Inovação e Investimento

• Plataformas de gestão: Esta comissão entendeu como prioridade a modernização dos processos de gestão para o Encontro Nacional de Internos de Estomatologia. Foram identificadas duas áreas principais a melhorar, em primeiro lugar, o processo de submissão e avaliação de abstracts, e em segundo, o método de inscrição e pagamento. Assim, após uma consulta de mercado focada em soluções digitais, foram escolhidas duas plataformas independentes para cumprir cada uma das funções. Os principais critérios de escolha foram a adequação às necessidades específicas da CNIE e a relação qualidade/preço. Para a submissão e gestão de abstracts a plataforma escolhida foi a “Oxford Absctracts” e para a gestão de inscrições e pagamentos a plataforma eleita foi a “RegFox”. Importa salientar que a migração dos serviços referidos para estas plataformas, que previamente eram fornecidos pela Diventos, para além de permitir maior flexibilidade, representou ainda uma significativa redução da despesa com serviços de gestão de eventos associado ao ENIE.

o Oxford abstracts

A plataforma Oxford Abstracts foi desenvolvida pela Universidade de Oxford para auxiliar a gestão de abstracts para congressos. A plataforma dispõe de várias modalidades com mais ou menos funcionalidades, a modalidade escolhida pela CNIE foi completamente gratuita.

Com a adopção da plataforma Oxford abstracts foi possível centralizar todas as operações no mesmo sítio, através de log-ins distintos para autores e revisores. Isto traduziu-se num menor desperdício de tempo, principalmente para a comissão científica e para a organização. Especificamente foi possível utilizar formulários on-line para avaliação dos abstracts, com anonimização automática dos autores dos trabalhos para os revisores, atribuição de 8 abstracts por cada revisor, de um total de 35 abstracts submetidos, para evitar sobrecarga e conflitos de interesse autor/revisor, e comunicação agilizada da avaliação com os comentários dos revisores para os autores dos trabalhos. A submissão de abstracts em edições anteriores do ENIE realizou-se através da plataforma da Diventos, sendo a sua avaliação subsequente realizada pela comissão científica através de correspondência por e-mail.

o RegFox

A plataforma RegFox é uma solução de gestão de eventos online e presenciais orientada para congressos. Permite a criação de página do evento, com formulário de inscrição e muito flexível em relação a modalidades de inscrição e opções adicionais, como os cursos pré-congresso. Está ligada a uma base de dados, que permite avaliar automaticamente o estado de filiação do participante, nomeadamente se tem as quotas em dia. O pagamento pode ser realizado on-line na página de inscrição, através de diversos meios de pagamento, desde que suportados pela plataforma Stripe. Esta plataforma permite o controlo em tempo real das inscrições, vagas, valor das inscrições e muitos outros dados.

A base de dados, com as informações seleccionadas, pode ser descarregada a qualquer momento.

Mais uma vez, esta solução permite um maior controlo, em tempo real, dos diversos aspectos do evento, nomeadamente da adesão ao evento, jantar e cursos. Permite o pagamento on-line, com emissão automática de comprovativo de pagamento, em vez da necessidade de transferência bancária e envio de comprovativo por e-mail, para posterior confirmação manual.

O valor das taxas operacionais foi cobrado aos participantes, no momento da inscrição, pelo que não resultou em aumento da despesa da CNIE. O valor total da soma das taxas operacionais cobradas aos participantes foi de 144,47€, o que representa uma taxa de 4,14% sobre o valor das inscrições.

• Certifier

Para a emissão automatizada de certificados de participação foi o utilizada a aplicação on-line Certifier. Esta aplicação que permite elaborar o design dos certificados com campos de preenchimento automático, de modo que utilizando a base de dados das inscrições do evento, todos os campos são preenchidos automaticamente. Adicionalmente também permite o envio automático dos certificados ao destinatário corresponde ao e-mail presente na base de dados utilizada. Naturalmente, esta solução digital acelera bastante o processo de emissão de certificados. A opção utilizada foi a modalidade básica que não implicou custos adicionais.

• Estacionário

Também na ótica da modernização, foi realizado um investimento em material de estacionário, nomeadamente: banners, bandeiras, cartazes, balcão e outro material publicitário. Grande parte deste investimento foi aplicado em materiais com a marca da CNIE e da AMEP. Uma parte muito inferior foi dirigida a material promocional específico para o evento VI Encontro Nacional de Internos de Estomatologia. Deste modo todos os eventos futuros da CNIE e da AMEP poderão ser decorados com estacionário a promover ambas as marcas, reforçando assim a identidade visual dos eventos e a presença de ambos os logotipos nas redes sociais, através dos canais oficiais e através das partilhas em contas pessoais dos participantes.

Redes Sociais

A presença nas redes sociais foi uma das apostas deste mandato.

A estratégia das redes sociais focou-se maioritariamente nas plataformas Facebook e Instagram, que já possuíam páginas criadas por mandatos anteriores da CNIE.

Em relação ao Facebook foram realizadas as seguintes publicações:

- Publicações com imagens: 8

- Publicações com vídeos: 1

- Partilhas de publicações de páginas externas: 4

Total: 13

Em relação ao Instagram foram realizadas as seguintes publicações:

- Publicações com imagens: 13

- Publicações com vídeos: 4

- Publicações de histórias: 105

Total: 122

Entendemos a presença nas redes sociais como uma ferramenta importante para atingir dois dos grandes objectivos da CNIE, por um lado facilitar a comunicação com os internos, seja através da divulgação de eventos ou pela partilha de informação de interesse, por outro lado dar maior visibilidade às actividades desenvolvidas pela CNIE, aumentando assim o prestígio dos internos e melhorando a percepção interna e externa sobre a Estomatologia. No global os resultados são bastante satisfatórios, tendo-se verificado um grande crescimento na plataforma Instagram, em comparação com um crescimento contido na plataforma Facebook, que de base já apresentava um investimento maior em anos anteriores.

A interação com as páginas e a captação de interesse atribuímos à qualidade do conteúdo publicado, bem como

Análise dos resultados: Período de Julho/2022 a Julho/2023 -

aos meios visuais utilizados, que nos esforçámos para que fossem diversificados e com o objectivo de reforçar a identidade visual da CNIE. A quantidade de publicações foi cerca de 1/mês no Facebook e 1.5/mês no Instagram (sem contabilizar as histórias), uma quantidade moderada, mas adequada, tendo-se concentrado a sua publicação em torno das datas dos grandes eventos da CNIE.

Convém salientar que estes resultados foram atingidos de forma orgânica e sem recurso a investimento monetário em publicidade/promoção de publicações. A questão do pagamento de publicidade, apesar de não ter sido uma opção deste mandato, pode ser um investimento interessante para mandatos futuros, sendo uma estratégia que foi utilizada pela CNIE anterior, com resultados muito positivos.

Facebook:

Gostos iniciais: 296

Novos gostos: 12

Total final: 308

Crescimento: 4.1%

Instagram:

Seguidores iniciais: 89

Novos seguidores: 42

Total: 131

Crescimento: 47.2% Dados

An Lise

O exercício do mandato de 2022-2023 caracterizou-se por um benefício consolidado de 332,03€ (trezentos e trinta e dois euros e três cêntimos).