Asesoria contable financiera y tributari by Jovana Ellis

ASESORÍA CONTABLE, FINANCIERA Y TRIBUTARIA A PROPIETARIOS DE ESTABLECIMIENTOS DE COMERCIO DENOMINADOS TIENDAS, UBICADAS EN LOS MUNICIPIOS DE PEREIRA Y DOSQUEBRADAS

GLORIA ELENA AGUIRRE MÚNERA JAMES ADRIÁN GIL MORENO PAULA ANDREA LARGO GUTIÉRREZ NATALIA OROZCO RESTREPO LINA MARÍA SALAZAR VALENCIA

UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA CONTADURÍA PÚBLICA PEREIRA 2008

ASESORÍA CONTABLE, FINANCIERA Y TRIBUTARIA A PROPIETARIOS DE ESTABLECIMIENTOS DE COMERCIO DENOMINADOS TIENDAS, UBICADAS EN LOS MUNICIPIOS DE PEREIRA Y DOSQUEBRADAS

GLORIA ELENA AGUIRRE MÚNERA JAMES ADRIÁN GIL MORENO PAULA ANDREA LARGO GUTIÉRREZ NATALIA OROZCO RESTREPO LINA MARÍA SALAZAR VALENCIA

Asesores JORGE HUMBERTO ZAPATA ARANGO JHON JAIRO MOSQUERA

UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA CONTADURÍA PÚBLICA PEREIRA 2008

Pereira, 25 de marzo de 2008

Nota de aceptaciĂłn _____________________________________ _____________________________________ _____________________________________ _____________________________________ ________________________________

______________________________ Firma de la AsesorĂa del Proyecto

______________________________ Firma del jurado

CONTENIDO INTRODUCCIÓN 1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 1.1 DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA 1.2 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA 2. OBJETIVOS 2.1 OBJETIVO GENERAL OBJETIVOS ESPECÍFICOS 3. JUSTIFICACIÓN 4. MARCO DE REFERENCIA 4.1 MARCO DE ANTECEDENTES 4.2 MARCO CONCEPTUAL 4.3 MARCO LEGAL 5. ASESORIA CONTABLE, FINANCIERA Y TRIBUTARIA A PROPIETARIOS DE ESTABLECIMIENTOS DE COMERCIO DENOMINADOS TIENDAS, UBICADAS EN LOS MUNICIPIOS DE PEREIRA Y DOSQUEBRADAS 5.1 CONSTITUCIÓN DE TIENDAS DE BARRIO 5.1.1 Compromisos con el Registro Mercantil 5.1.2 Compromisos para funcionar y operar legalmente 5.1.3 Compromisos con el Estado 5.2 SANCIONES 5.2.1 Sanciones Impuestos Nacionales 5.2.2 Sanciones Impuestos Municipales Pereira 6. DESARROLLO DE LOS FUNDAMENTOS LEGALES, FISCALES Y FINANCIEROS, BAJO LA ESTRUCTURA DEL PROCESO CONTABLE 6.1 FUNDAMENTO LEGAL 6.1.1 Sistematización 6.1.2 Valuación 6.1.3 Procesamiento 6.1.4 Evaluación 6.1.5 Información 6.2 FUNDAMENTO FISCAL 6.2.1 Sistematización

1 2 2 3 4 4 4 5 6 6 8 13

15 16 16 16 17 17 17 19 19 19 20 21 21 22 22 22

6.2.2 Valuación 6.2.3 Procesamiento 6.2.4 Evaluación 6.2.5 Información 6.3 FUNDAMENTO FINANCIERO 6.3.1 Sistematización 6.3.2 Valuación 6.3.3 Procesamiento 6.3.4 Evaluación 7. CONCLUSIONES 8. RECOMENDACIONES 8.1 Para FENALCO 8.2 Para La Universidad Cooperativa de Colombia y próximos practicantes BIBLIOGRAFIA ANEXO

22 22 22 23 23 23 23 23 24 25 27 27 27 29 30

INTRODUCCIÓN Para el desarrollo del presente trabajo, es necesario definir un establecimiento de comercio como el conjunto de bienes organizados por el empresario para desarrollar y cumplir sus fines, por ejemplo; tiendas, almacenes comerciales, bodegas, fábricas, entre otros. De allí se desprende la necesidad de FENALCO, por asesorar a los propietarios de las tiendas sobre la importancia de su organización, en lo concerniente a la parte legal, fiscal y financiera. Los beneficios obtenidos por los tenderos se enmarcan en una asesoría personalizada, que les ayuda a ser más productivos, competitivos, poder prestar un excelente servicio a la comunidad y esto a su vez se traduce en un incremento de rentabilidad y un portafolio de bienes de producto de la canasta familiar más amplio. Por lo anteriormente expuesto, esta práctica se basa en la sensibilización y acompañamiento a un grupo de comerciantes adscritos a FENALCO, quienes manifestaron la necesidad de recibir asesoría sobre la organización operativa de su establecimiento de comercio. Dicha sensibilización consiste en dejar claro los beneficios a que tienen derecho al estar debidamente inscritos en todos los organismos de control, precedido del seguimiento a la documentación requerida para cumplir con las obligaciones para con la DIAN, Cámara de Comercio, Cuerpo de Bomberos, Secretaria de Gobierno y la Secretaria de Industria y Comercio. Además, se les asesorará en conceptos básicos de costos, con el fin de brindarles las bases necesarias para fijarle el precio a un producto y que logren identificar cuando una empresa produce utilidades o genera pérdidas

1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 1.1 DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA La globalización, los despidos masivos por el cierre de grandes o pequeñas empresas, el desplazamiento forzado, la pensión ó jubilación, son algunas de las principales causas del subempleo. Debido a esta situación, las personas que buscan la manera de mejorar su nivel económico y el de sus familias a través de una tienda en las ciudades de Pereira y Dosquebradas, fueron el punto a desarrollar esta práctica. Los tenderos conocen las necesidades básicas del sector, saben a quiénes pueden dar crédito por determinadas cuantías y períodos pactados, sin ningún requisito salvo la amistad ó ubicación laboral. Los usuarios de estos establecimientos ahorran en transporte o se les presta servicio a domicilio gratuito; la atención es personalizada, lo que les permite tener una relación más cercana con sus clientes. Las tiendas de barrio se constituyen en un canal con mucha fortaleza tanto económica como comercialmente; éstas no solo son un sitio donde se compran y venden productos, es el lugar donde se discute la problemática del barrio y la del país. Leonardo Rodríguez, periodista del semanario El Espectador, en su artículo del 24 de marzo de 2002 titulado “La tienda no muere”; señala: “…las tiendas no van a desaparecer en mucho tiempo, por una simple razón: Productos como la leche, el pan, los refrescos y las hortalizas o las frutas, los colombianos jamás dejarán de comprarlas donde el vecino…”1 FENALCO, con el fin de brindarles a todos sus afiliados propietarios de tiendas una asistencia y asesoría continua, firma convenio con la Universidad Cooperativa de Colombia, para apoyarlos en los campos de la administración, legislación y tributación, ya que su organización es empírica; algunos sólo han cursado la primaria y otros tantos profesionales, que no han encontrado empleo formal, deciden administrar su propio negocio. En consulta hecha a la Secretaria de Gobierno Municipal, indican que los factores más comunes de cierre de Tiendas u otros establecimientos de comercio son; la distribución de productos en mal estado y la violación de la ley 232 de 1995 la cual obliga a tener todos sus documentos legales al día.

Valores, creencias y orientación temporal del consumidor de tiendas de barrio de Barranquilla

1.2 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA ¿Existe desconocimiento de las formalidades mínimas legales, fiscales y financieras para la organización empresarial y las oportunidades de crecimiento, por parte de los propietarios de establecimientos de comercio denominados tiendas, ubicadas en los municipios de Pereira y Dosquebradas?

2. OBJETIVOS

2.1 OBJETIVO GENERAL Realizar asesoría técnica a tenderos de las ciudades de Pereira y Dosquebradas, acerca del conocimiento de las formalidades mínimas legales, fiscales y financieras para la organización empresarial y las oportunidades de crecimiento, de sus establecimientos de comercio denominados tiendas afiliadas al programa FENALTIENDAS. 2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS •

Sensibilizar al tendero sobre la importancia y necesidad de organizar y legalizar su establecimiento de comercio.

•

Aplicar los conocimientos adquiridos en pro del mejoramiento del establecimiento de comercio de los tenderos de la zona asignada.

•

Ofrecer a los tenderos los conocimientos necesarios para ampliar su visión frente a lo que es su negocio y las oportunidades que tiene para mejorarlo.

3. JUSTIFICACIÓN La importancia de la sensibilización al tendero se orienta a cubrir la necesidad de organizar y legalizar las tiendas afiliadas a FENALCO en su programa FENALTIENDAS. El enfoque del trabajo se basa en la creación de una cultura para que los tenderos piensen en crecer, que dejen de ver su negocio como un establecimiento pequeño, que sólo cubre las necesidades de su familia, para que se conviertan en fuentes generadoras de empleo, y den lugar a la apertura de nuevas sedes o amplíen sus líneas de distribución. La práctica se divide en tres partes. La primera es la orientación al tendero tomando como referencia la asesoría contable respecto a los organismos de control que los regulan, la segunda consiste en la sensibilización sobre los cruces de información entre las entidades del Estado y entes económicos privados; y la tercera sobre la determinación básica de costos de operación y administración. La asesoría contable a los tenderos se enfoca en el cumplimiento de los requisitos respecto al manejo del libro fiscal, renovación en Cámara de Comercio, Industria y Comercio, actualizaciones en la DIAN (RUT), y se les sensibilizará sobre las implicaciones de tipo legal y fiscal que ocasionan su omisión y los beneficios que obtendrían por estar afiliado a dichas entidades. En la segunda parte se les brindará el conocimiento sobre los cruces de información. Para el desarrollo de este ítem, es necesario utilizar estrategias adecuadas que faciliten su comprensión, y lograr que quede muy claro la forma como la DIAN, puede obtener información sobre sus compras e ingresos, igualmente, como se podrían ver afectados por ocultar información. La tercera parte se desarrollará sobre la determinación básica de costos de operación y administración, esta sensibilización le permitirá al tendero saber como maximizar sus utilidades asignándole precios a sus productos de una manera calculada. El impacto social del trabajo se vera en los resultados de organización interna de la tienda y en la disposición del tendero para recibir las recomendaciones. El impacto económico estará reflejado en la política de costos que implementen o acojan los tenderos, en las inscripciones o renovaciones ante organismos de control y la aplicación de conocimientos fiscales que aminoren los riesgos de sanciones a los propietarios de negocio.

4. MARCO DE REFERENCIA 4.1 MARCO DE ANTECEDENTES Frente a la necesidad de dar una solución a la problemática que presentan los tenderos, nace el convenio entre la Universidad Cooperativa de Colombia y FENALCO; que consiste en la prestación del servicio de asesoría a los tenderos de las ciudades mencionadas en temas contables, financieros, tributarios, administrativos y comerciales; en aras de la organización y legalización de las tiendas que conforman el grupo inicial de la práctica. En el artículo “La Batalla se Agudiza” publicado por la Revista Dinero2, se hace referencia a la apertura de grandes tiendas e hipermercados como Éxito, Carulla, Makro, Carrefour y actualmente Alkosto y su proyecto de expandirse en el mercado abriendo sedes en otras ciudades del país. Resalta también como las tiendas de barrio, han sobrevivido a esta competencia distribuyendo el 60% de los productos de consumo popular; la cuestión es: ¿Cómo un Hipermercado puede competir contra el poder de la amistad entre vecinos y el crédito informal? La misma problemática es tratada en el artículo publicado por el Periódico La Tarde en su página web (no citan el nombre del columnista) “Supermercados y Tiendas no ceden espacio”, narra la preocupación por la apertura de hipermercados en Pereira, pero argumentan que estudios realizados por FENALCO arrojaron resultados estadísticos que interpretan que por cada 44.300 habitantes hay un supermercado; esto debido a que Risaralda recibe 3.5 millones de habitantes procedentes de cinco departamentos vecinos (Norte del Valle del Cauca, Tolima, Caldas, Quindío y de los catorce municipios que componen el Departamento. En otra parte del artículo titulado “La Decisión”, informan los datos obtenidos por un sondeo realizado por el periódico La Tarde en nuestra ciudad, que arrojó los siguientes resultados: “…entre 50 personas, el 85% afirma que hace sus compras en estos establecimientos. Sólo un 15%, todavía utiliza totalmente la tienda como centro de abastecimiento. Sin embargo, muchos no abandonan del todo a las tiendas de barrio, porque lo consideran un sitio seguro, a la mano y a la hora de comprar al menudeo es la mejor opción y señalan que es indispensable en la vida de la ciudad…”

Fuente: Tomado de la revista Dinero. www.dinero.com - Edición No. 233 - Julio 8, 2005

Y para terminar el artículo publicado por el periódico La Tarde en su subtitulo “No Desaparecen”, cuenta como las tiendas de barrio mueven el 75% de los productos que conforman la canasta familiar; por lo que las grandes industriales se vieron obligados a producir pequeñas porciones de productos como el aceite, el arroz, la leche en polvo o líquida, el chocolate entre otros, para que fueran consumidos por todos los estratos sociales. Finalmente, según cifras entregadas por FENALCO referentes al Departamento de Risaralda, “…hay 12.000 tiendas establecidas a lo largo y ancho del Departamento, de las cuales 7.000 están agremiadas en FENALTIENDAS, programa creado para respaldar al sector y permitir su crecimiento.” Según consulta realizada directamente a la Cámara de Comercio de Pereira, en su archivo sistemático figuran 1517 tiendas, con Registro Mercantil. “Hoy las tiendas cumplen con todos los requisitos de ley, su matrícula mercantil, su registro único tributario y registro en las secretarías de Hacienda”, con esta frase cierra su artículo el Periódico la Tarde de Pereira3.

Disponible desde internet: http://www.latarde.com/2007/10/28/eco.htm edición Domingo 28 de octubre de 2007

4.2 MARCO CONCEPTUAL FENALTIENDAS: Dentro de los programas que maneja FENALCO (Federación Nacional de Comerciantes), existe FENALTIENDAS, programa que comparte su misma misión: “… Desarrollar al Empresario Colombiano…”4; y que reza textualmente: “Luchar por el sector microempresario del Comercio. Defendemos los intereses gremiales y sociales del pequeño comerciante dentro de un espíritu democrático, promoviendo la equidad en la cadena de abastecimiento” FENALTIENDAS, se caracteriza por ser intermediario entre las autoridades oficiales y los tenderos dentro de un sistema democrático y participativo, prestando sus valiosos servicios, los cuales son: Asesoría Contable, Financiera y Tributaria: Apoyar y enseñar a los tenderos a liquidar sus impuestos y manejar su libro fiscal. Capacitación: Han capacitado a más de 25.000 tenderos en temas referentes a las ramas Administrativas, Contables, Jurídicas, Comerciales, entre otros; para el crecimiento y mejoramiento de los negocios. Tiendas de barrio: Para iniciar, definiremos tienda como un establecimiento de comercio físico o virtual en donde la comunidad en general puede adquirir bienes a cambio de dinero. Algunas tiendas ofrecen la posibilidad de créditos para sus clientes que en la mayoría de los casos son sus vecinos. Las tiendas se caracterizan porque pueden dedicarse a vender tipos de productos determinados tales como ropa, comida, artículos electrónicos, o ampliar su catálogo a distintos productos. Además, existen lugares conocidos como centros comerciales donde varias tiendas (locales comerciales) se agrupan en un recinto cerrado. Las tiendas pueden ser categorizadas de la siguiente manera5: Tienda clásica: Es la tienda más común en los barrios, se caracteriza por comercializar víveres, abarrotes, y algunos productos perecederos (frutas y verduras). Tienda miscelánea: Se caracteriza por la venta de productos víveres y abarrotes, pero se diversifica en la venta de artículos de papelería y perfumería.

4 5

Disponible desde Internet: http://www.fenalco.com.co/fenalco_v1/fenaltiendas.asp?menu=6 Encuentro Nacional De Investigación En Administración

Panadería: Se caracteriza por la producción y venta de artículos de panificadora y pastelería, y son sitios muy concurridos por consumidores de café, aguas aromáticas, otras bebidas calientes, lácteas o refrescantes. Tienda cervecera: Son tiendas de barrio, en las cuales sus mayores ingresos provienen de la venta de cigarrillos, cerveza y aguardiente. Tienen algunos comestibles pero no venden muchos víveres. Cuentan con juegos como rana, minitejo, dominó y cartas. Minimercado: Se caracteriza por la venta de víveres y abarrotes pero su área de venta es más grande que la de las tiendas clásicas, por lo general usan góndolas. Tienda frutería: Se caracteriza por la venta de frutas y verduras, pero hace parte de su actividad las ventas de comestibles y diferentes bebidas de consumo popular. Superete: Estas tiendas son mucho más grandes y especializadas (autoservicio o supermercado). Su área de venta está entre 40 y 400m2. Poseen góndolas, un punto de pago mecánico o electrónico, manejan aproximadamente mil quinientas referencias, generan cuatro puestos de trabajo. Suelen recibir cheques. Tienda cigarrera: Comercializa abarrotes, artículos importados, licores y golosinas. Estos productos generalmente no son consumidos en el punto de venta. Tienda licorera: Su actividad principal es la venta de tabacos y licores (comestibles en general), pero no es común consumirlos en el punto de venta. Tienda quesera: Comercializa productos avícolas y lácteos. Papelería: Se caracteriza por la venta de misceláneos y manejan productos comestibles. Libro Fiscal: Es aquel en donde se registran las operaciones diarias de cada establecimiento de comercio, allí se consignan los ingresos, las compras y los servicios. El libro fiscal de registro de facturación debe reposar en cada uno de los establecimientos de comercio. Matrícula Mercantil: Es un certificado que expide la Cámara de Comercio de Pereira que permite conocer los datos personales, productos o servicios que ofrece así el establecimiento y otros datos financieros.

Registro Único Tributario (R.U.T): Inscripción que se realiza través de Cámara de Comercio o por medio de la página web www.dian.gov.co de la DIAN, donde se indica el régimen al que va ha pertenecer (simplificado o común), y se refiere a las responsabilidades y actividades que realiza el comerciante o la sociedad. Consulta De Homonimia: Se realiza para verificar si el nombre del establecimiento o razón social de la empresa ya se encuentra registrado. Esta consulta se hace en tiempo real a través de la página web www.camarapereira.org.co. Matrícula Virtual: Proceso de inscripción y renovación que se realiza de forma rápida y sencilla a través de la página web www.camarapereira.org.co, en el cual ahorrará tiempo y dinero, finalizando el proceso de cancelación en las oficinas de la Cámara de Comercio de la localidad en donde se encuentre ubicado. Establecimiento De Comercio: Es un conjunto de bienes organizados por el empresario en un sitio determinado para el desarrollo de sus actividades económicas. Impuesto De Renta: Es un impuesto que recae sobre las personas naturales o jurídicas y asimiladas que sean contribuyentes y que en el desarrollo de su actividad, hayan recibido ingresos susceptibles de constituir incremento en su patrimonio. Esta responsabilidad comprende los contribuyentes declarantes. Las personas naturales y sucesiones ilíquidas no son declarantes del impuesto sobre la renta y complementarios, así como los contribuyentes de menores ingresos y los asalariados, siempre y cuando cumplan los presupuestos que la ley y el reglamento señalan para tal efecto. Contribuyente: Es aquella persona natural o jurídica con derechos y obligaciones, frente a un ente público, derivados de los tributos. Es quien está obligado a soportar patrimonialmente el pago de los tributos (impuestos, tasas o contribuciones especiales), con el fin de financiar al Estado. Es una figura propia de las relaciones tributarias o de impuestos. Se determina y define en concreto de acuerdo con la ley de cada país. El contribuyente es, en sentido general, el sujeto pasivo en Derecho tributario, siendo el sujeto activo el Estado, a través de la administración. Declarante: Son los que cumplen con el presupuesto que establece el Estado para cada categoría, clasificadas como: Menores Ingresos, Asalariados, Prestador de Servicios y Sociedades 15

Obligados A Declarar Por Renta (ET 592 al 594 -3) No están obligados a declarar por el año gravable 2007 las personas naturales y sucesiones ilíquidas que no cumplan con todos los siguientes requisitos: a. Que no sean responsables del impuesto a las ventas b. Para asalariados, sus ingresos brutos deben provenir al menos en un 80% de una relación laboral c. Para independientes, sus ingresos debidamente facturados deben provenir al menos en un 80% de honorarios, comisiones y servicios sobre los cuales le hayan practicado retención en la fuente d. Para asalariados dentro de los ingresos que sirven de base para efectuar el cómputo, no deben incluirse los correspondientes a la venta de activos fijos, ni originadas en loterías, rifas ó similares IVA Régimen Simplificado (ET 499): Al régimen simplificado del impuesto sobre las ventas pertenecen las personas naturales, comerciantes y los artesanos, que sean minoristas o detallistas; los agricultores y los ganaderos, así como quienes presten servicios gravados, siempre y cuando cumplan la totalidad de las siguientes condiciones: • Que tengan máximo un establecimiento de comercio, oficina, sede, local o negocio en donde ejerce su actividad • Que no sean usuarios aduaneros • Que en el establecimiento de comercio no desarrollen actividades que impliquen la explotación de intangibles • Para la celebración de contratos de venta de bienes o de prestación de servicios por cuantía igual o superior a $72’778.000, el responsable del régimen simplificado deberá inscribirse previamente en el régimen común Costos: Son los gastos incurridos en la producción, administración y venta de los productos o servicios vendidos en el período.

Punto De Equilibrio: Es aquel en el que los ingresos son iguales a los costos, esto es, en el que se obtiene un beneficio igual a cero. La empresa no obtiene beneficios ni pérdidas. Código De Renta Municipal: Tiene por objeto la definición general de los impuestos, tasas y contribuciones, su administración, determinación, discusión, fiscalización, control y recaudo, lo mismo que la regulación del régimen sancionatorio. Sus disposiciones rigen en todo el territorio del municipio de Pereira. Contabilidad De Caja: Sistema contable o presupuestal que solamente registra los ingresos cuando se reciben y los gastos cuando se efectúan.

4.3 MARCO LEGAL Constitución Política de Colombia de 1991 Articulo 25. El trabajo es un derecho y una obligación social y goza, en todas sus modalidades, de la especial protección del Estado. Toda persona tiene derecho a un trabajo en condiciones dignas y justas. Articulo 26. Toda persona es libre de escoger profesión u oficio. La ley podrá exigir títulos de idoneidad. Las autoridades competentes inspeccionarán y vigilarán el ejercicio de las profesiones. Las ocupaciones, artes y oficios que no exijan formación académica son de libre ejercicio, salvo aquellas que impliquen un riesgo social...” Decreto 410 de 1971 (Marzo 27) Expedido por la Presidencia de la República de Colombia, y por medio del cual se dictan normas para el funcionamiento de los establecimientos de comercio, denominado Código de Comercio Ley 43 de 1990 (Diciembre 13) Expedida por el Congreso de la República de Colombia, y por la cual se reglamenta la profesión del Contador Público y se dictan otras disposiciones, resaltando el Código de Ética Profesional del Contador Público Decreto 2649 de 1993 (Diciembre 29) Expedido por la Presidencia de la República de Colombia, y por el cual se reglamenta la contabilidad en general y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia Decreto 2650 de 1993 (Diciembre 29) Expedido por la Presidencia de la República de Colombia, y por el cual se modifica el Plan Único de Cuentas para los comerciantes y la Dinámica de las Cuentas Ley 232 de 1995 (Diciembre 26) Expedida por El Congreso de la República de Colombia, y por medio de la cual se dictan normas para el funcionamiento de los establecimientos de comercio

Decreto 301 de 1996 (Junio 28) Expedido por el Municipio de Pereira, y por el cual se recopilan y codifican las disposiciones vigentes que rigen los impuestos municipales, y se adopta el Código de Renta Municipal Ley 863 de 2003 (Diciembre 29) Expedida por el Congreso de la República de Colombia, por la cual se establecen normas tributarias, aduaneras, fiscales y de control para estimular el crecimiento económica y el saneamiento de las finanzas públicas (Estatuto Tributario)

5. ASESORIA CONTABLE, FINANCIERA Y TRIBUTARIA A PROPIETARIOS DE ESTABLECIMIENTOS DE COMERCIO DENOMINADOS TIENDAS, UBICADAS EN LOS MUNICIPIOS DE PEREIRA Y DOSQUEBRADAS La siguiente tabla muestra los establecimientos de comercio afiliados al programa de FENALTIENDAS para las asesorías:

Se esta consiente de que el sector de los tenderos está algo reacio a las asesorías, estas personas lo ven como una auditoría fiscal y no como una ayuda para la organización de su negocio. 5.1 CONSTITUCIÓN DE TIENDAS DE BARRIO En su gran mayoría, las Tiendas de Barrio están constituidas por personas naturales adscritas a la DIAN; dependiendo del monto de sus ingresos o de su patrimonio, se adscriben al régimen común o al régimen simplificado. Por Persona Natural entendemos que son “todos los individuos de la especie humana, cualquiera que sea su edad, sexo, estirpe o condición" (Art.74 Código

Civil). Una persona natural puede inscribirse como comerciante ante la Cámara de Comercio, ejecutar actividades dirigidas a la producción de bienes y/o servicios, con el fin de obtener una utilidad producto de su venta y comprometerse con terceros, adquiriendo derechos y obligaciones. 5.1.1 Compromisos con el Registro Mercantil Por disposición legal, los comerciantes están obligados a matricularse en el Registro Mercantil que lleva la Cámara de Comercio y a matricular allí mismo su empresa o negocio. Para efectos de la matrícula los empresarios deben presentar los siguientes documentos: • Formulario que lleva por nombre Registro Único Empresarial (Carátula Única Empresarial y Anexo Matrícula Mercantil o Renovación) debidamente diligenciado. • Formulario que lleva por nombre Formulario Adicional de Registro para Fines Tributarios (Anexos DIAN, Departamento Administrativo de Planeación Municipal y Departamento Administrativo de Hacienda Municipal), debidamente diligenciado. • Cédula de Ciudadanía del Empresario • Inventario de bienes y activos que posee a la fecha de la matrícula. 5.1.2 Compromisos para funcionar y operar legalmente Autorizaciones de funcionamiento con otras entidades: • Pago de derechos de autor SAYCO Y ACINPRO. Cuando el establecimiento ejecuta públicamente obras musicales causantes del pago por derechos de autor (Ley 232 de 1995, Artículo 2º. Literal c) www.sayco.org/sayco.htm 5.1.3 Compromisos con el Estado Algunos de los impuestos que los empresarios están obligados a pagar en el ejercicio de sus actividades mercantiles, son: • Impuesto sobre la Renta y Complementarios • Impuesto a las ventas Régimen Común • Impuesto de Industria y Comercio

5.2 SANCIONES 5.2.1 Sanciones Impuestos Nacionales Son aplicables inmediatamente es publicada la Ley. Las más comunes son las de extemporaneidad, que se encuentran establecidas así: Sanción mínima (2007) $210.000 Sanción mínima (2008) $221.000 Tipos y tarifa de sanciones

CAUSA

Con impuesto a cargo Sobre impuesto

Extemporaneidad Corrección Inexactitud

Sin impuesto a cargo Sobre Sobre Sobre Patrimonio ingresos diferencia Líquido 0.50% 1% 10%* 160%

Fuente: http://gerenciacoop.com/index2/f_calendario/f-generales.htm

*Sanción del 10% antes del emplazamiento y 20% después del emplazamiento6 5.2.2 Sanciones Impuestos Municipales Pereira7 Son aplicables inmediatamente es publicada la Ley El 5 % del total del Impuesto anual por mes o fracción de mes. Si está emplazado, el 10% por mes o fracción de mes. Si el establecimiento está exonerado será del 0.5% del promedio mensual de Ingresos Brutos por mes o fracción de mes sin exceder del 5% de los ingresos brutos del respectivo período gravable.

6 7

Disponible desde Internet: http://gerenciacoop.com/index2/f_calendario/f-generales.htm

CIRCULAR No. 001 de 2008 de la Secretaria de Hacienda y Finanzas Públicas de Pereira

Sanciones para aplicar

AÑO Valor Urbano Bimestral Valor Urbano Simplificado Valor Rural Bimestral Valor Rural Simplificado

2008 127.000 127.000 86.000 86.000

Fuente: CIRCULAR No. 001 de 2008 de la Secretaria de Hacienda y Finanzas Públicas de Pereira

Las sanciones más incurridas informadas por la Industria y Comercio se dan por no actualizar los datos de su registro, mínimo un (1) mes después de ocurrido el hecho; estas son: • Cierre del establecimiento sin aviso • Cambio del Propietario • Cambio de la Dirección • Cambio de la Razón Social o Nombre del Establecimiento • Cambio del Nombre del Representante Legal • Por coalición de la actividad económica • Por extemporaneidad en la presentación de su declaración de Industria y Comercio

6. DESARROLLO DE LOS FUNDAMENTOS LEGALES, FISCALES Y FINANCIEROS, BAJO LA ESTRUCTURA DEL PROCESO CONTABLE 6.1 FUNDAMENTO LEGAL 6.1.1 Sistematización Se inicio por clasificar los establecimientos de comercio de acuerdo a su ubicación, donde se determinó el estrato al que pertenecía cada una de ellos, encontrando los niveles 2, 3 y sector comercial. Se trabajó sobre el conocimiento del establecimiento de comercio denominado tienda donde encontramos categorías de Tienda Clásica, Minimercados, cafeterías y panaderías. Se verificó el cumplimiento de la ley 232 de 1995 y encontramos: • Cumplir con las normas de uso del suelo No cuentan con este certificado expedido por la Secretaría de Gobierno Municipal, otorgado después de verificar la ubicación del establecimiento de comercio y su actividad a desarrollar cumpliendo con las normas urbanísticas del plan de ordenamiento territorial (P.O.T) y sus decretos complementarios, sin generar traumatismos a sus vecinos (intensidad auditiva, horario, ubicación e invasión del espacio público) • Cumplir con normas mínimas de seguridad Son pocos los establecimientos que cuentan con este certificado, muchos de ellos no solicitan visita por parte de los funcionarios del Cuerpo de Bomberos para cumplir con esta obligación, pero sí cuentan con extintores, aunque algunos no son los adecuados para la actividad que desarrollan o se encuentran vencidos. Los comerciantes no son concientes de la importancia de dicho elemento, los que cumplen con esta norma sólo lo hacen porque es una obligación, no lo adquieren para la protección de su patrimonio. • Inscripción y renovación de la matrícula mercantil Todos los establecimientos inscritos al programa, están debidamente registrados ante la Cámara de Comercio

Esta es una de las obligaciones con la que todos los comerciantes cumplen, el principal motivo es acceder a créditos con entidades financieras, las cuales exigen esta renovación como uno de sus requisitos. •

Matrícula de industria y comercio

Todos se encuentran inscritos en la Secretaría de Hacienda Municipal donde funciona el establecimiento, conocen sus obligaciones tributarias establecidas de acuerdo a la actividad económica y al nivel de ingresos. Igualmente se evidenció que muchos de ellos no sabían diligenciar los formularios, ni tenían en cuenta que la información allí registrada debe coincidir con lo reportado en el libro oficial, por este desconocimiento la mayoría de ellos ha incurrido en el pago de sanciones e incluso algunos tienen deudas en procesos jurídicos. Los documentos soportes de sus transacciones, son en su totalidad las facturas de compras de mercancías, aunque no todos son debidamente soportados ni se tienen en cuenta otro tipo de gastos, como servicios públicos, arrendamiento, pago de impuestos y el reconocimiento económico que dan a sus colaboradores Algunos tenderos organizan su información sin ningún fundamento, no tienen un orden cronológico, ni el período fiscal correspondiente. Otros propietarios desechaban sus soportes sin tener en cuenta el beneficio que éstos le traerían en caso de que se les presentara la obligación de declarar. FENALCO dentro de su programa de FENALTIENDAS, organiza capacitaciones a los tenderos del eje cafetero, y son muy pocos los que asisten por el horario en que se dictan. 6.1.2

Valuación

Para el desarrollo de sus actividades, los tenderos manejan una política muy similar a la contabilidad de caja, donde cada producto adquirido es un producto cancelado, igualmente se encuentran casos puntuales donde los proveedores dan créditos por períodos de 15 a 30 días y algunos ofrecen el servicio de cambio de productos perecederos. Los tenderos, a través de la experiencia y recorrido se vuelven conocedores de las necesidades del sector en el que se desempeñan, así mismo, identifican a sus clientes para el manejo de créditos que regularmente oscilan entre 8 y 15 días.

No existe un manejo adecuado de los inventarios, aunque en los establecimientos de comercio los productos se encuentran clasificados por líneas, no realizan un conteo físico de la mercancía disponible para la venta. Tampoco tienen una política clara y definida de máximos y mínimos para realizar sus pedidos, este proceso es manejado por el propietario a criterio personal, por lo mismo durante su ausencia no es posible tomar una decisión acertada a la hora de realizar un pedido. Una de las generalidades de los tenderos es que su establecimiento está ubicado en un lugar adecuado dentro de su vivienda, encontrando que algunos son propietarios y otros arrendatarios 6.1.3 Procesamiento Los tenderos tienen como único registro de sus operaciones diarias un cuaderno, que regularmente no es el oficial, aunque conocen la existencia del libro fiscal. No tienen un manejo adecuado para el control de sus ingresos, gastos y costos. Algunos registran en su cuaderno las ventas diarias, otros incluyen ventas y compras de mercancías y no tienen en cuenta el pago de los servicios. Nuestra tarea más ardua se dio en la utilización del libro fiscal, para que fuera el punto de partida en la liquidación del Impuesto de Industria y Comercio y sea congruente con la información de su Declaración de Renta y Complementarios, para el caso de los que cumplieran con los topes para declarar. 6.1.4 Evaluación Los tenderos fueron sensibilizados sobre la importancia de renovar su registro mercantil independientemente si van a solicitar crédito con entidades financieras, actualizar su información en Industria y Comercio y con la DIAN (RUT) en caso de presentarse cambios con el establecimiento de comercio y la obtención de las certificaciones del cuerpo de bomberos. Se les explicó como funcionan los cruces de información entre la DIAN y los obligados a presentar medios magnéticos, y como podrían ser reportados de acuerdo al nivel de sus compras. Se realizaron promedios con las facturas de compras, con el fin de determinar si debe declarar o no.

6.1.5

Información

Por no estar obligados a llevar contabilidad, no poseen herramientas ni conocimientos para presentar informes financieros que les permitan contribuir a la toma de decisiones. 6.2 FUNDAMENTO FISCAL 6.2.1 Sistematización De la totalidad de los tenderos visitados, seis (6) de ellos declaran renta, y la mayoría cumplen con la presentación de la declaración de industria y comercio, independientemente de que esté bien diligenciado el formulario y que la información sea la real. Esto se da a causa a que han sido sancionados por pagos extemporáneos o por omisión de los mismos. Los tenderos tienen temor de pasar de régimen y cumplir con las obligaciones que esto conlleva, pues asumen que estar en el régimen común implica tener menos utilidades y pagar un mayor impuesto. 6.2.2 Valuación El desconocimiento en el manejo de sus inventarios podría acarrearles sanciones por inexactitud (ET Art. 647) en su declaración de renta y complementarios. 6.2.3 Procesamiento Los tenderos están conscientes de la importancia del diligenciamiento del libro fiscal, dan excusas como la falta de tiempo por atender a sus clientes para llevarlo ó que ya están pasaditos de edad para aprender a llevarlo. Prefieren continuar con su rudimentario cuaderno de control de ventas diarias a diligenciar el libro fiscal de registro de operaciones. 6.2.4 Evaluación Requerimientos de la información que por el desorden administrativo no puedan ser bien atendidos y provoquen sanciones El art. 616 del ET obliga a las personas naturales adscritas al régimen simplificado a llevar un libro fiscal de operaciones diarias.

6.2.5 Información La falta de soportes de las declaraciones presentadas tanto de industria y comercio como de renta y complementarios puede causarles a futuro sanciones por Inexactitud en sus declaraciones de Industria y Comercio y de Renta y Complementarios. 6.3 FUNDAMENTO FINANCIERO 6.3.1 Sistematización No tienen establecida una política para la determinación del porcentaje de rentabilidad a aplicar en sus productos, ya que el precio de venta es asignado por diferentes factores: • Sugerido por el proveedor, quien argumenta que obtendrían un porcentaje determinado de ganancia por unidad vendida. • De acuerdo a la zona en la que se desempeñan y a los precios que manejan los tenderos aledaños. • Y a criterio personal. 6.3.2 Valuación Todas las transacciones se manejan en efectivo, de las cuales salen los gastos tanto del negocio como los personales, no poseen cuentas bancarias, y regularmente se financian con préstamos del sector financiero y préstamos informales (gota a gota). Uno de los productos que todos manejan y deja muy poca rentabilidad, es la leche; debido a que el precio de venta de tal artículo es impuesto por el distribuidor para no hacerlo competitivo, ya que es un producto de primera necesidad. 6.3.3 Procesamiento No poseen un criterio generalizado para asignar el porcentaje de rentabilidad a aquellos productos que tienen una mayor rotación los cuales generarían más utilidad. No manejan costos ni punto de equilibrio para determinar cuanto están ganando o perdiendo en los productos ya que por el desconocimiento de los conceptos básicos no se encuentran en condiciones de aplicarlos, Igualmente el sustento alimenticio de su familia es la base de los productos adquiridos para la venta. 28

6.3.4 Evaluación No tienen evidencia del cálculo de sus costos ni del uso de indicadores de rentabilidad, tampoco realizan una evaluación de su situación financiera. Los tenderos viven de su día a día, Saben que existe la competencia pero no establecen políticas para contrarrestarla. Se halló que asignan el precio de venta de sus productos aleatoriamente sin antes conocer los precios de los negocios aledaños sobre productos similares a los suyos.

7. CONCLUSIONES

Los tenderos adquieren créditos con terceros a tasas de interés muy elevadas, debido a que su desorganización administrativa les dificulta el acceso a créditos por el sistema financiero Faltó sensibilización por parte de FENALCO a los tenderos para recibir las asesorías, debido a que no todos estuvieron prestos a colaborar, hubo quienes vendieron su negocio, donde el actual propietario no mostró ningún interés de participar en nuestra práctica Los tenderos complementaron y aprendieron sobre temas relacionados con el manejo del libro fiscal y su importancia al momento de realizar la liquidación de los impuestos de industria y comercio y declaración de renta y complementarios (para los obligados) A través de la asesoría se logró despertar el interés por la organización de los documentos legales y los soportes de las transacciones comerciales. Pues esta fue una de las principales debilidades encontradas; se pudo evidenciar el poco o casi nulo respaldo físico de sus operaciones, al explicarles detalladamente el sistema de cruces de información que maneja la DIAN, se les demostró la importancia de dicha documentación como anexos probatorios a sus declaraciones. Son conocedores de las diferentes sanciones de ley, incluso algunos de ellos han sido emplazados, por lo cual uno de sus mayores temores es incurrir en estas faltas. Se les informó sobre los tipos y las tarifas a pagar para subsanar estas deficiencia, igualmente se les recomendó formalizar acuerdos de pago por obligaciones que tengan pendientes con entidades para evitar futuros problemas jurídicos. Tienen organizado su inventario por líneas de distribución, pero su visión para implementar un sistema de costos es nula, pues argumentan que los precios son determinados de acuerdo a su experiencia y que finalmente siempre les ha dado resultado (información sin fundamentos), argumentan que algún cambio en los precios implicaría pérdidas por lo que dejarían de ser competitivos en su sector. Aunque llevan el libro fiscal, el valor de los ingresos declarados en Industria y Comercio no coincide con el saldo en el libro. Esto sucede porque las

declaraciones que presentan bimestre a bimestre son copias del primer formulario que les ayuda a diligenciar un funcionario de la oficina de Industria y Comercio. Los tenderos no tienen establecida una política para el control de las fechas de vencimiento de la mercancía para la venta, dada la variedad de productos que ofrecen y el escaso personal que labora en el negocio, por ello les resulta difícil estar pendiente de todos estos detalles. Como resultado, hacen pedidos de productos que no eran necesarios adquirir y los revuelven con la mercancía existente en el inventario. Este control solo se ejerce en los productos lácteos por ser un artículo de la canasta familiar que requiere visitas diarias por parte del distribuidor. Se les brindó la información sobre las características necesarias para continuar en el régimen simplificado, tales como el tope de ingresos brutos totales provenientes de su actividad de $83.896.000 (2007) y de $88.216.000 (2008); una vez superado este valor, deben inscribirse en el Régimen Común. Se les brindo información sobre la base de ingresos como trabajadores de menor cuantía, la cual se encuentra en $29.364.000 (2007), que los obliga a declarar el Impuesto de Renta y Complementarios. Una vez aclarados los conceptos de ser declarantes y contribuyentes, se explicó que declarar renta no implica necesariamente pagar impuestos, que éstos sólo se pagan cuando los ingresos, gastos y costos así lo determinan.

8. RECOMENDACIONES 8.1 Para FENALCO Programar las capacitaciones en horarios más asequibles para que un porcentaje mayor de afiliados participe de ellas, que contemplen temas actuales y de interés general. Implementar por parte de FENALCO capacitaciones sobre el manejo básico de los costos; ya que este es el tema en el cual son más reacios, porque manejan teorías personales para la instauración de sus precios de venta, las cuales no les permiten adoptar nuevas alternativas que les puedan generar mayores utilidades. Mantener el convenio adquirido con la Universidad Cooperativa de Colombia, cuyo respaldo resulto de gran beneficio a los tenderos, para identificar la importancia de organizar y legalizar su negocio; cambiando el paradigma de que su registro ante organismos de control, solo les servía como referencia comercial. 8.2 Para la Universidad Cooperativa de Colombia y próximos practicantes Incentivar a los estudiantes para que participen en el programa de asesoría legal, fiscal y financiera a tenderos y demás comerciantes que quieran acceder a este servicio, pues son muchos los establecimientos que se verían beneficiados con este tipo de asesoría; y a su vez, una oportunidad para poner en práctica lo aprendido en la académica. Programar capacitaciones a la comunidad en general sobre temas legales, fiscales y financieros; como una manera de aprovechar la idoneidad del personal con que cuenta la institución para este tipo de proyectos. Seguir con el programa de asesorías en la modalidad de práctica empresarial, para dar continuidad a la campaña de organización de la documentación legal y los soportes de sus transacciones comerciales en un archivo cronológico, con el fin de facilitar el diligenciamiento de su libro fiscal y las declaraciones de industria y comercio y de renta y complementarios (Para los obligados a declarar). Incluir dentro de los temas de asesoría a los tenderos, manejo de Inventarios para que valoren su mercancía y tengan un mayor control de las fechas de vencimiento de sus productos para evitar pérdidas en su inventario y futuras sanciones por inconsistencias en su declaración de renta y complementarios (Para los obligados a declarar).

Concientizar al tendero de separar sus gastos personales de los gastos propios del negocio, con el fin de que pueda determinar sus utilidades reales. Incluir dentro del programa de asesoría una herramienta didáctica que brinde al tendero la opción más práctica y sencilla de costear su mercancía y asignar el precio de venta.

BIBLIOGRAFIA

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Fuente: Personal

Anexo A.

ANEXO

Fuente: Cartilla Sotax Impuestos & Auditorías pág. 9

$ $ $ $ $ $ $

Declarantes año gravable 2007 (D, 4818 2007)

Ingresos Asalariados Trabajadores Independientes Demás personas (Ingresos Menores) Patrimonio Bruto Gastos tarjetas de crédito inferiores a Compras y Consumos totales Consignaciones e inversiones

Anexo C.

Fuente: Cartilla Sotax Impuestos & Auditorías pág. 10

No celebración de contratos de servicios o venta con valor $ individual superior a Valor de las consignaciones bancarias o depósitos o inversiones $ inferiores a Inscripción previa en Régimen Común en contratos con valor $ superior a

Régimen Simplificado (ET 499)

Ingresos Brutos totales provenientes de la actividad inferiores a

Anexo B.

99.243.000 72.778.000

94.383.000 $ 69.214.000 $

Datos 2007 69.214.000 69.214.000 29.364.000 94.383.000 58.727.000 58.727.000 94.383.000

72.778.000

88.216.000

Datos 2008

69.214.000 $

83.896.000 $

Datos 2007

Anexo D REGIMEN BIMESTRAL Y AGENTES RETENEDORES La Secretaría de Hacienda Municipal, se permite informarle que para el año gravable 2008 los contribuyentes del régimen bimestral, al igual que los agentes de retención del impuesto de industria y comercio, deberán presentar y pagar su declaración directamente en Bancos, en los siguientes plazos señalados por la administración: BIMESTRE

FECHA LIMITE DE PAGO AÑO 2008

Enero – Febrero

Mar-17

Marzo – Abril

May-16

Mayo – Junio

Jul-16

Julio – Agosto

Sep-16

Septiembre – Octubre

Nov-18

Noviembre – Diciembre

Enero 16 de 2009

TENGA MUY EN CUENTA LAS SIGUIENTES RECOMENDACIONES A FIN DE EVITAR SANCIONES:

•

Los formularios para liquidar y pagar el impuesto de industria y comercio se reclaman en las ventanillas ubicadas en el primer piso del palacio municipal oficina de impuestos y no tienen costo alguno.

•

Antes de diligenciar su declaración lea bien las instrucciones que se encuentran al respaldo del formulario, así evitará cometer errores e incurrir en sanciones.

•

Toda declaración debe estar debidamente firmada por el propietario o representante legal y por el contador o revisor fiscal cuando este obligado a ello, en caso de no hacerlo será objeto de sanciones.

•

Al diligenciar su declaración de industria y comercio no olvide colocar el correspondiente código interno asignado por la Secretaria de Hacienda, en caso de no tenerlo o anotarlo en forma incorrecta su declaración puede quedar registrada a la cuenta de otro contribuyente.

•

Las tarifas para liquidar el impuesto de industria y comercio para la vigencia 2008 se mantienen iguales, por lo tanto ubique la clasificación y tarifa correspondiente a la actividad o actividades que desarrolle en su establecimiento, de acuerdo a la tabla de tarifas que se anexa a la presente, recuerde que si se clasifica mal o aplica una tarifa incorrecta podrá ser objeto de sanciones.

•

El impuesto mínimo para los contribuyentes del régimen bimestral ubicados en la zona urbana para el año 2008 es de $ 21.000 (Industria y comercio $ 18.000 más avisos y tableros $ 3.000).

ANEXO E