Prof. Claudia Albrecht Tema: DOCUMENTOS COMERCIALES
LOS DOCUMENTOS COMERCIALES Las empresas comerciales realizan diariamente operaciones bรกsicas para lograr los objetivos propuestos. Las actividades mas frecuentes son: Comprar: adquirir bienes y/o servicios. Vender: colocar los bienes y/o servicios en el mercado. Cobrar: recibir dinero u otros valores. Pagar: abonar.
La empresa debe emitir o exigir constancia escrita de todas las operaciones que realiza para dejar registradas dichas transacciones. Esas constancias son los documentos comerciales. Los documentos comerciales son comprobantes escritos que respaldan las operaciones comerciales de la empresa.
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La importancia de los documentos radica en la función que cumple: Función Legal: Medio de prueba frente a cualquier problema. Contable: Es fuente y respaldo de los registros contables. De control: Permite comprobar con exactitud las operaciones efectuada e identifica las partes que intervienen. DOCUMENTOS COMERCIALES MÁS UTILIZADOS
1.
ORDEN DE COMPRA
2.
REMITO
3.
FACTURA “A”, “B”, “C”, OTROS: Factura “A”con leyenda, Factura “M”.
4.
NOTA DE DÉBITO
5.
NOTA DE CRÉDITO
6.
RECIBO
7.
OTROS
CHEQUE, PAGARE,
ECT.
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Prof. Claudia Albrecht Tema: DOCUMENTOS COMERCIALES CUADRO Nºº1
OPERACIONES COMERCIALES
C O M P R O B A N T E S
COMPRAS
VENTAS
COBROS
PAGOS
DEPOSITOS
Orden De Compra (Dup) Remito (Orig) Factura (Orig)
Orden De Compra (Orig) Remito (Dup) Factura (Dup)
Recibo (Dup) Pagare Cheque
Recibo (Orig) Pagare Cheque
Boleta De Depósito
Las empresas deben contar con un sistema de archivo que permita conservar los documentos durante 10 a partir de su fecha de emisión.
años
Los requisitos que deben cumplir los documentos comerciales dependen de las normas vigentes exigidos por la ADMINISTRACION FEDERAL DE INGRESOS PUBLICOS (AFIP). La AFIP es una entidad que tiene como una de sus funciones aplicar, recaudar y fiscalizar los tributos como el IMPUESTO AL VALOR AGREGADO (IVA). El Impuesto Al Valor Agregado (IVA) es un impuesto nacional que grava la venta de bienes muebles, la realización de obras sobre inmuebles y la prestación de la mayoría de los servicios. La tasa general del I.V.A. es del 21%.
La emisión de los documentos comerciales dependerá también de la categoría de responsable frente al IVA que establece la AFIP.
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Condiciones frente al IVA CATEGORIAS * CUADRO Nº2 Responsables Inscripto (RI)
Responsable exentos No responsable Responsable Monotributo Consumidor Final
Debe detallar el impuesto en el comprobante que emite a otro Responsable Inscripto, retener el importe del IVA y entregar a la AFIP mensualmente con una declaración jurada. Es eximido por ley Realización de actividades no alcanzado por el impuesto Le corresponde un impuesto unificado. Pago mensual fijo. Es la persona sobre la cual recae la totalidad del impuesto
Emiten Factura “A” a otro RI
Emiten Factura “B” a las demás categorías Emiten Factura “C”
Emiten Factura “C”
No emiten Factura
1. ORDEN DE COMPRA / NTA. DE PEDIDO Es el comprobante que emite el comprador para pedir mercaderías al proveedor indicando condiciones de pago y forma de entrega. También es llamado nota de pedido. En la Orden de Compra intervienen el comprador y el vendedor. Deberán extenderse cómo mínimo dos ejemplares: uno que queda en poder del que lo suscribió (comprador) y otro, que es el que se entrega o envía al vendedor. Requisitos: Lugar y fecha de emisión. Nombre y número de orden del comprobante. Nombre y domicilio del comprador y del vendedor. Número de C.U.I.T.; ingresos brutos; fecha de inicio de actividades y condición frente al I.V.A. del emisor. Número de C.U.I.T. y condición frente al I.V.A. del destinatario. Detalle de las mercaderías solicitadas. Condición de pago y entrega.
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Firma del comprador o encargado de compras. Datos de la empresa que imprime el documento, habilitación municipal, fecha de impresión y numeración de los documentos impresos. Debe aclararse que es un documento no válido como factura y colocar la letra "X".
Modelo
X No valido como factura
Orden de Compra Nº 0000……….…de…………………de…………..
1. ORDEN DE COMPRA C.U.I.T. Nº…………………………… ING. BRUTOS
Inicio de actividades………../……../…………
SEÑOR (ES):……………………………………………..……………………………………………... DOMICILIO:…………………………………………………LOCALIDAD:………………………….. I.V.A:…………………………………………………………...C.U.I.T. Nº:…..……………………….
CONDICIONES DE VENTA:…………………………………..………………………………….……
CANTIDAD
DETALLE
PREC.UNIT
IMPORTE
Despachar por …………………………………………………………………………………………….. Domicilio de entrega:……………………………………………………………………………………... Entregar hasta……………………….…………………………………………………………………….. OBSERVACIONES……………………………………………………… Imprenta: ARIAS LARROZA Habilitación Munic. Nº39823
CUIT Nº………………………..
Fecha de impresión: 07/05/
Desde Nº000000000000001 Hasta Nº000000000100000
ORIGINAL
DUPLICADO
TRIPLICADO
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2. REMITO Es un documento que emite el vendedor, está destinado al comprador y acompaña a las mercaderías vendidas o a un servicio como comprobante de su entrega o realización respectiva. En él, la persona que recibe esos bienes deja constancia de su conformidad, y con ello queda concretado el derecho del vendedor a cobrar y la obligación del comprador a pagar. Sirve de base para la preparación de la factura. Las partes intervinientes son el comprador y el vendedor. El remito se extiende por triplicado: el original firmado por el vendedor se entrega al adquirente o comprador; el duplicado, con la conformidad del comprador por los efectos que los ha recibido, queda en poder del vendedor y se destina a la sección facturación para que proceda a la emisión de la factura; el triplicado es para el transportista y, en este sentido, es un documento de control de su entrega.
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En lo que respecta a la letra que identifica a este documento y los requisitos que debe tener en cuenta la imprenta, varían según el responsable: 1) En el caso de los Responsables Inscriptos, los remitos deberán contener los siguientes datos: La letra “R” como identificación La fecha de inicio de las actividades Una leyenda indicando que es un documento no válido como factura En el pie del documento, en los datos de la imprenta se indicará el número de CAI y la fecha de vencimiento. 2) Cuando se trata de No Responsables, Exentos y Monotributistas emiten Remitos con los siguientes datos: La letra “X” como identificación Con respecto a la fecha de inicio de las actividades es indistinto colocarla o no. Una leyenda indicando que es un documento no válido como factura. 3. FACTURA Es un comprobante de compra escrita que el vendedor entrega al comprador detallando las mercancías que le ha vendido, indicando cantidades, naturaleza, precio y demás condiciones de la venta. La factura es el documento principal de la operación de compraventa con ella queda concretada y concluida la operación y es un documento
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de contabilidad y medio de prueba legal. Como mínimo la factura debe extenderse por duplicado. El original queda en poder del comprador y representa la constancia de una compra realizada a plazo o al contado. El duplicado queda para el vendedor y representa la constancia de una venta realizada a plazo o al contado. Requisitos de la Factura: Numeración progresiva, consecutiva Nombre y apellido o Razón Social Domicilio Comercial Número de CUIT Deberán estar identificadas por las letras A, B, C, ubicadas en el centro del espacio superior según corresponda en su relación al IVA Nombre y CUIT de imprenta Tipos de facturas La AFIP-DGI clasifica a los contribuyentes para el pago del IVA en las siguientes categorías: TIPO DE CONTRIBUYENTES
RESPONSABLES INSCRIPTOS
CARACTERIZACIÓN
Son los sujetos que efectúan ventas, locaciones y/o prestaciones de servicios, alcanzados por el IVA en tanto y en cuanto el monto anual de sus operaciones supere un determinado tope fijado por la AFIP.
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Son aquellos que pertenecen a un MONOTRIBUTISTA régimen integrado y simplificado S que abarca: IVA, Ganancias y Sistema previsional. El volumen de sus operaciones no supera el monto fijado por la AFIP. Pueden optar por ser RI. NO RESPONSABLES
CONSUMIDOR FINAL
EXENTOS
No están alcanzados por el impuesto. Son aquellas que destinarán el bien o servicio adquirido al consumo particular. Sobre ellos recae en definitiva, el IVA. Son actividades que por su naturaleza se encuentran dentro del ámbito del IVA, pero en virtud de la propia ley del impuesto o de otras leyes, se dispone que no generen IVA en la venta, pero sí que se pague en las compras.
Las facturas pueden ser de tres tipos: A, B o C. Esto depende de las categorías que tengan quienes intervengan en dicha operación.
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CUADRO Nºº1 TIPO DE FACTURA
Factura “A”
Emiten los Responsables Inscriptos (RI) en el IVA a otro (RI) Responsables Inscriptos. Deben detallar el importe del IVA en la Factura. Esta Factura se puede remplazar por el Ticket que emiten las Impresoras Fiscales.
Factura “B”
Emiten los Responsables Inscriptos (RI) en el IVA a las demás categorías.*. Esta Factura se puede remplazar por el Ticket que emiten las Impresoras Fiscales
Factura “C”
Emiten los Monotributista a las demás categorías.*
MODELA FACTURA A:
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MODELO FACTURA B: MODELO FACTURA C:
4- Nota de débito: Es el comprobante que envía el proveedor o vendedor al comprador, comunicándole que aumento su deuda por motivos que en el se especifica. Varios son los casos en que se utiliza este documento, siendo algunos los siguientes: Por cobro de fletes; Recargo de intereses
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Cobro de sellados u comisiones sobre documentos Por error de facturación en menos El original es para el comprador y representa que su deuda ha aumentado. El duplicado es para el vendedor y significa que le deben más. Requisitos: Lugar y fecha en que se extiende Nombre, Apellido y domicilio del que la envía y de aquel a quien se remite Detalle del cargo Importe Número de individualización Letra correspondiente (A, B o C según la factura que le dio origen) 5- Nota de crédito: Es el documento en el cual el comerciante o vendedor envía a su cliente, con el objeto de comunicar la disminución en su cuenta de una determinada cantidad, por el motivo expresado en la misma. Motivos por los que suele confeccionarse: Por error de facturación en más. Por devolución de mercaderías. Por descuentos o bonificaciones realizadas.
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El original es para el comprador y representa que su deuda ha disminuido. El duplicado es para el vendedor y representa que le deben menos. Requisitos: Lugar y fecha en que se extiende Nombre y domicilio del que envía la nota y de aquel a quien va remitida Detalle del motivo que origina el descargo o crédito Importe que se acredita Número de individualización Letra identificatoria (A, B o C, según corresponda) 6. RECIBO Cuando una persona física o jurídica (empresa) cobra una cierta cantidad de dinero de otra, el primero deberá extender al segundo un documento que acredite o justifique que ha cobrado una cierta cantidad de dinero de otra por un determinado concepto. A ese documento se le denomina recibo. Los recibos deben contener la información necesaria para que tengan validez, éstos deberán disponer de un número que identifica al recibo (de las misma manera que los pedidos, abonos y facturas), del nombre de la persona física o jurídica que paga, y del importe del mismo expresado en letras y número; del concepto por
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el que se paga dicho importe, del lugar y la fecha en la que se expide el recibo, del nombre y de la firma de la persona que recibe el dinero. El original es para el pagador y significa que pagó; el duplicado es para el cobrador y significa que ha recibido dinero por un motivo determinado. El recibo también puede ser modelo A, B o C, pero en el caso de que se haya enviado una factura anteriormente, llevará una X para Monotributista y R para Inscriptos.
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