advertorial | Raet
De SLA is nooit meer uit de la gehaald Begin 2011 besteedde ict-dienstverlener Ordina zijn personeels- en salarisadministratie uit aan Raet. Die stap was onderdeel van het streven om zowel te professionaliseren als kosten te besparen. Ruim een jaar later heeft Ordina een nieuwe en flexibele personeels- en salarisadministratie, is de HR-afdeling van het bedrijf aanzienlijk ‘ontzorgd’ en ligt het kostenniveau fors lager.
I
n een periode waar de marges onder druk staan en de economische vooruitzichten niet onverdeeld positief zijn, worden bedrijven gedwongen op de kosten te letten. Kostenbesparing is immers de meest directe manier om het ‘huishoudboekje’ weer op orde te krijgen. Maar simpelweg snijden in de uitgaven heeft alleen effect op de korte termijn. Ordina koos voor een meer structurele aanpak door te onderzoeken in hoeverre met het uitbesteden van de personeels- en salarisadministratie kosten konden worden bespaard en tevens een stap in verdere professionalisering kon worden gezet. Dat leidde ertoe dat de volledige ‘PA&SA-afdeling’ per 1 januari 2011 overging naar Raet. In de maanden daarna volgde een omvangrijke conversie van het oude SAP HR-systeem naar e-HRM-portal Raet Online. Hoewel zo’n traject geen sinecure is, kijkt Ordina met grote tevredenheid terug
62
op wat door Wouter van Essenberg, Directeur HR van Ordina, wordt omschreven als de "constructieve samenwerking met Raet”.
delijk uitgebreide kennis en kunde in huis, beschikt men over alle functionaliteiten en de skills om dienstverlening op maat aan te bieden.”
Professionaliseren “Het besluit tot uitbesteding is voortgekomen uit het streven binnen Ordina om verder te professionaliseren”, legt servicemanager Mark van Westerlaak uit. “Een salaris- en personeelsadministratie voeren is voor ons geen corebusiness.” Tegelijkertijd is het wel een afdeling waar veel lijntjes samenkomen en waar veel kennis en expertise aanwezig is, onder meer van wet- en regelgeving. Het vergt een flinke inspanning om zo’n afdeling op niveau te houden. “Als je binnen zo’n afdeling een professionaliseringsslag wil maken kom je onvermijdelijk voor de vraag ‘kan een externe partij dit wellicht beter dan wij zelf?’ Voor zo’n partij is het immers wel corebusiness”, vervolgt Van Westerlaak. “Daar is inhou-
Bij de keuze voor Raet speelde volgens Van Essenberg drie afwegingen een belangrijke rol. “We zochten een partij waar onze medewerkers een goede landingsplaats zouden vinden. Ten tweede natuurlijk een partij die de vereiste kwaliteit en continuïteit biedt. Het is dan prettig te weten dat je met de marktleider aan tafel zit. Dat geeft een behoorlijke mate van zekerheid over de toekomstbestendigheid van de oplossing. Daarnaast speelde de prijs uiteraard een belangrijke rol. En ik kan zeggen dat de uitbesteding naar Raet voor ons een goede businesscase oplevert.” Raet way of working Het besluit tot uitbesteden baarde uiteraard enig opzien binnen Ordina.
o u t s o u rce m a g a z i n e
Wouter van Essenberg (l.), Directeur HR van Ordina, en Mark van Westerlaak, servicemanager: “Als je een professionaliseringsslag wil maken, kom je onvermijdelijk voor de vraag ‘kan een externe partij dit wellicht beter dan wij zelf?’”
Mark van Westerlaak: “Het merendeel van de werknemers van Ordina werkt hier vanwege het bedrijf. Men heeft voor Ordina gekozen. Tegelijkertijd zijn de mensen van een PA&SAafdeling administrateurs in hart en nieren die heel goed begrijpen dat ze bij een bedrijf als Raet onderdeel zijn van de corebusiness, in een omgeving waar zij zich helemaal thuis voelen.” Van Westerlaak omschrijft de reactie van zijn collega’s op de voorgenomen uitbesteding dan ook als positieve bezorgdheid. “In de zin van ‘wat moeten we doen om dat goed voor elkaar te krijgen?’ Dat soort vragen voerde de boventoon.”
oktober 2012
Wat volgens Van Westerlaak een belangrijke rol speelde bij het ‘goed voor elkaar krijgen’, is de keuze voor de ‘Raet way of working’. Dit hield in dat een aantal werkgroepen werd gevormd met daarin vertegenwoordigers van beide bedrijven. “Het hield de communicatielijnen kort en maakte dat er op veel vragen snel een antwoord kwam.” Van deze werkgroepen maakte ook een transitiemanager van Raet deel uit, die met veel van de Ordina-medewerkers directe gesprekken gevoerd heeft om over en weer een zo helder mogelijk beeld van de overgang te krijgen. “Dat is binnen alle geledingen van Ordina als positief ervaren.”
Overgang Maar hoe goed alle ondersteunende processen ook georganiseerd zijn, de kern van uitbesteden draait toch om het overzetten naar een nieuw systeem. Van Westerlaak en Van Essenberg zijn daar nuchter over: “Conversie blijft een lastige klus waarbij je heel secuur te werk moet gaan.” Het draaiboek voor de overgang voorzag erin dat de personeels- en salarisadministratie van Ordina per 1 januari 2011 ‘as is’ overging naar Raet, inclusief vrijwel alle medewerkers. Daarna is de conversie naar de systemen van Raet in gang gezet. In feite dus onder regie van Raet, maar wel op
63
advertorial | raet
basis van intensieve samenwerking met Ordina. Van Westerlaak: “In feite hadden we de eerdergenoemde werkgroep HR, een werkgroep conversie, een werkgroep koppeling, een werkgroep diensten en tot slot een werkgroep inrichting software op basis van Ordinaarbeidsvoorwaarden. In de werkgroepen is bepaald welke diensten Raet gaat leveren aan Ordina, welke data we van bron naar doel willen converteren, welke functionaliteiten we in de systemen willen hebben, en hoe we onze andere systemen kunnen blijven voorzien van de juiste HR-data.”
“we hebben bewust voor een gefaseerde aanpak gekozen” Concreet betekende dit dat tussen Ordina en Raet voortdurend werd overlegd in welke formats de informatie uit SAP HR aangeleverd moest worden. Dat ging volgens Van Westerlaak werkelijk tot op detailniveau. “Want als bron- en doelsysteem compleet verschillend zijn, wat in ons geval zo was, moet je je van elk gegeven afvragen wat de betekenis ervan is en hoe je het vertaalt naar het nieuwe systeem.” Daarbij was de support van een aantal SAP-consultants en datamigratiespecialisten van Ordina zelf volgens Van Westerlaak cruciaal. “Onze SAP-consultants hebben in feite de koppeling tussen ons oude SAP HR-systeem en het nieuwe Raet Online tot stand gebracht. Vervolgens is de datamigratie
64
gerealiseerd door Ordina-experts die deze dienst ook voor klanten van Ordina uitvoeren.” De aanpak bij het daadwerkelijk converteren was om steeds per module een deel van de code van het oude systeem te converteren, deze vervolgens te testen en bij goede testresultaten de gehele module over te zetten. “Ik moet zeggen dat we vooraf de meeste problemen bij die definitieve conversie hadden verwacht, maar in de praktijk verliep dat prima”, zegt Mark van Westerlaak. Dat is volgens hem terug te voeren op de minutieuze aanpak waarmee Ordina en Raet in de voorbereidende trajecten te werk zijn gegaan. Lopende zaken en uitbouw Niet alle modules van de Raet-omgeving zijn in eerste instantie geïmplementeerd. Na de conversie van de basis zijn inmiddels de selfservicemodule, de declaratiemodule en de verzuimmodule toegevoegd. De eerstvolgende stap die nu gepland is, is om Ordina’s ‘benefit-shop’, de module voor het uitruilen van arbeidsvoorwaarden en dergelijke te migreren naar de portal Raet Online. “We hebben bewust voor zo’n gefaseerde aanpak gekozen”, zegt Van Essenberg. “Omdat het in gebruik nemen van een nieuwe toepassing hoe dan ook ingrijpt in een aantal processen en altijd veel aandacht vergt. Daarom is het in mijn ogen niet aan te bevelen alle modules tegelijk te implementeren.” De consequentie daarvan is dat het SAP HR-systeem in de lucht moet blijven zolang niet alle functionaliteiten zijn overgezet. Maar daar had Ordina op voorhand al rekening mee gehouden, weet Van Essenberg. “Het is een illusie te denken dat je bij een conversie als deze snel van je legacysystemen af kunt zijn.” Om zowel de lopende zaken als de verdere ‘uitbouw’ in goede banen te leiden, hebben Ordina en Raet een overlegstructuur ingericht. Hierbinnen vindt maandelijks een zogeheten operationeel overleg plaats, waarbij
op basis van rapportages wordt gekeken hoe processen verlopen, aldus Wouter van Essenberg. “Daarnaast is overeengekomen om per kwartaal een tactisch en strategisch overleg te voeren, maar we hebben al afgesproken dat overleg elke maand te houden zolang we nog modules implementeren. Daarnaast is er eens per jaar overleg tussen de CEO’s van beide partijen.” Samenwerking Waardering voor het nieuwe systeem is er zeker, verklaart Van Essenberg: “Men vindt de declaratiemodule makkelijk omdat daarmee allerlei gedoe met formulieren niet meer nodig is. Van managers krijg ik teruggekoppeld dat de verzuimmodule hen werkelijk ondersteunt, omdat daarin staat aangegeven welke stappen ze moeten zetten in het begeleiden van zieke medewerkers.” Inmiddels, ruim een jaar na de overstap naar Raet, durft hij te stellen dat aan de doelstellingen is voldaan: “We hebben tegen aanzienlijk lagere kosten een professionele PA- en SAfunctie middels de dienstverlening van Raet.” Minstens zo belangrijk voor hem is dat Ordina ‘ontzorgd’ is. Als bijvoorbeeld door veranderde regelgeving zaken moeten worden aangepast, geeft Raet dat aan en implementeert die veranderingen. Gevraagd naar het belangrijkste aspect van de uitbestedingovereenkomst noemt Van Essenberg zonder aarzelen de samenwerking tussen beide bedrijven. “Bij een traject als dit moet je beide er echt een succes van willen maken en openstaan voor elkaars problemen en mogelijke oplossingen. Voor mij is het meest ‘tastbare’ bewijs dat de samenwerking werkt, dat de SLA na ondertekening niet meer uit de la is gehaald.”
o u t s o u rce m a g a z i n e