Protocolo y etiqueta en ceremoniales by Karen Garcia

CARTILLA DE PROTOCOLO Y ETIQUETA EN LOS DIFERENTES PROCESOS Y CEREMONIALES CORPORATIVOS DE RADIO CADENA NACIONAL S.A

Tabla de contenido

Principios que rigen la etiqueta en la empresa…………………………………………………………………4 1.1. Organización……………………………………………………………………………………………………………………4 1.2. Paciencia…………………………………………………………………………………………………………………………4 1.3. Prudencia………………………………………………………………………………………………………………………..4 1.4. Buen gusto………………………………………………………………………………………………………………………5 1.5. Puntualidad……………………………………………………………………………………………………………………5 1.6. Respeto……………………………………………………………………………………………………………………………5 1.7. Humildad………………………………………………………………………………………………………………………..5 1.8. Sencillez…………………………………………………………………………………………………………………………...6 1.9. Humanismo…………………………………………………………………………………………………………………….6 Protocolo y etiqueta ceremonial……………………………………………………………………………………….…7 2.1. Cena……………………………………………………………………………………………………………………………….…7 2.1.1 Protocolo…………………………………………………………………………………………………………………..7 2.1.1.1. Selección del restaurante……………………………………………………………………………..7 2.1.1.2. Invitaciones…………………………………………………………………………………………………...7 2.1.1.3. Recibimiento…………………………………………………………………………………………………8 2.1.1.4. Ubicación de los invitados................................................................................8 2.1.1.5. Mesa……………………………………………………………………………………………………………….8 2.1.1.6. Selección del menú………………………………………………………………………………………8 2.1.1.7. Despedida……………………………………………………………………………………………………..9 2.1.2. Etiqueta…………………………………………………………………………………………………………………..9 2.1.2.1. Invitaciones…………………………………………………………………………………………………..7 2.1.2.2. Recibimiento……………………………………………………………………………………………….7 2.1.2.3. Comportamiento sugerido durante la comida………………………………………8 2.1.2.4. Despedida……………………………………………………………………………………………………8 1

2.2. Coctel……………………………………………………………………………………………………………………………....10 2.1.1. Protocolo……………………………………………………………………………………………………………......10 2.1.2. Etiqueta…………………………………………………………………………………………………………..........10 3. Protocolo y etiqueta de procesos………………………………………………………………………………………....14 3.1. Llamadas telefónicas………………………………………………………………………………………………….…...14 3.1.1. Para realizar llamadas………………………………………………………………………………………......14 3.1.2. Para contestar llamadas………………………………………………………………………………………..14 3.1.3. Utilice frases como……………………………………………………………………………………………….....14 3.2. Selección de personal………………………………………………………………………………………………………15 3.2.1. Protocolo………………………………………………………………………………………………………………….15 3.2.1.1. Recolección de información acerca del cargo………………………………………….15 3.2.1.2. Preparación, determinando……………………………………………………………………...15 3.2.1.3. Reclutamiento de personas……………………………………………………………………….15 3.2.1.4. Diseño de pruebas……………………………………………………………………………………….15 3.2.1.5. Preselección de candidatos………………………………………………………………………..15 3.2.1.6. Citación………………………………………………………………………………………………………...15 3.2.1.7. Entrevista……………………………………………………………………………………………………..16 3.2.1.8. Aplicación de pruebas técnicas………………………………………………………………….16 3.2.1.9. Fin de la entrevista…………………………………………………………………………………….16 3.2.1.10. Análisis del resultado………………………………………………………………………………..16 3.2.1.11. Selección del personal………………………………………………………………………………..16 3.2.1.12. Aprobación………………………………………………………………………………………………...16 3.2.2. Etiqueta………………………………………………………………………………………………………………....15 3.3. Envió de correos electrónicos empresariales………………………………………………………………...17 3.3.1. Protocolo………………………………………………………………………………………………………………….17 3.3.2. Etiqueta………………………………………………………………………………………………………………....17 2

PROTOCOLO Y ETIQUETA EN CEREMONIALES Y PROCESOS. En los buenos modales existen elementos intrínsecos o inmersos los cuales debemos tener en cuenta al momento de comportarnos ante la sociedad, esta cartilla esta enfocada en los consejos prácticos que se deben tener presentes, para tener glamour, etiqueta y protocolo en nuestra vida cotidiana. Esta será gran ayuda e importancia para afianzar y fortalecer sus conocimientos, además contribuiremos al mejoramiento corporativo y así mismo personal. Tener etiqueta y protocolo en todos los aspectos nos ayudara a relacionarnos de forma adecuada; prestar atención a nuestro público, cuidar todos los detalles en las presentaciones o visitas a las instalaciones de nuestra empresa, incidirá directamente en la cuenta de nuestros resultados, condición que creara una diferenciación sobre nuestros competidores. Por eso requiere que te comprometas al cumplimiento y ejecución de lo que la presente cartilla te orientara ya que todo lo que aquí se consigno hace parte de nuestras políticas, cultura organizacional y prestación de nuestros servicios que nos podrán aportar beneficios comunes, en la medida, que nuestro compromiso se traduzca en unos altos niveles de responsabilidad, sentido de pertenencia y calidad humana; símbolos de nuestra personalidad institucional. 3

1. PRINCIPIOS QUE RIGEN LA ETIQUETA EN LA EMPRESA 1.1. ORGANIZACIÓN: Demostrar que se es una persona organizada, muy seguramente beneficiará su quehacer diario y le permitirá entregar cumplidamente las labores que se le hayan asignado. Muchas personas piensan que el dejar para después las labores encomendadas y cumplir en la fecha estipulada ya es muestra de una persona organizada. Sin embargo no es así, si usted inicia inmediatamente la gestión, podrá darse cuenta en el transcurso del camino de errores que se pueden evitar y entregar un trabajo pulcro, oportuno y que corresponda a las exigencias del mismo. No será el mismo resultado si todo lo deja para última hora. Una persona que es organizada también demuestra que lo es en su lugar de trabajo, mantiene todas sus cosas en orden, que denote limpieza e higiene. Una persona organizada ofrece un excelente servicio al cliente y entrega lo acordado en el tiempo establecido. 1.2 PACIENCIA: Este principio tan fundamental trae consigo algunas dificultades si no se le sabe manejar adecuadamente. Comportarse impulsivamente en algunas ocasiones, en vez de guardar la paciencia necesaria, emite una imagen incorrecta de usted y de su departamento ya que como jefe o subalterno, lo que se espera de usted es que tenga más mesura y compostura y no precisamente dejarse llevar por las circunstancias. Las cosas llegan cuando tienen que llegar, y la paciencia es una de las virtudes que por esa razón debe manejar cualquier ejecutivo más aun en el trato con los diferentes clientes de su empresa. 1.3 PRUDENCIA: Llamada también la madre de todas las virtudes, es la más importante de todos los principios que rigen tanto la etiqueta como el protocolo. Y esta es muy fácil de aplicar, en el comportamiento que usted asume en todos los roles que desempeña durante el día, en sus actitudes no verbales, en su comunicación, y siempre tener en cuenta que dependiendo en qué circunstancias la aplique, se convertirá en una persona más confiable para la empresa y para los otros. Este atento delante de quien habla, delante de quien manifiesta una opinión, en qué circunstancias la emite y piense antes de hablar de que manera afecta a las personas que le rodean su comentario. Mantenga una actitud conciliadora y una comunicación asertiva en todo momento. 4

1.4. BUEN GUSTO: Como dice el refrán: “Entre gusto y gusto no hay disgusto”, sin embargo, aunado al principio de la prudencia, se encuentra este principio que denota cultura, tacto para decir las cosas, gusto por elegir las cosas para el lugar y el momento adecuado. Evite caer en la ridiculez asumiendo actitudes modernas que no se le ven bien, y acepte que este principio puede ser evaluable en su forma de vestir, en su forma de sentarse, en su forma de comunicarse. Refínese y simplifique, entre más sencilla(o) sea usted, mejor imagen emitirá. 1.5. PUNTUALIDAD: Aunque es importante para medir el compromiso del trabajador con la empresa, en realización de negocios y todo tipo de eventos personales y profesionales, este aspecto es totalmente cultural. No se desespere si llegan tarde a una cita en Colombia, porque son comunes los retardos así sean involuntarios. Sin embargo, la puntualidad que usted tena en cualquier evento, denotara su compromiso y su imagen y la de su empresa estará respaldada por este principio tan fundamental. 1.6. RESPETO: Un principio elemental, que denota consideración por cualquier persona sin distingo de credo, raza, religión, edad, sexo. Recuerde que el respeto se gana, y viene definido por el respeto que usted así mismo entregue a los demás en su comportamiento, en lo asertivo que sea al comunicarse, en lo humilde y sencillo que puede ser al tomar decisiones. 1.7. HUMILDAD: Con frecuencia, la humildad es confundida equívocamente con pobreza. Y no es precisamente a lo que se refiere este principio de la etiqueta precisamente, ya que se refiere a la actitud que asume cualquier trabajador en caso de cometer un error, y acepta su error y expresa su voluntad de corregirlo. Con frecuencia se cometen errores al interior de la empresa, que obstaculiza el desempeño de los funcionarios. Irónicamente, no se piensa en un gana-gana sino en quien tiene la razón, y trabajadores hacen alarde de tener la razón y no corrigen su error, por no sentirse menos que los demás compañeros y subalternos.

1.8. SENCILLEZ: Una palabra muy corta pero que denota tantas cosas que emiten de inmediato una imagen negativa o positiva de usted. En el ámbito empresarial, es común encontrarse con el enemigo de la sencillez llamado soberbia. Este defecto se encuentra con mucha más regularidad de la que usted piensa y afecta negativamente su imagen. Por lo tanto sea sencillo al hablar, no busque palabras rebuscadas tratando de aparentar una educación y una cultura que no posee. Sea sencillo al vestir, no ostente las últimas modas creyendo que todo lo que se coloque le queda bien solo por el afán de aparentar una imagen que no tiene. Sea sencillo en su trato, no crea que por más títulos que usted posee tiene derecho a pasar por encima de los derechos de los demás y a irrespetarlos. 1.9 HUMANISMO: En los tiempos tan agitados que se viven actualmente, no se puede dejar de lado la relación entre los seres humanos. Se entiende esta relación en que no es necesario comprometerse en la resolución de problemas que usted mismo tiene, pero sea humano y póngase en el lugar del otro, no se del todo indiferente, trate de entender lo que le sucede, como esto puede afectar su imagen y la de la empresa y ayude a su compañero o subalterno a salir adelante. A veces con solo unas palabras de aliento es suficiente para motivar a las personas y no dejarlas decaer.

2.1. Cena

2. Protocolo y Etiqueta Ceremonial

2.1.1 Protocolo

2.1.2 Etiqueta

2.1.1.1. La selección del restaurante: este debe otorgar 2.1.2.1. Invitaciones: los siguientes servicios:  Es importante que la información de la  Atención personalizada. invitación a la fiesta o evento sea clara y concisa.  Calidad de servicio.  Dejar un contacto para la confirmación de  Privacidad, para que los temas puedan ser hablados asistencia o solución de dudas. con absoluta reserva.  Una mesa en una ubicación estratégica (alejada del ruido y elementos que dificulten el paso).  Cómodo y fácil acceso, para regresar al lugar de trabajo sin demora.  Estacionamiento y valet parking.

2.1.2.2. Recibimiento:  Darles la bienvenida y hacerlos sentir cómodos desde el comienzo 2.1.1.2. Invitaciones:  Informar a tus invitados acerca del tipo de fiesta que estas celebrando, si es formal o informal.  Si se requiere de algún tipo de vestimenta en particular  Como llegar a la locación en caso de ser un lugar alejado o desconocido.

2.1.1.3. Recibimiento:  Al llegar tus invitados, debes recibirlos en la puerta de entrada.  Presta atención a sus necesidades durante la estadía, que no les falte comida y bebida, indícales donde pueden dejar sus carteras y abrigos y donde se encuentra el toillette.

2.1.2.3. Comportamiento sugerido durante la comida:  La servilleta debe estar desplegada sobre las piernas. Si tiene que levantarse en medio del almuerzo, colocarla sobre la silla  Los cubiertos que se han caído se dejan en el suelo y solicita el remplazo.  El arreglo y retoques del maquillaje se efectúan en el baño o servicio (toilette). Evite hacerlo en público.  Evitar fumar durante la comida. Cuando ésta haya finalizado, se siguen las reglas del invitado. Si el invitado fuma, la anfitriona puede hacerlo. Si el Invitado no fuma, imitar el comportamiento.  El anfitrión pagará la cuenta.

2.1.1.4 La ubicación de los invitados: La obligación del ejecutivo(a) “en rol de anfitrion”, es designar la ubicación del invitado o de los invitados. Respecto a la selección de las mesas, la redonda disimula las jerarquías y predispone favorablemente una negociación. Tenga en cuenta que lo más cortés es ofrecerle al invitado la ubicación desde la cual éste disfrute de la mejor vista.

2.1.2.4. La despedida:  Es siempre útil tener algún teléfono de servicio de autos a mano por si alguien lo necesita para volver a su casa.  Es importante atender a todos tus invitados por igual, hacerlos sentir 2.1.1.5. La mesa: La mesa debe estar puesta antes de que cómodos, que todos participen en las lleguen los invitados. Debes cuidar que no se formen grupos conversaciones y que pasen un buen pequeños de charla, tener en cuenta las edades y el sexo momento. de los comensales cuando asignes los lugares para  La espontaneidad y la calidez son los sentarse.

Para la decoración hay infinitas opciones, pero principalmente es importante que los centros de mesa no interrumpan visualmente la conversación y si usas flores o velas estas no sean aromáticas, para no interferir con los sabores de la comida.

factores que nos van a asegurar ser invitados y anfitriones con los que todos quieren volver a encontrarse.

2.1.1.6. Selección del menú: Resulta adecuado pedir algo que ya haya probado con anterioridad, evitando los platos difíciles de comer. Los almuerzos empresariales están exentos de bebidas alcohólicas, si decide beber vino, tenga un par de opciones en mente y recuerde que el ritual de la degustación le corresponde al anfitrión.

2.1.1.7. La despedida: ¿Cuando se deben ir los invitados? Cuando el homenajeado se retira. Como anfitrión, en el momento que los invitados quieran retirarse debes ir con ellos a la puerta de entrada, agradecerles por la visita y despedirlo.

2.2. Coctel 2.2.1. Protocolo

2.2.2. Etiqueta

1. Calcular correctamente el número de invitados para disponer del salón.

1.- Cuando se recibe una invitación para un cóctel, es de mala educación no contestar a la misma. Hay invitaciones que van acompañadas por un sobre con la dirección de respuesta impresa (sobre R.S.V.P.) y es en el que se envía nuestra respuesta. Si no, 2. Haga cálculos entre los metros cuadrados se suele indicar al pie de la invitación un número de teléfono donde disponibles del salón y el número de confirmar o declinar nuestra asistencia. Siempre debe contestar a invitados asistentes, aunque en la mayoría una invitación. de los hoteles nos indicarán previamente la capacidad de cada uno de ellos. 3. La duración de un acto de este tipo no debería sobrepasar la hora, aunque dependiendo de la magnitud del mismo y del número de invitados, podría alargarse 2.- El vestuario es dependiente de lo que se indique en la invitación. A falta de indicación alguna, se supone una "cierta un poco más libertad" de elección para los invitados. No obstante, es bueno valorar factores tales como lugar de celebración del cóctel, motivo, hora del día, tipo de invitados al evento, etc.

4. El horario más utilizado es el de media tarde entre las 19 y 21 horas (aunque se puede llamar aperitivo o lunch), aunque también podemos encontrarnos algunos "actos" de mediodía entre las 12 y las

3.- Para las señoras hay un vestido con su nombre, traje de cóctel (la falda cae un poco por debajo de la rodilla). Es un vestido entre el traje corto y el vestido de noche. Es ideal para estas ocasiones. Para los caballeros, el traje de corte clásico es una elección muy adecuada, salvo que se requiera etiqueta. (Incluso con este requerimiento, algunos caballeros acuden de traje). 4.- Desenvolverse entre los invitados requiere de una cierta

13,30 horas, aproximadamente. A la hora habilidad social; saludar, presentar, conversar, etc. Hay que de elegir vestuario deberemos tener en dominar, al menos un poco, el arte de moverse en sociedad. cuenta, la importancia del acto y la hora (si es de mediodía o de tarde).

5. La celebración de un cóctel tiene por regla general como escenario los salones de un hotel o de un restaurante. En temporada festival puede ser en un jardín o en espacios al aire libre. La denominación de cóctel, puede ser "equivalente" en cierta medida a un aperitivo en castellano. 6. Saludo invitados. 7. Los anfitriones deben integrarse con los invitados.

5.- Dependiendo del tipo de cóctel al que sea invitado, no estaría de más llevar unas tarjetas de visita en el bolsillo. Siempre puede surgir la oportunidad de conocer personas que pueden ser buenas para nuestros negocios. Lo mismo para nuestro ámbito privado y relaciones sociales. 6.- El horario de un cóctel suele ser bastante abierto, y se puede llegar de forma escalonada al evento. Es decir, no tiene por qué estar al principio del mismo (salvo que haya un evento relacionado o asociado al mismo, como la presentación de un libro u otro producto o servicio).

7.- La duración de un cóctel no debería sobrepasar las 2 horas de 8. La persona encargada de protocolo debe duración. vigilar y garantizar el buen desarrollo del cóctel, atenta a solucionar cualquier dificultad que se pueda presentar. 9. El cóctel se hace de pie, se deben facilitar servilletas para los pasabocas, los cuales deben ser en porciones pequeñas, de tal manera que con una mano puedan llevarse directamente a la boca y la otra quede libre para sujetar la copa. 10. Los pasabocas deben ser variados fríos y 8.- Los canapés y otros aperitivos suelen tener el tamaño calientes. Se ofrecen los fríos primero y los adecuado para poderlos tomar de un solo bocado. Y en su mayoría están preparados para tomarse con la mano, aunque puede haber calientes después. excepciones. La forma correcta de estar en el cóctel es de pie con una copa en una mano y una servilleta en la otra. Siempre hay que 11. Se deben colocar ceniceros que se estén tener a mano la servilleta (sostenerla en la mano izquierda), 11

vaciando continuamente y papeleras por dejando la derecha para saludar y tomar los aperitivos. todo el salón, para que los invitados depositen las servilletas y palillos usados. Se debe evitar que los depositen en las bandejas de los pasabocas que se ofrecen.

12. La duración debe ser de dos horas, dando 30 minutos de flexibilidad.

13. Puede haber una presentación previa (en forma de pequeña charla o conferencia), 9.- Las bebidas y las bandejas con canapés y otros aperitivos antes de pasar al salón donde "realmente" pasan de forma continua por lo que no es necesario que llame a un camarero para que rellene su copa y le traiga más canapés. Debe se sirve el cóctel propiamente dicho. esperar a que pase cerca de usted.

14. Habrá que disponer de al menos dos mesas principales. Una en la que suele colocarse toda la comida, tanto dulce como salada. En la otra se dispone toda la bebida así como la cristalería, la vajilla y las servilletas. 10.- Las conversaciones que mantenga deben ser amenas y breves. No es un lugar, un cóctel, para debatir temas de 15. Habrá servicio de camareros y ellos serán importancia. Puede ser un inicio de un negocio o de una buena los encargados de ir "circulando" entre los relación personal, pero no es el sitio adecuado para entrar en invitados ofreciendo en bandejas los detalles. canapés y las bebidas. 11.- Evite cualquier comportamiento reprobable, como beber más de la cuenta (ponerse cargante e incluso emborracharse), hablar con la boca llena (recién tomado un canapé), sentarse en las mesas, dar voces, saludar con las manos sucias y cualquier otra acción que pueda dejarle en evidencia a usted y a sus anfitriones. 12.- Compórtese de forma natural, nada de fingir lo que uno no es. Siempre se acaba notando y descubriendo. Cada persona tiene su

16. La comida debe ser presentada en pequeñas porciones (canapés) que se puedan tomar de un solo bocado, evitando disponer comidas "engorrosas" para comer de pie. También es habitual contar con una mesa de "descarte" en la que se depositan copas y otros elementos usados, o podemos esperar a que pasen los camareros y las depositemos en sus bandejas vacías.

17. La suspensión de los cócteles y pasa bocas será la señal de que los anfitriones quieren dar por terminada la reunión.

propia forma de ser, su vida y sus vivencias. No queramos ser otra persona. 13. Terminada la recepción, los invitados deben ir hasta el sitio donde se encuentran los anfitriones para despedirse y agradecer la invitación.

3. Protocolo y Etiqueta de Procesos 3.1 Llamadas Telefónicas 3.1.1. Para realizar llamadas: 1. Identifíquese inmediatamente y deje sus datos si la persona no le puede atender. 2. Haga un correcto uso del tiempo mientras habla por teléfono. 3. Cuando sea necesario denegar una solicitud, dé una explicación con mucho tacto. 4. Discúlpese por los errores o atrasos. 5. No "entre en confianza" con la persona que usted está llamando. 6. En caso de que comparta la oficina con algún compañero, procure hablar en un tono suave, si no es usted el que habla, retírese mientras su compañero termina la conversación. 3.1.2. Para contestar llamadas: 1. Utilice un tono entusiasta y conteste lo más pronto posible. 2. Sea cortés con la otra persona y a la vez un buen oyente. 3. Si tiene que dejar el teléfono, regrese tan pronto como pueda. 4. Salude a cada interlocutor agradablemente y trate cada llamada como importante. 5. Si promete devolver una llamada para suministrar más datos, mantenga su promesa. 6. Cuando alguien hace una llamada que usted solicitó, tome el teléfono en cuanto esté lista su llamada. 7. Si es usted de los que acostumbran trabajar y escuchar música a la vez, interrumpa o baje el volumen mientras atiende el teléfono. 3.1.3. Utilice frases como:  Podría decirme quién lo llama.  No está ahora en su oficina.  ¿Podría llamar más tarde?  Lo lamento pero está atendiendo otra llamada ¿Desea esperar o que lo llame más tarde?  Todavía está al teléfono.  El señor no está en este momento en su oficina pero espero regrese pronto.  ¿Tendría a bien deletrear su nombre por favor?  ¿Me da su número telefónico por favor?

- No hagas acrobacias ( Ya recogerás lo que se te haya caído) -No tapes el auricular con la mano, pulsa la tecla Mute cuando sea necesario. -El ritmo de una respiración tranquila da impacto a tus palabras. -Convierte en norma el mostrar a tu interlocutor que estás contento (a) de hablar con él. -Si el cliente no accede a nuestras propuestas, está en su derecho, debes ser amable y despedirte de buena forma. -Tu voz decae si tu cuerpo está inclinado o si te apoyas sobre un codo -Descolgar un inmediatamente

teléfono es abrir te imaginaran

una

puerta,

-La Sonrisa se percibe por teléfono -La falta de atención que dedicas se nota y sienta mal -Habla con un tono normal y modulado -Tu dicción debe ser clara, tu elocución menos rápida que una conversación cara a cara. -No provoques ruidos, no te rasques el cuello, no suspires, el teléfono amplifica.

3.2. Selección de personal 3.2.1. Protocolo

3.2.2. Etiqueta

3.2.1.1 Recolección de información acerca del cargo: Es la información que ubica el cargo frente a los objetivos y estructura de la empresa, esta identificación hace referencia a denominación del cargo, unidad y jefe inmediato, propósito principal, descripción de funciones esenciales, descripción de conocimientos individuales, requisitos de estudio y experiencia requeridos 3.2.1.2. Preparación, determinando: Objetivos específicos, método para alcanzar objetivo de la entrevista, información sobre el candidato a entrevistar, información sobre el cargo por proveer.



La atmósfera debe agradable y limpia.



Debe de haber una sala de espera adecuada.



Ser cordial



No interrumpir al entrevistado mientras este está hablando

ser

3.2.1.3. Reclutamiento de personas: Búsqueda y atracción de los candidatos que cumplen los requisitos mínimos establecidos para los cargos vacantes. La búsqueda a través de las fuentes disponibles como oficinas de egresados de algunas Universidades, Agremiaciones de profesionales, agencias especializadas y recomendados, etc. 3.2.1.4. Diseño de pruebas: Conjunto de instrumentos diseñados para medir las diferencias individuales frente al perfil establecido. Estas diferencias que son medibles están relacionadas con habilidades de tipo cognitivo, conocimientos relacionados con las labores a desempeñar, interese, actitudes y rasgos de personalidad. 3.2.1.5. Preselección de candidatos: El responsable del proceso analiza las hojas de vida de los candidatos teniendo como referente el perfil del cargo requerido, para seleccionar los candidatos que más se ajustan. 3.2.1.6. Citación: El responsable del proceso cita a los candidatos preseleccionados para la aplicación de pruebas e instrumentos de valoración psicométrica. El responsable debe explicar a los candidatos citados la naturaleza del 15

proceso de selección, el tipo de pruebas que se aplican y el mecanismo de contratación, así como el cargo a que aspira, sus responsabilidades y condiciones de trabajo. 3.2.1.7.



Si se rechaza al entrevistado por no cumplir los requerimientos, se deberá hacer de manera respetuosa y sutil.



Ser puntual



Ofrecer la debida atención como un cliente más.



Los entrevistadores deben ser buenos profesionales y tener un buen sentido del tacto así como tratar con educación y respeto a sus entrevistados.

Entrevistas:

Deben de estar solo el entrevistado y el entrevistador. El responsable del proceso realizará la entrevista de carácter semiestructurado, en un lugar idóneo, e indagando acerca del entorno familiar, estudios y formación complementaria, experiencia previa, expectativas frente al cargo y la institución, auto concepto, proyecto de vida y demás aspectos que sean de interés de acuerdo con el tipo de cargo. 3.2.1.8. Aplicación de pruebas técnicas: Estas pruebas se aplicarán en los casos en los que previamente se haya determinado su importancia o necesidad, serán aplicadas por el jefe inmediato del cargo solicitado o por quien sea designado por éste. 3.2.1.9. Fin de la entrevista: Se da fin a la entrevista cuando el entrevistador considera que ya posee la información suficiente sobre el candidato, luego de terminada la entrevista, el entrevistador debe de iniciar de inmediato la evaluación del candidato. 3.2.1.10. Análisis de resultados: Los resultados son confrontados, permiten conformar el grupo de preseleccionados. 3.2.1.11. Selección de personal: Una vez se tenga concepto el encargado de Talento Humano, informará al jefe de la unidad que requiere el personal las opciones u opción posible, este presenta la lista de opcionados con el informe producto del proceso, para la aprobación final. 3.2.1.12. Aprobación: Con la aprobación del aspirante seleccionado de procede a realizar el proceso de vinculación de acuerdo con el procedimiento establecido para tal fin por la empresa. 16

3.3. Envió de Correos Electrónicos Empresariales 3.3.1 Protocolo

3.3.2 Etiqueta

1. Indicar un "subject" -asunto- claro y significativo.El asunto es un titular que con pocas palabras resuma el contenido del correo electrónico. Por ejemplo: "Cambio fecha de reunión", "Reclamación pedido", "Facturas pendientes de abonar", etc.



Las direcciones de correo electrónico, mejor de su empresa o compañía. Da mucha mejor imagen y dice mucho más de una empresa o profesional, utilizar un correo con el nombre de la empresa que cuentas genéricas de grandes proveedores como gmail, hotmail, outlook, yahoo, etc. Las cuentas personales, para asuntos propios y privados.



Utilice los signos de exclamación con moderación. Si quiere darle énfasis a sus palabras no utilice las letras mayúsculas ni abuse de los signos de exclamación



No hay que abusar tampoco de otros recursos gráficos como emoticones, combinaciones de signos de puntuación y caracteres, etc. El correo puede quedar poco serio.



Al igual que ocurre con la correspondencia comercial tradicional, los correos electrónicos hay que contestarlos lo antes posible, siempre estableciendo un orden de prioridades en función de la importancia de los mismos.

2. El botón responder hay que utilizarlo con cierto cuidado. Si no se fija bien, puede responder a un grupo de personas que no deberían recibir el mensaje que iba dirigido a una sola.

3. Observe quién le remite el mensaje, que no sea una lista con varios remitentes. 4. Un correo electrónico hay que redactarlo acorde al destinatario que lo va a recibir. Las diferencias idiomáticas y culturas, en algunos casos, hacen que el mensaje deba ser redactado con cierto cuidado, para no dar lugar a malas interpretaciones debido a las palabras, giros o expresiones utilizadas.

5. Si un correo recibido es para otra persona o departamento lo correcto es renviarlo a esta persona, si sabe quién es. Si no lo sabe, también debe contestar al remitente indicando el error cometido.

Esperamos la contribución de todos y el debido estudio aplicación de lo antes mencionado para que nuestros servicios sigan siendo de la mejor calidad.

Elaborado Por: Karen Johanna García Gutiérrez

Gloria Elizabeth Muñoz Tabares