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Tutorial Google Docs - Documentos

Espacioeducativo.net 25/07/2010


Google Docs es un conjunto de herramientas en línea que nos permite crear nuevos documentos, editar los que ya teníamos o compartirlos en la red. Los documentos se almacenan en el ciberespacio lo que nos permite accederlos desde cualquier locación con conexión a Internet. Sólo se necesita contar con una cuenta de correo de Gmail. Al ser una aplicación Web, Google Docs necesita ser utilizado a través de un navegador (Mozilla o Chrome son los más recomendados) recomendados). Accedemos mediante la dirección Web: http://docs.google.com Nos aparecerá una ventana como esta:

Ahora en la casilla Correo electrónico introducimos nuestro usuario de Gmail, Gm y en la casilla inferior nuestra contraseña. La pantalla de inicio Al iniciar Google Docs nos aparece la pantalla de inicio donde podemos ver documentos.

todos nuestros


Es probable que inicialmente esté configurado en inglés, por lo que debemos reconfigurarlo para usarlo en castellano. En el extremo derecho superior aparece el enlace “Configuración”, hacemos click y seleccionamos la opción “configuración de Docs”. Aparecerá una ventana como la que sigue:

En esta ventana en el campo “Lenguage” seleccionamos la opción español y después grabamos esta configuración haciendo click en el botón “Save”.


Volvemos después a la ventana de administración de los con contenidos. tenidos. Ahí, p para crear un nuevo documento, por ejemplo un documento de texto, haremos clic en el desplegable “Crear Nuevo” podemos elegir entre seis formatos formatos: Formulario (encuesta), con el que podemos recoger información de otros usuarios, documento de texto, Presentación, basada en diapositivas, diapositivas Hoja de cálculo, Dibujo o Carpeta, para organizar nuestros elementos

Para crear un nuevo documento de texto, pulsamos en Documento y se abrirá una nueva ventana o pestaña del navegador, en la que nos aparece una pantalla como la que se muestra abajo: abajo

Dentro de la ventana del navegador, en la parte superior izquierda, nos aparece el espacio para el título del documento (el nombre con el que se guardará), la fecha de su última modificación y el nombre del autor. Al crear un documento nuevo, en el título aparece “Sin título”. La primera vez que se guarde, el título tomará el valor de la primera frase escrita. Para cambiarlo, se debe hacer clic sobre el título y nos aparecerá una ventana pidiéndonos el nuevo nombre, nombre que es el nombre que le vamos a dar a nuestro primer documento. documento Ahora, ya podríamos comenzar a escribir en el documento. Google Docs va guardando automáticamente el documento. Si se cierra el navegador accidentalmente o apaga la PC, nuestro documento no se pierde, y lo tenemos disponible al iniciar una nueva sesión. Si alguna parte de él no se guarda, un mensaje nos da la opción de hacerlo. hacerlo Si no lo hacemos, perderíamos la última parte del documento, pero no lo guardado anteriormente. anteriormente También nos permite volver a versiones anteriores de nuestro documento. En la parte superior derecha nos aparece el botón “Guardar”, que guarda el documento y nos permite seguir trabajando. Para administrar nuestros documentos: abrirlos, guardarlos, y subir documentos ya existentes, las acciones que se pueden aplicar a cualquier tipo de documento, lo haremos desde la pantalla de administración que aparece al inicio. A todos los documentos se accede y se gestionan desde esta pantalla, así que vamos a describirla. describirla


En el árbol de la izquierda, aparecen las distintas clasificaciones de los documentos, lo que nos permitirá listarlos. Por ejemplo, pulsando en “Soy el propietario” mostrará sólo los documentos de los que somos propietario, pulsando en alguna carpeta, se mostrarán sólo los que tenga esa carpeta, y pulsando en “Todos los elementos”, elementos se mostrarán todos. También podemos ver sólo los que cumplan los requisitos de una búsqueda. Los documentos aparecerán listados en el recuadro de la derecha: En la columna Nombre, se muestra el nombre del documento. En la columna Carpetas / Uso compartido, aparece en verde el nombre de la carpeta que lo contiene, si la hay, y los usuarios que comparten el documento. En Fecha se muestra la fecha de la última modificación. Por defecto, aparecen ordenados por fecha, el más reciente primero. primero Pero podemos ordenarlos por cualquier columna, pulsando sobre el encabezado, y volviendo a pulsar para invertir el orden. Las acciones que se realizan sin tener que abrir el documento, requieren que primero lo seleccionemos. Un documento seleccionado es aquel que está marcado (la casilla al costado está marcada con una tilde), y sobre él van a recaer las acciones que ejecutemos después, hasta que lo deseleccionemos. Para seleccionar o quitar la selección de un documento, simplemente marcaremos, haciendo clic en la casilla de la izquierda del nombre. Abrir un documento es tan simple como hacer clic sobre la fila donde está su nombre. Al hacerlo, se abrirá la pantalla de edición, y podremos modificar el documento. En el caso de documentos PDF, solo podremos abrirlos para verlos, pero no editarlos. Si sólo tenemos permiso de “Lectores” del documento, no podremos editarlo, y al pulsar sobre el nombre se abrirá en vista previa. Se muestra como si fuese una página Web, sin menús de edición. Otra opción que nos permite Google Docs, es la de subir un archivo para trabajarlo trabajar en línea. Al pulsar el vínculo “Subir” en la pantalla de inicio (junto al botón Crear Nuevo) accedemos a esta opción. A la derecha de esta pantalla podemos ver los archivos que podemos subir.


Subir un archivo de nuestro equipo Pulsamos el botón “Examinar”” para buscar el archivo en nuestro equipo. Este cuadro de diálogo llamado “Elegir archivo” nos permite seleccionar de nuestro disco duro el archivo que queramos subir. Normalmente podremos localizar el documento que queremos abrir en la lista que se nos muestra, y bastará con hacer doble clic sobre él para abrirlo. Ahora pulsamos el botón para agregar el archivo a nuestros documentos activos. En el caso de documentos de texto, hojas de cálculo o presentaciones se abrirá la pantalla de edición y podremos ver nuestro documento y empezar a trabajar con él, pero si se trata de un PDF no podremos editarlo.. Ahora tenemos una copia de ese documento en línea. Para renombrar uno de nuestros documentos, podemos abrirlo para editarlo. Desde la pantalla de edición, pulsaremos el botón “Archivo Archivo”, y el comando “Cambiar nombre”, o podemos pulsar directamente sobre el título, en la parte superior izquierda de la pantalla. Un mensaje parecido éste nos pedirá el nuevo nombre. Tras introducirlo y pulsar “Aceptar”, el documento tomará el nuevo nombre. nombre A veces nos puede ser útil hacer una copia del documento, por tener una copia de seguridad cuando compartimos uno, o si usamos un documento como plantilla. Para copiar el documento, tenemos que editarlo, pulsando sobre el nombre. En la pantalla de edición, hay que pulsar el botón “Archivo” y hacer clic en “Crear una copia”. copia” Si compartíamos el documento con otros usuarios, un mensaje nos dará la opción de compartir la copia con ellos también (Aceptar) o no hacerlo (Cancelar). (Cancelar) Obtendremos un documento llamado Copia de y el nombre del original. Al realizar la copia, el nuevo documento se abrirá en la pantalla de edición. Podemos aprovechar entonces para cambiarle el nombre como hemos visto en el punto anterior.


Podemos crear carpetas para clasificar nuestros documentos y ayudarnos en la organización, pero no contendrán literalmente al documento. documento Por eso un documento puede estar en varias carpetas, y aunque borremos las carpetas, no se borrarán los documentos que contienen. contienen Las carpetas se administran desde la pantalla de inicio, como el resto de elementos: Primero, crearemos una carpeta nueva. Si al crear una carpeta ya teníamos una seleccionada, la nueva carpeta se creará como una subcarpeta. Para acceder a una carpeta, hacemos clic sobre ella en el árbol de la izquierda. izquierda Al hacerlo, llegamos a la misma pantalla que al crear una nueva carpeta, donde se muestran todos los elementos que contiene. Si hacemos clic sobre su nombre, podremos editar sus características. Debajo del nombre, encontramos la Descripción, que podemos dejar en blanco o añadir un texto que no sirva de información. A la derecha del nombre, podemos seleccionar el color de la carpeta, para diferenciarla del resto. Una vez que la hayamos personalizado, pulsamos “Guardar Guardar”. Una carpeta puede contener tanto documentos como otras carpetas. carpetas Para colocar uno o varios elementos en una carpeta, podemos seleccionarlos, arrastrarlos sobre la carpeta en el árbol a la izquierda. Cuando un documento o una carpeta dejen de sernos útil, podemos simplemente eliminarlo. Para ello tenemos dos opciones: Desde la pantalla inicial: Seleccionamos los documentos o carpetas que queramos eliminar y haciendo click con el botón derecho del mouse accedemos a las opciones, de la cual marcamos “Eliminar”. Este elemento irá a la papelera, aún disponemos de él, y podemos abrirlo y editarlo si vamos a la papelera, pero no aparecerá listado con los demás documentos. Podemos recuperarlo si lo seleccionamos y con botón derecho del mouse elegimos ““Deshacer eliminación”. Seleccionando un elemento de la papelera, y pulsando Vaciar papelera, lo eliminaremos definitivamente. Al recuperar una carpeta, si contenía documentos cuando se eliminó y no han sido borrados, se volverán a añadir a la carpeta. Documentos de texto Los documentos de texto, a los que Google Docs se refiere sólo como documentos, son páginas de texto con formato: colores, alineaciones, listas, enlaces, imágenes, etc. En cuanto a las posibilidades de acción que permite el editor de textos, es muy similar a cualquier a que manejemos usualmente. Basta con mirar los menús para encontrar las opciones que buscamos. Detallamos solamente amente algunas acciones comunes que resultan interesantes. Insertar imágenes Para incluir una imagen en nuestro documento una vez creado y ya en modo de edición, edición primero habrá que insertarla, eligiendo Imagen en el menú “Insertar”. Aparecerá la siguiente pantalla:


Si la imagen está en nuestro equipo, dejaremos marcada la opción “Desde este equipo”. equipo Pulsamos el botón “Examinar” para buscar una imagen en nuestro ordenador. Se abre la ventana de diálogo elegir archivo, que ya vimos al tratar como subir archivos Google Docs. Seleccionamos la imagen y pulsamos “Abrir”. Si queremos introducir la imagen de una página web, marcamos “Desde internet (URL)”. En este caso, debemos de introducir la ruta de la imagen en la caja del texto, que será del tipo http://www.sitio.com/ejemplo/imagen com/ejemplo/imagen.gif. (Nota: Para saber la ruta completa de una imagen, pulsamos con el botón derecho sobre ella y pulsamos Copiar la ruta de la imagen). De nuevo en la ventana Insertar imagen, pulsamos “Aceptar”. Otra opción es buscarlas desde Google, ya que el buscador está integrado a la misma ventana.


Si la imagen ha quedado más pequeña que la original, haciendo clic en ella, aparecen unos cuadraditos alrededor. Podemos redimensionarla haciendo clic y estirando de ellos. Tablas Las tablas en Google permiten mejorar el diseño de los documentos, ya que facilitan la distribución de los textos y gráficos contenidos.. Vemos que esta forma de organizar los datos es mucho más simple que utilizando las tabulaciones u otros métodos. Una tabla está formada por celdas o casillas, agrupadas por filas y columnas, en cada casilla se puede insertar texto, números o gráficos. Podemos insertar una tabla desde el menú Insertar Tabla, o desde su propio menú Tabla  Insertar tabla. En ambos casos, llegamos a la siguiente ventana:

Podemos acceder a las propiedades de la tabla por dos caminos, desde el menú Tabla Propiedades de la tabla, o haciendo click con el botón derecho del mouse sobre la misma tabla y seleccionando “Propiedades de la tabla”. Ahí encontramos las opciones que nos permiten personalizar y ajustar la grilla lla a nuestras necesidades. Variar tamaños, colores, etc.


Usar la tabla Una vez insertada la tabla, bast asta con situar el punto de inserción en n la celda que queramos, y escribir un texto, insertar una imagen magen u otro elemento. Las funciones sobre formato está stán disponibles en el texto de las tablas.. Se S puede poner texto en negrita, cambiar el

tamaño o,

se pueden incluir párrafos y se pueden en alinear al de varias formas

igual que se hace normalmente e.

Añadir y mover filas o colum mnas: Al hacer clic con el botón derec recho del ratón sobre la tabla o desplegar el menú Tabla, Tabl nos aparecen las siguientes opciones: Para eliminar un elemento de la tabla, o la tabla entera, basta con hacer clic con el segundo botón derecho del mouse, o desplegar el menú tabla. En el menú desplegable, haremos h clic en la opción Eliminar seguida del elemento que queremos suprimir. Un mensaje e de texto nos pedirá que confirmemos la acción. Re ecuerda que todas estas opciones se refieren al elemento e de la tabla sobre el que haces clic, o sobre re el que está el punto de inserción al acceder al menú Tabla.

Insertar marcadores Insertar un marcador en nuestro documento consiste en insertar un punto de referencia, que luego podremos vincular para ra acceder a él directamente. Por ejemplo, si tenemos un documento largo, y creamos s un índice con los apartados, insertaríamos un marcador al inicio de cada apartado, para que q al pulsar en el índice, el documento se desplac ace hasta el propio apartado. Situamos el puntero ero del mouse (o cursor) en el lugar del documento donde queremos poner el marcador. Desplegamos el menú men Insertar y seleccionamos Marcador.


Eliminar un marcador Para eliminar un marcador solo debemos hacer click sobre el mismo y se desplegará una ventana y da la opción de eliminarlo.

Vínculos Un enlace o vínculo es una palabra, pala frase o gráfico, que al hacer clic sobre s nos lleva a otro lugar. Cuando pasamos el cursor por p encima de un vínculo, éste cambia cam de forma y toma la forma de una mano. Podemos realizar un enlace a otra parte dentro del mismo documento, a otro documento, a una página web o a una dirección de correo cor electrónico. Para crear un vínculo, seleccionamos el texto te y hacemos clic en el enlace. La ventana Insertar Enlace:

En la ventana encontramos tres opciones que nos permiten enlazar a una dirección web, a una dirección de mail o a un marcador previamente creado en nuestra página. Vincular a URL Esta opción nos permite enllazar con una página web. Tendremos s que escribir la dirección completa en el campo. Por ejemplo, http://www.google.com google.com, para enlazar con el buscador. Vincular a un Correo Electrónico lectrónico En esta opción nos permitirá abrir una ventana para enviar un mail con el programa predeterminado, en el que la dirección automáticamente será la que escribamos en el campo de esta ventana.


Por ejemplo, contacto@espacioeducativo.net Vincular a Marcador Al seleccionar esta opción nos lista los marcadores creados en el documento y hace el enlace a esa posición del mismo. Observamos que ahora el texto enlazado aparece en azul y subrayado. o. Si se ha añadido texto emergente, y podrás leerlo pon niendo el cursor sobre el texto. Podemos modificar m las propiedades de un vínculo que ya habíamos insert ertado, para situamos el puntero dell mouse en el vínculo y aparecerá un panel flotante. Al pulsar en Cambiar se abrirá la ventana con los valores del enlace. enlace Mediante el comando normal.

Eliminar Eliminar,

eliminamos el enlace del vínculo,

convirtiéndolo en un texto

Insertar Comentario Para insertar comentarios de texto en nuestros documentos que son sólo visibles a la hora de editar el documento, no en su visualización o impresión. Son especialmente esp útiles en documentos compartidos, pare dejar un n mensaje o una aclaración sobrre algo. Para insertar podemos:

un

comentariio

Hacer clic en el menú Inserta ar y elegir Comentario. Donde estaba el punto de inserción, aparece un texto xto coloreado con nuestro nombre re y la fecha: Simplemente, escribimos el tex xto que queramos haciendo click dentro del “globo”. “globo” Podemos volver a editarlo haci aciendo clic encima. Para eliminar el comentario hacemos click sobre el icono en forma de basurero.


Cabeceras y Pie de Página Podemos añadir a nuestros documentos cabeceras y pies de pá ágina. Ambas opciones las encontramos en el menú Inserttar. La cabecera se colocará al principio p del documento, delante de todo do el texto, mientras que el pie de página lo hará al final.

for que queremos. La Dentro de estos elementos,, podemos introducir texto con el formato diferencia con el texto normal, mal, es que se mostrarán en todas las as páginas que genere el documento, por ejemplo al imprim rimir o exportar a PDF. Mientras editemos el docume ento, veremos estos elementos con una un ayuda visual, una línea discontinua, pero que no se mostrará strará en el documento final. Al seleccionar un pie o encabezado, encab veremos alrededor unos cua adraditos blancos, como los de las imágenes. Estos controlles nos permiten redimensionarlo, dejánd ndolos con un alto o ancho específico. Si lo dejamos por defecto, d el ancho será el mismo que el del documento, y la altura dependerá del texto que conteng ga. Si queremos eliminar el encab bezado o el pie, basta con seleccionarlo o y pulsar la tecla Supr.

Caracteres especiales Puede que en determinad das ocasiones, necesitemos insertar en nuestro documento caracteres que no aparecen en nuestro teclado. Podemos entonces, eleg gir un símbolo del mapa de caracteres de Google Docs. Desde el menú Insertar seleccionamos Cara acteres especiales. Disponemos de varias tablas de caracteres. Si elegimos caracteres eres especiales, asiáticos o windings, el funcionamiento será el mismo. Una vez encontra rado el carácter deseado, hacemos clic sobre él y para inclui uirlo en el documento.


Accederemos así a la ventana que se muestra a continuación:

A todos los caracteres les co orresponde un número de la tabla Unic code, que podemos introducir en la caja de texto. Po or ejemplo, la letra "A" es el 65, y el número mero 1 el 49. Pulsando Insertar en el documento, añ ñadiremos el carácter tal y como se ve en e la Vista previa.

Índices

Podemos crear fácilmente índices índice o tablas de contenido con enlaces a cad da uno de los apartados de nuestros documentos. mentos. Al crear el documento y dar formato a los títulos, conformarán automáticamente después el índice.


Cuando terminamos el documento situamos el cursor del mouse en el lugar donde deseamos el Ă­ndice, normalmente al principiio o al final. Y en el menĂş Insertar elegimos ele Ă­ndice.


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