Libros y registros contables by Jesus Pizarro

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LIBROS Y REGISTROS CONTABLES - ASPECTOS QUE ENTRARÁN EN VIGENCIA EL 01.07.2010 1. CUESTIONES PREVIAS Como es de conocimiento general, mediante Resolución de Superintendencia Nº 234-2006/SUNAT (30.12.2006) se aprobó la relación de los Libros y Registros vinculados a Asuntos Tributarios, estableciéndose determinadas formalidades y condiciones para el llevado de estos documentos. Sobre el particular, debe precisarse que la mayor parte de estas formalidades y condiciones entraron en vigencia el 01.01.2007. Sin embargo, tratándose de los formatos e información mínima de los citados libros y registros, su aplicación entra en vigencia a partir del 01.07.2010, ello en aplicación de la Resolución de Superintendencia Nº 286-2009/SUNAT. Considerando lo expuesto anteriormente, y teniendo en cuenta las confusiones que podrían existir entre los contribuyentes respecto de la forma de llevar los libros y registros vinculados a asuntos tributarios, a continuación presentamos los aspectos que deberán observar los contribuyentes, a partir del 01.07.2010. Asimismo, exponemos aquellas formalidades que son de aplicación a partir del 01.01.2007.

Santo Domingo 306 – A “Galerías Real” Of. 409-411 pizarro@alianzalima.com – tc.pizarro@gmail.com – tc_pizarro@hotmail.com – tc.pizarro@yahoo.com Cel. 959445777 – 959639205 - 951702972 www.asesoricontable.galeon.com

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2. LIBROS Y REGISTROS VINCULADOS A ASUNTOS TRIBUTARIOS En las cuestiones previas de este informe se señaló que para un mejor ejercicio de la facultad de fiscalización, la Administración Tributaria ha establecido una serie de libros y registros que tienen que ver con materia tributaria. Estos documentos han sido establecidos en la Resolución de Superintendencia Nº 234-2006/SUNAT (30.12.2006) a los cuales se les ha denominado “Libros y Registros vinculados a asuntos tributarios” los cuales, como se ha indicado, deben cumplir con una serie de formalidades que van desde su legalización, plazos de atraso, procedimientos para llevarlos, utilización de formatos, entre otros aspectos. Sobre el particular debemos comentar que el artículo X de la Resolución de Superintendencia Nº 2342006/SUNAT ha señalado que los “Libros y Registros vinculados a asuntos tributarios” son los siguientes:

LIBROS Y REGISTROS VINCULADOS A ASUNTOS TRIBUTARIOS CÓDIGO

NOMBRE O DESCRIPCIÓN

LIBRO CAJA Y BANCOS

LIBRO DE INGRESOS Y GASTOS

LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES

LIBRO DE RETENCIONES INCISOS E) Y F) DEL ARTICULO 34° DE LA LEY DELIMPUESTO A LA RENTA

LIBRO DIARIO

LIBRO DIARIO DE FORMATO SIMPLIFICADO

LIBRO MAYOR

REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS

REGISTRO DE COMPRAS

REGISTRO DE CONSIGNACIONES

REGISTRO DE COSTOS

REGISTRO DE HUÉSPEDES

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S.A.C. 12

REGISTRO DE INVENTARIO PERMANENTE EN UNIDADES FÍSICAS

REGISTRO DE INVENTARIO PERMANENTE VALORIZADO

REGISTRO DE VENTAS E INGRESOS

REGISTRO DE VENTAS E INGRESOS - ARTÍCULO 23° RESOLUCIÓN DE SUPERINTENDENCIA N° 266-2004/SUNAT

REGISTRO DEL RÉGIMEN DE PERCEPCIONES

REGISTRO DEL RÉGIMEN DE RETENCIONES

REGISTRO IVAP

REGISTRO(S) AUXILIAR(ES) DE ADQUISICIONES - ARTÍCULO 8° RESOLUCIÓN DE SUPERINTENDENCIA N° 022-98/SUNAT

REGISTRO(S) AUXILIAR(ES) DE ADQUISICIONES - INCISO A) PRIMER PÁRRAFO ARTÍCULO 5° RESOLUCIÓN DE SUPERINTENDENCIA N° 021-99/SUNAT

REGISTRO(S) AUXILIAR(ES) DE ADQUISICIONES - INCISO A) PRIMER PÁRRAFO ARTÍCULO 5° RESOLUCIÓN DE SUPERINTENDENCIA N° 142-2001/SUNAT

REGISTRO(S) AUXILIAR(ES) DE ADQUISICIONES - INCISO C) PRIMER PÁRRAFO ARTÍCULO 5° RESOLUCIÓN DE SUPERINTENDENCIA N° 256-2004/SUNAT

REGISTRO(S) AUXILIAR(ES) DE ADQUISICIONES - INCISO A) PRIMER PÁRRAFO ARTÍCULO 5° RESOLUCIÓN DE SUPERINTENDENCIA N° 257-2004/SUNAT

REGISTRO(S) AUXILIAR(ES) DE ADQUISICIONES - INCISO C) PRIMER PÁRRAFO ARTÍCULO 5° RESOLUCIÓN DE SUPERINTENDENCIA N° 258-2004/SUNAT

REGISTRO(S) AUXILIAR(ES) DE ADQUISICIONES - INCISO A) PRIMER PÁRRAFO ARTÍCULO 5° RESOLUCIÓN DE SUPERINTENDENCIA N° 259-2004/SUNAT

REGISTRO DE RETENCIONES DE IMPUESTO A LA RENTA

LIBRO

ACTAS

DE LA

ARTÍCULO EMPRESA

77-A

DE LA

LEY

INDIVIDUAL DE

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S.A.C. RESPONSABILIDAD LIMITADA 28

LIBRO DE ACTAS DE LA JUNTA GENERAL DE ACCIONISTAS

LIBRO DE ACTAS DEL DIRECTORIO

LIBRO DE MATRÍCULA DE ACCIONES

LIBRO DE PLANILLAS

Es importante mencionar que sólo los libros señalados en la lista anterior, estarán sujetos a las formalidades establecidas en la Resolución de Superintendencia Nº 234-2006/SUNAT. En todo caso, un contribuyente podría llevar otros libros, distintos a los antes señalados, de acuerdo a sus necesidades, los cuales no necesariamente deberían cumplir con estas formalidades. 3. ASPECTOS QUE ENTRARÁN EN VIGENCIA EL 01.07.2010 Como se ha señalado en las cuestiones previas de este informe, el 1 de Julio de 2010 marcará el inicio de un cambio sustancial en relación a los Libros y Registros Contables. En efecto, a partir de dicha fecha, los contribuyentes deberán observar tanto los formatos como la información mínima de cada uno de los libros y registros contables, además de las demás formalidades previstas en la Resolución de Superintendencia Nº 234-2006/SUNAT. Partiendo de esta premisa, a continuación presentamos precisamente estos formatos e Información Mínima: Libro de Inventarios y Balances Libro Diario Libro Diario de Formato Simplificado Libro Mayor Libro Caja y Bancos Registro de Ventas e Ingresos Registro de Compras Libro de Retenciones inciso e) y f) del art. 34º de la LIR Registro de Activos Fijos Registro de Inventario Permanente Valorizado Registro de Inventario Permanente en Unidades Físicas Santo Domingo 306 – A “Galerías Real” Of. 409-411 pizarro@alianzalima.com – tc.pizarro@gmail.com – tc_pizarro@hotmail.com – tc.pizarro@yahoo.com Cel. 959445777 – 959639205 - 951702972 www.asesoricontable.galeon.com

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IMPORTANTE: EXCEPCIÓN A LA OBLIGACIÓN DE OBSERVAR EL FORMATO Y LA INFORMACIÓN MÍNIMA En relación a la obligación de observar el Formato y la Información mínima del Libro Diario, la Séptima Disposición Complementaria y Final de la Resolución de Superintendencia Nº 234-2006/SUNAT ha establecido ciertas excepciones para su aplicación. En efecto, de acuerdo a la norma antes citada, se ha precisado que la utilización de los formatos que debe contener cada libro y registro vinculado a asuntos tributarios es obligatoria, excepto, cuando los libros o registros sean llevados mediante hojas sueltas o continúas. Como se observa de lo anterior, sólo en tanto se lleve los Libros y Registros en forma manual, existirá la obligación de observar el formato correspondiente, de lo contrario, en caso de llevarlos en Hojas sueltas o continuas, no existirá la obligación de observar el citado formato. De otra parte, y en cuanto a la información mínima, la referida sétima disposición complementaria y final también ha señalado que los deudores tributarios no obligados a incluir determinada información en un libro o registro podrán optar por no incorporar en el formato del libro o registro relacionado con dicha información, las columnas en donde se deban consignar la referida información. Lo antes señalado, lo podríamos resumir en el siguiente cuadro:

OBLIGACIÓN DE UTILIZAR LOS FORMATOS Cuando el Libro y/o Registro es llevado en forma Es obligatoria manual Cuando el Libro y/o Registro es llevado mediante No es obligatoria. hojas sueltas o continúas

OBLIGACIÓN DE OBSERVAR INFORMACIÓN MÍNIMA Sujetos obligados a incluir toda la información en Es obligatoria el Libro y/o Registro Santo Domingo 306 – A “Galerías Real” Of. 409-411 pizarro@alianzalima.com – tc.pizarro@gmail.com – tc_pizarro@hotmail.com – tc.pizarro@yahoo.com Cel. 959445777 – 959639205 - 951702972 www.asesoricontable.galeon.com

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S.A.C. Podrán optar por no incorporar en el formato del Sujetos no obligados a incluir determinadalibro o registro relacionado con dicha información, las columnas en donde se deban consignar la información en el Libro y/o Registro referida información

4. ASPECTOS QUE ENTRARON EN VIGENCIA EL 01.01.2007 4.1 FACULTAD PARA AUTORIZAR LOS LIBROS Y REGISTROS MEDIANTE LA LEGALIZACIÓN DELOS MISMOS De acuerdo a lo que establece el numeral 16 del articulo 62º de Código Tributario, la SUNAT tiene la facultad de autorizar los libros de actas, los libros y registros contables u otros libros y registros exigidos por las leyes, reglamentos o Resolución de Superintendencia, vinculados a asuntos tributarios. No obstante precisa el citado numeral, que esta entidad podrá delegar en terceros, la legalización de los libros y registros antes mencionados. Bajo ese contexto, a través del capítulo II de la Resolución de Superintendencia Nº 234-2006/SUNAT la Administración Tributaria ha delegado en los Notarios o Jueces de Paz Letrados o Jueces de Paz, a falta de aquellos, la posibilidad de legalizar estos libros y registros, asimismo ha regulado los procedimientos para legalizar los libros y registros vinculados a asuntos tributarios, los cuales mostramos a continuación: a) Oportunidad de la legalización Los libros y registros vinculados a asuntos tributarios deberán ser legalizados antes de su uso, incluso cuando sean llevados en hojas sueltas o continuas. b) Sujetos autorizados a legalizar los libros y registros vinculados a asuntos tributarios Los libros y registros vinculados a asuntos tributarios serán legalizados por los notarios o, a falta de éstos, por los jueces de paz letrados o jueces de paz, cuando corresponda, de la provincia en la que se encuentre ubicado el domicilio fiscal del deudor tributario, salvo tratándose de las provincias de Lima y Callao, en cuyo caso la legalización podrá ser efectuada por los notarios o jueces de cualquiera de dichas provincias. c) Información mínima que debe contener la legalización A efectos de la legalización de los libros y registros, los notarios o jueces a que se refiere el punto 3.2 anterior, colocarán una constancia en la primera hoja de los mismos, con la siguiente información: Número de legalización asignado por el notario o juez, según sea el caso; Apellidos y Nombres, Denominación o Razón Social del deudor tributario, según sea el caso; Santo Domingo 306 – A “Galerías Real” Of. 409-411 pizarro@alianzalima.com – tc.pizarro@gmail.com – tc_pizarro@hotmail.com – tc.pizarro@yahoo.com Cel. 959445777 – 959639205 - 951702972 www.asesoricontable.galeon.com

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Número de RUC; Denominación del libro o registro; Fecha de la incautación del libro o registro anterior de la misma denominación y la autoridad que ordeno la diligencia de ser el caso; Número de folios de que consta; Fecha y lugar en que se otorga; y, Sello y firma del notario o juez, según sea el caso. d) Obligaciones que adquiere el Notario o Juez Entre las obligaciones que adquiere el Notario o Juez al efectuar una legalización, se encuentran las siguientes: i) Obligación de sellar los folios El notario o juez, según sea el caso, tiene la obligación de sellar todas las hojas del libro o registro, las mismas que deberán estar debidamente foliadas por cada libro o registro, incluso cuando se lleven utilizando hojas sueltas o continuas. ii) Obligación de llevar Registro de legalizaciones Tanto los notarios como los jueces llevarán un registro cronológico de las legalizaciones que otorguen. iii) Formalidades del Registro En el registro cronológico de las legalizaciones, el Notario o Juez indicará: El número de la legalización, Los Apellidos y Nombres, Denominación o Razón Social del deudor tributario, El número de RUC, La denominación del libro o registro que se ha legalizado, La fecha de la incautación del libro o registro anterior de la misma denominación y la autoridad que ordeno la diligencia de ser el caso, El número de folios de que consta y la fecha en que se otorga la legalización. Cabe mencionar que en ningún caso el número de legalización, folios o de registros podrá contener adicionalmente caracteres distintos, tales como letras. e) Cuál es el procedimiento a seguir, tratándose de la legalización del segundo y siguientes libros o registros? Para la legalización del segundo y siguientes libros y registros vinculados a asuntos tributarios, de una misma denominación, se deberá tener en cuenta lo siguiente:

Tipos de libros

Procedimiento

Tratándose de libros o registros que se lleven Se deberá presentar el último folio legalizado por utilizando hojas sueltas o continuas, notario, del libro o registro anterior Santo Domingo 306 – A “Galerías Real” Of. 409-411 pizarro@alianzalima.com – tc.pizarro@gmail.com – tc_pizarro@hotmail.com – tc.pizarro@yahoo.com Cel. 959445777 – 959639205 - 951702972 www.asesoricontable.galeon.com

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S.A.C. Se deberá acreditar que se ha concluido con el anterior. Dicha acreditación se efectuará con la Tratándose de libros o registros llevados en forma presentación del libro o registro anterior concluido manual1 o fotocopia legalizada por notario del folio donde conste la legalización y del último folio del mencionado libro o registro. Se deberá presentar la comunicación en donde Tratándose de libros y registros perdidos o comunican a la SUNAT la pérdida o destrucción destruidos por siniestro, asalto u otros de los libros o registros.

Cabe mencionar que estos procedimientos, no serán de aplicación en el caso de libros o registros llevados en forma manual que hubieran sido incautados por autoridad competente, bastando para la legalización del segundo y siguientes libros y registros la presentación del documento en el que conste la referida diligencia. En todo caso, de producirse, de ser el caso, la devolución de los libros o registros incautados a que se refiere el párrafo anterior, no podrá realizarse en ellos anotación alguna debiendo procederse a su cierre inmediato

Cabe observar que si no se cumpliera con las obligaciones y procedimientos señalados en los puntos anteriores, los Notarios o Jueces de Paz, según corresponda, podrían estar incurriendo en la infracción tipificada en el numeral 14 del artículo 177º del Código Tributario, referido a “Autorizar los libros de actas, así como los registros y libros contables u otros registros vinculados a asuntos tributarios sin seguir el procedimiento establecido por la SUNAT”, cuya sanción tratándose de sujetos acogidos al Régimen General del Impuesto a la Renta, equivale al 30% de la UIT.

Infracción aplicable a los Notarios o Jueces de Paz Base Legal

Infracción

Sanción

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S.A.C. Numeral 14 Artículo 177º Código Tributario

Autorizar los libros de actas, así como los registros 30% de la UIT y libros contables u otros registros vinculados a asuntos tributarios sin seguir el procedimiento establecido por la SUN

4.2. EMPASTE DE LOS LIBROS Y REGISTROS Una de las obligaciones que tienen los sujetos que lleven sus libros y registros utilizando hojas sueltas o continuas, es el de empastar dichos libros o registros. Sobre el particular, a continuación presentamos los aspectos más importantes a considerar respecto de este tema:

a) Ejercicios que puede comprender un empaste Los libros y registros vinculados a asuntos tributarios que se lleven utilizando hojas sueltas o continuas deberán empastarse, de ser posible, hasta por un ejercicio gravable. No obstante la obligación señalada en el párrafo anterior, la misma no será de aplicación cuando el número de hojas sueltas o continuas a empastar sea menor a veinte (20), en cuyo caso el empaste podrá comprender dos (2) o más ejercicios gravables.

b) Plazo para efectuar el empaste El empaste deberá efectuarse, como máximo, dentro de los cuatro (4) primeros meses del ejercicio gravable siguiente al que correspondan las operaciones contenidas en dichos libros o registros.

Sin embargo, tratándose del caso en que el empaste comprenda dos ó más ejercicios gravables (supuesto en el que el número de hojas sueltas o continuas a empastar sea menor a veinte), el empaste deberá efectuarse, como máximo, dentro de los cuatro (4) primeros meses del ejercicio gravable siguiente a aquél en que se reunieron veinte (20) hojas sueltas o continuas.

Supuestos

Ejercicios que puede comprender un

Plazo de Empaste

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empaste Principio General

El empaste deberá efectuarse hasta por un Dentro de los 4 primeros meses ejercicio gravable del ejercicio gravable siguiente

Excepción

Dentro de los 4 primeros meses El empaste podrá comprender dos o mas del ejercicio gravable siguiente ejercicios, en los casos en que el número de hojas a aquél en que se reunieron 20 sueltas o continuas utilizadas sea menor a 20 hojas sueltas o continuas

Es importante indicar que en todos los casos, se deberán incluir las hojas que hayan sido anuladas. A tal efecto, la anulación se realizará tachándolas o inutilizándolas de manera visible.

c) Libros y registros contenidos en varios tomos Existen situaciones, en los que las hojas sueltas o continuas utilizadas de un libro o registro, son tan voluminosas, que no es posible efectuar el empaste en un solo tomo, sino en varios de ellos. En estos casos, la norma reglamentaria señala que el empaste de cada uno de los tomos, incluirá como primera página una fotocopia del folio que contenga la legalización del libro o registro al que corresponde. d) Utilización de hojas sueltas no utilizadas en un ejercicio siguiente De manera general, las hojas sueltas o continuas correspondientes a un libro o registro de una misma denominación, que se legalicen, deben utilizarse para un ejercicio gravable. No obstante, aquellas que no hubieran sido utilizadas para el registro de operaciones del ejercicio del que se trate, podrán emplearse para el registro de operaciones del ejercicio inmediato siguiente. Para estos efectos, consideramos que el empaste del libro en que se utilizaron las hojas sueltas o continuas, debería contener una copia de la legalización de dichas hojas. 4.3 FORMA EN QUE DEBERÁN SER LLEVADOS LOS LIBROS Y REGISTROS VINCULADOS A ASUNTOS TRIBUTARIOS Uno de los aspectos que ha regulado la Resolución de Superintendencia Nº 234-2006/SUNAT es el referido a la forma en que deben ser llevados los libros y registros vinculados a asuntos tributarios. En ese

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sentido, a continuación se presentan las principales consideraciones que los contribuyentes deberán tener en cuenta, cuando lleven sus libros y registros. Los libros y registros vinculados a asuntos tributarios que los deudores tributarios se encuentran obligados a llevar, deberán2: 2

Lo aquí dispuesto, no será de aplicación para: El Libro de Actas de la Empresa Individual de Responsabilidad Limitada, regulado en la Ley de la EIRL. El Libro de Actas de la Junta General de Accionistas, regulado en la Ley General de Sociedades. El Libro de Actas del Directorio, regulado en la Ley General de Sociedades El Libro de Matrícula de Acciones, regulado en la Ley General de Sociedades.

i) Contar con los siguientes datos de cabecera: Denominación del libro o registro. Período y/o ejercicio al que corresponde la información registrada. Número de RUC del deudor tributario, Apellidos y Nombres, Denominación y/o Razón Social de éste.

No obstante lo anterior, tratándose de libros o registros llevados en forma manual, bastará con incluir estos datos en el primer folio de cada período o ejercicio. Asimismo, respecto del Libro de Ingresos y Gastos, bastará con incluir como datos de cabecera los siguientes: Denominación del libro o registro. Período y/o ejercicio al que corresponde la información registrada.

Libros y registros

Información a consignar

Libros y registros llevados en hojas sueltas En todos los folios se deberá consignar: Denominación del libro o registro. Período y/o ejercicio al que corresponde la información registrada. Número de RUC del deudor tributario, Apellidos y Santo Domingo 306 – A “Galerías Real” Of. 409-411 pizarro@alianzalima.com – tc.pizarro@gmail.com – tc_pizarro@hotmail.com – tc.pizarro@yahoo.com Cel. 959445777 – 959639205 - 951702972 www.asesoricontable.galeon.com

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S.A.C. Nombres, Denominación y/o Razón Social de éste. En el primer folio se deberá consignar: Denominación del libro o registro. Libros y registros llevados en forma manual Período y/o ejercicio al que corresponde la información registrada. Número de RUC del deudor tributario, Apellidos y Nombres, Denominación y/o Razón Social de éste Sólo se deberá consignar: Libro de Ingresos y Gastos (Rentas de Denominación del libro o registro. Segunda y Cuarta Categoría) Período y/o ejercicio al que corresponde la información registrada.

ii) Contener el registro de las operaciones: En orden cronológico o correlativo, salvo que por norma especial se establezca un orden predeterminado. De manera legible, sin espacios ni líneas en blanco, interpolaciones, enmendaduras, ni señales de haber sido alteradas. Utilizando el Plan Contable General vigente en el país 3, a cuyo efecto emplearán cuentas contables desagregadas como mínimo al nivel de los dígitos4 establecidos en dicho plan, salvo que por aplicación de de las normas tributarias deba realizarse una desagregación mayor.

Es importante mencionar que hasta el 31.12.2010 regirá en nuestro país el Plan Contable General Revisado (PCGR) pues a través de la Resolución Nº 042-2009-EF/94.10 publicada el 14 de Noviembre de 2009 en el diario oficial El Peruano, se ha diferido la aplicación del Plan Contable General para Empresas (PCGE) hasta el 01.01.2011, sin perjuicio que pueda ser aplicado con anterioridad a esa fecha. La integridad del citado plan se puede revisar en la siguiente dirección: http://cpn.mef.gob.pe/cpn/pgc_empresas.htm

Sobre el particular, cabe indicar que el PCGR tiene una estructura de tres y en algunos casos, a nivel de cuatro dígitos. Sin embargo, en el Plan General para Empresas (PCGE) vigente a partir del 01.01.2011 se ha establecido una codificación de hasta cinco dígitos.

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Es importante mencionar que desde el 01.01.2007 hasta el 31.12.2008 el nivel de dígitos utilizar se regía de acuerdo a lo siguiente:

Nivel de Dígitos

Detalle

Tres (3) dígitos como mínimo

Para los deudores tributarios que en el ejercicio anterior hayan obtenido ingresos brutos hasta cien (100) UITs

Cuatro (4) dígitos como mínimo

Para los deudores tributarios que en el ejercicio anterior hayan obtenido ingresos brutos mayores a cien (100) UITs

La utilización del Plan Contable General Revisado no será de aplicación en aquellos casos en que, por norma especial, los deudores tributarios se encuentren obligados a emplear un Plan Contable, Manual de Contabilidad u otro similar distinto, en cuyo caso deberán utilizar estos últimos.

Totalizando sus importes por cada folio, columna o cuenta contable hasta obtener el total general del período o ejercicio gravable, según corresponda. Lo dispuesto en este punto no será exigible a los libros o registros que se lleven utilizando hojas sueltas o continuas. En ese caso, la totalización se efectuará finalizado el período o ejercicio

Los totales acumulados en cada folio, serán trasladados al folio siguiente precedidos de la frase "VAN". En la primera línea del folio siguiente se registrará el total acumulado del folio anterior precedido de la frase "VIENEN". Culminado el período o ejercicio gravable, se realizará el correspondiente cierre registrando el total general. Lo dispuesto en este punto no será exigible a los libros o registros que se lleven utilizando hojas sueltas o continuas

De no realizarse operaciones en un determinado período o ejercicio gravable, se registrará la leyenda "SIN OPERACIONES" en el folio correspondiente. Lo dispuesto en este punto no será exigible a los libros o registros que se lleven utilizando hojas sueltas o continuas Santo Domingo 306 – A “Galerías Real” Of. 409-411 pizarro@alianzalima.com – tc.pizarro@gmail.com – tc_pizarro@hotmail.com – tc.pizarro@yahoo.com Cel. 959445777 – 959639205 - 951702972 www.asesoricontable.galeon.com

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S.A.C. En moneda nacional y en castellano, salvo las excepciones previstas por el Código Tributario 5.

iii) Contener los Registros o asientos de Ajustes Los libros y registros vinculados a asuntos tributarios deberán de ser el caso, incluir los registros o asientos de ajuste, reclasificación o rectificación que correspondan.

iv) Imposibilidad de adherir hojas Los libros y registros vinculados a asuntos tributarios deberán contener folios originales, no admitiéndose la adhesión de hojas o folios, salvo disposición legal en contrario6.

v) Obligación de firmar el Libro de Inventarios y Balances De acuerdo al artículo XX de la Resolución de Superintendencia Nº 234-2004/SUNAT, el Libro de Inventarios y Balances, deberá ser firmado al cierre de cada período o ejercicio gravable, según corresponda: Por el deudor tributario o su representante legal, así como, Por el Contador Público Colegiado o el Contador Mercantil responsables de su elaboración.

Cabe señalar que el numeral 4 del artículo 87º del Código Tributario establece de manera general que los libros y registros deben ser llevados en castellano y expresados en moneda nacional. No obstante exceptúa de esa obligación a aquellos contribuyentes que reciban y/o efectúen inversión extranjera directa en moneda extranjera, y que al efecto contraten con el Estado, en cuyo caso podrán llevar la contabilidad en dólares de los Estados Unidos de América,

Entendemos que la Resolución de Superintendencia Nº 234-2006/SUNAT ha precisado esta imposibilidad, pues el Tribunal Fiscal ya había reconocido esta limitación con anterioridad. Así tenemos que en la RTF Nº 06896-4-2002 (27.11.2002) esta entidad señaló que el hecho de adherir fragmentos de hojas computarizadas, no cumple con dispuesto en el artículo 43º del Código Tributario. Santo Domingo 306 – A “Galerías Real” Of. 409-411 pizarro@alianzalima.com – tc.pizarro@gmail.com – tc_pizarro@hotmail.com – tc.pizarro@yahoo.com Cel. 959445777 – 959639205 - 951702972 www.asesoricontable.galeon.com

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S.A.C. 4.4 MODIFICACIÓN DE LA DENOMINACIÓN O RAZÓN SOCIAL DE LOS DEUDORES TRIBUTARIOS Y SU INCIDENCIA EN LOS LIBROS Y REGISTROS VINCULADOS A ASUNTOS TRIBUTARIOS a) Procedimiento a seguir cuando se modifica la denominación o razón social Todo deudor tributario que modifique su denominación o razón social deberá comunicar a la SUNAT dicho cambio, conforme lo establecido en la Resolución de Superintendencia Nº 2102004/SUNAT y normas modificatorias, Sobre el particular, debemos comentar que el artículo 24º de la citada resolución dispone que el contribuyente y/o responsable o su representante legal deberá comunicar a la SUNAT, esta modificación, dentro del plazo de cinco (5) días hábiles de producidos los siguientes hechos.

Para estos efectos, el Procedimiento 3.2.7 señala que el contribuyente deberá presentar en los Centros de Servicios al Contribuyente, el Formulario 2127 “Solicitud de modificación de datos”.

b) Tratamiento de los libros y registros cuando se modifica la denominación o razón social Tratándose de los libros y registros vinculados a asuntos tributarios, un contribuyente que modifica su denominación o razón social, puede optar por:

Opciones

Detalle

Continuar utilizando los libros y registros vinculados a asuntos tributarios con laEn este caso, se deberá consignar adicionalmente denominación o razón social anterior hasta que se mediante algún medio mecanizado, computarizado terminen, para registrar las operaciones siguientes o un sello legible, la nueva denominación o razón al acuerdo de modificación de denominación osocial, sin superponerse a la anterior. razón social Abrir nuevos libros y registros vinculados a asuntos En este caso, para solicitar al notario o juez de paz tributarios. letrado la legalización de los libros y registros u Santo Domingo 306 – A “Galerías Real” Of. 409-411 pizarro@alianzalima.com – tc.pizarro@gmail.com – tc_pizarro@hotmail.com – tc.pizarro@yahoo.com Cel. 959445777 – 959639205 - 951702972 www.asesoricontable.galeon.com

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S.A.C. hojas sueltas o continuas con la nueva denominación o razón social, deberá acreditarse haber cerrado los libros y registros u hojas sueltas o continuas no utilizados que fueron legalizados con la anterior denominación o razón social.

4.5 PÉRDIDA O DESTRUCCIÓN DE VINCULADOS A ASUNTOS TRIBUTARIOS

LOS

LIBROS

REGISTROS

La pérdida o destrucción de los libros y registros vinculados a asuntos tributarios, es un hecho frecuente en los contribuyentes, que genera determinadas obligaciones para los mismos. Sobre el particular, debemos considerar que el capítulo V de la Resolución de Superintendencia Nº 2342006/SUNAT ha establecido los procedimientos a seguir por parte de estas personas, los cuales mostramos a continuación:

a) Comunicación de la pérdida o destrucción de libros y registros Los deudores tributarios que hubieran sufrido la pérdida o destrucción por siniestro, asalto y otros, de los libros y registros vinculados a asuntos tributarios, documentos y otros antecedentes de las operaciones o situaciones que constituyan hechos susceptibles de generar obligaciones tributarias o que estén relacionados con ellas, respecto de tributos no prescritos, deberán comunicar tales hechos a la SUNATdentro del plazo de quince (15) días hábiles, de acuerdo a lo establecido en el Código Tributario.

b) Información que se deberá indicar en la comunicación La comunicación antes señalada deberá contener: El detalle de los libros, registros, documentos y otros antecedentes mencionados en el párrafo anterior, así como, El período tributario y/o ejercicio al que corresponden éstos.

Adicionalmente, cuando se trate de libros y registros vinculados a asuntos tributarios, se deberá indicar: La fecha en que fueron legalizados, Santo Domingo 306 – A “Galerías Real” Of. 409-411 pizarro@alianzalima.com – tc.pizarro@gmail.com – tc_pizarro@hotmail.com – tc.pizarro@yahoo.com Cel. 959445777 – 959639205 - 951702972 www.asesoricontable.galeon.com

CENTRO DE CAPACITACION & ASESORAMIENTO CONTABLE, TRIBUTARIA, LABORAL E INTEGRADOS El número de legalización,

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Los apellidos y nombres del notario que efectuó la legalización o el número del Juzgado en que se realizó la misma, si fuera el caso.

Es importante precisar que en todos los casos se deberá adjuntar copia certificada expedida por la autoridad policial de la denuncia presentada por el deudor tributario respecto de la ocurrencia de los hechos materia de este artículo. c) Plazo para rehacer dichos libros y registros Los deudores tributarios cuyos libros o registros vinculados a asuntos tributarios se hubieran perdido o destruidos, tendrán un plazo de sesenta (60) días calendarios para rehacer los libros y registros vinculados a asuntos tributarios. No obstante, sólo en el caso que, por razones debidamente justificadas, el deudor tributario requiera un plazo mayor para rehacer los libros y registros vinculados a asuntos tributarios, la SUNAT otorgará la prórroga correspondiente, previa evaluación. Es importante mencionar que: a) El deudor tributario deberá contar con la documentación sustentatoria que acredite los hechos que originaron la pérdida o destrucción. b) Los plazos se computarán a partir del día siguiente de ocurridos los hechos. d) Falsedad de la pérdida o destrucción La SUNAT podrá verificar que el deudor tributario efectivamente hubiera sufrido la pérdida o destrucción señaladas, a efectos de acogerse al cómputo de los plazos para rehacer los libros o registros. En ese sentido, de verificarse la falsedad de los hechos comunicados por el deudor tributario, la SUNATpodrá utilizar directamente los procedimientos de determinación sobre base presunta 7, en aplicación del numeral 9 del artículo 64º del Código Tributario.

De acuerdo a lo que señala el artículo 63 del Código Tributario, se ha dispuesto que durante el período de prescripción, la Administración Tributaria podrá determinar la obligación tributaria considerando las bases siguientes: Base cierta: tomando en cuenta los elementos existentes que permitan conocer en forma directa el hecho generador de la obligación tributaria y la cuantía de la misma.

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Base presunta: en mérito a los hechos y circunstancias que, por relación normal con el hecho generador de la obligación tributaria, permitan establecer la existencia y cuantía de la obligación.