Proyecto Formulación
Por: Juan Diego Molina Bareño
Universidad del Quindío 27 noviembre 2011 Armenia, Quindío
Idea de Proyecto Se pretende crear un sistema de información automatizado para apoyar el proceso de acreditación institucional de la Universidad del Quindío, en el cual se podrá encontrar información sobre el registro calificado de los programas existentes y nuevos, documentos de autoevaluación de los programas y documentos de autoevaluación institucional. Este sistema ofrece la posibilidad de gestionar el control de versiones de los documentos, garantizar la integridad y unicidad de los documentos, controlar el acceso a los documentos, controlar la valoración y el estado de cada documento.
Problema a Resolver La Universidad del Quindío se encuentra en un proceso de autoevaluación, con el fin de lograr la acreditación institucional y de cada uno de sus programas. Para tal fin, las dependencias de la universidad deben manejar una gran cantidad de documentos que contienen información acerca de los diferentes programas académicos. Actualmente, la universidad no cuenta con un sistema para gestionar los documentos, por lo tanto, en muchas ocasiones se dificulta la búsqueda de los documentos cuando son requeridos. Además, puede ocurrir que no se sabe quién fue el autor de un determinado documento ni con qué fin fue creado, por lo tanto se pueden tener varias versiones de un documento, pero no se sabe cuál es el indicado para un determinado propósito. Igualmente, no se tiene un estándar para la creación de documento, por ende, cada facultad o dependencia tiene una forma diferente de crear un documento. Justificación Con la evolución de la tecnología, y con los entornos cambiantes en los que se encuentran las organización, ha provocado que los sistemas de información automatizados sean una parte fundamental en toda organización, ya que permiten realizar una efectiva gestión de la información, y además, soportar los procesos que se llevan a cabo en dicha organización. Para el caso de la Universidad del Quindío, se evidencia la necesidad de crear un sistema de información automatizado que brinde apoyo a los procesos de acreditación que se llevan a cabo dentro de la universidad y los diferentes programas académicos que la conforman. Este sistema permitir llevar a cabo el proceso de acreditación de una forma efectiva, ya que permite realizar una adecuada administración de dicho proceso y realizar una adecuada gestión de la información. De esta forma, la universidad podrá cumplir con sus objetivos planteados a nivel institucional y a nivel de cada uno de los programas, lo que permitirá lograr una mejor posición y ser más competitiva frente a otras universidades colombianas.
Objetivo General Desarrollar una primera versión del sistema de información de acreditación institucional, que permita realizar la administración y la gestión de los diferentes procesos que se llevan a cabo en los programas académicos con el fin de lograr la acreditación de alta calidad.
Objetivos Específicos
Definir una metodología de desarrollo y el ciclo de vida del software. Realizar el levantamiento y análisis de los requerimientos de software. Realizar el diseño de la arquitectura del sistema. Realizar el diseño de los componentes internos del sistema. Realizar le implementación del software. Identificar escenarios para lleva a cabo las pruebas del software. Poner en producción el sistema.
Análisis de Involucrados Grupo Directivos
Profesores
Intereses Tener bien estructurado el proceso de acreditación de los programas, para llevarlos a cabo de forma efectiva. Tener el control de toda la información referente a la autoevaluación y acreditación de los programas. Tener acceso a la información de los procesos de acreditación de forma efectiva. Contar con una herramienta que permita gestionar la información de los
Problemas Recursos/Mandatos Los procesos de Regidos bajo los acreditación se reglamentos de llevan a cabo de la Universidad formas poco del Quindío. efectivas. Impacto La información generado por la recogida durante gestión de los los procesos de procesos de la autoevaluación es universidad. poco confiable.
La redacción de informes y documentos de autoevaluación se hace informalmente. Dificultad para comunicar la información
Opinión de los profesores. Estatuto de profesorado. Conocimiento transmitido a los estudiantes.
procesos acreditación.
Estudiantes
Investigadores
de
Estudiar en un programa que sea reconocido a nivel nacional por su calidad. Tener la infraestructura adecuada para poder realizar practica y llevar a cabo las diferentes actividades educativas. Contar con apoyo económico para llevar a cabo proyectos de investigación en diferentes áreas del conocimiento. Tener acceso a la información de los procesos de acreditación de forma efectiva.
recopilada durante los procesos de autoevaluación. Infraestructura de laboratorios inadecuado para la realización de actividades académicas. Presupuesto insuficiente asignado a los programas educativos. Presupuesto insuficiente asignado a los grupos de investigación de los programas. La redacción de informes y documentos de autoevaluación se hace informalmente.
Opinión de los estudiantes. Estatuto estudiantil.
Regidos bajo la vicerrectoría de investigaciones. Impacto generado gracias a la investigación. Generación de nuevo conocimiento.
Anรกlisis de Problemas
Anรกlisis de Objetivos
Análisis de Alternativas Alternativas Costos (30%) Capacitación para los profesores y directivos para el manejo de la información. Sistema de información automatizado para la gestión de la información. Contratación de personal capacidad en procesos de certificación.
Criterios de Evaluación Beneficios Viabilidad (50 %) Técnica (20 %)
Total
2
1
3
1.7
2
3
3
2.7
2
2
3
2.2
1: La alternativa cumple pobremente o no cumple con el criterio de evaluación. 2: La alternativa cumple medianamente con el criterio de evolución. 3: La alternativa cumple plenamente con el criterio de evaluación.
Matriz de Marco Lógico Indicadores
Fin: Contribuir a la creación de procesos agiles de autoevaluación.
Medios de Verificación Para el año 2018 se Expedición de actas desea alcanzar el de acreditación de doble de programas alta calidad por el acreditados gracias CNA. a los procesos de autoevaluación.
Hipótesis o Supuestos Disposición y apoyo de toda la comunidad universitaria. Procesos administrativos llevados a cabo de forma correcta.
Propósito: Gestión adecuada de l a información.
Componente 1: Requerimientos de software levantados y documentados. Componente 2: Arquitectura del sistema diseñada y revisada.
Para el año 2015 la se desea tener un sistema de información que permita realizar una adecuada gestión de la información de procesos de autoevaluación. 100% de los requerimientos del sistema documentados.
Sistema de información implantado y en funcionamiento.
Documentos de especificación de requerimientos.
100 %Arquitectura del sistemas diseñada.
Componente 3: 100% de los Componentes componentes del internos del sistema sistema diseñados. diseñados.
Componentes 4: Componentes del sistema construidos. Componente 5: Realización de las pruebas del software. Actividades Componente 1 Actividad 1: Reunión con las personas
Totalidad del sistema construido.
Documento de la arquitectura del sistema. Diagramas y modelos de la arquitectura.
Documentos con las especificaciones de cada componente. Diagramas y modelos de los componentes. Código fuente del sistema de información.
Totalidad del sistema de información probado.
Documentación de las pruebas realizadas.
Costos de los ingenieros de requisitos.
Documento de acuerdos entre las partes.
Infraestructura tecnológica adecuada. Personal adecuado que se encargue de la administración.
Disposición de la comunidad universitaria para brindar la información necesaria. Herramientas adecuadas para el diseño de la arquitectura. Expertos en arquitectura de software. Herramientas adecuadas para el diseño detallado.
Herramientas adecuadas para la codificación (IDE). Herramientas adecuadas para la ejecución de las pruebas.
Disposición para proveer información
interesadas. Actividad 2: Identificación de las necesidades del negocio. Actividad 3: Encontrar puntos de automatización. Actividades Componente 2 Actividad 1: Encontrar drivers de arquitectura. Actividad 2: Diseñar la arquitectura.
Actividad 3: Refinar y revisar la arquitectura.
Actividades Componente 3 Actividad 1: Realizar el diseño de la persistencia.
importante. Costos de los ingenieros de requisitos.
Especificación del negocio.
Costos de los ingenieros de requisitos.
Especificación de requisitos de software.
Costos del arquitecto de software. Costos del arquitecto de software. Costos de licencias de herramientas. Costos del arquitecto de software. Costos de licencias de herramientas.
Lista de drivers de arquitectura.
Actividad 2: Realizar el diseño de la lógica de negocio.
Actividad 3: Realizar el diseño de la interfaz de usuario.
Costos del analista de datos. Costos de licencias de herramientas. Costos del ingeniero de software. Costos de licencias de herramientas. Costos del diseñador. Costos de licencias de
Existan necesidades reales.
Arquitectura candidata.
Infraestructura tecnológica adecuada.
Arquitectura aprobada.
Infraestructura tecnológica adecuada.
Diagrama relacional.
Infraestructura tecnológica adecuada.
Diagramas de clases, diagramas de flujo de trabajo.
Tener buen entendimiento del domino.
Prototipos de interfaces.
Tener en cuenta a los usuarios finales para el diseño de la
herramientas. Actividades Componente 4 Actividad 1: Construcción de la base de datos.
Actividad 2: Construcción del código fuente de la lógica de negocio.
Actividad 3: Construcción de la interfaz grafica de usuario.
Actividades Componente 5 Actividad 1: Diseñar las pruebas.
Actividad 2: Ejecutar los scripts.
interfaz grafica.
Costos del analista de datos. Costos de licencias de motor de base de datos. Costos del ingeniero de software. Costos de licencias de herramientas. Costos del diseñador. Costos de licencias de herramientas.
Script SQL con la base de datos.
Infraestructura tecnológica adecuada.
Repositorio con el código fuente.
Sistema debe estar diseñado.
Archivos y páginas web con las interfaces.
Tener en cuenta a los usuarios finales para el diseño de la interfaz grafica.
Costos del tester. Costos de licencias de herramientas. Costos del tester. Costos de licencias de herramientas.
Scripts de pruebas.
Tener en cuenta escenarios de pruebas.
Resultados de las pruebas.
Sistema debe ser funcional.
Identificación del Producto El producto será enfocado a los computadores personales, ya que estos son de gran acceso tanto a estudiantes, profesores, y público en general, y están disponibles en las diferentes dependencias y programas educativos de la universidad; y el medio de interacción definido será a través de comandos especificados con el teclado y ratón, o con dispositivos periféricos adaptables al computador. Este software se destacara por el grado de usabilidad y de eficiencia con la cual se espera cumplir a cabalidad la meta propuesta.
Nombre del Producto: Sistema de Información de Acreditación Institucional
Construido para: Universidad del Quindío, sus dependencias y programas educativos.
Dirigido a: Personas dedicadas a gestionar, archivar, consultar y crear información sobre los procesos de acreditación de la Universidad del Quindío.
Objetivo del Producto: Gestión de la información de los procesos de acreditación.
Beneficios: o Permitirá a las personas llevar a cabo las tareas de forma ágil. o Permitirá una adecuada gestión de la información.
Características Iniciales: o El sistema permite la definición, diseño, construcción e impresión de documentos de acreditación. o El sistema permite realizar una búsqueda rápida y avanzada según el contexto del usuario. o El sistema permite almacenar todos los documentos de acreditación. o El sistema tiene un mecanismo que permite la remisión y envío de documentos entre colaboradores del proceso de acreditación. o El sistema solo permite la creación de documentos a usuarios que tengan ese privilegio dentro de la universidad o programa académico.
Identificación de la Oferta La oferta en este proyecto esta dada por el grupo de investigación SINFOC, que se enfoca en la ingeniería de software y el desarrollo de sistemas de información y T.I, y por un grupo de estudiantes pertenecientes al programa de Ingeniería de Sistemas y Computación de la Universidad del Quindío. Este grupo de investigación proporcionara asesorías, en temas relacionados con la ingeniería de software y HCI (Human Computer Interaction), y también proporcionara equipos y laboratorios para la correcta ejecución del proyecto. Actualmente, la gestión de la información es un aspecto clave en toda organización, por lo que existen varios productos y empresas especializadas en esta área. Sin embargo, el sistema de información para la acreditación es un producto mucho mas especializado, por que esta contextualizado dentro de los procesos de autoevaluación de programas educativos e instituciones de educación superior con miras a la acreditación de alta calidad.
Identificación de la Demanda La demanda para este proyecto se clasifica como de necesidad, ya que con el proyecto se pretende dar solución a una problemática que afecta a toda la comunidad universitaria en general, y se busca crear un beneficio que aporte al logro de la acreditación de alta calidad. Este proyecto será desarrollado en la Universidad del Quindío y tendrá como usuarios a los empleados administrativos, profesores, investigadores, estudiantes y demás personas que estén involucradas en los procesos de autoevaluación con el fin de lograr la acreditación de un programa académico o de la universidad en general. Se establece que el software a construir podrá ser utilizado por aquellas personas que no tengan discapacidades físicas, y que estén autorizadas a forma parte de los procesos de autoevaluación.
Análisis de los Datos Se han establecido reuniones con las personas interesadas en el proyecto, con el fin de poder identificar las necesidades reales, información importante y las expectativas que se tienen con la ejecución del proyecto. Además, se estableció que a medida que se desarrolle el proyecto, se crearan reuniones para mostrar el producto, con el fin de realizar pruebas de aceptación, y conocer la opinión de personas líderes en los procesos de autoevaluación, y potenciales usuarios. Con ello se pretende recolectar información para mejorar el producto a mientras esta en etapas de desarrollo. Por ultimo, con el objetivo de conocer la opinión de las personas que actualmente trabajan o que han trabajado anteriormente en procesos de autoevaluación para la acreditación, se creo la siguiente encuesta. Con este cuestionario se pretende obtener una opinión general sobre el sistema actual y el sistema propuesto. Encuesta: 1. ¿Le parece que el software en general es una herramienta efectiva de trabajo? a. Si b. No 2. ¿Conoce los procesos que se llevan a cobo en la universidad relacionados con autoevaluación para la acreditación de alta calidad? a. Si b. No 3. ¿Considera que dichos procesos de autoevaluación son correctos?
4.
5.
6.
7.
a. Si b. No Considera que el sistema usado actualmente para procesos de acreditación es: a. Malo b. Regular c. Bueno ¿Considera que la universidad debería tener un sistema de información automatizado que apoye los procesos de acreditación? a. Si b. No ¿Suponiendo que dicho sistema de información será construido, usted lo usaría? a. Si b. No Considera que los reproceso de acreditación que se llevan a cabo actualmente en la universidad son: a. Efectivos b. Poco efectivos c. No sabe/No responde
Resultados: 1.
Pregunta 1 30 25 20 15 10 5 0 Si
No
Pregunta 1 No 13%
Si 87%
2.
Pregunta 2 25 20
15 10 5 0 Si
No
Pregunta 2 No 23%
Si 77%
3.
Pregunta 3 30 25 20 15 10 5 0 Si
No
Pregunta 3 No 7%
Si 93%
4.
Pregunta 4 20 18 16 14 12 10 8 6 4 2 0 Malo
Regular
Bueno
Pregunta 4 Bueno 17%
Regular 23%
Malo 60%
5.
Pregunta 5 30 25 20 15 10 5 0 Si
No
Pregunta 5 No 10%
Si 90%
6.
Pregunta 6 30 25 20 15 10 5 0 Si
No
Pregunta 6 No 17%
Si 83%
7.
Pregunta 7 30 25 20 15 10 5 0 Efectivos
Poco Efectivos
No sabe/No responde
No sabe/No responde 3%
Pregunta 7
Efectivos 17%
Poco Efectivos 80%
Alcance del Proyecto (Tamaño) El alcance del proyecto es construir una primera versión del Sistema de Información de Acreditación Institucional, que será implantada en la infraestructura existente en la Universidad del Quindío. El objetivo de esta primera es realizar una prueba del funcionamiento del software en producción, para determinar si funciona de manera correcta, para posteriormente, refinar el sistema y crear nuevas versiones que incorporen una mayor cantidad de funcionalidades, y de esta esta manera poder ser utilizado en todos los programas educativos y dependencias de la universidad.
Localización del Proyecto Para el desarrollo del proyecto, se han escogido las siguientes alternativas: Alternativa
Infraestructura (Física y Tecnológica) (50%)
Costos (30%)
Asesoramiento Profesional (20%)
Total
Parquesoft Armenia Grupo de Investigación SINFOCI (Universidad del Quindío)
3 3
1 3
3 3
2.4 3
1: La alternativa cumple pobremente o no cumple con el criterio de evaluación. 2: La alternativa cumple medianamente con el criterio de evolución. 3: La alternativa cumple plenamente con el criterio de evaluación.
Procesos Código: P-01 Nombre: Análisis de Requerimientos Actividad Responsable Analizar el problema Analista de sistema Entender las Analista de sistema necesidades del cliente Definir los Analista de sistema requerimientos del sistema Refinar los Ingeniero de requerimientos del requerimientos sistema
Herramientas Requeridas Necesidades cliente Necesidades cliente
Elementos Producidos del Visión
Necesidades cliente
del Especificación requerimientos
de
Especificación requerimientos
de Especificación requerimientos
de
del Visión
Inicio
Analizar el Problema
Problema incorrecto
Entender las Necesidades del Cliente
Problema correcto
Definir los Requerimientos del Sistema
Refinar los Requerimientos del Sistema
Fin
Código: P-02 Nombre: Análisis y Diseño Actividad Responsable Definir arquitectura candidata
Herramientas Requeridas una Arquitecto de Arquitectura software, diseñador referencia de sistema
Elementos Producidos de Arquitectura sistema
del
Refinar la Arquitecto de arquitectura software Analizar Arquitecto de comportamiento del software, diseñador sistema de sistema
Arquitectura sistema Arquitectura sistema
del Arquitectura sistema del Realizaciones casos de uso
del
Diseñar los Diseñador de Realizaciones de Modelo de diseño componentes sistema casos de uso Diseñar la base de Analista de datos Modelo de diseño Modelo de datos datos Inicio
Definir una Arquitectura Candidata
Analizar el Comportamiento del Sistema
Refinar la Arquitectura
Diseñar los Componentes
Diseñar la Base de Datos
Fin
Código: P-03 Nombre: Implementación Actividad Responsable Implementar Desarrollador componentes Integrar cada Desarrollador subsistema
Herramientas Requeridas Modelo de diseño
Elementos Producidos Componente
Modelo de diseño, Subsistema componentes
de
Integrar el sistema
Desarrollador
Subsistemas
Versión funcional
Inicio
Implementar Componentes
Integrar cada Subsistema
Integrar el Sistema
Otro ciclo de implementacion
Fin
Código: P-04 Nombre: Pruebas Actividad
Responsable
Diseñar las pruebas
Tester
Implementar pruebas Determinar
las Tester los Tester
Herramientas Requeridas Arquitectura del sistema, modelo de diseño Versión funcional, scripts de prueba Test Log
Elementos Producidos Scripts de prueba
Test Log Resumen
de
las
resultados pruebas Analizar resultados pruebas
de
las
de
los Tester las
pruebas Resumen pruebas
de
las Documento aceptaci贸n
Inicio
Dise帽ar las Pruebas
Implementar las Pruebas
Determinar los Resultados de las Pruebas
Analizar los Resultados de las Pruebas
Otro ciclo de pruebas
Fin
C贸digo: P-05
de
Nombre: Despliegue Actividad
Responsable
Herramientas Elementos Requeridas Producidos Especificaciรณn de Manuales requerimientos, usuario, versiรณn funcional documentos soporte Manuales de Unidad usuario, despliegue documentos de soporte Unidad de despliegue Unidad de Producto despliegue
Desarrollar material Desarrollador de soporte
Producir la unidad Desarrollador de despliegue
Desplegar versiรณn Desarrollador Beta Empaquetar el Desarrollador producto Inicio
Desarrollar Material de Soporte
Producir la Unidad de Despliegue
Versiรณn Beta
Empaquetar el Producto
Fin
Desplegar Versiรณn Beta
de de de
Cargos y Manual de Funciones Código: 01 Nombre del Cargo: Gerente de Proyecto Requisitos: Académicos o Tener un titulo de pregrado en ingeniería de sistemas o campos afines. o Tener estudios en gerencia de proyectos de tecnologías de la información. o Tener un buen nivel en el idioma ingles. Experiencia o Tener como mínimo 4 años de experiencia. o Haber trabajado en proyecto de desarrollo de software como gerente de proyecto. Personales o Ser un buen líder. o Ser un buen negociador. o Tener una buena comunicación. o Manejo de personal. Funciones: Código: 02 Nombre del cargo: Arquitecto de software Requisitos: Académicos o Tener un titulo de pregrado en ingeniería de sistemas o campos afines. o Tener un buen nivel en el idioma ingles. Experiencia o Tener como mínimo 3 años de experiencia. o Tener como mínimo 1 año de experiencia como arquitecto de software. o Haber trabajado en proyectos de desarrollo de software como arquitecto de software. Personales o Ser un buen líder. o Ser un buen negociador. o Tener una buena comunicación. o Saber transmitir el conocimiento. Funciones: Código: 03 Nombre del cargo: Analista
Código: 04 Nombre del cargo: Diseñador
Código: 05 Nombre del cargo: Desarrollador
Código: 06 Nombre del cargo: Diseñador de Interfaz
Código: 07 Nombre del cargo: Tester