De algemene vergadering zonder fysieke bijeenkomst

14

De algemene vergadering zonder fysieke bijeenkomst

In het kader van de jaarlijkse verplichting tot goedkeuring van de jaarrekening dringt voor vele Belgische rechtspersonen (in deze bijdrage wordt ingegaan op de BV, CV, NV en VZW) de vraag zich op of, en zo ja, onder welke voorwaarden u communicatietechnologieën kan gebruiken voor de organisatie van een vergadering zonder de gangbare fysieke bijeenkomst.

Die vraagt speelt in het huidige economische klimaat ten gevolge van de corona-uitbraak des te meer voor de bestuursorganen nu het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen (WVV) hen ertoe verplicht om te beraadslagen over maatregelen die moeten worden genomen om de continuïteit van de economische activiteit voor een minimumduur van 12 maanden te vrijwaren wanneer gewichtige en overeenstemmende feiten de continuïteit van de onderneming in het gedrang brengen [art. 2:52 WVV]. In tegenstelling tot het vergaderen op de werkvloer bestaan er voor de wettelijke organen van Belgische rechtspersonen expliciete bepalingen over de wijze waarop vergaderingen georganiseerd moeten worden. Deze bepalingen zijn gericht op het beschermen van de belangen van iedere deelnemer en zijn dan ook van dwingend recht. In het licht van de coronacrisis heeft de federale regering op 9 april 2020 het KB nr. 4 uitgevaardigd dat tijdelijk een versoepeling toestaat m.b.t. enkele van deze dwingende bepalingen. Die versoepeling is intussen verlengd tot 30 juni 2020 (KB van 28 april 2020, BS 28 april 2020).

Uitstel algemene vergadering

Indien u een vergadering graag fysiek laat bijeenkomen, kan u er altijd voor opteren om de algemene vergadering op een latere datum te houden en dus de algemene vergadering uit te stellen. In het kader van de goedkeuring van de jaarrekening staat de datum waarop een BV, CV en NV hun jaarrekening moeten voorleggen aan de algemene vergadering, evenwel gebeiteld in hun statuten [art. 5:96, art. 6:81, art. 7:147 WVV]. Voor VZW’s bestaat deze verplichting niet om de datum van de jaarvergadering statutair vast te leggen. Soms zullen statuten van VZW’s evenwel een datum bepalen waarop u jaarlijks moet bijeenkomen. Wettelijk gezien moet de jaarrekening van rechtspersonen, en wat VZW’s betreft ook de begroting voor het komende boekjaar, uiterlijk binnen de eerste zes maanden na afsluiting van het boekjaar aan de algemene vergadering worden voorgelegd.

Indien de jaarrekening niet tijdig kan worden afgewerkt moet het bestuursorgaan desondanks de algemene jaarvergadering bijeenroepen op de statutair bepaalde datum. Het bestuursorgaan van een BV, CV of NV kan evenwel op die algemene jaarvergadering dan besluiten om de goedkeuring van de jaarrekening uit te stellen met maximaal drie weken [art. 5:99 (BV), art. 6:84 (CV), art. 7:150 (NV) WVV]. Tenzij de algemene vergadering anders zou beslissen, maakt dit de overige besluiten die op de jaarvergadering worden genomen niet ongeldig. De algemene jaarvergadering kan ook zelf met eenparigheid van stemmen besluiten om de goedkeuring van de jaarrekening (en eventueel de besluiten over de andere agendapunten) uit te stellen tot een latere datum (waarbij de periode van het uitstel langer dan drie weken kan zijn). In dat geval zal het bestuursorgaan de algemene vergadering op een later tijdstip opnieuw bijeenroepen. In zo’n situatie is het aan te raden dat de algemene vergadering een bijzondere kwijting verleent aan de bestuurders die specifiek betrekking heeft op het niet-tijdig voorleggen van de jaarrekening.

Elektronische communicatiemiddelen

In tegenstelling tot bij de vergaderingen van een bestuursorgaan, bevat de vennootschapswetgeving uitdrukkelijke regels voor de algemene vergadering d.m.v. (elektronische) communicatiemiddelen. U vindt deze summier uitgeschreven regels terug in art. 5:89 (BV), art. 6:75 (CV) en art. 7:137 WVV (NV). Voor de VZW voorziet het WVV geen uitdrukkelijke regeling. Voormelde artikels stipuleren dat de statuten van een vennootschap haar aandeelhouders [en in voorkomend geval de houders van converteerbare obligaties, inschrijvingsrechten of met medewerking van de vennootschap uitgegeven certificaten] de mogelijkheid kunnen bieden om vanop afstand deel te nemen aan de algemene vergadering d.m.v. een door de vennootschap ter beschikking gesteld elektronisch communicatiemiddel.

Het WVV laat de vennootschappen die de mogelijkheid tot elektronische deelname hebben opgenomen in hun statuten de vrijheid over de keuze van het elektronische communicatiemiddel waarmee de verbinding tussen de aandeelhouders en de algemene vergadering tot stand komt. Hierbij vereist het WVV wel dat het elektronische communicatiemiddel de vennootschap

moet toelaten om de hoedanigheid en de identiteit te controleren van de aandeelhouder die via elektronische weg deelneemt. De vennootschap moet de wijze waarop dit wordt gecontroleerd, vastleggen bij of krachtens de statuten. Het WVV beperkt de keuzevrijheid nog verder door te vereisen dat het elektronisch communicatiemiddel de aandeelhouders ten minste in staat moet stellen om zowel rechtstreeks, gelijktijdig en ononderbroken kennis te nemen van de besprekingen tijdens de vergadering, als hun stemrecht uit te oefenen met betrekking tot alle punten waarover de vergadering zich moet uitspreken. Opdat er sprake zou zijn van deelname aan de vergadering op afstand en langs elektronische weg is het evenwel niet vereist dat de gebruikte elektronische communicatiemiddelen de aandeelhouder in staat stellen actief deel te nemen aan de beraadslagingen en zijn recht uit te oefenen om vragen te stellen [Parl.St., Kamer 2010-2011, 2010, 53-0421/001, p. 32]. De aandeelhouder die opteert voor deze vorm van deelname langs elektronische weg die de vennootschap hem biedt, moet zich er aldus van bewust zijn dat hij hiermee verzaakt aan de mogelijkheid om tijdens de vergadering het woord te nemen. De vennootschap kan uiteraard in haar statuten die mogelijkheid opnemen voor de aandeelhouder om deel te nemen aan de beraadslagingen en om zijn recht uit te oefenen om vragen te stellen [Parl.St., Kamer 2010-2011, 2010, 53-0421/001, p. 33].

Er is op heden geen uitgebreide wettelijke regeling over de organisatie van een algemene vergadering vanop afstand. De wetgever biedt vennootschappen aldus de vrijheid om de praktische regeling van een algemene vergadering met deelname op afstand zelf uit te werken. Wat het verloop van de vergadering betreft, voorzien de statuten daarom best in regels over de regelmatigheid van de oproeping, de controle op de hoedanigheid en identiteit van de deelnemers, een elektronische aanwezigheidslijst, enz. Bij gebrek aan andersluidende regeling gelden overeenkomstig art. 2:41 WVV de algemene regels van beraadslaging. In geval van twijfel over

15

de inhoud van de algemene regels van beraadslagende vergaderingen kan inspiratie worden gezocht in het reglement van de Kamer van volksvertegenwoordigers [Parl. St., Kamer 2017-2018, 2018, nr. 54-3119/001, p. 284, p. 52].

De vennootschapswetgeving bevat uitdrukkelijke regels voor de algemene vergadering door middel van (elektronische) communicatiemiddelen.

Het WVV bepaalt uitdrukkelijk dat de leden van het bureau van de algemene vergadering (voorzitter, secretaris, stemopnemer), de bestuurders en de commissaris de algemene vergadering niet langs elektronische weg mogen bijwonen. nen dus nog steeds geen volledig digitale algemene vergadering (zonder enige fysieke bijeenkomst) houden zonder schending van de wet. Overeenkomstig de memorie van toelichting bij de wet die de mogelijkheid van vergaderen vanop afstand voor het eerst wettelijk heeft vastgelegd, vervangt dit immers “geenszins de verplichting om een fysieke aandeelhoudersvergadering te organiseren op een in de statuten aangeduide plaats. Het houden van een fysieke vergadering blijft verplicht, hoewel de vennootschap, voor haar aandeelhouders, ook kan voorzien in een vorm van deelname op afstand” [Parl.St., Kamer 2010-2011, 2010, 53-0421/001, p. 31].

Er lijkt o.i. wel geen bezwaar te bestaan om de vergadering toch zonder enige fysieke bijeenkomst te laten doorgaan indien alle betrokken partijen hiermee uitdrukkelijk instemmen en afstand doen van enige vordering tot nietigverklaring van de besluiten van de algemene vergadering. Ook de verplichting dat vergadering moet worden gehouden op de plaats bepaald in statuten lijkt o.i. geen bezwaar. Bij een schriftelijke algemene vergadering vindt deze ook niet plaats op de zetel van de vennootschap en is er geen uitdrukkelijke wettelijke bepaling die van deze verplichting afwijkt. Het betreft hier immers een dwingende regeling ter bescherming van de deelnemers aan de algemene vergadering die dan ook, mits kennis van zaken, afstand kunnen doen van deze bescherming [Zie N. Cooreman en H. De Wulf, ‘Nietigheid van beslissingen van een algemene vergadering: perikelen rond het bewijs van de aanvang van de oproepingstermijn voor de vergadering’, RDC 2012/12, Januari 2012, p. 49-50]. Bovendien geldt ook voor een gewone fysieke algemene ver

Belgische vennootschappen kungadering dat alle betrokken partijen unaniem akkoord kunnen gaan dat een vergadering doorgaat zonder de aanwezigheid van de bestuurders en/ of de commissaris [N. Cooreman en H. De Wulf, Ibid., 53-54; Y. De Cordt, “Le droit de vote” in O. Carprasse, ‘Le statut des actionnaires (SA, SPRL, SC) – questions spéciales, Brussel, Larcier, 2006, p. 98].

Een besluit van een orgaan van een rechtspersoon kan overigens slechts wegens een onregelmatigheid naar vorm nietig worden verklaard wanneer de onregelmatigheid in de wijze waarop een besluit tot stand kwam de beraadslaging of stemming heeft kunnen beïnvloeden of met bedrieglijk opzet werd begaan [art. 2:42, 1° WVV]. Rechtsregels over de vorm van besluiten betreffen o.a. de (oproepings)formaliteiten en de regels van beraadslaging en stemming, zoals de samenstelling en de vergaderwijze [Parl. St. Kamer, 2017- 2018, 2018, nr. 54-3119/001, p. 284, p. 52-53]. Een algemene vergadering zonder enige fysieke bijeenkomst, die dus ook niet samenkomt op de in de statuten bepaalde gemeente, schendt louter rechtsregels over de vorm van besluiten. Bovendien kan de nietigheid niet worden gevorderd door diegene die voor het bestreden besluit heeft gestemd of die uitdrukkelijk of

16

stilzwijgend aftstand heeft gedaan van het recht zich daarop te beroepen, behoudens een gebrek in de toestemming of indien de nietigheid de overtreding van een regel van openbare orde betreft [art. 2:44 WVV; Gent 21 januari 2013, TRV 2015, p. 177]. Verder beschikken derden, zoals schuldeisers, niet over het vereiste legitiem belang om een besluit aan te vechten wanneer de nietigheid haar oorsprong vindt in de niet-naleving van de rechtsregels over de vorm van besluiten van rechtspersonen [Parl. St. Kamer, 2017-2018, 2018, nr. 54-3119/001, p. 284, p. 55].

In het verslag aan de Koning bij KB nr. 4 stelt minister Geens nu overigens dat “de artikelen 5:89 (BV), 6:75 (CV) en 7:137 (NV) WVV niet gaan over vergaderingen via video- of telefoonconferenties met een beperkt aantal personen, waar iedereen elkaar kent en kan identificeren, en die tellen als werkelijk gehouden vergaderingen. Vergaderingen via video- of telefoonconferenties met een beperkt aantal personen blijven perfect mogelijk” [eigen cursivering; Verslag aan de Koning over het KB nr. 4, houdende diverse bepalingen inzake mede-eigendom en het vennootschaps- en verenigingsrecht in het kader van de strijd tegen de Covid-19 pandemie, C-2020/20781.] Hetgeen minister Geens stelt, is evenwel niet uitdrukkelijk uit de wet af te leiden en bovendien in strijd met wat de wetgever voorheen steeds heeft voorgehouden, nl. dat een fysieke bijeenkomst van de algemene vergadering eigenlijk steeds verplicht is. Daarenboven moet, de jaarvergadering, behoudens toepassing van de schriftelijke procedure, eigenlijk steeds plaatsvinden in de gemeente die in statuten wordt aangeduid [art. 5:96 (BV), art. 6:81 (CV), art. 7:147 (NV) WVV]. Indien de deelnemers aan een algemene vergadering via video- of telefoonconferentie kunnen beraadslagen, het woord voeren en hun stemrecht kunnen uitoefenen, wordt er evenwel inderdaad perfect invulling gegeven aan de algemene principes die gelden voor vergaderingen. Wanneer er aldus geen enkele fysieke bijeenkomst plaatsvindt, doet u er goed aan er over te waken dat het elektronisch communicatiemiddel dat gebruikt wordt, eventueel in combinatie met andere middelen zoals e-mail, de partijen niet alleen in staat stelt om rechtstreeks, gelijktijdig en ononderbroken kennis te nemen van de vergadering en hun stemrecht uit te oefenen, maar ook om actief deel te nemen aan de beraadslagingen en het woord te voeren. Om potentiële discussies te vermijden, is het raadzaam dat het uitdrukkelijk akkoord van alle partijen en de afstand van de vordering tot nietigverklaring wordt vastgelegd. Het is immers vaste rechtspraak van het Hof van Cassatie dat afstand van recht niet wordt vermoed en eng moet worden uitgelegd [zie o.m. Cass 20 april 1989, Pas.1989, I, 861; Cass., 23 september 1988, Pas., 1989, I, 85; Cass, 24 september 1981, Pas., 1982, I, 143].

Tenzij er uitdrukkelijk aan wordt verzaakt, moet u voor een algemene vergadering waarbij aandeelhouders vanop afstand kunnen deelnemen, ook nog steeds de formaliteiten voor het bijeenroepen van de vergadering naleven. Bovendien moet de oproeping in dergelijk geval een nauwkeurige beschrijving omvatten van de (statutaire of krachtens de statuten) vastgestelde procedures m.b.t. de deelname op afstand.

Het gegeven dat de vergadering (de beraadslaging en de stemming) plaatsvindt d.m.v. (elektronische) communicatiemiddelen doet bovendien geen afbreuk aan de notuleringsverplichting. De technische problemen en incidenten die de deelname aan de vergadering langs elektronische weg zouden hebben verhinderd of verstoord, moeten in de notulen worden vermeld. Tenzij de statuten anders bepalen worden de notulen van een algemene vergadering ondertekend door de leden van het bureau en de aandeelhouders die hierom verzoeken. Wanneer de vergadering vanop afstand wordt gehouden, lijkt de elektronische handtekening een dienstbare optie. Fysieke ondertekening van één of meerdere eensluidende exemplaren van de notulen is natuurlijk ook steeds mogelijk.

Voor de VZW bestaat er helemaal geen wettelijk kader voor het houden van een algemene vergadering vanop afstand. Men kan hier drie interpretaties aan geven. Men kan stellen dat vergaderen vanop afstand mogelijk is tenzij de statuten dit uitsluiten. Anderzijds kan men, naar analogie met de BV, CV en NV, stellen dat de mogelijkheid tot het gebruik van een (elektronisch) communicatiemiddel voor een algemene vergadering uitdrukkelijk in de statuten moet zijn voorzien. Ten slotte kan men argumenteren dat het in VZW niet mogelijk is omdat het niet wettelijk werd voorzien. De eerste interpretatie dient voorkeur te verkrijgen. Nu de mogelijkheid tot het houden van een algemene vergadering via communicatiemiddelen niet expliciet wordt verboden door de wetgeving, genieten de betrokken partijen de vrijheid om hierover zelf een regeling te treffen. Bij een BV, CV en NV herinnert de wetgever de vennootschappen er uitdrukkelijk aan dat u kan voorzien in de mogelijkheid om een algemene vergadering via elektronische communicatiemiddelen te organiseren. Wanneer u de mogelijkheid dan niet opneemt in de statuten, kan u dit interpreteren als een uitsluiting van deze mogelijkheid. Bij de VZW is dit evenwel niet het geval en kan het ontbreken van zo’n regeling in de statuten dus niet als een uitsluiting van deze mogelijkheid worden aanzien. Zolang hoedanigheid en identiteit van de deelnemers van de algemene vergadering kan gecontroleerd worden en gewaarborgd wordt dat ze kunnen beraadslagen, het woord voeren en hun stem kunnen uitbrengen, lijken er weinig bezwaren te bestaan om een vergadering via elektronische communicatiemiddelen te organiseren, tenzij de statuten dit expliciet zouden uitsluiten. Hier kan ook terug verwezen worden naar het verslag bij het KB nr. 4. Hierin geeft minister Geens immers aan dat een niet-fysieke algemene vergadering al mogelijk was en blijft voor vennootschappen en VZW’s zolang invulling wordt gegeven aan de algemene principes van vergaderingen (cf. supra). Bovendien geldt ook hier dat

17

iStockphoto.com/Peshkova.

een besluit van de algemene vergadering slechts nietig kan worden verklaard wegens een onregelmatigheid indien de onregelmatigheid in de wijze waarop een besluit tot stand kwam, de beraadslaging of stemming heeft kunnen beïnvloeden of met bedrieglijk opzet werd begaan [art. 2:42, 1° WVV]. Om enige discussie te vermijden lijkt het ook bij VZW aangewezen dat alle betrokken partijen uitdrukkelijk akkoord gaan met het houden van een vergadering vanop afstand en aldus afstand doen van enige vordering tot nietigverklaring van de besluiten van de algemene vergadering.

Schriftelijke algemene vergadering

Net zoals bij het bestuursorgaan, kan ook de algemene vergadering van een BV, CV of NV gebruikmaken van de procedure van schriftelijke besluitvorming [art. 5:85 (BV), art. 6:71 (CV), art. 7:133 (NV) WVV]. Bij de VZW heeft de wetgever jammer genoeg opnieuw niets geregeld. Hoewel dit bij voorkeur door de statuten is geregeld, lijkt ook hier geen bezwaar te bestaan om deze procedure in een VZW toe te

passen. De motivatie van de wetgever om deze mogelijkheid destijds uitdrukkelijk een wettelijke basis te geven voor vennootschappen, is even goed van toepassing voor VZW’s. Ook voor VZW’s is het immers zinloos om de formaliteiten en de daarmee gepaard gaande kosten betreffende oproeping en fysieke afhandeling voor de algemene vergadering op te leggen wanneer geen van de leden belangstelling heeft om volgens die modaliteiten te vergaderen [Parl. St. Kamer, 2000-01, 2001, nr. 1211/1, p. 15-16]. M.b.t. de invoeging van de mogelijkheid tot schriftelijke besluitvorming voor een bestuursorgaan van een VZW erkent de wetgever uitdrukkelijk dat dit al onder de oude VZW-wet mogelijk was aangezien die wetgeving dit niet uitdrukkelijk verbood [Parl. St. Kamer, 2017-18, 2018, nr. 54-3119/001, p. 284]. Eenzelfde redenering kan u toepassen m.b.t. de procedure van de schriftelijke algemene vergadering. Indien de wet dit niet verbiedt, moeten de partijen de vrijheid hebben om dit zelf te bepalen. Het gebruik van deze procedure impliceert overigens altijd het unaniem akkoord van alle leden van de algemene vergadering, waardoor het risico op nietigverklaring uiterst gering is.

Volmachten

Tenzij de statuten dit uitsluiten of beperken, is het voor de aandeelhouders/leden ook mogelijk om het aantal personen dat fysiek aanwezig is op een algemene vergadering te beperken d.m.v. het gebruik van volmachten [art. 5:95, art. 6:80, art. 7:142, art. 9:15 WVV voor een VZW. In een NV kan de mogelijkheid niet worden uitgesloten. De statuten van een genoteerde NV kunnen zelfs geen beperkingen stellen aan de mogelijkheid om een volmachtdrager aan te stellen]. Het is hierbij niet vereist dat de vertegenwoordiger ook een aandeelhouder is. Voor de VZW wordt wel uitdrukkelijk bepaald dat de volmachthouder een ander lid moet zijn, tenzij de statuten eveneens vertegenwoordiging door een niet-lid toelaten. De volmachthouder geniet op de algemene vergadering dezelfde rechten als de aldus vertegenwoordigde aandeelhouder/lid, inzonderheid het recht om het woord te voeren, om vragen te stellen tijdens de algemene vergadering en om er het stemrecht uit te oefenen [Parl. St., Kamer 2010-2011, 2010, 53-0421/001, p. 38]. Er is geen wettelijke beperking op het aantal volmachten dat een volmachthouder kan bezitten of het aantal volmachthouders

18

dat een aandeelhouder kan aanstellen [met uitzondering van de genoteerde NV, waar men slechts een persoon als volmachtdrager kan aanstellen].

Stemmen op afstand

De statuten kunnen de aandeelhouders van een BV, CV of NV ook de mogelijkheid bieden om elektronisch of per brief vanop afstand te stemmen voorafgaand aan de algemene vergadering. De vennootschap stelt hiertoe een stemformulier ter beschikking [art. 5:89, art. 5:95, art. 6:75, art. 6:80 en art. 7:146 WVV. Bij de NV bepaalt de wet uitdrukkelijk dat de stemming d.m.v. een stemmingsformulier via de vennootschapswebsite gebeurt]. Hierbij geldt terug de vereiste dat de vennootschap de hoedanigheid en de identiteit van de aandeelhouder moet kunnen controleren. Het voorafgaand stemmen vanop afstand impliceert het verzaken aan het recht om deel te nemen aan de beraadslagingen van de algemene vergadering die plaatsvindt. Net zoals bij de vergadering vanop afstand lijkt het o.i. ook mogelijk om de stemming vanop afstand te laten plaatsvinden wanneer dit niet in de statuten is voorzien, zolang alle partijen hiermee akkoord gaan en aldus afstand doen van enige vordering tot nietigverklaring van de besluiten van de algemene vergadering. Indien alle aandeelhouders hun stem vooraf vanop afstand willen uitbrengen, kan men natuurlijk even goed het procedé van de schriftelijke algemene vergadering gebruiken (dit lijkt me zelfs aangewezen). Voor de VZW heeft de wetgever opnieuw niets bepaald en lijkt er terug, om de eerder vermelde redenen, geen bewaar te bestaan indien iedereen akkoord gaat met de vooropgestelde methode.

KB van 9 april 2020

Gelet op de impact van het coronavirus heeft de federale regering op 9 april 2020 het KB nr. 4 uitgevaardigd. Dit besluit is van toepassing op alle vergaderingen die onder normale omstandigheden zouden worden gehouden in de periode van 1 maart t.e.m. 30 juni 2020.

Het KB benadrukt dat het bestuursorgaan te allen tijde kan vergaderen via (elektronische) communicatiemiddelen of gebruik kan maken van de procedure van schriftelijke besluitvorming. In deze bijzondere omstandigheden is dit zelfs mogelijk wanneer de statuten dit zouden uitsluiten. Het besluit voorziet ook uitdrukkelijk dat algemene vergaderingen vanop afstand (elektronisch) kunnen verlopen, zelfs wanneer deze mogelijkheid niet in de statuten werd opgenomen of zelfs werd uitgesloten. De aandeelhouders/ leden moeten wel de kans hebben om vragen te stellen en hun stemrecht uit te oefenen.

Daarenboven verkrijgt het bestuursorgaan nu tijdelijk de bevoegdheid om een fysieke algemene vergadering te verbieden en de aandeelhouders/ leden de keuze te bieden tussen het vooraf stemmen en een deelname per volmacht. Het bestuursorgaan kan opleggen dat de volmachthouder een door hem aangewezen persoon is. Deze volmachthouder mag wel slechts namens de aandeelhouder of het lid stemmen op voorwaarde dat hij voor ieder onderwerp op de agenda over specifieke steminstructies beschikt. Wat betreft het vooraf stemmen geldt, bij gebrek aan statutaire regeling, artikel 7:146 WVV dat de regeling voor de NV bevat. Dit impliceert dat het stemmen vóór de algemene vergadering gebeurt per brief of via de vennootschapswebsite, d.m.v. een door de rechtspersoon ter beschikking gesteld stemformulier. Dit stemformulier moet o.a. de agenda van de vergadering en de voorstellen tot besluit bevatten. In deze gevallen kan het bestuursorgaan opleggen dat de aandeelhouders/leden alleen schriftelijk vragen kunnen stellen. Hierbij kan het bestuursorgaan bepalen dat de vragen uiterlijk de vierde dag vóór de algemene vergadering toekomen. Het bestuursorgaan beantwoordt deze vragen schriftelijk ten laatste op de dag van de algemene vergadering maar vóór de stemming, of mondeling indien het ervoor kiest de algemene vergadering rechtstreeks of onrechtstreeks uit te zenden via een telefoon- of een videoconferentie. Het KB bepaalt uitdrukkelijk dat de leden van het bureau, de bestuurders, de commissaris en de volmachthouders geen verplichting hebben om fysiek aanwezig te zijn. Dit geldt ook voor algemene vergaderingen die voor de notaris moeten worden gehouden (bv. statutenwijziging). Hier volstaat de fysieke aanwezigheid van ofwel één lid van het bestuursorgaan of een door hem aangestelde persoon ofwel van de volmachthouder. Indien in dit laatste geval de volmacht specifieke steminstructies bevat, moet de volmachthouder zelfs niet aanwezig zijn en worden de stemmen uitgedrukt in deze volmacht gewoon in aanmerking genomen.

Het KB nr. 4 voorziet verder dat het bestuursorgaan de mogelijkheid heeft elke algemene vergadering reeds vooraf uit te stellen naar een datum van zijn keuze, met uitzondering van de vergaderingen bijeengeroepen in het licht van de alarmbelprocedure of op verzoek van de commissaris of van aandeelhouders of leden. Het uitstel van de vergadering kan zelfs worden toegepast wanneer er al een oproeping zou zijn uitgestuurd op voorwaarde dat de aandeelhouders/ leden daarover correct geïnformeerd worden. In geval van uitstel wordt de wettelijke termijn waarbinnen de jaarrekening aan de algemene vergadering moet worden voorgelegd verlengd met 10 weken. Voor een rechtspersoon wiens boekjaar het kalenderjaar volgt, betekent dit dat de uiterste datum waarop de jaarrekening ter goedkeuring moet worden voorgelegd opschuift van 30 juni 2020 naar 8 september 2020.

Ruben Ruysbergh

Dit is een abstract van het artikel van Ruben Ruysbergh over “Vergaderingen van het bestuursorgaan en de algemene vergadering zonder fysieke bijeenkomst” verschenen in Accountancy Actualiteit nr. 2020/08.