MANUAL PARA REALIZAR EL PROCESO DE ADMISIONES EN LOS CAMPUS
INTRODUCCIÓN I.
Calendarización de fechas de aplicación de PAA, de acuerdo con las fechas establecidas por comité nacional.
II.
Registro de fechas en BANNER
III.
Registro de fechas de talleres en Banner
IV.
Taller de PAA (Prueba de Aptitud Académica)
V.
Taller de CV (Curriculo Vitae) y Ensayo
VI.
Recepción de documentos oficiales para ingresar a Comité
VII.
Bajar solicitud a banner SAZAMDM
VIII.
Actualizar promedio y escolaridad en banner 8.0.
IX.
Checklist
X.
Solicitud de admisión
XI.
Aplicación de la PAA (Prueba de Aptitud Académica)
XII.
Calificación y/o revisión de PAA
XIII.
Captura en banner de puntajes
XIV.
Proceso para preparación de expedientes para comité local
XV.
Comité local (Archivo y organización previa)
XVI.
Estatus de banner
XVII.
Elaboración de paquetes
XVIII.
Exámenes de ubicación
XIX.
Aplicación de exámenes Cambridge: perfiles B y admitidos
XX.
Cambio de programa:
XXI.
Cambio de responsable de pagos:
XXII.
Cambio de campus: envío de documentos a campus destino.
XXIII.
Descargar reportes (GLBDATA)
XXIV.
Reporte de pagos
XXV.
Reporte de PAA
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I.
Calendarización de fechas de aplicación de PAA, de acuerdo con las fechas establecidas por comité nacional.
II.
Registro de fechas en Banner para la aplicación de PAA. 1 Ingresar a Banner 8.5 a la forma STVCALE para dar a de alta las fechas con cupos. 2 Poner la letra correspondiente al Campus 3 Le damos avanzar con las teclas Shift + avance 4 Con la tecla F11 le damos limpiar para dar de alta uno nuevo. 5 Dar de alta la clave del examen E01T (PAA Preparatoria), E03T (PAA profesional) y E75T (Cambridge), si deseas volver a buscar puedes poner F11. 6 Para dar de alta fecha nueva, se debe dar clic en insert.
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7 En comentarios se puede capturar el texto que requiera las necesidades de cada campus.
III.
Registro de fechas de talleres en Banner
1 Ingresar a Banner 8.5 a la forma STVCALE para dar a de alta las fechas con cupos. 2 Poner la letra correspondiente al Campus 3 Le damos avanzar con las teclas Shift + avance 4 Con la tecla F11 le damos limpiar para dar de alta uno nuevo. 5 Damos de alta la clave TA03 para taller de preparatoria 6 Damos de alta la clave TA05 para taller profesional 7 Para dar de alta fecha nueva, se debe dar clic en insert. 8 En comentarios se puede capturar el texto que requiera las necesidades de cada campus.
IV.
Talleres de PAA
1 Los talleres están dirigidos a todo el posible candidato que se encuentren realizando un proceso de admisión al campus. Estos talleres se imparten durante 4 días divididos en 2 días verbal y 2 días de matemáticas (al día de hoy así se mantiene, pero depende de acuerdo con las necesidades de cada campus).
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V.
Talleres de CV y Ensayo
1 Se sugiere implementar un tiempo dentro del taller de PAA, como una asesoría o tips para redactar CV y Ensayo.
VI.
Recepción de documentos oficiales para ingresar a Comité
1 El postulante deberá entregar por lo menos las 2 últimas hojas de la solicitud.
a)
El formato debe estar llenado en forma digital (a excepción de firmas y fecha) o de forma manual, no es válido entregar un formato digital y con algunos campos llenos en forma manual.
b)
Las firmas del alumno y responsable de pago deberán realizarse con el mismo color de tinta, así como la solicitud en caso de llenarse a mano.
c)
Las firmas no podrán realizarse a lápiz, ni con enmendaduras o tachaduras.
d)
Los datos del formato deben estar completamente llenos.
e)
La firma del responsable de pago debe coincidir con la firma de la identificación oficial del responsable de pago.
f)
Como excepción si la solicitud es completada de manera digital si se podrá llenar de manera manuel CURP y RFC en caso de no haberse completado, ojalá sean menos los casos.
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Deberán entregar comprobante de promedio tales como, Certificado de estudios, Constancias de estudios y Boletas de SEP
3 Entregarán la Identificación del responsable de pago vigente
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VII.
Bajar solicitud a banner SAZAMDM
1 Ingresar matrícula en ID, presionamos la tecla shift + avance de página y darle clic en el dibujo de la carpeta que se llama detalle de la solicitud de admisión.
2 En la pestaña de personas relacionadas
a)
Si cuentan con palomita en la relación creada se debe dar clic en las personas y revisar que se hayan sincronizado los datos personales en el dibujo del expediente que dice detalle. Al ingresar al detalle de la persona, solo se debe de sincronizar los datos personales, direcciones, correo electrónico y teléfonos adicionales.
3 Regresar para poder asegurar que los datos del alumno, para revisar que cada pestaña esté correcta 4 En la pestaña de datos personales verificar que la primera sección coincida con la segunda sección debajo. En caso de que en la segunda sección salga en blanco, dar clic en sincronizar.
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5 En la pestaña de dirección revisar que aparezcan los diferentes tipos de domicilio. De igual manera correo electrónico y teléfonos adicionales. 6 En la pestaña de estudios previos se debe borrar el promedio, dar clic en información verificada, activar la casilla de SI en sincronizar a banner, ctl+s para guardar el cambio y se finaliza dando crear registro. En caso de que el alumno siga en estudiando, se debe cambiar el estatus de escolaridad a C o T (terminado).
VIII.
Actualizar promedio y escolaridad en banner 8.0. • • •
Identificador (matrícula o nombre del alumno) Secundaria. CTRL L para buscar el nombre de la secundaria. Estatus. C=Cursando T= Terminada
• •
Fecha de inicio (datos del día que inició sus estudios, MES en inglés.) Fecha de término (fecha en la que terminó clases. Si no viene y trae el certificado, se puede capturar la misma que el certificado) Fecha de graduación: Fecha de expedición del certificado Promedio obtenido: Debe estar capturado con formato de décimos. Ejemplo: Si alguien trae promedio de 8.0 se debe capturar 80 Número de certificado: Número de folio del documento Tipo de docum: C=Certificado D=Constancia Total P=Constancia Parcial
• • • •
GUARDAR CAMBIOS CTRL S
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SOAHSCH (Preparatoria)
• • •
Identificador (matrícula o nombre del alumno) High School. CTRL L para buscar el nombre de la secundaria. Estatus. C=Cursando T= Terminada
• • • • •
Fecha de inicio (datos del día que inició sus estudios, MES en inglés.) Fecha de término (fecha en la que terminó clases. Si no viene y trae el certificado, se puede capturar la misma que el certificado) Graduation Date: Fecha de expedición del certificado Número de certificado: Número de folio del documento Tipo de docum: C=Certificado D=Constancia Total P=Constancia Parcial
•
GPA: Promedio obtenido. Debe estar capturado con formato de décimos. Ejemplo: Si alguien trae promedio de 8.0 se debe capturar 80
GUARDAR CAMBIOS CTRL S
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IX.
Checklist
1 Registrar en SAAADMS en la pestaña del checklist, en el espacio de received data, la fecha de entrega del documento. 2 En caso de que el alumno cuente con un promedio superior a 90 se debe capturar el atributo de DTA. SEDENA o cualquier otro.
X.
Aplicar solicitud de admisión
1 En la pestaña de solicitud de admisión se debe hacer cuando haya un cambio de programa.
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XI.
Prueba de Aptitud Académica (PAA)
Previo a la aplicación 1 Descargar la lista de los alumnos que aplicarán la prueba, desde SA_MENUEXAM, para saber si es por primera vez o segunda vez y que aplicación hayan aplicado por aquellos repetidores. 2 Ordenar la lista de forma alfabética 3 Preparación de material de acuerdo con el número de aplicantes 4 Llenar el informe de aplicador 5 Entregas el material 6 Resguardas el documento de informe hasta que regresan el material, para poder verificar los folios. Ingreso de personas en la aplicación 7 Pedir pase e identificación para verificar identidad 8 Seguir las instrucciones de la certificación de la aplicación de examen.
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XII.
Calificación y/o revisión de PAA
1 Utilizar la lectora para calificar los exámenes (en caso de fallo, existe la posibilidad de calificación manual y las instrucciones las encuentra en el kit de documento dónde vienen las platillas) 2 La carga de puntajes se puede hacer masiva en caso de hacerlo con lectora.
XIII.
Captura en banner de puntajes
1 SOZTEST aquí se dan de alta todos los exámenes que se aplican.
2 SOASEXP se da de alta el desglose de las a secciones del examen y la rúbrica
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XIV.
Proceso para preparación de expedientes para comité local
1 Revisar documentación completa de cada aspirante (2 ultimas hojas de solicitud, ID de responsable de pago, boletas, puntaje de PAA, CV y Ensayo). Ensayo y CV se puede descargar desde mi espacio en administración de solicitud y seguimiento. 2 Se llena el formato de Excel oficial de Comité (revisar anexos)
XV.
Comité local (Archivo y organización previa)
1 Presentas los casos a detalle de aquellos alumnos que tengan rúbrica total menor a 70 2 Se definen entre los integrantes de Comité la decisión que se le comparte al alumno
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3 Al finalizar se firma el acta de comité local en dónde se plasma la suma de cada decisión.
XVI.
Estatus de banner
1 En la forma SAADCRV se registra el estatus de admisión definido en el Comité. (Ver anexos)
2 En el caso de los admitidos primero deben ingresar a SPAACID para poder asignar matrícula
a)
En ID se debe poner el ID banner del alumno que inicia con @
b)
En reemplazar se debe poner S
c)
En NUEVA MATRÍCULA se debe escribir GENERAR y dar clic en ENTER
d)
Teclear Ctrl + S
e)
Ahora si se debe dar el estatus de admitido que se revisó en el punto a.
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XVII.
Elaboración de paquetes
1 Una vez dictaminados los estatus y registrado en banner se elaborarán las cartas oficiales por cada estatus en hoja membretada con folio. 2 Para el estatus de admitido, el paquete debe llevar: a)
Debe ir en el folder oficial de admitido.
b)
Carta de admitido
c)
Hoja de pasos de admitidos
d)
Carta de activación de cuenta MiTec
e)
Ficha de depósito (la generación de éstas puede ser por
promoción o por admisiones) f) Cuotas de colegiatura Entrega de estos expedientes se hace a los directores de promoción y directores de carrera.
XVIII.
Exámenes de ubicación
1 Dar de alta los calendarios en STVCALE 2 El alumno va a ingresar al portal mitec.mx
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3 Ingresar al icono de exámenes de ubicación a) Seleccionando campus y fechas de aplicación, genera pase. 4 Admisiones saca lista en SA_MENUEXAM 5 Con esto se da de alta en FAST TEST (checar manual de FAST TEST) 6 Bajas los resultados de FAST TEST y se capturan en banner en SOAASEX y SOZTEST
XIX.
Aplicación de exámenes Cambridge: perfiles B y admitidos. La aplicación de Cambridge debe hacerse para aquellos alumnos que estén inscritos. En el caso del perfil B de profesional, es indispensable aplicarlo. En la mayoría de los campus, es responsabilidad de admisiones que todos los alumnos cuenten con un puntaje de Cambridge en banner antes de ingresar a clases.
XX.
Cambio de programa:
1 Lo que se sugiere es que el cambio se haga directo a la solicitud, ingresar a SAZAMDM en la pestaña de solicitud de admisión, para volver a aplicar la solicitud de admisión. 2 Previo a la admisión: Ingresas a SAAADMS, das clic en curricula, clic en duplicate, se genera el curriculum donde se puede modificar el programa correcto y cuando se guarda con ctrl + s y en field of study se actualiza el programa correcto y se vuelve a guardar. 3 Una vez admitidos: Ingresar a SGASTDN, ingresar la matrícula, remove record. Ctrl+S, SAADCRV y se le da estatus de SO y se guarda. Ingresas a SAAADMS, das clic en curricula, clic en duplicate, se genera el curriculum donde se puede modificar el programa correcto y cuando se guarda con ctrl + s y en field of study se actualiza el programa correcto y se vuelve a guardar. Antes finalizar se regresa a SGASTDN para volver a dar AD, sin borrar status pasados. 31 de octubre de 2017
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XXI.
Cambio de responsable de pagos:
1 Previo a la admisión: el alumno puede realizar el cambio en la solicitud. Y se debe actualizar en la última hoja que firman. 2 Una vez admitidos: el alumno puede realizar el cambio en la solicitud. Y se debe actualizar en la última hoja que firman. 3 En cualquier situación se requiere llenar el formato de cambio de responsable de pago (revisar anexo)
XXII.
Cambio de campus: envío de documentos a campus destino.
1 Previo a admisión: Se solicita por correo la petición, admisiones deberá borrar el registrar de la forma SGASTDN para su campus y posteriormente en la forma SAADMS registrarle en la pestaña fees mail submission withdrawal data, en withdrawal reason teclear el número 15 (referir a otro campus) y en institution attended agregar el campus al que se mueve. 2 Una vez admitidos: el alumno debe ingresar a mitec.itesm.mx y deberá ingresar a opción de transferencias primer ingreso y solicitar el cambio. El centro realiza el cambio y aviso al centro de admisión.
XXIII.
Descargar reportes (GLBDATA)
1 Aquí se pueden descargar reporte de admitidos, solicitantes e inscritos de campañas pasadas. 2 Debes especificar en TERM el periodo para que arroje la información de la población deseada y Campus 3 Dar clic en save parameter 4 Y al final Ctrl+S
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5 Para genera el reporte hay que darle clic en Options, revisar salida para verificar que el proceso concluyo se debe encontrar el que estĂŠ el archivo el .log. 6 Ingresar a SA_DATALUMN shift+av llenar los campos para cada campus y dependiendo de la informaciĂłn que requieran (si das clic al
valor
te
arroja
el
significado).
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7 Save parameter y ctrl + S 8 Options, revisar salida y abrir el archivo en out para revisar que el proceso haya finalizada en .out y en caso de haber finalizado, dar clic en .dat en notepad. Una vez hecho el reporte, se puede exportar a Excel.
XXIV.
Reporte de pagos
1 Desde miespacio.itesm.mx 2 En el administrador del anticipo de colegiatura 3 Se despliega la pestaña de Reporte de pagos 4 Los datos que contiene el reporte son: a)
Periodo de admisión
b)
Matricula del alumno
c)
Nivel académico
d)
Campus al que solicita admisión
e)
Clave del tipo de admisión
f) Monto total a pagar o pagado g)
Fecha y hora de pago
h)
Folio de la tienda
i) Número de pedido j) Estatus de la transacción
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XXV.
Reporte de PAA
1 SA_MENUEXAM 2 Llenar Campus 3 Opciรณn: E 4 Calendario dejarlo en blanco 5 Tipo de examen 6 Fecha de presentaciรณn 7 Save parameter 8 Ctl+S
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N6 P6 O6 B6 T6 V6 M6 F6 D6 E6
N8 P8 O8 B8 T8 V8 M8 F8 D8 E8
Doctorado
Maestría
N3 N5 P5 O5 B3 B5 T3 T5 V3 V5 M5 F5
Especialidad
Nuevo ingreso Prepa Tec Mty Prepa Tec otro campus Reingreso con Receso Transferencia Permisos Profesional Campus Mty Profesional otro Campus Maestría Campus Mty Mestría otro Campus Doctorado Campus Mty Doctorado otro Campus Programa Internacional Reconsiderado Ingreso Especial
Profesional
Tipos de ingreso
Preparatoria
ANEXOS
N9 P9 O9 B9 T9 V9 M9 F9 D9 W9 Q9 E9 I3 I5 I8 I9 R3 R5 R6 R8 R9 S3 S5 S6 S8 S9
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FORMAS BASICAS DE BANNER ADMISIONES Banner 8.5 SAAADMS
Forma que permite administrar la información de la persona que desea ingresar al Tecnológico de Monterrey.
SGASTDN
Registro de estudiante (inscripción) que se genera cuando se admite a un alumno.
SOZTEST
Resultados de exámenes presentados por los alumnos.
SOYHSCH
Consultar secundaria y preparatoria cursada por los alumnos y su promedio
SOYPCOL
Consultar carrera y posgrado cursado por los alumnos y su promedio
SOASEXP
Desglose de resultados de exámenes presentados por los alumnos. Inscripción de los alumnos Altas, bajas y graduación (secuencia) Alta de calendarios de banner Inscripción a los exámenes a presentar Permite bajar la información de SOAD a Banner Información personal Generar matrícula Personas relacionadas con el candidato Asignar estatus de admisión Materias que cursa y calificaciones Consulta de Promedios Comentarios Materias cursadas Digitalización
SZAREGS SHADEGR STVCALE SOAASEX SAZAMDM SPAIDEN SPAASID SOYFOLK SAADCRV SFACAAL SGAPRAL SPACMNT SHACRSE SVACAPR SAZEXPA SAZCOPA SHATCKN SMARQCM Banner 8.1 SOAHSCH SOASECU SOAPCOL SPAIDEN SOAFOLK Procesos SA_MENUEXAM
Alta de pagos del proceso de adm, líderes, sedena, semar PAGO PROCESO ADM Acreditación de remediales Auditoria de grado Preparatoria Secundaria Carrera y Maestría Información personal Personas relacionadas Inscritos a los exámenes y resultados 31 de octubre de 2017
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SA_INFBASCAND SH_ACREDITA_EXA_UBI SO_CALC_NIV_IDIOMA SH_ACRED_NIV_IDIOMA
Solicitantes de admisión Acredita exámenes de ubicación Calcula el nivel de idioma Acredita nivel de idiomas
Claves Exámenes Clave Descripción E03T EXAMEN DE ADMISIÓN PROFESIONAL (PAA) EXAMEN DE ADMISIÓN PREPARATORIA E01T (PAA) E04T EXAMEN DE ADMISIÓN A MAESTRÍA TA03 Taller Preparación PAA PREPA TA05 Taller Preparación PAA PROFESIONAL RA05 Rúbrica de Admisión a Profesional RA03 Rúbrica de Admisión a Preparatoria SAT Puntaje SAT Si el solicitante de admisión a profesional acredita R.I. en la PAA con 650 puntos, (esta clave la AAA captura el centro de servicios admisiones Monterrey). E07T TOEFL Institucional EXAMEN DE UBICACIÓN OFICIAL (Cambridge E75T EUC) E09T ESPAÑOL E12T FISICA E15T COMPUTACION E28T MATEMATICAS E64T ALEMAN E65T ITALIANO E66T FRACES E67T JAPONES E71T CHINO MANDARIN
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Estatus banner PP SO AC AD SE TE PE PM NN NP NC PI PK IN LE PC
Pendiente por requisitos, cuando al alumno le falta un elemento para cumplir con expediente completo. Solicitantes, cuando el alumno cumple con los documentos completos para comité Admitido por comité nacional Admitido por comité local Segunda aplicación Tercera aplicación Pendiente por entrevista Pendiente por promedio No admitido a nivel No admitido a periodo No admitido a programa Pendiente por inglés Pendiente por ranking Proceso inconcluso Lista de espera Pendiente por comité nacional
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INFORME DE APLICACIÓN (Marque la prueba que aplicó) Prueba de Ingreso y Evaluación para el Nivel Secundario (PIENSE I) Prueba de Aptitud Académica (PAA) Prueba de Admisión a Estudios de Posgrado (PAEP)
Campus:
GUADALAJARA
Fecha de aplicación:
Salón : (Día/Mes/Año). Folios:
Número de candidatos examinados en ese salón: Forma aplicada:
Anotar el número de tema (PAEP):
Relate cualquier incidente ocurrido durante la aplicación de la Prueba (Vea el Manual de Aplicación de la Prueba para mayores detalles). Es importante hacer referencia a los folios de los exámenes. Si no hubo irregularidades, favor de anotar en el espacio correspondiente.
No hubo irregularidades.
Nombre del examinador
Nombre del examinador auxiliar
Firma del examinador
Firma del examinador auxiliar
Conforme: Lic. Erika Araceli Becerra Gómez Directora de Admisiones
Firma
Fecha de la firma: Día
Mes
Año
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Acta de Comité Local de Admisión Campus: ____________________________________________ Fecha de la sesión del comité: ______________________________________ Bloque de admisión Total de expedientes evaluados:
Total de pendientes de decisión:
Total de admitidos:
Segunda PAA
Total de no admitidos: Tercera PAA No admitidos al periodo Pendiente por promedio No admitidos al nivel Pendiente por entrevista No admitidos al programa Pendiente por Comité Nacional Lista de espera Pendiente por inglés Pendiente por ranqueo
Nombre
Firma
Director de Campus Director de Académica 1 Director de Académica2 Director de Estudiantiles
División División Asuntos
Responsable de Admisiones
Observaciones
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