Hay que tener información actualizada en web, blog, documentación complementaria como dosieres de prensa o notas de prensa, etcétera. Y dar las últimas informaciones de una forma rápida y fácil para que los periodistas tengan documentación de primera mano, lo que evitará informaciones poco precisas, incompletas o infundadas. Hay que tener en cuenta que el periodista no es experto en nuestro campo y tenemos que ser conscientes de nuestra labor didáctica y divulgadora ante la opinión pública. Es recomendable también estar disponibles en todo momento, atender todas las consultas de los medios y mostrar respeto por su trabajo.
Capacidad de síntesis No disponemos de tiempo ilimitado. En muchas ocasiones, las respuestas que damos a los medios se convertirán en cortes de 20 o 30 segundos. En este tiempo hay que conseguir enviar mensajes muy claros y comprensibles para la opinión pública. Además, hay que transmitir una imagen profesional y que inspire confianza. Podemos tener respuestas preparadas con antelación, aunque desconozcamos las preguntas. Hay que construir frases cortas, con el orden lógico y siempre completas, es decir, con sujeto, verbo y complementos. Las personas que pronuncian frases muy largas y que no ordenan su discurso transmiten una sensación de poca claridad en sus ideas y se arriesgan a ver publicados incompletos sus mensajes.
Autocontrol Las situaciones de comunicación de crisis exigen inmediatez de respuesta, agilidad en la gestión y serenidad en la forma. Es muy recomendable desarrollar estas habilidades en periodo de bonanza y ensayar el lenguaje corporal y el tono de voz adecuados en distintas circunstancias y en distintos grados de formalidad y gravedad. En la comunicación de crisis es muy probable que haya que transmitir gravedad, preocupación, incluso tristeza, pero siempre desde la serenidad y la comunicación profesional.
Habilidad para hacer comprensible un tema técnico o muy complejo Son muchos los recursos expresivos que tenemos al alcance para ser didácticos en nuestras explicaciones. Podemos recurrir a comparaciones, metáforas, ejemplos, historias, etcétera. Establecer un paralelismo con algo cotidiano o de conocimiento generalizado