Was ist die E-Rechnung? –Definition,

Merkmale und Bedeutung

Die E-Rechnung ist nicht einfach nur eine weitere Methode, um Rechnungen elektronisch zu übermitteln. Sie stellt einen grundsätzlichen Wandel in der Art und Weise dar, wie Unternehmen und staatliche Stellen miteinander kommunizieren. Im Kern handelt es sich um eine maschinenlesbare Rechnung, die in einem strukturierten Format erstellt wird, um eine direkte und fehlerfreie Verarbeitung durch digitale Systeme zu ermöglichen. Dabei geht es nicht darum, eine Rechnung per EMail als PDF zu versenden – was bereits seit Jahren gängige Praxis ist – sondern um die Nutzung eines genormten Formats, das speziell darauf ausgelegt ist, automatisierte Prozesse zu unterstützen.

Die Evolution der Rechnungsstellung: Vom Papier zur E-Rechnung

Die herkömmliche Papierrechnung, die über Jahrzehnte hinweg den Rechnungsverkehr dominierte, ist ein Relikt der Vergangenheit. Trotz ihrer scheinbaren Einfachheit bringt sie viele Nachteile mit sich: Sie muss physisch übermittelt, manuell bearbeitet und archiviert werden. Der Versand dauert oft mehrere Tage, die Verarbeitung ist fehleranfällig und die Archivierung nimmt wertvollen Platz in Anspruch. Selbst die Einführung der elektronischen Übermittlung von Rechnungen, etwa per E-Mail im PDF-Format, hat diese Probleme nur teilweise gelöst. Denn auch hier ist noch immer eine manuelle Eingabe der Rechnungsdaten in die Buchhaltungssysteme notwendig, was die Gefahr von Fehlern und Verzögerungen birgt.

Mit der E-Rechnung kommt nun die nächste Stufe der Digitalisierung im Rechnungswesen. E-Rechnungen basieren auf einer strukturierten Datengrundlage, die es ermöglicht, sie ohne menschliches Eingreifen in die entsprechenden Buchhaltungssysteme zu integrieren. Dies beschleunigt den Prozess erheblich, minimiert Fehler und reduziert den administrativen Aufwand für Unternehmen.

Was genau ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung (auch als elektronische Rechnung bezeichnet) ist eine Rechnung, die nicht als Bild oder unstrukturierter Text übermittelt wird, sondern in einem maschinenlesbaren Format vorliegt. Dies bedeutet, dass die enthaltenen Daten so strukturiert sind, dass sie von Softwarelösungen automatisch verarbeitet werden können, ohne dass eine manuelle Dateneingabe erforderlich ist.

Die Datenfelder der E-Rechnung enthalten beispielsweise Informationen wie:

• Rechnungsnummer

• Rechnungsdatum

• Gesamtbetrag

• Mehrwertsteuerbeträge

• Bankverbindung

Da die Rechnung in strukturierter Form vorliegt, kann sie direkt in ein ERP-System oder eine Buchhaltungssoftware eingespielt werden. Dies führt zu einer erheblichen Automatisierung der Prozesse und eliminiert potenzielle Fehler, die bei manueller Eingabe entstehen können.

Die wichtigsten Merkmale der E-Rechnung

Die E-Rechnung zeichnet sich durch folgende zentrale Merkmale aus: o XRechnung: Ein XML-basiertes Format, das speziell für den elektronischen Rechnungsverkehr mit der öffentlichen Verwaltung in Deutschland entwickelt wurde. Es entspricht den Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU. o ZUGFeRD: Ein hybrides Format, das sowohl ein strukturiertes XMLDatenformat als auch eine menschenlesbare PDF-Version der Rechnung umfasst. Dadurch wird eine flexible Nutzung ermöglicht.

1. Strukturierte Datenformate: Die Rechnung wird in einem Format übermittelt, das von Maschinen verarbeitet werden kann, wie beispielsweise XML. Die Datenfelder sind standardisiert und in vordefinierten Strukturen angeordnet.

2. Automatisierte Prozesse: Dank der strukturierten Daten können ERechnungen direkt in Buchhaltungssysteme eingelesen und verarbeitet werden. Manuelle Eingriffe, wie etwa das Abtippen von Rechnungsdaten, entfallen vollständig.

3. Standardisierte Formate: In Deutschland sind insbesondere zwei Formate verbreitet: XRechnung und ZUGFeRD. Diese Formate sind speziell darauf ausgelegt, den gesetzlichen Anforderungen zu genügen und die Interoperabilität zwischen verschiedenen Systemen zu gewährleisten.

4. Maschinenlesbarkeit: Eine E-Rechnung besteht aus klar definierten Datenelementen, die von einem Rechnungs- oder Buchhaltungssystem direkt verarbeitet werden können. Dies macht die E-Rechnung effizienter als unstrukturierte elektronische Rechnungsformate wie PDFs.

5. Automatische Validierung: Da E-Rechnungen standardisierte Datenstrukturen verwenden, können sie automatisch auf formale Richtigkeit überprüft werden, bevor sie in den Buchhaltungsprozess aufgenommen werden. Dies erhöht die Sicherheit und minimiert Fehler bei der Rechnungsverarbeitung.

6. Schnellere Abwicklung: Durch die Automatisierung wird der Rechnungsstellungsprozess beschleunigt. Unternehmen können sicherstellen, dass ihre Rechnungen schneller bearbeitet und bezahlt werden.

Unterschiede zur herkömmlichen Rechnungsstellung

Der Hauptunterschied zwischen einer E-Rechnung und einer klassischen Rechnung – ob in Papierform oder als PDF – liegt in der Datenstruktur und der automatisierten Verarbeitung. Während traditionelle Rechnungen lediglich menschlich lesbare Informationen enthalten, sind E-Rechnungen so aufgebaut, dass sie von Maschinen verstanden und verarbeitet werden können. Dies erleichtert nicht nur die Abwicklung aufseiten des Rechnungsstellers, sondern auch die Bearbeitung und Archivierung beim Rechnungsempfänger.

• Herkömmliche Rechnungen: In der Regel in Papierform oder als PDFDokument. Diese Rechnungen enthalten unstrukturierte Daten, die manuell in ein Buchhaltungssystem eingegeben werden müssen.

• E-Rechnung: Elektronische Rechnungen im strukturierten XML-Format, die ohne menschliches Eingreifen verarbeitet werden können. Sie sind optimiert für die automatische Verarbeitung in ERP- und Buchhaltungssystemen.

Die wichtigsten Formate für E-Rechnungen

In Deutschland und Europa werden hauptsächlich zwei Formate für die elektronische Rechnungsstellung verwendet: XRechnung und ZUGFeRD

1. XRechnung: o Das Format XRechnung wurde speziell für den elektronischen Rechnungsverkehr mit öffentlichen Auftraggebern in Deutschland entwickelt und entspricht den Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU. o XRechnung ist ein XML-basiertes Format, das nur maschinenlesbare Daten enthält. Es wurde entwickelt, um die Interoperabilität zwischen verschiedenen IT-Systemen sicherzustellen und eine fehlerfreie Verarbeitung der Rechnungsdaten zu ermöglichen. o Da XRechnung standardisierte Datensätze verwendet, wird die manuelle Bearbeitung von Rechnungen auf ein Minimum reduziert, was die Effizienz und Genauigkeit der Prozesse erheblich erhöht.

2. ZUGFeRD: o ZUGFeRD ist ein hybrides Format, das eine menschenlesbare PDFVersion der Rechnung und eine XML-basierte maschinenlesbare Version kombiniert. Dies ermöglicht eine flexible Nutzung, da sowohl der menschliche Empfänger als auch automatisierte Systeme die Rechnung verarbeiten können. o ZUGFeRD wird vor allem in kleineren und mittleren Unternehmen genutzt, da es eine einfache Lösung bietet, um den Anforderungen der E-Rechnung gerecht zu werden, ohne vollständig auf maschinelles XML umzustellen. o Ein Vorteil von ZUGFeRD ist die Kombination von beidem: Für diejenigen, die noch nicht auf maschinenlesbare Rechnungen umgestellt haben, kann die PDF-Version genutzt werden, während größere Unternehmen oder öffentliche Auftraggeber die XML-Version für die automatisierte Bearbeitung verwenden können.