanco para que los rellenemos. Además de modificar, eliminar o añadir apuntes contables, también tenemos la opción de exportarlos a algunos de los programas de contabilidad más utilizados (donde podrá realizar todas las modificaciones que crea pertinente). Por ejemplo puede exportar asientos a ContaWin® de Isla Soft, ContaPlus® y Linea100 de Sage, A3CON® de A3 Software, ECO PRO® de Capital Software, etc… Para realizar la exportación tendremos que pinchar sobre el correspondiente icono en la barra de botones (‘Exportar contabilidad’). Lo primero que nos pedirá el programa será establecer la fecha de valor, para que haga la exportación desde la última vez que se hizo, hasta la fecha que le indiquemos (la actual por defecto, pero podemos modificarla). Después nos quedará seleccionar el programa de contabilidad al cual queremos enviar los datos. Nos generará un fichero que lo guardaremos donde elijamos y que será el que se importará con el proceso pertinente a cada uno de los programas contables con los que agora enlaza. Aparte de estas operaciones, tenemos un icono de ‘Herramientas de contabilidad’ en la barra de botones con una serie de automatizaciones. Pulsando sobre la flecha de este botón se despliegan las opciones que tenemos, éstas son: -

Borrar rango de asientos, con lo cual tendremos que establecer un rango de fechas, (o si no queremos hacerlo entre fechas, nos dará la alternativa de realizarlo entre número de asientos) para los asientos que queramos borrar.

Borrar todos los exportados, si queremos borrarlos todos le diremos que sí, pero si le decimos que no, nos pedirá el número de sección que deseamos eliminar

Eliminar número de sección, introduciendo el número de la sección elegida, todos aquellos asientos pertenecientes a ella volverán a ponerse a 0 (de manera que pueden volver a ser exportados).

Reexportar sección, introducimos queremos volver a reexportar.

11. Tareas para el económico/contable.

inicio

número

sección

nuevo

que

año

Es habitual a final de cada año que se cambien en la mayoría de empresas la numeración de los adeudos y las facturas, empezando de este modo a numerarse desde cero. A continuación se indican algunos procesos y tareas que recomendamos llevar a cabo en agora cada vez que vaya a iniciarse un nuevo año, si lo considera oportuno el usuario.

162 | Manual del Usuario de agora

11.1. Reiniciar serie de numeración de adeudos Si se desea hacer esto en vistas al nuevo año contable, es decir, que los nuevos adeudos aparezcan con una serie de numeración diferente, cuyo primer adeudo empiece de nuevo por uno, los pasos a seguir son los siguientes: a)

Crear la/s nueva/s serie de numeración: Desde la opción ‘Baremos > Económicos > Series de adeudos’ de la solapa ‘Configuración’ crearemos la nueva serie de numeración para el nuevo año, con el prefijo que se desee; por ejemplo, si es el año 2009, “09”. Así el primer adeudo de esa nueva serie, si hubiésemos escogido que os adeudos llevasen 6 dígitos seria: “09/000001”, el segundo “09/000002”.

Cambiar las series de numeración: Para sustituir la antigua serie de numeración por la nueva deberemos ir al menú ‘Procesos en bloque > Adeudos y cobros > Sustitución automática de series de adeudos’ de la solapa ‘Económico’. Éste proceso pedirá que se seleccione primero la serie a sustituir y seguidamente la serie nueva. El programa cambiará automáticamente la serie de numeración en las matrículas correspondientes permitiendo así, que en la siguiente generación de adeudos aparezca la nueva serie.

Estos pasos deberán realizarse siempre antes de crear ningún adeudo para el nuevo año.

11.2. Reiniciar numeración de las facturas Si se desea realizar esta operación para el nuevo año, bastará con ir a ‘Opciones de facturación’ del ‘Panel de control’ y cambiar el campo ‘Número de la última factura’ por ‘0’, de ese modo la siguiente factura que se creará tendrá como número el ‘1’, la siguiente el ‘2’, y así sucesivamente. Estos pasos deben realizarse siempre antes de crear ninguna factura para el nuevo año. Recordar además que, desde ‘Opciones de Facturación’ del ‘Panel de control’, puede modificarse el prefijo de numeración de las facturas, así como incluir en la misma los dígitos del año en curso.

Capítulo Noveno

9- Consultas y estadísticas 1. Modos de consulta y estadística en agora La aplicación agora ha sido diseñada especialmente para que toda la información almacenada pueda ser consultada de muy diversos modos, obteniendo vínculos, totales, porcentajes, estadísticas, etc... Muchas de estas opciones están diseminadas por el programa en forma de cómputos, filtros, opciones, etc... Pero agora dispone también de modos específicos de mostrar consultas y estadísticas, totales, información relacional, etc... De estos últimos es de los que hablaremos en este capítulo. Al margen quedan los generadores de ‘Consultas’ y ‘Estadísticas’ de las ‘Herramientas Empresarial’ que permiten casi cualquier combinación que seamos capaces de imaginar. Es interesante tener en cuenta que las consultas en agora están relacionadas con las opciones que hayamos elegido en la solapa ‘Visibilidad’. Así, podemos elegir entre ver todos los alumnos, o sólo los actuales, lo cual afectará al resultado de la consulta; si tenemos puesto, por ejemplo, ver sólo grupos vigentes, o adeudos no cobrados en la solapa ‘Visibilidad’, al realizar una consulta, el programa tendrá en cuenta eso, descartando el resto de grupos o de adeudos. Existe la posibilidad de realizar mailings (correspondencia masiva enlazada) y Etiquetas desde cualquier ventana de fichero o de consulta (ver capítulo 9 referente a utilidades, apartado de correspondencia). [A partir de la edición Profesional].

2. Expedientes de alumno y profesor La primera forma de consulta que vamos a mencionar es el expediente. Este nos permite visualizar de forma agrupada los datos de un alumno (‘Administrativo > Consultas > Expediente del alumno’) o de un profesor (‘Académico > Consultas > Expediente del profesor’).

Ventana de Expediente de Alumno.

164 | Manual del Usuario de agora En esta opción se mostrarán de forma concentrada todos los datos personales y académicos del alumno. En la parte superior de la ventana se muestran los datos personales de éste que siempre serán visibles. Será en la parte inferior donde se consulte el resto de información (personal, de interés, docente y económica). Para comprobar el resto de información bastará con pinchar sobre las distintas solapas e iremos pasando de una a otra. En las ventanas de consulta, los datos son sólo accesibles en modo lectura, no son modificables. Desde esta ventana también podremos visualizar e imprimir el horario del alumno, así como ir al alumno anterior o siguiente, al primero o al último (flechas azules) o hacer una búsqueda más detallada (prismáticos). Pulsando sobre el botón de listado podremos ver por pantalla primero, y después imprimir en forma de informe, todos los datos que se visualizan dentro de las solapas.

Impreso de expediente de alumno De este modo, datos que se encuentran dispersos por la aplicación pueden observarse de modo conjunto permitiendo una visión más globalizada caso a caso. Recomendación: A este respecto, las gestiones centralizadas, ofrecen aún una mayor condensación de datos sobre el alumno o profesor de un modo además totalmente operativo. Desde las ventanas de gestión centralizada vamos a poder ver todos los datos relacionados con el alumno o profesor y además realizar la mayoría de operaciones que le atañen.

Capítulo 9 – Consultas y Estadísticas | 165

3. Consultas predefinidas La modalidad de consulta más habitual en agora son las consultas predefinidas, que además tienen su propio modelo de ventana. Son un tipo de consultas relacionales que vinculan datos agrupados en bloques (tablas) distintos. Las distintas consultas las tenemos ubicadas en las distintas solapas de la aplicación, separadas así de un modo conceptual. De esta forma las consultas sobre alumnos y matrículas estarán en la solapa ‘Administrativo’, las de grupos, clases, asignaturas y profesores en la solapa ‘Académico’, las de adeudos y facturas en la solapa ‘Económico’,… Así, por ejemplo, podemos consultar datos referentes a los alumnos (por profesor, por asignatura, por grupo, por origen de contacto, con domiciliación, cumpleaños, etc., dependiendo de la edición de agora que tengamos). Por ejemplo, si queremos consultar los alumnos que tiene un determinado profesor, iríamos a la solapa ‘Administrativo’ a su opción ‘Consultas > Alumnos > Alumnos por profesor’, y nos aparecerá una ventana en la que tendremos que seleccionar un profesor (pinchando sobre los prismáticos nos aparecerá la lista de los profesores del centro y seleccionaremos uno), al seleccionarlo, nos aparecerá en la parte inferior de la ventana un listado con todos los alumnos de ese profesor.

Ventana de consulta. Alumnos por profesor Desde la barra de botones tenemos la opción de listar los datos que aparecen en la ventana, es decir, los alumnos de ese profesor; o bien, listar todos los casos, es decir, todos los alumnos que tienen todos y cada uno de los profesores en listas separadas para cada profesor; también podemos imprimirlo, etc. Lo mismo haríamos para la consulta de alumnos por grupo, donde seleccionaríamos primero el grupo del cual queremos saber sus alumnos, procediendo de la misma manera que hicimos con el profesor. Y así con todos los demás; aunque hay algunas consultas, como por ejemplo, alumnos por causas de baja, que difieren un poco, primero el programa muestra una ventana donde el usuario debe introducir el rango de fechas y seguidamente se mostrará el listado dentro de ese mismo rango. Ya hemos

166 | Manual del Usuario de agora visto algunos ejemplos de este tipo de consultas cuando hemos hablado del ‘Resumen de cobros’, de la opción ‘Gestión de cobros’ de la solapa ‘Económico’, o el ‘Resumen de caja’, de la opción ‘Cajas’ de la solapa ‘Económico’ (en el capítulo 8 referente a la gestión económica). También podemos consultar datos, siguiendo el mismo procedimiento, referentes a las clases, clientes y a los profesores; datos referentes a los estudios - sólo ediciones Profesional, Empresarial y Corporativo - (por tipo de estudio, por director, etc.). Interesantes pueden ser las consultas económicas de datos referentes a los cobros (por alumno, cliente o caja por usuario, cobros por serie), donde podemos ver todos los pagos que ha realizado el alumno o cliente seleccionado, o la caja que ha anotado un determinado usuario en una determinada fecha. Igual de interesantes son los datos referentes a los adeudos (pendientes, pendientes domiciliados, etc…).

Ventana de consulta. Cobros por clientes. Otro tipo de consulta es el referente a las matrículas (por alumno, por grupo, por tipo de liquidación, etc.). Ésta funcionará del mismo modo que las de alumnos, es decir, por ejemplo, en matrículas por alumno o por grupo, elegiremos el alumno o el grupo con los prismáticos, y obtendremos la lista de matrículas del alumno o grupo seleccionado. Sin embargo, en matrículas por tipo de liquidación, no hará falta seleccionar, pues aparecerán directamente todas las matrículas indicando en cada caso qué tipo de liquidación tienen. Además, podemos acceder a consultas económicas especiales de rentabilidad, donde podemos consultar, entre otros, los gastos por grupo o las liquidaciones a profesores (sólo a partir de la edición Profesional), que nos informa del número de horas de clase que ha dado cada profesor en el período definido, lo que cobra como media a la hora, el importe total que le corresponde percibir por esas horas y el importe fijo (todo en bruto) que le corresponde percibir en concepto de nómina (si es el caso), etc. Cuando seleccionamos una de estas opciones desde la opción ‘Consultas’ de la solapa correspondiente nos aparece una ventana con las filas vacías. Si seleccionamos el botón ‘Listar todos los casos’ (en la barra de botones), veremos una presentación preliminar (que podremos enviar a la impresora o guardar en un archivo), de todas las opciones consultadas y los subgrupos de datos que les corresponden organizados jerárquicamente, por ejemplo, todos los profesores y los alumnos que tiene cada uno de ellos.

Capítulo 9 – Consultas y Estadísticas | 167

Lista de todos los casos de la consulta de adeudos por grupo Pero esta ventana de consulta permite también otras opciones como seleccionar un caso concreto (desde el botón de localizar —prismáticos pequeños—) y se listarán aquellos elementos que están relacionados con él. Por ejemplo, en el caso anterior, seleccionábamos un profesor y nos aparecían listados los alumnos que tiene. Podremos mandar esta información a la impresora, listarla en pantalla, exportarla a Excel® (Ctrl. + E), guardarla en un archivo o consultar exhaustivamente cada uno de los casos, en este ejemplo, la ficha de cualquiera de los alumnos. Si además se tiene activada la opción correspondiente en el ‘Panel de control > Opciones’, esa misma ficha será susceptible de ser modificada; por el contrario, si estuviera desactivada sólo nos permitiría acceder en modo lectura.

4. Estadísticas Al igual que ocurre con las consultas, las estadísticas las tenemos ubicadas en las distintas solapas de la aplicación, separadas así de un modo conceptual. De esta forma las estadísticas sobre alumnos y matrículas estarán en la solapa ‘Administrativo’, las de grupos y profesores en la solapa ‘Académico’, las de adeudos y clientes en la solapa ‘Económico’,… En agora podemos encontrar una amplia variedad de datos estadísticos que podremos visualizar en forma de gráfica y de datos, como por ejemplo, estadísticas de alumnos (asistencia media, por causas de baja, por población, etc.); de clientes (por tipo de cliente, por profesión, etc.) a las que se añadirían las de tipo comercial (sobre clientes y contactos) (sólo a partir de la edición Empresarial o módulo Comercial); de grupos (por tipo de grupo, por curso académico, etc.); de matrículas (progresión de matrícula, por tipo de liquidación, etc.); de adeudos y cobros (ingresos, días de cobros); de rentabilidad (gastos, rentabilidad, etc.); de biblioteca (sobre préstamos y ventas) (sólo edición a partir de la edición Empresarial o módulo Biblioteca),…

168 | Manual del Usuario de agora Las ventanas de estadísticas presentan en su parte superior unos totales estadísticos (normalmente comparativa por años), luego a la izquierda los datos estadísticos tal cual y a la derecha una representación gráfica de los mismos.

Ventana de estadística de ingresos. En este tipo de ventana podremos cambiar y parametrizar su apariencia, modificando la forma del gráfico, los colores, los ejes, etc…. Del mismo modo pueden listarse los datos, como cualquier otro dato que visualizamos en agora, e incluso el gráfico, y enviarlos a la impresora.

5. Totales Los totales y comparativas de empresa son un tipo de estadísticas especiales que están ubicadas en la opción ‘Estadísticas > Empresas’ de la solapa ‘Económico’. Estas sólo están disponibles para aquellas versiones que son multiempresa. La opción ‘Totales’, muestra los datos globales y absolutos para la empresa activa, como grupos ofertados (totales y actuales), alumnos (totales y actuales) y lo mismo para profesores, matrículas, clientes, clases y hasta el número total de horas lectivas impartidas. También veremos el total de ingresos netos, de gastos, de gastos docentes previstos, de importes cobrados e importes pendientes, etc. En las demás solapas pueden verse los alumnos, los clientes en lista detallada con lo cobrado y pendiente para cada uno de ellos, los profesores y lo que en previsión habrían percibido, los cobros totales efectuados según las distintas formas de cobro definidas. En esta ventana no se podrá cambiar ningún dato, simplemente los mostrará. Además disponemos de la misma opción pero eligiendo el rango de fechas para los datos a mostrar: ‘Totales por Fechas’.

Capítulo 9 – Consultas y Estadísticas | 169

Ventana de totales de empresa. Si tenemos más de una empresa creada, podremos cambiar de empresa con la opción ‘Cambiar de empresa’ de la solapa ‘Configuración’, y visualizar los totales de esta otra (si tenemos los permisos pertinentes para hacerlo, ver seguridad en el Capítulo 10). También podremos ver una comparativa de todas ellas seleccionando la opción ‘Estadísticas > Empresas > Comparativa’ de la solapa ‘Económico’, donde compara algunos valores generales entre todas las empresas definidas en agora.

Capítulo Décimo

10- Utilidades avanzadas 1. Control de docencia El programa genera automáticamente, cada vez que actualicemos, los registros de docencia que hasta la fecha del día y en función de los horarios previstos (introducidos en clases) que se deberían haber impartido. Para esto tenemos que seleccionar ‘Controlar clases impartidas’ en ‘Opciones profesional’ en el ‘Panel de control’ de agora (opción activada por defecto). Es posible realizar la generación de docencia automática de un grupo o una clase exclusivamente.

Esos registros docentes generados automáticamente precisarán ser validados (confirmados) posteriormente para que sean tenidos en cuenta como docencia real. El programa nos advertirá, al inicio de cada sesión, si tenemos registros docentes pendientes de validación. Bastará con que respondamos que queremos validarlos ahora o seleccionemos la opción ‘Verificación de docencia’ de la solapa ‘Administrativo’.

Nos aparecerá una ventana con todos los registros de docencia por validar. Por defecto, el programa cubre las casillas de verificación de ‘Impartida’ de forma positiva, presupone que la clase ha sido efectivamente impartida, pero deja la opción de modificar esto y por supuesto es al usuario a quien corresponde la tarea de validar y confirmar tal información. Esta tarea puede hacerse uno a uno o con selección múltiple, es decir, en bloque, seleccionando con el ratón y la tecla de ‘Mayúsculas’ o ‘Ctrl’.

Ventana de verificación de docencia

Capítulo 10 – Utilidades Avanzadas | 171 De este modo, tan sólo tendremos que detenernos en las excepciones y suprimir la verificación de impartida (un simple clic de ratón) en aquellas que no se hayan dado (y no se vayan a dar). También podemos dejar sin confirmar aquellas que se han aplazado o que tal vez no estamos seguros de que se hayan dado para que vuelva a preguntarnos por su verificación la próxima vez. Además, podemos cambiar datos concretos como el día o la hora o el profesor que la impartió para que consten en el histórico. Una vez verificados podemos acceder a toda la información de los registros de docencia, seleccionando la opción ‘Gestión de docencia’ de la solapa ‘Administrativo’. Veremos listadas todas las horas de formación impartidas hasta el momento (por quién, dónde), pudiendo filtrarlas y clasificarlas por el criterio que deseemos. Éste es también un buen sitio para añadir (a través de esta opción el programa da la flexibilidad al usuario de insertar clases especiales impartidas y que no se corresponden a ningún grupo definido, como por ejemplo, una hora más de clase de refuerzo de matemáticas por la proximidad de un examen), modificar (si, por ejemplo, se ha dado a una hora distinta porque el profesor no podía darla en su hora habitual, la ha dado un profesor distinto porque el habitual estaba enfermo, etc.) o eliminar registros de docencia; y el único disponible para las ediciones que no admiten automatización. Los registros de docencia son utilizados por el programa para calcular automáticamente los de asistencia, para el cómputo de liquidaciones a profesores o el importe de los adeudos cuando el tipo de abono es por clases particulares impartidas (no periódicas). De esta forma el programa siempre sabrá qué cantidades y a qué profesores la empresa tiene que pagar a final de mes por clases impartidas. Desde los registros de docencia también se podrá verificar la asistencia de los alumnos a esa clase concreta de una forma cómoda, con tan sólo seleccionar uno o varios de los ‘Asistentes’ y hacer ‘clic’ sobre el botón correspondiente para confirmar su asistencia.

Ventana de edición de un registro de docencia

172 | Manual del Usuario de agora Para obtener un parte impreso para cada profesor que seleccionemos, lo cual puede sernos útil a la hora de realizar la Verificación de Docencia, lo haremos desde la opción de ‘Impresos administrativos’ pertinente.

El impreso de parte docente puede ser semanal o mensual e imprimirse para un profesor o varios (opción en bloque).

Parte de docencia semanal

2. Control de asistencia. Con agora controlar la asistencia puede ser un asunto realmente sencillo y cómodo. Funciona de modo muy semejante al control de docencia, en cierto sentido depende de él, si se suspende una clase el programa suspenderá automáticamente todas las asistencias asociadas. Como en el caso de la docencia se generarán automáticamente todos los registros con la información de las asistencias en función de los horarios establecidos y las matrículas vigentes. Debemos seleccionas ‘Controlar clases impartidas’ y ‘Controlar asistencia a clases’ (en el ‘Panel de control > Opciones profesional’, opciones activadas por defecto).

Capítulo 10 – Utilidades Avanzadas | 173

Como en el caso de los registros docentes, los registros de asistencia generados automáticamente también precisarán ser verificados posteriormente por el usuario. Por defecto, el programa cubre las casillas de verificación de ‘Asistida’, pero deja la opción de modificar esto y por supuesto es al usuario a quien corresponde la tarea de validar y confirmar tal información. Esta tarea puede hacerse uno a uno o con selección múltiple, es decir, en bloque, seleccionando con el ratón y la tecla de ‘Mayúsculas’ o ‘Ctrl’. De este modo, tan sólo tendremos que detenernos en las excepciones y suprimir la verificación de asistida (un simple clic de ratón) en aquellas que no se haya asistido. También podemos dejar sin confirmar aquellas que tal vez no estamos seguros de que se haya asistido para que vuelva a preguntarnos por su verificación la próxima vez. Además, podemos cambiar datos concretos, como el día en que se asistió, para que así consten en el histórico.

Gestión de asistencia Una vez verificados podemos acceder a toda la información de los registros de asistencia, seleccionando la opción ‘Gestión de asistencia’ de la solapa ‘Administrativo’. Veremos listadas todas las horas asistidas por cada alumno hasta el momento (por quién, dónde, con quién, cuándo, etc...), pudiendo filtrarlas y clasificarlas por el criterio que deseemos. Éste es también un buen sitio para añadir, editar o eliminar registros de asistencia (y el único disponible para las ediciones que no admiten automatización). Los registros de asistencia son utilizados por el programa para calcular el importe de los adeudos cuando el tipo de abono es por clases particulares asistidas (no periódicas). Desde la opción ‘Partes de Asistencia’ de la solapa ‘Administrativo’, podremos obtener un parte impreso que nos puede servir para llevar el

174 | Manual del Usuario de agora control de asistencia de los alumnos dentro de la misma clase, lo que se conoce como ‘pasar lista’. Esto puede resultarnos útil para realizar la posterior ‘Verificación de asistencia’ en agora. Estos partes también son susceptibles de ser exportados a MS Excel.

Parte de asistencia semanal

Capítulo 10 – Utilidades Avanzadas | 175 A su vez, también podemos obtener listados de asistencia por alumno. Esto es, si entramos en la opción ‘Asistencias’ de la opción ‘Impresos administrativos’ de la solapa ‘Administrativo’. Primero nos pedirá que introduzcamos el rango de fechas, y acto seguido, que localicemos al alumno del que queremos sacar la información, tras lo cual nos mostrará el ‘Gestor de impresos’ con un listado con totales y porcentajes de las asistencias generadas por un alumno en particular.

3. Calificaciones Para formación no reglada agora incorpora una serie de utilidades agrupadas en la solapa ‘Académico’ bajo la denominación de ‘Calificaciones’.

Estas calificaciones sobre los alumnos permiten mantener un control personalizado de la progresión de los estudios del alumnado. Si el centro realiza pruebas periódicas para controlar esta progresión, aquí se pueden introducir los resultados obtenidos por los alumnos. La opción ‘Calificaciones’ permite evaluar de forma individual a un alumno en una de las clases en las que está matriculado. Desde esta opciones podemos añadir y editar calificaciones a alumnos. Si pulsamos sobre el botón de añadir calificación, nos aparecerá una ventana que nos pedirá seleccionar un alumno (éste aparecerá preseleccionado si lo hacemos desde la ‘Gestión centralizada de alumnos’), desde el botón de localizar (prismáticos pequeños) podremos escoger al alumno al que queremos hacer la anotación. En la lista desplegable de grupos nos aparecerán los grupos de los que se encuentra matriculado. Seleccionando uno de ellos nos aparecerán las clases vinculadas en la lista desplegable de clases (es preciso haber definido clases para establecer notas). Seleccionada la clase nos habilitará las opciones de calificación e informes. La lista desplegable contiene las calificaciones definidas en la opción ‘Baremos’ de la solapa ‘Configuración’. De este modo tendremos asignada una calificación a un alumno de una asignatura en concreto.

176 | Manual del Usuario de agora

Ventana de calificaciones sobre alumnos La opción ‘Calificaciones en bloque’ nos permite dar de alta al mismo tiempo las calificaciones de todos los alumnos de un grupo determinado. Sirve para que un profesor concreto pueda introducir las notas de sus alumnos sin visualizar las notas de sus compañeros, de forma ágil y rápida. Además, se ha establecido un sistema estándar de introducción de observaciones sobre las calificaciones, de forma que el profesor pueda seguir unas normas establecidas por el centro y le sea más sencillo dar de alta los comentarios de las calificaciones. Para poder usar los comentarios estandarizados definidos por el centro deberemos tener definidos varios baremos de antemano. Estos se encuentran en la opción ‘Baremos > Académicos’ de la pestaña ‘Configuración’ y son los baremos: ‘Tipos comentarios de notas’ (que sirve para poder tipificar los comentarios que se pueden insertar en las notas de los alumnos, como por ejemplo, NIÑOS, ADULTOS) y ‘Comentarios de notas’ (que servirá para poder establecer los comentarios automáticos para añadir a las calificaciones). Una vez definidos los baremos podremos acceder a la ventana de introducción de calificaciones en bloque con la posibilidad de introducir comentarios estandarizados.

Ventana de calificaciones en bloque

Capítulo 10 – Utilidades Avanzadas | 177

En esta ventana seleccionaremos el curso académico, la evaluación que estamos calificando y el profesor que quiere introducir las notas. Si se ha añadido un vínculo de usuario de agora en la ficha del profesor y se ha entrado en la aplicación con el mismo, sólo se mostrará ese profesor en el desplegable de selección de profesores, impidiendo de este modo que éste vea las calificaciones de los alumnos de otros docentes. Si, por el contrario, se ha entrado en la aplicación con un usuario no vinculado a ningún profesor, se podrán visualizar todos los profesores. Una vez seleccionados estos 3 desplegables, se mostrarán las clases que imparte el profesor seleccionado y debajo de cada clase los alumnos que pueden ser evaluados. En la ventana de la derecha se muestran todos los alumnos, y podremos indicar la calificación en cada uno de ellos. Deberemos repetir este proceso para cada clase que deseemos calificar. Además, si queremos añadir observaciones sobre las calificaciones sólo tenemos que seleccionar el tipo de comentario y los comentarios que se quieran añadir. Cada vez que se pulse sobre el botón ‘Insertar Comentarios’, se añadirá al texto que ya aparece en el campo de comentarios. Desde el botón de listado se podrá imprimir el boletín del alumno si hay un alumno seleccionado; o bien el boletín de todos los alumnos pertenecientes a la clase si está seleccionada una clase en el árbol de la parte izquierda de la ventana. Si se activa la casilla ‘Preguntar’ el programa nos preguntará si deseamos guardar los datos cada vez que se detecte algún cambio en los mismos, de lo contrario se estarán guardando modificaciones constantemente con cualquier variación de datos. Otra forma más completa de evaluar, pero sin llegar al grado del módulo de estudios, es la opción de ‘Calificaciones con conceptos’ del la solapa ‘Académico’. Con esta opción podemos incluir valoraciones a un alumno sobre diferentes conceptos dentro de una misma asignatura. La forma de trabajar es muy sencilla, basta con crear diferentes conceptos de valoración los ‘Baremos > Académicos > Conceptos evaluables’ de la solapa ‘Configuración’ y asignarlos a las asignaturas que queremos que se evalúen a través de estos conceptos. Para la asignación bastará con entrar dentro de la asignatura y pulsar sobre el botón de localizar concepto o bien a través de ‘Procesos en Bloque > Asignaturas > Vincular conceptos evaluables a asignaturas’ de la solapa ‘Académico’. Si pulsamos sobre el botón de añadir calificación, nos aparecerá una ventana que nos pedirá seleccionar un alumno (éste aparecerá preseleccionado si lo hacemos desde ‘Gestión centralizada de alumnos’), desde el botón de localizar (prismáticos pequeños) podremos escoger al alumno al que queremos hacer la evaluación. En la lista desplegable de grupos nos aparecerán los grupos de los que se encuentra matriculado. Seleccionando uno de ellos nos aparecerán las clases vinculadas en la lista desplegable de clases (es preciso haber definido clases para establecer notas). Una vez seleccionada la asignatura a calificar iremos calificando los conceptos pulsando sobre el botón de altas.

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Calificaciones con Conceptos

Por último existe la de opción de ‘Calificaciones con conceptos en bloque’, que nos permite dar de alta calificaciones por conceptos en bloque para los alumnos de una determinada clase. El interfaz es similar al de las ‘Calificaciones en bloque’, y se tendrán en cuenta las mismas consideraciones en tema de permisos, usuarios, asignaturas y baremos (‘Cometarios’ y ‘Tipos de comentarios’) que se aplicaban al las mismas. En esta ventana seleccionaremos el curso académico, la evaluación que estamos calificando y el profesor que quiere introducir las notas, al igual que hacíamos en las calificaciones en bloque sin conceptos. Una vez seleccionados estos 3 desplegables, se mostrarán las clases que éste imparte y debajo de cada clase los alumnos que se pueden evaluar de dichas clases. Sin embargo ahora, al seleccionar el alumno se mostrarán todos los conceptos que se tienen que calificar, estableceremos las calificaciones pertinentes y si queremos añadir observaciones sobre las calificaciones sólo tenemos que seleccionar el tipo de comentario y los comentarios que se quieran añadir. Desde el botón de listado se podrá imprimir el boletín del alumno si hay un alumno seleccionado; o bien el boletín de todos los alumnos pertenecientes a la clase si se está sobre la clase en el árbol desplegable.

Capítulo 10 – Utilidades Avanzadas | 179

Ventana de calificaciones con conceptos en bloque

4. Impresos La aplicación permite una completa gestión de impresos de todo tipo y con ello nos referimos a impresos de matrícula, de partes de asistencia y de docencia, de diplomas y certificados, así como de boletines de notas, además de asistencias de alumno y de alumnos por concepto. A parte, con el Módulo de Estudios Oficiales, también se pueden sacar impresos de planes de estudio, actas, expedientes académicos, certificaciones académicas, boletines de notas u horarios de cursos. Las ‘Calificaciones’ de estudios no oficiales se pueden mostrar en forma de boletín desde la solapa ‘Académico’ en su opción ‘Impresos académicos > Boletines de notas’.

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Las ‘Calificaciones con conceptos’ también se pueden mostrar en forma de boletín desde ‘Impresos académico > Boletines de notas> Boletines de notas con conceptos’ de la solapa ‘Académico’.

Con agora también se permite la edición e impresión de diplomas, así como de certificados, vinculados con Microsoft Word®. Los diplomas se crean desde la opción ‘Impresos académicos’ de la solapa ‘Académico’. Nos permitirá definir un documento de MS Word® (requiere poseer licencia de Microsoft Word® y tenerlo instalado en el mismo equipo que agora), que podremos diseñar a nuestro gusto vinculando los campos correspondientes en los lugares en que queramos que aparezcan. Después sólo tendremos que guardar el documento. Para generar los diplomas sobre el modelo creado (o sobre cualquier otro ya creado) seleccionaremos en el mismo lugar la opción ‘Imprimir diplomas’. El programa nos pedirá que seleccionemos en una lista desplegable el grupo del que queremos imprimir los diplomas. Seleccionado el grupo nos aparecerá una ventana de diálogo preguntándonos por la plantilla a utilizar (aquí podremos seleccionar el nuevo documento creado). Seleccionado el documento a utilizar como modelo, nos aparecerá la lista de alumnos del grupo seleccionado para que marquemos a aquellos para los que queramos que se genere un diploma. Finalmente podremos ver en Word® los diplomas generados para todos los alumnos seleccionados.

Capítulo 10 – Utilidades Avanzadas | 181 De la misma manera que se pueden generar diplomas para alumnos (desde el mismo menú de ‘Impresos académicos > Diplomas y certificados’), se podrán crear e imprimir certificados de docencia para los profesores [a partir de la edición Profesional].

Diploma de un alumno

5. Procesos en bloque (automatizaciones) Desde las solapas ‘Académico’, Administrativo’, ‘Económico’, ‘Biblioteca’, ‘Estudios’ y ‘Comercial’ podemos acceder a una serie de ‘Procesos en bloque’ o automatizaciones, que nos ahorrará mucho trabajo cuando queremos hacer alguna operación de forma repetitiva, ya que nos permite realizar la misma operación para todos los casos seleccionados, es decir, en bloque. A continuación indicamos algunas de las automatizaciones o procesos en bloque más importantes. •

Sobre adeudos: Situado en la solapa ‘Económico’. Podemos ‘Cambiar importes en adeudos’ (este proceso permitirá aumenta o disminuir, tanto en importe como en porcentaje, todos los adeudos seleccionados), ‘Cambiar el concepto en adeudos’ (este proceso permitirá cambiar el concepto de todos los adeudos que seleccionemos), ‘Renumeración de adeudos’ (este proceso renumerará todos los adeudos de una serie. Sólo hay que seleccionar la serie y decirle desde qué nº actual ha de empezar con qué nº), ‘Eliminar adeudos’ (este proceso permitirá eliminar adeudos en bloque), ‘Aumentar el nº de dígitos’ (este proceso permitirá aumentar el nº de dígitos para todos los que se generen después de realizar dicha operación) y ‘Generar adeudos de concepto libre por grupo’ (este proceso crea adeudos nuevos con el concepto e importe que el usuario estipule para todas las matrículas activas asociadas al grupo seleccionado). Podemos realizar una ‘Sustitución automática de series’ (este proceso sustituirá una serie por otra en las matrículas vigentes para que generen sus adeudos con la

182 | Manual del Usuario de agora misma serie) o una ‘Actualización automática de series’ (este proceso asignará a todas las matrículas activas una serie en concreto),… •

Sobre grupos: Situado en la solapa ‘Académico’. Podemos ‘Pasar grupos a definitivos’ (este proceso pasará todos los grupos provisionales seleccionados a definitivos), ‘Pasar grupos a provisionales’ (este proceso pasará todos los grupos definitivos seleccionados a provisionales), ‘Finalización de grupos’ (este proceso finalizará todos los grupos seleccionados y, consecuentemente, las matrículas vinculadas, antes de su fecha oficial o si eran indefinidos), ‘Inicialización de grupos’ (este proceso cambiará la fecha de inicio de todos los grupos seleccionados y, consecuentemente, la de sus matrículas vinculadas), ‘Gestión avanzada de grupos (este proceso permite pasar los grupos a definitivos o finalizados visualizando su rentabilidad), ‘Generación automática de grupos’ (este proceso permite generar automáticamente nuevos grupos a partir de asignaturas ya definidas), ‘Copia masiva de grupos’ (este proceso permite crear grupos nuevos idénticos o muy parecidos a los ya existentes) y ‘Modificar importes’ (permite modificar el importe o precio de todos los grupos seleccionados),…

•

Sobre matrículas: Situado en la solapa ‘Administrativo’. Podemos ‘Cambiar grupos en matrículas (este proceso permite seleccionar varias matrículas y cambiarles un grupo por otro), ‘Finalización de matrículas’ (este proceso permite dar de baja las matrículas seleccionadas en bloque), ‘Finalización de grupos de matrículas’ (este proceso permite finalizar los grupos seleccionados de las matrículas), ‘Anulación de matrículas’ (este proceso permite anular la matrícula seleccionada), ‘Generar vencimientos automáticamente’ (este proceso permite generar vencimientos para todas las matrículas activas que tengan seleccionada dicha opción y no hayan generado ninguno o hayan sido eliminados), ‘Finalización de matrículas por horas consumidas’ (este proceso permite finalizar en bloque aquellas matrículas con tipo de liquidación “horas contratadas” que ya hayan consumido dichas horas), ‘Finalización de matrículas con finalización a priori’ (finalizará todas las matrículas que tienen una finalización predeterminada y hayamos seleccionado), ‘Matriculación en bloque’ (este proceso permite seleccionar varios alumnos a la vez para matricularlos en algo determinado), ‘Copia masiva de matrículas’ (este proceso copia matrículas en bloque permitiendo cambiar sólo las fechas de inicio y los grupos a las que matricular), ‘Cambiar importes en vencimientos’ (permite cambiar los importes de vencimiento no emitidos) y ‘Aplicar bajas temporales’ (permite aplicar bajas temporales a las matrículas activas que se seleccionen),…

•

Sobre asignaturas: Situado en la solapa ‘Académico’. Podemos ‘Vincular asignaturas a profesor’ (con esta herramienta podremos vincular todas las asignaturas que seleccionemos a un profesor) y ‘Vincular conceptos evaluables a asignaturas’ (este proceso permite vincular conceptos de evaluación definidos con las asignaturas seleccionadas en bloque).

•

Sobre gestión comercial: Situado en la solapa ‘Comercial’. Podemos ‘Resolver o revisar los intereses de clientes en bloque’ así como ‘Activar o Desactivar eventos con avisos comerciales en bloque’.

•

Sobre asistencias y docencias: Situado en la solapa ‘Administrativo’. Podemos ‘Volver a computar registros de asistencia’ (desactiva el campo de ‘computado’ de los registros de asistencia seleccionados para que puedan volver a ser incluidos en la generación de adeudos) y ‘Volver a computar registros de docencia’ (desactiva el campo de

Capítulo 10 – Utilidades Avanzadas | 183 ‘computado’ de los registros de docencia seleccionados para que puedan volver a ser incluidos en la generación de adeudos) •

Otras automatizaciones: Podemos realizar una ‘Conversión de tipografía’ (este proceso permite modificar la tipografía de alumnos, clientes y profesores), ‘Cambio de conceptos en contabilidad’ (cambiará en el concepto de los asientos de generación de adeudo el código de adeudo interno generado por agora por el código alfanumérico del adeudo), ‘Conversión de asientos contables negativos’ (cambia los asientos que tienen importes negativos por importes positivos cambiando el debe por el haber y al revés), ‘Exclusión e inclusión a la lista de mailings’ (activa o desactiva el campo de mailing de la ficha de alumno, cliente, profesor, etc.),

Al escoger alguna de estas opciones, el programa nos pedirá que seleccionemos los adeudos a modificar, o los grupos que queremos pasar a definitivos, o las matrículas cuyos grupos queremos modificar; de manera que realizaremos la operación una sola vez, mientras que sin el uso de estas automatizaciones se debería hacer caso por caso. Para realizar la selección en este tipo de ventana se deberá combinar la pulsación del ratón junto con el botón de ‘Mayúsculas’ o ‘control’ (Ctrl) del teclado.

6. Especiales 6.1. Listas de espera. Otra opción interesante que encontramos en agora es la opción ‘Listas de espera’ de la solapa ‘Administrativo’. Desde esta ventana se podrán introducir nuevos registros, pero además, cuando queramos matricular a un alumno (desde alta de matrícula) y el grupo ya esté completo, el programa nos informará de este hecho (si tenemos activada la opción correspondiente en el ‘Panel de control > Opciones’: ‘tener en cuenta la capacidad máxima para un grupo’), y nos preguntará si queremos incluirlo en la lista de espera remitiéndonos otra vez a esta ventana.

Listas de espera

184 | Manual del Usuario de agora Una posibilidad interesante de esta ventana de edición de la utilidad de ‘Listas de espera’ es la lanzar la ventana de ‘Matrícula rápida’ desde aquí pulsando sobre el botón ‘Matricular al alumno en el grupo reservado’.

6.2. Relaciones familiares La opción ‘Familias’ que encontramos en la solapa ‘Administrativo’ permite a agora controlar los alumnos con familiares en el centro (tanto a nivel de consulta, como para la aplicación de descuentos por este motivo), adscribiendo éstos a una familia (p.ej.: Familia Pérez). Desde esta ventana se podrán introducir nuevas familias, vinculándole los alumnos pertenecientes a la misma. Tan sólo hay que escribir el nombre de la familia y después, con el botón de ‘Localizar e insertar’, seleccionar a los alumnos que la componen. Es necesario que en la ficha del alumno conste esta información, es decir, que en el campo ‘familia’ dentro de su ficha, se busque si pertenece a alguna de las familias creadas y así se marque.

Relaciones familiares

7. Correspondencia. Una utilidad importante de agora es la posibilidad de enlazar la correspondencia con los datos del programa, de modo que puedan organizarse mailings sobre alumnos, clientes, profesores, etc. El enlace de correspondencia funciona con Microsoft Word®. Para utilizar Microsoft Word® como enlace de correspondencia, habrá que seleccionar esta opción desde el ‘Panel de control > Preferencias’. Con Word® podremos enlazar correspondencia con un sencillo asistente desde prácticamente cualquier ventana de lista del programa, incluidas las de consulta (en el caso de la edición Profesional o superior). En caso de tener la edición Estándar, sólo se podrá generar desde las ventanas de lista de alumnos, clientes y profesores. Su funcionamiento es muy sencillo. Desde cualquier ventana de lista cuya barra de botones disponga del botón con el icono de un sobre, se podrá generar mailing con un sencillo asistente (en el caso de que la ventana no corresponda a un listado de personas, nos puede servir para crear una plantilla o un documento con esos datos).

Capítulo 10 – Utilidades Avanzadas | 185 Una vez pulsado el botón de correspondencia (sobre), se abrirá un sencillo asistente para enlazar dicha correspondencia: Primero elegiremos el tipo de correspondencia a generar: mailing, etiquetas, mailing electrónico o envío masivo de mensajes SMS a móviles.

Si elegimos la opción ‘Generar Mailing (Cartas)’, después crearemos una plantilla nueva (o en caso de ya tener plantillas, podremos seleccionar una existente) a la que le pondremos un nombre y la guardaremos. Tras ello, volveremos a la ventana de lista para generar el mailing, esta vez seleccionando la plantilla existente. Una pantalla nos avisará de que el proceso puede tardar unos minutos y a continuación se abrirá una ventana de selección múltiple de criba de correspondencia. Aquí podremos eliminar a aquellos destinatarios que no queramos incluir en dicha correspondencia.

186 | Manual del Usuario de agora

Finalmente visualizaremos en MS Word® los mailings generados, listos para imprimir. Si elegimos ‘Generar Etiquetas’, después podemos crear y guardar una plantilla nueva, utilizar una existente o generarlas mediante el asistente de personalización de etiquetas. Una vez creada y seleccionada la plantilla a utilizar, abrirá la ventana de criba de correspondencia donde podremos filtrar o eliminar a aquellos destinatarios que no queramos incluir en dicha correspondencia. Finalmente visualizaremos las etiquetas generadas, listas para imprimir. Si elegimos ‘Generar Mailing Electrónico’, después podemos crear y guardar una plantilla de e-mail nueva o utilizar una existente. También podemos escribir un mensaje y mandarlo a todos los destinatarios. Si la creamos nueva, nos mostrará el campo a utilizar como dirección de destino (aceptamos, esto es necesario para el programa) y le pondremos un nombre a dicha plantilla. Habrá que introducir el asunto del mensaje e indicar si la carta se envía como texto del mensaje o como documento adjunto. Después seleccionaremos la plantilla a utilizar y se abrirá la ventana de criba de correspondencia donde podremos filtrar o eliminar a aquellos destinatarios que no queramos incluir en dicha correspondencia. Finalmente elegiremos el perfil (MS Outlook®) y nos aparecerá un mensaje avisándonos de que “un programa está intentando obtener acceso a direcciones de correo electrónico almacenados en Outlook. ¿Desea permitirlo?”. Tendremos que decir “sí” para cada mail que deseemos enviar (con Outlook Express® es posible desactivar esta opción. Entrando en el menú Herramientas > Opciones, del Outlook Express, y desactivando en la solapa de seguridad la casilla de “avisarme cuando otras aplicaciones intenten enviar un correo electrónico con mi nombre”). Atención: los mensajes se colocan en la bandeja de salida de MS Outlook®, por lo que habrá que ir allí a pinchar sobre la opción ‘enviar’ para efectuar el envío. Si elegimos ‘Envío masivo de mensajes SMS a móviles’ nos saldrá la ventana del asistente para escribir el mensaje. Este mensaje tiene un límite de 160 caracteres. Podremos personalizar el nombre del remitente del mensaje (un máximo de 11 caracteres), así como decidir que campo o campos de teléfono se quieren utilizar para el enviar. El programa sólo tratará de realizar envíos de mensajes SMS a aquellos teléfonos que

Capítulo 10 – Utilidades Avanzadas | 187 empiecen por 6. Una vez creada y rellenado el mensaje y pulsando sobre el botón ‘Aceptar’, se abrirá la ventana de criba de correspondencia donde podremos filtrar o eliminar a aquellos destinatarios que no queramos que reciban dicho SMS. Una vez efectuado el envío se nos muestra un reporte de actividad, donde nos indicará si se ha realizado con éxito o si por contra ha habido alguna posible incidencia.

Atención: para el envío de mensajes SMS es necesaria conexión a Internet y la compra de packs de SMS a Kherian Soft. El coste y cantidad de los SMS, se pueden consultar el la Web www.kherian.com o en la zona de soporte exclusiva, accesible desde la opción ‘Soporte Web’ del ‘Botón agora’.

8. Exportación e importación La aplicación agora cuenta con importantes herramientas de exportación e importación, que permiten adquirir o exportar datos con los siguientes formatos: Microsoft Access 2000® o superiores, Excel 2000® o superiores, XML y HTML. Tanto los procesos de exportación como los de importación se realizan tabla a tabla, el programa pide al usuario que seleccione las tablas a exportar o importar (de las disponibles). Los procesos con XML funcionan fichero a fichero, donde cada fichero se corresponde con una tabla de la base de datos. Ninguna opción de importación o exportación está disponible para la edición agora Corporativo, ya que la gestión de datos se deja de mano del Administrador de las bases de datos SQL Server™. Por lo tanto esta opciones sólo están disponibles para las ediciones Profesional y Empresarial de agora.

8.1. Importación Para importar desde Microsoft Access® deberá de hacerse desde una exportación previa o bien desde una plantilla, que podrá crearse desde la

188 | Manual del Usuario de agora misma opción de importación. Esto es especialmente útil para migrar datos desde aplicaciones antiguas a agora, bastará con migrarlas a uno de estos formatos y el programa podrá importarlas sin problemas. Existen algunas restricciones relativas a vínculos de datos, que la aplicación advertirá en caso de que sean quebrantadas.

Para acceder a estos procesos de importación lo haremos desde la opción ‘Importar datos’ de la solapa ‘Herramientas’. Para realizar una importación a agora, en primer lugar es interesante utilizar la opción ‘Estructura de base de datos’. Esta opción nos creará un documento en formato ‘rtf’ con el nombre de todas las tablas de la aplicación y el nombre de todos sus campos, indicando las restricciones de los mismos y una breve descripción de su significado. Partiendo de este documento, podemos tener en cuenta todos los campos que necesitamos rellenar de cada una de las tablas que nos interese importar, sabiendo también con que tipo de datos hacerlo. El siguiente paso para realizar una correcta importación sería crear una plantilla de las tablas que deseamos importar, por ejemplo, la de la lista de profesores. Para crear una plantilla lo haremos desde ‘Importar datos > Plantilla Access’ de la solapa ‘Herramientas’. Nos aparecerá una ventana que nos avisará de que se va a crear la plantilla para Access®, y nos preguntará si deseamos continuar, a lo que responderemos que sí.

Con esto surgirá otra ventana desde la cual vamos a seleccionar las tablas que queramos importar, en este ejemplo la de los profesores, y le damos al botón ‘Aceptar’. Ahora nos aparecerá una ventana para seleccionar donde queremos guardar la plantilla creada (p.ej. en Mis Documentos), le pondremos un nombre de archivo (p.ej. “plantilla profesores”) y le daremos a guardar, con lo que una ventanita de información nos dirá que la plantilla para importación está creada, aceptamos.

Capítulo 10 – Utilidades Avanzadas | 189

Selección de tablas Ahora entramos en el lugar en que la hemos guardado (en este ejemplo, ‘Mis Documentos > plantilla profesores’), hacemos doble clic sobre profesores y se abrirá Access® con la tabla creada por agora (por supuesto es necesario tener MS Access® instalado en nuestro ordenador). La rellenamos con nuestros datos. Hay un mínimo de campos que es obligatorio cubrir (ver en el documento rtf de la estructura de base de datos), el resto se pueden dejar en blanco si se desea. Rellenada la tabla con nuestros datos ya podemos guardarla. Estos son los datos que se trasladarán más adelante a agora. Recuerde que la estructura de la plantilla no se puede modificar, puesto que un cambio en tipo o tamaño de los campos puede hacer que la importación fracase. Cerramos Access® y entramos de nuevo en agora. Vamos a la opción ‘Importar datos > Importar Access®’ de la solapa ‘Herramientas’. Una ventana nos informará de que se van a importar los datos desde la plantilla de Access®, y nos preguntará si deseamos continuar, a lo que responderemos que sí.

Aparecerá la ventana desde donde tenemos que buscar la base de datos de Access (en este ejemplo, ‘Mis Documentos > plantilla profesores’). Y, por último, tendremos la ventana con la lista de tablas a importar, seleccionamos la que toca (en este caso la de profesores) y pinchamos en ‘Aceptar’. Una ventana de información nos comunicará que la importación desde Access® ha concluido satisfactoriamente.

190 | Manual del Usuario de agora

Nota: Si desea realizar una importación de datos de alumnos, profesores o clientes que poseía anteriormente a la compra de agora le sugerimos que se ponga en contacto con el departamento de soporte de agora que le podrá indicar con más detalle la forma de realizarlo correctamente.

8.2. Exportación De modo semejante para acceder a los procesos de exportación deberemos seleccionar la opción ‘Exportar datos’ de la solapa ‘Herramientas’. Nos aparecerá un menú con los formatos de exportación disponibles. Seleccionado uno de ellos nos preguntará después por las tablas que queremos exportar, pudiendo seleccionar todas las que queramos, luego nos pedirá la ubicación del fichero o ficheros. En entornos multiempresa los datos exportados se refieren siempre a la empresa activa.

Al acceder a esta opción de exportaciones además de los formatos de exportación habremos visto otras posibilidades como exportación a la Fundación Tripartita (genera el fichero participantes.xml). Por otra parte desde cualquier ventana de lista del programa es posible exportar a Excel® los datos mostrados pulsando la combinación de teclas Ctrl+E [solo a partir del Profesional].

9. Migraciones entre Empresas Además de los procesos de exportación e importación, también es posible compartir y enviar datos de una empresa de agora a otra (sólo en versiones que soportan multiempresa), de un modo mucho más directo y flexible (podremos migrar dato a dato, si lo deseamos), para ello el programa cuenta con varias opciones de migración:

Seleccionando la opción ‘Importar...’ de la solapa ‘Configuración’, podremos importar datos compartibles (si deseamos importar datos no compartibles, como adeudos, facturas, etc... deberemos recurrir a los procesos de exportación e importación explicados en el apartado anterior) desde cualquier otra empresa a la empresa activa.

Capítulo 10 – Utilidades Avanzadas | 191 Seleccionando ‘Exportar...’ de la solapa ‘Configuración’, podremos exportar datos compartibles desde la empresa activa a la empresa que seleccionemos. Finalmente, seleccionando ‘Migrar datos’ también de la solapa ‘Configuración’, exportaremos datos compartibles seleccionados (hasta de uno a uno) desde la empresa activa a la empresa seleccionada.

Migraciones entre empresas

Al igual que sucede con las opciones de importación y exportación, la edición agora Corporativo no las incorpora, ya que este tipo de gestiones de datos se dejan al Administrador de las bases de datos SQL Server™.

Capítulo Undécimo

11- Seguridad 1. Gestión de usuarios La aplicación está especialmente diseñada para mantener la seguridad, accesibilidad al programa y protección de datos. La principal herramienta con que cuenta a este respecto es la ‘Gestión de usuarios’ de la solapa ‘Configuración’ (sólo para ediciones multiusuario). Desde ella pueden definirse tanto usuarios con sus contraseñas, como departamentos y permisos pormenorizados para acceder a cualquier parte del programa. Para ello, deberemos seleccionar la opción ‘Gestión de usuarios’ de la solapa ‘Configuración’.

Ventana Gestión Usuarios En primer lugar, deberemos crear los Departamentos o tipos de usuario conforme a los cuales se van a definir los permisos (esto es, son los departamentos o perfiles de usuario quienes tienen o no acceso, de este modo no hay que repetir los mismos permisos para dos usuarios con el mismo nivel de accesibilidad). Hay un departamento creado por defecto, que no se puede modificar (Administrador), que cuenta con acceso privilegiado a todas las partes del programa, incluida la propia ‘Gestión de usuarios’. Pero podemos crear tantos departamentos como queramos, por ejemplo, uno para secretaría (con los accesos tipo para el personal administrativo), otro para docencia (con los accesos tipo para los profesores), otro para alumnos (con accesos tipo para alumnos, como poder ver sus horarios, etc.). Una vez definidos los departamentos (por defecto sin permisos), nos dirigiremos a la solapa de Permisos para definir el acceso concreto que les daremos a cada parcela del programa, pudiendo, en cada caso, escoger entre tres opciones a) sin acceso, b) sólo lectura y c) acceso total. Funciona como

Capítulo 11 – Seguridad | 193 un semáforo (rojo, amarillo y verde) y cambiar un permiso es tan sencillo como hacer doble clic sobre él. Las áreas sobre las que se pueden aplicar los permisos son tan concretas como los propios apartados del programa (alumnos, profesores, matriculas, baremos, adeudos, cobros, etc.). Existen cerca de 100 permisos diferenciados dentro de la aplicación

Ventana de permisos de la gestión de usuarios Cuando ya tenemos los departamentos creados y sus permisos de acceso definidos, podemos crear los Usuarios. El programa trae un usuario ‘Administrador’ creado por defecto y que no se puede eliminar (tan sólo se puede cambiar su clave, por defecto ‘Kherian’) con acceso privilegiado al ‘Departamento de Administración’ (y por tanto a todos lo rincones del programa). Pero pueden crearse tantos usuarios como queramos, con sus propias contraseñas y asignados a los departamentos que queramos. Un usuario, tendrá que estar asignado a un departamento, pero también puede estar asignado a varios (sus permisos serán la combinación de todos ellos). Al entrar en el programa se nos pedirá usuario y clave. Su identificación aparecerá en la barra de estado, junto al nombre de la Empresa Activa. Todas las acciones importantes o sensibles realizadas con el programa graban un registro especial de la operación en el que consta el usuario, la máquina, día y hora en que se realizó. Podremos cambiar de usuario fácilmente seleccionando la opción ‘Cambiar de usuario’ de la solapa ‘Configuración’. Cerrará todas las ventanas y nos pedirá de nuevo el usuario y la clave para acceder al programa. Esta opción también puede ser útil cuando el usuario se va a ausentar de su puesto pero no quiere cerrar el programa, evitando de este modo accesos no autorizados; al regresar sólo tendría que volver a introducir sus datos de inicio de sesión.

2. Avisos entre usuarios y recordatorios Ligada a la ‘Gestión de usuarios’ el programa cuenta también con un sistema de notas entre usuarios, muy útil para intercambiar mensajes entre

194 | Manual del Usuario de agora usuarios o guardar notas y recordatorios para el propio usuario y que se visualizarán la próxima vez que arranque el programa (o cambie de usuario). Aunque en el caso de contar con el ‘Módulo CRM’ sería más aconsejable utilizar la ‘Agenda’ para realizar este tipo de acciones.

Ventana de alta de notas Para visualizar notas anteriores o enviar notas nuevas deberemos seleccionar la opción ‘Notas entre usuarios’ de la solapa ‘Herramientas’. Generando una nueva nota (un alta normal) podremos elegir el usuario que va a ser el destinatario (incluidos nosotros mismos), un título descriptivo y un texto con el contenido del mensaje. La próxima vez que el usuario de destino se conecte al programa (o se active como usuario con cambio de usuario) le aparecerá en pantalla el mensaje o mensajes pendientes. También pueden verse los mensajes recibidos accediendo a esta opción de notas. Se puede enviar una nota a todos los usuarios a la vez, escogiendo esta opción desde el desplegable que indica el ‘Receptor’ de la nota.

3. Mantenimiento del programa. El proceso de actualizar El programa requiere un mantenimiento responsable, en el que el usuario sepa las consecuencias de sus acciones (donde por ejemplo no se cambie al azar la fecha del equipo, etc.). Durante el manejo habitual del programa hay ciertos procesos, no primordiales, que agora no realiza en tiempo real en aras de una mayor velocidad en el procesamiento de datos. De esta forma se trabaja de forma más rápida, ya que no se carga al procesador de nuestro ordenador con trabajo extra. Estos cálculos y procesos se realizan mediante la opción ‘Actualizar todo’ de la solapa ‘Herramientas’.

Capítulo 11 – Seguridad | 195 Se recomienda, para evitar que nos de la impresión de que hay incoherencias en los datos que maneja agora y asegurarnos de que todos éstos se mantienen al día en todo momento, ejecutar a diario (bien a comienzo de la jornada laboral o bien al final) el proceso de ‘Actualizar todo’. Este proceso disparará automáticamente todas las actualizaciones necesarias para mantener el sistema y los datos al día. Se realizarán operaciones como por ejemplo: revisión de pago de matrículas, cambios en campos calculados en base a otros campos, verificación de rentabilidad de grupos, verificación de profesores en curso, actualiza permisos, actualiza coste docente, genera los registros de docencia y asistencia pertinentes para la verificación posterior de los mismos,... Existe la posibilidad realizar un solo proceso de actualización en lugar de todos mediante el resto de opciones del grupo ‘Actualizar’ de la solapa ‘Herramientas’ (‘Actualizar docencias’, ‘Actualizar totales’ y ‘Otras actualizaciones’).

4. Copias de seguridad Es muy conveniente y recomendable la realización periódica de copias de seguridad. Para realizar una copia de seguridad deberemos seleccionar la opción ‘Copia de seguridad’ de la solapa ‘Herramientas’.

El programa nos pedirá una ubicación para la copia de seguridad; ésta podrá ser el propio disco duro (no muy recomendable, al menos para las copias más importantes), otro disco duro, un extraíble, unidades del tipo zip, jazz o dat, grabadora de CD-ROM o de DVD,…

Es recomendable poner en el nombre de la carpeta la fecha de la copia, ya que de esta manera sabremos hasta qué periodo corresponden los datos guardados. Así, por ejemplo, podemos hacer copias de seguridad todos los días en el disco duro, con lo que podríamos crear cinco carpetas diferentes, una para cada día poniéndoles el nombre del día: L, M, X, J y V (si el equipo no es muy potente, o el disco duro no tiene mucha capacidad, podemos reducir las carpetas a dos, una para los M y J, y otra para los L, X y V) y después hacer, una vez a la semana, una copia de seguridad externa (en otro equipo, en CD-ROM, etc.). De esta manera podremos recuperar los

196 | Manual del Usuario de agora datos ante cualquier imprevisto (una caída de tención eléctrica, un corte de luz, malfuncionamiento del equipo, roture del equipo, etc). Nota: No deberemos de preocuparnos de en que empresa activa estamos, ya que la copia de seguridad guarda la totalidad de los datos de agora. Recuperar esta copia de seguridad es muy sencillo, tan sólo tenemos que ir a la opción ‘Copia de seguridad > Restaurar copia’ de la solapa ‘Herramientas’. El programa realizará esta operación de forma automática sin necesidad de que el usuario haga nada más. Al crear la copia de seguridad, la ‘Base de Datos’ se guarda en la ruta seleccionada, con lo que, a la hora de restaurarla el programa acudirá a dicha ubicación (por lo que es necesario que, después de hacer la copia, el usuario no la cambie de sitio). Advertencia: Para realizar este proceso es necesario que no haya nadie conectado a agora. La restauración automática de copias de seguridad funciona para las copias de seguridad realizadas a partir de la versión ‘agora 2003’.

Nota: esta utilidad no está disponible para la edición agora Corporativo, ya que las copias de seguridad se realizarán desde el propio gestor de MS SQL Server™.

5. Compactar y reparar Otra opción de mantenimiento del programa a realizar cada cierto tiempo es la de compactar. Tenemos diversas opciones situadas en la opción ‘Compactar’ de la solapa ‘Herramientas’. Con las opciones de compactar comprimimos la base de datos, de manera que se reduce el espacio que ocupa en el equipo.

Por su parte, la opción de ‘Reparar empresa dañada’ intenta, en el caso excepcional de haberse corrompido la base de datos, recuperarla. Nota: esta utilidad no está disponible para la edición agora Corporativo, ya que de este tipo de mantenimiento se encarga el propio gestor de MS SQL Server™.

Capítulo duodécimo

12- Módulo de estudios reglados 1. Introducción El programa cuenta con la posibilidad de gestionar estudios oficiales, reglados o pseudo-oficiales (imitando el funcionamiento de los estudios oficiales o reglados). Esto lo hace mediante un módulo que viene integrado a partir de la edición Empresarial del programa, pero es posible adquirirlo como módulo adicional para ediciones inferiores. Si su centro utiliza alguna de las funcionalidades de estudios oficiales (con planes de estudios, divididos en ciclos y cursos, actas, boletines, créditos o convocatorias,...), entonces le interesa.

Solapa de estudios de agora Este módulo se encuentra plenamente integrado con la aplicación (a través de la solapa ‘Estudios’ en la pantalla principal de agora), por lo que en su mayor parte funcionan de modo idéntico al resto del programa, tan sólo tendremos que tener en cuenta sus peculiaridades como tales estudios oficiales o reglados (de hecho, un mismo centro puede ofrecer estudios de tipo reglado y de tipo no reglado utilizando una misma empresa de agora). Estas peculiaridades afectan fundamentalmente a tres áreas: 1) La propia definición de los estudios oficiales, cursos, asignaturas, niveles, créditos, etc... 2) El sistema de matriculación, que, aunque funciona de un modo muy semejante, es específico para este tipo de estudios. 3) La generación de actas y calificaciones con carácter periódico. Todos los componentes del módulo estudios son accesibles desde la solapa ‘Estudios’ en la pantalla principal. Muchas de las partes del módulo son también accesibles desde el ‘Gestor de estudios’ a través de la opción ‘Gestión de Estudios’ de la mencionada solapa. La visualización del ‘Gestor de estudios’ puede ser activada o desactivada a gusto del usuario desde la solapa ‘Estudios’ de la pantalla principal. También es posible modificar el tamaño de este cuadro ‘estirando’ desde sus bordes con el ratón.

198 | Manual del Usuario de agora

Pantalla principal de agora mostrando el gestor de estudios

2. Glosario específico Para comprender mejor el funcionamiento del módulo ‘Estudios’ se describen brevemente los principales conceptos utilizados en el presente módulo: •

‘Gestor de estudios’: Alternativa de manejo, frente al menú, de las principales funciones referentes a los estudios oficiales. Permite acceder a los datos de una forma lógica, contextual y jerárquica muy intuitiva. Recomendado.

•

Árbol: Forma de distribución de los datos, que aparecen ramificados (de ahí su nombre), en el ‘Gestor de estudios’.

•

Nodo: Cada ítem o elemento del estudio en el ‘Gestor de estudios’.

•

Carpeta: Es un nodo con el icono de una carpeta. Agrupa temáticamente un conjunto de ítems. Cada tipo de nodo despliega su propio subconjunto de carpetas, independientemente de los datos introducidos por el usuario.

•

Estudio: Titulación, oficial o pseudo-oficial, insertada por el usuario (p.ej., “Ofimática” o “Empresariales”).

•

Plan: Especialidad dentro de un estudio. Es opcional. (P.ej., “Plan del 99”; “Especialidad Música”, dentro del Estudio de Magisterio; etc.).

•

Ciclo: Característica de distribución de los cursos y materias del estudio, es decir, un ciclo se compone de cursos y/o materias. Un estudio puede estar organizado en varios ciclos. Es opcional.

Capítulo 12 – Módulo de Estudios Oficiales | 199 •

Curso: Característica de distribución de las materias del estudio, es decir, un curso se compone de materias. Un estudio o un ciclo puede estar organizado en varios cursos. Es opcional.

•

Materias: Asignaturas de las que se compone el estudio.

•

Llave: Requisito para cursar o superar una determinada materia. Es opcional.

3. El gestor de estudios Este tipo de ventana tiene un tipo de funcionamiento un poco diferente al resto de ventanas de agora, pero como ahora veremos, muy sencillo de utilizar. Su tipo de funcionamiento es semejante al cuadro de ‘Herramientas empresarial’ y lo que las caracteriza es que la distribución de los datos está en forma de árbol. Está siempre presente, formando parte del interfaz general del programa (salvo que la ocultemos desde la solapa ‘Estudios’) y se lanza desde la opción ‘Gestión de estudios’ de la solapa ‘Estudios’. El ‘Gestor de estudios’ se compone por una barra de botones (que irá cambiando según donde nos encontremos) y un árbol con los estudios definidos por el usuario (ninguno si no los hemos definido con anterioridad). De cada estudio saldrán una serie de nodos (unos dependen de los datos introducidos por el usuario y otros, las carpetas, que serán siempre fijos) que representan a la organización del mismo de un modo jerárquico y contextual; así por ejemplo, dentro de la carpeta ‘Alumnos’ desplegada desde un nodo de estudio, nos aparecerán todos los alumnos del estudio; sin embargo, si consultamos esa misma carpeta dentro de un nodo de ‘Curso’, nos aparecerán los alumnos de ese curso; si lo consultamos desde un nodo de ‘Materia’, nos aparecerán los alumnos de esa materia y así indefinidamente.

Gestor de estudios

200 | Manual del Usuario de agora Las principales funciones que podemos realizar en este cuadro son: •

Añadir un ‘Estudio’, un ‘Ciclo’, un ‘Curso’, una ‘Materia’, un ‘Plan’ o una ‘Llave’.

•

Matricular.

•

Editar, consultar y listar.

•

Generar grupos de forma automática.

•

Generar actas y acceder a la ‘Gestión centralizada de grupos’.

•

Acceder al historial, tanto completo como superado, del alumno.

El propio nombre indica la función que realiza cada botón, pero vamos a detallar algunos de ellos: •

Añadir plan significa configuran ese plan.

indicar

qué

materias

del

estudio

•

Añadir llave especifica las asignaturas que serán requeridas para cursar otra. Es mejor darlas de alta desde la misma alta de materia.

•

Matricular realiza una matrícula efectiva y real de grupos, habilitando la generación de los consiguientes adeudos y asistencias.

•

Generar grupos de forma automática significa que el programa generará un nuevo grupo para cada asignatura (o materia) del plan de estudios y curso académico que se seleccionen.

•

Generar acta sólo aparecerá disponible si estamos en un grupo o en una materia, de manera que generará el acta para ese grupo o para esa materia.

•

Gestión centralizada sólo aparecerá disponible si estamos en un alumno, un profesor o un grupo, abriendo la correspondiente ventana de gestión.

•

Historial del alumno mostrará todas aquellas materias de ese estudio de las que está o ha estado matriculado el alumno seleccionado. Mientras que historial superado del alumno mostrará únicamente las materias superadas por el alumno seleccionado.

Para movernos entre los diferentes nodos sólo hay que hacer un ‘clic’ en el nodo o carpeta deseada y ésta se abrirá desplegando los nodos que contiene. Al entrar en uno u otro, se actualizará la barra de botones, habilitando sólo las funciones disponibles según el nodo seleccionado. Si hacemos doble clic en cualquier nodo, se abrirá automáticamente la ventana de edición, o de consulta para aquellos que no son editables.

4. Configuración del estudio Para definir el tipo de estudios reglados que vamos a ofertar deberemos configurar antes las opciones de ‘Estudios’ deseadas en el ‘Panel de control’ y cubrir una serie de baremos, conforme a los cuales se estructura nuestra oferta.

Capítulo 12 – Módulo de Estudios Oficiales | 201

4.1. Panel de control Desde ‘Panel de control > Estudios’ podemos definir las opciones para trabajar con los estudios que defina el usuario. Con estas opciones podemos: •

‘Controlar materias llave en estudios’. Con esta opción indicamos a la aplicación que se va a exigir que se cumplan los requisitos establecidos como llave. Cuando se desactiva esta opción, automáticamente se desactivarán las dos siguientes (referentes a las materias llave). Cuando está activada, también lo estarán las dos opciones de ‘Permitir matricular sin superar la llave’ y la de ‘Mostrar preactas sin superar la llave’.

•

‘Controlar el nº de convocatorias’. Mediante esta opción se permite controlar el número máximo de convocatorias, por alumno y materia, permitidas). Si ponemos “0” se ignorará el mencionado límite de convocatorias.

•

‘Mostrar sólo las materias no superadas’. Esta opción es importante a la hora de hacer la matrícula de estudios. Mediante ella indicamos si sólo se mostrarán las materias pendientes de superación por parte del alumno o por el contrario, cuando no esté activada, todas.

•

‘Controlar el nº máximo de materias pendientes’ (para poder pasar de curso). Si se desactiva esta opción, automáticamente se desactivarán las dos siguientes (referentes a las materias pendientes). Si está activada, también lo estarán las opciones de ‘Nº máximo de asignaturas pendientes permitidas por defecto’ (de manera que cuando el alumno llegue a ese límite, no le sea permitido matricularse en el curso siguiente. “0” indica que no se puede suspender ninguna) y la de ‘Repetir curso si no promociona’ (si el alumno supera el nº máximo de materias pendientes, repetirá curso invalidando las actas del curso a repetir).

•

También podemos definir el ‘Nº máximo de convocatorias definitivas por curso académico’ (puede que tengamos cuatro convocatorias, pero que sólo podamos hacer dos por curso académico. “0” significa ignorar).

•

‘Controlar créditos en estudios’. Indica que deben tenerse en cuenta los créditos en la configuración del estudio. Si se desactiva esta opción, automáticamente se desactivarán las dos siguientes (referentes a créditos). Si está activada, también lo estarán las opciones de ‘Nº mínimo de créditos por matrícula’ y la de ‘Nº máximo de créditos por matrícula’. “0” significa que es indefinido. Sólo afecta a las convocatorias de tipo definitivo (que permiten superar la materia), no a las parciales.

202 | Manual del Usuario de agora

Panel de control. Estudios

4.2. Baremos de estudios El módulo de estudios tiene sus propios baremos específicos a los que podemos acceder desde la solapa ‘Estudios’.

En primer lugar podemos definir los ‘Tipos de estudios’ que definen los mismos (diplomatura, licenciatura, ingeniería, máster, doctorado o cualquier otra catalogación que deseemos). Podremos definirlos seleccionando la opción ‘Baremo > Tipo de estudio’ de la solapa ‘Estudios’. Después definiremos los ‘Tipos de asignaturas’ que definen nuestros estudios (optativas, troncales, libre configuración, obligatorias, etc.), y su obligatoriedad para el currículum. Podremos definirlos seleccionando la opción ‘Baremos > Tipo de asignatura’ en la solapa ‘Estudios’. Esta opción es muy importante, pues permite al programa saber qué materias son de carácter obligatorio y cuáles son de carácter optativo. A continuación deberemos definir los ‘Cursos académicos’, normalmente el actual, indicando una descripción identificativa del curso (por ejemplo “Curso 2009-2010”) y las fecha de inicio y fin del mismo (por ejemplo, 1-10-2009 y 30-6-2010). Podremos definirlo seleccionando la opción ‘Baremos > Curso académico’ de la solapa ‘Estudios’, aunque también es accesible desde la opción ‘Baremos’ de la solapa ‘Configuración’. Esta opción es muy importante, pues el programa la utiliza para saber el año

Capítulo 12 – Módulo de Estudios Oficiales | 203 académico al que corresponden las operaciones efectuadas (matrículas, actas, grupos,…). Después convendrá que definamos las ‘Convocatorias’ posibles para nuestra gestión; esto es, las distintas convocatorias a las que un alumno puede presentarse, con una descripción de la convocatoria (por ejemplo, “Primer Parcial”, “Junio”, “Septiembre”, “Extraordinaria”, etc.), y verificando la casilla que pone ‘Definitiva’ si su superación implica la superación de la asignatura. Para definir las convocatorias disponibles deberemos seleccionar la opción ‘Baremos > Convocatorias’ de la solapa ‘Estudios’. Por último definiremos el sistema de ‘Calificaciones’. Una calificación consta de una descripción (por ejemplo, “Notable”, o “B”, etc.), un valor medio (por ejemplo, 7,5, o 70, etc.), unos umbrales numéricos mínimos y máximos (por ejemplo, 6,6 y 8,4, o 60 y 80, etc...) y la verificación de si la calificación implica superación (si es aprobado). Podremos acceder a la definición de las calificaciones, para crearlas, modificarla o eliminarlas seleccionando la opción ‘Baremos > Calificaciones’ de la solapa ‘Estudios’, aunque también es accesible desde la opción ‘Baremos’ de la solapa ‘Configuración’. Con todos estos sistemas de medición creados y adecuadamente concretados estamos en condiciones de iniciar la definición de nuestro sistema de estudios, de un modo que sea comprensible al programa.

5. Definiendo estudios y materias. La oferta académica El siguiente paso en la definición de los estudios oficiales o reglados (universitarios, máster, etc…) ofertados en nuestro centro será la delimitación curricular de cada uno de esos estudios, de cuántos ciclos, niveles o cursos se componen, qué asignaturas se impartirán en cada uno de ellos, etc.

Ventana de edición de estudio

204 | Manual del Usuario de agora Para definir un estudio (por ejemplo, “Informática de Gestión”, “Administración de Empresas”, “Psicología”, “Turismo”, “Bachillerato”, etc.), deberemos seleccionar la opción ‘Añadir Estudio’ del ‘Gestor de estudios’ abriéndose así directamente la ventana de altas de estudios. También podemos hacerlo desde la opción ‘Gestión de estudios > Fichero de estudios’ de la solapa ‘Estudios’. Nos aparecerá la lista de los estudios definidos actualmente. Para crear uno nuevo pincharemos sobre el botón de altas (símbolo [+]). Al hacerlo nos aparecerá la misma ventana de edición de estudios.

5.1. Definición del estudio A la izquierda, con los campos en blanco, veremos las características generales del estudio: Una descripción identificativa del Estudio (único dato obligatorio), un número total de créditos que lo componen (opcional, en ningún caso será preciso proceder por sistema de créditos, la opción existe tan sólo para aquellos funcionamientos que operan así). También podemos especificar el tipo de estudio al que pertenece o aplicar una tarifa de estudios, que indicará el valor de los créditos. Más abajo vemos los campos correspondientes a los límites establecidos para el estudio, como el nº mínimo de asignaturas por curso, el nº máximo de asignaturas pendientes admitidas o el nº de convocatorias por curso. En todos los casos si ponemos “0” significa ignorar. A su derecha encontramos los campos referentes a los precios: el precio de lo créditos, el precio de las materias y el precio de los cursos. Hay que tener en cuenta que estos precios servirán para realizar el cálculo en caso de no tener seleccionado en el ‘Panel de control’ la opción ‘Utilizar Tarifa de estudios’, de lo contrario será dicha tarifa la que utilizará para calcular el importe. Tras esto, tenemos los campos referentes a los responsables del estudio: el director, el coordinador y el secretario. Son opcionales.

5.2. Definición de las materias del estudio A la derecha, la ventana de edición de estudios, nos mostrará la lista de las asignaturas que componen todos los cursos y niveles que definen el estudio. A estas asignaturas que componen a nivel curricular un estudio agora las denomina ‘Materias’ para distinguir de las meras ‘Asignaturas’ (o temarios) de agora. Para añadir, modificar o borrar cualquiera de estas materias procederemos del mismo modo que en cualquier otro lugar de

Capítulo 12 – Módulo de Estudios Oficiales | 205 agora. También podemos dar de alta o modificar las materias desde el ‘Gestor de estudios’. Pulsando sobre el botón de altas de la barra de botones inferior derecha, nos aparecerá una nueva ventana de edición de materias, con los datos en blanco y el nombre del estudio desde el que la hemos creado.

Ventana de edición de materia Lo primero que deberemos hacer para definir esta materia es identificar el ciclo y el curso (en caso de estar definidos. Si lo hacemos desde el ‘Gestor de estudios’ nos aparecerán preseleccionados aquellos desde los que hemos realizado el alta) en que puede ser ofertada esta asignatura (siendo válida cualquier combinación, (por ejemplo, podemos seleccionar “Ciclo I” y “Curso cualquiera”, eso implica que puede ser ofertado en cualquier curso del ciclo I). También seleccionaremos, de la lista desplegable, la asignatura (temario) a que corresponde (por ejemplo, “Ofimática”, esta asignatura o temario puede ser compartida por estudios de “Informática” y de “Administración de Empresas”, pero sin embargo en ambos estudios será una Materia distinta). Permite modificar o dar de alta una nueva desde los botones adyacentes. Después seleccionaremos de la lista desplegable adjunta el tipo de asignatura de que se trata (según las definiciones que habremos preestablecido atendiendo a lo dicho anteriormente). Escribiremos la denominación de la materia en cuestión (que tomará por defecto de la asignatura), y seleccionaremos al responsable principal para dicha materia. Tenemos una lista desplegable en la que podremos seleccionar al responsable principal de la asignatura, aparecerán todos los profesores disponibles, también es posible optar por “Ninguno”, pero debe de tenerse en cuenta que si no se selecciona un responsable los grupos generados automáticamente y vinculados a esta materia no podrán tener definida una Clase. Puede darse de alta desde el botón adyacente. Al lado veremos una casilla reservada para el código, este es un espacio opcional para que el usuario utilice algún tipo de abreviatura o codificación interna (o lo ignore si no le interesa). Más abajo el programa nos pide también que fijemos una serie de condiciones, como un precio genérico por cursar esta materia y un número límite de plazas por grupo. Estos datos sirven al programa para utilizarlos como valores por defecto en la creación automática de grupos vinculados.

206 | Manual del Usuario de agora Junto a ello nos pide también que señalemos el número de convocatorias que puede cursarse esta materia (0 indica que es ilimitado). También podemos especificar el nº de minutos semanales que ocupa esta Materia. Otra condición es la de aplicar una tarifa de estudios, en caso de que la hubiera. Puede darse de alta desde el botón adyacente. Así como elegir el nº de orden que queremos que tenga esta materia. También podremos establecer una llave para esta asignatura (esto es, establecer unos requisitos para poder cursar y/o superar ésta), bastará con que seleccionemos de entre las creadas, o que la creemos ahora desde el botón adyacente (recomendado). Nota: Es posible que varias materias definan una misma llave, por lo que será necesario tenerlas superadas todas para estar en posesión de la mencionada llave. De la misma forma, podremos indicar el número de créditos (en caso de funcionar con este sistema) que componen dicha materia, tanto los totales, como su reparto entre prácticos y teóricos.

5.3. Definición de los grupos de las materias A la derecha de la ventana de edición de materias aparecerá la lista de grupos ofertados. Podremos vincularlos directamente desde el botón ‘Localizar e insertar’ (con forma de lupa) o crearlos como en cualquier otra ventana de agora. Sin embargo, este proceso deberá ser la excepción, ya que los estudios oficiales tienen un sistema de generación de grupos automático mucho más efectivo y cómodo (crea un grupo por materia seleccionada, cada vez que se activa). La vinculación manual deberá realizarse tan sólo en aquellos casos que constituyan una excepción, por ejemplo tengan más grupos que otras materias. Repitiendo el proceso para cada materia curricular tendremos una definición completa del estudio, que valdrá para toda la vida del programa. 5.3.1. La generación automática de grupos Una vez definidos los estudios, éstos deberán de ofertarse a los alumnos. El modo de llevar a cabo esta oferta es idéntico al de los demás casos en agora, a través de grupos (véase Capítulo 6). Pero para ello es preciso antes haber vinculado a estos grupos con las materias del estudio en cuestión. El programa agora ofrece un modo muy sencillo de configurar la oferta de un estudio concreto para un curso académico de modo completamente automático. Para acceder a esta utilidad deberemos seleccionar la opción ‘Generación Automática de Grupos’ en la barra de botones del ‘Gestor de estudios’, o bien desde la opción ‘Procesos en bloque > Generación automática de grupos’ de la solapa ‘Estudios’. En primer lugar nos pedirá el curso académico, después el estudio en concreto (si no lo hemos activado desde el ‘Gestor de estudios’) y por último, seleccionar aquellas asignaturas de las cuales queremos generar los grupos. No hay que hacer nada más, el programa habrá generado un grupo para cada materia seleccionada, tan solo habrá que cubrir los horarios, si es que queremos definirlos.

Capítulo 12 – Módulo de Estudios Oficiales | 207

Nota: El hecho de que se defina un grupo no implica que efectivamente vaya a impartirse, ello va a depender entre otras cosas de que efectivamente se matriculen alumnos del mismo. La creación del grupo tan sólo implica su oferta como parte de la formación que el centro presenta a sus clientes potenciales. El proceso podremos repetirlo tantas veces como queramos, cada vez generará un nuevo grupo por cada materia definida que seleccionemos en el estudio. Para las excepciones, aquellas materias que precisen de un mayor número de grupos podrán vincularse manualmente pinchando sobre el botón de altas de grupos ofertados en la ventana de edición de materias (también es posible utilizar la generación automática y seleccionar solamente esas materias). De esta manera podemos crear grupos para los diferentes cursos académicos partiendo de la misma materia.

6. Matriculación en estudios Uno de los puntos cruciales donde los estudios reglados difieren del funcionamiento general de agora es en el proceso de matriculación, que debe de hacerse desde una ventana diseñada específicamente para este tipo de estudios (aunque posteriormente puede consultarse desde las opciones comunes de matrículas).

6.1. Matrícula Para proceder a matricular a un alumno de estudios oficiales deberemos seleccionar la opción Matrícula de Estudios en la barra de botones del cuadro Maestro de Estudios, abriéndose así directamente la ventana de altas de Matrículas, o bien podemos hacerlo desde el menú Estudios. Veremos una ventana con las lista de las matrículas de estudios creadas hasta el momento (y no finalizadas), si creamos una nueva matrícula aparecerá una pantalla muy semejante a la de matrícula rápida (con la peculiaridad de que está orientada a estudios oficiales).

Ventana de matrícula de estudios

208 | Manual del Usuario de agora A la izquierda aparecen los datos de matriculación que ya conocemos (se explicaron al hablar de matrícula rápida Capítulo 7) y que se cubren del mismo modo que en las matrículas normales. La novedad está a la derecha de la ventana. En la parte superior podemos especificar los datos curriculares de entre los definidos por el usuario: el estudio, el plan y el curso académico. Justo debajo aparece una opción para seleccionar las materias. Al pulsar dicha opción se abrirá una ventana con todas las materias entre las que elegiremos aquellas de las cuales se va a matricular el alumno seleccionado.

Ventana de selección de materias Nos aparecerán debajo en forma de árbol los ciclos y cursos que lo componen, las materias que integran cada uno de ellos y los grupos que se ofertan de cada asignatura, con el número de plazas vacantes que hay actualmente. La matrícula como tal se efectúa de los grupos, por lo que podremos seleccionarlos uno a uno, pero también los podremos seleccionar conjuntamente pulsando por ejemplo en un curso, marcará automáticamente los primeros grupos con plazas disponibles para cada asignatura que forme parte del curso en cuestión. Una vez elegidas, tan solo hay que pulsar sobre el botón de validar. O en caso de habernos equivocado, podemos volver a utilizar la selección o pulsaremos cancelar si no queremos seguir adelante con el proceso de matriculación. Una vez seleccionadas y validadas es posible cambiarlas o rectificar algo pulsando nuevamente sobre la opción de seleccionar materias.

6.2. Matriculación automática y semi-automática. El módulo de estudios dispone de una ventaja a la hora de realizar las matriculaciones para cursos nuevos (de alumnos ya matriculados anteriormente), puesto que tenemos la posibilidad de matricularlos en el curso siguiente de forma automática o semi-automática (recomendado, por el mayor control sobre la operación por parte del usuario). Este proceso de matriculación tendrá en cuenta opciones definidas por el usuario como por ejemplo, máximo de asignaturas pendientes, repetir curso si no promociona, etc.

Capítulo 12 – Módulo de Estudios Oficiales | 209

La ‘Matriculación automática’ creará grupos y matriculará automáticamente a los alumnos de cursos pasados en el nuevo curso (se recomienda realizar antes una copia de seguridad). La ‘Matriculación semi-automática’ también matriculará de forma automática a los alumnos de un curso pasado en un nuevo curso (pero por pasos que puede controlar el usuario). El primer paso será seleccionar el curso de origen del que pasar a los alumnos al siguiente nivel. Después seleccionaremos el curso académico del que provienen las matriculas a pasar de curso. Rellenaremos los datos del nuevo curso académico (incluyendo las materias a las que matriculas) y el programa se encargará del resto.

Ventana de matriculación semi-automática

7. Generación y gestión de actas Los estudios oficiales permiten un sistema de calificaciones periódico en función de convocatorias. Para generar el acta (en blanco) de una convocatoria para un grupo debe seleccionarse la opción ‘Generar Acta’ en la barra de botones del ‘Gestor de estudios’ (siempre y cuando estemos situados sobre un grupo o una materia), o bien seleccionar ‘Generación de actas’ de la solapa ‘Estudios’.

210 | Manual del Usuario de agora

Si optamos por generar actas desde el ‘Gestor de estudios’ (recomendado), podremos generar el acta de los alumnos de un grupo o de una materia, según donde nos encontremos. Primero tendremos que especificar el curso académico, la convocatoria y el profesor que cubrirá el acta. Una vez rellenados estos campos, nos aparecerá la ventana de selección de alumnos, donde se mostrarán aquellos alumnos que tengan derecho a acta, es decir, aquellos que no tengan marcada la casilla de ‘sin derecho a calificación’ en su matrícula (Matrícula de estudios > seleccionar una Matrícula > Grupos incluidos > pestaña Matrícula). Escogeremos los que queramos y aceptaremos. El programa generará una línea de acta en blanco para cada alumno seleccionado (excepto para aquellos que ya la tuvieran superada). Después nos dará la opción de editarla, pero si no queremos hacerlo ahora, podemos hacerlo más tarde con la opción ‘Edición de actas’. Con la segunda opción, el usuario debe decidir qué convocatorias se aplicarán a qué materias y el programa generará las actas en blanco para todos los alumnos matriculados de la misma (para poder poner una calificación es preciso que la aplicación haya generado previamente el acta — la ficha— en la que va a registrarse). Una ventana de diálogo nos pedirá primero el estudio, luego la asignatura (de entre las del estudio) y luego el grupo (de entre los de la asignatura). También nos pedirá el curso y la convocatoria. Cubiertos estos datos y pulsando sobre aceptar el programa generará el acta para el grupo correspondiente con las calificaciones en blanco. Podremos cubrir una a una estas calificaciones, o hacerlo más tarde desde ‘Gestión de actas’ o ‘Edición de actas’ de la solapa ‘Estudios’. Veremos una lista con las calificaciones (podemos seleccionar sólo las pendientes) en la que iremos editando y colocando una a una la calificación válida, verificando si ésta es definitiva y si implica una superación final de la asignatura en el currículum.

Opción de listar actas del gestor de estudios

Capítulo 12 – Módulo de Estudios Oficiales | 211

8. Documentación específica. El programa genera variada documentación sobre estudios oficiales como ‘Listado de actas’, ‘Expedientes académicos’, ‘Certificaciones académicas’, ‘Boletines de notas’,…

La aplicación dispone por defecto de 4 modelos de boletines de notas, con un diseño completamente configurable por parte del usuario a través del ‘Gestor de impresos’ de agora (a partir de la edición profesional). Pero incluso para aquellos que lo deseen, también se puede exportar tanto actas (de los que agora dispone por defecto de 2 diseños) como notas de alumnos a Ms Excel®, y configurarse su propio modelo de boletín. Al pulsar sobre cualquiera de las opciones de documentación, nos aparecerán unas ventanas de diálogo que nos irán guiando hacia los datos requeridos.

Informe de expediente académico El módulo de estudios de agora también cuenta con una serie de consultas específicas sobre estudios como, por ejemplo, ‘Estudios por tipo de estudio’, ‘Estudios por director’, etc. Todo esto se encuentra accesible desde la opción ‘Consultas’ de la solapa ‘Estudios’.

Capítulo decimotercero

13- Módulo de biblioteca: Gestión de materiales 1. Introducción. conceptos básicos Este módulo sólo viene integrado en la edición Empresarial o superior del programa, aunque puede ser adquirido también de forma adicional para ediciones inferiores a esta.

Solapa del módulo biblioteca o gestión de materiales Con el módulo ‘Biblioteca’ o ‘Gestión de materiales’, agora permite gestionar el material del centro de una forma sencilla y rápida. Es especialmente interesante si tenemos la necesidad de prestar materiales a los alumnos o a los profesores. Sin embargo, este tipo de funcionamiento nos permite también usarlo simplemente como almacén, registrando las entradas (adquisiciones) y salidas (ventas) de material y lo que queda en stock. La biblioteca gira en torno a un concepto básico y fundamental, el material. Este material, que puede ser de cualquier tipo (libros, vídeos, etc.) es el que vamos a manejar: se adquiere, se presta, es devuelto y se vende. En este módulo de gestión de materiales contamos con una serie de conceptos, que funcionan como baremos, y que nos ayudarán a definir e identificar dicho material; además nos pueden servir para hacer filtros. Estos conceptos o baremos son: ‘Autores’, ‘Categorías de materiales’, ‘Editoriales y Fabricantes’, ‘Proveedores’ y ‘Tipos de material’.

Capítulo 13 – Módulo de Biblioteca | 213 Autores: Aquí podemos definir el nombre del autor del material (especialmente relevante en el caso de que sea un libro), pero también podemos dejarlo vacío. Si queremos rellenar este dato pero aún no lo sabemos, esto es, no sabemos quién es el autor todavía, podemos dejarlo y hacerlo más tarde desde la de alta de materiales. Editorial o Fabricante: Aquí definiremos el nombre de la editorial del libro o del fabricante del material, aunque también podemos dejarlo vacío. Podemos dejar el campo de Editorial o Fabricante vacio y rellenarlo más adelante o hacerlo desde la de alta de materiales, tal y como habíamos hecho con el autor; de manera que cuando nos llegue el material y vayamos a introducir su nombre, también daremos de alta en ese momento la editorial o fabricante. Proveedores: Aquí definiremos a nuestros proveedores, introduciendo el nombre de la empresa, la persona de contacto (aquella a la que le hacemos el pedido) y el teléfono, entre otros datos. También podemos darla de alta desde la ventana de adquisiciones de material o de alta de material.

Ventana de edición de proveedores Tipos de Materiales: Aquí definiremos los tipos de materiales entre los que luego, a la hora de hacer el alta de un material, podremos elegir el correspondiente. Podemos poner, por ejemplo, si el material es un libro, un vídeo, una revista, un proyector, una pantalla de plasma, etc. Podemos darla de alta desde la ventana de alta de material. Categorías de Materiales: Aquí definiremos las categorías de los materiales, se trata de otro baremo más, entre los que luego, a la hora de dar de alta un material, podremos elegir el correspondiente. Podemos poner cualquier cosa que nos sirva, por ejemplo, si el material es un libro, aquí podríamos poner si es un ‘libro de texto’ o un ‘libro de prácticas’; si es un vídeo, podríamos poner si se trata de un ‘vídeo demostrativo’ o un ‘vídeo de idiomas’, etc. Pero también podríamos poner, por ejemplo, si el material es sobre idiomas, las categorías de ‘inicial’, ‘intermedio’ y ‘avanzado’ si queremos distinguir a qué nivel pertenece el material en cuestión (por ejemplo, si tenemos un material llamado Learning English, podemos crear un tipo de material que se denomine ‘libro de texto’ y una categoría de material que sea ‘avanzado’). Al igual que el resto de baremos podemos darlos de alta desde la ventana de alta de material.

214 | Manual del Usuario de agora

2. Los materiales Tal y como habíamos mencionado ya, el material es la pieza clave del módulo Biblioteca o Gestión de materiales. Es este material el que vamos a introducir, prestar o vender. Y es alrededor de este material sobre el que gira toda la información añadida que hemos estado viendo en el apartado 1, es decir, que todos los conceptos de autor, editorial o fabricante, proveedor, tipo y categoría hacen referencia siempre al material; al igual que todas las operaciones que realicemos (adquisiciones, préstamos, devoluciones y ventas). Desde la solapa ‘Biblioteca’ en su opción ‘Fichero de Materiales’, accedemos a la ventana donde podemos ver la lista de materiales que tenemos, además de visualizar otros datos de interés como la cantidad adquirida, lo que queda en stock, la cantidad de prestados, de vendidos y la cantidad que falta por devolver. Desde esta misma ventana es posible prestar, vender o realizar una nueva adquisición, además de entrar en la ‘Gestión centralizada de materiales’.

Ventana de lista de materiales La cantidad adquirida se refiere a la cantidad total adquirida originalmente de ese material, mientras que le cantidad en stock hace referencia a lo que queda (ya sea porque se ha vendido o está prestado actualmente. De manera que la suma de los que quedan en stock, más los que han sido vendidos, más los que están pendientes de devolución, hacen el total de adquiridos). La cantidad de prestados, se refiere a todas las veces que ha sido prestado ese material, independientemente de que ahora estén o no prestados. Mientras que los pendientes de devolución hacen referencia a los prestados actualmente. Para dar de alta un nuevo material vamos a solapa ‘Comercial’ y pinchamos sobre la opción de ‘Fichero de materiales’, nos aparecerá la ventana con la lista de materiales definidos (ninguno si no los hemos definido con anterioridad), pulsaremos el botón del altas (símbolo [+]) y nos aparecerá la pantalla de alta de materiales en blanco.

Capítulo 13 – Módulo de Biblioteca | 215

Ventana de alta de material El primer dato a rellenar será el nombre o título de dicho material, que será el que visualizaremos en la lista de materiales. Es el único dato obligatorio. El código es opcional, pero nos puede servir para identificar y buscar el libro en las estanterías si éste lleva una pegatina en su lomo con letras y números identificativos (p.ej., INF-001 para un código interno, en el que INF haría referencia al campo al que se adscribe el libro o material en cuestión, en este caso el de informática; y el 001, para llevar una numeración en la que éste reflejaría que es el primer ejemplar). En el campo descripción podemos escribir una breve idea acerca de lo que es el material o de su contenido. En el campo editorial o fabricante, tal y como su nombre indica, pondremos la editorial del libro o el fabricante del material. Lo podemos hacer, bien dándole de alta, bien buscándolo con los prismáticos entre los que ya tenemos creados. Podemos poner cualquier cosa que nos sirva; por ejemplo, si es un vídeo, en el ejemplo, en editorial o fabricante hemos puesto “VHS”, para distinguirlo de “DVD” y prevenir que el alumno se lleve un vídeo que no va a poder visualizar si no tiene el tipo de vídeo adecuado. En el campo autor, tal y como su nombre indica, pondremos el autor del libro. Lo podemos hacer, bien dándole de alta, bien buscándolo con los prismáticos entre los que ya tenemos creados. En el campo tipo de material seleccionaremos uno de entre los creados (aquí sí que tienen que haber sido creados antes necesariamente para poder elegirlo, porque no se puede hacer un alta de tipo de material desde aquí). En el campo categoría de material seleccionaremos una de entre las creadas (aquí también tienen que haber sido creadas antes necesariamente para poder elegirla, porque no se puede hacer un alta de categoría de material desde aquí).

216 | Manual del Usuario de agora En los campos importe venta por defecto e importe préstamo por defecto, tal y como sus nombres indican, reflejarán el importe (si lo hay) por concepto de venta o de préstamo, según sea. Y generará el consiguiente adeudo en caso de ser comprado o tomado prestado. En la parte inferior de la ventana, podemos visualizar (una vez introducido el stock del material) la cantidad en stock, la adquirida, la vendida, la prestada y la pendiente de devolución (o prestada actualmente). La misma información que podemos visualizar en la pantalla de lista de materiales. Desde la misma ventana de lista de materiales, también podemos, una vez introducidos los materiales, modificarlos (haciendo doble clic sobre el material en cuestión, o seleccionándolo y pinchando sobre el lápiz en la barra de botones), de manera que nos permitirá cambiar algún dato sobre este material. De la misma forma, también es posible eliminar algún material (símbolo – en la barra de botones), pero sólo en caso de no haber realizado ninguna adquisición. Además, desde aquí es posible acceder a la ‘Gestión centralizada de biblioteca o materiales’. Por último, desde la misma ventana de materiales podemos efectuar los préstamos, las ventas y las adquisiciones de material, apareciéndonos sus respectivas ventanas de altas. De esta manera podemos ejecutar todas las operaciones básicas (a excepción de las devoluciones) desde el mismo sitio. También podemos hacer un filtro. Para ello, lo realizaremos de la misma forma que en el resto de agora (ver capítulo 3). Una vez introducidos los datos, los validaremos pulsando sobre el botón de Aceptar. Si en en la opción ‘Preferencias’ del ‘‘Panel de control’’ de agora (véase capítulo 5), habíamos seleccionado ‘Altas Continuas’, tras confirmar los cambios nos volverá a aparecer la ventana de alta de materiales, de nuevo vacía, lista para la introducción de un nuevo material. Si no está habilitada, deberemos proceder del mismo modo, como hicimos con esta primera, para crear un nuevo material. Aún cabe otra posibilidad para dar de alta un nuevo material, hacerlo desde la ‘Gestión centralizada de biblioteca’, accesible desde la solapa ‘Biblioteca’ también pulsando sobre el botón del altas (símbolo [+]). Esta vez nos aparecerán los datos generales (los mismos que al realizar el alta desde Fichero), pero contamos además con una visión global de todos los aspectos relacionados con el material

3. Adquisiciones de material Para realizar operaciones con un material es imprescindible tenerlo introducido en agora. Una vez tengamos los materiales registrados, podremos prestarlos o venderlos. Así pues, una acción básica en el módulo biblioteca será la de adquirir dicho material. Como es normal, para ello nos iremos a la solapa ‘Biblioteca’ y pincharemos sobre la opción ‘Fichero de Materiales’, ahí pinchamos sobre el botón de adquisición de material [un libro con un símbolo + a su derecha], y rellenamos los datos correspondientes. También es posible hacer un alta desde la opción ‘Adquisiciones de Material’, también en la solapa ‘Biblioteca’ y pinchar sobre el botón de alta de adquisición de material [+].

Capítulo 13 – Módulo de Biblioteca | 217

Ventana de lista de adquisición de material Una vez pulsado el botón de alta de adquisición de material, agora nos muestra la pantalla de alta de material con los datos en blanco.

Alta de adquisición de material El primer dato a rellenar será la descripción que consideremos oportuna para esta compra concreta de dicho material. Después seleccionaremos el material y el proveedor desde los prismáticos, si ya los teníamos creados, de lo contrario podemos darles de alta desde aquí. Seguidamente, especificaremos la fecha de entrada, por defecto la del día actual, así como la cantidad adquirida y el importe de la adquisición. Además, podemos incluir si se nos ha aplicado algún tipo de IVA, seleccionándolo en la casilla correspondiente. Tenemos que tener en cuenta que, en caso de llevar IVA, el importe se refiere al total de la factura, es decir ya está incluido en dicho importe. Por último, indicaremos el número de subcuenta contable, éste ya viene por defecto (definido en ‘Panel de control’, aunque es susceptible de ser modificado por otro como valor por defecto), pero también puede ser

218 | Manual del Usuario de agora modificado particularmente aquí. Esto es necesario para que se generen los asientos contables del gasto.

4. Préstamos y venta de material Desde el grupo ‘Préstamo y Venta’ de la solapa ‘Biblioteca’ podremos realizar tanto préstamos, como ventas sobre material que hayamos introducido previamente. Estas operaciones las podremos realizar tanto sobre alumnos, como sobre personal docente del centro.

4.1 Préstamos de material Realizar un préstamo desde el módulo biblioteca de agora es de lo más sencillo. Cuando queramos efectuar un préstamo a un alumno o a un profesor, sólo tenemos que ir a la opción correspondiente de la solapa ‘Biblioteca’, ya sea ‘Préstamo a alumnos’ o ‘Préstamo a Profesores’. En ambas opciones nos saldrá una ventana de lista con el histórico de préstamos a alumnos o a profesores. Desde esta ventana podemos realizar nuevos préstamos o gestionar los ya existentes (eliminarlos, imprimir el justificante de préstamo, proceder a la devolución del mismo,…). Para añadir un nuevo préstamo tan sólo pincharemos sobre el botón de altas.

Ventana de lista de préstamos a alumnos Esto lo podremos realizar también desde la opción ‘Fichero de Materiales’, pinchando sobre el botón de préstamos de material, y rellenamos los datos correspondientes. Aunque en este caso tendremos opción de realizar el préstamo a un alumno, no a un profesor.

Capítulo 13 – Módulo de Biblioteca | 219 Una vez pulsado el botón de alta de préstamo de material, nos aparecerá una de las siguientes ventanas (dependiendo de si se trata de un préstamo a alumnos o a profesores).

Ventana de alta de préstamo a alumnos

Ventana de alta de préstamo a profesores

El primer dato a rellenar será el material que vamos a prestar, y acto seguido, el alumno (o profesor) al cual se lo vamos a prestar (es decir, qué y a quién). Después pondremos la cantidad de material prestado (si se lleva uno o más ejemplares); el importe unitario de préstamo de ese material (lo coge por defecto de la ficha del material), el importe por el préstamo (si lo hay); y el periodo que durará el préstamo (diario, semanal, mensual,...) con lo que automáticamente se actualizará la fecha de devolución (la fecha de entrada será por defecto la del día).

220 | Manual del Usuario de agora En el caso de los profesores, si el préstamo lo realizamos para tener controlada la localización de material de tipo docente que el centro utiliza para dar las clases (un proyector, una pantalla de plasma, un ordenador portátil,…) se podrá indicar también el aula en la que van a hacer uso de ese material y la hora de inicio y fin del préstamo. De este modo se podrá tener controlada la ubicación de los materiales en todo momento. Atención: los adeudos en concepto de préstamo se emiten únicamente a los alumnos, no a lo profesores. Sin embargo el justificante de préstamo se podrá imprimir para ambos.

Impreso de préstamo de material Pero, ¿cómo indicamos a agora que un préstamo a sido ya devuelto? Como ya se ha comentado anteriormente es desde la ventana de de préstamos a alumnos o la de préstamos a profesores desde donde efectuaremos las devoluciones. Solamente tenemos que seleccionar el material prestado a devolver y pinchar sobre el icono correspondiente en la barra de botones, con lo que automáticamente pasará de poner ‘no’ en la columna de devuelto, a poner ‘sí’, actualizando también el stock disponible de material, incrementándolo en la cantidad devuelta. Desde aquí también podemos hacer filtros, imprimir el adeudo correspondiente (en caso de que el préstamo fuese a un alumno y tuviese un importe) o imprimir el documento justificativo del préstamo, si por ejemplo queremos entregárselo al alumno.

Capítulo 13 – Módulo de Biblioteca | 221

Ventana de lista de préstamos a profesores En caso de que el préstamo tuviera un importe, se generará el adeudo correspondiente de igual manera que en el resto de agora, es decir, que lo podremos visualizarlo en la ventana de ‘Edición y cobro de adeudos’, accesible desde la solapa ‘Económico’. Estos adeudos funcionan de igual manera que el resto (ver capítulo 8, referente a la Gestión Económica).

4.2. Ventas de material Es posible que queramos, además de prestar, vender material. Para ello, sólo tenemos que ir a la opción correspondiente de la solapa ‘Biblioteca’, ya sea ‘Venta a alumnos’ o ‘Venta a Profesores’.

Ventana de lista de venta a alumnos En ambas opciones nos saldrá una ventana de lista con el histórico de ventas a alumnos o a profesores. Desde esta ventana podemos realizar nuevas ventas o gestionar las ya existentes. Podremos eliminarlas, imprimir el adeudo (sólo en el caso de venta a alumnos), realizar filtros,…. Para añadir una nueva venta tan sólo pincharemos sobre el botón de altas [+].

222 | Manual del Usuario de agora Esta alta, la podremos realizar también desde la opción ‘Fichero de Materiales’, pinchando sobre el botón de ventas de material, y rellenamos los datos correspondientes. Aunque en este caso tendremos opción de realizar la venta a un alumno, no a un profesor.

Alta de venta de material a un alumno El primer dato a rellenar (nos aparecerá ya cubierto si hemos realizado la venta a alumnos desde ‘Fichero de materiales’) es el material que vamos a vender, y acto seguido, tendremos que buscar al alumno (escogiendo una de sus matrículas) o profesor al cual se lo vamos a vender (es decir, qué y a quién). Después pondremos la cantidad de material vendido (si se lleva uno o más ejemplares); el importe unitario de venta de ese material (lo coge por defecto de la ficha del material); el importe por la venta (si le habíamos puesto un importe de venta por defecto, aparecerá rellenado); y la fecha de la venta (por defecto la del día). En el caso de venta a alumnos nos aparecerá también la posibilidad de vincular la venta de ese material a uno de los grupos de nuestra oferta académica y además indicar si se ha entregado ya el material y la fecha en la que se ha hecho. Por último, al validar la venta, nos aparecerá una ventana informándonos de que se ha emitido el documento de deuda correspondiente a la misma (sólo para alumnos). Estos adeudos funcionan de igual manera que el resto (ver capítulo 8, referente a la Gestión Económica).

5. Gestión materiales

centralizada

biblioteca

La ‘Gestión centralizada de biblioteca o materiales’, permiten contar con una visión global de todos los aspectos relacionados con un material (libro, revista, proyector,…) concreto. Así, desde la opción ‘Gestión de biblioteca’ de la solapa ‘Biblioteca’, podremos realizar todas las operaciones que hemos visto hasta ahora en este capítulo, pero vinculadas con un material determinado y desde un entorno

Capítulo 13 – Módulo de Biblioteca | 223 centralizado. Podremos modificar los datos de un material, adquisiciones del mismo, préstamos, ventas, devoluciones, etc…

realizar

Gestión centralizada de biblioteca o materiales La ventana de ‘Gestión centralizada de biblioteca’ [sólo disponible en la edición Empresarial o superior del programa, aunque puede ser adquirido de forma adicional para ediciones inferiores a ésta] permite consultar y manipular los datos íntegros de un material determinado. Podemos acceder a esta ventana de gestión desde el botón correspondiente de la solapa ‘Biblioteca’. También podemos hacerlo desde la ventana de lista accesible desde la opción ‘Fichero de materiales’ (también ubicada en la solapa ‘Biblioteca’), escogiendo un material determinado y pinchando sobre el icono de la barra de botones correspondiente. Esto último nos abrirá la ventana de ‘Gestión centralizada de biblioteca’ situándose en el material escogido. Permite dar de alta nuevos materiales (tal y como hemos visto) y desplazarse entre las fichas de los distintos materiales del centro. Desde una sola pantalla es posible consultar todos los datos del material, así como realizar las operaciones pertinentes según el icono de elementos vinculados escogido (cuadro situado en la zona izquierda) [Véase Tipos de Ventanas, en el apartado 4, capítulo 2]. En la ventana de ‘Gestión de Biblioteca’ podemos encontrar los siguientes iconos de elementos vinculados: •

Datos Generales: Muestra los datos generales del material seleccionado. En algunos campos permite dar altas y buscar sin salir de la pantalla.

•

Estadísticas: Muestra dos tipos de gráficos (totales y comparativa entre ventas, préstamos y stock actual).

224 | Manual del Usuario de agora •

Proveedores: Muestra los proveedores del material seleccionado. Permite añadir, modificar, filtrar, consultar, listar e imprimir.

•

Adquisiciones: Muestra las adquisiciones realizadas del material seleccionado. Permite añadir, filtrar, consultar, listar e imprimir.

•

Alumnos con Préstamos: Muestra los alumnos que tienen prestado el material seleccionado. Permite modificar, filtrar, consultar, listar e imprimir.

•

Clientes con Préstamos: Muestra los clientes cuyos alumnos vinculados tienen prestado el material seleccionado. Permite modificar, filtrar, consultar, listar e imprimir.

•

Ventas: Muestra las ventas realizadas a los alumnos del material seleccionado. Permite añadir, eliminar, filtrar, emitir adeudo, consultar, listar e imprimir.

•

Préstamos: Muestra los préstamos realizados a los alumnos del material seleccionado. Permite añadir, eliminar, filtrar, emitir adeudo, imprimir el documento del préstamo, realizar una devolución, consultar, listar e imprimir.

•

Devoluciones: Muestra las devoluciones realizadas (por alumnos) del material seleccionado. Permite filtrar, consultar, listar e imprimir.

•

Adeudos de Venta: Muestra todos los adeudos en concepto de venta del material seleccionado. Permite cobrar el adeudo, modificar, eliminar, filtrar, imprimir el documento deuda, crear factura o emitir copia de la factura seleccionada, consultar, listar e imprimir.

•

Adeudos de Préstamo: Muestra todos los adeudos en concepto de préstamo del material seleccionado. Permite cobrar el adeudo, modificar, eliminar, filtrar, imprimir documento de deuda, crear factura o emitir copia de la factura seleccionada, consultar, listar e imprimir.

•

Facturas de Préstamo: Muestra todas las facturas realizadas en concepto de préstamo del material seleccionado. Permite filtrar, emitir copia de la factura seleccionada, cobrar el importe pendiente de la factura seleccionada, anular la factura seleccionada, listar e imprimir.

•

Facturas de Venta: Muestra todas las facturas realizadas en concepto de venta del material seleccionado. Permite filtrar, emitir copia de la factura seleccionada, cobrar el importe pendiente de la factura seleccionada, anular la factura seleccionada, listar e imprimir.

•

Profesores con Préstamos: Muestra los profesores que tienen prestado el material seleccionado. Permite modificar, filtrar, consultar, listar e imprimir.

•

Ventas a Profesores: Muestra las ventas realizadas a los profesores del material seleccionado. Permite añadir, eliminar, filtrar, consultar, listar e imprimir.

•

Préstamos a Profesores: Muestra los préstamos realizados a los profesores del material seleccionado. Permite añadir, eliminar, filtrar, imprimir el documento del préstamo, realizar una devolución, consultar, listar e imprimir.

•

Devoluciones de Profesores: Muestra las devoluciones realizadas (por profesores) del material seleccionado. Permite filtrar, consultar, listar e imprimir.

Capítulo 13 – Módulo de Biblioteca | 225

6. Ejemplo práctico En este capítulo vamos a ver un ejemplo práctico de: 6.1.

Cómo realizar el alta de material para el centro.

6.2.

Cómo adquirir stock de un material determinado.

6.3.

Cómo realizar un préstamo a un alumno.

6.1. Cómo realizar el alta de material para el centro Tenemos pensado adquirir unos libros de lectura amena en versión original para impulsar la lectura en inglés, complementaria a las clases. En primer lugar daremos de alta el nuevo libro en el caso de que este no exista en nuestra base de datos. Para dar de alta un nuevo material vamos a solapa ‘Biblioteca’ y pinchamos sobre la opción de ‘Fichero de materiales’, nos aparecerá la ventana con la lista de materiales definidos (ninguno si no los hemos definido con anterioridad), pulsaremos el botón del altas (símbolo [+]) y nos aparecerá la pantalla de alta de materiales en blanco. La rellenaremos con los datos del libro.

Ventana de alta de material Rellenados los datos correspondientes, pinchamos sobre el botón aceptar. En ese momento agora nos preguntará si deseamos dar de alta una adquisición de material, para de ese modo poder introducir un stock inicial de nuestro libro de ‘Indiana Jones’. En este ejemplo le indicaremos que no

226 | Manual del Usuario de agora queremos introducir stock, puesto que aún no hemos realizado ninguna adquisición del libro.

6. 2. Cómo adquirir stock de un material determinado Una vez dado de alta el libro queremos adquirir ejemplares para prestar a alumnos y que complementen su nivel de inglés con lecturas amenas en versión original. Nos decidimos a adquirir 3 ejemplares del mismo que nos llegan al almacén. Daremos de alta la adquisición de estos ejemplares. Para ello nos situamos en la pantalla principal de agora, vamos a la opción ‘Adquisiciones de material’ de la solapa ‘Biblioteca’ y pinchamos sobre el botón de altas (símbolo [+]). Rellenamos los datos correspondientes y pinchamos sobre el botón aceptar. En ese momento ya tendremos stock del libro, de modo que ya está listo para prestar o vender. (También podríamos Realizar la adquisición de material desde la ventana de ‘Gestión de biblioteca’).

Ventana de adquisición de material 6. 3. Cómo realizar un préstamo a un alumno Queremos prestar uno de estos libros a nuestro alumno Rafael. Podremos realizar esta acción desde varias zonas de agora, cada usuario deberá escoger la que le parezca más cómoda.

Capítulo 13 – Módulo de Biblioteca | 227 1. Situados en la pantalla principal de agora, vamos a la opción ‘Fichero de de material’ de la solapa ‘Biblioteca’. Seleccionamos el material a prestar y pinchamos sobre el botón de préstamo (símbolo del libro con flecha circular azul). Rellenamos los datos correspondientes y pinchamos sobre el botón aceptar. Ya está prestado. 2- Situados en la pantalla principal de agora, vamos a la opción ‘Préstamo a alumnos’ de la solapa ‘Biblioteca’ y pinchamos sobre el botón de altas (símbolo [+]). Rellenamos los datos correspondientes y pinchamos sobre el botón aceptar. 3- Situados en la pantalla principal de agora, vamos a la opción ‘Gestión de biblioteca’ de la solapa ‘Biblioteca’. Elegimos el icono de elementos vinculados ‘Préstamos’ y pinchamos sobre el botón de altas (símbolo [+]). Rellenamos los datos correspondientes y pinchamos sobre el botón aceptar. 4- Situados en la pantalla principal de agora, vamos a la opción ‘Gestión de alumnos’ de la solapa ‘Administrativo’. Elegimos el icono de elementos vinculados ‘Préstamos de material’ y pinchamos sobre el botón de altas (símbolo [+]). Rellenamos los datos correspondientes y pinchamos sobre el botón aceptar.

Ventana de préstamo de material

Capítulo decimocuarto

14- Módulo CRM. Gestión comercial 1. Introducción. Conceptos básicos Este módulo viene integrado en la edición Empresarial o superior del programa, pero puede ser adquirido también de forma adicional para ediciones inferiores.

Solapa Comercial que habilita el módulo CRM de agora El módulo de CRM (del acrónimo del término en inglés "Customer Relationship Management"), ha sido creado en agora para cubrir la necesidad de aquellos centros que desean realizar de una manera óptima la administración de la relación con sus clientes y alumnos. El objeto fundamental de este módulo CRM es, la de recopilar la mayor cantidad de información posible sobre los clientes y alumnos. De este modo el centro docente podrá conocer mejor las necesidades de sus clientes (o clientes potenciales) y así poder adelantar una oferta y mejorar la calidad en la prestación del servicio. Podrá realizar un correcto seguimiento comercial de sus clientes. Con este módulo podemos llevar, de una forma sencilla, un registro de los contactos realizados con cada cliente/alumno, incluyendo un detallado sistema de agenda y avisos que nos permitirá estar al día constantemente. También controlaremos los intereses que han mostrado los clientes en servicios/productos existentes o que aún no ofertamos (detectando así oportunidades de mercado), además de controlar otros aspectos que veremos más adelante. El módulo CRM, obviamente gira entorno al concepto de Cliente/Alumno, sin embargo hay varios conceptos que es importante tener claros antes de seguir con la exposición de este capítulo. Estos son los de Personal, Eventos de agenda e Intereses. En el módulo CRM de agora, por Personal entenderemos a los empleados no docentes de nuestro centro académico. En concreto, para el CRM lo más importante será el personal del departamento comercial. Los Eventos de agenda se entienden como todos aquellos contactos, reuniones, llamadas telefónicas, presentaciones, visitas, reuniones programadas, etc… que el Personal de nuestro centro puede tener con cualquiera de nuestros Clientes o Alumnos. Así pues, bajo este concepto incluimos todo tipo de ‘eventos’ (tanto pasados como futuros o programados) o interacciones que pueden surgir en la relación con nuestros Clientes o Alumnos. Por otro lado, los Intereses en agora recogen las necesidades de nuestros Clientes o Alumnos o el interés mostrado por los mismos en nuestra

Capítulo 14 – Módulo de Gestión Comercial | 229 oferta académica (grupos) e incluso en un servicio que todavía no ofrecemos. De este modo, nos servirán como una importante fuente de información para la realización de campañas comerciales o para adecuar nuestra oferta académica a las necesidades del mercado.

2. Los baremos comerciales. Al igual que en el resto de agora los denominados Baremos comerciales nos servirán para configurar a nuestro gusto algunas de las opciones del módulo CRM. En concreto contaremos con los siguientes baremos: •

Cargos.

•

Grados de interés.

•

Tipos de evento.

Todos estos datos nos van a servir para especificar la información proporcionada de una manera fácil y cómoda, ya que introduciendo una vez los datos (p.ej. los tipos de evento), cada vez que queramos disponer de ellos, sólo tendremos que desplegar las opciones introducidas y elegir la correspondiente. Veámoslos uno por uno: Cargos: Desde ‘Baremos > Cargos’ de la solapa ‘Comercial’ podremos dar de alta los diferentes cargos de las personas (referentes a los clientes) y de nuestro personal (director, administrativo, comercial,...). Después podremos seleccionarlo en los datos de la persona vinculada con el cliente o de nuestro personal o empleados.

Ventana de edición de cargos

Grados de interés: Desde ‘Baremos > Grados de interés’ de la solapa ‘Comercial’ introduciremos el grado de interés percibido en el cliente/alumno (si está muy interesado en uno de nuestros grupos, o más bien dubitativo, etc.), incluso podemos puntuar dicho grado numéricamente.

Ventana de edición de grado de interés

Tipos de evento: Desde ‘Baremos > Tipos de evento’ de la solapa ‘Comercial’ podremos introducir todos los tipos de eventos que deseemos diferenciar. Por ejemplo: llamada telefónica, mailing, reunión, visita comercial, etc.; esto nos sirve para dejar constancia de que tipo de evento se

230 | Manual del Usuario de agora ha producido o tiene que producir con el cliente, además de para realizar más tarde las oportunas consultas o estadísticas por tipo de evento. Cuando realicemos un evento de agenda, sólo tendremos que seleccionar el correspondiente tipo de evento. El color del evento nos servirá para que en las agendas, todo evento de un mismo tipo se vea con un determinado color.

Ventana de edición de Tipos de contacto

3. Gestión de personal o empleados Como ya hemos comentado anteriormente, una de las partes centrales del módulo CRM de agora es la gestión del personal o empleados de la empresa. En la solapa ‘Comercial’ tenemos un grupo de opciones denominado ‘Empleados’. En el mismo existen 2 opciones ‘Gestión de personal’ y ‘Gestión de comerciales’. Ambas sirven para poder dar de alta al personal no docente de nuestro centro (personal administrativo, comercial,...), es decir, las personas que trabajan en nuestro centro. El alta de empleados la podremos realizar desde el ‘Fichero de personal’ o desde la ‘Gestión de personal’ (o ‘Gestión de comerciales’). En estas ventanas pondremos tener registrados todos sus datos (dirección, teléfono, tipo de personal, etc.). Tener en agora nuestro personal nos servirá, por ejemplo, para saber qué persona de nuestro centro ha realizado un contacto, llamada, reunión,… determinado. Además, se puede asociar al empleado con un usuario de agora, para que de esta forma al entrar en la aplicación se muestren sólo los eventos asociados al usuario con el que se entra en la aplicación.

3.1. Fichero de personal Para crear un nuevo empleado lo podemos hacer desde la opción de la solapa ‘Comercial’ ‘Fichero de personal’ desplegando el botón ‘Gestión de personal’.

Nos aparecerá una ventana con la lista de empleados definidos (ninguno si no lo hemos definido con anterioridad), pulsaremos el botón del altas (símbolo [+]) y nos aparecerá la ventana de edición de personal.

Capítulo 14 – Módulo de Gestión Comercial | 231

Ventana de lista de personal o empleados

Ventana de alta de personal o empleado

Como se puede observar en la ventana de empleado tenemos 2 pestañas. La pestaña ‘Datos Generales’ contiene información de carácter personal, como nombre y apellidos del empleado (únicos datos obligatorios a cubrir), domicilio, teléfonos, e-mail, usuario de agora asociado,... En la pestaña ‘Datos Económicos’, podemos introducir datos de carácter económico y laboral, como la cuenta bancaria del empleado, su número de la seguridad social, tipo de contrato,…

232 | Manual del Usuario de agora

3.2. Gestión centralizada de personal y gestión de comerciales Tanto la ‘Gestión de personal’ como la ‘Gestión de comerciales’ nos permiten contar con una visión global de todos los aspectos relacionados con los empleados o personal no docentes del centro. Ambos entornos son idénticos, con la única diferencia de que la ‘Gestión de comerciales’, muestra sólo aquellos empleados que están encuadrados dentro del ‘Tipo de personal’ ‘Comercial’, mientras que la ‘Gestión de personal’ nos mostrará todos los empleados no docentes, independientemente del ‘Tipo de personal’ al que estén vinculados (incluirá por tanto a los empleados comerciales).

Ventana de gestión centralizada de personal La ventana de ‘Gestión centralizada de personal’ [sólo disponible a partir de la edición Empresarial del programa, o con el módulo CRM] permite consultar y manipular los datos íntegros de un empleado determinado. Permite dar de alta nuevo personal y desplazarse entre las fichas de los distintos empleados del centro. Desde una sola pantalla es posible consultar todos los datos relacionados con un empleado, así como realizar las operaciones pertinentes según el icono seleccionado de los Elementos Vinculados (cuadro situado en la zona izquierda) [Véase Tipos de ventanas, en el apartado 4 del capítulo 2]. En la ventana de Gestión de personal y Gestión de comerciales podemos encontrar los siguientes iconos de selección de vistas: •

Datos Generales: Muestra los datos generales del empleado seleccionado, separados en datos personales y de carácter económico. Permite modificar.

Capítulo 14 – Módulo de Gestión Comercial | 233 •

Facturas de clientes: Muestra las facturas que se han emitido a todos los clientes a los que se haya vinculado el empleado. Permite filtrar, consultar, cobrar, listar e imprimir.

•

Facturas de matrículas: Muestra las facturas que se han emitido y en las que existe algún adeudo de alguna de las matrículas a las que está vinculado el empleado. Permite filtrar, consultar, cobrar, listar e imprimir.

•

Clientes: Muestra los clientes vinculados al empleado. Permite modificar, eliminar, filtrar, consultar, listar e imprimir.

•

Matrículas: Muestra las matrículas vinculadas al empleado. Permite añadir, modificar, eliminar, filtrar, consultar, listar e imprimir.

•

Adeudos de matrículas: Muestra los adeudos que se han emitido de las todas las matrículas a las que está vinculado el empleado. Permite cobrar, modificar, filtrar, consultar, listar e imprimir.

•

Adeudos de clientes: Muestra los adeudos que se han emitido a todos los clientes con los que se ha vinculado al empleado. Permite cobrar, modificar, filtrar, consultar, listar e imprimir.

•

Grupos: Muestra los grupos vinculados al empleado. Permite añadir, modificar, filtrar, consultar, listar e imprimir.

•

Eventos de agenda (todos): Muestra los eventos de agenda, es decir contactos, llamadas, reuniones, visitas programadas, visitas realizadas,… de los cuales el empleado va a ser el participe principal. Permite añadir, modificar, filtrar, consultar, listar e imprimir.

•

Cobros de matrículas: Muestra los cobros que se han realizado sobre adeudos de las matrículas a las que está vinculado el empleado. Permite filtrar, consultar, listar e imprimir.

•

Cobros de clientes: Muestra los cobros que se han realizado sobre adeudos de los clientes con los que se ha vinculado al empleado. Permite filtrar, consultar, listar e imprimir.

•

Eventos con aviso: Muestra los eventos de agenda, es decir contactos, llamadas, reuniones, visitas programadas, visitas realizadas, que tienen marcado un aviso… y van dirigidos al empleado, quien va a ser el participe principal del evento. Permite añadir, modificar, filtrar, consultar, listar e imprimir.

•

Presupuestos: Muestra los presupuestos vinculados al empleado. Permite añadir, modificar, filtrar, consultar, listar e imprimir.

•

Intereses: Muestra los intereses vinculados al empleado. Permite añadir, modificar, filtrar, consultar, listar e imprimir.

•

Documentación (Gestión documental): [disponible a partir de la edición Profesional] Muestra los documentos vinculados al empleado seleccionado. Permite añadir, modificar, eliminar, abrir el documento vinculado, filtrar, consultar, listar e imprimir.

234 | Manual del Usuario de agora

4. Gestión centralizada de clientes y alumnos Los clientes y alumnos son la razón de ser del módulo CRM. Es en sus fichas de ‘Gestión centralizada’, donde vamos a encontrar toda la información sobre los mismos. Desde La ‘Gestión centralizada de clientes’ podemos ver todos los datos vinculados al mismo, además de los iconos de selección de vistas de Eventos de agenda, Eventos con aviso, Intereses, Direcciones y Personas [sólo a partir de la edición Empresarial o Módulo Comercial]. Sin embargo, contiene también todos los demás aspectos administrativos y docentes relacionados con el mismo (alumnos vinculados, matrículas, adeudos, cobros, facturas, grupos, horarios, asistencias, profesores,...).

Ventana de gestión centralizada de clientes. La ventana de ‘Gestión de clientes’ permite consultar y manipular los datos íntegros de un cliente o cliente potencial. También puede darse de alta a un nuevo cliente o desplazarse entre las fichas de los distintos clientes del centro. Desde una sola pantalla es posible realizar todo tipo de operaciones como matricular, cobrar sus adeudos, emitir facturas, anotar direcciones o personas de contacto, ver estadísticas de lo pagado y lo pendiente, etc. Las vistas o elementos vinculados que añade el módulo CRM a la Gestión centralizada de clientes son: •

Direcciones: Muestra las direcciones del cliente seleccionado. Permite añadir, modificar, eliminar, filtrar, consultar, listar e imprimir.

•

Eventos (todos): Muestra un histórico de todos los eventos realizados sobre el cliente seleccionado (llamadas, e-mail recibido o enviados, reuniones, visitas, etc…). Permite añadir, modificar, eliminar, filtrar, consultar, listar e imprimir.

Capítulo 14 – Módulo de Gestión Comercial | 235 •

Eventos con Avisos: Muestra los eventos que tienen marcado un aviso y están relacionados con el cliente seleccionado. Permite añadir, modificar, eliminar, filtrar, consultar, listar e imprimir.

•

Presupuestos: Muestra los presupuestos sobre grupos realizados al cliente seleccionado. Permite añadir, modificar, eliminar, filtrar, consultar, listar e imprimir.

•

Personas: Muestra las personas de contacto que tiene el cliente seleccionado. Permite añadir, modificar, eliminar, filtrar, consultar, listar e imprimir.

•

Intereses: Refleja el interés que ha mostrado el cliente seleccionado sobre los diferentes temas de la oferta académica del centro. Permite añadir, modificar, eliminar, filtrar, consultar, listar e imprimir.

Desde La ‘Gestión centralizada de alumnos’ podemos ver todos los datos vinculados al mismo, además de los iconos de selección de vistas de Eventos de agenda, Eventos con aviso e Intereses [sólo a partir de la edición Empresarial o Módulo Comercial]. Sin embargo, contiene también todos los demás aspectos administrativos y docentes relacionados con el mismo (clientes vinculados, matrículas, adeudos, cobros, grupos, horarios, asistencias, profesores,...).

Ventana de gestión centralizada de alumnos. La ventana de ‘Gestión de alumnos’ permite consultar y manipular los datos íntegros de un alumno o alumno potencial. También puede darse de alta a un nuevo alumno o desplazarse entre las fichas de los distintos alumnos del centro. Desde una sola pantalla es posible realizar todo tipo de operaciones como matricular, verificar su asistencia a clases, cobrar sus adeudos, ver estadísticas de lo pagado y lo pendiente, etc. Las vistas o elementos vinculados que añade el módulo CRM a la Gestión centralizada de alumnos son:

236 | Manual del Usuario de agora •

Eventos (todos): Muestra un histórico de todos los eventos realizados sobre el alumno seleccionado (llamadas, e-mail recibido o enviados, reuniones, visitas, etc…). Permite añadir, modificar, eliminar, filtrar, consultar, listar e imprimir.

•

Eventos con Avisos: Muestra los eventos que tienen marcado un aviso y están relacionados con el alumno seleccionado. Permite añadir, modificar, eliminar, filtrar, consultar, listar e imprimir.

•

Intereses: Refleja el interés que ha mostrado el alumno seleccionado sobre los diferentes temas de la oferta académica del centro. Permite añadir, modificar, eliminar, filtrar, consultar, listar e imprimir.

A continuación veamos con más detalle los conceptos especiales del módulo CRM, como los de personas, direcciones, presupuestos e intereses. Los eventos (con y sin aviso), los veremos más adelante en este mismo capítulo en el apartado de ‘Gestión de Agendas’.

4.1. Direcciones y personas Esta parte del módulo comercial o CRM (específico para clientes no alumnos) va a permitir que demos de alta tantas direcciones del cliente como queramos además de la dirección principal o central del cliente situada en sus ‘Datos Generales’. Esto será interesante, por ejemplo, para el caso de clientes empresa que tienen direcciones en diferentes edificios o ciudades.

Ventana de edición de otras direcciones. Además agora permite dar de alta a las personas de contacto en cada dirección de las antes mencionadas. Así sabremos por quién preguntar en cada caso. En el caso de que la persona ya estuviese dada de alta, tan solo hace falta vincularla desde el apartado ‘Personas’ de la ventana de edición de ‘Direcciones’ y en lugar de hacer ‘clic’ en el botón de altas [+] pulsaremos sobre el botón de localizar e insertar [botón con forma de lupa]. Desde el ítem o elemento vinculado ‘Personas’ podemos dar de alta las personas (empleados o contactos) del cliente sin necesidad de vincularlos con ninguna de las otras direcciones en concreto. Podremos añadir información de esta persona como su cargo, teléfono fijo, teléfono móvil, e-mail, fax,…

Capítulo 14 – Módulo de Gestión Comercial | 237

Ventana de alta de personas del cliente.

4.2. Presupuestos El módulo CRM dispone de una gestión de presupuestos que se pueden realizar a los clientes (no a los alumnos). Estos presupuestos podemos realizarlos desde la ‘Gestión centralizada de clientes’ seleccionando el elemento vinculado ‘Presupuestos’ o bien desde la solapa ‘Comercial’ de agora en el icono ‘Presupuestos’ del grupo ‘Gestión comercial’. Esta opción permite elaborar y entregar presupuestos a un cliente o cliente potencial que haya venido, por ejemplo, a pedir información (recuérdese que también podemos guardar los datos de este cliente potencial tanto como alumno o como cliente, para tener todos sus datos de cara a mailings, etc.). Para crear un nuevo presupuesto pulsaremos sobre el botón de altas [+] (como en cualquier otro lugar del programa). Nos aparecerá la ventana de edición de presupuestos con los campos en blanco. En primer lugar escribiremos una descripción para el mismo y después buscaremos al cliente al que le queremos realizar dicho presupuesto (si lo hemos hecho desde la ‘Gestión centralizada de clientes’ ya estará rellenado con el cliente adecuado). Si lo deseamos, podemos aplicarle una tarifa o definirle vencimientos para la forma de pago especificada. Enmarcaremos el presupuesto dentro de unas fechas, la fecha de valor y la fecha de caducidad. También detallaremos el número de alumnos incluidos en el mismo. Las casillas de aceptado y vigente indican, respectivamente, si se ha aceptado o no, y si aún está vigente o no. El campo ‘Nº de horas’ indica las horas presupuestadas (se actualiza al rellenar el apartado ‘Detalles del Presupuesto’), para las que tendremos que definir un importe por hora (se actualiza al rellenar los ‘Detalles del Presupuesto’). Automáticamente se actualizarán los campos de subtotal y total (si tenemos puesta alguna tarifa, se actualizará en el total).

238 | Manual del Usuario de agora Dentro de esta ventana contamos con otra ventana de lista para describir los Detalles del Presupuesto. Aquí especificaremos el nombre del grupo, con sus fechas de inicio y fin, una casilla para indicar si las clases se impartirán en el centro del cliente y, si se quiere, el tipo de grupo al que pertenece. También especificaremos el ‘Nº de horas’ y el precio por hora de este grupo en particular, así como el ‘Nº de alumnos’. El campo de total se rellenará de forma automática. En esta ventana disponemos también de un campo de notas (haciendo doble clic se abrirá el editor) donde apuntar cualquier comentario relevante.

Ventana de alta de Presupuesto Quizás la funcionalidad más interesante de esta ventana de presupuestos es la posibilidad de crear un grupo con las características del presupuesto (en la barra de botones). Es decir, los grupos que hemos definido en los Detalles del Presupuesto podrán crearse como grupos de la oferta académica. Desde la ventana de lista de presupuestos se puede imprimir un informe del presupuesto seleccionado haciendo clic en el botón adecuado. Aparecerá en pantalla en esos momentos el gestor de impresos con el diseño que la aplicación tiene predeterminado para presupuestos. Este diseño predefinido de se podrá modificar por parte del usuario en el caso de que posea la edición Profesional o superior de agora desde la pestaña de ‘Vista de diseño’ del propio Gestor de impresos.

Capítulo 14 – Módulo de Gestión Comercial | 239

Ventana de impreso de presupuesto

4.2. Intereses La gestión de intereses permite que con el módulo CRM se puedan gestionar los intereses que muestran los clientes y/o alumnos sobre la oferta académica del centro. Estos intereses podemos gestionarlos desde la ‘Gestión centralizada de clientes’ y la ‘Gestión centralizada de alumnos’ seleccionando el elemento vinculado ‘Intereses’ o bien desde la solapa ‘Comercial’ de agora en el icono ‘Intereses’ del grupo ‘Gestión comercial’. Cuando queramos dar de alta un nuevo interés de un cliente o alumno sobre nuestra oferta académica, pulsaremos sobre el botón de altas [+] (como en cualquier otro lugar del programa). Nos aparecerá la ventana de edición de intereses con los campos en blanco. En primer lugar buscaremos el cliente y/o alumno al que le queremos vincular dicho interés (si lo hemos hecho desde la ‘Gestión centralizada de clientes’ o la ‘Gestión centralizada de alumnos’ ya estará rellenado respectivamente con el cliente o alumno adecuado). A continuación escogeremos la asignatura y/o el grupo concreto en el que está interesado el cliente y/o alumno. El campo de ‘Personal (empleado) que ha introducido el interés’ indica la persona del centro docente que ha dado de alta el interés. En el caso de que el usuario de agora que está dando de alta el interés esté vinculado a un empleado o personal el

240 | Manual del Usuario de agora campo se rellenará automáticamente con este último. Otros datos que podemos indicar son el grado de interés, la fecha en que ha mostrado ese interés, si ha sido revisado el interés, si ha sido resuelto y la fecha de resolución y unos comentarios sobre el proceso de la gestión del interés.

Ventana de alta de Intereses

5. Gestión de agendas El corazón del módulo CRM de agora es la ‘Gestión de agendas’. Con esta parte del módulo los empleados del centro podrán gestionar su agenda personal y organizarse de forma adecuada y eficaz todo su trabajo. Mediante las agendas se podrán gestionar, en un ágil entorno visual (estilo calendario), los eventos de todo tipo (pudiendo estar vinculados con los clientes y/o alumnos del centro y con la oferta académica), así como programarse avisos. En definitiva, con la ‘Gestión de agendas’ se vinculan los eventos y los empleados del centro con el corazón de la aplicación, de modo que se ganará en eficacia y organización del trabajo en la empresa, pudiendo entre otras cosas realizar una correcta labor comercial y mejorar la relación con los clientes y/o alumnos y el servicio que se les ofrece. En agora los eventos de agenda se consideran todos aquellos contactos, reuniones, tareas o gestiones que los empleados del centro han realizado o deben realizar en su labor diaria. Estos eventos podemos gestionarlos desde las diversas opciones de la ‘Gestión de agendas’, desde la solapa ‘Comercial’ de agora en el grupo ‘Gestión comercial’. También se puede hacer desde las ‘Gestiones centralizadas de clientes, alumnos, grupos, personal y comerciales’ seleccionando el elemento vinculado ‘Eventos de Agenda’ o ‘Eventos con Aviso’.

Capítulo 14 – Módulo de Gestión Comercial | 241 Las ‘Gestión de agendas’ tiene múltiples opciones que permiten trabajar de forma cómoda y mostrando sólo los datos que realmente nos interesen mediante filtros de todo tipo. Podemos ver la agenda de una persona concreta, de todo el departamento comercial, lanzar la agenda de todos los eventos entre unas fechas concretas y que además tengan aviso marcado,… Desde cualquiera de los listados de eventos, tendremos la posibilidad de lanzar una agenda que nos muestre sólo aquellos que aparecen en ese momento en el mencionado listado, teniendo en cuenta todos los filtros previos que hayamos podido realizar.

Opciones de la gestión de agendas Es importante remarcar que la agenda se puede lanzar desde la ‘Gestión centralizada de clientes, de alumnos y de grupos’ (desde el botón con forma de calendario). En este caso la agenda que agora nos mostrará será la de todos los eventos del cliente o del grupo respectivamente. IMPORTANTE: La agenda tiene en cuenta la asociación de un empleado o personal con un usuario de agora, de modo que la agenda sólo se mostrará para aquellos empleados que tengan usuario asociado.

5.1. El interfaz de agenda y los eventos La agenda es un intuitivo interfaz que nos permite trabajar, con lo que hemos denominado eventos, de una forma ágil y cómoda. A continuación pasaremos a detallar tanto el interfaz de la agenda como las características de los eventos de agora. 5.1.1 Zonas del Interfaz de Agenda La ventana del Gestor de agendas, similar a un calendario, tiene varias zonas claramente identificables, cada una de las cuales tienen unas características determinadas y nos ofrece una serie de funciones y herramientas que pasamos a enumerar y detallar a continuación.

242 | Manual del Usuario de agora

Zonas del Gestor de agendas - Cinta de título: En la parte izquierda aparecerá el título de la agenda que hemos abierto y en la derecha las fechas de inicio y fin de entre todas las seleccionadas. - Cinta de opciones: En esta cinta se muestran todas las opciones de visualización que indicarán al Gestor de agendas como presentarnos la información en la zona de la ventana denominada Cuerpo de la agenda o Calendario. Podremos ver la información en un calendario semanal, laboral (dejando fuera el día o días que definamos en las opciones como no laborales), mensual o diario. Podremos decidir cual consideramos el horario de jornada laboral, la escala de tiempo en la que nos diviría cada franja, imprimir la agenda, etc… En esta cinta también están la Gestión de avisos, que nos mostrará los eventos con marca de aviso activada y que ya llevamos con retraso.

Cinta de opciones del Gestor de agendas - Barra de calendario: Mediante esta útil barra podremos desplazarnos de forma rápida de unos días a otros con simples ‘clics’ de ratón, permitiendo seleccionar los días concretos que queremos visualizar en el cuerpo de la agenda o calendario. De este modo con el uso del ratón y la tecla <Ctrl> podremos seleccionar días salteados (los días 15, 17, 19 y 25 de septiembre por ejemlo) o con la ayuda de la tecla <Mayúsc> seleccionar un rango de días (del 13 al 22 de octubre por ejemplo).

Capítulo 14 – Módulo de Gestión Comercial | 243

Barra de calendario con días alternos seleccionados - Cuerpo de la agenda o calendario: En esta zona, la más amplia de la ventana, se nos presentará la información de los eventos que hemos marcado que queremos que se muestren en la agenda de una forma visual, dependiendo en todo momento de las opciones seleccionadas tanto en la cinta de título, como en la barra de calendario (vista de calendario mensual, semanal, diario o laboral, escala de tiempo, zona horaria,…) 5.1.2. El evento. Alta y modificación. Desde la agenda podremos crear los denominados eventos para indicar desde una reunión concertada a una llamada, pasando por un envío de material docente o la constatación del envío de un e-mail a un cliente o alumno. Bastará con hacer ‘doble clic’ sobre el lugar de la agenda en el que queramos introducir un nuevo evento, o bien seleccionar varias casillas de franja horaria (pinchando y arrastrando) y con el botón derecho escoger la opción ‘Nuevo Evento’ del menú contextual.

Ventana de edición de un evento

244 | Manual del Usuario de agora En la ventana de alta indicaremos el asunto o descripción principal del evento, la persona (empleado) que ha dado de alta el evento, la persona (empleado) a la que va dirigido el evento, la fecha de inicio, la fecha de fin y las horas de inicio y fin (en el caso de que no sea un evento de todo el día). Además podemos completar los datos de un evento con más información, que aunque no es obligatoria, si es extremadamente útil, como el cliente y persona del cliente vinculado a ese evento, el alumno y/o el grupo asociados al evento, la marca de si queremos que se nos avise sobre el evento (por si llevamos retraso en su realización o como recuerdo de una reunión), si deseamos que se muestre de modo visual en el calendario (por ejemplo una llamada que se realizó el mes pasado para felicitar a un cliente por su cumpleaños es probable que no queramos que se muestre en la agenda), si el evento es de toda la empresa (de modo que saldrá en todas las agendas, no sólo en la de la persona a la que va dirigido el aviso y por último un campo Notas para indicar cualquier cosa que se considero oportuno sobre el evento.

Botón contextual sobre un evento de la agenda Una vez creado, un eventos se puede modificar con hacer doble clic sobre el mismo y cambiando sus datos en la ventana de edición. También podemos trasladarlos de hora día, en incluso entre agendas con pinchar y arrastrarlos a una nueva posición. Además con el menú contextual que surge al pinchar con el botón derecho sobre un evento determinado, podremos realizar acciones tan interesantes, como abrir el cliente vinculado, abrir el grupo vinculado o copiar el evento, entre otras cosas. Los eventos también se podrán añadir desde las diversas ventanas de lista que nos ofrece la ‘Gestión de agendas’ de la solapa ‘Comercial’ de agora en el grupo ‘Gestión comercial’ y desde las ‘Gestiones centralizadas de clientes, grupos, personal y comerciales’ seleccionando el elemento vinculado ‘Eventos de Agenda’ o ‘Eventos con Aviso’. En ambos casos se pinchará sobre el botón de altas [+] para añadir un nuevo evento.

5.2. Eventos con aviso Los eventos, como ya hemos visto, nos indican cualquier tipo de acción reseñable que queramos tener en cuenta o de la que deseemos tener un histórico. Así pues, podremos considerar un evento, desde una importante reunión con un cliente potencial al envío de una carta con la factura del mes, pasando por una llamada telefónica o e el envío de un ‘mailing’ comercial. Los eventos pasados se pueden quedar registrados (a no ser que los eliminemos), con lo que si tenemos éstos vinculados a un cliente, un alumno o un grupo, podemos tener un histórico de nuestras relaciones con un cliente o un alumno o las acciones realizadas sobre un grupo.

Capítulo 14 – Módulo de Gestión Comercial | 245 Si estos eventos son futuros, es decir están planificados para una fecha posterior a la actual, indicarán acciones que se deberían realizar. En estos casos puede que nos interese marcar la casilla de ‘Aviso’, en el caso de que deseemos que agora nos comunique mediante una ventana emergente que debemos realizar esa acción. En ese caso podremos indicar con cuántos minutos de antelación queremos que agora nos avise de que se va o tiene que producir ese evento.

En cuanto tengamos marcado algún evento con aviso, agora nos recordará que tenemos que realizar ese evento con el tiempo de antelación que le hayamos marcado (siempre y cuando estemos dentro de la agenda o con agora abierto y la agenda minimizada). Cuando nos salga la ventana emergente nos mostrará los eventos con aviso pendientes de resolución y los que ya deben ser tenidos en cuenta para avisarnos según el tiempo de antelación que hayamos marcado.

Ventana emergente de gestión de avisos Desde esta ventana podremos abrir los eventos objeto del aviso o desactivarlo si ya hemos realizado la acción o si ya no queremos que nos salga un recordatorio sobre el mismo.

5.3. Agenda propia, de personas y completa Las primeras opciones que se muestran cuando desplegamos el menú del botón ‘Gestión de agendas’ son ‘Agenda propia’, ‘Agenda de persona/s…’, ‘Agenda dpto. comercial’ y ‘Agenda completa’. A continuación pasamos a detallar cada una de ellas. 5.3.1. Agenda propia Como ya hemos visto anteriormente los empleados del centro se pueden asociar (en la ficha de empleado o personal o en la ‘Gestión centralizada de personal’) a un usuario de la aplicación, con sus claves de acceso, permisos personalizados y demás características vistas en el capítulo 11. La agenda propia tiene en cuenta esa asociación empleado-usuario para mostrar en pantalla la agenda personalizada del empleado-usuario que en ese momento está autenticado en agora. De este modo podrá trabajar con sus eventos, convirtiéndose esta ‘Agenda propia’ en una herramienta, muy útil y potente para el apoyo de su trabajo diario.

246 | Manual del Usuario de agora

Ventana de ‘Agenda propia’ 5.3.2. Agenda de persona/s Con la opción ‘Agenda de persona/s…’ podremos ver la agenda de uno o varios empleados, siempre y cuando tengan usuario de agora asociado. Se podrá ejecutar de dos modos diferentes. Al seleccionar la opción de ‘Agenda de persona/s’ nos saldrá una ventana de selección múltiple con los empleados que tienen usuario de agora asociado para escoger la agenda que más nos interese visualizar.

Llegados a este punto agora preguntará si deseamos que se nos muestre la agenda en modo agregado o en modo comparativo. Con el modo agregado podremos ver de un vistazo y de modo conjunto (en un mismo calendario) todos los eventos de agenda de todos los empleados seleccionados anteriormente. [Se mostrarán todos los eventos que no tengan marcada la casilla de ‘No mostrar en el calendario’]. Con el modo comparativo podremos ver los eventos de los empleados seleccionados en una misma pantalla, pero de un modo separado. Por cada día del calendario aparecerán tantas columnas como empleados se hayan seleccionado. De esta forma, se podrá comparar las agendas y manipular los eventos de forma conjunta (trasladar eventos de una agenda a otra con sólo pinchar y arrastras, copiar eventos de un empleado a otro, etc…)

Capítulo 14 – Módulo de Gestión Comercial | 247

Ventana de agenda de dos empleados en modo comparativo Como ya hemos visto anteriormente los empleados del centro se pueden asociar (en la ficha de empleado o personal o en la ‘Gestión centralizada de personal’) a un usuario de la aplicación, con sus claves de acceso, permisos personalizados y demás características vistas en el capítulo 11. 5.3.3. Agenda del departamento comercial Con esta agenda lo que se nos mostrará es el calendario conjunto de todos los empleados cuyo ‘Tipo de personal’ sea ‘Comercial’ (siempre y cuando tengan un usuario de agora asociado). Así, pues este calendario sería el mismo que podríamos obtener si en la opción de ‘Agenda de persona/s…’ escogiésemos todos los empleados del departamento comercial y la opción de modo agregado.

Ventana de agenda del departamento comercial

248 | Manual del Usuario de agora 5.3.4. Agenda completa Con esta agenda lo que se nos mostrará es el calendario conjunto de todos los empleados de nuestro centro (siempre y cuando tengan un usuario de agora asociado). Así, pues este calendario sería el mismo que podríamos obtener si en la opción de ‘Agenda de persona/s…’ escogiésemos todos los empleados y la opción de modo agregado.

Ventana de agenda completa

5.4. Listas de eventos Las listas de eventos nos mostrarán en una ventana de lista una serie de eventos que cumplan unas condiciones determinadas (todos los eventos, los eventos propios filtrados entre fechas, los eventos que tienen marcado aviso,…). De este modo se podrá trabajar sobre ellos o lanzar la agenda de los mismos.

Ventana de lista de eventos propios entre fechas

Capítulo 14 – Módulo de Gestión Comercial | 249 Existen diversas opciones de lista de eventos del Gestor de agendas, que pasamos a detallar a continuación: •

Lista de eventos: Esta lista de eventos nos mostrará todo el histórico de eventos destinados a todo empleado-usuario.

•

Lista de eventos entre fechas: La lista de eventos entre fechas nos mostrará todo el histórico de eventos que se ha generado por todo empleado-usuario entre las fechas que indiquemos.

•

Lista de eventos propios: Nos mostrará todo el histórico de eventos de los que el empleado-usuario activo en agora es destinatario, es decir, es la persona a la que va dirigido el evento.

•

Lista de eventos propios entre fechas: Nos mostrará todo el histórico de eventos de los que el empleado-usuario activo en agora es destinatario, entre las fechas que indiquemos.

•

Lista de eventos con aviso: Nos mostrará todo el histórico de eventos, con marca de aviso activada, destinados a todo empleadousuario.

•

Lista de eventos con aviso [para hoy]: Nos mostrará todos los eventos, con marca de aviso activada, para el día actual. Se considerará para hoy si el día actual se encuentra entre las fecha de inicio y fin (ambas incluidas) del evento con aviso.

•

Lista de eventos con aviso [hasta una fecha]: Nos mostrará todos los eventos, con marca de aviso activada, hasta la fecha que le indiquemos a la aplicación.

•

Lista de eventos con aviso [entre fechas]: Nos mostrará todos los eventos, con marca de aviso activada, y que se encuentren entre las fechas que le indiquemos a la aplicación.

•

Lista de eventos con aviso propios: Nos mostrará todo el histórico de eventos, con casilla de aviso marcada, de los que el empleadousuario activo en agora es destinatario, es decir, es la persona a la que va dirigido el evento.

•

Lista de eventos con aviso propios [para hoy]: Nos mostrará todos los eventos, con marca de aviso activada, para el día actual y de los que el empleado-usuario activo en agora es destinatario. Se considerará para hoy si el día actual se encuentra entre las fecha de inicio y fin (ambas incluidas) del evento con aviso.

•

Lista de eventos con aviso propios [hasta una fecha]: Nos mostrará todos los eventos, con casilla de aviso marcada, hasta la fecha que le indiquemos a la aplicación y de los que el empleadousuario activo en agora es destinatario.

•

Lista de eventos con aviso propios [entre fechas]: Nos mostrará todos los eventos, con marca de aviso activada, que se encuentren entre las fechas que le indiquemos a la aplicación y de los que el empleado-usuario activo en agora es destinatario.

En todas las ventanas de lista de eventos que aparecen en agora (incluidas las que aparecen en las ‘Gestiones centralizadas de personal, comerciales, grupos, alumnos y clientes’) podremos realizar filtros que nos acoten la información que nos aparece en pantalla (ver todos los eventos cuyo ‘Tipo de evento’ es ‘Llamada de presentación’, los eventos que se realizan de 8:00 a 9:00, los que ha dado de alta un empleado concreto,…) y lanzar la agenda con sólo los eventos filtrados, lo que nos permitirá trabajar cómodamente sobre los mismos.

Capítulo decimoquinto

15- Herramientas Empresarial El presente apéndice del manual está dirigido a los usuarios avanzados de agora Empresarial y Corporativo, quienes con un poco de tiempo y esfuerzo llegarán a dominar las herramientas específicas de esta edición de forma sencilla. Este apéndice, es imprescindible para tener unas nociones mínimas sobre las herramientas específicas de las ediciones Empresarial y Corporativo de agora (Subprogramas, Consultas, Estadísticas y Documentos) y de ese modo formarse una idea general de cómo funcionan antes de empezar a trabajar con ellas. Recuerde que los usuarios de agora Empresarial o Corporativo deben leer también el resto de este manual del usuario al igual que los usuarios del resto de ediciones.

1. Cuadro de Herramientas Empresarial. El cuadro de ‘Herramientas empresarial’ de agora incluye potentes funcionalidades con las cuales los usuarios pueden crear múltiples ampliaciones de la aplicación. De esta manera el usuario puede crearse a medida su propia parte del programa.

Ventana principal de agora.

Capítulo 15 – Herramientas de agora Empresarial | 251

Así, disponemos de herramientas para crear: •

Subprogramas

•

Consultas

•

Estadísticas

•

Documentos

Como es lógico estas potentes utilidades de la aplicación se encuentran disponibles sólo para las ediciones Empresarial y Corporativo. Como se puede observar en la imagen de la página anterior, las ‘Herramientas empresarial’ se encuentran situadas en la parte derecha de la pantalla principal. Se puede activar o desactivar su visualización a gusto del usuario desde la solapa ‘Herramientas’ en su opción ‘Herramientas empresarial’ y además, si lo preferimos, podemos modificar el tamaño de su ventana a nuestro gusto mediante el uso del ratón. Descubramos, herramientas…

paso

por

paso,

como

utilizar

estas

extraordinarias

2. Creación de subprogramas 2.1. Definir subprogramas Esta herramienta permite al usuario crear sus propios subprogramas (basados en tablas de datos) enlazados con agora. De este modo, el usuario puede ampliar la aplicación para gestionar otros aspectos no incluidos en la aplicación, como estancias en el extranjero, etc. Los subprogramas pueden estar enlazados con la aplicación original o entre sí, de modo que varios subprogramas enlazados pueden llegar a construir una gestión medianamente compleja. En resumen y para entendernos, podemos diseñar nuestro propio programa a partir de uno o varios subprogramas (que se definen como tablas de datos “inteligentes”). Recomendamos que en primer lugar se dedique mucho tiempo a pensar y diseñar sobre el papel la posible aplicación, para luego no cometer errores y ralentizar el proceso de su creación. Tendremos que tener muy claro cuál es la información que nos interesa reflejar.

252 | Manual del Usuario de agora

Por ejemplo, queremos crear un programa de “Estancias en el Extranjero”. Nos interesa, entre otras cosas, saber los datos del lugar donde va a alojarse el alumno, esto es, cuál es el nombre de la familia, dónde está ubicada la vivienda, el teléfono de contacto, etc. Además, gestionar lo fundamental de este programa: qué alumno realiza la estancia, por cuánto tiempo y cuál es el precio que le corresponde pagar. Para ello, crearemos varios subprogramas, que en este caso podrían ser 2: uno que podríamos llamar “Hogares de acogida” en el cual tendremos los datos de las familias que recibirán a los alumnos (con el nombre de la familia, la dirección, el código postal, la población, la provincia, el país y el teléfono), y otro de “Estancia” en el cual tendremos los datos del alumno que realiza la estancia (con un vínculo con el alumno, otro vínculo con el hogar de acogida, la fecha de inicio, la fecha de fin, el nº de días que estará, el precio por día y el total a pagar –este último será un campo calculado-).

2.2. Crear un subprograma Para crear un nuevo subprograma, una nueva extensión de agora, bastará con que seleccionemos la opción correspondiente en el cuadro de ‘Herramientas empresarial’. Lo haremos desde la barra de botones, pinchando sobre el primer icono (Crear nuevo subprograma).

El programa nos pedirá un nombre identificativo para el mismo (hay que recordar que éste será el nombre del subprograma o tabla concreto–en este ejemplo, “Hogares de acogida”–), tras ponerlo nos aparecerá una pantalla muy parecida a las que usamos en el resto de la aplicación, pero en lugar de datos del programa lo que aparecen son los datos de configuración del subprograma. agora ya nos habrá cubierto los datos por defecto necesarios para que el subprograma funcione. Ahora somos libres de configurar el resto. 2.2.1. Añadir campos a un subprograma El primer paso será añadir los campos. Los campos son los contenedores de información en las tablas y están definidos por un nombre (por ejemplo: “nombre”, “apellidos”, “dirección”, etc.), por un tipo (numérico, texto, fecha…) y una longitud. El primer campo referente a la tabla viene por defecto (es su identificador). Para dar de alta un campo (añadirlo) pincharemos sobre el icono [+], como en el resto de la aplicación.

Capítulo 15 – Herramientas de agora Empresarial | 253

En esta ventana tendremos que rellenar los siguientes datos: •

Nombre Campo- Es el nombre interno para la base de datos.

•

Nombre Tabla- Es el nombre interno de la tabla (no es editable).

•

Nombre Significativo- Es la denominación que verá el usuario en la ventana de edición cuando ejecute el subprograma.

•

Subcuenta- Sólo debe marcarse cuando el campo vaya a ser una subcuenta contable.

•

Tipo de Dato- Hay que seleccionar el tipo de dato que se corresponde con el campo que estamos definiendo. Puede ser de tipo: - Fecha: muestra los datos en modo fecha. Con control de calendario. - Hora: muestra los datos en modo hora. - Moneda: para todos los importes. - Numérico con decimales: permite cantidades numéricas fraccionarias. Utilizar especialmente en porcentajes. - Numérico sin decimales: siempre que el dato a introducir sea un nº entero y no sea moneda. - Sí/no: para opciones de activar/desactivar, sí/no. El programa mostrará una casilla de verificación. - Texto breve: permite cualquier tipo de dato alfanumérico de 1 a 255 caracteres. También debe seleccionarse este tipo de dato para aquellos valores numéricos que no representen cantidades ni porcentajes, es decir, sobre los que no se deban realizar operaciones aritméticas, como por ejemplo, números de teléfono, subcuentas y códigos postales. - Texto ilimitado: permite definir campos de texto que el usuario puede cubrir sin limitación de espacio. Sólo deben usarse si es imprescindible, ya que consumen muchos recursos.

•

Tamaño- (Sólo para los de tipo texto breve). Se refiere al número máximo de caracteres (o letras) permitido, (de 1 a 255).

•

Requerido- Si se marca quiere decir que será obligatorio que el usuario rellene este campo para aceptar los datos, pero si el usuario puede dejarlo en blanco no se tiene que marcar.

•

Vinculado- Muestra información del vínculo de este campo con otro subprograma o tabla (como veremos más adelante). No es editable.

Ante la duda, no poner campos como requeridos, ya que después no se pueden modificar.

254 | Manual del Usuario de agora

Ventana de alta de campo en un subprograma Así, para nuestro ejemplo práctico de “Estancias en el extranjero”, estamos creando el subprograma “Hogares de acogida”. Lo primero que hacemos es añadir los campos de los datos que nos interese tener en cuenta en esta tabla. De esta manera, el primer campo podría ser el nombre de la familia que recibirá a los alumnos; por lo que los datos a rellenar serían: - Nombre Campo- NombreFamilia. No se pueden dejar espacios en el nombre. - Nombre Tabla- (ya lo pone el programa). - Nombre Significativo- Nombre de la Familia. Esto es lo que veremos al utilizar el programa. - Tipo de Dato- Para escribir un nombre le corresponde un texto breve. - Tamaño- 50 (= permitirá escribir hasta 50 caracteres). - Requerido- Lo marcamos como requerido (de manera que no se pueda dar de alta un hogar de acogida si no existe una descripción para la familia que reciba al alumno). - Subcuenta- No lo marcamos, puesto que no es una subcuenta contable. - Vinculado- (ya lo pone el programa). Este campo no está vinculado. Después volveríamos a dar de alta otro campo, que sería Dirección, rellenando otra vez todos los datos. Otros campos serían: Código Postal, Población, Provincia, País y Teléfono. Todos ellos de texto breve.

Capítulo 15 – Herramientas de agora Empresarial | 255 Dentro de la pestaña de Campos, en la barra de botones, disponemos de dos opciones especiales: añadir vínculos y crear campos calculados. Veámoslos. AÑADIR VÍNCULOS A UN SUBPROGRAMA Bien al crearlo, bien al modificarlo más tarde, podremos añadir vínculos a un subprograma. Los vínculos son un tipo especial de campo que lo une a otras tablas o subprogramas para relacionar sus datos. Cuando un subprograma tiene campos vinculados significa que sus datos están relacionados con las tablas (o subprogramas) vinculadas. Así, por ejemplo, un subprograma de estancias en el extranjero podría estar vinculado con los alumnos que participan en dichas estancias, también con el profesor que sea tutor de las mismas e incluso con el subprograma que habremos creado de los hogares de acogida. Crear vínculos es muy fácil con agora, sólo hay que seleccionar la tabla con la que se vincula, el resto lo hace de forma automática. En esta ventana tendremos que rellenar los siguientes datos: •

Tabla o Subprograma vinculado- Indica con qué tabla se vincula este subprograma.

•

Obligatorio- (En gris) Los campos vinculados serán siempre obligatorios.

•

Borrar en cascada- Significa que cuando borras un dato del principal, se borra el dato vinculado. Si no lo marcamos el programa advertirá de que no puede borrar el dato principal cuando tenga algún dato vinculado aquí.

•

Campo descriptivo- Se trata del dato que verá el usuario como referencia del vínculo.

•

Campo descriptivo adicional- (opcional) permite ver un 2º dato de la tabla vinculada.

•

Cadena de conexión- Lo que separará los dos datos (una coma, una barra, etc.)

Alta de campo vinculado en subprogramas

256 | Manual del Usuario de agora

Así, para nuestro ejemplo práctico, además del subprograma o tabla “Hogares de acogida” hemos creado un segundo subprograma llamado “Estancias” con los siguientes campos: un vínculo con el subprograma “Hogares de acogida” (que desarrollaremos en este ejemplo), un vínculo con alumnos, fecha de inicio, fecha fin, nº de días, precio por día y total a pagar (que más tarde convertiremos en campo calculado. Esto se explica en el siguiente punto) Los vínculos para el subprograma (o tabla) “Estancias” serían: - Tabla o Subprograma vinculado- Seleccionamos la tabla “Hogares de acogida” - Borrar en cascada- No lo marcamos. - Campo descriptivo- Seleccionamos el Nombre de la Familia. - Campo descriptivo adicional (opcional) - Seleccionamos el Teléfono. - Cadena de conexión - escribimos una barra [/] que separará el nombre de la familia y el teléfono. (Así quedará: “Nombre de la Familia/ Teléfono”). Ya tenemos el vínculo creado. Para crear también un vínculo con Alumnos haremos lo mismo. En tabla o subprograma vinculado elegiremos Alumnos (tabla original de agora), y para los campos descriptivos elegiremos los apellidos y el nombre separados por una coma.

CREAR CAMPOS CALCULADOS Los campos calculados son campos del subprograma cuyo valor real para cada caso deberá ser calculado por el propio programa. Lo primero será crear los campos de forma normal y terminar de crear el subprograma (o tabla). Una vez creado, hay que reiniciar agora para que el programa pueda crear el nuevo subprograma para todas las empresas que tengamos. Después, una vez creado, podremos editarlo para crear el campo calculado. Para definirlos bastará con seleccionar un campo cualquiera de tipo numérico o moneda como campo calculado, entonces nos aparecerá una nueva ventana para definir la fórmula que regirá su cálculo automático. En esta ventana tendremos que rellenar los siguientes datos: •

Tabla- Se trata de la tabla de la cual vamos a seleccionar el campo que vamos a utilizar en el cálculo. El programa nos permitirá escoger entre cualquiera de las vinculadas.

•

Campo- Se trata del campo que vamos a utilizar en el cálculo.

Capítulo 15 – Herramientas de agora Empresarial | 257 •

Operación 2- Se trata de la operación que realizaremos (dividir, multiplicar, restar o sumar) con respecto al segundo campo que seleccionemos.

Para poder activar esta segunda parte hay que seleccionar la casilla situada a la izquierda (las siguientes funcionarán igual). Estos campos son opcionales y pueden utilizarse sólo si se quiere. •

Tabla 2, 3 y 4- (ver definición primera tabla).

•

Campo 2, 3 y 4- (ver definición campo 1).

•

Operación 3 y 4- (ver definición operación 2)

Para que luego el subprograma ejecute los cálculos hay que pulsar antes ‘Otras actualizaciones > Campos Calculados’, dentro de la solapa ‘Herramientas’ de agora.

Alta de campo calculado en un subprograma Así, para nuestro ejemplo práctico, el campo calculado que queremos crear para el subprograma (o tabla) “Estancias” sería el de “Total a pagar” para el cual multiplicaremos el número de días por el precio de un día. Así, nosotros rellenaríamos los siguientes datos: - Tabla - Seleccionamos la tabla “Estancias” (que es en la que se encuentra el campo “número de días”). - Campo - Seleccionamos el campo “número de días” - Operación 2 - Elegimos la operación “multiplicar” - Tabla 2 - Seleccionamos de nuevo la tabla “Estancias” (porque aquí encontramos también el campo “precio por día”). - Campo2- Seleccionamos el campo “precio por día”

258 | Manual del Usuario de agora

2.2.2 Definiciones de un subprograma Esto nos va a permitir que los procesos de importación/exportación reconozcan siempre cuándo un registro está duplicado, de manera que no importe datos ya existentes. En esta pestaña tendremos que rellenar los siguientes datos: •

Campo Identificativo- Es lo que identificará, a la hora de importar, si ese registro es el mismo. Disponemos de hasta tres campos para la identificación.

•

Campo Clave- Lo pone el programa (no es editable).

•

Es un Baremo Extendido- Si se marca quiere decir que debe comportarse como un baremo (es decir, que aparecerá dentro de una lista desplegable para su posible elección).

•

Es Importable- Si se marca quiere decir que los datos de este subprograma se podrán importar de una a otra empresa.

•

Es Exportable- Si se marca quiere decir que los datos de este subprograma se podrán exportar de una a otra empresa.

•

Grupo de Seguridad- Indica qué nivel de permisos ha de tener el usuario para acceder a la ejecución del subprograma.

Definiciones de un subprograma

Capítulo 15 – Herramientas de agora Empresarial | 259

Así, para nuestro ejemplo práctico, las definiciones subprograma (o tabla) “Hogares de Acogida” serían:

para

- Campo Identificativo 1- Como primer dato identificador para saber que es el mismo registro hemos puesto el nombre de la familia, pero para matizar más hemos añadido los campos de teléfono y dirección en los campos identificativos 2 y 3 respectivamente. Si todos ellos coinciden es que evidentemente se trata del mismo registro. - Campo Clave- Lo pone el programa (no es editable). - Es un Baremo Extendido- No lo marcamos, puesto que no son datos de tipo auxiliar. - Es Importable- Sí que lo marcamos, ya que queremos que se pueda importar. - Es Exportable- Sí que lo marcamos, ya que queremos que se pueda exportar. - Grupo de Seguridad- Aquí hemos decidido poner un Privado. 2.2.3. Definir la presentación de un subprograma Entre las operaciones de definición de un subprograma está la de su presentación en pantalla, qué campos aparecerán cuando sea listado y cuánto espacio ocuparán. Aquí se define lo que se va a ver en la ventana de lista final. Es susceptible de ser modificado posteriormente. Sólo hay que seleccionar el campo, el orden y la longitud que tendrá [esta vez el número no hace referencia a caracteres, sino a twips (coordenadas de pantalla)]. Aquí lo mejor es ir probando, mediante ensayo y error, hasta dar con la medida deseada.

Alta de presentación en un subprograma

260 | Manual del Usuario de agora

Así, para nuestro ejemplo práctico, las presentaciones para el subprograma (o tabla) “Hogares de Acogida” serían: - Campo- Seleccionamos primero el Nombre de la Familia (después volveremos a hacerlo con los campos de Dirección, Provincia y Teléfono). - Longitud- Para este campo hemos dejado la longitud que nos da por defecto, pero también podemos ajustarlo. - Orden- Dejamos el orden que pone, el 1 (se trata el orden en el que aparecerá en la ventana dicho campo). - Título- Dejamos el que sale por defecto al seleccionar el campo (es el nombre que veremos en la ventana).

2.2.4. Definir índices de un subprograma Los índices de un subprograma cumplen la misma función que los índices en las bases de datos, seleccionan aquellos campos o conjunto de campos por los que aparecerá ordenado preferentemente el subprograma. En esta pestaña tendremos que rellenar los siguientes datos: •

Nombre- Es el nombre del índice.

•

Campo 1- Es el campo por el que se van a ordenar los datos.

•

Campo 2, 3 y 4- Si se rellena, tras ordenar por el campo 1, lo ordenará a su vez por el 2, etc.

•

Ignorar nulos- Si lo marcamos significa que no tendrá en cuenta los que no tienen ese campo rellenado.

•

Único- Si lo marcamos significa que no puede haber 2 registros con los mismos datos para ese campo o conjunto de campos

Alta de índice de un subprograma

Capítulo 15 – Herramientas de agora Empresarial | 261

Así, para nuestro ejemplo práctico, los índices para el subprograma (o tabla) “Hogares de Acogida” serían: - Nombre- Ponemos Ind (de índice) y el nombre del campo que luego seleccionaremos, aquí, NombreFamilia, (después volveremos a hacer lo mismo con el campo Población). - Campo 1- Seleccionamos el campo NombreFamilia, (después volveremos a hacer lo mismo con el campo Población). - Campo 2, 3 y 4- No los marcamos. - Ignorar nulos- Sí lo marcamos (porque no pueden haber dos familias con la misma descripción). - Único- Sí lo marcamos.

2.3. Opciones de trabajo con los subprogramas Ya hemos creado los subprogramas (o tablas) que necesitábamos para gestionar nuestro propio programa o módulo perfectamente acoplado a agora. ¿Qué podemos hacer ahora con él? Estas son nuestras opciones: ejecutarlo, consultarlo, editarlo o borrarlo. Hay que tener en cuenta que después de crear el subprograma se tiene que reiniciar agora para que aparezca disponible en el cuadro de ‘Herramientas empresarial’. 2.3.1. Ejecutar un subprograma Una vez creado un subprograma puede ejecutarse desde la opción que aparecerá en la barra de botones de las ‘Herramientas empresarial’, veremos que presenta el mismo aspecto e interface que los subprogramas intrínsecos de la aplicación. Los mismos botones y menús realizan las mismas operaciones, sólo que esta vez con la estructura de datos que hemos definido para el subprograma.

Ejecución de un subprograma

262 | Manual del Usuario de agora 2.3.2. Consultar un subprograma Para consultar un subprograma bastará con que seleccionemos esta opción en la barra de botones de las ‘Herramientas empresarial’, nos aparecerá de nuevo la ventana de edición de subprogramas (la misma que cuando lo creamos) con los datos de su configuración actual en modo consulta, simplemente para visualizar el contenido, no puede modificarse.

Consulta de un subprograma

2.3.3. Editar un subprograma Para modificar un subprograma bastará con que seleccionemos esta opción en la barra de botones de las ‘Herramientas empresarial’, nos aparecerá de nuevo la ventana de edición de subprogramas (la misma que cuando lo creamos o lo consultamos) con los datos de su configuración actual, con la posibilidad esta vez sí, no como en consulta, de realizar modificaciones (como añadir más campos, crear campos calculados, etc.).

Pantalla de edición de un subprograma

Capítulo 15 – Herramientas de agora Empresarial | 263

Cuando modificamos un subprograma, éste aparecerá como no disponible hasta que volvamos a entrar en el programa. 2.3.3. Borrar un subprograma Para borrar un subprograma bastará con que seleccionemos esta opción en la barra de botones de las ‘Herramientas empresarial’, nos pedirá una confirmación de borrado, puesto que ya no se puede recuperar. Hay que tener en cuenta que agora borra el subprograma seleccionado de las ‘Herramientas empresarial’ (para evitar incoherencias), pero no lo elimina a nivel interno, por lo que, en caso de querer volver a crearlo no permitirá poner el mismo nombre (porque indicará que ya existe, aunque nosotros no lo podamos recuperar).

3. Creación de consultas Antes de iniciar este capítulo debemos hacer una reflexión acerca de cuándo hay que hacer consultas, o cuándo es mejor utilizar filtros. Haremos un filtro siempre que las condiciones puedan obtenerse dentro de la misma tabla o subprograma (p.ej.: alumnos por prefijo telefónico, por nivel de estudios, etc.). Para los demás casos, confeccionaremos una consulta (p.ej.: profesores por tipo de grupo y periodicidad de importe –pago–, etc.).

3.1. Definir una consulta. Tipos Además de las consultas prediseñadas incluidas con el programa, el usuario puede crear sus propias consultas sobre los datos del programa o sus propios subprogramas. Para crear una nueva consulta (del tipo que sea), bastará con que seleccionemos la opción correspondiente en el cuadro de ‘Herramientas empresarial’. Lo haremos desde la barra de botones, pinchando sobre el segundo icono (Crear Nueva Consulta).

264 | Manual del Usuario de agora

Para crear una nueva consulta (del tipo que sea), bastará con que seleccionemos la opción correspondiente en el cuadro de ‘Herramientas empresarial’. Podemos hacerlo desde la barra de botones, pinchando sobre el segundo icono (Crear Nueva Consulta). Disponemos de cuatro tipos de consulta con los que trabajar: •

Consulta de datos

•

Consulta de totales

•

Consulta jerárquica

•

Consulta directa

Las posibilidades de generación de consultas son casi ilimitadas, especialmente en la modalidad de consulta directa (SQL).

3.2. Crear una consulta de datos Tras haber elegido en el cuadro de ‘Herramientas empresarial’ la opción de crear nueva consulta, nos aparecerá un cuadro de elección del tipo de la misma, aquí es donde, en este caso, seleccionamos “Consulta de datos”.

Capítulo 15 – Herramientas de agora Empresarial | 265

Por ejemplo, queremos hacer una consulta de Hogares de acogida por grupo o por profesor, para saber cuántos alumnos de un determinado grupo, o de un determinado profesor, están inscritos en hogares de acogida para realizar una estancia en el extranjero. En este caso se trata de una consulta de datos. Una vez seleccionado el tipo de consulta que queremos realizar, el primer paso será seleccionar la tabla o subprograma que queramos que sirva de base para la consulta, es decir, hay que seleccionar la tabla a la que van a pertenecer los datos que te devuelva como resultado. Tanto la tabla base como las condiciones pueden pertenecer al núcleo intrínseco del programa o a subprogramas creados por el usuario (o una mezcla de ambos).

Así, para nuestro ejemplo práctico, la tabla o subprograma que queremos que sirva de base para la consulta es la de Hogares de acogida (ya que queremos que el resultado nos muestre los hogares de acogida que hay en el grupo que le digamos). Nos aparecerá entonces la ventana de Gestión de Consultas. En esta ventana tendremos que rellenar los siguientes datos: •

Nombre Consulta- Es la denominación que veremos en la lista del cuadro de ‘Herramientas empresarial’.

•

Tabla- Es el nombre de la tabla que hemos seleccionando previamente. Una vez escogida ya no es modificable.

•

Tipo Consulta- Es la que hemos escogido al comenzar (de tipo Datos). Ahora no es modificable.

•

Operador- [Y/O] (Para los criterios de la consulta). Si escogemos “Y” sumará los diferentes criterios (por lo que tendrán que cumplirse todos), por el contrario, si marcamos “O” admitirá cualquiera de los criterios descritos (basta con que se cumpla uno solo de ellos).

•

SQL- Este campo lo rellenará el propio programa.

266 | Manual del Usuario de agora

Ventana de alta de una consulta de datos •

Cuadro de lista de selección- En este cuadro seleccionaremos los campos que queramos incluir en la consulta. Botón para añadir campo. Seleccionando previamente un campo en el cuadro de selección, cuando pinchamos sobre este botón, lo pasamos al cuadro de la derecha, eligiendo así los campos de nuestra consulta. También podemos pasarlo haciendo doble clic sobre el campo en cuestión. Botón para quitar campo. Seleccionando previamente un campo en el cuadro de la derecha, podemos eliminarlo de la lista pinchando sobre este botón. También podemos pasarlo haciendo doble clic sobre el campo en cuestión. Botón para añadir todos los campos. Pinchando sobre este botón pasaremos todos los campos que haya en el cuadro de lista de selección. De esta manera los tenemos todos de una sola vez, o también, si sólo queremos eliminar unos pocos, nos resultará más fácil pasarlos todos y eliminar uno a uno los que no queramos. Botón para quitar todos los campos. Pinchando sobre este botón eliminamos todos los campos que tuviéramos en el cuadro de la derecha.

Botones para ordenar. Seleccionando un campo del cuadro de la derecha, podremos situarlo un puesto más arriba, o un puesto más abajo, con tan solo pinchar el botón correspondiente. Así, definiremos la presentación del informe de resultado de la consulta (ordenamos los campos a mostrar). •

Criterios de la consulta- Aquí daremos de alta los criterios que regirán esta consulta (tantos como queramos), es decir, aquellas características que deben poseer los datos para que

Capítulo 15 – Herramientas de agora Empresarial | 267 sean seleccionados y ser mostrados como resultado de la consulta [En nuestro ejemplo, que sean de un determinado alumno]. Podemos escoger cualquier condición, por disparatada que parezca, tan sólo deben cumplir el requisito de tener algún vínculo con la tabla o subprograma base de los datos a mostrar. En la ventana de altas tendremos que rellenar los siguientes datos: - Tabla- Se trata de aquella tabla por la que se regirá el criterio, aquella que se utilizará de condición para la selección de datos. - Campo- Se trata del campo que determinará dentro de la tabla, la condición para la selección de datos. - Condición- Es la condición que relaciona el campo con el valor de comparación. - Tipo Valor- Será el tipo de valor de comparación. Dependiendo de qué tipo indiquemos deberemos indicar el valor en sí, o no. Hay 3 tipos diferentes: Campo- Si se escoge éste, significa que tiene que coincidir con otro campo (es muy raro que se utilice). Constante- Si se escoge éste, significa que tiene que contener un dato fijo, que se indicará en este momento. Variable- Si se escoge éste, significa que cada vez que se ejecute la consulta preguntará por el valor con el que realizar la comparación. Valor- Es el nombre para la variable (lo que preguntará cada vez que se ejecute la consulta), o para el valor fijo o el del campo, según el tipo de valor seleccionado.

Ventana de alta de criterio en una consulta Así, para nuestro ejemplo práctico, los datos a rellenar serían: - Nombre Consulta- “Hogares de acogida por grupo o por profesor”. - Tabla- Es el que hemos puesto anteriormente (“Hogares de acogida”) y sale por defecto. - Tipo Consulta- Es la que hemos escogido al comenzar (de tipo “Datos”).

268 | Manual del Usuario de agora

- Operador- Marcamos “O”, así admitirá que sea por grupo “o” por profesor (cualquiera de los 2 vale. De lo contrario sería por grupo “y” por profesor, sólo admitiendo el que cumpliera las 2 condiciones). - SQL- Lo rellena el propio programa. No es editable. - Cuadro de lista de selección- Primero, pinchamos sobre el botón para añadir todos los campos (C.P., Código de hogares de acogida, dirección, nombre de la familia, país, población, provincia y teléfono). Después, pinchamos sobre el botón de quitar campo (y quitamos el C.P.). Por último modificamos el orden de algunos campos para dejarlo conforme se va a ver. - Criterios de la consulta- (damos 2 altas: una para grupos y otra para profesores). Para el alta de grupos, rellenamos los siguientes datos: ● ● ● ● ●

Tabla- “Grupos” Campo- “Nombre del grupo” Condición- “Contiene” Tipo Valor- Escogemos “Variable” Valor- Escribimos “Nombre grupo”

Tanto en las consultas de datos, como en las de totales (que veremos a continuación), el programa validará la viabilidad de la sentencia. Así, cuando aceptemos los datos de los criterios de consulta, según los criterios que hayamos introducido nos pueden aparecer 2 tipos de mensajes de verificación: 1) Si aparece este mensaje, significa que para que la consulta obtenga datos deben estar cubiertos todos los vínculos. En caso contrario, podrían no obtenerse resultados, o que éstos fueran menos de los esperados.

2) Si aparece este mensaje, significa que las tablas o subprogramas que estamos intentando introducir como criterio no tienen una vinculación posible.

Capítulo 15 – Herramientas de agora Empresarial | 269

3.3. Crear una consulta de totales Otra de las opciones que podemos escoger al crear una nueva consulta es una consulta de totales. Tras haber elegido en el cuadro de ‘Herramientas empresarial’ la opción de crear nueva consulta, nos aparecerá un cuadro de elección del tipo de la misma, aquí es donde, en este caso, seleccionamos ‘Consulta de totales’. Por ejemplo, queremos hacer una consulta de Cobros pendientes por familia, para saber qué cantidad le falta por pagar a los alumnos vinculados a una determinada familia (es decir, que realiza estancia en el hogar de acogida de esta familia). Una consulta de totales es muy parecida a una consulta de datos, la única diferencia es que las de datos te muestran como resultado de la consulta aquellos datos que le hemos pedido, mientras que las de totales muestran como resultado un cálculo estadístico efectuado por la propia consulta. La diferencia radica en que no seleccionaremos los campos cuyo contenido deseamos que aparezcan en el resultado, sino aquellos por los cuales queremos agrupar la obtención de totales. Obligatoriamente deberemos seleccionar cuál será el campo del que se calculará el total y el tipo de operación a realizar (suma, promedio, recuento, etc.). Así pues, el primer paso será seleccionar la tabla o subprograma que queramos que sirva de base para la consulta, es decir, hay que seleccionar la tabla a la que van a pertenecer los datos que te devuelva como resultado. Tanto la tabla base como las condiciones pueden pertenecer al núcleo intrínseco del programa o a subprogramas creados por el usuario (o una mezcla de ambos).

Así, para nuestro ejemplo práctico, la tabla o subprograma que queremos que sirva de base para la consulta es la de Adeudos (ya que queremos que el resultado nos muestre la cantidad pendiente de los mismos por alumno perteneciente a la familia que le digamos). Nos aparecerá entonces la ventana de Gestión de Consultas.

270 | Manual del Usuario de agora

En esta ventana tendremos que rellenar los siguientes datos: •

Nombre Consulta- Es la denominación que veremos en la lista del cuadro de ‘Herramientas empresarial’.

•

Tabla- Es el nombre de la tabla que hemos seleccionando previamente. Una vez escogida ya no es modificable.

•

Tipo Consulta- Es la que hemos escogido al comenzar (de Totales). Ahora no es modificable.

•

SQL- Este campo lo rellenará el propio programa.

•

Cuadro de lista de selección- En este cuadro seleccionaremos los campos que queramos incluir en la consulta. Se trata de los campos por los cuales se agrupará la consulta. Botón para añadir campo. Seleccionando previamente un campo en el cuadro de selección, cuando pinchamos sobre este botón, lo pasamos al cuadro de la derecha, eligiendo así los campos de nuestra consulta. También podemos pasarlo haciendo doble clic sobre el campo en cuestión. Botón para quitar campo. Seleccionando previamente un campo en el cuadro de la derecha, podemos eliminarlo de la lista pinchando sobre este botón. También podemos pasarlo haciendo doble clic sobre el campo en cuestión. Botón para añadir todos los campos. Pinchando sobre este botón pasaremos todos los campos que haya en el cuadro de lista de selección. De esta manera los tenemos todos de una sola vez, o también, si sólo queremos eliminar unos pocos, nos resultará más fácil pasarlos todos y eliminar uno a uno los que no queramos. Botón para quitar todos los campos. Pinchando sobre este botón eliminamos todos los campos que tuviéramos en el cuadro de la derecha.

Capítulo 15 – Herramientas de agora Empresarial | 271

Ventana de alta de una consulta de totales Hasta aquí, tenemos los mismos campos datos que rellenar que en la consulta de datos. Ahora aparecen los campos que marcan la diferencia entre una y otra: •

Campo- Es el campo por el que queremos hacer el total. Se elige de entre los incluidos en la tabla base y tiene que ser necesariamente de tipo numérico.

•

Función- Se trata de aquella operación que queremos que realice la consulta para obtener el total. Pueden ser: - Contar registros- Suma el número de veces que se repiten los datos del campo numérico seleccionado cumpliendo las condiciones establecidas en la parte de criterios de consulta. - Máximo- Muestra el valor máximo del campo numérico seleccionado. - Mínimo- Muestra el valor mínimo del campo numérico seleccionado.

•

- Promedioseleccionado.

Calcula

- Sumatorioseleccionado.

Suma

el las

promedio

del

campo

numérico

cantidades del campo

numérico

Descripción- Es el nombre que visualizaremos para este campo en la ventana final, donde se mostrará el resultado.

Después de esto, seguimos igual que en la consulta de datos: •

Criterios de la consulta- Aquí daremos de alta los criterios que regirán esta consulta (tantos como queramos), es decir, aquellas características que deben poseer los datos para que sean seleccionados y ser mostrados como resultado de la consulta [En nuestro ejemplo, que sean de una determinada

272 | Manual del Usuario de agora familia]. Podemos escoger cualquier condición, por disparatada que parezca, tan sólo deben cumplir el requisito de tener algún vínculo con la tabla o subprograma base de los datos a mostrar. En la ventana de altas tendremos que rellenar los siguientes datos: - Tabla- Se trata de aquella tabla por la que se regirá el criterio, aquella que se utilizará de condición para la selección de datos. - Campo- Se trata del campo que determinará dentro de la tabla, la condición para la selección de datos. - Condición- Es la condición que relaciona el campo con el valor de comparación. - Tipo Valor- Será el tipo de valor de comparación. Dependiendo de qué tipo indiquemos deberemos indicar el valor en sí, o no. Hay 3 tipos diferentes: Campo- Si se escoge éste, significa que tiene que coincidir con otro campo (es muy raro que se utilice). Constante- Si se escoge éste, significa que tiene que contener un dato fijo, que se indicará en este momento. Variable- Si se escoge éste, significa que cada vez que se ejecute la consulta preguntará por el valor con el que realizar la comparación. Valor- Es el nombre para la variable (lo que preguntará cada vez que se ejecute la consulta), o para el valor fijo o el del campo, según el tipo de valor seleccionado.

Ventana de alta de una consulta de totales Así, para nuestro ejemplo práctico, los datos a rellenar serían: - Nombre Consulta- “Cobros pendientes por familia”. - Tabla- Es el que hemos puesto anteriormente (“Adeudos”) y sale por defecto. - Tipo Consulta- Es la que hemos escogido al comenzar el proceso (de tipo “Totales”). - Operador- Lo dejamos como está porque sólo pondremos un criterio de consulta, por lo que se omitirá esta información.

Capítulo 15 – Herramientas de agora Empresarial | 273

- SQL- Lo rellena el propio programa. Al igual que en el resto de consultas excepto las de tipo SQL no es editable. - Cuadro de lista de selección- Seleccionamos el campo “Nombre y Apellidos del Cliente” del cuadro de selección de la izquierda y pinchamos sobre el botón para añadir campos. (De esta manera, en la ventana nos aparecerá el nombre y apellidos del cliente y el total que debe ese cliente). Hay que tener en cuenta que si se añaden más campos, p.ej., la fecha de emisión, en el resultado saldrán los totales ordenados, primero por cliente, pero luego por fecha de emisión, con lo cual no nos saldrá todo el total junto, sino desglosado dentro de ese cliente por las fechas que tenga de emisión sus adeudos. - Campo- como es lógico, para nuestro ejemplo escogeremos el campo “Cantidad pendiente de cobro”. - Función- Sumatorio. - Descripción- pondremos una descripción significativa, como “Total pendiente por pagar”. - Criterios de la consulta- Damos 1 alta para familias, así cada vez que ejecutemos la consulta nosotros pondremos la familia de la cual queremos ver los alumnos que aún nos deben dinero. Rellenamos los siguientes datos: ● ● ● ●

Tabla- “Hogares de acogida” Campo- “Nombre de la familia” Condición- “Contiene” Tipo Valor- Escogemos “Variable”

3.4. Crear una consulta jerárquica Otra de las opciones que podemos escoger al crear una nueva consulta es una consulta jerárquica. Tras haber elegido en el cuadro de ‘Herramientas empresarial’ la opción de crear nueva consulta, nos aparecerá un cuadro de elección del tipo de la misma, aquí es donde, en este caso, seleccionamos “Consulta Jerárquica”. Las consultas jerárquicas, como lo son la mayoría de las consultas predefinidas del programa, permiten obtener datos de consulta en función de sus vínculos, como por ejemplo: profesores por alumno, grupos por profesor, cobros por cliente. En todos estos casos se obtienen unos datos en función a su vinculación con otros. Para crear una consulta jerárquica (las más fáciles de definir) bastará con darle un nombre y definir qué dos tablas o subprogramas queremos ver relacionados. Por ejemplo, queremos hacer una consulta de Estancias por Familia, para saber qué alumnos están inscritos en qué familias. Así pues, una vez seleccionado el tipo de consulta que queremos realizar, el primer paso será seleccionar la tabla o subprograma que queramos que sirva de base para la consulta, es decir, hay que seleccionar la tabla a la que van a pertenecer los datos que te devuelva como resultado. Tanto la tabla base como las condiciones pueden pertenecer al núcleo intrínseco del

274 | Manual del Usuario de agora programa o a subprogramas creados por el usuario (o una mezcla de ambos).

Así, para nuestro ejemplo práctico, la tabla o subprograma queremos que sirva de base para la consulta es la de Estancia (ya queremos que el resultado nos muestre los alumnos –el vínculo alumnos se encuentra dentro de la tabla o subprograma de Estanciahay en la familia que le digamos).

que que con que

Después, tendremos que poner el nombre a la consulta que vamos a crear

Y, por último, seleccionar la tabla de destino, aquella con la que va a hacer de enlace.

Así, para nuestro ejemplo práctico, la tabla o subprograma que queremos que sirva de destino es la de Hogares de acogida (donde se encuentra el nombre de la familia entre las que tendremos que escoger). Con este tipo de consulta nos aparecerá como resultado un tipo diferente al resto de consultas de las ‘Herramientas empresarial’, pero muy utilizada en las consultas predefinidas de agora.

Capítulo 15 – Herramientas de agora Empresarial | 275 Sólo hay que pinchar sobre el botón de los prismáticos para buscar y seleccionar por la tabla que hayamos seleccionado en la configuración de la consulta (en nuestro ejemplo, a la familia).

Ejecución de una consulta jerárquica

3.5. Crear una consulta directa (SQL) Otra de las opciones que podemos escoger al crear una nueva consulta es una consulta directa. Tras haber elegido en el cuadro de ‘Herramientas empresarial’ la opción de crear nueva consulta, nos aparecerá un cuadro de elección del tipo de la misma, aquí es donde, en este caso, seleccionamos “Consulta Directa (SQL)”. Esta es la modalidad más potente de consulta, ya que nos permite franquear cualquier limitación en la definición de la consulta. La contrapartida es que deben tenerse nociones de lenguaje SQL. [Libro recomendado: Cómo trabajar con bases de datos. La sencillez del SQL. Biblioteca Técnica de Programación, 11. Ed. Prensa Técnica. 1998]. El primer paso será escoger la tabla base y escribir el nombre de la consulta.

Una consulta directa se realiza escribiendo simplemente la sentencia SQL ANSI de llamada (instrucciones de petición de consulta universales).

276 | Manual del Usuario de agora

Ya está, ahora sólo tenemos que ejecutarla para ver el resultado. Al finalizar la consulta SQL, el programa realiza una comprobación para verificar que dicha consulta es correcta.

3.6. Opciones de trabajo con las consultas Ya hemos creado la consulta (de cualquier tipo) que necesitábamos. ¿Qué podemos hacer ahora con ella? Nuestras opciones son: ejecutarla, editarla o borrarla. Hay que tener en cuenta que después de crear la consulta se tiene que reiniciar agora para que aparezca disponible en el cuadro de ‘Herramientas empresarial’. 3.6.1. Ejecutar consultas definidas por el usuario Una vez creada una consulta, puede ejecutarse desde la opción que aparecerá en la barra de botones (una vez seleccionada la consulta del cuadro de ‘Herramientas empresarial’), veremos que presenta el mismo aspecto e interface que las consultas propias de la aplicación. Los mismos botones y menús realizan las mismas operaciones, sólo que esta vez con la estructura de datos que hemos definido para la consulta.

Ejecución de consulta definida por el usuario Las consultas definidas por el usuario se ejecutan exactamente igual que las del resto del programa y son indistinguibles de las predefinidas por el programa salvo por la ubicación desde la que se seleccionan.

Capítulo 15 – Herramientas de agora Empresarial | 277 3.6.2. Modificar consultas definidas por el usuario Para modificar una consulta bastará con que seleccionemos esta opción en la barra de botones (una vez seleccionada la consulta del cuadro de ‘’Herramientas empresarial’), nos aparecerá de nuevo la ventana de edición de consultas (la misma que cuando lo creamos) con los datos de su configuración actual, con la posibilidad de realizar modificaciones (como añadir más campos, más criterios de consulta, etc.).

Ventana de modificación de consulta

3.6.3. Borrar consultas definidas por el usuario Para borrar una consulta bastará con que seleccionemos esta opción en la barra de botones (una vez seleccionada la consulta del cuadro de ‘Herramientas empresarial’), nos pedirá una confirmación de borrado, puesto que ya no se puede recuperar. Hay que tener en cuenta que agora borra la consulta seleccionada de las ‘Herramientas empresarial’ (para evitar incoherencias), pero no la elimina a nivel interno, por lo que, en caso de querer volver a crearla no permitirá poner el mismo nombre (porque indicará que ya existe, aunque nosotros no la podamos recuperar).

278 | Manual del Usuario de agora

4. Creación de estadísticas 4.1. Definir estadísticas. Tipos Además de las estadísticas prediseñadas que acompañan al programa, el usuario puede crear sus propias estadísticas por vínculo o fecha, con salida y presentación gráfica. Las estadísticas muestran resultados de totales, con lo que veremos datos globales, no detallados. Por ejemplo, el número de estancias que hay por fechas o el número de estancias que hay por cada hogar de acogida, etc. Para crear una nueva estadística bastará con que seleccionemos la opción correspondiente en el cuadro de ‘Herramientas empresarial’. Lo haremos desde la barra de botones, pinchando sobre el tercer icono (Crear Nueva Estadística). Disponemos de dos tipos de estadística con los que trabajar: •

Estadísticas por fechas

•

Estadísticas de vínculos

4.2. Crear estadísticas Tras haber elegido en el cuadro de ‘Herramientas empresarial’ la opción de crear nueva estadística, nos aparecerá un cuadro de elección del tipo de la misma, aquí es donde elegimos de qué tipo va a ser la estadística (por fechas o de vínculo).

4.2.1. Crear una estadística por fechas Crear una estadística por fechas quiere decir que el resultado de la misma se mostrará desglosado por cada mes del año. Por ejemplo, queremos hacer una estadística para visualizar gráficamente el número de estancias que se realizan, mostrados por fechas Una vez seleccionado el tipo de estadística “por fechas”, el primer paso será seleccionar la tabla o subprograma que sirva de base para la estadística, es decir, hay que seleccionar la tabla a la que van a pertenecer los datos que te devuelva como resultado. La tabla base puede pertenecer al núcleo intrínseco del programa o a subprogramas creados por el usuario, el único requisito imprescindible es que tiene que contener al menos un campo de fecha. Este tipo de estadística se basará únicamente sobre esta tabla base, nunca sobre varias tablas a la vez (para ello está la de vínculos).

Capítulo 15 – Herramientas de agora Empresarial | 279

Así, para nuestro ejemplo práctico, la tabla o subprograma que queremos que sirva de base a la estadística es la de “Estancia” (ya que el resultado que nos interesa ver es el nº que hay de éstas por fechas). Después, nos aparecerá una ventana donde tendremos que poner el nombre a la estadística que vamos a crear.

Nos aparecerá entonces la ventana de Gestión de Estadísticas. En esta ventana tendremos que rellenar los siguientes datos: •

Descripción- Es la denominación que veremos en la lista del cuadro de ‘Herramientas empresarial’ y que hemos escogido con anterioridad. Se puede modificar.

•

Tabla- Es el nombre de la tabla que hemos seleccionando previamente.

•

Campo total- Es el campo sobre el que quieres hacer la operación resultado de la estadística.

•

Campo relativo- Es el campo de tipo fecha que servirá de referencia para el cálculo estadístico. (A elegir entre los campos de fecha que posee la tabla base seleccionada).

•

Tipo de estadística- Es el tipo previamente. Ahora no es modificable.

•

Función de agregado- Se trata de la operación que queremos que realice el programa. Pueden ser:

que

hemos

elegido

- Contar registros- Suma el número de veces que se repiten los datos del campo total seleccionado, debiendo ser éste de tipo numérico. - Máximo- Muestra el valor máximo del campo seleccionado, debiendo ser éste de tipo numérico.

total

280 | Manual del Usuario de agora - Mínimo- Muestra el valor mínimo del campo seleccionado, debiendo ser éste de tipo numérico.

total

- Promedio- Calcula el promedio del campo total seleccionado, debiendo ser éste de tipo numérico. - Sumatorio- Suma las cantidades del campo seleccionado, debiendo ser éste de tipo numérico.

total

Ventana de alta de estadística por fechas Así, para nuestro ejemplo práctico, los datos a rellenar serían: - Descripción- “Estancias por fechas” - Tabla- “Estancia” - Campo total- Aquí escogemos el campo “Código de Estancia”, así nos contará el nº de registros (uno por cada estancia). - Campo relativo- Aquí tenemos dos opciones: fecha de inicio y fecha fin. Escogemos “fecha de inicio” (ésta será la fecha que servirá de referencia para el cálculo). - Tipo de estadística- Es la que hemos seleccionado al principio. Viene por defecto. - Función de agregado- Seleccionamos “Contar registros” (de manera que nos cuente cada registro del campo código de estancia). 4.2.2. Crear una estadística de vínculos Crear una estadística por fechas quiere decir que el resultado de la misma se mostrará desglosado por cada mes del año. Por ejemplo, queremos hacer una estadística para visualizar gráficamente el nº de estancias que se realizan, mostrados por fechas. Una vez seleccionado el tipo de estadística “por fechas”, el primer paso será seleccionar la tabla o subprograma que sirva de base para la estadística, es decir, hay que seleccionar la tabla a la que van a pertenecer los datos que te devuelva como resultado. La tabla base puede pertenecer al núcleo intrínseco del programa o a subprogramas creados por el usuario, el único

Capítulo 15 – Herramientas de agora Empresarial | 281 requisito imprescindible es que tiene que contener al menos un campo de fecha. Este tipo de estadística se basará únicamente sobre esta tabla base, nunca sobre varias tablas a la vez (para ello está la de vínculos).

Así, para nuestro ejemplo práctico, la tabla o subprograma que queremos que sirva de base a la estadística es la de Estancia (ya que el resultado que nos interesa ver es el número que hay de éstas por cada hogar de acogida). Después, nos aparecerá una ventana donde tendremos que poner el nombre a la estadística que vamos a crear.

Nos aparecerá entonces la ventana de Gestión de Estadísticas. En esta ventana tendremos que rellenar los siguientes (prácticamente igual que para las estadísticas por fechas):

datos

•

Descripción- Es la denominación que veremos en la lista del cuadro de ‘Herramientas empresarial’.

•

Tabla- Es el nombre de la tabla que hemos seleccionando previamente. Ahora aparece por defecto.

•

Campo total- Es el campo sobre el que quieres hacer la operación resultado de la estadística.

•

Campo relativo- [Este es el campo que marca la diferencia con respecto de las estadísticas por fechas]. Es el campo de tipo vínculo que servirá de referencia para el cálculo estadístico. (A elegir entre los campos de vínculo que posee la tabla base seleccionada).

•

Tipo de estadística- Es el tipo previamente. Ahora no es modificable.

•

Función de agregado- Se trata de la operación que queremos que realice el programa. Pueden ser:

que

hemos

elegido

282 | Manual del Usuario de agora - Contar registros- Suma el número de veces que se repiten los datos del campo total seleccionado, debiendo ser éste de tipo numérico. - Máximo- Muestra el valor máximo del campo seleccionado, debiendo ser éste de tipo numérico.

total

- Mínimo- Muestra el valor mínimo del campo seleccionado, debiendo ser éste de tipo numérico.

total

- Promedio- Calcula el promedio del campo total seleccionado, debiendo ser éste de tipo numérico. - Sumatorio- Suma las cantidades del campo seleccionado, debiendo ser éste de tipo numérico.

total

Ventana de alta de estadística por vínculos Así, para nuestro ejemplo práctico, los datos a rellenar serían: - Descripción- “Estancias por Hogares de acogida” - Tabla- “Estancia” - Campo total- Aquí escogemos el campo “Código de Estancia”, así nos contará el nº de registros (uno por cada estancia). - Campo relativo- Aquí tenemos dos opciones: vínculo con alumnos y vínculo con hogares de acogida. Escogemos “vínculo con Hogares de acogida” (éste será el vínculo que servirá de referencia para el cálculo). - Tipo de estadística- Es la que hemos seleccionado al principio. No se puede modificar. - Función de agregado- Seleccionamos “Contar registros” (de manera que nos cuente cada registro del campo código de estancia).

Capítulo 15 – Herramientas de agora Empresarial | 283

4.3. Opciones de trabajo con las estadísticas Ya hemos creado la estadística (de cualquier tipo) que queríamos. ¿Qué podemos hacer ahora con ella? Estas son nuestras opciones: ejecutarla, editarla o borrarla. Hay que tener en cuenta que después de crear la estadística se tiene que reiniciar agora para que aparezca disponible en el cuadro de ‘Herramientas empresarial’. 4.3.1. Ejecutar estadísticas definidas por el usuario. Una vez creada una estadística, puede ejecutarse desde la opción que aparecerá en la barra de botones (una vez seleccionada la estadística del cuadro de ‘Herramientas empresarial’), veremos que presenta el mismo aspecto e interface que las estadísticas propias de la aplicación (pudiendo elegir aquí también entre los diferentes tipos de gráficos a mostrar). Los mismos botones y menús realizan las mismas operaciones, sólo que esta vez con la estructura de datos que hemos definido para la estadística.

Ejecución de una estadística de agora Empresarial o Corporativo 4.3.2. Modificar estadísticas definidas por el usuario. Para modificar una estadística bastará con que seleccionemos esta opción en la barra de botones (una vez seleccionada la estadística del cuadro de ‘Herramientas empresarial’), nos aparecerá de nuevo la ventana de edición de estadísticas (la misma que cuando lo creamos) con los datos de su configuración actual, con la posibilidad de realizar modificaciones.

Ventana de modificación de estadísticas

284 | Manual del Usuario de agora 4.3.3. Borrar estadísticas definidas por el usuario. Para borrar una estadística bastará con que seleccionemos esta opción en la barra de botones (una vez seleccionada la estadística del cuadro de ‘Herramientas empresarial’), nos pedirá una confirmación de borrado, puesto que ya no se puede recuperar. Hay que tener en cuenta que agora borra la estadística seleccionada de las ‘Herramientas empresarial’ (para evitar incoherencias), pero no la elimina a nivel interno, por lo que, en caso de querer volver a crearla no permitirá poner el mismo nombre (porque indicará que ya existe, aunque nosotros no la podamos recuperar).

5. Creación de documentos 5.1. Definir documentos Entre las opciones de las ‘Herramientas empresarial’, está la de modificar la presentación de los datos que visualizamos en las ventanas de lista del programa. Qué campos aparecerán cuando sea visualizada y cuánto espacio ocuparán. Es decir, que la aplicación presenta una salida predefinida de datos, pero mediante la creación y edición de documentos el usuario puede modificarla a su gusto. La misma definición se utilizará para los listados en pantalla e impresora de dichas ventanas de lista.

5.2. Crear un documento Para crear un nuevo documento, bastará con que seleccionemos la opción correspondiente en el cuadro de ‘Herramientas empresarial’. Lo haremos desde la barra de botones, pinchando sobre el cuarto icono (Crear Nuevo Documento). Por ejemplo, queremos definir la presentación que tendrá la ventana de lista de “Alumnos”, porque hay datos que no nos hace falta ver en esta lista y, sin embargo, queremos que aparezcan otros que no salen por defecto. El primer paso será seleccionar la tabla interna de agora a “rediseñar” (para los subprogramas del cuadro de ‘Herramientas empresarial’ ya elegimos su presentación en el momento de crearlos).

Capítulo 15 – Herramientas de agora Empresarial | 285

Así, para nuestro ejemplo “rediseñar” es la de Alumnos.

práctico,

tabla

que

queremos

Después, nos aparecerá la ventana de descripción del documento que ya vendrá rellenada por defecto con el nombre de la tabla que hemos elegido, pero puede modificarse y poner otro.

Nos aparecerá entonces la ventana para configurar la presentación del documento. Hay una fila que ya viene por defecto, se trata del código de la tabla (se puede eliminar, pero es recomendable dejarlo, ya que suele ser bastante utilizado en búsquedas y ordenaciones dentro de las ventanas de lista). Para definir los campos que visualizaremos, pincharemos sobre el icono de añadir fila o registro [símbolo +]. En esta ventana tendremos que rellenar los siguientes datos: •

Campo- Es el dato que se va a ver dentro de una columna en la ventana de lista.

•

Longitud- El programa pone un valor por defecto. El número hace referencia a twips (coordenadas de pantalla). Aquí lo mejor es ir probando, mediante ensayo y error, hasta dar con la medida deseada.

•

Orden- Se trata del orden en el que aparecerá en la ventana dicho campo.

•

Título- Es el nombre que veremos en la ventana. El programa pone uno por defecto al seleccionar el campo, pero puede ser modificado a gusto del usuario.

286 | Manual del Usuario de agora

Ventana de alta de un documento Así, para nuestro ejemplo práctico, las presentaciones para el documento ‘Alumnos’ serían: - Campo- Seleccionamos primero los Apellidos del Alumno (después volveremos a hacerlo con los campos de Nombre del Alumno, Baja –para saber si está de baja o no–, e-mail y Teléfono). - Longitud- Para este primer campo hemos dejado la longitud que nos da por defecto, pero también podemos ajustarlo. - Orden- Dejamos el nº de orden en que aparece (será el primer campo después del código) - Título- Aparece por defecto al seleccionar el campo. En este caso no lo modificamos. Después continuaremos con el resto de registros que deseemos incluir.

5.3. Opciones de trabajo con los documentos Ya hemos creado el documento que necesitábamos. ¿Qué podemos hacer ahora con él? Estas son nuestras opciones: editarlo o borrarlo. Hay que tener en cuenta que después de crear el documento se tiene que reiniciar agora para que aparezca disponible en el cuadro de ‘Herramientas empresarial’. Como el documento se refiere a la presentación de las ventanas de lista del programa, para ejecutarlo y ver el resultado obtenido, sólo habrá que abrir la ventana correspondiente desde los menús o botones tradicionales (en nuestro ejemplo, la ventana de Alumnos desde el menú Archivo).

Capítulo 15 – Herramientas de agora Empresarial | 287

Ventana predefinida de ‘Fichero de alumnos’

Ventana modificada (por creación de documento) de ‘Fichero de alumnos’ 5.3.1. Modificar un documento creado por el usuario. Para modificar un documento bastará con que seleccionemos esta opción en la barra de botones una vez seleccionado el documento de ‘Herramientas empresarial’, nos aparecerá de nuevo la ventana de edición de documentos (la misma que cuando lo creamos) con los datos de su configuración actual, con la posibilidad de realizar modificaciones (como añadir más campos, eliminar otros, etc.).

288 | Manual del Usuario de agora

5.3.2. Borrar un documento creado por el usuario. Para borrar un documento bastará con que seleccionemos esta opción en la barra de botones una vez seleccionado el documento de ‘Herramientas empresarial’. Al eliminarlo, los datos visualizados en la ventana de lista correspondiente a dicho documento volverán a ser los predefinidos por el programa.

Sin embargo, es posible volver a recuperarlo. Sólo hay que elegir la misma tabla, y el programa nos avisará de que ya existía anteriormente y si deseamos recuperarlo. Si aceptamos nos volverá a aparecer la ventana de creación de documentos.

Apéndice A

Problemas más frecuentes 1. Gestión económica PROBLEMA: “No salen los adeudos de uno de los alumnos”

•

POSIBLES CAUSAS: a)

Que el grupo no sea definitivo. Al crear un grupo éste es, por defecto, ‘provisional’, es decir, no estamos seguros de si se va a impartir o no. De esta manera, mientras el grupo no pase a ser ‘definitivo’, el programa no generará ni adeudos ni asistencias.

Que en la solapa ‘Visibilidad’ esté marcado ‘adeudos no cobrados’. La solapa ‘Visibilidad’ actúa como un filtro, afectando a todas las consultas y ventanas de lista para cualquiera de los conceptos que podemos encontrar en ella. Así podemos limitar la visión de los registros según la condición marcada.

Que las fechas de última y próxima liquidación de la matrícula del alumno no estén entre las fechas de la generación. Estas fechas las encontramos dentro de la matrícula del alumno en el apartado ‘Grupos Incluidos’ y dentro de estos en la pestaña ‘Matrícula’.

Que la fecha de inicio (comienzo) del grupo o grupos en los que está matriculado el alumno sea posterior a la fecha de generación.

Que la matrícula a partir de la que se generan esos adeudos esté finalizada.

Que se trate de un adeudo de una matricula por vencimientos y estos ya estén emitidos.

SOLUCIONES: a)

Establecer el grupo como definitivo. Podemos hacer definitivo un grupo desde la propia ventana de lista de grupos con el botón correspondiente o, si son muchos, desde la solapa ‘Académico’ en la opción ‘Procesos en bloque > Grupos > Pasar grupos a definitivos’, donde aparecerán todos aquellos grupos que sean provisionales. Seleccionando los deseados y aceptando los convertiremos en definitivos.

Marcar ‘Todos los adeudos’ en el apartado ‘Adeudos’ de la solapa ‘Visibilidad’.

Establecer una fecha de valor acorde con la fecha de última liquidación.

Modificar la fecha de comienzo.

PROBLEMA: “No veo los totales”

290 | Manual del Usuario de agora •

POSIBLES CAUSAS:

Que no se haya marcado en ‘Panel de control > Listados e informes’ la opción de ‘mostrar totales’. Al crear la empresa, esta opción viene desmarcada por defecto, por lo que, de no marcarse, el programa entiende que no se desean visualizar. •

SOLUCIONES: Marcar la opción correspondiente en el ‘Panel de control’.

PROBLEMA: “No sale el importe correcto del adeudo”

•

POSIBLES CAUSAS: a)

Que el cliente o el alumno tengan algún tipo de tarifa o descuento aplicado. Si definimos y aplicamos una tarifa o descuento, éstos afectarán (sumando o restando) al precio definido en el grupo, con lo que el importe a incluir en el adeudo puede verse alterado.

Que se haya definido un ‘Tipo de descuento’ en la solapa ‘Configuración’ dentro de ‘Baremos > Otros baremos’ con número de casos = 0. Si tenemos la opción de ‘aplicar descuentos de forma automática’ en ‘Panel de control > Opciones’ y definimos un tipo de descuento, uno de los requisitos es indicar qué número de casos implicará la aplicación de dicho descuento. Si, por cualquier razón, hemos olvidado indicar un número de casos quedándose éste a 0, todas las matrículas cumplirán tal requisito y les será aplicado el descuento definido.

Que la fecha de comienzo o de finalización del grupo no sea el 1 o 31 respectivamente del mes en el que estamos generando el adeudo y se tenga activada la opción ‘cobro proporcional al periodo’ en el ‘Panel de control > Adeudos y cobros’. Si el alumno o el curso empieza un día diferente del 1, o acaba en un día diferente del 31, al no comprender todo el mes completo, si se tiene marcado ‘cobro proporcional al periodo’ el programa calculará el importe según la opción marcada (por cuarto de periodo, días, horas de clase o medio periodo), con lo cual el importe del adeudo se podrá ver alterado (en todo caso reducido).

Que el precio del grupo no sea el correcto.

SOLUCIONES: Comprobar todo lo anteriormente mencionado y realizar la acción correctora pertinente en cada caso.

Apéndice A – Problemas más frecuentes | 291

PROBLEMA: “No aparece mi diseño de adeudo

•

POSIBLES CAUSAS: Que no se haya seleccionado en ‘Panel de control > Adeudos y cobros’ o en la opción ‘Plantillas de impresos’ de la solapa ‘Herramientas’: Cuando diseñamos un adeudo con Word®, para que el programa lo seleccione y emita los adeudos con dicho diseño, éste tiene que estar seleccionado en el ‘Panel de control’. Por otro lado, si se ha creado un diseño personalizado con el ‘Gestor de impresos’ de agora, deberá estar marcada, en ‘Plantillas de impresos’ de la solapa ‘Herramientas’, la opción ‘Usar diseño del usuario’, con el diseño personalizado seleccionado en ‘Adeudo – Impreso de adeudo’.

•

SOLUCIONES: Seleccionar el diseño correspondiente en el ‘Panel de control’ o la opción de ‘Plantillas de impresos’.

PROBLEMA: “No quiero que salga el nombre del alumno en la factura”

•

POSIBLES CAUSAS: Está activada la opción ‘Incluir el alumno en los conceptos de facturas’ en ‘Panel de control > Opciones de facturación’.

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SOLUCIONES: Desmarcar la opción correspondiente en el ‘Panel de control’.

PROBLEMA: “No puedo modificar una factura”

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POSIBLES CAUSAS: Corresponde al funcionamiento del programa, puesto que una factura no puede modificarse legalmente una vez emitida.

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SOLUCIONES: Anular la factura en cuestión (desde la solapa ‘Económico’ en la opción ‘Facturas > Emisión de facturas’), modificar los adeudos correspondientes (si están cobrados, primero habrá que anularlos desde la solapa ‘Económico’ ‘Gestión de cobros > Revisión de cobros’, para modificarlos luego desde ‘Adeudos > Edición y cobro de adeudos’) y volver a efectuar la factura (también desde este último sitio).

292 | Manual del Usuario de agora

PROBLEMA: “No se aplican los descuentos definidos”

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POSIBLES CAUSAS: Que no se haya marcado en el ‘Panel de control > Opciones’ ‘indica si se deben aplicar los descuentos definidos de forma automática’. Al crear la empresa, esta opción viene desmarcada por defecto, por lo que, de no marcarse, el programa entiende que no se desean aplicar de forma automática.

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SOLUCIONES: Marcar la opción correspondiente en el ‘Panel de control’. Si el descuento es de tipo familiar también habrá que marcar la opción precedente a ésta.

PROBLEMA: “No se aplica la tarifa definida”

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POSIBLES CAUSAS: Que no se haya seleccionado dicha tarifa en el momento de realizar la ‘Matrícula rápida’. Al matricular a un alumno desde ‘Matrícula rápida’, existe un campo donde podemos seleccionar si se va a aplicar alguna tarifa. De no seleccionar ninguna, el programa entiende que no se ha de aplicar.

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SOLUCIONES: Marcar la tarifa correspondiente en la Matrícula rápida o, en caso de haber matriculado ya al alumno, ir a su matrícula y dentro de ‘Grupos Incluidos’ seleccionar el adecuado y en la pestaña ‘Económicos’, seleccionar la tarifa deseada.

PROBLEMA: “No genera apuntes de caja”

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POSIBLES CAUSAS: Que no se haya seleccionado la caja básica en el ‘Panel de control > Cajas’, o no se haya creado una caja y luego seleccionado en este lugar. De no seleccionar la ‘caja básica’ o una creada por nosotros, el programa entiende que no se desea utilizar ninguna caja. [La caja sólo registra importes en metálico, excluyendo cualquier otra forma de pago como domiciliaciones, transferencias, etc.].

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SOLUCIONES: Seleccionar la caja deseada en el ‘Panel de control’.

Apéndice A – Problemas más frecuentes | 293

PROBLEMA: “No aparecen los vencimientos de una matrícula”

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POSIBLES CAUSAS: a)

Que no se haya seleccionado el tipo de liquidación ‘Curso completo’ u ‘Horas contratadas’ en la ‘Matrícula rápida’. Al matricular a un alumno desde ‘Matrícula rápida’, existe un campo donde podemos seleccionar el ‘tipo de liquidación’. Si escogemos ‘Curso completo’ u ‘Horas contratadas’ se habilitarán unas opciones entre las cuales seleccionaremos el ‘tipo de vencimiento’ a utilizar (‘único’ o cualquiera definido por nosotros en la opción ‘Baremos’ adecuada de la solapa ‘Configuración’). De no seleccionar dicho tipo de liquidación, el programa entiende que no se ha de aplicar el formato de vencimientos. Si lo deseamos, podemos cambiar posteriormente en la matrícula del alumno el tipo de liquidación a ‘Curso completo’ u ‘Horas contratadas’, pero también habrá que generar los respectivos vencimientos.

Que primero estuviera seleccionado el tipo de liquidación ‘Abono periódico’ y luego se modificase a ‘Curso completo’ sin generar los vencimientos.

SOLUCIONES: Volver a generar los vencimientos (para esa matrícula en particular, desde la pestaña de ‘Liquidación’, con el botón adyacente al tipo de vencimiento. Para más de una matrícula a la vez que estén en el mismo caso, desde la solapa ‘Económico’ en ‘Procesos en bloque > Matrículas > Generar vencimientos automáticamente’).

2. Gestión académica PROBLEMA: “No salen las asistencias”

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POSIBLES CAUSAS: a)

Que se haya desmarcado la opción ‘Controlar asistencias a clase de los alumnos’ del ‘Panel de control > Opciones Profesional’. Al crear la empresa, esta opción viene marcada por defecto, por lo que, en caso de desmarcarla, el programa entiende que no se desea controlar las asistencias de los alumnos.

Que no se hayan definido clases y horarios. Para que el programa pueda generar las correspondientes asistencias, deben estar configuradas las clases a las que va el alumno con sus respectivos horarios.

Que el grupo no esté marcado como ‘definitivo’, o que esté marcado como ‘finalizado’.

Que la fecha de comienzo del grupo no corresponda con la fecha de control de asistencia.

294 | Manual del Usuario de agora e) •

Que el grupo no tenga alumnos matriculados.

SOLUCIONES: a)

Comprobar que la opción correspondiente del ‘Panel de control’ esté marcada.

Definir dentro del grupo la correspondiente clase con su horario.

Comprobar que el grupo es ‘definitivo’ y no está ‘finalizado’.

Comprobar que las fechas de vigencia del grupo y de control de asistencia se corresponden.

Comprobar que existen alumnos matriculados en dicho grupo.

3. Otros PROBLEMA: “No veo algunos menús de Microsoft Word®”

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POSIBLES CAUSAS: Haber trabajado la correspondencia con Microsoft Word®. Es posible que si elegimos trabajar la correspondencia de agora con Microsoft Word® (en el ‘Panel de control > Preferencias’), al volver a Word® nos aparezcan algunos menús deshabilitados.

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SOLUCIONES: Ir a la solapa ‘Herramientas’ y ejecutar la opción ‘Otras herramientas > ‘Restaurar menús de Microsoft Word’.

PROBLEMA: “No aparecen mis empresas en agora”

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POSIBLES CAUSAS: No haber restaurado bien la copia de seguridad. Siempre es bueno tener copias de seguridad de nuestros datos. Al instalar o actualizar agora, si vemos que no aparecen nuestras empresas puede ser debido a que no la hayamos restaurado correctamente.

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SOLUCIONES: Restaurar copia de seguridad

Apéndice B

¿Cómo… ...puedo volver a activar un grupo finalizado?

Iremos a la opción ‘Fichero de grupos’ de la solapa ‘Académico’ seleccionaremos el grupo deseado, tras seleccionarlo pincharemos sobre el botón correspondiente de la barra de botones (“Finalizar el grupo”), como el grupo se encuentra ya finalizado el programa preguntará si lo queremos volver a activar, le decimos que sí y volverá a quedar activado.

...puedo ver los vencimientos de una matrícula?

Para ver los vencimientos de aquellas matrículas con tipo de liquidación ‘Curso completo’ u ‘Horas contratadas’, tenemos que ir a la opción ‘Matrículas’ de la solapa ‘Administrativo’, hacer doble clic sobre la matrícula deseada y una vez en ella, pinchar el botón correspondiente en la barra de botones (‘Vencimientos’).

...puedo imprimir el ‘Impreso de matrícula’ de un alumno que ya he matriculado?

Iremos a la opción ‘Impresos administrativos > Matrícula’ de la solapa ‘Administrativo’ y seleccionaremos la opción que nos interese, si queremos que salga el impreso rellenado con los datos del alumno que seleccionemos, tendremos que elegir ‘Matrícula agora rellenada’.

...puedo generar un adeudo por un concepto libre?

Iremos a la opción ‘Generar adeudos > Generación selectiva de adeudos’ de la solapa ‘Económico’ y seleccionaremos, con un solo clic, al alumno sujeto del adeudo. Tras seleccionarlo pincharemos sobre el primer botón de la barra de botones (“Generar un adeudo por concepto libre”). Allí podemos incluir tanto el concepto como el importe que deseemos.

296 | Manual del Usuario de agora

...puedo cambiar a un profesor en una clase?

Hay dos opciones, dependiendo del interés. Si se desea guardar un histórico (guardar constancia de que tal profesor ha dado esa clase hasta tal día) tendremos que finalizar la clase (con la fecha de fin de vigencia – correspondiendo al último día que se da la clase-) y dar de alta una clase idéntica, pero escogiendo el nuevo profesor y con fecha de inicio de vigencia que corresponda con el primer día que se da la clase. Si no se desea guardar el histórico, tan sólo hay que cambiar al profesor dentro de la clase.

...puedo dar de baja un alumno?

Desde su ficha de ‘Matrícula’, dentro del ‘Grupo incluido’ del cual queremos darlo de baja (solapa ‘Bajas’), ya sea la baja temporal o definitiva (para activar la baja definitiva habrá que pinchar sobre el botón correspondiente en la barra de botones ‘Finaliza la matrícula en el grupo actual’). También podemos hacerlo desde la ‘Gestión centralizada del alumno’.

...puedo crear una caja?

Iremos a la solapa ‘Económico’ y en su opción ‘Cajas > Configurar cajas’, pincharemos sobre el botón de altas (símbolo +). La caja por defecto (la que utilizará el programa) la tendremos que seleccionar, de entre las creadas, en el ‘Panel de control > Cajas’.

...puedo crear un filtro?

Desde cualquier ventana de lista podemos realizar un filtro. Para crear un nuevo filtro tendremos que pinchar sobre el botón correspondiente ‘Filtrar los datos por…’ en la barra de botones. Acto seguido aparecerá una ventana donde pincharemos sobre el botón de altas. Podremos crear el filtro basándonos en cualquier campo de datos que aparece en la primera ventana del asistente. Después habrá que elegir el criterio de comparación y los valores para dicha comparación. Por último, y si no se quieren añadir más condiciones, le pondremos un nombre y lo ejecutaremos para ver el resultado. Dicho filtro quedará guardado para volver a ser utilizado cuando se desee.

Apéndice B – ¿Cómo… | 297

...puedo crear una serie específica para la numeración de los adeudos?

Iremos a la opción ‘Baremos > Económicos > Series’ de la solapa ‘Configuración’ y pincharemos sobre el botón de altas (símbolo +).

...puedo empezar la numeración de los adeudos (adeudos) para el nuevo año?

Le aconsejamos crear (ANTES DE GENERAR LOS ADEUDOS DEL NUEVO AÑO) una nueva serie que contenga los dos últimos dígitos del año deseado (p.ej. “09” para el año 2009), para ello iremos a la solapa ‘Configuración’ en su opción ‘Baremos > Económicos > Series’ y pincharemos sobre el botón de altas (símbolo +). Después iremos a la opción ‘Procesos en bloque > adeudos y cobro > Sustitución automática de series de adeudos’ y sustituiremos la vieja serie (la del año pasado) por la nueva (la del año actual). A partir de ahora los adeudos que se generen tendrán esta nueva serie que empezará a numerarlos desde el principio, tal y como queríamos. Tendremos que hacer lo mismo cada nuevo año, sólo sustituyendo la serie “09” por “10”, etc., la numeración volverá a empezar.

...puedo saber la ocupación de un aula?

Iremos a la solapa ‘Administrativo’ en su opción ‘Calendarios y disponibilidad > Ocupación…’, aparecerá una ventana donde especificaremos el día, la hora de inicio y fin (p.ej. Martes de 16-17h) y el aula de la cual queremos saber la ocupación. Por último, pincharemos sobre el botón “Nº de Alumnos” y el programa nos mostrará el resultado.

...puedo domiciliar los adeudos?

Una vez generados los adeudos habrá que ir a la solapa ‘Económico’ en su opción ‘Domiciliación bancaria > Domiciliación de cobros (CSB-19)’. Aquí aparecerán todos aquellos adeudos generados en cuya matrícula conste marcada la casilla de ‘Domiciliación bancaria’. Además el cliente deberá tener rellenado en su ficha los datos económicos (Banco y número de cuenta bancaria).

298 | Manual del Usuario de agora

…puedo activar de nuevo una matrícula?

Hacemos doble ‘clic’ sobre la matrícula finalizada y pinchamos sobre el botón de ‘finalizar matrícula’. El programa nos indicará que ya está finalizada y que si queremos volver a activarla, a lo que contestaremos que sí.

…puedo modificar una matrícula?

Hacemos doble ‘clic’ sobre la matrícula a modificar y realizamos los cambios oportunos. Tras ello tenemos que salir aceptando (botón verde) para que realmente se guarden los cambios, de lo contrario la matrícula quedaría con los datos originales.

…puedo eliminar un cobro?

Un cobro no se debe eliminar a la ligera, lo correcto sería anularlo (generando una devolución) con lo que el importe cobrado del adeudo vuelve a quedar pendiente. Para anularlo iremos a la solapa ‘Económico’ en su opción ‘Gestión de cobros > Revisión de cobros’ y, tras seleccionar el cobro a anular, pincharemos sobre el botón de ‘anular cobro’ en la barra de botones. Si realmente deseamos eliminar cobros lo haremos desde la solapa ‘Económico’ en la opción ‘Procesos en bloque > Adeudos y cobros > Eliminación de cobros’. El programa nos advertirá que la operación puede crear datos incoherentes en caja y contabilidad. Tras decidir seguir con el proceso, se nos mostrará un listado con los cobros. Podremos seleccionar todos aquellos que deseemos eliminar y hacerlo.

…puedo eliminar un adeudo?

En caso de haber realizado algún cobro de este adeudo, no será posible eliminarlo, ya que queda vinculado a ese cobro. Sin embargo, si no hemos cobrado nada de este adeudo podremos hacer ‘clic’ sobre el botón ‘eliminar’ teniendo en cuenta que en tal caso se producirá un salto en la numeración de los mismos. Si nos interesa, siempre podemos modificar el importe del adeudo poniéndolo a 0. Una última opción (sólo aconsejable en el caso de estar completamente seguro de lo que se hace), sería eliminar los cobros (tal y como se indica en el apartado anterior). Una vez eliminados los cobros vinculados al adeudo ya podremos eliminarlo, al no tener éste vinculación alguna con los cobros.

Apéndice B – ¿Cómo… | 299

…puedo generar asistencias manualmente?

Sí. Tenemos que ir a la solapa ‘Administrativo’ y a su opción ‘Asistencia > Gestión de asistencia’. Pincharemos sobre el botón de altas (símbolo +). Detallaremos los datos correspondientes y confirmaremos la asistencia o ausencia del alumno seleccionado.

…puedo exportar datos?

Si queremos exportar los datos de una ventana de lista a Excel, sólo tenemos que pinchar la tecla Control + E. Si lo que queremos es hacer exportaciones a Access o XML, utilizaremos la opción ‘Exportar datos’ de la solapa ‘Herramientas’.

Apéndice C

Importante 1. Alumnos •

Si desea controlar la asistencia de los alumnos, NECESITARÁ DEFINIR CLASES Y HORARIOS, tener activada dicha opción en el ‘Panel de control > Opciones profesional’ (por defecto) y que el grupo del que se desean sacar las asistencias sea definitivo.

2. Oferta académica •

Si el alumno puede escoger el día y la hora a la que asistir a un grupo y desea controlar esto (qué día viene y a qué hora) DEBERÁ DEFINIR UN GRUPO DIFERENTE PARA CADA DÍA Y FRANJA HORARIA SUSCEPTIBLE DE QUE EL ALUMNO SE MATRICULE EN ELLA (para agilizar el proceso se puede recurrir a la definición de ‘Definir aula multimedia’. También a la ‘generación automática de grupos’ a partir de las asignaturas, además existe la opción de ‘copia masiva de grupos’ una vez éstos están creados –consulte el manual o a nuestro equipo de Asistencia Técnica-). Si, por el contrario, los horarios son fijos, bastará con definir los correspondientes.

•

Si un mismo grupo varía de precio según las horas matriculadas (es decir, no tiene un precio fijo), SERÍA ACONSEJABLE DEJAR EL PRECIO DEL GRUPO A 0 Y CREAR TARIFAS.

3. Módulos •

Si utiliza comerciales para la captación de clientes y desea reflejarlo con el programa, NECESITARÁ DISPONER DEL MÓDULO CRM (Gestión Comercial).

•

Si desea prestar y/o vender material (libros, vídeos, etc.) y desea reflejarlo con el programa, NECESITARÁ DISPONER DEL MÓDULO BIBLIOTECA (Gestión de Materiales).

4. Económico •

Si desea que el programa genere asientos contables para exportar a un programa de contabilidad, necesitará tener marcada dicha opción en el ‘Panel de control > Opciones profesional’ (por defecto).

•

Si desea realizar domiciliaciones bancarias, necesitará definir al menos un banco y marcar en las matrículas correspondientes la correspondiente casilla de domiciliación bancaria.

•

Si desea cobrar por mensualidades sin plazo fijo de tiempo, debe utilizar el tipo de liquidación ABONO PERIÓDICO.

•

Si desea cobrar un importe, dividido en varios pagos o cuotas, independientemente de la duración del grupo, deberá usar el tipo de liquidación CURSO COMPLETO.

Apéndice C – Importante | 301 •

Si desea cobrar según las horas que contrate el alumno, deberá utilizar el tipo de liquidación HORAS CONTRATADAS.

•

Si desea cobrar por clases particulares, deberá usar el tipo de liquidación CLASES PARTICULARES IMPARTIDAS o ASISTIDAS, según el caso. (Necesita generar los registros de asistencia y docencia).

302 | Manual del Usuario de agora