ETAPAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
Barreras De
BARQUISIMETO, N1-AÑO 1 , JULIO 2015
ComunicaciónBABAB
1 Planeación. CONTENIDO: 3
5 Organización Dirección
7
Control
Jaime Daniel Gómez
Definición de planeación La planeación o planeamiento es un accionar que está vinculado a planear. Este verbo, por su parte, consiste en elaborar un plan.
A través de la planeación, una persona u organización se fija alguna meta y estipula qué pasos debería seguir para llegar hasta ella. En este proceso, que puede tener una duración muy variable dependiendo del caso, se consideran diversas cuestiones, como ser los recursos con los que se cuenta y la influencia de situaciones externas. Toda planeación consta de distintas etapas, ya que es un proceso que supone tomar decisiones sucesivas. Es frecuente que la planificación se inicie con la identificación de un problema y continúe con el análisis de las diferentes opciones disponibles. El sujeto o la compañía deberá escoger la opción que le resulte más propicia para solucionar el problema en cuestión e iniciar la puesta en marcha de un plan. Cabe resaltar que, en un sentido amplio, la planeación se realiza casi a cada momento, incluso en el día a día. Por ejemplo, cuando una persona decide tomar un taxi para llegar a un cierto lugar, habrá planeado cómo viajar de forma más rápida y efectiva. Sin embargo, también se puede realizar a largo plazo y con decisiones que involucren a miles de personas, como puede ser el caso de la planeación llevada a cabo en una gran corporación multinacional. Las características de la planeación, por supuesto, dependerán del contexto; no es igual la toma de decisiones que realiza una familia cuando organiza un viaje de vacaciones que el proceso planificado por el gerente de una empresa para lanzar un nuevo producto al mercado. Sin embargo, su éxito dependerá del grado de conocimiento, análisis e intuición de quienes la ejecuten, y en ambos casos se podría dar un meticuloso plan de acción, sin importar la formalidad de cada uno. Algunas clasificaciones Es posible clasificar la planeación de distintas maneras, según las expectativas temporales, la amplitud y la especificidad. Veamos algunos ejemplos a continuación:
* Planeación estratégica: la realizan los directivos de una empresa, para analizar factores internos y externos y su repercusión en los objetivos de la compañía. Suele trazarse a largo plazo, en general varios años, y consiste en el diseño detallado de su inserción en el mercado, de su comunicación con los medios y de sus campañas publicitarias. * Planeación táctica: suele relacionarse con la toma de decisiones a corto plazo, en general para sobrellevar una crisis inesperada. Cuando un producto vende menos de lo previsto, por ejemplo, es necesario actuar, sea bajando el precio o mejorando la oferta mediante la inclusión de accesorios o la elaboración de paquetes (bundles). Estas acciones deben estar de acuerdo con el plan estratégico que se trazó en un principio. * Planeación operativa: se refiere a la organización de los recursos y del personal de una compañía para la resolución de problemas. Es esencial para toda empresa, ya que traza el plan de acción y la relación que tendrán los distintos departamentos entre sí para el desarrollo de las tareas en un tiempo generalmente estipulado por el departamento directivo. En grupos de trabajo compuestos por un equipo y su líder, éste recibe proyectos y sus correspondientes fechas de entrega, y decide cómo se procederá, qué integrante se ocupará de cada tarea, etcétera. * Planeación normativa: se trata de una serie de reglas y normas que se crean para el correcto funcionamiento de una empresa. Desde la vestimenta de los empleados, hasta los horarios de trabajo y de pausas, todo debe estar previamente establecido para asegurar que se trabaje de manera ordenada.
* Planeación interactiva: es la más utilizada por empresas que ofrecen productos tecnológicos. Se basa en trazar soluciones a problemas en un futuro ideal, así como el camino para alcanzar dicho futuro. Cuando no se cuenta con las herramientas o la infraestructura necesaria para lograr ciertos objetivos, se analiza el accionar necesario para conseguir esos recursos. La Organización En toda acción que llevamos a cabo tenemos un punto de partida, que puede ser considerado como la Hipótesis de una problemática, teniendo posteriormente un Método que consiste en el procedimiento o el conjunto de acciones que se llevan a acabo para demostrar o refutar este punto de partida, y un Objetivo que presenta la llegada a una Conclusión en particular. Esta forma de trabajar y de poder desenvolvernos en toda actividad social es una forma de Organización, siendo importante la aplicación de una estructura para poder llegar en forma ordenada y no aleatoria a un objetivo, si bien no se descarta la compañía de la suerte, no debemos depender exclusivamente de ella, sobre todo si buscamos repetir la experiencia o que otros puedan realizarla. Podemos definir como Organización a un sistema que se elige para poder lograr un objetivo determinado a través de los Recursos Humanos, siendo derivado del Talento del Individuo y contando a su vez con otras organizaciones derivadas de la misma que permiten elaborar una Metodología de Trabajo para lograr un fín específico, tomando un punto de partida y teniendo un Objeto de Trabajo por sobre el cual elaboraremos y desarrollaremos las actividades. De ello derivan justamente las Organizaciones, que consisten en numerosos Grupos Sociales que persiguen una finalidad específica, distribuyendo las tareas y actividades a realizar acorde a cada Habilidad Humana que se facilita para una actividad, buscando en cada sector y con el trabajo colectivo la realización de una finalidad propuesta. Para una Organización no es necesario contar con un grupo numeroso, sino que simplemente debe haber dos personas como mínimo, teniendo entre estos dos individuos el principio fundamental de la Cooperación, esto es, que ambas personas puedan lograr una división de los trabajos o bien un trabajo en conjunto para poder lograr el Objetivo Final, pactando para ello distintas Normas de Convivencia y otra clase de reglamentos que permitan dividir y organizar el trabajo o las actividades sociales a realizar. En cuanto a las Estructuras de Organización, éstas están fundamentadas principalmente en la forma que adoptan generalmente dadas por las Reglas Explícitas que regulan estas organizaciones, o bien por la estructura que está dada por la Administración elegida para una Organización, encontrándose ella en todo grupo social.
La dirección remite a toda actitud o toma de decisiones orientada a guiar a una cosa o persona hacia un fin específico. A lo largo de la historia este tipo de actividad ha resultado en diversas formas, formas que en ocasiones pudieron ser desgraciadas. Es por ello que debe hacerse una reflexión profunda en lo que respecta al hecho de tomar responsabilidad por alguna empresa particular o por algún grupo humano. La dirección bien entendida es aquella que se comprende como un servicio, como la capacidad de brindar a los demás un tipo de orden para logar un bien que trasciende a cada una de las personas involucradas, el denominado bien común. El término dirección deriva de la expresión latina “ducere”, expresión que remite al hecho de arrastrar o guiar algo desde la delantera. Así, podemos ver que el término dirección está extremadamente ligado al concepto de liderazgo. Hoy en día se generan muchas reflexiones en lo que motiva a una relación entre una persona y una masa de gente que se ve motivada por ésta a realizar acciones concretas. Lamentablemente, muchas de estas reflexiones se ocupan de aspectos superfluos, sin intentar comprender un aspecto fundamental que hace a cualquier tipo de dirección. La dirección se fundamenta en el hecho de agregar valor al grupo. Esto significa proporcionar una interacción con todos los miembros de éste para llevar a cabo acciones conjuntas que garanticen una mejora en las condiciones que se tienen. El liderazgo podría entenderse como la movilización y la generación de incentivos para los demás miembros del grupo en lo que respecta a llevar a cabo estas acciones. Lamentablemente, como ya se ha esbozado, existe una clara malinterpretación de este rol, malinterpretación que lleva a organizaciones en exceso verticalistas que tienen como consecuencia de esta estructura una profunda ineficiencia. La tiranía, por ejemplo, sería la mayor expresión de esta malinterpretación; en efecto, el tirano busca que los demás lo sigan a partir del miedo, hecho que lleva por lo general a resistencias y revueltas que en ocasiones derivan en verdaderos baños de sangre. Por el contrario, el liderazgo bien entendido lleva a una adhesión espontánea y voluntaria. Es importante enfatizar, siempre que sea posible, estos puntos en lo que respecta a la comprensión de la dirección. En efecto, a pesar de que en lo discursivo existe una valoración de este tipo de accionar, lo cierto es que también existen muchos malos entendidos al respecto.
El control
El proceso comienza con la recolección de la información básica, luego hay un proceso de inteligencia para cruzar y relacionar esa información básica y generar los indicadores, debidamente clasificados y agrupados en un tablero de control, cuya evolución determina las recomendaciones a efectuar a través del informe de control de gestión. En base a las recomendaciones, la dirección superior adoptará las medidas concretas con el objeto de reducir amenazas y debilidades e incrementar fortalezas y aprovechar oportunidades. Para implantar un sistema de control de gestión en una organización, el proceso, expuesto sintéticamente, implica: • Conocer acabadamente la organización • Obtener información completa de cada área en cuanto a su organización y actividades (organigrama, manuales de normas y procedimientos, de puestos y funciones,... delegación de autoridad y asignación de responsabilidades,...). • Conocer los insumos utilizados o servicios prestados por cada área en todos sus aspectos (características, volúmenes, costos, mercado, consumidores o usuarios, proveedores,..). • Evaluar la existencia y lo adecuado de los controles administrativos como tales, y como respaldo a los objetivos de la
dirección superior (mecanismos de control interno). • Conocer y evaluar los sistemas de información, qué información producen y quién la utiliza. • Obtener del contexto toda la información necesaria vinculada a las actividades de la empresa. • Analizar las necesidades de información para un adecuado control integral. • Definir de los indicadores fundamentales para el control de la gestión (tablero de comando): -- determinar los parámetros que afectan a los diferentes indicadores al momento de definirlos como fortaleza o como debilidad (parámetros de alarma). -- determinar la información básica requerida para su construcción, identificar las fuentes de información y a los responsables de proveerla en tiempo y forma. • Analizar objetivos versus resultados obtenidos para llegar a un diagnóstico: -- determinar si los resultados obtenidos se ajustan a los principios de eficiencia y eficacia. -- efectuar un análisis para determinar causas y efectos: analizar todas las variables internas y externas (del ambiente competitivo, nacional y macroambiente) que llevaron a la gestión de la empresa a obtener esos resultados. • Elaborar un informe que contenga las recomendaciones a la dirección superior. Emitido el informe para apoyar a la dirección superior en su indelegable atribución de tomar decisiones estratégicas y políticas finaliza la tarea del control de gestión: el proceso de toma de decisiones compete a la dirección superior.