ATELIER JUR@TIC
Améliorer l’efficacité d’une entreprise
Village numérique Jur@TIC
Atelier améliorer efficacité
Sommaire • • • •
Qu’est-ce qu’un « Atelier Jur@TIC », Investir pour être plus efficace, Optimisation du système d’information : logiciel de gestion, Travail à distance et collaboratif : partage de ressources.
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Qu’est-ce qu’un « Atelier Jur@TIC » Présentation d’un grand thème de façon globale : – Avantages / inconvénients – Limites, – Quand mettre en place une solution, – Comment préparer une entreprise.
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Investir pour être plus efficace • • • •
Economies directes Economies de temps Investissement et rentabilité Conditions du succès
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Optimisation du système d’information : logiciel de gestion.
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Comment un logiciel de Gestion améliore l’efficacité ? A. Achat d’un logiciel de Gestion, un ERP, CRM, etc. ? Enterprise Ressource Planning Æ Progiciel de Gestion intégré Customer Relationship Management Æ Gestion de la Relation Client
B. Adaptation du logiciel aux besoins de l’entreprise ou achat d’un logiciel sur mesure
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A. Achat d’un logiciel de Gestion, un ERP, CRM, etc. ? 1. L’utilisation du logiciel permet d’économiser de l’argent directement Exemple 1: Contrôle des Factures d’Achat Exemple 2: Optimiser les Frais de Transport Exemple 3: Statistiques et Prix de Revient
2. Le logiciel permet de faire des économies en temps Exemple 1: Pas de saisie en double Exemple 2: Génération automatique des écritures comptables Exemple 3: Gestion des tarifs et remises par le logiciel
3. Le logiciel contribue à une meilleure organisation / performance, il augmente la productivité Exemple 1: Gestion des Stocks et préparation des inventaires, traçabilité Exemple 2: Module de G.P.A.O.
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B. Adaptation du logiciel aux besoins de l’entreprise ou achat d’un logiciel sur mesure Pourquoi ? 1. Pour une automatisation maximale de la gestion commerciale au fonctionnement spécifique d’une entreprise. Exemple 1: Distribution d’un calendrier aux particuliers (à l’unité) et aux revendeurs. Exemple 2: Gestion des devis par maquettes pour une TPE dans le domaine « Chauffage & sanitaire »
2. Pour une adaptation et une optimisation de la G.P.A.O. au contraintes spécifiques de l’entreprise Exemple 1: Gestion des Stocks en temps réel à l’aide des terminaux portables. Exemple 2: Optimisation de la découpe de la matière première dans PME/PMI de découpage (Métallurgie).
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L’utilisation d’un logiciel de gestion permet d ’améliorer l’efficacité et la vision de l’entreprise. Exemple 1 :
Contrôle des Factures d’Achat
La procédure :
Saisie de la commande d’achat (pour un ou plusieurs produits) - choix du fournisseur - choix de l’article - affichage du prix unitaire stocké dans la base de données du logiciel de gestion - vérification et modification du prix unitaire (si besoin) - calcul (automatique) du montant de chaque ligne de la commande
Réception de la marchandise et contrôle du B.L. du fournisseur - vérification (pointage) des articles et des quantités reçues
Vérification des factures du fournisseur - génération des factures du fournisseur correspondant aux livraisons selon le mode de facturation (ex. 1 facture par BL, 1 facture par mois, 1 facture par CDE, etc.) - vérification du prix (entre commande et facture du fournisseur Æ les totaux des deux documents doivent être identiques)
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L’utilisation d’un logiciel de gestion permet d ’améliorer l’efficacité et la vision de l’entreprise.
Exemple 2 :
Optimiser les frais de transport
Le principe:
Au moment de la création d’un B.L., qui indique la destination (adresse du client) et le poids des marchandises à transporter, le logiciel propose le transporteur qui offre le service demandé au meilleur prix et dans les meilleurs délais.
Les informations concernant les transporteurs sont stockées dans la base de données du logiciel (les destinations possibles, les tarifs par destination et par poids, les délais, etc.).
Différentes méthodes peuvent être utilisées pour renseigner la base de données « transport » : - intégrer des fichiers fournis par les transporteurs, - renseigner la base de données peu à peu pendant la saisie des B.L
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Le logiciel permet d’améliorer l’efficacité.
Exemple 1 et 2 :
Pas de saisie en double (redondance)
Saisie des données « Clients » et « Fournisseurs » une seule fois pour pouvoir les utiliser dans différents modules du logiciel (exemple: fichier « Clients » dans la Gestion Commerciale, « Plan comptable » en Comptabilité, fichier « Clients » dans la G.P.A.O.)
Transfert des informations d’un document à l’autre (exemple: « Ventes ») : - Création d’un devis client avec le logiciel de Gestion (saisie) - Transfert du devis en commande (avec la possibilité de le modifier) - Reprise des lignes de commande dans un ou plusieurs B.L. (pointage) - Facturation automatique selon divers critères (1 facture par BL, 1 facture par Cde, etc.) - Saisie des règlements (par client ou par facture) - Création automatique des écritures comptables (journaux de ventes et d’encaissements)
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Le logiciel permet d’améliorer l’efficacité.
Exemple 3:
Gestion des tarifs et remises par le logiciel.
Le logiciels affichera automatiquement le bon prix (devis, cde, BL, facture, etc.) si dans la base de données du logiciel, les tarifs peuvent être renseignés par article / par client / par date / par quantité et les remises par famille d’article / par client / par date / par quantité.
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Le logiciel permet d’améliorer l’efficacité.
Conseil pour les Artisans, TPE et autres petites structures L’acquisition d’un logiciel de gestion et d’une suite bureautique (traitement de texte, tableur, agenda) peut permettre à un artisan ou une TPE de gérer son secrétariat (devis, courrier, factures, etc.) sans avoir nécessairement besoin de créer un poste de secrétariat ou d’être obligé de sous-traiter ces tâches sous condition que le logiciel de gestion soit bien adapté au fonctionnement de l’entreprise et que la personne qui gère les tâches administratives soit suffisamment formée à l’utilisation des logiciels.
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Le logiciel permet une meilleure Organisation, une meilleure Performance,il augmente la Productivité. Exemple 1 : Gestion des Stocks et Préparation des Inventaires
Réduire les quantités en stock en fonction des besoins qui peuvent être périodiques - les statistiques de vente des années précédentes aideront à déterminer les besoins. La réservation des quantités en commande et les alertes automatiques (si la quantité descend en dessous d’un certain seuil) permettent d’éviter les ruptures.
Les inventaires périodiques assistés par logiciel sont plus confortables, plus sûrs et plus rapides.
Traçabilité: un n° de lot (n° de série) suit le produit de l’achat de la matière jusqu’à la facturation au client (permet de trouver rapidement le composant qui pose problème en cas de réclamation).
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Le logiciel permet une meilleure Organisation, une meilleure Performance, il augmente la Productivité.
Exemple 2 : Le module ou le logiciel de G.P.A.O. (Gestion de Production assistée par Ordinateur)
Optimisation des ressources humaines et matérielles (machines, outils, etc.)
Le planning « atelier » permet de réduire les délais de fabrication
Le calcul des besoins permet de réduire les stocks et de mieux gérer les approvisionnements.
Le suivi de fabrication fait connaître les prix de revient et aide à maîtriser les coûts.
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Questions et Conclusions A quel moment et sous quelles conditions une entreprise peut opter pour la mise en place d’un logiciel de Gestion ?
Possible pour toutes les entreprises indépendamment de leur taille (Artisans, Commerçants, TPE, PME / PMI, professions libérales, etc.)
La base pour le choix du logiciel doit être une analyse des besoins et du fonctionnement de l’entreprise.
Le choix d’un fournisseur / prestataire de proximité avec de bonnes références est important, et possible « même » dans le Jura.
Créer les conditions qui permettent de profiter au maximum de l’achat d’un logiciel de Gestion !
Le logiciel doit être adapté au mieux à l’activité et aux besoins de l’entreprise.
Il doit pouvoir suivre l’évolution de l’entreprise.
Il faut prévoir la formation des utilisateurs et une mise à niveau en cas d’évolution..
Un service après vente efficace pour la maintenance du logiciel et la possibilité d’un dépannage par télémaintenance sont indispensables.
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Comment fonctionne la télémaintenance ?
La télémaintenance peut se faire par Internet ou à l’aide d’un modem + logiciel.
Elle permet au prestataire de la maintenance de prendre la main à distance sur un ordinateur chez le client et d’effectuer les mêmes tâches que s’il était sur place.
Elle permet également de transférer des fichiers dans les deux sens (pour installer une nouvelle version du logiciel par exemple).
Conclusion:
La télémaintenance réduit les coûts (pas de frais de déplacement) et les délais d’intervention.
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Peut-on faire des économies en achetant un logiciel pas cher ou un logiciel libre ? AVANTAGES ¾ L’achat des licences du logiciel est peu coûteux ou gratuit. ¾ S’il ne convient pas vous pouvez le remplacer par un autre. INCONVENIENTS ¾ Les fonctionnalités du logiciel sont souvent limitées (logiciel pas cher). ¾ L’adaptation du logiciel aux besoins de l’entreprise est impossible (logiciel pas cher) ou coûteuse (le secteur du logiciel libre vit de la prestation de services). ¾ Coûts importants pour la mise en place et la formation (logiciel peu adapté). ¾ Perte de temps pendant l’exploitation du logiciel (logiciel peu adapté). ¾ Maintenance et SAV sont souvent inefficaces (pas de télémaintenance).
Résumé: Le choix d’un logiciel pas cher ou d’un logiciel libre est à conseiller pour les besoins basiques et simples. Sinon ce choix demande la présence d’une personne avec de bonnes connaissances en informatique au sein de l’entreprise et souvent beaucoup de patience.
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Travailler à distance et Collaborer efficacement
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Travailler à distance Quelle utilité ? • • • •
Commerciaux en déplacement Accéder facilement aux données Centraliser les informations Travailler en commun Village numérique Jur@TIC
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Objectifs • Diminuer les coûts • Optimiser l’efficacité
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Principe vous travaillez à 1000 km exactement comme si vous étiez derrière l’ordinateur
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Atelier économie Atelier améliorer efficacité
Solutions professionnelles • Windows TSE • Citrix • Solutions sous Linux + Puissance Facilité d’utilisation Robustesse Sécurité Données hébergées dans l’entreprise
Nécessite un accès internet Coût (l’investissement peut être rapidement rentable)
Alternatives : logiciels d’accès distants monopostes Village numérique Jur@TIC
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Solutions légères Faut-il investir pour travailler à distance ? Il existe des solutions gratuites ou peu coûteuses • Google Docs • Microsoft Office Live • ... + Rapidité de mise en oeuvre Facilité d’utilisation Beaucoup de solutions gratuites
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Puissance limitée Confidentialité Sécurité Pérennité
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Outils collaboratifs Quelle utilité ? • • • • •
Partager des contacts Partager des agendas Faciliter la prise de rendez-vous / réunions Travailler sur des projets communs Intranet
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Partager les agendas (vacances...)
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Accéder aux agendas (absences...)
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Gérer les réunions
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Synchroniser avec votre pda et travailler à distance
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Outlook Web Access
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Solutions • Microsoft Exchange • Lotus • Open Exchange... + Puissance Facilité d’utilisation Robustesse
Coût Peut être rapidement rentable
Alternatives gratuites : Google, Doodle... Village numérique Jur@TIC
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Gestion de projet collaborative
Microsoft Sharepoint
Microsoft Project
Solution gratuites : Open Project, Gantt Projet... Village numérique Jur@TIC
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Intranet
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Microsoft Sharepoint
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La prise de contrôle le tableau blanc Quelle utilité ? • Dépanner • Travailler en simultané sur un document
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Conclusion • gain substantiel en efficacité et réactivité • Il existe des solutions adaptées à vos besoins (EdM) • Les outils sont complémentaires • Les investissements peuvent être rapidement rentables • Certaines solutions gratuites peuvent vous aider à entrer dans la logique du travail collaboratif avant d’investir dans des solutions plus puissantes Village numérique Jur@TIC
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Cette atelier a été réalisé grâce au travail des sociétés : • I.P.I.J
• Jurasyn
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