Technische Anforderungen und wichtige

Formate – XRechnung, ZUGFeRD und Interoperabilität

Die Einführung der E-Rechnung Pflicht ab 2025 stellt nicht nur eine rechtliche Änderung dar, sondern erfordert auch eine Anpassung der technischen Infrastruktur in Unternehmen. Um die gesetzlichen Vorgaben zur E-Rechnung zu erfüllen, müssen Unternehmen sicherstellen, dass ihre Rechnungen in einem maschinenlesbaren und standardisierten Format vorliegen. Auf dieser Seite wird detailliert erklärt, welche technischen Anforderungen an die E-Rechnung gestellt werden, welche Formate wie XRechnung und ZUGFeRD genutzt werden können und wie Unternehmen diese erfolgreich in ihre bestehenden Systeme integrieren.

1. Technische Anforderungen für die E-Rechnung

Die E-Rechnung basiert auf strukturierten Daten, die es ermöglichen, Rechnungen automatisch zu verarbeiten. Dies erfordert von Unternehmen eine technische Infrastruktur, die in der Lage ist, Rechnungen in den geforderten Formaten zu erstellen, zu versenden und zu empfangen. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie sowohl die gesetzlichen als auch die technischen Anforderungen erfüllen, um die E-Rechnung rechtskonform zu nutzen.

Wichtige technische Anforderungen:

• Strukturierte Datenformate: Eine E-Rechnung darf nicht einfach nur als PDF-Datei oder Bild übermittelt werden. Stattdessen muss sie in einem strukturierten Datenformat vorliegen, das von Maschinen verarbeitet werden kann. Die gängigsten Formate sind XRechnung und ZUGFeRD, die weiter unten detailliert beschrieben werden.

• Automatisierte Verarbeitung: Eine der Hauptvoraussetzungen für die ERechnung ist die Fähigkeit, Rechnungen automatisch zu erstellen, zu versenden und zu verarbeiten. Dies erfordert Buchhaltungssysteme oder ERP-Software, die in der Lage sind, Rechnungen ohne manuelle Eingriffe zu verarbeiten.

• Validierung und Korrektheit: E-Rechnungen müssen vor dem Versand auf formale Korrektheit überprüft werden. Hierfür bieten viele ERechnungslösungen automatisierte Validierungsfunktionen an, die sicherstellen, dass alle relevanten Daten korrekt sind und den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

• Archivierung: Die Archivierung von E-Rechnungen muss gemäß den gesetzlichen Vorgaben erfolgen, insbesondere nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD). E-Rechnungen müssen revisionssicher archiviert und mindestens 10 Jahre lang aufbewahrt werden.