Escola Secundária Cacilhas - Tejo
Organização de Eventos
Módulo 20 Disciplina: Técnicas de Secretariado Professora: Domitila Cardoso Ano Letivo 2014/2015
Trabalho Realizado por: Ana Duarte nº1 Jéssica Gois nº7 12ºM
Índice Introdução ..........................................................................................................................3 Tipos de Eventos..................................................................................................................4 Eventos ...................................................................................................................................... 4 Classificação do evento ............................................................................................................. 9 Planificação e preparação/Elaboração de documentação.................................................... 11 Planificação de um evento: método QQOQC.......................................................................... 11 Lista de Participantes ........................................................................................................ 13 Convites ................................................................................................................................... 14 Sala .......................................................................................................................................... 16 Composição das mesas ........................................................................................................... 17 Materiais de apoio .................................................................................................................. 20 Som.......................................................................................................................................... 21 Decoração ............................................................................................................................... 21 Preparação de dossiês para os participantes .......................................................................... 21 Refeições como complemento de eventos ............................................................................. 22 Procedimentos protocolares e de urbanidade a ter em consideração na planificação e concretização de um evento ................................................................................................... 24 Receção / Acolhimento ........................................................................................................... 25 Encaminhamento dos Participantes ....................................................................................... 25 Alterações de última hora ....................................................................................................... 26 Incidentes críticos ................................................................................................................... 26 Atrasos e ausências ................................................................................................................. 26 Follow-up .......................................................................................................................... 28 Conclusão.......................................................................................................................... 31 Webgrafia ......................................................................................................................... 32
Introdução Este trabalho foi proposto no âmbito da disciplina de Técnicas de Secretariado, pela professora Domitila Cardoso e é referente ao módulo 20. Vamos assim desenvolver o tema “Organização de eventos” e os subtemas que nele são englobados. A finalidade deste trabalho é a de dar a conhecer que tipos de eventos existem, quais as suas finalidades, para que servem, independentemente da sua área de atividade, a importância da ergonomia num determinado tipo de evento, a importância da organização e da planificação de um evento e o subtema follow-up. Temos como objetivos: Identificar os diferentes tipos de eventos; Identificar os vários aspetos a considerar na organização de um evento e que
são determinantes para o seu sucesso; Conhecer as várias fases envolvidas na organização de um evento,
independentemente do seu tipo e dimensão; Ter em conta o orçamento estabelecido para o evento e conseguir organizá-lo
dentro dos limites atribuídos; Perceber a importância das ações de seguimento do evento e do impacto
destas no seu sucesso e na imagem da organização; Saber adequar o nível de formalidade ao público e objetivos do evento.
A realização deste trabalho foi feita com recurso à pesquisa na internet e a livros referenciados pela professora.
Tipos de Eventos Eventos Um evento é um acontecimento planeado, que ocorre num dado tempo e local, que promove a relação entre a organização anfitriã e o público interessado, com vista ao alcance de determinados objetivos. Os eventos classificam-se em 2 tipos: Formal – tipo de evento que requer uma série de cuidados e tem uma linha orientadora muito bem detalhada. Todos os passos devem ser seguidos para que nada falhe, é como se pode prever orientado a grandes eventos como, por exemplo, congressos políticos. Informal – é menos rigoroso e virado para um tipo de eventos mais pequenos e com grau de importância menos elevado. É mais virado para eventos do estilo festa universitária, onde o objetivo é a diversão e em que não importa o código de conduta.
O evento exige: 1. Planeamento 2. Programação 3. Execução 4. Controlo da sequência das atividades.
Tipologia Abertura Abertos (permitem a entrada de quaisquer interessados) Fechados (destinam-se a grupos específicos de convidados)
Tipo de adesão Gratuitos Pagos Abrangência Municipais Regionais Nacionais Internacionais Finalidade Cultural Comercial Religioso Artístico Assistencial Cientifico Educativo Promocional Politico Folclórico Frequência Semestral Anual Bianual
Tamanho (em número relativo de participantes) Pequeno Médio Grande Periodicidade Determinada – Realização regular em data fixa Variável ou móvel – Realização regular, em data que varia conforme interesses do promotor Indeterminada ou esporádica – Realização esporádica ou única
Elementos básicos Custos Temática Programação Data Local Ambiente Serviços Contribuições
Utilidade do Evento 1. Lançar, vender ou divulgar produtos e serviços 2. Estreitar relacionamentos 3. Criar, desenvolver ou fortalecer a imagem de uma instituição 4. Promover valores culturais 5. Motivar os funcionários
De acordo com a sua natureza, formato e objetivos, os eventos sĂŁo divididos em trĂŞs categorias bĂĄsicas:
Eventos Profissionais
Eventos Promocionais
Eventos Sociais
Tipologia de eventos de negócios
Eventos Fechados
Convenção
Marketing e incentivos Formação
Eventos Abertos
Encontros Socias
Seminário
Desfiles
Mesa Redonda
Lançamento de livros
Feiras e exposições
Leilão
Conferências
Comemoração de datas
Congresso
Almoço ou Jantar
Jornada
Coffee Break
Videoconferência
Baseado nas reuniões Dialogais • Mesa Redonda
• Entrevista coletiva
• Videoconferência
• Congresso
Classificação do evento Quanto à natureza:
• Evento Cultural
• Evento Turistico
Competitivos Campeonato Olimpíadas Torneio Concurso
• Evento Desportivo
• Evento Social
Demonstrativos ou expositivos Excursão Espetáculo Festival Desfile Inauguração Leilão Noite de Autógrafos Feira
Planificação e preparação/Elaboração de documentação
Planificação de um evento: método QQOQC Quem? 1. Quem organiza a reunião? 2. Qual o responsável? 3. Quais as pessoas que irão trabalhar no projeto? 4. Quem participa? 5. Quem recebe? 6. Quem serão os prestadores de serviços? O quê? 1. Quais os objetivos deste encontro? 2. Quais as mensagens a transmitir e qual a melhor maneira de o fazer? 3. Que desejamos fazer no final deste encontro? Onde? 1. Deve refletir-se sobre o lugar do encontro 2. Determine os critérios de escolha:
Prestígio;
Local;
Equipamento audiovisual;
Configuração da sala.
Quando? 1. Escolher o período mais favorável tendo em conta os períodos de férias, pontes e feriados
2. A escolha da data depende dos seguintes elementos:
Disponibilidade do organizador;
Do local escolhido;
Das pessoas que apresentarão o material.
Como? 1. Que meios pôr em prática para rentabilizar ao máximo este evento?
Lista de Participantes Delegados: Os delegados são pessoas que pagam para poderem participar no evento ou que são patrocinados por empresas. Expositores: Os expositores pagam geralmente os seus espaços de exposição – estes espaços são bastante caros, em eventos de elevada categoria, e o seu aluguer constitui uma importante fonte de financiamento para o evento. Oradores, moderadores e animadores: Os oradores devem não só satisfazer os requisitos do evento, como também inspirar e motivar os delegados. Os moderadores são pessoas que asseguram que o programa do evento decorra de acordo com o previsto. Eles apresentam os oradores, anunciam os intervalos, informam os delegados sobre os acontecimentos noturnos. Garantem que o evento aconteça sem nenhuns incidentes. Os animadores são as pessoas cuja missão é iniciar a discussão. Estes levantam questões pertinentes para desencadearem o debate. Fornecedores: Os fornecedores que participam no evento, tais como os que fornecem expositores, técnicos, etc., devem estar identificados para se distinguirem facilmente entre os delegados e os outros participantes. Funcionários: Funcionários do local do evento e funcionários da organização devem andar identificados, usando T-shirts iguais ou uniformes. É importante que os funcionários técnicos (por exemplo do audiovisual) sejam facilmente identificáveis, visto que eles desempenham tarefas especiais.
Convites
Os convites devem conter os elementos básicos, que são: quem convida, tipo de evento, mencionar se houver presença de personalidade, local, data, hora, indicar que é intransferível, pedir confirmação e indicar o traje, se for o caso. A entrega deve ser feita com antecedência de dez dias para os convites formais, mas para os menos formais oito dias. Para as autorizadas, o convite impresso deve ser sempre enviado acompanhado de um ofício. Os convites formais devem usar o termo "honra" e os menos formais "prazer".
Exemplo de Convite Formal A O Governador do Estado de São Paulo ________________________ e Senhora têm a
honra
de
convidar
V.Sa.
e
Família
para
________
_______________________________________ às 20 horas do dia _____ de ____________ de _______ no Palácio do Governo. R.S.V.P.
O convite pode ser feito: Pelo telefone – Quando se trate de alguém muito íntimo, ou quando há um contacto prévio ao seu envio. Pessoalmente – Quando se dá um encontro fortuito permitindo a entrega do convite. Pelo correio – Quando se envia o convite pelo correio. Em mão própria – Nas situações mais formais e para individualidades oficiais.
Sala
Disposição da sala:
Canais de circulação (público e convidados):
• Sentados/de pé; plateia, semicírculo,
círculo; • Meio, lados, orientados pelas portas, porta de acesso especial para convidados.
Cálculo da capacidade para gestão de entradas
Cadeiras:
Iluminação:
• Conforto, ruído, distância, ...
• Natural/artificial
Temperatura:
• Procurar equilíbrio. Calor mata um evento; frio também.
Arejamento:
• Necessidade de garantir ar fresco, após algum tempo e para eventos com muita gente.
Projeção:
• Suficientemente legível da última fila.
Composição das mesas Precedências
6
4
2
1
3
5
7
Mesa
Plateia
No centro da mesa fica o convidado mais importante.
A distribuição protocolar dos lugares é feita com o nº 2 à direita do nº1, o nº3 à esquerda do nº1.
O anfitrião pode ficar à direita do nº1 ou em último lugar.
Para usar da palavra, começa o anfitrião e vai por ordem ascendente de importância, depois do convidado principal.
O apresentador declara a abertura a sessão, dá as entradas a cada orador e dá por encerrada a sessão; pode também fazer o ajustamento do microfone para o orador seguinte.
Mesa Redonda Uma mesa redonda reúne pessoas com os mesmos direitos mas com diferentes áreas de atuação com o objetivo de desenvolver ações conjuntas. A “Mesa redonda” simboliza a ausência de uma hierarquia e permite a troca de opiniões entre especialistas de diferentes áreas no sentido de chegar a uma visão global e de desenvolver ações conjuntas. O diálogo entre os que se encontram em volta da mesa tem uma função importante e os participantes têm direitos idênticos. Embora os debates em mesa redonda possam ser extremamente produtivos, a utilização deste método de comunicação em conferências e congressos ainda não é muito popular.
Tipo Anfiteatro Os participantes das reuniões estão sentados como se estivessem num teatro, isto é, em filas compostas apenas por cadeiras (sem mesas) voltadas para a plataforma onde se senta o orador e se encontra o pódio e o ecrã.
Tipo Sala de aula Os participantes estão sentados como alunos numa sala de aula, com as filas de mesas e
cadeiras voltadas para a plataforma do apresentador. Este tipo de disposição poderá incluir mesas a direito ou em forma de "V", como mostram os diagramas.
Tipo Semicírculo Por vezes designado em forma de "U", uma vez que a disposição das cadeiras e mesas faz lembrar a letra "U", com os delegados voltados para o orador. Podem também colocar-se apenas cadeiras em semicírculo ou forma de "U" (sem mesas), especialmente sessões de formação em que se pretende encorajar a participação aberta dos delegados, sem barreiras.
Tipo Circular Uma mesa em círculo (muitas vezes em forma de "quadrado") com um espaço vazio no centro é um formato muito usado para discussões abertas entre os participantes, que ficam de frente uns para os outros. Esta é muitas vezes chamada "mesa oval" ou "Genebra" porque é usada para as reuniões políticas mais importantes.
Materiais de apoio Plateia: cadeiras dispostas com espaço suficiente de passagem. Palco: mesa + cadeiras participantes (sem rodas). Audiovisuais: projetor, tela, sistema de som. Computador portátil. Bandeiras. Cenário de fundo. Plantas e flores. Placas comemorativas. Bastidores e mesa de apoio organização. Águas e copos para conferencistas.
Identificadores de dupla face para conferencistas quando existe mesa.
Som Microfones – Com (ligação dos cabos) /sem fios (pilha/carga. Pés e suportes – Capacidade de ajustamento. Amplificador e colunas. Efeito de abafamento – Cala com público abafa o som; é necessário compensar. Feedback – Retroalimentação: o som das colunas está a reentrar nos micros.
Ruídos parasitas.
Decoração Do espaço: Sóbria, com referências à imagem corporativa (cartaz, logótipo) e sem nada que distraia. Mesa presidencial Plantas: Base da mesa. Flores: Em cima da mesa (que não tapem, nem incomodem)
Preparação de dossiês para os participantes A preparação de dossiês para os participantes deve de conter:
Programa do evento;
Resumo das comunicações;
Certificado de presença
Currículo de cada orador;
Informações sobre restaurante e hotéis da zona;
Informações turísticas;
Meios de transporte;
Material de escrita (papel e caneta);
Cartões de Identificação;
Ficha de avaliação.
Refeições como complemento de eventos Uma refeição normal de trabalho, num restaurante ou até na própria organização, se esta tiver as condições necessárias, implicará apenas que seja servido um prato, de carne ou peixe e, eventualmente, uma entrada quente ou fria. No entanto, uma refeição mais formal já implicará pelo menos dois pratos, para além da entrada.
Elaboração das ementas:
Evitar fruta que tenha de ser descascada.
Evitar pratos que coloquem dificuldades no manejo dos talheres;
Alternar pratos pesados com outros mais leves;
Evitar a repetição de elementos;
Evitar pratos que não se tenha a certeza que são apreciados pela maioria dos convidados; O vinho branco acompanha a sopa e o peixe, o vinho tinto acompanha a carne; Saber se os convidados são vegetarianos ou se a religião os impede de consumir certos alimentos;
Organização da mesa:
As facas devem ter as lâminas viradas para dentro
Os cabos dos talheres deverão estar alinhados pela sua extremidade
Os copos dispõem-se, de baixo para cima e da direita para a esquerda, pela ordem que serão utilizados
A louça com símbolos ou desenhos deve estar alinhada por estes
O pão deve ser servido individualmente e colocado em pequeno prato, do lado esquerdo
Tipos de espaços
Universidade
• Podem encontrar-se boas soluções em universidades, com anfiteatros e auditórios já equipados e que variem entre 100 e 500 pessoas.
Hotéis
• Tem de se ter em conta que um hotel não é um fornecedor de espaços, mas sim de alojamento. É aconselhável visitar com cuidado as áreas reservadas a eventos.
Salas de espetáculos
• Depende do tipo de eventos, no entanto, muitas salas de espetáculos são ótimas soluções pois já estão equipadas.
Centros de conferências
• Têm excelentes salas, completamente equipadas e preparadas para organização de diversos eventos.
Museus e monumentos
• Podem ser alugados para organização de eventos, desde que o orçamento o permita.
Restaurantes Tendas
•Possuem boas salas para a organização de eventos, sejam eles cocktails ou jantares, lançamentos de produtos e campanhas. •Existem empresas para o aluguer de tendas, que podem também assegurar o catering de um evento.
Procedimentos protocolares e de urbanidade a ter em consideração na planificação e concretização de um evento A organização de um evento internacional reveste-se da maior importância para o país que o organiza e que quer transmitir uma imagem de excelência. Os detalhes organizacionais são abrangentes, demoram meses a estruturar e condicionam o sucesso do evento, onde o improviso não deve existir. Embora existam variações de Estado para Estado quanto à organização, há um conjunto de tarefas transversais: definição de datas, estruturação dos programas e sua aprovação, eventuais condecorações a trocar, visitas a monumentos emblemáticos,
assinatura em livros de honra, encontros paralelos a nível oficial ou empresarial, banquetes, ofertas várias, conferências de imprensa. Ao nível do protocolo internacional é fundamental que exista entre anfitrião e convidados uma predisposição natural que facilite o encontro, através da adaptação mútua de culturas, que tornam o evento um momento a recordar com satisfação.
Receção / Acolhimento Prever uma zona de acolhimento. As boas-vindas são o primeiro passo de transformar um evento num acontecimento “quente”. Colocar indicações óbvias, ou “sinaleiros” no trajeto até à sala; prever “buracos negros”. Entrega de programa, de bloco/caneta (se aplicável), de materiais informativos gerais, de identificador; mas não de comunicações a serem apresentadas. Registar as presenças. Pedir contactos para a base de dados (pp. E-mail) Sala de acolhimento para convidados especiais enquanto se espera para que tudo esteja a postos para começar.
Encaminhamento dos Participantes O encaminhamento dos participantes tem que ser feito pelo responsável de secretariado, enquanto função de relações públicas. O público tem que ser recebido de forma adequada ao tipo de evento, e deve ser encaminhado para o respetivo espaço/mesa se for o caso.
Alterações de última hora Quando acontece algum imprevisto é necessário haver um responsável capaz de informar todos os participantes que o evento está alterado. Pode se feita com antecedência por correio eletrónico. Pode ser feita no início dos trabalhos através do sistema de som A informação pode estar dentro do dossiê dos participantes.
Incidentes críticos Os incidentes críticos podem ser diversos, e ter impactos muito diferentes na satisfação dos participantes do evento. Regra geral, dividem-se em dois grandes grupos: os incidentes críticos positivos e os incidentes críticos negativos.
Incidente crítico positivo - Superar as espectativas do evento. Incidente crítico negativo - Defraudar as espectativas dos participantes.
Atrasos e ausências Esta é uma decisão que de vários fatores: a distância que os delegados têm de percorrer para chegar ao local, o trânsito, a facilidade de estacionamento. Não deve começar demasiado cedo
Atrasos
Não deve começar demasiado tarde
Períodos inúteis
Contactos com estrangeiros É essencial haver um responsável capaz de comunicar corretamente por escrito e verbalmente, com estrangeiros, na sua língua mãe.
Vestuário Existe muita diferença entre a terminologia utilizada para designar o vestuário. Há, portanto, que se usar uma boa dose de bom senso ao se vestir para comparecer a um evento. Quando um vestuário específico é enunciado, deve seguir-se a seguinte indicação: Traje informal – Os convidados deverão trajar um Fato de cor escura; Traje casual – Os convidados poderão trajar uma roupa mais cómoda; Traje de passeio – deve ser interpretado como fato de sair, pelo que não se está a falar de calções, calças de ganga, etc. Traje de gala – Referente a acontecimentos de grande solenidade, smoking, casaca ou fraque para homem e vestido ou saia comprida para senhora. Em cerimónias de Estado e em cerimónias diplomáticas, sendo também sujeito a confirmação, os convidados deverão, se pretenderem, apresentar-se também com condecorações e/ou comendas, e vestir uma casaca. Trajes para almoço de cerimónia – Os convidados deverão trajar um fato cinzaclaro. Traje para um jantar de cerimónia não formal – Os convidados deverão trajar um fato de cinza-escuro (com camisa branca, gravata formal e sapatos pretos de atacadores). Traje para um jantar de cerimónia formal – Os convidados deverão trajar um fato azul-escuro.
Follow-up Follow-up é uma expressão em inglês que significa acompanhar ou fazer o acompanhamento. Quando alguém realiza um follow-up, significa que está a fazer uma avaliação de algo que já foi feito, para obter uma resposta. O follow-up é muito comum nas áreas comerciais e de compras das empresas. Fases do Ciclo de Processo de Eventos:
Fase
Responsável
Conceção
Cliente interno e externo
Planeamento
Coordenação de eventos
Preparação
Supervisão de eventos
Realização
Coordenação de eventos
Melhorias
Coordenação de eventos
Conceção
Planeamento
Melhorias
Preparação
Realização
Redação de notícias destinadas a jornais internos e a meios de comunicação social O comunicado de imprensa, press-release ou simplesmente release é um comunicado feito por um indivíduo ou organização para a imprensa visando divulgar uma notícia ou um acontecimento, através do qual os jornalistas resolvem se vão ou não divulgar certa notícia e como fazê-lo. Esse tipo de texto é muito usado por organizações, empresas e pessoas da vida pública para a divulgação de produtos, serviços, acontecimentos, etc., muitas vezes também via agências de relações públicas. A partir daí o veículo poderá criar uma notícia ou até uma reportagem do que foi passado anteriormente através de um comunicado de imprensa.
Meios de comunicação social Estão distribuídos por todos os continentes e abrangem cerca de 99% da população mundial.
Fig.2 - Revistas Fig.1 - Jornal
Fig.3 - Internet
Fig.4 - Televisão
Redação de relatório Estrutura de um relatório O relatório deve ser redigido de forma impessoal, num tempo verbal passado e indicar com clareza todo o desenvolvimento do trabalho, todas as observações, conclusões e críticas. Página de rosto - deve conter o título, o tema central, os nomes do autor e do destinatário, a data, o local; Índice geral (caso a extensão do relatório o justifique); Introdução - deve descrever, de forma breve, o conteúdo, os objetivos do relatório e as circunstâncias em que decorreu a sua elaboração; Corpo/parte central - é o desenvolvimento e deve ser constituído pelo relato dos dados descobertos/acontecimentos/observações efetuadas; Conclusão - deve recapitular o essencial e apresentar a opinião do redator sobre os factos. Nota: Caso o tipo de relatório o justifique, deve ainda acrescentar-se os anexos/apêndices (fotografias, textos, planos de trabalho, inquéritos...), os agradecimentos e a bibliografia.
Conclusão Com a realização deste trabalho, conseguimos abordar vários conceitos essenciais à vida profissional como Secretárias e também demos a conhecer tudo o que é preciso fazer para que um evento tenha sucesso. Foi importante para nós realizar este trabalho, pois como futuras Secretárias, temos de conhecer todos os passos e etapas a alcançar para que um evento corra sempre bem. Todos os objetivos propostos neste trabalho foram cumpridos e ficámos com bastantes informações necessárias sobre o módulo 20.
Webgrafia http://pt.slideshare.net/ritadecassiagiraldi/2-os-diversos-tipos-de-eventos-e-suasprincipais http://pt.slideshare.net/dapereira/eventos-presentation?related=1 http://www.gtaa.com.br/empresa/organizacao_de_eventos_lilianenavarro.pdf https://tecnicasecretariado.wikispaces.com/file/view/Microsoft%20Word%20%20trab alho%20da%20afalda.pdf/103551051/Microsoft%20Word%20%20trabalho%20da%20mafalda.pdf https://tecnicasecretariado.wikispaces.com/file/view/Microsoft%20Word%20%20Trabalho%20eventos%20Tania%20Leao.pdf/99732569/Microsoft%20Word%20%20Trabalho%20eventos%20Tania%20Leao.pdf https://tecnicasecretariado.wikispaces.com/file/view/Nuno%20Silva.pdf/99929667/N uno%20Silva.pdf