Page 1

Manual del Usuario Aplicaci贸n Bizagi

Oficina Nacional de Ingenier铆a de Procesos Agosto de 2012


MANUAL TRÁMITE DE ACTUALIZACIÓN DE DATOS

La versión vigente de este documento se encuentra publicada en el aplicativo SIG en Google Docs

TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIÓN ....................................................................................................................... 3

CAPÍTULO I. ............................................................................................................................. 4 Utilización de la Herramienta Bizagi ................................................................................... 4 1.

INICIO DE SESIÓN ............................................................................................................ 5

2.

CREAR CASOS ................................................................................................................. 7 2.1. Nuevo Caso

............................................................................................................. 7

2.1.1 Recepción de la Solicitud............................................................................................ 7 2.1.2 Seleccionar el Tipo de Servicio ................................................................................... 8 2.1.3 Seleccionar el Tipo de Atención.................................................................................. 8 A. Atención Prioritaria ............................................................................................................. 9 B. Atención Normal................................................................................................................. 9 2.1.4 Radicar 1 o Varios Trámites ......................................................................................10 A. Monotrámite ....................................................................................................................10 Crear Monotrámite ......................................................................................................10 Seleccionar el Tipo de Trámite....................................................................................10 Seleccionar el Tipo de Subtrámite ..............................................................................11 Seleccionar el Tipo de Solicitante ...............................................................................12 Seleccionar el Tipo de Documento y Número del Documento del Ciudadano .............16 Validar Información del Ciudadano .............................................................................18 Recepción de Documentación Requerida ...................................................................21 Recepción de Documentación No Requerida Entregada por el Solicitante .................22 Imprimir el Radicado del Caso ....................................................................................23 Digitalizar la Documentación Requerida Entregada por el Solicitante .........................23 MACROPROCESO / PROCESO: Ingeniería de Procesos

FECHA ELABORACIÓN:

FECHA ACTUALIZACIÓN:

Página 1 de 74

ELABORACIÓN:

REVISIÓN:

APROBACIÓN:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

CÓDIGO:

VERSIÓN:


MANUAL TRÁMITE DE ACTUALIZACIÓN DE DATOS

La versión vigente de este documento se encuentra publicada en el aplicativo SIG en Google Docs B. Multitrámite .....................................................................................................................25 Crear Multitrámite .......................................................................................................25 Distribuir Trabajo ........................................................................................................28 Registro Información Multitrámite................................................................................32 2.1.5 Cancelar Trámite ..........................................................................................................33 2.1.6 Operador de Captura Y Operación ...............................................................................35 2.1.7 Llamar a Turno .............................................................................................................37 2.1.8 Habilitar Llamar a Turno ...............................................................................................37 2.1.9 Respuesta de la Validación al Solicitante .....................................................................40 2.1.9.1 Presentación Documento de Respuesta de Validación al Solicitante ........................40 2.1.9.1.1 Presentación de Respuesta “Aprobado” .............................................................44 2.1.9.1.2 Presentación de Respuesta “Rechazado” ...........................................................44 2.1.9.1.3 Presentación de Respuesta “Datos Incompletos” ...............................................44 2.1.9.1.4 Presentación de Respuesta “Documentación Pendiente” ...................................46 2.1.10 Digitalizar y Adjuntar Documento de Respuesta de Validación en el aplicativo Bizagi ..............................................................................................................................................47 2.2. Casos Pendientes 2.3. Casos Cerrados

................................................................................................54 ....................................................................................................56

2.4. Búsqueda de Casos

.............................................................................................56

Guardar Consultas ......................................................................................................57 CAPÍTULO II.............................................................................................................................64 Funcionalidades Adicionales de la Aplicación ...............................................................64 1. FUNCIONALIDADES ADICIONALES ..................................................................................65 1.1. Estructura de una Actividad ........................................................................................65 1.2. Elementos de una Actividad ........................................................................................66

MACROPROCESO / PROCESO: Ingeniería de Procesos

FECHA ELABORACIÓN:

FECHA ACTUALIZACIÓN:

Página 2 de 74

ELABORACIÓN:

REVISIÓN:

APROBACIÓN:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

CÓDIGO:

VERSIÓN:


MANUAL TRÁMITE DE ACTUALIZACIÓN DE DATOS

La versión vigente de este documento se encuentra publicada en el aplicativo SIG en Google Docs 1.3. Estado del Registro ......................................................................................................69 1.4. Consulta Gráfica ...........................................................................................................71

INTRODUCCIÓN La metodología de gestión por procesos Business Process Management (BPM) permite diseñar, modelar, integrar, automatizar y monitorear los procesos misionales y de apoyo de COLPENSIONES por medio de un ambiente gráfico. En este sitio se encuentra toda la información necesaria para llevar a cabo cualquier proceso de automatización dentro de la herramienta Bizagi.

Esta herramienta permite a los usuarios en el proceso visualizar y priorizar, por diferentes criterios, sus actividades pendientes y ver información en tiempo real sobre el desempeño del proceso. A continuación está una descripción detallada de las distintas funciones de esta herramienta.

MACROPROCESO / PROCESO: Ingeniería de Procesos

FECHA ELABORACIÓN:

FECHA ACTUALIZACIÓN:

Página 3 de 74

ELABORACIÓN:

REVISIÓN:

APROBACIÓN:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

CÓDIGO:

VERSIÓN:


MANUAL TRÁMITE DE ACTUALIZACIÓN DE DATOS

La versión vigente de este documento se encuentra publicada en el aplicativo SIG en Google Docs

CAPÍTULO I. Utilización de la Herramienta Bizagi Desde la Radicación de un Caso hasta la Presentación de Respuesta al Solicitante

MACROPROCESO / PROCESO: Ingeniería de Procesos

FECHA ELABORACIÓN:

FECHA ACTUALIZACIÓN:

Página 4 de 74

ELABORACIÓN:

REVISIÓN:

APROBACIÓN:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

CÓDIGO:

VERSIÓN:


MANUAL TRÁMITE DE ACTUALIZACIÓN DE DATOS

La versión vigente de este documento se encuentra publicada en el aplicativo SIG en Google Docs

1. INICIO DE SESIÓN Para dar inicio a la sesión correspondiente, el usuario deberá diligenciar en la pantalla “Bienvenido a Bizagi”, los datos correspondientes a “Usuario”, “Contraseña” y “Dominio”, este último será Colpensiones. Una vez registrada la información diligenciada, el usuario debe proceder a dar click en el botón “Ingresar” Se debe recordar que por parámetros de seguridad, el usuario y la contraseña es personal e intransferible, motivo por el cual siempre se debe elegir la opción “Siempre preguntar por usuario y clave”

Figura Nº 1 Menú Principal

MACROPROCESO / PROCESO: Ingeniería de Procesos

FECHA ELABORACIÓN:

FECHA ACTUALIZACIÓN:

Página 5 de 74

ELABORACIÓN:

REVISIÓN:

APROBACIÓN:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

CÓDIGO:

VERSIÓN:


MANUAL TRÁMITE DE ACTUALIZACIÓN DE DATOS

La versión vigente de este documento se encuentra publicada en el aplicativo SIG en Google Docs

MACROPROCESO / PROCESO: Ingeniería de Procesos

FECHA ELABORACIÓN:

FECHA ACTUALIZACIÓN:

Página 6 de 74

ELABORACIÓN:

REVISIÓN:

APROBACIÓN:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

CÓDIGO:

VERSIÓN:


MANUAL TRÁMITE DE ACTUALIZACIÓN DE DATOS

La versión vigente de este documento se encuentra publicada en el aplicativo SIG en Google Docs

2. CREAR CASOS Según el perfil del usuario, una vez se inicia la sesión, aparecerá el menú principal, con las opciones correspondientes para cada cuenta. Figura Nº 2 Menú Principal

La opción casos del menú principal, le da acceso al usuario a las siguientes opciones: 

Nuevo

Pendientes

Cerrados

Búsqueda

2.1. Nuevo Caso En esta opción, el usuario, debe ingresar un nuevo caso de acuerdo con el trámite solicitado por el ciudadano. El caso es registrado de acuerdo con la estructura de procesos y procedimientos definidos en Bizagi para Colpensiones, mediante la selección de un proceso, trámite y subtrámite específico.

2.1.1 Recepción de la Solicitud Responsable: Agente de Rotonda El proceso de gestión del caso, inicia con la recepción de documentación requerida según el trámite y subtrámite específico, de este modo el agente de rotonda verifica que los campos básicos del formulario (s) estén diligenciados en tinta negra, con firma respectiva del solicitante o afiliado (según corresponda), que este sin tachones, enmendaduras, y que en general el documento se encuentre en condiciones físicas óptimas para ser digitalizado. Los documentos entregados por el solicitante deben coincidir con los datos registrados en el formulario el cual debe ser presentado en óptimas condiciones físicas y de legibilidad.

MACROPROCESO / PROCESO: Ingeniería de Procesos

FECHA ELABORACIÓN:

FECHA ACTUALIZACIÓN:

Página 7 de 74

ELABORACIÓN:

REVISIÓN:

APROBACIÓN:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

CÓDIGO:

VERSIÓN:


MANUAL TRÁMITE DE ACTUALIZACIÓN DE DATOS

La versión vigente de este documento se encuentra publicada en el aplicativo SIG en Google Docs

2.1.2 Seleccionar el Tipo de Servicio Responsable: Agente de Rotonda El agente de rotonda en esta actividad debe elegir de la lista desplegable el tipo de servicio al cual pertenece el trámite que se radicará. Figura Nº 3 Seleccionar Tipo de Servicio

El agente de rotonda, elegirá la opción “Servicio al Ciudadano”, si el trámite radicado está relacionado con un ciudadano o afiliado, o elegirá “Servicio al aportante”, si el trámite está relacionado con una entidad que aporta por el afiliado o ciudadano.

2.1.3 Seleccionar el Tipo de Atención Responsable: Agente de Rotonda Esta opción, describe la priorización de atención que se dará, a un solicitante en espera, su asignación se clasifica de la siguiente manera:  

Normal Prioritaria

MACROPROCESO / PROCESO: Ingeniería de Procesos

FECHA ELABORACIÓN:

FECHA ACTUALIZACIÓN:

Página 8 de 74

ELABORACIÓN:

REVISIÓN:

APROBACIÓN:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

CÓDIGO:

VERSIÓN:


MANUAL TRÁMITE DE ACTUALIZACIÓN DE DATOS

La versión vigente de este documento se encuentra publicada en el aplicativo SIG en Google Docs Figura Nº 4 Seleccionar Tipo de Atención

A. Atención Prioritaria La atención “Prioritaria” esta dirigida a solicitantes en las siguientes situaciones:    

Mujer en estado de embarazo Mujer con niños de brazos Persona con limitaciones físicas Persona con enanismo

B. Atención Normal La atención “Normal” esta dirigida a solicitantes fuera de los grupos citados anteriormente.

MACROPROCESO / PROCESO: Ingeniería de Procesos

FECHA ELABORACIÓN:

FECHA ACTUALIZACIÓN:

Página 9 de 74

ELABORACIÓN:

REVISIÓN:

APROBACIÓN:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

CÓDIGO:

VERSIÓN:


MANUAL TRÁMITE DE ACTUALIZACIÓN DE DATOS

La versión vigente de este documento se encuentra publicada en el aplicativo SIG en Google Docs

2.1.4 Radicar 1 o Varios Trámites Responsable: Agente de Rotonda

A. Monotrámite El solicitante que se acerque a las oficinas de Colpensiones, puede radicar 1 o varios trámites, para lo cual el agente de rotonda, deberá elegir “Si” o “No” a la pregunta “¿Es Multitrámite?”, interrogante que tiene respuesta por defecto no.

Crear Monotrámite

Cuando el ciudadano o solicitante va a radicar un solo trámite, el agente de rotonda deberá elegir a la pregunta ¿Es Multitrámite?, “No”

Seleccionar el Tipo de Trámite

Dependiendo el tipo de servicio se configuran diferentes trámites. (Ver tabla Nº 1) Tabla Nº 1 Tipos de Trámites Según el Tipo de Servicio Trámites Servicio al Ciudadano Trámites Servicio al Aportante

1. Actualización de Datos 2. Afiliación 3. Convalidados - No Vinculados con Aportes 4. Defensor del Consumidor Financiero 5. Demandas Judiciales y Tutelas 6. Documentación Pendiente 7. Gestión de Nómina Pensionado 8. Medicina Laboral 9. Notificación 10. Peticiones, Quejas, Sugerencias 11. Reconocimiento

MACROPROCESO / PROCESO: Ingeniería de Procesos

Reclamos

1. Actualización de Datos 2. Recuperación de Semanas 3. Bonos Pensionales Tipo A

4. Bonos Pensionales Tipo B y T 5. Cálculos Rentabilidad para Recuperación Transición 6. Cálculos actuariales por omisión de empleadores públicos 7. Cálculos actuariales por omisión de empleadores privados 8. Cuotas partes pensionales por cobrar 9. Cuotas partes pensionales por pagar y 10. Devolución aportes por pagar Ley 549 de 1999 decreto 1513 11. Devolución aportes por cobrar en virtud Ley 549 FECHA ELABORACIÓN:

FECHA ACTUALIZACIÓN:

Página 10 de 74

ELABORACIÓN:

REVISIÓN:

APROBACIÓN:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

CÓDIGO:

VERSIÓN:


MANUAL TRÁMITE DE ACTUALIZACIÓN DE DATOS

La versión vigente de este documento se encuentra publicada en el aplicativo SIG en Google Docs 12. Reconocimiento 13. Sentencias Judiciales 14. Títulos Pensionales Figura Nº 5 Seleccionar Tipo de Trámite

Seleccionar el Tipo de Subtrámite

De acuerdo al tipo de trámite seleccionado se despliega una lista con los diferentes subtrámites requeridos. Cada subtrámite pertenece a un "Tipo de trámite" específico.

MACROPROCESO / PROCESO: Ingeniería de Procesos

FECHA ELABORACIÓN:

FECHA ACTUALIZACIÓN:

Página 11 de 74

ELABORACIÓN:

REVISIÓN:

APROBACIÓN:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

CÓDIGO:

VERSIÓN:


MANUAL TRÁMITE DE ACTUALIZACIÓN DE DATOS

La versión vigente de este documento se encuentra publicada en el aplicativo SIG en Google Docs Figura Nº 6 Seleccionar Tipo de SubTrámite

Seleccionar el Tipo de Solicitante

Dependiendo el subtrámite, se despliegan los diferentes tipos de solicitantes, los cuales están determinados, por el rol de dicha persona en el momento de radicar un trámite. Según el tipo de subtrámite se habilitan los solicitantes permitidos. (Ver Figura Nº 7). Una vez elegido el tipo de solicitante el agente de rotonda deberá diligenciar el nombre del solicitante. Es necesario aclarar que el agente de rotonda debe validar que el nombre y apellido del solicitante que está realizado el trámite este correcto, para la visualización del turno, en este campo el registro máximo permitido es 21 caracteres.

MACROPROCESO / PROCESO: Ingeniería de Procesos

FECHA ELABORACIÓN:

FECHA ACTUALIZACIÓN:

Página 12 de 74

ELABORACIÓN:

REVISIÓN:

APROBACIÓN:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

CÓDIGO:

VERSIÓN:


MANUAL TRÁMITE DE ACTUALIZACIÓN DE DATOS

La versión vigente de este documento se encuentra publicada en el aplicativo SIG en Google Docs

Figura Nº 8 Tipos de Solicitantes por Subtrámite

En la tabla Nº 2, se determinan los tipos de solicitantes identificados en Colpensiones. Tabla Nº 2 Tipos de Solicitantes de los Subtrámites Asociados con el Servicio a la Ciudadano Tipo de Solicitante Descripción

Administradora Privada de Fondos de Pensiones Afiliado

Para los trámites solicitados por alguna de las seis AFP privadas.

Es la persona que a través del proceso de afiliación genera un vínculo con el Sistema General de Pensiones a través de Colpensiones Tiempos Afiliados que han trabajado con entidades públicas y han hecho aportes a cajas de previsión del sector público. Tiempos Afiliados que han hecho aportes solamente al ISS.

Afiliado Públicos Afiliado Privados Agremiación o Comunidad Religiosa Apoderado

Para trámites requeridos por una Agremiación o comunidad Religiosa Para trámites presentados por un abogado titulado que obra en representación del directo interesado. Abogado titulado que obra en representación del directo interesado, de en este caso alguna de las seis AFP privadas. otras

Apoderado administradora pensiones de entidades Apoderado tiempos Abogado titulado que obra en representación del directo interesado, en este caso un afiliado tiempos privados. (Ver definición afiliado privados tiempos privados) Apoderado tiempos Abogado titulado que obra en representación del directo interesado, en este caso un afiliado tiempos públicos. (Ver definición afiliado públicos tiempos públicos) Beneficiario Persona que tiene los requisitos para obtener un beneficio MACROPROCESO / PROCESO: Ingeniería de Procesos

FECHA ELABORACIÓN:

FECHA ACTUALIZACIÓN:

Página 13 de 74

ELABORACIÓN:

REVISIÓN:

APROBACIÓN:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

CÓDIGO:

VERSIÓN:


MANUAL TRÁMITE DE ACTUALIZACIÓN DE DATOS

La versión vigente de este documento se encuentra publicada en el aplicativo SIG en Google Docs prestacional. Tiempos Persona que tiene los requisitos para obtener un beneficio prestacional con aportes realizados solamente al ISS. Tiempos Persona que tiene los requisitos para obtener un beneficio prestacional que han trabajado con entidades públicas y han hecho aportes a cajas de previsión del sector público. Ciudadano no afiliado Para la afiliación por primera vez o para personas que realicen trámites a nombre propio y no sean afiliados, pensionados o contribuyentes de Colpensiones Defensor del Persona natural o jurídica, externa a COLPENSIONES y nombrada Consumidor Financiero por la Junta Directiva, cuya función es ser vocero de los clientes y usuarios, conocer y resolver las quejas que presenten por este medio Empleador Es la persona natural, jurídica o entidad del sector público nacional o territorial o sector privado, con la cual el afiliado tiene una relación de dependencia y subordinación por causa de la actividad que éste último realiza. Empleador Privado Es la persona natural, jurídica o entidad del sector privado con la cual el afiliado tiene una relación de dependencia y subordinación por causa de la actividad que éste último realiza. Empleador Público Es la persona natural, jurídica o entidad del sector público con la cual el afiliado tiene una relación de dependencia y subordinación por causa de la actividad que éste último realiza. Entidad Para los trámites solicitados por las entidades públicas Familiar del Fallecido Para los trámites solicitados por un familiar de un afiliado, beneficiario o pensionado fallecido. Ministerio de Trabajo Para los trámites relacionados con el Convenio de Seguridad Social celebrado con el Reino de España, cuando la documentación procede de dicha entidad. Pensionado Es la persona natural que habiendo tenido la calidad de afiliado y cumplido con los requisitos de edad y tiempo para recibir las prestaciones pensionales señaladas en la Ley, se le reconoce el derecho a disfrutar de la pensión. Régimen Subsidiado Para trámites requeridos por el Consorcio Prosperar. Tercero Para trámites requeridos por mensajeros o por empresas de Correspondencia. Tercero Autorizado Para trámites solicitados por una persona autorizada expresamente por el directo interesado. Tercero Autorizado Persona autorizada expresamente por el directo interesado, en este Beneficiario Privados Beneficiario Públicos

MACROPROCESO / PROCESO: Ingeniería de Procesos

FECHA ELABORACIÓN:

FECHA ACTUALIZACIÓN:

Página 14 de 74

ELABORACIÓN:

REVISIÓN:

APROBACIÓN:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

CÓDIGO:

VERSIÓN:


MANUAL TRÁMITE DE ACTUALIZACIÓN DE DATOS

La versión vigente de este documento se encuentra publicada en el aplicativo SIG en Google Docs caso un afiliado tiempos privados. (Ver definición afiliado tiempos privados) Persona autorizada expresamente por el directo interesado, en este caso un afiliado tiempos públicos. (Ver definición afiliado tiempos públicos) Tercero Autorizado Persona autorizada expresamente por el directo interesado, en este empleador privado caso un empleador del sector privado. Tercero Autorizado Persona autorizada expresamente por el directo interesado, en este entidad pública caso un empleador del sector público. afiliado tiempos privados Tercero Autorizado afiliado tiempos púbicos

Tabla Nº 3 Tipos de Solicitantes de los Subtrámites Asociados con el Servicio al Aportante

Tipo de Solicitante Apoderado

Aportante

Asociación, Religiosa

Agremiación,

Dependiente

Empleador

Independiente

Subsidiado Tercero MACROPROCESO / PROCESO: Ingeniería de Procesos

o

Descripción Un apoderado es una persona con título de abogado que tiene la capacidad jurídica para actuar en nombre Es toda persona natural o jurídica que tiene la obligación de efectuar aportes al Sistema General de Pensiones a su nombre o de terceros, es decir, pueden ser empleadores y/o personas independientes. Entidades agrupadoras de afiliados que se Comunidad encuentran registradas en el Ministerio de Salud y Protección Social. Aquel que se encuentra vinculado con un empleador mediante un contrato individual de trabajo. Es la persona natural, jurídica o entidad del sector público nacional o territorial con la cual el afiliado tiene una relación de dependencia y subordinación por causa de la actividad que éste último realiza. Persona que desempeña sus actividades sin ningún tipo de subordinación, mediante contratos de prestación de servicios o cualquier otra modalidad de servicios Aquellas personas beneficiarias del Programa de Subsidio de Aporte a la Pensión. Para trámites requeridos por mensajeros o por

FECHA ELABORACIÓN:

FECHA ACTUALIZACIÓN:

Página 15 de 74

ELABORACIÓN:

REVISIÓN:

APROBACIÓN:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

CÓDIGO:

VERSIÓN:


MANUAL TRÁMITE DE ACTUALIZACIÓN DE DATOS

La versión vigente de este documento se encuentra publicada en el aplicativo SIG en Google Docs empresas de Correspondencia. Es una persona con autorización por parte del afiliado para actuar en su nombre

Tercero autorizado

Seleccionar el Tipo de Documento y Número del Documento del Ciudadano

En el grupo “Información del Ciudadano”, el agente de rotonda deberá diligenciar el “Tipo y Número de Documento del Ciudadano”, quien es la persona involucrada con el trámite radicado. De acuerdo con el trámite, la información del ciudadano podría ser la misma del solicitante si el trámite fue requerido por él mismo. Figura Nº 9 Registro Tipo de Documento y Número de Identificación

Los tipos de documentos de identificación se pueden visualizar en la Tabla Nº 4. Tabla Nº 4 Tipo de Documento y Número de Identificación

Tipo

Descripción

CC

Cédula de Ciudadanía

NIT

NIT para Personas Jurídicas

TI

Tarjeta de Identidad para mayores de siete (7) años

CE

Cédula de Extranjería, estos documentos deben coincidir con los datos registrados en el formato.

PA

Pasaporte (permanencia inferior a 3 meses, o menores de edad extranjeros que

MACROPROCESO / PROCESO: Ingeniería de Procesos

FECHA ELABORACIÓN:

FECHA ACTUALIZACIÓN:

Página 16 de 74

ELABORACIÓN:

REVISIÓN:

APROBACIÓN:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

CÓDIGO:

VERSIÓN:


MANUAL TRÁMITE DE ACTUALIZACIÓN DE DATOS

La versión vigente de este documento se encuentra publicada en el aplicativo SIG en Google Docs ingresan al país y que deban afiliarse al Sistema General de Pensiones) RC

Registro Civil de nacimiento para menores de siete (7) años

CD

Carnet Diplomático

NUIP

Número único de Identificación Personal

MACROPROCESO / PROCESO: Ingeniería de Procesos

FECHA ELABORACIÓN:

FECHA ACTUALIZACIÓN:

Página 17 de 74

ELABORACIÓN:

REVISIÓN:

APROBACIÓN:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

CÓDIGO:

VERSIÓN:


MANUAL TRÁMITE DE ACTUALIZACIÓN DE DATOS

La versión vigente de este documento se encuentra publicada en el aplicativo SIG en Google Docs

Validar Información del Ciudadano

Una vez se registren los campos obligatorios asociados al ciudadano, el agente de rotonda al dar click en la opción “Consultar Información” visualizará sus datos básicos, así: -

Tipo de Documento Número de identificación Primer Nombre Primer Apelllido Estado de Afiliación en SABAAS Género ¿Vive actualmente? Dirección Historial de Trámites asociados a dicho ciudadano

Al dar click en el botón “Consultar Información” se realiza una prevalidación automática del estado que presenta el ciudadano en la base de datos de SABASS y SIAF-ASOFONDOS, para dar viabilidad de continuar el trámite ante el back office BO, o por el contrario, asignar el caso directamente al Agente de Servicio para la entrega de la carta de respuesta y cierre de la atención.

MACROPROCESO / PROCESO: Ingeniería de Procesos

FECHA ELABORACIÓN:

FECHA ACTUALIZACIÓN:

Página 18 de 74

ELABORACIÓN:

REVISIÓN:

APROBACIÓN:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

CÓDIGO:

VERSIÓN:


MANUAL TRÁMITE DE ACTUALIZACIÓN DE DATOS

La versión vigente de este documento se encuentra publicada en el aplicativo SIG en Google Docs Figura Nº 10 Registro Tipo de Documento y Número de Identificación

Si el agente de rotonda quiere visualizar un número de documento nuevo, porque se equivocó en el registro del mismo, puede elegir la opción “Nueva Consulta”. (Ver Figura Nº 11) Figura Nº 11 Realizar Nueva Consulta

MACROPROCESO / PROCESO: Ingeniería de Procesos

FECHA ELABORACIÓN:

FECHA ACTUALIZACIÓN:

Página 19 de 74

ELABORACIÓN:

REVISIÓN:

APROBACIÓN:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

CÓDIGO:

VERSIÓN:


MANUAL TRÁMITE DE ACTUALIZACIÓN DE DATOS

La versión vigente de este documento se encuentra publicada en el aplicativo SIG en Google Docs

MACROPROCESO / PROCESO: Ingeniería de Procesos

FECHA ELABORACIÓN:

FECHA ACTUALIZACIÓN:

Página 20 de 74

ELABORACIÓN:

REVISIÓN:

APROBACIÓN:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

CÓDIGO:

VERSIÓN:


MANUAL TRÁMITE DE ACTUALIZACIÓN DE DATOS

La versión vigente de este documento se encuentra publicada en el aplicativo SIG en Google Docs Una vez se registre los datos del solicitante y ciudadano y se de Click en “Siguiente”, se generará el número de radicado, la fecha de radicación, el nombre del agente de rotonda que creó el caso, y los encargados actuales del caso y los eventos. Figura Nº 12 Resumen del Caso Radicado

Recepción de Documentación Requerida

Esta actividad se encarga de reflejar los documentos obligatorios y opcionales, requeridos según el tipo de trámite y tipo de solicitante para realizar la gestión del caso radicado. El usuario de la rotonda debe recibir la documentación del solicitante e ingresar el número de páginas que integran cada documento, validando que los campos de “Páginas” y “Validación de Páginas” coincidan. Si el documento fue entregado por el solicitante, se debe colocar en la opción ¿Entregado?, “Si”, de lo contrario “No” Los documentos que presentan “Si” en la opción ¿Doc. Requerido? Son documentos obligatorios para continuar la gestión del trámite, si estos no son entregados por el solicitante, Colpensiones, presentará una carta de Documentación Pendiente, al solicitante donde se le informará el tiempo límite que tiene para presentar los mismos y de este modo dar continuidad al trámite radicado. Bajo ninguna circunstancia el agente de rotonda, podrá dejar de dar continuidad a un trámite radicado por “Documentación pendiente”.

MACROPROCESO / PROCESO: Ingeniería de Procesos

FECHA ELABORACIÓN:

FECHA ACTUALIZACIÓN:

Página 21 de 74

ELABORACIÓN:

REVISIÓN:

APROBACIÓN:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

CÓDIGO:

VERSIÓN:


MANUAL TRÁMITE DE ACTUALIZACIÓN DE DATOS

La versión vigente de este documento se encuentra publicada en el aplicativo SIG en Google Docs Figura Nº 13 Documentación Requerida

Se presentará una alerta, si se ingresan páginas para documentos no entregados, acción que no dejará continuar con la gestión del caso.

Recepción de Documentación No Requerida Entregada por el Solicitante

En el caso que el solicitante quiera entregar un documento no requerido, el agente de rotonda deberá recibirlo y digitalizarlo. Al dar click en la opción “Adicionar Documento No Requerido y Entregado por el Afiliado”, se visualizará una grilla que exigirá registrar los “Documentos Anexos Entregados por el Ciudadano”, se debe de igual manera validar que los campos de “Páginas” y “Validación de Páginas” coincidan. Figura Nº 14 Documentación Requerida

MACROPROCESO / PROCESO: Ingeniería de Procesos

FECHA ELABORACIÓN:

FECHA ACTUALIZACIÓN:

Página 22 de 74

ELABORACIÓN:

REVISIÓN:

APROBACIÓN:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

CÓDIGO:

VERSIÓN:


MANUAL TRÁMITE DE ACTUALIZACIÓN DE DATOS

La versión vigente de este documento se encuentra publicada en el aplicativo SIG en Google Docs

Al darse click en la opción “Guardar”, el documento no requerido entregado por el solicitante, se visualizará en la grilla de Documentación Requerida.

Imprimir el Radicado del Caso

Una vez terminada la actividad anterior el agente de Rotonda imprime el sticker que se debe colocar en la parte superior derecha del formulario o documento presentado por el ciudadano. El sticker contiene la siguiente información:  Número de radicado.  Fecha y hora en que se registró la solicitud.  Oficina  Ciudad  Departamento  Nombre del Trámite.

Digitalizar la Documentación Requerida Entregada por el Solicitante

En el Grupo “Información de la Actividad”, se visualizan 2 grillas, en la primera se presenta la documentación por digitalizar, es decir aquellos documentos que fueron entregados y que serán escaneados por el agente de rotonda, la segunda grilla denominada Documentación No Entregada, visualiza aquellos documentos que no serán digitalizados, ya que el solicitante no los entregó en el momento de radicar el caso. (Estos documentos pueden ser entregados el mismo día por el solicitante, al ser llamado a turno o en el tiempo límite que la carta de documentación pendiente le refiera).

MACROPROCESO / PROCESO: Ingeniería de Procesos

FECHA ELABORACIÓN:

FECHA ACTUALIZACIÓN:

Página 23 de 74

ELABORACIÓN:

REVISIÓN:

APROBACIÓN:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

CÓDIGO:

VERSIÓN:


MANUAL TRÁMITE DE ACTUALIZACIÓN DE DATOS

La versión vigente de este documento se encuentra publicada en el aplicativo SIG en Google Docs Una vez los documentos son escaneados por el agente de rotonda, el sistema realiza una validación preguntando “¿Digitalizado?”, esta validación le permite verificar al agente de la rotonda si ya cumplió con todos los pasos de la digitalización, en caso contrario no permite avanzar la actividad, si la totalidad de los documentos no han sido digitalizados.

MACROPROCESO / PROCESO: Ingeniería de Procesos

FECHA ELABORACIÓN:

FECHA ACTUALIZACIÓN:

Página 24 de 74

ELABORACIÓN:

REVISIÓN:

APROBACIÓN:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

CÓDIGO:

VERSIÓN:


MANUAL TRÁMITE DE ACTUALIZACIÓN DE DATOS

La versión vigente de este documento se encuentra publicada en el aplicativo SIG en Google Docs Figura Nº 15 Digitalización de Documentos

B. Multitrámite 

Crear Multitrámite

El agente de rotonda debe elegir a la pregunta ¿Es Multitrámite?, “Si”, cuando: -

Un ciudadano o solicitante requiere la radicación de diferentes trámites (Ej: Afiliación, Reconocimiento, Actualización de Datos, PQRS, etc.)

-

Un ciudadano o solicitante presenta varias solicitudes del mismo trámite (Ej: Dos o mas solicitudes de afiliación).

La radicación de casos Multitrámite, tiene por objeto brindar una atención integral y eficiente, buscando optimizar el tiempo de atención del solicitante.

MACROPROCESO / PROCESO: Ingeniería de Procesos

FECHA ELABORACIÓN:

FECHA ACTUALIZACIÓN:

Página 25 de 74

ELABORACIÓN:

REVISIÓN:

APROBACIÓN:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

CÓDIGO:

VERSIÓN:


MANUAL TRÁMITE DE ACTUALIZACIÓN DE DATOS

La versión vigente de este documento se encuentra publicada en el aplicativo SIG en Google Docs Figura Nº 16 Crear Multitrámite

Una vez se selección la opción “Si”, se debe dar click en el botón siguiente, acción que permitirá, ingresar a la actividad “Crear Multitrámites”. En el “Grupo Información Del Solicitante” del formulario, se deberá elegir de la lista desplegable, el “Tipo de Solicitante”, que se acerca a la oficina a radicar el trámite y subtrámite específico, así mismo el agente de rotonda deberá diligenciar su Nombre. Es necesario aclarar que el agente de rotonda debe validar que el nombre y apellido del solicitante que está realizado el trámite este correcto, para la visualización del turno, en este campo el registro máximo permitido es 21 caracteres. (Ver Figura Nº 17- Campo Nombre del Solicitante)

MACROPROCESO / PROCESO: Ingeniería de Procesos

FECHA ELABORACIÓN:

FECHA ACTUALIZACIÓN:

Página 26 de 74

ELABORACIÓN:

REVISIÓN:

APROBACIÓN:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

CÓDIGO:

VERSIÓN:


MANUAL TRÁMITE DE ACTUALIZACIÓN DE DATOS

La versión vigente de este documento se encuentra publicada en el aplicativo SIG en Google Docs Figura Nº 17 Elegir Tipo de Solicitante

En el grupo “Información de Trámites”, el agente de rotonda adicionará los trámites que el solicitante desea radicar. Figura Nº 18 Adicionar Subtrámite

Para realizar esta actividad, el agente de rotonda deberá dar click en la opción “Adicionar Subtrámites”, (Ver Figura Nº 18), inmediatamente aparecerá dos listas desplegables donde elegirá el tipo de trámite y subtrámite y un campo donde diligenciará la cantidad de trámites a adicionar. (Ver Figura Nº 19)

MACROPROCESO / PROCESO: Ingeniería de Procesos

FECHA ELABORACIÓN:

FECHA ACTUALIZACIÓN:

Página 27 de 74

ELABORACIÓN:

REVISIÓN:

APROBACIÓN:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

CÓDIGO:

VERSIÓN:


MANUAL TRÁMITE DE ACTUALIZACIÓN DE DATOS

La versión vigente de este documento se encuentra publicada en el aplicativo SIG en Google Docs Figura Nº 19 Adicionar Subtrámite

Figura Nº 20 Número Mínimo de Trámites a Adicionar en un Multitrámite

Al seleccionarse la opción multitrámite, se debe incluir mínimo 2 trámites en la solicitud. (Ver Figura Nº 20). Siempre que el agente de rotonda requiera eliminar un subtrámite adicionado a la grilla correspondiente, lo podrá realizar en la opción “Eliminar”.

Distribuir Trabajo

Esta opción le permite al agente de rotonda que radicó el Multitrámite, asignar la radicación de los trámites que componen el mismo, a otros agentes de rotonda de su misma oficina, con el fin de hacer más eficiente la captura de información, la digitalización de documentos, la radicación del multitrámite y por ende la atención del solicitante. Siempre que se elija la opción “Distribuir Trabajo”, el agente de rotonda que radicó el Multitrámite debe asignar mínimo 1 trámite a sí mismo. Al darse click en “Si” en la opción “Distribuir Trabajo”, aparecerá el listado de los nombres de los agentes de rotonda Disponibles, el agente de rotonda deberá indicar la cantidad de trámites a asignar y dar click en si en la opción “Asignar”. (Ver Figura Nº 21).

MACROPROCESO / PROCESO: Ingeniería de Procesos

FECHA ELABORACIÓN:

FECHA ACTUALIZACIÓN:

Página 28 de 74

ELABORACIÓN:

REVISIÓN:

APROBACIÓN:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

CÓDIGO:

VERSIÓN:


MANUAL TRÁMITE DE ACTUALIZACIÓN DE DATOS

La versión vigente de este documento se encuentra publicada en el aplicativo SIG en Google Docs El número de trámites distribuidos entre los agentes de rotonda seleccionados, deberá ser igual al número de trámites adicionados.

MACROPROCESO / PROCESO: Ingeniería de Procesos

FECHA ELABORACIÓN:

FECHA ACTUALIZACIÓN:

Página 29 de 74

ELABORACIÓN:

REVISIÓN:

APROBACIÓN:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

CÓDIGO:

VERSIÓN:


MANUAL TRÁMITE DE ACTUALIZACIÓN DE DATOS

La versión vigente de este documento se encuentra publicada en el aplicativo SIG en Google Docs Figura Nº 21 Distribuir Trabajo

Una vez creado el caso multitrámite de forma exitosa, se visualizará el número de radicación padre (Número Asociado al Caso Multritrámite) y una grilla con los números de radicados y la información básica de cada uno de los trámites y subtrámites que integran el mismo. (Ver Figura Nº 22)

MACROPROCESO / PROCESO: Ingeniería de Procesos

FECHA ELABORACIÓN:

FECHA ACTUALIZACIÓN:

Página 30 de 74

ELABORACIÓN:

REVISIÓN:

APROBACIÓN:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

CÓDIGO:

VERSIÓN:


MANUAL TRÁMITE DE ACTUALIZACIÓN DE DATOS

La versión vigente de este documento se encuentra publicada en el aplicativo SIG en Google Docs Figura Nº 22 Creación de Multitrámite Exitoso (Estructura) Radicado Padre (Asociado al Caso Multitrámite)

Radicados Hijos (Asociado a los casos de los Trámites específicos que configuran el caso Multitrámite)

MACROPROCESO / PROCESO: Ingeniería de Procesos

Al darse click en los números de radicado, se podrá ingresar la información multitrámite.

FECHA ELABORACIÓN:

FECHA ACTUALIZACIÓN:

Página 31 de 74

ELABORACIÓN:

REVISIÓN:

APROBACIÓN:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

CÓDIGO:

VERSIÓN:


MANUAL TRÁMITE DE ACTUALIZACIÓN DE DATOS

La versión vigente de este documento se encuentra publicada en el aplicativo SIG en Google Docs

Registro Información Multitrámite

Al darse click en los números de radicado de los casos que configuran el Multitrámite, el agente de rotonda visualizará un formulario en el cual se registrará la información del Solicitante y del Ciudadano relacionados con el respectivo caso. En el “Grupo Información del Solicitante” el nombre del mismo vendrá por defecto ya que la información fue registrada anteriormente.(Ver Figura Nº 17), sólo se debe elegir de la lista desplegable de que tipo es. (Los solicitantes que se visualicen dependerán del tipo de trámite y subtrámite) En el “Grupo Información del Cuidadano”, el agente de rotonda deberá elegir el “Tipo de Documento” y diligenciar el “Número Asocidado al Tipo de Identificación”, una vez se registren estos campos obligatorios, el agente de rotonda al dar click en la opción “Consultar Información” visualizará los datos básicos del ciudadano, así: -

Tipo de Documento Número de identificación Primer Nombre Primer Apelllido Estado de Afiliación en SABAAS Género ¿Vive actualmente? Dirección Historial de Trámites asociados a dicho ciudadano

MACROPROCESO / PROCESO: Ingeniería de Procesos

FECHA ELABORACIÓN:

FECHA ACTUALIZACIÓN:

Página 32 de 74

ELABORACIÓN:

REVISIÓN:

APROBACIÓN:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

CÓDIGO:

VERSIÓN:


MANUAL TRÁMITE DE ACTUALIZACIÓN DE DATOS

La versión vigente de este documento se encuentra publicada en el aplicativo SIG en Google Docs Figura Nº 23 Registro Información Multitrámite

Los parámetros de registro del Tipo de Solicitante y Número de Identificación en un caso Multitrámite, así como la recepción y digitalización de documentación requerida, son iguales que en la radicación de Casos Monotrámite. (Ver Numeral A. Monotrámite)

2.1.5 Cancelar Trámite Este evento se presenta cuando el ciudadano desite voluntariamente de continuar con el trámite, o se retira de la rotonda sin recibir asignación de turno. Figura Nº 24 Cancelar Trámite

MACROPROCESO / PROCESO: Ingeniería de Procesos

FECHA ELABORACIÓN:

FECHA ACTUALIZACIÓN:

Página 33 de 74

ELABORACIÓN:

REVISIÓN:

APROBACIÓN:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

CÓDIGO:

VERSIÓN:


MANUAL TRÁMITE DE ACTUALIZACIÓN DE DATOS

La versión vigente de este documento se encuentra publicada en el aplicativo SIG en Google Docs

Al darse click en la opción “Cancelar Trámite”, en el grupo “Información de la Actividad”, el agente de rotonda registrará el motivo de la cancelación, eligiendo de la lista desplegable las posibles opciones existentes para la generación de este evento, y registrará una observación que justifique el motivo de la cancelación. Figura Nº 25 Registro Motivos Cancelación del Trámite

Al dar click en “Siguiente”, el caso se cierra de forma exitosa.

MACROPROCESO / PROCESO: Ingeniería de Procesos

FECHA ELABORACIÓN:

FECHA ACTUALIZACIÓN:

Página 34 de 74

ELABORACIÓN:

REVISIÓN:

APROBACIÓN:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

CÓDIGO:

VERSIÓN:


MANUAL TRÁMITE DE ACTUALIZACIÓN DE DATOS

La versión vigente de este documento se encuentra publicada en el aplicativo SIG en Google Docs

2.1.6 Operador de Captura Y Operación Las imágenes de los documentos digitalizados, llegan al Back Office para ser convertidas en datos y de este modo realizar la validación de la información con el fin de determinar si procede la gestión del trámite y subtrámite solicitado y retornar de este modo la respuesta de la validación para el caso radicado. En la tabla Nº 5, se visualiza las posibles respuestas que procederán según la validación de la información. Tabla Nº 4 Respuestas Back Office Descripción

Respuesta Back Office

1- Aprobado 2- Rechazado

La respuesta fue recibida de forma satisfactoria y existe viabilidad para el trámite La solicitud no es aceptada, de este modo el trámite no es procedente.

Los motivos dependen del caso específico y se verán reflejados en la carta de respuesta. Esta respuesta refiere que para continuar con el trámite radicado, es 3Documentación necesario que el solicitante en máximo 30 días entregue los Pendiente documentos que quedaron pendientes en el momento de la radicación del caso. Es de aclararse que el solicitante puede entregar el mismo día o antes de ser llamado a turno la documentación pendiente y continuar con la gestión del trámite. 4- Datos Incompletos

Esta respuesta se refleja, cuando el formulario no fue diligenciado de forma completa, en los campos obligatorios, según el tipo de trámite o los documentos presentados por el solicitante no son legibles.

5- Redigitalización de documentos Este tipo de respuesta es enviado por el operador de captura y validación, cuando existe ilegibilidad en alguno de los documentos entregados, de este modo la imagen del documento se devuelve al Agente de la Rotonda que radicó el trámite, para una nueva digitalización.

MACROPROCESO / PROCESO: Ingeniería de Procesos

FECHA ELABORACIÓN:

FECHA ACTUALIZACIÓN:

Página 35 de 74

ELABORACIÓN:

REVISIÓN:

APROBACIÓN:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

CÓDIGO:

VERSIÓN:


MANUAL TRÁMITE DE ACTUALIZACIÓN DE DATOS

La versión vigente de este documento se encuentra publicada en el aplicativo SIG en Google Docs

MACROPROCESO / PROCESO: Ingeniería de Procesos

FECHA ELABORACIÓN:

FECHA ACTUALIZACIÓN:

Página 36 de 74

ELABORACIÓN:

REVISIÓN:

APROBACIÓN:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

CÓDIGO:

VERSIÓN:


MANUAL TRÁMITE DE ACTUALIZACIÓN DE DATOS

La versión vigente de este documento se encuentra publicada en el aplicativo SIG en Google Docs

2.1.7 Llamar a Turno 2.1.8 Habilitar Llamar a Turno Responsable: Agente de Servicio al Ciudadano Luego de que se recibe la respuesta del Back Office, automáticamente y según las reglas de negocio establecidas para el orden de atención, la herramienta Bizagi, asignará el caso con respuesta del BO, a un Agente de Servicio al Ciudadano disponible del Punto de Atención. En este punto es útil aclarar que aunque la herramienta Bizagi automáticamente estará controlando las asignaciones de atención por los Agentes de Servicio al Ciudadano, el Director de la Oficina debe estar muy pendiente del normal desarrollo de las actividades en su Punto de Atención, por lo tanto debe estar monitoreando los llamados a turno, sobre todo aquellos casos que estén superando el estándar establecido, verificando e informando las posibles causas de retraso al solicitante, evitando así que un ciudadano se indisponga por no conocer el motivo de la demora en la atención, favoreciendo así la calidad en el proceso ejecutado. El solicitante será atendido cuando se obtenga la validación de todos los documentos entregados al Agente de Rotonda, momento en el cual se le asignará el módulo de atención correspondiente. El Agente de Servicio al Ciudadano, debe proceder a ingresar a la bandeja de casos pendientes y dar click sobre el número de radicación que tienen asignado. En el “TAB de Información de la Actividad” podrá visualizar el nombre del ciudadano y del solicitante que será llamado al turno. (Ver Figura Nº 26)

MACROPROCESO / PROCESO: Ingeniería de Procesos

FECHA ELABORACIÓN:

FECHA ACTUALIZACIÓN:

Página 37 de 74

ELABORACIÓN:

REVISIÓN:

APROBACIÓN:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

CÓDIGO:

VERSIÓN:


MANUAL TRÁMITE DE ACTUALIZACIÓN DE DATOS

La versión vigente de este documento se encuentra publicada en el aplicativo SIG en Google Docs Figura Nº 26 Llamado a Turno

El Agente de Servicio al Ciudadano, deberá visualizar en la pantalla el nombre de la persona a atender con el fin de saludarla por el nombre. Si la persona se presenta ante el Agente de Servicio al Ciudadano deberá seleccionar “SI” en el botón “Llamar Turno”, de lo contrario deberá seleccionar “NO”.

MACROPROCESO / PROCESO: Ingeniería de Procesos

FECHA ELABORACIÓN:

FECHA ACTUALIZACIÓN:

Página 38 de 74

ELABORACIÓN:

REVISIÓN:

APROBACIÓN:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

CÓDIGO:

VERSIÓN:


MANUAL TRÁMITE DE ACTUALIZACIÓN DE DATOS

La versión vigente de este documento se encuentra publicada en el aplicativo SIG en Google Docs Figura Nº 27 Presentación del Solicitante en el Módulo de Atención al Ciudadano

En caso que el solicitante no se presente al turno durante todo el día, el Agente de Servicio al Ciudadano, deberá revisar su bandeja de pendientes, al final de la jornada y marcar “No” en la opción “¿Se presentó a Turno?”, activando así, la siguiente tarea dentro de Bizagi que consiste en imprimir la carta de respuesta, firmarla y digitalizarla, cerrando así el caso radicado, y activando el subproceso de correspondencia, que permitirá que la carta de respuesta sea enviada por correo a la dirección registrada. Es importante que esta tarea se ejecute, en caso contrario no se podrá realizar el cierre del día del Punto de Atención.

MACROPROCESO / PROCESO: Ingeniería de Procesos

FECHA ELABORACIÓN:

FECHA ACTUALIZACIÓN:

Página 39 de 74

ELABORACIÓN:

REVISIÓN:

APROBACIÓN:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

CÓDIGO:

VERSIÓN:


MANUAL TRÁMITE DE ACTUALIZACIÓN DE DATOS

La versión vigente de este documento se encuentra publicada en el aplicativo SIG en Google Docs

2.1.9 Respuesta de la Validación al Solicitante 2.1.9.1 Presentación Documento de Respuesta de Validación al Solicitante Responsable: Agente de Servicio al Ciudadano En esta actividad se debe verificar el resultado de la validación de la información realizada por el Operador de Captura y Validación, de este modo el agente de servicio al ciudadano debe informar al solicitante sobre el resultado de su solicitud, imprimir, firmar y digitalizar la carta de respuesta generada automáticamente. En la grilla del grupo “Información de los Trámites”, en la opción “Ver”, se puede consultar la respuesta de las validaciones, y el documento de respuesta. Figura Nº 28 Visualizar Respuesta a Validaciones

Documento de Respuesta

El Agente de Servicio al Ciudadano, al dar click sobre el link “Documento de Respuesta” podrá ABRIR el documento “PDF”, e imprimir dos copias de la carta.

MACROPROCESO / PROCESO: Ingeniería de Procesos

FECHA ELABORACIÓN:

FECHA ACTUALIZACIÓN:

Página 40 de 74

ELABORACIÓN:

REVISIÓN:

APROBACIÓN:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

CÓDIGO:

VERSIÓN:


MANUAL TRÁMITE DE ACTUALIZACIÓN DE DATOS

La versión vigente de este documento se encuentra publicada en el aplicativo SIG en Google Docs Figura Nº 29 Visualizar Carta de Respuesta

MACROPROCESO / PROCESO: Ingeniería de Procesos

FECHA ELABORACIÓN:

FECHA ACTUALIZACIÓN:

Página 41 de 74

ELABORACIÓN:

REVISIÓN:

APROBACIÓN:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

CÓDIGO:

VERSIÓN:


MANUAL TRÁMITE DE ACTUALIZACIÓN DE DATOS

La versión vigente de este documento se encuentra publicada en el aplicativo SIG en Google Docs Figura Nº 30 Carta de Respuesta

Acá debe firmarse el documento de respuesta.

Al tener las 2 impresiones del documento, el agente de servicio al ciudadano, firmará la carta y solicitará al ciudadano que firme la segunda copia del documento. Una vez el documento tenga las 2 firmas (solicitante y agente de servicio), se digitaliza, para que ésta imagen sea enviada al Gestor Documental. (Ver numeral 5.2)

MACROPROCESO / PROCESO: Ingeniería de Procesos

FECHA ELABORACIÓN:

FECHA ACTUALIZACIÓN:

Página 42 de 74

ELABORACIÓN:

REVISIÓN:

APROBACIÓN:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

CÓDIGO:

VERSIÓN:


MANUAL TRÁMITE DE ACTUALIZACIÓN DE DATOS

La versión vigente de este documento se encuentra publicada en el aplicativo SIG en Google Docs

Con la ejecución de esta actividad se dejará evidencia de que se presentó e informó una respuesta al solicitante, frente al trámite y subtrámite radicado.

MACROPROCESO / PROCESO: Ingeniería de Procesos

FECHA ELABORACIÓN:

FECHA ACTUALIZACIÓN:

Página 43 de 74

ELABORACIÓN:

REVISIÓN:

APROBACIÓN:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

CÓDIGO:

VERSIÓN:


MANUAL TRÁMITE DE ACTUALIZACIÓN DE DATOS

La versión vigente de este documento se encuentra publicada en el aplicativo SIG en Google Docs

2.1.9.1.1 Presentación de Respuesta “Aprobado” La respuesta sugiere que la solicitud fue recibida de forma satisfactoria y existe viabilidad para el trámite.

2.1.9.1.2 Presentación de Respuesta “Rechazado” La solicitud no es aceptada, de este modo el trámite no es procedente. Los motivos dependen del caso específico y se verán reflejados en la carta de respuesta.

2.1.9.1.3 Presentación de Respuesta “Datos Incompletos” Esta respuesta se refleja, cuando el formulario no fue diligenciado de forma completa, en los campos obligatorios, según el tipo de trámite o los documentos presentados por el solicitante no son legibles. Para gestionar la redigitalización de un documento entregado el agente de servicio al ciudadano, en la actividad “Validar Información con Solicitante” debe proceder a ingresar en la “Grilla de Trámites”, en la opción “Ver”. (Ver Figura Nº 31) Figura Nº 31 Redigitalización de Documentos

Allí en la “Grilla Documentación Requerida”, en la opción “¿Redigitalizar?”, podrá seleccionar el documento que no es legible o el formulario incompleto. (Seleccionar CheckList) (Ver Figura Nº 32).

MACROPROCESO / PROCESO: Ingeniería de Procesos

FECHA ELABORACIÓN:

FECHA ACTUALIZACIÓN:

Página 44 de 74

ELABORACIÓN:

REVISIÓN:

APROBACIÓN:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

CÓDIGO:

VERSIÓN:


MANUAL TRÁMITE DE ACTUALIZACIÓN DE DATOS

La versión vigente de este documento se encuentra publicada en el aplicativo SIG en Google Docs Figura Nº 32 Redigitalización de Documentos

Una vez se seleccione la opción “Guardar”, el aplicativo Bizagi, automáticamente seleccionará la opción “¿Redigitalizar docs para Nueva Validación?”¸ enviando de este modo solicitud al Agente de Rotonda, para que realice el procedimiento. (Ver Figura Nº 33) Figura Nº 33 Redigitalización de Documentos para Nueva Validación

Una vez se re digitalice los documentos solicitados, se enviará de nuevo validación al Back Office, generándose una nueva carta de respuesta al solicitante. Mientras se efectúa este procedimiento, el agente de servicio al ciudadano debe invitar al solicitante a esperar, mientras que validan de nuevo su solicitud, es de aclarar que el caso será asignado al mismo Agente de Servicio al Ciudadano que atendió inicialmente el caso.

MACROPROCESO / PROCESO: Ingeniería de Procesos

FECHA ELABORACIÓN:

FECHA ACTUALIZACIÓN:

Página 45 de 74

ELABORACIÓN:

REVISIÓN:

APROBACIÓN:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

CÓDIGO:

VERSIÓN:


MANUAL TRÁMITE DE ACTUALIZACIÓN DE DATOS

La versión vigente de este documento se encuentra publicada en el aplicativo SIG en Google Docs

2.1.9.1.4 Presentación de Respuesta “Documentación Pendiente” Esta respuesta refiere que para continuar con el trámite radicado, es necesario que el solicitante en un tiempo determinado, entregue los documentos que quedaron pendientes en el momento de la radicación del caso o bien que el solicitante al momento de ser llamado al turno, entregue la documentación pendiente, para de este modo poder continuar con la gestión del trámite. Para gestionar el ingreso de un documento pendiente entregado, el agente de servicio al ciudadano, en la actividad “Validar Información con Solicitante” debe proceder a ingresar en la “Grilla de Trámites”, en la opción “Ver”. Figura Nº 34 Digitalización Documentación Pendiente Entregada por el Solicitante Luego de Radicado el Caso

En la “Grilla Documentación Requerida”, se generan 2 subgrillas, una con los documentos entregados, en donde se podrá re digitalizar un documento presentado por el solicitante, tal y como se referenció en el numeral 5.5 y una con los documentos pendientes.

MACROPROCESO / PROCESO: Ingeniería de Procesos

FECHA ELABORACIÓN:

FECHA ACTUALIZACIÓN:

Página 46 de 74

ELABORACIÓN:

REVISIÓN:

APROBACIÓN:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

CÓDIGO:

VERSIÓN:


MANUAL TRÁMITE DE ACTUALIZACIÓN DE DATOS

La versión vigente de este documento se encuentra publicada en el aplicativo SIG en Google Docs Figura Nº 35 Digitalización Documentación Pendiente Entregada por el Solicitante Luego de Radicado el Caso

En la grilla de “Documentos Pendientes”, el agente de servicio al ciudadano, debe ingresar el número de folios para el (los) documento(s) que el solicitante le entregue al ser llamado a turno, y seleccionar “SI”, en el campo “¿Entregado?” con el fin de continuar el trámite en proceso. (Ver Figura Nº 35), una vez finalice esta acción, deberá dar click en la opción “Guardar”, el agente de servicio al ciudadano debe llevar el (los) documento (s) pendiente (s) al agente de rotonda para que éste digitalice dicho documento, y enviar así, una nueva solicitud de validación al Back Office.

2.1.10 Digitalizar y Adjuntar Documento de Respuesta de Validación en el aplicativo Bizagi Responsable: Agente de Servicio al Ciudadano Una vez la carta de respuesta está firmada tanto por el usuario, como por el agente de servicio al ciudadano que lo atendió, se debe proceder a adjuntar el documento de respuesta de validación en el aplicativo Bizagi. En la actividad “Digitalización Respuesta Firmada”, en el “TAB Información de la Actividad”, en el grupo “Información Trámites”, se debe dar click en la opción “Editar Documentos”.

MACROPROCESO / PROCESO: Ingeniería de Procesos

FECHA ELABORACIÓN:

FECHA ACTUALIZACIÓN:

Página 47 de 74

ELABORACIÓN:

REVISIÓN:

APROBACIÓN:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

CÓDIGO:

VERSIÓN:


MANUAL TRÁMITE DE ACTUALIZACIÓN DE DATOS

La versión vigente de este documento se encuentra publicada en el aplicativo SIG en Google Docs Figura Nº 36 Adjuntar Documento de Respuesta de Validación en el aplicativo Bizagi

En el link “Editar Documentos”, en el grupo “Documentación”, en la grilla “Documentación para Enviar al Gestor Documental”, se debe adjuntar la carta digitalizada con las firmas del agente de servicio al ciudadano y el usuario en formato PDF. (Ver Figura Nº 37)

MACROPROCESO / PROCESO: Ingeniería de Procesos

FECHA ELABORACIÓN:

FECHA ACTUALIZACIÓN:

Página 48 de 74

ELABORACIÓN:

REVISIÓN:

APROBACIÓN:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

CÓDIGO:

VERSIÓN:


MANUAL TRÁMITE DE ACTUALIZACIÓN DE DATOS

La versión vigente de este documento se encuentra publicada en el aplicativo SIG en Google Docs Figura Nº 37 Adjuntar Documento de Respuesta de Validación en el aplicativo Bizagi

En el botón “Examinar”, se debe adjuntar el documento de respuesta y luego dar click en botón “Subir”

MACROPROCESO / PROCESO: Ingeniería de Procesos

FECHA ELABORACIÓN:

FECHA ACTUALIZACIÓN:

Página 49 de 74

ELABORACIÓN:

REVISIÓN:

APROBACIÓN:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

CÓDIGO:

VERSIÓN:


MANUAL TRÁMITE DE ACTUALIZACIÓN DE DATOS

La versión vigente de este documento se encuentra publicada en el aplicativo SIG en Google Docs

MACROPROCESO / PROCESO: Ingeniería de Procesos

FECHA ELABORACIÓN:

FECHA ACTUALIZACIÓN:

Página 50 de 74

ELABORACIÓN:

REVISIÓN:

APROBACIÓN:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

CÓDIGO:

VERSIÓN:


MANUAL TRÁMITE DE ACTUALIZACIÓN DE DATOS

La versión vigente de este documento se encuentra publicada en el aplicativo SIG en Google Docs De este modo el agente de servicio al ciudadano, debe poder visualizar en la actividad “Digitalización Respuesta Firmada”, en la opción “Editar Documentos”, en el grupo “Documentación”, la carta de respuesta adjunta. Figura Nº 38 Documento de Respuesta Adjunto

Si el documento de respuesta adjunto no es el correcto, el agente de servicio al ciudadano puede dar click en la opción “Borrar” y adjuntar un nuevo documento. Al adjuntar el documento de respuesta correcto, el agente de servicio al ciudadano, debe dar click en el botón “Guardar”, enviando de este modo la respuesta definitiva al “Gestor Documental” y cerrando así el caso de manera exitosa. (Ver Figura Nº 39) Figura Nº 39 Cierre de Caso de Manera Exitosa

Al dar click en el número de radicado (Ver Figura Nº 40), se podrá acceder al TAB de Información del Caso, en donde estará la forma resumen del mismo.

MACROPROCESO / PROCESO: Ingeniería de Procesos

FECHA ELABORACIÓN:

FECHA ACTUALIZACIÓN:

Página 51 de 74

ELABORACIÓN:

REVISIÓN:

APROBACIÓN:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

CÓDIGO:

VERSIÓN:


MANUAL TRÁMITE DE ACTUALIZACIÓN DE DATOS

La versión vigente de este documento se encuentra publicada en el aplicativo SIG en Google Docs

MACROPROCESO / PROCESO: Ingeniería de Procesos

FECHA ELABORACIÓN:

FECHA ACTUALIZACIÓN:

Página 52 de 74

ELABORACIÓN:

REVISIÓN:

APROBACIÓN:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

CÓDIGO:

VERSIÓN:


MANUAL TRÁMITE DE ACTUALIZACIÓN DE DATOS

La versión vigente de este documento se encuentra publicada en el aplicativo SIG en Google Docs Figura Nº 40 Forma Resumen del Caso Luego de su Cierre

MACROPROCESO / PROCESO: Ingeniería de Procesos

FECHA ELABORACIÓN:

FECHA ACTUALIZACIÓN:

Página 53 de 74

ELABORACIÓN:

REVISIÓN:

APROBACIÓN:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

CÓDIGO:

VERSIÓN:


MANUAL TRÁMITE DE ACTUALIZACIÓN DE DATOS

La versión vigente de este documento se encuentra publicada en el aplicativo SIG en Google Docs

2.2. Casos Pendientes En esta pantalla el usuario podrá visualizar todos los casos que contengan actividades pendientes, sin importar si ya están o no vencidas. Para acceder a los casos pendientes en el menú principal de la aplicación seleccione la opción “Casos” y en el menú que se despliega elija la opción “Pendientes”. Figura Nº 41 Bandeja de Casos Pendientes

Para acceder a cualquiera de las actividades, el usuario debe dar click sobre el enlace de la actividad pendiente y aparecerá la pantalla correspondiente.

MACROPROCESO / PROCESO: Ingeniería de Procesos

FECHA ELABORACIÓN:

FECHA ACTUALIZACIÓN:

Página 54 de 74

ELABORACIÓN:

REVISIÓN:

APROBACIÓN:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

CÓDIGO:

VERSIÓN:


MANUAL TRÁMITE DE ACTUALIZACIÓN DE DATOS

La versión vigente de este documento se encuentra publicada en el aplicativo SIG en Google Docs

Para ver más actividades pendientes, desplácese por las páginas dando click sobre los números en la parte inferior de la lista.

MACROPROCESO / PROCESO: Ingeniería de Procesos

FECHA ELABORACIÓN:

FECHA ACTUALIZACIÓN:

Página 55 de 74

ELABORACIÓN:

REVISIÓN:

APROBACIÓN:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

CÓDIGO:

VERSIÓN:


MANUAL TRÁMITE DE ACTUALIZACIÓN DE DATOS

La versión vigente de este documento se encuentra publicada en el aplicativo SIG en Google Docs

2.3. Casos Cerrados En esta sección, todos los casos cerrados en donde el usuario ha participado, pueden ser visualizados. Esta opción incluye 3 columnas por defecto en donde la siguiente información relacionada a los casos es desplegada: Número de Radicación, Proceso, y Vista: esta última columna permite al usuario acceder a la búsqueda gráfica del proceso directamente. Para ver más información sobre el caso, usted debe hacer click sobre el número de caso y la forma global asociada al proceso será presentada. Para acceder a los casos cerrados desde el Menú Principal de la aplicación seleccione la opción “Casos”, luego seleccione la opción “Cerrados”. Figura Nº 42 Bandeja de Casos Cerrados

2.4. Búsqueda de Casos En el modelo de administración de la aplicación, el usuario puede buscar casos que están pendientes, cerrados, abiertos o todos los anteriores de acuerdo a las necesidades del cliente o MACROPROCESO / PROCESO: Ingeniería de Procesos

FECHA ELABORACIÓN:

FECHA ACTUALIZACIÓN:

Página 56 de 74

ELABORACIÓN:

REVISIÓN:

APROBACIÓN:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

CÓDIGO:

VERSIÓN:


MANUAL TRÁMITE DE ACTUALIZACIÓN DE DATOS

La versión vigente de este documento se encuentra publicada en el aplicativo SIG en Google Docs a las necesidades previamente establecidas por Bizagi, esta opción le permite buscar casos y definir consultas de búsqueda parametrizadas de acuerdo a los criterios de búsqueda que se visualizan en la figura Nº 43. Figura Nº 43 Búsqueda de Casos

Guardar Consultas

Una funcionalidad de la aplicación Bizagi, es la de guardar consultas, la cual permita tener acceso directo a búsquedas parametrizadas por el usuario y de este modo hacer más eficiente la consulta de casos en la aplicación. Para ello el usuario deberá ingresar a la opción “Consultas Bizagi”, y elegir el proceso específico sobre el que se desea hacer la búsqueda de casos. (Ver Figura Nº 44)

MACROPROCESO / PROCESO: Ingeniería de Procesos

FECHA ELABORACIÓN:

FECHA ACTUALIZACIÓN:

Página 57 de 74

ELABORACIÓN:

REVISIÓN:

APROBACIÓN:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

CÓDIGO:

VERSIÓN:


MANUAL TRÁMITE DE ACTUALIZACIÓN DE DATOS

La versión vigente de este documento se encuentra publicada en el aplicativo SIG en Google Docs Figura Nº 44 Consultas Bizagi

Al dar click sobre el proceso específico sobre el que se desea hacer la búsqueda de caso, se visualizará el formulario específico de consulta. (Ver Figura Nº 45- Caso específico para el ejemplo-Proceso PQRS) En el formulario desplegado el usuario debe elegir el parámetro de búsqueda, no debe olvidar que es obligatorio seleccionar en la viñeta el parámetro de consulta y luego dar click en “Buscar”. Figura Nº 45 Formulario de Consulta Caso específico para el ejemplo-Proceso PQRS)

MACROPROCESO / PROCESO: Ingeniería de Procesos

FECHA ELABORACIÓN:

FECHA ACTUALIZACIÓN:

Página 58 de 74

ELABORACIÓN:

REVISIÓN:

APROBACIÓN:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

CÓDIGO:

VERSIÓN:


MANUAL TRÁMITE DE ACTUALIZACIÓN DE DATOS

La versión vigente de este documento se encuentra publicada en el aplicativo SIG en Google Docs

Al dar click en la opción “Buscar” (Ver Figura Nº 45), se despliega 3 opciones “Exportar a Excel”, “Guardar Consulta” y “Análisis Gráfico”. (Ver Figura Nº 46) Figura Nº 46 Guardar Consultas

MACROPROCESO / PROCESO: Ingeniería de Procesos

FECHA ELABORACIÓN:

FECHA ACTUALIZACIÓN:

Página 59 de 74

ELABORACIÓN:

REVISIÓN:

APROBACIÓN:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

CÓDIGO:

VERSIÓN:


MANUAL TRÁMITE DE ACTUALIZACIÓN DE DATOS

La versión vigente de este documento se encuentra publicada en el aplicativo SIG en Google Docs Al dar click en la opción "Guardar Consulta", se deberá incluir el nombre y la descripción de la consulta (Ver Figura Nº 46), para encontrar el parámetro de búsqueda con esa información registrada, en cualquier momento.

MACROPROCESO / PROCESO: Ingeniería de Procesos

FECHA ELABORACIÓN:

FECHA ACTUALIZACIÓN:

Página 60 de 74

ELABORACIÓN:

REVISIÓN:

APROBACIÓN:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

CÓDIGO:

VERSIÓN:


MANUAL TRÁMITE DE ACTUALIZACIÓN DE DATOS

La versión vigente de este documento se encuentra publicada en el aplicativo SIG en Google Docs Figura Nº 47 Nombre y Descripción de un Consulta Guardada

Al darse click en el botón “Guardar”, la búsqueda parametrizada quedará guardada en la opción "Consultas Bizagi", para que el usuario pueda utilizarla como un acceso directo a la misma. (Ver Figura Nº 48) Figura Nº 48 Acceso Directo Consultas Parametrizadas

MACROPROCESO / PROCESO: Ingeniería de Procesos

FECHA ELABORACIÓN:

FECHA ACTUALIZACIÓN:

Página 61 de 74

ELABORACIÓN:

REVISIÓN:

APROBACIÓN:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

CÓDIGO:

VERSIÓN:


MANUAL TRÁMITE DE ACTUALIZACIÓN DE DATOS

La versión vigente de este documento se encuentra publicada en el aplicativo SIG en Google Docs

2.5. Historial de Trámites Para acceder al Historial de Trámites del ciudadano, se debe ingrear en la actividad “Crear Trámite Ciudadano”en el TAB “Información de la Actividad”, grupo “Historial de Trámites”, y dar click en el Link “Historial de Trámites del Ciudadano”. De este modo se relacionará en la grilla “Historial de Trámites del Ciudadano”, el estado de todos los casos radicados, asociados al tipo de documento del ciudadano, los casos que se visualizarán son: - Subtrámite - Estado del Trámite - Respuesta de Validación Back Office - Número de Radicación Subtrámite Figura Nº 49 Historial de Trámites del Ciudadano

En la parte inferior del formulario, se puede avanzar o regresar (<< >>), y de este modo consultar la totalidad de casos radicados asociados a la cédula del ciudadano.

MACROPROCESO / PROCESO: Ingeniería de Procesos

FECHA ELABORACIÓN:

FECHA ACTUALIZACIÓN:

Página 62 de 74

ELABORACIÓN:

REVISIÓN:

APROBACIÓN:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

CÓDIGO:

VERSIÓN:


MANUAL TRÁMITE DE ACTUALIZACIÓN DE DATOS

La versión vigente de este documento se encuentra publicada en el aplicativo SIG en Google Docs Al dar click en el link del número de radicado, se visualizará una forma resumen del caso con los siguientes grupos:  Información General (Número de radicación, fecha de creación, Usuario creador, Nombre del proceso) 

Documentos del trámite (Nombre del documento, relación de cuales documentos fueron entregados, folios, enlace y código documental)

Subprocesos asociados. Figura Nº 50 Forma Global Caso Accedido Desde el Historial de Trámites del Ciudadano

MACROPROCESO / PROCESO: Ingeniería de Procesos

FECHA ELABORACIÓN:

FECHA ACTUALIZACIÓN:

Página 63 de 74

ELABORACIÓN:

REVISIÓN:

APROBACIÓN:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

CÓDIGO:

VERSIÓN:


MANUAL TRÁMITE DE ACTUALIZACIÓN DE DATOS

La versión vigente de este documento se encuentra publicada en el aplicativo SIG en Google Docs

Capítulo II. Funcionalidades Adicionales de la Aplicación MACROPROCESO / PROCESO: Ingeniería de Procesos

FECHA ELABORACIÓN:

FECHA ACTUALIZACIÓN:

Página 64 de 74

ELABORACIÓN:

REVISIÓN:

APROBACIÓN:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

CÓDIGO:

VERSIÓN:


MANUAL TRÁMITE DE ACTUALIZACIÓN DE DATOS

La versión vigente de este documento se encuentra publicada en el aplicativo SIG en Google Docs

1. FUNCIONALIDADES ADICIONALES 1.1. Estructura de una Actividad Todos los procesos están configurados por actividades, cada actividad se visualizará en la aplicación como un formulario. El nombre de la misma se visualizará en la parte superior de cada pantalla. (Ver Figura Nº 51) La actividad está configurada por Formas, Campos y Grupos, de la siguiente manera:  Forma: Incluye toda la información que forma parte de una parte de la actividad. 

Campos: Casillas en las cuales se registrará información. Algunos de ellos son requeridos y están en negrilla. (Campos Obligatorios)

Grupos: Los grupos son encabezados que agrupan la información en la pantalla, su denominación está al costado derecho y pueden ser expandidos o reducidos.

Figura Nº 51 Estructura de una Actividad

MACROPROCESO / PROCESO: Ingeniería de Procesos

FECHA ELABORACIÓN:

FECHA ACTUALIZACIÓN:

Página 65 de 74

ELABORACIÓN:

REVISIÓN:

APROBACIÓN:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

CÓDIGO:

VERSIÓN:


MANUAL TRÁMITE DE ACTUALIZACIÓN DE DATOS

La versión vigente de este documento se encuentra publicada en el aplicativo SIG en Google Docs Los grupos pueden expandirse o reducirse, permitiendo visualizar o ocultar la información que contiene. Figura Nº 52 Estructura de una Grupo Expandido

 

Convención grupo expandido: Convención grupo reducido: Figura Nº 53 Estructura de una Grupo Reducido

1.2. Elementos de una Actividad 

Pestañas (TAB): Esta función agrupa información específica de la actividad o del caso para que la información sea vista de manera organizada.

MACROPROCESO / PROCESO: Ingeniería de Procesos

FECHA ELABORACIÓN:

FECHA ACTUALIZACIÓN:

Página 66 de 74

ELABORACIÓN:

REVISIÓN:

APROBACIÓN:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

CÓDIGO:

VERSIÓN:


MANUAL TRÁMITE DE ACTUALIZACIÓN DE DATOS

La versión vigente de este documento se encuentra publicada en el aplicativo SIG en Google Docs Figura Nº 54 Pestaña “Información de la Actividad”

Figura Nº 55 Pestaña “Información del Caso”

MACROPROCESO / PROCESO: Ingeniería de Procesos

FECHA ELABORACIÓN:

FECHA ACTUALIZACIÓN:

Página 67 de 74

ELABORACIÓN:

REVISIÓN:

APROBACIÓN:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

CÓDIGO:

VERSIÓN:


MANUAL TRÁMITE DE ACTUALIZACIÓN DE DATOS

La versión vigente de este documento se encuentra publicada en el aplicativo SIG en Google Docs 

Subprocesos: Cuando uno o más subprocesos están habilitados dentro de un proceso durante el flujo, se hacen visibles por defecto en la esquina inferior izquierda de la pantalla, como se muestra en la figura a continuación. Cuando un subproceso ha sido completado, un candado cerrado aparecerá al lado de este. De lo contrario, continuará abierto. Un caso se cerrará hasta que todos los subprocesos hayan sido completados. Figura Nº 56 Subprocesos de un Caso Radicado

Registro de Estado: La opción Versión de Impresión, permite imprimir la información vista en la actividad.

MACROPROCESO / PROCESO: Ingeniería de Procesos

FECHA ELABORACIÓN:

FECHA ACTUALIZACIÓN:

Página 68 de 74

ELABORACIÓN:

REVISIÓN:

APROBACIÓN:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

CÓDIGO:

VERSIÓN:


MANUAL TRÁMITE DE ACTUALIZACIÓN DE DATOS

La versión vigente de este documento se encuentra publicada en el aplicativo SIG en Google Docs Figura Nº 57 Registro de Estado

Botón Siguiente: Al darse click sobre el botón siguiente, se avanza en el flujo de un proceso, de igual forma una vez que la actividad ha finalizado, se debe hacer click en este botón, y la siguiente actividad se volverá como pendiente para el usuario a quien le está asignada la misma. Es importante tener en cuenta que al momento de hacer click sobre el botón “Siguiente”, no podrá devolverse, por lo que antes de activar dicho botón deberá verificar que todos los campos que deban ser diligenciados en dicha actividad sean registrados en forma correcta.

Botón Guardar: Este botón es usado para actualizar o guardar la información que ha sido ingresada para la actividad. No esta disponible en pantallas que correspondan a la fase de registro.

Botón Anterior: Este botón aparece únicamente en las actividades que pertenecen a la fase de registro de un proceso. El botón le permite devolverse a la actividad previa.

1.3. Estado del Registro El estado del registro visualiza información relacionada con la historia del caso desde que se origina hasta su cierre. La información se enmarca en los siguientes criterios: 

Actividades

MACROPROCESO / PROCESO: Ingeniería de Procesos

FECHA ELABORACIÓN:

FECHA ACTUALIZACIÓN:

Página 69 de 74

ELABORACIÓN:

REVISIÓN:

APROBACIÓN:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

CÓDIGO:

VERSIÓN:


MANUAL TRÁMITE DE ACTUALIZACIÓN DE DATOS

La versión vigente de este documento se encuentra publicada en el aplicativo SIG en Google Docs     

Entidades Usuarios Asignaciones Transiciones Estado del Proceso

Dependiendo en los criterios seleccionados el usuario que ha iniciado sesión puede ver qué ha pasado durante el caso hasta el tiempo de la búsqueda: La secuencia de las actividades, los datos modificados agrupados por entidades, los usuarios involucrados en el caso, la información que ellos modificaron y las actividades que ejecutaron. Figura Nº 58 Estado de Registro

El estado del registro por actividades muestra la secuencia de actividades ejecutadas durante el flujo hasta el tiempo de la búsqueda, en un Registro de Actividad o de manera gráfica, este también indica al usuario, la creación y la fecha de solución de las actividades, y los datos modificados durante su ejecución; para ver se debe hacer “click” en el enlace Detalles, en el Registro de Actividad. Figura Nº 59 Registro de la Actividad

MACROPROCESO / PROCESO: Ingeniería de Procesos

FECHA ELABORACIÓN:

FECHA ACTUALIZACIÓN:

Página 70 de 74

ELABORACIÓN:

REVISIÓN:

APROBACIÓN:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

CÓDIGO:

VERSIÓN:


MANUAL TRÁMITE DE ACTUALIZACIÓN DE DATOS

La versión vigente de este documento se encuentra publicada en el aplicativo SIG en Google Docs

1.4. Consulta Gráfica La Consulta Gráfica muestra el estado de cada caso, los usuarios que participan en cada una de las actividades, son mostradas haciendo click sobre ellas, las fechas de creación y solución son mostradas en la esquina inferior izquierda, de igual forma cuando el caso tiene subprocesos, el usuario puede hacer click sobre la lupa para ir al análisis gráfico de ése proceso. El estado actual será mostrado por una caja verde alrededor de la actividad actual. La ruta será mostrada con una línea Naranja. Figura Nº 60 Consulta Gráfica

MACROPROCESO / PROCESO: Ingeniería de Procesos

FECHA ELABORACIÓN:

FECHA ACTUALIZACIÓN:

Página 71 de 74

ELABORACIÓN:

REVISIÓN:

APROBACIÓN:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

CÓDIGO:

VERSIÓN:


MANUAL TRÁMITE DE ACTUALIZACIÓN DE DATOS

La versión vigente de este documento se encuentra publicada en el aplicativo SIG en Google Docs El Registro de Entidad es desplegado como un registro que muestra las entidades que han sido modificadas durante el proceso y previamente configuradas en Bizagi. Cuando usted ingresa al enlace Detalles en este registro, usted verá cada uno de los atributos que fueron modificados. En este nuevo registro, usted encontrará el nombre del atributo, el valor final, el nombre de la actividad donde el atributo fue modificado, el nombre y la posición del usuario quien modificó el atributo y la Fecha de Modificación. En esta vista, usted puede también filtrar la información por atributo o por usuario, ingresando todo o parte del nombre del atributo o del usuario. Usted puede configurar qué entidades requieren un registro (log). Para hacer eso, ingrese a las Propiedades Avanzadas de la entidad, haga clic sobre la entidad y haga clic en Propiedades Avanzadas.

MACROPROCESO / PROCESO: Ingeniería de Procesos

FECHA ELABORACIÓN:

FECHA ACTUALIZACIÓN:

Página 72 de 74

ELABORACIÓN:

REVISIÓN:

APROBACIÓN:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

CÓDIGO:

VERSIÓN:


MANUAL TRÁMITE DE ACTUALIZACIÓN DE DATOS

La versión vigente de este documento se encuentra publicada en el aplicativo SIG en Google Docs Figura Nº 61 Filtrar Información por Atributo o por Usuario

El Estado del Registro por Usuario muestra a los usuarios que han participado en el proceso. Cuando se hace click en el enlace Detalles en este registro, usted puede ver cada una de las entidades y atributos modificados por ése usuario. Dentro de cada registro usted puede ver el nombre de la entidad, el nombre del atributo, su valor final, la actividad donde este fue modificado y la fecha. En esta vista la información puede ser también filtrada por entidad o atributo, incluyendo el atributo o nombre de usuario completamente o parcialmente. Figura Nº 62 Detalles del Estado de Registro

MACROPROCESO / PROCESO: Ingeniería de Procesos

FECHA ELABORACIÓN:

FECHA ACTUALIZACIÓN:

Página 73 de 74

ELABORACIÓN:

REVISIÓN:

APROBACIÓN:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

CÓDIGO:

VERSIÓN:


MANUAL TRÁMITE DE ACTUALIZACIÓN DE DATOS

La versión vigente de este documento se encuentra publicada en el aplicativo SIG en Google Docs

El Registro de Asignación es usado por Bizagi en algoritmos de cargado.

El Registro de Transición junto con el Registro de Actividad, permite la identificación de la ruta tomada por el proceso.

MACROPROCESO / PROCESO: Ingeniería de Procesos

FECHA ELABORACIÓN:

FECHA ACTUALIZACIÓN:

Página 74 de 74

ELABORACIÓN:

REVISIÓN:

APROBACIÓN:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

NOMBRE: CARGO:

CÓDIGO:

VERSIÓN:

Manual Aplicación Bizagi  

Por medio de este documento, usted aprenderá las funcionalidades de la aplicación.

Read more
Read more
Similar to
Popular now
Just for you