Metas

pressões e exigências externas. Devem ser executadas imediatamente. A maioria das pessoas passa a maior parte do tempo respondendo e reagindo a tarefas urgentes, na forma de telefonemas, interrupções, emergências e exigências do chefe e dos clientes.

As tarefas importantes, por sua vez, são aquelas que podem contribuir ao máximo para seu futuro de longo prazo. Entre essas tarefas, encontram-se o planejamento, a organização, o estudo, a pesquisa dos clientes e o estabelecimento de prioridades antes de começar.

Há, também, as tarefas que são urgentes mas não são importantes, como atender ao telefone ou a um colega que quer conversar. Como essas atividades ocorrem durante o dia de trabalho, é fácil confundi-las com o trabalho, de verdade. A diferença, contudo, é que não produzem resultados. Por maior que seja o número de atividades urgentes mas sem importância a que você se entrega, em nada estará contribuindo para seu trabalho ou sua empresa.

A quarta categoria de tarefas inclui aquelas que não são nem urgentes nem importantes, como ler o jornal no trabalho ou se demorar no almoço. Tais atividades são decididamente prejudiciais à sua carreira, pois consomem tempo que você poderia usar para alcançar os resultados pelos quais é remunerado e dos quais depende o seu futuro.

Pense nas conseqüências A palavra mais importante, quando se trata de definir o valor de determinada tarefa ou atividade, é "conseqüências". A tarefa valiosa e importante é aquela que tem conseqüências sérias com respeito à finalização das coisas. Quanto maiores forem as possíveis conseqüências de uma tarefa ou atividade, mais importante será.

Uma tarefa que tenha poucas conseqüências ou nenhuma, por definição não é especialmente importante. Seu objetivo no gerenciamento pessoal, portanto, é gastar mais tempo ocupando-se de um maior número de tarefas que possam ter as maiores conseqüências possíveis em sua vida e em seu trabalho.

Aplique a regra dos 80/20 Depois de preparar uma lista das tarefas do dia seguinte, reveja-a e aplique a regra dos 80/20 antes de começar.

Segundo esta regra, 20% de suas atividades serão responsáveis por 80% do valor de todas as suas atividades. Em uma lista de dez itens a serem completados, dois serão mais importantes que os outros oito juntos. Nesse conjunto de dez tarefas, duas terão mais conseqüências potenciais que as oito restantes.